BAB 3 TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
3.1
Gambaran Umum PT Paloma Grazia 3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan Pada tahun 1988, PT. Putri Kharisma merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan bahan-bahan kain yang didirikan oleh Bapak Danny Darius yang bermerk Putri Ayu. Setelah Bapak Danny Darius dibantu oleh istrinya bernama Ibu Farida dalam mengembangkan bisnis penjualan kain. Pada tahun 1992, dikarenakan adanya sisa bahan kain yang tidak terpakai dan menumpuk di gudang. Maka Ibu Farida memiliki ide untuk membuat sisa bahan kain tersebut menjadi pakaian pesta anak-anak perempuan yang bermerk Pretty Girl yang dijual dengan sistem konsinyasi counter. Produk tersebut disalurkan ke toko-toko milik perusahaan Ramayana dan Matahari. Yang jumlah counter-nya masih terhitung sedikit. Pada tahun 1998, terjadi krisis ekonomi di Indonesia yang menyebabkan harga menjadi melambung tinggi dan banyak perusahaan yang mengalami kerugian. Pada saat tersebut PT. Putri Kharisma yang menjual bahan kain pakaian pun mengalami kerugian yang tidak sedikit karena hasil penjualan bahan kain tidak mencapai target. Ibu Farida mempunyai gagasan agar menggunakan bahan kain import dari Cina sehingga dapat menutup pengeluaran bahan baku yang semangkin meningkat. Sehingga kenaikan harga penjualan produk ke customer tidak terlampau tinggi dibandingakan dengan merk-merk pakaian lainnya. 51
52 Setelah Ibu Farida mengeluarkan merk Pretty Girl yang merupakan bisnis retail yang semakin berkembang dan semakin banyaknya permintaan. Maka Ibu Farida ingin mengembangkan lagi bisnis retail-nya dengan mengeluarkan beberapa merk lagi yang bernama Chantique dan Disney Princess. Merk Chantique merupakan pakaian anak-anak muslim perempuan yang bergaya modern sementara merk Disney Princess merupakan pakaian pesta anak-anak perempuan yang bertemakan Walt Disney seperti Snow Princess, Beauty and The Beast, dan lain-lain. Karena semakin berkembangnya bisnis retail yang berada dalam naungan PT. Putri Kharisma. Maka Ibu Farida berniat untuk mendirikan perusahaan sendiri. Pada tahun 2007, Ibu Farida mendirikan PT. Paloma Grazia yang beralamatkan di Komp. Harco Mangga Dua, Blok H/21-21A, Jakarta Utara 10730. Yang membawahi beberapa merk yang hingga saat ini masih berada dipasaran seperti Pretty Girl, Chantique dan Disney Princess. Dan hingga sekarang ini memiliki sekitar 100 counter di seluruh wilayah Indonesia dan di berbagai Department Store seperti Ramayana, Matahari, Kids Station, Keris Galeri, dan lain-lain. Bentuk badan usaha PT. Paloma Grazia ini adalah perseroan terbatas. Yang memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 02.530.491.6-026.000 dan Nomor Akte Pendirian PT. Paloma Grazia adalah 417/N/CN/X/2006.
53 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan Visi dari PT. Paloma Grazia adalah menjadi salah satu perusahaan retail terbaik dan akan dapat mengexport produk-produknya ke luar negeri, serta dapat bersaing dengan perusahaan sejenis agar dapat menjadi yang terdepan.
3.1.2.2 Misi Perusahaan Misi dari PT. Paloma Grazia adalah untuk mengembangkan brand image produk dengan meningkatkan kualitas produk dengan harga yang terjangkau.
54 3.2 Struktur Organisasi PT. Paloma Grazia
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Paloma Grazia Sumber : PT. Paloma Grazia
55 3.3 Uraian Tugas dan Jabatan pada PT. Paloma Grazia 1. Direktur Utama Adapun tugas dan tanggung jawab dari direktur utama meliputi : a. Menentukan tujuan dan strategi perusahaan. b. Memimpin dan mengkoordinasi seluruh kegiataan perusahaan.. c. Mengawasi jalannya perusahaan d. Meminta laporan pertanggungjawaban dari setiap Kepala Divisi. e. Menetapkan kebijakan umum perusahaan. f. Menentukan jenis bahan yang dipakai untuk produksi. 2. Assisten Direktur Adapun tugas dan tanggung jawab dari Assisten Direktur meliputi : a. Membantu pelaksanaan tugas dari direktur utama. b. Mengawasi pelaksanaan tugas dari kepala divisi. c. Menyampaikan dan memberikan saran kepada kepala divisi yang dapat membangun produktivitas perusahaan. d. Merencanakan dan membuat laporan budget penjualan (SSR). e. Menerima laporan penjualan dan stock (OTB). 3. Kepala Divisi Marketing Adapun tugas dan tanggung jawab dari Kepala Divisi Marketing meliputi : a. Mengadakan perencanaan pemasaran. b. Menentukan strategi penjualan. c. Menetapkan kebijaksanaan penjualan dan menerapkan harga jual dengan persetujuan Direktur. d. Merencanakan kegiatan pameran.
56 e. Melakukan analisis pasar. f. Bertanggung jawab atas target penjualan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. g. Mengawasi pelaksanaan pemasaran dan penjualan hasil produksi ke counter-counter. 4. Supervisor dan Koordinator Adapun tugas dan tanggung jawab dari Supervisor (SPV) dan Koordinator meliputi : a. Untuk SPV dalam kota tiap bulannya harus melakukan dan melaporkan stock opname di setiap counter-counter yang ada di dalam kota yang dibantu oleh SPG tiap counter. b. Untuk SPV luar kota dan SPV luar pulau tiap bulannya dalam melakukan dan melaporkan stock opname di setiap counter dibantu oleh Koordinator area dan SPG tiap counter. c. Koordinator tiap area tiap bulannya juga harus melakukan pengecekan counter (stock opname) dan memberikan laporan penjualan ke kantor pusat. 5. Kepala Divisi Marchandiser ( MD ) Adapun tugas dan tanggung jawab dari Kepala Divisi MD meliputi : a. Menentukan desain / pola pakaian anak untuk dikirim ke bagian produksi dan penentuan jenis kain untuk kegiataan produksi. b. Bertugas mengendalikan dan mencatat setiap penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran pakaian yang sudah diproduksi serta melaporkannya kepada Assisten Direktur.
57 c. Membuat form pembagian barang (form distribusi) ke cabang. 6. Kepala Divisi Accounting Adapun tugas dan tanggung jawab dari Kepala Divisi Accounting, untuk melakukan pencatatan transaksi akuntansi perusahaan dan membuat laporan keuangan tiap bulan. 7. Kepala Divisi Finance Adapun tugas dan tanggung jawab dari Kepala Divisi Finance untuk mengeluarkan biaya atas transaksi yang diperlukan serta menghitung gaji karyawan. 8. Kepala Divisi MIS (Management Information System) Adapun tugas dan tanggung jawab dari Kepala Divisi MIS meliputi: a. Mengeluarkan hasil report data (output data) yang diperlukan oleh tiaptiap kepala divisi. b. Memperbaiki program aplikasi dan program database jika terjadi error. c. Menentukan rencana pengembangan program sesuai instruksi dari Assisten Direktur. d. Melakukan pengujian terhadap program yang akan dijalankan. e. Melakukan pemrosesan data. f. Mengentry data Lost Adjustment, Adjustment, Item Mutation, dan Plan (SSR). 9. Kepala Divisi Personalia Adapun tugas dan tanggung jawab dari personalia meliputi : a. Mengawasi koordinasi staff maupun non staff. b. Melakukan pencatatan absensi karyawan.
58 c. Mengatur dan mengawasi hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan yang ada di counter-counter. d. Sebagai penghubung antara perusahaan dengan department store jika ada penerimaan atau pengeluaran SPG. e. Melakukan training kepada SPG baru. 10. Kepala Divisi Gudang dan Umum Adapun tugas dan tanggung jawab dari Kepala Divisi Gudang dan Umum meliputi : a. Melakukan stock opname yang ada di gudang yang diawasi oleh SPV. b. Mengentry stock barang masuk dan keluar didalam gudang. c. Mengawasi kegiatan gudang. d. Mengawasi, menyiapkan, dan melakukan mengecekan terhadap barang yang akan dikirimkan ke counter-counter. e. Membuat lebel barang dan Form Distribusi. f. Melakukan pengecekan quality barang pada saat menerima barang.
3.4 Sistem yang Sedang Berjalan 3.4.1 Uraian Proses Sistem Informasi Persediaan pada PT. Paloma Grazia 1. Prosedur Permintaan Pembelian Persediaan Barang Proses ini dimulai dari Merchandiser (MD) masing-masing brand akan mengecek stock barang di gudang jika telah mencapai titik ROP (Reorder Point), maka Bagian MD akan memilih supplier dan membuat Purchase Order (PO) ke supplier yang sesuai dengan permintaan dari bagian marketing. PO terdiri dari 4 (empat) rangkap yang dimana:
59 a. Rangkap ke-1 diserahkan ke Supplier b. Rangkap ke-2 diserahkan ke Bagian Gudang c. Rangkap ke-3 diserahkan ke Bagian Accounting d. Rangkap ke-4 diarsip oleh Bagian MD PO yang dibuat oleh MD masing-masing brand tersebut terlebih dahulu disetujui oleh Kepala Divisi MD dan Assisten Direktur. Dalam menerbitkan PO, Bagian MD harus memperhatikan kebenaran dan kelengkapan barang, kuantitas barang persediaan, persyaratan dan kelengkapan data pendukung lainnya. 2. Prosedur Penerimaan dan Pemeriksaan Barang Proses Penerimaan dan Pemeriksaan Barang dilakukan oleh Bagian Gudang dengan menyesuaikan antara fisik barang yang diterima dari supplier dengan lembar PO rangkap ke-2 yang diterima dari Bagian MD dan PO rangkap ke-1 dan Faktur 2 (dua) rangkap dari supplier. Kemudian Bagian Gudang akan mengeluarkan dokumen Surat Penerimaan Barang (SPB) sebanyak 3 (tiga) rangkap dimana: a. Rangkap ke-1 akan diserahkan ke Supplier bersama dengan Faktur rangkap ke-1 yang sudah ditandatangani b. Rangkap ke-2 diserahkan ke Bagian Accounting beserta Faktur rangkap ke-2 dari Supplier yang telah ditandatangani c. Rangkap ke-3 diarsip oleh Bagian Gudang Dan Bagian Gudang akan melakukan pengecekan quality barang apakah ada barang yang rusak atau cacat. Jika ada yang rusak atau cacat maka akan dilakukan retur ke supplier. Setelah dilakukan pengecekan, maka
60 Bagian Gudang akan menginput data penerimaan barang ke dalam tr_order dan akan membuat Form Distribution Sheet (DS) yang diserahkan ke Bagian Marketing. 3. Prosedur Retur Pembelian Barang ke Supplier Retur pembelian barang akan dilakukan oleh Bagian Gudang bila barang yang diterima ada yang cacat atau rusak, maka Bagian Gudang akan mengeluarkan Surat Retur Supplier Konsinyasi (RSK) sebanyak 3 (tiga) rangkap dimana: a. Rangkap ke-1 akan diserahkan ke Supplier b. Rangkap ke-2 akan diserahkan ke Bagian Accounting c. Rangkap ke-3 diarsip oleh Bagian Gudang Dan Bagian Gudang akan menginput data retur pembelian ke dalam tr_return_order. 4. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang ke Counter Proses Permintaan Barang dilakukan oleh Bagian Marketing yang menerima DS dari Bagian Gudang, maka Bagian Marketing akan mengecek stock barang di counter-counter jika barang di counter telah mencapai titik ROP, maka Bagian Marketing akan mengeluarkan Bon Pesanan Barang (BPB) sebanyak 3 (tiga) rangkap dimana: a. Rangkap ke-1 dan rangkap ke-2 diserahkan ke Bagian Gudang b. Rangkap ke-3 diarsip oleh Bagian Marketing Dan proses Pengeluaran Barang akan dilakukan oleh Bagian Gudang yang akan mengeluarkan Bukti Pengiriman Barang (BP) sebanyak 4 (empat) rangkap dimana:
61 a. Rangkap ke-1 dan ke-2 diserahkan ke counter untuk SPG dan Department Store b. Rangkap ke-3 diserahkan ke Bagian Accounting c. Rangkap ke-4 diarsip oleh Bagian Gudang 5. Prosedur Retur Distribusi Barang ke Gudang Retur distribusi barang akan di lakukan oleh Bagian Marketing (SPV) dari counter ke gudang. Hal ini akan terjadi jika barang yang ada di counter tidak laku dijual, maka Bagian Marketing (SPV) akan mengeluarkan Surat Retur Distribusi (SRD) sebanyak 4 (empat) rangkap yang akan diserahkan kepada SPG di counter. Kemudian SPG counter akan: a. Menyiapkan dan mengirimkan barang dan SRD rangkap ke-1 dan ke-2 ke Bagian Gudang b. Rangkap ke-3 diserahkan ke Department Store c. Rangkap ke-4 diarsip oleh SPG counter Bagian Gudang akan menerima barang dan mengecek fisik barang dengan SRD rangkap ke-1 dan ke-2. Kemudian Bagian Gudang akan menyerahkan SRD rangkap ke-2 ke Bagian Accounting dan SRD rangkap ke-1 diarsip. 6. Prosedur Membuat Laporan Stock, Sales dan OTB Report Proses ini dimulai dari Bagian Marketing (SPV) akan menerima Bon Konsinyasi (BK), laporan penjualan mingguan (LPM) dan laporan bulanan stock dan penjualan (LBSP) dari masing-masing counter. Dan akan menginput dan merekap BK, LPM, LBSP ke dalam tr_sales.
62 Kemudian Bagian MIS akan mencetak Sales Report dan OTB Report sesuai dengan periode yang diminta untuk dilaporkan kepada Assisten Direktur dan Direktur.
63 3.4.2 Flowchart Sistem Informasi Persediaan pada PT. Paloma Grazia 3.4.2.1 Overview Diagram Sistem Informasi Persediaan
Gambar 3.2 Overview Diagram Sistem Informasi Persediaan
Ket : PO : Purchase Order
BPB : Bon Pesanan Barang
BK : Bon Konsinyasi
BP : Bukti Pengiriman
DS : Distribution Sheet
LPM : Laporan Penjualan Mingguan
SPB : Surat Penerimaan Barang
LBSP : Laporan Bulanan Stock-Penjualan
RSK :Retur Supplier Konsinyasi
SRD : Surat Retur Delivery
64 3.4.2.2 Detailed Activity Diagram Memesan Barang ke Supplier Bag. M erchandiser
Kom puter
1 M engecek barang 2 M engecek stock Tr_stock_ gudang
[R O P]
3 M em ilih Supplier M s_vendor
4 M em buat P O 5 rangkap 1
Po
1
2
3
4
PO
5 M engirim PO pm b rangkap 1 ke Supplier
2
[Belum R O P]
PO
6 M engirim PO rangkap 2 ke Bag. G udang
3
PO
7 M engirim PO rangkap 3 ke Bag. Accounting
4
PO
8 M engarsip PO rangkap 4
Gambar 3.3 Detailed Activity Diagram Memesan Barang ke Supplier
Keterangan : PO : Purchase Order ROP : Reorder Point
65 3.4.2.3 Detailed Activity Diagram Menerima Barang
Gambar 3.4 Detailed Activity Diagram Menerima Barang
Keterangan : PO : Purchase Order SPB : Surat Penerimaan Barang
66 3.4.2.4 Detailed Activity Diagram Pengecekan Kualitas Barang dan Retur Pembelian ke Supplier
Gambar 3.5 Detailed Activity Diagram Pengecekan Kualitas Barang dan Retur Pembelian ke Supplier
Keterangan : RSK : Retur Supplier Konsinyasi DS : Distribution Sheet
67 3.4.2.5 Detailed Activity Diagram Permintaan Barang Bag. Marketing
Komputer
Tr_stock_counter
DS
28 Mengecek barang counter 29 Mengecek stock counter [ROP]
30 Membuat BPB 3 rangkap 2 1
BPB
1
2
3
BPB [Belum ROP]
31 Mengirim BPB rangkap 1 dan 2 ke Bag. Gudang 3
BPB
32 Mengarsip BPB rangkap 3
Gambar 3.6 Detailed Activity Diagram Permintaan Barang
Keterangan : DS : Distribution Sheet ROP : Reorder Point BPB : Bon Pesanan Barang
68 Detailed Activity Diagram Mengirim Barang ke Counter
3.4.2.6
Bag. Gudang
Komputer 2 1
BPB
33 Menyiapkan barang
Ms_counter
Ms_Article
34 Menginput BP 35 Menampilkan counter dan barang
36 Menyimpan BP 2
Tr_delivery
1
BP
37 Mencetak BP 4 rangkap
38 Mengirim barang dan BP rangkap 1 dan 2 ke counter 1
3
2
3
4
BP
BP
39 Mengirim BP rangkap 3 ke Bag. Accounting 4
BP
40 Mengarsip BP rangkap 4
Gambar 3.7 Detailed Activity Diagram Pengeluaran Barang ke Counter
Keterangan : BPB : Bon Pesanan Barang BP : Bukti Pengiriman
69 3.4.2.7
Detailed Activity Diagram Retur Distribusi ke Gudang
Gambar 3.8 Detailed Activity Diagram Retur Distribusi ke Gudang
Keterangan : SRD : Surat Retur Distribusi
70 3.4.2.8 Detailed Activity Diagram Membuat Laporan OTB Report dan Sales Report
Gambar 3.9 Detailed Activity Diagram Membuat OTB Report dan Sales Report
Ket : LPM : Laporan Penjualan Mingguan LBSP : Laporan Bulanan Stock-Penjualan
BK : Bon Konsinyasi
