33 BAB 3 TINJAUAN UMUM PT. AYAM MERAK
Setiap perusahaan akan mempunyai sejarah pendirian perusahaan, struktur organisasi dan tata tertib kerja yang berlaku dalam perusahaan tersebut. Ketiga unsur tersebut merupakan bagian-bagian yang tidak terlepas dalam perjalanan sejarah perusahaan. Demikian juga halnya dengan PT. AYAM MERAK tempat penulis melakukan kegiatan praktik, sejarah pendirian, struktur organisasi, dan tata tertib kerja merupakan bagian yang penting dalam perusahaan tersebut.
3.1 SEJARAH SINGKAT PT AYAM MERAK PT. AYAM MERAK adalah suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang industri kopi bubuk, yang berlokasi di Jakarta Utara. Perusahaan ini didirikan oleh empat sekawan yang berhubungan baik pada tahun 1962 yang berupa suatu kongsi atau kerjasama dari keempat sekawan tersebut. Dengan modal patungan dari para pendirinya, maka didirikanlah suatu perusahaan yang bergerak di bidang industri kopi bubuk. Hasil produksi perusahaan sebagian besar dijual langsung ke pasarpasar dalam kota sisanya dijual di luar kota. Penjualan ke pasar di luar kota jumlahnya sangat tergantung pada jumlah pesanan yang diterima oleh perusahaan tersebut dalam jumlah yang relatif lebih kecil dari jumlah penjualan di dalam kota. Dalam perjalanan sejarahnya, perusahaan sempat mengalami kemunduran yang sangat drastis pada tahun 1967 sehingga perusahaan sempat dibubarkan. Hal tersebut terjadi karena adanya kesalahpahaman dari para pemilik perusahaan yang tidak dapat diselesaikan oleh mereka.
34 Setelah perusahaan dibubarkan, kemudian oleh Bapak Witowijaya, yang merupakan salah satu pendiri, melanjutkan usaha tersebut dengan modal sendiri. Perusahaan baru yang didirikan dalam bentuk perusahaan perseorangan dengan merek dagang kopi bubuk cap “AYAM MERAK”. Dalam perkembangannya, perusahaan ini mengalami perkembangan yang cukup pesat sehingga bentuk badan hukum perusahaan perseorangan dianggap tidak memadai lagi. Pada tahun 1979, tepatnya tanggal 21 Januari 1979 dihadapan notaris Riehardus Nangkih Sinilingga, SH. di Jakarta telah dibuat suatu akta pendirian PT. AYAM MERAK dengan nomor 343/1979. berdasarkan akta notaris tersebut bentuk badan hukum “AYAM MERAK” dari perusahaan perseorangan diubah menjadi Perseroan Terbatas dengan modal permulaan sebesar Rp. 4.000.000,- (empat juta rupiah). Kepemilikan saham perseroan ini terbatas pada Bapak Witowijaya beserta anggota keluarganya, sehingga biasa disebut juga dengan perseroan tertutup. Tujuan dari pendirian perusahaan ini adalah untuk memaksimalkan laba perusahaan. Perusahaan ini terus berkembang dalam kegiatannya, volume penjualan terus mengalami peningkatan dari waktu ke waktu. Dengan meningkatnya jumlah penjualan maka dibutuhkan banyak dana dan tenaga kerja untuk menunjang kelancaran proses produksi. Dengan persyaratan yang telah disetujui perusahaan tersebut, akhirnya perusahaan ini memperoleh fasilitas kredit dari BNI sebesar Rp. 70.000.000,- (tujuh puluh juta rupiah). Adapun BNI 1946 memberikan kredit kepada PT. AYAM MERAK karena memiliki sejumlah pertimbangan antara lain : 1.
PT. AYAM MERAK merupakan industri ringan yang banyak menyerap tenaga kerja.
35 2.
PT. AYAM MERAK menggunakan bahan baku yang di beli dari hasil perkebunan rakyat, hal ini sesuai dengan kebijaksanaan pemerintah bahwa perkebunan rakyat perlu dikembangkan terus menerus sebagai sumber bahan baku dari industri dalam negeri.
3.
PT. AYAM MERAK memiliki omzet penjualan yang terus meningkat, sehingga mempengaruhi tingkat keuntungan yang dihasilkan perusahaan.
3.2 STRUKTUR ORGANISASI DAN URAIAN TUGAS PT. AYAM MERAK
Gambar 3.1 Gambar Struktur Organisasi PT. AYAM MERAK
Struktur organisasi perusahaan PT. AYAM MERAK disusun berdasarkan kegiatan dan tujuan usaha. Struktur organisasi merupakan salah satu alat untuk mengkoordinasikan antar bagian organisasi agar bekerjasama secara efektif untuk
36 mencapai tujuan perusahaan. Struktur ini harus fleksibel dan dinamis terhadap perubahan dan merupakan ciri khas dari suatu organisasi.
3.2.1 Kepala Departemen Keuangan Tugas dan wewenang: 1.
Menyusun, merumuskan dan mengembangkan rencana dan program kerja serta kebijaksanaan untuk meningkatkan kinerja dalam bidang akuntansi dan keuangan perusahaan.
2.
Memeriksa laporan-laporan periodik yang dihasilkan mengenai kegiatan pencatatan akuntansi perusahaan dan mengambil tindakan yang diperlukan
3.
Menyusun budget untuk kegiatan perusahaan di periode berikutnya.
3.2.2 Bagian Akuntansi dan Pemrosesan Data Elektronik Tugas dan wewenang: 1.
Mengkoordinir dan mengawasi pencatatan serta pengklasifikasian transaksi keuangan ke program komputer.
2.
Memeriksa kebenaran bukti-bukti transaksi keuangan.
3.
Menyusun laporan-laporan bagi manajer dan pihak luar.
4.
Mengatur pengarsipan dokumen dan bukti pembukuan.
3.3 TATA LAKSANA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN DI PT. AYAM MERAK Adapun tata laksana sistem General Ledger yang berjalan di PT. AYAM MERAK adalah :
37 1.
Bagian Accounting menerima source document yang berupa : A.
Surat Pembelian dari Bagian Pembelian
B.
Faktur Penjualan dari Bagian Penjualan
C.
Laporan Hasil Produksi dari Bagian Produksi
D.
Bukti Kas Keluar dan Bukti Kas Masuk dari Bagian Kasir
E.
Rekap Daftar Gaji dari Bagian HRD
F.
Rekap HPP, Rekap Retur Pembelian dan Rekap Retur Penjualan dari Bagian Gudang
G. 2.
Faktur Pembelian dari Pemasok
Setelah menerima dokumen sumber tersebut dan melakukan pengecekan yang diperlukan, bagian Accounting melakukan pengelompokan dokumen berdasarkan tanggal untuk memudahkan pemasukan data ke sistem.
3.
Setelah itu bagian Accounting akan melakukan penginputan jurnal untuk transaksi yang telah terjadi. Transaksi-transaksi tersebut diinput ke dalam tabel tr_jurnal. Ketika penginputan jurnal, tabel tr_general_ledger juga diupdate.
4.
Ketika perlu dilakukan jurnal penyesuaian, Bagian Accounting membaca data-data transaksi yang telah dicatat di dalam sistem (dalam bentuk Trial Balance).
Kemudian
bagian
Accounting
memasukkan
data
jurnal
penyesuaian tersebut ke dalam sistem. 5.
Setelah dilakukan pemeriksaan terhadap data-data transaksi yang ada, bagian Accounting akan membuat Laporan Keuangan secara periodik. Laporan keuangan tersebut nanti akan diberikan kepada Direktur, Dirjen Pajak dan Bank.
38 6.
Bagian Accounting juga membuat laporan periodik sesuai yang diminta oleh Direktur. Laporan yang paling sering diminta adalah Laporan Persediaan, Laporan Jurnal, Buku Pembelian, dan Buku Penjualan.
39 3.4 SISTEM INFORMASI GENERAL LEDGER YANG SEDANG BERJALAN PADA PT. AYAM MERAK 3.4.1 Diagram Konteks PT. AYAM MERAK
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi General Ledger pada PT. AYAM MERAK
40 3.4.2 Diagram Nol PT. AYAM MERAK
Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Informasi General Ledger pada PT. AYAM MERAK
