KEBIJAKAN TATA KELOLA PERUSAHAAN

KEBIJAKAN TATA KELOLA PERUSAHAAN

INTERNAL Versi 4

KEBIJAKAN TATA KELOLA PERUSAHAAN Corporate Governance Manual

PT Bank Tabungan Pensiunan Nasional Tbk

NOMOR DOKUMEN

K.008/DIR/CCS/03/2015

LEVEL DOKUMEN

KEBIJAKAN

UNIT KERJA PEMILIK

CORPORATE SECRETARIAT

Telah diperiksa Materi ini bersifat internal dan hanya digunakan dilingkungan PT Bank Tabungan Pensiunan Nasional Tbk. Dilarang menduplikasikan, mempublikasikan dalam bentuk apapun, baik secara elektronik maupun mekanik termasuk memfotocopy ataupun penyimpanan informasi dalam bentuk lainnya, dan dilarang menyebarkan materi ini kepada pihak lain tanpa ijin tertulis dari PT Bank Tabungan Pensiunan Nasional Tbk.

paraf

Page 1 of 122

DOKUMEN INI TIDAK DIJAMIN AKURAT APABILA DI-PRINT/DI-FOTOCOPY, KECUALI DIBERIKAN STEMPEL “SALINAN’

INTERNAL


Versi 4

RIWAYAT PERUBAHAN

Tanggal Februari 2010 Maret 2012 Maret 2013 Maret 2015

Catatan Perubahan

1. Penyesuaian dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) No. 32/POJK.04/2014 tentang Rencana Penyelenggaraan RUPS Perusahaan Terbuka, POJK No. 33/POJK.04/2014 tentang Direksi dan Dewan Komisaris Emiten atau Perusahaan Publik , POJK No. 34/POJK.04/2014 tentang Komite Nominasi dan Remunerasi Emiten atau Perusahaan Publik, POJK No. 35/POJK.04/2014 tentang Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik. 2. Penyusunan CG Manual yang lebih komprehensif untuk memberikan gambaran secara menyeluruh struktur tata kelola, sistem manajemen serta sistem pengendalian internal di BTPN, serta memberikan akuntabilitas atau kejelasan fungsi dan tanggung jawab di setiap level organisasi

Versi 00 01 02 03

Pihak yang Merubah Santi Shiva Santi Shiva Santi Shiva M. Samsul Huda Aditya


paraf

Page 5 of 122



INTERNAL Versi 4

DAFTAR DISTRIBUSI Kebijakan Tata Kelola Perusahaan didistribusikan ke seluruh unit yang terdapat di BTPN

KONTAK UNTUK PERTANYAAN DAN USULAN PERUBAHAN Apabila terdapat pertanyaan atas isi dokumen ini dapat menghubungi: Nama : M. Samsul Huda Aditya Jabatan : Corporate Action & Stakeholders Managements Tlp. : +62 21 300 26200 (Ext. 2194) Fax : +62 21 300 26307 Email : [email protected]


paraf

Page 6 of 122



INTERNAL Versi 4

BAB I

PENDAHULUAN a. Latar Belakang Dalam setiap kegiatan usahanya, Bank wajib berpedoman pada berbagai ketentuan terkait dengan pelaksanaan Good Corporate Governance (GCG) serta dalam upaya perbaikan dan peningkatan kualitas pelaksanaan GCG, Bank menyusun Kebijakan Tata Kelola (Corporate Governance Manual) yang lebih komprehensif untuk memberikan gambaran secara menyeluruh struktur tata kelola, sistem manajemen serta sistem pengendalian internal di BTPN, serta memberikan akuntabilitas atau kejelasan fungsi dan tanggung jawab di setiap level organisasi. b. Tujuan Kebijakan Tata Kelola sebagai pedoman pelaksanaan tata kelola di BTPN dan pelengkap pedoman pelaksanaan GCG yang dikeluarkan oleh Regulator. c. Sosialisasi dan Distribusi: Sosialisasi Kebijakan Tata Kelola Perusahaan dilakukan melalui internal communication channel setelah Kebijakan tersebut berlaku efektif kepada seluruh unit kerja dan karyawan.

BAB 2

DASAR HUKUM 1. Undang-Undang No. 10 tahun 1998 tentang Perubahan atas UndangUndang No. 7 tahun 1992 tentang Perbankan. 2. Undang-Undang No 15 Tahun 2001 tentang Merek 3. Peraturan Bank Indonesia Nomor 8/4/PBI/2006 tentang Pelaksanaan Good Corporate Governance Bagi Bank Umum PBI No. 8/14/PBI/2006 tentang perubahan atas Peraturan bank Indonesia No. 8/4/2006 tentang pelaksanaan Good Corporate Governance bagi Bank Umum. 4. Surat Edaran Bank Indonesia No. 15/15/DPNP tentang pelaksanaan Good Corporate Governance bagi Bank Umum. 5. Peraturan Bank Indonesia No.13/2/PBI/2011 tentang Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank Umum. 6. Peraturan Bank Indonesia No.11/25/PBI/2009 perihal Perubahan atas PBI No.5/8/PBI/2003 tentang Penerapan Manajemen Risiko bagi Bank Umum.


paraf

Page 7 of 122



INTERNAL Versi 4

7.

8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

15.

Peraturan Bank Indonesia No. PBI No.8/13/PBI/2006 tentang perubahan atas PBI No.7/3/PBI/2005 tentang Batas Maksimum Pemberian Kredit Bank Umum. Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) No. 32/POJK.04/2014 tentang Rencana Penyelenggaraan RUPS Perusahaan Terbuka. POJK No. 33/POJK.04/2014 tentang Direksi dan Dewan Komisaris Emiten atau Perusahaan Publik. POJK No. 34/POJK.04/2014 tentang Komite Nominasi dan Remunerasi Emiten atau Perusahaan Publik. POJK No. 35/POJK.04/2014 tentang Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik. POJK No. 1/POJK.07/2014 tentang Perlindungan Konsumen Sektor Jasa Keuangan. Keputusan Ketua Bapepam-LK No. KEP-413/BL/2009 (Peraturan IX.E.2) tentang Transaksi Material dan Perubahan Kegiatan Usaha Utama. Surat Keputusan Bursa Efek Indonesia No. Kep-00001/BEI/01-2014 perihal Perubahan Peraturan I-A tentang Pencatatan Saham dan Efek Bersifat Ekuitas selain Saham yang Diterbitkan oleh Perusahaan Tercatat. Anggaran Dasar PT Bank Tabungan Pensiunan Nasional Tbk.


paraf

Page 8 of 122



INTERNAL Versi 4

BAB 3

DAFTAR ISI KEBIJAKAN

A. Prinsip Good Corporate Governance (GCG) Prinsip Umum B. Dokumen Internal Bank 1. Anggaran Dasar 2. Hirarki Kebijakan 3. Kode Etik C. Corporate Strategy 1. Visi, Misi dan Nilai-nilai 2. Rencana Bisnis Bank 3. Corporate Strategic & Planning process 4. Risk Appetite D. Struktur Tata Kelola 1. RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM 1.1 Pemegang Saham a. Hak dan Tanggung jawab Pemegang Saham b. Register Pemegang Saham c. Perlindungan Pemegang Saham 1.2 Rapat Umum Pemegang Saham a. Mekanisme Rapat b. Agenda Rapat c. Keputusan Rapat 2. DEWAN KOMISARIS 2.1 Organisasi a. Kualifikasi b. Komposisi c. Komisaris Independen d. Nominasi Anggota Dewan Komisaris e. Pengangkatan dan Pemberhentian f. Orientasi g. Masa Jabatan 2.2 Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab a. Tugas dan Tanggung jawab


paraf

Page 9 of 122



INTERNAL Versi 4

2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

b. Duty of care c. Duty of loyalty d. Benturan Kepentingan e. Proses Pengambilan Keputusan f. Akses Informasi bagi Anggota Dewan Komisaris Monitoring dan Laporan Evaluasi dan Succession Planning Remunerasi Dewan Komisaris Aspek Transparansi Dewan Komisaris Pendidikan dan Pelatihan Komite tingkat Dewan Komisaris a. Komite Audit 1. Keanggotaan 2. Tugas dan Tanggung Jawab 3. Monitoring dan Laporan b. Komite Pemantau Risiko 1. Keanggotaan 2. Tugas dan Tanggung Jawab 3. Monitoring dan Laporan c. Komite Remunerasi dan Nominasi 1. Keanggotaan 2. Tugas dan Tanggung Jawab 3. Monitoring dan Laporan

3. DIREKSI 3.1 Organisasi a. Kualifikasi b. Komposisi c. Nominasi Anggota Direksi d. Pengangkatan dan Pemberhentian e. Orientasi f. Masa Jabatan 3.2 Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab a. Tugas dan Tanggung Jawab b. Duty of care c. Duty of loyalty d. Benturan Kepentingan e. Pengambilan Keputusan


paraf

Page 10 of 122



INTERNAL Versi 4

3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

4

Evaluasi Kinerja Direksi Remunerasi Direksi Aspek Transparansi Direksi Pendidikan dan Pelatihan Komite tingkat Direksi a. Komite Manajemen Risiko 1. Keanggotaan 2. Tugas dan Tanggung Jawab b. Komite Aset dan Liabilitas (ALCO) 1. Keanggotaan 2. Tugas dan Tanggung Jawab c. Komite Pengarah Teknologi Informasi 1. Keanggotaan 2. Tugas dan Tanggung Jawab d. Komite Human Capital 1. Keanggotaan 2. Tugas dan Tanggung Jawab e. Komite Daya 1. Keanggotaan 2. Tugas dan Tanggung Jawab

STRUKTUR ORGANISASI & MANAJEMEN 4.1 Unit Bisnis a. BTPN Purna Bakti b. BTPN Mitra Usaha Rakyat c. BTPN Sinaya d. BTPN Mitra Bisnis 4.2 Unit Pendukung a. Keuangan b. Teknologi Informasi c. Operasional d. Human Capital e. Corporate Secretary f. Legal g. FMU h. Corporate Communication 4.3 Sistem Pengendalian Internal dan Assurance a. Kerangka Kerja Sistem Pengendalian Internal


paraf

Page 11 of 122



INTERNAL Versi 4

b. Manajemen Risiko c. Kerangka Kerja Manajemen Risiko d. Kepatuhan e. Kerangka kerja Kepatuhan dan Penerapan Budaya Kepatuhan f. Internal Audit g. Kerangka Kerja Internal Audit 4.4 Daya a. Daya Platform b. Visi, Misi Daya 5

DELEGASI KEWENANGAN (PROSES PENDELEGASIAN) DIREKSI

6

KEWAJIBAN DAN LAPORAN MANAJEMEN 1. Laporan Eksternal 2. Laporan ke Perusahaan Induk

E. Pengelolaan Sumber Daya Manusia: 1. Struktur Organisasi 2. Recruitment 3. Performance Management 4. Rewards Management 5. Learning Development 6. Talent Management 7. Employee Engagement 8. Hubungan Industrial F. Proses Eskalasi Whistle blower system G. Transparansi dan Keterbukaan Informasi 1. Keterbukaan Informasi 2. Aksi Korporasi 3. Transaksi Material dan Transaksi Pihak Terkait H. Perlindungan Konsumen 1. Prinsip Umum 2. Struktur 3. Mekanisme Layanan Pengaduan Konsumen


paraf

Page 12 of 122



INTERNAL Versi 4

I.

Pengelolaan dan Pengamanan Informasi 1. Prinsip Umum 2. Pengelolaan Informasi 3. Pengamanan Informasi

J.

Hak Kekayaan Intelektual (Intellectual Property Right) 1. Prinsip Umum 2. Konsultan, Pengecekan, dan Pendaftaran Hak Kekayaan Intelektual

K. Hubungan dengan Pemangku Kepentingan (stakeholders) 1. Prinsip umum 2. Struktur 3. Tugas dan Tanggung jawab Regional Government Head (RGH) 4. Tugas dan Tanggung jawab Branch Government Head (BGH) L. Tanggung Jawab terhadap Lingkungan dan Praktik Kesehatan dan Keselamatan kerja (K3) 1. Tanggung Jawab terhadap Lingkungan 2. Kesehatan dan Keselamatan Kerja


paraf

Page 13 of 122



INTERNAL Versi 4

A. PRINSIP GOOD CORPORATE GOVERNANCE (GCG) Sejalan dengan perkembangan industri perbankan yang diikuti dengan perkembangan usaha perbankan yang semakin kompleks menyebabkan meningkatnya risiko bisnis bank. Untuk itu implementasi GCG di industri perbankan menjadi hal yang sangat penting dan mendasar, terutama dalam menghadapi tantangan dan risiko yang dihadapi oleh industri perbankan yang semakin bervariasi. Pelaksanaan GCG di BTPN mengacu kepada Peraturan Bank Indonesia PBI No. 8/14/PBI/2006 tentang perubahan atas peraturan Bank Indonesia No. 8/4/PBI/2006 tentang Pelaksanaan GCG bagi Bank Umum, Corporate Governance Manual OJK dan ketentuan perundangan lainnya yang berlaku. PRINSIP UMUM Prinsip umum yang digunakan oleh Bank dalam pelaksanaan GCG adalah Transparansi (Transparency), Akuntabilitas (Accountability), Pertanggungjawaban (Responsibility), Kemandirian (Independency) dan Kesetaraan (Fairness) dimana implementasi dari prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut: 1. Transparansi Untuk menjaga objektivitas dalam menjalankan bisnis, Bank harus menyediakan informasi yang material dan relevan dengan cara yang mudah diakses dan dipahami oleh pemangku kepentingan Bank harus mengambil inisiatif untuk mengungkapkan tidak hanya masalah yang disyaratkan oleh peraturan perundang-undangan, tetapi juga hal yang penting untuk pengambilan keputusan oleh pemegang saham, kreditur dan pemangku kepentingan lainnya. 2. Akuntabilitas Bank harus dapat mempertanggung-jawabkan kinerjanya secara transparan dan wajar. Untuk itu Perseroan harus dikelola secara benar, terukur dan sesuai dengan kepentingan Perseroan dengan tetap memperhitungkan kepentingan Pemegang Saham dan pemangku kepentingan lain. Akuntabilitas merupakan prasyarat yang diperlukan untuk mencapai kinerja yang berkesinambungan. 3. Pertanggungjawaban Bank harus mematuhi peraturan perundang-undangan serta melaksanakan tanggung jawab terhadap masyarakat dan lingkungan sehingga dapat terpelihara kesinambungan usaha dalam jangka panjang dan mendapat pengakuan sebagai warga negara yang baik.


paraf

Page 14 of 122



INTERNAL Versi 4

4. Independensi Untuk melancarkan pelaksanaan GCG, Bank harus dikelola secara independen sehingga masingmasing organ tidak saling mendominasi dan tidak dapat diintervensi oleh pihak lain. 5. Kewajaran dan Kesetaraan Dalam melaksanakan kegiatannya, Bank harus senantiasa memperhatikan kepentingan Pemegang Saham dan pemangku kepentingan lainnya berdasarkan asas kewajaran dan kesetaraan.

B. DOKUMEN INTERNAL BANK 1. ANGGARAN DASAR Anggaran Dasar adalah sebagai pedoman bagi Bank dalam menjalankan kegiatan bisnisnya. Didalam Anggaran Dasar memuat antara lain maksud dan tujuan serta kegiatan usaha Bank. Anggaran Dasar dan perubahannya ditetapkan oleh RUPS. Struktur Anggaran Dasar adalah sebagai berikut Dewan Komisaris 1. 2.

TUGAS DAN WEWENANG DEWAN KOMISARIS RAPAT DEWAN KOMISARIS

Rencana Kerja & Laporan Tahunan 1. 2. 3.

RENCANA KERJA TAHUN BUKU LAPORAN TAHUNAN

Penggunaan Laba & Dividen 1. 2.

PENGGUNAAN LABA DAN PEMBAGIAN DIVIDEN PENGGUNAAN DANA CADANGAN


paraf

Page 15 of 122



INTERNAL Versi 4

2. HIRARKI KEBIJAKAN Dalam rangka penerapan prinsip prinsip GCG di BTPN diperlukan penataan struktur dan hirarki kebijakan secara baik untuk memastikan pelaksanaannya secara konsisten kebijakan/ketentuan yang berlaku di BTPN. Adapun hirarki kebijakan adalah sebagai berikut: 1. Kebijakan Tata Kelola Perusahaan (Corporate Governance Manual) Merupakan Kebijakan induk atas seluruh kebijakan BTPN baik kebijakan mengenai perkreditan, operasional, sumber daya manusia maupun kebijakan lainnya sebagai pedoman dalam pengelolaan operasional bank BTPN. Corporate Governance Manual ini merupakan prinsipprinsip dasar serta pedoman pokok bagi semua ketentuan yang ada di BTPN. Corporate Governance Manual ini disesuaikan dengan Anggaran Dasar BTPN, Peraturan OJK dan ketentuan perundang-undangan lainnya yang berlaku. 2. Kebijakan Manajemen Risiko Kebijakan Manajemen Risiko merupakan suatu kebijakan yang berisi mengenai kerangka kerja utama dan panduan minimum yang harus diikuti seluruh bisnis, termasuk anak perusahaan serta fungsi pendukungnya dalam mengelola risiko. Kebijakan Manajemen Risiko ini disesuaikan dengan Corporate Governance Manual, ketentuan Otoritas Jasa Keuangan dan ketentuan perundang undangan lainnya yang berlaku 3. Kebijakan Merupakan kebijakan yang mengatur mengenai aktivitas atau fungsi dari kegiatan perbankan secara bankwide dan dibuat di kantor pusat, yaitu antara lain dan tidak terbatas pada kebijakan perkreditan, kebijakan Operasional, Kebijakan Market dan liquidity, Kebijakan IT , Kebijakan Pengelolaan Modal, Kebijakan Human Capital. Kebijakan ini mengacu pada Corporate Governance Manual, Kebijakan Manajemen Risiko, ketentuan Otoritas Jasa Keuangan dan ketentuan perundang-undangan lainnya yang berlaku 4. Product Program Merupakan dokumen yang digunakan sebagai media untuk mengelola produk kredit, produk pendanaan dan layanan Bank dan untuk mengusulkan suatu: a. Produk atau aktivitas baru b. Pengembangan/perubahan terhadap produk/ aktivitas lama c. Perpanjangan atas produk/ aktivitas lama Dokumen tersebut harus mencakup sekurangnya tujuan, analisa kompetitor, fitur produk, proses operasional, pangsa pasar, strategi bisnis, strategi penjualan dan pemasaran, coverage area, kinerja dan keuntungan produk yang diharapkan, batasan/limit untuk mengelola kualitas


paraf

Page 16 of 122



INTERNAL Versi 4

produk, syarat dan kondisi, evaluasi atas risiko dan mitigasi produk, penanganan keluhan, penanganan fraud, dll. Product Program ini dikeluarkan oleh unit bisnis atau Direktorat Human Capital dan wajib dimintakan persetujuan sesuai dengan Product Program Guideline serta mengacu pada Kebijakan yang berlaku. 5. Prosedur (Standard Operational Procedures /SOP) Merupakan panduan yang mengatur secara detil atas suatu proses dan menjelaskan tahapan dari suatu kegiatan yang terstruktur dan sistematis yang wajib dilakukan, mencakup: siapa, bagaimana, dimana, kapan dilakukan dan mekanisme kontrolnya. Pengaturan ini wajib menerapkan fungsi four eyes principle secara tegas, fungsi internal kontrol yang memadai serta mengacu pada Kebijakan dan/atau Product Program. Kaji ulang (review) SOP wajib dilakukan setiap tahun dan seluruh proses operasional yang dituangkan dalam dokumen selain SOP agar dicantumkan ke dalam SOP revisi. 6. User Manual/Petunjuk Teknis/Petunjuk Pelaksana/dokumen lain yang dipersamakan Merupakan: a. Tahapan/cara penggunaan suatu sistem/aplikasi yang menjelaskan secara detil cara penginputan/pengisian data pada setiap screen dan field, atau b. Pedoman yang lebih detil dari prosedur bagi user baik operator maupun supervisor, atau c. Pengaturan mengenai suatu standar parameter yang ada di sistem, atau d. Suatu panduan ringkas yang dipergunakan sebagai alat bantu untuk menjelaskan kepada Nasabah mengenai produk dan layanan. e. Dokumen ini harus mengacu pada Kebijakan dan SOP terkait.

3. KODE ETIK Kode Etik berfungsi sebagai pedoman dasar bagi anggota Dewan Komisaris, Direksi, Pihak Independen dan seluruh karyawan dalam bersikap dan berperilaku. Prinsip-prinsip moral yang digariskan dalam Kode Etik merupakan elemen utama dari budaya di BTPN dengan cakupan sebagai berikut: Speak Your Mind Merupakan saluran pelaporan dan penyampaian aspirasi yang aman dan terjamin kerahasiaannya, sehingga karyawan dapat mengungkapkan permasalahan yang berkaitan dengan perilaku yang tidak baik (misconduct) dan/atau kejadian fraud, aspirasi, dan/atau ide perbaikan.


paraf

Page 17 of 122



INTERNAL Versi 4

Kode Etik 1. KEPATUHAN & MANAJEMEN RISIKO Karyawan memiliki kewajiban mematuhi Peraturan Internal BTPN, Peraturan Bank Indonesia/ Otoritas Jasa Keuangan (OJK), dan peraturan perundang-undangan lainnya yang berlaku. Karyawan juga harus menyadari dan mengelola risiko pada area yang menjadi tanggung jawabnya (risk awareness). 2. BENTURAN KEPENTINGAN Seluruh Karyawan wajib menghindari benturan kepentingan antara kepentingan pribadi Karyawan dengan kepentingan perusahaan. 3. MENCIPTAKAN LINGKUNGAN KERJA YANG KONDUSIF 3.1 Perlakuan Adil kepada Seluruh Karyawan BTPN berkomitmen untuk memberikan kesempatan yang sama kepada semua Karyawan dalam berkarir dan mengembangkan diri serta menjalankan sistem penilaian kinerja yang adil. 3.2

Anti Diskriminasi dan Pelecehan BTPN tidak mentolerir (zero tolerance) segala tindakan diskriminasi dan pelecehan yang didasari oleh perbedaan suku bangsa, agama, warna kulit, jenis kelamin, usia, jabatan maupun kapabilitas dalam bentuk apapun. Segala bentuk ancaman dan tindak kekerasan atau diskriminasi di tempat kerja akan diproses sesuai dengan peraturan yang berlaku.

3.3

Keamanan ditempat kerja BTPN mengutamakan keamanan dan keselamatan dilingkungan kerja, yang harus didukung oleh seluruh Karyawan dengan menjaga kesehatan, keselamatan, dan keamanan agar terhindar dari risiko dilingkungan kerja.

3.4

Penggunaan Fasilitas Perusahaan BTPN menyediakan peralatan dan fasilitas kerja yang memadai dan hanya dapat digunakan oleh Karyawan untuk mendukung pekerjaan di BTPN.

3.5

Aktivitas di luar Perusahaan Karyawan dalam kapasitasnya sebagai individu dapat berpartisipasi sebagai anggota suatu organisasi/ asosiasi diluar Perusahaan dan sebagai warga negara, Karyawan juga memiliki kebebasan dalam berpolitik namun tidak diperkenankan menjadi pengurus aktif partai politik.


paraf

Page 18 of 122



INTERNAL Versi 4

3.6

Penggunaan Media Sosial BTPN telah memiliki pedoman internal untuk memberikan parameter dan kejelasan tentang perilaku di media sosial apa yang dapat dan tidak dapat diterima termasuk dan tidak terbatas pada karyawan tidak diperkenankan menggunakan logo/simbol atau identitas Perusahaan lainnya di akun media sosial pribadi, karyawan tidak diperkenankan memberikan dukungan/ protes/ tuntutan atas nama Perusahaan kecuali memiliki wewenang dari Perusahaan untuk melakukannya serta wajib melindungi aset dan informasi rahasia Perusahaan

4. PENGELOLAAN & PENGAMANAN INFORMASI Setiap Karyawan bertanggung jawab menjaga kerahasiaan Informasi sesuai ketentuan yang berlaku karena seluruh Informasi milik perusahaan berstatus proprietary right (hak kepemilikan perusahaan yang tidak bisa dimiliki pihak lain tanpa izin). Karyawan tidak berhak dan tidak diperkenankan menyebarluaskan Informasi perusahaan dan nasabah kepada pihak ketiga dalam kondisi apapun, kecuali memperoleh persetujuan dan kesepakatan dari pejabat yang berwenang, dan/atau diperbolehkan oleh undang-undang atau ketentuan yang berlaku. 5. HUBUNGAN DENGAN NASABAH DAN PEMANGKU KEPENTINGAN 5.1 Hubungan dengan Nasabah BTPN berkomitmen untuk memberikan layanan prima kepada nasabah tanpa dipengaruhi oleh jumlah simpanan atau pinjaman nasabah, suku bangsa, agama, warna kulit, jenis kelamin, dan usia. BTPN menyampaikan informasi yang terkini dan mudah diakses kepada nasabah tentang produk dan layanan. 5.2

Anti Pencucian Uang BTPN berkomitmen penuh menerapkan peraturan terkait Anti Pencucian Uang dan Pencegahan Pendanaan Teroris (APU dan PPT) termasuk pelaksanaan prinsip mengenal nasabah.

5.3

Hubungan dengan Rekanan Hubungan antara BTPN dengan Rekanan berdasarkan perjanjian yang wajar (arm’s length), efisiensi dan adil (fair practices). Rekanan wajib mematuhi ketentuan yang berlaku termasuk, tetapi tidak terbatas pada, peraturan ketenagakerjaan, peraturan terkait kesehatan dan keselamatan kerja serta lingkungan hidup.


paraf

Page 19 of 122



INTERNAL Versi 4

5.4

Hubungan dengan Regulator BTPN senantiasa menjalankan prinsip tata kelola perusahaan yang baik dalam menjalankan bisnis. Pemenuhan terhadap peraturan yang berlaku adalah bagian dari komitmen tersebut termasuk kewajiban pelaporan dilakukan secara transparan, akurat, lengkap, dan tepat waktu.

5.5

Penyuapan dan Korupsi BTPN tidak mentolerir (zero tolerance) segala bentuk penyuapan (termasuk kepada atau dari nasabah, rekanan, pejabat pemerintah, Karyawan) dan korupsi. Tindak pelanggaran atas hal tersebut akan diproses secara perdata atau pidana sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

5.6

Pemberian dan Penerimaan Hadiah Karyawan dilarang memberikan dan/atau menerima hadiah termasuk entertainment kepada atau dari nasabah, rekanan atau pejabat pemerintah yang berpotensi mempengaruhi keputusan bisnis.

Penegakan Kode Etik 1. PERAN DAN TANGGUNG JAWAB Mengatur tentang peran dan tanggung jawab Karyawan dan Atasan dalam penerapan Kode Etik yang memuat: Kewajiban Karyawan:  Mempelajari, memahami, menaati, dan melaksanakan Kode Etik. • Melaporkan kepada atasan atau melalui media ’Speak Your Mind’ apabila mencurigai terjadinya pelanggaran maupun percobaan pelanggaran Kode Etik Kewajiban Atasan:  Memberikan penjelasan dan meminta anggota tim kerjanya untuk membaca dan memahami Kode Etik.  Memastikan setiap Karyawan dalam unit kerjanya menjalankan Kode Etik.  Melakukan sosialisasi Kode Etik kepada Karyawan dalam unit kerjanya.  Berperan aktif dalam membina Karyawan dan menyelesaikan pelanggaran Kode Etik.  Melaporkan dan melakukan eskalasi suatu kecurigaan, indikasi, dan/atau kejadian pelanggaran kepada pihak yang berwenang.  Menindaklanjuti setiap pelaporan pelanggaran Kode Etik sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.


paraf

Page 20 of 122



INTERNAL Versi 4

2. PELANGGARAN TERHADAP KODE ETIK Penyimpangan, penyalahgunaan, kelalaian, dan/ atau pelanggaran Kode Etik dapat dikenakan sanksi baik secara perdata maupun pidana sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, yang pada tingkat tertentu dapat mengakibatkan Pemutusan Hubungan Kerja dengan atau tanpa peringatan. Upaya Penegakan Kode Etik Sejalan dengan upaya untuk menerapkan tata kelola perusahaan yang baik, sekaligus membangun perilaku yang sesuai standar etika BTPN, BTPN melaksanakan Induction Program untuk eksekutif dan karyawan baru terkait Kode Etik serta melaksanakan e-Refreshment Kode Etik kepada seluruh karyawan secara berkala serta dilakukan sosialisi Kode Etik per pokok bahasan melalui Portal untuk memberikan pemahaman bagi karyawan. BTPN memberikan sanksi yang tegas bagi setiap pelanggaran Kode Etik.

C. CORPORATE STRATEGY 1. VISI, MISI DAN NILAI-NILAI Visi : Menjadi bank mass market* terbaik, mengubah hidup berjuta rakyat Indonesia Misi : Bersama, kita ciptakan kesempatan tumbuh dan hidup yang lebih berarti *) Segmen masyarakat berpenghasilan rendah dan segmen usaha mikro & kecil.

Nilai-nilai Nilai-nilai yang kami anut merupakan pedoman bagaimana kami menjalankan bisnis, serta berperilaku dalam membentuk identitas kami


paraf

Page 21 of 122



INTERNAL Versi 4









Dapat Dipercaya o Berpikir, berkata dan berbuat sesuai dengan hati nurani; o Belajar terus menerus untuk menjadi yang terbaik dibidangnya. Peduli o Fokus kepada kepentingan stakeholders dan senantiasa mengerti sebelum dimengerti o Memenuhi kebutuhan stakeholders seutuhnya secara tulus Sinergi o Menjadikan perbedaan sebagai kekuatan bersama untuk mencapai hasil yang lebih terbaik Mencapai yang terbaik o Memulai hari dengan tujuan dana mengakhiri hari dengan hasil dan pembelajaran o Bekerja dengan sepenuh hati, rajin, pantang menyerah o Focus pada apa yang bisa kita lakukan o Bekerja lebih dari apa yang diharapkan o Bersyukur

2. RENCANA BISNIS BANK (RBB) Dalam rangka mencapai Visi Perseroan, Direksi menetapkan arah strategi dan RBB yang sekurang kurangnya terdiri dari RBB 3 tahunan dan RBB tahunan. Selanjutnya RBB ini diajukan kepada Dewan Komisaris untuk disetujui sebelum diimplementasikan. Di dalam menyusun rencana bisnis tersebut, Perseroan harus mempertimbangkan faktor eksternal dan faktor internal yang secara langsung atau tidak langsung dapat mempengaruhi kelangsungan RBB serta tetap memperhatikan prinsip kehati-hatian dan azas perbankan yang sehat. Adapun faktor eksternal antara lain adalah kondisi perekonomian perkembangan sosial politik dan teknologi sedangkan yang dimaksud faktor Internal antara lain adalah kondisi keuangan, manajemen dan kemampuan infrastruktur lainnya. RBB diajukan kepada Otoritas Jasa Keuangan selambatnya pada akhir bulan November, sedangkan revisinya dapat diajukan selambatnya pada akhir bulan Juni tahun anggaran. Proyeksi keuangan dalam RBB berjangka waktu 3 tahun. Target anggaran yang disampaikan dalam RBB merupakan bagian dari proses penyusunan anggaran secara bottom-up dan top-down yang dilakukan secara internal dan hasil akhirnya


paraf

Page 22 of 122



INTERNAL Versi 4

disetujui oleh Direksi. Faktor-faktor utama yang menjadi pertimbangan dalam penyusunan RBB adalah kondisi makro ekonomi dengan mengacu kepada pedoman yang diberikan oleh regulator, tingkat persaingan di masing-masing segmen dan persaingan secara industri yang dilakukan antara lain menggunakan metode SWOT Analysis. Ketentuan teknis mengenai penyusunan anggaran dan rencana bisnis akan diatur pada SOP terpisah yang diterbitkan oleh Direktorat Keuangan.

3. CORPORATE STRATEGIC & PLANNING PROCESS Proses Strategi dan Perencanaan Korporasi dilakukan dengan melibatkan Direksi dan senior executives untuk menyusun strategi dan rencana kerja selama 5 – 10 tahun ke depan dengan mempertimbangkan key opportunities dan strategic risks untuk kurun waktu tersebut. Hasil dari proses ini berupa Rencana Kerja Jangka Panjang (Corporate Strategy) harus mendapatkan persetujuan dari Dewan Komisaris. Bila dirasakan perlu, Perseroan dapat melibatkan pihak ketiga (seperti konsultan manajemen) dalam proses ini agar dapat kajian dan analisa lebih fokus dan tajam. Corporate Strategy tersebut menjadi acuan dalam melakukan proses perencanaan untuk menyusun Rencana Bisnis tahunan. Corporate Strategy ini direview secara berkala untuk menilai relevansi dengan kondisi saat ini dengan mempertimbangkan key opportunities dan strategic risks yang ada.

4. RISK APPETITE Risk appetite dalam perumusan Corporate Strategy ditetapkan oleh Direksi dan disetujui oleh Dewan Komisaris dengan memadukan pengembangan bisnis dan pengelolaan risiko dengan memperhatikan masukan dari unit Risk Management. Risk appetite dirumuskan dengan mempertimbangkan faktor internal maupun eksternal dan selanjutnya dituangkan di dalam Kebijakan Manajemen Risiko yang disetujui oleh Dewan Komisaris. Penetapan risk appetite dalam mengembangkan produk dan layanan baru dilakukan oleh masing-masing pemilik dari produk dan layanan baru tersebut dengan meminta masukan dari Risk Management tentang identifikasi risiko dari masing-masing produk/layanan baru tersebut. Produk dan layanan baru yang akan dimasukkan ke dalam RBB harus mendapat persetujuan dari Direksi.


paraf

Page 23 of 122



INTERNAL Versi 4

D. STRUKTUR TATA KELOLA 1. RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM (RUPS) 1.1 Pemegang Saham a. Hak dan tanggung jawab pemegang saham Hak Pemegang Saham 1) Pemegang saham berhak untuk hadir dalam RUPS baik sendiri maupun diwakili berdasarkan surat kuasa, memberikan tanggapan terhadap agenda RUPS serta turut berpartisipasi dalam pengambilan keputusan sesuai dengan jumlah saham yang dimiliki. 2) Pemegang saham berhak untuk memperoleh informasi yang akurat, memadai dan tepat waktu berkaitan dengan Perseroan sepanjang berhubungan dengan agenda RUPS dan tidak bertentangan dengan kepentingan Perseroan, sehingga pemegang saham dapat mengambil keputusan yang tepat di dalam RUPS. 3) Pemegang saham berhak untuk memperoleh pembagian laba bersih dalam bentuk dividen dan pembagian laba dalam bentuk lain sesuai dengan jumlah saham yang dimiliki. 4) Seorang atau lebih pemegang saham yang bersama-sama mewakili paling sedikit 10% (sepuluh persen) dari jumlah seluruh saham yang telah dikeluarkan oleh Perseroan dapat mengusulkan agenda RUPS secara tertulis kepada Direksi dan dilakukan dengan itikad baik dan dengan mempertimbangkan kepentingan Perseroan paling lambat 7 (tujuh) hari sebelum pemanggilan RUPS. 5) Pemegang saham berhak memperoleh penjelasan apabila agenda yang diusulkan ditolak oleh Direksi dan wajib diungkapkan alasan penolakan usulan agenda tersebut pada saat RUPS. 6) Setiap pemegang saham berhak meminta kepada Perseroan agar sahamnya dibeli dengan harga yang wajar, apabila pemegang saham tidak menyetujui tindakan Perseroan yang merugikan pemegang saham berupa perubahan anggaran dasar; pengalihan atau penjaminan kekayaan Perseroan yang mempunyai nilai lebih dari 50% kekayaan bersih Perseoran; atau penggabungan, peleburan, pengambilalihan atau pemisahan. Tanggung Jawab Pemegang Saham 1) Setiap pemegang saham tunduk dan patuh terhadap Anggaran Dasar Perseroan serta peraturan perundang-undangan yang berlaku. 2) Pemegang saham pengendali wajib mempertimbangkan kepentingan pemegang saham minoritas dan pemegang saham lainnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.


paraf

Page 24 of 122



INTERNAL Versi 4

3) Pemegang saham minoritas bertanggung jawab untuk menggunakan haknya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan Anggaran Dasar perseroan 4) Pemegang saham wajib: i) Memisahkan aset/kepemilikan harta Perseroan dengan aset/kepemilikan harta pribadi ii) Apabila pemegang saham atau wakilnya menjabat sebagai Direksi atau Dewan Komisaris Perseroan, maka dapat memisahkan fungsi jabatan Direksi atau Dewan Komisaris dan sebagai pemegang saham 5) Mengungkapkan daftar pihak terkait, apabila pemegang saham bertindak sebagai pemegang saham pengendali pada Perseroan. 6) Setiap pihak atau pemegang saham yang memiliki 5% (lima persen) atau lebih saham yang disetor wajib melaporkan ke Otoritas Jasa Keuangan atas setiap kepemilikan dan perubahan kepemilikan saham sesuai dengan peraturan yang belaku. 7) Kepemilikan saham Bank oleh Pemegang Saham Pengendali dilarang diagunkan atau dijaminkan kepada pihak lain. b. Daftar Pemegang Saham Direksi Perseroan wajib membuat dan menyimpan daftar pemegang saham di tempat kedudukan Perseroan agar dapat dilihat oleh para pemegang saham. Daftar pemegang saham terdiri dari: i) Daftar pemegang saham bulanan ii) Daftar pemegang saham sehubungan dengan pelaksanaan aksi korporasi dan sesuai dengan recording date yang telah ditentukan iii) Daftar khusus yang memuat keterangan mengenai saham anggota Direksi dan Dewan Komisaris c. Perlindungan pemegang saham Terkait perlindungan terhadap Pemegang Saham minoritas merujuk kepada ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (“UUPT”) khususnya: - Kewenangan Pemegang Saham dalam mengajukan gugatan terhadap perseroan apabila dirugikan sebagai akibat dari keputusan RUPS, Direksi dan/atau Dewan Komisaris (Vide Pasal 61 [1] UUPT). - Kewenangan Pemegang Saham dalam meminta kepada Perseroan agar sahamnya dapat dibeli kembali akibat tidak setujunya Pemegang Saham terhadap tindakan perseroan tentang perubahan AD, pengalihan atau penjaminan kekayaan perseroan yang nilainya


paraf

Page 25 of 122



INTERNAL Versi 4

-

-

-

lebih dari 50 % dan penggabungan, peleburan, pengambilalihan atau pemisahan (Vide Pasal 62 UUPT). Kewenangan 1 (satu) orang atau lebih pemegang saham yang bersama-sama mewakili 1/10 (satu persepuluh) atau lebih dari jumlah seluruh saham dengan hak suara untuk diselenggarakannya RUPS (Vide Pasal 79 ayat [2] UUPT). Kewenangan untuk mewakili perseroan untuk mengajukan gugatan terhadap anggota Direksi yang menyebabkan kerugian perseroan (Vide Pasal 114 ayat [6] UUPT). Kewenangan Pemegang Saham untuk dilakukannya audit terhadap perseroan, atas dugaan terjadinya Perbuatan Melawan Hukum yang merugikan yang dilakukan oleh Perseroan, Direksi atau komisaris. (Vide Pasal 138 ayat [3] UUPT). Kewenangan Pemegang Saham untuk mengajukan permohonan pembubaran perseroan (Vide Pasal 144 ayat [1] UUPT)

1.2 Rapat Umum Pemegang Saham Rapat Umum Pemegang Saham terdiri dari: 1. Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan (RUPS Tahunan) RUPS Tahunan wajib diadakan dalam jangka waktu paling lambat 6 (enam) bulan setelah tahun buku berakhir. Adapun agenda dalam Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan diantaranya adalah: i) Persetujuan atas laporan tahunan, termasuk pengesahan laporan keuangan ii) Penggunaan laba iii) Mengangkat anggota Dewan Komisaris dan Direksi iv) Menetapkan remunerasi Dewan Komisaris dan Direksi v) Menunjuk Akuntan Publik vi) Agenda lainnya yang telah diajukan sebagaimana mestinya, dengan memperhatikan ketentuan Anggaran Dasar 2. Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa (RUPSLB) RUPSLB dapat diselenggarakan sewaktu-waktu berdasarkan kebutuhan, untuk membicarakan dan memutuskan agenda rapat, dengan memperhatikan peraturan perundang-undangan serta anggaran dasar. Adapun agenda dalam RUPSLB antara lain: i) Perubahan anggaran dasar ii) Persetujuan aksi perseroan seperti: Penambahan modal dengan Hak memesan Efek terlebih dahulu (right Issue), pemecahan nilai nominal saham (stock split), dll


paraf

Page 26 of 122



INTERNAL Versi 4

iii) Persetujuan melakukan transaksi tertentu yang terdapat benturan kepentingan dan transaksi tersebut tidak dikecualikan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku di bidang Pasar Modal. iv) Agenda lainnya yang telah diajukan sebagaimana mestinya, dengan memperhatikan ketentuan Anggaran Dasar a. Mekanisme Rapat i. Rencana Penyelenggaraan RUPS Perseroan wajib terlebih dahulu menyampaikan pemberitahuan agenda rapat kepada Otoritas Jasa Keuangan paling lambat 5 (lima) hari kerja sebelum pengumuman RUPS, dengan tidak memperhitungkan tanggal pengumuman RUPS. ii. Pengumuman RUPS Perseroan wajib melakukan pengumuman RUPS kepada pemegang saham paling lambat 14 (empat belas) hari sebelum pemanggilan RUPS, dengan tidak memperhitungkan tanggal pengumuman dan tanggal pemanggilan. Pengumuman RUPS sebagaimana dimaksud paling kurang memuat: a. ketentuan pemegang saham yang berhak hadir dalam RUPS; b. ketentuan pemegang saham yang berhak mengusulkan agenda rapat; c. tanggal penyelenggaraan RUPS; dan d. tanggal pemanggilan RUPS. iii. Pemanggilan RUPS Perseroan wajib melakukan pemanggilan kepada pemegang saham paling lambat 21 (dua puluh satu) hari sebelum RUPS, dengan tidak memperhitungkan tanggal pemanggilan dan tanggal RUPS. Pemanggilan RUPS sebagaimana dimaksud paling kurang memuat informasi: a. tanggal penyelenggaraan RUPS; b. waktu penyelenggaraan RUPS; c. tempat penyelenggaraan RUPS; d. ketentuan pemegang saham yang berhak hadir dalam RUPS; e. agenda rapat termasuk penjelasan atas setiap agenda rapat tersebut; dan f. informasi yang menyatakan bahan terkait agenda rapat tersedia bagi pemegang saham sejak tanggal dilakukannya pemanggilan RUPS sampai dengan RUPS diselenggarakan. iv.

Hasil RUPS Setiap penyelenggaraan RUPS, risalah RUPS wajib dibuat dan ditandatangani oleh ketua rapat dan paling sedikit 1 orang pemegang saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta


paraf

Page 27 of 122



INTERNAL Versi 4

RUPS. Tanda tangan sebagaimana dimaksud tidak disyaratkan apabila risalah RUPS tersebut dibuat dengan akta notaris Ketentuan Kuorum RUPS dapat dilangsungkan jika dalam RUPS lebih dari ½ (satu per dua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara hadir atau diwakili, kecuali undang-undang dan/atau anggaran dasar menentukan jumlah kuorum yang lebih besar. Detail ketentuan kuorum mengacu kepada anggaran dasar Perseroan dan peraturan perundangan yang berlaku. b. Agenda Rapat Mekanisme penentuan agenda dapat dilakukan melalui: i) Diusulkan oleh Direksi ii) Diusulkan oleh Komisaris iii) Diusulkan oleh Pemegang Saham, dengan ketentuan sebagai berikut: a) Diajukan secara tertulis kepada Direksi oleh seorang atau lebih pemegang saham yang bersama-sama mewakili paling sedikit 10% (sepuluh persen) dari jumlah seluruh saham yang telah dikeluarkan oleh Perseroan b) Diterima paling sedikit 7 (tujuh) hari sebelum pemanggilan untuk rapat yang bersangkutan dikeluarkan c) Menurut pendapat Direksi, usul tersebut berhubungan langsung dengan usaha Perseroan, dilakukan dengan itikad baik dan tidak bertentangan dengan anggaran dasar dan peraturan perundang-undangan lainnya. d) Usulan agenda rapat merupakan agenda yang membutuhkan keputusan RUPS c. Mekanisme pengambilan Keputusan RUPS i) Pemegang saham dengan hak suara yang hadir dalam RUPS namun tidak mengeluarkan suara (abstain) dianggap mengeluarkan suara yang sama dengan suara mayoritas pemegang saham yang mengeluarkan suara ii) Musyawarah mufakat tercapai apabila pemegang saham dengan hak suara yang hadir dalam RUPS tidak ada yang mengeluarkan suara tidak setuju dengan keputusan RUPS iii) Suara mayoritas tercapai apabila pemegang saham dengan hak suara yang hadir dalam RUPS ada yang mengeluarkan suara tidak setuju namun mayoritas mengeluarkan suara setuju. Untuk suara blanko (abstain) akan diperhitungkan sebagai suara setuju.


paraf

Page 28 of 122



INTERNAL Versi 4

2. DEWAN KOMISARIS Dewan Komisaris adalah organ dari Bank yang memiliki fungsi dan bertanggung jawab secara kolektif (setiap anggota Dewan Komisaris tidak dapat bertindak sendiri-sendiri, melainkan berdasarkan keputusan Dewan Komisaris) dalam melakukan pengawasan dan memberikan nasihat kepada Direksi dan memastikan Bank menerapkan GCG dalam kegiatan bisnisnya, tetapi Dewan Komisaris dilarang terlibat didalam kegiatan operasional Bank. Kedudukan masing-masing anggota Dewan Komisaris adalah setara. Dewan Komisaris dipimpin oleh Komisaris Utama sebagai first among equal yang mengkoordinasikan kegiatan Dewan Komisaris dan memastikan setiap anggota Dewan Komisaris dapat menyampaikan pendapatnya dengan didasarkan kepada informasi yang cukup. 2.1 Organisasi a.

Kualifikasi 1) Memenuhi persyaratan sebagaimana ditentukan dalam peraturan perundangan, termasuk dalam hal ini ketentuan Otoritas Jasa Keuangan tentang penilaian kemampuan dan kepatutan (fit and proper test). 2) Memiliki kemampuan dan pengetahuan di bidang perbankan atau keuangan, dan diutamakan yang memiliki pengalaman sekurangnya disalah satu bidang seperti ekonomi makro, perbankan, hukum, akuntansi atau audit. 3) Mempunyai reputasi dan integritas yang baik. 4) Mengalokasikan waktu dan tenaga yang cukup untuk dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. 5) Tidak mempunyai jabatan di perusahaan lain, kecuali yang diperkenankan sesuai peraturan perundangan yang berlaku.

b.

Komposisi Organisasi Dewan Komisaris disusun dengan mempertimbangkan proses pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Komposisi anggota Dewan Komisaris sekurangkurangnya memenuhi ketentuan sebagai berikut: 1) Jumlah anggota Dewan Komisaris paling kurang 3 (tiga) orang dan paling banyak sama dengan jumlah anggota Direksi. 2) Paling kurang 1 (satu) orang anggota Dewan Komisaris wajib berdomisili di Indonesia. 3) Dewan Komisaris dipimpin oleh Komisaris Utama.


paraf

Page 29 of 122



INTERNAL Versi 4

4) 5) 6)

c.

Komisaris Independen 1) Komisaris Independen wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut:  Bukan merupakan orang yang bekerja atau mempunyai wewenang dan tanggung jawab untuk merencanakan, memimpin, mengendalikan atau mengawasi kegiatan Bank dalam waktu 6 (enam) bulan terakhir, kecuali untuk pengangkatan kembali sebagai Komisaris Independen pada periode berikutnya  Tidak mempunyai saham baik langsung maupun tidak langsung pada Bank  Tidak mempunyai hubungan afiliasi dengan Bank, anggota Dewan Komisaris, anggota Direksi atau pemegang saham utama Bank  Tidak mempunyai hubungan usaha baik langsung maupun tidak langsung yang berkaitan dengan kegiatan usaha bank 2)

d.

Dalam penentuan Komisaris Utama, harus diutamakan Komisaris yang merupakan Komisaris Independen. Dewan Komisaris sekurangnya terdiri dari anggota yang memiliki kemampuan dibidang ekonomi makro, perbankan, hukum, akuntansi dan audit. Dewan Komisaris wajib melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara independen. Untuk memastikan independensi dari Dewan Komisaris, sekurangnya 50% (lima puluh persen) dari jumlah anggota Dewan Komisaris adalah Komisaris Independen.

Komisaris Independen yang telah menjabat selama 2 (dua) periode masa jabatan dapat diangkat kembali pada periode selanjutnya sepanjang Komisaris Independen tersebut menyatakan dirinya tetap independen kepada RUPS

Nominasi anggota Dewan Komisaris 1) Pemilihan kandidat Dewan Komisaris tidak didasarkan pada diskriminasi suku, ras, agama, warga negara, gender. 2) Pemilihan didasarkan pada kualifikasi individu dan kebutuhan organisasi seperti antara lain terkait dengan komposisi Komisaris Independen dan keragaman latar belakang keahlian dan pengalaman. 3) Proses seleksi dilakukan oleh Komite Remunerasi dan Nominasi melalui evaluasi atas pemenuhan kualifikasi dan interview proses. 4) Kandidat yang telah direkomendasikan oleh Komite Remunerasi dan Nominasi diajukan kepada Dewan Komisaris untuk disetujui dan kemudian diajukan kepada Otoritas Jasa Keuangan untuk dilakukan proses uji kemampuan dan kepatutan (Fit and Proper Test).


paraf

Page 30 of 122


INTERNAL


Versi 4

5) 6)

Setelah diperolehnya persetujuan Otoritas Jasa Keuangan, kandidat anggota Dewan Komisaris dicalonkan untuk dapat disetujui oleh RUPS. Alur proses penunjukkan dan pengangkatan anggota Dewan Komisaris adalah sebagai berikut:

SELEKSI & REKOMENDASI

USULAN

Usulan calon anggota Dewan Komisaris dan Direksi dari Pemegang Saham/ Direksi/ Komisaris

Proses seleksi oleh Komite Remunerasi dan Nominasi meliputi: 1. analisis kompetensi dan latar belakang kandidat 2. Interview (apabila diperlukan)

Persetujuan OJK atas pengajuan calon anggota Dewan Komisaris & Direksi

KEPUTUSAN

Dewan Komisaris mengusulkan kepada RUPS calon anggota Direksi dengan memperhatikan rekomendasi dari Komite Remunerasi dan Nominasi.

Pemberitahuan perubahan susunan anggota Dewan Komisaris dan Direksi ke OJK

RUPS

Penyampaian usulan calon Direksi ke Komite Remunerasi & Nominasi

Penyampaian rekomendasi Komite Remunerasi & Nominasi ke Dewan Komisaris Pengajuan proses F&P Test ke OJK*)

Keputusan RUPS tentang susunan anggota Dewan Komisaris dan Direksi

*) Pengajuan F&P Test ke OJK untuk anggota Dewan Komisaris dan Direksi dapat dilaksanakan setelah RUPS.

e.

Pengangkatan dan Penggantian 1) Usulan pengangkatan dan/atau penggantian anggota Dewan Komisaris kepada Rapat Umum Pemegang Saham harus memperhatikan rekomendasi Komite Remunerasi dan Nominasi. 2) Dalam hal anggota Komite Remunerasi dan Nominasi memiliki benturan kepentingan (conflict of interest) dengan usulan yang direkomendasikan, maka dalam usulan tersebut wajib diungkapkan.


paraf

Page 31 of 122



INTERNAL Versi 4

3)

4)

5)

6)

Anggota Dewan Komisaris harus memenuhi persyaratan telah lulus Penilaian Kemampuan dan Kepatutan (Fit and Proper Test) sesuai dengan ketentuan Otoritas Jasa Keuangan tentang Penilaian Kemampuan dan Kepatutan (Fit and Proper Test). Jabatan anggota Dewan Komisaris dengan sendirinya berakhir, jika anggota Dewan Komisaris : a) Mengundurkan diri; atau b) Meninggal dunia; atau c) Diberhentikan berdasarkan RUPS; atau d) Tidak lagi memenuhi persyaratan perundang-undangan yang berlaku. Anggota Dewan Komisaris berhak mengundurkan diri dari jabatannya dengan memberitahukan secara tertulis mengenai maksudnya tersebut kepada Bank. Bank wajib menyelenggarakan RUPS untuk memutuskan permohonan pengunduran diri anggota Dewan Komisaris tersebut paling lambat 90 hari setelah diterimanya permohonan pengunduran diri tersebut. Bank wajib melakukan keterbukaan informasi kepada masyarakat dan menyampaikan kepada Otoritas Jasa Keuangan paling lambat 2 hari kerja setelah: a) Diterimanya permohonan pengunduran diri Direksi b) Hasil penyelenggaraan RUPS

f.

Orientasi 1) Komisaris Utama harus memastikan anggota Dewan Komisaris yang baru menjabat mendapatkan informasi yang diperlukan terkait Bank untuk dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. 2) Sekretaris Perusahaan bertugas menyediakan informasi yang diperlukan.

g.

Masa Jabatan Anggota Dewan Komisaris diangkat untuk jangka waktu 3 tahun, dan dapat diangkat kembali

2.2

Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab a. Tugas dan Tanggung jawab Dewan Komisaris memiliki tugas dan tanggung jawab antara lain: a. Memastikan terselenggaranya pelaksanaan Good Corporate Governance dalam setiap usaha Bank pada seluruh tingkatan atau jenjang organisasi. b. Melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Direksi, serta memberikan nasihat kepada Direksi.


paraf

Page 32 of 122



INTERNAL Versi 4

c. Mengarahkan, memantau, dan mengevaluasi pelaksanaan kebijakan strategis Bank. d. Menyediakan waktu yang cukup untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara optimal. e. Memastikan bahwa Direksi telah menindaklanjuti temuan audit dan rekomendasi dari satuan kerja audit intern Bank, auditor eksternal, hasil pengawasan Otoritas Jasa Keuangan dan/atau hasil pengawasan badan otoritas lainnya. f. Dalam melakukan pengawasan sebagaimana dimaksud pada point b, Dewan Komisaris dilarang terlibat dalam pengambilan keputusan kegiatan operasional Bank, kecuali : 1) penyediaan dana kepada pihak terkait sebagaimana diatur dalam ketentuan Bank Indonesia tentang Batas Maksimum Pemberian Kredit Bank Umum; dan 2) hal-hal lain yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar Bank atau peraturan perundangan yang berlaku. b. Duty of care Dewan Komisaris bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan itikad baik dan berdasarkan prinsip kehati-hatian serta secara profesional. Dalam hal ini Dewan Komisaris wajib antara lain: - Senantiasa bertindak secara jujur dan dengan itikad baik - Senantiasa menggunakan prinsip kehati-hatian dalam pengambilan keputusan - Tidak menyebabkan Perseroan melanggar ketentuan yang berlaku - Menghadiri dan terlibat secara aktif dalam Rapat Dewan Komisaris - Memastikan pelaksanaan sistem pengendalian internal secara efisien dan efektif c. Duty of loyalty Dewan Komisaris dalam pengambilan keputusan wajib dilakukan hanya untuk kepentingan Perseroan, dalam hal ini wajib mengesampingkan kepentingan pribadi atau golongan diatas kepentingan perusahaan. Dalam hal ini, Dewan Komisaris tidak diperkenankan untuk: - Memiliki transaksi dengan Perseroan secara langsung maupun tidak langsung, tanpa terlebih dahulu menyampaikan keterbukaan keterkaitannya serta mendapatkan persetujuan Dewan Komisaris dan atau RUPS - Memanfaatkan Bank termasuk tapi tidak terbatas pada menggunakan aset dan fasilitas Perseroan untuk kepentingan pribadi, keluarga dan/atau pihak lain yang dapat merugikan atau mengurangi keuntungan Bank - Menyampaikan informasi yang bukan merupakan informasi publik kepada pihak ketiga


paraf

Page 33 of 122



INTERNAL Versi 4

-

Mengambil dan/atau menerima keuntungan pribadi dari Bank selain remunerasi dan fasilitas lainnya yang ditetapkan RUPS Menggunakan informasi internal untuk keuntungan pribadi

d. Benturan Kepentingan - Benturan kepentingan adalah keadaan dimana terdapat konflik antara kepentingan ekonomis perusahaan dan kepentingan ekonomis pribadi pemegang saham, anggota Dewan Komisaris dan Direksi serta Karyawan perusahaan. Dalam hal terjadi benturan kepentingan, anggota Dewan Komisaris dilarang mengambil tindakan yang dapat merugikan BTPN atau mengurangi keuntungan BTPN dan wajib mengungkapkan benturan kepentingannya dalam setiap keputusan. - Pengungkapan benturan kepentingan tersebut dalam risalah rapat paling kurang mencakup nama pihak yang memiliki benturan kepentingan, masalah pokok benturan kepentingan dan dasar pertimbangan pengambilan keputusan. e. Proses Pengambilan Keputusan Dewan Komisaris mengambil keputusan melalui mekanisme Rapat Dewan Komisaris atau Sirkuler Dewan Komisaris. Rapat Dewan Komisaris 1) Rapat Dewan Komisaris diselenggarakan secara berkala paling kurang 1 (satu) kali dalam 2 (dua) bulan dan wajib dihadiri oleh seluruh anggota Dewan Komisaris secara fisik paling kurang 2 (dua) kali dalam setahun; 2) Dewan Komisaris wajib mengadakan rapat bersama Direksi secara berkala paling kurang 1 (satu) kali dalam 4 (empat) bulan. 3) Keputusan rapat Dewan Komisaris harus diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat. 4) Jika keputusan berdasarkan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai maka keputusan harus diambil dengan pemungutan suara berdasarkan suara setuju lebih dari ½ (satu per dua) bagian dari jumlah suara yang dikeluarkan rapat. 5) Hasil rapat dituangkan dalam risalah rapat termasuk apabila terdapat perbedaan pendapat (dissenting opinions) serta didokumentasikan oleh Sekretaris Perusahaan. 6) Tata cara penyelenggaraan rapat Dewan Komisaris diatur lebih lanjut didalam Pedoman Kerja Dewan Komisaris.


paraf

Page 34 of 122



INTERNAL Versi 4

Sirkuler Dewan Komisaris 1) Mekanisme pengambilan keputusan Dewan Komisaris yang dilakukan tanpa melalui Rapat Dewan Komisaris. 2) Keputusan dianggap sah bila semua anggota Dewan Komisaris memberikan persetujuan mengenai usul yang diajukan secara tertulis dengan menandatangani sirkuler tersebut oleh seluruh Dewan Komisaris. f.

2.3

Akses Informasi bagi Anggota Dewan Komisaris 1) Anggota Dewan Komisaris berhak untuk setiap saat memperoleh informasi tentang Bank yang diperlukan untuk menjalankan tugas dan fungsinya sebagai Dewan Komisaris. 2) Permohonan untuk meminta informasi diajukan oleh Komisaris yang bersangkutan kepada Direktur terkait dengan tembusan kepada Komisaris Utama dan Sekretaris Perusahaan. 3) Dewan Komisaris berhak untuk menunjuk pihak ketiga untuk memberikan jasa yang diperlukan oleh Dewan Komisaris dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. 4) Permohonan untuk menunjuk pihak ketiga diajukan oleh Dewan Komisaris kepada Direktur Utama. Direktur Utama selanjutnya akan melakukan penunjukan sesuai dengan mekanisme yang berlaku di Bank.

Monitoring dan Laporan 1. Laporan Pengawasan Rencana Bisnis Bank Laporan yang disampaikan Dewan Komisaris kepada OJK secara semesteran terhadap penilaian Komisaris tentang pelaksanaan Rencana Bisnis Bank berupa penilaian aspek kuantitatif maupun kualititatif terhadap realisasi Rencana Bisnis Bank. Laporan Pengawasan RBB jatuh tempo pada akhir Agustus tahun berjalan untuk periode semester I dan bulan Februari tahun berikutnya untuk periode semester II. 2.

2.4

Laporan Pengawasan Dewan Komisaris Laporan yang disampaikan Dewan Komisaris di dalam Laporan Tahunan Bank terkait kinerja Bank, implementasi GCG, sistem pengendalian internal dan penerapan manajemen risiko.

Evaluasi dan Succession Planning  Dewan Komisaris wajib melakukan review atas kinerja pengawasan yang telah dilakukan selama masa tahun buku dan laporan evaluasi kinerja Dewan Komisaris dilaporkan


paraf

Page 35 of 122



INTERNAL Versi 4



2.5

kepada pemegang saham dalam Rapat Umum Pemegang Saham yang dituangkan dalam Laporan Tahunan Sebagai bagian dari evaluasi kinerja, Dewan Komisaris harus memastikan terpenuhinya komposisi dan kualifikasi dari Dewan Komisaris sebagaimana diatur dalam Kebijakan ini serta mempertimbangkan masukan dari Direksi mengenai efektifitas pelaksanaan fungsi Dewan Komisaris

Remunerasi Dewan Komisaris A. Remunerasi Dewan Komisaris ditetapkan dengan mempertimbangkan : 1. External competitiveness, yaitu perbandingan dengan pasar / peer group. Yang dimaksud peer group adalah bank-bank yang dianggap sebagai kompetitor, yang ditetapkan oleh Komite Remunerasi dan Nominasi dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: Visi Bank yang mencerminkan arah jangka panjang Bank, kompleksitas bank yang tercermin dari inovasi produk, teknologi dan layanan serta jangkauan pelayanan yang sangat luas dan jauh serta jumlah tenaga kerja yang signifikan. 2. Internal Equity, yaitu kesetaraan terhadap bobot tanggung jawab pekerjaan. Bank membagi kategori Komisaris berdasarkan bobot pekerjaan. 3. Kinerja Bank, yang diukur berdasarkan pencapaian Rencana Bisnis Bank (RBB). 4. Kinerja Individu, yang diukur berdasarkan hasil penilaian kinerja tahunan. B.

C. D.

E.

F.

Komponen Remunerasi Dewan Komisaris terdiri dari : 1. Kompensasi tetap dalam bentuk gaji pokok atau honorarium bulanan; 2. Benefit reguler, baik dalam bentuk tunai maupun non tunai; 3. Kompensasi variabel dalam bentuk bonus kinerja tahunan. Bonus kinerja dikaitkan secara erat dengan kinerja bank dan juga kinerja inidividu setiap tahunnya. Untuk Dewan Komisaris, kompensasi tetap merupakan komponen dengan persentase yang lebih besar dibandingkan kompensasi variabel didalam total kompensasi tunai Dewan Komisaris. Proporsi ini ditetapkan dengan mempertimbangkan bahwa kinerja Dewan Komisaris tidak bisa dilihat secara individu. Bank akan menunjuk konsultan independen dengan reputasi yang baik untuk melakukan benchmark remunerasi Dewan Komisaris kepada peer group di industri perbankan Indonesia. Remunerasi masing masing anggota Dewan Komisaris ditetapkan berdasarkan ketentuan sebagaimana diatas dengan catatan harus berada dalam rentang remunerasi bank-bank kompetitor sesuai laporan hasil benchmark tersebut.


paraf

Page 36 of 122



INTERNAL Versi 4

Prosedur Penetapan Remunerasi bagi Dewan Komisaris 1. Komite Remunerasi merekomendasikan kepada Dewan Komisaris untuk penunjukan konsultan independen untuk melakukan benchmark remunerasi Direksi dan Dewan Komisaris kepada beberapa bank di Indonesia yang diperhitungkan sebagai bank kompetitor / peer group. 2. Komite Remunerasi melakukan kajian atas laporan hasil benchmark dari konsultan yang ditunjuk yang meliputi : a. Rentang gaji pokok b. Rentang bonus kinerja c. Skema benefit, fasilitas, dan tunjangan 3. Sekurang-kurangnya setahun sekali Direktur Utama memberikan laporan kepada Komite mengenai kinerja Direksi baik secara kolegial maupun individu sesuai tanggung jawab dan pencapaian target masing-masing. 4. Berdasarkan hasil kinerja sebagaimana dijelaskan dalam butir 3 diatas, serta laporan hasil benchmark sesuai butir 2 diatas, Komite membuat usulan/rekomendasi remunerasi untuk setiap Direktur dan Komisaris untuk selanjutnya disampaikan kepada Dewan Komisaris. 5. Dewan Komisaris membuat Keputusan mengenai remunerasi untuk setiap Direktur dan Komisaris. 6. Persetujuan RUPS terhadap total remunerasi Direksi dan Dewan Komisaris. 2.6

Aspek Transparansi Dewan Komisaris Anggota Dewan Komisaris wajib mengungkapkan: a. Kepemilikan saham yang mencapai 5% atau lebih, baik pada Bank yang bersangkutan maupun pada bank dan perusahaan lain, yang berkedudukan di dalam dan di luar negeri; b. Hubungan keuangan dan hubungan keluarga dengan anggota dewan Komisaris lain, anggota Direksi dan/atau pemegang saham pengendali Bank, dalam laporan pelaksanaan Good Corporate Governance

2.7

Pendidikan dan Pelatihan Untuk meningkatkan kompetensi dan mendukung pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris, secara periodik dilaksanakan refreshment Program yang terdiri dari: 1. Regular Update yaitu update terkait peraturan/ regulasi baru. 2. Macro Update yaitu update kondisi makro ekonomi atau issue lain yang relevan. 3. Development yaitu pelatihan untuk masing-masing anggota Dewan Komisaris. 4. Program Refreshment lainnya yang diwajibkan oleh peraturan yang berlaku.


paraf

Page 37 of 122



INTERNAL Versi 4

2.8

Komite tingkat Dewan Komisaris a. Komite Audit 1. Keanggotaan i. Seluruh anggota Komite Audit adalah independen, Komite sekurang kurangnya terdiri dari 3 (tiga) orang, yang terdiri dari Komisaris Independen dan 2 (dua) orang Pihak Independen yang berasal dari eksternal Bank. ii. Komite harus membuat Piagam Komite Audit yang disetujui oleh Dewan Komisaris. Piagam Komite Audit direview setiap 1 tahun sekali. iii. Anggota Komite diangkat oleh Direksi berdasarkan keputusan rapat Dewan Komisaris. iv. Pihak Independen yang menjadi anggota Komite harus memenuhi syarat dan kualifikasi sebagaimana diatur didalam Piagam Komite Audit. v. Masa tugas anggota Komite Audit tidak boleh lebih lama dari masa jabatan Dewan Komisaris sebagaimana diatur dalam Anggaran Dasar dan dapat dipilih kembali hanya untuk satu periode berikutnya. 2. Tugas dan Tanggung Jawab i. Membuat rencana kegiatan tahunan yang disetujui oleh Dewan Komisaris. ii. Melakukan penelaahan atas informasi keuangan yang akan dikeluarkan Emiten atau Perusahaan Publik kepada publik dan/atau pihak otoritas antara lain laporan keuangan, proyeksi, dan laporan lainnya terkait dengan informasi keuangan Emiten atau Perusahaan Publik; iii. Melakukan penelaahan atas ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan kegiatan usaha Bank; iv. Memberikan pendapat independen dalam hal terjadi perbedaan pendapat antara manajemen dan Akuntan atas jasa yang diberikannya; v. Memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris mengenai penunjukan Akuntan yang didasarkan pada independensi, ruang lingkup penugasan, dan fee; vi. Melakukan penelaahan atas pelaksanaan pemeriksaan oleh auditor internal dan mengawasi pelaksanaan tindak lanjut oleh Direksi atas temuan auditor internal; vii. Menelaah pengaduan yang berkaitan dengan proses akuntansi dan pelaporan keuangan Bank; viii. Menelaah dan memberikan saran kepada Dewan Komisaris terkait dengan adanya potensi benturan kepentingan Bank; ix. Menjaga kerahasiaan dokumen, data dan informasi Bank. 3. Monitoring dan Laporan


paraf

Page 38 of 122



INTERNAL Versi 4

i.

ii.

Komite bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris atas pelaksanaan tugasnya secara berkala sekurang-kurangnya 3 bulan sekali (triwulanan) atau atas permintaan Dewan Komisaris melaporkan hasil kerjanya kepada Dewan Komisaris. Komite membuat Laporan Komite Audit yang dimuat pada Laporan Tahunan, yang antara lain memuat kinerja Komite, Pelanggaran yang dilakukan oleh Bank terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku (jika ada), kekeliruan/kesalahan dalam penyiapan laporan keuangan, pengendalian internal dan independensi akuntan publik (jika ada).

b. Komite Pemantau Risiko 1. Keanggotaan i. Komite sekurang kurangnya terdiri dari 3 (tiga) orang yang terdiri dari Komisaris Independen dan 2 (dua) orang Pihak Independen yang berasal dari eksternal bank. ii. Komite harus membuat Piagam/Charter Komite Pemantau Resiko yang disetujui oleh Dewan Komisaris. Piagam/Charter direview setiap 1 tahun sekali. iii. Anggota Komite diangkat oleh Direksi berdasarkan keputusan rapat Dewan Komisaris. iv. Pihak Independen yang menjadi anggota Komite harus memenuhi syarat dan kualifikasi sebagaimana diatur didalam Piagam/Charter tersebut. v. Mayoritas anggota Komite terdiri dari Komisaris Independen dan Pihak Independen. 2. Tugas dan Tanggung Jawab i. Membuat rencana kegiatan tahunan Komite yang disampaikan kepada Dewan Komisaris untuk mendapat persetujuan. ii. Memberikan pendapat profesional yang independen kepada Dewan Komisaris terhadap laporan atau hal-hal terkait pengelolaan risiko yang disampaikan oleh Direksi kepada Dewan Komisaris serta mengidentifikasi hal-hal yang memerlukan perhatian Dewan Komisaris. iii. Melakukan evaluasi terhadap risk appetite dan limit yang harus disetujui oleh Dewan Komisaris. iv. Menganalisa effektivitas fungsi unit kerja manajemen risiko dan Komite Manajemen Risiko. v. Melakukan evaluasi atas kesesuaian antara kebijakan manajemen risiko Bank dengan pelaksanaannya. vi. Melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan tugas Komite Manajemen Risiko dan unit kerja Manajemen Risiko guna memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris.


paraf

Page 39 of 122



INTERNAL Versi 4

vii. Mengevaluasi kebijakan manajemen risiko Bank sekurang-kurangnya sekali dalam setahun. viii. Melakukan evaluasi pertanggungjawaban pelaksanaan kebijakan Manajemen Risiko Direksi sekurang-kurangnya secara triwulan. 3. Monitoring dan Laporan Komite bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris atas pelaksanaan tugasnya dan secara berkala sekurang-kurangnya 3 bulan sekali (triwulanan) atau atas permintaan Dewan Komisaris melaporkan hasil kerjanya termasuk dan tidak terbatas pada laporan risiko yang dihadapi Bank dan penerapan manajemen risiko oleh Direksi kepada Dewan Komisaris. c. Komite Remunerasi dan Nominasi 1. Keanggotaan i. Komite sekurang kurangnya terdiri dari 3 (tiga) orang yang terdiri dari: a. 1 (satu) orang ketua merangkap anggota yang merupakan komisaris independen b. Anggota lainnya dapat berasal dari: 1) Anggota Dewan Komisaris 2) Pihak yang berasal dari luar Bank, atau 3) Pihak yang menduduki jabatan manajerial/Pejabat Eksekutif di bawah Direksi yang membidangi Human Capital. ii. Komite harus membuat Piagam Komite Remunerasi dan Nominasi yang disetujui oleh Dewan Komisaris. Piagam direview setiap 1 tahun sekali. iii. Anggota Komite diangkat oleh Direksi berdasarkan keputusan rapat Dewan Komisaris. 2. Tugas dan Tanggung Jawab Terkait dengan kebijakan remunerasi: i. Melakukan evaluasi terhadap struktur, kebijakan dan besaran remunerasi ; ii. Membantu Dewan Komisaris melakukan penilaian kinerja dengan kesesuaian Remunerasi yang diterima masing-masing anggota Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris iii. Memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris mengenai: a. Struktur, kebijakan dan besaran atas remunerasi bagi Dewan Komisaris dan Direksi untuk disampaikan kepada Rapat Umum Pemegang Saham; b. Struktur, kebijakan dan besaran atas remunerasi bagi Pejabat Eksekutif dan pegawai secara keseluruhan untuk disampaikan kepada Direksi;


paraf

Page 40 of 122



INTERNAL Versi 4

Terkait dengan kebijakan nominasi: i. Menyusun dan memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris mengenai: a. Komposisi jabatan anggota Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris b. Kebijakan dan kriteria yang dibutuhkan dalam proses Nominasi, c. Kebijakan evaluasi kinerja bagi anggota Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris ii. Memberikan usulan calon anggota Dewan Komisaris dan/ atau Direksi yang memenuhi syarat kepada Dewan Komisaris untuk disampaikan kepada Rapat Umum Pemegang Saham; iii. Memberikan rekomendasi mengenai Pihak Independen yang akan menjadi anggota Komite Audit dan Komite Pemantau Risiko kepada Dewan Komisaris; iv. Membantu Dewan Komisaris melakukan penilaian kinerja anggota Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris berdasarkan tolak ukur yang telah disusun sebagai bahan evaluasi; v. Memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris mengenai pengembangan kemampuan anggota Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris. Komite wajib memastikan bahwa kebijakan remunerasi paling kurang sesuai dengan: - Kinerja keuangan dan pemenuhan cadangan sebagaimana diatur dalam perundang-udangan yang berlaku. - Prestasi kerja individual. - Kewajaran dengan peer group di dalam dan di luar Bank. - Pertimbangan sasaran dan strategi jangka panjang bank. 3. Monitoring dan Laporan Komite bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris atas pelaksanaan tugasnya dan secara berkala atau atas permintaan Dewan Komisaris melaporkan hasil kerjanya kepada Dewan Komisaris.

3. DIREKSI Direksi bertanggung jawab penuh untuk melakukan pengurusan Bank untuk kepentingan Bank, sesuai dengan maksud dan tujuan Bank. Direksi berwenang penuh untuk mewakili Bank, baik di dalam maupun di luar pengadilan sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar. Pembagian tugas dan wewenang pengurusan diantara anggota Direksi ditetapkan berdasarkan keputusan RUPS atau dalam hal RUPS tidak menetapkan, berdasarkan keputusan Direksi


paraf

Page 41 of 122



INTERNAL Versi 4

Anggota Direksi mempunyai tanggung jawab kolegial yaitu tanggung jawab pelaksanaan pengurusan Bank secara keseluruhan dimana keputusan satu orang anggota Direksi mengikat anggota Direksi lainnya, dan tanggung jawab individual yaitu tanggung jawab langsung atas tugas dan wewenang yang secara khusus diembannya. Kedudukan masing-masing anggota Direksi adalah setara. Direksi dipimpin oleh Direktur utama, tugas Direktur Utama sebagai first among equal adalah utamanya mengkoordinasikan kegiatan Direksi serta memastikan berjalannya secara efektif pembagian tugas diantara Direksi 3.1

Organisasi a. Kualifikasi i. Memenuhi persyaratan sebagaimana ditentukan dalam peraturan perundangan, termasuk dalam hal ini ketentuan Otoritas Jasa Keuangan tentang penilaian kemampuan dan kepatutan (fit and proper test). ii. Memiliki kemampuan dan pengetahuan di bidang perbankan dan diutamakan yang memiliki pengalaman sekurangnya pada salah satu bidang seperti keuangan, ekonomi, sumber daya manusia, perbankan, hukum, teknologi, akuntansi atau audit. iii. Mempunyai reputasi dan integritas yang baik serta cakap melakukan perbuatan hukum. iv. Tidak mempunyai pekerjaan dan jabatan di perusahaan lain, kecuali yang diperkenankan sesuai ketentuan perundangan yang berlaku b. Komposisi i. Jumlah anggota Direksi paling sedikit terdiri dari 3 (tiga) anggota Direksi, yakni seorang Direktur Utama, seorang atau lebih Wakil Direktur Utama dan seorang atau lebih Direktur dimana sekurang-kurangnya terdapat 1 Direktur Independen (sebagaimana Surat Keputusan PT Bursa Efek Indonesia No. Kep.00001/BEI/012014). ii. Seluruh anggota Direksi berdomisili di di Indonesia. iii. Direksi dipimpin oleh Direktur Utama. iv. Direktur Utama dan Direktur yang bertanggung jawab atas Satuan Kerja Kepatuhan harus memenuhi kriteria Direktur Independen. v. Seluruh anggota Direksi harus mempunyai kemampuan di bidang perbankan secara umum dan secara khusus memiliki sekurangnya salah satu kemampuan dibidang keuangan, ekonomi, sumber daya manusia, perbankan, hukum, teknologi, akuntansi atau audit.


paraf

Page 42 of 122


INTERNAL


Versi 4

vi.

Direktur Independen adalah Direktur yang tidak memiliki hubungan keuangan, kepengurusan, kepemilikan saham dan/atau hubungan kekeluargaan (sampai derajat ke 2) dengan sesama anggota Dewan Komisaris, anggota Direksi, dan atau Pemegang Saham Pengendali atau hubungan lain yang secara alamiah dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen.

c. Nominasi Anggota Direksi i. Pemilihan kandidat Direksi tidak didasarkan pada diskriminasi suku, ras, agama, warga negara, gender. ii. Pemilihan didasarkan pada kualifikasi individu dan kebutuhan organisasi seperti antara lain terkait dengan komposisi Direktur Independen dan keragaman latar belakang keahlian dan pengalaman. iii. Proses seleksi dilakukan oleh Komite Remunerasi dan Nominasi melalui evaluasi atas pemenuhan kualifikasi dan interview proses. iv. Kandidat yang telah direkomendasikan oleh Komite Remunerasi dan Nominasi diajukan kepada Dewan Komisaris untuk disetujui dan kemudian diajukan kepada Otoritas Jasa Keuangan untuk dilakukan proses uji kemampuan dan kepatutan (Fit and Proper Test). v. Setelah diperolehnya persetujuan Otoritas Jasa Keuangan, kandidat anggota Direksi dicalonkan untuk dapat disetujui oleh RUPS. SELEKSI & REKOMENDASI

USULAN

Usulan calon anggota Dewan Komisaris dan Direksi dari Pemegang Saham/ Direksi/ Komisaris

Proses seleksi oleh Komite Remunerasi dan Nominasi meliputi: 1. analisis kompetensi dan latar belakang kandidat 2. Interview (apabila diperlukan)

Persetujuan OJK atas pengajuan calon anggota Dewan Komisaris & Direksi

KEPUTUSAN

Dewan Komisaris mengusulkan kepada RUPS calon anggota Direksi dengan memperhatikan rekomendasi dari Komite Remunerasi dan Nominasi.

Pemberitahuan perubahan susunan anggota Dewan Komisaris dan Direksi ke OJK

RUPS

Penyampaian usulan calon Direksi ke Komite Remunerasi & Nominasi

Penyampaian rekomendasi Komite Remunerasi & Nominasi ke Dewan Komisaris Pengajuan proses F&P Test ke OJK*)

Keputusan RUPS tentang susunan anggota Dewan Komisaris dan Direksi

*) Pengajuan F&P Test ke OJK untuk anggota Dewan Komisaris dan Direksi dapat dilaksanakan setelah RUPS.


paraf

Page 43 of 122



INTERNAL Versi 4

d. Pengangkatan dan Penggantian i. Usulan pengangkatan dan/atau penggantian anggota Direksi kepada Rapat Umum Pemegang Saham harus memperhatikan rekomendasi Komite Remunerasi dan Nominasi. ii. Dalam hal anggota Komite Remunerasi dan Nominasi memiliki benturan kepentingan (conflict of interest) dengan usulan yang direkomendasikan, maka dalam usulan tersebut wajib diungkapkan. iii. Anggota Direksi harus memenuhi persyaratan telah lulus Penilaian Kemampuan dan Kepatutan (Fit and Proper Test) sesuai dengan ketentuan Otoritas Jasa Keuangan tentang Penilaian Kemampuan dan Kepatutan (Fit and Proper Test). iv. Jabatan anggota Direksi dengan sendirinya berakhir, jika anggota Direksi : 1) Mengundurkan diri; atau 2) Meninggal dunia; atau 3) Diberhentikan berdasarkan RUPS; atau 4) Tidak lagi memenuhi persyaratan perundang-undangan yang berlaku. v. Anggota Direksi berhak mengundurkan diri dari jabatannya dengan memberitahukan secara tertulis mengenai maksudnya tersebut kepada Bank. Bank wajib menyelenggarakan RUPS untuk memutuskan permohonan pengunduran diri anggota Direksi paling lambat 90 hari setelah diterimanya permohonan pengunduran diri tersebut. vi. Bank wajib melakukan keterbukaan informasi kepada masyarakat dan menyampaikan kepada Otoritas Jasa Keuangan paling lambat 2 hari kerja setelah: a. Diterimanya permohonan pengunduran diri Direksi b. Hasil penyelenggaraan RUPS e. Orientasi Direktur Utama harus memastikan anggota Direksi yang baru menjabat mendapatkan informasi yang diperlukan terkait Bank untuk dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. f.

Masa Jabatan Anggota Direksi diangkat untuk jangka waktu 3 tahun, dan dapat diangkat lagi untuk 1 periode selanjutnya.

3.2 Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab a. Tugas dan Tanggung Jawab Direksi memiliki tugas dan tanggung jawab antara lain:


paraf

Page 44 of 122



INTERNAL Versi 4

i.

ii.

iii.

iv. v.

Melaksanakan pengurusan Perusahaan sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawab sebagaimana diatur dalam Anggaran Dasar dan peraturan perundangan yang berlaku dengan menerapkan prinsip-prinsip GCG dalam setiap kegiatan pada seluruh tingkatan atau jenjang organisasi; Menindaklanjuti setiap dan seluruh hasil temuan audit dan rekomendasi dari Satuan Kerja Audit Internal, auditor eksternal, hasil pengawasan Otoritas Jasa Keuangan dan/atau hasil pengawasan otoritas lain; Dalam rangka memastikan berjalannya pelaksanaan prinsip GCG, wajib membentuk Satuan Kerja Audit Internal, Satuan Kerja Manajemen Risiko dan Komite Manajemen Risiko serta Satuan Kerja Kepatuhan; Memastikan penyediaan data serta informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu kepada Dewan Komisaris. Memastikan transparansi atas informasi material terkait dengan keadaan usaha Bank;

b. Duty of care Direksi bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan itikad baik dan berdasarkan prinsip kehati-hatian serta secara profesional. Dalam hal ini Direksi wajib antara lain: - Senantiasa bertindak secara jujur dan dengan itikad baik - Senantiasa menggunakan prinsip kehati-hatian dalam pengambilan keputusan - Tidak menyebabkan Perseroan melanggar ketentuan yang berlaku - Menghadiri dan terlibat secara aktif dalam Rapat Direksi - Memastikan pelaksanaan sistem pengendalian internal secara efisien dan efektif c. Duty of loyalty Direksi dalam pengambilan keputusan wajib dilakukan hanya untuk kepentingan Perseroan, dalam hal ini wajib mengesampingkan kepentingan pribadi atau golongan diatas kepentingan perusahaan. Dalam hal ini, Direksi tidak diperkenankan untuk: - Memiliki transaksi dengan Perseroan secara langsung maupun tidak langsung, tanpa terlebih dahulu menyampaikan keterbukaan keterkaitannya serta mendapatkan persetujuan Dewan Komisaris dan atau RUPS - Memanfaatkan Bank termasuk tapi tidak terbatas pada menggunakan aset dan fasilitas Perseroan untuk kepentingan pribadi, keluarga dan/atau pihak lain yang dapat merugikan atau mengurangi keuntungan Bank - Menyampaikan informasi yang bukan merupakan informasi publik kepada pihak ketiga


paraf

Page 45 of 122



INTERNAL Versi 4

-

Mengambil dan/atau menerima keuntungan pribadi dari Bank selain remunerasi dan fasilitas lainnya yang ditetapkan RUPS Menggunakan informasi internal untuk keuntungan pribadi

d. Benturan Kepentingan - Benturan kepentingan adalah keadaan dimana terdapat konflik antara kepentingan ekonomis perusahaan dan kepentingan ekonomis pribadi pemegang saham, anggota Dewan Komisaris dan Direksi serta Karyawan perusahaan. Dalam hal terjadi benturan kepentingan, anggota Direksi dilarang mengambil tindakan yang dapat merugikan BTPN atau mengurangi keuntungan BTPN dan wajib mengungkapkan benturan kepentingannya dalam setiap keputusan. - Pengungkapan benturan kepentingan tersebut dalam risalah rapat paling kurang mencakup nama pihak yang memiliki benturan kepentingan, masalah pokok benturan kepentingan dan dasar pertimbangan pengambilan keputusan. - Anggota Direksi tidak berwenang mewakili BTPN bila: o Terjadi perkara di pengadilan antara Perseroan dengan anggota Direksi yang bersangkutan o Anggota Direksi yang bersangkutan mempunyai benturan kepentingan dengan Perseroan - Dalam hal terdapat keadaan sebagaimana tersebut diataas, yang berhak mewakili Perseroan adalah: o Anggota Direksi lainnya yang tidak mempunyai benturan kepentingan dengan Perseroan; o Dewan Komisaris dalam hal seluruh anggota Direksi mempunyai benturan kepentingan dengan Perseroan; atau o Pihak lain yang ditunjuk oleh RUPS dalam hal seluruh anggota Direksi atau Dewan Komisaris mempunyai benturan kepentingan dengan Perseroan. e. Pengambilan Keputusan Direksi dapat mengambil keputusan melalui mekanisme Rapat Direksi atau Sirkuler Direksi. Rapat Direksi i. Rapat Direksi diselenggarakan secara berkala, sekurangnya 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan dan mayoritas dihadiri oleh seluruh anggota Direksi secara fisik. ii. Anggota Direksi wajib menghadiri rapat tanpa diwakili paling kurang 75% dari total rapat.


paraf

Page 46 of 122



INTERNAL Versi 4

iii. iv. v.

vi.

vii.

Direksi wajib mengadakan rapat Direksi bersama Dewan Komisaris secara berkala paling kurang 1 (satu( kali dalam 4 (empat) bulan. Keputusan rapat Direksi harus diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat. Jika keputusan berdasarkan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai maka keputusan harus diambil dengan pemungutan suara berdasarkan suara setuju lebih dari ½ (satu per dua) bagian dari jumlah suara yang dikeluarkan rapat. Hasil rapat dituangkan dalam risalah rapat termasuk apabila terdapat perbedaan pendapat (dissenting opinions) serta didokumentasikan oleh Sekretaris Perusahaan. Tata cara penyelenggaraan rapat Direksi diatur lebih lanjut didalam Pedoman Kerja Direksi.

Sirkuler Direksi i. Mekanisme pengambilan keputusan Direksi yang dilakukan tanpa melalui Rapat Direksi. ii. Keputusan dianggap sah bila semua anggota Direksi memberikan persetujuan mengenai usul yang diajukan secara tertulis dengan menandatangani sirkuler tersebut oleh seluruh Direksi. iii. Keputusan sirkuler mempunyai kekuatan yang sama dengan keputusan yang diambil dengan sah dalam rapat Direksi. 3.3 Evaluasi Kinerja Direksi a. Direksi wajib melakukan review atas kinerja pengurusan yang telah dilakukan oleh Direksi selama masa tahun buku dan melaporkannya kepada pemegang saham, sekurangnya dalam 1 tahun sekali. b. Sebagai bagian dari evaluasi kinerja, Direksi harus memastikan terpenuhinya komposisi dan kualifikasi dari Direksi sebagaimana diatur didalam kebijakan ini. c. Laporan evaluasi kinerja Direksi dilaporkan kepada pemegang saham didalam RUPS dan dituangkan dalam Laporan Tahunan. d. Evaluasi atas kinerja anggota Direksi dilakukan oleh Komite Remunerasi dan Nominasi berdasarkan masukan dari Direktur Utama. e. Hasil evaluasi kinerja anggota Direksi menjadi pedoman dalam penetapan remunerasi dan nominasi anggota Direksi yang bersangkutan. 3.4 Remunerasi Direksi A.

Remunerasi Direksi ditetapkan dengan mempertimbangkan : 1. External competitiveness, yaitu perbandingan dengan pasar / peer group.


paraf

Page 47 of 122



INTERNAL Versi 4

Yang dimaksud peer group adalah bank-bank yang dianggap sebagai kompetitor, yang ditetapkan oleh Komite Remunerasi dan Nominasi dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: Visi Bank yang mencerminkan arah jangka panjang Bank, kompleksitas bank yang tercermin dari inovasi produk, teknologi dan layanan serta jangkauan pelayanan yang sangat luas dan jauh serta jumlah tenaga kerja yang signifikan. 2. Internal Equity, yaitu kesetaraan terhadap bobot tanggung jawab pekerjaan. Bank membagi kategori Direksi berdasarkan bobot pekerjaannya 3. Kinerja Bank, yang diukur berdasarkan pencapaian Rencana Bisnis Bank (RBB). 4. Kinerja Individu, yang diukur berdasarkan hasil penilaian kinerja tahunan. B.

Komponen Remunerasi Direksi terdiri dari : 1. Kompensasi tetap dalam bentuk gaji pokok atau honorarium bulanan; 2. Benefit reguler, baik dalam bentuk tunai maupun non tunai; 3. Kompensasi variabel dalam bentuk bonus kinerja tahunan.

C.

Bonus kinerja dikaitkan secara erat dengan kinerja bank dan juga kinerja inidividu setiap tahunnya.

D.

Kompensasi variabel bagi Direksi ditetapkan sebagai komponen dengan persentase yang lebih besar didalam kompensasi tunai Direksi secara total.

E.

Bank akan menunjuk konsultan independen dengan reputasi yang baik untuk melakukan benchmark remunerasi Direksi kepada peer group di industri perbankan Indonesia.

F.

Remunerasi masing masing anggota Direksi ditetapkan berdasarkan ketentuan sebagaimana diatas dengan catatan harus berada dalam rentang remunerasi bankbank kompetitor sesuai laporan hasil benchmark tersebut.

Prosedur Penetapan Remunerasi bagi Direksi 1.

Komite Remunerasi merekomendasikan kepada Dewan Komisaris untuk penunjukan konsultan independen untuk melakukan benchmark remunerasi Direksi kepada beberapa bank di Indonesia yang diperhitungkan sebagai bank kompetitor/ peer group.


paraf

Page 48 of 122



INTERNAL Versi 4

2.

3.

4.

5. 6.

Komite Remunerasi melakukan kajian atas laporan hasil benchmark dari konsultan yang ditunjuk yang meliputi : a. Rentang gaji pokok b. Rentang bonus kinerja c. Skema benefit, fasilitas, dan tunjangan Sekurang-kurangnya setahun sekali Direktur Utama memberikan laporan kepada Komite mengenai kinerja Direksi baik secara kolegial maupun individu sesuai tanggung jawab dan pencapaian target masing-masing. Berdasarkan hasil kinerja sebagaimana dijelaskan dalam butir 3 diatas, serta laporan hasil benchmark sesuai butir 2 diatas, Komite membuat usulan/rekomendasi remunerasi untuk setiap Direktur dan Komisaris untuk selanjutnya disampaikan kepada Dewan Komisaris. Dewan Komisaris membuat Keputusan mengenai remunerasi untuk setiap Direktur dan Komisaris. Persetujuan RUPS terhadap total remunerasi Direksi dan Dewan Komisaris.

3.5 Aspek Transparansi Direksi Anggota Direksi wajib mengungkapkan: a. Kepemilikan saham yang mencapai 5% atau lebih, baik pada Bank yang bersangkutan maupun pada bank dan perusahaan lain, yang berkedudukan di dalam dan di luar negeri; b. Hubungan keuangan dan hubungan keluarga dengan anggota Dewan Komisaris, anggota Direksi lainnya dan/atau pemegang saham pengendali Bank, dalam laporan pelaksanaan Good Corporate Governance. 3.6 Pendidikan dan Pelatihan Untuk meningkatkan kompetensi dan mendukung pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Direksi, anggota Direksi turut serta dalam Induction Program khusus untuk anggota Direksi baru dan Refreshment Program yang terdiri dari : 1. Regular Update yaitu update terkait peraturan/ regulasi baru. 2. Macro Update yaitu update kondisi makro ekonomi atau issue lain yang relevan. 3. Development yaitu pelatihan untuk masing-masing anggota Direksi. 4. Program Refreshment lainnya yang diwajibkan oleh peraturan yang berlaku.


paraf

Page 49 of 122



INTERNAL Versi 4

3.7 Komite Tingkat Direksi a. Komite Manajemen Risiko  Keanggotaan - Komite sekurang-kurangnya terdiri dari Direktur yang membidangi Manajemen Risiko (sebagai ketua komite) dan Direktur yang membidangi Bisnis , Keuangan, Kepatuhan, Human Capital, Operations dan Teknologi Informasi, serta pejabat eksekutif di bidang Manajemen Risiko - Keanggotaan Komite bersifat ex officio (berdasarkan jabatannya)Komite wajib membuat Charter Komite Manajemen Risiko, dan di review setiap 1 tahun sekali  Tugas dan Tanggung jawab i. Menyusun kebijakan dan kerangka manajemen risiko serta limit risiko, berikut pengkinian, perbaikan, dan atau penyempurnaannya. ii. Melakukan evaluasi kesesuaian kebijakan manajemen risiko dengan pelaksanaannya. iii. Melakukan evaluasi dan memberikan rekomendasi atas transaksi atau aktivitas, yang perlu diketahui atau memerlukan persetujuan Direksi. b. Komite Aset dan Liabilitas 1. Keanggotaan - Komite sekurang-kurangnya terdiri dari Direktur yang membidangi Treasury (sebagai ketua komite) dan beranggotakan Direktur yang membidangi Bisnis , Keuangan, Manajemen Risiko serta pejabat eksekutif di bidang Manajemen Risiko dan Treasury - Keanggotaan Komite bersifat ex officio (berdasarkan jabatannya) - Komite wajib membuat Charter Komite Aset dan Liability, dan direview setiap 1 tahun sekali 2. Tugas dan Tanggung jawab i. Mengembangkan, mengkaji dan menetapkan strategi, pedoman maupun kebijakan ALMA. ii. Memantau secara berkala posisi likuiditas bank melalui perkembangan primary dan secondary reserves. iii. Memantau secara berkala perkembangan dan strategi Dana Pihak Ketiga serta Kredit. iv. Mengkaji perkembangan dan proyeksi keadaan ekonomi secara keseluruhan untuk mengarahkan kebijakan yang ditetapkan.


paraf

Page 50 of 122



INTERNAL Versi 4

v.

vi.

vii.

viii.

ix. x.

Menetapkan rambu-rambu/batas dan petunjuk pengelolaan serta pengendalian risiko yang berdampak pada Risiko Likuiditas (Liquidity Management), Risiko Pasar seperti Risiko Suku Bunga (Interest Rate Management) dan Risiko Portfolio (Earning & Investment Management). Melakukan evaluasi dan menetapkan harga (pricing) Suku Bunga Kredit, Suku Bunga Dana dan Funds Transfer Price (FTP) atau Suku Bunga Rekening Antar Kantor untuk mengoptimalkan hasil penanaman dana, meminimumkan biaya dana, dan memelihara struktur neraca Bank sesuai dengan strategi ALMA Bank. Melakukan evaluasi posisi risiko suku bunga Bank dan strategi ALMA guna memastikan bahwa hasil risk taking position Bank telah konsisten dengan tujuan pengelolaan risiko suku bunga. Meninjau kembali performance dan posisi kekayaan dan kewajiban keuangan bank guna mengkaji dampak keputusan Komite sebelumnya terhadap tujuan bank. Meninjau deviasi antara hasil aktual dengan proyeksi anggaran dan Rencana Bisnis Bank. Menyampaikan informasi kepada Direksi mengenai setiap perkembangan ketentuan dan peraturan terkait yang mempengaruhi strategi dan kebijakan ALMA.

c. Komite Pengarah Teknologi Informasi 1. Keanggotaan - Komite sekurang-kurangnya terdiri dari Direktur yang membidangi Teknologi Informasi (sebagai ketua komite) dan beranggotakan Direktur yang membidangi Bisnis , Keuangan, dan Operations serta pejabat eksekutif di bidang Manajemen Risiko, Operations dan Teknologi Informasi. - Keanggotaan Komite bersifat ex officio (berdasarkan jabatannya)Komite wajib membuat Charter Komite Pengarah Teknologi Informasi, dan direview setiap 1 tahun sekali 2. Tugas dan Tanggung jawab i. Rencana strategis Teknologi Informasi (TI) yang sesuai dengan rencana strategis kegiatan usaha Bank. ii. Perumusan kebijakan dan prosedur TI yang utama seperti kebijakan pengamanan TI dan manajemen risiko terkait penggunaan TI di Bank; iii. Kesesuaian proyek-proyek TI yang disetujui dengan Rencana Strategis TI; iv. Kesesuaian pelaksanaan proyek-proyek TI dengan rencana proyek (project charter) yang disepakati dalam service level agreement;


paraf

Page 51 of 122



INTERNAL Versi 4

v. vi.

vii.

viii. ix. x.

Kesesuaian TI dengan kebutuhan sistem informasi manajemen yang mendukung pengelolaan kegiatan usaha Bank; Efektivitas langkah-langkah minimalisasi risiko atas investasi Bank pada sektor TI dan bahwa investasi tersebut memberikan kontribusi terhadap tercapainya tujuan bisnis Bank; Melakukan evaluasi terhadap kinerja dan penggunaan teknologi informasi untuk memastikan bahwa penggunaan teknologi informasi dapat mendukung dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Bank; Upaya penyelesaian berbagai masalah terkait TI, yang tidak dapat diselesaikan oleh satuan kerja pengguna dan satuan kerja penyelenggara; Melakukan evaluasi atas ketersediaan dan kecukupan sumber daya manusia terkait dengan pengoperasian, pemeliharaan dan dukungan atas penggunaan TI; Memberikan masukan atas proses berkaitan dengan risiko TI.

d. Komite Human Capital 1. Keanggotaan - Komite sekurang-kurangnya terdiri dari Direktur yang membidangi Human Capital (sebagai ketua komite) dan beranggotakan Direktur Utama, Direktur yang membidangi Keuangan serta pejabat eksekutif di bidang Human Capital - Keanggotaan Komite bersifat ex officio (berdasarkan jabatannya) Komite wajib membuat Charter Komite Aset dan Liability, dan direview setiap 1 tahun sekali 2. Tugas dan Tanggung jawab i. Mengevaluasi kebijakan, strategi dan sasaran dalam bidang Human Capital dan selanjutnya merekomendasikan kepada Direksi untuk ditetapkan. Kebijakan yang dimaksud khususnya adalah kebijakan yang sifatnya strategis. ii. Mengevaluasi pelaksanaan program remunerasi Human Capital dan selanjutnya merekomendasikan kepada Direksi untuk disetujui. iii. Menyetujui penyimpangan dari peraturan/kebijakan perusahaan yang berlaku di bidang Human Capital yang melebih kewenangan kepala divisi dan/atau Direktur yang membidangi Human Capital. iv. Menyampaikan rekomendasi kepada Direksi mengenai penunjukan dan penempatan (nominasi) anggota Direksi/ Dewan Komisaris pada Perusahaan Anak (termasuk anggota Dewan Pengawas Syariah pada Perusahaan Anak yang menjalankan bisnis Syariah).


paraf

Page 52 of 122



INTERNAL Versi 4

4

STRUKTUR ORGANISASI & MANAJEMEN 4.1 UNIT BISNIS a. BTPN Purna Bakti

Memberdayakan jutaan pensiunan untuk mencapai hidup yang lebih berarti sebagai penghormatan atas dedikasi yang telah diberikan, untuk meraih hidup yang sehat, makmur dan penuh arti.

Overview BTPN Purna Bakti menyediakan kredit pensiun yaitu kredit yang diberikan kepada para pensiunan/veteran (termasuk janda/duda dari pensiunan/veteran) yang dikelola oleh Lembaga Pengelola Pensiun yang melakukan kerjasama dengan bank dalam hal pembayaran manfaat pensiun dan/atau pemotongan hak pensiun baik melalui Lembaga Pengelola Pensiun terkait maupun oleh pihak ketiga yang ditunjuk oleh Lembaga Pengelola Pensiun. BTPN Purna Bakti dipimpin oleh Direktur Bisnis Pensiun. Dilandasi keyakinan “Do Good, Do Well”, BTPN Purna Bakti terus berinovasi. Berbekal pengalaman lima dekade melayani, menjadikan BTPN sangat memahami betapa besar keinginan para pensiunan untuk tetap sehat jiwa dan raga, aktif dalam kehidupan sosial, menjadi teladan bagi generasi penerus, berwirausaha, serta terus memberi manfaat bagi keluarga, lingkungan dan masyarakat. Empat Komponen BTPN Purna Bakti 1. Cara pandang dan sikap pegawai BTPN Purna Bakti kepada para nasabah Bahwa nasabah kita adalah orang-orang yang telah mengabdi dan berjasa selama puluhan tahun pada Bangsa dan Negara. 2. Fasilitas kantor yang didedikasikan untuk para purna bakti Ruangan yang aman dan nyaman khusus bagi nasabah lanjut usia. 3. Program Daya bagi nasabah BTPN Purna Bakti 4. Pembentukan Community Center untuk mendukung aspirasi nasabah dalam melakukan kegiatan positif Komunitas Purna Bakti BTPN Purna Bakti juga melakukan inovasi, dengan mengubah lobi bank menjadi pusat komunitas, tempat dimana para nasabah kami dapat bercengkerama dengan teman-teman


paraf

Page 53 of 122



INTERNAL Versi 4

secara leluasa, tempat dimana program Daya dilaksanakan. Para pensiunan juga dapat memperoleh informasi dan layanan Taspen dan Asabri. Untuk tetap aktif dalam kehidupan sosial dan masyarakat, para pensiunan dapat melakukan kegiatan berorganisasi ditempat tersebut. BTPN menyediakan sarana kantor dan tempat melakukan berbagai kegiatan dari pertemuan, olahraga maupun kesenian. Fungsi-fungsi Utama SALES & SERVICE DISTRIBUTION Tugas dan tanggung jawab Sales Distribution Mengelola , melakukan koordinasi dan monitoring atas para Regional Sales Head dan Regional Sales Support atas upaya peningkatan produktifitas, optimalisasi kesempatan bisnis baru, pengembangan jaringan serta pembinaan hubungan baik dengan customer dan mitra kerja/usaha untuk mencapai tujuan bisnis. Tugas dan tanggung jawab Service Distribution Mengelola , melakukan koordinasi dan monitoring atas para Regional Service Head dan Regional Service Support atas upaya optimalisasi kesempatan bisnis baru, pengembangan jaringan serta pembinaan hubungan baik dengan customer dan mitra kerja/usaha untuk mencapai tujuan bisnis. Tugas dan tanggung jawab Business Sales Manager Mengelola, melakukan koordinasi dan monitoring atas para Sales Marketing Supervisor (SMS) dalam hal operasional pemasaran kredit pensiunan di lingkup cabang, peningkatan produktifitas, optimalisasi kesempatan bisnis baru, pengembangan jaringan & pembinaan hubungan baik dengan customer dan mitra kerja/usaha peningkatan produktifitas, untuk mencapai tujuan bisnis. Tugas dan tanggung jawab Business Service Manager Mengelola, melakukan koordinasi dan monitoring atas para Service Branch Manager dalam hal pelaksanaan strategi pelayanan (service) untuk proses kredit pensiunan serta kegiatan operasional untuk mencapai tujuan bisnis. SERVICE & DISTRIBUTION Tugas dan tanggung jawab Credit Acceptance


paraf

Page 54 of 122



INTERNAL Versi 4

Mengelola, melakukan koordinasi dan monitoring atas para Credit Acceptance dalam hal aktivitas pelayanan nasabah untuk penyaluran , pemberian persetujuan maupun pemutusan kredit dalam batas wewenangnya , serta penanganan keluhan nasabah untuk mencapai tujuan bisnis. HO – BUSINESS DEVELOPMENT Tugas dan tanggung jawab Business Development Mengelola, melakukan koordinasi dan monitoring atas Product & Payment Development, Credit & Bancassurance, Network & Service, dan Sales Management dalam hal pengembangan strategi,sistem, infrastruktur dan implementasi Key Initiatives untuk mencapai tujuan bisnis. Tugas dan tanggung jawab Credit & Bancassurance Product Management Mengelola, melakukan koordinasi dan monitoring atas Credit & Bancassurance Product Management dalam hal analisa produk serta laporan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bisnis. Tugas dan tanggung jawab Network & Service Management  Mengelola, melakukan koordinasi dan monitoring atas Network Management dalam hal footprint management dan branch standardization untuk mencapai tujuan bisnis.  Mengelola, melakukan koordinasi dan monitoring atas Service Management dalam hal penyusunan strategi, implementasi, monitoring dan evaluasi pelaksanaan program Service di lingkup regional untuk mencapai tujuan bisnis Tugas dan tanggung jawab Sales Management Mengelola, melakukan koordinasi dan monitoring atas Sales Competency Head dan para Regional Sales Support Head dalam hal membangun dan meningkatkan sales capacity dan capability seluruh sales force untuk mencapai tujuan bisnis. Tugas dan tanggung jawab Sales Support & Training

Melakukan implementasi atas sales capability dari seluruh sales force untuk mencapai tujuan bisnis Tugas dan tanggung jawab Regional Sales Support Mengelola, melakukan koordinasi dan monitoring atas Regional Sales Support dalam melakukan implementasi dan evaluasiterhadap sales model, sales organization, sales process management, dan key initiative sesuai dengan SOP yang berlaku untuk mencapai tujuan bisnis.


paraf

Page 55 of 122



INTERNAL Versi 4

HO – BUSINESS INTELLIGENCE UNIT Tugas dan tanggung jawab Business Intelligence Unit Mengelola, melakukan koordinasi dan monitoring atas Business Intelligence Unit dalam membangun kemampuan business intelligence, mengelola dan menganalisa data nasabah, calon nasabah dan competitor, serta memberikan rekomendasi stratejik, terkini dan tepat guna dalam pengambilan keputusan dan penetapan strategic untuk mencapai tujuan bisnis. HO – INSTITUTIONAL RELATIONSHIP MANAGEMENT (IRM) Tugas dan tanggung jawab Institutional Relationship Manager Mengelola, melakukan koordinasi dan monitoring atas para Institutional Relationship Manager dalam mengelola dan mengontrol semua aktivitas Relationship Management yang efektif antara internal BTPN dengan mitra untuk mencapai tujuan bisnis. Tugas dan tanggung jawab IRM 1-3 Mengelola, melakukan koordinasi dan monitoring atas para Institutional Relationship Support dalam mengelola dan mengontrol semua aktivitas Relationship Management yang efektif antara internal BTPN dengan mitra untuk mencapai tujuan bisnis. Tugas dan tanggung jawab IRM Support 1-3 Melakukan implementasi atas pelaksanaan semua aktivitas relationship management yang efektif aintara internal BTPN dengan mitra untuk mencapai tujuan bisnis.

HO – PROCESS & PERFORMANCE MANAGEMENT Tugas dan tanggung jawab Process & Performance Management Mengelola, melakukan koordinasi dan monitoring atas Process Management Head, Performance Management Head , Marketing & Communication Head, dan Customer Information untuk mencapai tujuan. Tugas dan tanggung jawab Performance Management Mengelola, melakukan koordinasi dan monitoring atas Performance Management dalam hal implementasi keselarasan Key Performance Indicator dengan strategi bisnis, serta pengukuran dan pelaporan kinerja bisnis yang tepat dan akurat untuk mencapai tujuan bisnis.


paraf

Page 56 of 122



INTERNAL Versi 4

Tugas dan tanggung jawab Process Management Mengelola, melakukan koordinasi dan monitoring atas Process Management dalam hal peningkatan kinerja proses untuk mencapai target bisnis. Tugas dan tanggung jawab Marketing & Communication Merencanakan, Mengembangkan, Mengelola dan mengontrol aktivitas Marketing & Communication Management, Membangun dan mengembangkan media internal komunikasi secara nasional yang efektif serta melakukan koordinasi terhadap pelaksanaan event-event marketing dengan pihak internal maupun eksternal untuk meningkatkan brand image produk bisnis pension sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan budget promosi. Tugas dan tanggung jawab Customer Information Melakukan implementasi dalam pengembangan sistem Customer Information Management yang komprehensif, pengelolaan data potential dan existing nasabah, dan pendistribusian data untuk mencapai tujuan bisnis.

b. BTPN MITRA USAHA RAKYAT

Memberdayakan jutaan pengusaha mikro kecil untuk mencapai pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan melalui dukungan kemampuan keuangan dan pengembangan kemampuan berusaha.

Overview BTPN Mitra Usaha Rakyat (BTPN MUR) merupakan bisnis kredit yang melayani segmen pengusaha mikro-kecil yang membutuhkan pinjaman mulai dari Rp.25 juta sampai dengan Rp.1 milyar. Sejalan dengan filosofi perusahaan Do Good Do Well, BTPN MUR tidak hanya memberikan dukungan finansial/ pinjaman (capital/capability to grow) bagi pengusaha mikro-kecil, namun juga memberikan pengembangan kemampuan berusaha (capacity to grow) melalui program Daya untuk membantu pengusaha mikro-kecil meningkatkan kesempatan tumbuh yang lebih optimal, meningkatkan kesejahteraan keluarga dan masyarakat sekitar. BTPN MUR menawarkan layanan pinjaman dengan proses yang cepat, persyaratan yang sederhana dan skema pembayaran yang terjangkau. Saat ini ada sekitar 600 cabang BTPN MUR beroperasi melayani 250.000 pengusaha mikro-kecil di seluruh Indonesia.


paraf

Page 57 of 122



INTERNAL Versi 4

BTPN MUR dipimpin oleh Direktur Bisnis UMK, organisasi di BTPN MUR meliputi 4 unit Distribution yang membawahi cabang di seluruh Indonesia dan bersinergi bersama unit-unit Kantor Pusat yaitu Business Planning, Business Risk & Control, Product & Sales Management, serta Branch Operation & Network Management. Fungsi-fungsi Utama 1. Business Planning Bertanggung jawab dalam perencanaan bisnis melalui perencanaan finansial, pengelolaan kinerja melalui alat-alat monitoring aspek financial dan memastikan keselarasan seluruh komponen organisasi dalam menjalankan berbagai kegiatan strategis untuk menunjang tercapainya tujuan jangka pendek & jangka panjang. Ruang lingkup kerja unit Business Planning mencakup Performance Management, Planning & Development dan Business Alignment 2. Business Risk and Control Bertanggung jawab memastikan pencapaian kinerja secara berkelanjutan dengan cara menjaga kwalitas kredit, mengelola resiko dengan cara menanamkam budaya pencegahan dan pengelolaan resiko, memastikan mitigasi resiko, melakukan pemulihan kualitas portfolio serta memastikan keselarasan bisnis dengan ketentuan maupun peraturan internal dan eksternal. Ruang lingkup kerja unit Business Risk and Control mencakup Credit Policy, Credit Approval Management, Collection & Recovery, Special Handling Management, Quality Assurance serta Risk & MIS Analytics. 3. Product And Sales Management Bertanggung jawab memastikan terjadinya pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan melalui pengembangan produk dan layanan bagi nasabah UMK, mengembangkan kompetensi dan mengelola produktivitas sales dan mengembangkan program-program penjualan dan komunikasi baik internal maupun bagi nasabah. Selain itu dalam mewujudkan filosofi perusahaan “Do Good Do Well” unit ini juga bertanggung jawab memastikan pengembangan dan terlaksananya program-program Daya bagi Nasabah UMK. Ruang lingkup kerja unit Product and Sales Management mencakup Product Management, Sales Management, Sales Development & DAYA serta Marketing Program & Communication 4. Branch Operation and Network Management


paraf

Page 58 of 122



INTERNAL Versi 4

Bertanggung jawab memastikan kualitas transaksi dan pelayanan kepada nasabah dengan cara merancang dan mengembangkan proses operasional yang efektif dan efisien, memastikan standarisasi pelayanan disetiap cabang, bertindak sebagai compliance agent, memberikan solusi permasalahan operasional yang dialami cabang dan pengelolaan jaringan kantor untuk mendukung upaya bisnis mencapai kineja berkualitas dan berkelanjutan. Ruang lingkup kerja unit Branch Operation and Network Management mencakup Branch Improvement Management serta Branch Service Management. 5. Unit Distribution Bertanggung jawab atas pencapaian bisnis setiap cakupan / wilayah Distribusi – UMK dengan melakukan supervisi dan pengelolaan kepada Regional Business Leader (RBL), Area Business Leader (ABL) dan Branch Manager (BM) yang berada dibawahnya. Dalam pelaksanaan tugasnya, setiap Area, Regional dan Distribution didukung oleh tim Business Support Sales dan Business Support Service. Saat ini terdapat 4 unit Distribution yang terdiri atas Sumatera, Jawa 1, Jawa 2 dan Indonesia Bagian Timur.

c. BTPN SINAYA

Memberikan kesempatan untuk menghasilkan dampak positif yang signifikan melalui kesempatan ikut partisipasi dalam kegiatan pemberdayaan jutaan mass market di Indonesia.

Overview BTPN Sinaya, merupakan divisi Funding (pendanaan) dari BTPN yang fokus pada perhimpunan Dana Pihak Ketiga (DPK) dari Individu maupun Institusi. Saat ini BTPN Sinaya memiliki 46 Cabang dan 44 Sinaya center di seluruh Indonesia yang diharapkan dapat menjangkau seluruh potensi dana yang ada. BTPN Sinaya menawarkan rasa aman, layanan prima yang pribadi dan imbal hasil yang optimal dari produk-produk unggulannya. Dan seluruh dana yang terhimpun sepenuhnya disalurkan dalam bentuk pinjaman dan pemberdayaan bagi para purnabakti, pelaku usaha mikro dan kecil dan masyarakat prasejahtera produktif. Dengan ini nasabah BTPN Sinaya tidak hanya mendapatkan fasilitas finansial


paraf

Page 59 of 122



INTERNAL Versi 4

untuk menumbuhkan diri, namun juga ikut serta dalam memberdayakan sesama, menjadikan Hidup Lebih Berarti. BTPN Sinaya dipimpin oleh Direktur yang bertanggung jawab pada bisnis pendanaan, BTPN Sinaya didukung oleh 2 unit kerja utama yaitu Retail Funding Business (RFB) dan Wholesale Funding Business (WFB). RFB memberikan pelayanan atas produk Tabungan, Deposito, Bancassurance dan Giro untuk nasabah individu segmen menengah keatas. WFB fokus menangani dan melayani nasabah yang berasal dari Korporasi, Public Sector, Dana Pensiun, maupun individu berpenghasilan tinggi (high-networth individual), dengan dana yang dikelola dari setiap nasabah setidaknya berjumlah diatas 2 miliar rupiah. Fungsi-fungsi Utama Untuk menunjang Sinaya Funding Business secara bankwide, di Kantor Pusat terdapat unit kerja utama yang bertanggung jawab dalam mensupport lini bisnis ini. Unit kerja tersebut adalah Distribution Management, Business Performance Management, Business Quality Management, Product Management & Operation Excellence serta Marketing Communication. Distribution Head bertanggung jawab dalam membuat strategi untuk mencapai target sales dan menjaga kualitas service excellent dengan mengembangkan strategi jaringan kantor termasuk mendayagunakan seluruh resources serta membangun kondisi kerja yang mendukung dengan memberi motivasi dan membangun teamwork yang baik, serta mengembangkan potensi karyawan di bawah koordinasinya. Regional Business Leader (RBL) bertanggung jawab dalam menyusun dan mengimplementasikan strategi yang ditetapkan dalam mencapai target financial dan non financial dengan mengoptimalisasikan seluruh sumber daya manusia yang dimiliki sehingga memiliki teamwork, motivasi dan kinerja yang baik. Termasuk memastikan standard layanan/service excellence dijalankan di seluruh cabang, dan memastikan faktor resiko operational dapat dikontrol dengan baik sesuai dengan standard perusahaan. Area Business leader (ABL) bertanggung jawab dalam memastikan strategi pencapaian target financial yang disusun bersama Regional Business Leader (RBL) telah diimplementasikan di seluruh cabang dalam area tanggung jawabnya. Termasuk pemenuhan dan pengembangan staff cabang, serta berkoordinasi dengan Area Service Leader menjalankan standard layanan/service excellence di seluruh cabang-cabang


paraf

Page 60 of 122



INTERNAL Versi 4

dan memastikan faktor resiko operational dapat dikontrol dengan baik sesuai dengan standard perusahaan Area Service Leader (ASL) bertanggung jawab dalam memastikan terciptanya standar layanan secara end-to-end di cabang telah berjalan dengan baik, khususnya untuk mendukung pencapaian target financial dan non financial RFB. Termasuk memastikan pelaksanaan atas kebijakan dan prosedur operasional serta manajemen resiko di seluruh cabang telah efektif berjalan sesuai dengan strategi dan risk apetite yang telah ditetapkan Bank. d. BTPN MITRA BISNIS Overview BTPN Mitra Bisnis melayani nasabah di segmen UKM yang memiliki usaha ekonomi produktif dengan penjualan per tahun minimum Rp 2,5 milyar. Layanan dan solusi keuangan yang diberikan meliputi pembiayaan modal kerja dan investasi dengan limit pinjaman per debitur Rp 1 milyar sampai dengan Rp 50 milyar. Saat ini solusi keuangan yang ditawarkan berupa produk Pinjaman Rekening Koran (PRK), Pinjaman Berjangka (PB) dan Pinjaman Angsuran Berjangka (PAB) yang diberikan untuk debitur perorangan maupun perusahaan dalam skema pembiayaan konvensional, supply chain maupun Bank Perkreditan Rakyat (BPR). Secara bertahap BTPN Mitra Bisnis akan melengkapi layanan dan solusi keuangan yang ditawarkan dengan adanya cash management, produk trade finance, produk Asset Based Finance (ABF), dll sesuai dengan kebutuhan pasar dan kesiapan sistem dan infrastruktur. BTPN Mitra Bisnis dipimpin oleh Mitra Bisnis Business Head yang bertanggung jawab langsung kepada Direktur yang bertanggung jawab pada bisnis kredit. Organisasi di BTPN Mitra Bisnis, meliputi Kantor Pusat, Regional dan Area. Dimana untuk struktur organisasi di Regional dan Area secara garis besar dapat dikelompokkan menjadi 3 pilar yaitu Bisnis, Kredit dan Service. Fungsi-fungsi Utama PILAR BISNIS Regional Business Leader (RBL) membawahi Area Business Leader (ABL), dimana setiap Area dapat memiliki 4 – 6 orang Relationship Manager (RM) dan 1 – 2 orang RM Support. Tugas dan tanggung jawab Tim Bisnis adalah mendapatkan pertumbuhan bisnis yang sustainable baik dari sisi volume, jumlah nasabah maupun profit sesuai dengan target yang telah ditetapkan dengan tetap memperhatikan kualitas dari portfolio yang dihasilkan.


paraf

Page 61 of 122



INTERNAL Versi 4

PILAR KREDIT Regional Credit Manager (RCM) membawahi Regional Credit Reviewer (RCR) dan Area Credit Manager (ACM). Tugas dan tanggung jawab Tim Kredit adalah membantu pertumbuhan bisnis dengan memberikan analisa yang mendalam sehingga dapat dihasilkan portfolio yang sustainable dan sehat. PILAR SERVICE Regional Service Manager (RSM) membawahi Area Service Manager (ASM), dimana setiap ASM membawahi Customer Service (CS) yang sekaligus berfungsi sebagai Teller yang melayani transaksi nasabah di Area, Staf Legal & Documentation yang bertugas membantu proses pengikatan kredit, menjadi dokumen kustodian dan menjalankan fungsi kredit admin, serta Staf Appraiser yang bertugas melakukan penilaian jaminan atas debitur yang mengajukan kredit. Secara umum tugas dan tanggung jawab Tim Service adalah membantu pertumbuhan bisnis dengan mendukung transaksi operasional di cabang dan juga transaksi terkait kredit serta sebagai pihak yang akan menjalankan salah satu UVP BTPN Mitra Bisnis terkait membangun intimacy dengan nasabah. Struktur BTPN Mitra Bisnis di Kantor Pusat terdiri dari: 1. Sales Distribution Membuat strategi pencapaian bisnis bagi i-SME BTPN, melakukan monitoring bisnis growth, financial performance termasuk NPL, memimpin Tim Bisnis baik yang ada di Regional maupun Area. Di BTPN Mitra Bisnis terdapat 8 Regional yang tersebar di seluruh Indonesia dengan Kantor Regional di Jakarta, Medan, Palembang (saat ini masih dicover dari Medan), Bandung, Semarang, Surabaya, Balikpapan dan Makassar. 2. Business Development Mengembangkan dan menjalankan strategi bisnis / produk iSME yang berkaitan dengan Unique Value Proposition (UVP) di sektor SME, yang bertujuan untuk menarik nasabah baru dan mempertahankan loyalitas eksisting nasabah. Business Development juga melakukan mass acquisition untuk mendukung pertumbuhan bisnis dengan menjalankan produk / program khusus seperti BPR dan supply chain. 3. Business Planning & Alignment Menyusun perencanaan bisnis, mulai dari perencanaan finansial sampai dengan inisiatif strategis bisnis, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Membangun sarana dan prasarana untuk menunjang pencapaian sasaran bisnis melalui pengembangan Management Monitoring Tools. Business Planning & Alignment juga melakukan fungsi alignment melalui komunikasi internal dalam


paraf

Page 62 of 122



INTERNAL Versi 4

ruang lingkup BTPN Mitra Bisnis, yang disampaikan dengan cara komunikasi yang efektif, efisien, serta tepat sasaran. 4. Credit Risk Credit Risk terdiri dari Policy & Procedure, Credit Approval, Credit Analytics, Internal Control dan Remedial. Policy & Procedure bertanggung jawab untuk menyusun policy dan procedure yang ada di BTPN Mitra Bisnis serta mereview dan memberikan feedback terkait policy dan procedure Bank BTPN yang berkaitan dengan BTPN Mitra Bisnis. Credit Approval memimpin Tim Kredit baik yang ada di Regional maupun Area. Tim Credit Approval bertugas untuk mereview dan memberikan keputusan kredit yang diajukan oleh debitur. Dalam hal ini Tim Credit Approval bertanggung jawab untuk memastikan bahwa portfolio BTPN Mitra Bisnis tumbuh dengan sehat. Credit Analytics bertanggung jawab sebagai pengelola dan pengolah data dan penanggung jawab terkait inisiatif project IT di BTPN Mitra Bisnis. Termasuk dalam tanggung jawab Credit Analytics adalah melakukan analisa dan kalibrasi terhadap tools pengambilan keputusan kredit yang diterapkan di BTPN Mitra Bisnis. Internal Control terdiri dari Quality Assurance, Early Warning dan Portfolio Analysis. Quality Assurance nantinya akan ada juga di Regional. Tim Internal Control bertanggung jawab untuk memonitor portfolio dan perkembangan bisnis agar tetap sesuai dengan bisnis model, mendeteksi secara dini kemungkinan pemburukan portfolio, memastikan bahwa setiap proses yang ada di BTPN Mitra Bisnis telah sesuai dengan policy dan procedure serta perkembangan bisnis yang ada dan memberikan masukan berdasar temuan yang ada untuk process improvement di masa yang akan datang. Remedial terdiri dari Soft Collection, Rehabilitation dan Recovery. Tim Rehabilitation dan Recovery nantinya akan ada juga di Regional. Tim Remedial akan menangani debitur yang memiliki keterlambatan pembayaran (days past due = DPD) > 0. Penanganan di masing-masing Tim dalam Remedial Unit ditentukan berdasarkan lamanya DPD. Tugas dari Tim Remedial adalah membuat debitur dapat kembali lancar atau menekan seminimal mungkin kerugian di pihak Bank jika ternyata debitur menjadi Non Performing Loan (NPL). 5. Business Services


paraf

Page 63 of 122



INTERNAL Versi 4

Business Service terdiri dari Transactional & Services dan Project Management & Branch Development. Transactional & Services bertanggung jawab dalam penyiapan platform transactional banking dengan mengembangkan konsep layanan prima, pengembangan fungsi-fungsi transaksional di cabang dan juga pengembangan fungsi-fungsi pendukung transaksi di cabang. Project Management & Branch Development bertanggung jawab dalam penyiapan infrastruktur, set up cabang, proses alignment dengan unit lain di BTPN terkait fungsi operasional dan aktivitas office management lainnya.

4.2

UNIT PENDUKUNG a. KEUANGAN

Unit Keuangan berada di bawah Direktur Keuangan. Adapun bidang tugas Direktur Keuangan antara lain: Memimpin dan mengarahkan kebijakan dan strategi dalam bidang Keuangan, Permodalan dan Strategi termasuk target financial jangka pendek, menengah dan panjang secara komprehensif. Mengarahkan dan mengkoordinasikan penyusunan Rencana Bisnis Bank serta aksi korporasi. Fungsi-fungsi Utama CORPORATE PERFORMANCE  Mengkoordinasi pembuatan laporan keuangan manajemen termasuk analisa dan penjelasan atas performance actual, memberikan rekomendasi terkait dengan isu penting kepada Direktur Keuangan serta mensupervisi pengelolaan system informasi manajemen (data warehouse) sehingga kinerja keuangan bank (perusahaan) dapat terpantau dengan baik.  Mensupervisi pembuatan forecasting kinerja keuangan dan proyeksi untuk memastikan pelaksanaan rencana anggaran tahunan secara bank wide tersusun dengan benar dan akurat FINANCIAL CONTROL & PLANNING Merencanakan, mengembangkan dan mengontrol kebijakan, prosedur akuntansi, pelaporan kepada regulator, fungsi akuntansi dan perpajakan serta budgeting bank di seluruh unit bisnis, operasional dan support function dalam upaya memastikan fungsi financial control and planning berjalan sesuai ketentuan yang berlaku dan tepat waktu.


paraf

Page 64 of 122



INTERNAL Versi 4

CORPORATE STRATEGY Memfasilitasi proses penyusunan Rencana Bisnis Bank dan pelaporannya kepada Otoritas Jasa Keuangan/OJK serta proses strategic review, melakukan analisa pasar dan riset yang diperlukan oleh manajemen Bank BTPN, dan menyiapkan informasi kinerja Bank kepada stakeholders eksternal. b. TEKNOLOGI INFORMASI Unit kerja Teknologi Informasi berada di bawah Direkur Teknologi Informasi. Bidang tugas Direktur Teknologi Informasi antara lain: Memimpin dan mengkoordinasikan kebijakan dan strategi dalam bidang teknologi dan informasi. Mengkoordinasikan pengembangan dan perencanaan teknologi informasi yang efektif dan efisien untuk mendukung unit bisnis. Fungsi-fungsi Utama IT Planning a) Bertanggung jawab atas perencanaan stratejik dari IT Bank b) Bertanggung jawab atas ketersediaan arsitektur informasi & teknologi yang ditetapkan oleh Bank c) Bertanggung jawab atas koordinasi pengelolaan resiko di IT d) Bertanggung jawab terhadap pengelolaan keamanan IT untuk Bank IT Business Alliance Pension, E-channel, BUS & Treasury a) Bertanggung jawab atas enablement dan dukungan layanan IT terhadap Bisnis Pensiun, WoW dan Treasury b) Memahami seluruh bisnis proses dari Bisnis terkait dan integrasinya pada layanan IT yang dibutuhkan c) Menjadi Relationship Manager dari BTPN Syariah atas layanan yang disediakan oleh Bank kepada BTPN Syariah IT Business Alliance Finance, Corporate Function, MUR & i-SME a) Bertanggung jawab atas enablement dan dukungan layanan IT terhadap Direktorat Keuangan, Human Capital, Corporate Function, Mitra Usaha Rakyat dan i-SME Bisnis b) Memahami seluruh bisnis proses dari Bisnis dan user terkait dan integrasinya pada layanan IT yang dibutuhkan IT Business Alliance Operations & Retail Banking a) Bertanggung jawab atas enablement dan dukungan layanan IT terhadap Direktorat Operation dan Retail Banking Bisnis


paraf

Page 65 of 122



INTERNAL Versi 4

b)

Memahami seluruh bisnis proses dari Bisnis dan user terkait dan integrasinya pada layanan IT yang dibutuhkan

IT Business Solutions a) Bertanggung jawab terhadap solusi teknis & fungsional yang dibutuhkan oleh seluruh solusi IT bagi para stakeholder b) Memastikan kepatuhan pada standar yang telah ditetapkan oleh IT c) Memastikan integrasi atas solusi yang dibangun pada disain infrastruktur yang telah ditetapkan d) Bertanggung jawab atas kualitas solusi & infrastruktur yang dibangun bagi stakeholder IT Solutions Development a) Bertanggung jawab terhadap pembuatan dan pengembangan aplikasi yang dibutuhkan oleh seluruh solusi IT bagi para stakeholder b) Memastikan kepatuhan pada standar yang telah ditetapkan oleh IT c) Bertanggung jawab atas kualitas solusi yang dibangun bagi stakeholder IT Services Operation a) Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya seluruh operasional layanan IT b) Bertanggung jawab atas pemenuhan Service Level yang telah ditetapkan oleh IT c) Bertanggung jawab terhadap seluruh infrastruktur yang dimiliki oleh Bank, yang meliputi Data Center, Disaster Recovery dan jaringan komunikasi Bank IT PMO & Vendor Management a) Bertanggung jawab terhadap terpenuhinya fungsi enablement IT melalui pengelolaan portfolio project & program IT b) Memastikan kepatuhan pada standard Project Management yang ditetapkan oleh IT c) Bertanggung jawab atas pengelolaan anggaran operasional & investasi yang dilakukan oleh IT d) Bertanggung jawab terhadap pengelolaan hubungan dengan pihak ketiga yang mendukung keseluruhan layanan IT IT Service Delivery a) Bertanggung jawab terhadap ketersediaan layanan IT bagi para stakeholder b) Memastikan dukungan IT terhadap seluruh pengguna layanan IT di Bank c) Memastikan pemenuhan atas service level yang ditetapkan d) Bertanggung jawab atas penyelesaian insiden dan masalah yang terjadi pada seluruh layanan IT


paraf

Page 66 of 122



INTERNAL Versi 4

MANAJEMEN TEKNOLOGI INFORMASI Dalam rangka meningkatkan efisiensi kegiatan operasional dan mutu pelayanan Bank kepada nasabahnya, Bank dituntut untuk mengembangkan strategi bisnis Bank antara lain dengan memanfaatkan kemajuan Teknologi Informasi (TI). Kehandalan Bank mengelola TI menentukan keberhasilan Bank dalam menghasilkan suatu informasi yang lengkap, akurat, terkini, utuh, aman, konsisten, tepat waktu dan relevan. Dengan demikian informasi yang dihasilkan dapat mendukung proses pengambilan keputusan dan operasional bisnis Bank. Peran dan Tanggung Jawab Manajemen Meliputi tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris, Direksi dan Komite Pengarah Teknologi Informasi (IT Steering Committee) serta Pejabat Tertinggi yang membawahi bidang IT sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Rencana Strategis Teknologi Informasi Rencana Strategis TI (Information Technology Strategic Plan) merupakan dokumen yang menggambarkan visi dan misi TI Bank, strategi yang mendukung visi dan misi tersebut dan prinsipprinsip utama yang menjadi acuan dalam penggunaan TI untuk memenuhi kebutuhan bisnis dan mendukung rencana strategis jangka panjang Bank. Sebelum menyusun Rencana Strategis TI Bank hendaknya melakukan analisis mengenai hal-hal yang terkait antara lain data terkait Corporate Plan, standar dan regulasi TI dan industri perbankan yang berlaku, trend teknologi, dan hasil assessment terhadap current IT environment. Dalam penyusunan Rencana Strategis TI Bank hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1) kesesuaian arah dengan rencana strategis Bank secara keseluruhan; 2) kesesuaian arah dengan strategi dan kegiatan masing-masing unit bisnis, kondisi pasar dan struktur demografi serta segmentasi nasabah; 3) pemahaman manajemen mengenai peran dari TI dalam mendukung pelaksanaan kegiatan usaha Bank yang ada sekarang dan yang direncanakan; 4) pemahaman manajemen mengenai hubungan antara sumber daya TI yang digunakan sekarang dan yang direncanakan dengan strategi dan rencana kerja dari satuan kerja pengguna TI; 5) mempertimbangkan manfaat langsung dan tak langsung yang akan diperoleh dibandingkan biaya yang akan dikeluarkan untuk penggunaan teknologi; 6) kebutuhan akan investasi baru dibidang teknologi. Organisasi Teknologi Informasi


paraf

Page 67 of 122



INTERNAL Versi 4

1. Fungsi Manajemen Risiko TI Bank perlu memiliki fungsi penerapan manajemen risiko penggunaan TI dalam organisasi Bank yang melibatkan pihak-pihak yang memiliki risiko dan yang memantau (oversee) risiko serta yang melakukan test dan verifikasi. Bank perlu memiliki kebijakan bahwa identifikasi, pengukuran dan pemantauan risiko setiap aktivitas/ bisnis secara periodik dilakukan oleh Satuan Kerja Manajemen Risiko bekerja sama dengan satuan kerja penyelenggara TI dan satuan kerja pengguna TI. 2. Struktur Organisasi Satuan Kerja TI Bank perlu memiliki struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan penyelenggaraan dan penggunaan TI, dan sekurang-kurangnya memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. struktur organisasi secara spesifik menggambarkan garis kewenangan, pelaporan, tanggung jawab (dan jika dibutuhkan, orang pengganti) untuk setiap fungsi TI yang harus dimiliki; b. terdapat prinsip pemisahan tugas dan tanggung jawab (segregation of duties) untuk mencegah seseorang mendapat tanggung jawab atas fungsi-fungsi yang berbeda dan kritikal sedemikian rupa yang dapat menyebabkan kesalahan tidak mudah dideteksi. Misalnya adanya pemisahan pegawai yang bertanggung jawab melakukan administrasi pengamanan informasi (security administrator) dengan yang bertanggung jawab atas pengembangan dan yang melakukan kegiatan operasional TI; c. struktur organisasi yang tidak membuka peluang bagi siapapun secara independen untuk melakukan dan atau menyembunyikan kesalahan atau penyimpangan dalam pelaksanaan tugas serta dapat mematikan fasilitas sistem keamanan; d. penempatan personil mempertimbangkan kompetensi (pengetahuan dan keahlian) sumber daya manusia yang sesuai dengan posisi (jabatan/tugas); e. pembagian tanggung jawab dan penetapan target dirumuskan dengan baik di antara fungsi pengelolaan risiko dan bidang-bidang fungsional penyelenggaraan TI.

c. OPERASIONAL Unit Kerja Operasional berada di bawah Direktur Operasional. Unit Operasi bertanggung jawab dalam pemrosesan dan monitoring transaksi operasional Bank. Adapun bidang tugas Direktur Operasional antara lain: Memimpin dan mengarahkan kebijakan dan strategi dalam bidang operasional. Memimpin pengembangan dan inovasi bidang operasional untuk mendukung proses bisnis lebih efektif dan efisien.


paraf

Page 68 of 122



INTERNAL Versi 4

Fungsi-fungsi Utama Operations Development Mendesain dan mengembangkan proses operasional baik di cabang maupun kantor pusat, serta mengkoordinasikan persiapan infrastruktur pendukung meliputi aplikasi/sistem, dokumen, tools, dan lain sebaginya serta mensosialisasikan SOP/Kebijakan Operasional ke seluruh Cabang. Performance & Budget Monitoring Mendesain pengukuran indikator kinerja di tiap unit Operations serta melakukan monitoring atas budget Opex Operations Distribution Menyediakan layanan pemrosesan transaksi di kantor cabang Bisnis Purna Bakti serta melakukan pengukuran, evaluasi, perbaikan kualitas implementasi proses operasional di lapangan General Affairs & Premises Mengelola gedung kantor beserta fasilitas terkait, dan pengamanan kantor. Procurement & Fixed Asset Management Menyediakan layanan pengadaan barang dan jasa bagi bank, pengelolaan aset fisik bank, serta pengelolaan pihak ketiga (vendor) yang memberikan jasa bagi bank Centralized Operations Menyediakan layanan pemrosesan transaksi operasional secara terpusat baik terhadap cabang maupun pihak eksternal beserta pengukuran, evaluasi, perbaikan kualitas implementasi proses operasional, layanan Call Center, serta menyediakan pelaporan bank PMO & Branch Roll Out Mengkoordinasikan proses pembukaan cabang baru, relokasi cabang serta penutupan cabang, serta pengajuan ijin dan laporan ke OJK Unit Penanganan Pengaduan Konsumen Mengembangkan standar penyelesaian pengaduan nasabah serta menyediakan layanan penanganan pengaduan nasabah.


paraf

Page 69 of 122



INTERNAL Versi 4

d. HUMAN CAPITAL Unit Human Capital berada di bawah Direktur Human Capital dengan bidang tugas antara lain: Mengkoordinasikan dan mengarahkan kebijakan dan strategi dalam bidang human capital termasuk kebijakan rekrutmen, promosi, mutasi dan pelatihan. Menciptakan hubungan industrial yang harmonis serta menyampaikan kebijakan Bank yang bersifat strategis di bidang human capital kepada karyawan. Dalam mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) Perusahaan membagi empat proses yang disebut People Process, yaitu : 1.

Penyediaan tenaga kerja secara cepat dan tepat sesuai kebutuhan Perusahaan Keberadaan people merupakan unsur terpenting dari suatu organisasi untuk dapat menjalankan rencana kerja dan mencapai tujuan bisnisnya. Dengan demikian proses pertama yang harus dilakukan adalah penyediaan people secara cepat dan tepat melalui rencana pengelolaan kebutuhan atau Man Power Planning. Unit Human Capital bertanggung jawab menyediakan calon-calon karyawan yang tepat secara cepat sesuai dengan kebutuhan tenaga kerja sesuai Man Power Planning. Pimpinan Unit Kerja melakukan seleksi terhadap calon-calon tersebut untuk dipilih sesuai dengan kebutuhan unit kerja.

2.

Membangun dan menjaga budaya kerja dengan kinerja tinggi Salah satu prinsip utama yang menjadi landasan pengembangan organisasi Perusahaan adalah menumbuhkan budaya kinerja tinggi bagi karyawannya. Tahapan dalam proses antara lain dengan perencanaan dan desain struktur organisasi yang efektif, pemenuhan kelengkapan deskripsi jabatan, penetapan target kerja yang jelas bagi setiap karyawan, proses performance management, penetapan rewards yang berlandaskan prinsip meritocracy untuk mendukung terciptanya budaya kinerja tinggi, pelatihan critical skill untuk meningkatkan kompetensi karyawan sesuai kebutuhan individu dan tuntutan pekerjaannya, dan penerapan manajemen disiplin bagi karyawan yang disesuaikan dengan kinerjanya masing-masing. Unit Human Capital bertanggung jawab menyediakan aturan, proses kerja, panduan dan infrastruktur pendukung mengenai rencana dan desain struktur organisasi yang efektif, kelengkapan deskripsi pekerjaan beserta target kerja yang jelas, rewards berdasarkan meritocracy, pelatihan-pelatihan sesuai kebutuhan, untuk keudian dieksekusi oleh para Pimpinan di masingmasing Unit Kerja.

3.

Pengelolaan talent terutama pada posisi kunci (Talent Management in Key Leadership)


paraf

Page 70 of 122



INTERNAL Versi 4

Untuk menjaga kelangsungan kepemimpinan maka Perusahaan membangun dan mengembangkan konsep pengelolaan dan pengembangan kemampuan terhadap karyawan khususnya untuk posisiposisi kunci dan penting di Perusahaan. Prosesnya dimulai dari identifikasi kemampuan dasar/ keahlian di setiap karyawan yang didasarkan pada kinerja dan potensinya, membuat dan melaksanakan rencana pengembangan kemampuan dasar/ keahlian tersebut sesuai klasifikasinya sampai pada tingkat yang dibutuhkan untuk menduduki posisi kunci, dan membuat rencana pergantian kepemimpinan dalam Perusahaan. Unit Human Capital bertanggungjawab untuk membuat alat bantu dalam mengidentifikasi posisiposisi kunci beserta kemampuan/keahlian yang dibutuhkan oleh posisi-posisi tersebut, mengumpulkan daftar nama-nama karyawan yang berpotensi untuk menduduki posisi-posisi tersebut serta merencankan dan melaksanakan aktivitas pengembangan bagi karyawan yang berpotensi tersebut agar siap apabila dibutuhkan menduduki posisi tersebut. Pimpinan Unit Kerja bertanggung jawab memilih karyawan yang berpotensi di unit kerjanya masing-masing dan memberikan kesempatan karyawan bersangkutan mengikuti aktivitas pengembangan diri. 4.

Menumbuhkan dan mengembangkan Engagement Perusahaan menyadari bahwa pencapaian kinerja yang tinggi hanya akan dicapai oleh tim yang memiliki keterikatan kerja yang tinggi pula. Setiap karyawan harus selalu membangun, menjaga dan menumbuhkan tingkat kepercayaan dan keyakinan di dalam unit kerjanya. Adanya pemahaman dan keyakinan bahwa setiap pekerjaan memiliki saling keterikatan yang pada gilirannya akan terwujud dalam tingkat keterikatan kerja yang tinggi di Perusahaan secara keseluruhan. Hubungan industrial yang harmonis juga harus selalu dijaga melalui kepatuhan terhadap peraturan perundangundangan yang berlaku. Keterikatan kerja yang didasarkan pada saling percaya dan yakin untuk memberikan yang terbaik akan berdampak pada peningkatan kinerja karyawan. Unit Human Capital bertanggungjawab menyediakan aturan, proses kerja, panduan dan infrastruktur pendukung mengenai bagaimana mengembangkan engagement dalam suatu tim kerja, memberikan gambaran kondisi engagement dalam suatu tim kerja, meningkatkan engagement dari satu kondisi ke kondisi yang lebih baik. Pimpinan Unit Kerja bertanggungjawab melakukan aktivitas peningkatan engagement berdasarkan hasil penggambaran (survei).

Fungsi-fungsi Utama HC Strategic Development & Projects berperan sebagai pusat berbagai spesialisasi dalam pengelolaan human capital dan bertanggungjawab menyediakan kebijakan, prosedur dan infrastruktur serta manajemen perubahan dalam bidang pembentukan organisasi yang efektif, akuisisi talent-talent senior di pasar kerja perbankan, pengelolaan kinerja karyawan, pengelolaan rewards bagi karyawan,


paraf

Page 71 of 122



INTERNAL Versi 4

pengelolaan pendidikan dan pengembangan karyawan, pengelolaan talent (talent management), pengelolaan keterlibatan karyawan (employee engagement) dan pengelolaan hubungan industrial. HC Services berperan sebagai penyedia layanan kepegawaian yang bersifat transaksional dengan tanggungjawab pada pelaksanaan pembayaran gaji dan benefit, pengelolaan database karyawan, penyimpanan data-data kepegawaian, pinjaman karyawan, sistem informasi kepegawaian, serta pusat komunikasi dan informasi layanan karyawan. Selain itu HC Operation juga bertanggungjawab melakukan proses rekrutmen yang bersifat massal (Mass Recruitment). HC Bussines Partner berperan menjalankan fungsi generalis human capital bagi suatu direktorat atau bagian tertentu, dengan fokus tanggungjawab pada implementasi pengelolaan kinerja, pengelolaan talent dan karir, pengelolaan keterlibatan karyawan (employee engagement) dan pengelolaan people risk. e. CORPORATE SECRETARY Komunikasi yang efektif antara Perseroan dan stakeholders merupakan hal yang sangat penting dalam penerapan GCG dan hal tersebut menjadi tanggung jawab Corporate Secretary. Sesuai dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor 35/POJK.04/2014 tentang Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik, maka kepada setiap Emiten atau Perusahaan Publik wajib membentuk Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary). Fungsi Corporate Secretary dapat dilaksanakan oleh orang perseorangan atau unit kerja yang dipimpin oleh seorang penanggung jawab. Dalam hal Corporate Secretary dijabat oleh pejabat eksekutif, maka Direksi bertanggung jawab atas informasi yang disampaikan oleh Corporate Secretary. 1. Fungsi Corporate Secretary Sekretaris Perusahaan mempunyai fungsi untuk membangun relasi strategis dengan stakeholders seperti Lembaga Pemerintah, Media Massa, Investor, Publik, Manajemen dan Karyawan BTPN, serta lembaga-lembaga lain yang memiliki kepentingan kepada BTPN atas dasar kepercayaan dan integritas yang tinggi untuk meningkatkan citra BTPN. Disamping itu, Sekretaris Perusahaan juga berperan serta dalam membangun perangkat untuk melaksanakan prinsip GCG di BTPN dengan tujuan untuk mengembangkan citra positif BTPN sebagai Perusahaan Publik dan mengoptimalkan nilai investasi Pemegang Saham. 2. Kualifikasi Corporate Secretary a. Memahami peraturan perundang-undangan di bidang pasar modal, Hukum Perseroan dan Perbankan yang berlaku.


paraf

Page 72 of 122



INTERNAL Versi 4

b. c. d. e. f.

Memahami bisnis perusahaan. Memiliki karakteristik pribadi yang baik seperti detail-oriented, fleksibel dan kreatif. Memiliki kemampuan berorganisasi. Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik dan bertanggung jawab. Memiliki kemampuan menganalisa dan memberikan masukan kepada Direksi serta menginformasikan kepada management apabila terdapat hal-hal yang perlu diinformasikan sedini mungkin. g. Mengikuti pelatihan terkait Corporate Secretary khususnya di bidang hukum, pasar modal serta praktik-praktik kesekretariatan. 3. Tugas dan tanggung jawab Corporate Secretary 1. Sebagai penghubung atau contact person antara Perusahaan dengan Pemegang Saham, pihak regulator dan pemangku kepentingan lainnya. 2. Memberikan masukan kepada Direksi dan Dewan Komisaris serta memastikan kepatuhan Perseroan atas setiap dan seluruh ketentuan pasar modal 3. Menjadi penanggung jawab utama kelancaran komunikasi antara pemegang saham dengan Perseroan. 4. Membantu Direksi dan Dewan Komisaris dalam pelaksanaan tata kelola perusahaan yang meliputi: a. Perumusan agenda setiap Rapat Direksi dan/atau Rapat Dewan Komisaris b. Pemberitahuan atau penyampaian undangan kepada Direksi dan/atau Dewan Komisaris untuk setiap pelaksanaan Rapat Direksi dan/atau Rapat Dewan Komisaris c. Mengumpulkan bahan rapat d. Membuat risalah rapat Direksi dan/atau Dewan Komisaris e. Memastikan penyelenggaraan Rapat Direksi dan/atau Dewan Komisaris serta Rapat Komite sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan f. Memastikan terselenggaranya induction training untuk anggota Direksi dan atau Dewan Komisaris yang baru diangkat, adapun hal-hal yang perlu disampaikan antara lain: 1) Pembagian tugas dan wewenang Direksi dan/atau Dewan Komisaris 2) Stuktur organisasi Perseroan 3) Dokumen Perseroan yang terkait 4) Hasil Rapat Umum Pemegang Saham yang memiliki implikasi tertentu 5) Ketersediaan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. g. Memastikan adanya sistim penyimpanan dan ketersediaan dokumen Perseroan, termasuk diantaranya risalah dari rapat Direksi, rapat Dewan Komisaris, rapat-rapat komite dan risalah dari Rapat Umum Pemegang Saham.


paraf

Page 73 of 122



INTERNAL Versi 4

h. Memastikan bahwa Perseroan telah melakukan keterbukaan informasi yang perlu diketahui publik secara transparan dan tepat waktu. i. Penyelenggaraan dan dokumentasi Rapat Umum Pemegang Saham. j. Penyampaian laporan kepada Otoritas Jasa Keuangan secara tepat waktu. 5. Memastikan tersedianya daftar pemegang saham sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 6. Memberikan masukan mengenai pelaksanaan GCG di Perseroan dalam bentuk self assessment secara berkala. 7. Mengikuti perkembangan Pasar Modal khususnya peraturan perundang-undangan yang berlaku di bidang pasar modal. CORPORATE SECRETARIAT Corporate Secretariat merupakan divisi yang berada di bawah Direktorat Legal, Compliance dan Corporate Secretary dan dipimpin oleh Head, Corporate Secretariat. Corporate Secretariat di BTPN berfungsi membantu fungsi Corporate Secretary antara lain dalam hal sebagai penghubung antara BTPN dengan otoritas pasar modal, Pemegang Saham, dan masyarakat umum serta bertanggungjawab untuk menjaga komunikasi yang seimbang, konsisten dan transparan mengenai tata kelola perusahaan, transaksi material dan corporate action yang terkini secara tepat waktu serta sebagai pelaksana koordinasi terkait dengan implementasi GCG . Terkait dengan penerapan Tata Kelola Perusahaan yang baik (Good Corporate Governance), Corporate Secretariat memiliki tanggung jawab atau peran yang luas baik itu peranan administrasi dan juga peranan strategis yang secara garis besar diuraikan sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Mengatur keperluan Rapat Direksi, Dewan Komisaris dan Komite ditingkat Dewan Komisaris meliputi mengkoordinir, mempersiapkan dan mendistribusikan materi; Menghadiri Rapat Direksi, Dewan Komisaris dan Komite di tingkat Dewan Komisaris untuk mencatat risalah, serta menindaklanjuti keputusan Rapat tersebut kepada unit terkait; Menyimpan dan mengelola dokumen (Corporate Record) terkait dengan dokumen korporasi (korespondensi maupun arsip). Memonitor pemenuhan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku seperti Bursa Efek Indonesia, Otoritas Jasa Keuangan, Kustodian Sentral Efek Indonesia, dan lembaga terkait lainnya; Menyampaikan Keterbukaan Informasi kepada Regulator, Pemegang saham maupun publik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Menyampaikan Laporan Berkala maupun insidental dalam rangka kepatuhan Perseroan sebagai perusahaan Publik Mengkoordinasikan penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan juga Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa (RUPSLB); Membangun dan membina hubungan baik dengan dengan institusi Pasar Modal.


paraf

Page 74 of 122



INTERNAL Versi 4

9. 10.

Melaksanakan Self Assessment implementasi Good Corporate Governance sesuai dengan ketentuan Otoritas Jasa Keuangan Mengendalikan penomoran surat korespondensi eksternal untuk dokumen korporasi.

Fungsi-fungsi Utama Dalam menjalankan fungsi pokoknya unit Corporate Secretariat terdiri dari: a.

Board of Directors and Board of Commissioners Secretariat  Melakukan pengaturan penyelenggaraan rapat Board of Director (BoD) yaitu persiapan, penyusunan risalah, dan follow up tindak lanjut keputusan BoD  Melakukan pengaturan penyelenggaraan rapat Board of Comissioner (BoC), Komite Audit, dan Komite Pemantau Risiko  Bertanggung jawab dalam administrasi persetujuan sirkular, surat keputusan, dan memo black out serta pengumpulan data perihal pihak terkait serta pemegang saham pengendali.

b.

Corporate Administration  Melaksanakan pengarsipan atas dokumen perusahaan seperti Perjanjian Kerjasama (PKS), aktaakta perusahan, laporan kepada regulator, surat-menyurat, dan memo-memo penting baik pada aplikasi Corporate Filling Library (Cofilib) maupun secara hardcopy  Melakukan follow up dan monitoring atas seluruh dokumen yang wajib disimpan  Monitoring dan review berkala atas prosedur Divisi Corporate Secretariat

c.

Corporate Action & Stakeholders Management  Bertanggung jawab atas pelaporan rutin dan insidentil kepada OJK dan BEI terkait BTPN sebagai perusahaan publik  Mengkoordinasikan penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa (RUPSLB), dan juga public expose  Membantu pelaksanaan corporate action BTPN seperti stock split, right issue, dan penerbitan obligasi  Berpartisipasi dalam forum atau sosialisasi yang diadakan oleh OJK atau BEI  Memastikan keterbukaan informasi sudah dilaksanakan

d.

Good Corporate Governance  Penyusunan laporan pelaksanaan GCG, Laporan Tahunan, dan Laporan GCG Self Assessment sebagai bagian dari Laporan Risk Based Bank Rating (RBBR)  Melakukan pengkinian Kebijakan GCG  Bertanggung jawab atas pengkinian dan pelaksanaan refreshment kode etik bagi karyawan


paraf

Page 75 of 122



INTERNAL Versi 4

 Melakukan self assessment terhadap komite tingkat direksi, yaitu antara charter dan pelaksanaannya f.

LEGAL

Unit legal berada di bawah Direktorat Legal, Compliance dan Corporate Secretary. Unit Legal terdiri dari: 1. Legal Business 2. Litigation Fungsi-fungsi Utama 1. LEGAL BUSINESS Pada dasarnya fungsi utama bagian Legal Business adalah sebagai pihak yang bertugas untuk memberikan review, opini/klarifikas, dan sebagai drafter dokumen dari suatu transaksi yang akan dijalankan oleh btpn, berdasarkan peraturan perundang-undangan, peraturan pemerintah, peraturan daerah dan peraturan terkait lainnya. Untuk menjalankan fungsi utamanya, Legal Business memberikan support yang aktif kepada Business dalam mencapai tujuan strategis yang berkelanjutan dengan memperhatikan risiko hukum serta tunduk pada setiap perkembangan peraturan yang berlaku. Agar lebih mudah melakukan koordinasi, Legal Business menyediakan akses berupa email group yaitu #legalhelpdesk, sehingga apabila Business membutuhkan bantuan hukum terkait transaksi sehari-hari maka dapat mengirimkan permohonan bantuan melalui email tersebut, dan setiap pihak pada Legal Business akan aktif untuk memberikan tanggapan sesuai kebutuhan Business. Review : Setiap dokumen tertulis standard yang akan digunakan didalam suatu transaksi, disarankan untuk dilakukan review terlebih dahulu oleh Legal Business. Dalam melakukan review, Legal Business akan memperhatikan kebutuhan dari Business dengan tetap melihat risiko hukum atas transaksi tersebut dan semaksimal mungkin berusaha meminimalisasi risiko hukum yang mungkin akan timbul dikemudian hari. Opini/klarifikasi : Dalam menjalankan transaksi harian, Legal Business akan memberikan opini/klarifikasi kepada Business, dimana opini/klarifikasi memperhatikan risiko hukum yang mungkin terjadi, dan berdasarkan peraturan yang berlaku. Opini/klarifikasi tersebut tidak bersifat mutlak, sehingga dapat dijadikan referensi oleh Business dalam menjalankan transaksinya.


paraf

Page 76 of 122



INTERNAL Versi 4

Drafting : Di dalam transaksi harian Business membutuhkan dokumen tertulis sebagai dokumen pendukung transaksi yang akan dijalankan, Legal Business akan membuatkan draft surat sesuai kebutuhan dari Business, dengan tetap memperhatikan term dan condition yang dibutuhkan oleh Business dan mengakomodir ketentuan dari peraturan yang berlaku. Project : Dalam suatu project yang akan dilakukan oleh btpn, Legal Business berfungsi sebagai pihak yang melakukan koordinasi kepada pihak ketiga yaitu Notaris, Konsultan Hukum, dan Pejabat Hukum lain yang berwenang sehubungan dengan project tersebut. 2. LITIGATION Merupakan unit yang mempunyai ruang lingkup untuk menangani permasalahan hukum yang terjadi dan yang sudah melibatkan aparat penegak hukum, agar supaya potensi resiko hukum dapat diantisipasi dan dikelola dengan baik (minimize legal risk), sehingga diharapkan unit bisnis dan operation tetap dapat fokus dalam proses menjalankan usaha perbankan. Penanganan Permasalahan Hukum adalah tindakan yang dilakukan oleh unit Litigasi dalam rangka mencari solusi terbaik dan/atau bertujuan meminimalkan risiko hukum bagi Bank (minimize legal risk). Dalam hal ini yang dimaksud dengan Permasalahan Hukum adalah suatu perbuatan atau peristiwa/kejadian yang telah menjadi sengketa (dispute) hukum dengan Bank, misalnya : a. Gugatan dari karyawan dan/ atau Pihak Ketiga kepada Bank, atau sebaliknya ; b. Tindak Pidana yang dilakukan oleh Pihak Ketiga dan/atau Karyawan Bank kepada Bank ; c. Proses Litigasi (Perdata, Pidana, Hubungan Industrial) yang melibatkan instansi yang berwajib (Kepolisian, Kejaksaan, Pengadilan). Litigation dipimpin oleh Head, yang bertanggung jawab langsung kepada Direktur Kepatuhan. Selaku Supporting Unit, Litigation dalam membantu menangani permasalahan hukum berdasarkan penunjukan dari Direksi atau adanya permohonan dari Unit Head/Regional/Kantor Cabang (selanjutnya disebut “PEMOHON”). Sedangkan teknis penanganan permasalahan hukum yang ada, dapat dilakukan oleh Internal Lawyer (karyawan Litigation) dan/atau oleh Eksternal Lawyer. g. FRAUD MANAGEMENT UNIT (FMU) Merupakan unit yang bertanggung jawab untuk memberikan dukungan atas pelaksanaan Kebijakan Strategi Anti Fraud yang diterapkan oleh unit-unit agar berjalan secara efektif & efisien.


paraf

Page 77 of 122



INTERNAL Versi 4

Ruang lingkup FMU meliputi penerimaan pengaduan melalui channeling yang telah disediakan oleh pihak Bank seperti media Whistle Blowing System (Speak Your Mind), QA, SKAI, HC/KYE, PUK, dan lainlain, hingga menindaklanjuti sejak dari penanganan pengaduan, pengambilan keputusan oleh Komite Fraud, pengenaan sanksi dan pelaporan kepada Direksi dan Dewan Komisris, serta Otoritas Jasa Keuangan sesuai dengan limit potential loss yang telah ditetapkan.

h. CORPORATE COMMUNICATION Corporate Communications merupakan unit di bawah Direktorat Legal, Compliance dan Corporate Secretary yang memiliki fungsi utama mengelola reputasi perusahaan. Tugas dan tanggung jawab utama Corporate Communications adalah mengelola reputasi perusahaan, dengan cara mengembangkan dan melakukan aktivitas komunikasi yang efektif dan berkualitas sesuai dengan strategi, visi, misi dan nilai-nilai Bank, kepada pihak internal dan eksternal dalam rangka mendukung aktivitas Bank. Penyampaian informasi yang dilaksanakan oleh Corporate Communications adalah sebatas pada informasi internal (karyawan BTPN) yang bersifat umum dan bukan rahasia (tidak termasuk surat menyurat / memorandum antar Unit Kerja) dan informasi eksternal (kepada masyarakat melalui media massa atau media komunikasi lainnya), tetapi tidak termasuk penyampaian informasi kepada pemegang saham, regulator & pemerintah, serta nasabah BTPN. Terkait dengan fungsi pokok untuk mengelola reputasi perusahaan, Corporate Communications bertanggung jawab dan berperan sebagai pintu utama dalam penyampaian informasi internal dan eksternal. Dengan demikian Corporate Communications juga melaksanakan fungsi pengawasan (kontrol & monitoring) seluruh aktivitas komunikasi BTPN secara umum dan secara khusus yang dilaksanakan oleh setiap unit bisnis dan unit pendukung. Fungsi-fungsi Utama Dalam menjalankan fungsi pokoknya unit Corporate Communications terdiri dari: 1. External Communications Merupakan unit yang memiliki fungsi pokok menyampaikan informasi eksternal. Dalam melakukan fungsi pokok tersebut, External Communications berkoordinasi dengan unit bisnis dan unit pendukung agar informasi eksternal yang disampaikan komprehensif dan efektif dalam meningkatkan reputasi bank.


paraf

Page 78 of 122



INTERNAL Versi 4

Secara garis besar aktivitas komunikasi yang dilaksanakan External Communications adalah: 1) Message Development : memformulasikan dan mengembangkan informasi eksternal sesuai dengan Strategi Komunikasi Eksternal dan Strategi Bank. 2) Message Amplifier : aktivitas komunikasi untuk menyebarkan informasi ekternal melalui media massa atau media komunikasi eksternal lainnya. Aktivitas komunikasi eksternal antara lain: Press Conference, Media Briefing, Media Partnership, Media Visit, Exclusive Interview, Story Pitch, Stakeholders E-newsletter, Kitchen Tour, Senior media/stakeholder FGD. Message Amplifier juga dilakukan melalui pembuatan dan penyebaran materi publikasi yaitu: Publikasi Laporan Keuangan & Suku Bunga Dasar Kredit (SBDK), Laporan Tahunan, Buku Profil Perusahaan, Surat untuk Nasabah/Mitra. 3) Issue Precaution : aktivitas komunikasi untuk memitigasi adanya isu eksternal, yang dilakukan dengan cara antara lain : Building Spoke Person Capability, Complaint Customer Handling, Media Monitoring, Media Partnership, Media Visit, Media Workshop, Media Informal Activity, Media/Stakeholders Luncheon, Pengiriman Buah/Makanan pada saat HUT Media, Ramadhan, Lebaran, Natal & Tahun Baru. 4) Crisis Reputation Management : aktivitas komunikasi eksternal pada saat terjadinya krisis, dengan mengacu pada Panduan Penanganan Komunikasi Krisis BTPN. 5) Evaluation : aktivitas untuk mengukur efektivitas komunikasi eksternal yang telah dilakukan, dan menjadi masukan untuk strategi komunikasi eksternal selanjutnya. Terkait dengan fungsi pokok pengawasan informasi eksternal, maka setiap unit yang melaksanakan kegiatan penyampaian informasi kepada pihak eksternal utamanya melalui media massa, harus dikoordinasikan dengan unit External Communications. 2. Internal Communications & Event Management merupakan unit yang memiliki fungsi pokok sebagai berikut : 1) Menyampaikan informasi internal, yang terdiri dari : -

Top Down : informasi dari manajemen kepada seluruh karyawan atau grup tertentu, yaitu Informasi korporat, Informasi untuk membangun kultur (culture building), dan Informasi kekaryawanan


paraf

Page 79 of 122



INTERNAL Versi 4

-

Bottom Up : informasi dari karyawan kepada management. Dalam hal ini Internal Communications menyediakan media komunikasi bagi karyawan untuk menyampaikan aspirasi, ide, concern, masukan, dll.

2) Mengelola media komunikasi internal, yang terdiri dari Face to face communications, Digital Communications, dan Print Communications 3) Menyelenggarakan dan mengkoordinasikan acara korporasi Dalam melakukan fungsi pokok tersebut, Internal Communications berkoordinasi dengan unit bisnis dan unit pendukung, agar informasi internal yang disampaikan dan acara korporasi yang digelar dapat komprehensif dan efektif dalam mendukung operasional bank. Secara garis besar aktivitas komunikasi yang dilaksanakan unit Internal Communications & Event Management, adalah: 1) Message Development : memformulasikan dan mengembangkan informasi internal sesuai dengan Strategi Komunikasi Internal dan Strategi Bank. 2) Message Amplifier : aktivitas komunikasi untuk menyebarkan informasi internal melalui media komunikasi internal. Media komunikasi internal terdiri atas : -

-

Face to face communications : penyampaian informasi internal secara langsung yang dilaksanakan oleh Direksi, Senior Management maupun Unit Internal Communication antara lain BOD Visit (Kunjungan Direktur), Branch Visit (Kunjungan ke Cabang), Arround The Office, Gathering, Briefing, Internal Event, Annual Workshop Digital Communications : penyampaian informasi melalui media digital antara lain: Portal, Email, SMS, Social Media, Video, PC Wallpaper Printing Communications : penyampaian informasi melalui media cetak antara lain: Majalah, Booklet, Poster, Flyers, Brochures

3) Issue Precaution : aktivitas komunikasi untuk memitigasi adanya isu internal, dengan cara mengumpulkan feedback, mendengar aspirasi, dan melakukan briefing pada situasi dan kondisi tertentu. 4) Crisis Reputation Management : aktivitas komunikasi pada saat terjadinya krisis, yang dilakukan mengacu pada Panduan Penanganan Komunikasi Krisis BTPN. 5) Evaluation : aktivitas untuk mengukur efektivitas komunikasi internal yang telah dilakukan, dan menjadi masukan untuk strategi komunikasi internal selanjutnya.


paraf

Page 80 of 122



INTERNAL Versi 4

3. Corporate Brand Management Merupakan unit yang memiliki fungsi pokok mengelola Brand BTPN. Dalam melakukan fungsi pokok tersebut, Corporate Brand Management berkoordinasi dengan unit bisnis agar pengelolaan brand BTPN komprehensif dan efektif dalam meningkatkan reputasi bank. Secara garis besar aktivitas komunikasi yang dilaksanakan unit Corporate Brand Management adalah: 1) Mengembangkan strategi Brand Activation. Implementasi strategi tersebut dilakukan oleh unit External Communications, Internal Communications, dan unit bisnis. 2) Mengimplementasikan sistem visual Brand BTPN dalam materi komunikasi baik untuk internal maupun eksternal, baik dalam bentuk cetak, elektronik, maupun video. 3) Melakukan pengawasan, pemantauan termasuk memberikan rekomendasi terhadap aplikasi brand BTPN dalam materi komunikasi yang dikembangkan oleh unit bisnis maupun unit pendukung, agar aplikasi brand BTPN sesuai dengan strategi komunikasi dan brand manual. 4) Melakukan perancangan dan pengembangan brand baru sesuai dengan kebutuhan korporat, unit bisnis, dan unit pendukung. 5) Melakukan sosialisasi kepada unit-unit yang relevan apabila ada brand baru ataupun bila ada perubahan atas brand strategy dan brand manual. 4. Digital Media Merupakan unit yang memiliki fungsi pokok membuat dan mengelola saluran komunikasi digital. Secara garis besar aktivitas yang dilaksanakan unit Digital Media adalah: 1) Membangun Digital Media Project Model mulai dari konsep hingga implementasi. 2) Membuat pengembangan dan pengelolaan website & intranet (PortalKita). 3) Melakukan supervisi, koreksi dan penambahan informasi website dan intranet. 4) Membuat program aktivasi PortalKita untuk meningkatkan frekuensi kunjungan karyawan BTPN. 5) Membuat program aktivasi website BTPN untuk meningkatkan frekuensi kunjungan publik. 6) Membuat pengembangan program untuk e-newsletter. 7) Membuat pengembangan program media komunikasi digital lain apabila diperlukan. 8) Memfasilitasi kegiatan komunikasi melalui media digital yang dilaksanakan oleh unit kerja Corporate Communications, unit bisnis dan unit penduku seperti email blast, sms blast, pemasangan pc wallpaper, e-flyers, e-brochures, pelaksanaaan e-survey, video blast, dll. 9) Membuat program SMS Blast yang efektif. 5. PDCA & Administration


paraf

Page 81 of 122



INTERNAL Versi 4

Merupakan unit yang bertanggung jawab dalam fungsi pengadministrasian dan merancang, melaksanakan dan mengendalikan siklus Plan-Do-Check-Action di Corporate Communications. Secara garis besar aktivitas pengadministrasian yang dilakukan adalah: 1) Penyelenggara koresponden bisnis, voucher pembayaran, nota persetujuan internal dan memorandum yang dikeluarkan oleh dan/atau ditujukan kepada unit-unit di bawah Corporate Communications. 2) Memantau administrasi, kepegawaian (lembur, izin meninggalkan kantor/cuti), pengelolaan alat tulis kantor, pengelolaan langganan koran & majalah, penggunaan mobil operasional) untuk staf Corporate Communications. 3) Pengelolaan dan distribusi merchandise dan collateral. 4) Mengkoordinasikan rapat internal unit. 5) Pengelolaan sponsorship. Secara garis besar aktivitas dalam menjalankan siklus Plan-Do-Check-Action adalah: 1) Mengkoordinasikan pelaksanaan perencanaan anggaran komunikasi Divisi Corporate Communications. 2) Memonitor ketercapaian target kerja masing-masing unit di divisi Corporate Communications. 3) Memantau pelaksanaan kegiatan komunikasi dan kesesuaian dengan perencanaan anggaran yang telah ditetapkan (budget custody). 4) Memantau dan mengembangkan laporan kegiatan komunikasi yang telah dilaksanakan oleh seluruh unit kerja di Divisi Corporate Communications. 5) Sebagai unit penjamin mutu kinerja divisi Corporate Communications dengan cara memantau pelaksanaan kegiatan komunikasi berjalan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku. 6) Sebagai document controller (pengendali dokumen) yang memastikan pengendalian dokumen internal (Pedoman Kerja Umum, SOP dan Instruksi Kerja Corporate Communications) serta dokumen eksternal (memorandum, Surat Keputusan Direksi, kebijakan operasional dari unit lain, serta peraturan lainnya) dapat dikendalikan secara memadai dan memastikan setiap fungsi kerja di Divisi Corporate Communications memperoleh/dapat mengakses revisi yang terkini (up dated). 7) Sebagai document controller (pengendali dokumen) yang memastikan pengendalian arsip (hasil dan laporan kerja) diseluruh fungsi kerja divisi Corporate Communications dapat dikendalikan dengan memadai (didata, tempat penyimpanan teridentifikasi jelas, tersimpan menurut kelompoknya) sehingga memudahkan penelusurannya.


paraf

Page 82 of 122



INTERNAL Versi 4

4.3

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL DAN ASSURANCE a. KERANGKA KERJA SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL

Kerangka kerja pengendalian internal Bank BTPN menerapkan pendekatan pertahanan berlapis (3 lines of defense) yang masing-masing bekerja secara independen. 

Lini pertama, Fungsi Sistem Pengendalian Internal (QA) membantu Unit Pemangku Risiko (RTU) dalam penegakan disiplin praktek pengendalian risiko operasional sehari-hari.



Lini kedua, Divisi Risk Management bersama Divisi Compliance melakukan pendefinisian, pernyempurnaan dan pemeliharaan metodologi pengelolaan risiko operasional, memastikan kecukupan mitigasi risiko, kebijakan dan prosedur, serta melakukan koordinasi/fasilitasi dari aktivitas pengelolaan risiko operasional secara menyeluruh.



Lini ketiga, Internal Audit akan memastikan secara independen bahwa semua risiko residual telah dikelola sesuai dengan toleransi risiko yang telah disetujui.


paraf

Page 83 of 122



INTERNAL Versi 4

b. MANAJEMEN RISIKO Dalam upaya meningkatkan good corporate governance dan manajemen risiko pada industri perbankan, Bank wajib menerapkan manajemen risiko secara efektif sebagaimana diatur dalam Peraturan Otoritas Jasa Keuangan tentang Penerapan Manajemen Risiko Bagi Bank Umum. Tujuan dari manajemen risiko adalah menjaga kinerja keuangan, reputasi bank dan memastikan penggunaan modal yang efektif dalam mendukung aktivitas bank serta tercapai visi dan misi Bank. Penerapan manajemen risiko bank BTPN dilakukan baik secara individu maupun secara konsolidasi dengan anak perusahaan. Pelaksanaan manajemen risiko Bank diimplementasikan melalui kebijakan-kebijakan, prosedur, limitlimit transaksi dan kewenangan, toleransi risiko serta perangkat manajemen risiko. Bank melakukan pengembangan manajemen risiko secara berkesinambungan sesuai dengan meningkatnya perkembangan dan kompleksitas bisnis, strategi dan sistem informasi manajemen. Dalam pelaksanaan manajemen risiko dilakukan oleh Unit Manajemen Risiko yang independen terhadap Risk Taking Unit dan bertanggung jawab ke Direktur Utama atau Direktur yang membawahi Manajemen Risiko. Fungsi-fungsi Utama Adapun tugas dan tanggung jawab utama atas masing masing fungsi di unit manajemen risiko adalah sebagai berikut: Operasional Risk Management • Mendefinisikan dan mengimplementasikan kerangka kerja dan praktek Manajemen Risiko Operasional. • Mendefinisikan dan melaksanakan kegiatan utama Manajemen Risiko Operasional yaitu identifikasi, pengukuran, pemantauan dan pengendalian. • Memastikan kecukupan kebijakan, prosedur dan mekanisme kontrol untuk mengelola risiko operasional inherent melalui proses pengkajian kebijakan dan prosedur utama. • Mendefinisikan dan mengkoordinir pelaksanaan kerangka kerja Pengendalian Internal Bank / Quality Assurance • Menyediakan laporan terkait risiko operasional baik regular maupun adhoc untuk pihak internal dan eksternal (misalnya BI/OJK, Auditors, Bapepam/Investors). • Mendefinisikan dan mengimplementasikan Business Continuity Management (BCM) pada seluruh kegiatan Bank.


paraf

Page 84 of 122



INTERNAL Versi 4

•

Memberikan dukungan atas pengembangan budaya manajemen risiko melalui training manajemen risiko operasional untuk seluruh jenjang organisasi.

Market and Liquidity Risk Management Mendefinisikan dan mengimplementasikan kerangka kerja dan praktek Manajemen Risiko Pasar dan Likuiditas. • Mendefinisikan dan melaksanakan kegiatan utama manajemen risiko pasar dan likuiditas yaitu identifikasi, pengukuran, pemantauan dan pengendalian risiko pasar dan likuiditas. • Memastikan kecukupan kebijakan, prosedur dan mekanisme kontrol untuk mengelola risiko pasar dan likuiditas. • Menyediakan laporan reguler ataupun adhoc terkait risiko pasar dan likuiditas untuk pihak internal dan eksternal. • Melakukan monitor likuiditas dan mark to market atas posisi surat berharga trading/AFS secara harian. • Melakukan kajian atas strategi dan komposisi pendanaan, likuiditas penempatan dana, produk dan aktifitas treasury, serta analisa sensitifitas dan stress testing. •

Portfolio Management & Policy Mendefinisikan dan mengimplementasikan Kerangka kerja dan praktek Manajemen Risiko Kredit. Mendefisikan dan melaksanakan proses utama manajemen risiko kredit yaitu identifikasi, pengukuran, pemantauan dan pengendalian. • Bertanggungjawab atas pembuatan Kebijakan Manajemen Risiko dan Kebijakan Perkreditan. • Melakukan kajian terhadap Product Program dan kebijakan dari divisi lain yang terkait dengan kredit. • Melakukan pemantauan terhadap dokumen sesuai dengan hirarki kebijakan Bank • Melakukan pemantauan portfolio kredit secara bank wide • Mempersiapkan dan mengirimkan Profil Risiko, Laporan Tingkat Kesehatan Bank dan ICAAP ke Otoritas Jasa Keuangan sesuai jadwal yang ditetapkan baik secara individu dan konsolidasi. • Mempersiapkan dan mengkonsolidasi Laporan Komite Manajemen Risiko. • Memberikan dukungan atas pengembangan budaya manajemen risiko. • •

c. KERANGKA KERJA MANAJEMEN RISIKO Dalam upaya meningkatkan good corporate governance dan manajemen risiko pada industri perbankan, Bank wajib menerapkan manajemen risiko secara efektif sebagaimana diatur dalam Peraturan Bank Indonesia No 11/ 25 /PBI/2009 tentang Perubahan Atas Peraturan Bank Indonesia No 5/8/PBI/2003 tentang Penerapan Manajemen Risiko Bagi Bank Umum.


paraf

Page 85 of 122



INTERNAL Versi 4

Tujuan dari manajemen risiko adalah menjaga kinerja keuangan, reputasi bank dan memastikan penggunaan modal yang efektif dalam mendukung aktivitas bank serta tercapai visi dan misi Bank. Penerapan manajemen risiko bank BTPN dilakukan baik secara individu maupun secara konsolidasi dengan anak perusahaan. 1. Pengawasan aktif Dewan Komisaris dan Direksi Pengawasan aktif Dewan Komisaris dan Direksi dilakukan pada penyusunan dan pelaksanaan Kebijakan dan strategi manajemen risiko sesuai dengan tingkat risk appetite dan risk tolerance bank. 2. Kecukupan kebijakan, prosedur dan penetapan limit. Kebijakan, prosedur dan penetapan limit yang ditetapkan mendukung pada pemeliharaan eksposur risiko bank serta konsisten dengan visi, misi dan strategi Bank serta selaras dengan peraturan eksternal, hukum dan regulator. 3. Kecukupan proses identifikasi, pengukuran, pemantauan dan pengendalian risiko, serta sistem informasi Manajemen Risiko. Identifikasi jenis risiko melekat (inherent) dilakukan atas setiap produk dan aktifitas usaha untuk mengetahui kemungkinan timbulnya risiko dan dampak yang diakibatkan. Pengukuran risiko dilakukan sebagai bahan evaluasi hasil penerapan manajemen risiko, pengukuran eksposur risiko dilakukan berdasarkan parameter risiko yang ditetapkan dan menyesuaikan dengan kompleksitas produk dan aktifitas bank. Pemantauan dan pengendalian dilakukan pada eksposur dan limit risiko serta melaporkan secara berkala baik pada Komite Manajemen Risiko maupun pada Komite Pemantau Risiko. Sistem Informasi Manajemen Risiko harus mampu mengakomodasi strategi mitigasi riisko, akurat, informatif mengenai kondisi keuangan , kinerja dan eksposur, konsisten dan tersedia tepat waktu serta memiliki jejak audit. 4. Sistem pengendalian internal yang menyeluruh. Pengendailian risiko yang dilakukan terhadap produk dan aktifitas bank mengacu pada prinsip three lines of defense yaitu Risk taking unit/Quality Assurance sebagai lini pengendalian pertama, Risk Management sebagai lini pengendalian kedua dan SKAI sebagai lini pengendalian terakhir. Monitoring manajemen risiko secara konsolidasi dilakukan terbatas pada anak perusahaan yang bergerak dibidang keuangan sesuai dengan Peraturan dan Surat Edaran Bank Indonesia terkait dengan


paraf

Page 86 of 122



INTERNAL Versi 4

penerapan manajemen risiko bagi bank yang melakukan pengendalian terhadap perusahaan anak. Sementara itu jika Bank memiliki perusahaan anak yang bergerak dibidang asuransi, maka dilakukan melalui penilaian dan penyampaian laporan penerapan manajemen risiko pada perusahaan asuransi secara tersendiri. BTPN selaku Perusahaan Induk harus menerapkan konsolidasi manajemen risiko sesuai ketentuan Otoritas Jasa Keuangan. Penerapan konsolidasi manajemen risiko antara lain mencakup laporan perhitungan Kecukupan Penyediaan Modal Minimum (KPMM) konsolidasi dan Batas Maksimum Pemberian Kredit (BMPK) konsolidasian, Bank juga menyusun laporan Profil Risiko konsolidasi. Tingkat Kesehatan Bank (Risk-Based Bank Rating) dan Internal Capital Adequacy Assessment Process (ICAAP) konsolidasi Organisasi Manajemen Risiko 1. Komite Pemantau Risiko Diketuai oleh Komisaris Independen dan beranggotakan Komisaris dan Pihak Independen yang memiliki keahlian dibidang manajemen risiko dan atau keuangan. Komite Pemantau Risiko ini berfungsi melakukan pemantauan dan mengevaluasi pelaksanaan tugas Komite Manajemen Risiko dan Satuan kerja Manajemen Risiko, serta mengevaluasi pertangungjawaban Direksi atas pelaksanaan Kebijakan Manajemen Risiko. 2. Komite Manajemen Risiko Beranggotakan mayoritas Direksi dan Pejabat Eksekutif Manajemen Risiko dengan Direktur Kepatuhan dan Risk Management Head sebagai anggota tetap. Komite Manajemen Risiko berfungsi membantu Direksi dalam menyusun kebijakan dan kerangka manajemen risiko serta melakukan evaluasi kebijakan manajemen risiko dengan pelakasanaannya untuk memastikan kecukupan kerangka kerja, metodologi dan system informasi manajemen risiko. 3. Satuan Kerja Manajemen Risiko Diketuai oleh Risk Management Head dan merupakan unit independen terhadap satuan kerja operasional (risk taking unit) dan terhadap satuan kerja yang melaksanakan fungsi pengendalian internal. Satuan Kerja Manajemen Risiko berfungsi membantu Direksi dalam memantau posisi/eksposur risiko secara keseluruhan, menyusun dan menyampaikan laporan profil risiko Bank baik kepada Direksi dan Komisaris maupun kepada Otoritas Perbankan (BI dan OJK). 4. Satuan Kerja Operasional (risk taking unit) Merupakan satuan kerja operasional yang wajib menginformasikan eksposur risiko yang melekat pada satuan kerja yang bersangkutan kepada Satuan Kerja Manajemen Risiko secara berkala.


paraf

Page 87 of 122



INTERNAL Versi 4

d. KEPATUHAN Guna memastikan efektifitas pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank, dilakukan pengawasan aktif oleh Dewan Komisaris, adapun Direksi bertanggung jawab memastikan terlaksananya Fungsi Kepatuhan Bank. Pada jajaran Direksi telah ditunjuk Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan (selanjutnya disebut “Direktur Kepatuhan”). Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan harus independen dan tidak membawahi fungsi-fungsi yang dapat menimbulkan benturan kepentingan antara lain fungsi bisnis dan operasional, treasury, keuangan dan akuntansi. Supaya penerapan Fungsi Kepatuhan dapat berjalan memadai, Unit Kerja Kepatuhan melakukan allignment dengan Unit Legal guna memastikan cakupan kepatuhan Bank terhadap ketentuan eksternal. Di mana terhadap peraturan ekternal lainnya di luar ketentuan Otoritas Jasa Keuangan (OJK) yang mengatur perbankan yaitu berupa Undang-Undang maupun Peraturan Pemerintah akan menjadi tanggung jawab unit Legal. Guna mendukung pelaksanaan Fungsi Kepatuhan telah dibentuk Unit Kerja Kepatuhan yang bertanggung jawab langsung kepada Direktur Kepatuhan dan dipimpin oleh Kepala Unit Kerja Kepatuhan. Adapun Fungsi Kepatuhan meliputi : a. Mewujudkan terlaksananya Budaya Kepatuhan pada semua tingkatan organisasi dan kegiatan usaha Bank b. Mengelola risiko Kepatuhan yang dihadapi oleh Bank c. Memastikan Kebijakan, Ketentuan, Sistem dan Prosedur serta kegiatan usaha yang dilakukan Bank telah sesuai dengan ketentuan Otoritas Jasa Keuangan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. d. Memastikan kepatuhan Bank terhadap komitmen yang dibuat oleh Bank kepada Otoritas Jasa Keuangan dan atau Otoritas Jasa Keuangan maupun Otoritas Pengawas lain yang berwenang Unit kerja Kepatuhan harus independen di mana pejabat dan staf di unit kerja Kepatuhan dilarang ditempatkan pada posisi menghadapi conflict of interest dalam melaksanakan tanggung jawab Fungsi Kepatuhan. Tugas dan tanggung jawab Unit Kerja Kepatuhan meliputi :


paraf

Page 88 of 122



INTERNAL Versi 4

a. Melakukan langkah-langkah dalam rangka mendukung terciptanya Budaya Kepatuhan pada seluruh kegiatan usaha Bank b. Melakukan identifikasi, pengukuran, monitoring dan pengendalian terhadap Risiko Kepatuhan c. Menilai dan mengevaluasi efektivitas, kecukupan dan kesesuaian, kebijakan, ketentuan, sistem maupun prosedur yang dimiliki oleh Bank d. Melakukan review dan/atau merekomendasikan pengkinian dan penyempurnaan Kebijakan, ketentuan, sistem maupun prosedur yang dimiliki oleh Bank e. Melakukan upaya-upaya untuk memastikan bahwa kebijakan, ketentuan, sistem dan prosedur, serta kegiatan usaha Bank telah sesuai dengan ketentuan Otoritas Jasa Keuangan/OJK atau ketentuan yang berlaku f. Melakukan tugas-tugas lainya yang terkait dengan Fungsi Kepatuhan Fungsi-fungsi Utama Sebagai bentuk integrasi Kepatuhan dengan anak perusahaan, Bank akan melakukan konsolidasi risiko kepatuhan Bank dengan risiko kepatuhan anak perusahaan. Sehingga dalam pelaksanaannya Fungsi Kepatuhan Bank akan berkoordinasi dengan Fungsi Kepatuhan pada anak perusahaan secara berkesinambungan. Organisasi Kepatuhan terdiri dari: 1. Senior Compliance Memonitor dan mengevaluasi Compliance Management pada Business Unit, melalui advice untuk memastikan peraturan dan ketentuan internal yang berlaku sesuai dengan regulasi, dalam rangka pelaksanaan prinsip kehati-hatian. 2. Senior Compliance AML Melakukan pengawasan, mengevaluasi , memantau compliance management pada sistem informasi perbankan secara berkala dan pelaporan serta tindak lanjut atas inquiry otoritas perbankan dan bank koresponden untuk memastikan kebijakan dan prosedur Program Anti Pencucian Uang dan Pencegahan Pendanaan Teroris telah terintegrasi dalam sistem. 3. Senior Compliance Policy Development & Training Melakukan koordinasi, mengevaluasi, memantau penerapan kebijakan - prosedur operasional dan kepatuhan secara berkala dan pemberian rekomendasi atas kebutuhan pelatihan kepatuhan Untuk memastikan kebijakan dan Prosedur Program Anti Pencucian Uang dan Pencegahan Pendanaan Teroris serta kebijakan dan Prosedur Kepatuhan telah dilaksanakan oleh seluruh cabang / unit terkait 4. Senior Compliance Reporting & Regulatory Relationship


paraf

Page 89 of 122



INTERNAL Versi 4

Memantau kewajiban penyampaian laporan, korespondensi surat dengan BI , tindak lanjut atas audit BI dan menyusun laporan kepatuhan kepada pihak internal dan eksternal serta bertindak sebagai Liaison dengan BI untuk memastikan bahwa bank telah memenuhi kewajiban pelaporan kepada Otoritas Jasa Keuangan dan Instansi terkait lainnya sesuai ketentuan yang berlaku e. KERANGKA KERJA KEPATUHAN DAN PENERAPAN BUDAYA KEPATUHAN Sebagai bagian dari fungsi pengendalian internal Bank, Fungsi Kepatuhan bertanggung jawab melakukan serangkaian tindakan atau langkah-langkah yang bersifat ex-ante (preventif), di mana guna memastikan hal tersebut Bank melakukan pengelolaan Risiko Kepatuhan secara memadai dengan menetapkan Kerangka Kerja Kepatuhan yang menjadi acuan pelaksanaan Fungsi Kepatuhan. Adapun kerangka kerja Kepatuhan meliputi: a. Identifikasi Risiko Kepatuhan Identifikasi Risiko Kepatuhan dilakukan melalui identifikasi seluruh kegiatan usaha Bank yang memiliki potensi risiko kepatuhan antara lain dengan melakukan kajian kepatuhan terhadap seluruh rancangan Kebijakan, Prosedur, Produk Program, maupun usulan unit bisnis terhadap transaksi yang wajib memperoleh persetujuan Direksi/ Dewan Komisaris. b. Pengujian Risiko Kepatuhan Berdasarkan identifikasi risiko kepatuhan sebagaimana tersebut di atas, Unit Kerja Kepatuhan akan melakukan Uji Kepatuhan terhadap rancangan Kebijakan, Prosedur, Produk Progam maupun usulan unit bisnis terhadap transaksi yang wajib memperoleh persetujuan Direksi/Komisaris. c. Pemantauan Risiko Kepatuhan Proses pemantauan kepatuhan antara lain dilakukan melalui kaji ulang terhadap existing Kebijakan maupun Product Program yang telah diterbitkan oleh unit terkait dengan peraturan -peraturan eksternal yang baru terbit, maupun melakukan monitoring terhadap pemenuhan parameter kehatihatian antara lain KPMM (Kewajiban Penyediaan Modal Minimum), GWM (Giro Wajib Minimum), BMPK (Batas Maksimum Pemberian Kredit), maupun CKPN (Cadangan Kerugian Penurunan Nilai). Selain tersebut di atas, pemantauan kepatuhan juga dilakukan terhadap kewajiban penyampaian laporan kepada pihak eksternal termasuk pemenuhan tindak lanjut Bank terhadap Komitmen kepada Bank Indonesia maupun kepada Otoritas Jasa Keuangan (OJK).


paraf

Page 90 of 122



INTERNAL Versi 4

d. Pengukuran Risiko Kepatuhan Metode pengukuran risiko kepatuhan digunakan untuk mengukur profil Risiko Kepatuhan Bank agar dapat mengetahui efektifitas dari penerapan manajemen risiko. Hasil pengukuran tingkat Risiko Kepatuhan selanjutnya dilaporkan secara berkala kepada Direksi dan Dewan Komisaris melalui Komite Manajemen Risiko maupun Komite Pemantau Risiko Bank sebagai bagian dari kajian Profil Risiko Bank secara keseluruhan. BUDAYA KEPATUHAN Budaya Kepatuhan adalah nilai, perilaku dan tindakan yang mendukung terciptanya kepatuhan terhadap ketentuan Otoritas Jasa Keuangan dan peraturan perundangan-undangan yang berlaku, untuk menciptakan dan meningkatkan Budaya Kepatuhan pada semua tingkatan organisasi, Unit Kerja Kepatuhan telah menetapkan strategi Budaya Kepatuhan yang meliputi: 1. Program Awareness Awareness Kepatuhan dilakukan melalui program Pelatihan dan Sosialisasi. Pelatihan Kepatuhan diselenggarakan melalui program pengenalan ketentuan-ketentuan perbankan yang disebut dengan program Induction dengan sasaran adalah karyawan yang baru bergabung di BTPN maupun melalui program penyegaran secara berkala yang disebut dengan program Refresrhment. Di mana sasaran program Refreshment adalah existing karyawan. Adapun program Sosialisasi Kepatuhan dilakukan melalui pertemuan langsung, media cetak maupun maupun elektronik seperti Workshop, Majalah Citra, Portal Kita, Email Blast, maupun Wallpape Desktop. 2. Governance Guna memastikan kepatuhan governance struktur ketentuan internal, Unit Kepatuhan melakukan Uji Kepatuhan terhadap rancangan Kebijakan, Prosedur maupun Produk Program yang akan diterbitkan oleh unit bisnis ataupun unit terkait lainnya. Melalui uji Kepatuhan yang disampaikan kepada unit bisnis maupun unit terkait lainnya merupakan salah satu mekanisme yang digunakan oleh unit kerja Kepatuhan untuk membangun dan meningkatkan budaya Kepatuhan khususnya terhadap pemenuhan ketentuan eksternal maupun internal dalam penyusunan suatu Kebijakan, Prosedur, Produk Program maupun usulan bisnis terhadap transaksi yang wajib memperoleh persetujuan Direksi/Komisaris. 3. Assessment


paraf

Page 91 of 122



INTERNAL Versi 4

Guna memastikan pelaksanaan penerapan kepatuhan serta untuk memperoleh umpan balik terhadap pengelolaan risiko kepatuhan di unit bisnis maupun unit support di Kantor Pusat maupun di cabang-cabang, ditetapkan program Assessment yang mencakup penerapan program APU & PPT serta tingkat kepatuhan terhadap ketentuan eksternal Bank. Efektifitas pelaksanaan penerapan kepatuhan di kantor cabang maupun Kantor Pusat akan dilakukan oleh QA maupun SKAI. Di mana, Unit Kerja Kepatuhan akan melakukan koordinasi dengan QA dan SKAI melalui pemberian cakupan aspek-aspek ketentuan APU & PPT dan Kepatuhan guna diakomodir pada kertas kerja pemeriksaan QA dan SKAI. f.

INTERNAL AUDIT

Internal Audit merupakan suatu unit independen dengan tugas utama melakukan pengawasan dan konsultasi melalui evaluasi atas manajemen risiko, efektivitas sistem pengendalian intern, dan tata kelola pada seluruh aspek kegiatan Bank. Internal Audit melalui fungsi pengawasan dan konsultasi merupakan mitra strategis yang memelihara dan mengawasi aktivitas Bank untuk mencapai tujuan organisasi yang telah dibentuk. Didalam melakukan aktivitas Internal Audit, pelaksanaan audit berpedoman pada Standar Pelaksanaan Fungsi Audit Intern Bank (SPFAIB) yang telah ditetapkan pada Internal Audit Charter BTPN dan Rencana Audit yang telah disetujui. Internal Audit bertanggungjawab kepada Direktur Utama dan secara fungsional kepada Dewan Komisaris melalui Komite Audit. Internal Audit secara berkala menyampaikan ikhtisar hasil kegiatan audit kepada Direktur Utama dan Dewan Komisaris melalui Komite Audit, dengan tembusan kepada Direktur Kepatuhan. Kepala Internal Audit diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama dengan persetujuan Dewan Komisaris. Setiap pengangkatan, penggantian atau pemberhentian Kepala IA harus dilaporkan kepada Badan Pengawas Pasar Modal, Lembaga Keuangan (Bapepam LK) dan Otoritas Jasa Keuangan atau lembaga lain sesuai ketentuan yang berlaku dengan disertai pertimbangan dan alasan pengangkatan, penggantian atau pemberhentian. Pelaksanaan audit dilakukan berdasar pendekatan yang berbasis risiko, baik dalam perencanaan tahunan maupun pada saat pelaksanaan pemeriksaan, yang dilakukan dengan mempertimbangkan key initiatives Bank, implementasi manajemen risiko, internal control, serta tata kelola yang ada.


paraf

Page 92 of 122



INTERNAL Versi 4

Fungsi-fungsi Utama Organisasi Internal Audit secara garis besar terdiri dari 2 bagian yaitu: a. Pemeriksa (Fungsi audit) Merencanakan dan melakukan pemeriksaan untuk menilai efektivitas dan kecukupan sistem pengendalian intern, manajemen risiko, tata kelola (governance), dengan memperhatikan aspek organisasi/sumber daya manusia, proses, serta infrastuktur dari unit/cabang b. Audit Planning & Support Membantu tim Internal Audit dalam meningkatkan kualitas audit melalui penetapan audit metodologi dan quality assurance, pembuatan Rencana Audit Tahunan, perencanaan anggaran & kontrol terhadap penggunaan biaya g. KERANGKA KERJA INTERNAL AUDIT 1. Direksi bertanggung jawab memastikan dibentuknya secara formal Satuan Kerja Audit Internal (SKAI) dengan wewenang yang jelas sehingga dapat menjamin independensi fungsi tersebut. 2. SKAI bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama dan menyampaikan laporan pelaksanaan tugasnya kepada Direktur Utama dan Dewan Komisaris dengan tembusan kepada Komite Audit dan Direktur Kepatuhan. 3. Sebagai pedoman kerja, SKAI wajib memiliki Piagam Audit Internal serta menyusun panduan Audit Internal. 4. Kedudukan Kepala SKAI dalam organisasi harus ditetapkan sedemikian rupa sehingga mampu mengungkapkan pandangan dan pemikirannya tanpa pengaruh ataupun tekanan dari manajemen ataupun pihak lain yang terkait dengan Bank. 5. Direksi wajib memastikan bahwa SKAI memiliki kebebasan dalam menetapkan metode, cara, teknik dan pendekatan audit yang akan dilakukan.

6. Pengangkatan dan pemberhentian Kepala SKAI dilakukan oleh Direktur Utama dengan persetujuan Dewan Komisaris. Memeriksa dan mengoreksi kekurangan 1. Untuk memastikan perbaikan pengendalian kontrol internal yang berkelanjutan, Direksi bertanggung jawab memastikan setiap temuan dari Audit Internal, Audit Eksternal, Otoritas Pengawas, dan pihak lainnya yang berwenang di tindaklanjuti. 2. Direksi bertanggung jawab memastikan terdapatnya hubungan kerja dan koordinasi yang baik diantara fungsi Satuan Kerja Manajemen Risiko, Satuan Kerja Audit Internal dan Satuan Kerja


paraf

Page 93 of 122



INTERNAL Versi 4

Kepatuhan, sehingga masing-masing satuan kerja tersebut memberikan masukan sesuai tanggung jawabnya masing-masing dalam rangka perbaikan proses pengendalian internal secara berkelanjutan.

4.4 DAYA

Daya adalah program pemberdayaan mass market yang berkelanjutan dan terukur yang fokus pada tiga pilar yaitu Daya Sehat Sejahtera, Daya Tumbuh Usaha dan Daya Tumbuh Komunitas. 3 Pilar Daya Daya Sehat Sejahtera Untuk mendorong perilaku sehat yang positif, melalui program Daya Sehat Sejahtera, Daya melakukan pembinaan nasabah dalam upaya meningkatkan kesehatan dan kesejahteraan melalui:  Informasi Sehat Sejahtera  Dialog Interaktif  Layanan Kesehatan


paraf

Page 94 of 122



INTERNAL Versi 4

Ketiga layanan tersebut dimaksudkan untuk tujuan promotif dan preventif. Daya Tumbuh Usaha Menyadari akan pentingnya membangun dan mengembangkan usaha bagi jutaan mass market Indonesia, selain memberikan akses permodalan bagi pengusaha mikro dan kecil, Daya juga memberikan pembinaan kepada nasabah untuk peningkatan kapasitas dalam pengelolaan dan pengembangan usaha. Kegiatan yang dilakukan pada pilar Daya Tumbuh Usaha adalah:  Sentra Informasi Tumbuh Usaha:  Pelatihan Keterampilam Usaha  Peluang Usaha Baru Daya Tumbuh Komunitas Peningkatan kualitas hidup komunitas dari segmen berpenghasilan rendah tidak luput dari perhatian BTPN. Dengan mendorong pertumbuhan ekonomi keluarga dan pola hidup sehat, Daya berusaha memberikan akses untuk membangun kehidupan yang mebh baik bagi komuitas mass market. Kegiatan yang dilakukan pada pilar Daya Tumbuh Komunitas adalah:  Pelatihan keterampilan usaha yang berkelanjutan  Membuka akses pemasaran  Sehat Sejahtera Program Daya di BTPN Purna Bakti Daya Sehat Sejahtera 1. Dialog Interaktif Sesi dialog interaktif mengenai kesehatan dan pola hidup sehat secara rutin yang dipandu oleh dokter dari Perhimpunan Dokter Umum Indonesia (PDUI) 2. Layanan Kesehatan Pemberian layanan kesehatan secara gratis kepada nasabah BTPN yang mencakup konsultasi dan pemeriksaan kesehatan 3. Kader Kesehatan Program yang membuka kesempatan bagi seluruh nasabah BTPN untuk terlibat penuh dalam meningkatkan kesehatan diri, keluarga, maupun lingkungan dengan bergabung dalam program Kader Kesehatan


paraf

Page 95 of 122



INTERNAL Versi 4

Daya Tumbuh Usaha 1. Pelatihan Wirausaha Daya Tumbuh Usaha di Purnabakti memberikan kombinasi antara informasi dan pemberdayaan tentang wirausaha agar dapat meningkatkan kesuksesan usaha di masa pensiun melalui pelatihan – pelatihan yang komprehensif Daya Tumbuh Komunitas 1. Pembinaan Komunitas Usaha BTPN akan membina komunitas dalam menjalankan dan mengembangkan usahanya 2. Piloting Menu Komunitas Daya Tumbuh Komunitas sedang melakukan piloting program menu komunitas di 8 cabang BTPN Purna Bakti. Menu komunikasi adalah daftar kegiatan yang mencakup kesehatan, kerohanian dan kewirausahaan

Program Daya di BTPN Mitra Usaha Rakyat Daya Sehat Sejahtera 1. Informasi Sehat Sejahtera Di Mitra Usaha Rakyat, informasi seputar kesehatan dan psikologi yang bermanfaat dalam bentuk tips dan pedoman dimuat di Warta Tumbuh, majalah internal yang terbit setiap 3 bulan sekali dan Pusat Informasi Usaha yang terbit setiap bulan Daya Tumbuh Usaha 1. Pelatihan Wirausaha Untuk mengoptimalkan kapasitas nasabah dalam menjalankan dan mengembangkan usahanya, Daya memberikan pelatihan praktis keterampilan wirausaha melalui kurikulum pelatihan yang terdiri dari beberapa topik modul pelatihan yang diberikan oleh fasilitator bersertifikat. 2. Informasi Jual Beli Media promosi gratis bagi nasabah BTPN untuk mempromosikan produk usahanya ataupun mencari informasi produk lain. Selain itu, terdapat juga informasi berupa tips panduan usaha dan berbagi cerita sukses yang dapat memberikan inspirasi untuk mengembangkan usaha. 3. Peluang Usaha Baru Daya bekerjasama dengan beberapa mitra dalam menciptakan paket-paket usaha dalam Bisnis Waralaba Mikro agar nasabah mendapatkan peluang usaha baru dengan investasi yang terjangkau dan bervariasi


paraf

Page 96 of 122



INTERNAL Versi 4

Daya Tumbuh Komunitas Penjajakan Kelompok Pengusaha Mikro Saat ini, Daya masih dalam proses penjajakan komunitas pengusaha mikro pada Mitra Usaha Rakyat Daya Tumbuh Usaha Pelatihan Wirausaha Untuk mengoptimalkan kapasitas nasabah dalam menjalankan dan mengembangkan usahanya, Daya memberikan pelatihan praktis keterampilan wirausaha melalui kurikulum pelatihan yang terdiri dari beberapa topik modul pelatihan yang diberikan oleh fasilitator bersertifikat. Daya Tumbuh Komunitas Pembinaan Komunitas Usaha Daya berhasil membentuk dua komunitas yang dibina dan diberikan pelatihan sesuai dengan bidang usaha masing-masing komunitas demi meningkatkan kesejahteraan mereka Program Daya tersebut juga dilaksanakan di anak perusahaan, BTPN Syariah.

5

DELEGASI KEWENANGAN (PROSES PENDELEGASIAN) DIREKSI Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab pengurusannya, Direksi dan anggota Direksi dapat melimpahkan kewenangan yang dimilikinya melalui mekanisme pemberian kuasa dan penetapan wewenang dalam kebijakan Perseroan. a. Kebijakan pemberian kuasa dilakukan dengan memperhatikan sekurangnya hal sebagai berikut : 1) Direksi tidak diperkenankan memberikan kuasa umum. 2) Kuasa dapat diberikan kepada karyawan dan pihak ketiga lainnya. Kuasa yang diberikan khusus untuk hal hal yang terkait dengan kegiatan atau transaksi yang akan dilakukan. 3) Kuasa hanya dapat diberikan berdasarkan dokumen tertulis dan didokumentasikan sesuai dengan kebijakan Perusahaan. 4) Direksi harus memastikan tersedianya kebijakan pemberian kuasa yang sekaligus mencakup kebijakan monitoring atas kuasa yang diberikan. b. Pelimpahan wewenang melalui mekanisme penetapan pendelegasian wewenang dalam kebijakan Perusahaan harus memperhatikan sekurangnya hal sebagai berikut: 1) Pendelegasian wewenang hanya dilakukan melalui kebijakan tertulis yang menegaskan lingkup pemberian wewenang dan proses monitoring atas pemberian wewenang tersebut.


paraf

Page 97 of 122



INTERNAL Versi 4

2) Wewenang yang diberikan melekat kepada jabatan (ex officio) kecuali ditentukan secara khusus didalam kebijakan tersebut.

6

KEWAJIBAN DAN LAPORAN MANAJEMEN

Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang perbankan yang highly regulated dan perusahaan terbuka (publik), BTPN diwajibkan menyampaikan laporan kepada Regulator termasuk dan tidak terbatas pada: 1. Laporan Eksternal Otoritas Jasa Keuangan – Satuan Kerja Bidang Pengaturan dan Pengawasan Perbankan Laporan Harian Bank Umum (LHBU) Laporan posisi harian yang mencakup neraca, suku bunga kredit dan proyeksi arus kas (Pendekatan Maturity dan Pendekatan Behavioral). Laporan Berkala Bank Umum (LBBU)

Laporan berkala yang disampaikan setiap minggu, terdiri dari laporan neraca, posisi kewajiban mingguan , BMPK, ATMR, KPMM, total deposan dan kreditur inti.

Laporan Bulanan Bank Umum (LBU)

Laporan bulanan bank umum berisi neraca dan laba rugi bank serta rincian masing-masing pos di neraca dan laba rugi.

Laporan Bulanan Bank Umum (LBU) - Konsolidasi

Laporan Bulanan Bank Umum (LBU) –Konsolidasi

Laporan Publikasi Bulanan & Triwulanan (CFS) – Laporan publikasi bulanan & triwulanan yang LKPBU akan dimasukkan ke dalam website BI (versi CFS). Laporan Publikasi Bank & Konsolidasi (Koran)

Laporan publikasi triwulanan yang minimal ditayangkan pada salah 1 surat kabar berperedaran nasional, untuk bank dan konsolidasi.


paraf

Page 98 of 122



INTERNAL Versi 4

Laporan Publikasi Perusahaan Induk (Koran)

Laporan publikasi semesteran untuk perusahaan induk yang bergerak di bidang keuangan.

A. Lembaga Penjamin Simpanan Laporan Data Simpanan Nasabah

Laporan bulanan berisi tiering data simpanan nasabah berdasarkan nominal per posisi akhir bulan.

Laporan Data Counter Rate

Laporan bulanan berisi data suku bunga counter rate yang diterapkan oleh Bank.

Laporan Data Suku Bunga Efektif

Laporan bulanan berisi tiering data simpanan nasabah berdasarkan suku bunga efektif yang diberikan ke nasabah.

Laporan Keuangan Bulanan

Laporan bulanan berisi posisi neraca dan laba rugi serta informasi lainnya yang telah ditentukan.

Laporan Perhitungan Premi Penjaminan

Laporan semesteran berisi perhitungan premi yang harus dibayar Bank kepada LPS.

B. Otoritas Jasa Keuangan Laporan Keuangan Bulanan

Laporan keuangan triwulanan yang harus disampaikan ke Otoritas Jasa Keuangan berdasarkan peraturan Bapepam VIII.G.7

Analisa laporan keuangan

Analisa untuk laporan keuangan triwulanan yang memiliki perubahan lebih dari 20% dari triwulanan sebelumnya.

Laporan Hutang Valas

Laporan bulanan posisi hutang valas dan jumlah pembayaran per tahun.

C. Perpajakan SPT Tahunan

Laporan perhitungan pajak perusahaan tahunan


paraf

Page 99 of 122



INTERNAL Versi 4

yang disampaikan pada bulan Maret tahun berikutnya.

2. Laporan ke Perusahaan Induk Consolidation Package

Laporan keuangan triwulanan berisi posisi neraca, laba rugi serta rincian pos-pos lainnya.

Data keuangan lainnya

Data keuangan triwulanan lainnya, misalnya seperti: ikhtisar kebijakan akuntansi penting, posisi pemegang saham, informasi mengenai liabilitas karyawan dan program.

Laporan keuangan triwulanan

Laporan keuangan triwulanan berisi posisi neraca, laba rugi serta rincian pos-pos lainnya.

E. PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA 1. Struktur Organisasi yang Efektif Pembentukan struktur organisasi Perusahaan harus diselaraskan dengan visi, misi dan nilai Perusahaan yang bersifat fleksibel dan dapat diubah sesuai target yang akan dicapai dan strategi yang akan dilakukan serta mencakup lingkup tanggungjawab (span of control) dan kewenangan. Perusahaan menetapkan job description sebagai acuan dan kejelasan tugas, tanggung jawab dan kewajiban bagi karyawan serta penjabaran atas tugas pokok dan fungsi unit kerja dari suatu struktur organisasi yang berlaku. Menetapkan golongan kepegawaian dalam sistem kepangkatan (grade) yang ditentukan berdasarkan kriteria tertentu dan terus melakukan pengakajian ulang sesuai dengan perkembangan Perusahaan dan kondisi umum yang ada di perusahaan lain yang sejenis. Memberikan apresiasi kepada karyawan melalui promosi dalam upaya untuk pengembangan karir, penghargaan atas kinerja, dan sebagai pengakuan atas kinerja, kompetensi, pengalaman dan kualifikasi karyawan. Bagian Organization Development bertanggungjawab membuat panduan-panduan keorganisasian, yaitu panduan pembuatan struktur organisasi, panduan pembuatan job description, serta panduan job grading. Panduan-panduan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan pada umumnya dan unit kerja pada khususnya, dimana untuk penyelarasan tersebut bagian HC Bussines Partner


paraf

Page 100 of 122



INTERNAL Versi 4

bertanggungjawab memberikan masukan kepada HC Organization Development. HC Bussines Partner bersama Line Manager kemudian bertanggungjawab untuk implementasi panduan-panduan tersebut. 2. Rekrutmen Perusahaan menerima dan menempatkan karyawannya tanpa membeda-bedakan unsur ras, suku dan agama dengan kualifikasi terbaik seperti kejujuran, integritas, loyalitas dan kompetensi yang dimiliki serta disesuaikan dengan lingkup pekerjaan. Penerimaan dan penempatan karyawan didasarkan atas kebutuhan Perusahaan melalui Man Power Planning yang sumbernya secara internal maupun eksternal. Dalam menempatankan karyawannya didasarkan dengan kebutuhan usaha Perusahaan, persyaratan jabatan dan kemampuan/ kompetensi karyawan serta persyaratan lainnya. Sedangkan untuk pekerjaan yang sifatnya tidak terkait langsung dengan bisnis inti dan merupakan pekerjaan penunjang pemenuhan dilakukan melalui sistem outsourcing. Bagian HC Mass Resourcing dan HC Executive Talent Acquisition bertanggungjawab untuk menyediakan calon-calon karyawan yang secara administratif dan perilkau memenuhi persyaratan yang dibutuhkan unit kerja, sesuai dengan Man Power Planning masing-masing Unit Kerja. Pimpinan Unit Kerja kemudian melakukan seleksi secara teknis sesuai dengan kebutuhan unit kerjanya. 3. Performance Management Penilaian kinerja karyawan adalah sarana bagi Perusahaan untuk melihat dan mengukur hasil kerja yang telah dilakukan oleh karyawan terkait dengan target dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sesuai dengan arah dan perkembangan bisnis Perusahaan. Proses penilaian kinerja dilakukan dengan menerapkan prinsip-prinsip objektif, transparan, dapat diukur, dan di analisa melalui Key Performance Indicator (KPI) dan Performance Appraisal (PA). Bagian HC Performance Management bertanggungjawab menyediakan aturan, proses kerja, panduan dan infrastruktur pendukung agar siklus performance management dapat dilaksanakan oleh Pimpinan Unit Kerja sesuai prinsip-prinsip yang diberlakukan perusahaan. 4. Rewards Management Selaras dengan konsep bahwa karyawan sebagai bagian dari modal Perusahaan maka pengembangan sistem remunerasi yang dibangun harus dapat menjadi enabler dalam rangka menarik dan mempertahankan talent. Dalam menetapkan remunerasi Perusahaan menganut prinsip meritocracy, yaitu mengimplementasikan metoda dan sistem yang mendukung pencapaian kinerja tinggi dengan


paraf

Page 101 of 122



INTERNAL Versi 4

mempertimbangkan faktor external competitiveness, internal equity, serta kemampuan Perusahaan dari waktu ke waktu. Prinsip dan struktur: 1. Sistim Remunerasi di Perseroan dibangun dengan tujuan untuk menciptakan budaya kerja yang positif dimana kinerja menjadi tolok ukur terhadap kompensasi dari setiap individu di Perseroan. 2. Selaras dengan konsep pengembangan sumber daya di Perusahaan dimana karyawan merupakan modal Perseroan, sistim remunerasi yang dibangun harus pula dapat menjadi enabler dalam rangka menarik dan mempertahankan talent. 3. Didasarkan kepada internal equity, yaitu kesetaraan dan bobot pekerjaan yang terkait dan external competitiveness yaitu benchmark dengan peer group dalam industri. Kriteria dan variabel untuk benchmark diputuskan oleh HC Komite. 4. Untuk memastikan kredibilitas dari proses benchmark, sekurang - kurangnya dalam 1 tahun sekali, Perusahaan melakukan benchmark kepada peer group di industri yang dilaksanakan oleh independen konsultan yang mempunyai reputasi yang baik. 5. Struktur dari remunerasi dapat berupa tetap maupun tidak tetap dan diberikan dalam bentuk tunai maupun non tunai dalam bentuk tunjangan dan jenis jenis benefit lainnya yang umum diberikan dalam industri perbankan. 6. Dalam rangka memastikan kredibilitas penilaian bobot pekerjaan, Perseroan menunjuk pihak konsultan independen untuk melakukan penilaian bobot pekerjaan untuk seluruh dan setiap jenis pekerjaan yang ada di Perseroan. 7. Direksi wajib memastikan bahwa kebijakan dan strategi remunerasi yang diberlakukan di Perseroan dikomunikasikan kepada Dewan Komisaris dan Karyawan. 8. Direksi wajib memastikan adanya penetapan kinerja yang berimbang antara pencapaian sasaran usaha Perseroan keseluruhan, sasaran kinerja yang bersangkutan dan implementasi nilai nilai Perusahaan oleh setiap dan seluruh karyawan di Perusahaan. Hal ini untuk memastikan adanya korelasi positif antara sistim penilaian kinerja dengan sitim remunerasi yang diberlakukan serta sasaran usaha jangka panjang yang hendak dicapai oleh Perseroan. Bagian HC Rewards bertanggungjawab agar prinsip dan struktur Rewards Management tersebut di atas berjalan sesuai rencana perusahaan. 5. Learning Development Pemberian pelatihan kepada karyawan merupakan komitmen Perusahaan pada pengembangan kemampuan dan keahlian secara berkesinambungan untuk meningkatkan kontribusi karyawan yang


paraf

Page 102 of 122



INTERNAL Versi 4

disesuaikan dengan keahlian, pengetahuan, perilaku, kemampuan dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas–tugas Perusahaan. Bagian HC Learning Institute bertanggung jawab menyediakan aturan, proses kerja, panduan dan infrastruktur pendukung pelatihan kepada karyawan berjalan sesuai dengan rencana perusahaan. 6. Talent Management Perusahaan memperhatikan pengembangan karir individu karyawan dan menjaga kelangsungan kepemimpinan secara berkesinambungan melalui pengelolaan Talent Management secara komprehensif dengan memperhatikan hasil kinerja dan potensi karyawan serta rencana pengembangan para talent. Bagian HC Strategic Development bertanggungjawab menyediakan aturan, proses kerja, panduan dan infrastruktur pendukung untuk mengembangkan karir individual karyawan dan menjaga dan mempertahankan kelangsungan kepemimpinan di setiap tingkatan organisasi 7. Mengembangkan Keterlibatan Karyawan (Employee Engagement) Dalam rangka menciptakan tempat kerja yang menyenangkan bagi karyawannya, Perusahaan berupaya mengembakan secara berkelanjutan keterlibatan karyawan (employee engagement) dengan pekerjaan, atasan dan tim kerjanya. Untuk itu Perusahaan mengambil inisiatif-inisiatif yang merupakan suatu siklus berkelanjutan sebagai berikut: a.

Pendidikan Engagament Perusahaan menyediakan sarana pendidikan berkelanjutan bagi para atasan dan karyawan agar memahami manfaat employee engagement dan mengetahui bagaimana menjadi lebih engaged dalam bekerja. HC Employee Relations dan HC Learning Institute bertanggung jawab menyediakan sarana pembelajaran bagi Pimpinan Unit Kerja dan karyawan. Sedangkan Pimpinan Unit Kerja bertanggungjawab memastikan bahwa setiap people manager di unit kerja memahami dan mampu mempraktekan konsep employee engagement.

b.

Survey Engagement Survei engagement ditujukan agar tim kerja memiliki gambaran kondisi engagement para karyawannya. Survei dilakukan setahun sekali dengan mengutamakan kerahasiaan sehingga


paraf

Page 103 of 122



INTERNAL Versi 4

karyawan dapat memberikan gambaran sebenarnya. Survei ini tidak dimaksudkan sebagai alat penilaian karyawan, atasan maupun tim kerjanya. HC Employee Relations bertanggungjawab menyediakan infrastruktur survei yang dapat digunakan oleh seluruh karyawan. c.

Penentuan Rencana Tindakan atas hasil Survey Setelah survei, maka setiap unit kerja melakukan tindak lanjut atas hasil survei, agar terjadi perbaikan kondisi engagement di lingkungan kerja masing-masing. Rencana Tindakan dibuat atas kesepakatan seluruh anggota tim kerja, sehingga seluruh anggota tim memiliki komitmen untuk pelaksanaannya. HC Bussines Partner bertanggungjawab menyampaikan hasil survei dan membimbing Unit Kerja untuk melakukan pembuatan Rencana Tindakan di masing-masing Unit Kerja. Pimpinan Unit Kerja bertanggungjawab menyediakan Rencana Tindakan di unit kerjanya masing-masing.

d.

Eksekusi Rencana Tindakan Seluruh anggota tim kerja wajib berperan serta melaksanakan apa yang telah direncanakan bersama sebelumnya. Atasan wajib mendorong seluruh anggota tim kerjanya untuk terlibat dalam setiap tindakan perbaikan ini. Kegagalan melibatkan seluruh pihak dapat mengakibatkan tidak berubahnya kondisi engagement dalam tim kerja. Pimpinan Unit Kerja bertanggungjawab melaksanakan Rencana Tindakan yang telah dibuat bersama-sama anggota tim kerjanya.

8. Hubungan Industrial Dalam upaya menciptakan hubungan industrial yang harmonis antara bank dengan karyawan, Bank berkomitmen mematuhi norma dan aturan ketenagakerjaan yang berlaku dalam praktek hubungan industrial yang meliputi: a. Pengakuan Keberadaan Serikat Pekerja Bank menempatkan serikat pekerja sebagai organisasi mandiri dan mitra dalam mewujudkan hubungan harmonis antara Karyawan dengan Bank. Hubungan dengan serikat pekerja didasari atas rasa saling percaya bahwa kedua belah pihak memiliki kepentingan dan tujuan bersama. Bank secara terencana melakukan komunikasi dan hubungan rutin dengan serikat pekerja, membantu pengembangan organisasi dan kegiatan serikat pekerja. Bagian HC Employee Relations bertanggungjawab agar komunikasi dan hubungan dengan Serikat Pekerja berjalan secara saling menguntungkan bagi Perusahaan dan Serikat Pekerja.


paraf

Page 104 of 122



INTERNAL Versi 4

b. Perjanjian Kerja Bersama (PKB) PKB merupakan bagian dari upaya menciptakan hubungan harmonis antara Bank dengan karyawan yang secara umum diwakili serikat pekerja. Melalui PKB, bank dan serikat pekerja menetapkan kesepakatan-kesepakatan yang terkait dengan kesejahteraan karyawan. PKB merupakan hasil perundingan antara Bank dengan serikat pekerja. Dalam perundingan, Bank menunjuk perwakilannya dari para pemimpin-pemimpin di organisasi bank dengan memperhatikan asas representasi. Bagian HC Employee Relations bertanggungjawab agar Perjanjian Kerja Bersama berlangsung sesuai dengan aturan ketenagakerjaan dan memastikan bahwa para pihak mengimplementasikan hasilhasil perudingan tersebut. c. Disiplin dalam Bekerja Bank menyiapkan aturan-aturan baik yang bersumber dari aturan eksternal maupun internal, yang mengatur secara umum mengenai disiplin keseharian kerja maupun yang mengatur tata cara melakukan suatu pekerjaan. HC Strategic Development bertanggungjawab untuk menyediakan aturan-aturan internal terkait dengan organisasi, ketenagakerjaan dan kepegawaian. Pimpinan di masing-masing Direktorat bertanggungjawab menyediakan aturan-aturan teknis dalam pelaksanaan pekerjaaan. Pimpinan Unit Kerja bertanggungjawab untuk mengetahui dan memahami aturan-aturan tersebut serta memastikan bahwa setiap karyawannya memahaminya. Dalam hal terjadi pelanggaran atas aturan, Pimpinan Unit Kerja bertanggungjawab untuk memberikan pembinaan agar kesalahan atau pelanggaran tersebut tidak berulang, termasuk memberikan hukuman yang sudah diatur Bank apabila kesalahan atau pelanggaran tersebut memiliki konsekuensi sanksi sebagai upaya korektif. Pimpinan Unit Kerja juga bertanggungjawab melakukan pembinaan dalam bentuk bimbingan berkelanjutan kepada karyawannya untuk memastikan bahwa karyawan mampu memberikan kinerja sekurang-kurangnya sesuai dengan target kerja yang disepakati. Dalam hal bimbingan yang dilakukan tidak memberikan perubahan kinerja, maka Pimpinan Unit Kerja dapat memberikan hukuman kepada karyawan sesuai dengan aturan yang berlaku. d. Lembaga Kerjasama Bipartit (LKS Bipartit) Bank membentuk Lembaga Kerjasama Bipartit yang anggotanya berisikan wakil bank, wakil karyawan anggota serikat pekerja dan wakil karyawan non anggota serikat pekerja.


paraf

Page 105 of 122



INTERNAL Versi 4

Lembaga ini bertemu secara periodik untuk membahas pelaksanaan kebijakan terkait kekaryawanan serta menyampaikan usulan-usulan lembaga kepada perusahaan dalam rangka mencipatakan hubungan yang harmonis. Bagian HC Employee Relations bertanggungjawab agar LKS Bipartit berjalan sesuai dengan aturan ketenagakerjaan yang berlaku. e. Keluh Kesah Karyawan Bank berkomitmen bahwa setiap karyawan harus diberi perhatian secara proporsional agar dapat memberikan kinerja terbaiknya. Untuk itu bank menindaklanjuti setiap keluh kesah karyawan yang terkait kondisi kerjanya. Tanggung jawab atas tindak lanjut keluhan karyawan merupakan tugas dari atasan karyawan yang bersangkutan, dan atasan-atasan berikutnya dalam hal keluh kesah tidak dapat diselesaikan oleh atasan langsung.

F. PROSES ESKALSI Whistle blowing system Bank BTPN telah memiliki sarana bagi karyawan maupun pihak ketiga yang berkeinginan untuk mengadukan atau menyampaikan aspirasi, ide perbaikan, terkait dengan misconduct, fraud, malpractice dan illegal atau unethical behaviour (perilaku tidak etis). Dalam hal ini Whistle Blowing System di dalam internal Bank BTPN dikenal dengan nama Speak Your Mind (SYM). SYM ini sangat penting sebagai wujud kepatuhan Bank BTPN terhadap undang undang dan regulasi yang ada, serta dalam rangka menciptakan Good Corporate Governance (GCG), menghindari pelanggaran yang dapat menyebabkan fraud serta untuk membantu Bank untuk meminimalkan resiko kerugian keuangan maupun reputasi. CARA & MEDIA PENYAMPAIAN PENGADUAN SPEAK YOUR MIND (SYM) Bank BTPN sangat mengharapkan adanya partisipasi aktif dari Karyawannya maupun Pihak Ketiga untuk mengadukan atau menyampaikan aspirasi, ide perbaikan, terkait dengan misconduct, fraud, malpractice dan illegal atau unethical behaviour (perilaku tidak etis). Oleh karena itu dalam menyampaikan pengaduan melalui media SYM tersebut, kita tidak perlu harus menunggu 100% yakin adanya perbuatan dimaksud, namun begitu kita telah menemukan


paraf

Page 106 of 122



INTERNAL Versi 4

kecurigaan yang bersifat genuine information bahwa fraud atau illegal activity telah atau sedang terjadi maka diharapkan agar segera melaporkannya untuk dapat dilakukan tindakan lebih lanjut. Dan identitas kita selaku Pelapor oleh Bank akan senantiasa dijamin kerahasiaannya, bahkan juga diperkenankan untuk tidak mencantumkan identitasnya atau tidak mencantumkan identitas yang sebenarnya (anonymous). Dan Bank BTPN telah menyediakan berbagai kemudahan media penyampaian pengaduan, yaitu : 1. Hotline Speak Yourmind : 021 - 30026278, 2. Email ke : [email protected], 3. SMS Speak Your Mind : BTPN(spasi)SYM#Nama#NamaKCP#F/NF#No.HP#masalah Kirim ke 9123 4. Surat ditujukan ke Fraud Management Unit dengan alamat : Bank BTPN - Menara Cyber 2 Lanti 25 JL HR Rasuna Said Blok X-5 No 13, Kuningan, Jakarta 12950. Semua pengaduan yang masuk akan dikelola oleh Speak Your Mind sebagai berikut : - Pengaduan akan diteruskan langsung kepada Unit Head (pejabat satu level di bawah direktur) yang bertanggung jawab atas permasalahan yang telah diadukan melalui SYM dimaksud. - Unit Head Pihak (pejabat satu level di bawah direktur) tersebut berkewajiban memberikan respon dalam waktu paling lambat 5 hari kerja. - Dalam hal lebih dari 5 hari kerja tersebut ternyata tidak/belum ada tanggapan apapun dari unit yang bersangkutan maka SYM akan mengingatkan (reminder) agar pengaduan yang ada segera ditanggapi atau ditindaklanjuti. - Apabila SYM telah memberikan reminder 2 (dua) kali ternyata belum ada tanggapan apapun, maka SYM akan melakukan eskalasi atas pengaduan yang ada dimaksud kepada direktur terkait. - Dalam hal pengaduan menyangkut tentang adanya dugaan atau indikasi fraud, maka SYM akan merekomendasikan agar dilakukan investigasi oleh unit yang terkait. - Apabila hasil investigasi membuktikan adanya fraud maka permasalahan yang ada akan ditangani oleh FMU (Fraud Management Unit) beserta Komite Fraud.

G. TRANSPARANSI DAN KETERBUKAAN INFORMASI 1. Transparansi dan Keterbukaan Informasi


paraf

Page 107 of 122



INTERNAL Versi 4

Prinsip keterbukaan adalah pedoman umum yang mensyaratkan Emiten, Perusahaan Publik, dan Pihak Lain yang tunduk pada Undang-Undang Pasar Modal untuk menginformasikan kepada masyarakat dalam waktu yang tepat seluruh informasi material mengenai usahanya atau efeknya yang dapat berpengaruh terhadap keputusan pemodal terhadap Efek dimaksud dan atau harga dari Efek tersebut. Informasi yang disampaikan kepada public harus jelas dan secara wajar mencukup, akurat dan tepat waktu. Corporate secretary memiliki peranan penting dalam membantu Direksi untuk menyampaikan keterbukaan informasi baik dari segi keuangan, manajemen, maupun hal yang berkaitan dengan kegiatan usaha secara tepat waktu kepada pemegang saham, adapun wewenang Corporate Secretary terkait keterbukaan informasi antara lain: 1. Memastikan bahwa keterbukaan informasi Perseroan sesuai dengan prosedur yang berlaku 2. Memastikan tempat penyimpanan dokumen Perseroan berada di tempat yang aman 3. Memastikan akses yang tidak terbatas kepada pemegang saham untuk memperoleh informasi terkait Perseroan 4. Memastikan kesesuaian salinan dokumen Perseroan yang diberikan kepada Pemegang Saham 2. Aksi Korporasi Untuk terus konsisten meningkatkan pertumbuhan dan perkembangan bisnis serta sesuai dengan rencana strategis, BTPN melakukan aksi korporasi dengan tujuan menggalang pendanaan jangka panjang sebagai pendukung dana yang dihimpun dari masyarakat baik melalui penerbitan efek bersifat ekuitas atau penerbitan efek bersifat utang. Sehingga dengan adanya aksi korporasi tersebut diharapkan BTPN dapat menjalankan fungsi intermediasinya lebih optimal. Tindakan korporasi yang dilakukan oleh BTPN melalui penerbitan efek bersifat ekuitas dapat berupa, namun tidak terbatas pada : 1. Penambahan modal melaui Penerbitan Hak Memesan Efek Terlebih Dahulu (HMETD) 2. Penambahan Modal Tanpa Hak Memesan Efek Terlebih Dahulu (PMTHMETD) 3. Pemecahan Nilai Nominal Saham (Stock Split) 4. Penerbitan Employee Stock Option Plan (ESOP) / Management Stock Option Plan (MSOP) 5. Pembagian saham bonus dan dividen saham Adapun tata cara pelaksanaan aksi korporasi mengacu kepada peraturan yang berlaku. Transaksi atau informasi yang melibatkan orang dalam (Insider Trading)


paraf

Page 108 of 122



INTERNAL Versi 4

Yang dimaksud dengan orang dalam (Insider) adalah Pemegang Saham Pengendali, Dewan Komisaris, Direksi, Pejabat Eksekutif dan Karyawan Perseroan. Informasi orang dalam (Insider Trading) adalah informasi yang diperoleh orang dalam terkait dengan Perseroan dan diungkapkan kepada pihak lain dan digunakan untuk melakukan transaksi pembelian atau penjualan atas saham Perseroan. Orang dalam dari Emiten atau Perusahaan Publik yang mempunyai informasi orang dalam dilarang melakukan pembelian atau penjualan atas efek: a. Emiten atau Perusahaan Publik dimaksud; atau b. Perusahaan lain yang melakukan transaksi dengan Emiten atau Perusahaan Publik yang bersangkutan Orang dalam dilarang: a. Mempengaruhi pihak lain untuk melakukan pembelian atau penjualan atas efek dimaksud; atau b. Memberi informasi orang dalam kepada pihak mana pun yang diduga dapat menggunakan informasi dimaksud untuk melakukan pembelian atau penjualan atas efek. Sesuai dengan Undang-Undang Pasar Modal, setiap pihak dilarang dengan cara apapun, membuat pernyataan atau memberikan keterangan yang secara material tidak benar atau menyesatkan sehingga mempengaruhi harga efek di Bursa Efek Indonesia apabila pada saat pernyataan dibuat atau keterangan diberikan : 1. Pihak yang bersangkutan mengetahui atau sepatutnya mengetahui bahwa pernyataan atau keterangan tersebut secara material tidak benar atau menyesatkan; atau 2. Pihak yang bersangkutan tidak cukup berhati-hati dalam menentukan kebenaran material dari pernyataan atau keterangan tersebut. Setiap pihak yang melanggar ketentuan tersebut, maka sesuai dengan Undang-Undang Pasar Modal diancam pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp15.000.000.000,(lima belas miliar rupiah). 3. Transaksi Material dan Transaksi Pihak Terkait Transaksi Material Sebagai salah satu upaya untuk memberikan perlindungan kepada pemegang saham, maka Bapepam-LK (sekarang Otoritas Jasa Keuangan) menerbitkan Peraturan Nomor IX.E.2 perihal Transaksi Material dan Perubahan Kegiatan Usaha Utama.


paraf

Page 109 of 122



INTERNAL Versi 4

Sesuai dengan Peraturan Nomor IX.E.2 Bapepam-LK (sekarang Otoritas Jasa Keuangan) perihal Transakasi Material dan Perubahan Kegiatan utama, maka yang dimaksud dengan transaksi material adalah setiap: 1. Penyertaan 2. Pembelian, penjualan, pengalihan, tukar menukar aset atau segmen usaha 3. Sewa menyewa aset 4. Pinjam meminjam dana 5. Menjaminkan aset 6. Memberikan jaminan perusahaan dengan nilai 20% atau lebih dari Ekuitas perusahaan, dilakukan dalam satu kali atau dalam satu rangkaian transaksi untuk suatu tujuan atau kegiatan tertentu. Transaksi Material terbagi menjadi : 1. Dengan nilai 20%-50% dari Ekuitas a. Tidak diwajibkan memperoleh persetujuan pemegang saham dalam Rapat Umum Pemegang Saham b. Diwajibkan melakukan prosedur keterbukaan informasi transaksi material kepada publik dan Otoritas Jasa Keuangan c. Kewajiban pelaporan setelah transaksi selesai dilaksanakan 2. Dengan nilai lebih dari 50% dari Ekuitas a. Diwajibkan memperoleh persetujuan pemegang saham dalam Rapat Umum Pemegang Saham b. Kewajiban pelaporan setelah transaksi selesai dilaksanakan 3. Pengecualian transaksi material Kewajiban keterbukaan informasi setelah transaksi dilaksanakan Transaksi Pihak Terkait Sesuai dengan Peraturan Bank Indonesia No. PBI No.8/13/PBI/2006 tentang perubahan atas PBI No.7/3/PBI/2005 tentang Batas Maksimum Pemberian Kredit Bank Umum, yang dimaksud dengan Pihak Terkait adalah perseorangan atau perusahaan/badan yang mempunyai hubungan pengendalian dengan Bank, baik secara langsung maupun tidak langsung, melalui hubungan kepemilikan, kepengurusan, dan atau keuangan. Pihak terkait meliputi: a. Perseorangan atau perusahaan/badan yang merupakan pengendali Bank; b. Perusahaan/badan dimana Bank bertindak sebagai pengendali; c. Perseorangan atau perusahaan/badan lain yang bertindak sebagai pengendali dari perusahaan; d. Perusahaan dimana: 1) Perseorangan dan atau perusahaan/badan yang bertindak sebagai pengendali 2) Perseorangan dan atau perusahaan/badan bertindak sebagai pengendali


paraf

Page 110 of 122



INTERNAL Versi 4

e. f.

g. h.

i.

Komisaris, Direksi dan Pejabat Eksekutif Bank; Pihak yang mempunyai hubungan keluarga sampai dengan derajat kedua, baik horizontal maupun vertikal: 1) Dari perseorangan yang merupakan pengendali Bank 2) Dari Komisaris, Direksi, dan Pejabat Eksekutif pada Bank Komisaris, Direksi, dan atau Pejabat Eksekutif pada perusahaan Perusahaan/badan yang Komisaris, Direksi, dan atau Pejabat Eksekutifnya merupakan: 1) Komisaris, Direksi, dan atau Pejabat Eksekutif pada Bank 2) Komisaris, Direksi, dan atau Pejabat Eksekutif pada Perusahaan/Badan Perusahaan/badan dimana: 1) Komisaris, Direksi, dan atau Pejabat Eksekutif Bank bertindak sebagai pengendali 2) Komisaris, Direksi, dan atau Pejabat Eksekutif bertindak sebagai pengendali

Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh Perseroan terkait pihak terkait adalah: 1. Perseroan dilarang memberikan Penyediaan Dana kepada pihak terkait yang bertentangan dengan prosedur umum penyediaan dana yang berlaku 2. Perseroan dilarang memberikan Penyediaan Dana kepada pihak terkait tanpa persetujuan Dewan Komisaris 3. Membeli aktiva berkualitas rendah dari pihak terkait 4. Apabila kualitas penyediaan dana kepada pihak terkait menurun menjadi kurang lancar, diragukan, atau macet, Perseroan wajib mengambil langkah-langkah penyelesaian untuk memperbaiki antara lain dengan cara: a. Pelunasan kredit selambat-lambatnya dalam jangka waktu 60 (enam puluh) hari sejak turunnya kualitas penyediaan dana; dan atau b. Melakukan restrukturisasi kredit sejak turunnya kualitas penyediaan dana. Sesuai dengan Peraturan Nomor IX.E.1 Bapepam-LK (sekarang Otoritas Jasa Keuangan) perihal Transaksi Afiliasi dan Benturan Kepentingan, maka kewajiban Perseroan terkait transaksi afiliasi terbagi menjadi 3 (tergantung dari jenis transaksi afiliasi yang dilakukan) yaitu: a. Wajib melakukan keterbukaan informasi dan wajib melaporkan ke Otoritas Jasa Keuangan b. Tidak wajib melakukan keterbukaan informasi namun wajib melaporkan ke Otoritas Jasa Keuangan c. Tidak wajib melakukan keterbukaan informasi dan tidak wajib melaporkan ke Otoritas Jasa Keuangan


paraf

Page 111 of 122



INTERNAL Versi 4

H. PERLINDUNGAN KONSUMEN (NASABAH) 1. Prinsip Umum Dalam menjalankan kegiatan usahanya yang antara lain meliputi penerbitan produk dan layanan Bank maupun penyampaian produk dan layanan Perbankan dilakukan dengan memenuhi prinsip-prinsip perlindungan nasabah yaitu: • Transparansi • Perlakuan yang adil • Keandalan • Kerahasiaan dan keamanan data/informasi nasabah • Penanganan pengaduan serta penyelesaian sengketa nasabah secara sederhana, cepat dan biaya terjangau. BTPN selalu mengutamakan perlindungan konsumen dengan menerapkan prinsip transparansi, kerahasiaan dan keamanan data/ informasi konsumen dan penanganan pengaduan secara cepat, serta proses penanganan pengaduan tanpa dikenakan biaya apapun. Kode Etik Layanan: Sebagai panduan bagi para pejabat dan petugas Bank dalam memberikan layanan kepada nasabah, Bank menetapkan Kode Etik Layanan di setiap unit bisnis yang meliputi : 1. Perlindungan Data Nasabah 2. Jaminan atas akurasi data dan informasi 3. Menghindari benturan kepentingan dan penerimaan hadiah 4. Memberikan informasi yang lengkap dan benar atas risiko, biaya dan hal lainnya yang diperlukan 5. Pemasaran yang bertanggung jawab 6. Penanganan keluhan 2. Struktur Unit Penyelesaian Pengaduan Konsumen (UPPK) sebagai unit kerja yang ditunjuk oleh Bank untuk menangani dan menyelesaikan pengaduan yang diajukan konsumen berada di bawah Direktorat Operation. Unit ini telah dilengkapi dengan Standard Operation Procedures (SOP) Penyelesaian Pengaduan Nasabah, yang berisikan prosedur penanganan dan pelaporan pengaduan nasabah. 3. Mekanisme Layanan Pengaduan Konsumen BTPN telah membangun mekanisme layanan pengaduan konsumen yang baik, dimulai dari penyediaan empat contact channel yakni BTPN Call Center, lebih dari 1000 kantor cabang BTPN


paraf

Page 112 of 122



INTERNAL Versi 4

yang tersebar di seluruh Indonesia, email [email protected], serta PO BOX 8080. Setiap pengaduan yang disampaikan oleh konsumen melalui contact channel tidak akan dipungut biaya apapun dalam proses penanganan pengaduan. a. Pengaduan tersebut akan dicatat oleh PIC contact channel dan disampaikan kepada Unit Penyelesaian Pengaduan Konsumen (UPPK). Mengacu kepada peraturan yang berlaku, pengaduan yang disampaikan secara lisan akan diselesaikan dalam 2 (dua) hari kerja, sedangkan pengaduan yang disampaikan secara tertulis akan diselesaikan dalam 20 (dua puluh) hari kerja. Dalam hal Bank belum dapat menyelesaikan pengaduan konsumen sesuai dengan jangka waktu/SLA yang telah ditentukan oleh regulator, Bank akan menyampaikan surat pemberitahuan perpanjangan jangka waktu penyelesaian pengaduan kepada konsumen sebagai penerapan prinsip transparansi. b. Untuk memastikan keluhan konsumen diselesaikan, UPPK akan melakukan monitoring penanganan pengaduan konsumen. Dalam penyampaian laporan pengaduan konsumen, Bank senantiasa menjaga prinsip kerahasiaan terhadap data/informasi konsumen. PIC contact channel akan menyampaikan laporan keluhan konsumen kepada UPPK secara bulanan. Selanjutnya, UPPK akan menyampaikan konsolidasi laporan keluhan konsumen dari setiap PIC contact channel kepada regulator. Bank tetap terus menerus melakukan upaya perbaikan menyeluruh berdasarkan pengaduan konsumen yang diterima serta juga menyempurnakan infrastruktur & proses penyelesaian pengaduan konsumen, sebagai komitmen Bank untuk terus meningkatkan kepuasan konsumen. 4. Sistem Pengendalian Internal – Perlindungan Konsumen


paraf

Page 113 of 122



INTERNAL Versi 4

I.

PENGELOLAAN DAN PENGAMANAN INFORMASI 1. Prinsip Umum a. Seluruh informasi milik perusahaan berstatus proprietary right (hak kepemilikan perusahaan yang tidak bisa dimiliki pihak lain tanpa izin). b. Pengamanan informasi ditujukan agar informasi yang dikelola terjaga kerahasiaan (confidentiality), keutuhan (integrity) dan ketersediaannya (availability) secara efektif dan efisien dengan memperhatikan kepatuhan terhadap ketentuan yang berlaku. c. Seluruh karyawan dan Tenaga Kerja Outsource bertanggung jawab menjaga kerahasiaan informasi sesuai ketentuan yang berlaku. Karyawan dan Tenaga Kerja Outsource tidak berhak dan tidak diperkenankan untuk menyebarluaskan informasi kepada pihak ketiga dalam kondisi apapun, kecuali memperoleh persetujuan dan kesepakatan dari pihak-pihak yang terkait, dan/atau diperbolehkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. d. Pembuatan, pencatatan dan/atau pelaporan informasi dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku dengan mempertimbangkan kelengkapan, akurasi, kerahasiaan dan dapat dipertanggungjawabkan untuk menghindari terjadinya hal-hal yang menyesatkan pengguna informasi. 2. Pengelolaan Informasi Pengelolaan informasi di BTPN meliputi antara lain: a. Klasifikasi Informasi b. Standarisasi format dan Kodefikasi c. Kualitas informasi d. Pembentukan informasi e. Kepemilikan informasi f. Penyimpanan informasi g. Penyampaian informasi h. Pemanfaatan informasi i. Konversi, migrasi dan transfer j. Pengarsipan dan retensi informasi k. Pemusnahan informasi 3. Pengamanan Informasi Tujuan dari pengamanan informasi adalah untuk menjaga kerahasiaan, integritas dan ketersediaan dari informasi, meliputi: e. Keamanan Informasi terkait Sumber Daya Manusia f. Pengamanan Fisik g. Pengamanan Operasi dan Komunikasi


paraf

Page 114 of 122



INTERNAL Versi 4

h.

Pengamanan Akses Sistem Informasi

Ketentuan pengeloaan dan pengamanan informasi diatur lebih rinci di dalam Kebijakan Pengelolaan dan Pengamanan Informasi dan Kode Etik BTPN

J.

HAK KEKAYAAN INTELEKTUAL (Intellectual Property Right) 1. Prinsip Umum Prinsip umum dalam HKI, yaitu: 1. Prinsip Ekonomi, yang akan memberikan keuntungan kepada pemilik merek tersebut 2. Prinsip Keadilan, yang akan memberikan perlindungan terhadap pemiliknya 3. Prinsip Kebudayaan, yang akan meningkatkan taraf kehidupan, peradaban dan martabat manusia dengan memberikan keuntungan bagi mayarakat, bangsa dan negara 4. Prinsip Sosial, yang akan memberikan perlindungan berdasrkan keseimbangan kepentingan individu dan masyarakat 3.

Peraturan perundang-undangan HKI khususnya Undang-Undang Merek No 15 Tahun 2001 (“UU Merek”) dan/atau peraturan terkait lainnya; Konsep dasar pemberian hak atas merek adalah bahwa merek tersebut termasuk obyek HKI, sebagai hak milik merek lahir karena kemampuan intelektual manusia melalui daya cipta dan karsa, yang untuk menghasilkannya memerlukan pengorbanan tenaga, pikiran, waktu dan biaya, sehingga menjadikan karya tersebut memiliki nilai. Nilai ekonomi yang melekat pada hak merek menimbulkan konsepsi kekayaan, dengan konsep kekayaan maka HKI memberikan perlindungan hukum terhadap hak atas merek, dan pemilik hak perlu dipertahankan eksistensinya terhadap siapa saja yang menggunakannya tanpa ijin.

4.

Perlindungan merek Merek merupakan kekayaan intelektual, dan berguna untuk memperkenalkan produk barang dan/atau jasa (Produk) dari suatu perusahaan, merek mempunyai peranan yang sangat penting bagi pemiliknya. Hal ini disebabkan oleh fungsi merek sebagai pembeda atas suatu Produk dengan Produk lainnya yang mempunyai kriteria dalam kelas Produk yang diproduksi oleh perusahaan yang berbeda. Merek yang terdaftar memiliki perlindungan secara hukum, UU Merek memberikan hak ekslusif kepada perusahaan pemilik merek guna mencegah pihak-pihak lain untuk memasarkan Produk yang identik atau mirip dengan merek yang dimiliki oleh perusahaan


paraf

Page 115 of 122



INTERNAL Versi 4

bersangkutan dengan menggunakan merek yang sama atau merek yang dapat membingungkan bagi nasabah. Setiap merek yang telah terdaftar pada Direktur Jenderal Hak Kekayaan Intelektual dibawah naungan Menteri Hukum dan Hak Azasi Manusia Republik Indonesia (“Kantor HKI”) akan memperoleh perlindungan hukum, yang dibuktikan dengan terbitnya Sertifikat Merek terhadap merek yang didaftarkan. Merek terdaftar berdasarkan UU Merek mendapatkan perlindungan hukum untuk jangka waktu 10 tahun sejak tanggal penerimaan sebagaimana yang tercantum pada Sertifikat Hak Merek. Merek terdaftar merupakan alat bukti bagi pemilik yang berhak atas merek yang didaftarkan, merupakan media penolakan bagi pihak lain yang akan melakukan pendaftaranan merek yang secara keseluruhan atau sama pada pokoknya memiliki kemiripan, dan mencegah pihak lain untuk menggunakan merek yang sama dalam itikad buruk. 5.

Panduan kepada manajemen dalam menggunakan merek Suatu perusahaan dapat membedakan dirinya dan Produk yang dimiliki terhadap apa yang dimiliki oleh para pesaingnya, dengan salah satu caranya yaitu memiliki merek terhadap Produk perusahaan tersebut. Merek memiliki peran penting dalam pencitraan dan strategi pemasaran perusahaan, pemberian kontribusi terhadap citra, dan reputasi terhadap produk dari sebuah perusahaan di mata konsumen. Citra dan reputasi perusahaan untuk menciptakan kepercayaan merupakan dasar untuk mendapatkan konsumen yang setia dan meningkatkan nama baik perusahaan. Seiiring dengan berkembangnya perbankan di Indonesia, dan meningkatnya persaingan usaha, perlu diperhatikan oleh btpn atas penggunaan merek terhadap Produk layanan kepada nasabah dan/atau masyarakat. Upaya btpn untuk mencegah pemakaian mereknya oleh pihak lain merupakan hal yang sangat penting, mengingat bahwa upaya untuk membangun sebuah reputasi merek memerlukan biaya yang tidak sedikit dan waktu yang cukup lama. Hal ini bertujuan untuk menjaga kepercaan nasabah dan reputasi terhadap suatu produk dan/atau jasa yang diberikan oleh btpn.


paraf

Page 116 of 122



INTERNAL Versi 4

Oleh karena itu, Legal Business membuat suatu prosedur untuk pengecekan dan pendaftaran merek pada manajemen btpn, agar dapat dipahami oleh setiap unit business di btpn. 2. Konsultan, Pengecekan, dan Pendaftaran Hak Kekayaan Intelektual a. Konsultan HKI Konsultan HKI adalah orang yang memiliki keahlian di bidang hak kekayaan intelektual dan secara khusus memberikan jasa di bidang pengajuan dan pengurusan permohonan HKI dan terdaftar sebagai konsultan. Konsultan HKI memiliki tanggungjawab untuk menjaga citra dan kehormatan profesinya, karena mereka adalah penerima kuasa dalam proses pengecekan dan pendaftaran merek. Sebagai penerima kuasa, Konsultan HKI memiliki fungsi dalam memberikan pelayanan konsultasi di bidang HKI, mendampingi dan/atau membantu kepentingan pemilik merek untuk mengajukan dan mengurus permohonan merek pada Kantor HKI. Dalam menjalankan fungsinya, Konsultan HKI memiliki kompetensi yang bersikap independent, obyektif, dan profesional. b.

Pengecekan merek Untuk memperkenalkan produk suatu perusahaan, merek mempunyai peranan yang sangat penting bagi pemiliknya, selain dapat membangun loyalitas bagi nasabah, melalui merek dapat pula dilakukan strategi pemasaran berupa pengembangan produk kepada masyarakat yang telah menjadi nasabah atau yang belum menjadi nasabah. Sebelum dilakukannya pendaftaran terhadap merek yang akan digunakan, baiknya agar dilakukan pengecekan terlebih dahulu atas merek yang akan didaftarkan tersebut ke Kantor HKI. Pengecekan merek yang akan digunakan bertujuan untuk pemeriksaan apakah merek yang hendak diunakan tersebut atau yang akan didaftarkan sudah pernah didaftarkan oleh pihak lain. Hal ini mengurangi kemungkinan timbulnya kerugian akibat penolakan permohonan pendaftaran merek. Juga, meminimalisasi timbulnya tuntutan hukum baik secara pidana maupun perdata di kemudian hari dari pihak yang memiliki merek yang memiliki persamaan dengan merek yang telah terdaftar tersebut.

c.

Pendaftaran merek Sertifikat merek merupakan alat bukti yang sah atas merek terdaftar.


paraf

Page 117 of 122



INTERNAL Versi 4

Fungsi merek yang terdaftar adalah: 1. Sebagai alat bukti bagi pemilik yang berhak atas merek yang didaftarkan; 2. Sebagai dasar penolakan terhadap merek yang sama keseluruhan atau sama pada pokoknya yang dimohonkan pendaftaran oleh orang lain untuk barang/jasa sejenisnya; 3. Sebagai dasar untuk mencegah orang lain memakai merek yang sama keseluruhan atau sama pada pokoknya dalam peredaran untuk barang/jasa sejenisnya. Tujuan pendaftaran merek yaitu sebagi tanda pengenal bagi masyarakat secara luas yang akan memberikan daya pembeda atas hasil produksi yang dihasilkan oleh seseorang atau beberapa orang secara bersama-sama atau badan hukum dengan produksi orang lain atau badan hukum lainnya, merek tersebut menunjukkan asal barang dan/atau jasa dihasilkan, merupakan media dan/atau alat promosi sehingga mempromosikan barang dan/atau jasa hanya cukup dengan menyebutkan mereknya, dan sebagai jaminan atas mutu barang. Untuk merek yang terdaftar, pemilik merek memperoleh kepastian hukum dan perlindungan hukum terhadap hak atas merek. pendaftaran dilakukan pada Kantor HKI, dengan memenuhi persyaratan sebagaimana yang diatur pada UU Merek. Tugas Legal Business 1. Penunjukan Konsultan HKI Penunjukan konsultan HKI dilakukan oleh Business unit, berdasarkan permohonan Business unit kepada Legal Business untuk memberikan quotation dari Konsultan HKI. Legal Business minimal memberikan 2 (dua) quotation dari Konsultan HKI untuk dapat dipertimbangkan oleh Business unit. Setelah Business unit memilih Konsultan HKI, Legal Business akan melakukan pemeriksaan terhadap dokumen Konsultan HKI, dan meminta fee arrangement atas pengecekan merek. Konsultan HKI yang dipilih oleh Business unit, akan dilakukan review dokumen oleh Legal Business, sesuai dengan Prosedur Merek 2. Proses Pengecekan dan Pendaftaran Merek Legal Business melakukan koordinasi dengan team Konsultan HKI untuk perkembangan atas merek yang didaftarkan, guna meminimalisasi kemungkinan hambatan administrasi terhadap dokumen pendaftaran merek, oleh karena itu sudah menjadi kewajiban Legal Business bersama-sama dengan Business unit untuk mengantisipasi hal tersebut.


paraf

Page 118 of 122



INTERNAL Versi 4

Sebelum dilakukan pendaftaran merek, akan dilakukan pengecekan merek oleh Konsultan HKI. Pengecekan merek akan dilakukan setelah pembayaran oleh Business unit berdasarkan fee arrangement, diterima oleh Konsultan HKI. Bukti pembayaran yang dilakukan oleh Business unit akan dikirimkan oleh Legal Business kepada Konsultan HKI. Hasil pengecekan merek akan dikirimkan melalui email oleh Konsultan HKI, dan selanjutnya diteruskan Legal Business kepada Business unit, untuk dilanjutkan ke tahap pendaftaran. Setelah hasil pengecekan dinyatakan kosong atau tidak dimiliki oleh pihak manapun, tahap selanjutnya dilakukan pendaftaran merek. Konsultan HKI akan melakukan pendaftaran setelah diterimanya pembayaran atas fee arrangement pendaftaran merek, dan bukti pembayaran telah dikirimkan oleh Business unit melalui Legal Business. Pada tahap pendaftaran merek, Legal Business wajib membuat surat pernyataan, surat kuasa, corporate documents dan Business unit wajib menyiapkan 24 etiket merek yang akan didaftarkan. Setelah seluruh surat, dokumen dan etiket telah terkumpul, Legal Business akan menyerahkan seluruhnya kepada Konsultan HKI, dan satu hari kerja berikutnya Konsultan HKI akan melakukan pendaftaran ke Kantor HKI, bukti pendaftaran akan disampaikan kepada Legal Business, dan Legal Business akan menyampaikannya kepada Business unit yang melakukan pendaftaran merek tersebut. 3.

Monitoring dan Penyimpanan Sertifikat Merek Sertifikat merek selesai lebih kurang selama jangka waktu 2 (dua) tahun, selama waktu tunggu sampai dengan sertifikat selesai Legal Business akan melakukan koordinasi dengan Konsultan HKI, baik terkait pemeriksaan subtantif oleh Kantor HKI ataupun pemenuhan dokumen tambahan lainnya yang dibutuhkan oleh Kantor HKI. Setelah sertifikat merek selesai, sertifikat yang diterima dari Kantor HKI akan diserahkan oleh Konsultan HKI kepada Legal Business, dan Legal Business akan menyerahkan kepada Business unit. Untuk hak merek yang telah berakhir, Business unit dapat melakukan koordinasi dengan Legal Business untuk melaksanakan perpanjangan jangka waktu hak merek, yang mana syarat dan ketentuannya sesuai dengan Prosedur Merek.

K. HUBUNGAN DENGAN PEMANGKU KEPENTINGAN (stakeholders) 1. Prinsip umum  Menjalin hubungan dengan Stakeholder dilakukan sejalan dengan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik.


paraf

Page 119 of 122



INTERNAL Versi 4

      

Menjalin hubungan dengan Stakeholder harus berlandaskan Nilai-nilai dan Kode Etik Bank. Menjalin hubungan dengan Stakeholder dilakukan dalam rangka mendukung realisasi Visi dan Misi, Target, dan kelancaran operasional Bank. Menjalin hubungan dengan Stakeholder dalam kaitan korporasi harus dilakukan oleh penanggung jawab yang ditunjuk oleh manajemen. Menjalin hubungan dengan Stakeholder di wilayah/regional dilakukan oleh Regional Governance Head (RGH) atau Branch Governance Head (BGH) yang telah ditunjuk oleh manajemen. Stakeholder yang akan dibangun hubungan nya dan tujuan membangun hubungan ditetapkan dan diprioritaskan oleh manajemen melalui mapping stakeholder. Informasi Bank yang disampaikan harus merupakan informasi publik, tidak rahasia, tidak mengandung unsur SARA, dan tidak memihak pada instansi atau golongan tertentu. Komunikasi dengan stakeholder pada situasi krisis mengacu pada Panduan Penanganan Komunikasi Krisis BTPN.

2. Struktur  RGH bertanggung jawab langsung kepada Direktur Kepatuhan  Penunjukan RGH dilakukan oleh Direksi  BGH bertanggung jawab kepada RGH  Penunjukan BGH dilakukan oleh masing-masing RGH dengan persetujuan Regional Business Head terkait dan Direktur Kepatuhan  Dalam menjalankan tugas-tugasnya, RGH dan BGH berkoordinasi dengan Corporate Communications 3. Tugas dan Tanggung jawab Regional Government Head (RGH) A. Terkait dengan Pengelolaan Kegiatan Usaha Bank a. Bertanggung jawab untuk mengelola unit bisnis yang menjadi tanggung jawabnya dan melaporkan kepada atasan yang bersangkutan. b. Bertanggung jawab dalam mengatur jadwal kunjungan dan agenda Direksi ke wilayah, melalui koordinasi dengan Divisi Corporate Communications. c. Bertanggung jawab untuk mengadakan pertemuan rutindalam rangka komunikasi dan berbagi informasi antar karyawan senior dari berbagai unit bisnis termasuk anak perusahaan yang ada dalam wilayahnya secara berkala. B. Terkait dengan Tata Kelola


paraf

Page 120 of 122



INTERNAL Versi 4

a. RGH adalah pejabat tertinggi perusahaan di wilayahnya yang bertanggung jawab atas hal-hal berkenaan dengan tata kelola perusahaan. b. RGH merupakan perwakilan tertinggi Bank dalam menghadapi pihak regulator, pemerintah serta masyarakat secara luas di wilayahnya. c. RGH merupakan perwakilan Bank dalam menghadapi pihak media, melalui koordinasi dengan Divisi Corporate Communications. d. RGH bertugas melindungi bisnis serta reputasi Bank di wilayahnya. e. RGH bertanggung jawab untuk secara aktif meningkatkan kesatuan, kerja sama dan keakraban antar karyawan, fungsi dan unit-unit bisnis yang ada. f. Memastikan bahwa seluruh staf dari berbagai unit bisnis telah memperoleh program pelatihan serta berbagai materi yang berkaitan dengan Visi, Misi dan Nilai-nilai BTPN, serta kode etik perusahaan. 4. Tugas dan Tanggung jawab Branch Government Head (BGH) A. Terkait dengan Pengelolaan Kegiatan Usaha Bank a. Bertanggung jawab untuk mengelola kantor cabang atau sekelompok kantor cabang, melapor kepada Regional Business Head terkait. b. Bertanggung jawab mengkoordinir kunjungan dan agenda kunjungan Direksi melalui koordinasi dengan RGH dan Divisi Corporate Communications. c. Bertanggung jawab secara berkala untuk menginformasikan kinerja BTPN dan informasi lain seputar BTPN, dengan mengacu pada bahan yang disiapkan Divisi Corporate Communications kepada seluruh karyawan di cabang/kota yang terkait. B. Terkait dengan Tata Kelola a. BGH merupakan pejabat tertinggi perusahaan di daerah atau area penugasan masingmasing berkenaan dengan pelaksanaan tata kelola perusahaan. b. BGH merupakan perwakilan senior Bank dalam komunitas di daerah dan/atau area dan cabang yang ditetapkan. c. BGH bertugas melindungi bisnis serta reputasi Bank di area dimana mereka ditugaskan. d. BGH bertanggung jawab untuk secara aktif meningkatkan kesatuan, kerja sama dan keakraban antar fungsi dan unit bisnis yang ada di kantor cabangnya. e. Memastikan bahwa Visi, Misi dan Nilai-nilai BTPN, serta kode etik perusahaan dipahami dan dipatuhi.


paraf

Page 121 of 122



INTERNAL Versi 4

L. TANGGUNG JAWAB TERHADAP LINGKUNGAN DAN PRAKTIK KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA (K3) 1. Tanggung Jawab terhadap Lingkungan BTPN memastikan bahwa kredit yang diberikan tidak digunakan untuk kegiatan yang memberikan dampak negatif pada lingkungan. Komitmen tersebut dinyatakan dalam kebijakan dan pedoman kredit Bank yang melarang pemberian pinjaman untuk kegiatan yang berpengaruh negatif kepada lingkungan. Selain itu, kesadaran akan perlindungan lingkungan hidup karyawan dilaksanakan melalui media komunikasi internal BTPN, sedangkan bagi nasabah dilakukan melalui program Sahabat Daya. Portofolio pinjaman BTPN terdiri dari pinjaman berskala kecil dengan risiko kerusakan lingkungan yang rendah. Pinjaman bagi pensiunan juga dikategorikan sebagai pinjaman dengan risiko kerusakan lingkungan yang rendah, mengingat sebagian pinjaman digunakan untuk kebutuhan konsumtif.

2. Kesehatan dan Keselamatan Kerja Bank mengutamakan keamanan dan keselamatan di lingkungan kerjanya agar karyawan terhindar dari risiko kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja, sehingga tercipta lingkungan kerja yang aman dan kondusif. Untuk itu bank menyediakan fasilitas kesehatan untuk menjaga kesehatan karyawan dan secara berkelanjutan memastikan bahwa lingkungan kerjanya aman dari risiko kecelakaan kerja.


paraf

Page 122 of 122


KEBIJAKAN TATA KELOLA PERUSAHAAN

Recommend Documents