BAB 3 DEVELOPMENT. mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya (kode TGKA)

BAB 3 DEVELOPMENT

3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan Perusahaan yang bergerak dalam jual beli yang didirikan pada tanggal 1919 sebagai perusahaan keluarga. Pada tahun 1960 perusahaan memulai import produkproduk konsumsi sebagai tambahan bisnis utama, yaitu komoditi ekspor. Tonggak pertama ditandai dengan transformasi dari perusahaan jual beli yang bergerak di bidang sales and distribution ke perusahaan yang terpisah yang mulai beroperasi pada tahun 1988, yang kemudian berkembang menjadi perusahaan distribusi publik dengan mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya (kode TGKA) pada April 1990. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi dari PT. Tigaraksa Satria Tbk adalah mensukseskan dan unggul sebagai pemicu pasar dalam organisasi sales and distribution. Adapun misi dari PT. Tigaraksa Satria Tbk adalah memastikan esensial kehidupan agar lebih mudah diakses.

36

37

3.1.3 S truktur Organisasi 1. Cabang Bagian Administrasi.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi untuk Cabang Bagian Administrasi. 2. Cabang Bagian Salesman.

Gambar 3.2 Struktur Organisasi untuk Cabang Bagian Salesman.

38

Tugas dan Tanggung Jawab Cabang Bagian Administrasi. 1) Regional Control a. M engawasi kegiatan administrasi dari semua area sales manager. 2) Business Administration / Head of Acconting : a. M emastikan aplikasi - aplikasi sistem di perusahaan ( Scylla/Tira S&D, BW, SAP, ROFO, Intrasit, Incentive dan TFM ) baik di subdist maupun cabang berjalan dengan baik beserta akurasi data yang akurat. b. M emastikan aktifitas user di Cabang berjalan sesuai SOP yang telah ditetapkan. c. Koordinator dan Trainer bagi user di cabang yang membutuhkan informasi dari system-sistem di Tigaraksa. d. M enyetujui ROFO, PO, dan hasil pemeriksaan barang-barang rusak dari kepala gudang. 3) Admin Coordinator a. M engawasi semua kegiatan admin pada semua cabang Tira S&D. 4) Kepala Gudang a. M engecek barang retur berdasarkan BPPR yang diberikan oleh Area Sales Supervisor. b. M enyetujui BPPR sebelum diberikan ke admin sales untuk diinput.

39

c. M enyiapkan barang yang akan diantarkan ke customer sesuai dengan summary order. d. M enyiapkan barang yang akan dibawa oleh canvasser untuk dijual. e. M enerima barang yang dipesan dari Central Warehouse. f. M elakukan stock opname. g. M engecek kondisi barang pada periode tertentu. 5) Inkaso a. M engurus pembayaran pemesanan dari outlet dan invoice retur. 6) Admin / Admin Sales a. M embuat Sales Order yang diterima dari outlet. b. M embuat rekapan order dari sales order yang ada. c. M emproses shipment apabla barang telah siap dikirim. d. M emproses POD apabila barang telah sampai ke outlet. Cabang bagian Salesman. 7) Regional Sales Manager (RSM ) a. M engotorisasikan penjualan dengan kondisi outlet bermasalah. b. M engontrol penjualan dan salesman dengan tingkat regional. 8) Area Sales Manager (ASM ) a. M engotorisasikan penjualan dengan kondisi outlet bermasalah.

40

b. M embantu dalam mendistribusikan Activity dari Proses Integrator, local promotion dan National Promotion ke subdist. c. M emastikan aplikasi - aplikasi sistem di perusahaan ( Scylla/Tira S&D, BW, SAP, ROFO, Intrasit, Incentive dan TFM ) baik di subdist, DC, maupun system Info di cabang berjalan dengan baik beserta akurasi data yang akurat. d. Koordinator dan Trainer bagi user di cabang yang membutuhkan informasi dari system-sistem di Tigaraksa. e. Bersama ASS/ASM /BA mengunjungi subdist untuk melakukan checking aplikasi subdist ( hardware dan software) secara berkala. 9) Area Sales Supervisor (ASS) a. M engotorisasikan penjualan dengan kondisi outlet bermasalah. 10) Salesman a. M engumpulkan order dari outlet. b. M enawarkan produk ke customer ( tipe canvasser). c. M embuat Canvassing Goods Request (CGR) ( tipe canvasser). d. M embuat Laporan Penjualan dan Pembayaran Canvas ( LPPC). e. M embuat Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur. f. M engambil barang retur dari outlet dan memberikannya ke Bagian Gudang ( tipe canvasser). g. M emberikan invoice retur kepada outlet.

41

3.1.4 Masalah yang dihadapi M asalah yang mendasari pembuatan skripsi ialah aplikasi Tira S&D berada di tahap development dimana testing menjadi salah satu bagian dari proses tersebut.

3.2 S truktur Organisasi Development

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Development. 1) Project Sponsor a. M enyediakan fasilitas untuk tim untuk membuat system Tira S&D 2) Project Solution a. M emberi solusi masalah jika project owner tidak bisa menangani masalah yang bersangkutan.

42

3) Project Owner a. M engawasi kegiatan application team dan development team. b. M engatur waktu pengerjaan proyek. c. M elaporkan masalah kepada project solution, apabila masalah tidak dapat diselesaikan sendiri. Application Team 1) System Integrator a. M engintegrasikan beberapa sistem seperti Scylla dan SAP ke dalam Tira S&D. 2) Team Lead a. M engawasi pekerjaan analyst dan team member. 3) Analyst a. M elakukan system studi kelayakan, menganalisis dan mendesain rancangan untuk memenuhi kebutuhan pengguna dan aplikasi. Bekerja sama dengan programmer untuk menyelesaikan masalah yang datang dari user, dan menyediakan bantuan aplikasi teknis kepada user. 4) Team Member a. M enguji setiap modul dalam aplikasi Tira S&D. b. M embuat functional specification.

43

Technical Team 1) System & DB Designer a. M endesain struktur sistem serta database aplikasi Tira S&D berdasarkan kebutuhan bisnis. 2) Programmer a. M embuat koding program b. M emperbaiki order pada aplikasi Tira S&D

44

3.3 Proses Bisnis 3.3.1 Proses Bisnis Sales Tipe Taking Order Berikut adalah proses bisnis dari Sales Tipe Taking Order :

Gambar 3.4 Proses Bisnis Sales Tipe Taking Order

36

45

Proses bisnis yang sedang berjalan pada TO Sales (Taking Order) adalah Salesman TO menerima Order dari outlet berupa PO hardcopy dan mengecek PO tersebut. Apabila PO tersebut bermasalah (masalah tunggakan piutang,

pembayaran

tidak lancar, over credit dan beresiko kredit tinggi) Salesman menyerahkan PO tersebut untuk diotorisasi oleh pejabat yang berwenang (Area Supervisor (ASS) , Area Sales Manager (ASM ) atau Regional Sales Manager (RSM )) . Apabila SO tidak bermasalah, Salesman akan meminta otorisasi dari Area Supervisor (ASS) . Setelah itu, Salesman memberikan PO tersebut ke Admin Sales yang berada di cabang. TO1. Admin Sales membuat , menyimpan atau memproses langsung Sales Order kedalam sistem apabila semua SO tersebut sudah fix. TO2. Apabila pembelian secara kredit dan credit limit customer telah melebihi batas, SO harus di otorisasi oleh Area Supervisor (ASS) dan Admin Sales akan menyetujui SO tersebut dengan catatan SO tersebut terdapat kredit limit. TO3. Apabila terdapat konfirmasi perubahan Tipe Order dan Salesman pada Sales Order, maka Admin Sales melakukan perubahan-perubahan tersebut pada saat pembuatan Sales Order. TO4. Apabila outlet memberitahukan ada perubahan pesanan kepada Sales , maka Sales akan memberitahukan Admin Sales dan Admin Sales langsung mencari Sales Order tersebut dan merubah isi Sales Order yang telah dibuat sebelumnya. TO5. Apabila Admin Sales ingin mengetahui apakah outlet mendapatkan promosi (barang dan uang) atau diskon, Admin Sales dapat menghitung promosi dan diskon pada saat pembuatan Sales Order.

46

TO6. Apabila Admin Sales tidak menyetujui SO secara langsung karena suatu alasan tertentu , maka Admin Sales menunda menyetujui SO dan akan menyetujui SO pada menu Process Order. TO7. Apabila outlet membatalkan pesanan, outlet akan menghubugi Sales dan Sales akan memberitahukan kepada Admin Sales dan Admin Sales langsung mencari Sales Order tersebut dan langsung membatalkannya. TO8. Setelah pembuatan SO selesai, dilanjutkan dengan membuat Summary Order dengan cara mencari Sales Order – Sales Order yang akan direkap dan memproses rekapan tersebut di dalam sistem. Setelah itu, Admin Sales mencetak rekapan Order tersebut dan memberikannya ke Kepala Gudang untuk picking barang yang akan diantarkan ke outlet. TO9. Apabila terjadi kesalahan pada perekapan Order yang dilakukan oleh Admin Sales, maka Admin Sales langsung mencari rekapan order tersebut dan langsung membatalkan rekapan order tersebut kedalam sistem. TO10. Selain Summary Order, Admin Sales juga membuat Delivery Note, dan Surat Jalan dengan cara mencari Sales Order yang barang-barang nya akan dikirim. Apabila terdapat perbedaan jumlah barang (barang pesanan dan barang bonus) yang dikirim dengan jumlah barang yang ada di Sales Order, maka Admin Sales akan mengedit jumlah barang serta menginput No. Batch barang yang akan dikirim pada Sales Order tersebut. Setelah itu, Admin Sales membuat, memproses Shipment ataupun menyimpan Shipment tersebut terlebih dahulu. Apabila Shipment telah diproses, Admin Sales dapat mencetak 2 rangkap Delivery Note, dan Surat Jalan yang akan diberikan kepada Bagian

47

Gudang beserta PO Customer. Lalu Bagian Gudang memberikan 2 rangkap Deleivery Note, Surat Jalan, PO customer, dan barang yang telah dipesan ke petugas delivery. Petugas delivery mengantarkan Deleivery Note , PO customer dan barang pesanan ke oultet , lalu outlet menandatangani kedua rangkap Faktur Delivery Note tadi sebagai tanda bahwa barang-barang yang datang sesuai dengan PO. Lalu petugas delivery menyerahkan 1 rangkap Delivery Note dan barang pesanan kepada outlet. TO11. Apabila barang yang dipesan tidak jadi dikirimkan , Admin Sales salah mengiput Batch no, atau Shipment Qty, maka Admin Sales langsung mencari Shipment tersebut dan langsung langsung membatalkan shipment kedalam sistem. TO12. Setelah itu, petugas delivery menyerahkan Faktur Delivery Note dan PO kepada Admin Sales untuk melakukan POD (Proof of Delivery) ke dalam sistem sebagai tanda bahwa barang sudah sampai ke tangan outlet dengan cara mencari Sales Order yang akan diproses POD-nya. Apabila terdapat perbedaan jumlah barang (barang pesanan dan barang bonus) yang diterima outlet dengan jumlah barang yang ada di Sales Order, maka Admin Sales akan mengedit jumlah barang yang akan diterima outlet pada Sales Order tersebut. Setelah itu, Admin Sales akan memproses POD dari Sales Order tersebut. TO13. Apabila terjadi kesalahan yang dilakukan oleh Admin Sales dalam penghitungan barang yang sampai ke outlet, maka Admin Sales akan mencari Sales Order yang akan dibatalkan POD-nya dan langsung membatalkan proof of delivery (POD) kedalam sistem.

48

TO14. Apabila POD sudah dilakukan, Admin Sales membuat Invoice beserta Faktur Pajak dengan cara mencari Sales Order yang akan diproses Invoice nya dan langsung memproses Invoice tersebut. Setelah diproses Admin Sales akan mencetak Invoice dan 2 rangkap Faktur yang akan diberikan ke Admin Inkaso sebagai dasar untuk penagihan ke outlet. TO15. Apabila terjadi kesalahan yang dilakukan oleh Admin Sales dalam memilih Sales Order yang akan diproses Invoice nya, maka Admin Sales akan mencari Invoice tersebut dan membatalkan Invoice kedalam sistem. TO16. Pada periode tertentu, Admin Sales dapat mencetak beberapa laporan seperti Laporan pembelian outlet per produk, Laporan penjualan per outlet per principal, Laporan Secondary Sales Detail, Laporan Promosi Uang dan Barang untuk diserahkan ke Area Sales Supervisor (ASS).

49

3.3.2 Proses Bisnis Sales Return Tipe Taking Order Berikut adalah proses bisnis Sales Return Tipe Taking Order :

Gambar 3.5 Proses Bisnis Sales Return Tipe Taking Order

Outlet akan memberikan informasi return kepada salesman pada saat Salesman mengambil order outlet. Salesman akan mencatat data return pada Bukti Persetujuan dan Penerimaan Return (BPPR) sebanyak 3 rangkap, yang akan ditandatangani oleh outlet yang bersangkutan dan salesman itu sendiri. Salesman akan memberikan Bukti Persetujuan dan Penerimaan Return kepada Area Sales Supervisor. Area Sales Supervisor akan mengecek data BPPR tersebut, jika BPPR disetujui maka Area Sales

50

Supervisor akan menandatangani BPPR tersebut. Setelah ditandatangani, Area Sales Supervisor akan memberikan BPPR rangkap 1 kepada Salesman dan BPPR rangkap 2 dan 3 ke Bagian Gudang. Salesman akan memberikan BPPR rangkap 1 kepada petugas delivery sebagai referensi untuk mengambil produk return dari outlet. Petugas delivery akan memberikan produk return ke Bagian Gudang. Bagian Gudang akan mengecek produk return tersebut berdasarkan BPPR yang sudah diterima dari Area Sales Supervisor. RT1.

Jika disetujui, Bagian Gudang akan menandatangani BPPR 2 rangkap

lalu memberikan selembar BPPR tersebut ke Admin Sales. Admin Sales akan menginput data return tersebut ke dalam Tira S&D. Sales Return yang sudah diinput dapat diedit, diproses, atau dibatalkan. RT2.

Admin Sales dapat memproses dan mencetak Invoice Return untuk

diberikan ke Admin Inkasso. Invoice Return akan dicetak sebanyak 2 rangkap apabila ada permintaan dari outlet yang bersangkutan. RT3.

Admin Sales akan mencetak Laporan Return by Reason secara periodik

untuk diberikan ke Area Sales Supervisor.

51

3.3.3 Proses Bisnis Sales Tipe Canvas Berikut adalah proses bisnis Canvas Sales :

Gambar 3.6 Proses Bisnis Sales Tipe Canvas

Canvasser melakukan kunjungan ke outlet sesuai dengan jadwal kunjungan, cek stock di outlet yang dikunjungi. Rapikan pajangan barang. Hitung kebutuhan barang untuk outlet yang bersangkutan. Ajukan kebutuhan barang ke outlet. Lalu outlet memesan sesuai dengan kebutuhan dan Canvasser mengisi form Nota Penjualan Kanvas (NPK) sebanyak 3 rangkap dan menandatanganinya. Setelah mengisi NPK, Canvasser

52

menyiapkan barang-barang yang dipesan oleh outlet dan meyerahkan barang-barang tersebut beserta 3 rangkap NPK tadi untuk ditandatangani oleh pihak outlet. Setelah itu, outlet menyerahkan uang sejumlah barang yang dibeli dan NPK tadi ke Canvasser. Berdasarkan NPK & hasil pembayaran , Canvasser buat Laporan Penjualan dan Pembayaran Canvas ( LPPC ) rangkap 2 . Lalu Canvasser menyerahkan uang/cek/giro ke Cashier beserta 1 rangkap LPPC. Sedangkan salah satu dari 2 rangkap NPK dan 1 rangkap LPPC diserahkan ke Admin Sales. CS 1. Admin Sales melakukan pengecekan pada NPK dan menginputnya kedalam sistem untuk membuat Sales Order, M enginput No. Batch barang yang dijual oleh Canvasser dan membuat Invoice. Setelah itu Admin Sales menyerahkan NPK , LPPC dan Invoice yang sudah ditanda tangan oleh kasir ke Admin Inkaso. CS 2. Apabila terjadi kesalahan pada perekapan Order yang dilakukan oleh Admin Sales, maka Admin Sales langsung mencari rekapan order tersebut dan langsung membatalkan rekapan order tersebut kedalam sistem. CS 3. Apabila terjadi kesalahan yang dilakukan oleh Admin Sales dalam penghitungan barang yang sampai ke outlet, maka Admin Sales akan mencari Sales Order yang akan dibatalkan POD-nya dan langsung membatalkan proof of delivery (POD) kedalam sistem. CS 4. Apabila terjadi kesalahan yang dilakukan oleh Admin Sales dalam memilih Sales Order yang akan diproses invoice nya, maka Admin Sales akan mencari invoice tersebut dan membatalkan invoice kedalam sistem.

53

CS 5. Pada periode tertentu, Admin Sales dapat mencetak beberapa laporan seperti Laporan pembelian outlet per produk, Laporan penjualan per outlet per principal, Laporan Secondary Sales Detail, Laporan Promosi Barang dan Uang untuk diserahkan ke Area Sales Supervisor (ASS). 3.3.4 Proses Bisnis Sales Return Tipe Canvas Berikut proses bisnis Sales Return Tipe Canvas :

Gambar 3.7 Proses Bisnis Sales Return Tipe Canvas

54

Outlet akan memberikan informasi return kepada canvasser pada saat canvasser menawarkan produk untuk dijual. Canvasser akan mencatat data return pada Bukti Persetujuan dan Penerimaan Return (BPPR) sebanyak 3 rangkap, yang akan ditandatangani oleh outlet yang bersangkutan dan canvasser itu sendiri. Canvasser akan mengambil produk return dari outlet. Canvasser akan memberikan Bukti Penerimaan dan Persetujuan Return kepada Area Sales Supervisor. Area Sales Supervisor akan mengecek data BPPR tersebut, jika BPPR disetujui maka Area Sales Supervisor akan menandatangani BPPR tersebut. Setelah ditandatangani, Area Sales Supervisor akan memberikan BPPR rangkap 1 kepada Canvasser dan BPPR rangkap 2 dan 3 ke Bagian Gudang. Canvasser akan memberikan BPPR rangkap 1 ke outlet serta memberikan produk return ke Bagian Gudang. Bagian Gudang akan mengecek produk return tersebut berdasarkan BPPR yang sudah diterima dari Area Sales Supervisor. RC1.

Jika disetujui, Bagian Gudang akan menandatangani BPPR 2 rangkap

lalu memberikan selembar BPPR tersebut ke Admin Sales. Admin Sales akan menginput data return tersebut ke dalam Tira S&D. Sales Return yang sudah diinput dapat diedit, diproses, atau dibatalkan.

RC2.

Admin Sales dapat memproses dan mencetak Invoice Return untuk

diberikan ke Admin Inkasso. Invoice Return akan dicetak sebanyak 2 rangkap apabila ada permintaan dari outlet yang bersangkutan.

RC3.

Admin Sales akan mencetak Laporan Return by Reason secara periodik

untuk diberikan ke Area Sales Supervisor.

55

Berikut adalah nomor proses bisnis beserta kemungkinan yang terjadi pada pengujian : Tabel 3.1 Proses Bisnis dan Kemungkinan Nomor Proses Bisnis TO1,TO2 dan CS1

Kemungkinan 1. M enyimpan SO apabila data-data penting belum terisi. 2. M enyimpan SO apabila tanggal PO lebih besar daripada tanggal gudang. 3. M enyimpan SO dengan mengentri beberapa row dalam grid dengan produk yang sama. 4. M enyimpan SO yang total Invoice sudah melebihi daripada credit limit di outlet. 5. M enyimpan SO apabila syarat-syarat telah dipenuhi. 6. M enyetujui Sales

Order

secara

langsung dengan

mengentri beberapa row dalam grid dengan produk yang sama. 7. M enyetujui Sales Order secara langsung jika jumlah barang yang dipesan tidak mencukupi. 8. M enyetujui Sales Order secara otomatis membuat PO apabila barang tidak mencukupi. 9. M enyetujui Sales Order secara langsung apabila total Invoice sudah melebihi daripada credit limit di outlet. 10. M enyetujui Sales Order tipe TO Sales secara langsung

56

apabila syarat-syarat telah dipenuhi 11. M enyetujui Sales Order tipe Canvas Sales secara langsung apabila syarat-syarat telah dipenuhi TO3 dan CS1

1. M erubah Tipe order sebelum memilih barang di grid barang. 2. M erubah Tipe order sesudah memilih barang di grid barang. 3. M erubah salesman sebelum memilih barang di grid barang. 4. M erubah salesman sesudah memilih barang di grid barang.

TO4 dan CS1

1. M engubah SO dengan status Open. 2. M engubah SO dengan status Approve. 3. M engubah SO dengan status selain Open atau Approve.

TO5 dan CS1

1. M enghitung discount dan TPR apabila data-data penting belum terisi. 2. M enghitung discount dan TPR dengan

mengentri

beberapa row dalam grid dengan produk yang sama. 3. M enghitung discount dan TPR dengan tanggal PO lebih besar dari tanggal pembuatan SO (tanggal gudang). 4. M enghitung discount dan TPR jika jumlah barang yang dipesan tidak mencukupi. 5. M enghitung discount dan TPR apabila user menggunakan

57

barang yang sebelumnya sudah dibuat kedalam suatu TPR uang. 6. M enghitung discount dan TPR apabila user menggunakan beberapa barang, dimana terdapat beberapa kode TPR uang yang berbeda. 7. M enghitung discount dan TPR apabila user menggunakan barang yang sebelumnya sudah dibuat kedalam suatu TPR barang. 8. M enghitung discount dan TPR apabila user menggunakan beberapa barang dimana terdapat beberapa kode TPR barang yang berbeda. 9. M enghitung discount dan TPR apabila didalam SO terdapat

TPR

barang,

tetapi

stok

barang

yang

dipromosikan dalam keadaan habis. 10. M enghitung discount dan TPR apabila diskon yang telah di assign kesetiap outlet dan barang 11. M enghitung discount dan TPR apabila barang yang termasuk kedalam TPR barang dan TPR uang. 12. M enghitung discount dan TPR terhadap barang yang terdapat di TPR barang , TPR uang , maupun didalam Diskon. 13. M enghitung discount dan TPR apabila user menginput cash disc lebih dari 100 %.

58

14. M enghitung discount dan TPR apabila user menginput cash disc dengan angka negatif 15. M enghitung discount dan TPR apabila user menginput cash disc dengan angka desimal. TO6 dan CS1

1. M enyetujui SO (TO Sales) jika jumlah barang yang dipesan tidak mencukupi. 2. M enyetujui SO (Canvas Sales) jika jumlah barang yang dipesan tidak mencukupi. 3. M enyetujui SO (TO Sales) apabila syarat-syarat telah dipenuhi. 4. M enyetujui SO (Canvas Sales) apabila syarat-syarat telah dipenuhi.

TO7 dan CS1

1. M embatalkan SO dengan status Open. 2. M embatalkan SO dengan status Approve. 3. M embatalkan SO dengan status selain Open atau Approve.

TO8

1. M embuat rekapan order (Summary Order) dari 1 SO (TO Sales). 2. M embuat beberapa rekapan order (Summary Order) secara bersamaan. 3. M encetak rekapan order (Summary Order) berdasarkan Product Code. 4. M encetak rekapan order (Summary Order) berdasarkan

59

outlet. TO9 dan CS2

1. M embatalkan rekapan order (Summary Order) apabila Shipment quantity barang sudah diubah. 2. M embatalkan rekapan order (Summary Order) dengan memilih summary order dari TO Sales. 3. M embatalkan rekapan order (Summary Order) dengan memilih summary order dari Canvas Sales.

TO10 dan CS1

1. M embuat Shipment tanpa mencari SO yang sudah berstatus ticking ticket. 2. M embuat Shipment dengan SO yang bukan bestatus ticking ticket. 3. M engubah Sales Order tanpa mengisi no batch pada setiap barang. 4. M engubah Sales Order dengan Shipment Quantity pada lebih besar daripada Approve Quantity pada setiap barang. 5. M engubah Sales Order dengan Shipment Quantity 0. 6. M engubah Sales Order dengan quantity di batch lebih kecil daripada Shipment Quantity pada setiap barang. 7. M engubah Sales Order

dengan mengisi beberapa no

batch yang berbeda untuk barang yang sama. 8. M engubah Sales Order dengan mengisi 2 no batch yang sama untuk barang yang sama.

60

9. M engubah Sales Order untuk barang yang siap dikirim apabila semua syarat telah terpenuhi. 10. M engubah Sales Order untuk barang bonus untuk SO yang tidak terdapat barang bonus. 11. M engubah Sales Order untuk barang bonus tanpa mengisi no batch untuk setiap barang bonus yang ada. 12. M engubah Sales Order untuk barang bonus dimana Shipment qty lebih besar daripada jumlah Quantity di Batch. 13. M engubah Sales Order untuk barang bonus dimana Shipment qty untuk barang bonus diisi 0. 14. M engubah Sales Order untuk barang bonus apabila Batch Shipment Qty diisi lebih besar dari Qty Shipment untuk barang bonus. 15. M engubah Sales Order untuk barang bonus

dengan

mengisi beberapa no batch yang berbeda untuk barang bonus yang sama. 16. M engubah Sales Order untuk barang bonus

dengan

mengisi 2 no batch yang sama untuk barang bonus yang sama. 17. M engubah Sales Order untuk barang bonus apabila no batch untuk barang normal belum diisi. 18. M engubah Sales Order untuk barang bonus yang siap

61

dikirim apabila semua syarat telah terpenuhi. 19. M enyimpan Shipment tanpa mengisi batch no untuk barang-barang yang terdapat di SO (barang pesanan maupun barang bonus) 20. M enyimpan Shipment apabila semua data-data penting belum diisi. 21. M enyimpan Shipment apabila semua data-data penting sudah diisi. 22. M emproses Shipment tanpa mengisi batch no untuk barang-barang yang terdapt di SO (barang pesanan maupun barang bonus). 23. M emproses Shipment apabila semua data-data penting belum diisi. 24. M emproses Shipment dari SO tipe TO Sales 25. M emproses Shipment dari SO tipe Canvas Sales. 26. M encetak dokumen berupa Faktur DN dan Surat Jalan dengan status SO : Shipped. 27. M encetak dokumen berupa Faktur DN dan Surat Jalan dengan status SO selain Shipped. TO11

1. M embatalkan Shipment apabila POD quantity barang sudah diubah. 2. M embatalkan 1 Shipment dari SO (TO Sales) apabila syarat-syarat telah dipenuhi.

62

TO12

1. M engubah Sales Order dengan nilai POD Qty 0. 2. M engubah Sales Order dengan mengubah POD Qty lebih besar daripada Shipment QTY. 3. M engubah Sales Order untuk barang yang sudah diterima oleh outlet apabila semua syarat sudah dipenuhi. 4. M engubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet untuk SO yang tidak terdapat barang bonus. 6. M engubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet dengan merubah no batch untuk setiap barang bonus yang ada. 7. M engubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet dimana Batch POD qty lebih besar daripada jumlah Quantity di Batch. 8. M engubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet dimana Batch POD qty untuk barang bonus diisi 0. 9. M engubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet apabila Batch POD Qty diisi lebih besar dari Qty POD untuk barang bonus. 10. M engubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet dengan mengisi beberapa no batch yang berbeda untuk barang bonus yang sama.

63

11. M engubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet dengan mengisi 2 no batch yang sama untuk barang bonus yang sama. 12. M engubah Sales Order untuk barang bonus yang sudah diterima oleh outlet apabila syarat-syarat telah dipenuhi. 13. M enyesuaikan barang yang diterima (POD). TO13 dan CS3

1. M embatalkan penyesuaian barang yang diterima dari TO Sales. 2. M embatalkan penyesuaian barang yang diterima dari Canvas Sales.

TO14, CS1, RT2, dan RC2

1. M embuat Invoice dengan memilih 1 sales order yang akan diproses. 2. M embuat Invoice dengan memilih beberapa sales order yang akan diproses. 3. M embuat 1 Invoice retur. 4. M embuat beberapa Invoice retur secara bersamaan. 5. M encetak Invoice dari sales order. 6. M encetak 1 Invoice retur. 7. M encetak beberapa Invoice retur secara bersamaan.

TO15 dan CS4

1. M embatalkan Invoice untuk tipe TO Sales. 2. M embatalkan Invoice untuk Canvas Sales.

TO16 dan CS5

1. M encetak Laporan Pembelian Outlet per Produk 2. M encetak Laporan Penjualan per Outlet per Principal

64

3. M encetak Laporan Secondary Sales Detail. 4. M encetak Laporan Promosi Uang dan Barang RT1, RC1

1. M embuat Sales Return dengan kondisi barang B 2. M embuat Sales Return dengan kondisi barang BS 3. M embuat Sales Return dengan kondisi barang EXP 4. M embuat Sales Return dari penjualan tipe Taking Order 5. M embuat Sales Return dari penjualan tipe Canvas. 6. M embuat Sales Return untuk barang yang sama dengan kondisi barang yang berbeda. 7. M enyimpan Sales Return jika tipe return tidak sesuai dengan tipe salesman. 8. M enyimpan Sales Return jika tanggal validasi lebih kecil dari tanggal saat ini. 9. M enyimpan Sales Return jika tanggal validasi lebih besar dari tanggal saat ini. 10. M enyimpan Sales Return jika tanggal PO lebih besar dari tanggal saat ini. 11. M enyimpan Sales Return jika alasan return tidak sesuai dengan status produk yang dipilih. 12. M emproses Sales Return jika batch product belum dipilih. 13. M emproses Sales Return dengan batch product yang valid. 14. M embatalkan Sales Return yang berstatus Open 15. M embatalkan Sales Return yang berstatus Approve 16. M engubah data Salesman pada Sales Return yang sudah disimpan

RT2, RC2

1. M embuat 1 Invoice return 2. M embuat beberapa Invoice return secara bersamaan. 3. M encetak 1 Invoice return

65

4. M encetak beberapa Invoice return secara bersamaan RT3, RC3

1. M embuat Laporan Return by Reason

3.4 Functional Design Process 3.4.1 Ruang Lingkup Geografis Organisasi Proyek implementasi Tira S&D mencakup pada : 1. Seluruh cabang, Sub distributor, dan Direct Cover dari PT. Tigaraksa Satria yang terletak di seluruh Indonesia. 3.4.2 Product Specification Berikut adalah Product Specification dari modul Sales and Distribution :

Gambar 3.8 Siklus Transaksi untuk TO Sales dari modul Sales and Distribution.

66

Gambar 3.9 Siklus Transaksi untuk Canvas Sales dari modul Sales and Distribution. Keterangan : : Proses SO dalam kondisi normal. : Proses Cancel (bersifat conditional). : Proses SO setelah proses Cancel. : Proses Sales Return Berdasarkan Gambar diatas, alur transaksi yang menggambar kan proses bisnis yang standar dilakukan oleh perusahaan. Berikut penjelasan untuk transaksi-transaksi diatas : 1. Sales Order Manual Entry berisikan daftar produk-produk yang dipesan oleh customer

(taking order) atau berisi produk-produk yang telah di booking

sebelumnya oleh salesman Canvasser (canvas sales) untuk dibawa ke outlet.

67

2. Process Order berisikan real order yang telah dibuat sebelumnya di Sales Order manual entry yang akan di proses menjadi Order. 3. Summary Order Process berisikan rekapan order yang akan diprint menjadi dasar untuk proses picking. Khusus untuk tipe Canvas sales, tidak melewati transaksi ini. 4. Summary Prosess Canceled merupakan pembatalan rekapan order (Summary Order) yang telah dibuat. 5. Shipment Process and Print berisikan Sales Order yang sudah siap untuk dikirim ke outlet. Proses ini menghasilkan Surat jalan dan Faktur Delivery Note. 6. Shipment Prosess Canceled untuk pembatalan shipment yang memiliki kesalahan dalam pemrosesan. 7. POD (Proof of Delivery) / Shipment Validation adalah Shipment process yang berisikan produk-produk beserta jumlah yang diterima oleh customer sebagai dasar untuk invoice. Khusus untuk tipe Canvas sales, tidak melewati transaksi ini. 8. POD Prosess Canceled untuk pembatalan POD yang telah diproses. 9. Invoice Process berisikan jumlah produk dan jumlah harga yang didapat dari POD yang telah diproses sebagai bukti tagih kepada customer. Selain itu, Invoice Process juga digunakan untuk membuat Invoice Retur yang menandakan bahwa proses retur telah selesai. 10. Invoice Prosess Canceled untuk proses pembatalan invoice yang telah diproses. 11. Inovoice Print / Reprint untuk pencetakan invoice yang telah dibuat. 12. Sales Return Manual Entry berisikan produk-produk yang akan diretur oleh customer.

68

3.4.2.1 Product Specification submodul Sales Order Manual Entry Sales Order Manual Entry merupakan pencatatan produk-produk yang dipesan. Terdapat 2 jenis Sales Order di dalam sistem Tira S&D yaitu taking Order (TO) dan canvas sales (CS). Taking Order merupakan pencatatan pemesanan produk yang ditelah dipesan oleh customer melalui salesman yang datang ke outlet atau PO yang dikirim oleh customer melalui fax atau telepon. Sedangkan untuk canvas sales adalah penjualan produk yang dilakukan langsung oleh canvasser ke outlet. Sebelum membawa produk untuk dijual, canvasser harus membooking produk-produk tersebut di Gudang Canvas. Sales Order Manual Entry menggunakan konsep penjualan biasa, seperti menggunakan Diskon atau TPR (promosi). Dari Sales Order Manual Entry ini, user dapat membuat Process Order dan Summary Order. Berikut ini adalah detil dari Sales Order Manual Entry : Tabel 3.2 Overview Sales Order Manual Entry Data Mutlak •

Salesman

Data Tambahan •

(dengan

•

Cash

Price Determination •

Tax Determination

Harga

barang

Discount

akan

diambil master

memilih

•

PPN

dari

Kode

•

No. Pajak

price

list

salesman)

(OB_PRICE_LI

Data Outlet

ST).

(dengan

•

Harga

barang

memilih No.

per satuan kecil

Outlet)

akan

•

Tipe Order

saat user sudah

•

Tanggal

menginput real

muncul

•

PPN

69

Transaksi •

No. PO

•

Data

Order quantity

detil

Barang (dengan memilih PCODE, informasi tentang Diskon atau TPR) •

Real Quantity Barang

•

No. PO

Adapun beberapa validasi yang terdapat pada saat user membuat, menyetujui atau menghitung diskon dari sebuah Sales Order di Sales Manual Order Entry adalah : Tabel 3.3 Validasi dalam Sales Manual Order Entry No.

Nama Validasi

Deskripsi

Warning

Action

Confirmation

Point

1. Validasi

user Untuk

“Kode

belum

memilih membuat

masih

Salesman

Sales Saat

Pengaturan

Klik Sales Order

kosong. OK

Sales Order OK. “

window

Manual

pemilihan

Entry , user

kode

terlebih

Salesman.

di Security.

70

dahulu memilih kode salesman. 2. Validasi user tidak No. menginput

No. wajib

Outlet

Outlet “Outlet

masih Saat

diisi kosong. OK”

user Sales Order

mengklik

Security.

untuk

button OK ,

mengetahui

Process,

Order

atau button

berasal dari

Calc

mana

Discount.

dan

saja untuk

penentuan pembayaran Faktur

dan

TOP. 3. Validasi user tidak No. PO dari “No PO masih Saat menginput No. PO

customer wajib

kosong. OK.”

diisi

user Sales Order

mengklik

Security.

button OK ,

oleh user.

Process, atau button Calc Discount.

4. Validasi

user Pembayaran

mengganti TOP.

Faktur

“Perubahan TOP Saat

dan akan

TOP secara detail

user Mapping Term

me-reset memilih product TOP

di Payment

default

pembelian,apakah combo box.

didapatkan

akan dilanjutkan?

dari

No. Yes or No”

Outlet yang dipilih

oleh

Of

71

user. 5. Validasi user tidak PCODE mengisi

“Product

PCODE wajib

masih

diisi kosong”

Saat

user Sales Order

mengklik

yang ingin dipesan. untuk

Security.

button OK ,

mengetahui

Process,

harga

atau button

persatuan diskon

,

Calc

dan

TPR

Discount.

yang

ada di dalam produk tersebut 6. Validasi user tidak Real

Order

mengisi real Order quantity quantity.

“Net

Amount Saat

user Sales Order

tidak boleh sama mengklik

wajib

Security.

diisi atau lebih kecil button

untuk

dari nol”

Proses, atau

menghitung

button Calc

total

Discount

harga

sesuai dengan quantity dan jenis produk. 7. Validasi

Real

Order

“Stock PCODE : Saat

kecukupan

quantity

[PCODE barang]

persediaan barang.

melebihi

tidak mencukupi, button

stock ada

yang apakah

8. Validasi credit outlet.

or No”

terhadap Credit limit “Data limit

dari dari

suatu disimpan

Outlet sudah

Order

mengklik

Security.

mau Proses, atau

di dilanjutkan? Yes

gudang.

user Sales Order

button Calc Discount

berhasil Saat

user Pemeliharaan

No mengklik

Data

: button OK, Customer

72

ditentukan, jadi

SXXXXXXXXX

Outlet dengan

tidak

Proses, atau

status button Calc

boleh Over Credit limit Discount

memiliki

untuk memproses

total invoice order ini dapat melebihi batas

dilakukan

kredit menu

yang

pada

Approval

Credit limit ”

ditentukan.

Kedelapan validasi diatas dapat dijalankan secara acak atau ada beberapa validasi yang harus dijalankan secara berurutan. M isalnya untuk menjalankan validasi no 3,4,5 dan 6,7,8 harus menjalankan validasi no1 dan no 2 terlebih dahulu. Validasi no 5 harus dijalankan terlebih dahulu

sebelum menjalankan validasi no 6. Ada pula

validasi yang tidak berurutan seperti validasi no 3 dan no 4. Validasi no 4 dapat dijalankan tanpa menjalani validasi no 3 terlebih dahulu. S tatus Sales Order pada TO Sales : 1. Open Pada saat Sales Order Manual Entry dibuat lalu di-save (klik OK), maka Sales Order tersebut berstatus open. Dalam status open, user dapat mengedit semua data transaksi yang terdapat di dalam Sales Order. Efek dan validasi yang dilakukan pada saat sebuah sales Order di-save antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah: 1. M elakukan validasi terhadap pengisian data-data penting seperti No. PO, PCODE, salesman.

73

2. M elakukan validasi terhadap credit limit dari outlet. 3. Belum ada pengurangan stock di dalam database ataupun dalam keadaan fisik. 4. Penyimpanan transaksi ke dalam database (dengan status open). Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Close. 2. Approve ( Pada Submodul Sales Order Manual Entry) Status approve ini khusus untuk TO Sales. Apabila user langsung memproses Sales Order yang telah dibuat lalu memprosesnya (Klik Process), maka Sales Order tersebut berstatus approve. Dalam status approve, user dapat mengedit Sales Order, tetapi tidak dapat mengganti data transaksi apapun. Karena tujuan dari edit tersebut adalah hanya memudahkan user untuk melihan detil Sales Order yang sudah dibuat. Efek yang dilakukan pada saat sebuah Sales Order diproses antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah : 1. M elakukan validasi terhadap pengisian data-data mutlak seperti No. PO, PCODE, real quantity, salesman. 2. M elakukan perhitungan diskon dan TPR. 3. M elakukan validasi kecukupan stock yang tersedia terhadap jumlah barang yang dipesan ( real order quantity). 4. M elakukan validasi terhadap credit limit dari outlet. 5. Belum ada pengurangan stock di dalam database ataupun dalam keadaan fisik. 6. Pencatatan transaksi di dalam database (dengan status approve) Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Open.

74

3. Approve ( Pada Submodul Process Order). Efek dan validasi yang dilakukan pada saat sebuah Sales Order diproses antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah: 1. M elakukan validasi user harus memilih salah satu SO yang akan diproses. 2. M elakukan validasi quantity barang yang dipesan (real order quantity) lebih besar dari jumlah stok yang tersedia 3. Belum ada pengurangan stock di dalam database ataupun dalam keadaan fisik. 4. Pencatatan transaksi di dalam database (dengan status approve) Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Open. 4. Ticking Ticket Status ticking ticket pada Summary Order Process khusus untuk TO Sales. Apabila user mengklik Proses pada tab Proses Summary Order, status SO menjadi Ticking Ticket. Efek dan validasi yang dilakukan pada saat sebuah Summary Order diproses antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah: 1. M elakukan validasi user harus memilih SO yang akan dibuat Summary Order nya. 2. Sudah ada quantity on picking (jumlah barang yang di-picking) di dalam database. 3. Penyimpanan transaksi ke dalam database (dengan status ticking ticket). 4. Penyimpanan transaksi ke dalam database untuk merekap order. 5. M enghasilkan dokumen Summary Order (Rekapan Order).

75

Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Approve dan jumlah quantity on picking di database, berkurang sesuai dengan Approve Quantity di SO. 5. Shipped Untuk TO Sales, Pada saat user memproses Shipment ( Klik Proses pada editor Shipment ) status SO menjadi Shipped. Efek dan validasi yang terjadi pada saat Shipment Process and Print adalah : 1. M elakukan validasi bahwa SO yang dapat diproses Shipment-nya hanya yang mempunyai status Ticking Ticket. 2. M elakukan validasi qty shipment (jumlah yang dikirim) terhadap qty Approve (jumlah yang disetujui di SO). 3. M elakukan validasi terhadap pengisian Batch No. 4. M elakukan validasi terhadap pengisian qty shipment (jumlah yang dikirim) terhadap jumlah di Batch No. 5. M elakukan validasi terhadap pengisian Nama Kurir, Car. No., dan Batch No. 6. Sudah ada pengurangan quantity barang di dalam database dan pengurangan secara fisik di gudang dan pada Current Stock Status Report. 7. Terjadinya pertambahan jumlah barang terjual pada Current Stock Status Report. 8. Status SO menjadi Shipped di dalam database. 9. Pencatatan transaksi di dalam database. 10. M enghasilkan 2 dokumen yaitu Faktur Delivery Note dan Surat Jalan.

76

Apabila Shipment di-cancel, maka status akan berubah menjadi Approve dan jumlah barang di database bertambah sesuai dengan Shipment Quantity di SO. 6. Proof Of Delivery (POD) Pada saat user memproses SO menjadi POD ( klik Proses pada editor New ) , status SO berubah menjadi POD. Efek yang terjadi pada saat POD / Shipment Validation adalah : 1. M elakukan validasi user harus memilih SO yang akan dibuat POD-nya. 2. M elakukan validasi qty POD (jumlah yang sampai) terhadap qty Shipment (jumlah yang dikirim). 3. M elakukan validasi terhadap pengisian qty POD. 4. Status SO menjadi POD di dalam database. Apabila POD di-cancel, maka status akan berubah menjadi Approve dan jumlah barang di database bertambah sesuai dengan POD Quantity di SO. 7. Finish Pada saat user memproses SO menjadi Invoice, status SO berubah menjadi Finish dan status Invoice menjadi Proses (“P”) . Efek yang terjadi adalah : 1. M elakukan validasi user harus memilih SO yang akan dibuat POD nya. 2. Status SO menjadi Finish di dalam database. 3. M uncul No. Invoice untuk Sales Order dan status invoice menjadi Proses (“P”) di dalam database.

77

Apabila Invoice di-cancel, maka status SO akan berubah menjadi POD. Selain itu, status invoice menjadi Cancel (“C”) di dalam database. 8. Close. Jika user melakukan pembatalan SO yang berstatus Open, maka status SO akan menjadi Close. SO yang sudah berstatus Close dianggap batal sehingga statusnya tidak bisa diset menjadi Open kembali. S tatus Sales Order pada Canvas Sales : 1. Open Pada saat Sales Order Manual Entry dibuat lalu di-save (klik OK), maka Sales Order tersebut berstatus open. Dalam status open, user dapat mengedit semua data transaksi yang terdapat di dalam Sales Order. Efek dan validasi yang dilakukan pada saat sebuah sales Order di-save antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah: 1. M elakukan validasi terhadap pengisian data-data penting seperti No. PO, PCODE, salesman. 2. M elakukan validasi terhadap credit limit dari outlet. 3. Belum ada pengurangan stock di dalam database ataupun dalam keadaan fisik. 4. Pencatatan transaksi di dalam database (dengan status open). Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Close. 2. Ticking Ticket ( Pada Submodul Sales Order Manual Entry)

78

Status ticking ticket pada Sales Order Manual Entry khusus untuk canvas sales. Apabila user langsung memproses Sales Order yang telah dibuat lalu memprosesnya (Klik Process), maka Sales Order tersebut berstatus ticking ticket. Dalam status ticking ticket, user tidak dapat mengedit Sales Order. Efek dan validasi yang dilakukan pada saat sebuah canvas sales diproses antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah: 1. M elakukan validasi terhadap pengisian data-data mutlak seperti No. PO, PCODE, real quantity, salesman. 2. M elakukan perhitungan diskon dan TPR. 3. M elakukan validasi kecukupan stock yang tersedia terhadap jumlah barang yang dipesan ( real order quantity). 4. M elakukan validasi terhadap credit limit dari outlet. 5. Sudah ada quantity on picking (jumlah barang yang di-picking) di dalam database. 6. Penyimpanan transaksi ke dalam database (dengan status ticking ticket) 7. Penyimpanan transaksi ke dalam database untuk merekap order. Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Open dan jumlah quantity on picking di database, berkurang sesuai dengan Approve Quantity di SO. 3. Ticking Ticket ( Pada Submodul Process Order) Untuk Canvas Sales, apabila user memproses SO (Klik Process), maka Sales Order tersebut berstatus ticking ticket. Dalam status ticking ticket, user tidak dapat mengedit

79

Sales Order. Efek dan validasi yang dilakukan pada saat sebuah SO untuk canvas sales diproses antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah: 1. M elakukan validasi user harus memilih salah satu SO yang akan diproses. 2. M elakukan validasi quantity barang yang dipesan (real order quantity) lebih besar dari jumlah stok yang tersedia 3. Sudah ada quantity on picking (jumlah barang yang di-picking) di dalam database. 4. Penyimpanan transaksi ke dalam database (dengan status ticking ticket) Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Open dan jumlah quantity on picking di database berkurang sesuai dengan Approve Quantity di SO. 4. POD Untuk Canvas Sales, Pada saat user memproses Shipment ( Klik Proses pada editor Shipment ) status SO menjadi POD. Efek yang terjadi pada saat Shipment Process and Print adalah : 1. M elakukan validasi bahwa SO yang dapat diproses Shipment-nya hanya yang mempunyai status Ticking Ticket. 2. M elakukan validasi qty shipment (jumlah yang dikirim) terhadap qty Approve (jumlah yang disetujui di SO). 3. M elakukan validasi terhadap pengisian Batch No. 4. M elakukan validasi terhadap pengisian qty shipment (jumlah yang dikirim) terhadap jumlah di Batch No.

80

5. M elakukan validasi terhadap pengisian Nama Kurir, Car. No, dan Batch No. 6. Sudah ada pengurangan quantity barang di dalam database dan pengurangan secara fisik di gudang. 7. Status SO menjadi POD di dalam database. 8. Terjadinya pengurangan jumlah stok barang sejumlah barang yang diterima pada Current Stock Status Report. 9. Penyimpanan transaksi ke dalam database. 10. Akan menghasilkan 2 dokumen yaitu Faktur Delivery Note dan Surat Jalan. Apabila Shipment di-cancel, maka status akan berubah menjadi Open dan jumlah barang di database bertambah sesuai dengan Shipment Quantity di SO. 5. Finish. Pada saat user memproses SO menjadi Invoice ( klik Proses pada window awal ), status SO berubah menjadi Finish dan status Invoice menjadi Proses (“P”) . Efek yang terjadi adalah : 1. M elakukan validasi user harus memilih SO yang akan dibuat POD nya. 2. Status SO menjadi Finish di dalam database. 3. M uncul No. Invoice untuk Sales Order dan status Invoice menjadi Proses (“P”) di dalam database. Apabila Invoice di-cancel, maka status SO akan berubah menjadi Open dan jumlah barang di database bertambah sesuai dengan Approve Quantity di SO. Selain itu, status invoice menjadi Cancel (“C”) di dalam database.

81

6. Close Jika user melakukan pembatalan SO yang berstatus Open, maka status SO akan menjadi Close. SO yang sudah berstatus Close dianggap batal sehingga statusnya tidak bisa diset menjadi Open kembali. Dokumen Yang Diakses Dari Editor : a. Sales Order 3.4.2.2 Product Specification submodul Process Order Process Order merupakan pemrosesan Sales Order yang telah dibuat di Sales Order Manual Entry dimana Sales Order tersebut belum diproses langsung di window Sales Order Manual Entry. M aksud dari pemrosesan Sales Order ini adalah Sales Order sudah di-approve oleh admin sales karena pesanan sudah sesuai dengan permintaan customer. Status SO yang dihasilkan oleh Process Order adalah Approve untuk TO Sales dan Ticking Ticket untuk Canvas Sales. Pada status Approve, user hanya bisa membuka Sales Order tanpa mengedit isi dari Sales Order tersebut dan pada status Ticking Ticket, user tidak dapat mengedit SO. Adapun beberapa validasi yang terdapat pada saat user memproses Sales Order di Process Order adalah : Tabel 3.4 Validasi dalam Process Order No.

Nama Validasi

1. Validasi

user

Deskripsi

Untuk

Warning

Action

Confirmation

Point

“Tidak ada Data Saat

Pengaturan

Klik Sales Order

82

belum

checklist memproses

SO. 2. Validasi

Sales Order. quantity Untuk

barang

yang memproses

yang

diproses Proses

OK“ “Stock PCode : Saat

Klik Sales Order

XXXXXX tidak Proses.

dipesan lebih besar Sales Order.

mencukupi untuk

dari jumlah

no

stok

Security.

Security.

Order

yang tersedia (stok

SXXXXXX.

habis)

Apakah

akan

diproses? Yes/No”.

Kedua validasi tersebut harus dijalankan secara berurutan. Validasi 2 harus dijalankan apabila validasi 1 telah dijalankan. Dokumen Yang dapat Diakses : a. Sales Order

3.4.2.3 Product Specification submodul Summary Order Process Summary Order Process berisikan rekapan Order yang akan diprint menjadi dasar untuk proses picking sebagai acuan oleh Kepala Gudang untuk loading product yang akan dikirim ke customer. Status yang dihasilkan dari proses ini adalah Ticking Ticket. Berikut adalah validasi yang terdapat di Summary Process Order :

83

Tabel 3.5 Validasi dalam Summary Process Order No.

Nama Validasi

1. Validasi belum

user

Deskripsi

Untuk

checklist memproses

SO.

summary

Warning

Action

Confirmation

Point

“Tidak ada Data Saat yang

Pengaturan

Klik Summary

diproses Proses.

OK“

Order.

Order Process Security.

Dokumen Yang dapat Diakses: a. Sales Order b. Summary Order

3.4.2.4 Product Specification submodul Shipment Process and Print Shipment Process and Print merupakan proses pembuatan Surat Jalan dan Faktur Delivery Note dari Sales Order. Surat Jalan akan menjadi informasi untuk Petugas Delivery untuk mengirim barang-barang ke customer sedangkan

Faktur

Delivery Note digunakan sebagai bukti bahwa barang telah sampai ke tangan customer. Pada tahap ini user harus menginput no. Batch untuk mengetahui barang yang dikirim ke customer terdapat pada no. Batch yang mana. Nomor Batch adalah nomor atau kode yang memuat informasi tentang suatu kode barang tertentu . Contohnya adalah kode Batch 01 memiliki informasi tentang produk A, yaitu : tahun pembuatan produk, tanggal kadaluarsa produk dan jumlah quantity produk dalam Batch tersebut. Pada pembuatan Shipment Process baru (New) terdapat 2 pilihan penyimpanan yaitu Save dan Proses.

84

Apabila user memilih Save, maka shipment yang sudah disimpan masih dapat diedit kembali sedangkan apabila user memilih Proses, user tidak dapat mengedit shipment yang sudah disimpan. Pada tahap ini, status SO menjadi Shipped untuk TO sales dan POD untuk Canvas Sales. Berikut ini adalah detil dari Shipment Process and Print : Tabel 3.6 Overview Shipment Process and Print Data Mutlak

Data Tambahan

Price Determination

Tax Determination

•

Batch No.

•

Courirer

•

Shipment

•

Harga

barang

akan

diambil

Name

dari

master

Kode

price

Transport

OB_PRICE_LI

(Transport

ST).

Vhc) •

•

Note.

•

list

Harga

barang

Shipment

per satuan kecil

Quantity

akan

muncul

saat user sudah menginput Shipment Quantity

•

PPN

85

Berikut adalah validasi-validasi yang terdapat pada Shipment Process and Print : Tabel 3.7 Validasi dalam Shipment Process and Print No.

Nama Validasi

Deskripsi

Warning

Action Point

Pengaturan

Confirmation Pada list Shipment Process and Print. 1

Validasi membuat Shipment

“Status

Saat

Shipment baru.

bisa

Summary

menu New

diproses

Order

apabila

bisa di proses

status

Klik Shipment

tidak

Process and Print Security.

SO lagi”

“Ticking Ticket” Pada Editor Edit Quantity (Input Batch ) 2

Validasi merubah Shipment lebih

user Shipment

“Qty

qty Qty ( jumlah Shipment produk yang

harus

besar dikirim)

daripada

qty harus

Approve.

kecil

Pada

saat Shipment

user

sudah Process and

lebih mengganti

kecil

Print

atau qty langsung Security.

lebih sama dengan muncul atau Qty Approve warning

sama

OK”

confirmation.

“BatchNo

Saat klik Save Shipment

dengan Approve Qty( jumlah barang yang disetujui di SO) 3

Validasi

user BatchNo

belum menginput wajib Batch No.

untuk

diisi masih kosong . OK”

Process and Print

86

mengetahui

Security.

informasi yang terdapat dalam suatu produk. 4

Validasi

user Shipment

menginput jumlah Qty Shipment

“NET


tidak AMOUNT

Qty boleh 0.

menjadi 0.

.

Process and

TIDAK

Print

BOLEH

Security.

SAM A ATAU LEBIH KECIL DARI

NOL

OK” 5

Validasi

user Shipment

“Qty


menginput jumlah Qty

harus Shipment

Shipment

Qty lebih

kecil harus

lebih

lebih

dari atau

sama kecil

dari

besar

jumlah Quantity di dengan

Jumlah

Batch.

Batch”

jumlah

.

Process and Print Security.

Qty

Quantity di Batch. 6

Validasi

user Dalam

1 “Data Batch Pada

memilih no Batch produk yang Sudah ada”

user

yang sama untuk sama

memilih

user

produk yang sama. tidak boleh

saat Shipment sudah Process and

Batch

Print no Security.

memilih no

sudah muncul

Batch yang

warning

sama.

confirmation..

87

Pada Editor Input Bonus Batch 7

Validasi

user BatchNo

belum menginput wajib

Klik Shipment

diisi masih kosong Save

Batch No. untuk untuk barang bonus

Saat

“BatchNo

Process and

OK”

Print

mengetahui

Security.

informasi yang terdapat dalam suatu produk. 8

Validasi

user Batch

menginput jumlah Shipment Batch Qty

Shipment Qty lebih

dari

besar lebih

Pada

saat Shipment

Shipment

user

sudah Process and

harus harus

lebih mengganti

kecil kecil dari

jumlah atau

Quantity di Batch

“Qty

Jumlah

sama

Print

qty langsung Security. Qty muncul

Batch”.

warning

dengan

confirmation.

jumlah Quantity di Batch 9

Validasi

user Shipment

menginput Shipment

Batch Qty

tidak Batch tidak

Qty boleh berisi

dengan 0

“Jumlah Qty Saat

0.

Klik Shipment

Save

Process and

sama untuk

Print

Pcode

Security.

XXXXXX” 10

Validasi

apabila Batch

”Qty

user

meninput Shipment

Batch

Shipment Qty

Qty

lebih

Shipment

tidak harus

besar boleh lebih kecil

dari Qty Shipment

besar Qty

Batch Pada user


lebih mengganti

atau qty langsung Security.

dari sama dengan muncul Qty

Print

warning

88

Shipment 11

Validasi

Shipment”

user Dalam

confirmation.

1 “Data Batch Pada


user


memilih

user

produk yang sama. tidak boleh


Batch

Print no Security.

memilih no

sudah muncul

Batch yang

warning

sama.

confirmation..

Pada Editor New untuk membuat Shipment baru 12

Validasi belum nama

user Courier

“Courier

Saat

mengisi Name wajib Name masih Proses kurir diisi

(Courier Name).

untuk kosong OK”

Save

mengetahui

Klik Shipment atau Process and Print Security.

petugas delivery mana

yang

membawa pesanan customer. 13

Validasi

user Car

No “Car

belum menginput wajib

diisi masih kosong Proses

kode kendaraan ( untuk Car No)

No Saat

OK”

Save

mengetahui

Klik Shipment atau Process and Print Security.

kendaraan apa

yang

akan membawa barang pesanan

ke

customer. 14

Validasi

user BatchNo

“BATCH

Saat

Klik Shipment

89

belum menginput wajib Batch

No

editor Quantity

diisi PRODUCT

pada untuk

BELUM

Edit mengetahui

DIISI”

Proses

atau Process and

Save

Print Security.

(Input informasi

Batch ) dan Input yang Bonus Batch

terdapat dalam suatu produk.

Keempat belas validasi diatas dapat dijalankan secara berurutan atau tidak. M isalnya, validasi 12 sampai validasi 14 dapat dijalankan apabila validasi 1 dijalankan dan validasi 5 dapat dijalankan walaupun validasi 4 tidak dijalankan. Dokumen Yang dapat Diakses: a. Sales Order yang terdapat di dalam suatu Summary Order b. Shipment Process. c.

Faktur Delivery Note merupakan surat yang akan menjadi bukti bahwa barang telah sampai ke outlet yang dibawa oleh petugas delivery. Faktur Delivery Note berisikan informasi tentang barang yang PCODE ( Kode barang), nama barang, isi, jumlah barang, harga dan diskon.

d. Surat Jalan merupakan surat penugasan kepada petugas delivery untuk mengantarkan barang pesanan ke outlet. Surat Jalan berisikan informasi tentang Nama Salesman, kode SO, nomor dan nama Outlet, Gross sales, promo barang, discount, PPN dan total invoice dari SO tersebut.

90

3.4.2.5 Product Specification submodul POD / Shipment Validation POD ( Proof of Delivery ) adalah Shipment Process yang berisikan produkproduk beserta jumlah yang diterima oleh customer sebagai dasar untuk invoice. Pada tahap ini, khusus untuk TO Sales saja. Status yang dihasilkan adalah POD. Berikut adalah validasi-validasi yang terdapat dalam POD/ Shipment Validation : Tabel 3.8 Validasi dalam POD/ Shipment Validation No.

Nama Validasi

Deskripsi

Warning

Action Point

Pengaturan

Confirmation Pada list awal POD. 1. Validasi belum

user

Untuk

“Tidak ada Data Saat

checklist memproses

SO.

POD.

yang

Klik POD/

diproses Proses.

Shipment

OK“

Validation Security.

Pada Editor Edit POD Quantity Sales Order 2. Validasi

user

POD Qty ( “Qty POD harus Pada

merubah POD qty jumlah yang lebih kecil atau user

saat POD/ sudah Shipment

produk lebih besar diterima oleh sama dengan Qty mengganti

Validation

daripada

qty customer)

Security.

Shipment.

harus

lebih

muncul

kecil

atau

warning

Shipment OK”

sama dengan

qtylangsung

confirmation.

Shipment Qty ( jumlah yang dikirim) 3. Validasi

user

POD

qty “NET AMOUNT Saat

klik POD/

91

menginput jumlah tidak

boleh TIDAK BOLEH Save .

Shipment

POD Qty menjadi 0.

SAM A

ATAU

Validation

0.

LEBIH

KECIL

Security.

DARI NOL OK” Pada Editor Input Bonus Batch 4

Validasi

user

menghapus

BatchNo

Batch wajib

“BatchNo masih Saat diisi kosong OK”

Klik POD/

Save

Shipment

No. untuk barang untuk

Validation

bonus

Security.

mengetahui informasi yang terdapat dalam suatu produk.

5

Validasi

user

Batch POD “Qty POD Batch Pada

saat POD/

menginput jumlah Qty

harus harus lebih kecil user

Batch

POD

Qty lebih

kecil atau sama dengan mengganti

lebih

besar

dari atau

Batch

jumlah

Qty muncul

Batch”.

Quantity

Validation

qty langsung Security.

dari

jumlah Quantity di sama dengan Jumlah

sudah Shipment

warning

di

confirmation.

Batch 6

Validasi

user

menginput

POD

Batch tidak

POD Qty dengan 0

berisi 0.

Qty “Jumlah

Qty Saat

boleh Batch tidak sama

Klik POD/ Shipment

Save untuk

Validation

PCode

Security.

XXXXXX” 7

Validasi user Batch

apabila Batch POD ”Qty Batch POD Pada meninput Qty POD

Qty boleh

tidak harus lebih kecil user

saat POD/ sudah Shipment

lebih atau sama dengan mengganti

Validation

92

lebih besar dari Qty besar POD

dari Qty POD”

Qty POD

qty langsung Security. muncul warning confirmation.

8

Validasi

user

Dalam

1 “Data

saat POD/

Batch Pada


user


memilih

produk yang sama.

tidak

user boleh

memilih Batch

no yang

sama.

sudah Shipment

Batch

Validation no Security.

sudah muncul warning confirmation.

Kedelapan validasi diatas dapat dijalankan secara berurutan atau tidak. M isalnya, validasi 2 dan validasi 3 dapat dijalankan apabila validasi 1 telah dilakukan . Validasi 3 dapat dijalankan tanpa melewati validasi 2.

3.4.2.6 Product Specification submodul Invoice Process Invoice Process merupakan bukti tagihan yang akan ditagih ke customer sesuai jumlah barang yang diterima oleh customer (POD Qty). Padaa tahap ini, status SO akan menjadi Finish. Berikut adalah validasi-validasi yang terdapat dalam Invoice Process :

93

Tabel 3.9 Validasi dalam Invoice Process No.

Nama Validasi

Deskripsi

Warning

Action Point

Pengaturan

Confirmation 1. Validasi belum

user

Untuk

checklist memproses

SO.

Invoice.

“Tidak ada Data Saat yang

diproses Proses.

OK“

Klik Invoice Process Security.

Dokumen Yang dapat Diakses: a. Sales Order

3.4.2.7 Product Specification submodul Sales Retur Manual Entry Sales Return / Retur Penjualan adalah transaksi pengembalian produk dari outlet ke perusahaan yang terjadi karena outlet merasa bahwa produk yang dikirim tidak sesuai dengan produk yang telah dipesan, kemasan produk ada yang rusak, atau karena produk tersebut telah melewati tanggal kadaluarsa (expired date). Data retur produk akan dicatat dalam Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur oleh salesman. Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur tersebut akan diperiksa dan disetujui oleh Area Sales Supervisor sebelum data retur dientry ke sistem.

Data Sales Return akan dientry oleh Admin

berdasarkan Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur tersebut, meskipun Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur belum disetujui. Selain mengentry data secara manual, admin juga dapat menggunakan referensi nomor invoice. Data produk yang tercatat dalam invoice tersebut akan langsung terlihat dalam sistem, dan admin dapat mengisi jumlah produk yang diretur. Berikut ini beberapa detil mengenai Sales Return :

94

Tabel 3.10 Overview Sales Retur Manual Entry Data Mutlak •

Salesman

•

Data Tambahan •

Price Determination

Tax Determination

Temporary

Harga produk diambil PPN

Outlet

Price

dari

•

Produk

Reduction

IM _COST_STD

•

No PO

(TPR)

•

Pemby

•

Discount

Faktur

•

Cash Discount

•

Referensi

•

Terms

of

Reason

•

No Retur

no

Invoice

Payment •

Tabel

•

PPN

Pada saat Sales Return dientry dan saat Sales Return diproses ada beberapa validasi antara lain : Tabel 3.11 Validasi dalam Sales Retur Manual Entry No

Nama

Deskripsi

Warning

Validasi 1

Action Point

Pengaturan

Confirmation

Pemilihan

Saat pertama kali admin “Kode Sales Saat

Salesman

mengakses Sales Return masih kosong mengklik OK di Security Manual Entry, admin OK”

window

akan diminta memilih

salesman.

kode salesman terlebih dahulu.Sistem menampilkan apabila admin

akan warning belum

admin Sales Return

95

memilih kode salesman. 2

Pemilihan

Setelah

admin “Outlet masih Saat

Outlet

mengentry

data kosong OK”

transaksi Sales Return

di-save.

Security

salesman dengan benar, akan muncul window Sales

Return

untuk

mengentry

data

retur.Sistem

akan

mengecek

apakah

admin sudah memilih kode

outlet

atau

belum.Jika admin belum memilihnya, akan

sistem

menampilkan

warning. 3

Pengisian No Admin wajib mengisi “No PO

PO Saat transaksi di-

field No PO. Jika admin masih kosong save. belum

mengisi

tersebut,

Sales Return Security

field OK”

sistem akan

menampilkan warning. 4

Pemilihan

Setelah admin memilih “Product

produk

kode

outlet,

dapat

memilih

Saat transaksi di-

admin masih kosong save.

Sales Return Security

kode OK”

produk di dalam grid produk.

Jika

admin

belum memilih produk, sistem

akan


Pengisian

Setelah admin memilih “Order

Qty Saat transaksi di-

Sales Return

jumlah

kode

nol save.

Security

produk

diretur,

produk admin

yang masih akan OK”

96

mengisi jumlah produk. Jika

admin

belum

mengisi jumlah produk, sistem

akan


Pemilihan

Admin

diwajibkan “Reason

reason

memilih reason dalam masih

Saat transaksi di-

Sales Return

save.

Security

grid produk. Jika admin kosong” belum memilih reason, sistem

akan


Penghitungan Sistem discount

akan “Calc

menampilkan

Saat

Discount


diproses

konfirmasi jika admin belum

transaksi

belum

menjadi

melakukan dilakukan,

penghitungan discount.

apakah

(set Security

mau Approve).

di calculate? Yes or No” 8

Pemrosesan

Sistem

akan “Apakah data Saat

transaksi

menampilkan

retur

konfirmasi apakah data proses?Yes

transaksi

retur

menjadi

ini akan di diproses(set

tetap

akan or No”

diproses. 9

Security

Approve).

Pemilihan

Admin

Batch

memilih Batch product.

product

Jika

diwajibkan “Batch

admin

product

No Saat


diproses

belum masih kosong transaksi

memilih Batch product, sistem


akan

menampilkan warning.

OK”

menjadi Approve).

(set Security

97

Dokumen Yang dapat Diakses: a. Invoice

S tatus Sales Return : 1. Open Sales Return yang tidak disetujui oleh Area Sales Supervisor akan dientry oleh Admin dengan status Open. Data retur tersebut hanya disimpan sehingga datanya masih dapat diubah. Efek saat data Sales Return disimpan antara lain : 1. M encatat data retur pada database. 2. Approve Jika Sales Return sudah disetujui, maka admin dapat memproses Sales Return lebih lanjut, dan status Sales Return tersebut menjadi Approve. Pada saat itu, Admin sudah tidak dapat mengedit data Sales Return maupun membatalkan Sales Return tersebut. Efek saat data Sales Return diproses antara lain : 1. M engupdate status retur dari Open menjadi Approve. 2. M engupdate penambahan jumlah produk yang diretur ke Gudang. 3. M encatat data transaksi terkait dengan produk pada database.

3. Finish Jika produk retur sudah diterima oleh perusahaan, maka Admin akan mengeset status Sales Return dari Approve menjadi Finish. Jika produk retur tersebut masih layak jual,

98

maka produk tersebut akan disimpan di Gudang Utama, sedangkan produk yang kualitasnya tidak memenuhi standar atau kadaluarsa akan disimpan di Gudang Bad Stock. Efek saat finishing Sales Return antara lain : 1. M encatat data invoice retur pada database. 2. M engupdate status retur dari Approve menjadi Finish.

4. Close Jika Admin melakukan pembatalan Sales Return yang berstatus Open, maka status Sales Return akan diset menjadi Close. Sales Return yang sudah berstatus Close dianggap batal sehingga statusnya tidak bisa diset menjadi Open kembali.

3.5 Technical Desain Process 3.5.1 Technical Specification submodul Sales Order Manual Entry Berikut ini adalah konsep dari Sales Order Manual Entry : Tabel 3.12 Konsep Umum Sales Order Manual Entry M embuat Sales Order

User membuat SO dengan list barang-barang yang dipesan oleh customer atau yang di booking oleh canvasser. Di dalam SO juga terdapat menghitung TPR dan Diskon.

M enyetujui Sales Order

Apabila SO sudah sesuai dengan keinginan outlet,

99

maka user dapat menyetujui SO.

Berikut ini adalah daftar status Sales Order dari Sales Order Manual Entry : Tabel 3.13 Status Sales Order pada Sales Order Manual Entry Open

SO hanya disimpan dan dapat diedit kembali.

Approve

Status approve ini khusus untuk TO Sales. Apabila user langsung memproses Sales Order yang telah dibuat lalu memprosesnya (Klik Process), maka Sales Order tersebut berstatus approve. Dalam status approve, user dapat mengedit Sales Order, tetapi tidak dapat mengganti data transaksi apapun. Karena tujuan dari edit tersebut adalah hanya memudahkan user untuk melihan detil Sales Order yang sudah dibuat.

Ticking Ticket

Status ticking ticket pada Sales Order Manual Entry khusus untuk canvas sales. Apabila user langsung memproses Sales Order yang telah dibuat lalu memprosesnya (Klik Process), maka Sales Order tersebut berstatus ticking ticket dan quantity barang berkurang di dalam database maupun di gudang.

Diagram Flow pada Sales Order (TO Sales)

Gambar 3.10 Data Flow Transaksi Sales Order (TO Sales) pada Tira S&D

100

Diagram Flow pada Sales Order (Canvas Sales)

Gambar 3.11 Data Flow Transaksi Sales Order (Canvas Sales) pada Tira S&D List Tombol-tombol yang ada di list Sales Order Manual Entry Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat didalam list Sales Order Manual Entry : Tabel 3.14 Tombol - Tombol pada list Sales Order Manual Entry No.

Label Tombol

Shortcut

Kegunaan

Default

1.

New

Alt + N

Untuk membuat Sales Enabled Order baru.

2.

Edit

-

Untuk mengedit Sales Enabled Order yang sudah ada (status

: Open

atau

Approve) 3.

Cancel

Alt + A

Untuk

mengcancel Enabled

Sales Order yang sudah

101

ada (status : Open atau Approve) 4.

Close

Alt+C

Untuk menutup window Enabled Sales

Order

Manual

Entry. 5.

Execute

Alt + E

Untuk

menampilkan Enabled

Sales Order yang sudah pernah

dibuat

sesuai

dengan

filter

yang

diinput oleh user. Pada saat memilih Salesman 1.

OK

Alt + O

Untuk menuju ke editor Enabled untuk

membuat

SO

baru. 2.

Cancel

Alt + C

Untuk

membatalkan Enabled

atau menutup window pada

saat

memilih

salesman.

Usecase scenario yang terdapat pada list Sales Order Manual Entry : Tabel 3.15 Use Case Scenario pada list Sales Order Manual Entry No. 1.

Use Case

Proses

Mencari Sales Order

Pada saat user mengakses window pertama Sales

User Sales

dapat

mencari Order Manual Entry, user dapat melihat daftar Sales

Order

yang Order yang pernah dibuat sebelumnya. Validasi yang

pernah dibuat dengan dilakukan adalah apabila user mengisi filter yang mengisi filter-filter yang disediakan maka, hasil list SO yang muncul adalah ada

dan

mengklik

SO yang sesuai dengan kondisi filter tersebut dan

102

tombol

execute

pada apabila user tidak mengisi filter, maka SO yang

submodul Sales Order muncul adalah semua SO dengan semua kondisi. Manual Entry 2.

Mengubah Sales Order

Pada saat user membuka kembali dan mengubah isi

User

SO yang sudah pernah dibuat, akan ada validasi yaitu

mengubah

SO

pada submodul Sales apabila status SO adalah Open maka user dapat Order Manual Entry di membuka dan mengubah isi SO, window list dan dengan Apabila status SO adalah Approve maka user hanya memilih menu Edit.

dapat dapat membuka untuk dilihat saja tanpa mengubah isi SO, akan tetapi kalau status SO selain Approve atau Open, akan muncul messsage box order “Status SO sudah bukan pada Apporve atau Open” sehingga user tidak dapat membuka atau mengubah isi SO.

3.

Membuat Sales Order

Ditampilkan editor kosong (model) yang siap diinput

User dapat membuat SO

oleh user.

baru dengan mengklik Setelah transaksi Sales Order disimpan atau disetujui button

New

pada oleh user maka akan kembali ke layar list Sals Order

window list submodul dan transaksi yang baru disimpan tersebut akan Sales

Order

Manual langsung muncul di list.

Entry. 4.

Membatalkan

Sales User dapat membatalkan suatu SO ada beberapa

Order Untuk

yang perlu diperhatikan yaitu : membatalkan

•

Sebelum membatalkan, user harus mencari

SO, user memilih menu

terlebih dahulu SO dengan status SO “Open”

Cancel pada submodul

atau “Approve” dengan mengisi filter-filter

Sales

yang ada.

Entry.

Order

Manual •

SO yang dibatalkan harus mempunyai status Open atau Approve, kalau tidak akan muncul messsage box order “Status SO sudah bukan pada Apporve atau Open”

103

Apabila semua validasi sudah dilewati maka secara otomatis SO yang status nya Open menjadi Close dan SO dengan status Approve menjadi Open.

User Interface

Gambar 3.12 User Interface List Sales Order Manual Entry Editor Berikut ini adalah field-field yang terdapat pada editor Sales Order Manual Entry : Tabel 3.16 Field - Field pada Editor Sales Order Manual Entry No. 1.

Label Field

Validasi/Proses

Nilai Default

Sales

Proses :

Disabled

Kode Salesman, Nama Salesman dan Tipe Salesman diambil pada saat pemilihan

104

Salesman di awal. 2.

Tgl Transaksi

Proses :

Sesuai dengan tanggal

Pada saat user membuka editor new, secara gudang. otomatis field tanggal transaksi terisi dengan tanggal gudang. 3.

Tipe Order

Validasi :

Enabled

1. Combo box yang ada hanya bisa drop down

(tidak

bisa

ketik

secara

manual), sehingga user hanya dapat memilih pilihan yang ada di dalam combo box saja (sesuai dengan salesman yang dipilih). Proses : Pada saat kode salesman dipilih secara otomatis Tipe Order terisi sesuai dengan No outlet

yang

terpilih.

Karena

Tipe

Orderberasal dari master salesman. Tetapi user dapat memilih sendiri tipe Tipe Order di combo box yang sudah ada.

4.

No Order

Validasi : 1. Unik Proses :

Auto Generated Number

M erupakan auto generate pada saat user mengklik button Process atau OK 5.

No Outlet

Validasi : 1. Mandatory 2. Harus merupakan outlet yang dicover oleh salesman yang telah dipilih. Proses :

Enabled

105

Klik icon search untuk melihat list No Outlet yang dicover oleh salesman yang sudah dipilih. 6.

Pemby Faktur

Validasi :

Enabled

1. Combo box yang ada hanya bisa drop down

(tidak

bisa

ketik

secara

manual), sehingga user hanya dapat memilih pilihan yang ada di dalam combo box saja (Tunai,

Kredit,

Giro/Cek atau Transfer). Proses : Pada saat list No Outlet dipilih secara otomatis Pemby Faktur terisi sesuai dengan No outlet yang terpilih. Karena Pemby Faktur berasal dari master outlet. Tetapi user dapat memilih sendiri tipe pembayaran faktur di combo box yang sudah ada. 7.

TOP

Proses :

Disabled akan

Pada saat list No Outlet dipilih secara Enabled otomatis TOP terisi sesuai dengan No outlet apabila Pemby yang terpilih.

Karena TOPberasal dari Faktur diganti.

master outlet. 8.

No. Pajak

-

Disabled

9.

User

Proses :

Disabled

Hanya Admin Sales saja yang memiliki ijin untuk membuat Sales Order Manual Entry. 10. PDA

Belum Terpakai

Disabled

11. Status Outlet

Proses :

Disabled

Pada saat list No Outlet dipilih secara otomatis Status Outlet terisi sesuai dengan

106

No outlet yang terpilih. Karena status outlet berasal dari master outlet. 12. No PO

Validasi :

Enabled

1. Mandatory 2. Tidak boleh kosong Proses : No. PO dari customer wajib diisi oleh user. Kalau tidak ada No. PO, user dapat mengisi dengan karakter apa saja , missal “-“ 13. Tgl PO

Validasi :

Enabled

1. Rentang tanggal yang diijinkan : 1 Jan 1900 – 31 Des 9999 Proses : User menginput tanggal sesuai dengan yang ada di PO dari customer. 14. SubTotal

Proses :

Disabled

Secara otomatis nilai di subtotal akan keluar pada saat user mengklik button OK, Calc Disc atau Proses. Subtotal merupakan total harga bersih dari pembelian. 15. Cash Disc

Validasi :

Disabled

1. Berupa angka dan tidak bernilai negatif. Proses : User menginput secara manual berapa persen diskon yang akan diberikan ke customer. 16.

Promosi Uang

Validasi : 1. Optional, apabila pada barang yang dipesan terdapat TPR uang. Proses :

Disabled

107

Secara otomatis nilai promosi uang akan keluar sesuai dengan nilai tpr uang yang ada. 17. Rp Cash Disc

Validasi :

Disabled

1. Optional 2. Akan terisi apabila cash disc sudah diisi. Proses : Secara otomatis nilai Rp Cash Disc akan keluar pada saat user mengklik button Calc Disc atau Proses. Nilai Rp Cash Disc didapat dari cash disc dikalikan dengan Subtotal. 18. Disc 1 sd 10

Validasi :

Disabled

1. Optional, apabila pada barang yang dipesan terdapat diskon yang sudah di-assign terlebih dahulu. Proses : Secara otomatis nilai discount akan keluar sesuai dengan nilai discount yang adapada saat user mengklik button Calc Disc atau Proses. 19. PPN

Proses :

Disabled

Akan muncul setelah admin mengentry jumlah produk yang dipesan. Sistem akan menghitung jumlah pajak sebesar 10 % (nilai default) dari Subtotal Penjualan lalu menampilkan hasilnya pada field ini. 20. Total Invoice

Proses : Secara otomatis nilai Total Invoice akan keluar pada saat user mengklik button Calc

Disabled

108

Disc atau Proses. Total Invoice adalah (Subtotal - Promosi Uang - Rp Cash Disc) + PPN Grid Barang 21. PCODE

Validasi :

Enabled

1. Mandatory 2. M erupakan product code yang valid. Proses : Disabled jika admin belum memilih outlet. Klik pada kolom PCode lalu menekan F4 untuk melihat seluruh data produk yang berasal

dari

Tabel

IM_PRD_MASTER.

Double click pada kode produk yang ingin dijual. 22. Nama Barang

Proses :

Disabled

Setelah kode produk dipilih, field nama barang akan terisi sesuai dengan data nama produk dari Tabel IM_PRD_MASTER. 23. Harga

Proses :

Disabled

Field ini akan terisi secara otomatis dengan harga dari produk yang sudah dipilih. Data harga diambil dari Tabel IM_COST_STD. 24. RealOrder Qty

Validasi :

Enabled

1. Mandatory 2. Hanya dapat dientry dengan angka. Proses : Admin akan mengisi jumlah produk yang dipesan oleh outlet. 25. Order Qty

Proses : Setelah admin mengentry jumlah produk,

Disabled

109

sistem akan menampilkan jumlah produk yang dipesan pada field ini. 26. JmlHarga

Proses :

Disabled

Sistem akan menghitung harga produk per satuan kecil dikalikan dengan jumlah produk yang dipesan. 27. Discount

Proses :

Disabled

Akan menampilkan jumlah discount per PC yang sudah disetting dalam produk tertentu. 28. Tgl Price

Proses :

Sesuai dengan

Field ini langsung terisi secara otomatis tanggal

29. Jml Rp Netto

setelah admin memilih kode produk.

gudang.

Proses :

Disabled

Sistem akan menghitung harga produk per satuan kecil dikalikan dengan jumlah produk yang diretur. Grid TPR Uang 30. PCODE

Proses :

Disabled

Saat admin mengklik “Calc Disc”, sistem akan mengecek apakah produk yang diretur mempunyai TPR Uang. Product code yang termasuk dalam kondisi TPR tersebut akan ditampilkan dalam grid. 31. Nama Barang

Proses :

Disabled

M enampilkan nama produk sesuai dengan product code dalam TPR Uang. 32. Promosi Rp

Proses :

Disabled

M enampilkan harga dari produk tersebut. Grid TPR Barang 33. PCODE

Proses :

Disabled

110

Saat admin mengklik “Calc Disc”, sistem akan mengecek apakah produk yang dipesan mempunyai TPR Barang. Product code yang termasuk dalam kondisi TPR tersebut akan ditampilkan dalam grid. 34. Nama Barang

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan nama produk promosi sesuai dengan product code dalam TPR Barang. 35. Harga

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan harga produk promosi tersebut sesuai dengan product code. 36. Jumlah

Proses :

Promosi

Disabled

Sistem akan menampilkan jumlah produk promosi yang diperoleh.

Grid Discount 37. PCODE

Proses :

Disabled

Akan muncul setelah admin mengklik “Calc Disc” atau Proses Sistem akan menampilkan kode produk sesuai dengan kode produk yang sudah dientry. 38. Jenis Discount

Proses :

Disabled

Akan muncul setelah admin mengklik “Calc Disc” atau Proses Sistem akan menampilkan persentase setiap jenis discount pada produk tersebut. 39. Jumlah rupiah Proses : dari

jenis

Akan muncul setelah admin mengklik “Calc

Disabled

111

discount.

Disc” atau Proses. Sistem akan menampilkan jumlah discount dalam satuan IDR pada produk tersebut.

Tombol-tombol yang ada di Editor Sales Order Manual Entry Tabel 3.17 Tombol - Tombol pada Editor Sales Order Manual Entry

No.

Label Tombol

Shortcut

Kegunaan

Default

1.

Calc Disc

-

Untuk menghitung diskon dan Enabled TPR yang ada di dalam Sales Order.

2.

Proses

-

Untuk memproses Sales Order.

Enabled

3.

OK

Alt + O

Untuk menyimpan Sales Order.

Enabled

Cancel

Alt + C

Untuk membatalkan atau menutup Enabled editor pembuatan Sales Order baru.

Usecase Scenario pada Editor Sales Order Manual Entry Tabel 3.18 Use Case Scenario pada Editor Sales Order Manual Entry No. 1.

Use Case

Proses

Mengubah Tipe Order

Apabila user mengganti TOP setelah memilih barang,

User dapat mengubah akan muncul message box : tipe

order

dengan “Perubahan TOP akan me-reset detail product

memilih combo box tipe pembelian,apakah akan dilanjutkan? Yes or No”. order pada Editor New Hal tersebut dikarenakan barang yang muncul dalam

112

Sales

2.

Order

Manual list adalah barang yang telah diassign ke setiap TOP

Entry.

(TOP berasal dari outlet). Jadi,

Mengubah Salesman

Apabila user mengganti salesman setelah menginput

User dapat mengubah pesanan barang di grid pemilihan barang, di grid salesman

dengan pemilihan barang tersebut yang sudah terisi menjadi

memilih icon salesman kosong kembali. Karena barang yang muncul pada pada Editor New Sales grid pemilihan barang telah diassign sebelumnya

3.

Order Manual Entry.

menurut TOP dan Salesman yang terkait.

Menyimpan SO

User dapat menyimpan SO saja tanpa memproses

User dapat menyimpan dengan cara mengklik OK pada editor New di Sales SO dengan mengklik Order Manual Entry. OK pada Editor New Terdapat beberapa validasi yaitu : Sales Entry.

Order

Manual

o Apabila user tidak memilih Salesman lalu klik OK, maka akan muncul message box : “Kode Sales masih kosong.OK.” o User tidak dapat memilih barang apabila belum memilih outlet. o User harus mengisi NO. PO dan menginput tanggal PO lebih kecil dari pada tanggal hari ini. Apabila user tidak mengisi No. PO akan muncul message box : “No PO masih kosong. OK.”. o User harus mengisi PCODE barang yang akan dipesan. Apabila user tidak mengisi PCODE barang akan muncul message

box

:“Product

masih

kosong”. o User

dapat

memilih

untuk

tidak

mengisi real Order quantity dan tidak

113

menghitung diskon dan TPR, karena dapat diedit kembali. o Setelah

disimpan,

SO

didalam

database berstatus “Open”. 4.

Menghitung Discount Saat semua data sudah diisi dan admin mengklik dan TPR

“Calc Disc”, ada beberapa proses yang dilakukan

User dapat menghitung oleh sistem, antara lain : diskon dan TPR dengan mengklik

Calc

o User harus mengisi NO. PO dan

Disc

menginput tanggal PO lebih kecil dari

pada Editor New Sales

pada tanggal hari ini. Apabila user

Order Manual Entry.

tidak mengisi No. PO akan muncul message box : “No PO masih kosong. OK.”. o User harus mengisi PCODE barang yang akan dipesan. Apabila user tidak mengisi PCODE barang akan muncul message

box

:“Product

masih

kosong”. o Validasi inputan jumlah real quantity Order terhadap stok digudang ( di gudang TO Sales maupun di gudang Canvas Sales). Apabila barang yang dipesan tidak mencukup maka akan muncul message box : “ Stock Pcode XXXXXX tidak mencukupi. Apakah mau dilanjutkan ? Yes/No” o M engecek apakah produk yang dientry oleh user memiliki TPR atau discount tertentu. Data TPR atau discount akan langsung ditampilkan di editor. o M enghitung jumlah persentase Cash

114

Disc

yang

dientry

oleh

Admin

dikalikan dengan Subtotal Penjualan. Cash Discount dalam satuan IDR akan ditampilkan dalam field “Rp Cash Disc”.

M enghitung ulang total invoice, jika dalam editor terdapat poin 4 dan poin 5. Data total invoice akan ditampilkan pada field “Total Invoice”. 5.

Menyutujui Order

Sales Pada saat menyetujui dan menyimpan suatu SO, ada secara beberapa proses yang dilakukan oleh sistem, antara

langsung.

lain :

User dapat menyetujui dan

menyimpan

o User harus mengisi NO. PO dan

SO

menginput tanggal PO lebih kecil dari

mengklik

pada tanggal hari ini. Apabila user

Proses pada Editor New

tidak mengisi No. PO akan muncul

Sales

message box : “No PO masih kosong.

sekaligus

Entry.

Order

Manual

OK.”. o User harus mengisi PCODE barang yang akan dipesan. Apabila user tidak mengisi PCODE barang akan muncul message

box

:“Product

masih

kosong”. o Validasi inputan jumlah real quantity Order terhadap stok digudang ( di gudang TO Sales maupun di gudang Canvas Sales). Apabila barang yang dipesan tidak mencukup maka akan muncul message box : “ Stock Pcode XXXXXX tidak mencukupi. Apakah mau dilanjutkan ? Yes/No”

115

o M enghitung TPR dan diskon. o Terjadi perhitungan

validasi batas

kredit terhadap total invoice di SO yang telah ditentukan pada setiap outlet. Apabila batas kredit sudah melebihi maka akan muncul message box “Data berhasil disimpan No Order : SXXXXXXXXX dengan status Over Credit limit untuk memproses order ini

dapat

dilakukan

pada

menu

Approval Credit limit ” SO tersebut tersimpan dalam database dengan status Approve untuk TO Sales dan Ticking Ticket untuk Canvas Sales.

User Interface

Gambar 3.13 User Interface Sales Editor Order Manual Entry

116

3.5.2 Technical Specification submodul Process Order Berikut ini adalah konsep dari Process Order : Tabel 3.19 Konsep Umum Process Order M enyetujui Sales Order

Apabila

SO

sudah

memenuhi

permintaan customer , maka user dapat menyetujui SO.

Berikut ini adalah status Sales Order yang terdapat di Process Order : Tabel 3.20 Status Sales Order pada Process Order S tatus

Deskripsi

Approve

Untuk TO Sales, apabila user memproses SO (Klik Process), maka Sales Order tersebut berstatus approve. Dalam status approve, user dapat mengedit Sales Order, tetapi tidak dapat mengganti data transaksi apapun. Karena tujuan dari edit tersebut adalah hanya memudahkan user untuk melihan detil Sales Order yang sudah dibuat

Ticking Ticket

Untuk Canvas sales, apabila user memproses SO (Klik Process), maka Sales Order tersebut berstatus ticking ticket. Dalam status ticking ticket, user tidak dapat mengedit Sales Order dan quantity barang berkurang di dalam database maupun di gudang.

117

Berikut adalah field-field yang terdapat pada Process Order : Tabel 3.21 Field - Field pada Process Order No.

Label Field

Validasi/Proses

Nilai Default

Proses :

Enabled

Sorting Fields 1.

Status Salesman

Pilih radio button untuk memilih status salesman. Ada 2 pilihan yang tersedia, yaitu menampilkan salesman yang aktif dan menampilkan seluruh salesman yang terdaftar (termasuk salesman non aktif). 2.

Salesman

Proses :

Enabled

Klik icon search untuk melihat list salesman dan tipe salesman yang aktif atau nonaktif dan memilih salah satu dari list salesman tersebut atau menginput manual kode salesman yang diinginkan. 3.

Nama Salesman

Proses : Klik

icon

search

Salesman

untuk

menampilkan dan memilih data salesman yang

diambil

dari

Tabel

Master

Salesman. 4.

No. Oultet

Proses :

Enabled

Klik icon search untuk melihat list outlet yang ada di database atau dapat mengisi secara manual No. Outlet. 5.

No. Order

Proses : User langsung menginput nomor Sales Order secara manual.

Enabled

118

6.

Tgl. Order

Validasi :

Disabled,

akan

1. Rentang tanggal yang diijinkan : 1 Enabled apabila Jan 1900 – 31 Des 9999 Proses :

checklist didalam combo

User menginput tanggal sesuai dengan box di centang. Sales Order dibuat. 7.

Tgl. Validasi

Validasi :

Disabled,

akan

1. Rentang tanggal yang diijinkan : 1 Enabled apabila Jan 1900 – 31 Des 9999 Proses :

checklist didalam combo

User menginput tanggal sesuai dengan box di centang. Sales Order tersebut diproses. 8.

SO Type

Validasi :

Enabled

1. Combo box yang ada hanya bisa drop down (tidak bisa ketik secara manual), sehingga user hanya dapat memilih pilihan yang ada di dalam combo box saja (TO Sales, CV Sales, SS Sales). Grid Transaction 9.

Proses

Validasi :

Enabled

1. Mandatory Proses : Checkbox untuk memilih Sales Order yang akan diproses menjadi Real Order. 10. No Order

Proses : Setelah

Disabled admin

mengklik

“Execute”,

sistem akan menampilkan nomor Sales Order yang statusnya Open. 11. Tgl Order

Proses :

Disabled

119

Setelah

admin

mengklik

“Execute”,

sistem akan menampilkan tanggal Sales Order. 12. Tgl Validasi

Proses : Setelah

Disabled admin

mengklik

“Execute”,

sistem akan menampilkan tanggal valid dari Sales Order. 13. Outlet

Proses : Setelah

Disabled admin

mengklik

“Execute”,

sistem akan menampilkan kode outlet yang melakukan transaksi penjualan. 14. Nama Outlet

Proses : Setelah

Disabled admin

mengklik

“Execute”,

sistem akan menampilkan nama outlet yang melakukan transaksi penjualan. 15. No PO

Proses :

Disabled

Setelah

admin

sistem

akan

purchase

mengklik

“Execute”,

menampilkan

Order

dari

outlet

nomor yang

bersangkutan.

Tombol-tombol yang ada di Process O rder Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat didalam Process Order : Tabel 3.22 Tombol - Tombol pada Process Order No. 1.

Label Tombol

Shortcut

Kegunaan

Default

Close

Alt+C

Untuk

menutup Enabled

window

Process

120

Order. 2.

Cancel

-

Untuk

menghitung Disabled, akan

diskon dan TPR yang Enabled ada di dalam Sales apabila Order.

Execute

telah

di Klik 3.

Proses

-

Untuk

memproses Disabled, akan

Sales Order.

Enabled apabila Execute

telah

di Klik 4.

Execute

Alt + X

Untuk

menampilkan Enabled, akan

Sales Order dengan Disabled

SO

status “Open” yang sudah muncul sudah pernah dibuat di Grid. sesuai dengan filter yang

diinput

oleh

user.

Usecase Scenario pada Process O rder Tabel 3.23 Use Case Scenario pada Process Order No.

Use Case 1.

Mencari

Proses Sales

Order Sebelum menyetujui SO, user harus mecari SO yang

yang akan disetujui

ingin disetujui dengan cara mengisi filter-filter yang

Untuk mencari SO , user

disediakan, lalu klik Execute.

mengklik Execute pada submodul Proses Order. 2.

Menyetujui Sales Order

M engklik Proses pada submodul Process Order.

121

Untuk menyutujui SO, Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan , yaitu : user

dapat

mengklik

Proses pada submodul Proses Order.

o Pilih SO yang akan disetujui, lalu klik tombol Proses. o Apabila pada SO terdapat barang yang dipesan ( Order Quantity ) melebihi persediaan yang terdapat digudang. M aka akan muncul message box : “Stock PCode : XXXXXX tidak mencukupi untuk no Order

SXXXXXX.

Apakah

akan

diproses? Yes/No ”. Apabila SO sudah diproses maka secara otomatis SO akan disimpan dalam database dan berstatus Approve.

User Interface

Gambar 3.14 User Interface Process Order

122

3.5.3 Technical Specification submodul Summary Order Process Berikut ini adalah konsep dari Summary Order Process : Tabel 3.24 Konsep Umum Summary Order Process M erekap pesanan

M enjadi dasar untuk proses picking sebagai acuan oleh Kepala Gudang untuk loading product yang akan dikirim ke customer.

Berikut ini adalah status Sales Order yang terdapat di Summary Order Process : Tabel 3.25 Status Sales Order pada Summary Order Process S tatus

Deskripsi

Ticking Ticket

Untuk TO sales, apabila user memproses SO (Klik Process), maka Sales Order tersebut berstatus ticking ticket. Dalam status ticking ticket, user tidakdapat tidak dapat mengedit membuka Sales Order dan quantity barang berkurang di dalam database maupun di gudang.

Berikut ini adalah field-field yang terdapat dalam Summary Order Process : Tabel 3.26 Field - Field pada Summary Order Process No.

Label Field

Validasi/Proses

Nilai Default

Proses :

Enabled

Sorting fields 1.

Salesman

Klik icon search disamping field Salesman untuk menampilkan dan

123

memilih

data

diambil

salesman

yang

dari

Tabel

SO_SPG_GIRL_MAN atau user juga dapat mengisi secara manual Kode Salesman. 2.

Tgl Sales Order

Proses :

Enabled

Klik combobox untuk memilih tanggal transaksi penjualan yang ingin ditampilkan dalam list. 3.

No Order

Proses :

Enabled

Entry range nomor SO yang ingin ditampilkan. Tab Summary Process O rder 4.

Warehouse

Proses :

Disabled

Setelah admin mengklik “List SO”, sistem akan menampilkan kode warehouse yang di-assign ke setiap

salesman

yang

terkait

dalam transaksi penjualan. 5.

Salesman

Proses :

Disabled

Setelah admin mengklik “List SO”, sistem akan menampilkan kode dan nama salesman yang terkait

dengan

transaksi

penjualan. 6.

No SO

Proses : Setelah admin mengklik “List SO”, sistem akan menampilkan nomor Sales Order yang statusnya Approve atau Ticking Ticket.

Disabled

124

7.

Outlet

Proses :

Disabled

Setelah admin mengklik “List SO”, sistem akan menampilkan kode dan

nama outlet

yang

melakukan transaksi pembelian. 8.

Nilai SO

Proses :

Disabled

Setelah admin mengklik “List SO”, sistem akan menampilkan subtotal penjualan yang berasal dari

jumlah

produk

pesanan

dikalikan dengan harga produk per satuan kecil. 9.

No Summary

Proses :

Disabled

Setelah admin mengklik “List SO”, sistem akan menampilkan nomor summary yang digunakan sebagai referensi picking produk oleh

Bagian

Gudang.

No

Summary akan muncul pada grid jika status Sales Order berupa Ticking Ticket. 10.

Cetak

Validasi :

Disabled

1. Mandatory Proses : Checkbox untuk memilih data yang

ingin

dicetak

sebagai

referensi picking produk

atau

dibuat Summary nya. 11.

Total Jml SO

Proses : Sistem akan

Disabled menghitung dan

menampilkan jumlah line dalam

125

grid ke dalam field ini. 12.

Nilai SO

Proses :

Disabled

Sistem akan menghitung subtotal penjualan

dari

seluruh

Sales

Order yang ditampilkan dalam grid. 13.

Pro Uang

Proses :

Disabled

Sistem akan

menghitung dan

menampilkan

jumlah

seluruh

promosi uang yang terdapat pada Sales Orderyang ada pada grid. 14.

Total Discount

Proses :

Disabled

Sistem akan

menghitung dan

menampilkan

jumlah

yang

terdapat

pada

discount Sales

Orderyang ada pada grid. 15.

Total PPN

Proses :

Disabled

Sistem akan

menghitung dan

menampilkan jumlah pajak yang terdapat pada Sales Order yang ada pada grid. 16.

Total Net+PPN

Proses :

Disabled

Sistem akan menghitung subtotal penjualan ditambah dengan total pajak. Tab Print Summary Order Rekapitulasi per Produk 17.

PCODE

Proses : Setelah

Disabled admin

Order dan

memilih Sales

mengklik “Proses”,

126

sistem akan menampilkan produk yang tercatat dalam Sales Order tersebut. 18.

Nama Barang

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan nama produk

sesuai

dengan

kode

produk yang ada. 19.

Jml Unit 1

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan jumlah produk berdasarkan satuan besar. 20.

Jml Unit 2

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan jumlah produk

berdasarkan

satuan

tengah. 21.

Jml Unit 3

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan jumlah produk berdasarkan satuan kecil. Rekapitulasi per Outlet 22.

Tgl Order

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan tanggal Sales Order dibuat. 23.

No Order

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan nomor Sales Order yang sudah dipilih sebelumnya oleh admin. 24.

Outlet

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan kode outlet yang melakukan transaksi pembelian. 25.

Nama Outlet

Proses :

Disabled

127

Sistem akan menampilkan nama outlet yang melakukan transaksi pembelian. 26.

Gross Sales

Proses : Sistem subtotal

Disabled akan penjualan

menampilkan dari

Sales

Order yang dipilih. 27.

Promosi Uang

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan jumlah promosi uang dari Sales Order yang dipilih. 28.

Total Disc

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan jumlah discount yang berasal dari Sales Order yang dipilih. 29.

PPN

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan jumlah pajak sebesar 10% dari subtotal penjualan. 30.

PPN BM

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan jumlah pajak bea materai dari subtotal penjualan. 31.

Nilai Faktur

Proses : Sistem akan menampilkan jumlah dari Gross Sales ditambah dengan PPN.

Disabled

128

Note : Apabila user mengklik List SO setelah mengisi sorting filter, SO yang muncul adalah SO dengan kondisi seperti kondisi yang di filter dan kondisi tambahan yaitu : 1. SO yang sudah pernah dibuat Summary Order nya ( status : Ticking Ticket dan sudah mempunyai No. Summary). Hal ini dikarenakan user dapat mencetak Faktur Delivery Note dan Surat Jalan pada Summary Order Process selama status nya masih Ticking Ticket. 2.

SO yang belum pernah dibuat Summary Order nya ( status SO masih Approve dan belum ada No. Summary). SO dengan kondisi ini akan diproses Summary Order nya dan mencetak Summary Order (Rekap Order).

Tombol-tombol yang ada di Summary O rder Process Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat di Summary Order Process : Tabel 3.27 Tombol - Tombol pada Summary Process Canceled Label Tombol 1. Close

Shortcut

Kegunaan

Alt+C

Untuk

Default menutup Enabled

windowSummary

Order

Process. 2. Clear All F5 3. List SO

Untuk menghapus list SO yang Enabled muncul.

-

Untuk

menampilkan

Sales Enabled,

akan

Orderdengan

status “Open” Disabled apabila

yang

pernah

sesuai

sudah

dengan

diinput oleh user.

filter

dibuat SO

sudah

yang muncul di Grid.

129

Pada Tab Proses Summary Order 1. Proses

-

Untuk memproses Sales Order. Enabled

2. Preview

Alt + P

Untuk melihat print preview Enabled summary

Orderyang

akan

dicetak.

Usecase Scenario pada Summary O rder Process : Tabel 3.28 Use Case Scenario pada Summary Order Process No.

Use Case 1.

Mencari yang

Proses Sales

Order Pada tab Proses Summary Order, user dapat

akan

dibuat melihat daftar Sales Order yang pernah dibuat

rekapan order.

sebelumnya dengan status Approve. Validasi yang

User dapat mencari Sales

dilakukan adalah apabila user mengisi filter yang

Order yang pernah dibuat disediakan maka, hasil list SO yang muncul adalah dengan mengisi filter-filter SO yang sesuai dengan kondisi filter tersebut dan yang ada dan mengklik apabila user tidak mengisi filter, maka SO yang tombol

execute

pada muncul adalah semua SO dengan semua kondisi.

submodul Summary Order Process 2.

Membuat rekapan order.

Untuk merekap satu SO atau beberapa SO user

Untuk merekap order, user harus memilih mana yang akan diproses pada mengklik Proses pada tab kolom Proses maka akan . Apabila user telah Proses Summary Order di memproses SO menjadi summary order maka submodul Summary Order secara otomatis akan langsung tersimpan kedalam Process.

database dengan status Ticking Ticket dan layar berpindah ke tab Print Summary Order.

130

3.

Mencetak rekapan order.

Sistem akan menampilkan print preview dan akan

Untuk mencetak Summary mencetak dari summary order yang telah diproses Order,

user

mengklik sesuai dengan pilihan pencetakan ( per Code atau

Preview pada tab Print per Outlet). Summary

Order

di

submodul Summary Order Process.

User Interface

Gambar 3.15 User Interface Summary Order Process

131

3.5.4 Technical Specification submodul Summary Process Canceled Berikut ini adalah konsep dari Summary Process Canceled : Tabel 3.29 Konsep Umum Summary Process Canceled M embatalkan Perekapan Order

Apabila terjadi kesalahan picking barang yang disebabkan oleh user salah memilih Sales Order yang akan direkap.

Berikut ini adalah status SO dari Summary Process Canceled : Tabel 3.30 Status Sales Order pada Summary Process Canceled User mengklik Proses Cancel untuk memproses perekapan Order, maka

Approve

status SO dari TO Sales yang sebelum nya Ticking Ticket menjadi Approve. Open

User mengklik Proses Cancel untuk memproses perekapan Order, maka status SO dari Canvas Sales yang sebelum nya Ticking Ticket menjadi Approve.

Berikut adalah penjelasan field dari Summary Process Canceled : Tabel 3.31 Field - Field pada Summary Process Canceled No.

Label Field

Validasi/Proses

Nilai Default

Proses :

Enabled

Sorting Fields 1.

Salesman

Klik

icon

menampilkan

search list

untuk nama-nama

132

salesman, selain itu user juga dapat mengisi

secara

manual

kode

salesman. 2.

Tgl. Order

Proses :

Enabled

User dapat mengisi rentang tanggal yang

diinginkan

dengan

cara

mengklik combo box date picker dan akan muncul kalender. 3.

No. Order

Proses :

Enabled

User menginput manual rentang no Order yang ingin ditampilkan. 4.

Outlet

Proses :

Enabled

Klik

icon

search

untuk

menampilkan list outlet, selain itu user juga dapat mengisi secara manual No. Outlet. Grid Detail Sales Order 5.

Proses

Validasi :

Enabled

1. Mandatory Proses : Checkbox

untuk

memilih

Sales

Order yang akan diproses menjadi Real Order. 6.

KdSlS

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan

Kode

salesman dari NoOrder (kode SO) yang

ditampilkan

setelah

klik

Execute. 7.

Nama Sales

Proses : Sistem akan menampilkan

Disabled nama

133

salesman dari kode Salesman yang ditampilkan setelah klik Execute. 8.

NoOrder

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan NoOrder (kode SO) sesuai dengan filter yang telah diinput users setelah klik Execute. 9.

TglOrder

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan TglOrder dari NoOrder

(kode SO)

yang

ditampilkan setelah klik Execute. 10.

Outlet

Proses :

Disabled


Kode

outlet dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 11.

Nama Outlet

Proses :

Disabled


nama

outlet

yang

dari

Kode

outlet


Tipe

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan tipe sales dari NoOrder

(kode SO)

yang


Nilai Faktur

Proses : Sistem akan menampilkan Total nilai Faktur dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute.

Disabled

134

Tombol-tombol yang ada di Summary Process Canceled Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat di Summary Process Canceled : Tabel 3.32 Tombol - Tombol pada Summary Process Canceled No. 1.

Label Tombol

Shortcut Kegunaan

Close

Alt+ C

Default

Untuk menutup window Enabled Summary Process Cancel.

2.

Execute

Alt + X

Untuk menampilkan SO Enabled sesuai dengan yang di filter oleh user.

3.

Cancel

-

Untuk menghilangkan list Disabled, SO di yang muncul di grid

akan Enabled

list SO.

apabila tombol execute telah diklik.

4.

Proses Cancel

-

Untuk pembatalan Order Process.

memproses Disabled, Summary akan Enabled apabila tombol execute telah diklik.

135

Usecase pada Summary Process Canceled : Tabel 3.33 Use Case Scenario pada Summary Process Canceled 1.

Mencari Sales Order Untuk membatalkan suatu rekapan order (summary yang akan dibatalkan order), terlebih dahulu user mencari Sales Order rekapan ordernya.

yang ingin dibatalkan rekapan order nya dengan cara

Untuk mencari SO yang mengisi filter-filter yang ada dan mengklik Execute. akan

dibatalkan

Summary

Ordernya,

user mengklik tombol Execute. 2.

Membatalkan rekapan Setelah daftar Sales Order muncul, user memilih order.

Sales Order yang ingin dibatalkan Summary Order

Untuk

membatalkan nya dan mengklik Proses Cancel untuk memproses

summary

order,

mengklik Cancel.

user pembatalan.

Terjadi

validasi

apabila Shipment

Proses Quantity dari SO tersebut berubah, akan muncul message box error : “SO : SXXXXXXXX – QTY SUDAH BERUBAH TIDAK BISA DI CANCEL SUMMARY” Apabila Sales Order tersebut sudah dibatalkan Summary Order nya maka secara otomatis SO akan berstatus Approve untuk TO sales dan Open untuk Canvas Sales.

136

User Interface

Gambar 3.16 User Interface Summary Process Canceled 3.5.5 Technical Specification submodul Shipment Process and Print Berikut ini adalah konsep dari Shipment Order Process and Print : Tabel 3.34 Konsep Umum Shipment Order Process and Print M enandakan bahwa barang yang dipesan Pada proses ini, barang – barang yang oleh siap dikirim ke customer (Ready to dipesan telah siap dikirim ke customer Ship)

dengan dibuatnya Surat Jalan dan Delivery Note. Pada tahap ini, barang yang di antar ke customer diambil dari no Batch yang telah tersedia. Didalam shipment process juga terdapat menghitung kembali TPR dan Diskon.

137

Berikut adalah status-status Sales Order di Shipment Order Process and Print : Tabel 3.35 Status Sales Order pada Shipment Order Process and Print Shipped

Untuk TO Sales, Pada saat user memproses Shipment ( Klik Proses pada editor New) status SO menjadi Shipped.

POD

Untuk Canvas Sales, Pada saat user memproses Shipment ( Klik Proses pada editor New) status SO menjadi POD.

List Tombol-tombol yang ada di list Shipment Process and Print Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat di list Shipment Process and Print : Tabel 3.36 Tombol - Tombol pada list Shipment Process and Print No.

Label Tombol

Shortcut

Kegunaan

Default

1.

New

Alt + N

Untuk membuat Shipment baru.

Enabled

2.

Print

Alt + P

Untuk mencetak Faktur Delivery Enabled Note dan Surat Jalan

3.

Close

Alt+ C

Untuk menutup windowShipment Enabled Process and Print.

4.

Input

Bonus

-

Batch 5.

Execute

Untuk menginput nomor Batchpada Enabled. bonus barang.

Alt + X

Untuk

menampilkan

Summary Enabled

Order sesuai dengan yang di filter oleh user.

138

Usecase Scenario pada list Shipment Process and Print : Tabel 3.37 Use Case Scenario pada list Shipment Process and Print No.

Use Case 1.

Proses

Mencari

Sales Order Untuk mencari Sales Order dengan status ticking

dengan status Ticking ticket, user terlebih dahulu mengisi filter-filter yang Ticket.

ada terutama dengan filter status Ticking Ticket.

User

mencari

Sales

Order

yang

pernah

Setelah itu, klik Execute.

dibuat dengan mengisi filter-filter yang ada dan mengklik

tombol

execute pada submodul Shipment and Print. 2.

Membuat

Shipment Ditampilkan editor yang telah terisi barang-barang

Untuk

memproses beserta jumlah barang yang sudah disetuji (Approve

shipment, user memilih Quantity) yang siap diinput oleh user. menu

new

pada

submodul Shipment and Setelah transaksi Shipment disimpan maka Shipment Print.

tersebut dapat diedit kembali dan apabila Shipment tersebut diproses oleh user maka akan kembali ke layar list Shipment Process dan transaksi yang baru disimpan tersebut akan hilang dari list. Validasi untuk membuat Shipment adalah : •

Apakah Sales Order yang dipilih berstatus ticking ticket atau tidak, kalau tidak akan muncul message box error “Status Summary Order tidak bisa di proses lagi”.

3.

Mencetak Delivery

Faktur Untuk mencetak Faktur Delivery Note dan Surat Note

dan

jalan dari shipment yang telah diproses, user terlebih

139

Surat Jalan.

dahulu mencari SO dengan status Shipped dengan

Untuk mencetak Faktur mengisi filter-filter yang disediakan dengan mengisi Delivery Note dan Surat

filter status : Shipped dan mengklik Execute. Setelah

jalan , user memilih itu, user memilih menu Print untuk mencetak Faktur menu

Print

pada Delivery Note dan Surat jalan.

submodul Shipment and Print.

User Interface

Gambar 3.17 User Interface list Shipment Process

140

Editor Berikut ini adalah field-field yang terdapat pada editor Shipment Order Process and Print : Tabel 3.38 Field - Field pada Editor Shipment Order Process and Print No.

Label Field

Validasi/Proses

Nilai Default

Editor New Shipment Process and Print 1.

Summary No.

Proses :

Disabled

Pada saat user mengklik pada salah satu SO yang dipilih,

Field Summary No.

akan terisi secara otomatis karena diambil dari nomor SO yang dipilih. 2.

Courier Name

Validasi :

Enabled

1. Mandatory Proses : Pada saat user mengklik pada salah satu SO yang dipilih. Untuk Canvas Sales, Field Courier Name. akan terisi secara otomatis

karena diambil dari nama

Salesman di nomor SO yang dipilih dan Untuk

TO

Sales

menginput

secara

manual. 3.

Car No.

Validasi : 1. Mandatory Proses : User menginput nomor mobil secara manual yang akan menghantarkan barang pesanan ke outlet.

Enabled

141

4.

Shipment Date

Proses :

Disabled

Tanggal shipment langsung otomatis terisi sesuai dengan tanggal gudang . 5.

Shipment Notes

Proses :

Enabled

User mengisi secara manual, catatan tambahan untuk pengiriman. Grid Detail New Shipment Process and Print 6.

PCODE

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diproses menjadi shipment, kolom PCODE akan otomatis terisi sesuai dengan barang-barang yang ada di SO tersebut. 7.

Product Name

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diproses menjadi shipment, kolom produt name akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul 8.

Order Quantity

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diproses menjadi shipment, kolom order

quantity akan

jumlah

barang

yang

muncul sesuai dipesan

oleh

customer di SO. 9.

Approve

Proses :

Disabled

Quantity

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diproses menjadi shipment, kolom approve

quantity akan muncul sesuai

jumlah barang yang disetujui oleh user di SO.

142

10.

Disabled

Shipment

Proses :

Quantity

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diproses menjadi shipment, kolom shipment quantity akan muncul sesuai jumlah barang yang akan di kirim ke cutomer di SO.

11.

Promo Barang

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan

diproses

menjadi shipment,jika

terdapat promo barang maka kolom promo barang akan muncul sesuai jumlah bonus barang yang didapat.

Tombol-tombol yang ada di editor Shipment Process and Print Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat di editor Shipment Process and Print : Tabel 3.39 Tombol - Tombol pada Editor Shipment Process and Print

No.

Label Tombol

Shortcut

Kegunaan

Default

Pada Edit Sales Order dan Input Batch. 1. Save

Alt + S

Untuk

menyimpan Enabled

hasil edit quantity dan input Batch no di SO. 2. Cancel

Alt + C

Untuk

membatalkan Enabled

dan menutup window pengeditan dan

quantity

penginputan

nomor Batch.

143

Pada Editor Edit Sales Order dan Input Batch untuk barang bonus 3. Save

Alt + S

Untuk hasil

menyimpan Enabled input

bonus

Batch di SO. 4. Cancel

Alt + C

Untuk

membatalkan Enabled

dan menutup window penginputan

nomor

Batch no untuk barang bonus. Pada Editor New untuk membuat Shipment. 5. Save

Alt + C

Untuk hasil

menyimpan Enabled inputan

user

nama

kurir,

seperti

nomor kendaraan dan lain-lain 6. Proses

Alt + P

Untuk memproses SO Enabled menjadi Shipment.

Usecase Scenario pada editor Shipment Process and Print : Tabel 3.40 Use Case Scenario pada Editor Shipment Process and Print No.

Use Case 1.

Proses

Mengubah Sales Order User mengubah shipment quantity dan menginput untuk

barang

yang input Batch (input Batch pada barang pesanan) pada

siap dikirim. User

suatu SO untuk barang yang siap dikirim sebelum mengubah memproses shipment. Validasi-validasi yang terdapat

shipment quantity dan menginput Input Batch

dalam proses ini adalah : •

Validasi Shipment Qty harus lebih kecil atau

144

dengan mengklik pada

sama dengan jumlah Quantity di Batch, kalau

SO yang ada pada Sales

tidak

Order

Shipment harus lebih kecil dari Jumlah Qty

tersebut

ingin

diubah.

akan

muncul message box “Qty

Batch”. •

Apabila

user

mengganti

shipment

qty,

validasi-validasi yang terjadi adalah : o validasi shipment qty harus lebih besar daripada approve qty, kalau tidak akan muncul message order “Qty Shipment harus lebih kecil atau sama dengan Qty Approve OK”. o Validasi nilai shipment tidak boleh 0 (Nol), kalau terdapat nilai shipment 0 maka akan muncul message box “NET AMOUNT TIDAK BOLEH SAMA ATAU LEBIH KECIL DARI NOL OK”. •

Validasi apakah user sudah menginput input Batch no atau belum , kalau belum akan muncul message error “BatchNo masih kosong OK”

•

Validasi apabila user tidak boleh memilih no Batch yang sama untuk produk yang sama. M aka akan muncul message error “Data Batch Sudah ada”.

•

M enghitung kembali TPR dan Diskon yang didapat.

Apabila validasi tersebut sudah dilewati maka, perubahan dari sales order tersebut langsung terupdate di dalam database.

145

2.

Mengubah Sales Order User mengubah shipment quantity dan menginput untuk barang bonus input bonus Batch (input Batch pada barang bonus) yang siap dikirim. Untuk

untuk barang bonus yang siap dikirim pada suatu SO

mengubah sebelum memproses shipment. Validasi-validasi yang

shipment quantity untuk terdapat dalam proses ini adalah : barang

bonus

dan

•

Validasi Shipment Qty untuk barang bonus

menginput Input Batch

harus lebih kecil atau sama dengan jumlah

barang bonus dengan

Quantity di Batch, kalau tidak akan muncul

mengklik pada SO yang

message box “Qty Shipment harus lebih kecil

ada pada Sales Order

dari Jumlah Qty Batch”.

tersebut dan klik Input

•

Bonus Batch.

Apabila user mengganti Batch shipment qty, validasi-validasi yang terjadi adalah : o Validasi apabila Batch Shipment Qty diisi 0 maka akan muncul message box “Jumlah Qty Batch tidak sama untuk Pcode XXXXXX” o Validasi apabila Batch Shipment Qty diisi lebih besar dari Qty Shipment akan muncul message box “ Qty Batch Shipment harus lebih kecil atau sama dengan Qty Shipment”

•

Validasi apabila user tidak boleh memilih no Batch yang sama untuk produk yang sama. M aka akan muncul message order “Data Batch Sudah ada”.

Apabila validasi tersebut sudah dilewati maka, perubahan dari Sales Order tersebut langsung terupdate di dalam database. 3.

Menyimpan Shipment

Validasi-validasi yang terdapat pada saat menyimpan

User mengklik tombol shipment adalah : Save untuk menyimpan

•

Validasi user belum mengisi data – data

146

Shipment pada Editor

penting seperti nama kurir dan kode transport.

Shipment Process and

Apabila user belum mengisi nama kurir, maka

Print

akan muncul message box error “Courier Name masih kosong OK” dan apabila user belum mengisi kode transport yang akan membawa barang ke customer maka akan muncul message box error “Transport masih kosong OK”. •

Validasi user belum mengisi Batch No pada editor Edit Quantity (Input Batch ) dan Input Bonus Batch , maka akan muncul message box error “BATCH PRODUCT BELUM DIISI”.

•

Apabila

validasi-validasi

tersebut

sudah

dilewati maka, shipment langsung tersimpan kedalam database. 2.

Memproses Shipment

Validasi-validasi yang terdapat pada saat memproses

User mengklik tombol shipment adalah : Proses menyimpan

untuk

•

Validasi user belum mengisi data – data

Shipment

penting seperti nama kurir dan kode transport.

pada Editor Shipment

Apabila user belum mengisi nama kurir, maka

Process and Print

akan muncul message box error “Courier Name masih kosong OK” dan apabila user belum mengisi kode transport yang akan membawa barang ke customer maka akan muncul message box error “Transport masih kosong OK”. •

Validasi user belum mengisi Batch No pada editor Edit Quantity (Input Batch ) dan Input Bonus Batch , maka akan muncul message box error “BATCH PRODUCT BELUM

147

DIISI”. •

Apabila validasi tersebut sudah dilewati maka status SO akan menjadi Shipped untuk TO Sales dan POD untuk Canvas Sales dan quantity barang sesuai dengan Batch No. akan berkurang.

User Interface

Gambar 3.18 User Interface Editor New Shipment Process and Print Editor Edit Sales Order dan Input Batch Editor edit Sales Order dan Input Batch berfungsi untuk mengedit Shipment Quantity barang dan menginput Batch untuk barang yang akan dikirim. Berikut ini adalah field-field yang terdapat pada editor Edit Sales Order dan Input Batch :

148

Tabel 3.41 Field - Field pada Editor Edit Sales Order dan Input Batch No.

Label Field

Validasi/Proses

Nilai Default

Editor Edit Sales Order dan Input Batch. 1.

Summary No.

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit,

field Summary No akan

otomatis terisi. 2.

SO Number

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field Number

SO

akan otomatis terisi sesuai

dengan so number yang dipilih . 3.

SO Date

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field SO Date akan

otomatis

terisi sesuai dengan

tanggal SO tersebut dibuat. 4.

Outlet No.

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field Outlet No akan otomatis terisi sesuai dengan outlet yang memesan barang-barang yang ada di dalam SO tersebut. 5.

Outlet Name

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field

Outlet

Name akan otomatis terisi sesuai dengan outlet yang memesan barang-barang yang ada di dalam SO tersebut.

149

Grid Detail Edit Shipment Quantity pada Sales O rder. 6.

PCODE

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit , kolom PCODE akan otomatis terisi sesuai dengan barangbarang yang ada di SO tersebut. 7.

Nama Produk

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit , kolom produt name akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul 8.

Harga

Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit , kolom harga akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul

9.

Real Quantity

Order Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit , kolom real order quantity akan muncul sesuai jumlah barang yang dipesan oleh customer di SO.

10.

Approve

Proses :

Quantity

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom approve

Disabled

quantity

akan muncul sesuai jumlah barang yang disetujui oleh user di SO. 11.

Shipment

Proses :

Quantity

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom shipment

Disabled

quantity

akan muncul sesuai jumlah barang yang akan di kirim ke cutomer di SO.

150

Grid Detail Input Batch No. 12.

PCODE

Proses :

Disabled


Nama Produk

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diproses menjadi shipment, kolom produt name akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul. 14.

Batch No.

Validasi :

Enabled

1. Mandatory Proses : Klik F4 untuk memilih Batch No sesuai dengan PCODE. 15.

Shipment Quantity

Validasi : 1. Mandatory Proses : Apabila user ingin mengganti shipment quantity, user langsung dapat menginput jumlah barang yang akan dikirim .

Enabled

151

User Interface

Gambar 3.19 User Interface Edit Sales Order dan Input Batch pada Shipment Process and Print Editor Edit Sales Order dan Input Batch untuk barang bonus Editor edit Sales Order dan Input Batch berfungsi untuk mengedit Shipment Quantity barang bonus yang akan dikirim dan menginput input Batch untuk barang bonus yang akan dikirim. Berikut ini adalah field-field yang terdapat pada editor Edit Sales Order dan Input Batch untuk barang bonus. Tabel 3.42 Field - Field pada Editor Edit Sales Order dan Input Batch untuk barang bonus No.

Label Field

Validasi/Proses

Nilai Default

Editor Edit Sales Order dan Input Batch untuk barang bonus 1.

Summary No.

Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, field Summary No

Disabled

152

akan otomatis terisi. 2.

SO Number

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field SO Number akan otomatis terisi sesuai dengan so number yang dipilih . 3.

SO Date

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field SO Date akan otomatis terisi sesuai dengan tanggal SO tersebut dibuat. 4.

Outlet No.

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field Outlet No akan otomatis terisi sesuai dengan outlet yang memesan barangbarang yang ada di dalam SO tersebut. 5.

Outlet Name

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field Outlet Name

akan otomatis terisi

sesuai dengan outlet yang memesan barang-barang yang ada di dalam SO tersebut. Grid Detail Edit Shipment Quantity untuk barang bonus pada Sales Order. 6.

PCODE

Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit , kolom PCODE yang menjadi barang bonus akan

Disabled

153

otomatis terisi sesuai dengan barangbarang yang ada di SO tersebut. 7.

Nama Barang

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit , kolom nama barang yang menjadi barang bonus akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul 8.

Shipment

Proses :

Disabled

Quantity

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom shipment quantity

dari barang bonus akan

muncul sesuai jumlah barang yang akan di kirim ke cutomer di SO. Grid Detail Input Batch No. untuk barang bonus 9.

PCODE

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang

akan

shipment,

diproses

kolom

menjadi

PCODE

akan

otomatis terisi sesuai dengan barangbarang yang ada di SO tersebut. 10.

Nama Produk

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang

akan

diproses

menjadi

shipment, kolom produt name akan otomatis

terisi

sesuai

dengan

PCODE yang muncul 11.

Batch No.

Validasi : 1. Mandatory Proses :

Enabled

154

Klik F4 untuk memilih Batch No sesuai dengan PCODE. 12.

Shipment Quantity

Validasi :

Enabled

1. Mandatory Proses : Apabila

user

ingin

mengganti

shipment quantity, user langsung dapat menginput jumlah barang yang akan dikirim .

User Interface

Gambar 3.20 User Interface Editor Edit Sales Order dan Input Batch untuk barang bonus

155

3.5.6 Technical Specification submodul Shipment Process Canceled Berikut ini adalah konsep dari Shipment Process Canceled : Tabel 3.43 Konsep Umum Shipment Process Canceled M embatalkan Proses Pengiriman

Apabila barang yang dipesan tidak jadi dikirimkan , salah mengiput Batch no, atau Shipment

Qty.

M aka

user

akan

membatalkan Shipment Proses dan jumlah barang-barang yang terdapat di Gudang ataupun di database akan bertambah sesuai dengan Batch no dari barang tersebut.

Berikut ini adalah status SO dari Shipment Process Canceled : Tabel 3.44 Status Sales Order pada Shipment Process Canceled User mengklik Proses Cancel untuk memproses pembatalan, maka

Approve

status SO dari TO Sales yang sebelumnya Shipped.

Berikut adalah penjelasan field dari Shipment Process Canceled : Tabel 3.45 Field - Field pada Shipment Process Canceled No.

Label Field

Validasi/Proses

Nilai Default

Proses :

Enabled

Sorting Fields 1.

Salesman

Klik

icon

menampilkan

search list

untuk nama-nama

156

salesman, selain itu user juga dapat mengisi

secara

manual

kode

salesman. 2.

Tgl. Shipment

Proses :

Enabled

User dapat mengisi rentang tanggal yang

diinginkan

dengan

cara

mengklik combo box date picker dan akan muncul kalender. 3.

No. Shipment

Proses :

Enabled

User menginput manual rentang no shipment yang ingin ditampilkan. 4.

No. Order

Proses :

Enabled

User menginput manual rentang no Order yang ingin ditampilkan. 5.

Outlet

Proses : Klik

Enabled icon

search

untuk

menampilkan list outlet, selain itu user juga dapat mengisi secara manual No. Outlet. Grid Detail Sales Order 6.

Proses

Validasi :

Enabled

1. Mandatory Proses : Checkbox untuk memilih Sales Order yang akan diproses menjadi Real Order. 7.

KdSlS

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan Kode salesman dari NoOrder (kode SO) yang

ditampilkan

setelah

klik

157

Execute. 8.

NamaSales

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan nama salesman dari kode Salesman yang ditampilkan setelah klik Execute. 9.

NoOrder

Proses :

Disabled

Sistem

akan

menampilkan

NoOrder (kode SO) sesuai dengan filter yang telah diinput users setelah klik Execute. 10.

NoShipment

Proses :

Disabled

Sistem

akan

NoShipment

(kode

menampilkan Shipment)

sesuai dengan filter yang telah diinput users setelah klik Execute. 11.

TglShipment

Proses :

Disabled

Sistem

akan

menampilkan

TglShipment dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 12.

Outlet

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan Kode outlet dari NoOrder (kode SO) yang

ditampilkan

setelah

klik

Execute. 13.

Nama Outlet

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan nama outlet

dari

Kode

outlet

yang


Tipe


Disabled menampilkan

tipe

158

sales dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 15.

Nilai Faktur

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan Total nilai Faktur dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute.

Tombol-tombol yang ada di Shipment Process Canceled Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat di Shipment Process Canceled : Tabel 3.46 Tombol - Tombol pada Shipment Process Canceled No.

Label

Shortcut

Kegunaan

Default

Alt+ C

Untuk menutup window Enabled

Tombol 1.

Close

Shipment Process Cancel 2.

Execute

Alt + X

Untuk menampilkan SO Enabled sesuai dengan yang di filter oleh user.

3.

Cancel

-

Untuk

menghilangkan Disabled,

list SO di yang muncul di Enabled grid list SO.

akan apabila

tombol execute telah diklik.

4.

Proses Cancel

-

Untuk pembatalan Process.

memproses Disabled, Shipment Enabled

akan apabila

tombol execute telah diklik.

159

Usecase pada Shipment Process Canceled : Tabel 3.47 Use Case Scenario pada Shipment Process Canceled 1.

Mencari Sales Order Untuk membatalkan suatu shipment process, terlebih yang akan dibatalkan dahulu user mencari shipment process yang ingin Shipment Process nya.

dibatalkan dengan cara mengisi filter-filter yang ada dan mengklik Execute.

Untuk mencari SO yang akan

dibatalkan

mengklik

user

tombol

Execute. 2.

Membatalkan

Setelah daftar Shipment Process muncul, user

Shipment Process.

memilih Shipment Process yang ingin dibatalkan dan

Untuk

membatalkan mengklik

Proses

Cancel

untuk

memproses

shipment process, user pembatalan. Terjadi validasi apabila POD Quantity mengklik Cancel.

Proses dari SO tersebut berubah, akan muncul message box error : “SO : SXXXXXXXX – QTY SUDAH BERUBAH

TIDAK

BISA

DI

CANCEL

SHIPM ENT” . Apabila Shipment sudah dibatalkan maka secara otomatis SO akan berstatus Approve dan jumlah barang-barang yang terdapat di Gudang ataupun di database akan bertambah sesuai dengan barang yang batal kirim.

160

User Interface

Gambar 3.21 User Interface Shipment Process Canceled 3.5.7 Technical Specification submodul POD / Shipment Validation Berikut adalah konsep dari POD / Shipment Validation : Tabel 3.48 Konsep Umum POD / Shipment Validation Barang telah sampai ke customer.

POD menandakan bahwa barang yang dipesan telah sampai ke tangan customer dan jumlah yang diterima oleh customer dijadikan dasar untuk invoice. Pada tahap ini, no Batch untuk barang bonus yang sudah diterima oleh customer dapat diubah dan terjadi perhitungan kembali TPR dan diskon yang didapat oleh SO tersebut.

161

Berikut ini adalah status Sales Order pada POD / Shipment Validation : Tabel 3.49 Status Sales Order pada POD / Shipment Validation POD

Pada saat user memproses SO menjadi POD ( klik Proses pada editor New ) , status SO berubah menjadi POD.

List Tombol-tombol yang ada di list POD / Shipment Validation Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat dalam list POD / Shipment Validation: Tabel 3.50 Tombol - Tombol pada list POD / Shipment Validation No. 1.

Label Tombol

Shortcut

Kegunaan

Close

Alt+ C

Untuk menutup window Enabled POD

Default

/

Shipment

Validation. 2.

Input

Bonus

-

Batch

Untuk nomor

menginput Disabled, Batch

bonus barang.

pada Enabled tombol

akan apabila execute

telah diklik. 3.

Cancel

-

Untuk


akan

list SO di yang muncul Enabled

apabila

di grid list SO.

execute

tombol

telah diklik. 4.

Proses

-

Untuk memproses SO Disabled, menjadi POD.

Enabled

akan apabila

162

tombol

execute

telah diklik. 5.

Execute

Alt + X

Untuk

menampilkan Enabled

Summary Order sesuai dengan yang di filter oleh user. Pada Editor Input Bonus Batch 1.

Save

Alt + S

Untuk menyimpan hasil Enabled input bonus Batch di SO.

2.

Cancel

Alt + C

Untuk

membatalkan Enabled

dan menutup window penginputan

nomor

Batch no untuk barang bonus.

Usecase Scenario pada list POD / Shipment Validation : Tabel 3.51 Use Case Scenario pada list POD / Shipment Validation No.

Use Case 1.

Proses

Mencari Sales Order Untuk mencari Sales Order yang akan diproses yang

akan

diproses POD-nya, user terlebih dahulu mengisi filter-filter

POD-nya.

yang ada terutama dengan filter status Shipped.

User

mencari

Sales

Order

yang

pernah


tombol

execute pada submodul

Setelah itu, klik Execute.

163

POD/Shipment Validation.

User Interface

Gambar 3.22 User Interface list POD/Shipment Validation Editor Berikut ini adalah field-field yang terdapat pada editor POD / Shipment Validation : Tabel 3.52 Field - Field pada Editor POD / Shipment Validation No.

Label Field

Validasi/Proses

Nilai Default

Proses :

Disabled

Editor edit Quantity Sales Order. 1.

Summary No.

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, field Summary No akan otomatis terisi. 2.

SO Number

Proses :

Disabled

164


SO



SO Date

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field Date akan

otomatis

SO

terisi sesuai

dengan tanggal SO tersebut dibuat. 4.

Outlet No.

Proses :

Disabled


Outlet Name

Proses :

Disabled



dengan outlet yang memesan barangbarang yang ada di dalam SO tersebut. Grid Editor Quantity Sales Order 6.

PCODE

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit , kolom PCODE akan otomatis terisi sesuai dengan barangbarang yang ada di SO tersebut. 7.

Nama Barang

Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit , kolom produt name

Disabled

165

akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul 8.

Harga

Proses : Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit , kolom harga akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul

9.

Real

Order

Quantity

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit , kolom real order quantity akan muncul sesuai jumlah barang yang dipesan oleh customer di SO.

10.

Approve Quantity

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom approve quantity akan muncul sesuai jumlah barang yang disetujui oleh user di SO. 11.

Shipment Quantity

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom shipment quantity akan muncul sesuai jumlah barang yang akan di kirim ke cutomer di SO. 12.

POD Quantity

Proses :

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom shipment quantity akan muncul sesuai jumlah barang yang sampai ke customer.

Disabled

166

13.

Reason

-

Grid Detail Editor PODQuantity Sales Order 14.

PCODE

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom PCODE akan otomatis terisi sesuai dengan barangbarang yang ada di SO tersebut. 15.

Nama Barang

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom produt name akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul. 16.

Batch No.

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom Batch no akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul. 17.

Shipment Quantity

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom shipment quantity akan muncul sesuai jumlah barang yang akan di kirim ke cutomer di SO. 18.

POD Qty

Validasi : 1. Mandatory Proses : Apabila user ingin mengganti POD Qty, user langsung dapat menginput jumlah barang yang telah sampai ke

Enabled

167

customer. Editor Edit POD Quantity dan Input Bonus Batch untuk barang bonus. 19.

Summary No.

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, field Summary No akan otomatis terisi. 20.

SO Number

Proses :

Disabled


SO



SO Date

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO Number yang akan diedit, field Date akan

otomatis

SO

terisi sesuai

dengan tanggal SO tersebut dibuat. 22.

Outlet No.

Proses :

Disabled


Outlet Name

Proses :

Disabled



dengan outlet yang memesan barangbarang yang ada di dalam SO tersebut. Grid Detail Sales Order.

168

24.

PCODE

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit , kolom PCODE yang menjadi barang bonus akan otomatis terisi sesuai dengan barangbarang yang ada di SO tersebut. 25.

Nama Barang

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit , kolom nama barang yang menjadi barang bonus akan otomatis terisi sesuai dengan PCODE yang muncul 26.

Shipment Quantity

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diedit, kolom shipment quantity

dari barang bonus akan

muncul sesuai jumlah barang yang akan di kirim ke cutomer di SO. Grid Detail Input Batch No. 27.

PCODE

Proses :

Disabled


Nama Produk

Proses :

Disabled

Setelah user memilih salah satu SO yang akan diproses menjadi shipment, kolom produt name

akan otomatis

terisi sesuai dengan PCODE yang

169

muncul 29.

Batch No.

Validasi :

Enabled

1. Mandatory Proses : Klik F4 untuk memilih Batch No sesuai dengan PCODE. 30.

Shipment Quantity

Validasi :

Enabled

1. Mandatory Proses : Apabila

user

ingin

mengganti

shipment quantity, user langsung dapat menginput jumlah barang yang akan dikirim .

Tombol-tombol yang ada di editor POD / Shipment Validation Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat dalam editor POD / Shipment Validation : Tabel 3.53 Tombol - Tombol pada Editor POD / Shipment Validation No. 1.

Label Tombol

Shortcut

Kegunaan

Default

Save

Alt + S

Untuk menyimpan hasil edit Enabled quantity dan input bonus Batch di SO.

2.

Cancel

Alt + C

Untuk

membatalkan

menutup

window

dan Enabled

pengeditan

quantity dan penginputan nomor Batch.

170

Usecase Scenario pada editor POD / Shipment Validation : Tabel 3.54 Use Case Scenario pada Editor Shipment Process and Print No.

Use Case 1.

Proses

Mengubah Sales Order User mengubah POD quantity pada suatu SO untuk untuk

barang

yang barang yang sudah diterima oleh outlet sebelum

sudah diterima oleh memproses POD. Validasi-validasi yang terdapat outlet.

dalam proses ini adalah :

User mengubah Quantity

POD

•

dengan

Validasi nilai POD Qty tidak boleh 0 (Nol), kalau terdapat nilai shipment 0 maka akan

mengklik pada SO yang

muncul message box “NET

ada

TIDAK BOLEH SAMA ATAU LEBIH

pada

order

summary

tersebut

ingin

KECIL DARI NOL OK” •

diubah.

AMOUNT

Validasi POD Qty harus lebih kecil atau sama dengan

jumlah Shipment QTy kalau tidak

akan muncul message box “Qty POD harus lebih kecil atau sama dengan Qty Shipment OK”. Apabila validasi tersebut sudah dilewati maka, perubahan dari Sales Order tersebut langsung terupdate di dalam database. 2.

Mengubah Sales Order User dapat mengubah POD quantity untuk barang untuk barang bonus bonus dan menginput input bonus Batch (input Batch yang sudah diterima pada barang bonus) yang sudah diterima oleh outlet oleh outlet.

pada suatu SO sebelum memproses POD. Validasi-

Untuk mengubah POD validasi yang terdapat dalam proses ini adalah : quantity untuk barang

•

Validasi user menghapus Batch No. untuk

bonus dan menginput

barang bonus, apabila di save maka akan

Input

muncul message order : “BatchNo masih

Batch

barang

bonus dengan mengklik

kosong OK”

171

pada SO yang ada pada Sales

Order

•

Validasi POD Qty harus lebih kecil atau sama

tersebut

dengan jumlah Quantity di Batch, kalau tidak

dan klik Input Bonus

akan muncul message order “Qty POD Batch

Batch.

harus lebih kecil atau sama dengan dari Jumlah Qty Batch”. •

Apabila user mengganti Batch POD qty, validasi-validasi yang terjadi adalah : o Validasi apabila Batch POD Qty diisi 0 maka akan muncul message box “Jumlah Qty Batch tidak sama untuk Pcode XXXXXX” o Validasi apabila Batch POD Qty diisi lebih besar dari Qty POD akan muncul message box “ Qty Batch POD harus lebih kecil atau sama dengan Qty POD”

•

Validasi apabila user tidak boleh memilih no Batch yang sama untuk produk yang sama. M aka akan muncul message order “Data Batch Sudah ada”.

Apabila validasi tersebut sudah dilewati maka, perubahan dari Sales Order tersebut langsung terupdate di dalam database. 3.

Menyesuaikan barang User memilih Sales Order yang ingin diproses POD yang diterima (POD).

nya dan mengklik Proses untuk memproses POD.

Untuk memproses POD, Validasi-validasi yang terdapat didalam proses POD user mengklik Proses adalah : pada

submodul

Shipment and Print.

•

Apabila user belum memilih Sales Order yang ingin diproses PODnya (centang pada check

box Proses)

maka akan

muncul

message box “Tidak ada yang diproses”.

172

Apabila validasi tersebut sudah dilewati maka secara otomatis SO akan berstatus POD.

User Interface

Gambar 3.23 User Interface Editor Editor POD Quantity Sales Order pada POD/Shipment Validation

173

Gambar 3.24 User Interface Editor Input Bonus Batch pada POD/Shipment Validation

3.5.8 Technical Specification submodul POD Process Canceled Berikut ini adalah konsep dari POD Process Canceled : Tabel 3.55 Konsep Umum POD Process Canceled M embatalkan proof of delivery (bukti Apabila terjadi kesalahan yang dilakukan barang sampai ke outlet)

oleh user dalam penghitungan barang yang sampai ke outlet (POD Qty). M aka user akan membatalkan proof of delivery dan jumlah barang-barang yang terdapat di Gudang

ataupun

di

database

akan

bertambah sesuai dengan Batch no dari barang tersebut.

174

Berikut ini adalah status Sales Order dari POD Process Canceled : Tabel 3.56 Status Sales Order pada POD Process Canceled Approve

User mengklik Proses Cancel untuk memproses pembatalan, maka status SO dari TO Sales yang sebelumnya POD menjadi Approve.

Open

User mengklik Proses Cancel untuk memproses pembatalan, maka status SO dari Canvas Sales yang sebelumnya POD menjadi Open.

Berikut ini adalah field-field yang terdapat pada POD / Shipment Validation : Tabel 3.57 Field - Field pada POD / Shipment Validation No.

Label Field

Validasi/Proses

Nilai Default

Proses :

Enabled

Sorting Fields 1.

Salesman

Klik icon search untuk menampilkan list nama-nama salesman, selain itu user juga dapat mengisi secara manual kode salesman. 2.

Tgl. POD

Proses :

Enabled

User dapat mengisi rentang tanggal yang diinginkan dengan cara mengklik combo box date picker dan akan muncul kalender. 3.

No. Shipment

Proses : User

Enabled menginput

manual

rentang

no

shipment yang ingin ditampilkan. 4.

No. Order

Proses : User menginput manual rentang no Order

Enabled

175

yang ingin ditampilkan. 5.

Outlet

Proses :

Enabled

Klik icon search untuk menampilkan list outlet, selain itu user juga dapat mengisi secara manual No. Outlet. Grid Detail Shipment Order 6.

Proses

Validasi :

Enabled

1. Mandatory Proses : Checkbox untuk memilih Sales Order yang akan diproses menjadi Real Order. 7.

KdSlS

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan Kode salesman dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 8.

NamaSales

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan nama salesman dari kode Salesman

yang ditampilkan

setelah klik Execute. 9.

NoOrder

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan NoOrder (kode SO) sesuai dengan filter yang telah diinput users setelah klik Execute. 10.

NoShipment



NoShipment

(kode SO) sesuai dengan filter yang telah diinput users setelah klik Execute. 11.

TglPOD

Proses : Sistem akan menampilkan TglPOD dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan

Disabled

176

setelah klik Execute. 12.

TglShipment

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan T glShipment dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 13.

Outlet

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan Kode outlet dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 14.

Nama Outlet

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan nama outlet dari Kode outlet yang ditampilkan setelah klik Execute. 15.

Tipe

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan tipe sales dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 16.

Nilai Faktur

Proses :

Disabled


Tombol-tombol yang ada di POD Process Canceled Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat di POD Process Canceled : Tabel 3.58 Tombol - Tombol pada POD Process Canceled No. 1.

Label Tombol

Shortcut

Kegunaan

Close

Alt+ C

Untuk

Default menutup Enabled

177

window POD Process Cancel 2.

Execute

Alt + X

Untuk no

menampilkan Enabled

shipment

sesuai

dengan yang di filter oleh user. 3.

Cancel

-

Untuk menghilangkan Disabled,

akan

list no shipment di Enabled apabila yang muncul di grid tombol execute list shipment. 4.

Proses Cancel

-

Untuk

telah diklik.

memproses Disabled,

pembatalan POD.

akan

Enabled apabila tombol execute telah diklik.

Usecase pada POD Process Canceled : Tabel 3.59 Use Case Scenario pada POD Process Canceled 1.

Mencari Sales Order Untuk membatalkan suatu POD, terlebih dahulu user yang akan dibatalkan mencari shipment order yang POD nya ingin POD nya.



dibatalkan

mengklik

user

tombol

Execute. 2.

Membatalkan penyesuaian yang diterima.

Setelah daftar shipment order muncul, user memilih barang shipment order yang ingin dibatalkan dan mengklik Proses Cancel untuk memproses pembatalan. Apabila

178

Untuk POD

membatalkan POD sudah dibatalkan maka secara otomatis SO akan user

mengklik berstatus Approve.

tombol Proses Cancel.

User Interface

Gambar 3.25 User Interface POD Process Canceled 3.5.9 Technical Specification submodul Invoice Process Berikut ini adalah konsep dari Invoice Process : Tabel 3.60 Konsep Umum Invoice Process Bukti Tagihan.

Invoice akan menjadi bukti tagihan yang akan diberikan ke customer . Jumlah tagihan sesuai dengan jumlah barang yang diterima oleh customer.

M enyelesaikan transaksi Retur.

Admin mengubah status Sales Return dari Approve menjadi Finish. Jika status Sales

179

Return

sudah

Finish,

Admin

dapat

mencetak dokumen retur untuk diberikan ke Inkasso dan outlet.

Berikut adalah status Sales Order di Invoice Process : Tabel 3.61 Status Sales Order pada Invoice Process Finish

Pada saat user memproses SO menjadi Invoice dan invoice siap untuk dicetak.

Berikut adalah penjelasan field dari Invoice Process : Tabel 3.62 Field - Field pada Invoice Process No.

Label Field

Validasi/Proses

Nilai Default

Proses :

Enabled

Sorting Fields 1.

Salesman

Klik

icon

menampilkan

search list

untuk

nama-nama

salesman, selain itu user juga dapat mengisi secara manual kode salesman. 2.

Tgl. Order

Proses : User

dapat

Enabled mengisi

rentang

tanggal yang diinginkan dengan cara mengklik combo box date picker dan akan muncul kalender. 3.

No. Order

Proses :

Enabled

180

User menginput manual rentang no order yang ingin ditampilkan. 4.

Outlet

Proses : Klik

Enabled icon

search

untuk

menampilkan list outlet, selain itu user juga dapat mengisi secara manual No. Outlet. 5.

SO Type

Validasi :

Enabled

1. Combo

box yang

ada

hanya bisa drop down (tidak bisa ketik secara manual), hanya

sehingga user dapat

memilih

pilihan yang ada di dalam combo box saja (Sales atau Return).

6.

Select All

Proses :

Disabled, akan Enabled

Checkbox semua Sales Order apabila Execute telah

7.

Invoice Date

untuk diproses menjadi Invoice.

diklik

Proses :

Sesuai dengan tanggal

Pada saat user membuka window gudang. invoice process, secara otomatis invoice

date

transaksi

terisi

dengan tanggal gudang. Grid Detail Invoice 8.

Proses

Validasi : 1. Mandatory Proses : Checkbox untuk memilih Sales

Enabled

181

Order

yang

akan

diproses

menjadi Real Order. 9.

KdSlS

Proses :

Disabled


NamaSales

Proses :

Disabled


NoOrder

Proses : Sistem NoOrder

Disabled akan (kode

menampilkan SO)

sesuai

dengan filter yang telah diinput users setelah klik Execute. 12.

Tgl Order

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan T gl Order dari NoOrder (kode SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 13.

Outlet

Proses :

Disabled


Nama Outlet

Proses : Sistem akan menampilkan nama outlet dari Kode outlet yang ditampilkan setelah klik Execute.

Disabled

182

15.

Tipe

Proses :

Disabled


Nilai Faktur

Proses :

Disabled


Tombol-tombol yang ada di Invoice Process Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat di Invoice Process : Tabel 3.63 Tombol - Tombol pada Invoice Process No. 1.

Label Tombol

Shortcut

Kegunaan

Default

Close

Alt+ C

Untuk menutup window Enabled Invoice Process.

2.

Execute

Alt + X

Untuk menampilkan SO

Enabled

sesuai dengan yang di filter oleh user. 3.

Cancel

-

Untuk


akan

list SO di yang muncul Enabled

apabila

di grid list SO.

execute

tombol

telah diklik. 4.

Proses

-

Untuk memproses SO Disabled, menjadi Invoice.

akan

Enabled

apabila

tombol

execute

183

telah diklik.

Usecase Scenario pada Invoice Process Tabel 3.64 Use Case Scenario pada Invoice Process No.

Use Case 1.

Mencari

Proses SO

yang Untuk mencari Sales Order yang akan diproses

akan diproses menjadi Invoice nya, user terlebih dahulu mengisi filter-filter invoice.

yang ada terutama dengan filter SO Type. Setelah itu,

User

mencari

Order

yang

Sales klik Execute. pernah


tombol

execute pada submodul Invoice Process. 2.

Membuat Invoice Untuk

Untuk membuat Invoice untuk Sales Order, user

membuat memilih Sales Order dengan SO Type “S~Sales”

Invoice, user mengklik yang ingin diproses Invoice nya ” dan memasukkan Proses pada submodul parameter Invoice Process.

filtering.

Klik

“Execute”

untuk

menampilkan list data Sales Order tersebut. Untuk Sales Return, user akan mencari data Sales Return yang berstatus Approve dengan memilih SO Type

“C~Retur”

dan

memasukkan

parameter

filtering. Klik “Execute” untuk menampilkan list data Sales Return tersebut. Klik tombol Proses untuk memproses Invoice untuk Sales Order dan Sales Return. Validasi-validasi yang terdapat

didalam proses

184

Invoice adalah : •

Apabila user belum memilih Sales Order yang ingin diproses Invoice nya (centang pada check box Proses) maka akan muncul message box “Tidak ada yang diproses”.

Apabila validasi tersebut sudah dilewati maka secara otomatis SO akan berstatus Finish dan Invoice mempunyai status P. 3.

Mencetak Invoice.

Untuk mencetak Invoice yang pernah diproses

Untuk mencetak Invoice (dengan status Invoice), terlebih dahulu user mencari terdapat pada submodul Invoice yang ingin diprint dengan cara mengisi filterInvoice Print / Reprint.

filter yang ada dan mengklik Execute. Setelah daftar Invoice muncul, user memilih Invoice yang ingin diprint dan mengklik menu Print untuk mencetak Invoice.

User Interface

Gambar 3.26 User Interface Invoice Process.

185

3.5.10 Technical Specification submodul Invoice Process Canceled Berikut ini adalah konsep dari Invoice Process Canceled : Tabel 3.65 Konsep Umum Invoice Process Canceled M embatalkan invoice yang sudah dibuat.

Apabila terjadi kesalahan yang dilakukan oleh user dalam memilih Sales Order yang akan diproses invoice nya.

Berikut ini adalah status Sales Order dari Invoice Process Canceled : Tabel 3.66 Status Sales Order pada Invoice Process Canceled POD

User mengklik Proses Cancel untuk memproses pembatalan, maka status SO dari TO Sales yang sebelumnya Finish menjadi POD.

Open

User mengklik Proses Cancel untuk memproses pembatalan, maka status SO dari Canvas Sales yang sebelumnya Finish .

Berikut ini adalah field-field yang terdapat Invoice Process Canceled : Tabel 3.67 Field - Field pada Invoice Process Canceled No.

Label Field

Validasi/Proses

Nilai Default

Proses :

Enabled

Sorting Fields 1.

Salesman

Klik

icon

search

untuk

menampilkan list nama-nama salesman, selain itu user juga dapat mengisi secara manual

186

kode salesman. 2.

No. Shipment

Proses :

Enabled

User menginput manual rentang no

shipment

yang

ingin

ditampilkan. 3.

No. Order

Proses :

Enabled

User menginput manual rentang no

Order

yang

ingin

ditampilkan. 4.

Outlet

Proses : Klik

Enabled icon

search

untuk

menampilkan list outlet, selain itu user juga dapat mengisi secara manual No. Outlet. 5.

Tgl. POD

Proses : User

Enabled

dapat

mengisi rentang

tanggal yang diinginkan dengan cara mengklik combo box date picker

dan

akan

muncul

kalender. 6.

Type

Validasi :

Enabled

1. Combo box yang ada hanya bisa drop down (tidak bisa ketik secara manual), sehingga user hanya

dapat

pilihan

yang

memilih ada

di

dalam combo box saja (Sales atau Return).

187

Grid Detail Sales Order 7.

Proses

Validasi :

Enabled

1. Mandatory Proses : Checkbox untuk memilih Sales Order

yang

akan

diproses

menjadi Real Order. 8.

KdSlS

Proses :

Disabled


NamaSales

Proses :

Disabled


NoOrder

Proses : Sistem NoOrder

Disabled akan (kode

menampilkan SO)

sesuai

dengan filter yang telah diinput users setelah klik Execute. 11.

NoInvoice

Proses : Sistem

Disabled akan

menampilkan

NoInvoice (kode Invoice) sesuai dengan filter yang telah diinput users setelah klik Execute. 12.

TglInvoice

Proses : Sistem

Disabled akan

menampilkan

TglInvoice dari NoOrder (kode

188

SO) yang ditampilkan setelah klik Execute. 13.

Outlet

Proses :

Disabled


Nama Outlet

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan nama outlet dari Kode outlet yang ditampilkan setelah klik Execute. 15.

Tipe

Proses :

Disabled


Nilai Faktur

Proses :

Disabled


Tombol-tombol yang ada di Invoice Process Canceled Berikut adalah tombol-tombol yang terdapat di Invoice Process Canceled : Tabel 3.68 Tombol - Tombol pada Invoice Process Canceled No. 1.

Label Tombol

Shortcut

Kegunaan

Default

Close

Alt+ C

Untuk menutup window Enabled

189

Invoice Process Canceled 2.

Execute

Alt + X

Untuk menampilkan SO sesuai dengan

Enabled

yang di

filter oleh user. 3.

Cancel

-

Untuk menghilangkan list Disabled,

akan

SO di yang muncul di grid Enabled

apabila

list SO.

execute

tombol

telah diklik. 4.

Proses Cancel

-

Untuk

memproses Disabled,

pembatalan Invoice.

akan

Enabled

apabila

tombol

execute

telah diklik.

Usecase pada Invoice Process Canceled : Tabel 3.69 Use Case Scenario pada Invoice Process Canceled 1.

Mencari Sales Order Untuk membatalkan suatu Invoice, terlebih dahulu yang akan dibatalkan user mencari Sales Order yang Invoice nya ingin Invoice nya



dibatalkan

mengklik

user

tombol

Execute. 2.

Membatalkan Invoice. Untuk

Setelah daftar Sales Order muncul, user memilih

membatalkan Sales Order yang ingin dibatalkan Invoice nya dan

Invoice user mengklik mengklik tombol Proses Cancel.

Proses

Cancel

untuk

memproses

pembatalan. Apabila Invoice sudah dibatalkan maka secara otomatis SO akan berstatus POD dan status

190

Invoice menjadi C.

User Interface

Gambar 3.27 User Interface Invoice Process Canceled 3.5.11 Technical Specification submodul Sales Return Manual Entry Berikut adalah konsep umum dari Sales Return : Tabel 3.70 Konsep Umum Sales Return Manual Entry M embuat Sales Return

Admin mengentry data Sales Return berdasarkan Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur yang dibuat oleh salesman / canvasser setelah melakukan inspeksi produk retur di outlet.

M enyetujui Sales Return

Admin mengubah status Sales Return dari Open menjadi Approve,

hanya jika Area

Sales

menyetujui BPPR yang diberikan canvasser.

Supervisor

sudah

oleh salesman

/

191

Processing Status Processing status adalah status untuk proses retur produk dari outlet ke kantor cabang. Berikut ini adalah daftar dari Processing status : Tabel 3.71 Status Processing status dari Sales Return Open

Sales Return hanya disimpan sehingga datanya masih bisa diubah.

Approve

Sales Return sudah disetujui sehingga datanya tidak bisa diubah.

Finish

Invoice retur sudah dibuat sehingga bisa dicetak untuk diserahkan ke Inkasso dan outlet.

Close

Pembatalan Sales Return yang statusnya masih Open.

Diagram Flow

Gambar 3.28 Data Flow Transaksi Sales Return pada aplikasi Tira S&D

192

Tombol yang ada di list Sales Return Manual Entry Berikut ini adalah beberapa tombol yang ada di list Sales Return Manual Entry : Tabel 3.72 Tombol - Tombol pada list Sales Return Manual Entry No

Button

Shortcut

Fungsi

1

New

Alt + N

M embuka Sales

Keterangan editor Enabled Return

Manual Entry. 2

Edit

-

M engubah

data Enabled

Sales Return yang statusnya Open. 3

Cancel

-

M embatalkan Sales Enabled Return.

4

Print

-

-

5

Close

Alt + C

M enutup

Disabled window Enabled

list Sales Return. 6

Execute

Alt + E

M enampilkan

list Enabled

Sales Return yang sudah dibuat.

Usecase Scenario pada list Sales Return Manual Entry Berikut ini adalah usecase yang terjadi di list Sales Return Manual Entry : Tabel 3.73 Use Case Scenario pada list Sales Return Manual Entry No

Use Case

1

Mencari Return

Proses Sales Pada saat admin mengakses menu Sales Return Manual Entry, akan muncul user interface untuk menampilkan

193

seluruh data retur yang sudah dibuat sebelumnya. Admin dapat

mencari

data

retur

secara

spesifik

dengan

memasukkan parameter tertentu untuk filtering. 2

Membuat Return

Sales Akan muncul suatu window dimana admin dapat mengisi data salesman. Klik tombol search untuk menampilkan list kode salesman serta memilih salesman dari list tersebut.

Klik

“New”

toolbar.

pada Setelah admin memilih kode salesman dan mengklik “OK”, akan muncul editor untuk mengisi data outlet, data produk retur, terms of payment,dsb. Saat data retur sudah disimpan, editor akan tertutup sehingga muncul list data retur. Data retur yang baru dibuat tidak akan ditampilkan di list. Untuk menampilkan data retur dalam list, admin harus mengklik “Execute”.

3

Mengubah Return

Sales Admin akan mencari data Sales Return yang ingin diubah dengan memasukkan parameter filtering, kemudian admin mengklik Sales Return tersebut.

Pilih Sales Return Sistem akan mengecek apakah Sales Return yang dipilih dan klik “Edit” pada masih berstatus Open atau tidak. Jika status Sales Return toolbar.

bukan Open, akan muncul pesan berikut :

“Status SO sudah bukan pada Open OK”

Jika validasi tersebut tidak ditemukan, maka seluruh data dalam Sales Return yang sudah dipilih akan muncul di window Sales Retur Manual Entry. Setelah mengubah data Sales Return, admin dapat menyimpan Sales Return tersebut atau langsung memprosesnya.

4.

Membatalkan Sales Admin dapat membatalkan Sales Return selama statusnya Return

Open.

194

Admin akan mencari data Sales Return yang ingin Pilih Sales Return dibatalkan dengan memasukkan parameter filtering. dan klik “Cancel” Klik satu kali pada row Sales Return yang ingin dibatalkan, pada toolbar.

lalu klik Cancel pada toolbar. Sistem akan mengecek apakah Sales Return yang dipilih masih berstatus Open atau tidak. Jika status Sales Return bukan Open, akan muncul pesan berikut :

“Status SO sudah bukan pada Open OK”

User Interface

Gambar 3.29 User Interface list Sales Return

195

Editor Berikut adalah field – field yang terdapat pada editor Sales Return Manual Entry : Tabel 3.74 Field - Field pada Editor Sales Return Manual Entry No

Label Field

Validasi / Proses

Nilai Default

Validasi :

Enabled

Window Salesman 1.

Kode Salesman

1. Mandatory 2. Harus

merupakan

kode

salesman yang valid Proses : Klik

tombol

menampilkan

search

untuk

seluruh

kode

salesman. Setelah admin memilih kode salesman, kode dan nama salesman akan otomatis terisi pada field. 2.

Tipe Salesman

Proses : Setelah

Disabled admin

Salesman,

memilih

maka

data

kode tipe

salesman akan otomatis muncul pada field ini. 3.

Tgl Transaksi

Proses : Setelah

Sesuai admin

Salesman,

memilih

kode

tanggal gudang.

maka data tanggal

transaksi akan otomatis muncul pada field ini. 4.

Team

Proses : Setelah

Disabled admin

memilih

kode

dengan

196

Salesman, maka data team akan otomatis muncul pada field ini. 5.

Gudang

Proses :

Disabled

Setelah

admin

memilih

kode

Salesman, maka data gudang akan otomatis muncul pada field ini Window Sales Retur Manual Entry 6.

Sales

Proses :

Disabled

Setelah admin mengklik “OK”, akan muncul window Sales Return Manual Entry. Kode, nama dan tipe salesman yang sudah dipilih akan dicopy ke dalam field ini. 7.

Tgl Transaksi

Proses :

Sesuai

dengan

Sistem akan menampilkan tanggal

tanggal gudang

transaksi pada field ini. 8.

Tipe Order

Validasi :

Enabled

1. Mandatory Proses : Terisi

secara

otomatis

sesuai

dengan tipe salesman yang sudah dipilih oleh admin. Combobox untuk memilih tipe order

(Taking

Order

atau

Canvas). 9.

No Order

Validasi : 1. Mandatory 2. Unik Proses : 1.Ter-generate secara otomatis

Auto

Generated

Number

197

setelah admin menginput kode salesman dan mengklik “OK”. 2.Hanya berupa Running Number yang ditentukan oleh sistem. 10.

PDA

Keterangan :

-

Belum dipakai 11.

Nomor Outlet

Validasi :

Enabled

1. Mandatory 2. M erupakan nomor outlet yang valid Proses : Klik

tombol

search

untuk

menampilkan dan memilih nomor outlet. 12.

Nama Outlet

Proses :

Disabled

M uncul secara otomatis setelah admin

memilih

outlet.Nama

nomor

outlet

akan

ditampilkan sesuai dengan kode outlet yang sudah dipilih. 13.

Pembayaran

Proses :

Enabled

Faktur

M uncul secara otomatis setelah admin memilih nomor outlet. Combobox untuk melihat tipe Pembayaran Faktur.

14.

Terms

of Proses :

Payment (TOP)

Enabled

M uncul secara otomatis setelah admin memilih nomor outlet. Combobox untuk melihat tipe Pembayaran Faktur. Disabled

saat

admin

belum

198

mengeset ulang atau mengganti pembayaran faktur. 15.

Status

Proses :

Disabled

M uncul secara otomatis setelah admin memilih nomor outlet. 16

No Pajak

Keterangan :

-

Belum dipakai 17.

User

Proses : Secara

Disabled default

menampilkan

“ADMIN”. 18.

No PO

Validasi :

Enabled

1. Mandatory Proses : Dapat diisi secara manual dengan angka, huruf, atau “-“. Field terisi secara otomatis jika Sales Return dibuat berdasarkan referensi invoice Sales

Order

yang didalamnya terdapat no PO. 19.

Ref No Invoice

Proses :

Enabled

Combobox untuk melihat data invoice yang berasal dari Tabel SO_INVOICE_HEADER. 20.

Tgl Validasi

Proses :

Sesuai

Terisi secara otomatis setelah

tanggal hari itu.

admin memilih kode salesman. Dapat diganti dengan klik icon combobox atau menekan arrow up down pada bagian yang ingin diubah (tanggal, bulan, tahun) Rentang waktu : 1 Januari 1610 –

dengan

199

31 Desember 9999. 21.

Tgl PO

Proses :

Sesuai

Terisi secara otomatis setelah

tanggal gudang.

admin memilih kode salesman. Dapat diganti dengan klik icon combobox atau menekan arrow up down pada bagian yang ingin diubah (tanggal, bulan, tahun) Rentang waktu : 1 Januari 1610 – 31 Desember 9999. Grid Detail Retur 22.

PCODE

Validasi :

Enabled

1. Mandatory 2. M erupakan product code yang valid. Proses : Disabled

jika

admin

belum

memilih outlet. Klik pada kolom PCode lalu menekan

F4

untuk

melihat

seluruh data produk yang berasal dari Tabel IM_PRD_MASTER. Double click pada kode produk yang ingin diretur. 23.

Nama Barang

Proses :

Disabled

Setelah kode produk dipilih, field nama barang akan terisi sesuai dengan data nama produk dari Tabel IM_PRD_MASTER. 24.

Harga

Proses :

Disabled

dengan

200

Field

ini

otomatis

akan dengan

terisi

secara

harga

dari

produk yang sudah dipilih. Data harga

diambil

dari

Tabel

IM_COST_STD. 25.

Quantity

Validasi :

Enabled

1. Mandatory 2. Tidak dapat diisi dengan huruf, nol atau bilangan negatif. Proses : Admin dapat mengisi field ini setelah kode produk dipilih. 26.

Reason

Validasi :

Enabled

1. Mandatory Proses : Combobox untuk melihat data reason yang diambil dari Tabel TBL_GS_REASON_MASTER. 27.

StatusBrg

Proses :

Enabled

Combobox untuk melihat data status barang yang diambil dari database. 28.

JmlHarga

Proses :

Disabled

Sistem akan menghitung harga produk per satuan kecil dikalikan dengan

jumlah

produk

yang

diretur. 29.

Discount

Proses : Akan


jumlah

discount yang sudah disetting

201

dalam produk tertentu. 30.

Tgl Price

Proses :

Sesuai

Field ini langsung terisi secara

tanggal gudang.

otomatis setelah admin memilih kode produk. 31.

Jumlah

Rp Proses :

Netto

Disabled

Sistem akan menghitung harga produk per satuan kecil dikalikan dengan

jumlah

produk

yang

diretur. Grid TPR Uang 32.

PCODE

Proses :

Disabled

Saat admin mengklik “Calc Disc”, sistem akan mengecek apakah produk yang diretur mempunyai TPR Uang. Product code yang termasuk

dalam kondisi TPR

tersebut akan ditampilkan dalam grid. 33.

Nama Barang

Proses :

Disabled

M enampilkan nama produk sesuai dengan product code dalam TPR Uang. 34.

Promosi Rp

Proses :

Disabled

M enampilkan harga dari produk tersebut. Grid TPR Barang 35.

PCODE

Proses : Saat admin mengklik “Calc Disc”, sistem akan mengecek apakah

Disabled

dengan

202

produk yang diretur mempunyai TPR Barang. Product code yang termasuk

dalam kondisi TPR

tersebut akan ditampilkan dalam grid. 36.

Nama Barang

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan nama produk

promosi

dalam

TPR

Barang. 37.

Harga

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan harga produk promosi tersebut. 38

Jumlah Promosi Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan jumlah produk promosi yang diperoleh. Grid Discount 39.

PCODE

Proses : Akan

Disabled muncul

setelah

admin

mengklik “Calc Disc”. Sistem akan menampilkan kode produk

sesuai

dengan

kode

produk yang sudah dientry. 40.

%D

Proses : Akan

Disabled muncul

setelah

admin

mengklik “Calc Disc”. Sistem

akan

menampilkan

persentase discount pada produk tersebut. 41.

Rp %D

Proses : Akan

Disabled muncul

setelah

admin

203

mengklik “Calc Disc”. Sistem akan menampilkan jumlah discount dalam satuan IDR pada produk tersebut. 42.

SubTotal

Proses : Akan

Disabled muncul

setelah

admin

mengentry jumlah produk yang diretur. Sistem akan menghitung jumlah produk yang diretur dikalikan dengan

harga

produk

lalu

menampilkannya hasilnya pada field ini. 43.

Promosi Uang

Proses : Akan

Disabled muncul

setelah

admin

mengentry jumlah produk yang diretur. M enampilkan

jumlah

harga

produk promosi dalam TPR Uang. 44.

Disc 1 sd 10

Proses : Akan

Disabled muncul

setelah

admin

mengentry jumlah produk yang diretur. M enampilkan

jumlah

discount

yang ada pada produk retur. 45.

Cash Disc

Validasi : 1. Berupa angka dan tidak bernilai negatif. Proses : Dapat dientry oleh admin jika ada discount tertentu.

Enabled

204

46.

Rp Cash Disc

Proses :

Disabled

Sistem akan menghitung jumlah Cash Disc dalam satuan rupiah berdasarkan persentase Cash Disc yang dientry oleh admin dikalikan dengan Subtotal Penjualan. 47.

PPN

Proses : Akan

Disabled muncul

setelah

admin

mengentry jumlah produk yang diretur. Sistem akan menghitung jumlah pajak sebesar 10 % (nilai default) dari

Subtotal

Penjualan

lalu

menampilkan hasilnya pada field ini. 48.

Total Invoice

Proses : Akan

Disabled muncul

setelah

admin

mengentry jumlah produk yang diretur. Sistem akan menghitung Subtotal Penjualan ditambah dengan pajak dan dikurangi dengan Cash Disc dan Promosi Uang (jika ada), lalu menampilkan hasilnya pada field ini.

Tombol - Tombol yang ada di Editor Sales Retu rn Berikut ini adalah beberapa tombol yang ada di editor Sales Return :

205

Tabel 3.75 Tombol - Tombol pada Editor Sales Return Manual Entry No

Button

Shortcut

Fungsi

Keterangan

1

Calc Disc

-

M engecek adanya TPR dan Enabled discount serta melakukan perhitungan harga.

2

Proses

-

M emproses

data

Sales Enabled

Return sehingga statusnya Approve. 3

OK

-

M enyimpan

data

Sales Enabled

Return. 4

Cancel

-

M enutup

editor

Sales Enabled

data

Batch Enabled

Return. Window Entry Batch Product 5

Save

-

M enyimpan

product yang sudah dipilih. 6

Cancel

-

M enutup

window

entry Enabled

Batch product.

Usecase Scenario pada Editor Sales Retu rn Manual Entry Berikut ini adalah usecase yang terjadi dalam editor Sales Return Manual Entry : Tabel 3.76 Use Case Scenario pada Editor Sales Return Manual Entry No

Use Case

1.

Menyimpan

Proses Sales Saat Sales Return akan disimpan, sistem akan melakukan

Return

pengecekan terhadap data penting yang wajib diisi, antara lain sebagai berikut :

Klik “OK” pada editor

206

Sales Return Manual

• Jika kode outlet tidak diisi, akan muncul pesan : “Kode

Entry.

Sales masih kosong OK”. • Jika No PO tidak diisi, akan muncul pesan : “No PO masih kosong OK”. • Jika kode barang tidak diisi, akan muncul pesan : “Product masih kosong OK”. • Jika jumlah barang tidak diisi, akan muncul pesan : “Harga masih kosong OK”. • Jika jumlah barang diisi dengan nol, akan muncul pesan : “Order Qty masih nol OK”. • Jika reason tidak diisi, akan muncul pesan : “Reason masih kosong OK”.

Jika semua data penting sudah diisi, maka pada saat Sales Return disimpan, akan muncul konfirmasi berikut : “Data berhasil disimpan No Order : [nomor_retur]”. 2

Memproses

Sales Akan muncul editor Sales Return Manual Entry. Saat admin

Return

mengklik “Proses” pada editor tersebut, akan ada validasi berikut :

Pilih Sales Return yang

•

Jika admin belum mengklik button “Calc Disc” ketika

ingin diproses lalu klik

Sales Return dibuat, akan muncul pesan :

“Edit” pada toolbar

“Calc Discount belum dilakukan, apakah mau di calculate ? Yes or No” •

Konfirmasi jika Sales Return ingin diproses : “Apakah data ini akan di proses ? Yes or No”

Jika admin mengklik “Yes”, akan muncul editor Batch Product, dimana admin wajib memilih Batch product melalui list yang akan muncul dengan menekan F4. Saat admin mengklik “Save” pada editor Batch Product, akan ada validasi berikut :

207

•

Jika admin tidak memilih Batch product, akan muncul pesan : “Batch No product masih kosong OK”.

•

Jika admin mengentry Batch product yang tidak valid, akan muncul pesan : “Batch No tidak ada OK”.

•

Jika admin sudah memilih Batch product, akan muncul pesan : “SO Return - [nomor_retur] berhasil di proses OK”

User Interface

Gambar 3.30 User Interface editor Sales Return Editor Batch Product Editor ini berfungsi untuk menginput Batch product pada saat Sales Return akan diproses. Berikut adalah field – field yang terdapat pada editor Batch Product :

208

Tabel 3.77 Field - Field pada Editor Batch Product Sales Return No

Label field

Validasi / Proses

Nilai Default

1.

SO Number

Validasi :

Disabled

1. Mandatory Proses : Field ini akan terisi data sesuai dengan nomor transaksi retur yang ingin diproses. 2.

SO Date

Proses :

Sesuai

dengan

Field ini akan terisi data tanggal terjadinya tanggal gudang. transaksi retur yang ingin diproses. 3.

Outlet No

Validasi :

Disabled

1. Mandatory 2. M erupakan nomor outlet yang valid. Proses : Field ini akan terisi kode outlet yang melakukan transaksi retur. 4.

Outlet Name

Proses :

Disabled

Field ini akan terisi nama outlet yang melakukan transaksi retur. Grid Header 5.

PCODE

Validasi :

Disabled

1. Mandatory 2. M erupakan product code yang valid. Proses : Sistem akan menampilkan kode produk yang diretur dalam grid. 6.

Nama Barang Proses : Sistem akan menampilkan nama produk yang diretur dalam grid.

7.

Product Qty

Proses :

Disabled

209

Sistem akan menampilkan jumlah produk yang diretur dalam grid. 8.

Bonus Qty

Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan jumlah produk bonus tertentu yang diperoleh. Grid Detail 9.

PCODE

Validasi :

Disabled

1. Mandatory 2. M erupakan product code yang valid. Proses : Sistem akan menampilkan kode produk yang diretur dalam grid. 10.

Nama Barang Proses :

Disabled

Sistem akan menampilkan nama produk yang diretur dalam grid. 11.

Batch Product

Validasi :

Enabled

1. Mandatory 2. Unik Proses : Dapat dientry secara manual atau menekan F4 untuk memilih Batch product. Data ini berasal dari Tabel IM_STOCK_BALANCE_BATCH.

12.

Produk Qty

Proses :

Sistem akan menampilkan jumlah produk yang diretur dalam grid.

Disabled

210

13.

Batch Bonus

Validasi :

Disabled

1. Mandatory 2. Unik Proses : Dapat dientry secara manual atau menekan F4 untuk memilih Batch product. Data ini berasal dari Tabel IM_STOCK_BALANCE_BATCH. 14.

Bonus Qty

Proses : Sistem akan menampilkan jumlah produk bonus tertentu yang diperoleh.

User Interface

Gambar 3.31 User Interface editor Batch Product

Disabled

211

3.6 Length Of Effort Berikut adalah Length Of Effort dari penulis selama internship di PT. Tigaraksa Satria Tbk : Tabel 3.78 Length Of Effort Hari Tanggal

/ Waktu Kegiatan

Rabu / 06 08.00 Juli 2011

17.00

Jumlah Jam – 8

Kegiatan

Peserta

Materi

1. Perkenalan

1. Ibu Ika selaku

dengan

Staff HRD.

Staff

Department IT

2. Bapak Wawan

Hasil Kegiatan

1. Pengenalan

1. M emahami latar

mengenai latar

belakang

belakang

perusahaan

dan

PT. Tigaraksa

Suwandi

perusahaan

latar

Satria Tbk.

selaku System

dan

terbuat nya Tira

Development

belakang

Manager.

terbuat

2. Briefing mengenai job desk.

3. Bapak

3. M empelajari

Faisal

Rakhman

latar

S&D nya

Tira S&D. 2. Pengenalan

penginstallan

selaku Quality

dan bagaimana

dan

Control (QC)

cara

pengenalan

team.

menginstall

tentang

Tira

4. M ahasiswa

Tira S&D.

belakang

2. M emahami

cara

penginstallan Tira S&D.

212

Hari Tanggal

/ Waktu Kegiatan

Jumlah Jam

Kegiatan

Peserta

S&D Kamis/ 07 08.00 Juli 2011

– 8

17.00

Hasil Kegiatan

magang.

1. M empelajari proses

Materi

bisnis

1. Bapak

Faisal

1. Penjelasan

1. M emahami

Rakhman

mengenai

penjulaan pada

selaku Quality

proses

cabang di PT.

Control (QC)

penjualan pada

Tigaraksa

Tigaraksa

team.

cabang

Tbk.

Satria Tbk. 2. M empelajari

proses bisnis pada bisnis

PT.

2. M ahasiswa

Tigaraksa

magang.

Satria Tbk.

pemakaian

PT. Satria

2. M emahami penggunaan Tira

2. Penjelasan

Tira S&D.

cabang

S&D.

mengenai penggunaan Tira S&D.

Jum’at/ 08 08.00 Juli 2011

17.00

– 8

1. M embuat rich picture

dari

proses

1. Bapak

Faisal

1. Rich

1. Penjelasan

Rakhman

mengenai

bisnis

selaku Quality

proses

penjualan pada

Control (QC)

penjualan pada

cabang di PT.

team.

cabang

Tigaraksa

2. M ahasiswa

Tigaraksa

bisnis

PT.

Picture

untuk

modul

Sales

and

Distribution.

213

Hari Tanggal

/ Waktu Kegiatan

Jumlah Jam

Kegiatan

Peserta

Satria Tbk.

Senin/ 11 08.00 Juli 2011

17.00

Selasa/ 12 08.00 Juli 2011

– 8

17.00

– 8

Materi

magang.

1. M embuat rich picture

dari

proses

1. Bapak

Hasil Kegiatan Satria Tbk.

Faisal

1. Rich

1. Penjelasan

Rakhman

mengenai

bisnis

selaku Quality

proses

penjualan pada

Control (QC)

penjualan pada

cabang di PT.

team.

cabang

bisnis

2. M ahasiswa

Tigaraksa

Satria Tbk.

magang.

Satria Tbk.

picture

dari

proses

1. Bapak

Faisal

untuk

modul

Sales

and

Distribution.

PT.

Tigaraksa

1. M embuat rich

Picture

1. Rich

1. Penjelasan

Rakhman

mengenai

bisnis

selaku Quality

proses

penjualan pada

Control (QC)

penjualan pada

cabang di PT.

team.

cabang

bisnis

Tigaraksa

2. M ahasiswa

Tigaraksa

Satria Tbk.

magang.

Satria Tbk.

PT.

Picture

untuk

modul

Sales

and

Distribution.

214

Hari Tanggal

/ Waktu Kegiatan

Rabu/ 13 08.00 Juli 2011

Jumlah Jam – 8

17.00

Kegiatan

Peserta

1. M embuat user guide

1. M ahasiswa magang.

Juli 2011

– 8

17.00

Juli 2011

17.00

– 8

1. Siklus

proses

Tira

Tira

S&D

guide

1. User

penggunaan Tira

bisnis penjualan

di

S&D

berformat

S&D

power

point

untuk

modul

untuk

modul

untuk

modul

Sales

and

Sales

and

Sales

and

Distribution.

1. M enyusun

1. M ahasiswa

product

magang.

1. Penjelasan

Distribution. 1. Dokumentasi

mengenai

yang

specification

kegunaan

product

sistem

setiap

specification

submodul pada

modul Sales and

modul Sales &

Sales

Distribution.

Distribution.

Distribution.

S&D

Jum’at/ 15 08.00

Hasil Kegiatan

penggunaan

Distribution . Kamis/ 14 08.00

Materi

Tira untuk

1. M enyusun

1. M ahasiswa

product

magang.

1. Penjelasan

and

berisikan

1. Dokumentasi

mengenai

yang

specification

kegunaan

product

sistem

setiap

specification

Tira

berisikan

215

Hari Tanggal

/ Waktu Kegiatan

Jumlah Jam

Kegiatan S&D

Rabu/ 20 08.00 Juli 2011

– 8

17.00

08.00

Jum’at

17.00

– 8

2011

untuk

modul Sales &

Sales

Distribution.

Distribution.

Distribution.

1. M enyusun

1. M ahasiswa

product

magang.

and

1. Penjelasan

1. Dokumentasi

mengenai

yang

specification

kegunaan

product

sistem

setiap

specification

submodul pada

modul Sales and

modul Sales &

Sales

Distribution.

Distribution.

Distribution.

Tira untuk

1. M enyusun

1. Bapak

Faisal

and

1. Penjelasan

berisikan

1. Dokumentasi yan

technical

Rakhman

konsep

setiap

berisikan

specification

selaku Quality

submodul dari

technical

sistem

Control (QC)

Sales

specification

team.

Distribution

modul Sales and

2. M ahasiswa

pada

Distribution.

magang.

S&D.

Tira untuk

modul Sales & Distribution. – 8

Hasil Kegiatan modul Sales and

S&D

Jum’at/ 22 08.00

Materi submodul pada

S&D

Kamis/21

Peserta

1. M enyusun

1. Bapak

Faisal

1. Penjelasan

and

Tira

1. Dokumentasi yan

216

Hari

/ Waktu

Tanggal

Kegiatan

Juli 2011

17.00

Jumlah Jam

Kegiatan

Peserta Rakhman

konsep

setiap

berisikan

specification

selaku Quality

submodul dari

technical

sistem

Control (QC)

Sales

specification

team.

Distribution

modul Sales and

2. M ahasiswa

pada

Distribution.

magang.

S&D.

Tira untuk

modul Sales & Distribution.

Juli 2011

– 8

17.00

1. M enyusun

3. Bapak

17.00

2. Penjelasan

2. Dokumentasi yan

konsep

setiap

berisikan

specification

selaku Quality

submodul dari

technical

sistem

Control (QC)

Sales

specification

team.

Distribution

modul Sales and

4. M ahasiswa

pada

Distribution.

magang.

S&D.

Tira untuk

Distribution.

Juli 2011

Tira

Rakhman

modul Sales &

– 8

Faisal

and

technical

S&D

Selasa/ 26 08.00

Hasil Kegiatan

technical

S&D

Senin / 25 08.00

Materi

1. M enyusun use

1. Bapak

Faisal

case dan sub

dan

Bapak

test item untuk functionality testing modul

and

Tira

1. Submodul-

1. Dokumentasi dari

submodul

setiap

Angga.

yang terdapat

item yang diuji di

2. M ahasiswa

pada Tira S&D

modul Sales and

untuk

Distribution.

magang.

modul

sub

test

217

Hari Tanggal

/ Waktu

Jumlah

Kegiatan

Kegiatan

Jam

Sales

Peserta

Materi

and

Sales

Distribution. Jum’at/ 29 08.00 Juli 2011

– 8

1. M enyusun use

17.00

Faisal

case dan sub

dan

Bapak

test item untuk

testing modul Sales

Agustus

16.00

2011

–

1. M enyusun use

a m

Angga.

yang terdapat

item yang diuji di

2. M ahasiswa

pada Tira S&D

modul Sales and

untuk

modul

Distribution.

Sales

and

magang.

Faisal

case dan sub

dan

Bapak

test item untuk

testing modul Sales

Agustus

16.00

– 8.5 Jam

case dan sub

1. Dokumentasi dari

1. Submodul-

setiap

Angga.

yang terdapat

item yang diuji di

2. M ahasiswa

pada Tira S&D

modul Sales and

untuk

modul

Distribution.

Sales

and

magang.

and

1. M enyusun use

test

submodul

Distribution. Selasa / 2 07.30

sub

Distribution . 1. Bapak

functionality

1. Dokumentasi dari setiap

and

8.5 J

1. Submodulsubmodul

Distribution. Senin / 1 07.30

and


functionality

Hasil Kegiatan

sub

test


Faisal

dan

Bapak

1. Submodulsubmodul

1. Dokumentasi dari setiap

sub

test

218

Hari Tanggal

/ Waktu Kegiatan

Jumlah Jam

2011

Kegiatan

Peserta

test item untuk functionality testing modul Sales

Materi

Angga.

yang terdapat

item yang diuji di

2. M ahasiswa

pada Tira S&D

modul Sales and

untuk

modul

Distribution.

Sales

and

magang.

and

Distribution. Rabu / 3 07.30 Agustus

– 8.5 Jam

16.00

2011

1. M enyusun use


Faisal

case dan sub

dan

Bapak

test item untuk functionality testing modul Sales

Agustus 2011

16.00

– 8.5 Jam

setiap

Angga.

yang terdapat

item yang diuji di

2. M ahasiswa

pada Tira S&D

modul Sales and

untuk

modul

Distribution.

Sales

and

magang.

and

1. M embuat

sub

test

Distribution. 1. Bapak

Faisal

skenario untuk

dan

Bapak

integration

1. Dokumentasi dari

1. Submodulsubmodul

setiap

Angga.

yang terdapat

yang

pada Tira S&D

modul Sales and

untuk

modul

Distribution.

Sales

and

testing

pada

2. M ahasiswa

modul

Sales

magang.

and

1. Dokumentasi dari

1. Submodulsubmodul

Distribution. Kamis / 4 07.30

Hasil Kegiatan

skenario diuji

di

219

Hari Tanggal

/ Waktu Kegiatan

Jumlah Jam

Kegiatan

Peserta

Materi

Distribution. Jum’at / 5 07.30 Agustus

– 8.5 Jam

16.00

2011

Senin / 8 07.30 Agustus

– 8.5 Jam

16.00

2011

Selasa/ 9 07.30 Agustus 2011

16.00

– 8.5 Jam

1. M embuat

Hasil Kegiatan Distribution.

1. Bapak

Faisal

skenario untuk

dan

Bapak

integration

1. Submodul-

1. Dokumentasi dari

submodul

setiap

Angga.

yang terdapat

yang

pada Tira S&D

modul Sales and

untuk

modul

Distribution.

and

Sales

and

Distribution.

Distribution.

testing

pada

2. M ahasiswa

modul

Sales

magang.

1. M embuat

1. Bapak

Faisal

skenario untuk

dan

Bapak

integration

1. Submodul-

skenario diuji

di

1. Dokumentasi dari

submodul

setiap

Angga.

yang terdapat

yang

pada Tira S&D

modul Sales and

untuk

modul

Distribution.

and

Sales

and

Distribution.

Distribution.

testing

pada

2. M ahasiswa

modul

Sales

magang.

1. M embuat

1. Bapak

Faisal

skenario untuk

dan

Bapak

integration

Angga.

1. Submodul-

skenario diuji

di

2. Dokumentasi dari

submodul

setiap

yang terdapat

yang

skenario diuji

di

220

Hari Tanggal

/ Waktu Kegiatan

Rabu/ 10 07.30 Agustus

Jumlah Jam

– 8.5 Jam

16.00

2011

Kamis/ 11 07.30 Agustus 2011

16.00

– 8.5 Jam

Kegiatan

Peserta

Materi

testing

pada

2. M ahasiswa

modul

Sales

magang.

Hasil Kegiatan pada Tira S&D

modul Sales and

untuk

modul

Distribution.

and

Sales

and

Distribution.

Distribution .

1. M embuat

1. Bapak

Faisal

skenario untuk

dan

Bapak

integration

1. Dokumentasi dari

1. Submodulsubmodul

setiap

Angga.

yang terdapat

yang

pada Tira S&D

modul Sales and

untuk

modul

Distribution.

and

Sales

and

Distribution.

Distribution.

testing

pada

2. M ahasiswa

modul

Sales

magang.

1. M enguji beberapa laporan

yang

terdapat pada modul

Sales

and Distribution

1. Bapak

Faisal

dan

Bapak

Angga. 2. M ahasiswa magang.

1. Beberapa laporan

diuji

di

1. Dokumentasi dari yang

terdapat pada modul

skenario

Sales

and Distribution.

setiap

laporan

yang sudah diuji.

221

Hari Tanggal

/ Waktu Kegiatan

Jumlah Jam

Kegiatan

Peserta

Materi

Hasil Kegiatan

berdasarkan kriteria. Jum’at/ 12 07.30 Agustus

16.00

2011

– 8.5 Jam

1. M embuat Bugs Priority

dari

magang.

1. Functionality testing.

semua testing

2. Integration

yang dilakukan

testing.

sebelumnya (

3. Report testing.

1. Dokumentasi dari setiap sub

hasil uji test

skenario, laporan

item, serta beserta

functionality

persentase

testing,

pada modul Sales

integration

and Distribution.

testing,

dan

report testing). Total Waktu

1. M ahasiswa

192 Jam

bugs

222

BAB 3 DEVELOPMENT. mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya (kode TGKA)

Recommend Documents