BAB 4 EVALUASI LKC BINA NUSANTARA UNIVERSITY

BAB 4 EVALUASI LKC BINA NUSANTARA UNIVERSITY

4.1.

Gambaran Prosedur Berjalan pada LKC Bina Nusantara University Berikut gambaran prosedur berjalan pada LKC Bina Nusantara University terkait dengan :

4.1.1. Prosedur Masuk dalam LKC Bina Nusantara University Prosedur masuk dalam

LKC Bina

Nusantara University, dimulai dari : a. Mahasiswa datang ke ruang LKC Bina Nusantara University dengan membawa flazz card miliknya sendiri. Gambar 4.1 Mahasiswa tapping pada electronic entrance gate b. Mahasiswa melakukan tapping pada electronic entrance gate. c. Sensor flazz akan membaca flazz card, electronic entrance gate akan berputar dan lampu petunjuk pada electronic entrance gate akan berubah dari tanda silang merah menjadi arah panah masuk berwarna hijau.

85

86

4.1.2. Prosedur Peminjaman Buku Teks Proses peminjaman buku teks, dimulai dari : a. Mahasiswa melakukan pencarian lokasi buku

yang

dibutuhkan

dengan

menggunakan OPAC. b. Mahasiswa melakukan pencarian Gambar 4.2 Pencarian buku

buku pada rak buku teks, dengan

menggunakan unit OPAC

mencocokkan DDC dari pencarian di OPAC

dengan

DDC

pada

papan

buku

yang

informasi rak buku teks. c. Mahasiswa

membawa

diinginkan ke mesin auto-borrowing. d. Mahasiswa meletakan buku pada Gambar 4.3 Pencarian buku

book reader dan data buku akan

dalam rak buku teks

tampil pada layar mesin auto-borrowing. e. Mahasiswa meletakan flazz card pada flazz reader dan data mahasiswa akan tampil pada layar mesin auto-borrowing. f. Untuk melakukan peminjaman buku, mahasiswa

harus

memilih

“Proceed to Borrowing” Gambar 4.4 Melakukan peminjaman buku teks dengan mesin auto-borrowing

tombol

87

g. Informasi peminjaman buku teks dan tanggal jatuh tempo buku akan muncul pada mesin auto-borrowing dan pilih “OK” h. Data

peminjaman

tersimpan Gambar 4.5 Mahasiswa

buku

dalam

teks

akan

database

peminjaman untuk buku teks.

melewati electronic gate

4.1.3. Prosedur Peminjaman Buku Tandon Prosedur Peminjaman Buku Tandon, dimulai dari : a. Mahasiswa mencari lokasi buku yang dibutuhkan dengan menggunakan OPAC.

Gambar 4.6 Pencarian buku menggunakan unit OPAC b. Mahasiswa melakukan pencarian buku di rak buku Tandon. c. Mahasiswa

membawa

buku

diinginkan ke mesin auto-borrowing.

Gambar 4.7 Pencarian buku dalam rak buku tandon

yang

88

d. Mahasiswa meletakan buku pada book reader dan data buku akan tampil pada layar mesin auto-borrowing. e. Mahasiswa meletakan flazz card pada flazz

reader

dan

data mahasiswaakan

tampil pada layar mesin auto-borrowing. Gambar 4.8 Peminjaman buku tandon dengan mesin autoborrowing f. Untuk

memproses

peminjaman

buku,

mahasiswa harus memilih tombol “Proceed to Borrowing”. g. Halaman persetujuan pertanggung jawaban atas kondisi buku akan tampil

dan

mahasiswa harus Gambar 4.9 Notifikasi

memilih “Setuju dan meminjam

peminjaman buku tandon

Agree

and

Borrow)”

untuk

melanjutkan proses peminjaman. h. Informasi peminjaman buku tandon dan tanggal jatuh tempo buku akan muncul pada mesin auto-borrowing dan pilih OK

Gambar 4.10 Persetujuan peminjaman buku tandon

89

i. Data

peminjaman

buku

tandon

akan

tersimpan dalam database peminjaman untuk buku tandon.

Gambar 4.11 Mahasiswa melewati electronic gate

4.1.4. Prosedur Pengembalian Buku Teks Prosedur pengembalian buku teks, dimulai dari: a. Mahasiswa datang ke ruang LKC Bina Nusantara University untuk melakukan pengembalian

buku teks

Gambar 4.12 Pengembalian buku teks pada petugas

b. Mahasiswa

akan

mendatangi

bagian Return and Fine untuk melakukan pengembalian. c. Mahasiswa menyerahkan buku yang ingin dikembalikan kepada petugas. d. Petugas akan

mengecek

yang dikembalikan Gambar 4.13 Pengecekan buku oleh petugas

kondisi buku

90

e. Petugas akan meletakan buku pada book reader, data peminjaman akan tampil pada layar petugas. f. Petugas akan mengecek apakah ada denda yang dikenakan kepada mahasiswa tersebut atau tidak. g. Jika terdapat denda, maka mahasiswa tersebut diwajibkan membayar denda tersebut dengan menggunakan flazz card atau kartu debit secara cashless. h. Setelah selesai membayar, data pengembalian buku teks akan disimpan pada aplikasi pengembalian buku teks. i. Jika tidak terdapat denda, maka data pengembalian buku teks akan disimpan pada aplikasi pengembalian buku teks.

4.1.5. Prosedur Pengembalian Buku Tandon Prosedur Pengembalian Buku Tandon, terdiri dari : a. Mahasiswa mendatangi ruang LKC Bina Nusantara University untuk

melakukan

pengembalian buku tandon yang dipinjam. b. Mahasiswa akan datang pada bagian Return Gambar 4.14 Pengembalian

and Fine

buku tandon pada petugas c. Mahasiswa akan menyerahkan buku tandon yang telah dipinjam kepada petugas. d. Petugas akan mengecek kondisi buku yang dikembalikan.

91

e. Petugas akan membaca barcode yang tersedia pada buku tandon dengan menggunakan book reader. f. Petugas akan mengecek apakah terdapat denda yang dikenakan kepada mahasiswa tersebut atau tidak. g. Jika terdapat denda, maka mahasiswa tersebut

diwajibkan

membayara

denda

tersebut dengan menggunakan flazz card Gambar 4.15 Petugas

atau kartu debit secara cashless.

memproses pengembalian h. Setelah selesai membayar, data pengembalian buku tandon akan disimpan pada aplikasi pengembalian buku tandon. i. Jika tidak terdapat denda, maka data pengembalian buku tandon akan disimpan pada aplikasi pengembalian buku tandon.

4.1.6. Prosedur Peminjaman Buku Skripsi Prosedur Peminjaman Buku Skripsi, dimulai dari : a. Mahasiswa membawa buku skripsi yang diinginkan

ke

bagian

skripsi

untuk

melakukan peminjaman. Gambar 4.16 Petugas

b. Petugas

memasukkan data peminjam

yang

akan

menerima

diserahkan

buku skripsi

mahasiswa

untuk

menginput barcode yang tersedia pada buku

92

skripsi

yang

menggunakan

barcode

scanner. c. Petugas akan meminta flazz mahasiswa dan membaca barcode flazz card menggunakan barcode scanner. d. Petugas akan menyimpan data peminjaman Gambar 4.17 Petugas mem-

buku skripsi pada aplikasi peminjaman

proses data peminjaman buku buku skripsi. skripsi e. Petugas akan memberikan flazz card serta buku skripsi yang dipinjam kepada mahasiswa.

4.1.7. Prosedur Pengembalian Buku Skripsi Prosedur Pengembalian buku Skripsi, dimulai dari : a. Mahasiswa datang pada bagian Skripsi untuk melakukan pengembalian buku skripsi. Gambar 4.18 Petugas mem- b. Mahasiswa proses pengembalian buku

akan menyerahkan buku

skripsi yang dipinjam kepada petugas.

skripsi c. Petugas akan mengecek kondisi buku. d. Petugas akan membaca barcode pada buku skripsi dengan menggunakan barcode scanner.

93

e. Pada aplikasi pengembalian buku skripsi, petugas akan menyimpan data pengembalian buku skripsi.

4.1.8. Prosedur Peminjaman Koleksi Multimedia Prosedur Peminjaman Koleksi Multimedia, dimulai dari : a. Mahasiswa mencari judul serta kode koleksi multimedia yang diinginkan dengan menggunakan OPAC. b. Mahasiswa mendatangi bagian Information and Assistance untuk melakukan peminjaman koleksi multimedia. c. Petugas akan menanyakan kode serta judul

koleksi

multimedia

yang

diinginkan oleh mahasiswa. d. Petugas akan mengambil kunci lemari penyimpanan koleksi multimedia.

Gambar 4.19 Peminjaman

e. Petugas akan melakukan pencarian

pada Information and

koleksi multimedia sesuai dengan

Assistance Staff

kode serta judul yang di butuhkan mahasiswa. f. Setelah koleksi ditemukan, petugas akan kembali ke bagian Information and Assistance. g. Petugas

akan

Gambar 4.20 Pencarian

mahasiswa dan

koleksi oleh petugas

scanner.

meminta flazz card membaca barcode

94

h. Petugas akan membaca barcode yang dimiliki

oleh

tersebut

koleksi

dengan

multimedia

menggunakan

barcode scanner. i. Pada aplikasi peminjaman koleksi multimedia, Gambar 4.21 Penginputan peminjaman koleksi multimedia

petugas

akan

menyimpan data peminjaman. j. Setelah data peminjaman berhasil disimpan, petugas akan memberikan flazz beserta koleksi multimedia yang dipinjam kepada mahasiswa.

4.1.9. Prosedur Pengembalian Koleksi Multimedia Prosedur pengembalian koleksi Multimedia, dimulai dari : a. Mahasiswa dapat mengembalikan koleksi multimedia pada bagian Return and Fine ataupun Information and Assistance. b. Petugas akan mengecek kondisi koleksi multimedia

yang

dipinjam

dengan

menggunakan CD ROM milik petugas. c. Petugas memproses data pengembalian dengan membaca barcode yang terdapat Gambar 4.22 Petugas memproses pengembalian koleksi multimedia

pada koleksi multimedia dengan menggunakan barcode scanner.

95

d. Petugas akan mengecek apakah ada denda yang dikenakan kepada mahasiswa tersebut atau tidak. e. Jika terdapat denda, maka mahasiswa tersebut diwajibkan membayar denda tersebut dengan menggunakan flazz card atau kartu debit secara cashless. f. Setelah selesai membayar, data pengembalian koleksi multimedia akan disimpan pada aplikasi pengembalian koleksi multimedia. g. Jika tidak terdapat denda, maka data pengembalian koleksi multimedia akan disimpan pada aplikasi pengembalian koleksi multimedia.

4.2. Risk Assessment LKC Bina Nusantara University Risk assessment pada LKC Bina Nusantara University meliputi prosedur peminjaman buku, prosedur pengembalian buku, dan koleksi multimedia. Berdasarkan ISO 31000:2009 mengenai manajemen risiko TIK, proses risk assessment terbagi menjadi tiga bagian yaitu identifikasi risiko, analisa risiko dan evaluasi risiko. Hasil risk assessment berupa daftar risiko, penyebab risiko, dampak dari risiko serta informasi sumber risiko. Berikut hasil risk assessment pada LKC Bina Nusantara University :

4.2.1. Risiko terkait dengan Peminjaman LKC Bina Nusantara University memiliki layanan peminjaman buku teks, buku tandon, buku skripsi serta koleksi multimedia. Setiap prosedur peminjaman akan dimulai dengan mahasiswa memasuki ruang LKC Bina Nusantara University dengan melakukan tapping pada electronic entrance gate. Adapun risiko terkait dengan electronic entrance gate, yaitu:

96

a. Terjadinya kerusakan electronic entrance gate

Gambar 4.23 Kerusakan electronic entrance gate LKC Bina Nusantara University menerapkan electronic entrance gate sebagai salah satu bentuk pengendalian untuk memisahkan pengunjung LKC Bina Nusantara University yang binusian dan yang non-binusian, serta untuk mengetahui jumlah pengunjung LKC Bina Nusantara University. Penggunaan electronic entrance gate tidak terlepas dari risiko kerusakan. Yang termasuk kerusakan pada electronic entrance gate : a) Sensor flazz tidak dapat membaca flazz card Cara penggunaan electronic entrance gate dengan melakukan tapping pada bagian sensor flazz yang ada pada electronic entrance gate. Apabila sensor flazz tidak dapat membaca flazz card maka electronic entrance gate tidak akan terbuka atau digerakkan. b) Electronic entrance gate macet dan tidak mau berputar Electronic entrance gate memiliki palang yang dimaksudkan untuk mengatur agar setiap tapping hanya dilalui oleh satu orang. Jika telah dilakukan tapping pada sensor flazz, tapi palang macet atau tidak mau berputar maka mahasiswa tidak dapat masuk ke dalam LKC Bina Nusantara University.

97

c) Lampu petunjuk pada electronic entrance gate mati. Electronic entrance gate dilengkapi dengan lampu petunjuk untuk memberikan petunjuk apakah tapping flazz card berhasil dan mahasiswa dapat masuk ke dalam LKC Bina Nusantara University. Kerusakan pada lampu petunjuk membuat mahasiswa kesulitan menentukan apakah tapping yang dilakukan telah berhasil atau tidak berhasil. Penyebab kerusakan pada electronic entrance gate, yaitu: a) Tidak adanya maintenance rutin terhadap electronic entrance gate. Setiap produk memiliki 2 masa yaitu initial life dan operating life. Untuk setiap produk yang telah memasuki masa operating life akan memerlukan maintenance, begitu pula dengan electronic entrance gate. Apabila tidak ada maintenance pada electronic entrance gate maka akan rentan akan kerusakan dan dampak dari kerusakan akan lebih besar sebab tidak ada perbaikan terhadap kerusakan kecil yang terjadi. Jadi maintenance merupakan tindakan yang sangat penting untuk menjaga fungsionalitas dari electronic entrance gate. Dalam LKC Bina Nusantara University, electronic entrance gate berguna untuk pengendalian terhadap alur masuk mahasiswa ke dalam LKC Bina Nusantara University. b) Penggunaan electronic entrance gate yang tidak berhati-hati Salah faktor yang menyebabkan kerusakan pada electronic entrance gate karena ketidakpedulian mahasiswa dalam menjaga kondisi electronic entrance gate. Ketidakpedulian ini terlihat dengan tindakan mahasiswa yang tidak berhati-hati dalam menggunakan

98

electronic entrance gate, hal ini dikarenakan mahasiswa tidak merasa memiliki manfaat ataupun berkontribusi dalam upaya menjaga efektivitas electronic entrance gate. Kerusakan electronic entrance gate akan berdampak pada : c) Alur masuk ke dalam LKC Bina Nusantara University jadi terganggu. Kerusakan electronic entrance gate akan menganggu mahasiswa yang memasuki LKC Bina Nusantara University untuk mencari dan melakukan peminjaman buku. Sebagai contoh mahasiswa A sudah melakukan tapping pada electronic entrance gate, tapi electronic entrance gate tidak berfungsi. Mahasiswa tersebut akan mencoba ulang melakukan

tapping,

akibatnya

mahasiswa

yang

mengantri

dibelakangnya harus menunggu sampai tapping mahasiswa tersebut berhasil. d) Tidak dapat dibedakan antara pengunjung yang merupakan binusian dan non-binusian. Apabila terjadi kerusakan pada electronic entrance gate maka petugas akan mematikan fungsi electronic entrance gate. Penonaktifan ini menyebabkan pengunjung yang akan memasuki LKC Bina Nusantara University tidak perlu melakukan tapping dan alur masuk ke LKC Bina Nusantara University menjadi bebas. Keadaan ini membuat tidak dapat dibedakan antara pengunjung LKC Bina Nusantara University yang binusian dan yang non-binusian.

99

e) Ketidaklengkapan data yang terdapat pada laporan jumlah pengunjung. Electronic entrance gate terhubung dengan sistem penghitungan jumlah binusian yang masuk ke LKC Bina Nusantara University. Kerusakan electronic entrance gate berdampak pada ketidakakuratan laporan jumlah pengunjung. Selama kerusakan electronic entrance gate, jumlah mahasiswa yang masuk ke LKC Bina Nusantara University tidak tercatat ke dalam sistem. Hal ini menyebabkan data pada laporan jumlah pengunjung selama kerusakan hanya berupa asumsi. Asumsi ini hanya berupa data fiktif atau hasil perkiraan jumlah pengunjung yang masuk. Data fiktif ini menjadi penyebab turunnya keakuratan dan kehandalan laporan jumlah pengunjung. f) Laporan jumlah pengunjung tidak dapat menjadi patokan untuk bahan pengambilan keputusan strategis. Laporan jumlah pengunjung berfungsi sebagai salah satu faktor pendukung

pengambilan

keputusan

strategis,

contohnya

untuk

keputusan perluasan ruang LKC Bina Nusantara University yang didasari dengan jumlah pengunjung. Jika jumlah pengunjung LKC Bina Nusantara University ternyata melebihi kapasitas ruang LKC Bina Nusantara University saat ini, maka pihak LKC Bina Nusantara University dapat mengajukan perluasan ruang LKC Bina Nusantara University. Kerusakan electronic entrance gate menyebabkan laporan jumlah pengunjung tidak akurat sehingga tidak dapat menjadi salah satu bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan strategis terkait dengan LKC Bina Nusantara University.

100

b. Prosedur tentang rentang waktu untuk tapping tidak jelas dipahami oleh mahasiswa. Penerapan prosedur tentang waktu untuk tapping merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh pihak LKC Bina Nusantara University untuk menghindari penggunaan satu flazz card secara berulang-ulang dalam rentang waktu yang singkat. Namun prosedur ini tidak dipahami oleh mahasiswa, karena tidak ada sosialisasi tentang rentang waktu tapping. Penetapan prosedur yang ada tidak disertai dengan sosialisasi kepada mahasiswa, sehingga mahasiswa tidak memahami jika ada prosedur baru yang diterapkan. Dampak dari ketidakpahaman mahasiswa akan prosedur tentang rentang waktu tapping mengakibatkan mahasiswa harus menunggu selama lima belas menit sebelum dapat melakukan tapping selanjutnya. Pihak LKC Bina Nusantara University menerapkan prosedur mengenai waktu tapping untuk menghindari penyalahgunaan flazz card yang dimiliki mahasiswa dan keakuratan dari laporan jumlah pengunjung. Ketidakpahaman

tentang

waktu

tapping

ini

dapat

menimbulkan

ketidaknyamanan mahasiswa karena harus menunggu lima belas menit sejak tapping pertama sebelum dapat memasuki ruang LKC Bina Nusantara University. c. Tidak dilaksanakannya prosedur yang berhubungan dengan electronic entrance gate. Pihak LKC Bina Nusantara University menerapkan prosedur dalam penggunaan electronic entrance gate, dimana setiap mahasiswa yang ingin memasuki ruang LKC Bina Nusantara University harus melakukan

101

tapping dengan menggunakan flazz card nya sendiri. Tapi pada kenyataannya, masih banyak mahasiswa yang melakukan pelanggaran terhadap prosedur ini. Pelanggaran yang sering terjadi yaitu : a) Adanya 2 mahasiswa yang masuk secara bersamaan b) Mahasiswa tidak melakukan tapping menggunakan flazz card nya sendiri / meminjam flazz card milik orang lain Penyebab

banyaknya

pelangaran

prosedur

ini

dikarenakan

mahasiswa tidak mengetahui pentingnya penggunaan electronic entrance gate untuk menghasilkan laporan pengunjung yang berguna untuk salah satu bahan pertimbangan keputusan untuk peningkatan pelayanan dan fasilitas bagi mahasiswa itu sendiri. Pelanggaran yang terjadi prosedur tapping dengan menggunakan flazz card sendiri di electronic entrance gate berdampak pada ketidakhandalan laporan jumlah pengunjung LKC Bina Nusantara University. Electronic entrance gate menyimpan jumlah pengunjung LKC Bina Nusantara University berdasarkan NIM, jadi berapa kali pun mahasiswa tersebut masuk dengan flazz card nya yang terhitung hanya 1 pengunjung. Jika ada 2 orang yang masuk bersamaan atau menggunakan flazz card orang lain akan membuat jumlah yang tercatat di sistem tidak sesuai dengan jumlah pengunjung sebenarnya.

4.2.2. Prosedur Peminjaman Buku Teks dan Tandon Gambaran proses peminjaman buku teks dan tandon yang berlaku LKC Bina Nusantara University, dimulai dengan mahasiswa mencari lokasi buku

102

dengan menggunakan fasilitas OPAC, melakukan peminjaman buku menggunakan mesin auto-borrowing hingga mahasiswa keluar melewati electronic gate. Risiko yang terkait dengan masing-masing aktivitas diatas yaitu sebagai berikut : 1. Risiko terkait dengan penggunaan fasilitas OPAC (Online Public Access Catalog) a. Rendahnya tingkat penggunaan fasilitas OPAC Fasilitas OPAC disediakan oleh LKC Bina Nusantara University untuk memudahkan mahasiswa dalam mengakses situs LKC Bina Nusantara University guna mendapatkan informasi mengenai letak buku yang diinginkan. Berdasarkan hasil observasi, tidak banyak mahasiswa yang menggunakan fasilitas OPAC untuk menemukan letak buku. Banyaknya mahasiswa yang tidak menggunakan fasilitas OPAC karena : a) Koneksi intranet yang lambat pada fasilitas OPAC. Fasilitas OPAC merupakan salah satu fasilitas yang disediakan oleh pihak LKC Bina Nusantara University, yang mana terhubung dengan situs LKC Bina Nusantara University sehingga dapat membantu mahasiswa dapat melakukan pencarian lokasi buku. Fasilitas OPAC memerlukan koneksi intranet untuk mengakses situs LKC Bina Nusantara University. Sebagai salah satu faktor penting dalam menunjang fungsional fasilitas OPAC, intranet sangat mempengaruhi tingkat keberhasilan implementasi fasilitas OPAC. Koneksi

intranet

yang

lambat

membuat

mahasiswa

yang

menggunakan fasilitas OPAC memerlukan waktu yang lama untuk mencari sebuah buku. Waktu yang lama untuk menunggu loading dari

103

setiap page di situs LKC Bina Nusantara University

membuat

mahasiswa memilih untuk tidak menggunakan fasilitas OPAC dan langsung mencari secara manual pada setiap rak yang ada di LKC Bina Nusantara University. b) Tidak ada koneksi intranet pada fasilitas OPAC.

Gambar 4.24 Intranet pada unit OPAC tidak connected Koneksi intranet memegang peran yang sangat penting dalam menunjang efektivitas implementasi fasilitas OPAC. Fasilitas OPAC tidak akan berfungsi jika tidak ada koneksi, karena fasilitas OPAC perlu terhubung dengan situs LKC Bina Nusantara University untuk memberikan informasi letak buku bagi mahasiswa. Jadi tidak terhubungnya fasilitas OPAC dengan intranet membuat fasilitas OPAC tidak dapat berfungsi. Hal ini membuat fasilitas OPAC tidak berfungsi hingga ada perbaikan dari pihak LKC Bina Nusantara University. c) Tidak ada informasi, sosialisasi dan komunikasi yang berkelanjutan dalam penggunaan fasilitas OPAC.

104

Gambar 4.25 Tidak ada papan informasi pendukung pada setiap unit OPAC Salah satu faktor yang menyebabkan rendahnya penggunaan fasilitas OPAC adalah karena pihak LKC Bina Nusantara University tidak memberikan sosialisasi tentang fasilitas ini, baik pada mahasiswa baru maupun pada pengunjung LKC Bina Nusantara University. Penyebab lainnya adalah kurang atau bahkan tidak ada informasi pendukung fasilitas OPAC. Dampak

yang

ditimbulkan

karena

semakin

sedikitnya

mahasiswa atau pengunjung LKC Bina Nusantara University yang menggunakan fasilitas OPAC yaitu : a) Tidak tercapainya tujuan pengadaan fasilitas OPAC. Tujuan dari pengadaan fasilitas OPAC adalah untuk memudahkan mahasiswa untuk mengakses situs LKC Bina Nusantara University guna menemukan lokasi buku yang diinginkan ataupun informasi lainnya mengenai LKC Bina Nusantara University. Pada kenyataannya

masalah

koneksi

intranet

menjadi

penghambat

tercapainya tujuan tersebut karena masalah koneksi intranet ini

105

menyebabkan mahasiswa lebih memilih untuk mencari buku secara manual dari pada harus menggunakan fasilitas OPAC. b) Menurunkan jumlah pengguna fasilitas OPAC Koneksi intranet yang tidak terjaga dan termonitor dengan baik membuat mahasiswa sulit untuk menggunakan fasilitas OPAC. Koneksi intranet yang tidak memadai untuk mendukung fungsi fasilitas OPAC membuat jumlah pengguna fasilitas OPAC semakin menurun, karena mahasiswa lebih memilih beralih untuk mencari buku tanpa melalui fasilitas OPAC yang disediakan. b. Kerusakan fasilitas OPAC Fasilitas OPAC merupakan PC yang terhubung dengan situs LKC Bina Nusantara University dengan koneksi intranet. Yang termasuk kerusakan fasilitas OPAC yaitu: a) Kerusakan monitor / monitor mati b) Kerusakan Operating System c) Keyboard dan mouse yang tidak berfungsi Penyebab terjadinya kerusakan pada fasilitas OPAC karena : a) Tidak ada maintenance rutin LKC Bina Nusantara University tidak memiliki prosedur maintenance. Mesin ataupun teknologi hanya memiliki prosedur jika ada kerusakan. Begitu pula dengan fasilitas OPAC, tidak ada maintenance rutin untuk menjaga kondisi OPAC. Hal ini membuat fasilitas OPAC lebih rentan untuk mengalami kerusakan. Dampak kerusakan akan memerlukan waktu dan biaya perbaikan yang lebih besar dibandingkan dengan melakukan maintenance secara rutin.

106

b) Penggunaan fasilitas OPAC yang tidak bertanggung jawab Fasilitas OPAC disediakan untuk setiap pengunjung LKC Bina Nusantara University, khususnya binusian. Mahasiswa bebas menggunakan fasilitas OPAC

untuk membantunya mencari

informasi ketersediaan ataupun lokasi rak buku yang diinginkan. Penggunaan

OPAC

yang

tidak

bertanggung

jawab

dapat

mengakibatkan kerusakan fasilitas OPAC. Hal ini dikarenakan mahasiswa yang menggunakan fasilitas OPAC tidak menyadari pentingnya menjaga kondisi OPAC untuk kepentingan bersama. Kerusakan fasilitas OPAC akan berdampak pada kesulitan pada proses pencarian informasi di situs LKC Bina Nusantara University. Mahasiswa yang ingin menggunakan fasilitas OPAC menjadi terganggu karena fasilitas OPAC sedang dalam perbaikan. Hal ini akan berdampak pada menurunnya tingkat kepuasan mahasiswa terhadap pelayanan dan fasilitas yang disediakan oleh LKC Bina Nusantara University. 2. Risiko terkait dengan situs LKC Bina Nusantara University (dalam mendukung fasilitas OPAC) a. Kesalahan penyampaian informasi dalam pencatatan judul buku yang tersedia pada situs LKC Bina Nusantara University.

Gambar 4.26 Perbedaan judul buku dengan situs LKC

107

Gambar 4.27 Kode panggil buku dalam rak Ketepatan informasi yang disajikan pada situs LKC Bina Nusantara University menjadi salah satu faktor yang perlu diperhatikan pada situs LKC Bina Nusantara University. Informasi pada situs LKC Bina Nusantara University menjadi panduan bagi mahasiswa ataupun pengunjung dalam melakukan pencarian buku ataupun mendapatkan informasi yang terkait dengan LKC Bina Nusantara University. Adapun pada situs LKC Bina Nusantara University masih terdapat kesalahan penyampaian informasi dalam pencatatan judul buku. Penyebabnya adalah human error. Situs LKC Bina Nusantara University berisi informasi mengenai profil LKC Bina Nusantara University, prosedur, fasilitas dan layanan serta koleksi buku LKC Bina Nusantara University. Kehandalan informasi pada situs LKC Bina Nusantara University menjadi berkurang karena ditemukan adanya kesalahan informasi yang dimasukkan oleh petugas (human error) pada situs LKC Bina Nusantara University. Seperti informasi mengenai judul buku yang berbeda antara yang ditampilkan pada situs LKC Bina Nusantara University dengan judul yang ada di buku.

108

Kesalahan penyampaian informasi dalam pencatatan judul buku yang tersedia pada situs LKC Bina Nusantara University akan berdampak pada : a) Menurunnya tingkat kepercayaan atas informasi yang disajikan pada situs LKC Bina Nusantara University. Kehandalan informasi yang disajikan pada situs LKC Bina Nusantara University merupakan unsur yang sangat penting. Kehandalan informasi yang disajikan akan berkaitan dengan tingkat kepercayaan pembaca atas informasi tersebut. Begitu pula dengan informasi yang ada di situs LKC Bina Nusantara University, mahasiswa yang sering menemukan ketidakhandalan informasi yang ada di situs LKC Bina Nusantara University membuat mahasiswa menjadi tidak percaya akan informasi yang ada di situs tersebut. Berdasarkan hasil observasi, ketidakhandalan informasi dalam situs LKC Bina Nusantara University salah satunya yaitu perbedaan judul. Hal ini membuat mahasiswa tidak dapat menemukan buku yang diinginkan jika melihat pada informasi yang ditampilkan pada situs LKC Bina Nusantara University, yang pada kenyataan koleksi tersebut tersedia di LKC Bina Nusantara University. b) Kesulitan dalam mencari buku yang dibutuhkan. Fasilitas OPAC yang terhubung dengan situs LKC Bina Nusantara University bertujuan untuk membantu mahasiswa dalam mencari lokasi buku berdasarkan informasi yang disajikan di situs LKC

Bina

Nusantara

University.

Ketidakhandalan

informasi

(khususnya mengenai informasi koleksi yang ada) membuat

109

mahasiswa

mengalami

kesulitan

dalam

mencari

lokasi

dan

ketersediaan buku di LKC Bina Nusantara University. b. Kesulitan memahami informasi tata letak buku pada situs LKC Bina Nusantara University.

Gambar 4.28 Fasilitas penunjang OPAC susah dipahami Informasi yang disajikan pada situs LKC Bina Nusantara University berisi tentang judul buku, NIB, kode DDC serta informasi jumlah buku yang masih tersedia. Pencarian buku dilakukan dengan melihat petunjuk DDC buku yang tampil pada situs LKC Bina Nusantara University dan menyesuaikan dengan papan informasi kode buku yang tersedia. Pada papan informasi kode buku ini memberikan informasi mengenai rak berapa dan range kode buku dalam setiap rak. Mahasiswa yang tidak mengerti cara pencarian buku menjadi kesulitan untuk memahami informasi yang disajikan pada situs LKC Bina Nusantara University. Penyebab kesulitan memahami informasi tata letak buku pada situs LKC Bina Nusantara University yaitu: tidak ada sosialisasi cara mencari lokasi buku dengan menggunakan kode buku pada situs LKC Bina Nusantara University.

110

Berdasarkan hasil wawancara dengan 3 mahasiswa semester 1, didapatkan informasi bahwa setiap mahasiswa baru tidak diberikan sosialisasi seputar informasi mengenai LKC Bina Nusantara University secara rinci. Kunjungan mahasiswa baru ke LKC Bina Nusantara University didampingi oleh buddy coordinator. Mahasiswa tidak diberitahukan tentang bagaimana cara mencari buku dengan fasilitas OPAC, bagaimana cara membaca informasi yang disediakan pada situs LKC Bina Nusantara University dalam mencari lokasi rak buku, cara peminjaman serta informasi tambahan lainnya secara mendetil pada saat kunjungan langsung ke LKC Bina Nusantara University. Hal ini merupakan salah satu faktor yang membuat mahasiswa tidak mengerti dan

mengalami

kesulitan

dalam

mencari

lokasi

buku

dengan

menggunakan fasilitas OPAC. Akibat dari kesulitan memahami informasi pada situs LKC Bina Nusantara University yaitu kesulitan menemukan buku. Dampak dari mahasiswa yang tidak memahami tentang bagaimana membaca kode DDC adalah kesulitan dalam menemukan lokasi buku. Mahasiswa tidak mengetahui bagaimana menggunakan informasi DDC buku untuk menemukan lokasi buku yang diinginkan. c. Ketidaksesuaian letak buku (DDC) pada situs LKC Bina Nusantara University dengan tata letak sebenarnya.

111

Gambar 4.29 Ketidaksesuaian letak buku Salah satu manfaat pengunaan fasilitas OPAC adalah untuk mendapatkan informasi mengenai lokasi rak buku yang diinginkan oleh mahasiswa. Namun pada kenyataannya buku tidak diletakkan sesuai dengan kodenya dan hal ini menyebabkan ketidaksesuaian antara informasi yang terlihat pada situs LKC Bina Nusantara University dengan kondisi real di LKC Bina Nusantara University. Ketidaksesuaian informasi disebabkan oleh peletakan buku yang tidak pada tempatnya. LKC Bina Nusantara University menerapkan sistem self-service sehingga mahasiswa dapat mencari buku sendiri pada raknya. Karena ulah mahasiswa yang tidak meletakkan buku kembali pada rak yang seharusnya baik secara disengaja maupun tidak disengaja. Selain mahasiswa, kesalahan peletakan dapat juga dilakukan oleh petugas (human error), petugas meletakkan buku tidak pada rak yang sesuai. Hal ini membuat informasi pada situs LKC Bina Nusantara University mengenai lokasi buku tidak dapat diandalkan lagi untuk melakukan pencarian lokasi buku.

112

3. Risiko yang terkait dengan mesin auto-borrowing Mesin auto-borrowing merupakan fasilitas yang disediakan oleh pihak LKC Bina Nusantara University guna melakukan peminjaman sendiri tanpa melalui petugas sirkulasi. Pada mesin auto-borrowing dijalankan aplikasi peminjaman yang akan terhubungan dengan situs LKC Bina Nusantara University. Jadi saat peminjaman berhasil dilakukan maka database LKC Bina Nusantara University akan ter-update, yang mengurangi jumlah buku yang tersedia di LKC Bina Nusantara University. Adapun beberapa risiko yang terkait dengan mesin auto-borrowing yaitu: a. Kerusakan mesin auto-borrowing Mesin auto-borrowing terdiri dari komponen All-in-one PC, book reader, dan flazz reader. Setiap komponen teknologi ini memiliki masa pakai serta perlu dilakukan maintenance. Masa pakai menjadi dasar untuk pertimbangan penggunaan komponen tersebut atau mengganti komponen dengan yang baru. Sedangkan maintenance untuk menjaga agar setiap komponen dalam kondisi yang baik dan kinerja mesin auto-borrowing dapat terjaga. Adapun kerusakan pada mesin auto-borrowing dapat terjadi karena salah satu komponen tersebut mengalami kerusakan atau error. Yang termasuk dalam kerusakan mesin auto-borrowing yaitu: a) Book reader tidak dapat membaca RFID Tag yang terdapat pada buku b) Flazz reader tidak dapat membaca flazz card c) Kerusakan pada All-in-one PC misalnya layar/monitor mati d) Error pada aplikasi peminjaman yang digunakan dalam mesin autoborrowing

113

Kerusakan mesin auto-borrowing terjadi karena tidak ada maintenance secara rutin pada mesin auto-borrowing. Berdasarkan hasil wawancara dengan electronic services & system section head, dikatakan bahwa LKC Bina Nusantara University tidak memiliki prosedur maintenance terhadap semua teknologi yang digunakan. LKC Bina Nusantara University hanya akan memperbaiki jika ada laporan kerusakan mesin auto-borrowing oleh petugas. Kerusakan mesin auto-borrowing akan berdampak pada proses peminjaman yang terganggu, kondisi yang ditimbulkan yaitu: a) Peminjaman harus dilakukan secara manual atau melalui petugas sirkulasi. Peminjaman yang seharusnya dilakukan secara sendiri dengan menggunakan mesin auto-borrowing harus dihentikan dan diganti dengan melakukan peminjaman buku kepada petugas sirkulasi. Petugas yang akan memasukkan data peminjaman ke aplikasi LKC Bina Nusantara University untuk mahasiswa. b) Antrian menjadi panjang pada mesin auto-borrowing atau petugas. Pihak LKC Bina Nusantara University menyediakan sebanyak dua mesin auto-borrowing untuk membantu mahasiswa dalam melakukan peminjaman buku sendiri. Kerusakan salah satu mesin auto-borrowing akan berdampak terjadinya antrian pada mesin auto-borrowing lainnya yang masih berfungsi. Antrian juga dapat terjadi pada meja petugas jika kedua mesin auto-borrowing dalam keadaan rusak.

114

b. Terjadinya antrian panjang. Jumlah mesin auto-borrowing yang disediakan disesuaikan dengan data peminjaman yang dilakukan dimana dua mesin autoborrowing mampu melayani mahasiswa dalam melakukan peminjaman buku. Namun antrian panjang dapat terjadi karena kesulitan mahasiswa dalam menggunakan mesin auto-borrowing. Kejadian tersebut terjadi karena tidak ada pemberitahuan mengenai spesifikasi layar yang digunakan pada mesin auto-borrowing (resistive atau capacitive). Hal ini menyulitkan mahasiswa dalam menggerakkan kursor saat melakukan peminjaman. Berdasarkan hasil wawancara dengan electronic services & system section head, layar pada mesin auto-borrowing merupakan resistive yang sensitif terhadap tekanan, yang mendukung penggunaan stylus, plectrum, dan sejenisnya. Jika menyentuh layar hanya dengan jari tangan tanpa tekanan, maka kursor dilayar akan sulit untuk digerakkan. Untuk itu disarankan menggerakkan kursor pada mesin auto-borrowing dengan kuku. Dampak dari tidak adanya pemberitahuan mengenai cara pemakaian mesin auto-borrowing membuat mahasiswa tidak mengetahui bagaimana penggunaan mesin auto-borrowing secara efektif, akibatnya: a) Mesin auto-borrowing yang tersedia tidak efektif pada antrian yang ada. Lamanya

waktu

untuk

memproses

satu

transaksi

peminjaman pada mesin auto-borrowing membuat mahasiswa harus mengantri untuk melakukan peminjaman. Semakin banyak antrian

115

pada saat peminjaman menunjukkan jumlah mesin auto-borrowing yang disediakan tidak efektif lagi. b) Mahasiswa sulit untuk melakukan peminjaman karena layar bersifat resistive. Ketidaktahuan mahasiswa akan spesifikasi layar yang dipakai pada mesin auto-borrowing membuat mahasiswa kesulitan dalam melakukan peminjaman buku. Layar mesin auto-borrowing bersifat resistive, dimana untuk menggerakkannya disarankan dengan menggunakan kuku. Namun hal ini tidak disosialisasikan pada mahasiswa sehingga beberapa mahasiswa memerlukan waktu yang lebih lama untuk melakukan peminjaman. c. Data peminjaman tidak tersimpan ke dalam database LKC Bina Nusantara University. Sistem peminjaman buku dilakukan secara self service dengan menggunakan

fasilitas

mesin

auto-borrowing.

Dalam

melakukan

peminjaman, mahasiswa akan meletakkan buku yang akan dipinjam pada book reader serta flazz card pada flazz reader. Informasi ini akan disimpan secara otomatis pada database peminjaman buku yang terintegrasi dengan situs LKC Bina Nusantara University. Saat informasi peminjaman telah masuk ke database LKC Bina Nusantara University maka saat mahasiswa membawa buku keluar, electronic gate tidak berbunyi. Berdasarkan hasil observasi, ada saat dimana peminjaman yang dilakukan dengan mesin auto-borrowing tidak masuk dalam sistem peminjaman. Mahasiswa telah melakukan peminjaman dengan mesin auto-borrowing namun saat akan keluar electronic gate berbunyi dan

116

mahasiswa harus melakukan peminjaman ulang melalui petugas bagian sirkulasi yang bertugas. Penyebab data peminjaman yang dilakukan tidak tersimpan dalam sistem yaitu adanya error pada aplikasi mesin auto-borrowing. Jadi mahasiswa telah melakukan peminjaman sesuai dengan ketentuan melalui mesin auto-borrowing tapi data peminjaman tidak tersimpan pada database peminjaman. Error pada aplikasi yang terdapat pada mesin auto-borrowing yang membuat data peminjaman tidak tersimpan membuat mahasiswa harus meminjam ulang, karena electronic gate berbunyi saat mereka akan keluar. Mahasiswa harus melaporkan pada petugas dan petugas akan memproses ulang peminjaman sekali lagi sebelum mahasiswa dapat membawa buku tersebut. Kejadian tersebut akan menyebabkan penurunan kepercayaan terhadap fungsi serta kinerja dari mesin auto-borrowing. Petugas ataupun mahasiswa menjadi tidak yakin dengan peminjaman menggunakan mesin auto-borrowing, karena data peminjaman tidak masuk dalam database peminjaman. Fungsi mesin auto-borrowing untuk melayani mahasiswa dengan mempermudah peminjaman sendiri menjadi diragukan karena mesin auto-borrowing ternyata tidak berjalan secara maksimal.

117

4. Risiko lainnya terkait peminjaman buku teks yaitu : a. Jumlah koleksi buku LKC Bina Nusantara University tidak memenuhi kebutuhan mahasiswa Jumlah buku yang disediakan oleh LKC Bina Nusantara University akan disesuaikan dengan harga dari buku dan kebutuhan akan buku tersebut. Hal ini karena pihak LKC Bina Nusantara University memiliki budget dan pertimbangan sebelum melakukan pembelian buku. Jumlah buku yang terbatas serta adanya monopoli membuat mahasiswa kesulitan meminjam buku yang dibutuhkan. Dimana buku yang tersedia dipinjam oleh satu mahasiswa tanpa memberikan kesempatan bagi mahasiswa lainnya untuk meminjam buku tersebut. Akibatnya jumlah buku yang tersedia tidak dapat memenuhi kebutuhan dari mahasiswa Bina Nusantara University. Dampak dari monopoli ini membuat pihak LKC Bina Nusantara University harus menyediakan lebih banyak buku untuk mencukupi kebutuhan mahasiswa atau mahasiswa akan kecewa karena setiap buku yang ingin dipinjam tidak dapat diperoleh dengan mudah.

4.2.3. Prosedur Pengembalian Buku Teks dan Tandon Gambaran proses pengembalian buku teks dan tandon yang berlaku LKC Bina Nusantara University, dimulai dengan mahasiswa mengembalikan buku kepada petugas sirkulasi, petugas sirkulasi mengecek kondisi buku serta menerima denda jika ada keterlambatan pengembalian buku. Risiko yang terkait dengan proses pengembalian diatas yaitu sebagai berikut :

118

1. Risiko terkait dengan buku teks dan tandon saat pengembalian a. Kerusakan koleksi buku teks dan tandon Mahasiswa dapat melakukan peminjaman buku teks untuk dibawa pulang. Mahasiswa bebas mencari dan meminjam buku yang mereka inginkan, selama buku tersebut masih tersedia. Menurut hasil observasi, terdapat sejumlah buku dalam keadaaan rusak. Adapun kategori rusak yang dimaksudkan penulis adalah : a) Halaman buku ada yang robek

Gambar 4.30 Halaman buku robek b) Halaman buku tidak lengkap

Gambar 4.31 Halaman tidak lengkap c) Terdapat coretan dalam buku

119

Gambar 4.32 Buku berstabilo

Gambar 4.33 Buku dicorat-coret d) Terdapat bekas air atau noda pada buku

Gambar 4.34 Buku terkena bekas air

Gambar 4.35 Buku lembab terkena air

120

e) Buku yang berubah warna

Gambar 4.36 Buku berubah warna Berbagai jenis kerusakan tersebut dapat terjadi karena : a) Petugas tidak mengecek secara detil buku yang dikembalikan. Saat pengembalian, petugas bagian sirkulasi hanya akan melakukan pengecekan kondisi buku secara umum seperti kondisi basah atau tidak. Untuk kerusakan kecil seperti buku yang robek ataupun coretan pada buku akan sulit diidentifikasi pada saat pengembalian buku. Hal ini menyebabkan saat mahasiswa memerlukan buku tersebut, kondisi buku sudah tidak bagus lagi. Terdapat banyak coretan serta ada beberapa halaman yang hilang. Halaman yang hilang akan menyulitkan mahasiswa dalam menggunakan buku dari perpustakaan karena informasi yang mereka akan gunakan tidak tersedia pada buku tersebut. b) Peletakkan buku yang tidak secara hati-hati oleh petugas. Petugas bagian sirkulasi bertugas menerima setiap buku yang dikembalikan dan meletakkan pada meja petugas sebelum disusun kembali ke raknya. Ketidakhati-hatian petugas dalam meletakkan buku, membuat buku terlipat atau rusak secara tidak disengaja.

121

c) Peminjaman buku yang dilakukan secara tidak bertanggung jawab. Salah satu penyebab kerusakan buku adalah akibat tindakan mahasiswa yang kurang menghargai dan memahami peraturan yang menganjurkan mahasiswa untuk menjaga kerapian dan kebersihan buku demi kenyamanan bersama. Mahasiswa yang tidak bertanggung jawab, saat meminjam buku dengan sengaja merusak buku untuk kepentingan pribadi. Seperti mencoret buku yang dipinjam saat membaca buku tersebut, atau menyobek sebagian halaman buku yang dianggap memiliki informasi yang diperlukan. Akibatnya buku yang dikembalikan kondisinya menjadi rusak dan merugikan baik pihak LKC Bina Nusantara University ataupun bagi mahasiswa lainnya. Tindakan ini juga menunjukkan bahwa mahasiswa tidak menyadari akan pentingnya menjaga kualitas buku yang dipinjam untuk kepentingan bersama. Buku yang disediakan di LKC Bina Nusantara

University

kepentingannya

sendiri

bukan

hanya

melainkan

juga

untuk untuk

memenuhi memenuhi

kebutuhan referensi buku seluruh mahasiswa Bina Nusantara University. Kerusakan buku yang terjadi secara sengaja atau tidak sengaja akan berdampak bagi pihak LKC Bina Nusantara University, yaitu:

122

a) Besarnya biaya kerusakan yang harus ditanggung pihak LKC Bina Nusantara University. LKC

Bina

Nusantara

University

memiliki

bagian

collection development yang memiliki tugas melakukan perawatan koleksi, dengan pengecekan terhadap kondisi buku yang rusak dan melakukan perbaikan. Kerusakan yang dapat diperbaiki salah satunya yaitu jika ada halaman yang hilang dengan syarat ada buku lain sejenis yang masih tersedia. Petugas pada bagian collection development akan melakukan fotokopi terhadap halaman yang hilang dan menyisipkan pada buku yang rusak tersebut. Setiap kerusakan yang diidentifikasi oleh bagian collection development akan diperbaiki dan ditanggung biaya nya oleh pihak LKC Bina Nusantara University. Dengan begitu akibat dari banyaknya kerusakan buku ini akan berdampak pada besarnya biaya perbaikan yang harus dikeluarkan oleh pihak LKC Bina Nusantara University. b) Kondisi buku di LKC Bina Nusantara University tidak sesuai dengan harapan yang membuat mahasiswa tidak ke LKC Bina Nusantara University untuk meminjam buku. Mahasiswa merasa kondisi buku yang ada di LKC Bina Nusantara University tidak sesuai dengan harapan, dimana terdapat banyak kondisi buku yang rusak dan tidak terawat. Dengan banyak buku yang tidak terawat atau rusak membuat menurunnya minat mahasiswa ke LKC Bina Nusantara University untuk meminjam buku. Contohnya hilangnya halaman buku, saat

123

mahasiswa akan menggunakan buku tersebut dan setelah melakukan peminjaman ternyata halaman buku tidak lengkap, ini membuat mahasiswa kesulitan dalam mengerjakan tugasnya. Kondisi buku yang tidak terjamin ini membuat mahasiswa memilih alternatif lain seperti membeli buku sendiri, fotokopi atau ke perpustakaan lain. Hal ini tentunya juga terkait dengan rendahnya kualitas pelayanan yang dirasakan oleh mahasiswa. c) Pihak LKC Bina Nusantara University mengalami kerugian atas kerusakan aset yang dimiliki. Setiap buku yang dibeli merupakan aset dari LKC Bina Nusantara University, dimana membutuhkan alokasi budget dan berbagai pertimbangan sebelum keputusan untuk menambah koleksi buku. Buku menjadi salah satu aset penting bagi LKC Bina Nusantara University, karena LKC Bina Nusantara University bergerak untuk memenuhi kebutuhan referensi perkuliahan dengan persediaan buku yang dimiliki. Jadi kerusakan buku yang terjadi dianggap sebagai suatu kerugian bagi pihak LKC Bina Nusantara University.

4.2.4. Prosedur Peminjaman Buku Skripsi Gambaran proses peminjaman buku skripsi yang berlaku LKC Bina Nusantara University, dimulai dengan mahasiswa mencari buku skripsi yang diinginkan secara manual pada setiap rak yang tersedia, dan melakukan peminjaman melalui petugas bagian skripsi. Risiko yang terkait dengan proses pengembalian diatas yaitu sebagai berikut :

124

4.2.4.1.

Risiko terkait dengan pencarian buku skripsi a. Kesulitan dalam menemukan buku skripsi

Gambar 4.37 Penempatan kode buku skripsi tidak sesuai rak Pihak LKC Bina Nusantara University menyediakan buku skripsi yang akan diganti setiap periodenya. Masa guna setiap koleksi buku skripsi adalah 2 tahun. Buku skripsi yang ada di LKC Bina Nusantara University diberikan kode berupa nomor urut, tahun buku skripsi serta kode jurusan penulis. Dalam hal tata letak buku, buku skripsi berbeda dengan buku teks dan buku tandon, penyusunan buku skripsi dilakukan sesuai dengan nomor urut serta jurusan. Hal ini untuk mempermudah dalam melakukan filter terhadap buku skripsi sesuai dengan jurusannya. Pada kenyataannya di lapangan, mahasiswa merasa kesulitan dalam menemukan buku skripsi yang mereka inginkan. Hal ini disebabkan oleh beberapa hal diantaranya : a) Mahasiswa meletakkan buku skripsi tidak sesuai dengan tempatnya Mahasiswa menggunakan buku skripsi sebagai referensi dalam menyusun karya ilmiah atau thesisnya. Kebanyakan mahasiswa setelah menggunakan buku tidak mengembalikan buku tersebut sesuai

125

dengan kodenya. Untuk meminimalisir hal ini, LKC Bina Nusantara University menerapkan peraturan agar mahasiswa harus melakukan peminjaman dan pengembalian pada bagian thesis. Dengan demikian, petugas bagian thesis yang akan menerima buku yang telah dipinjam dan mengembalikannya di tempat yang sesuai dengan urutan dan jurusannya. Tapi hal ini tidak dapat menutupi risiko kesulitan pencarian buku karena ada mahasiswa yang meletakkan buku skripsi secara acak ketika melakukan pencarian buku baik secara disengaja ataupun tanpa disengaja. Mahasiswa meletakan buku secara acak yang dilakukan secara sengaja dikarenakan beberapa alasan diantaranya karena koleksi yang terbatas sehingga mahasiswa merasa perlu memonopoli buku tersebut agar dapat ditemukan ketika diinginkan, mahasiswa tidak mau repot untuk melihat nomor urut sebelum meletakan buku skripsi sehingga mahasiswa langsung meletakan buku pada rak yang terdekat. b) Human error Seperti yang telah dijelaskan di atas, pihak LKC Bina Nusantara University menerapkan peraturan agar mahasiswa harus melakukan peminjaman dan pengembalian pada bagian thesis. Dengan demikian, petugas bagian thesis yang akan menerima buku yang telah dipinjam dan mengembalikannya di tempat yang sesuai dengan urutan dan jurusannya. Human error dapat dalam menyusun buku skripsi sehingga buku tidak ditempatkan sesuai dengan kodenya.

126

c) Tidak adanya informasi mengenai letak buku skripsi yang diinginkan pada situs LKC Bina Nusantara University Tidak seperti buku teks, informasi mengenai letak buku skripsi tidak terdapat pada situs LKC Bina Nusantara University. Jadi untuk mencari buku skripsi, mahasiswa harus melihat satu per satu buku skripsi yang tersedia pada setiap rak.

Dampak yang ditimbulkan dari tata letak buku skripsi yang tidak sesuai yaitu: a) Bagi petugas LKC Bina Nusantara University, sulit untuk melakukan pendataan pada buku skripsi yang tersedia. Informasi mengenai buku yang masih dipinjam dan yang telah dikembalikan sulit untuk diperiksa kesesuaiannya dengan buku yang terletak di rak. Berdasarkan hasil observasi pada petugas bagian thesis, petugas meragukan data yang ada pada pengembalian dan peminjaman buku skripsi menunjukkan kondisi real ketersediaan buku. b) Bagi mahasiswa, untuk menemukan buku skripsi yang sesuai topik mereka harus mencari secara manual pada rak dengan melihat setiap buku skripsi yang tersedia. Dengan kondisi buku skripsi yang tidak urut menyulitkan mahasiswa ketika akan mencari buku skripsi yang mereka inginkan dengan melalui kodenya.

127

4.2.4.2.

Risiko Peminjaman Buku Skripsi

a. Banyaknya pelanggaran penggunaan buku skripsi Pihak LKC Bina Nusantara University memiliki prosedur peminjaman buku skripsi dengan melalui petugas bagian skripsi. Akan tetapi pada prakteknya, masih banyak mahasiswa yang melanggar prosedur ini. Pelanggaran ini disebabkan oleh tidak jelasnya aturan dalam peminjaman buku skripsi, yang mengakibatkan mahasiswa

dapat

meminjam

buku

skripsi

tanpa

melakukan

peminjaman sesuai aturan yang berlaku. Adapun penyebab timbulnya pelanggaran tersebut adalah: a) Tidak konsistennya prosedur yang berlaku Perubahan yang terjadi pada prosedur tentunya hal yang dapat terjadi. Akan tetapi apabila perubahan itu sering terjadi dan tanpa disosialisasikan, tentunya akan menyebabkan timbulnya anggapan bahwa prosedur yang berlaku rumit dan tidak konsisten. b) Tidak jelasnya prosedur peminjaman buku skripsi Menurut hasil observasi, terdapat dua cara peminjaman buku skripsi, yaitu yang pertama peminjaman dapat dilakukan dengan hanya menyebutkan NIM kepada petugas. Dan yang kedua adalah dengan menyerahkan flazz card kepada petugas. Aturan yang sebenarnya

berlaku

adalah

peminjaman

dilakukan

dengan

memberikan flazz card kepada petugas. Hal diatas menunjukan, prosedur yang berlaku belum jelas benar dipahami oleh petugas. Akibat dari pelanggaran penggunaan buku skripsi yaitu : a) Tidak ada informasi mengenai jumlah peminjam buku skripsi.

128

Pelanggaran penggunaan buku skripsi yang dilakukan yaitu tidak melakukan peminjaman buku skripsi sesuai dengan prosedurnya. Hal ini membuat tidak adanya informasi mengenai jumlah peminjaman buku skripsi yang telah dilakukan. Hal ini akan

berdampak

pada

tidak ada

pengendalian

terhadap

peminjaman dan pengembalian buku skripsi. b) Jumlah pelanggaran yang semakin banyak karena tidak ada sanksi yang tegas. Dampak dari pelanggaran penggunaan buku skripsi yang terjadi ini membuat mahasiswa baru ataupun yang tidak mengetahui prosedur peminjaman buku skripsi ikut melakukan pelanggaran walaupun secara tidak sengaja. Tidak adanya sanksi yang tegas dan ketegasan petugas membuat peraturan yang diterapkan pada LKC Bina Nusantara University tidak dapat berjalan efektif.

b. Risiko terjadinya pelanggaran hak cipta terhadap koleksi perpustakaan khususnya buku skripsi. Tindakan pelanggaran hak cipta terjadi karena penyebarluasan informasi yang ada pada buku skripsi tanpa izin. Pelanggaran hak cipta buku skripsi yang terjadi diantaranya: mahasiswa memotret sebagian atau seluruh isi buku skripsi, mengambil informasi pada buku skripsi melalui situs LKC Bina Nusantara University, dan kemudian menyebarluaskan informasi tersebut tanpa izin. Penyebab pelanggaran hak cipta ini yaitu :

129

a) Mahasiswa ingin menggunakan buku skripsi sebagai bahan referensi. Buku skripsi merupakan salah satu bahan referensi yang digunakan oleh mahasiswa dalam menyusun karya ilmiah atau thesis. Biasanya buku skripsi digunakan sebagai panduan serta sarana dalam mengumpulkan sejumlah informasi terkait dengan topik yang diteliti oleh mahasiswa. Mahasiswa mengumpulkan informasi yang ada dengan berbagai macam metode seperti mengetik isi skripsi, mencari file skripsi pada situs LKC Bina Nusantara University dan bahkan dengan metode memotret isi skripsi. Foto ataupun file yang berisi data dan informasi ini disebarkan secara luas oleh mahasiswa dengan mengirimkannya pada salah satu file hosting dengan tujuan memberikan informasi tersebut pada temannya. Namun penyebaran foto dan file pada file hosting ini menyebabkan penyebaran file yang tidak terkendali karena setiap orang dapat mengakses file tersebut. b) Mahasiswa tidak menyadari pentingnya peraturan tentang copyright. LKC Bina Nusantara University memiliki aturan bahwa mahasiswa tidak diperbolehkan untuk memotret buku skripsi. Peraturan ini dibuat sebagai tindakan pencegahan terhadap pelanggaran hak cipta. Untuk file skripsi yang di download melalui situs LKC Bina Nusantara University, juga telah disertai dengan agreement agar tidak menyebarluaskan file yang didapat dan hanya menggunakannya untuk kepentingan pendidikan. Semua prosedur

130

ini dibuat untuk melindungi hak cipta penulis atas karyanya. Namun mahasiswa tidak menyadari akan pentingnya pengaturan terhadap hak cipta suatu buku sehingga mengabaikan semua prosedur yang telah dibuat. c) Tidak ada sosialisasi terhadap prosedur yang ada di LKC Bina Nusantara University. LKC Bina Nusantara University memiliki prosedur yang terkait dengan perlindungan terhadap hak cipta. Tapi semua prosedur LKC Bina Nusantara University tidak disosialisasikan pada mahasiswa. Berdasarkan hasil observasi pada saat penerimaan mahasiswa baru, kunjungan ke perpustakaan hanya dilakukan secara umum hanya melihat kondisi LKC Bina Nusantara University, tidak ada penjelasan mengenai cara peminjaman, pengembalian buku dan prosedur yang berlaku di LKC Bina Nusantara University. Dampak dari tindakan pelanggaran hak cipta ini adalah terjadi penyebaran data skripsi yang tidak terkendali. Informasi yang ada dalam skripsi dapat diakses oleh semua orang, dan bahkan yang bukan dengan tujuan pendidikan. Skripsi biasanya memiliki beberapa informasi rahasia dari perusahaan atau objek studi yang diteliti.

Informasi

ini

ditujukan

hanya

untuk

kepentingan

pendidikan. Penyebaran data yang tidak terkendali membuat semua informasi serta hasil analisa ataupun evaluasi menjadi tersebar secara luas. Informasi ini dapat diakses serta digunakan oleh berbagai pihak dengan kepentingan yang berbeda sehingga hal ini

131

dapat mengakibatkan kerugian bagi pihak terkait dalam skripsi tersebut.

4.2.5. Prosedur Pengembalian Buku Skripsi Gambaran proses pengembalian buku skripsi yang berlaku LKC Bina Nusantara University, dimana mahasiswa mengembalikan buku skripsi ke petugas, lalu petugas yang akan memasukkan data pengembalian dan meletakkan buku skripsi ke raknya. Risiko yang terkait dengan proses pengembalian diatas yaitu ketidakakuratan data pengembalian buku skrispi. Penyebab ketidakakuratan data pengembalian buku skripsi yaitu : a) Petugas yang tidak professional. Petugas yang bertugas di bagian buku skripsi, ada yang tidak bekerja sebagaimana prosedur yang berlaku. Contohnya, petugas tidak langsung mencatat pengembalian buku skripsi ke dalam sistem pengembalian. Hal ini juga dapat berakibat miss responsible apabila terjadi kerusakan ataupun kehilangan buku skripsi. b) Mahasiswa tidak merasa berkewajiban untuk mengembalikan buku skripsi. Berdasarkan pengamatan penulis, data peminjaman buku skripsi dianggap tidak penting oleh petugas perpustakaan. Hal ini ditunjukan dengan penghapusan data peminjaman tanpa melihat apakah buku itu sudah dikembalikan atau belum. Petugas berasumsi, buku skripsi tidak akan bisa dibawa keluar dari ruang perpustakaan, jadi buku pasti berada dalam ruang perpustakaan. Akan tetapi, tindakan petugas ini tentunya

132

bertentangan dengan prosedur yang berlaku, yang mengharuskan semua pengembalian langsung dicatat. Dampak dari ketidakakuratan data pengembalian buku skripsi yaitu menurunnya integritas laporan buku skripsi. Tindakan petugas yang tidak mencatat pengembalian buku skripsi tepat waktu, merupakan salah satu penyebab turunnya integritas laporan buku skripsi secara real time.

4.2.6. Prosedur Peminjaman Koleksi Multimedia Gambaran proses peminjaman koleksi multimedia yang berlaku LKC Bina Nusantara University, dimulai dengan mahasiswa memberitahukan judul dari koleksi multimedia yang ingin dipinjam kepada petugas bagian information and assistance, petugas akan mencarikan koleksi multimedia, petugas mengecek kondisi CD/DVD terlebih dahulu baru mahasiswa dapat melakukan peminjaman koleksi multimedia. Risiko yang terkait dengan proses peminjaman koleksi multimedia yaitu: 1. Kesulitan dalam pencarian koleksi multimedia Adapun kejadian-kejadian yang dapat dikelompokan dalam kategori kesulitan pencarian adalah : a. Sulit menemukan koleksi multimedia yang diinginkan

Gambar 4.38 Koleksi multimedia

133

Kesulitan ini disebabkan karena tidak adanya informasi tentang daftar koleksi multimedia yang tersedia pada situs LKC Bina Nusantara University yang biasanya digunakan sebagai acuan dalam pencarian yang digunakan oleh mahasiswa. b. Ketidaktahuan tentang koleksi multimedia yang tersedia Tidak adanya sosialisasi ataupun penjelasan mengenai daftar koleksi multimedia apa sajakah yang tersedia pada LKC Bina Nusantara

University.

Ketidaktahuan

ini

juga

menyebabkan

mahasiswa tidak dapat memanfaatkan layanan peminjaman koleksi multimedia ini. Adapun penyebab terjadinya kesulitan dalam pencarian koleksi multimedia adalah tidak ada daftar koleksi multimedia yang tersedia. Pada situs LKC Bina Nusantara University belum tersedia daftar yang menjelaskan koleksi multimedia apa sajakah yang disediakan pihak LKC Bina Nusantara University, yang juga berarti tidak ada penjelasan tentang dimana letak masing-masing koleksi multimedia tersebut. Adapun akibat yang ditimbulkan apabila risiko ini dibiarkan terjadi adalah pencarian koleksi multimedia membutuhkan waktu yang lama. Apabila terjadi kesulitan dalam pencarian koleksi multimedia dikarenakan tidak adanya informasi mengenai dimana letak koleksi multimedia tersebut akan mengakibatkan bertambahnya waktu untuk menemukan koleksi multimedia yang diinginkan oleh pengguna. Karena tidak ada informasi, maka pencarian pun akan

134

dilakukan secara manual yang tentunya akan memakan waktu yang lebih lama pula. 2. Kehilangan koleksi multimedia Koleksi multimedia sebelumnya hanya dapat dipinjam selama di ruang LKC Bina Nusantara University. Pihak LKC Bina Nusantara University menerapkan prosedur baru terkait dengan peminjaman koleksi multimedia. Kehilangan koleksi multimedia disebabkan oleh petugas yang tidak mengetahui prosedur peminjaman koleksi multimedia serta tidak adanya RFID Tag. Berdasarkan observasi, pada saat peminjaman koleksi multimedia, ada petugas yang tidak memahami bagaimana memproses transaksi peminjaman koleksi multimedia. Petugas tersebut hanya melakukan scan pada barcode yang terdapat pada CD/DVD, dan memberikan CD/DVD langsung pada mahasiswa. Pada saat pengembalian, ternyata data peminjaman tersebut tidak tercatat dalam sistem peminjaman LKC Bina Nusantara University. CD/DVD juga tidak terdapat RFID Tag sehingga saat di bawa keluar ruangan LKC tidak diketahui. Dampak dari kehilangan koleksi multimedia adalah pihak LKC Bina

Nusantara

University

mengalami

kerugian

karena

harus

mengeluarkan biaya penggantian CD/DVD. Selain itu, tidak tercatatnya transaksi peminjaman membuat perbedaan antara ketersediaan CD/DVD dengan data pada database LKC Bina Nusantara University, informasi mengenai koleksi multimedia sudah tidak akurat atau sesuai dengan kondisi real di LKC Bina Nusantara University.

135

4.2.7. Prosedur Pengembalian Koleksi Multimedia Gambaran proses pengembalian koleksi multimedia yang berlaku LKC Bina Nusantara University, dimulai dengan mahasiswa yang mengembalikan koleksi multimedia dan petugas akan mencatat pengembalian serta melakukan pengecekan terhadap kondisi koleksi multimedia. Risiko yang terkait dengan proses pengembalian koleksi multimedia yaitu kerusakan koleksi multimedia. Adapun

kejadian-kejadian

yang

dapat

dikategorikan

sebagai

kerusakan koleksi multimedia adalah: a) Tidak terbacanya koleksi multimedia di CD/DVD room Koleksi multimedia yang dimiliki oleh LKC Bina Nusantara University sebagian berupa CD/ DVD. Apabila CD/ DVD tersebut tidak dapat dijalankan dengan menggunakan CD/DVD room, maka dapat dikatakan bahwa koleksi multimedia tersebut telah mengalami kerusakan. Hal tersebut dapat disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut : a. Adanya goresan pada CD/ DVD b. CD/ DVD patah ataupun retak Adapun penyebab kerusakan koleksi multimedia tersebut adalah pemakaian yang tidak bertanggung jawab. Kerusakan koleksi multimedia juga dapat diakibatkan oleh pemakaian yang tidak bertanggung jawab, misalnya CD/ DVD diletakan dengan tidak tepat pada kotaknya.

136

Akibat yang ditimbulkan akibat terjadinya risiko tersebut adalah : a) Berkurangnya jumlah koleksi yang dimiliki oleh LKC Binus University. Kerusakan tersebut dapat mengakibatkan koleksi multimedia tidak dapat digunakan lagi yang mengakibatkan koleksi multimedia tersebut tidak tersedia dalam kurun waktu tertentu sampai adanya penggantian terhadap koleksi multimedia yang rusak tersebut. b) Adanya biaya penggantian untuk mengganti koleksi multimedia yang rusak Biaya penggantian yang dimaksudkan disini adalah biaya yang harus dikeluarkan oleh pihak LKC Bina Nusantara University apabila kerusakan yang terjadi tersebut adalah akibat faktor alam, misalnya karena faktor usia maupun karena kerusakan akibat peristiwa alam yang tak terhindarkan (bencana alam).

137

Berikut tabel hasil risk assessment pada LKC Bina Nusantara University : No.

Risiko

Penyebab

Dampak

Penggunaan Electronic Entrance Gate 1.

Terjadinya kerusakan

− Tidak adanya

- Alur masuk ke

electronic entrance

maintenance rutin

dalam LKC Bina

gate.

terhadap electronic

Nusantara

entrance gate.

University jadi

− Penggunaan electronic entrance

terganggu. - Tidak dapat

gate yang tidak

dibedakan antara

berhati-hati.

pengunjung yang merupakan binusian dan nonbinusian. - Ketidaklengkapan data yang terdapat pada laporan jumlah pengunjung. - Laporan jumlah pengunjung tidak dapat menjadi patokan untuk bahan pengambilan keputusan strategis.

2.

Kebijakan rentang

Ketidakpahaman

Mahasiswa harus

waktu untuk tapping

mahasiswa karena

menunggu selama

tidak jelas dipahami

ridak ada sosialisasi

lima belas menit

oleh mahasiswa.

tentang rentang waktu

sebelum dapat

tapping.

melakukan tapping selanjutnya.

138

No. 3.

Risiko

Penyebab

Dampak

Tidak dilaksanakannya Mahasiswa tidak

Ketidakhandalan

prosedur yang

mengetahui pentingnya

laporan jumlah

berhubungan dengan

penggunaan electronic

pengunjung LKC Bina

electronic entrance

entrance gate.

Nusantara University.

gate. Tabel 4.1 Risk Assessment pada Electronic Entrance Gate

No.

Risiko

Penyebab

Dampak

Penggunaan Fasilitas OPAC 1.

Rendahnya tingkat

− Koneksi Intranet

− Tidak tercapainya

penggunaan fasilitas

yang lambat pada

tujuan pengadaan

OPAC.

fasilitas OPAC.

fasilitas OPAC.

− Tidak ada koneksi

− Menurunkan jumlah

intranet pada fasilitas

pengguna fasilitas

OPAC.

OPAC.

− Tidak ada informasi, sosialisasi dan komunikasi yang berkelanjutan dalam penggunaan fasilitas OPAC. 2.

Kerusakan fasilitas OPAC.

− Tidak ada

− Kesulitan pada

maintenance rutin.

proses pencarian

− Penggunaan fasilitas

informasi di situs

OPAC yang tidak

LKC Bina

bertanggung jawab.

Nusantara University.

139

No. 2.

Risiko

Penyebab

Dampak

− Menurunnya tingkat

Kerusakan fasilitas OPAC. (sambungan)

kepuasan mahasiswa terhadap pelayanan dan fasilitas.

Tabel 4.2 Risk Assessment pada Fasilitas OPAC

No.

Risiko

Penyebab

Dampak

Situs LKC Bina Nusantara University (dalam mendukung mesin OPAC) 1.

Kesalahan

− Human error.

− Menurunnya tingkat

penyampaian

kepercayaan atas

informasi dalam

informasi yang

pencatatan judul buku

disajikan pada situs

yang tersedia pada

LKC Bina Nusantara

situs LKC Bina

University.

− Kesulitan dalam

Nusantara University.

mancari buku yang dibutuhkan. 2.

Kesulitan memahami

− Tidak ada sosialisasi

informasi tata letak

cara mencari lokasi

buku pada situs LKC

buku dengan

Bina Nusantara

menggunakan kode

University.

buku pada situs LKC Bina Nusantara University.

− Kesulitan menemukan buku.

140

No. 3.

Risiko

Penyebab

Dampak

Ketidaksesuaian letak

− Peletakkan buku

buku (DDC) pada situs

yang tidak pada

LKC Bina Nusantara

LKC Bina Nusantara

tempatnya oleh

University mengenai

University dengan tata

mahasiswa.

lokasi buku tidak

letak sebenarnya.

− Informasi pada situs

− Kesalahan peletakkan

dapat diandalkan

dapat juga dilakukan

lagi untuk

oleh petugas (human

melakukan pencarian

error).

lokasi buku.

Tabel 4.3 Risk Assessment pada Situs LKC Bina Nusantara University

No.

Risiko

Penyebab

Dampak

Penggunaan Mesin auto-borrowing 1.

Kerusakan mesin auto- Tidak ada maintenance − Peminjaman harus borrowing

secara rutin pada mesin

dilakukan secara

auto-borrowing.

manual atau melalui petugas sirkulasi.

− Antrian menjadi panjang pada mesin auto-borrowing atau petugas.

2.

− Mesin auto-

Terjadinya antrian

Tidak ada

panjang

pemberitauan

borrowing yang

mengenai spesifikasi

tersedia tidak efektif

layar yang digunakan

pada antrian yang

pada mesin auto-

ada.

borrowing

− Mahasiswa sulit untuk melakukan pemnjaman karena layar bersifat resistive.

141

No. 3.

Risiko

Penyebab

Dampak

Data peminjaman

Error pada aplikasi

Penurunan

tidak tersimpan ke

mesin auto-borrowing.

kepercayaan terhadap

dalam database LKC

fungsi kinerja dari

Bina Nusantara

mesin auto-

University.

borrowing.

Tabel 4.4 Risk Assessment pada Mesin auto-borrowing

No.

Risiko

Penyebab

Dampak

Peminjaman Buku Teks dan Tandon 1.

Jumlah koleksi buku

Adanya monopoli yang − Kesulitan meminjam

LKC Bina Nusantara

dilakukan oleh

buku karena masalah

University tidak

mahasiswa.

ketersediaan buku.

memenuhi kebutuhan mahasiswa. Tabel 4.5 Risk Assessment pada Peminjaman Buku Teks dan Tandon

No.

Risiko

Penyebab

Dampak

Pengembalian Buku Teks dan Tandon 1.

Kerusakan koleksi buku teks.

− Petugas tidak

− Besarnya biaya

mengecek secara detil

kerusakan yang

buku yang

harus ditangung

dikembalikan.

LKC Bina

− Peletakkan buku yang

Nusantara

tidak secara hati-hati

University.

oleh petugas.

− Peminjaman buku

− Kondisi buku di LKC Bina

yang dilakukan secara

Nusantara

tidak bertanggung

University tidak

jawab.

sesuai harapan.

142

No. 1.

Risiko

Penyebab

Dampak

− Pihak LKC Bina

Kerusakan koleksi buku teks.

Nusantara

(sambungan)

University mengalami kerugian atas kerusakan aset yang dimiliki.

Tabel 4.6 Risk Assessment pada Pengembalian Buku Teks dan Tandon

No.

Risiko

Penyebab

Dampak

Peminjaman Buku Skripsi 1.

Kesulitan dalam

− Mahasiswa

− Bagi petugas LKC,

menemukan buku

meletakkan buku

sulit untuk

skripsi.

skripsi tidak sesuai

melakukan

dengan tempatnya

pendataan pada

− Human error − Tidak adanya

buku skripsi.

− Bagi mahasiswa

informasi mengenai

untuk menemukan

letak buku skripsi

buku skripsi harus

pada situs LKC Bina

mencari secara

Nusantara University

manual pada rak skripsi yang tersedia.

2.

− Tidak ada informasi

Banyaknya

Tidak konsistennya

pelanggaran

prosedur yang berlaku

mengenai jumlah

penggunaan buku

Tidak jelasnya

peminjaman buku

skripsi

prosedur peminjaman

skripsi.

buku skripsi

− Jumlah pelangaran semakin banyak karena tidak ada sanksi yang tegas.

143

No. 3.

Risiko

Penyebab

Pelanggaran hak cipta

− Buku skripsi sebagai

Dampak Penyebaran data

terhadap koleksi

bahan referensi bagai

skripsi yang tidak

perpustakaan

mahasiswa.

terkendali.

− Mahasiswa tidak

khususnya buku skripsi

menyadari

(Observasi)

pentingnya copyright.

− Tidak ada sosialisasi terhadap prosedur yang ada di LKC Bina Nusantara University. Tabel 4.7 Risk Assessment pada Peminjaman Buku Skripsi

Risiko

Penyebab

Dampak

No. Pengembalian Buku Skripsi 1.

Ketidakakuratan data pengembalian buku skripsi

− Petugas yang tidak professional.

− Mahasiswa tidak

Menurunnya integritas laporan mengenai buku skripsi.

merasa memiliki kepentingan apapun untuk mengembalikan buku skripsi. Tabel 4.8 Risk Assessment pada Pengembalian Buku Skripsi

144

No.

Risiko

Penyebab

Dampak

Peminjaman Koleksi Multimedia 1.

2.

Kesulitan dalam

Tidak ada daftar

Pencarian koleksi

pencarian koleksi

koleksi multimedia

multimedia

multimedia

yang tersedia

membutuhkan waktu

(Observasi)

yang lama

− Pretugas tidak

− Pihak LKC Bina

Kehilangan koleksi multimedia

mengetahui prosedur

Nusantara

(Observasi)

peminjaman koleksi

University

multimedia

mengalami kerugian

− Tidak ada RFID Tag

− Informasi mengenai

pada koleksi

ketersediaan koleksi

multimedia

multimedia tidak akurat.

Tabel 4.9 Risk Assessment pada Peminjaman Koleksi Multimedia

No.

Risiko

Penyebab

Dampak

Pengembalian Koleksi Multimedia 1.

Kerusakan koleksi

Pemakaian yang tidak

multimedia

bertanggung jawab

− Berkurangnya jumlah koleksi yang dimiliki LKC Bina Nusantara University

− Adanya biaya penggantian untuk mengganti koleksi multimedia yang rusak. Tabel 4.10 Risk Assessment pada Pengembalian Koleksi Multimedia

145

4.3. Penggolongan dan Pemeringkatan Risiko Berikut penggolongan risiko berdasarkan dampak serta frekuensi terjadinya: Dampak Rendah

Tinggi

a)

Rendahnya

Sedang a) Risiko

Tinggi

terjadinya a)

Ketidaksesuaian

tingkat

pelanggaran hak cipta

letak

penggunaan

terhadap

pada situs LKC Bina

fasilitas OPAC

perpustakaan

b)

Banyaknya

koleksi

(DDC)

Nusantara University

khususnya

buku

dengan

skripsi

pelanggaran

buku

tata

letak

sebenarnya.

penggunaan buku skripsi

Frekuensi Terjadinya

b)

Kesulitan

a)

Kebijakan

a)

rentang

penyampaian

dalam

mengenai

menemukan

waktu tapping tidak

informasi dalam

buku skripsi

jelas

pencatatan judul buku

dipahami

mahasiswa b)

yang tersedia pada

Ketidakakuratan

data

pengembalian

c)

situs LKC Bina Nusantara University. b)

buku skripsi

Sedang

Kesalahan

Kesulitan

Tidak

memahami informasi

dilaksanakannya

tata letak buku pada

prosedur berhubungan electronic gate.

yang dengan

situs LKC Bina Nusantara University

entrance c)

Jumlah koleksi

buku LKC Bina Nusantara University tidak memenuhi kebutuhan mahasiswa d)

Kerusakan

koleksi buku teks

146

a)

Kerusakan

fasilitas OPAC

b)

Terjadinya

kerusakan

a)

peminjaman tidak

electronic

tersimpan ke dalam

Kerusakan mesin

database LKC Bina

auto-borrowing

Rendah

Frekuensi terjadinya

entrance gate c)

d)

Data

Nusantara University

Terjadinya

antrian panjang e)

Kesulitan dalam

pencarian

koleksi

multimedia f)Kerusakan

koleksi

multimedia Rendah

Sedang

Tinggi

Dampak Tabel 4.11 Penggolongan risiko LKC Bina Nusantara University

4.4. Risiko dengan CIA (Confidentiality, Integrity, Availability) Risiko

No.

C

I

A

Alasan

Penggunaan Electronic Entrance Gate 1.

Terjadinya

kerusakan

electronic

entrance

Kerusakan electronic entrance




gate

gate akan berdampak pada tidak dapat

digunakannya

mesin

electronic entrance gate (A) 2.

Kebijakan

rentang

waktu untuk tapping

Kurangnya




pemahaman

mahasiswa akan kebijakan ini

tidak jelas dipahami

membuat

oleh mahasiswa

dapat

mahasiswa melakukan

tidak tapping

masuk ke ruang LKC sebelum 15 menit (A)

147

No. 3.

Risiko

C

I

A

Alasan

Tidak dilaksanakannya

Tidak

prosedur

prosedur

yang

berhubungan electronic




dengan

electronic

entrance

berdampak

gate

dilaksanakannya terkait entrance pada

dengan gate laporan

pengunjung, di mana jumlah pengunjung

yang

tercatat

berbeda dengan kondisi real nya Tabel 4.12 CIA Electronic Entrance Gate No.

Risiko

C

I

A

Alasan

Penggunaan Fasilitas OPAC 4.

Rendahnya

tingkat

penggunaan

fasilitas

Kerusakan fasilitas OPAC akan




OPAC

berdampak pada tidak dapat digunakannya fasilitas OPAC (A).

5.

Kerusakan

fasilitas

Kerusakan fasilitas OPAC akan




OPAC

berdampak pada tidak dapat digunakannya fasilitas OPAC (A).

Tabel 4.13 CIA Fasilitas OPAC No.

Risiko

C

I

A

Alasan

Situs LKC Bina Nusantara University (dalam mendukung mesin OPAC) 6.

Kesalahan

Kesalahan

penyampaian informasi

buku berdampak pada integritas

dalam pencatatan judul buku

yang

tersedia

pada situs LKC Bina Nusantara University




pencatatan

judul

informasi buku pada situs LKC Bina Nusantara University (I).

148

No. 7.

Risiko

C

Kesulitan

memahami

informasi

tata

I

A

Alasan Informasi tata letak buku pada




letak

situs disajikan dalam bentuk

buku pada situs LKC

DDC yang harus dicocokkan

Bina

dengan papan buku teks untuk

Nusantara

University

menemukan lokasi buku. Tapi fasilitas papan

penunjang, petunjuk

seperti

lokasi

rak

sering tidak tersedia di fasilitas OPAC (A). 8.

Ketidaksesuaian

letak

DDC yang disediakan pada




buku (DDC) pada situs

situs

LKC

Bina

Nusantara

LKC Bina Nusantara

University di cocokkan dengan

University dengan tata

papan

letak sebenarnya

mendapatkan lokasi rak buku.

buku

teks

untuk

Tapi buku tidak terletak sesuai dengan

kodenya

sehingga

pada

ketersediaan

rak, buku

sulit untuk ditemukan (A). Tabel 4.14 CIA Situs LKC (dalam mendukung mesin OPAC) No.

Risiko

C

I

A

Alasan

Penggunaan Mesin auto-borrowing 9.

Kerusakan mesin auto-

Kerusakan

borrowing

borrowing




mesin

auto-

mengganggu

ketersediaan

layanan

peminjaman

dengan

menggunakan

mesin

auto-

borrowing (A). 10.

Terjadinya panjang

antrian

Antrian panjang menunjukkan




kurangnya ketersediaan mesin auto-borrowing dalam melayani peminjaman (A).

149

No.

Risiko

C

11.

Data peminjaman tidak tersimpan

ke

dalam

database

LKC

Bina

I

A

Alasan Data peminjaman yang tidak




Nusantara University

tersimpan

berdampak

integritas

informasi

pada dalam

database LKC Bina Nusantara University karena peminjaman yang

telah

dilakukan

tidak

terdata di database LKC (I). Tabel 4.15 CIA Mesin Auto-borrowing No.

Risiko

C

I

A

Alasan

Peminjaman Buku Teks dan Tandon 12.

Jumlah koleksi buku

Jumlah koleksi buku LKC Bina

LKC Bina Nusantara

Nusantara University terbatas,

University

tidak

memenuhi

kebutuhan




adanya

monopoli

buku

membuat mahasiswa lain tidak

mahasiswa

dapat melakukan peminjaman buku pada LKC Bina Nusantara University (A).

Tabel 4.16 CIA Peminjaman buku Teks dan Tandon No.

Risiko

C

I

A

Alasan

Pengembalian Buku Teks dan Tandon 13.

Kerusakan

koleksi

Kerusakan buku teks membuat

buku teks

berkurangnya




jumlah

buku

yang tersedia di LKC Bina Nusantara University karena butuh waktu untuk perbaikan ataupun penggantian buku (A).

Tabel 4.17 CIA Pengembalian buku Teks dan Tandon

150

No.

Risiko

C

I

A

Alasan

Peminjaman Buku Skripsi 14.

Kesulitan

dalam

menemukan

Buku




buku

skripsi

skripsi

tidak

terletak

sesuai dengan kode sehingga menyulitkan dalam menemukan buku skripsi (A).

15.

Banyaknya

Pelanggaran ini banyak terjadi




pelanggaran penggunaan

karena ada perbedaan antara

buku

prosedur

skripsi

dengan

yang

dijalankan oleh setiap petugas LKC. Hal ini berdampak pada integritas prosedur yang telah ditetapkan (I).

16.

Pelanggaran hak cipta

Pelanggaran hak cipta yang

terhadap

banyak

koleksi




perpustakaan

dilakukan

adalah

mahasiswa yang memotret buku

khususnya buku skripsi

skripsi yang berisi informasi perusahaan

dan

menyebarluaskan tanpa ada izin penulis (C). Tabel 4.18 CIA Peminjaman Skripsi No.

Risiko

C

I

A

Alasan

Pengembalian Buku Skripsi 17.

Ketidakakuratan pengembalian skripsi

data

Ketidakakuratan

buku

pengembalian




data buku

skripsi

terjadi akibat perbedaan antara waktu

pengembalian

yang

terjadi sebenarnya dengan yang tercatat dalam sistem, (I) Table 4.19 CIA Pengembalian Buku Skripsi

151

No.

Risiko

C

I

A

Alasan

Peminjaman Koleksi Multimedia 18.

Kesulitan

dalam

pencarian

koleksi

Kesulitan

dalam

pencarian

koleksi multimedia yang terjadi


akibat tidak adanya list koleksi

multimedia

multimedia, serta kurangnya sosialisasi

tentang

koleksi

multimedia itu sendiri (A). 19.

Kehilangan multimedia

koleksi

Kehilangan koleksi multimedia


terjadi saat petugas lupa untuk meminta koleksi

flazz

mahasiswa.

multimedia

tidak

dilengkapi dengan RFID Tag, sehingga untuk peminjamannya harus dilakukan dengan sangat hati-hati, karena tidak dapat dibedakan multimedia

apakah tersebut

koleksi sudah

dipinjam atau belum melalui electronic

gate.

Kehilangan

koleksi multimedia ini tentunya akan

menyebabkan

ketidaklengkapan koleksi

jumlah

multimedia

yang

dimiliki oleh pihak LKC Bina Nusantara University (A). Tabel 4.20 CIA Peminjaman Koleksi Multimedia

152

No.

Risiko

C

I

A

Alasan

Pengembalian Koleksi Multimedia 20.

Kerusakan

koleksi

Kerusak koleksi multimedia

multimedia

dapat terjadi akibat perilaku


peminjam

yang

tidak

bertanggung jawab maupun karena kurangnya perawatan dari pihak petugas. Kerusakan ini

tentunya

menyebabkan

akan kurangnya

koleksi yang dimiliki oleh pihak LKC Bina Nusantara University (A). Tabel 4.21 CIA Pengembalian Koleksi Multimedia

4.5. Pengendalian Berjalan di LKC Bina Nusantara University 4.5.1. Pengendalian terkait dengan buku skripsi a. Buku skripsi tidak boleh dibawa pulang Pihak LKC Bina Nusantara University menerapkan prosedur yang melarang mahasiswa meminjam buku skripsi untuk dibawa pulang. Hal ini dilakukan sebagai bentuk pengendalian agar stock buku skripsi selalu tersedia. Sebagai contoh, pengendalian ini dilakukan dengan tujuan agar tidak ada satu mahasiswa pun yang dapat memonopoli buku skripsi. Jadi, mahasiswa tersebut hanya dapat meminjam hari itu dan untuk baca di tempat saja. Selain itu, pengendalian ini juga berfungsi sebagai upaya pencegahan kerusakan yang dapat terjadi pada buku skripsi. Diharapkan dengan prosedur ini, buku tidak akan mengalami kerusakan, misalnya seperti rusak karena terkena air, terlipat maupun dicoret-coret. Hal ini

153

mungkin terjadi karena saat membaca di tempat tentunya orang akan lebih menjaga etikanya, sehingga tindakan-tindakan perusakan tersebut pun diharapkan dapat diminimalisasi. b. Pemberian barcode pada buku Pemberian barcode dimaksudkan untuk mempermudah proses pencatatan buku yang dipinjam ke dalam sistem peminjaman buku skripsi. Dengan adanya barcode akan tercatat waktu peminjaman serta buku skripsi apa yang dipinjam. Pemberian barcode ini juga dimaksudkan untuk mengurangi kemungkinan salah catat kode buku skripsi (jika dilakukan secara manual). c. RFID Tag pada buku skripsi

Gambar 4.39 RFID Tag Penerapan RFID Tag dimaksudkan untuk menjaga buku skripsi agar tidak keluar dari area LKC Bina Nusantara University. Semua buku skripsi yang dimiliki oleh pihak LKC Bina Nusantara University diberi RFID Tag. RFID Tag ini akan terhubung dengan electronic gate. Jadi buku skripsi tidak dapat dibawa keluar dari ruangan LKC Bina Nusantara University, karena electronic gate akan berbunyi saat buku skripsi melewati electronic gate.

154

d. Buku skripsi harus dipinjam dan dikembalikan lewat petugas Pengendalian ini dimaksudkan agar mahasiswa lebih berhati-hati dalam melakukan aktivitas peminjaman dan pengembalian buku skripsi. Saat melakukan peminjaman, petugas tentunya akan mengecek kondisi buku. Jadi saat buku sudah rusak sebelum terjadi peminjaman, petugas akan memberikan catatan khusus untuk memberitahu bahwa buku tersebut sudah mengalami kerusakan sebelum dipinjam. Demikian halnya saat pengembalian, petugas pun akan mengecek kondisi buku untuk mengetahui apakah buku yang dikembalikan mahasiswa dalam kondisi baik. Jika buku dalam kondisi rusak, maka petugas akan menanyakan alasan dari kerusakan buku skripsi pada mahasiswa yang bersangkutan. e. Pengadaan Stock Opname terhadap buku skripsi Sama halnya seperti buku teks dan tandon, buku skripsi pun akan diperiksa kondisinya secara berkala dengan pelaksanaan Stock Opname. Tujuan dari pelaksanaan stock opname ini adalah untuk menjaga kualitas koleksi yang dimiliki LKC Bina Nusantara Universtiy. Selain itu, stock opname juga bertujuan untuk memeriksa kondisi buku. Apabila dalam pemeriksaan tersebut ditemukan kerusakan-kerusakan, maka akan dilakukan tindakan perbaikan terhadap koleksi tersebut. Stock Opname akan dilakukan sebanyak dua kali dalam satu tahun, yaitu pada bulan Februari dan September. f. Binding buku skripsi Binding merupakan salah satu bentuk pengendalian yang diterapkan oleh LKC Bina Nusantara University guna memperbaiki kondisi buku. Petugas LKC akan melakukan pengecekan terhadap kondisi

155

buku skripsi saat pengembalian. Buku skripsi yang rusak seperti halaman yang lepas akan dipisahkan, untuk selanjutnya masuk pada proses binding. Binding dilakukan dengan penjilidan ulang terhadap buku skripsi sehingga tidak ada halaman yang hilang pada buku skripsi tersebut.

4.5.2. Pengendalian terkait buku teks dan tandon a. Penggunaan electronic entrance gate Electronic entrance gate digunakan untuk mengatur alur masuk pengunjung ke dalam ruang LKC Bina Nusantara University. Hanya pengunjung yang memiliki flazz card yang dapat memasuki ruang LKC Bina Nusantara University. Pengendalian ini bertujuan untuk membantu pihak LKC Bina Nusantara University dalam mengetahui mana pengunjung yang merupakan Binusian dan mana yang non-Binusian. Pengendalian ini seiring dengan penerapan prosedur LKC Bina Nusantara University yang mengharuskan semua pengunjung non-Binusian untuk melapor kepada petugas LKC terlebih dahulu sebelum memasuki ruang perpustakaan. Selain itu pengendalian ini juga dimaksudkan untuk membantu proses penghitungan jumlah pengunjung yang memasuki ruang LKC Bina Nusantara Universtiy. b. Tapping hanya berlaku dalam 3 detik Pengendalian ini merupakan suatu kebijakan untuk mencegah terjadinya antrian yang berkepanjangan pada electronic entrance gate. Batas waktu tiga detik dimaksudkan agar pengunjung tidak berlamalama berdiam pada electronic entrance gate.

156

c. Adanya penetapan waktu 15 menit untuk tapping selanjutnya. Pengendalian ini bertujuan untuk mencegah terjadinya penggunaan satu flazz card secara bersamaan. Sebagaimana kebijakan pihak

LKC

Bina

Nusantara

University

yang

mengharuskan

mahasiswa masuk menggunakan flazz card masing-masing. Dan satu flazz card hanya dapat digunakan oleh satu mahasiswa saja. Dengan adanya kebijakan ini diharapkan dapat meminimalkan tindakan mahasiswa yang meminjamkan flazz card nya pada temannya yang masuk setelah dirinya. d. Penerapan RFID Tag Penerapan RFID Tag dimaksudkan untuk membantu proses peminjaman buku pada LKC Bina Nusantara University. Semua buku yang tersedia di LKC Bina Nusantara University akan diberi RFID Tag. RFID Tag ini akan terhubung dengan electronic gate pada pintu keluar. Jika peminjaman mahasiswa belum tercatat dalam sistem peminjaman, maka pada saat mahasiswa keluar melewati electronic gate, electronic gate tersebut akan berbunyi sebagai pertanda buku yang dibawa keluar tersebut belum tercatat dalam sistem peminjaman. e. Peminjaman buku dilakukan dengan menggunakan Flazz Card Pengendalian ini dimaksudkan agar hanya pihak yang berwenang saja lah (Binusian) yang dapat melakukan proses peminjaman secara self service. Selain itu, juga bertujuan untuk mencatat transaksi peminjaman ke dalam sistem peminjaman, siapa yang meminjam buku tersebut, buku yang dipinjam, serta lama peminjaman. Penggunaan flazz card ini juga bertujuan untuk

157

mengetahui berapa jumlah buku yang sudah dipinjam oleh mahasiswa. Flazz card akan terhubung dengan sistem peminjaman untuk membantu menerapkan kebijakan lainnya, misalnya batas maksimal peminjaman buku sebanyak tiga. f. Sekali peminjaman maksimal 3 buku teks ataupun tandon Pengendalian ini bertujuan untuk mencegah terjadinya monopoli buku oleh satu mahasiswa saja. Jumlah tiga ini didapatkan dari hasil perhitungan pihak LKC Bina Nusantara University bahwa jumlah maksimal buku yang dapat terbaca oleh satu mahasiswa per minggunya adalah tiga buku. g. Maksimal peminjaman buku selama satu minggu Pengendalian ini dimaksudkan agar sirkulasi buku dapat teratur, jadi buku tidak berada pada mahasiswa untuk jangka waktu yang terlalu lama, yang tentunya dapat menggangu sirkulasi buku yang ada pada LKC Bina Nusantara University. Selain itu, menurut Manajer LKC Bina Nusantara University, prosedur ini juga merupakan upaya untuk mencegah agar mahasiswa tidak lupa untuk mengembalikan buku yang dipinjamnya. h. Buku Tandon maksimal dipinjam selam 3 jam Walaupun ada prosedur yang melarang mahasiswa untuk meminjam buku tandon untuk dibawa pulang, tetapi menyadari tingginya minat mahasiswa terhadap buku tandon, maka LKC Bina Nusantara University pun memberikan dispensasi berupa prosedur bahwa buku tandon dapat dipinjam untuk difotokopi dalam kurun waktu 3 jam. Batas waktu 3 jam, didasarkan dari pertimbangan pihak

158

LKC Bina Nusantara University

untuk waktu maksimal yang

dibutuhkan dengan memperhitungkan jarak antara tempat fotokopi dan ruang LKC Bina Nusantara University. i. Form persetujuan pertanggung jawaban atas buku pada mesin autoborrowing Pengendalian ini dimaksudkan untuk memastikan pertanggung jawaban dari pihak yang meminjam buku. Dengan memilih “I accept” artinya mahasiswa dengan sadar akan bertanggung jawab pada kondisi buku selama masa peminjaman buku. Dalam form tersebut juga terdapat pemberitahuan agar mahasiswa mengecek dahulu kondisi buku yang akan dipinjam. Hal ini juga untuk mencegah kejadian, dimana mahasiswa menolak untuk bertanggung jawab atas kerusakan yang terjadi. j. Penggunaan Electronic Gate Electronic gate akan terhubung dengan sistem yang berfungsi sebagai alat pengendalian untuk memastikan bahwa buku yang dibawa keluar dari ruang LKC Bina Nusantara University sudah benar-benar tercatat dalam sistem peminjaman. Tujuan pengadaan electronic gate ini untuk mencegah kejadian dimana peminjaman buku tidak tercatat dalam sistem dan tidak teridentifikasi. Dan juga upaya untuk melindungi aset (buku) yang dimiliki, untuk mencegah dari pencurian ataupun kehilangan. k. Pembagian buku menjadi teks dan tandon Pengendalian ini bertujuan untuk menjaga stok buku tetap tersedia minimal satu buku dalam ruang LKC Bina Nusantara

159

University.

Kebijakan

ini

juga

diharapkan

dapat

membantu

mahasiswa agar kebutuhannya akan buku dapat tetap terpenuhi. l. Stock Opname Stock Opaname adalah pengendalian yang bertujuan untuk menjaga kondisi fisik dari koleksi yang dimiliki oleh LKC Bina Nusantara University. Kegiatan yang dilaksanakan dalam stock opname antara lain mengecek kondisi fisik buku, mengecek jumlah halaman buku, mengecek apakah buku tersebut masih layak pakai atau tidak, mengecek apakah buku tersebut masih sesuai dengan kebutuhan mahasiswa saat ini. Dalam kegiatan ini juga akan dilakukan perbaikan-perbaikan untuk tetap menjaga kualitas buku yang dimiliki oleh pihak LKC Bina Nusantara University.

4.5.3. Pengendalian terkait dengan pengembalian dan denda a. Kerjasama dengan SRSC Kerjasama yang dimaksudkan disini misalnya kerjasama dengan bagian SRSC (Student Registration Service Center). Kerjasama ini mewajibkan seluruh mahasiswa untuk menyelesaikan urusan administrasi yang dimiliki dengan LKC Bina Nusantara University. Jika mahasiswa tersebut belum menyelesaikan urusan administrasinya, maka mahasiswa tersebut tidak akan dapat melakukan pencetakan

KMK (Kartu Mata

Kuliah), yang berarti mahasiswa tersebut tidak dapat mengikuti ujian, sampai urusan administrasi dengan LKC Bina Nusantara University terselesaikan. Contoh lainnya jika seorang mahasiswa ingin mengambil cuti kuliah, maka mahasiswa tersebut harus tidak memiliki urusan

160

administrasi yang belum terselesaikan dengan pihak LKC Bina Nusantara University. Bentuk pengendalian ini dimaksudkan untuk menjaga aset yang dimiliki oleh pihak LKC Bina Nusantara University. b. Pengecekan buku (teks dan tandon) oleh petugas saat menerima pengembalian. Salah satu prosedur yang juga bertujuan untuk menjaga kualitas fisik koleksi buku yang dimiliki oleh pihak LKC Bina Nusantara University adalah dengan mengharuskan petugas bagian return and fine untuk melakukan pengecekan terhadap setiap transaksi pengembalian yang terjadi. Pengecekan dilakukan dengan melihat kondisi fisik dari buku yang diterima, melihat kelengkapan jumlah halaman, apakah ada halaman yang rusak atau tidak, dan memastikan bahwa kondisi buku masih dalam keadaan yang baik seperti sebelum terjadinya peminjaman oleh mahasiswa tersebut. c. Barcode pada buku teks dan tandon Setiap buku teks dan tandon yang disediakan oleh LKC Bina Nusantara University selalu dilengkapi dengan barcode. Pemberian barcode ini bertujuan untuk membantu penyimpanan data peminjaman, selain itu juga membantu dalam proses pengembalian buku yang dilakukan oleh mahasiswa. Saat mahasiswa mengembalikan buku, barcode pada buku tersebut akan dibaca dengan menggunakan barcode reader dan pada komputer petugas akan tampil data peminjaman mahasiswa yang melakukan peminjaman buku tersebut. Dan dapat dilihat, apakah ada denda yang akan dikenakan pada mahasiswa tersebut.

161

d. Penerapan denda untuk keterlambatan pengembalian buku Pengendalian ini bertujuan agar mahasiswa terbiasa untuk mengembalikan buku tepat pada waktunya. Denda yang diterapkan diharapkan menimbulkan efek jera pada mahasiswa, sehingga mahasiswa pun akan selalu mengembalikan buku tepat pada waktunya. e. Penerimaan denda melalui mesin EDC ataupun Flazz card Penerapan pengendalian ini adalah bentuk dukungan terhadap kebijakan Bina Nusantara University yang mengupayakan cashless system dalam setiap pembayaran yang dilakukan dalam lingkup Bina Nusantara Unviersity.

Selain

itu,

merupakan

upaya

yang

bertujuan

untuk

mempermudah setiap proses pemeriksaan dan memperkecil peluang tindakan penyimpangan yang terkait dengan aktivitas pembayaran denda yang dilakukan. f. Ada e-mail notifikasi Tiga hari sebelum waktu jatuh tempo pengembalian buku, mahasiswa yang meminjam buku akan mendapatkan email notifikasi bahwa buku yang dipinjam tersebut akan segera jatuh tempo dalam tiga hari. Selain itu, jika mahasiswa tersebut melakukan login pada situs LKC Bina Nusantara University, pada bagian obligation akan terlihat buku apa saja yang akan segera jatuh tempo. Tujuan email notifikasi ini adalah untuk membantu mengingatkan mahasiswa untuk tepat waktu dalam mengembalikan buku yang dipinjamnya.

162

4.5.4. Pengendalian terkait dengan Multimedia a. Pengecekan kondisi multimedia saat peminjaman dan pengembalian Sebelum melakukan peminjaman, petugas akan memeriksa kondisi dari CD/DVD yang akan dipinjam oleh mahasiswa. Saat pengembalian, petugas juga akan melakukan pengecekan kondisi CD/DVD. Prosedur ini dilakukan untuk memastikan kondisi koleksi multimedia (CD/DVD) yang dipinjam tetap baik, serta adanya tanggung jawab yang jelas atas setiap kerusakan apakah kerusakan itu disebabkan oleh mahasiswa selama peminjaman atau kerusakan terjadi sebelum peminjaman. b. Hanya petugas yang dapat membuka lemari koleksi multimedia Koleksi multimedia yang berupa CD/DVD terletak pada satu lemari pada ruangan LKC Bina Nusantara University. Untuk melakukan peminjaman,

mahasiswa

harus

meminta

kepada

petugas

bagian

Information and Assistance. Petugas yang akan membuka kunci lemari dan mencarikan koleksi yang diinginkan oleh mahasiswa. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah pengambilan koleksi tanpa melalui peminjaman di ruangan LKC Bina Nusantara University yang berdampak pada kerusakan koleksi multimedia (kerugian bagi LKC Bina Nusantara University). Terbatasnya jumlah koleksi CD/DVD serta anggaran yang dimiliki membuat pihak LKC Bina Nusantara University merasa perlu menjaga koleksi multimedia dengan membuat prosedur agar semua peminjaman koleksi multimedia harus tercatat dan kondisi dari CD/DVD harus diperiksa sebelum peminjaman dan saat pengembaliannya.

163

c. Barcode pada koleksi multimedia Setiap koleksi yang dimiliki oleh pihak LKC Bina Nusantara University akan dilengkapi dengan barcode. Barcode akan berisikan data tentang koleksi yang bersangkutan. Selain mempermudah proses pembacaan, penggunaan barcode ini pun diharapkan dapat mempercepat waktu transaksi peminjaman maupun pengembalian. d. Catalog koleksi multimedia LKC Bina Nusantara University melalui situs Bina Nusantara Library menyimpan informasi mengenai koleksi multimedia yang tersedia di LKC Bina Nusantara University. Mahasiswa dapat melakukan search pada situs LKC Bina Nusantara University dengan mengetikkan keyword. Jika koleksi tersedia maka informasi mengenai koleksi multimedia tersebut akan tampil di layar situs LKC Bina Nusantara University. Hal ini dilakukan untuk membantu mahasiswa dalam mengecek ketersediaan koleksi multimedia yang diinginkan. e. Check inventory koleksi multimedia Check inventory adalah pengendalian yang bertujuan untuk menjaga koleksi multimedia yang dimiliki oleh LKC Bina Nusantara University, dengan mengecek kondisi fisik koleksi multimedia, dan mengecek jumlah koleksi multimedia yang disesuaikan dengan database LKC Bina Nusantara yang menyimpan informasi mengenai koleksi multimedia.