BAB 3 OBJEK PENELITIAN
3.1
Sejarah Singkat Perusahaan
3.1.1 Pendirian dan Informasi Umum Nawakara (SS-199) merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang peneydiaan jasa keamanan. Didirikan pada tanggal 9 November 1996 oleh bapak Drs. HM Hindarto, Msi sebagai Direktur Utama. Sebagai penyedia jasa keamanan, Nawakara sangat menghargai loyalitas baik kepada siapa mereka bekerja dan sejarah yang membuat mereka menjadi sekarang. Sedangkan nomor 911 mencerminkan tanggal pendirian mereka, nama Nawakara adalah tanda hormat dari bapak-bapak pendiri negara kita yang maju dalam bidang keamanan. Nawakara berasal dari kata Sansekerta nawa yang berarti “sembilan” dan kara yang berarti “polisi”. Dengan memegang akreditas ISO 9001:2008 Nawakara memastikan bahwa mereka menyediakan layanan keamanan yang komprehensif yang memenuhi standar internasional. Cakupan luas keamanan jasa, yang secara terpadu dan dikelola dengan langkah-langkah yang baik di samping sistem yang efektif dan handal, diawasi oleh para profesional di bidangnya menjaga dan manajemen keamanan. Karena budaya ini, mereka telah berhasil melindungi individu, perusahaan lembaga dan aset mereka, mereka menjadi layanan keamanan yang paling dihormati di Indonesia. Nawakara sebagai perusahaan asosiasi, bersertifikat ISO 9001 di & OHSAS 18001. memiliki lebih dari 15 tahun pengalaman sebagai penyedia jasa keamanan terkemuka di Indonesia, terutama untuk industri pertambangan, minyak dan gas dan lainnya. Selain itu, mereka memiliki hubungan baik dengan pemerintah lokal dan
23
regional, masyarakat lokal dan organisasi keamanan pemerintah. Hubungan eksternal seperti ini, dari bagian integral dalam bergbagai operasi keamanan.
3.1.2 Bidang Usaha Nawakara merupakan perusahaan yang bergerak dalam dibidang penyedia jasa keamanan dan perdagangan barang yang berkaitan dengan keamanan. Jenis barang/ jasa dagangan utama diantaranya adalah alat teknik, elektrikal, peralatan keamanan, dan jasa konsultasi manajemen (sumber daya manusia).
3.1.3 Pelayanan Jasa Nawakara menyediakan beberapa pelayanan jasa kemanan yang dikelola oleh anak-anak perusahaannya yang tersebar diseluruh Indonesia. Berikut adalah pelayanan yang disediakan: a.
Manned Guarding
b.
Consulting Services
c.
K-9 Policing
d.
Radion Communication and Divices
e.
Cash Management and Valuable Goods Transportation
f. Training
3.1.4 Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Untuk menjadi penyedia terkemuka jasa keamanan di Indonesia dan untuk menetapkan standar kepada orang lain untuk diikuti.
24
Misi Perusahaan • Untuk mengembangkan ekstensif sumber daya manusia kami, menerapkan teknologi keamanan yang sesuai dan terus mempertahankan standar yang diterapkan oleh perusahaan asosiasi kami • Untuk mengadopsi pendekatan holistik dalam mengembangkan langkahlangkah keamanan dan metodologi, meliputi jaringan yang komprehensif afiliasi dan asosiasi, termasuk lembaga penegak hukum, aparat keamanan dan masyarakat lokal
25
3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sumber : Surat Keputusan Direktur Utama PT. NAWAKARA tahun 2012
26
3.2.1 Uraian Tugas dan Fungsi Jabatan 1. President Director a. Bertanggung jawab serta mengawasi dan memonitor perusahaan secara menyeluruh b. Menentukan strategi perusahaan serta visi dan misi perusahaan c. Mengarahkan, menilai, mengangkat serta mengawasi kinerja dari CEO dan para manajer lainnya dalam tugasnya. d. Bertindak sebagai pengambil keputusan dalam suatu masalah yang dialami suatu perusahaan e. Menentukan kebiajakan perusahaan secara keseluruhan yang menjamin kelancaran operasional perusahaan termasuk dalam penentuan gaji pegawai, kenaikan pangkat, serta pemberian tunjangan f. Menentukan perencanaan jangka panjang
2. General Manager a. Mengawasi kinerja seluruh karyawan b. Mengkoordinasikan dan mengendalikan segala aktivitas perusahaan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan c. Mengevaluasi kinerja karyawan dan memberikan laporan kepada direktur d. Membuat perencanaan pengeluaran dan pemasukan untuk suatu periode tertentu e. Mengelola dana dari perusahaan untuk memaksimalkan dana yang ada f. Mencari dan mengeksploitasi sumber dana untuk kegiatan operasional perusahaan
27
3. Compensation & Benefit (Com & Ben) a. Memeriksa hasil perhitungan gaji seluruh proyek b. Memeriksa absensi dan jam lembur yang diajukan oleh proyek dan kantor pusat. c. Menghitung dan menyusun standar gaji untuk peroyek-proyek baru sesuai dengan UMP dan kondisi setempat. d. Memastikan bahwa paket kompensasi yang diberikan telah sesuai dengan peraturan perundang-undangan yag berlaku. e. Memeriksa PPh 21 karyawan dan memantau UMP baik dipusat maupun di daerah f. Memantau pembayaran gaji dan benefit karyawan untuk level CL 2. g. Memeberikan rekomendasi kenaikan/penyesuaian upah dengan UMP maupun dengan tingkat inflasi tahun berjalan. h. Melaksanakan pekerjaan/tugas yang diperintahkan atasan/pimpinan. i. Mengelola administrasi payroll j. Melakukan cek and recheck promosi, mutasi, resign dan karyawan baru.
4. Personel and Recruitment a. Menyusun strategi dan kebijakan pegelolaan atas karyawan di Nawakara berdasarkan strategi jangka panjang dan jangka pendek b. Mengkordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi dari SDM untuk memastikan bahwa pelaksanaan dari strategi, kebijakan, sistem dan rencana yang telah disusun telah sesuai
28
c. Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan kegiatan rekrutmen dan seleksi untuk memenuhi tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan Nawakara
5. Manajer Proyek a. Bertanggung jawab atas kegiatan operasional proyek b. Perencanaan operasional satuan pengamanan di proyek c. Melaksanakan inspeksi/ pengawasan terhadap kinerja security baik secara rutin atau mendadak d. Berkoordinasi dengan supervisor proyek/pengawas lapangan dari pihak klien mengenai hal-hal yang berkaitan dengan operasional satuan security. e. Memeriksa laporan harian dan bulanan atas kegiatan operasional
6. Proyek Supervisor a. Mengevaluasi kinerja karyawan (security) b. Membantu pelaksanaan tugas pokok security apabila dalam kondisi urgent c. Melaporkan setiap kejadian yang ditemukan dilapangan kepada pihak-pihak terkait untuk penanganan segera, contoh : kecelakaan kerja, kebakaran, pencurian, dsb d. Berkoordinasi dengan satuan pengamanan dari pihak klien mengenai pelaksanaan tugas harian mapun tugas khusus e. Membuat laporan harian untuk diserahkan kepada pihak klien dan salinannya diserahkan kepada administrator
29
7. Administrator a. Berkoordinasi dengan kepala lapangan/supervisor proyek atas laporan harian b. Membuat laporan bulanan untuk diserahkan kepada payroll pusat
8. Security a. Melakukan serah terima tugas dan tanggungjawab dengan benar, dimana sudah melakukan cek infentasris dan cek area pengawasan b. Melaksanakan tugas pokok sesuai dengan instruksi kerja yang telah ditetapkan oleh klien dan tugas-tugas tambahan yang diminta oleh pihak klien c. Melaporkan setiap kejadian yang ditemukan saat melakukan patrol kepada koordinator operasional
9. Finance Officer a. Mengontrol keluar masuk uang dana untuk perusahaan b. Mengatur struktur aktiva (struktur kekayaan perusahaan) c. Mengatur struktur finansial dan mengatur struktur modal d. Mengendalikan akutansi, audit, dan department anggaran bendaharawan e. mengarahkan anggaran perusahaan untuk memenuhi tujuan keuangan
3.3
Prosedur Penggajian PT. Nawakara
3.3.1 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Proses pencatatan absensi pada security adalah dengan mengisi daftar hadir secara manual yaitu berupa lembar absensi yang dibuat oleh administrator pada
30
setiap proyek. Lembar absensi tersebut akan diparaf oleh kepala lapangan sebagai pihak yang mengawasi pencatatan kehadiran karyawan. Untuk jam kerja security disesuaikan dengan operasional klien. Setiap proyek memiliki kebijakan yang berbeda untuk jam kerja security nya. Namun berdasarakan informasi dari hasil wawancara yang dilakukan dengan pihak supervisor payroll, terdapat 2 jenis jam kerja untuk security proyek, yaitu 8 jam dan 12 jam dengan shift sebagai berikut: a. 8 jam kerja (pershift 4 jam) : - Shift 1 : pukul 07.00 sampai 11.00 - Shift 2 : pukul 11.00 sampai 15.00 - Shift 3 : pukul 15.00 sampai 19.00 b. 12 jam kerja (pershift 6 jam) - Shift 1 : pukul 07.00 sampai 13.00 - Shift 2 : pukul 13.00 sampai 18.00 Dispensasi waktu hadir adalah paling lambat 10 menit, jika melebih dari waktu tersebut maka akan dilakukan pemotongan pada tunjangan kehadiran karyawan.
3.3.2 Perhitungan Waktu Kerja dan Jam Lembur Setiap awal bulan atau minggu pertama, dimulai dari tanggal 1 sampai dengan tanggal 5 bagian payroll akan menerima daftar absensi dan data gaji dari setiap proyek. Data tersebut dikirmkan oleh admin sebagai laporan daftar absensi karyawan proyek selama satu bulan. Data yang dikirmkan adalah berupa Ms. Excel yang berisi kolom nama pegawai, daftar hadir, dan daftar tidak hadir. Excel tersebut dibuat oleh HRD pusat, dan diberikan kepada seluruh proyek agar memiliki stadar yang sama untuk mempermudah pengolahan data absensi.
31
Jika terdapat karyawan baru ataupun pemberhentian karyawan, maka admin proyek akan melaporkan kepada HRD pusat untuk disesuaikan dengan perubahan daftar gaji karyawan. Hal ini adalah untuk mencegah terjadinya kesalahan yang menimbulkan pembayaran gaji kepada karyawan fiktif atau non aktif. Dalam laporannya perhitungan waktu lembur dihitung berdasarkan rumus reguler Keputusan Menteri No. 102 dengan perhitungan sebagai berikut : Pendapatan Tetap
× Indeks
173 Untuk perhitungan lembur dan tunjangan transport hadir dibayar mundur satu bulan kebelakang. Misalnya untuk karyawan yag lembur pada bulan Juni, akan menerima pembayarannya pada bulan July. Begitu juga untuk tunjangan transport hadir karyawan menggunakan absensi periode sebelumnya. Namun untuk gaji pokok dan tunjangan jabatan dihitung normal sesuai dengan periode pada bulan yang berjalan. Apabila terjadi keterlambatan dalam pemgiriman daftar absensi dan data gaji dari admin proyek, bagian payroll pusat masih dapat menerima data tersebut namun harus dilampiri dengan alasan yang jelas dan relevan mengenai keterlambatan tersebut. Selain itu juga akan dibuat catatan khusus bagi admin proyek yang mengirimkan data terlambat. Kemudian Com & Ben Manager akan memeriksa kembali data yang telah diterimanya yaitu perhitungan gaji yang telah dibuat ringkasannya berupa summary payroll. Setelah semuanya benar dan telah disesuaikan dengan data gaji periode sebelumnya, maka payroll akan menginput data tersebut untuk proses gaji selanjutnya.
32
3.3.3 Prosedur Permintaan Pembayaran gaji Proses permintaan gaji dilakukan setelah melalui proses gaji selama kurang lebih satu minggu, selanjutnya payroll akan membuatkan surat permintaan pembayaran gaji ke bagian keuangan. Form permintaan gaji tersebut dinamakan internal memo. Internal memo adalah berisi jumlah dari seluruh gaji karyawan yang akan dibayarkan. Karena perhitungan tunjangan dengan perhitungan gaji pokok berbeda, maka pembutan internal memo dibuat menjadi 2. Internal memo tunjangan dibuat pada tanggal 16 dan internal memo gaji dibuat pada tanggal 17. Kemudian bagian Com & Ben akan memeriksa kembali internal memo tersebut utuk diotorisasi. Com & Ben Manger dan Corp. HRM Senior Manager akan memeriksa kebenaran data dari internal memo tersebut kemudian menandatanganinya sebagai persetujuan atas internal memo yang telah dibuat telah benar. Setelah disetujui lalu diberikan kepada bagian keuangan. Berdasarkan dari time frame proses payroll, pemberian internal memo kepada bagian keuangan diserahkan pada minggu ke 3 atau sekitar tanggal 17 untuk internal memo tunjangan dan 18 untuk internal memo gaji.
3.3.4 Prosedur Pencairan Dana Proses pencairan dana untuk penggajian pada karyawan proyek dilakukan melalui verifikasi dari bagian keuangan yang mendapatkan internal memo dari HRM manager yang berisikan total gaji bersih yang akan dibayarkan kepada seluruh karyawan. Bagian keuangan akan memeriksa apakah total penggajian yang dibuat oleh payroll telah sesuai dengan catatan yang ada dan apakah ada perbedaan yang signifikan antara jumlah yang sekarang dengan bulan sebelumnya. Jika terdapat perbedaan jumlah yang signifikan maka akan dilakaukan penyelidikan atas hal
33
tersebut. Perbedaan jumlah biasnaya disebabkan karena adanya karyawan baru, pemberhentian karyawan, serta kenaikan gaji karyawan. Setelah melakukan pemeriksaan atas internal memo yang dibuat, direktur keuangan
akan menandatangani form untuk pencairan dana pembayaran gaji.
Setelah melakukan otorisasi direktur akan memeriksa saldo pada Bank BNI, Bank Mandiri dan Bank BNI. Jika semua prosedur telah terpenuhi maka bagian keuangan akan mencocokan list transfer yang telah dibuatkan oleh payroll dan ditandatangani oleh HRM Senior Manager. Setelah list transfer sudah sesuai dan benar, maka bagian keuangan akan membuat bilyet giro untuk pencairan dana dan diberikan kepada payroll. Bilyet giro tersebut diserahkan kepada Bank untuk melakukan transfer ke rekening masing masing karyawan.
3.3.5 Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan Setelah list transfer dari payroll dengan bagian keuangan telah sesuai, maka bagian keuangan mengeluarkan cek untuk melakukan transfer ke Bank. Cek yang dikeluarkan oleh keuangan adalah bilyet giro. Bilyet giro juga dibuat 2 yaitu bilyet giro untuk pembayaran tunjangan dan bilyet giro untuk pembayaran gaji bersih karyawan. Kemudian bilyet giro tersebut akan diserhakan kepada bagian payroll untuk proses pencairan dana ke Bank. Setiap karyawan harus memiliki akuun rekening diantara salah satu Bank yang telah bekerja sama oleh perusahaan untuk mempermudah dalam pendistribusian pembayaran gaji. Transfer gaji karyawan dilakukan sebanyak 2 kali, yaitu pada tanggal 26 untuk transfer pembayaran tunjangan transport hadir dan lembur karyawan. Sedangankan untuk transfer pembayaran gaji pokok dan tunjangan jabatan karyawan akan
34
dibayarkan anatara tanggal 28 sampai dengan 30. Pembayaran gaji dilakukan 2 kali agar pembayaran gaji karyawan lebih terinci untuk mengetahui berapa total gaji pokok maupun tunjangan yang dierima oleh karyawan. Setelah transfer gaji yang dilakukan oleh Bank selesai, karyawan diminta untuk memeriksa apakah gaji yang dibayarkan telah masuk ke rekening dari masing masing karyawan ataukah belum. Jika telah berhasil maka karyawan akan menerima slip gaji yang dibuat oleh payroll. Pendistribusian slip gaji untuk secutity proyek adalah dengan mengirimkan ke alamat proyek tersebut, kemudian bagian admin proyek akan membagikan slip gaji tersebut kepada masing masing karyawan. Jika terjadi koreksi atau tambahan jumlah orang karena informasi yang telat, maka akan dibuatkan koreksi kembali atas kesalahan yang terjadi, kemudian diberikan kepada Bank untuk dilakukan transfer ulang atau tambahan transfer kepada rekening karyawan tersebut. Koreksi akan dilakukan pada awal bulan atau minggu pertama diperiode berikutnya. Perusahaan mewajibkan karyawan utuk membuka rekening pada Bank BNI atau Bank BRI atau Bank Mandiri untuk pendistribusian gaji karyawan. Apabila transfer berhasil, gaji akan langsung masuk kerekening karyawan.
3.3.6 Flowchart Siklus Penggajian Berdasarkan data yang telah dikumpulkan oleh peneliti, terdapat flowchart yang menggambarkan alur dari kegiatan penggajian dari mulai penerimaan data gaji karyawan sampai dengan pembayaran gaji karyawan. a.
Dimulai dari penerimaan data gaji yang mencakup data absensi, data cuti besar, PKWT dan Addendum Karyawan dari administrasi proyek kepada payroll pusat. Kemudian mencatatanya pada daftar hadir karyawan.
35
b.
Daftar hadir tersebut kemudian dicocokan dengan daftar kepegawaian. Setelah cocok, kemudian daftar hadir dan daftar tarif gaji di input kedalam file daftar gaji untuk dilakukan perhitungan.
c.
Bagian payroll akan memeriksa kembali jika terdapat dana tunjangan cuti besar, excess claim, potongan excess pulsa corporate number, perhitungan lembur karyawan, data karyawan baru serta perubahan remunerasi lainnya, yang kemudian di input dan di proses untuk perhitungan gaji.
d.
Jika karyawan memiliki pinjaman dan melakukan cicilan atas pinjamannya tersebut bagian payroll akan melaporkan kepada dengan bagian Com & Ben untuk dicocokan dan dimasukan ke dalam file potongan yang kemudian diproses dalam perhitungan gaji.
e.
Perhitungan gaji dari seluruh karyawan akan diakumulasi kedalam summary payroll yaitu berisi perhitungan gaji pokok beserta tunjangan lainnya. Kemudian dibuatkan internal memo untuk permintaan gaji dan diberikan kepada Com & Ben Manajer dan HR Senior Manager untuk diotorisasi sebagai persetujuan pembayaran gaji.
f. Internal memo yang telah diotorisasi dibuat 2 rangkap untuk kemudian didistribusikan kepada Lembar 1 : untuk bagian keuangan (asli) Lembar 2 : untuk bagian HRD (copy) g.
Bagian keuangan setelah mendapatkan internal memo dari payroll, kemudian mencocokan perhitungan gaji yang dibuat apakah sudah dengan dasar-dasar yang digunakan dalam pembuatan gaji karyawan seperti daftar absensi, catatan jabatan dan masa kerja.
36
h.
Setelah semua dicocokan kemudian manajer keuangan memeriksa kembali perhitungan gaji yang diterima oleh karyawan dan kemudian mengotorisasinya.
i. Setelah mendapatkan persetujuan dari manajer keuangan, kemudian bagian keuangan akan membuat cheque/giro untuk pencairan dana dan diserahkan kepada HRD untuk melakukan pencairan dana ke bank. j. Bagian HRD akan membuat daftar rekening pegawai untuk mentransfer gaji pada masing-masing pegawai dan membuat Eksternal Memo untuk menjalankan gaji ke bank. k.
Setiap pegawai harus memiliki salah satu akun rekening bank yang telah dipilih oleh perusahaan dalam pendistribusian pembayaran gaji karyawan yaitu diantaranya Bank BNI, Bank Mandiri dan Bank BRI.
l. Setelah pembuatan daftar transfer dan memo bank, kemudian Bank akan mentransfer gaji sesuai dengan yang dibuatkan dalam daftar gaji yang diberikan ke masing-masing rekening. m.
Apabila transfer berhasil, maka gaji akan masuk ke rekening karyawan. Sedangkan jika gagal atau terdapat koreksi, maka bagian payroll akan membuat koreksi untuk Bank agar melakukan transfer kembali, sehingga gaji akan masuk ke rekening karyawan.
n.
Setelah karyawan menerima gaji yang telah masuk ke masing-masing rekening, karyawan menerima slip gaji dari bagian HRD atas bukti gaji yang telah diterimanya.
37
Start
Penerimaan Data Gaji
Cross Check dan Input Data Gaji
Proses Gaji
Persetujuan Pebayaran Gaji
Internal Memo
Keuangan Departement
Penerimaan Giro/Cheque
List Transfer dan Memo Bank
Koreksi ke Bank
Transfer
Rekening Karyawan
Rekening Karyawan
Pencetakan dan pendistribusian Slip Gaji
End
Gambar 3.2 Flowchart Proses Penggajian PT. Nawakara
38
3.4
Fungsi yang Terkait dalam Pengendalian Intern Siklus Penggajian
3.4.1 Fungsi Kepegawaian dan Penempatan Pegawai Fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai dikelola oleh Personnel & Recruitment Dept.
Fungsi ini bertanggung jawab atas perekrutmen dan
pemberhentian karyawan, membuat perjanjian kontrak dengan karyawan baru atau PKWT, membuat surat keputusan tarif gaji, kenaikan pangkat dan golongan gaji. Dalam perekrutan karyawan baru, Hairing Officer (HO) sebagai bertugas untuk menyeleksi karyawan dan mempublikasikan adanya lowongan kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan. Untuk jabatan tertentu biasanya media yang digunakan untuk mencari karyawan baru adalah dengan media online yaitu melalui website lowongan kerja yang biasanya telah umum digunakan oleh banyak perusahaan lain, misalnya www.jobsdb.com dan www.jobstreet.com. Atau rekomendasi dari pihak internal dengan melalui prosedur resmi dari perusahaan dan mengiuti standar yang telah ditetapkan. Namun untuk perkrutan karyawan proyek dalam hal ini security HO biasanya mengambil secara langsung dari tempat dimana proyek tersebut berada. Pusat akan mengirimkan HO kedaerah proyek untuk menyeleksi karyawan dari penduduk setempat. Hal ini berkaitan dengan biaya, jika karyawan diambil dari pusat yang berada di Jakarta tentunya akan memperbesar biaya trasnport untuk menuju lokasi proyek tersebut. Mengingat bahwa proyek yang tersebar di seluruh Indonesia dan tidak sedikit yang berada di daerah terpencil. Setiap karyawan yang harus memenuhi standar yang telah dibuat oleh perusahaan. Karena pekerjaan karyawan berkaitan dengan keamanan maka syarat yang diberikan adalah berdasarkan dari peraturan KAPOLRI No.24 Tahun 2004. Setelah karyawan memenuhi syarat, maka tahap selanjutnya adalah mengikuti
39
pelatihan pendidikan dasar keamanan selama kurang lebih 2 minggu. Para karyawan wajib untuk mengikuti pelatihan tersebut sebagai syarat untuk dapat bertugas. Setelah mengikuti pelatihan, kemudian karyawan akan mendapatkan sertifikat resmi yang menunjukan bhawa karyawan telah layak berdasarkan standar keamanan yang berlaku dan dapat menjalankan tugasnya. Sertifikat tersebut menjadi jaminan perusahaan, dan karyawan akan mendapatkan surat kontrak sesuai dengan hasil dari penilaian pelatihan yang telah dijalani. Jumlah karyawan pada setiap proyek tidak sama, tergantung dari permintaan klien. Namun biasanya bagian yang paling penting yang harus ada pada setip proyek teridiri dari Guard/Security, Supervisor. adminstrasi proyek, koordinator atau Project Manager. Tugas yang dilaksanakan dari bagian tersebut adalah sebagai berikut: a.
Guard/Security
: menjaga keamanan dan ketertiban
dilingkungan/kawasan perusahaan khususnya pengamanan fisik. b.
Supervisor
: bertanggung jawab atas kegiatan di lapangan
dan mengontrol kerja Secuirty. c.
Administrasi : mengolah data absensi dan data gaji karyawan proyek.
d.
Project Manager
:
bertanggungjawab
dan
mengatur
operasional dalam kegiatan proyek, pengambil keputusan untuk kegiatan karyawan proyek sekaligus pihak yang paling mempunyai wewenang tertinggi di proyek.
40
Bagian HRD membuat catatan kepegawaian berdasarkan kontrak kerja yang dibuat pada saat karyawan direkrut. Untuk security jenis kontrak kerja yang dibuat adalah PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) yaitu perjanjian kerja sesuai dengan periode tertentu yang tidak lebih dari tiga tahun lamanya. Adapun isi dari PKWT yang dibuat ialah data pribadi legkap karyawan, jabatan, tempat pekerjaan, tarif gaji, syarat syarat yang memuat kewajiban dan hak dari perusahaan dan pekerja, mulai dan jangka waktu berlakuknya perjanjian kerja, tempat dan tanggal perjanjian kerja dibuat dan yang terkahir adalah tanda tangan dari Manager HRM selaku pihak yang berwenang atas akivitas kepegawaian.
3.4.2 Pengelola Waktu dan Penyiapan Pembayaran Gaji Dalam proses absensi karyawan proyek tidak menggunkan kartu absen. Absensi yang gunakan masih manual yaitu menggunakan lembar absensi yang diawasi langsung oleh kepala lapangan. Pencatatan waktu jam kerja akan di catat oleh supervisor atau kepala lapangan berdasarkan waktu kedatangan dan kepulangannya. Pusat tidak pernah melihat secara langsung lembar absensi tersebut, hanya menerima laporan daftar absensi yang telah direkap oleh admin proyek selama satu bulan. Berdasarakan dokumen yang dapat dikumpulkan, laporan absensi security pada setiap projek yang sudah direkap selama satu bulan dan diserhakan pada HRD pusat diolah melalui Ms. Excel kemudian di print sebagai bukti laporan daftar absensi. Laporan tersebut berisi rincian kolom sebagai berikut : a. Nomor, urutan nomor dari nama pegawai b. Nama pegawai, seluruh karyawan yang bekerja di proyek c. Tanggal selama satu bulan, menjelaskan kehadiran dari karyawan tiap harinya
41
d. Tidak hadir, menjelaskan keterangan jumlah Alpha, Sakit, Izin, dan Cuti satu bulan e. Hadir, menjelaskan keterangan hadir dan dikalkulasikan berdasarakn rumus indeks yang ada. Setelah absensi dihitung dan diperiksa kebenarannya kemuduian akan disesuaikan ke dalam daftar gaji untuk dibuatkan perhitungan gaji. Perhitugan dari seluruh gaji karyawan dalam satu bulan akan diikhtisarkan ke dalam suatu dokumen yang dinamakan summary payroll. Dalam summary payroll yang dibuat oleh payroll master yaitu meliputi perhitungan gaji pokok dan berbagai tunjangan yang diterima oleh karywan. Dari perhitungan tersebut akan dijumlahkan menjadi total yang dibayarkan. Untuk security gaji yang diterima adalah gaji pokok dan tunjangan trasnport hadir, dan upah lembur. Sedangakn tunjangan jabatan hanya diberikan untuk karyawan dari mulai Komandan regu. Pajak penghasilan untuk karyawan kontrak ditanggung oleh masing masing karyawan yang dipotong dari gaji karyawan perbulannya. Perhitungan pajak sesuai dengan regulasi dari pemerintah berdasarakan Pph 21 sebagaimana peraturan yang berlaku. Perhitungan pajak dilakukan oleh staff pajak yang khusus menangani pajak penghasilan dari seluruh karryawan Nawakara. Dalam summary payroll terdapat satu kolom yang merumuskan perhitungan Pph 21 dari seluruh karyawan. Kemudian perhitungan tersebut akan di rekap tiap tahunnya dan diserhakan kepada staff pajak untuk dilaporkan kepada negara atas potongan penghasilan pajak seluruh karyawan PT. Nawakara. Bagian payroll memiliki tugas untuk melakukan perhitungan gaji security berdasarkan tunjangan dan potongan yang telah ditetapkan. Dalam summary payroll terdapat tanda tangan dari Supervisor Payroll dan Comp & Ben. Manager. Hal tersebut menunjukan bahwa perhitungan yang telah dibuat sudah diperiksa oleh
42
kedua pimpinan tersebut dan telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Setelah mendapatkan persetujuan, maka dibuatkan form permintaan gaji yang diajukan kepada bagian keuangan untuk mendapatkan cek pembayaran gaji karyawan.
3.4.3 Pembayaran Gaji Karyawan Cek gaji dikeluarkan oleh bagian keuangan berdasarkan surat permintaan gaji pegawai yang dibuat oleh payroll. Manajer akuntansi akan memeriksa apakah total penggajian yang dibuat telah sesuai dengan yang catatan yang ada dan membandingan dengan total gaji pada periode sebelumnya. Setelah melakukan pemeriksaan, manajer akuntansi akan melakukan tanda tangan pada kolom yang telah disediakan. Jika semua prosedur telah terpenuhi maka diirektur akan melihat total penggajian karyawan dan memeriksa saldo rekening di Bank. Setelah mendapatkan cek gaji dari bagian keuangan selanjutnya pembayaran gaji dilakukan oleh bagian payroll melalui transfer Bank. Payroll membuat list transfer yang berisikan nomer rekening karyawan kemudian menyerahkannya kepada Bank untuk mentrasfer ke rekening masing masing rekening yang ada dalam daftar. Gaji yang dibayarkan kepada karyawan merupakan hasil perhitungan gaji pokok beserta tunjangan yang didapat oleh setiap karyawan.
43
