BAB 3 DES KRIPS I UMUM PENGEMBANGAN TATA KELOLA KEREKAYAS AAN DI PPKDT
3.1
Riwayat Perusahaan 3.1.1
Riwayat PPKDT Badan Pusat Pengkajian Kebijakan Difusi Teknologi (PPKDT)
merupakan salah satu pusat di Kedeputian Bidang Pengkajian dan Penerapan Teknologi yang mempunyai tugas melaksanakan pengkajian
kebijakan,
penyusunan, advokasi, dan pelayanan secara nasional dalam pelaksanaan difus i teknologi yang meliputi aspek manajemen, kelembagaan serta kapasitas absorpsi difusi teknologi. PPKDT dibangun sebagai implementasi dari teori difusi-inovasi teknologi yang merupakan suatu bagian yang tidak terpisahkan dari sistem inovasi. Pusat ini berfungsi sebagai pusat pengkaji elemen penghubung (linkage) dari pemasok dan pengguna teknologi.
Beberapa hal yang mendapat perhatian dalam elemen linkage ini antara lain: 1.
Pengelolaan inovasi sebelum didifusikan kepada pengguna. Kegiatan yang dilakukan terkait dengan pengelolaan atau manajemen inovasi sebelum didifusikan adalah pengembangan beberapa perangkat yang mampu membantu meningkatkan ‘kematangan’ inovasi sebelum diterapkan di kalangan pengguna. Beberapa perangkat yang dapat dikembangkan antara lain pengukuran tingkat kesiapan teknologi 73
74 (TKT), peta rencana teknologi (technology roadmap), pemodelan difusi teknologi, dan sebagainya. 2.
M ekanisme dan organisasi proses penyebaran, penerapan, dan adopsi inovasi. Kegiatan mekanisme dan organisasi atau kelembagaan pelaksanaan difusi inovasi antara lain mengkaji berbagai cara atau mekanisme alih teknologi baik vertikal (dari pemerintah ke masyarakat) maupun horizontal (antar perusahaan) serta membuat jaringan kemitraan. Selain itu juga mengkaji aspek HKI inovasi teknologi yang dihasilkan oleh lembaga iptek, serta proses standardisasi inovasi yang dihasilkan oleh lembaga inovasi.
3.
Penguatan daya absorbsi inovasi teknologi. Dalam hal ini, penguatan daya absorbsi inovasi teknologi lebih difokuskan di kalangan Usaha M ikro Kecil dan M enengah (UM KM ) melalui proses rekayasa sosial.
Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, PPKDT selalu berusaha mengedepankan
sikap
profesionalisme
serta
mengikuti
perkembangan
manajemen teknologi global. Dengan demikian PPKDT merupakan institusi yang berpotensi untuk menghasilkan kajian-kajian yang akurat, aktual dan komprehensif mengenai segala aspek difusi teknologi.
75 3.1.2
Bidang Kajian PPKDT
1.
M anajemen Difusi Teknologi. Bidang manajemen difusi teknologimempunyai tugas melaksanakan pengkajian
di
bidang
manajemen
difusi
teknologi
meliputi
penyusunan, advokasi dan pelaksanaan kebijakan pengembangan manajemen dan pemodelan difusi teknologi. 2.
Bidang Kelembagaan Difusi Teknologi . Bidang kelembagaan difusi teknologimempunyai tugas melaksanakan pengkajian
di bidang kelembagaan
difusi teknologi meliputi
penyusunan, advokasi dan pelaksanaan kebijakan pengembangan alih teknologi,
kelembagaan
dan
mekanisme
pendayagunaan hak kekayaan intelektual dan
difusi
teknologi,
standarisasiserta
kerjasama/jaringan kemitraan. 3.
Bidang Kapasitas Absorpsi Difusi Teknologi. Bidang
kapasitas
absorpsimempunyai
tugas
melaksanakan
pengkajian di bidang kapasitas absorpsi meliputi penyusunan, advokasi dan
pelaksanaan
kebijakan
pengembangan
kapasitas
absorpsi
pengguna teknologi.
3.1.3
Visi dan Misi PPKDT 3.1.3.1
Visi M enjadi acuan nasional dalam pengkajian kebijakan difusi
teknologi.
76 3.1.3.2
Misi
1.
M ewujudkan PPKDT, sebagai pusat terkemuka dalam menyusun kebijakan difusi teknologi.
2.
M ewujudkan PPKDT, sebagai pusat terkemuka dan handal dalam mengembangkan, mendorong dan mempercepat proses difusi dan komersialisasi.
3.
M ewujudkan PPKDT, sebagai pusat konsultasi yang terkemuka dan terpercaya untuk berbagai pihak dalam proses difusi dan komersialisasi teknologi.
3.1.4
Tugas Pokok dan Fungsi PPKDT 3.1.4.1
Tugas Pokok Berdasarkan
Surat
Keputusan
Kepala BPPT
nomor
21/Kp/KA/III/2001, Pusat Pengkajian Kebijakan Difusi Teknologi mempunyai tugas melaksanakan pengkajian dan penyusunan kebijakan teknologi di bidang difusi teknologi melalui manajemen difusi teknologi, kelembagaan difusi teknologi dan kapasitas absorpsi.
3.1.4.2
Fungsi
1.
Pengkajian dan penyusunan kebijakan manajemen difusi teknologi, kelembagaan difusi teknologi dan kapasitas absorpsi;
77 2.
Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas manajemen difusi teknologi, kelembagaan difusi teknologi dan kapasitas absorpsi;
3.
Pemantauan,
pembinaan,
pelayanan
pengkajian
dan
penyusunan kebijakan difusi teknologi dalam rangka inovasi, difusi, pengembangan kapasitas dan membina alih teknologi
di
bidang
manajemen
difusi
teknologi,
kelembagaan difusi teknologi dan kapasitas absorpsi.
3.2
Susunan Organisasi PPKDT 3.2.1
S truktur Organisasi PPKDT
78
Gambar 3.2 S truktur Organisasi PPKDT
Gambar 3.3 S usunan Bidang PPKDT
79 3.2.2
Organisasi Fungsional Kerekayasaan Organisasi fungsional kerekayasaan merupakan organisasi kerja yang
memiliki hirarki untuk mewadahi pelaksanaan pekerjaan perkayasa yang bersifat team work dengan pola matriks berdasarkan bidang keilmuan/keahlian dengan kegiatan. Organisasi ini mendeskripsikan secara jelas peran dan tugas seorang pejabat perekayasa yang didefinisikan dalam struktur pekerjaan yang terbagi dalam beberapa bagian menurut bidang keilmuan atau kegiatan yang berbeda. Struktur pekerjaan dimaksud adalah Struktur Rincian Kerja atau Work Breakdown Structures (WBS). Setiap WBS terbagi paling kurang 2 (dua) Paket Kerja atau Work Package (WP), dan dilaksanakan oleh paling kurang 2 (dua) orang Staf Perekayasa (Engineering Staff). Hirarki dalam pekerjaan perekayasa difasilitasi oleh peran-peran Kepala Program (Program Director - PD), Insinyur Kepala (Chief CE). M anajer Program (Program Manager - PM ), Ketua
Engineer-
Kelompok
(Group
Leader - GL)., Ketua Sub Kelompok (Leader - L) dan Staf Perekayasa (Engineering Staff - ES) yang masing-masing mempunyai tugas pokok dan fungsi
sebagaimana
Pendayagunaan
yang Aparatur
telah
dijelaskan Negara
dalam
Peraturan
(PerM ENPAN)
M enteri nomor
PER/219/M .PAN/7/2008. Dalam pelaksanaannya, organisasi ini dipimpin oleh seorang Kepala Program yang dibantu oleh seorang Chief Engineer dan seorang Program Manager. Chief Engineer bertanggung jawab atas kualitas dan kuantitas sumber
80 daya manusia serta produk teknologi yang dihasilkan. PM bertanggung jawab atas pendanaan (Cost) dan penjadwalan (Delivery) pelaksanaan program. Chief Engineer dan Program Manager, karena sifat pekerjaannya yang harus mengkoordinasikan seluruh Group Leader yang terlibat, apabila diperlukan masing-masing dapat dibantu oleh satu sampai dengan empat asisten yang disebut Assistant Chief Engineer dan Assistant Program Manager. WBS dikepalai oleh seorang GL. GL memimpin beberapa Ketua Sub Kelompok atau Leader yang bertanggungjawab terhadap Paket Kerja. Setiap Ketua Sub Kelompok memimpin sejumlah Engineering Staff dan sejumlah Staf Teknisi (Technical Staff - TS). Setiap Engineering staff dan Technician bertanggungjawab kepada Leader. Setiap Leader bertanggungjawab kepada Group Leader. Sedangkan para Group Leader bertanggungjawab kepada Program Manager dan Chief Engineer, dan Kepala Program. Program Manager dan Chief Engineer bertanggungjawab kepada Kepala Program. Engineering Staff yang terlibat dalam suatu WBS tidak dapat merangkap dalam WBS lain dalam program yang sama. Engineering Staff yang terlibat dalam suatu WP bisa merangkap dalam WP yang lain asalkan tidak dilaksanakan dalam kurun waktu yang sama. Dalam pengkodeannya, setiap WBS dinotasikan dengan subskrip tunggal (single subscript), WBS i, i = 1,2,3, ......n, sedangkan WP dinotasikan dengan subskrip ganda (double subscript), Wpij, i = 1,2,3 ....n, j = 1,2,3, ....m. Dalam hal ini subskrip pertama menunjukkan WBS ke i dan subskrip kedua menunjukan WP ke j dalam WBS ke I tersebut.
81 3.2.3
Sifat Organisasi Fungsional Kerekayasaan Organisasi fungsional kerekayasaan dibentuk secara non-permanen
khusus untuk menjalankan suatu kegiatan program tertentu. Organisas i fungsional kerekayasaan dibentuk saat program dipersiapkan dan dibubarkan saat program dinyatakan selesai. Organisasi fungsional kerekayasaan dijalankan oleh personil-personil dari satu
atau
beberapa lembaga
atau
departemen
dan
dapat
pula
mengikutsertakan personil khusus karena pertimbangan keahliannya. Organisasi fungsional kerekayasaan dipimpin oleh seorang Kepala Program yang bertanggung jawab penuh kepada Kepala Unit Organisasi Struktural
yang
memberikan
program
tersebut.
Organisasi
fungsional
kerekayasaan dapat diubah-ubah bentuk dan pelakunya tergantung kepada kebutuhan program setiap fasa.
3.2.4
Tipe Organisasi Fungsional Kerekayasaan Organisasi fungsional kerekayasaan diklasifikasikan dalam tiga tipe,
yang didasarkan atas jumlah WBS dalam program kerekayasaan sebagaimana dijelaskan di bawah ini. 3.2.4.1
Tipe A Organisasi fungsional kerekayasaan tipe A paling sedikit
terdiri lima WBS, dan melibatkan institusi luar (baik dari dalam maupun luar negeri) yang diwujudkan dalam bentuk Kesepakatan Bersama (Memorandum of Understanding) atau Perjanjian Kerja Sama
82 (Technical Agreement). Institusi luar ini dapat berkontribusi pada tingkat WBS ataupun pada tingkat WP. (lihat gambar 3.4). Organisasi program tipe A merupakan organisasi program dengan struktur organisasi paling besar dan paling lengkap, karena terdiri dari beberapa kegiatan kerekayasaan yang berbeda atau beberapa disiplin keilmuan yang berbeda.
Gambar 3.4 S truktur Tipe A 3.2.4.2
Tipe B Organisasi fungsional kerekayasaan tipe B terdiri dari
minimal dua WBS. Dengan demikian organisasi tipe B terdiri dari dua atau lebih kegiatan kerekayasaan atau disiplin keilmuan yang berbeda. Organisasi tipe B dapat bekerja sama dengan institusi luar yang diwujudkan dalam bentuk Kesepakatan Bersama (Memorandum
83 of Understanding) atau Perjanjian Kerja Sama (Technical Agreement) dengan total WBS berjumlah 2 atau lebih. (lihat gambar 3.5).
Gambar 3.5 S truktur Tipe B
3.2.4.3
Tipe C Organisasi fungsional kerekayasaan tipe C terdiri hanya dari
satu WBS yang terdiri dari beberapa WP. Organisasi program tipe C, dipimpin oleh seorang Group Leader yang sekaligus bertindak sebagai Chief Engineer. Dalam organisasi tipe C, Group Leader dibantu oleh seorang Program Manager. Dengan demikian dalam organisasi ini, Kepala Program dan Chief Engineer, setingkat dan dijabat rangkap oleh Group Leader pada WBS tersebut.
84 Pada organisasi fungsional kerekayasaan tipe C, hanya melibatkan satu kegiatan kerekayasaan atau satu disiplin keilmuan. Organisasi tipe C ini dapat bekerja sama dengan institusi luar pada tingkat WP. Adapun diagram organisasi program tipe C dapat dilihat pada gambar 3.6.
Gambar 3.6 S truktur Tipe C
3.2.5
Jenjang Jabatan Fungsional Perekayasa Jenjang jabatan fungsional perekayasa terbagi menjadi 4 (empat)
jenjang, yaitu: 1.
Perekayasa Pertama (Engineer).
2.
Perekayasa M uda (Senior Engineer).
3.
Perekayasa M adya (Specialist Engineer).
85 4.
Perekayasa Utama (Principal Engineer).
Untuk setiap jabatan diberikan tambahan padanan istilah dalam bahasa Inggris sebagaimana tercantum dalam tanda kurung di atas. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan padanan bagi setiap jenjang jabatan perekayasa, sehingga jabatan fungsional perekayasa ini lebih komunikatif dalam kancah forum internasional. Penjenjangan karir perekayasa didasarkan pada: 1.
Pengalaman, yang diperoleh mulai dari tingkat kesulitan rendah sampai tingkat kesulitan tinggi dalam memecahkan persoalan kegiatan kerekayasaan.
2.
Peran, yang diperoleh mulai dari peran anggota program sebagai Engineering Staff sampai ketingkat pimpinan kelompok sebagai Leader, Group Leader dan akhirnyaketingkat pimpinan program sebagai Program Manager, Chief Engineer dan Program Director.
Peran
para Perekayasa difasilitasi oleh
organisasi fungsional
kerekayasaan dalammelaksanakan kegiatan program, sedangkan pengalaman diperoleh melalui peran sertaperekayasa dalam kegiatan program yang berjalan tiap tahun. Tingkatan kemampuan yang dituntut dalam penjenjangan perekayasa adalah : •
Perekayasa Pertama (Engineer). M ampu berperan sebagai Engineering Staff dalam kegiatan program. Setelah mengikuti sedikitnya dua program, mampu berperan sebagai Leader.
86 •
Perekayasa M uda (Senior Engineer). M ampu berperan sebagai Engineering Staff dan Leader dalam kegiatan program. Setelah sedikitnya dua kali berperan sebagai Leader mampu berperan sebagai GroupLeader atau Program Manager.
•
Perekayasa M adya (Specialist Engineer). M ampu berperan sebagai Group Leader dan Program Manager dalam kegiatan program. Setelah sedikitnya dua kali berperan sebagai Group Leader mampu berperan sebagai Chief Engineer atau Kepala Program.
•
Perekayasa Utama (Principal Engineer). M ampu berperan sebagai Chief Engineer & Kepala Program dalam kegiatan program. Sedikitnya telah tiga kali berperan sebagai Chief Engineer atau Kepala Program.
3.2.6
Peran Perekayasa Menurut Penjenjangannya Pekerjaan
di bidang perekayasaan
merupakan
kegiatan
yang
dilaksanakan dalam bentuk team work. Dengan demikian, peran perekayasa dalam suatu program ditentukan oleh kedudukannya dalam organisasi fungsional kerekayasaan dari program tersebut. M elalui peran tersebut pejabat perekayasa dapat meningkatkan karirnya untuk naik pada jenjang jabatan fungsional perekayasa dari yang terendah ke jenjang yang lebih tinggi. Semakin tinggi jabatan fungsional perekayasa tersebut semakin tinggi pula perannya dalam organisasi fungsional (lihat Tabel 3.1).
87 Peran perekayasa dalam organisasi fungsional kerekayasaan dapat diuraikan sebagai berikut, yaitu dimulai dari urutan paling awal sebagai perekayasa pertama dengan peran sebagai Engineering Staff, dan terus meningkat sampai ke jenjang yang paling puncak sebagai perekayasa utama dengan peran sebagai kepala program.
Tabel 3.1 Ringkasan Peta Peran Perekayasa dalam Organisasi Fungsional
Setiap peran dalam organisasi fungsional program dapat diisi oleh jenjang jabatan perekayasa yang sesuai kualifikasi atau kemampuan yang harus dipenuhi oleh masing - masing perekayasa, yaitu: 1.
Perekayasa
Pertama
(Engineer):
dapat
mengisi
peran
Engineering Staff atau Leader. 2.
Perekayasa M uda (Senior Engineer): dapat mengisi peran Engineering Staff atau Leader, atau Group Leader, atau Program Manager.
88 3.
Perekayasa M adya (Specialist Engineer): dapat mengisi peran Group Leader atau Program Manager.
4.
Perekayasa Utama (Principal Engineer) dapat mengisi peran Chief Engineer atau Kepala Program.
Program Manager dan Chief Engineer dapat mengangkat asisten dengan peran yang disebut Asisten Program Manager dan Asisten Chief Engineer. Asisten-asisten tersebut mempunyai jenjang satu tingkat lebih rendah dari atasannya.
3.2.7
Tugas Perekayasa Menurut Penjenjangannya Sesuai dengan
bunyi pasal 4
Peraturan
M enpan
Nomor
:
PER/219/M .PAN/7/2008 tugas pokok perekayasa adalah melakukan kegiatan kerekayasaan. Tugas pokok tersebut dibagi sesuai dengan jenjang jabatan perekayasa. Pejabat perekayasa dengan jenjang jabatan yang lebih tinggi, apabila diperlukan dapat mengerjakan kegiatan kerekayasaan yang menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat perekayasa satu jenjang dibawahnya, begitu juga sebaliknya. Dengan mengetahui peran setiap jenjang perekayasa pada organisas i fungsional kerekayasaan maka tugas setiap perekayasa pada jenjangnya dapat segera diketahui.
89 3.2.8
Tugas Perekayasa Dalam Organisasi Fungsional Fungsi perekayasa dalam organisasi fungsional kerekayasaan dapat
dirincikan dari jenjang perekayasa yang paling rendah hingga jenjang perekayasa yang paling tinggi, sebagai berikut :
3.2.8.1
S taf Perekayasa (Engineering Staff) M elaksanakan kegiatan penelitian terapan, pengembangan,
perekayasaan dan pengoperasian seperti diinstruksikan dalam Program Manual untuk spesifik bidang tertentu, dibawah koordinasi Leader. Secara rinci tugas Engineering Staff adalah sebagai berikut: 1.
M elaksanakan desain konseptual.
2.
M elaksanakan desain awal.
3.
M elaksanakan desain rinci.
4.
M elaksanakan perhitungan.
5.
M elaksanakan pengujian.
6.
M elaksanakan eksplorasi.
7.
M elaksanakan observasi.
8.
M elaksanakan pengukuran.
9.
M elaksanakan modifikasi produk.
10. M elaksanakan perawatan produk. 11. M elaksanakan studi kelayakan sistem teknologi. 12. M elaksanakan studi banding sistem teknologi.
90 13. M enuliskan
hasil pekerjaan
diatas
dalam sistem
pelaporan yang telah ditentukan dan melaporkan hasilnya kepada Leader.
Satuan hasil kegiatan tersebut di atas adalah Lembar kerja (Working sheet), benda kerja,foto, Log book, Technical Notes.
3.2.8.2
Ketua S ub Kelompok (Leader) M emipin para Engineering Staff dalam pelaksanaan kegiatan
penelitian terapan, pengembangan, perekayasaan dan pengoperasian seperti diinstruksikan dalam ProgramManual untuk spesifik bidang tertentu. Secara rinci tugas Leader adalah sebagai berikut: 1.
M emberikan supervisi pelaksanaan desain konseptual.
2.
M emberikan supervisi pelaksanaan desain awal.
3.
M emberikan supervisi pelaksanaan desain rinci.
4.
M emberikan supervisi pelaksanaan perhitungan.
5.
M emberikan supervisi pelaksanaan pengujian.
6.
M emberikan supervisi pelaksanaan eksplorasi.
7.
M emberikan supervisi pelaksanaan observasi.
8.
M emberikan supervisi pelaksanaan pengukuran.
9.
M emberikan supervisi pelaksanaan modifikasi produk.
10. M emberikan supervisi pelaksanaan perawatan produk. 11. M emberikan supervisi pelaksanaan studi kelayakan sistem teknologi.
91 12. M emberikan supervisi pelaksanaan studi banding sistem teknologi. 13. M enyelenggarakan pertemuan dan memimpin diskusi dengan para engineering stafftentang pekerjaan mereka. 14. M empersiapkan bahan presentasi laporan hasil kegiatan Paket Kerja (Work Package)yang dipimpinnya. 15. M emberikan presentasi hasil kegiatan di hadapan Pemimpin Kelompok (Group Leader) secara berkala (pemaparan, diskusi, dan penyimpulan hasil). 16. Sebagai Leader memeriksa Techical Notes. 17. Sebagai Leader mempersiapkan Technical Report/ Technical Memorandum.
Satuan hasil kegiatan tersebut di atas adalah Lembar kerja (Working sheet), benda kerja,Log book, Lembar Instruksi Teknik (Instruction Sheet), Lembar Keputusan (DecisionSheet), M ateri Presentasi, Technical Notes, dan Technical Report.
3.2.8.3
kegiatan
Ketua Kelompok (Group Leader) M engkoordinasikan
para
penelitian
pengembangan,
terapan,
Leader
dalam
pelaksanaan
perekayasaan
dan
pengoperasian seperti diinstruksikan dalam ProgramManual sebagai pemadu beberapa bidang spesifik dalam satu kelompok tertentu yang
92 ia pimpin.Secara rinci peran dan tugas Group Leader adalah sebagai berikut: 1.
M elaksanakan sub-integrasi produk Struktur Rincian Kerja (Work Breakdown Structure) untuk masalah disain/testing/eksplorasi/observasi/pengukuran/modifika si/perawatan.
2.
M endiskusikan kualitas capaian dari segi teknis dengan melakukan iterasi teknis diantara group yang terkait.
3.
M endiskusikan
masalah
yang
berkaitan
dengan
ketepatan waktu, pendanaan, dan pengadaan barang sesuai dengan WBS nya dengan melakukan iterasi yang terkait dengan ketersediaan aliran pendanaan. 4.
M embuat perencanaan kontrak kerjasama teknis dengan pihak lain bersama Program Manager.
5.
M engusulkan pengadaan barang dan spesifikasinya kepada Program Manager.
6.
M empersiapkan materi presentasi laporan hasil kegiatan Struktur Rincian Kerja yang dipimpinnya.
7.
M emberikan presentasi hasil kegiatan di hadapan Kepala Program (Program Director) secara berkala (paparan, diskusi dan kesimpulan).
8.
M empersiapkan Design Manual / Engineering Manual / Test Manual / Production Manual.
9.
M enyetujui Technical Notes.
93 10. M emeriksa Technical Report / Technical Memorandum. 11. M empersiapkan Technical Document.
Satuan hasil kegiatan tersebut di atas adalah Lembar kerja (Working sheet), benda kerja, Log book, Lembar Instruksi (Instruction Sheet), Kontrak Kerjasama, Lembar Keputusan (Decision Sheet), M ateri Presentasi, Lembar Usulan Spesifikasi Teknis, Design / Engineering / Test / Production Manual, Technical Report / Technical Memorandum, Technical Document.
3.2.8.4
Manajer Program (Program Manager) M elaksanakan tugas manajemen program yang meliputi
perencanaan program termasuk jadwal pencapaian sasaran serta aliran pendanaan. Program Manager bertanggung jawab kepada Kepala Program. Program Manager dapat mempunyai asisten sejumlah Satuan Kerja yang terlibat dalam program sebanyak-banyaknya 4 orang asisten. Secara rinci tugas Program Manager adalah sebagai berikut: 1.
M emberikan
metoda
sejenisnyauntuk
pengendalian
penjadwalan
dan
proyek,
dan
pengendalian
program. 2.
M embuat
rencana
pendanaan
yang
dikoordinasikan dengan pihak-pihak terkait.
telah
94 3.
M enetapkan kontrak kerjasama teknis dengan pihak lain.
4.
M engusulkan pengadaan barang melalui Pengelola anggaran sesuai dengan spesifikasi yang diusulkan Group Leader.
5.
M elakukan penyesuaian jadwal kegiatan terhadap kondisi pendanaan
yang berjalan,
mendiskusikan
dampak kesesuaian pendanaan yang baru terhadap produk kerja. 6.
M endiskusikan
masalah
yang
berkaitan
dengan
ketepatan waktu pengadaan barang. 7.
M elaksanakan Progress Control and Monitoring.
8.
M empresentasikan laporan kemajuan program dari segi waktu dan dana di hadapan Kepala Program secara berkala.
9.
M embentuk
organisasi
fungsional
kerekayasaan
bersama Kepala Program dan Chief Engineer. 10. M emeriksa Program Manual. 11. M emeriksa Program Document. 12. M empersiapkan dan memeriksa Progress Control and Monitoring.
Satuan hasil kegiatan tersebut di atas adalah Lembar Kerja (Working sheet), kontrak kerjasama, Progress Control and Monitoring
95 Report, Lembar Instruksi (Instruction Sheet), Lembar Keputusan (Decision Sheet), M ateri Presentasi,Program Manual, Progress Control and Monitoring, Program Document.
3.2.8.5
Insinyur Kepala (Chief Engineer) M elaksanakan pemantauan kualitas hasil program dari segi
teknis seperti pemenuhan persyaratan desain, penetapan SDM yang kompeten dan berkualitas untuk program. ChiefEngineer bertanggung jawab kepada Kepala Program dan dapat mempunyai asisten sejumlah maksimal 4 orang.Secara rinci tugas Chief Engineer adalah sebagai berikut: 1.
Bersama Kepala Program dan Program Manager membentuk organisasi program.
2.
M erencanakan waktu keterlibatan personil dalam tiap program.
3.
M endiskusikan dan menetapkan SDM yang terlibat dalam program dengan para Kepala Unit Struktural.
4.
M engevaluasi dan menyetujui usulan spesifikasi teknis barang yang diusulkan Group Leader.
5.
M emberikan supervisi teknis untuk penyelarasan kinerja secara rutin.
6.
M emberikan saran perbaikan, alternatif teknik yang lain pada pertemuan diskusi dengan satu atau lebih Group
96 Leader, untuk mendiskusikan hasil-hasil program secara berkala. 7.
M elakukan trade-off dan prioritasi hasil-hasil WBS untuk mendapatkan produk akhir yang paling sesuai pada akhir tahun anggaran.
8.
M empresentasikan hasil kegiatan secara teknis di hadapan kepala program secara berkala.
9.
M empersiapkan Program Manual.
10. M emeriksa Design Manual / Engineering Manual / Test Manual / Production manual. 11. M enyetujui Technical Report / Technical Memorandum. 12. M emeriksa Technical Document. 13. M empersiapkan Program Document.
Satuan hasil kegiatan tersebut di atas adalah Lembar Kerja (Working sheet), benda kerja, Log book, Lembar Instruksi Teknis (Instruction Sheet), Draft Surat Keputusan Tim Kerja, Lembar Keputusan (Decision Sheet), M ateri Presentasi, Program Manual, Design/Engineering/Test/Production Report/Technical memorandum, Document.
Manual,
Technical Document,
Technical Program
97 3.2.8.6
Kepala Program (Program Director) Kepala Program adalah Program Inisiator yang memberikan
arahan tentang garis-garis besar kegiatan termasuk: state of the art technology, strategi keuangan program, maupun eksekusinya. Secara rinci tugas Kepala Program adalah sebagai berikut : 1.
M elakukan perencanaan program bersama Program Manager dan Chief Engineer. M embentuk organisasi program, menentukan jumlah WBS dan jumlah WP untuk setiap WBS.
2.
M engangkat personil – personil yang terlibat dalam program serta pejabat-pejabat fungsional atas usulan Chief Engineer, dan Program Manager.
3.
M endiskusikan pelaksanaan program ditinjau dari segi teknik ketepatan waktu dan pendanaan secara berkala bersama para Group Leader, Program Manager dan Chief Engineer.
4.
M emberikan saran-saran pada setiap fase program review: Preliminary, Detail, Critical dan Final Program Review.
5.
M elaporkan mempertanggung
pelaksanaan
program
serta
jawabkan hasil program kepada
kepala unit struktural (pimpinan terkait) yang memberi pekerjaan secara berkala.
98 6.
M emberikan presentasi mengenai program berjalan.
7.
M emperagakan hasil-hasil program.
8.
M empresentasikan serta mempertahankan usulan Hak Atas Kekayaan Inteletual dihadapan yang berwenang.
9.
M enyetujui Program Manual / Design Manual / Engineering Manual / Test Manual / Production Manual / Technical Document / Program Document, dan Progress Control and Monitoring.
Satuan hasil kegiatan tersebut di atas adalah Lembar Kerja (Working sheet), Log book, Lembar Instruksi (Instruction Sheet), Lembar Keputusan (Decision Sheet), M ateri Presentasi, Program Manual, Design / Engineering / Test / Production Manual, Technical Report / Technical Memorandum, Technical Document, Program Document.
3.2.8.7
Assistant Program Manager dan AssistantChief Engineer Program Manager dan Chief Engineer bila diperlukan dapat
didampingi oleh beberapa asisten yang disebut sebagai Assistant Program Manager dan Assistant Chief Engineer. Untuk Organisasi Program tipe A paling banyak empat asisten untuk Chief Engineer, dan beberapa asisten untuk Program Manager sesuai dengan penjelasan sebelumnya.
99 Sedangkan untuk Organisasi tipe B, paling banyak ada dua asisten Chief Engineer. Untuk Organisasi tipe C tidak diperlukan Assistant Program Manager dan Assistant Chief Engineer. • Adapun tugas Assistant Program Manager adalah: 1.
M engusulkan metoda pengendalian project, dan sejenisnya untuk penjadwalan dan pengendalian program.
2.
M engusulkan
rencana
pendanaan
yang
telah
dikoordinasikan dengan pihak-pihak terkait. 3.
M enyiapkan draft kontrak kerjasama teknis dengan pihak lain bersama ProgramManager.
4.
M engusulkan pengadaan barang melalui pengelola anggaran sesuai dengan spesifikasi yang diusulkan Group Leader bersama Program Manager.
5.
M elakukan penyesuaian jadwal kegiatan terhadap kondisi pendanaan yang berjalan, mendiskusikan dampak kesesuaian pendanaan yang baru terhadap produk kerja.
6.
M endiskusikan masalah yang berkaitan dengan ketepatan waktu pengadaan barang.
7.
M elaksanakan Progress Control and Monitoring (PCM) bersama Program Manager.
8.
M enyusun draft laporan kemajuan program dari segi waktu dan dana.
100 • Adapun tugas Assistant Chief Engineer ini adalah: 1.
M enyiapkan draft Engineering Manual / Test Manual / Production manual.
2.
M engusulkan personil yang sesuai serta klarifikasi dan sandi kerja.
3.
M engusulkan rencana waktu keterlibatan personil dalam tiap program.
4.
M enyiapkan pertemuan dalam rangka koordinasi kerja.
5.
M emantau pelaksanaan program bersama Chief Engineer.
6.
M elaksanakan kegiatan kerekayasaan di lingkungan berbahaya atau beresiko.
3.2.8.8
Group Leader Type C Khusus untuk Organisasi Perekayasa tipe C, maka Group
Leader (GL) mempunyai tugas sebagai berikut: 1.
M emantau &memberikan supervisi tugas.
2.
M elaksanakan koordinasi kerja.
3.
Konsultasi penjadwalan dan pendanaan.
4.
M empresentasikan hasil laporan.
5.
M embuat perencanaan SDM .
6.
M embentuk organisasi fungsional kerekayasaan.
7.
M enetapkan SK personil.
101 8.
M engusulkan pendanaan.
9.
Sosialisasi hasil program.
10. M engusahakan HAKI. 11. M elaporkan & mempertanggungjawabkan program. 12. M enyiapkan, memeriksa & mengesahkan Program Manual, Design / Engineering / Test / Production Manual, Program Document. 13. M engesahkan Technical Notes. 14. M emeriksa & mengesahkan Technical Report.
3.3
Sistem Informasi dan Pelaporan dalam Organisasi Fungsional Kerekayasaan 3.3.1
Sistem Informasi Sistem informasi diantara perekayasa dalam organisasi fungsional
kerekayasaan dilaksanakan melalui lembar-lembar kegiatan (Activity Sheets) yang terdiri dari: 1.
Lembar Kerja (Working Sheet). Lembar
pernyataan
yang
dikerjakan
oleh
masing-masing
anggota program mulai dari Engineering Staff, Leader, Group Leader, Program Manager, Chief Engineer, sampai Kepala Program. 2.
Lembar Instruksi (Instruction Sheet). Lembar pernyataan perintah (instruksi) merupakan lembaran yang berisi pernyataan perintah terkait dengan metoda, cara atau formula tertentu dan lain-lain sesuai dengan kegiatan kerekayasaannya.
102 Instruksi sheet diberikan oleh: •
Kepala Program kepada ChiefEngineer / ProgramManager / GroupLeader.
3.
•
ChiefEngineer kepada GroupLeader.
•
ProgramManager kepada GroupLeader.
•
GroupLeader kepada Leader.
•
Leader kepada EngineeringStaff dan TechnicianStaff.
Lembar Keputusan (Decision Sheet). Lembar pernyataan tentang keputusan yang diambil dari suaturapat kegiatan kerekayasaan yang sedang dilaksanakan, baik pada rapat tingkat WP, tingkat WBS, antar WBS atau tingkat Pimpinan Program. Secara diagram aliran informasi dapat dilihat pada gambar 3.7 Sedangkan untuk masing - masingWP, WBS, dan pimpinan program dapat dilihat pada gambar 3.8.
103
Gambar 3.7 Aliran Informasi
Gambar 3.8(a) Aliran Informasi pada WP
104
Gambar 3.8(b) Aliran Informasi pada WBS
Gambar 3.8(c) Aliran Informasi pada Pimpinan Program
105 3.3.2
Sistem Pelaporan Sistem Pelaporan di dalam pelaksanaan program kerekayasaan secara
umum terbagi ke dalam dua tahap, yaitu: 1.
Tahap Persiapan. Kegiatan program dilaksanakan dengan mengacu pada petunjuk
program yang ditulis dalam bentuk M anual Program (Program Manual) yang dipersiapkan oleh Kepala Program (Program Director), Chief Engineer dan Program Managerpada awal program.
Selain
itu,
tergantung pada sifat
kegiatan, dapat pula dipersiapkan manual – manual lain seperti Design Manual, Testing Manual, Product Manual dan sebagainya.
2.
Tahap Berjalan dan Akhir. Sistem pelaporan jalannya kegiatan program dilaksanakan secara
bertahap melalui Technical Notes (TN) yang ditulis oleh para EngineeringStaff, Technical Report (TR) / Memorandum (TM ) yang ditulis oleh para Leader, Technical Document (TD) yang ditulis oleh para Group Leader dan Program Document (PD) yang ditulis oleh Chief Engineer. Disamping itu ditulis pula laporan Progress Control &Monitoring (PCM) yang ditulis oleh Program Manager.
Setiap pelaporan dilakukan oleh 3 peran yaitu yang menyiapkan (prepared by), yang memeriksa (checked by) dan yang mengesahkan (approved by).
106 3.3.3
Penanggung Jawab S istem Pelaporan Penanggungjawab di dalam pembuatan laporan kegiatan kerekayasaan
adalah sebagai berikut: 1.
Penanggung jawab sstem pelaporan pada tahap persiapan dijelaskan sebagai berikut: • Untuk organisasi fungsional Kerekayasaan tipe A dan B: a.
Chief Engineer bertanggungjawab dalam penyiapan dokumen Program Manual, pemeriksaan dokumen Design manual, dan pemeriksaandokumen manual lainnya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan program.
b.
Program Manager bertanggung jawab dalam pemeriksaan dokumen Program Manual, terutama pada penjadwalan dan pendanaan.
c.
Kepala Program bertanggung jawab terhadap keseluruhan Program Manual, Design Manual, dan dokumen manual lainnya yang diperlukandalam pelaksanaan program.
• Untuk program tipe C, Group Leader bertanggung jawab pada keseluruhan Program Manual.
Secara umum, penanggungjawab penyusunan manual pada organisasi fungsional kerekayasaan tipe A dan B dapat dilihat pada tabel 3.2.
107 Tabel 3.2 Penanggungjawab Penyusunan Manual pada Organisasi Program
2.
Penanggung jawab sistem pelaporan pada tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut: • Untuk organisasi fungsional kerekayasaan tipe A dan B: a.
Engineering
Staff bertanggungjawab
dalam
menyiapkan
laporan berupa Technical Note. b.
Leader bertanggungjawab dalam menyiapkan laporan berupa Technical Report, dan memeriksa Technical Note yang disiapkan oleh Engineering Staff.
c.
Group Leader bertanggungjawab dalam menyiapkan laporan berupa Technical Document, memeriksa Technical Report yang telah disiapkan oleh Leader,dan menyetujui Technical Note yang telah diperiksa oleh Leader.
d.
Chief Engineer bertanggungjawab dalam penyiapan laporan berupa Program Document, memeriksa Technical Document
108 yang telah dibuat Group Leader, dan menyetujui Technical Report yang telah diperiksa oleh Group Leader. e.
Program Manager bertanggungjawab mempersiapkan dan memeriksa laporan Progress Control & Monitoring (PCM), dan memeriksa Program Document yang telah dipersiapkan oleh Chief Engineer.
f.
Kepala Program bertanggung jawab terhadap keseluruhan document, khususnya Technical Document, dan Program Document.
• Untuk program dengan organisasi fungsional Kerekayasaan tipe C: a.
Engineering
Staff,
Leader,
Leader,danProgramManagermemiliki tugas
Group yang sama
dengan tipe A atau tipe B, hanya saja pada tipe C dimana Group Leader merangkap peran sebagai Chief Engineer dan sebagai
Kepala
Program,
maka
Group
Leaderbertanggungjawab terhadap Technical Document, dan Program Document.
Secara umum, penanggungjawab laporan tahap pelaksanaan pada organisas i fungsional kerekayasaan tipe A dan B dapat dilihat pada tabel 3.3 dan tabel 3.4 di bawah ini.
109
Tabel 3.3 Penanggungjawab Laporan PCM
Tabel 3.4 Penanggungjawab Laporan Teknis
Dengan demikian secara hirarki sistem pelaporan pada kegiatan kerekayasaan dapat ditunjukkan dalam diagram seperti pada gambar 3.9.
110
Gambar 3.9 Hirarki S istem Pelaporan Terlihat dari diagram tersebut bahwa Technical Report Technical
Memorandum
(TM)
menggunakan
Technical
(TR)/ Notes
(TN)
sebagai acuan. Demikian juga TechnicalDocuments(TD)menggunakan Technical Report/ Memorandum sebagai acuan. Dan selanjutnya Program Documents menggunakan Technical Documents sebagai acuan.
3.3.4
Tahap dan Interval Waktu Pelaporan Dalam menjalankan program kerekayasaan, para perekayasa dalam
fungsinya masing – masing melaporkan jalannya program secara berkala. Secara umum tahap dan intervalwaktu dan laporan terdiri dari empat tahap pada setiap pelaksanaan kegiatan kerekayasaan atau tergantung pada kebutuhan dan
111 kesepakatan yang disetujui bersama.Keempat tahap pelaporan program seperti pada gambar 3.10.
Gambar 3.10 Contoh Tahap dan Interval Waktu Pelaporan memperlihatkan tahap dan interval waktu penerbitan laporan untuk program satu tahun anggaran
1.
Tahap Penelaahan Program Awal (Preliminary Program Review Phase). Pada tahap ini dilakukan penelaahan mengenai terpenuhinya persyaratan dimulainya suatu program baik dari segi teknik, jadwal dan dana, serta pelaksanaan proses persiapan pengadaan barang seperti proses tender dan kontrak dan pemeriksaan kelancaran proses pencairan dana, disesuaikan dengan yang direncanakan. Selain itu hambatan-hambatan yang terjadi pada proses awal program secara teknis juga diperiksa.
112 2.
Tahap Penelaahan Program Rinci (Detailed Program Review Phase). Penelaahan pada tahap tengah periode kegiatan berjalan, merupakan tahap penelaahan secara teknis mengenai pencapaian sasaran, serta validasi terhadap strategi, metoda dan asumsi yang diambil. Untuk masalah pendanaan dilakukan penelaahan mengenai kesesuaian jadwal penyerapan dana. Selain itu penelaahan juga dilakukan terhadap perubahan kebijakan pemerintah dalam hal pendanaan. Dalam tahap ini juga dilakukan perubahan-perubahan minor dalam penjadwalan yang diakibatkan oleh ketidaktepatan baik dari segi teknik maupun pendanaan, agar sasaran program dapat tetap terjamin.
3.
Tahap Penelaahan Program Kritikal (Critical Program Review Phase). Penelaahan pada tahap kritikal dilakukan untuk mengetahui pencapaian sasaran sesuai obyektif program di dalam program manual. Peninjauan kritikal dilakukan dalam segi teknik dan pendanaan. Jika ternyata program diperkirakan kuat tidak dapat mencapai sasaran, maka diperlukan penyesuaian capaian program dari sasaran yang ditargetkan
semula disertai alasan
penyesuaian
dan
alternatif
penyelesaian / perbaikan. Perubahan sasaran harus ditinjau dari segi teknik, misal membutuhkan resource yang lebih besar, maupun dari segi pendanaan, misal membutuhkan anggaran yang lebih besar. Perimbangan alasan teknik dan pendanaan ini harus dijadikan dasar perubahan sasaran program.
113 4.
Tahap Penelaahan Program Akhir (Final Program Review Phase). Pemeriksaan tahap akhir dari jalannya program. Dalam tahap ini hanya ditinjau sasaran program yang akan dicapai ditinjau dari segi teknik terakhir yang mampu dicapai dan aliran pendanaan yang tersedia. Sasaran akhir ini ditetapkan sebagai hasil dari Critical Design Review. Dalam review tahap ini semua dokumen baik berupa Technical Notes,
Technical Reports/ Technical Memorandum,
Technical Document, Progress Control & Monitoring, dan Program Document harus sudah selesai untuk pertanggungan jawab. Final Program Review ini kemudian diikuti dengan laporan akhir paling lambat sebulan kemudian.
114 3.4
Sistem yang sedang Berjalan
Gambar 3.11 U se case diagram dari sistem aliran berkas / dokumen kerekayasaan
115
Gambar 3.12 U se case diagram dari sistem kegiatan kerekayasaan
116 3.4.1
Ilustrasi dengan Rich Picture
1. Sistem program dalam kerekayasaan
Gambar 3.13Rich Picture Program Kerja Kerekayasaan
Sistem program kerja kerekayasaan adalah : a. Deputi membuat struktur program dan anggaran yang dibutuhkan. b. Program kerja bersifat hirarkis. c. Program yang paling atas dikepalai oleh tiga orang, biasa disebut Troika. d. Program dibawahnya dikepalai oleh satu orang, biasa disebut GroupLeader. e. Program paling bawah dikepalai oleh satu orang, biasa disebut Leader. M ereka dibantu oleh beberapa orang yang biasa disebut sebagai EngineeringStaff.
117 2. Sistem mengenai sistem kerja kerekayasaan
Gambar 3.14 Rich Picture Perekayasa Mengikuti Program Kerja
Sistem kerekayasaan untuk setiap perekayasa adalah : a. Seorang perekayasa mengikuti suatu program kerja yang dipimpin oleh atasan. b. Atasan pertama melakukan pemeriksaan mengenai dokumen kerja yang dibuat bawahannya. c. Atasan berikutnya melakukan pengesahan terhadap dokumen kerja tersebut. d. Karena program ini bersifat hirarkis, setiap perekayasa dalam suatu program akan melakukan hal yang sama, yaitu membuat dokumen kerja, diperiksa oleh atasan, dan disahkan oleh atasannya lagi.
118 3. Sistem aliran dokumen kerekayasan a. Troika membuat dokumen yang dibutuhkan dalam suatu program
Membuat
Menyetujui
Program Manual Chief Engineer
Memeriksa
Program Director Mempersiapkan
Menyetujui
Program Manager Progress Control and Monitoring
Gambar 3.15 Rich Picture Troika Membuat Dokumen Yang Dibutuhkan Pada Awal Program Pembuatan dokumen pada awal program : a. ChiefEngineer membuat programmanual yang berisi bermacam – macam manual, seperti programmanual (petunjuk program), designmanual (petunjuk desain kerekayasaan), engineeringmanual (petunju kerekayasaan secara teknis), testingmanual (petunjuk pengujian kerekayasaan), dan manual lain tergantung kebutuhan suatu program. b. ProgramManager memeriksa manual tersebut, dan kemudian disetujui oleh ProgramDirector. c. ProgramManager juga mempersiapkan ProgressControlandMonitoring yang merupakan dokumen laporan hasil pemantauan dan pengendalian jalannya
119 program dari segi jadwal dan pendanaan. Laporan ini disetujui oleh ProgramDirector. b. Dokumen yang berhubungan dengan Engineering Staff
Gambar 3.16 Rich Picture Dokumen Engineering S taff
Seorang engineering staff membuat technical notes yang merupakan laporan hasil kerjanya. Dokumen ini biasa disertai dengan beberapa dokumen lain yang dibutuhkan, seperti log book, foto, benda kerja, dll.
c. Dokumen yang berhubungan dengan Leader
Gambar 3.17Rich Picture Dokumen Leader
120 Leader memeriksa technical notes dari tim kerjanya, kemudian membuat technical report sebagai laporan kepada atasannya. Dokumen ini biasa disertai dengan beberapa dokumen lain yang dibutuhkan, seperti log book, foto, benda kerja, dll.
d. Dokumen yang berhubungan dengan GroupLeader
Menyetu jui
M embuat
Group Leader
Mem eriksa
Technical Notes
Technical Document Technical Report
Gambar 3.18 Rich Picture Dokuemn Group Leader
Group Leader menyetujui technical notes yang dibuat oleh tim kerjanya serta memerika technicalreport yang dibuat oleh para leader dalam tim kerjanya. Setelah itu membuat technicaldocument sebagai laporan kepada atasannya. Dokumen ini biasa disertai dengan beberapa dokumen lain yang dibutuhkan, seperti log book, foto, benda kerja, dll.
121 f. Dokumen yang berhubungan dengan Troika
Gambar 3.19 Rich Picture Dokumen Troika
Dokumen yang berhubungan troika pada masa akhir program adalah : a. Chief
Engineer
menyetujui
technicalreport,
kemudian
memeriks a
technicaldocument. b. ProgramDirector menyetujui technicaldocument. c. ChiefEngineer membuat programdocument dan kemudian diperiksa oleh ProgramManager. d. ProgramDirector menyetujui programdocument dan programmanager membuat dokumen progresscontrolandmonitoring.
122 e. Program Director menyetujui dokumen progress control and monitoring tersebut.
4. Sistem rapat dalam kerekayasaan
Me ngisi
Kepala Tim Kerja
Me ngadakan R apat
Mengisi
Absensi Rapat Memiliki
Mengikuti Rapat Menghasilkan
Perekayasa
Rapat Instruction Sheet
Membuat
Working Sheet
Gambar 3.20Rich Picture Perekayasa Mengikuti Rapat
Sistem rapat dalam kerekayasaan adalah : a. Seorang kepala tim kerja akan membuat jadwal rapat. b. Setiap bawahan dan kepala tim akan mengikuti rapat, lalu mengisi absensi rapat. c. Rapat menghasilkan instruction sheet. d. Setiap yang hadir dalam rapat akan membuat working sheet berdasarkan hasil rapat (instruction sheet).
123 5. Sistem penilaian dalam kerekayasaan
Gambar 3.21Rich Picture Penilaian Hasil Kerja
Sistem penilaian dalam kerekayasaan adalah : a. Perekayasa mengumpulkan berkas – berkas hasil program kerja atau kegiatan kerekayasaan yang lainnya untuk membuat Daftar Usulan Angka Kredit (DUPAK). b. Tim penilai akan memeriksa validitas dokumen dan memberikan penilaian dalam bentuk Penetapan Angka Kredit (PAK). c. Perekayasa dapat melihat hasilnya dalam bentuk PAK.
124 3.5
Permasalahan yang dihadapi Berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa karyawan di BPPT, dapat
disimpulkan bahwa masalah - masalah yang dihadapi dengan sistem kerekayasaan yang sedang berjalan sekarang adalah: • Kegiatan pengumpulan dokumen yang masih dilakukan secara manual(cetak) menimbulkan beberapa masalah, diantaranya : 1.
Terjadi penumpukan berkas / dokumen.
2.
Berkas / dokumen yang lama sulit untuk dicari.
3.
Terjadi kehilangan berkas / dokumen, selama disimpan maupun saat pengiriman.
4.
Adanya peraturan pemerintah mengenai paperless.
• Sistem kerekayasaan merupakan sistem yang belum lama diterapkan (awal 2009) sehingga masih banyak karyawan yang belum benar-benar mengerti cara kerja sistem ini dan juga kesulitan dalam mencari informasi mengenai hal tersebut. • Karyawan merasa dirugikan ketika perhitungan point (angka kredit - digunakan sebagai naik jabatan) karena proses perhitungan tidak diberitahukan ke karyawan secara jelas dan minimnya jalur komunikasi dengan pihak penilai. • Sulit mengetahui perkembangan dokumen dan program kerja. • Tim penilai kesulitan ketika dokumen-dokumen yang dikumpulkan tidak disusun secara rapi dan sulit dicari sehingga akan dianggap hilang sehingga karyawan yang bersangkutan tidak mendapat angka kredit.
125 • Sistem komputerisasi sebelumnya (yang pernah dicoba juga) mengalami hambatan karena penggunaannya yang cukup sulit, disertai dengan kurangnya bantuan / panduan yang diberikan ke karyawan.
3.6
Ruang Lingkup (Length of Effort) Selama melakukan internship di PPKDT, berikut ini narasi mengenai apa saja
yang dikerjakan (berdasarkan logbook- lampiran): 1. (13 juli - 27 juli 2010) M encari keterangan mengenai apa yang harus dilakukan dan apa saja yang dibutuhkan selama melakukan internship. M empersiapkan halhal yang dibutuhkan untuk dapat mengikuti internship dengan baik, seperti : name tag, log book, laptop, peralatan tulis, dll. Dilanjutkan dengan mencari informasi mengenai sejarah, kebutuhan, peran, jabatan, dan segala sesuatu mengenai kerekayasaan di PPKDT, pencarian informasi berasal dari buku panduan PPKDT, e-manual kerekayasaan, difusi teknologi, dan wawancara dengan atasan dan karyawan BPPT. Dimulai dengan mencari informasi mengenai BPPT kemudian dipersempit menjadi PPKDT (untuk penulisan bab 1 3). Analisa kebutuhan awal dan perkiraan mengenai sistem yang sebaiknya ditawarkan. 2. (28 juli - 3 agustus 2010) M emperdalam pencarian informasi mengenai kebutuhan dan kesulitan yang dialami selama ini. Verifikasi kebutuhan dan pembatasan ruang lingkup pekerjaan agar tidak terlalu luas. M emulai perancangan awal dalam basis data (konseptual), dan perancangan layar. 3. (4 agustus - 10 agustus 2010) Proses pembuatan prototype sistem versi 1 dimulai. Diawali dengan pembuatan database menggunakan ERD yang baru sedikit
126 dirancang agar bisa membuat gambaran lebih lanjut. Use case, sequence, dan class diagram mulai digambarkan. M odul Prototype v.1 dibuat seperti home, login, logout, daftar pegawai. Proses insert, update, delete pegawai, program, proses upload. Dan konsultasi dengan pembimbing mengenai sistem yang dirancang. 4. (11 agustus - 25 agustus 2010) M odul Prototype v.1 terus dibuat, seperti mekanisme menu, navigasi, perbaikan fungsi upload, modul untuk manajemen program, manajemen WP (work package), pembuatan modul alur dokumen / berkas, sistem untuk pengecekan dan penverifikasian. Basis data mengalami perubahan, yang dulunya tidak ada yang recursive menjadi basis data v.2 dimana modul program dibuat secara recursive. 5. (26 agustus - 7 september 2010) Bertemu dengan pembimbing dan karyawan BPPT untuk menunjukan hasil Prototype v.1, untuk menyesuaikan dengan kebutuhan lagi. Hasil dari pertemuan tersebut adalah permintaan untuk memperbaiki desain dan beberapa tambahan fungsi. 6. (8 september - 16 september 2010) Prototype v.2 dimulai pembuatannya, menggunakan modul - modul dan konsep yang sama dengan Prototype v.1. Dalam pengembangannya, banyak fungsi yang ditambah, dan ada juga perubahan untuk beberapa fungsi dasar. Penambahan fitur javascript dan ajax pada aplikasi. Basis data diperbaiki ke level berikutnya. 7. (17 september 2010) M enunjukkanPrototype v.2 ke pembimbing dan pegawai BPPT. Pertemuan tersebut menghasilkan adanya tambahan fitur seperti perhitungan
angka kredit, monitoring dan controlling.
Alhasil proses
requirement gathering dilakukan kembali untuk modul tambahan tersebut.
127 8. (18 september
- 30 september 2010) Prototype v.3 dinyatakan mulai proses
pengembangannya. Diawali dengan proses requirement gatheringdengan salah satu anggota tim penilai dan beberapa pegawai BPPT lainnya. Prototype v.3 memiliki perbedaan dalam perancangan basis data maupun perancangan aplikasi dibanding protoype sebelumnya. Beberapa fungsi masih ada yang digunakan, namun kebanyakan sudah diubah sehingga lebih efisien. M ulai menggunakan framework (buatan sendiri), dan jquery. Banyak bug yang diantisipasi. Tambahan modul seperti forum, faq, helpdesk, shoutbox. Prototype v.3 ini direncanakan sebagai versi akhir dari pengembangan ini, sehingga aplikasi yang dibuat pun harus lebih berkualitas dibanding versi sebelumnya. 9. (30 september - 31 oktober 2010) Kegiatan pengembangan aplikasi dilakukan bukan di BPPT. 10. (1 november 2010) Presentasi dari Prototype v.3 pada saat rapat pleno karyawan BPPT. Kuisioner dibagikan untuk proses verifikasi hasil implementasi. Aplikasi dinyatakan sudah baik hanya saja desain tampilan masih ada yang perlu diubah. Alpha-testing dan bug-fix dilakukan untuk mengecek dan memperbaiki bagian bagian yang masih bermasalah. Hasil aplikasi diupload ke server BPPT, dimana terletak dibawah website PPKDT (bisa diakses via internet). Direncanakan pelatihan untuk pegawai PPKDT sebagai proses implementasi dan sosialisasi akan sistem yang baru ini. Pelatihan ini juga digunakan sebagai bentuk dari betatesting dimana respon pegawai adalah hasilnya.
128 3.7
S olusi yang ditawarkan Berdasarkan masalah yang telah disebutkan, dapat disimpulkan yang dapat
menjadi solusi antara lain: 1. M embangun sebuah basis data untuk menampung berkas dokumentasi kegiatan maupun berkas / dokumen hasil kegiatan kerekayasaan. 2. M embangun aplikasi untuk menerima input, mengolah, dan menghasilkan output mengenai berkas / dokumen hasil kegiatan kerekayasaan (Report Collection). 3. Aplikasi dapat digunakan sebagai sarana perhitungan point / angka kredit untuk kenaikan jabatan. Dan juga aplikasi harus bisa memberikan sarana komunikasi yang lebih mudah dan efektif antara pegawai dengan tim penilai. 4. M embangun aplikasi yang sederhana dan menarik sehingga dapat mudah digunakan oleh para karyawan di PPKDT. 5. M enyediakan layanan informasi mengenai kerekayasaan. 6. Aplikasi berbasis website, agar mudah diakses darimana saja, kapan saja.
