BAB 4
PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK
4.1.
Inisiasi Proyek Proyek LOS Enhancement yang dilakukan berkaitan dengan pihak internal dan eksternal. Pihak internal menunjuk dua orang project manager untuk menangani proyek LOS Enhancement dan satu orang dari pihak vendor. Kedua belah pihak perusahaan telah menunjuk penanggung jawab utama untuk menangani proyek LOS Enhancement ini, yaitu: •
Program Manager dari pihak perusahaan dan pihak vendor masing – masing sebanyak satu orang,
•
PMO Manager dari pihak perusahaan dan pihak vendor masing - masing sebanyak satu orang,
•
Dan tim member lainnya.
4.1.1. LOS Enchancement Business Case 4.1.1.1. Latar Belakang Aplikasi LOS telah diluncurkan pada 8 November 2004 sebagai penunjang bisnis dalam proses kredit dan telah dapat menjalankan fungsinya sesuai dengan ketentuan aturan bisnis yang ada. Berdasarkan perkembangan aturan perbankan di Indonesia yang didasari oleh kebijakan Bank Indonesia sehingga terbentuknya pedoman pelaksanaan kredit yang baru. Atas dasar
54
55 perubahan pedoman pelaksanaan kredit yang baru sehingga diperlukan suatu aplikasi yang dapat menunjang perubahan tersebut. LOS Enhancement terdapat modul tambahan dari LOS terdahulu 4.1.1.2. Objektif Bisnis Sasaran strategis dari aplikasi ini adalah untuk membantu penanganan proses perkreditan agar dapat meningkatkan pelayanan kepada nasabah melalui efisiensi dan otomatisasi service, selain itu dapat menciptakan efektifitas dan meningkatkan produktivitas proses kerja. 4.1.1.3. Analisa dan Rekomendasi Pilihan Ada beberapa pilihan yang dapat diambil setelah dilakukan analisa dan pertimbangan : 1. Pihak perusahaan tetap menggunakan aplikasi LOS yang sedang berjalan tanpa melakukan perubahan dan tidak perlu melaksanakan proyek LOS Enhancement dengan konsekuensi tidak bisa mengikuti perkembangan role bisnis yang ada. 2. Melaksanakan proyek LOS Enhancement untuk menambah modul di dalam sistem yang lama sehingga dapat mengikuti perkembangan role bisnis yang ada berdasarkan peraturan pedoman kredit yang diterbitkan oleh Bank Indonesia dan perubahan bisnis dari pihak perusahaan. Berdasarkan pertimbangan yang dilakukan pihak perusahaan dan pentingnya
pelaksanaan
proyek
ini
untuk
monitoring
proses
kredit,
meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dalam pengambilan keputusan, me
56 dan pengontrolan kinerja dari pegawai yang menggunakan sistem LOS. Atas dasar pertimbangan dari dua opsi pilihan, maka diputusakan mengambil opsi yang kedua merupakan yang terbaik untuk kepentingan perusahaan.
4.1.1.4. Hardware dan Software Tabel 4.1. Spesifikasi Software dan Hardware Equipment Main web Application Server (Data Center)
Quantity 1
Hardware • Pentium IV 2.8 GHz or Xeon • Memory 3 GB • Hard Disk 2 x 36 GB SCSI Dual Ultra 320 • NIC 100/1000 Mbps LAN • CD-ROM standard
Software
Application
• Windows
2000
advance
server
LOS • .NET
service pack 3 • Microsoft
• SME/Com/Corp Loan
Framework
Data
Versi
Access Component
install
2.6
dibandingkan
• Microsoft Framework
Framework
2000
di
pertama dengan
Microsoft
Versi
Framework SDK versi 1.1
.NET SDK
versi 1.1 • Microsoft
harus
.NET
1.1 • Microsoft
1.1
Office
.NET
Main Data Base Server
1
(Data Center)
• Pentium IV 2.8 GHz or • Windows Xeon
2000
Advance
• Memory 1GB
Server
service pack 3
• Hard Disk 250 GB SCSI • Microsoft Dual
Ultra
320,
• NIC
Server service
Expandable 100/1000
Mbps
SQL 2000
pack
dan service pack 4.0
LAN
• Tape Back Up (VXA-2 • Microsoft 160
3a
GB
Capacity,
12MB/sec transfer rate)
SQL
Server
2000
Reporting services
• CD-ROM. Back
Up
Application Server
Web 1
• Pentium IV 2.8 GHz or • Windows Xeon
Advance
• Memory 3 GB
2000 • SME/Com/Corp Loans server
• .NET Framework versi
service pack 3
• Hard disk 2 x 36 GB • Internet SCSI Dual Ultra 320 • NIC
100/1000
LAN • CD-ROM Standar
Mbps
LOS
1.1
harus
diinstall
Information
terlebih
Service 5
dibandingkan dengan
• Microsoft
Data
Microsoft
dahulu
.NET
Access Component
Framework SDK versi
2.6
1.1
• Microsoft Framework
.NET Versi
1.1 • Microsoft
.NET
Framework
SDK
Versi 1.1 • Microsoft
Office
2000 Back Up Data Base 1 Server
• Pentium IV 2.8 GHz or • Windows Xeon
2000
Advance
• Memory 1 GB
Server
service pack 3
• Hard disk 250 GB SCSI • Microsoft Dual
Ultra
320,
• NIC
100/1000
Server 2000 with service
Expandable Mbps
LAN
SQL
pack
3a
and service pack 4.0
• Tape Back Up (VXA-2 • Microsoft
SQL
160 GB Capacity, 12
Server
MB/sec transfer rate)
Reporting Services
• CD ROM
2000
Workstation
• Pentium III 1 GHz • Memory 128 MB • Hard disk 10 GB • NIC 100 Mbps • CD-ROM
• Windows
2000
Professional • Microsoft
Office
2000 • Internet
Explore
6.02 atau lebih Printers
Printer yang mendukung jaringan dan platform Windows
61 4.1.1.5. Estimasi Waktu Perusahaan sebagai pemilik proyek melaksanakan proyek LOS Enhancement ini dimulai dari tanggal 12 September 2005 sampai dengan 20 Januari 2006. Namun dikarenakan terdapat kendala yang menghambat jalannya proyek LOS Enhancement, maka dilakukan penjadwalan ulang. Proyek LOS Enhancement dimulai dari tanggal 6 September 2006 sampai dengan 17 November 2006. Jika terjadi keterlambatan penyelesaian proyek diharapkan diselesaikan pada bulan Februari 2007. 4.1.2.
Project Charter
4.1.2.1. Project Charter LOS Enhancement 1. Product Owner
: 2 orang
2. Start Date
: 12 September 2005
3. Finished Date
: Februari 2007
4. Document Version
: 1.0
5.
: 3 orang
Project Manager
6. Vendor Team •
Technical Team/Business Analyst
: 2 orang
62 4.1.2.2. Struktur Tim Proyek LOS Enhancement Dalam rangka mendukung jalannya proyek LOS Enchancement, dibutuhkan sumber daya manusia yang dapat melakukan proses perencanaan, pengorganisasian, kontroling dan pengimplementasi. Sehingga dibentuk suatu tim proyek untuk dapat menangani proyek LOS Enhancement. Susunan tim proyek LOS Enhancement adalah sebagai berikut:
Product Owner
IT Steering Committee Program Manager
PMO Manager Service Owner IT Service Owner
Project Manager Reviewer
Functional Team
Technical Team/Business Analyst Support Team
Gambar 4.1. Struktur Organisasi Tim Proyek LOS Enhancement
Jumlah staff dari tim proyek untuk proyek LOS Enhancement berjumlah 21 orang terdiri dari: 1. Program Manager a. Satu orang dari pihak perusahaan. b. Satu orang dari pihak vendor . 2. Project Manager. a. Dua orang dari pihak perusahaan.(kenapa 2 org)
63 b. Satu orang dari pihak vendor. 3. Functional Team. a. Sepuluh orang dari pihak perusahaan. 4. Tecnical Team/Business Analyst. a. Tiga orang dari pihak perusahaan. b. Dua orang dari pihak vendor. 5. Support team. a. Satu orang dari pihak perusahaan. Dalam proyek LOS Enhancement, setiap staff dari tim proyek memiliki tugas dan tanggung yaitu: 1. Program Manager a. Terpilih sebagai senior yang mewakili dari pihak IT b. Menyediakan secara keseluruhan dari kebutuhan manajemen dan arahan untuk implementasi dari solusi bisnis c. Menyediakan secara keseluruhan dari arsitektur IT dan perencanaan untuk implementasi dari solusi bisnis d. Mengkoordinasikan solusi implementasi dengan group yang lain di dalam internal dan dengan vendor 2. Project Manager a. Mengatur dari aktivitas proyek b. Memberikan solusi dari kebutuhan user c. Memvalidasi dari keseluruhan proyek yang berhubungan solusi dan dokumentasi
64 3. Functional Team/Business Analyst a. Mengumpulkan dan mengkonfirmasi dari kebutuhan user dan dokumen untuk solusi pengembangan b. Pembuatan dokumentasi end user termasuk dokumen training UIM dan SOM c. Membuat perencanaan pengembangan d. Mengkoordinasi workshop, SIT dan UAT e. Support untuk training dan rollout 4. Technical Team a. Menyediakan dan membangun infrastruktur IT b. Menyediakan dan melakukan setting infrastruktur IT c. Solusi migrasi dan sumber data d. Mengatur dari profil user 5. Support Team a. Mendukung manajemen proyek b. Komunikasi proyek c. Mendukung infrastruktur proyek 4.1.2.3. Project Goal Tujuan dari project adalah untuk mengimplementasikan Pedoman Pelaksanaan Kredit yang baru
65 4.1.2.4. Project Objective Aplikasi LOS merupakan aplikasi yang diperuntukan sebagai penunjang bisnis dalam proses kredit. Seiring dengan adanya kebijakan baru untuk mendukung kemajuan perusahaan sehingga dibutuhkan peningkatan kapabilitas dari aplikasi LOS. Atas dasar itulah Bank Mandiri melaksanakan proyek tersebut dinamakan LOS Enhancement, agar dapat : 1. Meningkatkan efisiensi dan otomatisasi service. 2. Melakukan tracking terhadap semua aplikasi sampai ke tahap approval. 3. Mengurangi recapturing atas common data. 4. Memastikan semua aplikasi sesuai dengan prosedur dan peraturan yang ada. 5. Peningkatan kontrol dan monitoring terhadap aplikasi yang berjalan. 6. Meningkatkan produktifitas pegawai dan kapasitas proses. 4.1.2.5. Project Scope Kebutuhan yang diperlukan dalam proyek LOS Enhancement adalah : 1. Penambahan proses dalam kaitan dengan guidelines dan aturan kredit, yaitu pada bagian: •
Proposal pengajuan kredit.
•
Proses persetujuan.
2. Penilaian periodik pada Commercial & Corporate customer yang berskala besar, melalui pengambilan informasi yang diperoleh dari database pusat. 3. Alih Debitur – Peningkatan di (dalam) struktur kredit untuk mengakomodasi perpindahan rekening. 4. Penbuatan Data Mart
66
4.1.2.6. Project Deliverables Project Deliverables Project Charter Document Sign-Off Functional Specifications Document (FSD) FSD Acceptance Sign-Off System & Integration Testing (SIT) Test Scripts User Acceptance Test (UAT) Test Script UAT Report UAT Sign-Off System User Guide Document System User Guide Sign-Off System Operation Manual Document System Operation Manual Sign-Off Live Implementation Sign-Off
Responsibility Perusahaan dan vendor Perusahaan dan vendor Perusahaan dan vendor Perusahaan dan vendor Perusahaan Perusahaan Perusahaan Perusahaan dan vendor Perusahaan dan vendor Perusahaan Perusahaan Perusahaan dan vendor
4.1.2.7. Deliverable Milestones Summary
Milestones
Components
Signatories
Project Charter
Project Charter Document Signoff dan Addendum Project Charter Document Signoff
Functional Specifications Document (FSD)
Enhancement FSD Signed off dan Addendum Enhancement FSD Signed off
System Integration Test
Compilation of SIT Test Scripts disetujui testers Compilation of UAT Test Scripts disetujui testers dan UAT Report
Program Manager, Product Owner, Service Owner, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager Program Manager, Product Owner, Service Owner, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager Program Manager, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager,
User Acceptance Test
Target Date 6 September 2006
8 September 2006
3 November 2006
17 November 2006
67
System User Guide
SUG Document dan SUG Sign-Off
System Operation Manual
SOM Document dan SOM Sign-Off
Live Implementation
Live Implementation document
Project Manager Program Manager, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager Program Manager, Product Owner, Service Owner, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager
14 November 2006
17 November 2006
27 November 2006
4.1.2.8. Project Benefit 1. Meningkatkan efisiensi dan layanan. Melalui aplikasi LOS status suatu permohonan kredit dipantau sehingga meningkatkan efisiensi dan kecepatan kerja. 2. Melacak semua aplikasi sampai persetujuan. Dimulai dari pengajuan kredit sampai dengan pembukuan rekening dan sarana untuk menginput data yang diperlukan untuk keperluan scoring dan rating serta sarana untuk melakukan tracking atas suatu permohonan kredit. 3. Mengurangi data sama. Selain itu database permohonan kredit menjadi lebih akurat dan terhindar dari kemungkinan double entry karena telah terintegrasi di dalam suatu sistem. 4. Meyakinkan semua aplikasi yang terlibat akan diproses sejalan dengan service level agreement.
68 5. Mengontrol dan memonitor dari semua proses aplikasi. 6. Meningkatkan produktifitas staff dan meningkatkan kapasitas proses dalam aplikasinya. Melalui aplikasi LOS, aktifitas yang dilakukan karyawan dalam melakukan pelayanan kredit dapat ter-record 4.2.
Perencanaan Proyek (Project Planning)
4.2.1. Work Breakdown Stucture (WBS) LOS Enchancement Gambar di WBS yang merupakan tahapan-tahapan dari kegiatan yang ada dan akan dilaksanakan untuk menyelesaikan proyek LOS Enhancement:
69 Project Start Date Project Charter
Project Charter Document Signoff
Enchancement Confirmation
Enchancement FSD
Functional Requirements Enchancement FSD Signoff
Solution Costumization System & Integration Testing LOS Enchancement
Compilation of SIT Test Scripts UAT Report
User Acceptance Test
Compilation of UAT Test Scripts UAT IR's
UAT Sign off
System User Guide
SOM Development
SUG Document SUG Sign off SOM Document SOM Sign off
LOS Enchancement Live
Gambar 4.2. Work Breakdown Structure LOS Enhancement
70
71
72 4.2.3. Critical Path Method (CPM) Tabel 4.3. Kegiatan Proyek LOS Enhancement Node
Nama Kegiatan
1
Project Start Date
2
Project Charter
3
Enhancement Confirmation
4
Enhancement FSD
5
Solution Customization
6
Addendum Project Charter
7
Addendum Enhancement FSD
8
Solution Customization
9
SIT
10
UAT
11
System User Guide
12
SOM Development
13
UAT Signoff
14
LOS Enhancement Live
73
74
75
76
77
78 Berdasarkan analisis jaringan kerja menggunakan metode PERT dapat diperoleh probabilitas penyelesaian proyek dengan penjelasan sebagai berikut : 1. Target penyelesaian proyek yang diharapkan oleh user adalah 116 hari 2. Waktu paling akhir peristiwa terjadi adalah 115.2 hari 3. Project variance kegiatan adalah 7.22 4. Standart deviasi project yang diperoleh dari akar pangkat dua project variance adalah 2.687 5. Deviasi penyelesaian proyek yang diperoleh dari pengurangan target penyelesaian proyek dengan waktu paling akhir peristiwa setelah itu dibagi dengan standart deviasi project adalah 0.298 6. Berdasarkan tabel distribusi normal kumulatif, maka deviasi penyelesaian proyek sebesar 0.298 mempunyai probabilitas penyelesaian proyek sebesar 61% 4.2.5.
Project Budgeting Detail project budgeting (Dalam US$) Tabel 4.7. Project Budgeting LOS Enhancement Jenis Anggaran
Anggaran
Pengeluaran : 1.Investasi -Anggaran pengembangan LOS Enhancement
110000
-Penyesuaian penerapan kebijakan kewenangan
270000
79 yang baru 2.Keperluan sosialisasi dan pelatihan
107400
Total
487400
Pendapatan : 1.Pendapatan langsung diperoleh dari kontribusi
2400000
LOS Enhancement 2.Pendapatan tak langsung
84000
Total
2484000
Detail biaya pelatihan proyek LOS Enhancement (Dalam US$) Tabel 4.8. Biaya Pelatihan LOS Enhancement Jumlah
Peserta
Total
Cabang
Per Cabang
Peserta
Total Biaya
Kanwil I
22
3
66
24424
Kanwil II
15
3
45
16780
Kanwil III
5
3
15
635
Kanwil IV
5
3
15
635
Kanwil V
6
3
18
722
Kanwil VI
15
3
45
8680
Kanwil VII
12
3
36
7024
25
3
75
15700
Peserta
Kanwil VIII
80 Kanwil IX
14
3
42
15688
Kanwil X
32
3
45
16780
Total
151
3
402
107068
Biaya lainlain
332
Grand Total
107400
Berdasarkan anggaran pengeluaran dan pendapatan yang telah dijabarkan dapat dilakukan analisis biaya sebagai berikut : 1. Melalui estimasi peningkatan proyek dalam kurun waktu 2 tahun, dapat diperoleh biaya penyusutan proyek = $487400/2 tahun = $243700 per tahun. 2. Return On Investment yang diperoleh dari anggaran total pendapatan dan pengeluaran = ($2484000/$487400) x 100% = 510 % 3. Berdasarkan anggaran total pendapatan dapat diperoleh keuntungan perbulan yaitu = $2484000 / 12 bulan = $207000. Sehingga dapat diperoleh jangka waktu pengembalian = $487400/$207000 = 2,35 bulan (dibulatkan menjadi 2 bulan). 4.2.6.
Eksekusi Project Berikut ini merupakan penjelasan dari langkah-langkah kegiatan yang perlu
dilakukan sesuai perencanaan proyek LOS Enhancement: 1. Project Start Date Merupakan kegiatan yang menandakan dimulainya proyek, kegiatan ini dapat dilakukan setelah system service required yang diajukan oleh user telah
81 memperoleh persetujuan untuk kelayakan pengembangan sistem informasi oleh IT steering committee dan persetujuan proyek dari Board of Director (BOD). Setelah itu harus dilakukan kick off meeting untuk memberikan penjelasan secara global mengenai hal-hal yang berkaitan dengan proyek kepada seluruh level karyawan yang terlibat.. 2. Project Charter Syarat pembuatan project charter adalah terlebih dahulu harus membuat project sheet yang merupakan garis besar proyek yang terdiri dari objective project dan key activities yang ditentukan oleh PIC project owner dan PIC dari IT. Setelah itu baru dapat dilakukan pembuatan project charter untuk menentukan goal dan objective project, project scope, project deliverables, project organization dan responsibilities dan deliverable milestones summary. 3. Enhancement Confirmation Merupakan tahap untuk mengkonfirmasi ulang kesiapan proyek dalam hal mengantisipasi perubahan-perubahan kebutuhan user, kesiapan vendor maupun regulasi. 4. Enhancement FSD (Functional Specification Document) Kegiatan ini harus dapat menyediakan suatu dokumentasi kebutuhan modul aplikasi yang tidak fungsional dan yang fungsional untuk mendukung kebutuhan area bisnis. Dokumen ini harus dapat menguraikan keseluruhan proses yang didukung oleh modul aplikasi dan kebutuhan detailnya yang mencakup fungsional, data, keamanan & kendali, alat penghubung, masukan buku besar, resolusi perbedaan yang disetujui dan lain lain Kebutuhankebutuhan tersebut didasari scope dari project charter.
82 5. Solution Customization Kegiatan ini harus dapat menghasilkan flowchart, logic program, formula, tabel, dictionary, serta coding yang berkaitan dengan pembuatan aplikasi. 6. SIT (Sistem Integration Test) Kegiatan ini bertujuan untuk melakukan integrasi terhadap modul-modul program sehingga dapat menghasilkan satu alur proses yang mencakup seluruh kebutuhan bisnis yang telah ditentukan. 7. UAT (User Acceptance Test) Kegiatan ini bertujuan untuk menentukan metode tes yang akan digunakan (test plan) sebelum melakukan test serta untuk memenuhi tujuan dari dilakukannya UAT yaitu mengecek aplikasi dengan FSD sehingga dapat diketahui durasi penggunaan aplikasi dari suatu proses, validasi sistem maupun ketahanan sistem dengan memberikan real data dan maksimum data sehingga tidak terjadi kesalahan. 8. SUG (System User Guide) Kegiatan ini harus dapat menghasilkan langkah-langkah operasional aplikasi secara keseluruhan berdasarkan hasil UAT. 9. SOM(System Operation Manual) Kegiatan ini harus dapat menghasilkan operation manual secara spesifikasi sebagai panduan operasional pengguna akhir yang didasari dari SUG. Panduan SOM ini untuk kegiatan operation manual berdasarkan pengelompokan akses level / job desk. SOM ini merupakan landasan yang digunakan untuk pelatihan.
83 10. LOS Enchancement Live Kegiatan yang menyatakan bahwa aplikasi sudah siap digunakan oleh user, sebelumnya sudah harus dilakukan kegiatan implementasi yang terdiri dari migrasi data, telah dilakukan pengecekan kesiapan perangkat keras dan jaringan, verifikasi data dan production trial run. 4.3.
Pengontrolan Proyek Dalam rangka untuk menjaga agar proyek berjalan sesuai dengan
objektifitasnya, maka perlu lakukan tindakan pengontrolan proyek. Berikut ini merupakan beberapa rekomendasi mekanisme pengontrolan kegiatan proyek: 1. Pengontrolan proyek yang meliputi seluruh kegiatan secara berurutan Tabel 4.9. Status Kegiatan Project LOS Enhancement Project Milestone
Start Date
End Date
Status
%
Project Start Date
12/09/05
12/09/05
Completed
100%
Project Charter
19/09/05
19/09/05
Completed
100%
Enhancement Confirmation
21/09/05
22/09/05
Completed
100%
Enhancement FSD
03/10/05
03/10/05
Completed
100%
Solution Customization
12/09/05
09/12/05
Uncompleted
30%
Addendum Project Charter
06/09/06
06/09/06
Completed
100%
FSD
08/09/06
08/09/06
Completed
100%
Solution Customization
01/08/06
20/10/06
Completed
100%
SIT
30/10/06
03/11/06
Uncompleted
0%
Addendum Enhancement
84 UAT
06/11/06
10/11/06
Uncompleted
0%
Update System User Guide
13/11/06
14/11/06
Uncompleted
0%
SOM Development
15/11/06
17/11/06
Uncompleted
0%
UAT Signoff
17/11/06
17/11/06
Uncompleted
0%
LOS Enchancement Live
27/11/06
27/11/06
Uncompleted
0%
Kegiatan project start date Tanggal: 12 September 2005 Tim yang terlibat: product owner dan IT service owner Rincian kegiatan: •
Project start date telah dimulai
•
Melakukan kickoff meeting
Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada Tindakan yang dilakukan : Tidak ada Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan
Kegiatan project charter Tanggal: 12 September 2005 – 19 september 2005 Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager dan program manager. Rincian kegiatan: •
Project sheet telah dihasilkan
•
Project charter document telah dihasilkan
85 Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada Tindakan yang dilakukan : Tidak ada Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan
Kegiatan enchancement confirmation Tanggal: 21 September 2005 – 22 September 2005 Tim yang terlibat: product owner dan IT service owner Rincian kegiatan: Enhancement confirmation telah dilaksanakan Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada Tindakan yang dilakukan : Tidak ada Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan
Kegiatan enhancement Functional Specification Document (FSD) Tanggal: 3 Oktober 2005 – 3 Oktober 2005 Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager, functional team, technical team dan support team Rincian kegiatan: •
Functional requirement telah dilaksanakan
•
Enhancement FSD telah dilaksanakan
Masalah yang timbul: Saat ini tidak ada Tindakan yang dilakukan: Tidak ada Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan
86
Kegiatan solution customization Tanggal: 12 September 2005 - 5 Oktober 2005 Tim yang terlibat: project manager, program manager, technical team Rincian kegiatan: 30 % solution customization terlaksana Masalah yang timbul: •
Perubahan struktur organisasi perusahaan
•
Perubahan pedoman pelaksanaan kredit
•
Keterlambatan proses pembayaran dari perusahaan terhadap vendor
Tindakan yang dilakukan: melakukan penjadwalan ulang proyek di kedua belah pihak
Kegiatan addendum project charter Tanggal: 12 September 2005 – 19 september 2005 Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager dan program manager Rincian kegiatan: Addendum project charter telah dihasilkan Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada Tindakan yang dilakukan : Tidak ada Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan
Kegiatan addendum enhancement FSD Tanggal: 6 September 2006 – 6 September 2006
87 Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager, functional team, technical team dan support team. Rincian kegiatan: Addendum Enhancement FSD telah dilaksanakan Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada Tindakan yang dilakukan : Tidak ada Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan
Kegiatan solution customization Tanggal: 1 Agustus 2006 - 20 Oktober 2006 Tim yang terlibat: project manager, program manager, technical team Rincian kegiatan: Solution customization telah dilaksanakan Masalah yang timbul : Belum dilakukan integrasi data nasabah dari perusahaan Tindakan yang dilakukan : Pihak perusahaan melakukan integrasi data dan penambahan waktu penyelesaian proyek
Kegiatan System Integration Test (SIT) Tanggal: 30 Oktomber 2006 – 3 November 2006 Tim yang terlibat : PMO Manager, IT Service owner, project manager, technical team, support team. Rincian kegiatan : Kompilasi SIT Test Script belum dilaksanakan Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan SIT akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007.
88 Kegiatan User Acceptance Test (UAT) Tanggal: 6 November 2006 – 10 November 2006 Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager Rincian kegiatan: •
Kompilasi UAT Test Script belum dilaksanakan
•
Pembuatan UAT Report belum dilaksanakan
•
Investigation request’s belum dilaksanakan
Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan UAT akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007
Kegiatan System User Guide (SUG) Tanggal : 13 November 2006 - 14 November 2006 Tim yang terlibat : PMO manager, reviewer, project manager, program manager Rincian kegiatan : Pembuatan SUG dokumen belum dilaksanakan Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan SUG akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007
Kegiatan System Operation Manual (SOM) Tanggal : 13 November 2006 - 14 November 2006
89 Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager Rincian kegiatan : Pembuatan SOM dokumen belum dilaksanakan Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan SOM akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007
Kegiatan User Acceptance Test (UAT) Sign off Tanggal: 17 November 2006 Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager Rincian kegiatan: UAT sign off belum dilaksanakan Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan UAT sign off akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007
Kegiatan LOS Enhancement Live Tanggal: 27 November 2006 Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager Rincian kegiatan: LOS Enhancement live belum dilaksanakan Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan LOS Enhancement live akan dilaksanakan pada bulan Februari 2007
90
2. Pengontrolan proyek menggunakan formulir pengontrolan proyek yang digunakan untuk mengontrol kegiatan yang mengalami kendala. 4.4.
Penutupan Proyek Penutupan proyek merupakan kegiatan terakhir yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Sebelum melakukan penutupan proyek perlu dilakukan perjanjian kesepakatan dari pihak perusahaan dan pihak vendor mengenai syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh kedua belah pihak. Berikut ini merupakan beberapa syarat yang harus dipenuhi sebelum melakukan penutupan proyek antara lain: a. Aplikasi sudah tidak terdapat debug. b. Pembayaran dari pihak perusahaan kepada pihak vendor telah terselesaikan. c. Maintenance aplikasi setelah proyek live telah dilaksanakan oleh pihak vendor dalam kurun waktu yang telah disepakati . Pada penutupan proyek perlu dilakukan pembuatan berita acara, yang mendeskripsikan hal-hal sebagai berikut : a. Penjadwalan proyek b. Pengontrolan proyek c. Fitur-fitur dalam aplikasi yang dibuat dalam proyek d. Lampiran hasil UAT yang telah disetujui oleh pihak direksi perusahaan
