BAB 4 PENGEMBANGAN SISTEM APLIKASI BISNIS
Dari hasil analisis dan evaluasi terhadap sistem dari proses bisnis bidang usaha pada perusahaan yang melakukan penjualan konsinyasi pada bab 3, ditemukan beberapa permasalahan yang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan. Pada bab 4 ini akan dibahas mengenai usulan pengembangan sistem informasi penjualan konsinyasi yang diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh sistem yang sedang berjalan.
4.1
Overview Sistem Aplikasi Bisnis Berdasarkan pengamatan yang dilakukan maka di buat overview dari sistem
informasi akuntansi persediaan dan penjualan konsinyasi. Langkah-langkah awal dalam pengaturan sistem antara lain pengisian profil perusahaan, pengisian data user, pengisian nomor akun dan pengaturan hak akses. Setelah itu sistem aplikasi bisnis siap digunakan dengan alur prosedur sebagai berikut :
4.1.1
Proses Pencatatan Pesanan Proses ini dimulai setelah terjadi perjanjian konsinyasi antara konsinyi dan perusahaan. Konsinyi dapat datang langsung atau menghubungi melalui telepon untuk memberikan pesanannya. Setelah itu customer service akan mencatat pesanan tersebut dengan membuat surat pesanan.
63 Jika data konsinyi yang telah melakukan perjanjian konsinyasi dengan perusahaan belum dimasukkan ke dalam sistem, maka customer service akan memasukan data konsinyi tersebut dengan cara masuk ke dalam menu Data Konsinyi yang ada di Menu Master > Data Konsinyi. Proses selanjutnya adalah pencatatan pesanan konsinyi pada form pembuatan surat pesanan yang ada di Menu Transaksi > Surat Pesanan > Buat Surat Pesanan. Kemudian customer service tersebut mengisikan data-data yang ada pada pesanan konsinyi ke dalam form surat pesanan.
4.1.2
Proses Pembuatan Daftar Pengiriman Proses ini dilakukan oleh bagian penjualan saat memeriksa surat pesanan yang ada dan belum dikirim. Setelah masuk pada menu utama, bagian penjualan tersebut harus memilih menu pembuatan daftar pengiriman yang ada di Menu Transaksi > Daftar Pengiriman > Buat Daftar Pengiriman. Bagian penjualan memilih surat pesanan yang belum dikirim. Setelah seluruh data yang perlukan terisi, bagian penjualan akan menyimpan daftar pengiriman tersebut dan mencetaknya. Kemudian sistem akan menyimpan data tersebut ke dalam database. Bagian penjualan tidak dapat membuat daftar pengiriman apabila tidak terdapat surat pesanan yang telah dibuat sebelumnya oleh customer service.
4.1.3
Proses Pembuatan Daftar Sisa Proses ini dilakukan oleh bagian penjualan saat ada retur barang dari konsinyi atau saat akhir periode konsinyasi. Setelah masuk pada menu utama,
64 bagian penjualan tersebut harus memilih menu pembuatan daftar sisa yang ada di Menu Transaksi > Daftar Sisa > Buat Daftar Sisa. Daftar sisa dibuat berdasarkan daftar pengiriman yang sudah pernah dibuat yang tercantum dalam memo retur dari konsinyi. Setelah bagian penjualan memasukkan nomor daftar pengiriman, maka akan muncul data konsinyi yang meretur barang. Bagian penjualan akan memasukkan kode barang yang diretur dan kuantitasnya pada detail barang, setelah itu mengisi keterangan yang diperlukan. Apabila daftar sisa dibuat saat akhir periode konsinyasi, konsinyi juga akan memberikan laporan persediaan konsinyasi. Dalam laporan persediaan konsinyasi, barang sisa sudah dikelompokkan berdasarkan nomor daftar pengirimannya. Bagian penjualan akan memasukkan nomor daftar pengiriman dan data barang sisa tersebut. Daftar sisa ini diperlukan untuk menyesuaikan jumlah barang yang ada di konsinyi guna membuat faktur penjualan konsinyasi. Jadi Daftar Sisa digunakan untuk mengurangi jumlah barang yang ada pada Daftar Pengiriman yang bersangkutan. Daftar Pengiriman yang telah dikurangi dengan Daftar Sisa akan menjadi Faktur Penjualan Konsinyasi. Setelah semua data lengkap terisi, bagian penjualan akan mencetak daftar sisa tersebut untuk dijadikan lampiran saat menagihkan faktur penjualan konsinyasi ke konsinyi. Setelah data disimpan, secara otomatis data tersebut akan tersimpan dalam database.
4.1.4
Proses Pembuatan Faktur Penjualan Konsinyasi Proses ini dilakukan oleh bagian penjualan saat akhir periode konsinyasi. Setelah masuk pada menu utama, bagian penjualan tersebut harus memilih
65 menu pembuatan faktur penjualan konsinyasi yang ada di Menu Transaksi > Faktur Penjualan Konsinyasi > Buat Faktur Penjualan Konsinyasi. Bagian penjualan memilih daftar pengiriman yang belum dibuatkan faktur penjualan konsinyasinya. Setelah Nomor daftar pengiriman dipilih maka akan muncul informasi mengenai daftar pengiriman tersebut. Bagian penjualan dapat mengisi keterangan jika dibutuhkan. Setelah data disimpan, faktur penjualan konsinyasi tersebut dicetak untuk diserahkan ke bagian keuangan supaya dibuatkan surat tagihan.
4.1.5
Proses Pembuatan Surat Tagih Proses ini dilakukan oleh bagian keuangan setelah menerima faktur yang akan ditagihkan dari bagian penjualan. Setelah masuk pada menu utama, bagian keuangan harus memilih menu pembuatan surat tagih yang ada di Menu Transaksi > Surat Tagih > Buat Surat Tagih. Bagian keuangan memilih nama konsinyi yang akan ditagih. Setelah nama konsinyi dipilih maka akuan muncul daftar faktur yang akan ditagihkan. Bagian keuangan dapat mengisi keterangan jika dibutuhkan. Setelah data disimpan, surat tagihan tersebut dicetak dan disatukan dengan faktur yang akan ditagihkan kemudian dikirimkan ke konsinyi.
4.1.6
Proses Pengisian Persediaan Proses ini dilakukan oleh bagian gudang saat akan memasukkan barang ke dalam persediaan di gudang. Berdasarkan surat pengisian persediaan, bagian gudang menambah jumlah persediaan barang yang ada di gudang ke dalam
66 sistem. Setelah masuk pada menu utama, bagian gudang tersebut harus memilih Menu Data Persediaan yang ada di Menu Master > Data Barang > Data Barang Gudang kemudian pilih pada Tab Data Persediaan. Bagian gudang memilih barang yang akan ditambah jumlah persediaannya berdasarkan yang data-data ada pada surat pengisian persediaan.
4.1.7
Proses Pencetakan Laporan Proses ini dilakukan oleh bagian penjualan saat akhir periode biasanya pada akhir bulan. Macam-macam laporan pada sistem dapat ditemui pada Menu Laporan, seperti laporan persediaan gudang, laporan persediaan konsinyi, laporan
penyesuaian persediaan, laporan penjualan konsinyasi,
laporan penjualan per barang, laporan penjualan per konsinyi, laporan penjualan per tahun, laporan penjualan barang top ten. Setiap laporan menggunakan paramater masing-masing yang digunakan untuk menampilkan laporan yang lebih spesifik sehingga mendukung pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan dan strategi penjualan pada periode selanjutnya.
4.1.8
Proses Pembuatan Jurnal Proses ini dilakukan otomatis oleh sistem dan melibat bagian penjualan untuk mengeksekusinya. Jurnal akan dibuat secara otomatis oleh sistem setiap terjadi transaksi. Jurnal-jurnal yang ada adalah sebagai berikut : 1. Jurnal saat pembuatan daftar pengiriman Persedian Barang Gudang Persediaan Barang Konsinyi
xxx xxx
67 2. Jurnal saat pembuatan daftar sisa Persedian Barang Konsinyi
xxx
Persediaan Barang Gudang
xxx
3. Jurnal saat pembuatan faktur penjualan konsinyasi Piutang Usaha
xxx
Biaya Komisi
xxx
Biaya Pengiriman Barang
xxx
Biaya Lain-lain
xxx
Pajak
xxx
Penjualan Konsinyasi
xxx
Harga pokok penjualan Persediaan Barang Konsinyasi
xxx xxx
Jurnal umum tersebut ditampilkan dalam bentuk laporan yang dapat dibuat per bulan. Jurnal umum ini dapat dilihat dan dicetak dengan masuk ke menu jurnal yang ada di Menu Laporan > Jurnal. Bagian penjualan akan diminta untuk memasukkan periode bulan jurnal yang ingin diperiksa.
4.1.9
Proses Penyesuaian Persediaan Proses ini dilakukan saat terjadi perbedaan jumlah persediaan pada sistem dengan jumlah persediaan fisik. Perbedaan jumlah persediaan ini biasanya terlihat saat terjadi pengecekan fisik (stock opname). Agar jumlah persediaan yang ada pada sistem dengan jumlah persediaan fisik sama, maka dilakukan penyesuaian persediaan pada sistem. Proses ini dilakukan oleh bagian gudang
68 dengan cara mengisi form penyesuaiaan persediaan yang ada pada Menu Master > Data Barang > Data Barang Gudang pada Tab Penyesuaian Persediaan. Penyesuaian dilakukan per barang dan harus menuliskan alasan yang jelas pada kolom keterangan mengenai penyesuaian persediaan terhadap barang tersebut.
69 4.2
Rich Picture Sistem Aplikasi Bisnis
Gambar 4.1 Gambar Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Persediaan dan Penjualan Konsinyasi
70 Keterangan : 1. Customer service login ke dalam sistem. 2. Sistem memeriksa user id dan password yang dimasukkan oleh customer service ke Ms_Admin 3. Konsinyi melakukan perjanjian konsinyasi dengan perusahaan dan membuat surat perjanjian 4. Customer service memasukkan data konsinyi 5. Sistem menyimpan data konsinyi ke Ms_Pelanggan 6. Konsinyi memberikan pesanan melalui telepon atau menyerahkan Purchase Order (PO) 7. Customer service mencatat PO tersebut ke dalam surat pesanan. 8. Sistem menyimpan data surat pesanan ke dalam Tr_SP. 9. Bagian penjualan login ke dalam sistem. 10. Sistem memeriksa user id dan password yang dimasukkan bagian penjualan ke Ms_Admin. 11. Bagian penjualan memeriksa surat pesanan yang ada. 12. Bagian penjualan memeriksa persediaan barang yang dipesan pada Data Persediaan. 13. Berdasarkan surat pesanan yang diperoleh, bagian penjualan melakukan konfirmasi ke konsinyi jika barang yang dipesan tidak ada, kurang jumlahnya atau hal lain yang berhubungan dengan pesanan konsinyi. 14. Bagian penjualan membuat daftar pengiriman berdasarkan surat pesanan yang ada.
71 15. Sistem menyimpan daftar pengiriman tersebut ke Tr_DP sekaligus membuat jurnal 16. Bagian penjualan memberikan daftar pengiriman ke konsinyi 17. Konsinyi
mengembalikan
daftar
pengiriman
yang
ditandatangani
dan
memberikan memo retur jika terjadi retur barang 18. Penjualan mencatat retur barang dengan membuat daftar sisa. 19. Sistem menyimpan daftar sisa di Tr_DS dan sekaligus membuat jurnal 20. Bagian penjualan mengirimkan daftar sisa ke konsinyi 21. Konsinyi mengirimkan laporan penjualan konsinyasi dan laporan persediaan konsinyasi ke bagian penjualan 22. Bagian penjualan membuat faktur penjualan konsinyasi untuk menagih 23. Sistem menyimpan faktur penjualan konsinyasi pada Tr_Faktur sekaligus membuat jurnal 24. Bagian penjualan memberikan faktur yang akan ditagihkan ke bagian keuangan 25. Bagian keuangan login ke dalam sistem 26. Sistem memeriksa user id dan password yang dimasukkan oleh bagian keuangan ke Ms_Admin 27. Bagian keuangan membuat surat tagih sebagai ringkasan faktur yang ditagih 28. Sistem menyimpan surat tagih pada Tr_Surat_Tagih 29. Bagian keuangan mengirim faktur penjualan konsinyasi beserta surat tagih ke konsinyi 30. Bagian gudang login ke dalam sistem 31. Sistem memeriksa user id dan password yang dimasukkan oleh bagian gudang ke Ms_Admin
72 32. Bagian gudang menambah jumlah persediaan pada sistem berdasarkan surat pengisian persediaan dengan memasukkan jumlah penambahan barang pada form Data Persediaan 33. Sistem menyimpan jumlah penambahan persediaan pada
surat pengisian
persediaan ke dalam Tr_SPP dan memperbaharui jumlah persediaan pada Tr_Persediaan 34. Bagian gudang melakukan penyesuaian terhadap jumlah persediaan pada sistem baik penambahan atau pengurangan yang jumlahnya berbeda dengan persediaan di gudang dengan mengisi form Penyesuaian Persediaan 35. Sistem menyimpan penyesuaian persediaan tersebut dalam Tr_Penyesuaian dan memperbaharui jumlah persediaan pada Tr_Persediaan
4.3 Kebutuhan Spesifikasi dan Keamanan Sistem 4.3.1
Kebutuhan Spesifikasi : 4.3.1.1 Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras yang dibutuhkan dalam sistem terbagi dua, yaitu perangkat keras untuk server dan client.
1. Perangkat keras (hardware) untuk Server - Mainboard - Processor
:
Intel Pentium 4 - 2,4 Ghz atau lebih tinggi
- Memory
:
Minimal 512 Mb
- Harddisk
:
80 Gb
- VGA
:
128 Mb
- USB port - CD ROM drive
73 - Keyboard dan Mouse - Monitor SVGA 15” - Switch - NIC
:
100 Mbps
- UTP Cable - UPS 2. Perangkat keras (hardware) untuk Client - Mainboard - Processor
:
Minimal Intel Celeron – 1 Ghz
- Memory
:
128 Mb
- Harddisk
:
10 Gb
- VGA
:
32 Mb (on-board)
:
Minimal resolusi 1024x768
:
100 Mbps
- Keyboard dan Mouse - Monitor SVGA 15” - Printer - NIC - UTP Cable 4.3.1.2 Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak yang dibutuhkan dalam sistem adalah sistem operasi Windows XP untuk Server dan Client
4.3.2
Keamanan Sistem Keamanan merupakan hal penting yang harus diperhatikan dalam sebuah sistem. Sistem dikatakan baik apabila terdapat pengamanan terhadap gangguan atau ancaman yang berasal dari luar sistem. Adapun
74 keamanan sistem yang ada pada rancangan sistem yang dibuat antara lain: 1. User Id dan Password Untuk dapat masuk dan menggunakan sistem, user harus memiliki pengenal dalam sistem berupa user id dan password. Hal ini dimaksudkan supaya orang yang tidak berwenang tidak dapat masuk ke dalam sistem sehingga informasi yang ada di dalam sistem tidak dapat dibaca oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab. 2. Jabatan/Bagian Pengolongan atas jabatan/bagian dimaksudkan agar terdapat batasan yang jelas dalam penggunaan sistem karena sistem melibatkan lebih dari satu bagian. Dengan begitu informasi yang diberikan oleh sistem sesuai dengan wewenang atau batasan masingmasing yang telah ditentukan sebelumnya. Contohnya bagian gudang tidak dapat melihat harga jual barang melainkan hanya dapat melihat kuantitasnya. Karena apabila bagian gudang mengetahui harga jual barang akan menimbulkan potensi terjadinya kecurangan. 3. Back up dan Restore Pembuatan salinan atau back up sangat diperlukan untuk menjaga data-data yang disimpan dalam sistem. Ancaman dan bahaya dapat datang kapan saja dan dari mana saja. Sebagai tindakan preventif atas
ancaman dan bahaya terhadap sistem maka perlu
dilakukan penyalinan atau back up secara berkala. Pembuatan salinan ini dimaksudkan supaya jika sewaktu-waktu terjadi kerusakan pada sistem, data-data yang tersimpan tidak hilang. Sehingga perbaikan dapat dilakukan dengan memanggil ulang atau restore data yang tersimpan atau diawali dengan meng-instal ulang sistem tersebut jika dibutuhkan.
4.4
Mekanisme Kontrol Sistem Aplikasi Bisnis Mekanisme kontrol yang terdapat dalam aplikasi yang dikembangkan antara lain:
75 1.
Seluruh hak akses terhadap bagian-bagian yang ada dalam sistem dapat diatur pada menu hak akses.
2.
Saat
melakukan
penyesuaian
jumlah
persediaan
pada
sistem
harus
mencantumkan keterangan 3.
Surat pesanan yang sudah dibuatkan daftar pengiriman tidak dapat dibuatkan daftar pengiriman baru.
4.
Daftar pengiriman tidak dapat dibuat tanpa adanya pembuatan surat pesanan terlebih dahulu.
5.
Daftar sisa tidak dapat dibuat untuk lebih dari 1 daftar pengiriman
6.
Faktur tidak dapat dibuat tanpa adanya pembuatan daftar pengiriman terlebih dahulu
7.
Surat pesanan yang sudah dibuatkan daftar pengiriman tidak dapat diubah lagi, hanya dapat dilihat.
8.
Daftar pengiriman yang sudah dibuatkan faktur tidak dapat diubah lagi, hanya dapat dilihat dan dicetak.
9.
Field-field yang merupakan primary key dalam database antara lain kode konsinyi, kode barang, nomor surat pesanan, nomor daftar pengiriman, nomor daftar sisa dan nomor faktur penjualan konsinyasi diberikan nomor secara otomatis untuk menghindari kesalahan karena duplikasi data.
10.
Field-field tanggal pencatatan diberikan secara otomatis dengan mengambil waktu dari komputer untuk memudahkan user dalam menginput data. Dan tidak dapat diubah, untuk menghindari input tanggal yang salah.
11.
Field-field perhitungan diberikan secara otomatis untuk menghindari kesalahan perhitungan atau kesalahan input.
76 4.5 UML Class Diagram
Gambar 4.2 Gambar UML Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Persediaan dan Penjualan Konsinyasi
77 4.6
Use Case Diagram
Gambar 4.3 Gambar UML Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Persediaan dan Penjualan Konsinyasi
78 4.7 Rancangan Database 4.7.1 Rancangan Database Master Tabel-tabel di bawah ini merupakan beberapa tabel Master yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi persediaan dan penjualan konsinyasi. Adapun tabel-tabel master adalah sebagai berikut : 1.
Tabel : Primary Key : Foreign Key : Field Name Data Type
Kd_Pelanggan Nama_Pelanggan Alamat Kota KodePos Telp Fax Komisi Contact_person
Text Text Text Text Text Text Text Number
Description
Kode konsinyi Nama konsinyi Alamat konsinyi Kota konsinyi Kode pos konsinyi Nomor telepon konsinyi Faks konsinyi Diskon perjanjian konsinyasi yang diberikan kepada konsinyi Text 15 Contact person konsinyi Tabel 4.1 Tabel Master Konsinyi
2.
Tabel : Primary Key : Foreign Key : Field Name Field Type No_User Text Nama Text Password Text Jabatan Text Tgl_Perubahan Date/Time Tgl_Exp
Ms_Pelanggan Kd_Pelanggan Field Size
8 50 50 15 5 15 15 Decimal
Ms_User No_User Field Size 6 20 14 25
Date/Time Tabel 4.2 Tabel Master User
Description Kode user Nama user Password user Jabatan user Tanggal perubahan password (dd/mm/yy) Tanggal kadaluarsa password (dd/mm/yy)
79
3.
Tabel : Ms_Barang Primary Key : Kd_Barang Foreign Key : Field Name Field Type Field Size Kd_Barang Text 8 Nama_Barang Text 50 Satuan Text 10 Harga_Satuan Number Double Pajak Number Decimal Harga_Perolehan Number Double Tabel 4.3 Tabel Master Barang Tabel : Ms_Akun Primary Key : No_Akun_Tetap Foreign Key : Field Name Field Type Field Size No_Akun_Tetap Text 2 No_Akun Text 10 Nama_Akun Text 30 Tabel 4.4 Tabel Akun
Description Kode barang Nama barang Jenis satuan barang Harga barang Pajak barang Harga perolehan
4.
Description No akun program No akun Nama akun
5.
Tabel : Ms_Profil Primary Key : Nama_perusahaan Foreign Key : Field Name Field Type Field Size Description Nama_perusahaan Text 50 Nama perusahaan Alamat_perusahaan Text 50 Alamat perusahaan Kota Text 15 Kota perusahaan KodePos Text 5 Kode pos perusahaan No_Telp Text 15 Nomor telepon perusahaan Fax Text 15 Fax perusahaan Nama_Bank Text 20 Nama bank di mana perusahaan memiliki rekening No_Rekening Text 15 No rekening perusahaan di bank Picture OLE Object Logo perusahaan Pajak Number Decimal Pajak perusahaan NPWP Text 20 NPWP perusahaan Tabel 4.5 Tabel Profil Perusahaan 6.
Tabel : Ms_TipeTransaksi Primary Key : Tipe_Transaksi Foreign Key : Field Name Field Type Field Size Tipe_Transaksi Text 2
Description Tipe transaksi
80 Nama_Transaksi
Text 20 Tabel 4.6 Tabel Tipe Transaksi
Tabel : Ms_Setting Primary Key : Jabatan Foreign Key : Field Name Field Type Field Size Jabatan Text 25 Mn_restore Yes/No Mn_backup Yes/No Mn_transaksi Yes/No Mn_sp1 Yes/No Mn_dp1 Yes/No Mn_ds1 Yes/No Mn_fk1 Yes/No Mn_st1 Yes/No Mn_laporan Yes/No Mn_LPBG Yes/No
Nama tipe transaksi
7.
Mn_PP
Yes/No
Mn_LpBK Mn_LpPPB Mn_HTP
Yes/No Yes/No Yes/No
Mn_LpAPP
Yes/No
Mn_LpBYPBT Mn_Jurnal Mn_master Mn_datapelanggan Mn_db1 Mn_profil Mn_pengaturan Mn_autorisasi Mn_NA Mn_usermanagement Mn_tambahuser Mn_ubah_pas Mn_PO Mn_SP Mn_DP Mn_HDP Mn_DS Mn_HDS
Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No
Description Jenis jabatan Pilihan restore Pilihan backup Pilihan transaksi Pilihan Surat Pesanan Pilihan Daftar Pengiriman Pilihan Daftar Sisa Pilihan Faktur Pnejualan Konsinyasi Pilihan Surat Tagihan Pilihan laporan Pilihan laporan persediaan gudang per barang Pilihan laporan persediaan per konsinyi Pilihan laporan penjualan konsinyasi Pilihan laporan penjualan per barang Pilihan laporan penjualan per konsinyi Pilihan laporan penjualan barang per tahun Pilihan laporan barang top ten Pilihan jurnal Pilihan master Pilihan data konsinyi Pilihan data barang Pilihan profil perusahaan Pilihan pengaturan Pilihan hak akses Pilihan nomor akun Pilihan user management Pilihan tambah user Pilihan ubah password Pilihan buat surat pesanan Pilihan histori surat pesanan Pilihan buat daftar pengiriman Pilihan histori daftar pengiriman Pilihan buat daftar sisa Pilihan history daftar sisa
81 Mn_FK_Penjualan
Yes/No
Mn_Histori
Yes/No
Mn_LapPenyu
Yes/No
Mn_LPTTpT
Yes/No
Pilihan buat faktur penjualan konsinyasi Pilihan history faktur penjualan konsinyasi Pilihan laporan penyesuaian persediaan Pilihan laporan penjualan top ten per tahun
Tabel 4.7 Tabel Setting 4.7.2 Rancangan Database Transaksi Tabel-tabel di bawah ini merupakan beberapa tabel transaksi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi persediaan dan penjualan konsinyasi. Adapun tabel-tabel transaksinya adalah sebagai berikut : 1.
Tabel : tr_DP_D Primary Key : No_DP Foreign Key : Kd_Barang Field Name Field Type Field Size Description No_DP Text 8 Nomor Daftar Pengiriman Kd_Barang Text 8 Kode barang Qty Number Integer Kuantitas Tabel 4.8 Tabel Detail Daftar Pengiriman 2.
Tabel : tr_DP_H Primary Key : No_DP Foreign Key : Field Name Field Type Field Size Description No_DP Text 8 Nomor Daftar Pengiriman No_SP Text 8 Nomor Surat Pesanan Tgl_DP Date/Time Tanggal Daftar Pengiriman (dd/mm/yy) No_Kendaraan Text 10 Nomor kendaraan Keterangan Text 50 Keterangan Status_DP Yes/No Status Daftar Pengiriman Kd_Pelanggan Text 8 Kode konsinyi Biaya_Kirim Number Double Biaya Kirim Tabel 4.9 Tabel Header Daftar Pengiriman 3.
Tabel : tr_DS_D Primary Key : No_Ds Foreign Key : Kd_Barang Field Name Field Type Field Size No_Ds Text 8 Kd_Barang Text 8 Qty Number Integer Tabel 4.10 Tabel Detail Daftar Sisa
Description Nomor Daftar Sisa Kode barang Kuantitas
82 4.
Tabel : tr_DS_H Primary Key : No_DS Foreign Key : Field Name Field Type Field Size Description No_DS Text 8 Nomor Daftar Sisa No_DP Text 8 Nomor Daftar Pengiriman Tgl_Ds Date/Time Tanggal Daftar Sisa (dd/mm/yy) Keterangan Text 50 Keterangan Tabel 4.11 Tabel Header Daftar Sisa 5.
Tabel : tr_Faktur_D Primary Key : No_Faktur Foreign Key : Kd_Barang Field Name Field Type Field Size No_Faktur Text 8 Kd_Barang Qty
Description Nomor faktur penjualan konsinyasi Text 8 Kode barang Number Integer Kuantitas Tabel 4.12 Tabel Detail Faktur Penjualan Konsinyasi
6.
Tabel : tr_Faktur_H Primary Key : No_Faktur Foreign Key : Field Name Field Type Field Size No_Faktur Text 8
Description Nomor Faktur Penjualan Konsinyasi No_DP Text 8 Nomor Daftar Pengiriman Tgl_Faktur Date/Time Tanggal Faktur Penjualan Konsinyasi (dd/mm/yy) Tgl_Jatuh_Tempo Date/Time Tanggal jatuh tempo (dd/mm/yy) Keterangan Text 50 Keterangan Status_Tagih Yes/No Status tagihan Total Number Double Total Komisi Number Double Komisi Pajak Number Double Pajak Biaya_Kirim Number Double Biaya_Kirim Biaya_Lain-lain Number Double Biaya_Lain-lain Status_Tax Yes/No Status_Tax Tabel 4.13 Tabel Header Faktur Penjualan Konsinyasi
83 7.
Tabel : Tr_Persediaan Primary Key : Kd_Barang Foreign Key : Field Name Field Type Field Size Kd_Barang Text 8 Nama_Barang Text 20 Qty Number Integer Tabel 4.14 Tabel Persediaan Tabel : tr_SP_D Primary Key : No_SP Foreign Key : Kd_Barang Field Name Field Type Field Size No_SP Text 8 Kd_Barang Text 8 Qty Number Integer Tabel 4.15 Tabel Detail Surat Pesanan
Description Kode barang Nama barang Kuantitas
8.
Description Nomor Surat Pesanan Kode Barang Kuantitas
9.
Tabel : tr_SP_H Primary Key : No_SP Foreign Key : Field Name Field Type Field Size Description No_SP Text 8 Nomor Surat Pesanan Tgl_SP Date/Time Tanggal Surat Pesanan (dd/mm/yy) Tgl_Kirim Date/Time Tanggal kirim Surat Pesanan (dd/mm/yy) Kd_Pelanggan Text 8 Kode konsinyi Keterangan Text 50 Keterangan No_PO_Plg Text 15 Nomor Surat Pesanan Konsinyi Jumlah Number Double Jumlah Status_SP Yes/No Status Surat Pesanan Tabel 4.16 Tabel Header Surat Pesanan 10.
Tabel : Primary Key : Foreign Key : Field Name Field Type No_SPP Text Tgl_SPP Date/Time Kd_Barang Qty
Tr_SPP No_SPP Field Size 8
Description Nomor Surat Penambahan Persediaan Tanggal Surat Penambahan Persediaan (dd/mm/yy) Text 8 Kode barang Number Integer Kuantitas Tabel 4.17 Tabel Surat Pengisian Persediaan
84 11.
Tabel : tr_Jurnal Primary Key : No_Jurnal Foreign Key : No_Akun_Tetap Field Name Field Type Field Size Description No_Jurnal Text 7 Nomor jurnal No_Transaksi Text 8 Nomor transaksi Tipe_Transaksi Text 2 Tipe transaksi No_Akun_Tetap Text 2 No akun program Tipe Text 1 Debet/Kredit Nilai Number Double Nilai akun Tanggal Date/Time Tanggal jurnal (dd/mm/yy) Tabel 4.18 Tabel Jurnal 12. Tabel : Tr_Penyesuaian Primary Key : Kd_Penyesuaian Foreign Key : Field Name Field Type Field Size Description Kd_Penyesuaian Text 8 Kode Penyesuaian Kd_Barang Text 8 Kode Barang Nama_Barang Text 50 Nama Barang Qty Number Integer Kuantitas Keterangan Text 50 Keterangan Tanggal Date/Time Tanggal penyesuaian (dd/mm/yy) Tabel 4.19 Tabel Penyesuaian 13 Tabel : Tr_Tagihan_D Primary Key : No_Tagihan Foreign Key : No_Faktur Field Name Field Type Field Size Description No_Tagihan Text 8 No Tagihan No_Faktur Text 8 No_Faktur Jumlah Number Double Jumlah Tabel 4.20 Tabel Detail Surat Tagih 14 Tabel : Tr_Tagihan_H Primary Key : No_Tagihan Foreign Key : Field Name Field Type Field Size Description No_Tagihan Text 8 No Tagihan Kd_Pelanggan Text 8 Kode Pelanggan Tgl_Tagihan Date/Time Tanggal Tagihan Status_Pembayaran Yes/No Status Pembayaran Kd_TipePembayaran Text 2 Kode Tipe Pembayaran No_Cek/Giro Text 10 No Cek / Giro Tgl_Cek Date/Time Tgl_Cek Keterangan Text 50 Keterangan Tabel 4.21 Tabel Header Surat Tagih
85 4.8
Rancangan Formulir
Gambar 4.4 Gambar Formulir Cetak Daftar Pengiriman
Gambar 4.5 Gambar Formulir Cetak Daftar Sisa
86
Gambar 4.6 Gambar Formulir Cetak Faktur Penjualan Konsinyasi
Gambar 4.7 Gambar Formulir Cetak Surat Tagih
87 4.9
Rancangan Layar
Input User ID
Log in ke Sistem
Input Password
Membersihkan semua data pada Form Login
Memilih Jabatan/Bagian Keluar dari Form Login
Gambar 4.8 Rancangan Layar Log In
Gambar 4.9 Rancangan Layar Log In (Data yang dimasukkan salah)
88
Gambar 4.10 Rancangan Layar Menu Utama (Setelah Log In)
Memilih submenu User Management
Memilih submenu Konversi ke XML
Memilih Submenu Restore
Keluar dari Sistem
Log off dari Sistem
Gambar 4.11 Rancangan Layar Menu File
Memilih Submenu Back Up
89
Memilih Submenu Tambah User
Memilih Submenu Ubah Password
Gambar 4.12 Rancangan Layar User Management
Menambah User Baru
Membatalkan pengisian atau keluar dari Form Tambah User
Gambar 4.13 Rancangan Layar Tambah User
90
Menyimpan data User Baru
Membatalkan pengisian atau keluar dari Form Tambah User
Membuat Jabatan/Bagian Baru
Gambar 4.14 Rancangan Layar Tambah User (Buat Baru)
Gambar 4.15 Rancangan Layar Tambah User (Nama belum diisi)
91
Gambar 4.16 Rancangan Layar Tambah User (Password belum diisi)
Gambar 4.17 Rancangan Layar Tambah User (Konfirmasi Password belum diisi)
92
Gambar 4.18 Rancangan Layar Tambah User (Password tidak sama)
Gambar 4.19 Rancangan Layar Tambah User (Jabatan belum diisi)
93
Gambar 4.20 Rancangan Layar Tambah User (Buat Jabatan/Bagian baru)
Gambar 4.21 Rancangan Layar Tambah User (Konfirmasi Jumlah Karakter Password)
94
Gambar 4.22 Rancangan Layar Tambah User (Konfirmasi Simpan)
Menyimpan Password baru
Membatalkan pengisian dan keluar
Gambar 4.23 Rancangan Layar Ubah Password
95
Gambar 4.24 Rancangan Layar Ubah Password (User ID belum diisi)
Gambar 4.25 Rancangan Layar Ubah Password (Password lama belum diisi)
96
Gambar 4.26 Rancangan Layar Ubah Password (Password baru belum diisi)
Gambar 4.27 Rancangan Layar Ubah Password (Konfirmasi Jumlah Karakter Password)
97
Gambar 4.28 Rancangan Layar Ubah Password (Konfirmasi Simpan)
Mencari File database yang akan di konversi
Mengkonversi File database
Menutup Form
Gambar 4.29 Rancangan Layar Konversi ke XML
Menentukan tempat hasil konversi dan memberi nama
98
Melihat hasil konversi dengan notepad
Gambar 4.30 Rancangan Layar Konversi ke XML (Setelah mengkonversi)
Mencari File back up yang akan di-restore
Gambar 4.31 Rancangan Layar Restore Data
99
Me-restore File back up
Gambar 4.32 Rancangan Layar Restore Data (Setelah memilih file back up)
Gambar 4.33 Rancangan Layar Restore Data (Konfirmasi sebelum restore)
100
Memilih lokasi back up
Keluar
Gambar 4.34 Rancangan Layar Back Up Data
Nama file back up yang akan dibuat
Mulai mem-back up
batal
Gambar 4.35 Rancangan Layar Back Up Data (Setelah menentukan lokasi back up)
101
Gambar 4.36 Rancangan Layar Back Up Data (Setelah back up selesai)
Gambar 4.37 Rancangan Layar Log Off
102
Gambar 4.38 Rancangan Layar Exit
Memilih submenu Profil Perusahaan
Memilih submenu Nomor Akun
Gambar 4.39 Rancangan Layar Menu Setting
Memilih submenu Hak Akses
103
Mengubah Profil Perusahaan
Keluar dari layar Profil Perusahaan
Gambar 4.40 Rancangan Layar Profil Perusahaan
Gambar 4.41 Rancangan Layar Profil Perusahaan (Konfirmasi simpan)
104
Memilih Jabatan/Bagian
Menyimpan pengaturan
Keluar dari layar hak akses
Gambar 4.42 Rancangan Layar Hak Akses
Gambar 4.43 Rancangan Layar Hak Akses (Konfirmasi simpan)
105
Mengubah No Akun
Keluar Dari layar Nomor Akun
Gambar 4.44 Rancangan Layar Nomor Akun
Gambar 4.45 Rancangan Layar Nomor Akun (Konfirmasi Simpan)
106
Gambar 4.46 Rancangan Layar Nomor Akun (Kesalahan Input)
Memilih submenu Data Konsinyi
Memilih submenu Data Barang
Gambar 4.47 Rancangan Layar Menu Master
107
Memasukkan Data Konsinyi baru
Keluar dari layar data konsinyi
Mengubah data yang tersimpan
Menghapus Data Konsinyi
Gambar 4.48 Rancangan Layar Data Konsinyi
Menyimpan Data Konsinyi
Membersihkan Data pada Form
Mencari Data berdasarkan Kode Pelanggan/Konsinyi
Mencari Data berdasarkan Nama Pelanggan/Konsinyi
Gambar 4.49 Rancangan Layar Data Konsinyi (Setelah menekan tombol Buat Baru)
108
Gambar 4.50 Rancangan Layar Data Konsinyi (Konfirmasi simpan)
Gambar 4.51 Rancangan Layar Data Konsinyi (Konfirmasi hapus)
109
Memilih submenu Data Barang Gudang
Memilih submenu Data Barang Konsinyi
Gambar 4.52 Rancangan Layar Data Barang
Menghapus Data Barang
Memasukkan Data Barang Baru
Mengubah Data Barang
Keluar dari layar Data Barang
Gambar 4.53 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Master Barang
110
Menyimpan Data Barang Baru
Keluar dari layar data barang
Gambar 4.54 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Master Barang (seteleh menekan tombol Tambah)
Gambar 4.55 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Master Barang (Kuantitas belum dimasukkan saat tambah barang baru)
111
Gambar 4.56 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Master Barang (Konfirmasi simpan)
Menyimpan Perubahan
Keluar dari layar Data Barang
Gambar 4.57 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Master Barang (Ubah data barang)
112
Menambah Stok Persediaan
Gambar 4.58 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Data Persediaan
Gambar 4.59 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Data Persediaan (Kuantitas belum dimasukkan)
113
Gambar 4.60 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Data Persediaan (Konfirmasi simpan)
Gambar 4.61 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Penyesuaian Persediaan
114
Gambar 4.62 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Penyesuaian Persediaan (Konfirmasi simpan)
Memilih kode pelanggan
Gambar 4.63 Rancangan Layar Data Barang Konsinyi
115
Memilih submenu Daftar Pengiriman
Memilih submenu Faktur Penjualan Konsinyasi
Memilih submenu Surat Pesanan
Memilih submenu Surat Tagih
Memilih submenu Daftar Sisa
Gambar 4.64 Rancangan Layar Menu Transaksi
Masuk ke dalam layar Buat Surat Pesanan
Masuk ke dalam layer History Surat Pesanan
Gambar 4.65 Rancangan Layar Surat Pesanan
116
Memilih Tanggal Kirim Keluar dari Form Membersihkan data pada layar Menyimpan Surat Pesanan
Menginput data barang
Memilih data konsinyi
Gambar 4.66 Rancangan Layar Buat Surat Pesanan
Mengubah Data Surat Pesanan
Memilih No Surat Pesanan
Keluar dari layar History Surat Pesanan
Gambar 4.67 Rancangan Layar History Surat Pesanan
117
Masuk ke dalam layar Buat Daftar Pengiriman
Masuk ke dalam layar History Daftar Pengiriman
Gambar 4.68 Rancangan Layar Daftar Pengiriman
Keluar dari layar Buat Daftar Pengiriman Memilih No SP yang belum dibuat Daftar Pengirimannya
Menyimpan Daftar Pengiriman
Gambar 4.69 Rancangan Layar Buat Daftar Pengiriman
118
Gambar 4.70 Rancangan Layar Buat Daftar Pengiriman (Saat No SP telah dimasukkan/Konfirmasi Simpan)
Memilih Surat Pesanan
Mengubah data Daftar Pengiriman
Mencetak Daftar Pengiriman
Keluar dari layar History Daftar Pengiriman
Gambar 4.71 Rancangan Layar History Daftar Pengiriman
119
Masuk ke dalam layar Buat Daftar Sisa
Masuk ke dalam layar History Daftar Sisa
Gambar 4.72 Rancangan Layar Daftar Sisa
Mengisi No DP yang belum dibuatkan Daftar Sisa
Menyimpan Daftar Sisa
Keluar dari layar Buat Daftar Sisa
Gambar 4.73 Rancangan Layar Buat Daftar Sisa
120
Keluar dari layar Buat Daftar Sisa
Gambar 4.74 Rancangan Layar Buat Daftar Sisa (Saat detail barang telah ditekan/saat memilih barang)
Memilih Daftar Pengiriman
Mengubah Daftar Sisa
Mencetak Daftar Sisa
Keluar dari layar History Daftar Sisa
Gambar 4.75 Rancangan Layar History Daftar Sisa
121
Masuk ke dalam layar Buat Faktur Penjualan Konsinyasi
Masuk ke dalam layar History Faktur Penjualan Konsinyasi
Gambar 4.76 Rancangan Layar Faktur Penjualan Konsinyasi
Memilih No_DP yang belum dibuatkan Faktur Penjualan Konsinyasi
Gambar 4.77 Rancangan Layar Buat Faktur Penjualan Konsinyasi
122
Memilih No Faktur Penjualan Konsinyasi yang telah disimpan
Gambar 4.78 Rancangan Layar History Faktur Penjualan Konsinyasi
Masuk ke dalam layar Buat Surat Tagih
Masuk ke dalam layar History Surat Tagih
Gambar 4.79 Rancangan Layar Surat Tagih
123
Memilih Konsinyi
Menyimpan Surat Tagih
Gambar 4.80 Rancangan Layar Buat Surat Tagih
Memilih Surat Tagih yang ada
Mengubah Surat Tagih yang ada
Gambar 4.81 Rancangan Layar History Surat Tagih
Mencetak Surat Tagih
124
Memilih tgl awal periode
Mencetak Laporan Penyesuaian Persediaan
Keluar dari layar Laporan Penyesuaian Persediaan
Memilih tgl akhir periode
Gambar 4.82 Rancangan Layar Laporan Penyesuaian Persediaan
Gambar 4.83 Rancangan Layar Laporan Penjualan Konsinyasi
125
Gambar 4.84 Rancangan Layar Laporan Penjualan per Barang
Gambar 4.85 Rancangan Layar Laporan Penjualan per Konsinyi
126
Memilih tahun
Gambar 4.86 Rancangan Layar Laporan Penjualan per Tahun
Memilih bulan
Memilih konsinyi
Memilih tahun
Gambar 4.87 Rancangan Layar Laporan Penjualan Top Ten per Bulan
127
Gambar 4.88 Rancangan Layar Laporan Penjualan Top Ten per Tahun
Gambar 4.89 Rancangan Layar Laporan Daftar Sisa
128
Gambar 4.90 Rancangan Layar Laporan Pajak
129
Gambar 4.91 Rancangan Layar Jurnal
130 4.10 Rancangan Laporan
Gambar 4.92 Rancangan Laporan Persediaan Gudang
Gambar 4.93 Rancangan Laporan Persediaan Konsinyi
131
Gambar 4.94 Rancangan Laporan Penyesuaian Persediaan
Gambar 4.95 Rancangan Laporan Penjualan Konsinyasi
132
Gambar 4.96 Rancangan Laporan Penjualan per Barang
Gambar 4.97 Rancangan Laporan Penjualan per Konsinyi
133
Gambar 4.98 Rancangan Laporan Penjualan per Tahun
Gambar 4.99 Rancangan Laporan Penjualan Top Ten per Bulan
134
Gambar 4.100 Rancangan Laporan Penjualan Top Ten per Tahun
Gambar 4.101 Rancangan Laporan Daftar Sisa
135
Gambar 4.102 Rancangan Laporan Konsinyi Terbaik
Gambar 4.103 Rancangan Laporan Pajak
136
Gambar 4.104 Rancangan Jurnal Umum
4.11 Navigation Diagram
Gambar 4.105 Gambar Navigation Diagram Sistem Informasi Akuntansi Persediaan dan Penjualan Konsinyasi
130 4.12 Standar dan Prosedur Sistem Aplikasi Bisnis 4.12.1 Proses Pengaturan Awal Sistem Proses awal masuk ke dalam sistem dilakukan oleh sistem admin dengan melakukan login pada Form Login dengan memasukkan User Id dan Password yang tepat. Jika User Id dan Password yang dimasukkan tidak tepat maka akan ada pemberitahuan bahwa User Id dan Password yang dimasukkan tidak benar. Setelah sukses login, untuk mengisi profil perusahaan sistem admin akan masuk ke dalam Menu Profil Perusahaan yang ada di menu Setting > Profil Perusahaan. Data perusahaan yang dimasukkan antara lain nama, alamat, kota, kode pos, nomor telpon, nomor fax, pajak pertambahan nilai yang dikenakan ke konsinyi, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) perusahaan dan info rekening yang dimiliki oleh perusahaan (nama bank dan nomor rekening). Selain itu juga dapat dimasukkan logo perusahaan ke dalam Form Profil Perusahaan dengan mengklik tombol Pilih Gambar yang ada di sebelah kanan atas Form Profil Perusahaan, setelah itu mencari letak logo perusahaan untuk ditampilkan ke dalam sistem. Selanjutnya dalam pemberian hak akses pada tiap-tiap bagian akan dilakukan sesuai kebutuhan dari tiap bagian. Pengaturan hak akses ada dalam Menu Hak Akses yang ada di Menu Setting > Menu Hak Akses. Di dalamnya terdapat beberapa check list yang dapat diisikan sesuai kebutuhan tiap-tiap bagiannya.
131 4.12.2 Proses Pencatatan Pesanan Proses ini dimulai setelah terjadi perjanjian konsinyasi antara konsinyi dan perusahaan. Konsinyi dapat datang langsung atau menghubungi melalui telepon ke perusahaan untuk memberikan pesanannya. Setelah itu Customer Service akan mencatat pesanan tersebut dengan membuat Surat Pesanan. Sebelum melakukan aktivitas di dalam sistem, Customer Service harus login terlebih dahulu untuk masuk ke dalam sistem dengan memasukan User Id dan Password secara tepat. Jika User Id dan Password yang dimasukkan tidak cocok maka akan ada pesan yang memberitahukan bahwa User Id dan Password tidak benar. Jika data konsinyi sudah ada dalam sistem, konsinyi hanya perlu memberikan pesanannya kepada customer service. Jika data konsinyi belum dimasukkan ke dalam sistem, Customer Service akan memasukan data konsinyi tersebut dengan cara masuk ke dalam menu Data Konsinyi yang ada di Menu Master > Data Konsinyi. Kemudian Customer Service memasukkan data konsinyi yang antara lain nama, alamat, kota, kode pos, telepon, fax, diskon, kontak person. Proses selanjutnya adalah pencatatan pesanan konsinyi. Setelah masuk pada menu utama, Customer Service tersebut harus memilih menu Pembuatan Surat Pesanan yang ada di Menu Transaksi > Surat Pesanan > Buat Surat Pesanan. Kemudian Customer Service tersebut mengisi data-data yang ada pada pesanan konsinyi ke dalam form Surat Pesanan. Data-data yang dimasukkan ke dalam form Surat Pesanan antara lain adalah no PO, data konsinyi, tanggal kirim, kode Barang, kuantitas, keterangan, status pajak, biaya pengiriman dan biaya lain-lain. Untuk nomor SP akan dibuat
132 oleh sistem secara otomatis dengan nomor yang berurutan setiap pembuatan Surat Pesanan. Sedangkan untuk data konsinyi diidentifikasikan menggunakan kode pelanggan. Dalam membuat SP baru, data konsinyi dapat diperoleh dengan cara memilih kode pelanggan yang dimaksud pada combo box data konsinyi. Setelah kode pelanggan dipilih maka akan muncul data–data dari konsinyi tersebut sehingga dapat dicocokkan apakah benar konsinyi dengan nama perusahaan ini yang akan memesan barang. Untuk mengisi kode barang dapat dilakukan dengan mengklik pada kode barang yang ada di detail barang, maka akan muncul pop up yang berisi daftar barang yang ada di persediaan. Kemudian memilih barang yang dipesan dengan melakukan double-click dan memasukkan kuantitasnya. Sedangkan total harga barang yang dipesan akan dibuat secara otomatis oleh sistem. Apabila seluruh data telah dimasukkan, Customer Service mengklik tombol Simpan maka data akan disimpan ke dalam database sistem.
4.12.3 Proses Pembuatan Daftar Pengiriman Proses ini dilakukan oleh bagian penjualan saat memeriksa surat pesanan yang ada dan yang belum dikirim. Setelah masuk pada menu utama, bagian penjualan tersebut harus memilih menu pembuatan Daftar Pengiriman yang ada di Menu Transaksi > Menu Daftar Pengiriman > Menu Buat Daftar Pengiriman. Bagian penjualan memilih surat pesanan yang belum dibuat dengan mengklik tombol ... yang ada disebelah kolom No SP. Setelah No SP dipilih maka akan muncul data pesanannya. Kemudian mengisi no kendaraan yang akan mengantar dan keterangan yang dibutuhkan. Setelah seluruh data yang perlukan terisi,
133 bagian penjualan menyimpan Daftar Pengiriman tersebut dan mencetaknya. Sistem akan menyimpan data tersebut kedalam database.
4.12.4 Proses Pembuatan Daftar Sisa Proses ini dilakukan oleh bagian penjualan saat ada retur barang dari konsinyi atau saat akhir periode konsinyasi. Setelah masuk pada menu utama, bagian penjualan tersebut harus memilih menu pembuatan Daftar Sisa yang ada di Menu Transaksi > Daftar Sisa > Buat Daftar Sisa. Saat konsinyi memberikan barang yang diretur dan memo retur, bagian penjualan akan membuat Daftar Sisa. Daftar Sisa dibuat berdasarkan Daftar Pengiriman yang sudah pernah dibuat yang tercantum dalam memo retur dari konsinyi. Bagian penjualan memasukkan No DP pada kolom No DP kemudian menekan tombol Enter, maka akan muncul data konsinyi yang meretur barang. Bagian penjualan akan memasukkan kd barang yang diretur dan kuantitasnya pada detail barang kemudian mengisikan keterangan yang diperlukan. Apabila Daftar Sisa dibuat saat akhir periode konsinyasi, konsinyi akan memberikan laporan persediaan barang konsinyasi. Dalam laporan persediaan konsinyasi, barang sisa sudah dikelompokkan berdasarkan No DP nya. Bagian penjualan akan memasukkan No DP dan data barang sisa tersebut. Daftar Sisa ini diperlukan untuk menyesuaikan jumlah barang yang ada di konsinyi guna membuat Faktur Penjualan Konsinyasi. Jadi Daftar Sisa digunakan untuk mengurangi jumlah barang yang ada pada Daftar Pengiriman yang bersangkutan. Daftar Pengiriman yang telah dikurangi dengan Daftar Sisa akan menjadi Faktur Penjualan Konsinyasi.
134 Setelah semua data lengkap terisi, bagian penjualan akan mencetak Daftar Sisa tersebut untuk dijadikan lampiran saat menagihkan faktur ke konsinyi. Setelah data disimpan secara otomatis data tersebut akan tersimpan dalam database.
4.12.5 Proses Pembuatan Faktur Penjualan Konsinyasi Proses ini dilakukan oleh bagian penjualan saat akhir periode konsinyasi. Setelah masuk pada menu utama, bagian penjualan tersebut harus memilih menu pembuatan Faktur Penjualan Konsinyasi yang ada di Menu Transaksi>Faktur Penjualan Konsinyasi>Buat Faktur Penjualan Konsinyasi. Bagian penjualan memilih daftar pengiriman yang belum dibuatkan faktur dengan menekan tombol “...” yang ada disebelah kolom No DP. Setelah No DP dipilih maka akan muncul informasi mengenai DP tersebut. Bagian Penjualan dapat mengisikan keterangan jika dibutuhkan. Kemudian menekan tombol simpan untuk menyimpan data tersebut ke dalam database. Setelah data disimpan, dilanjutkan dengan mencetak faktur penjualan konsinyasi tersebut dengan menekan tombol cetak untuk diserahkan ke bagian keuangan supaya dibuatkan surat tagihan.
4.12.6 Proses Pembuatan Surat Tagih Proses ini dilakukan oleh bagian keuangan setelah menerima faktur yang akan ditagihkan dari bagian penjualan. Setelah masuk pada menu utama, bagian keuangan harus memilih menu pembuatan surat tagih yang ada di Menu Transaksi > Surat Tagih > Buat Surat Tagih.
135 Bagian keuangan memilih nama konsinyi yang akan ditagih. Setelah nama konsinyi dipilih maka akuan muncul daftar faktur yang akan ditagihkan. Bagian keuangan dapat mengisi keterangan jika dibutuhkan. Setelah data disimpan, surat tagihan tersebut dicetak dan disatukan dengan faktur yang akan ditagihkan kemudian dikirimkan ke konsinyi.
4.12.7 Proses Pengisian Persediaan Proses ini dilakukan oleh bagian gudang saat akan memasukkan barang ke dalam persediaan. Berdasarkan Surat Pengisian Persediaan, bagian gudang menambah jumlah persediaan barang yang ada di gudang ke dalam sistem. Setelah masuk pada menu utama, bagian gudang tersebut harus memilih menu Data Persediaan yang ada di Menu Master>Data Barang>Data Barang Pusat kemudian Tab Data Persediaan. Bagian gudang memilih barang yang akan ditambah jumlah persediaannya berdasarkan yang ada pada Surat Pengisian Persediaan. Setelah mendapat informasi barang yang dimaksud, bagian tersebut harus menekan tombol Ubah dan memasukkan jumlah penambahan kuantitas barang pada kolom kuantiti. Kemudian menekan tombol Perbaharui untuk menyimpan data tersebut kedalam database.
4.12.8 Proses Pembuatan Jurnal Proses ini dilakukan otomatis oleh sistem dan melibat bagian penjualan untuk mengeksekusinya. Jurnal akan dibuat secara otomatis oleh sistem setiap terjadi transaksi. Jurnal-jurnal yang ada adalah sebagai berikut : 1. Jurnal saat pembuatan Daftar Pengiriman
136 Persedian Barang Pusat
xxx
Persediaan Barang Konsinyi
xxx
2. Jurnal saat pembuatan Daftar Sisa Persedian Barang Konsinyi
xxx
Persediaan Barang Pusat
xxx
3. Jurnal saat pembuatan Faktur Penjualan Piutang Usaha
xxx
Biaya Komisi
xxx
Biaya Pengiriman Barang
xxx
Biaya Lain-lain
xxx
Pajak
xxx
Penjualan Konsinyasi
xxx
Harga pokok penjualan Persediaan barang konsinyasi
xxx xxx
Jurnal umum tersebut ditampilkan dalam bentuk laporan yang dapat dibuat per bulan. Jurnal umum ini dapat dilihat dan dicetak dengan masuk ke menu jurnal yang ada di Menu Laporan>Jurnal. Bagian penjualan akan diminta untuk memasukkan periode bulan jurnal yang ini dilihat. Setelah memasukkan periode bulannya, kemudian karywan penjualan tersebut harus menekan tombol Cetak untuk melihat hasil jurnalnya. Untuk mencetak jurnal tersebut dapat dilakukan dengan menekan tombol bergambar printer.
137 4.12.9 Proses Penyesuaian Persediaan Proses ini dilakukan saat terjadi perbedaan jumlah persediaan pada sistem dengan jumlah persediaan fisik. Perbedaan jumlah persediaan ini biasanya terlihat saat terjadi pengecekan fisik (stock opname). Agar jumlah persediaan yang ada di sistem dengan jumlah persediaan fisik sama, maka dilakukan penyesuaian persediaan pada sistem. Proses ini dilakukan oleh bagian gudang dengan cara mengisi form Penyesuaiaan Persediaan yang ada pada Menu Master > Data Barang > Data Barang Pusat pada Tab Penyesuaian Persediaan. Penyesuaiaan dilakukan per barang dan harus menuliskan alasan yang jelas pada kolom keterangan mengenai penyesuaian persediaan terhadap barang tersebut.
