BAB 3 LANDASAN TEORI
3.1 Konsep Biaya 3.1.1 Obyek Biaya Obyek biaya didefinisikan sebagai beberapa unit, kegiatan, atau fenomena dimana rencana dibuat untuk mengakumulasi dan mengukur biaya. Unit, kegiatan, atau fenomena tersebut mungkin memuat sebuah unit produk tumpukan atau partai unit yang sama, semua unit yang selalu memproduksi produk tertentu, pesanan, kontrak, proyek, proses, fungsi, tujuan, organisasi, departemen, segmen, lokasi, atau kesatuan cabang usaha lain. Akumulasi semacam itu dalam sistem akuntansi bersifat multidimensional karena beragamnya aspek kebutuhan yang mendorong kita untuk mengetahui, merencanakan dan mengendalikan biaya. Konsep obyek biaya merupakan salah satu pemikiran dalam akuntansi biaya. Pilihan tertentu dalam obyek biaya selalu ada, atau sedikitnya secara implisit ada, bilamana beberapa pengukuran, akumulasi, alokasi atau pelaporan biaya terjadi. Dengan kata lain, konsep obyek biaya terletak pada apa yang dimaksud dengan biaya. Pemilihan obyek biaya memberikan jawaban pada pertanyaan paling mendasar mengenai biaya, yaitu: ”Biaya untuk apa?”
35
3.1.2
Klasifikasi Biaya Klasifikasi biaya diperlukan untuk mengembangkan data biaya yang dapat
membantu manajemen dalam mencapai tujuannya. Klasifikasi ini didasarkan pada hubungan antara biaya dengan: 1. Produk (partai tunggal, tumpukan, atau unit barang dan jasa) 2. Volume produksi 3. Departemen pabrikasi, proses, pusat biaya, atau subdivisi lainnya. 4. Periode akuntansi 5. Keputusan yang diusulkan, pelaksanaan, atau evaluasi.
3.1.2.1 Biaya dalam Hubungannya dengan Produk Elemen biaya dari suatu produk ialah biaya bahan baku langsung, biaya tenaga kerja langsung dan overhead pabrik (Polimeni dan Fabezzi dan Adelberg, 1991, p.14): Bahan Baku
Biaya Manufaktur Lain
Tenaga Kerja
Bahan Baku Langsung
Overhead Pabrik
Tenaga Kerja Langsung
Gambar 3.1. Biaya Berdasarkan Elemen Produk
36
Proses klasifikasi biaya dan beban dapat dimulai dengan mengaitkan biaya pada proses operasi pada perusahaan. Dalam perusahaan pabrikasi, total biaya operasi sendiri terdiri dari (1) biaya pabrikasi dan (2) beban komersial. Biaya Pabrikasi sering juga disebut biaya produksi atau biaya pabrik (factory cost) adalah jumlah dari tiga unsur biaya yaitu bahan langsung, pekerja langsung, dan overhead pabrik. Bahan langsung dan pekerja langsung dapat dikelompokkan langsung ke dalam kelompok biaya utama (prime cost). Upah pekerja langsung dan overhead parik dapat digabungkan ke dalam kelompok biaya konversi (conversion cost), yang mencerminkan biaya pengubahan bahan langsung menjadi barang jadi. Bahan langsung (direct materials) adalah semua bahan yang membentuk bagian integral dari barang jadi dan yang dapat dimasukkan langsung dalam kalkulasi biaya produk. Contoh bahan langsung adalah kayu untuk membuat peralatan mebel dan minyak mentah untuk membuat bensin. Pertimbangan utama dalam mengelompokkan bahan ke dalam bahan langsung adalah kemudahan dalam penelusuran proses pengubahan bahan tersebut sampai menjadi barang jadi. Sebagai contoh, paku untuk membuat peralatan mebel tak pelak lagi merupakan bagian dari barang jadi, namun agar perhitungan biaya mebel tersebut bisa dilakukan secara cepat, bahan ini dapat diklasifikasikan sebagai bahan tidak langsung. Pekerja atau tenaga kerja langsung (direct labor) adalah karyawan yang dikerahkan untuk mengubah bahan langsung menjadi barang jadi. Biaya untuk ini meliputi gaji para karyawan yang dapat dibebankan kepada produk tertentu.
37
Overhead pabrik (factory overhead) yang juga disebut overhead pabrikasi, beban pabrikasi, atau “beban pabrik” dapat didefinisikan sebagai biaya tidak langsung, pekerja tidak langsung, dan semua biaya pabrikasi lainnya yang tidak dapat dibebankan langsung ke produk tertentu. Secara sederhana dapat dinyatakan bahwa overhead pabrik mencakup semua biaya pabrikasi kecuali yang dicatat sebagai biaya langsung, yaitu bahan langsung dan pekerja langsung. Bahan tidak langsung (indirect materials) adalah bahan-bahan yang dibutuhkan guna menyelesaikan suatu produk, tetapi pemakaiannya sedemikian kecil, atau sedemikian rumit, sehingga tidak dapat dianggap sebagai bahan langsung yang tidak berguna atau tidak ekonomis. Contohnya termasuk paku, sekrup, perekat, dan staples. Bahan-bahan seperti minyak pelumas, minyak gemuk, lap pembersih, dan sikat termasuk dalam perlengkapan pabrik (factory supplies) yang merupakan bahan tidak langsung yang diperlukan untuk menjaga agar lokasi kerja dan mesin-mesin tetap dalam kondisi siap pakai dan aman. Pekerja tidak langsung (indirect labor) dapat didefinisikan sebagai para karyawan yang dikerahkan dan tidak secara langsung mempengaruhi pembuatan atau pembentukan barang jadi. Pekerja tidak langsung mencakup gaji para penyelia, pelayan toko, dan pembantu umum, pekerja bagian pemeliharaan, dan biasanya pengawas bahan. Dalam usaha jasa, biaya pekerja tidak langsung mencakup gaji resepsionis, karyawan bagian arsip, karyawan bagian pemasok, dan sekretaris.
38
Bahan Langsung
+
Pekerja Langsung
=
Biaya Utama
+
Bahan Langsung
+
Meliputi: Perlengkapan pabrik Minyak pelumas
Bahan Langsung
+
Meliputi: Kepenyeliaan Pengawasan Gaji buruh pabrik Hasil kerja yang cacat Pekerjaan eksperimen
Beban Pemasaran Meliputi: Gaji Penjualan Komisi staf penjualan Pajak penghasilan pekerja Iklan Contoh barang gratis Hiburan Ongkos perjalanan Sewa Penyusutan Pajak Bumi & Bangunan Telepon Alat tulis menulis & cetak Benda-benda pos Ongkos angkut Beban penjualan rupa-rupa
+
Bahan Langsung
=
Meliputi: Sewa Asuransi Pajak bumi & bangunan Penyusutan Pemeliharaan dan reparasi Sumber tenaga Penerangan Pemanasan Pajak penghasilan majikan perkakas kecil dll.
Beban administrasi Meliputi: Gaji Adm & Kantor Pajak Penghasilan pekerja Sewa Penyusutan Pajak Bumi & Bangunan Badan Pemeriksaan Akuntansi Beban urusan hukum Piutang tidak tertagih Telepon Alat tulis & cetak Benda-benda pos Beban Adm rupa-rupa
Overhead Pabrik
=
Biaya Pabrikasi
+
=
Beban Komersial
=
Total Biaya Operasi
Gambar 3.2 Klasifikasi Biaya dalam hubungannya dengan Produk Pabrik Beban komersial dibagi ke dalam dua kelompok besar: (1) beban pemasaran (distribusi dan penjualan),” dan (2) beban administrasi (umum dan administrasi). Beban pemasaran dimulai pada saat biaya pabrik berakhir, yaitu pada saat proses
39
pabrikasi diselesaikan dan barang-barang sudah dalam kondisi siap untuk dijual. Beban ini meliputi beban penjualan dan beban pengiriman. Beban administrasi meliputi beban yang dikeluarkan dalam mengatur dan mengendalikan organisasi. Beberapa dari beban tersebut seperti gaji direktur yang ditugaskan bekerja di pabrik, dan gaji direktur yang ditugaskan di bagian pemasaran mungkin dialokasikan sebagai beban pemasaran. 3.1.2.2 Biaya dalam Hubungannya dengan Volume Produksi Beberapa jenis biaya bervariasi langsung dengan perubahan volume produksi atau keluaran, sedang biaya lainnya relatif tidak berubah (fixed). Manajemen harus memperhatikan kecenderungan biaya yang bervariasi dengan keluaran jika mereka ingin merencanakan suatu strategi perencanaan yang baik dan mengendalikan biaya dengan berhasil. Biaya variabel secara umum mempunyai karakteristik berikut: (1) perubahan jumlah total dalam proporsi yang sama dengan perubahan volume, (2) biaya per unit relatif konstan meskipun volume berubah dalam rentang (range) yang relevan, (3) dapat dibebankan kepada departemen operasi dengan cukup mudah dan tepat, dan (4) dapat dikendalikan oleh seorang penyelia operasi. Biaya yang mempunyai karakteristik ini biasanya meliputi pekerja langsung dan bahan langsung. Beberapa overhead pabrik dan biaya non-pabrikasi juga termasuk dalam kategori biaya variabel. Overhead pabrik variabel
40
Perlengkapan (supplies), Bahan bakar, Perkakas kecil, Beban kerusakan, limbah, dan pemanfaatan kembali, Biaya penerimaan barang, Royalty, Biaya komunikasi, Upah lembur, Pengangkutan dalam pabrik. Biaya tetap mempunyai karakteristik sebagai berikut: (1) jumlah keseluruhan yang tetap dalam rentang keluaran yang relevan, (2) penurunan biaya per unit bila volume bertambah dalam rentang yang relevan, (3) dapat dibebankan kepada departemen-departemen berdasarkan keputusan manajerial atau menurut metode alokasi biaya, dan (4) tanggung jawab pengendalian lebih banyak dipikul oleh manajemen eksekutif daripada oleh penyelia operasi. Overhead pabrik tetap Gaji eksekutif produksi, Penyusutan, Pajak bumi dan bangunan, Amortisasi paten, Asuransi aktiva tetap dan kewajiban, Gaji satpam dan pesuruh pabrik, Pemeliharaan dan perbaikan bangunan dan tanahnya, Sewa. Biaya semivariabel. Beberapa biaya mengandung unsur-unsur tetap dan variabel. Biaya semivariabel ini mencakup suatu jumlah yang sebagian tetap dalam rentang keluaran yang relevan, dan bagian lainnya bervariasi sebanding dengan perubahan jumlah keluaran. Misalnya, biaya listrik yang digunakan untuk penerangan cenderung menjadi biaya tetap, karena berapapun jumlah keluaran yang dihasilkan, penerangan akan tetap diperlukan oleh pabrik yang sedang beroperasi. Sebaliknya, tenaga listrik yang digunakan sebagai sumber daya untuk mengoperasikan peralatan akan bervariasi sesuai dengan pemakaian peralatan tersebut.
41
Overhead Pabrik Semivariabel Kepenyeliaan (supervisi), Pemeriksaan, Jasa dept penggajian, Jasa dept personalia, Jasa adm pabrik, Jasa pengelolaan bahan dan persediaan, Jasa departemen biaya, Pemeliharaan dan reparasi mesin dan peralatan pabrik, Asuransi kerugian, Asuransi kesehatan dan kecelakaan, Pajak penghasilan, Beban hubungan industrial, Pemanasan, penerangan , dan sumber tenaga, Air, dll.
3.1.3
Aktivitas, Sumber Daya, Objek Biaya dan Cost Driver Sebelum mendiskusikan definisi ‘Activity-Based Costing’ kita harus
mendefinisikan istilah-istilah: aktivitas, sumber daya, objek biaya, cost pool, elemen biaya, dan cost driver. Aktivitas, adalah pekerjaan yang dilakukan dalam suatu organisasi. Aktivitas adalah tindakan, gerakan, atau rangkaian pekerjaan. Aktivitas juga didefinisikan sebagai kumpulan tindakan yang dilakukan dalam organisasi yang berguna untuk tujuan penelitian berdasarkan aktivitas. Contohnya pemindahan bahan merupakan aktivitas pergudangan. Sumber daya, merupakan unsur ekonomis yang dibebankan atau digunakan dalam pelaksanaan aktivitas. Gaji dan bahan, merupakan contoh sumber daya yang digunakan untuk melakukan aktivitas.
42
Objek biaya, bentuk akhir dimana pengukuran biaya diperlukan. Contoh objek biaya adalah pelanggan, produk, jasa, kontrak, proyek atau unit kerja lainnya dimana manajemen menginginkan pengukuran biaya secara terpisah. Elemen biaya merupakan jumlah yang dibayarkan untuk sumber daya yang dikonsumsi oleh aktivitas dan terkandung di dalam ‘cost pool’. Contohnya ‘cost pool’ untuk hal-hal yang berkaitan dengan mesin mungkin mengandung elemen biaya untuk tenaga, elemen biaya teknik, dan elemen biaya depresiasi. Cost Driver adalah faktor-faktor yang menyebabkan perubahan biaya aktivitas, cost driver merupakan faktor yang dapat diukur yang digunakan untuk membebankan biaya ke aktivitas dan dari aktivitas ke aktivitas lainnya, produk atau jasa. Dua jenis cost driver adalah driver sumber daya (resources driver) dan driver aktivitas (activity driver). Driver sumber daya (resources driver) merupakan ukuran kuantitas sumber daya yang dikonsumsi aktivitas. Cost driver digunakan untuk membebankan biaya sumber daya yang dikonsumsi oleh aktivitas ke ‘cost pool’ tertentu. Contoh ‘resources driver’ adalah persentase dari luas total yang digunakan oleh suatu aktivitas. Driver aktivitas (activity driver), adalah ukuran frekuensi dan intensitas permintaan terhadap suatu
aktivitas terhadap objek biaya. ‘Activity driver’
digunakan untuk membebankan biaya dari ‘cost pool’ ke objek biaya. Contoh activity driver adalah jumlah suku cadang yang berbeda yang digunakan dalam produk akhir untuk mengukur konsumsi aktivitas penanganan bahan untuk setiap produk.
43
3.2 Activity-Based Costing Activity-Based Costing (ABC) adalah pendekatan penentuan biaya produk yang membebankan biaya ke produk atau jasa berdasarkan konsumsi sumber daya yang disebabkan karena aktivitas. Dasar pemikiran pendekatan penentuan biaya ini adalah bahwa produk atau jasa perusahaan dilakukan oleh aktivitas dan aktivitas yang dibutuhkan tersebut menggunakan sumber daya yang menyebabkan timbulnya biaya. Sumber daya dibebankan ke aktivitas, kemudian aktivitas dibebankan ke objek biaya sesuai penggunaannya. ABC memperkenalkan hubungan sebab-akibat antara costdriver dengan aktivitas. Dengan ABC, biaya overhead pabrik dibebankan ke objek biaya seperti produk atau jasa dengan mengidentifikasikan sumber daya, aktivitas, dan biayanya serta kuantitas aktivitas dan sumber daya yang dibutuhkan untuk memproduksi output. Cost driver digunakan untuk menghitung biaya sumber daya dari setiap unit aktivitas. Kemudian setiap biaya sumber daya dibebankan kepada produk atau jasa dengan mengalikan biaya setiap aktivitas dengan kuantitas setiap aktivitas yang dikonsumsi pada periode tertentu. ‘Activity-based costing’ merupakan sistem yang mempertahankan dan memproses data keuangan dan operasional dari sumber daya perusahaan berdasarkan aktivitas, objek biaya, cost driver, dan ukuran kinerja aktivitas. ABC juga membebankan biaya ke aktivitas dan objek biaya.
3.2.1 Prosedur Alokasi Dua Tahap
44
Prosedur alokasi dua tahap membebankan biaya sumber daya perusahaan, yang disebut biaya overhead pabrik, ke ‘cost pool’ dan kemudian ke objek biaya berdasarkan bagaimana suatu objek biaya menggunakan sumber daya tersebut. Dalam sistem penentuan biaya tradisional, biaya overhead pabrik dibebankan ke pabrik atau cost pool departemental atau pusat biaya dan kemudian ke output produksi. Prosedur Dua Tahap Tradisional
Prosedur Dua Tahap Berdasar Aktivitas
Biaya Sumber Daya
Biaya Sumber Daya Tahap Pertama
Tahap Pertama
Cost Pool: Aktivitas atau Pusat Aktivitas
Cost Pool: Pabrik atau Departemen Tahap Kedua
Tahap Kedua Objek Biaya
Objek Biaya
Gambar 3.3 Prosedur Alokasi Dua Tahap Meskipun demikian, prosedur pembebanan tradisional dua tahap ini mendistorsi biaya produk atau jasa yang dilaporkan. Pada tahap kedua metode tradisional membebankan biaya overhead pabrik dari cost pool departemental ke output dengan menggunakan cost driver berbasis volume atau cost driver berbasis volume atau cost driver berlevel unit, seperti jam kerja langsung dan jam mesin, biaya bahan langsung, biaya tenaga kerja langsung dan unit output. Karena banyak sumber daya overhead yang digunakan dalam proporsi yang tidak sama dengan unit output yang diproduksi,
45
sistem tradisional menyebabkan pengukuran biaya aktivitas pendukung yang digunakan oleh produk atau jasa individual menjadi tidak akurat. ‘Activity-based costing’ berbeda dari sistem penentuan biaya tradisional dengan membuat model pemakaian sumber daya perusahaan untuk aktivitas yang dilakukan, dan menghubungkan aktivitas biaya ini ke objek biaya seperti produk atau jasa seperti yang tampak pada Gambar 3.2. Sistem ABC mengukur biaya aktivitas yang tidak mempunyai hubungan proporsional dengan volume output secara lebih akurat. Pada sistem ABC, alokasi tahap pertama adalah proses pembebanan biaya sumber daya, yaitu biaya overhead pabrik dibebankan ke ‘cost pool’ aktivitas atau kelompok aktivitas yang disebut pusat aktivitas (activity center) dengan menggunakan driver sumber daya yang tepat. Alokasi tahap kedua adalah proses pembebanan biaya, dimana biaya aktivitas dibebankan ke objek biaya dengan menggunakan driver aktivitas (activity driver) yang tepat. Driver aktivitas mengukur berapa banyak aktivitas yang digunakan oleh objek biaya. Sistem ABC berbeda dengan sistem tradisional dalam dua hal, pertama cost pool didefinisikan sebagai aktivitas atau pusat aktivitas dan bukan sebagai pabrik atau pusat biaya departemen. Kedua ‘cost driver’ yang digunakan untuk membebankan biaya aktivitas ke objek biaya adalah driver aktivitas yang mendasar pada hubungan sebab akibat. Pendekatan tradisional menggunakan driver tunggal yang mendasar
46
pada volume yang seringkali tidak melihat hubungan antara biaya sumber daya dengan objek biaya. Modifikasi ini menyebabkan prosedur dua tahap menyebabkan sistem ABC melaporkan biaya aktivitas yang berbeda secara lebih akurat dibandingkan dengan sistem tradisional, karena sistem tersebut mengidentifiksikan secara jelas biaya aktivitas ke objek biaya output dengan menggunakan ukuran yang dapat menunjukkan permintaan produk atau jasa terhadap aktivitas tersebut.
3.2.2 Tahap-Tahap Perancangan Sistem ABC Tiga tahap utama dalam merancang sistem ABC adalah: 1. Mengidentifikasi biaya sumber daya dan aktivitas 2. Membebankan biaya sumber daya ke aktivitas 3. Membebankan biaya aktivitas ke objek biaya.
Tahap Satu: Mengidentifikasi Biaya Sumber Daya dan Aktivitas Tahap pertama dalam merancang sistem ABC adalah mengidentifikasikan biaya sumber daya dalam melakukan analisis aktifitas. Biaya sumber daya adalah biaya yang dikeluarkan untuk melakukan berbagai aktifitas. Sebagian besar biaya sumber daya ada dalam sub rekening buku besar, seperti bahan, supplies, pembelian, penanganan bahan, pergudangan, ruang kantor, mebel, dan peralatan lain, bangunan, peralatan pabrik, utilitas gaji, dan tunjangan, teknik dan akuntansi.
47
Analisis aktifitas adalah identifikasi dan deskripsi pekerjaan (aktifitas) dalam organisasi. Analisis aktifitas meliputi pengumpulan data dari dokumen dan catatan yang ada, dan penelitian dengan menggunakan daftar pertanyaan, observasi dan wawancara secara terus menerus terhadap orang-orang kunci. ABC mengakui aktivitas, biaya aktivitas dan pemicu aktivitas pada tingkatan agregasi (level of aggregation) yang berbeda dalam satu lingkungan produksi. Empat tingkat yang umumnya diidentifikasikan adalah unit, batch, produk dan pabrik. (Carter dan Usry, 2004, p.497). Tampilan pada tabel 3.1 memberikan contoh-contoh dari aktivitas, biaya, dan pemicu aktivitas untuk masing-masing dari keempat tingkat tersebut. Tingkatan yang berbeda sebenarnya adalah tingkatan agregasi data yang berbeda. Suatu batch adalah jumlah atau agregasi dari unit-unit identik yang menyusunnya. Suatu Produk adalah agregasi dari banyak batch. Suatu pabrik dapat dianggap sebagai suatu agregasi dari semua produknya. Tabel 3.1 Tingkatan Aktivitas Beserta Contoh dan Pemicu Tingkat dan Contoh dari Aktivitas, Biaya dan Pemicu Aktivitas Unit
Batch
Produk
Pabrik
Cont Aktivitas -Pemotongan
-Penjadwalan
-Pendesainan
-Pemanasan
-Penyolderan
-Persiaoan
-Pengembangan
-Penerangan
-Pengecatan
-Pencampuran
-Pembuatan prototipe
-Pendinginan
-Perakitan
-Pemindahan
-Periklanan
-Penyediaan keamanan
-Pengepakan
-Pergudangan
Cont Biaya -Bgn dr listrik & bhn
-Gaji pegawai yg
-Gaji desainer &
-Penyusutan
48
baku tdk langsung
melakukan
programmer
penjadwalan,
-Biaya iklan
persiapan,
-Biaya paten
-Asuransi -Pajak bangunan
penanganan bhn baku Cont Pemicu Aktivitas -Unit atau pon output -Jam tenaga kerja
-Jml produk, perubahan
pergerakan bahan
desain/ jam desain
-Luas ruang yang ditempati dlm m2
baku atau pesanan
langsung Jam mesin
•
-Jml batch, persiapan,
produksi
Tingkat unit Biaya tingkat unit (unit-level cost) adalah biaya yang meningkat saat suatu unit diproduksi. Biaya ini adalah satu-satunya biaya yang selalu dapat dibebankan secara akurat proporsional terhadap volume. Contoh-contoh dari biaya tingkat unit meliputi biaya listrik, jika mesin tenaga listrik digunakan dalam memproduksi setiap unit, biaya pemanasan jika setiap unit mengalami proses pemanasan, dan tenaga kerja inspeksi jika setiap unit memerlukan inspeksi. Biaya-biaya ini murni variabel dan secara teori dapat diperlakukan sebagai biaya langsung tetapi biasanya diperlakukan sebagai biaya tidak langsung. Secara teknik, bahan baku langsung dan tenaga kerja langsung sesuai dengan definisi dari biaya tingkat unit, tetapi karena ABC adalah suatu sistem pembebanan biaya tidak langsung, maka pembebanan bahan baku langsung dan tenaga kerja langsung berada diluar cakupan pembahasan ABC. Terpisah dari pertanyaan mengenai biaya tingkat unit, biaya tenaga kerja
49
dalam dolar dan biaya bahan baku dalam dolar merupakan contoh yang baik dari pemicu tingkat unit. •
Pemicu Tingkat unit (unit-level driver) merupakan ukuran aktivitas yang bervariasi dengan jumlah unit yang diproduksi dan dijual. Semua pemicu tingkat unit adalah proporsional terhadap unit output dan merupakan satusatunya dasar alokasi yang berkaitan dengan volume yang digunakan dalam ABC. Pemicu di semua tingkatan lain tidak harus proporsional dengan volume. Contoh dari pemicu tingkat unit adalah tenaga kerja langsung, biaya tenaga kerja langsung, jam mesin, berat bahan baku langsung, biaya bahan baku langsung, jumlah komponen naham baku, total biaya utama, total biaya langsung, dan unit yang diproduksi. Semua contoh tersebut juga digunakan sebagai dasar alokasi di sistem perhitungan biaya tradisional (non-ABC).
•
Tingkat Batch. Tingkatan agregasi yang lebih tinggi berikutnya adalah batch. Biaya tingkat batch (batch-level cost) adalah biaya yang disebabkan oleh jumlah batch yang diproduksi dan dijual. Contoh dari biaya tingkat batch meliputi biaya persiapan dan kebanyakan biaya penanganan bahan baku. Jika bahan baku dipesan dari pemasok untuk batch tertentu, maka sebagian dari biaya pembelian, penerimaan, dan inspeksi untuk batch tertentu, maka sebagian dari biaya pembelian, penerimaan dan inspeksi barang masuk merupakan biaya tingkat batch. Jika unit pertama dari setiap batch diinspeksi, maka biaya
50
inspeksi dalam proses ini juga merupakan biaya tingkat batch. Biaya tingkat batch yang signifikan juga ada diluar fungsi produksi, Misalnya jika suatu produk tidak lagi disimpan sebagai persediaan melainkan setiap batch diproduksi untuk setiap pesanan pelanggan, maka biaya tingkat batch memasukkan sebagian biaya pemasaran dan administratif. Contoh-contoh dari biaya ini adalah biaya pemasaran dan biaya administratif yang terjadi guna memperoleh dan memproses pesanan, serta biaya administratif untuk akuntansi dan penagihan. Perbedaan antara biaya tingkat batch dan biaya tingkat unit tidaklah hilang apabila suatu batch terdiri dari satu unit. Biaya tingkat batch masih merupakan biaya yang tidak akan meningkat apabila satu atau lebih unit ditambahkan ke batch tersebut. Biaya tingkat batch dipengaruhi oleh jumlah batch dan tidak bergantung pada jumlah unit. Memproduksi unit lain tidak berarti memerlukan batch lain. Perbedaan yang serupa juga ada antar keempat tingkatan biaya. •
Pemicu tingkat batch (batch-level driver) Adalah ukuran aktivitas yang bervariasi dengan jumlah batch yang diproduksi dan dijual. Contoh dari pemicu tingkat batch adalah persiapan, jam persiapan, persiapan produksi dan permintaan bahan baku.
•
Tingkat produk
51
Tingkatan berikutnya diatas batch adalah produk. Biaya tingkat produk (product-level cost) adalah biaya yang terjadi untuk mendukung sejumlah produk berbeda yang dihasilkan. Biaya tersebut tidak harus dipengaruhi oleh produksi dan penjualan satu batch atau satu unit lebih banyak. Beberapa contoh dari biaya tingkat produk adalah biaya desain produk, pengembangan produk, pembuatan prototipe, dan teknik produksi. Jika pekerja memerlukan tambahan pelatihan sebelum memproduksi suatu ukuran tetentu, atau jika beberapa mesin digunakan secara eksklusif untuk satu produk, maka baiya dari peralatan dan mesin tersebut adalah biaya tingkat produk. Jika beberapa bahan baku adalah unik untuk satu produk dan tidak dipesan secara terpisah untuk setiap batch yang diproduksi, maka biaya pembelian, penerimaan, dan inspeksi bahan baku tersebut adalah biaya tingkat produk. Biaya tingkat produk yang signifikan juga dapat terjadi diluar pabrik. Misalnya biaya paten, riset pasar, dan promosi produk adalah biaya tingkat produk. Satu contoh biaya tingkat produk di bisnis jasa adalah biaya yang dikeluarkan oleh suatu firma konsultasi guna membeli software komputer baru dalam rangka menyediakan suatu jenis jasa baru kepada klien. •
Pemicu tingkat produk (prosuct-level driver) adalah ukuran aktivitas yang bervariasi dengan bermacam-macam jumlah produk yang diproduksi dan dijual. Contoh-contoh dari pemicu tingkat produk adalah perubahan desain,
52
jam desain, dan jumlah komponen berbeda yang diperlukan (disebut “jumlah dari nomor/ kode komponen”). •
Tingkat Pabrik Beberapa tingkat biaya dan pemicu dapat terjadi di atas tingka produk. Hal ini termasuk tingkat lini produk, tingkat proses, tingkat departemen, dan tingkat pabrik. Hampir semua penerapan ABC mengakui hanya salah satu dari kategori-kategori tersebut, yaitu tingkat pabrik. Biaya tingkat pabrik (plantlevel cost) adalah biaya memelihara kapasitas di lokasi produksi. Contoh dari biaya tingkat pabrik adalah sewa, penyusutan, pajak properti, dan asuransi untuk bangunan pabrik. Luas lantai yang ditempati sering kali disebut dengan pemicu tingkat pabrik. (plant-level driver) untuk membebankan biaya tingkat pabrik. Tetapi hal ini memperluas ide mengenai pemicu, karena jarang sekali terjadi bahwa luas lantai yang digunakan setiap produk atau unit dapat diidentifikasikan. Perkecualian yang berarti ditemukan di beberapa pabrik yang dibagi ke dalam ke dalam sel kerja atau subpabrik. Pembagian kerja ini kadang disebut dengan pengaturan flotilla atau pabrik di dalam pabrik. Jika suatu sel kerja digunakan seluruhnya guna memproduksi satu produk tunggal, maka bagian dari total luas lantai pabrik yang ditempati oleh sel kerja tersebut dapat dibebankan tanpa ada keraguan ke produk tadi, bersama-sama dengan bagian dari biaya tingkat pabrik.
53
Dalam kebanyakan kasus, pembebanan tingkat pabrik ke produk, batch atau unit adalah suatu lokasi yang arbitrer. Bahkan dalam sistem ABC, biaya tingkat pabrik seringkali dialokasikan ke output menggunakan dasar alokasi tingkat unit, meskipun faktanya adalah bahwa biaya tingkat pabrik sangat berbeda dari biaya tingkat unit. Contoh dari ukuran tingkat unit yang digunakan untuk mengalokasikan biaya tingkat pabrik ke produk di ABC adalah total biaya konversi (juga disebut dengan nilai tambah), jumlah unit, dan total biaya langsung. 3.2.3
Perbedaan antara Sistem ABC dengan Sistem Akuntansi Konvensional Menurut Amin Widjaja Tunggal (2000 : 26) terdapat perbedaan antara sistem ABC dengan sistem akuntansi konvensional, yaitu: a. ABC menggunakan aktivitas-aktivitas sebagai pemacu untuk menentukan seberapa besar setiap overhead tidak langsung dari setiap produk mengkonsumsinya,
sedang
sistem
akuntansi
konvensional
mengalokasikan overhead secara arbitrer berdasarkan satu atau dua basis alokasi yang non representatif, sehingga gagal menyerap konsumsi overhead yang benar menurut produk individual. b. ABC membagi konsumsi overhead kedalam empat kategori, yaitu: unit, batch, produk, dan penopang fasilitas (facility sustaining). Sistem tradisional membagi biaya overhead ke dalam unit yang lain. Sebagai akibatnya, ABC mengkalkulasi konsumsi sumber daya tidak hanya pengeluaran operasional. ABC menitikberatkan pada sumber biaya, tidak
54
hanya dimana biaya itu terjadi. Hal ini mengakibatkan ABC lebih berguna untuk pengambilan keputusan. Manajemen dapat mengikuti bagaimana biaya timbul dan dapat menemukan cara-cara untuk mengurangi biaya. c. ABC memfokuskan pada biaya, mutu dan faktor waktu. Sistem tradisional menitikberatkan pada kinerja keuangan jangka pendek seperti laba dengan cukup tepat. Apabila sistem tradisional digunakan untuk penetapan harga dan untuk mengidentifikasikan produk yang menguntungkan, angkaangkanya tidak dapat diandalkan. d. ABC memerlukan masukan dari seluruh departemen. Persyaratan ini mengarah ke integrasi organisasi yang lebih baik dan memberikan pandangan fungsional silang mengenai organisasi. e. ABC mempunyai kebutuhan yang lebih kecil untuk analisis varian daripada sistem tradisional, karena kelompok biaya dan pemicu jauh lebih akurat dan jelas dan karena ABC dapat menggunakan biaya historis pada akhir periode untuk menghitung biaya aktual apabila kebutuhan muncul. f. Sistem ABC terdiri dari berbagai pusat biaya dan aktivitas dan tahap kedua, maka biaya dianggarkan yang digunakan untuk melakukan studi ABC lebih mendekati biaya aktual daripada dengan sistem tradisional. Keuntungan ini secara cepat mengurangi keperluan untuk analisis varian antara anggaran dan kalkulasi biaya aktual, oleh sebab itu peran analisis varian tidak begitu penting.
55
3.3
Sistem Informasi Manajemen
3.3.1
Pengertian Sistem Beberapa pengertian sistem antara lain sebagai berikut: Menurut McLeod ( 1995, p13 ), sistem adalah sekelompok elemenelemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Bodnar dan Hopwood ( 2000, p1 ), sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Mulyadi ( 1993, p2 ), sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama unutk mencapai tujuan tertentu. Jadi kesimpulannya sistem adalah beberapa elemen yang terintegrasi yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu
3.3.2
Pengertian Informasi Beberapa pengertian informasi yang dapat dikumpulkan oleh penulis yaitu antara lain: Menurut McLeod (1995, p18), informasi adalah suatu data yang telah diproses, atau data yang telah memiliki arti atau data siap pakai. Menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p1), informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai suatu dasar untuk mengambil keputusan.
56
Ada 4 dimensi informasi menurut McLeod (2000, p86) : -
Relevansi
Informasi disebut relevan jika informasi tersebut berkenaan secara spesifik dengan masalah yang sedang dihadapi. -
Akurasi
Secara ideal, semua informasi harus akurat untuk menunjang terbentuknya sistem yang akurat pula. Akurasi ini terutama diperlukan dalam aplikasiaplikasi tertentu seperti aplikasi yang melibatkan keuangan. -
Waktu
Informasi harus dapat tersedia pada waktu yang tepat. Selain informasi tentang kejadian masa lampau, perusahaan khususnya manajer juga harus dapat memperoleh informasi yang menggambarkan keadaan yang sedang terjadi sekarang. -
Kelengkapan
Perusahaan khususnya manajer harus dapat memperoleh informasi yang memberi gambaran lengkap tentang masalah atau penyelesaiannya. Namun pemberian informasi yang tidak berguna secara berlebihan harus dihindari.
3.3.3
Pengertian Sistem Informasi Menurut McLeod (1995, p4), sistem informasi adalah suatu kombinasi yang terorganisasi dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan
57
komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mentransformasikan, serta menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi Menurut Alter ( 1999, p42 ) sistem informasi adalah suatu jenis sistem kerja yang menggunakan teknologi informasi untuk mengumpulkan, meneruskan, menyimpan, mendapatkan kembali, memanipulasi, ataupun menampilkan informasi, sehingga mendukung satu atau lebih sistem kerja. Sementara itu sistem kerja adalah suatu sistem dimana manusia berpartisapasi untuk melakukan suatu proses bisnis dengan menggunakan teknologi informasi dan sumber daya yang lain untuk menghasilkan suatu produk bagi pihak internal ataupun eksternal. Dari pengertian sistem dan informasi yang telah kita bahas sebelumnya maka menurut penulis sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sistem dalam suatu organisasi yang digunakan untuk mengatur semua kegiatan yang berbeda dalam suatu organisasi sehingga dapat mencapai suatu sasaran dan tujuan yang telah ditentukan.
3.3.4
Sistem Informasi Manajemen Menurut Cushing (1991, p.10), sistem informasi manajemen adalah suatu kumpulan manusia dan sumber modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk pengumpulan dan pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi setiap tingkatan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian aktivitas-aktivitas manusia.
58
Dengan kedua definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi adalah kumpulan berbagai elemen, yang terdiri dari manusia prosedur dan mesin, yang saling berinteraksi untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi fungsi manajemen dalam suatu organisasi. Menurut Cushing (1996, p.329), tujuan dari sistem informasi manajemen adalah: •
Kegunaan (usefulness) Sistem harus menghasilkan informasi yang tepat waktu dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi dalam organisasi.
•
Ekonomis (economics) Semua bagian komponen sistem termasuk laporan-laporan, pengendalianpengendalian, mesin-mesin, dan lainnya harus menyumbangkan nilai manfaat setidak-tidaknya sebesar biayanya.
•
Keandalan (reliability) Keluaran sistem harus mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia tidak hadir atau pada saat komponen mesin tidak beroperasi untuk sementara.
•
Pelayanan Pelanggan (customer service) Sistem harus memberikan pelayanan yang baik kepada langganan pada saat berhubungan dengan langganan perusahaan.
59
•
Kapasitas (capacity) Sistem harus mempunyai kapasitas yang memadai untuk menangani periode-periode operasi puncak, seperti halnya periode aktif normal.
•
Kesederhanaan (simplicity) Sistem harus cukup sederhana sehingga struktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti, serta prosedurnya mudah diikuti dan dijalankan oleh semua personil terkait.
•
Fleksibilitas (flexibility) Sistem harus cukup fleksibel dalam menyesuaikan diri terhadap perubahan-perubahan yang dikehendaki oleh organisasi.
3.5
Pengertian Analisis Sistem Menurut Alter ( 1999, p413 ) analisis sistem adalah proses umum yang mencakup pendefinisian masalah, pengumpulan informasi yang berkaitan, pengembangan solusi, alternatif dan pemilihan diantara solusi yang ada tersebut.
3.5.1
Alat-alat Perancangan Sistem
3.5.1.1 Diagram Aliran Data ( Data Flow Diagran ) Data flow diagram (DFD), merupakan salah satu alat yang paling penting bagi seorang analis sistem. Data flow diagram merupakan suatu tool
60
yang berbentuk diagram dan digunakan oleh para analisa sistem dalam mempermudah analisa dan pembangunan suatu sistem. Penggunaan data flow diagram sebagai modelling tool dipopulerkan oleh Tom De Marco (1978) dan Gane & Sarson (1979) dengan menggunakan pendekatan metode analisis sistem terstruktur. Kegunaan diagram aliran data: •
Sebagai alat analisa aliran data
•
Sebagai alat komunikasi antara sistem analyst dan user
•
Sebagai dokumentasi Data flow diagram menggambarkan aliran ataupun arus data dalam
sebuah sistem, yang merupakan masukan maupun keluaran yang diperlukan dari sistem yang sedang dirancang. Data flow diagram dapat digunakan oleh representasikan suatu sistem yang otomatis maupun manual dengan melalui gambar yang berbentuk jaringan grafik. Dalam data flow diagram terdapat beberapa tingkatan yaitu : 1. Diagram Konteks (Context Diagram) Diagram konteks merupakan level tertinggi dari data flow diagram yang menggambarkan seluruh input ke atau output dari sistem, dan hanya terdiri dari satu proses serta external entitiy yang terlibat. Data store yang digunakan tidak ditampilkan disini. Diagram konteks memberikan gambaran keseluruhan sistem.
61
2. Diagram nol Diagram nol mengambarkan proses-proses penting yang terdapat pada suatu sistem. Pada diaram nol diperlihatkan data store yang digunakan. Setiap proses yang digambarkan diberi nomor yang terdiri dari satu digit. Proses yang tidak dirinci lagi pada level selanjutnya (functional primitive) diberi tambahan tanda * pada akhir nomor proses. Keseimbangan input dan output antara diagram nol dan diagram hubungan harus terpelihara. 3. Diagram Rinci Diagram rinci merupakan rincian dari diagram nol atau diagram level diatasnya. Pada diagram rinci, nomor proses menunjukkan tingkat rincinya. Simbol-simbol yang digunakan pada pembuat data flow diagram yaitu : 1. External Entity (Terminal) Yaitu entitas yang berada diluar sistem yang berfungsi untuk memberikan data kepada sistem (source) atau yang menerima informasi dari sistem (sink). Digambarkan dengan kotak atau segi empat.
Gambar 3.4 Simbol Entitas eksternal pada Diagram Aliran Data
62
2. Process / Bubble ( Proses ) Mengambarkan apa yang dilakukan oleh sistem dan berfungsi mengtransformasikan satu atau beberapa data masukan menjadi satu atau beberapa
keluaran
sesuai
dengan
spesifikasi
yang
diinginkan.
Digambarkan dengan lingkaran.
Gambar 3.5 Simbol Proses pada Diagram Aliran Data
3. Data Flow ( Aliran Data ) Menggambarkan aliran data dari suatu entiti ke entiti lainnya. Digambarkan dengan menggunkan garis lurus atau melengkung dengan anak panah yang menggambarkan aliran data.
Gambar 3.6 Simbol Aliran Data pada Diagram Aliran Data
4. Data Store ( Penyimpanan Data ) Menggambarkan
tempat
penyimpanan
atau
penampungan
data.
Digambarkan dengan dua garis lurus pararel atau dengan segi empat terbuka. Data store dapat berupa file, database disimpan dalam komputer,
63
arsip atau catatan manual, tabel acuan manual, agenda / buku, dan suatu kotak tempat data di meja seseorang.
Gambar 3.7 Simbol Simpanan Data pada Diagram Aliran Data
3.5.1.2 Kamus Data Kamus data merupakan suatu daftar terorganisasi tentang komposisi elemen data, aliran, dan data store yang terdapat didalam data flow diagram. Simbol-simbol yang digunakan pada pembuatan data flow diagram yaitu : 1. Assign ‘ = ‘ Menyatakan terdiri dari 2. Concatenation (sequential ) “ +| “ Menggabungkan elemen data dengan elemen data lainnya. 3. iteration ( repetation ) ‘ { } ‘ Penggulangan elemen data. 4. Selection ( Choice ) “ [ ] “ Pilih satu dari beberapa alternatif 5. Option “ ( ) “ 6. Comment ( Keterangan ) “ *...*” Data tambahan, boleh ada boleh tidak. 7. Comment ( Keterangan ) “ *...*” Penjelasan / keterangan tentang suatu data.
64
8. Key “ @ atau ... “ Sebagai kunci yang bersifat unique untuk setiap entry pada file.
3.5.1.3 Normalisasi Merupakan pendekatan dimana data item dikumpulkan bersama ke dalam suatu record. Berikut ini uraian Martin (1990, p224-231) mengenai langkah normalisasi sampai tingkat ketiga ( 3NF ), sebagai berikut : 1. Bentuk Normal Pertama (First Normal Form) Normalisasi bentuk pertama berarti kumpulan dari data yang telah diorganisasikan ke dalam record-record yang tidak memiliki kelompok yang berulang (repeating group) dari item data. 2. Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form) Normalisasi bentuk kedua jika setiap atribut dari suatu record adalah bergantung secara fungsional pada seluruh kunci (key) dari record tersebut 3. Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form) Langkah untuk membuat data ke dalam bentuk normal ketiga adalah memindahkan ketergantungan transitif.
3.5.1.4 Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram) Diagram hubungan entitas adalah model jaringan yang mendeskripsikan penyimpanan keluaran data dari sistem pada abstraksi tingkat tinggi (Martin, 1990, p.161-163). Diagram hubungan entitas adalah mendokumentasikan data
65
perusahaan dengan menidentifikasikan jenis entitas dan data hubungannya. Abstraksi yang digunakan adalah sebagai berikut: •
Entitas (Entity) Dapat berupa suatu elemen lingkungan, sumber daya, atau transaksi. Notasi Entitas dapat dilihat pada gambar 3.8
Gambar 3.8 Notasi Entitas pada Diagram Hubungan Entitas •
Hubungan (Relationship) Hubungan adalah suatu asosoasi yang ada antara dua jenis entitas. Notasi hubungan digambarkan berupa suatu garis lurus yang menhubungkan antar entitas. Menurut
Martin
(1990,
p161)
daris
hubungan
menunjukkan
kepentingan hubungan keduanya. Simbol-simbol yang digunakan dalam metode James Martin adalah: 1. One to one, dapat dilihat pada gambar 3.9
Gambar 3.9 Notasi Hubungan One to one
2. One to many, dapat dilihat pada gambar 3.10
66
Gambar 3.10 Notasi Hubungan One to many
3. Many to many, dapat dilihat pada gambar 3.11
Gambar 3.11 Notasi Hubungan Many to many
3.5.1.5 Bagan Terstruktur Bagan terstruktur merupakan alat yang disarankan untuk perancangan secara modular dan sistem top-down. Sebuah bagan terstruktur merupakan diagram yang terdiri dari kotak persegi yang menggambarkan modul dan garis/ (panah) yang menghubungkan antar kotak modul. Secara umum dapat dilihat pada gambar 3.12. Selain itu pada garis juga diberikan parameter maupun flag yang ditransfer antar modul yang berbentuk panah dengan pangkal lingkaran. Untuk transfer parameter ini arah panah menunjukkan kemana data (parameter) tersebut dikirimkan. Untuk transfer data lingkaran berwarna putih sedangkan untuk flag berwarna hitam.
67
This loop means module 2.1 and 2.2 are repeated
Part number
in p ra w
be um rs
r be
edit flag raw inpu t
g fla
n rt pa
2.2 Edit Part Number
m nu rt
EO F
d rte so
2.1 Read Part Numbers
pa
ut
2 Organize Part Numbers
2.3 Sort Part Numbers
Gambar 3.12 Contoh Sebuah Structured Chart
3.5.1.6 Spesifikasi Proses Ketika end-user computing menjadi populer pada pertengahan tahun 1970-an, banyak pemakai tidak tertarik untuk mengikuti peraturan-peraturan dokumentasi yang kaku yang telah diciptakan oleh para spesialis informasi. Pemakai lebih suka membuat sketsa logika dengan menggunakan narasi singkatan (abbreviated narrative) mereka sendiri yang terutama terdiri dari kata-kata atau bagian kalimat kunci. Bentuk narasi ini disebut pseudocode (McLeod, 2001, p.596). Pseudocode menjadi demikian populer sehingga spesialis informasi mengakuinya sebagai cara yang baik untuk mendokumentasikan proses secara rinci. Pseudocode juga dikenal dengan istilah process specification (spesifikasi proses), mini specification atau job specification.
68
Setiap proses (bubble) di DFD harus memiliki spesifikasi proses atau process specification. Tanpa ini kita tidak akan mengetahui apa yang terjadi di dalam proses (bubble) tersebut. Banyak cara/ metode yang digunakan untuk menggambarkan proses tersebut. Spesifikasi proses menjadi pedoman bagi programmer untuk membuat program (coding). Metode yang digunakan dalam spesifikasi proses berupa: 1. Narasi. Uraian proses dalam bentuk cerita 2. Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris yang terstruktur, suatu narasi singkat dalam format tertentu yang mirip kode komputer tetapi sesungguhnya bukan. 3.5.1.7 State Transition Diagram (STD) Merupakan suatu modelling tool yang menggambarkan sifat ketergantungan pada waktu dari sistem. Notasi yang digunakan pada STD adalah: State
Perubahan State Initial State adalah state paling awal, tidak bisa lebih dari satu. Sedangkan Final State adalah state yang berada pada level paling terakhir, dapat berjumlah lebih dari satu. Untuk melengkapi STD diperlukan dua hal lagi, yaitu:
69
•
Condition, adalah suatu event pada external environment yang dapat dideteksi oleh sistem. Merupakan suatu sinyal, interrupt, atau data yang akan menyebabkan perubahan aktivitas dari state yang satu ke state berikutnya.
•
Action, adalah kegiatan yang dilakukan oleh sistem bila terjadi perubahan state atau merupakan reaksi terhadap action. Action akan menghasilkan output, message display pada screen, menghasilkan kalkulasi, dan sebagainya. State 1 condition action
State 2
Gambar 3.13 Contoh format STD
