BAB 3 LANDASAN TEORI
3.1
Gudang dan Pergudangan Gudang (kata benda) adalah bangunan yang dipergunakan untuk menyimpan barang. Pergudangan (kata kerja) adalah kegiatan menyimpan dalam gudang. Dalam arti yang lebih luas adalah untuk membahas pemindahan dan penanganan barang. Selama dalam perjalanan, barang tersebut akan berhenti untuk sesuatu maksud, tetapi akibat dari berhentinya barang ini harus diperiksa dan akan menanyakan apakah perlu berhenti begitu sering, apakah kecepatan arus barang dapat ditingkatkan, atau apakah sistem penggeraknya harus diperbaiki. M emindahkan barang dari suatu tempat, berhenti di tempat lain, kemudian berpindah lagi adalah persoalan yang umum terjadi akibat dari adanya kebutuhan. Pemindahan barang akan ditinjau dari: 1. Karakteristik barang; Bentuk dari barang tersebut, apakah padat, cair. 2. Sumber dari mana barang itu diterima dan bagaimana mengantarkannya. 3. Apa yang terjadi pada barang tersebut didalam gudang atau tempat berhentinya barang. 4. Tujuan terakhir barang tersebut, siapa yang memerlukannya dan untuk keperluan apa. M asalah barang sering digarap secara keuangan, menggunakan uang sebagai standar pembanding, tetapi dapat juga dikaitkan dengan orang dan mesin, unsur pengkait untuk ini adalah waktu. Dapat diukur jumlah waktu yang
20 digunakan untuk menangani sejenis atau banyak jenis barang, selain waktu juga dapat diambil jarak. Gudang itu menempati ruangan (sebuah gedung) dan supaya berguna untuk pergudangan atau penyimpanan, gedung itu harus mengandung manfaat tertentu dan harus diperhitungkan apabila kita menganggap gedung tersebut sebagai sumber daya. Dengan melihat kedalam gedung, maka akan dijumpai barang persediaan, barang jadi, perkakas atau barang setengah jadi dan barangbarang ini dapat dikukur, barangkali dalam satuan fisik atau dalam satuan kilogram, ton atau liter. M ereka juga mempunyai kualitas yang melekat ada barang yang penanganannya lebih berbahaya dari barang lain, sehingga waktu atau kesulitan penanganan itu harus merupakan segi yang harus diperhatikan. Orang adalah sumber daya. Apabila gedung itu tidak sesuai dengan keperluan, dan tidak nyaman untuk bekerja didalamnya, maka orang tidak akan bekerja sehebat mungkin menurut kemampuannya, dan dengan demikian sumber daya ini akan terboroskan. Ternyata lokasi gudang dan tata letak, terutama dalam hubungannya dengan manusia dapat juga dikatakan sebagai sumber daya.
3.2
Lean Warehousing Lean didefinisikan sebagai suatu proses yang terdiri dari lima langkah: mendefinisikan nilai bagi pelanggan, menetapkan value stream, membuatnya “mengalir”, “ditarik” oleh pelanggan, dan berusaha keras untuk mencapai yang terbaik. (menurut Womack, Jones). Bahkan menurut Taiichi Ohno, pencipta TPS (Toyota Production System), Lean adalah:
21 “Segala yang kami lakukan hanyalah mengamati garis waktu sejak pelanggan memberikan pesanannya hingga saat
kami mengumpulkan
uang
tunai.
Dan
kami
mengurangi garis waktu tersebut dengan menyingkirkan pemborosan (muda) yang tidak memberi nilai tambah.”
Dengan kata lain sebenarnya lean adalah bagaimana menyingkat lead time yang dibutuhkan oleh sistem untuk memberikan apa yang diinginkan oleh pelanggan disaat dan ditempat yang tepat dengan menghilangkan muda yang terjadi sepanjang proses.
Gambar 3.1 M odel “4P"
Pendekatan yang tepat adalah untuk memusatkan perhatian pada “lapisan proses” model 4P (Liker, 2004, p361), kemudian diikuti dengan perubahan budaya.
22 Warehouse difungsikan sebagai tempat penyimpanan entah itu barang mentah, setengah jadi atau barang jadi dan biasanya memiliki operasi penerimaan barang, menyimpan, mengambil,
mensortir, mengirim, dan
mempacking. Pengelolaan warehouse berkaitan dengan tempat dan waktu. Dengan demikian lean warehousing adalah suatu prinsip dalam mengidentifikasi dan menghilangkan muda (pemborosan) dalam operasi/proses warehouse dan menyingkat waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Dalam hal ini pelanggan warehouse merupakan pihak yang menerima pelayanan dari warehouse bisa bagian produksi atau bagian lain didalam perusahaan (untuk warehouse raw material) atau pihak luar seperti konsumen, distributor (untuk warehouse finished goods). Jadi muda didalam warehouse adalah segala kegiatan yang tidak menambah nilai bagi pihak-pihak yang menerima pelayanan dari warehouse. Nilai yang dimaksud disini dalam konteks lean adalah semua kegiatan yang merubah material atau informasi menjadi sesuatu yang diinginkan dan dibutuhkan oleh pelanggan. Namun yang menjadi tantangan
bukanlah
mengembangkan
sekedar
metode
menghilangkan muda
sistematik
untuk
terus
tapi adalah mengidentifikasi
untuk dan
menghilangkan muda. Perlu ditekankan bahwa yang dihilangkan bukanlah muda tetapi akar permasalahan yang menyebabkan muda tersebut. Kesuksesan yang sebenarnya datang dari proses yang berkembang terus dalam mengidentifikasi dan memahami akar permasalahan. Kesuksesan tergantung dari 3 hal: 1. Fokus pada pemahaman konsep mengenai filosofi lean, strategi implementasi dan penggunaan metode lean yang benar.
23 2. Penerimaan sepenuhnya terhadap konsekuensi penerapan lean, termasuk semua kegiatan yang mengakibatkan ketidaknyamanan sementara. 3. Dengan hati-hati melaksanakan rencana penerapan yang mencakup idetifikasi muda yang sistematis, bersiklus dan berkelanjutan.
3.3
Muda / Waste Telah disebutkan bahwa lean berarti menghilangkan muda (pemborosan) yang terjadi, dan berikut adalah muda yang mungkin terjadi dalam warehouse sesuai dengan delapan tipe muda oleh Taiichi Ohno: 1. Over Production (produksi berlebih) M emproduksi barang lebih cepat atau dalam jumlah yang lebih banyak dari yang dibutuhkan konsumen, dan akan menghasilkan muda lain seperti biaya penyimpanan dan transportasi karena persediaan berlebih. Dalam warehouse, maka produksi berlebih ini sama saja dengan terdapatnya persediaan material yang berlebih, dimana muda ini akan menghasilkan pemborosan tempat serta memperbesar kemungkinan kerusakan material. Persediaan disini dapat berupa barang fisik ataupun informasi. 2. Waiting (muda waktu) Pekerja hanya sebagai penjaga terhadap mesin otomatis yang sedang bekerja, atau hanya berdiri menunggu kegiatan selanjutnya atau menunggu peralatan, material dan lain-lain. Bisa juga tidak melakukan apa-apa karena terjadinya penundaan atau kerusakan peralatan. Dalam warehouse muda yang sama dapat ditemui, dimana sumber daya (pekerja, material, informasi) menunggu untuk proses selanjutnya diakibatkan oleh menunggu peralatan, material tiba
24 sehingga menyebabkan proses pemenuhan pesanan menjadi jauh dari kata optimal. 3. Transportation (transportasi yang tidak perlu) Termasuk didalamnya adalah memindahkan barang dalam proses dari satu tempat ke tempat lain, dari satu proses ke proses lain. Dalam lean, transportasi dianggap sebagai suatu muda. Dalam kaitannya didalam warehouse, maka muda terjadi apabila jarak yang ditempuh untuk mengambil suatu material terlalu jauh. 4. Over Processing (memproses secara berlebih atau memproses secara keliru) M elakukan tindakan-tindakan yang sebenarnya tidak diperlukan dalam proses sehingga menimbulkan gerakan yang tidak seharusnya ada. M embuat kualitas yang melebihi kebutuhan juga termasuk dalam muda ini. Berkaitan dengan warehouse, maka muda ini dapat dilihat dari pengecekan kualitas yang berlebih, persetujuan yang berulang-ulang, review pesanan pada akhir pengepakan atau pengiriman. 5. Excess Inventory / Ineffective Inventory Control Sebenarnya merupakan muda dimana terdapat persediaan yang menumpuk, namun didalam warehouse, muda ini disebut sebagai Ineffective Inventory Control (Inventory control yang tidak baik) seperti terjadinya kehabisan stok atau dapat dikatakan persediaan yang tidak stabil, terkadang berlebih terkadang kehabisan, terkadang cukup yang disebabkan oleh pendataan mengenai persediaan yang tidak benar, tidak sinkron dan tidak terupdate.
25 6. Unnecessary Movement (gerakan yang tidak perlu) Segala gerakan yang dilakukan pekerja dalam melaksanakan tugasnya yang tidak menambah nilai bagi pelanggan adalah muda, seperti kegiatan mencari, menyusun dan bahkan berjalan. Di warehouse, muda ini hadir dalam bentuk pencarian material, pencarian tempat untuk menyimpan material, pencarian peralatan yang sesuai, penyusunan material yang berulang-ulang. 7. Defects (produk cacat) M enghasilkan barang cacat dan memperbaikinya merupakan suatu pekerjaan yang sia-sia dan memboroskan sumber daya. Sama halnya dengan di warehouse, apabila mengirim material yang salah dalam jumlah yang tidak benar sehingga mengharuskan adanya pengiriman ulang dan pengecekan ulang. M etode pengambilan dan penempatan material yang salah juga termasuk dalam muda jenis ini. 8. Unused Employee Creativity (kreativitas karyawan yang tidak dimanfaatkan) Pendapat, suara, dan keahlian pekerja yang tidak terperhatikan merupakan suatu kehilangan bagi perusahaan. Hal ini berlaku pula dalam warehouse. Bagaimana pun juga pekerjalah yang setiap harinya melaksanakan secara langsung pekerjaan. Perlu ditekankan bahwa dalam lean tidak ada kata berakhir, karena muda dan masalah akan terus muncul sehingga kegiatan menghilangan muda pun tidak akan pernah berakhir. Diperlukan suatu pengertian mendalam dari manajemen mengenai prinsip lean, dan standarisasi kerja yang dimengerti dan diikuti oleh semua pekerja sehingga akan menjadi suatu proses pembelajaran terus menerus
26 dimana masalah akan terus muncul dan tim dibekali dengan peralatan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan muda. Dengan menerapkan Lean Warehousing diharapkan dapat: 1. M elayani konsumen dengan lebih cepat. 2. M empunyai tingkat keakurasian yang lebih tinggi. 3. M enggunakan tempat yang lebih sedikit. 4. M emiliki persediaan yang lebih sedikit.
3.4
Value Sream Mapping (VS M) Value Stream adalah semua aktivitas dari Raw Material sampai pada pengiriman kepada konsumen, sedangkan value stream mapping adalah suatu metode untuk memahami proses aktual untuk memproduksi barang dengan memetakan baik aliran material dan juga aliran informasi dan pada semua level tidak hanya pada proses individual tetapi juga mencakup konsumen dan supplier. Dalam VSM akan dihitung rasio dari waktu untuk kegiatan yang menambah nilai (value added time) kemudian mempelajari bagaimana untuk mengembangkan future VSM , aliran informasi dan material berdasarkan flow dan pull dan sesuai dengan tingkat permintaan konsumen (takt time). Dari sana kemudian dibuat rencana action yang lebih mendetail dan melakukannya (do). Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam value stream mapping, diantaranya adalah: 1. M enggunakan current state map hanya sebagai dasar bagi future state map. Jangan sampai terjebak untuk memperbaiki masalah pada current state map sehingga untuk mencapai pemecahan masalah tersebut yang dipetakan
27 hanyalah satu proses tertentu, karena value stream mapping digunakan untuk memahami semua proses bukan hanya salah satu yang paling bermasalah. 2. Future map merupakan representasi dari apa yang ingin dicapai. 3. Tujuan dari pemetaan ini adalah untuk melaksanakan suatu tindakan. Saat yang paling penting adalah pada saat ingin menjalankan apa yang telah dipetakan dalam future state map. 4.
Jangan memetakan sebelum waktunya. Adalah lebih baik untuk memetakan satu jenis produk kemudian mengimplementasikannya pada produk tersebut daripada memetakan seluruh proses dalam pabrik tapi diikuti dengan sepotong-sepotong dan penerapan yang tidak konsisten. Mulailah dengan satu peta kemudian implementasi, kemudian pindah ke peta yang lain.
5. Seseorang dari manajemen harus memimpin. Harus ada seseorang dari manajemen apakah itu manajer pabrik atau manajer divisi yang mempunyai semangat untuk terus melakukan inovasi yang memimpin pelaksanaan. 6. Jangan hanya merencanakan (plan) dan melaksanakan (do), tetapi juga mengecek (check) dan bertindak (act). Kegiatan lean tidak pernah berhenti, ketika kita selesai implementasi future state map, pada saat itulah sebenarnya pekerjaan dimulai. Semua yang telah dirubah akan kembali pada keadaan semula apabila tidak ditinjau kembali, ditingkatkan lebih jauh. Setelah sebagian besar dari future VSM tercapai, maka future VSM tersebut akan menjadi current VSM dan berlanjut kembali ke pembuatan future VSM selanjutnya.
28 Dengan
menggunakan value stream mapping,
membantu dalam
menghubungkan rantai dalam proses dan untuk memvisikan future lean value stream sekaligus memvisualkan integrasi dari semua proses beserta dengan aliran material dan informasi.
3.4.1
Langkah-langkah dalam Value Stream Mapping 1. M enggambar icons yang merepresentasikan konsumen, supplier dan production control. 2. M enggambar kotak data dibawah icon konsumen dan masukkan kebutuhan konsumen didalamnya termasuk jumlahnya dalam hari dan bulan. 3. M asukkan data pengiriman dan penerimaan, gambarkan media pengiriman beserta dengan frekuensinya, gambarkan icon pengiriman dan arahnya dibawah media pengiriman. Terakhir gambarkan media pengiriman di bawah supplier beserta frekuensi dan arah. 4. Gambarkan operasi yang berlangsung dari supplier sampai ke konsumen. 5. M asukkan data proses seperti waktu siklus, uptime. 6. Gambarkan aliran informasi baik secara elektronik dan manual. 7. Gambarkan persediaan diantara proses termasuk barang dalam proses. Hitung waktu untuk persediaan tersebut. 8. Gambarkan aliran push, pull atau gabungannya
29 3.4.2
Simbol dalam Value Stream Mapping Tabel 3.1 Simbol
Simbol VSM Keterangan Representasi dari pemasok dan konsumen
Customer/Supplier Proses, operasi, mesin atau departemen dimana material mengalir. Dedicated Process
Shared Process
Proses, operasi, mesin atau departemen dimana saling berbagi dengan value stream yang lain. Tempat untuk menuliskan informasi.
Data Box
Indikasi dari multi operasi yang terintegrasi dalam workcell . Workcell M enunjukkan persediaan diantara 2 proses. Juga untuk raw material dan barang jadi Inventory
Shipments
M enunjukkan pergerakan dari raw material dari pemasok dan dari tempat pengiriman ke konsumen. M enunjukkan aliran push
Push Arrow
30 Tabel 3.1 Simbol
Simbol VSM (Lanjutan) Keterangan Persediaan yang sedikit tersedia dan operasi-operasi dibawahnya kan datang untuk mengambil sesuai dengan yang dibutuhkan.
Supermarket
Supermarket terhubung ke operasi dibawahnya dengan aliran pull Material Pull First-In-First-Out inventory dengan maksimum persediaan FIFO Lane
Safety Stock
External Shipment
Digunakan untuk persediaan yang berfungsi sebagai penahan terhadap masalah sehingga tidak terjadi kekurangan stok. Pengiriman dari pemasok ke konsumen dengan transportasi luar.
Pusat penjadwalan dan control. Production Control Aliran informasi secara manual dapat berupa memo, laporan, percakapan. Manual Info
Aliran informasi secara elektronik. Electronic Info
Production Kanban
Sinyal untuk proses sebelumnya untuk menyediakan lebih lagi ke proses dibawahnya.
31 Tabel 3.1 Simbol
Withdrawal Kanban
Signal Kanban
Kanban Post
Simbol VSM (Lanjutan) Keterangan M enginstruksikan operator untuk pergi ke supermarket dan mengambil barang yang dibutuhkan. Digunakan ketika level persediaan antara 2 proses telah mencapai titik minimum. Lokasi dimana sinyal kanban diletakkan.
Penjadwalan dengan sistem MRP/ERP
Go See
M engumpulkan informasi dengan melihat langsung.
Aliran informasi verbal Verbal Information M enandakan perbaikan dan rencana untuk mencapai future state. Kaizen Burst M enandakan pekerja. Operator Informasi lainnya yang mungkin berguna. Other
Timeline
M enunjukkan waktu siklus dan waktu menunggu.
32 3.4.3
Continous Improvement Penciptaan proses lean membutuhkan metodologi, pendekatan step by step. Langkah pertama adalah untuk menciptakan proses yang stabil dalam memnuhi kebutuhan konsumen, pembuatan flow dan standarisasi, setelah itu melakukan peningkatan secara berkala sehingga menjadikan penciptaan proses lean adalah sesuatu yang tidak pernah berakhir, hanya saja semakin lama semakin ketat
Gambar 3.2
Spiral Continous Improvement
33 3.5
Menciptakan S tabilitas Proses Stabilitas didefinisikan sebagai kapabilitas untuk menghasilkan hasil yang konsisten sepanjang waktu. Pengukuran ini didasarkan pada hasil keluarannya dan pada jumlah yang sama, sumber yang sama baik orang maupun peralatan. Ketidakstabilan adalah hasil dari variabilitas didalam proses, bisa merupakan hasil dari peralatan yang tidak dipelihara dengan baik sehingga rusak secara berkala, atau mungkin tidak ada standar kerja dan waktu yang diperlukan bervariasi sangat besar dari orang ke orang, dari shift ke shift atau berlainan dari waktu ke waktu.
3.5.1
Indikator Ketidakstabilan M elalui pengamatan langsung, proses yang tidak stabil diindikasikan dengan kondisi berikut: 1. Tingkat variasi yang tinggi dalam pengukuran performansi, baik itu banyaknya barang yang diproduksi atau barang per jam kerja. 2. Perubahan “rencana” yang sering terjadi ketika masalah terjadi. Termasuk pemindahan pekerja atau tidak ada penggantian bila pekerja tidak masuk, memindahkan produk ke mesin lain bila terjadi kerusakan dan pada akhirnya tidak melaksanakan pesanan, serta menghentikan kerja di tengah-tengah pesanan untuk berganti ke pesanan lain. 3. Tidak mungkin untuk mengamati pola atau metode kerja yang konsisten 4. Tumpukan kerja atau tumpukan WIP (Work in Process) bervariasi, terkadang lebih terkadang kurang. 5. Operasi yang sekuensial berjalan secara independent (Island Process).
34 6. Penggunaan kata-kata “biasanya”,”kebanyakan” yang cukup sering ketika menggambarkan operasi, misalnya “Biasanya kita melakukan…. Kecuali ketika….. terjadi, maka kita akan melakukan….”. 7. Pernyataan seperti: “Kami mempercayai pekerja untuk membuat keputusan tentang bagaimana kerja dilakukan”, bentuk yang salah dari employee empowerment. Pertimbangan utama adalah seberapa tidak stabilnya proses, dan sestabil apa yang dibutuhkan untuk dapat mencapai flow. Tidak ada operasi yang mencapai tingkat kestabilan yang sempurna secara langsung karena berdasarkan spiral continous improvement, suatu proses akan mencapai suatu tingkat kestabilan tertentu kemudian menghasilkan flow dan setelah itu proses akan ditekan lagi untuk mencapai spesifikasi yang lebih tinggi. Dalam mengobservasi operasi terkadang banyak ketidakjelasan yang terjadi karena pekerja melakukan pekerjaan dengan cepat dan terlihat sangat sibuk serta melakukan banyak hal, terkadang karena terlalu lama berada dalam lingkungan tersebut malah menganggap suatu pekerjaan tertentu sebagai normal dimana mamang harus dilakukan sehingga tidak memberikan pertimbangan dan pemikiran lain, sehingga perlu adanya pandangan dari perspektif yang berbeda sehingga keadaan yang sesungguhnya dapat terlihat.
35 3.5.2
S trategi untuk Menciptakan S tabilitas Ada banyak lean tool yang dapat digunakan dan tidak semua harus digunakan, tergantung dari kondisi masing-masing perusahaan, namun strategi selalu diaplikasikan. Tabel 3.2 S trategi
Strategi dan lean tool dalam Fase Stabilitas Primary Lean Tool
Secondary Lean Tool
• Eliminasi muda besar
• Genchi Genbutsu
• Pengumpulan data
• M enggabungkan
• Standarisasi kerja
dan pengukuran
berbagai aktivitas
• 5S
muda untuk
• Organisasi tempat
menyediakan visibilitas dan focus • M eningkatkan Operational
Story Board
kerja • Changeover yang cepat • Preventive
Availability
Maintenance
• Eliminasi atau
• Problem Solving
mengurangi variasi
•
• Basic Heijunka
Muda diidentifikasikan sesuai dengan 8 jenis muda yang telah disebutkan sebelumnya baik yang terlihat dari VSM maupun dari Genchi Genbutsu, kemudian dilihat apakah ada muda yang serupa yang dilakukan oleh banyak operator, apabila ada maka kegiatan-kegiatan tersebut digabungkan.
36 Bagi kegiatan-kegiatan yang ada menjadi yang menambah nilai dan yang tidak menambah nilai, kemudian bagi dalam 2 kategori yaitu: 1. In cycle: terjadi selama proses kerja, mesin atau peralatan bekerja. Dapat berupa gerakan yang berlebihan dan jarak tempuh. 2. Out cycle: terjadi diluar proses kerja, mesin atau peralatan tidak bekerja. Variabilitas dapat berbentuk: 1. Self inflicted : yang dapat dikontrol seperti absensi pekerja. 2. External : biasanya yang terkait dengan konsumen atau pemasok, dapat juga berupa variasi produk itu sendiri seperti ukuran kemasan, bentuk dan kompleksitas. Pada fase ini sebagian besar dari perbaikan atau perkembangan berada pada tingkat proses individu, bukan pada tingkat flow connected.
3.6
Menciptakan Connected Process Flow Produk yang bergerak kontinu melalui tapahan-tahapan proses dengan waktu menunggu minimal, jarak tempuh terpendek akan menghasilkan produksi dengan efisiensi tertinggi. Tujuan utama dan filosofi dasar dari lean tetap untuk mengeliminasi atau mengurangi muda dan salah satu cara untuk menghilangkan muda di setiap proses adalah dengan menggunakan continous flow.
37 Filosofi Eliminasi muda
Ukuran Performansi
Prinsip
Mengurangi Lead Time
Menciptakan Continous Process Flow
Strategi Menciptakan connected process yang saling bergantung Lean Tool
Metode
Kanban, Supermarket, FIFO
Hasil Pengurangan muda
Sistem Pull
Alasan Masalah muncul ke permukaan dengan cepat Metode Kontrol
Efek
Kontrol Visual agar tidak ada masalah yang tidak terlihat
Gambar 3.3
Masalah harus dikoreksi dengan cepat
Hubungan antara Flow dengan M engurangi Muda
Dalam one piece flow yang benar, tiap operasi hanya membuat apa yang operasi selanjutnya butuhkan. Namun untuk mencapai hal ini sangat sulit dan bahkan
terkadang
membutuhkan
beberapa kali iterasi dari continous
improvement untuk dapat memperoleh flow, dan untuk mencapai tingkat presisi yang tepat dari proses ke proses dibutuhkan keseimbangan waktu siklus yang
38 sempurna, oleh karena itu biasanya dipasang buffer untuk mengatasi variasi yang terjadi, dan semakin banyak iterasi maka tingkat buffer itu semakin diturunkan. Berikut adalah strategi, lean tool untuk menciptakan connected process flow: Tabel 3.3
Strategi dan Lean Tool untuk M enciptakan Connected Process Flow S trategi
•
Eliminasi muda yang terus
•
menerus •
•
Primary Lean
Secondary Lean
Tools
Tools
Workplace /
•
Kanban
desain cell
•
Supermarket
M emaksa masalah untuk
•
Teknik pull
•
FIFO
muncul ke permukaan
•
Visual Controls
•
Problem
M embuat proses yang
Solving
terhubung untuk menciptakan ketergantungan •
Identifikasi hubungan yang lemah didalam flow kemudian memperkuatnya.
3.6.1
Kunci Utama dalam Mencapai Flow Beberapa kunci utama ini sudah ditemui dalam fase stabilitas, namun masih tetap berkaitan:
39 1. M emastikan kapabilitas yang konsisten, maksud utama dalam fase stabilitas. Paling tidak pastikan bahwa setiap harinya semua permintaan konsumen terpenuhi. 2. Konsistensi dan ketersediaan sumber daya (orang, material dan peralatan). Harus dipakai metode untuk menjamin ketersediaan sumber daya tanpa harus menambah sumber daya (yang akan menambah biaya). 3. Waktu siklus operasi harus seimbang dengan takt time. Ketidakseimbangan waktu kerja akan menyebabkan waktu menunggu dan produksi berlebih.
3.6.2
Pull Pull dengan Flow sama-sama merupakan konsep dan keduanya saling terhubung, namun keduanya berbeda, flow menyatakan status material saat bergerak dari satu proses ke proses lain sedangkan pull menentukan kapan material harus bergerak dan siapa konsumennya. M asih memungkinkan untuk flow tanpa adanya pull Perbedaan pull dengan push terletak pada ketiga karakteristik berikut: 1. Terdefinisi: Ada perjanjian yang terdefinisi dengan spesifikasi limit volume produk, model dan urutan dari model diantara 2 pihak (pemasok dan konsumen). 2. Terdedikasi: Barang yang dibagi bersama diantara kedua pihak harus terdedikasi bagi mereka, termasuk lokasi, penyimpanan, referensi takt time, dll. 3. Terkontrol: M etode control sederhana yang secara visual terlihat serta menjaga perjanjian yang telah terdefinisi tadi.
40 Tabel 3.4 Perbedaan Push dengan Pull Karakteristik Terdefinisi
Pull
Push
Ada perjanjian yang jelas
Tidak ada perjanjian
mengenai jumlah yang
jelas, pemasok bekerja
harus dipasok dan kapan
sesuai dengan kecepatannya sendiri, dan dikirim kapan pun walaupun tidak diminta
Terdedikasi
Lokasi, cara melakukan
Tidak ada lokasi dan
penyimpanan, dan
informasi yang jelas,
informasi jelas
dimanapun ada tempat bisa dipakai.
Terkontrol
Karena terdefinisi dan
Karena tidak terdefinisi
terdedikasi maka lebih
dan terdedikasi maka
mudah untuk melakukan
tidak ada yang jelas pula
kontrol
bagaimana untuk melakukan kontrol.
Salah satu cara untuk melakukan pull adalah dengan menggunakan kanban yaitu cara berkomunikasi untuk memberitahukan proses sebelumnya bahwa proses selanjutnya sudah siap dan memerlukan masukan dari proses sebelumnya dan dapat berupa kartu, tempat kosong, atau cara lain.
41 B atch Tradisional dan Antrian
Kondisi Ideal dari Lean
Push atau Dijadwalkan
Supermarket Pull
Sequenced Pull (broadcast)
Menjadwalkan setiap proses dan mendorong ke selanjutnya
Proses sebelumnya menggantikan apa yang diambil oleh proses selanjutnya
Menarik dari sebuah pengumpan dalam urutan
Gambar 3.4
FIFO Sequenced Flow Lintasan yang terdefinisi dengan WIP standar antara proses-proses yang tidak terhubung dalam urutan FIFO
Continous Flow (1 pc flow) Secara fisik menghubungka n langkah proses tanpa persediaan diantaranya
Rangkaian Kesatuan dari Flow
Sequenced Pull atau Sequenced Flow adalah dimana setiap operasi akan membuat barang selanjutnya dalam urutan yang sama dengan yang dilakukan oleh operasi sebelumnya (biasanya untuk yang mempunyai variasi tinggi dengan jumlah yang sedikit). Persepsi umum mengenai lean adalah bahwa lean adalah selalu mengenai just in time (barang, waktu, jumlah dan tempat yang tepat), namun sebenarnya lebih dari pada itu, kunci dari lean adalah untuk menghilangkan muda dengan cara menciptakan flow dengan metode pull yang membutuhkan prilaku just in time. Jadi poin utama adalah bukan jika tidak menggunakan one piece flow tidak lean, tapi yang paling penting adalah mengenai mengeliminasi muda yang dilakukan secara terus menerus dalam spiral continous improvement.
42 3.7
Menciptakan S tandarisasi Kerja dan Prosedur Pembuatan
standarisasi proses
berdasarkan pada mendefinisikan,
menjelaskan secara visual dan terus menerus menggunakan metode yang dapat memberikan hasil yang terbaik. Standarisasi tidak diterapkan pada elemen yang berdiri sendiri dan hanya pada suatu interval waktu tetapi dilakukan secara terus menerus untuk mengidentifikasi masalah, membangun suatu metode yang efektif, dan mendefinisikan atau menjelaskan bagaimana caranya untuk melaksanakan metode tersebut. Jadi apabila seseorang membuat suatu perkembangan pada pekerjaannya tetapi tidak dijadikan standar maka perkembangan hanya terjadi bila orang tersebut yang mengerjakannya. Standarisasi
memang
kenyataannya konsep
sebagai suatu
fase/tahapan
namun
dalam
ini teraplikasi disepanjang perjalanan dan harus
diperhitungkan dalam mengembangkan metode apapun.
3.7.1
Tujuan dari S tandarisasi Perbedaan pemikiran tradisional dan konsep lean mengenai standarisasi. Tabel 3.5
Perbedaan Pemikiran Tradisional dan Lean M engenai Standarisasi Tradisional
Lean
M empertimbangkan usaha individual
M empertimbangkan secara sistem
dengan biaya per satuan
dengan biaya keseluruhan
Standarisasi sebagai suatu tujuan yang
Standarisasi merupakan suatu titik
harus dicapai
awal dalam usaha perkembangan berikutnya
43 3.7.2
S trategi untuk S tandarisasi Proses dan Prosedur Tabel 3.6
Strategi dan Tool untuk Standarisasi Kerja dan Prosedur
S trategi •
•
•
M enciptakan metode
Primary Lean Tool
Secondary Lean Tool
• Dokumen
•
Kontrol Visual
•
Kebijakan dan
kerja yang dapat
Standarisasi Kerja
berulang yang menjadi
(Chart
Prosedur
dasar dari kaizen
Standardized Work, •
Process Check
M embangun ekspetasi
Production
Sheet
yang jelas
Capacity Sheet,
M engembangkan proses
Work Combination
untuk menjamin
Table)
konsistensi untuk semua elemen kerja (pekerja, metode kerja, material, dan mesin)
•
Job Instruction Training
44 Tipe S tandarisasi Metode Kerja secara detail didefin isikan un tuk mengembangkan pengetahuan dan kemampuan pekerja
Instruksi Operator M etode kerja secara umum yang didefinisikan melalui pandangan mu da
Standarisasi Kerja
Metode Operasional didefinisikan secara internal
Prosedur Standar
Spesifikasi Standar
3.7.3
Kualitas - Keamanan - Standar Lingkungan
Gambar 3.5
Metode untuk mendukung proses Lean yang didefinisikan secara internal
Kebutuhan yan g didefinisikan oleh eksternal
Hubungan dan Tujuan dari Standar
1. Kualitas, Keamanan dan Standar Lingkungan Standar ini berasal dari ekspetasi konsumen terhadap kualitas barang yang akan diberikan kepada mereka 2. Spesifikasi Standar Informasi teknis akan pengoperasian yang benar atas peralatan dan spesifikasi proses tertentu yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk bagi konsumen diantaranya adalah: -
M etode Proses
-
Parameter operasi peralatan
-
Informasi mengenai tindakan perbaikan
45 Spesifikasi Standar tidak dirinci dalam dokumen standarisasi kerja melainkan terdapat pada dokumen instruksi kerja operator 3. Prosedur Standar Digunakan untuk mendefinisikan aturan dalam pengoperasian, diantaranya: -
Kanban dan parameter seperti tingkat persediaan
-
Rute dari aliran material
-
5S
-
Pengkodean warna
Prosedur Standar tidak perlu didokumentasikan tapi harus dilakukan secara visual karena prosedur ini akan berubah seiring dengan perbaikan dan pengembangan proses sehingga akan menjadi paper work yang menyusahkan apabila mencoba untuk mendokumentasikan standar ini. Buatlah suatu sistem visual untuk menyampaikan standar dan menjaga kepekaan visual. 4. Standarisasi Kerja Standarisasi kerja merupakan awal dari kaizen namun sebelum mencapai standarisasi diperlukan suatu tingkat stabilitas tertentu dan tidak ada aturan khusus kapan standarisasi ini harus dimulai. Tingkat stabilitas yang dibutuhkan sebelum memulai ke standarisasi kerja: -
Pekerjaan harus dapat berulang, tidak mungkin melakukan standarisasi apabila masih banyak terdapat aturan “jika…maka”.
-
Peralatan harus dapat dihandalkan dan hanya tedapat sedikit downtime.
-
M asalah kualitas harus minimal, produk mempunyai tingkat kerusakan atau kesalahan yang sedikit
46 Beberapa hal mengenai standarisasi kerja: -
Orang tidak akan dapat belajar hanya dengan mengandalkan dokumentasi karena lingkungan begitu kompleks untuk dapat memasukkan semuanya kedalam suatu dokumen.
-
Dengan standarisasi kerja tidak berarti kita dapat melatih siapa saja untuk melakukan pekerjaan.
-
Gunakan cara visual untuk menyampaikan standarisasi kerja.
-
Pekerja dapat melaksanakan pekerjaan dengan cara masing-masing namun masih mengikuti koridor dan aturan yang telah ditetapkan.
-
Dengan adanya standarisasi kerja tidak berarti pekerja akan melakukan sesuai dengan standar tersebut tanpa adanya penyimpangan sehingga kontrol visual diperlukan sehingga penyimpangan terlihat.
3.7.4
Standardized Work Chart Tidak ada aturan khusus dalam membuat dokumen ini namun mengikuti tahapan berikut: -
M encatat urutan kerja
-
M enggambarkan pergerakan kerja
-
Identifikasi muda.
-
M enentukan perbaikan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan
-
M emasukkan pemakaian material
-
M encatat metode perbaikan
47 Standardized Work Chart dapat dijadikan alat untuk mengidentifikasi muda pada tahap Stabilisasi.
3.7.5
S tandarisasi sebagai Tool untuk Menghilangkan Muda Standarisasi bukan hanya digunakan untuk menjelaskan bagaimana pekerjaan
dilakukan
tetapi
yang
penting
adalah
menganalisa
untuk
mengidentifikasi muda yang perlu untuk dihilangkan. Ketika standar kerja dikembangkan dan pekerja telah dilatih, audit perlu dilakukan secara regular untuk memastikan standar telah diikuti dan apabila tidak mengapa bisa demikian. Pekerja perlu didorong untuk menyampaikan usulan perbaikan yang dapat memperbaiki proses dan merivisi standarisasi kerja. Kondisi standar juga perlu untuk dibangun secara visual agar penyimpangan terhadap standar dapat terlihat. Indikator visual akan menjadi alat yang berguna apabila digunakan sebagai kontrol visual dimana memperlihatkan perbedaan antara standar dengan kenyataan di lapangan.
48
Standar
Memperbaiki Penyimpangan
Membuat Standar Terlihat
Pengertian dan Kejelasan Mampu untuk Verifikasi Perbedaan dari Standar
Laporan Penyimpangan
Penyimpangan Terlihat
Gambar 3.6
3.8
Problem Solving
3.8.1
Definisi Masalah
Pentingnya Visual Indikator
Pertimbangan yang hati-hati perlu diberikan untuk memberikan pengertian mengenai karakteristik masalah, dengan menimbang dampak dari masalah terhadap konsumen, pegawai, dan perusahaan, dan pada akhirnya memutuskan apakah masalah tersebut pantas untuk mendapatkan waktu dan perhatian yang berharga. Ada 4 ukuran performansi utama ketika mengidentifikasikan masalah, yaitu keamanan, kualitas, produktivitas dan biaya. Kesemuanya ini saling terkait
49 sehingga dampak negatif dari salah satu ukuran akan secara otomatis memberikan dampak negatif pula pada ukuran yang lain dimana semuanya akan berujung pada kepuasan konsumen. Dalam mendefinisikan masalah ada 4 macam informasi yang perlu diketahui yaitu: 1. Keadaan aktual yang sekarang berlangsung. 2. Tujuan atau keadaan yang diharapkan. 3. Perbedaan antara yang diinginkan dengan kenyataan (gap). 4. Karakteristik masalah dan situasi. Faktor-faktor untuk mengevaluasi suatu masalah: 1. Kepentingan, seberapa penting masalah tersebut terkait dengan kepuasan pelanggan, tujuan departemen dan perusahaan. 2. Seberapa darurat masalah tersebut terkait dengan pemenuhan terhadap pelanggan. 3. Kecenderungan, apakah masalah cenderung untuk semakin parah atau tetap.
3.8.2
Pencarian Akar Permasalahan Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menganalisis penyebab permasalahan: 1. Analisa harus bebas dari persepsi yang telah dibentuk sebelumnya mengenai penyebab permasalahan (objektif). 2. Selalu mengikuti prinsip genchi genbutsu dalam verifikasi akar masalah, lebih baik tidak mengandalkan seluruhnya pada data dan informasi dari pihak
50 lain, tetapi menggunakan data dan informasi tersebut sebagai langkah awal untuk melihat langsung. 3. Terus menganalisa sampai yakin yang mana yang menjadi permasalahan sesungguhnya. (5 Why) 4. M engevaluasi penyebab melalui 4M : M anusia, M esin, M aterial dan M etode. 5. M encari akar permasalahan yang paling signifikan. 6. Terdapat langkah-langkah yang jelas dalam mendefinisikan masalah sampai pada penyelesaiannya. 7. Analisa harus mempunyai dasar dan mempunyai prediksi mengenai efek perkembangan yang dilakukan sebelum dilakukannya implementasi.
3.8.3
Pertimbangan dalam Mengambil Keputusan Sama dengan banyaknya akar permasalahan, cara untuk menyelesaikan masalah juga berbagai macam, sehingga perlu pertimbangan dalam mengambil solusi yang tepat. Berikut adalah proses tipikal yang biasanya terjadi: 1. M elihat semua kemungkinan solusi. 2. M enyempitkan area pemilihan dengan mempertimbangkan factor-faktor berikut: a. Apakah implementasi berada dalam kontrol? (Tidak memerlukan bantuan luar dalam menyelesaikan masalah). b. Apakah memungkinkan untuk diimplementasi dengan cepat? c. Apakah solusi merupakan yang paling simpel? d. Apakah solusi mempunyai biaya yang rendah? e. Apakah solusi dapat efektif sebagai tolak ukur?
51 3. Konsensus untuk solusi yang diajukan. 4. M engecek efektivitas solusi. 5. M emilih solusi terbaik.
3.8.4
PDCA (Plan-Do-Check-Act) Plan mendeskripsikan apa, siapa, di mana, dan bagaimana langkah pemecahan masalah dilakukan. Do adalah tahap dimana solusi diimplementasi dengan batas akhir resmi adalah ketika masalah (sesuai dengan yang didefinisikan) terpecahkan, namun dalam pelaksanaan di lapangan pasti akan ada perkembangan atau perbaikan kecil yang dilakukan yang tidak pernah direncanakan sebelumnya. Pada tahap Check, dilakukan verifikasi terhadap solusi yang ingin diimplemetasi, bagaimana efeknya pada masalah yang telah didefinisikan sebagai dasar perbandingan untuk mengetahui apakah perbaikan benar tercapai, setelah solusi diimplementasi dilakukan pengecekan kembali atas hasil yang telah dicapai, apakah berjalan dengan lancar atau menimbulkan masalah baru, kemudian setelah itu dipirkan kembali masalah apa lagi yang dapat diperbaiki.
3.8.5
A3 Report A3 Report pada pokoknya adalah suatu cara penyampaian informasi mengenai pemecahan masalah yang dilakukan mulai dari definisi masalah sampai pada langkah masa depan yang perlu dilakukan dan semuanya ditaruh dalam satu kertas (biasanya dalam ukuran kertas A3).
52 Format A3 Report dapat dilihat pada gambar berikut, namun ukuran dari masing-masing bagian bersifat fleksibel, dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Judul dan Deskripsi A3 Report Definisi dan Deskripsi Masalah
Rencana Implementasi
Hasil Analisa Masalah Langkah Masa Depan Gambar 3.7
Format A3 Report
Ada beberapa panduan yang perlu diperhatikan dalam membuat A3 report sehingga informasinya lebih mudah dimengerti: 1. M enyajikan data dalam bentuk grafik yang cepat dan mudah dimengerti. 2. M enggunakan format yang konstan untuk informasi yang serupa seperti skala pada grafik. 3. M enggunakan poin-poin dalam menjelaskan inti utama. 4. Hindarkan untuk mencampurkan banyak permasalahan didalam satu grafik sehingga data akan menjadi kecil dan sulit untuk dibaca. 5. Ukuran dari tulisan, grafik disesuaikan sehingga mempermudah pembacaan.
53 6. Bagian dalam format A3 Report disesuaikan dengan keperluan untuk mempermudah pembacaan. 7. M enggunakan arah tanda panah untuk mempermudah pengertian tentang alur informasi dan hubungan dari setiap bagiannya. 8. Hindari penggunaan bahasa teknis dan penyingkatan.
3.9
Istilah dalam Lean 5 Why adalah suatu metode yang dipakai dalam mencari akar permasalahan dengan cara mengajukan pertanyaan mengenai mengapa masalah dapat terjadi sebanyak 5 kali secara bertahap sehingga pada akhirnya penyebabpenyebab masalah semakin mengecil dan mengecil dan mencapai suatu alasan mengapa masalah terjadi. Genchi Genbutsu bila diterjemahkan secara harafiah maka genchi berarti lokasi sebenarnya, genbutsu adalah material atau produk sesungguhnya, dan pengertiannya dalam konteks lean adalah pergi ke tempat untuk melihat situasi yang sebenarnya agar paham, atau yang lebih dikenal dengan Gemba. 5S terdiri dari : 1. Seiri (Ringkas, M emilah) M emilih barang-barang dan menyimpan hanya yang diperlukan dan menyingkirkan yang tidak diperlukan. 2. Seiton (Rapi, M enata) Setiap barang memiliki tempat dan setiap barang ada di tempatnya. 3. Seiso (Resik, M embersihkan)
54 Proses pembersihan sering kali berbentuk pemeriksaan yang mengungkapkan ketidaknormalan dan kondisi sebelum terjadinya kesalahan yang dapat berdampak buruk terhadap kualitas atau menyebabkan kerusakan pada mesin. 4. Seiketsu (Rawat, M enciptakan Aturan) M engembangkan
system dan prosedur
untuk
mempertahankan
dan
mengawasi ketiga S pertama. 5. Shitsuke (Rajin, M endisiplinkan Diri) M enjaga agar tempat kerja tetap stabil merupakan proses yang terus menerus dari peningkatan yang berkesinambungan. Muda (tidak menambah nilai), aktivitas yang tidak berguna yang memperpanjang lead time, menimbulkan gerakan tambahan untuk memperoleh komponen atau peralatan, menciptakan berbagai jenis waktu tunggu. Muri (memberi beban berlebih), memanfaatkan mesin atau manusia melebihi kemampuan atau kapasitasnya, membebani orang secara berlebih menimbulkan masalah dalam keselamatan kerja dan kualitas, memberi beban berlebih pada peralatan akan menyebabkan kerusakan dan produk cacat. Mura (ketidakseimbangan), diakibatkan oleh jadwal yang tidak teratur atau volume yang berfluktuasi karena masalah internal seperti kerusakan mesin atau kekurangan komponen atau barang cacat.
3.10
Analisa ABC Klasifikasi ABC diperkenalkan oleh HF Dickie pada tahun 1950-an. Klasifikasi ABC merupakan aplikasi persediaan yang menggunakan prinsip Pareto (the critical few and trivial many). Idenya untuk memfokuskan
55 pengendalian persediaan kepada jenis persediaan yang bernilai tinggi (critical) daripada yang bernilai rendah (trivial). Klasifikasi ABC membagi persediaan dalam tiga kelas berdasarkan atas nilai persediaan. Dengan mengetahui kelaskelas itu, dapat diketahui jenis persediaan tertentu yang harus mendapat perhatian lebih intensif/serius dibandingkan dengan yang lain. Kriteria masing-masing kelas dalam klasifikasi ABC adalah: 1. Kelas A; Kelas ini mewakili sekitar 70% dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sedikit, bias dari 20% dari seluruh item. Persediaan yang termasuk dalam jenis ini memerlukan perhatian tinggi. 2. Kelas B; Kelompok ini mewakili sekitar 20% dari total nilai persediaan, dan sekitar 30 dari jumlah item. Disini hanya diperlukan pengendalian yang moderat. 3. Kelas C; Hanya mewakili sekitar 10% dari total nilai persediaan, tetapi terdiri dari sekitar 50% dari jumlah item persediaan, dan memerlukan pengendalian yang sederhana, pemeriksaan hanya dilakukan sekali-sekali. Nilai persentase diatas tidak mutlak, namun tergantung dari kebijakan perusahaan. Demikian pula jumlah kelas, terbatas pada tiga kelas, tetapi dapat dilakukan untuk lebih dari 3 kelas atau kurang. Dalam pengendalian persediaan dengan klasifikasi ABC perlu untuk melihat karakteristik fisik dari persediaan itu, apa terdapat persediaan yang cepat rusak, bau, mudah terbakar dan semacamnya. Untuk item yang seperti itu perlu ada perhatian tersendiri meskipun mereka masuk dalam kelas C misalnya. Dalam penerapannya, analisis ABC hanya dilakukan sekali-kali, terutama jika terjadi perubahan volume produksi atau penambahan item persediaan lain, sehingga
56 relatif tidak menyita waktu manajemen, sebaliknya, banyak manfaatnya dalam proses pengendalian persediaan.
3.11
Sistem Informasi Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Sistem pada umumnya memiliki elemen-elemen, seperti input, transformasi (transformation element), output, kontrol (control mechanism), feedback loop dan tujuan (objective element). Sistem yang memiliki 3 (tiga) elemen – kontrol, feedback loop dan tujuan – adalah sistem yang dapat melakukan kontrol terhadap kegiatannya sendiri dan disebut sebagai closed-loop system. M odel dari sistem ini dideskripsikan pada Gambar 3.8 berikut.
Objectives
Control Mechanism
Input
Tr ansformation
Gambar 3.8
M odel Closed-Loop System
Output
57
Di samping itu, sistem tanpa ketiga elemen tersebut disebut sebagai openloop system. Elemen-elemen dalam sistem tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.9.
Input
Tr ansformation
Gambar 3.9
Output
M odel Open-Loop System
Berdasarkan hubungan sistem dengan lingkungannya, terdapat 2 jenis sistem. Sistem terbuka atau open system adalah sistem yang terhubung dengan lingkungannya oleh karena aliran sumber daya antara sistem dan lingkungannya. Sedangkan sistem yang tidak terhubung dengan lingkungannya disebut dengan sistem tertutup atau closed system. Berdasarkan bentuk sumber daya yang membentuk sistem, sistem terbagi menjadi 2 jenis, yaitu sistem fisik (conceptual system) dan sistem konsep (conceptual system). Sistem fisik adalah sistem yang terbentuk dari sumber daya fisik. Perusahaan adalah salah satu contoh sistem fisik. Sedangkan sistem konsep adalah sistem yang menggunakan sumber daya konsep untuk menggambarkan sistem fisik. Sumber daya konsep terdiri dari informasi dan data. Sistem memerlukan sumber daya untuk menjalankan sistem itu sendiri. 5 (lima) sumber daya utama yang diperlukan oleh sistem adalah manusia (man), bahan (material), mesin (machines), uang (money) dan informasi (information).
58 Sumber daya seperti manusia, bahan, mesin dan uang digambarkan sebagai sumber daya fisik (physical resource), karena tersedia secara fisik, dapat dirasakan dan dapat diukur. Lain halnya dengan sumber daya informasi, karena itu informasi disebut sebagai sumber daya konsep (conceptual resource).
Gambar 3.10 Komponen-komponen Sistem Informasi (O’Brian,2005,p34) Informasi adalah data yang telah diproses dan telah mempunyai arti bagi pihak tertentu, misalnya manajer. Sedangkan data itu sendiri adalah berbagai fakta dan gambaran dari keadaan atau situasi yang belum mempunyai arti apaapa bagi penggunanya. Proses transformasi dari data menjadi informasi dapat dilakukan dengan menggunakan information processor yang dapat berupa komputer, bukan komputer maupun kombinasi dari kedua metode tersebut.
59 Ada tiga peran dasar sistem informasi dalam bisnis, yaitu: 1. M endukung proses dan operasi bisnis 2. M endukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya 3. M endukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif Sistem informasi yang diproses berdasarkan computer (Computer-Based Imformation System) atau yang lebih sering dikenal dengan singkatan CBIS mempunyai 5 subsistem atau aplikasi yang menggunakan komputer dalam information processes. Kelima subsistem tersebut adalah: 1. AIS (Accounting Information System), yaitu sistem yang melakukan pemrosesan terhadap data-data perusahaan. 2. M IS (Management Information System), yaitu sistem komputer yang diimplementasikan bagi tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen. 3. DSS (Decision Support System), yaitu sistem penghasil informasi yang bertujuan memberikan dukungan bagi pemecahan masalah serta bagi pengambilan keputusan oleh manajer. 4. Virtual office, yaitu sistem pengaturan modern bagi pekerjaan di perusahaan yang dapat dilakukan dengan mudah menggunakan otomatisasi kantor (office automation) dan aplikasi elektronik lainnya. 5. Knowledge-based system, yaitu sistem yang mencakup ragam sistem dengan tujuan mengaplikasikan intelejensi buatan (artificial intelligence) untuk kepentingan pengambilan keputusan. Output yang dihasilkan oleh CBIS akan menjadi informasi bagi pengambilan keputusan. M odel CBIS ini dapat dilihat pada Gambar 3.11.
60
Accounting Infor mation System
Management Infor mation System Pr oblem
Decisions
Infor mation
Decision Infor mation System
The Vir tual Office Problem Solution
Knowledgebased Systems
Gambar 3.11 M odel CBIS
Sistem Informasi M anajemen Arti informasi manajemen adalah keseluruhan kegiatan pengumpulan data, penggunaan data secara efektif serta menghapus data pada saat yang tepat. Sedangkan sistem informasi manajemen dalam konteks sistem atau aplikasi memiliki arti sistem penghasil informasi yang memberikan dukungan bagi pihak manajer maupun dari berbagai unit organisasi, baik yang berasal dari tingkat manajemen maupun area bisnis untuk kepentingan pengambilan keputusan terhadap pemecahan masalah perusahaan. Gambar 3.12 berikut memperlihatkan model sistem informasi manajemen.
61 Envir onment
Organizational Pr oblem Solver s
Report Wr iting Software
Mathematical Models
Database Management Information System
Envir onment
Gambar 3.12
M odel Sistem Informasi M anajemen
Sistem informasi manajemen bagi satu perusahaan mencakup area atau unit organisasi yang sangat luas. Oleh sebab itu, desain sistem informasi manajemen sering diimplementasikan secara tersendiri bagi manajer beserta kepentingannya di dalam area fungsionalnya (functional area) masing-masing. Marketing information system, manufacturing information system, human resources
information
system,
marketing
information
sistem,
financial
information system adalah subsistem informasi manajemen yang diaplikasikan bagi area fungsional di dalam perusahaan. Seluruh subsistem informasi ini terintegrasi dalam enterprise information system yang menggambarkan seluruh
62 proses komputer dalam perusahaan mulai dari pemrosesan data sampai persiapan informasi manajemen.
Database dan Database Management System Data telah diatur ke dalam suatu hierarki yang terdiri atas fields, records, dan files. Data fields adalah bagian terkecil dari data contohnya nomor pegawai. Record adalah kumpulan dari data fields yang saling berhubungan, contohnya record pegawai, dan kumpulan dari record disebut dengan file. Database adalah kumpulan terintegrasi dari elemen data yang secara logika saling berhubungan, mengkonsolidasikan berbagai catatan yang disimpan dalam file-file terpisah ke dalam satu gabungan umum elemen data yang menyediakan data untuk banyak aplikasi. Database Management System adalah aplikasi perangkat lunak yang menyimpan struktur dari database, data itu sendiri, hubungan antar data dalam database begitu pula dengan laporan yang tersimpan di dalamnya. Keuntungan dari Database Management System adalah: 1. M engurangi data berulang 2. M emperoleh kebebasan data. Perubahan dapat dilakukan pada struktur data tanpa mengubah program yang mengakses data. 3. M engintegrasi data dari berbagai file. 4. M engambil data dan informasi secara cepat. 5. M eningkatkan keamanan Wide Area Network (WAN) merupakan jaringan telekomunikasi yang mencakup area geografis yang luas. Jaringan yang mencakup area kota yang luas
63 atau metropolitan (Metropolitan Area Network) dapat juga termasuk dalam kategori ini. Local Area Network (LAN) menghubungkan computer dan alat pemrosesan informasi lainnya pada area fisik terbatas, misalnya kantor, ruang kelas, gedung, pabrik manufaktur atau tempat kerja lainnya. LAN telah menjadi sesuatu yang umum bagi banyak organisasi untuk menyediakan jaringan telekomunikasi yang menghubungkan pemakai akhir dengan kantor, departemen atau kelompok kerja lainnya.
3.12
Analisa dan Perancangan Berorientasi Obyek (Object Oriented Analysis and Design) Object oriented telah menjadi pendekatan yang dominan dalam kegiatan analisa dan perancangan sistem terkomputerisasi. Analisa berorientasi obyek (object oriented analysis) dapat diartikan sebagai kegiatan penelitian terhadap problem domain untuk mendapatkan spesifikasi dari behavior yang dapat diamati secara eksternal, juga mendapatkan pernyataan yang layak, konsisten dan lengkap terhadap apa yang dibutuhkan serta mendapatkan karakteristik fungsional dan operasional terkuantifir. OOAD merupakan kegiatan untuk mengambil behavior yang dapat diamati secara eksternal dan menambahkan detail yang dibutuhkan bagi implementasi sistem komputer actual, termasuk di dalamnya intraksi manusia, manajemen tugas serta detail manajemen data. Secara singkat, analisis adalah kegiatan melakukan investigasi dari permasalahan yang ada. Sedangkan perancangan atau desain adalah solusi logis (logical solution) dari permasalahan yang ada agar sistem dapat memenuhi
64 kebutuhan yang ada. Dengan demikian, OOAD dapat diartikan sebagai kegiatan untuk mencari problem domain dan solusi logisnya dari perspektif obyek. Penggunaan metode object oriented ini mempunyai keunggulan dibandingkan dengan metode lainnya dalam pengembangan sistem. Keunggulan tersebut adalah: 1. M enyatakan situasi yang nyata dalam konteks yang intuitif dan natural 2. Lebih mudah pada saat melakukan implementasi 3. Hemat dalam hal biaya perawatan sistem Sistem secara konteks dalam OOAD dideskripsikan terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu problem domain dan application domain. Sistem secara nyata mempunyai beberapa komponen di dalamnya. Arsitektur dari komponen sistem ini merefleksikan konteks dari sistem. Gambaran mengenai sistem konteks dapat dilihat pada Gambar 3.14 berikut, sedangkan arsitektur sistem ditampilkan pada Gambar 3.15 .
Gambar 3.13 System Context
65
Gambar 3.14 System Architecture
Aktivitas dalam OOAD terdiri dari beberapa aktivitas yang menjadi aktivitas utama dan aktivitas tambahan. Aktivitas utama ini terdiri dari beberapa kegiatan, seperti problem domain analysis, application domain analysis, architectural design dan component design. Keempat aktivitas ini merupakan aktivitas analisa dan perancangan pada daur hidup dalam pengembangan sistem. Aktivitas preliminary analysis pada daur hidup pengembangan sistem dilakukan melalui system choice sebagai aktivitas tambahan dalam OOAD. Aktivitas ini dilakukan
sebelum
aktivitas
analisa
dan
desain
dilakukan.
Untuk
mendeskripsikan aktivitas OOAD ini, Gambar 3.16 berikut akan menampilkan berbagai aktivitas tersebut serta hubungannya.
66
Gambar 3.15 Aktivitas-aktivitas dalam OOAD
3.12.1 Pemilihan sistem (system choice) Awal dari suatu proyek pengembangan sistem informasi adalah pengumpulan ide yang berbeda-beda mengenai sistem yang diinginkan. Analisa awal ataupun daftar keputusan yang telah dibuat dapat menjadi awal yang baik. System
choice
ini
dapat
dilakukan
dengan
terlebih
dahulu
mendeskripsikan sistem yang diinginkan. Untuk dapat memformulasikan sistem yang akan digunakan, perlu dilakukan pengamatan terhadap situasi yang terkait dengan sistem serta pemahaman orang-orang yang berhubungan dengan situasi tersebut. Pengamatan dapat dilakukan dengan membuat suatu rich picture, yaitu sebuah gambaran umum yang menjelaskan pandangan si penggambar mengenai situasi. Pengamatan terhadap situasi ini pun perlu didukung dengan penciptaan dan evaluasi ide untuk desain sistem. Dengan demikian, pemilihan sistem akan menjadi maksimal setelah melakukan diskusi serta evaluasi terhadap alternatifalternatif dari sistem yang lain.
67
Gambar 3.16 Aktivitas dalam M emilih Sistem System definition menggambarkan sifat-sifat dasar dari pengembangan dan penggunaan system, menjelaskan informasi yang harus tersedia, fungsifungsi yang harus ada, kapan dan dimana sistem digunakan dan dalam kondisi apa. System definition harus singkat dan jelas dan mencakup prinsip dasar dari sistem. Untuk memberikan dukungan bagi definisi sistem tersebut, pengujian dilakukan dengan menganalisa 6 elemen yang sering disingkat menjadi FACTOR. Keenam elemen tersebut adalah functionality, application domain, conditions, technology, objects serta responsiliility. FACTOR dapat juga menjadi kriteria yang dapat memberikan penilaian kepuasan dari system definition.
3.12.2 Problem Domain Analysis Tujuan dari problem domain analysis ini adalah untuk mengidentifikasi dan memodelkan problem domain. Fokus Problem Domain Analysis adalah informasi apa yang terkait dengan sistem. Aktivitas yang dilakukan dalam problem domain analysis ini adalah aktivitas pendefinisian class, structure serta behavior.
68
Gambar 3.17 Aktivitas dalam Problem Domain Modelling
Tabel 3.7
Aktivitas dan Hasil Problem Domain Analysis
Aktivitas Classes
Isi
Konsep
Objek dan event apa saja Class, Object, Event yang
merupakan
bagian
dari Problem Domain? Structure
Bagaimana class dan event Generalization, secara konseptual saling Aggregation, terkait ?
Bahaviour
Cluster
Sifat dinamis apa saja yang Event dipunya oleh object?
Association,
trace,
Behavioral
Pattern, Attribute
Aktivitas class Aktivitas ini bertujuan untuk mencari elemen dari problem domain, yaitu objects, classes dan events yang terdapat dalam sistem. Tugas utamanya adalah abstraksi, klasifikasi dan seleksi, dimana fenomena problem domain diabstraksi dengan melihatnya sebagai class dan event, kemudian class dan event tersebut diklasifikasikan dan yang terakhir adalah memilih class dan event mana yang
69 akan di maintain informasinya. Object adalah suatu entitas yang mempunyai identitas, state dan behavior. Class adalah deskripsi dari kumpulan object yang mempunyai struktur, behavior pattern (urutan dari event) dan attribute yang sama, sedangkan event adalah kejadian yang terjadi seketika yang melibatkan satu atau lebih object.
Aktivitas structure Aktivitas structure bertujuan untuk membuat model dengan didasarkan pada hubungan struktural antara class dan object yang dipilih., struktur antara object dan class dapat ditentukan dan hubungan struktur tersebut digambarkan dalam class diagram. Class diagram adalah diagram dari problem domain secara umum yang menggambarkan seluruh hubungan struktural antara class dan object yang terdapat di dalam model sistem yang telah ditetapkan. Untuk menggambarkan hubungan antar object, terdapat 2 jenis hubungan struktural yang dapat digunakan, yaitu aggregation dan association. Struktur object ini mengekspesikan hubungan yang dinamis dan konkrit antara object yang ada. Hubungan ini dapat berubah secara dinamis tanpa membuat perubahan pada class description. Aggregation adalah hubungan definitif dan fundamental object-superior yang terdiri dari beberapa inferior-object. Association adalah hubungan
atau relasi yang menyerupai hubungan aggregation, namun
hubungannya tidak tetap. Contoh dari kedua hubungan object ini ditampilkan pada Gambar 3.18 dan Gambar 3.19.
70
Gambar 3.18 Contoh Hubungan Aggregation
Gambar 3.19 Contoh Hubungan Association Hubungan antar class dapat digambarkan dalam 2 jenis hubungan, yaitu generalization dan cluster. Struktur class ini mengekspresikan hubungan konseptual yang statis antar class yang tidak akan berubah-ubah. Generalization adalah suatu hubungan antara 2 subclass atau lebih dengan satu atau lebih super class. Super class atau general class ini merupakan deskripsi properties umum dari subclass atau specialized class. Cluster adalah sebuah kumpulan dari class yang saling berhubungan. Contoh dari generalization dan cluster dapat dilihat pada Gambar 3.20 dan Gambar 3.21 berikut ini.
71
Gambar 3.20 Contoh Hubungan Generalization
Gambar 3.21 Contoh Hubungan Cluster Aktivitas behavior Aktivitas ini adalah aktivitas yang bertujuan mendefinisikan interaksi atau dynamic properties antara object dan class serta behavior dari object dan class tersebut. Behavior perlu dibuat bagi semua class dan ditampilkan dalam bentuk statechart diagram yang merupakan bentuk yang paling umum digunakan, regular expression atau state table. Contoh dari statechart diagram ditampilkan pada Gambar 3.22 di bawah ini.
72
Gambar 3.22 Contoh Statechart Diagram
3.12.3 Application Domain Analysis Application domain analysis bertujuan untuk mendefinisikan fungsi dan interface dari sistem. Aktivitas yang akan dilakukan pada tahap analisa ini mencakup definsi dari usage, functions dan interfaces. Fokus dari Application domain analysis adalah mengetahui bagaimana sistem digunakan, dengan tujuan agar didapatkan kebutuhan bagi fungsi dan interface sistem.
Gambar 3.23 Aktivitas Application Domain Analysis
73 Tabel 3.8
Aktivitas dan Hasil Application Domain Analysis
Aktivitas Usage
Isi
Konsep
Bagaimana sistem
Use case dan actor
berinteraksi dengan pengguna dan sistem? Functions
Kapabilitas apa saja yang Function dimiliki
sistem
dalam
mengolah informasi? Interfaces
Apa
saja
kebutuhan User Inteface dan system
interface dari sistem?
interface
Usage Dalam aktivitas analisa mengenai usage ini, hasill yang ingin didapatkan adalah jawaban dari pertanyaan bagaimana sistem berinteraksi dengan orang dan sistem lain. Hasil dari usage adalah use case. Use case adalah suatu gambaran umum dari kebutuhan sistem dari sudut pandang pengguna (user) dan menyediakan suatu dasar untuk menentukan dan melakukan evaluasi basic function dan kebutuhan interface secara lebih mendalam. Secara singkat, use case memberikan gambaran pola interaksi antara sistem dan actor. Actor adalah abstraksi dari user atau sistem lain yang berinteraksi dengan target sistem. Penggambaran hubungan antara actor dan use case dapat ditampilkan dalam use case diagram. Contoh dari use case diagram diperlihatkan pada Gambar 3.24 berikut ini.
74
Gambar 3.24 Contoh Use Case Diagram Functions Aktivitas functions bertujuan untuk mendefinisikan properties dari pemrosesan informasi dari sistem (system information processing capabilities) untuk membantu actor. Hasil akhir dari aktivitas ini adalah daftar lengkap dari fungsi-fungsi dengan spesifikasi dari fungsi-fungsi yang kompleks. Aktivitas interfaces mempunyai tujuan untuk mengidentifikasikan kebutuhan akan interface dari sistem. Interface adalah suatu fasilitas yang membuat model dan function dapat berinteraksi dengan actor. Interface terdiri dari user interface dan system interface. Hasil dari aktivitas ini adalah perancangan screen atau form, navigation diagram dan deskripsi lainnya.
3.12.4 Architecture Design Aktivitas-aktivitas yang dilakukan adalah mendefinisikan criteria, components dan processes.
75
Gambar 3.25 Aktivitas Architetural Design
Tabel 3.9
Aktivitas dan Hasil Architectural Design
Aktivitas Criteria
Isi Apa saja kondisi dan criteria
Konsep Criterion
bagi sistem Components
Bagaimana sistem distruktur Component menjadi komponen?
Architecture
dan
Component Process
Bagaimana proses sistem
Process
Architecture
didistribusikan dan
dan Process
dikoordinasikan
Yang dimaksud dengan criteria adalah property yang diinginkan dari suatu arsitektur. Pada aktivitas ini, hasil yang diinginkan adalah criteria dan kondisi yang tepat bagi suatu desain. Kriteria umum bagi suatu desain meliputi usable, secure, efficient, correct, reliable, maintainable, testable, flezible, comprehensible, reusable, portable dan interoperable. Namun, kriteria utama bagi desain yang baik
76 mencakup 3 kriteria, yaitu usable, flexible dan comprehensible. Selain itu pula, desain yang baik tidak mempunyai kelemahan utama dan memiliki beberapa kriteria yang seimbang. Komponen atau components adalah suatu kumpulan bagian-bagian program yang mempunyai tugas yang telah ditentukan. Arsitektur komponen dapat dirancang berdasarkan beberapa pola, yaitu layered architecture, generic architecture atau client-server architecture. Tabel 3.10
Bentuk Distribusi dalam Arsitektur Client Server
Client
Server
Arsitektur
U
U+F+M
Distributed Presentation
U
F+M
Local Presentation
U+F
F+M
Distributed Functionality
U+F
M
Centralized Data
U+F+M
M
Distributed Data
Komponen dari sistem terdiri dari 3 bagian, yaitu model, function dan user
interface component.
Komponen model mempunyai tugas
untuk
menampung objects yang merupakan bentuk dari problem domain. Komponen function bertugas menyediakan functionality dari model. Komponen user interface bertanggung jawab atas interaksi di antara actor dan functionality. Processes Process atau proses adalah sekumpulan operasi yang dieksekusi dalam urutan yang terbatas dan terhubung. Jika terdapat proses yang banyak dengan sumber daya yang digunakan bersama, maka perlu koordinasi antara sumber daya tersebut, seperti processors, program components atau external devices.
77 Deployment diagram adalah diagram yang menggambarkan processors, assigned components dan active objects. Contoh deployment diagram diperlihatkan pada Gambar 3.26.
Gambar 3.26 Contoh Deployment Diagram
3.12.5 Component Design Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk menentukan kebutuhan bagi implementasi dalam suatu kerangka arsitektur. Hasil yang diinginkan dari component design adalah deskripsi dari komponen sistem. Aktivitas yang dilakukan dalam perancangan komponen ini adalah desain model component, function component dan connecting component. Model component adalah bagian dari sistem yang mengimplementasikan model dari problem domain. Tujuan dari aktivitas model component adalah mengirimkan data saat ini dan data historic ke function, interface dan kepada user atau sistem lain.
78 Fokus utama dari perancangan model component adalah struktur. Dengan demikian, hasil yang diharapkan dari aktivitas ini berhubungan dengan struktur pula, yaitu revised class diagram dari hasil aktivitas analisa. Revisi dari class diagram mencakup penambahan class baru, attributes dan structures untuk menggambarkan events.
3.13
Pengenalan Visual Basic Ide pembuatan Visual Basic dimulai dari ide untuk membuat simple scripting language untuk GUI Windows. Visual Basic dapat dikategorikan sebagai RAD tool (Rapid Application Development) yang memungkinkan pembangunan dan perancangan software secara cepat dan dapat berhubungan dengan database. Visual Basic selama ini telah mengalami perkembangan sampai terciptanya versi akhir yang dikeluarkan, yaitu Visual Basic 6. M ulai dari versi 5, Visual Basic telah memiliki kemampuan untuk membuat ActuveX Control beserta komponennya, yaitu ActiveX DLL dan ActiveX EXE yang memberikan kemampuan lain bagi Visual Basic dalam teknik pemrograman yang baru dengan konsep OOP. Versi 6 dari Visual Basic merupakan pengembangan Visual Basic 5 dengan menambahkan kemampuan internet programming, peningkatan keamanan saat menjalankan thread, COM-based application.
