BAB 3 ANALISIS PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PERUSAHAAN
3.1
Sejarah Perusahaan Sejarah berdirinya Jasa Raharja tidak terlepas dari adanya peristiwa
pengambil alihan atau nasionalisasi Perusahaan-Perusahaan Milik Belanda oleh Pemerintah RI. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah (PP) No.3 tahun 1960, jo Pengumuman Menteri Urusan Pendapatan, Pembiayaan dan Pengawasan RI No.12631/BUM II tanggal 9 Februari 1960, terdapat 8 (delapan) perusahaan asuransi yang ditetapkan sebagai Perusahaan Asuransi Kerugian Negara (PAKN) dan sekaligus diadakan pengelompokan dan penggunaan nama perusahaan sebagai berikut : •
Fa. Blom & Van Der Aa, Fa. Bekouw & Mijnssen, Fa. Sluiiters & co, setelah dinasionalisasi digabungkan menjadi satu bernama PAKN Ika Bhakti.
•
NV. Assurantie Maatschappij Djakarta, NV. Assurantie Kantoor LangeveldtSchroder, setelah dinasionalisasi digabungkan menjadi satu, dengan nama PAKN Ika Dharma.
•
NV. Assurantie Kantoor CWJ Schlencker, NV. Kantor Asuransi "Kali Besar", setelah dinasionalisasi digabungkan menjadi satu, dengan nama PAKN Ika Mulya.
•
PT. Maskapai Asuransi Arah Baru setelah dinasionalisasi diberi nama PAKN Ika Sakti.
73
74 Perkembangan selanjutnya, pada tanggal 31 Desember 1960 keempat perusahaan tersebut di atas digabung dalam satu Perusahaan Asuransi Kerugian Negara (PAKN) "Ika Karya." Selaniutnya PAKN Ika Karya berubah nama menjadi Perusahaan Negara Asuransi Kerugian (PNAK) Eka Karya. Berdasarkan PP No.8 tahun 1965 dengan melebur seluruh kekayaan, pegawai dan segala hutang piutang PNAK Eka Karya, mulai 1 Januari 1965 dibentuk Badan Hukum baru dengan nama 'Perusahaan Negara Asuransi Kerugian Jasa Raharja" dengan tugas khusus mengelola pelaksanaan Undang-Undang (UU) No.33 dan Undang-Undang (UU) No.34 tahun 1964. Pada tahun 1970, PNAK Jasa Raharja diubah statusnya menjadi Perusahaan Umum (Perum) Jasa Raharja. Perubahan status ini dituangkan dalam Surat Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia No. Kep.750/KMK/IV/II/1970 tanggal 18 November 1970, yang merupakan tindak lanjut dikeluarkannya UU. No.9 tahun 1969 tentang Bentuk- Bentuk Badan Usaha Negara. Pada tahun 1978 yaitu berdasarkan PP No.34 tahun 1978 dan melalui Surat Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia yang selalu diperpanjang pada setiap tahun dan terakhir No. 523/KMK/013/1989, selain mengelola pelaksanaan UU. No.33 dan UU. No. 34 tahun 1964, Jasa Raharja diberi tugas baru menerbitkan surat jaminan dalam bentuk surety bond. Kemudian sebagai upaya pengemban rasa tanggung jawab sosial kepada masyarakat khususnya bagi mereka yang belum memperoleh perlindungan dalam lingkup UU No.33 dan UU No.34 tahun 1964, maka dikembangkan pula usaha Asuransi Aneka. Kemudian dalam perkembangan selanjutnya, mengingat usaha yang ditangani oleh Perum Jasa Raharja semakin bertambah luas, maka pada tahun 1980
75 berdasarkan PP No.39 tahun 1980 tanggal 6 November 1980, status Jasa Raharja diubah lagi menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) dengan nama PT (Persero) Asuransi Kerugian Jasa Raharja, yang kemudian pendiriannya dikukuhkan dengan Akte Notaris Imas Fatimah, SH No.49 tahun 1981 tanggal 28 Februari 1981, yang telah beberapa kali diubah dan ditambah terakhir dengan Akte Notaris Imas Fatimah, SH No.59 tanggal 19 Maret 1998 berikut perbaikannya dengan Akta No.63 tanggal 17 Juni 1998 dibuat dihadapan notaris yang sama. Pada tahun 1994, sejalan dengan diterbitkan UU No.2 tahun 1992 tentang Usaha Perasuransian, yang antara lain mengharuskan bahwa Perusahaan Asuransi yang telah menyelenggarakan program asuransi sosial dilarang menjalankan asuransi lain selain program asuransi sosial, maka terhitung mulai tanggal 1 Januari 1994 Jasa Raharja melepaskan usaha non wajib dan surety bond dan kembali menjalankan program asuransi sosial yaitu mengelola pelaksanaan UU. No.33 tahun 1964 dan UU. No.34 tahun 1964.
3.2
Visi, Moto, dan Misi Perusahaan 3.2.1 Visi Menjadi
perusahan
terkemuka
di
bidang
asuransi
dengan
mengutamakan penyelenggaraan program asuransi sosial dan asuransi wajib sejalan dengan kebutuhan masyarakat.
3.2.2 Moto Utama dalam Perlindungan, Prima dalam Pelayanan.
76 3.2.3 Misi Catur Bakti Ekakarsa Jasa Raharja. 1. Bakti
kepada
Masyarakat,
dengan
mengutamakan
perlindungan dasar dan pelayanan prima sejalan dengan kebutuhan masyarakat. 2. Bakti kepada Negara, dengan mewujudkan kinerja terbaik sebagai penyelenggara program asuransi sosial dan asuransi wajib serta Badan Usaha Milik Negara. 3. Bakti kepada Perusahaan, dengan mewujudkan keseimbangan kepentingan agar produktivitas dapat tercapai secara optimal demi kesinambungan perusahaan. 4. Bakti kepada Lingkungan, dengan memberdayakan potensi sumber daya bagi keseimbangan dan kelestarian lingkungan.
3.3
Tujuan, Strategi, Lokasi, dan Produk Perusahaan 3.3.1 Tujuan Turut serta melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan dan program Pemerintah dibidang ekonomi dan pembangunan nasional pada umumnya serta pembangunan dibidang asuransi dengan menjalankan usaha asuransi kerugian sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dengan menerapkan prinsip-prinsip Perseroan Terbatas.
77 3.3.2 Strategi Stable Growth Strategy dan Related Diversification Strategy. Stable
Growth
Strategy
menekankan
pentingnya
upaya
untuk
mempertahankan dan meningkatkan kekuatan serta membenahi kelemahan serta secara simultan menggarap peluang dan mengantisipasi ancaman untuk pertumbuhan usaha. Sedangkan dengan Related Diversification Strategy, perusahaan melakukan diversifikasi yang masih ada hubungannya dengan usaha
pokok
perasuransian,
khususnya
yang
berkaitan
dengan
penyelenggaraan asuransi wajib berdasarkan Undang-Undang baik secara mandiri maupun dengan beraliansi dengan mitra.
3.3.3 Lokasi Perusahaan Sebelumnya lokasi Kantor Pusat beralamat di Jl. Kalibesar Timur No.10 Jakarta Barat 1110. Kemudian pada tahun 1986, lokasi perusahaan pindah dan beralamat di Jl. H.R. Rasuna Said Kav. C-2 Jakarta 12920. Dan mempunyai Kantor-Kantor Cabang dan Kantor-Kantor Perwakilan yang tersebar diseluruh Provinsi di Indonesia.
3.3.4 Produk Perusahaan PT Jasa Raharja merupakan perusahaan BUMN yang bergerak di bidang jasa yakni asuransi sosial. Tugas dari PT Jasa Raharja adalah mengelola
pelaksanaan
UU.
No.33
tahun
1964
mengenai
Dana
Pertanggungan Wajib Kecelakaan Penumpang dan UU. No.34 tahun 1964 mengenai Dana Kecelakaan lalu Lintas Jalan.
78
3.4
Struktur Organisasi dan Job Description
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kantor Pusat PT Jasa Raharja
79 Struktur organisasi di PT Jasa Raharja berbentuk vertikal, yaitu organisasi yang wewenangnya dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi dibagian lainnya yang dibawah dalam bidang pekerjaan tertentu. Wewenang yang paling tinggi dipegang oleh dewan komisaris yang mengawasi dewan direksi. Sedangkan untuk pucuk pimpinan adalah direktur utama yang membawahi tiga direktur, yaitu Direktur Operasi, Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum dan Direktur Keuangan. Setiap direktur selanjutnya akan membawahi beberapa divisi. Direktur utama juga membawahi tiga divisi yaitu, Divisi Penelitian, Pengembangan dan Manajemen Risiko, Satuan Pengawasan Intern (SPI) dan Sekretariat Perusahaan. PT Jasa Raharja mempunyai sebelas divisi yang memiliki uraian tugas sebagai berikut : 1. Divisi Asuransi. A. Kelancaran
dan
ketertiban
pelaksanan
pekerjaan
serta
pengamanan sumber daya di dalam dan di lingkungan unit kerja yang dipimpinnya. 1. Memimpin penyusunan rencana/program kerja dan anggaran untuk unit kerja yang dipimpinnya. 2. Membuat jadwal pelaksanaan kegiatan (action plan) atas rencana/program kerja yang disusunnya. 3. Memimpin, memotivasi dan membina pegawai bawahannya. 4. Merencanakan dan mengembangkan sumber daya manusia, mengamankan alat dan sarana fisik di dalam unit kerja yang dipimpinnya.
80 5. Melakukan kerja sama dengan unit-unit kerja laini di dalam perusahaan. 6. Membina hubungan baik dengan instansi/pihak di luar Jasa Raharja yang berhubungan dengan bidang kegiatan unit kerjanya. 7. Mengendalikan seluruh pelaksanaan kegiatan di dalam unti kerja yang dipimpinnya. 8. Memberikan
saran-saran
kepada
Direksi
mengenai
penyempurnaan sistemdan prosedur di dalam bidangnya. 9. Mengusulkan pengembangan keahlian dan pengetahuan pegawai di dalam unti kerja yang dipimpinnya. 10. Memastikan tersusunnya laporan kegiatan seluruh unit kerja yang dipimpinnya. B. Penyelenggraan kegiatan pungutan/pemasaran Iuran Wajib, Sumbangan Wajib dan Asuransi Umum yang disentralisasi di Kantor Pusat. 1. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran pendapatan & biaya bidang iuran wajib, Sumbangan Wajib dan Asuransi Umum di Kantor Pusat. 2. Mengupayakan kelancaran kegiatan pungutan/pemasaran Iuran Wajib, Sumbangan Wajib dan Asuransi Umum di Kantor Pusat. 3. Mengendalikan dan mengarahkan pelaksanaan penelitian pasar untuk meningkatkan pendapatan.
81 4. Menilai alternatif-alternatif pemanfaatan potensi pasar untuk direkomendasikan kepada Direksi. 5. Membina hubungan baik dengan mitra usaha/relasi dan Reasuradur. 6. Meastikan terselenggaranya pelaksanaan reasuransi. 7. Mengendalikan kegiatan dan anggaran biaya pungutan/ pemasaran Iuran Wajib, Sumbangan Wajib dan Asuransi Umum. C. Pembinaan pelaksanaan kegiatan pungutan/ pemasaran Iuran Wajib, Sumbangan Wajib dan Asuransi Umum di Kantor Pusat dan Cabang. 1. Memberikan pembinaan kegiatan pungutan/ pemasaran di bidang Iuran Wajib, Sumbangan Wajib dan Asuransi Umum di Cabang- cabang. 2. Mengendalikan dan mengarahkan pelaksanaan penelitian pasar untuk meningkatkan pendapatan di Cabang- cabang. 3. Memastikan terselenggaranya penilaian kegiatan pungutan/ pemasaran Iuran Wajib, Sumbangan Wajib dan Asuransi di cabang- cabang. D. Tersedianya laporan kegiatan bidang Asuransi untuk Direksi. 1. Memastikan tersedianya laporan kegiatan bidang Iuran Wajib, Sumbangan Wajib dan Asuransi Umum secara nasional. 2. Memastikan tersusunnya data statistik pendapatan sektor Iuran Wajib, Sumbangn Wajib dan Asuransi Umum secara nasional.
82 2. Divisi Pencegahan dan Pelayanan. A. Kelancaran
dan
ketertiban
pelaksanaan
pekerjaan
serta
pengaman sumber daya di dalam dan di lingkungan unit kerja yang dipimpinnya. 1. Memimpin penyusunan rencana/program kerja dan anggaran untuk unit kerja yang dipimpinnya. 2. Membuat jadwal pelaksanaan kegiatan (action plan) atas rencana/program kerja yang disusunnya. 3. Memimpin, memotivasi dan membina pegawai bawahannya. 4. Merencanakan dan mengembangkan sumber daya manusia, mengamankan alat dan sarana fisik di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 5. Melakukan kerja sama dengan unit-unit kerja yang lain di dalam perusahaan. 6. Membina hubungan baik dengan instansi/pihak di luar Jasa Raharja yang berhubungan dengan bidang kegiatan unit kerjanya. 7. Mengendalikan seluruh pelaksanaan kegiatan di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 8. Memberikan
saran-saran
kepada
Direksi
mengenai
penyempurnaan sistem dan prosedur di dalam bidangnya. 9. Mengusulkan
pengembangan
keahlian
&
Pengetahuan
pegawai di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 10. Memastikan tersusunnya laporan kegiatan seluruh unit kerja yang di pimpinnya.
83 B. Pembinaan kegiatan Pelayanan Santunan di Kantor Cabang dan Perwakilan. 1. Memastikan kelancaran pembinaan kegiatan santunan di kantor-kantor Cabang dan Perwakilan. 2. Memastikan terselenggaranya penilaian kegiatan santunan di kantor- kantor Cabang dan Perwakilan. 3. Memimpin pembinaan serta memberikan petunjuk yang diperlukan kepada kantor-kantor Cabang dan Perwakilan sehubungan dengan kegiatan pelayanan santunan, baik melalui surat atau dengan cara kunjungan on the spot. 4. Mengendalikan pelaksanaan santunan yang direasuransikan. C. Memelihara
citra
baik
Jasa
Raharja
dalam
pelayanan
penyelesaian santunan kepada masyarakat. 1. Melakukan usaha penyempurnaan/penyederhanaan prosedur penyelesaian/pelayanan santunan. 2. Menanggapi secara aktif surat-surat yang ditujukan kepada perusahaan segungungan dengan penyelesaian santunan. 3. Melakukan kerja sama dengan Bagian Humas Kantor Cabang dan Perwakilan dalam menangani pemberitaan di Mass Median atau hal-hal yang menyangkut kasus pelayanan santunan yang besar (Catastrope). 4. Mengarahkan penyelesaian Outstanding klaim/santunan di Kantor Cabang dan Perwakilan. 5. Mengarahkan penyusunan rencana bantuan/sumbangan dalam upaya penanggulangan kecelakaan lalu lintas.
84 D. Tersedianya data/laporan bidang Pelayanan Santunan untuk Direksi. 1. Memastikan tersedianya laporan pelayanan santunan secara nasional. 2. Memastikan tersusunnya stastistik dan pendataan pembayaran santunan secara nasional.
3. Divisi Sistem Informasi Perusahaan. A. Kelancaran
dan
ketertiban
pelaksanaan
pekerjaan
serta
pengamanan sumber daya di dalam dan lingkungan unit kerja yang dipimpinnya. 1. Memimpin penyusunan rencana/program kerja dan anggaran untuk unit kerja yang dipimpinnya. 2. Membuat jadwal pelaksanaan kegiatan (action plan) atas rencana/program kerja yang disusunnya. 3. Memimpin, memotivasi dan membina pegawai bawahannya. 4. Merencanakan dan mengembangkan Sumber Daya Manusia, mengamankan alat dan sarana fisik di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 5. Melakukan kerja sama dengan unit-unit kerja yang lain di dalam perusahaan. 6. Membina hubungan baik dengan instansi/pihak di luar Jasa Raharja yang berhubungan dengan bidang kegiatan unit kerjanya.
85 7. Mengendalikan seluruh pelaksanaan kegiatan di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 8. Memberikan
saran-saran
kepada
Direksi
mengenai
penyempurnaan sistem dan prosedur di dalam bidangnya. 9. Mengusulkan pengembangan keahlian dan pengetahuan pegawai di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 10. Memastikan tersusunnya laporan kegiatan seluruh unit kerja yang dipimpinnya. B. Pembinaan kegiatan Opersional Komputer di Kantor Pusat dan Cabang. 1. Memastikan kelancaran pembinaan kegiatan operasional komputer di Kantor Pusat dan Kantor Cabang. 2. Memimpin pembinaan serta memberikan petunjuk-petunjuk yang diperlukan kepada kantor cabang sehubungan dengan kegiatan opersional komputer baik melalui surat atau dengan cara kunjungan on the spot. 3. Memonitor hasil audit di Cabang. C. Pemanfaatan fasilitas teknologi informasi yang digunakan oleh perusahaan di Kantor Pusat dan Kantor Cabang. 1. Mengarahkan berbagai kajian kemungkinan penggunaan fasilitas sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 2. Memantau dan mengarahkan pemanfaatan fasilitas sistem informasi, yang ada di perusahaan guna terwujudnya hasil kerja yang optimal.
86 3. Melaporkan perkembangan pemanfaatan/penggunaan sistem informasi di lingkungan perusahaan kepada Direksi. D. Menyusun rencana pengembangan Lima tahun di bidang pendayagunaan teknologi informasi untuk mendukung rencana jangka panjang Perusahaan. 1. Memenuhi kebutuhan sistem pengolahan data dan pengelolaan informasi di Kantor Pusat dan Cabang. 2. Menyiapkan Rencana Kerja dan Anggaran tahunan di bidang pendayagunaan teknologi informasi. 3. Mengembangkan fasilitas sistem komputer dan komunikasi data.
4. Divisi Umum. A. Kelancaran
dan
ketertiban
pelaksanaan
pekerjaan
serta
pengaman sumber daya di dalam dan di lingkungan unit kerja yang dipimpinnya. 1. Mengkoordinir
penyusunan
rencana/program
kerja
dan
anggaran untuk unit kerja yang dipimpinnya. 2. Membuat jadwal rencana tindak lanjut (RTL) pelaksanaan kegiatan (action plan) atas rencana/program kerja yang disusunnya. 3. Memimpin, memotivasi dan membina pegawai bawahannya. 4. Merencanakan dan mengembangkan sumber daya yang ada serta menjaga/memelihara sarana di dalam unit kerja yang dipimpinnya.
87 5. Melakukan kerja sama dengan unit-unit kerja lain di dalam perusahaan. 6. Membina hubungan baik dengan instansi/pihak di luar Jasa Raharja yang berhubungan dengan bidang kegiatan unit kerjanya. 7. Mengendalikan seluruh pelaksanaan kegiatan di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 8. Memberikan
saran-saran
kepada
Direksi
mengenai
penyempurnaan sistem dan prosedur di dalam bidangnya. 9. Mengusulkan pengembangan keahlian/pengetahuan pegawai di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 10. Memastikan tersusunnya laporan kegiatan seluruh unit kerja yang dipimpinnya. B. Tersedianya sarana dan prasarana di Kantor Pusat dan Cabang sesuai kebutuhan dan kemampuan Perusahaan. 1. Mengevaluasi
dan
merekomendasikan
kepada
Direksi
mengenai kebutuhan sarana dan prasarana di Kantor Pusat dan Cabang
sesuai
dengan
standardisasi
yang
ditentukan
perusahaan, termasuk tata cara pelaksanaannya. 2. Mengarahkan, mengendalikan dan memonitor pengadaan sarana dan prasarana di Kantor Pusat dan Cabang sesuai dengan kebutuhan. 3. Memastikan lancarnya semua aktivitas layanan penunjang kegiatan opersional di Kantor Pusat.
88 C. Kelancaran pengadaan sarana dan prasarana di Kantor Pusat dan Cabang. 1. Mengkoodinir proses pengadaan barang/ jasa sesuai dengan kebutuhan
dan
kemampuan
Perusahaan
memonitor
pelaksanaan pengadaan yang dilakukan Cabang, termasuk tata cara pengadaannya. 2. Meneliti, mengarahkan dan membntu proses administrasi pengadaan tanah serta pembangunan gedung kantor dan rumah instansi di Kantor Pusat dan Cabang berikut pemeliharaannya sesuai dengan sistem dan prosedur yang berlaku. D. Pembinaan tertib administrasi Bidang Umum di Kantor Pusat dan Cabang. 1. Melakukan pembinaan kegiatan bidang umum di cabangcabang. 2. Menilai seluruh laporan kegiatan bidang umum di Cabangcabang. 3. Mengingatkan
Cabang
terhadap
penyimpangan
tertib
administrasi bidang umum yang terjadi di cabang- cabang. 4. Melaporkan kepada Direksi seluruh kegiatan bidang umum di Kantor Cabang. E. Terselenggaranya
semua
aktivitas
penunjang
kegiatan
operasional di Kantor Pusat. Memastikan kesiapan semua sarana dan prasarana serta personel untuk menunjang kegiatan opersional di Kantor Pusat.
89
F. Keamanan dan ketertiban perusahaan di lingkungan Kantor Pusat. 1. Mengkoordinir dan mengarahkan pelaksanaan pengamanan di lingkungan Kantor Pusat termasuk Rumah Jabatan milik Perusahaan. 2. Melaporkan seluruh kegiatan pengamanan dan kondisi yang ada kepada Direksi.
5. Divisi Sumber Daya Manusia. A. Kelancaran
dan
ketertiban
pelaksanaan
pekerjaan
serta
pengaman sumber daya di dalam dan di lingkungan unit kerja yang dipimpinnya. 1. Memimpin penyusunan rencana/program kerja dan anggaran untuk unit kerja yang dipimpinnya. 2. Membuat jadwal pelaksanaan kegiatan (action plan) atas rencana/program kerja yang disusunnya. 3. Memimpin, memotivasi dan membina pegawai bawahannya. 4. Merencanakan dan mengembangkan sumber daya yang ada serta menjaga/memelihara sarana di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 5. Melakukan kerja sama dengan unit-unit kerja lain di dalam perusahaan.
90 6. Membina hubungan baik dengan instansi/pihak di luar Jasa Raharja yang berhubungan dengan bidang kegiatan unit kerjanya. 7. Mengendalikan seluruh pelaksanaan kegiatan di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 8. Menyelenggarakan kegiatan perekrutan, seleksi, pendidikan, dan pelatihan. 9. Mengkoordinir
pembayaran
kompensasi
dan
benefit
karyawan. 10. Megendalikan jumlah karyawan yang ada di setiap unit. 11. Mengusulkan pengembangan keahlian/pengetahuan pegawai di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 12. Memastikan tersusunnya laporan kegiatan seluruh unit kerja yang dipimpinnya.
B. Tersedianya saran-saran peningkatan/penyempurnaan sistem dan prosedur kerja di lingkungan perusahaan. 1. Melaksanakan kegiatan pengelolaan SDM meliputi kegiatan rekruitmen
dan
seleksi
hubungan
kerja,
pendapatan,
pendayagunaan, kompensasi, Kesejahteraan, Keselamatan, Kesehatan Kerja. 2. Melaksanakan kegiatan pendidikan dan pelatihan dalam rangka pemenuhan SDM yang berkualitas sesuai dengan tuntutan perusahaan.
91 3. Melaksanakan
Kegiatan
evaluasi,
proses
lanjut
dan
pegadministrasian hukuman displin. 4. Mengendaliakan kegiatan administrasi kepegawaian serta pendidikan dan pelatihan. 5. Mengendalikan kegiatan hubungan masyarakat dan koordinasi dengan instansi yang terkait.
6. Divisi Keuangan. A. Kelancaran
dan
ketertiban
pelaksanaan
pekerjaan
serta
pengamanan sumber daya di dalam dan di lingkungan unit kerja yang dipimpinnya. 1. Memimpin penyusunan rencana/program kerja dan anggaran untuk unit kerja yang dipimpinnya. 2. Membuat jadwal pelaksanaan kegiatan (action plan) atas rencana/program kerja yang disusunnya. 3. Memimpin, memotivasi dan membina pegawai bawahannya. 4. Merencanakan dan mengembangkan sumber daya manusia, mengamankan alat dan sarana fisik di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 5. Melakukan kerja sama dengan unit-unit kerja yang lain di dalam perusahaan. 6. Membina hubungan baik dengan instansi/pihak di luar Jasa Raharja yang berhubungan baik dengan instansi/pihak di luar Jasa Raharja yang berhubungan dengan bidang kegiatan unit kerja lainnya.
92 7. Mengendalikan seluruh pelaksanaan kegiatan di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 8. Memberikan
saran-saran
kepada
Direksi
mengenai
penyempurnaan sistem dan prosedur di dalam bidangnya. 9. Mengusulkan pengembangan keahlian/pengetahuan pegawai di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 10. Memastikan tersusunnya laporan kegiatan seluruh unit kerja yang dipimpinnya. B. Pengelolaan Keuangan di Kantor Pusat. 1. Menyarankan kepada Direksi alternatif cara dan jumlah investasi yang terbaik. 2. Mengarahkan kegiatan investasi. C. Penyusunan Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Perusahaan Secara Nasional termasuk alokasi untuk masingmasing Kantor Cabang. 1. Memimpin penyusunan Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja yang diajukan oleh Divisi-Divisi, SPI, Sekretariat Perusahaan dan Kantor Cabang. 2. Mengajukan Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja kepada Direksi untuk diminta persetujuan. 3. Memimpin pemberitahuan Anggaran Pendapatan dan Belanja Perusahaan yang sudah disetujui Direksi ke masing- masing Divisi, SPI, Sekretariat Perusahaan dan Kantor Cabang.
93 D. Pengendalian Anggaran di Kantor Pusat dan Kantor Cabang. 1. Memimpin pemantauan penggunaan anggaran di Kantorkantor Cabang. 2. Mengevaluasi efisiensi penggunaan biaya. 3. Menginformasikan
kepada
Direksi
mengenai
realisasi
Anggaran dan Belanja Perusahaan. 4. Mengingatkan Cabang-Cabang dan Kantor Pusat mengenai pencapaian target yang belum memenuhi batas minimumnya serta penggunaan biaya-biaya yang akan/telah melampaui anggaran yang ditetapkan. E. Pembinaan posisi likuiditas di Kantor Pusat dan Kantor Cabang. 1. Mengarahkan penggunaan likuiditas di Kantor Pusat dan Kantor Cabang. 2. Memimpin pemantauan likuiditas di Kantor Pusat dan Kantor Cabang. 3. Menginformasikan kepada Direksi secara periodik mengenai posisi likuiditas perusahaan. 4. Pengendalian kelancaran pembayaran dan penerimaan di Kantor Pusat termasuk pembayaran Pajak dan Deviden. 5. Mengendalikan penggunaan anggaran di Kantor Pusat. F. Pembinaan Anak Perusahaan. 1. Memonitor perkembangan Anak Perusahaan yang berkaitan dengan penyertaan dana Perusahaan. 2. Memimpin penyelenggaraan RUPS anak Perusahaan.
94 7. Divisi Akuntansi. A. Kelancaran
dan
ketertiban
pelaksanaan
pekerjaan
serta
pengamanan sumber daya di dalam dan di lingkungan unit kerja yang dipimpinnya. 1. Memimpin penyusunan rencana/program kerja dan anggaran untuk unit kerja yang dipimpinnya. 2. Membuat jadwal pelaksanaan kegiatan (action plan) atas rencana/ program kerja yang disusunnya. 3. Memimpin, memotivasi dan membina pegawai bawahannya. 4. Merencanakan dan mengembangkan Sumber Daya Manusia, mengamankan alat dan sarana fisik di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 5. Melakukan kerjasama dengan unit-unit kerja yang lain di dalam Perusahaan. 6. Membina hubungan baik dengan instansi/pihak di luar Jasa Raharja yang berhubungan dengan bidang kegiatan unit kerjanya. 7. Mengendalikan seluruh pelaksanaan kegiatan di dalam unti kerja yang dipimpinnya. 8. Memberikan
saran-saran
kepada
Direksi
mengenai
penyempurnaan sistem dan prosedur di dalam bidangnya. 9. Mengusulkan pengembangan keahlian dan pengetahuan pegawai di dalam unti kerja yang dipimpinnya. 10. Memastikan tersusunnya laporan kegiatan seluruh unit kerja yang dipimpinnya.
95 B. Pelaksanaan kegiatan Akuntansi Perusahaan. 1. Mengarahkan pencatatan dan pengolahan data Akuntansi Perusahaan. 2. Mengendalikan kegiatan verifikasi. 3. Mengarahkan perhitungan-perhitungan Pajak Perseroan dan melaporkan kepada Direksi. 4. Mengendalikan penyusunan Laporan Keusangan Perusahaan. 5. Mengajukan Laporan Keuangan kepada Direksi. C. Pembinaan tertib administrasi keuangan di Kantor Pusat dan Cabang. 1. Memastikan terselenggaranya pemantauan dan penilaian atas tertib pelaksanaan administrasi keuangan di Kantor Pusat dan Cabang. 2. Memimpin pembinaan administrasi keuangan di Kantor Pusat dan Cabang.
8. Divisi Investasi. A. Kelancaran
dan
ketertiban
pelaksanaan
pekerjaan
serta
pengamanan sumber daya di dalam dan di lingkungan unit kerja yang dipimpinnya. 1. Melakukan evaluasi kinerja investasi paling sedikit setiap triwulan dan memberikan rekomendasi hasil evaluasi kepada Divisi Investasi melalui Direksi. 2. Memberikan rekomendasi atas hasil analisa yang dilakukannya terhadap usulan investasi/divestasi dimaksud, dengan disertai
96 latar belakang dan alasan-alasan yang jelas tentang diterima atau ditolaknya usulan suatu investasi/divestasi. 3. Memberikan pertimbangan kepada Direksi dalam rangka memutuskan pelaksanaan investasi/divestasi. B. Tersedianya saran-saran peningkatan/penyempurnaan sistem dan prosedur kerja di lingkungan perusahaan. 1. Membantu Direksi untuk menelaah dan menganalisis usulan investasi/divestasi tertentu baik terhadap aspek finansial, legal maupun aspek lainnya dengan memperhatikan faktor-faktor sosial, politik, ekonomi dan lingkungan yang berkembang pada saat usulan investasi/divestasi diajukan. 2. Membantu Direksi dalam menyusun Kebijakan Investasi dan Petunjuk Teknis Investasi. 3. Membantu Direksi dalam membentuk oversight committee yang keanggotaannya
bersifat ad-hoc,
profesional dan
independen.
9. Divisi Penelitian, Pengembangan dan Manajemen Resiko. A. Kelancaran
dan
ketertiban
pelaksanaan
pekerjaan
serta
pengamanan sumber daya di dalam dan di lingkungan unit kerja yang dipimpinnya. 1. Mengkoordinir
penyusunan
rencana/prgram
kerja
dan
anggaran untuk unit kerja yang dipimpinnya. 2. Mengkoordinir pelaksanaan jadwal kegiatan (action plan) atas rencana/program kerja yang disusunnya.
97 3. Memimpin, memotivasi dan membina pegawai bawahannya. 4. Merencanakan dan mengembangkan sumber daya manusia, mengamankan alat dan sarana fisik di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 5. Melakukan kerja sama dengan unit-unit kerja yang lain di dalam perusahaan. 6. Membina hubungan baik dengan instansi/pihak di luar Jasa Raharja yang berhubungan dengan bidang kegiatan unit kerjanya. 7. Mengendalikan seluruh pelaksanaan kegiatan di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 8. Memberikan
saran-saran
kepada
Direksi
mengenai
penyempurnaan sistem dan prosedur di dalam bidangnya. 9. Mengusulkan pengembangan keahlian dan pengetahuan pegawai di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 10. Memastikan tersedianya laporan kegiatan seluruh unit kerja yang dipimpinnya. B. Tersedianya saran-saran peningkatan/penyempurnaan sistem dan prosedur kerja di lingkungan perusahaan. 1. Memimpin pelaksanaan rapat koordinasi antar Kepala Unit di Kantor
Pusat
yang
berkaitan
dengan
peningkatan/
penyempurnaan sistem kerja serta pemecahan masalahmasalah yang dihadapi perusahaan. 2. Memimpin penyusunan saran-saran untuk peningkatan bidang usaha, penyempurnaan sistem dan prosedur kerja (termasuk
98 administrasi
dan
struktur
organisasi)
serta
merekomendasikannya kepada Direksi. 3. Membuat rencana pelaksanaan uji coba sistem/sarana/ prosedur yang sudah disetujui Direksi. 4. Mengendalikan pelaksanaan uji coba penerapan sistem/ sarana/prosedur baru, serta melaporkan hasil pelaksanaannya kepada Direksi. C. Tersedianya penyusunan Rencana Jangka Panjang Perusahaan. 1. Mengarahkan kegiatan penelitian dan analisis seluruh bidang kegiatan perusahaan. 2. Memimpin penyusunan pembuatan Rencana Jangka Panjang Perusahaan (Corporate plan), termasuk kegiatan evaluasinya. D. Tersedianya penilaian atas hasil kegiatan di Kantor Pusat dan Kantor Cabang. 1. Menyarankan kriteria/tolak ukur untuk menilai kegiatan di Kantor Pusat dan Kantor Cabang. 2. Mengarahkan kegiatan penilaian ats hasil kegiatan cabangcabang dan Kantor Pusat. 3. Melaporkan hasil penelitian kegiatan cabang-cabang dan Kantor Pusat kepada Direksi. 4. Menyebarluaskan hasil penilaian kegiatan kepada cabangcabang.
99 10. Satuan Pengawasan Intern. A. Kelancaran
dan
ketertiban
pelaksanaan
pekerjaan
serta
pengamanan sumber daya di dalam dan di lingkungan unit kerja yang dipimpinnya. 1. Memimpin penyusunan rencana/ program kerja pengawasan berikut anggarannya. 2. Menetapkan jadwal pelaksanaan kegiatan (action plan) atas rencana/program kerja yang disusunnya. 3. Memimpin, memotivasi dan membina pegawai bawahannya. 4. Merencanakan dan mengembangkan sumber daya manusia, mengamankan alat dan sarana fisik di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 5. Melakukan kerja sama dengan unit kerja yang yang lain di dalam perusahaan. 6. Membina hubungan baik dengan instansi/pihak di luar Jasa Raharja
yang
berhubungan
dengan
bidang
kegiatan
pengawasan/audit. 7. Mengendalikan
seluruh
pelaksanaan
kegiatan
pengawasan/audit intern. 8. Memberikan saran-saran kepada Direktur Uttama mengenai penyempurnaan sistem dan prosedur kerja organisasi. 9. Mengusulkan pengembangan keahlian/pengetahuan pegawai di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 10. Memastikan tersusunnya laporan kegiatan seluruh unit kerja yang dipimpinnya.
100 B. Terselenggaranya pengawasan dan audit terhadap pelaksanaan kebijaksanaan Perusahaan dalam rangka pembinaan dan pengamanan harta milik Perusahaan. 1. Mengkaji
kebijakan
yang
digariskan
Direksi,
untuk
penyempurnaan sistem dan prosedur. 2. Merencanakan, memimpin pengawasan dan audit terhadap pelaksanaan
kebijakan
Direlsi
di
seluruh
Unit
kerja
Perusahaan. 3. Melaporkan hasil Pelaksanaan Pengawasan dan Audit serta memberikan saran perbaikan yang diperlukan. 4. Memastikan obyektifitas dan kelengkapan laporan keuangan Perusahaan. 5. Melakukan pembinaan atas pelaksanaan sistem dan prosedur unit kerja perusahaan.
11. Sekretariat Perusahaan. A. Kelancaran
dan
ketertiban
pelaksanaan
pekerjaan
serta
pengamanan sumber daya di dalm dan di lingkungan unit kerja yang dipimpinnya. 1. Memimpin penyusunan rencana/program kerja dan anggaran untuk unit kerja yang dipimpinnya. 2. Membuant jadwal pelaksanaan kegiatan (action plan) atas rencana/ progran kerja yang disusunnya. 3. Memimpin, memotivasi dan membina pegawai bawahannya.
101 4. Merencanakan dan mengembangkan sumber daya manusia, mengamankan alat dan sarana fisik di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 5. Melakukan kerja sama dengan unit- unit kerja lain di dalam Perusahaan. 6. Membina hubungan baik dengan instansi/pihak luar Jasa Raharja yang berhubungab dengan bidang kegiatan unit kerjanya. 7. Mengendalikan seluruh pelaksanaan kegiatan di dalam unit kerja yang dipimpinnya. 8. Memberkan saran- saran Penyempurnaan kepada Direksi mengernai sistem prosedur dan tata kerja di dalam unit kerjanya. 9. Memimpin penyusunan laporan kegiatan seluruh unit kerja yang dipimpinnya. B. Penyusunan konsep-konsep Kebijakan dan Peraturan- peraturan Perusahaan. 1. Melakukan koordinasi dengan Divisi Teknis an SPI dalam menyusun Visi dan Misi Perusahaan sebagai bahan bagi Direksi untuk menetukan kebijakan. 2. Melakukan koordinasi dengan Divisi Teknis dan SPI dalam menyusun konsep- konsep kebijakan dan peraturan- peraturan Perusahaan.
102 3. Mendistribusikan
kebijakan-
kebijakan
dan
peraturan-
peraturan Perusahaan ke unit Kerja di Kantor Pusat dan Cabang. C. Penyusunan Program Kerja Tahunan dan Rencana Jangka Panjang Perusahaan. 1. Melakukan koordinasi dengan Divisi Teknis dan SPI dalam menyusun Program Kerja Tahunan dan Rencana Jangka Panjang Perusahaan. 2. Melakukan koordinasi dalam menyiapkan bahan-bahan rapat Direksi, Rapat Kepala Unit, dan Rapat Kerja Perusahaan. 3. Melakukan koordinasi dan menyiapkan bahan-bahan rapat kerja Direksi dengan pihak extern. D. Kelancaran kegiatan Sekretariat di Kantor Pusat dan kegiatan pembinaan Kearsipan di Kantor Cabang. 1. Menyampaikan kebijakan Direksi kepada Unit Teknis yang bersangkutan
dan
memonitor
pelaksanaannya
untuk
diteruskan/dilaporkan kepada Direksi 2. Mengarahkan
penyusunan
Rencana/Program
Kerja
dan
Anggaran Sekretariat. 3. Mengendalikan dan mengarahkan kegiatan Sekretariat di Kantor Pusat. 4. Memastikan tersedianya sarana penunjang kegiatan kedinasan Direksi. 5. Mengarahkan kegiatan pembinaan kearsipan di Kantor Pusat dan Kantor Cabang.
103 E. Kelancaran Kegiatan Humas di Kantor Pusat dan kegiatan pembinaan bidang Humas di Kantor Cabang. 1. Mengarahkan
penyusunan
Rencana/Program
Kerja
dan
Anggaran Humas. 2. Mengendalikan dan mengarahkan kegiatan Humas di Kantor Pusat. 3. Memastikan
tersedianya
dokumentasi
kegiatan
Humas
Perusahaan. 4. Mengarahkan pelaksanaan kegiatan protokoler untuk acara rapat/pertemuan/perjalanan dinas Direksi. 5. Mengarahkan kegiatan pembinaan bidang Humas di Kantor Cabang. F. Kelancaran Kegiatan Hukum di Kantor Pusat dan pembinaan kegiatan bidang Hukum di Kantor Cabang. 1. Mengarahkan penyusunan Anggaran Dasar Perusahaan. 2. Mengarahkan pelaksanaan tugas-tugas Perusahaan yang menyangkut/berhubungan dengan Hukum dan Perundang Undangan. 3. Mengarahkan penyempurnaan Anggaran Dasar Perusahaan. 4. Memastikan tersedianya peraturan/ketentuan Perusahaan. 5. Mengarahkan kegiatan pembinaan bidang Hukum di Kantor Cabang.
104 3.5
Gambaran Umum HRIS Human Resource Information System (HRIS) merupakan sebuah perangkat
lunak atau solusi online untuk pemasukan (entri) data, pelacakan data, dan kebutuhan informasi dari departemen HRD / SDM, penggajian, manajemen, dan fungsi akuntansi dalam perusahaan.
Gambar 3.2 Human Resources Information System (HRIS)
HRIS mengikuti format dasar yang sama seperti sistem informasi fungsional lainnya. Di dalam HRIS terdapat tiga komponen yang membentuk model HRIS, yaitu komponen input, penyimpanan, dan output. Komponen input terdiri dari tiga subsistem, yaitu SIA (Sistem Informasi Akuntansi) yang memberikan data personil yang bersifat keuangan, subsistem penelitian SDM yang melakukan proyek penelitian khusus untuk mengumpulkan data baru, dan subsistem intelijen SDM yang mengumpulkandata dan informasi yang berhubungan dengan data personil / SDM dari lingkungan instansi / perusahaan.
105 Komponen-komponen input yang ada tersebut kemudian akan terhubung ke komponen penyimpanan yang disebut database HRIS. Database HRIS dapat diletakkan di komputer sentral perusahaan atau bisa juga berada di area SDM. Database ini berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi ataupun perorangan di lingkungan perusahaan dengan elemen-elemen lingkungan yang mempengaruhi sumber daya manusia. Dari database tersebut, kemudian muncul subsistem output yang terdiri dari enam subsistem, yaitu : 1. Subsistem perencanaan angkatan kerja. Subsistem ini melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa datang, dimana aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling popular diantaranya adalah perencanaan, pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, dan analisis / evaluasi kerja. 2. Subsistem Perekrutan. Subsistem ini dilakukan dengan membawa pegawai baru ke dalam organisasi. Ada 2 aplikasi dalam subsistem perekrutan yaitu penelusuran pelamar dan pencarian dari internal. Penelusuran berarti bahwa untuk mengisi lowongan pekerjaan di suatu perusahaan, perusahaan tersebut mencari SDM dariluar perusahaan sedangkan pencarian internal, perusahaan berusaha mencari SDM yang ada untukditempatkan pada lowongan yang ada. 3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Dalam hal aplikasi, subsistem manajemen angkatan kerja memiliki tujuh aplikasi terdaftar antara lain Penilaian Kinerja, Pelatihan, Pengendalian Posisi, Relokasi, Keahlian / Kompetensi, Suksesi dan Pendisiplinan.
106 4. Subsistem Kompensasi. Subsistem ini merupakan subsistem Kompensasi dalam HRIS antara lain Peningkatan Penghargaan, Gaji,Kompensasi Eksekutif, Insentif bonus dan Kehadiran. 5. Subsistem Benefit. Dalam subsistem ini terdapat aplikasi benefit telah diterapkan dalam skala besar, dengan enam aplikasi terpisah yaitu defined contribution, defined benefits, benefit statements, flexible benefits, pembelian saham, dan pemrosesan klaim. Defined contribution dan defined benefit plans memungkinkan seorang pegawai mengakumulasi dana pensiun untuk mencapai standar hidup tertentu, ditentukan dengan perhitungan aktuaria. Flexible benefit plans adalah inovasi terbaru yang memungkinkan pegawai untuk menentukan sendiri benefit yang diinginkan. Kerumitan aplikasi tersebut menunjukkan bahwa SDM bukan sekedar cherry picking atau menerapkan aplikasi yang mudah. 6. Subsistem Pelaporan Lingkungan. Subsistem ini ditujukan untuk memenuhi tanggungjawab perusahaan kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen. Aplikasi-aplikasi pada subsistem pelaporan antara lain catatan EEO, analisis EEO, peningkatan serikat pekerja,catatan kesehatan dan keluhan.
3.6
Gambaran Umum Aplikasi ARMES ARMES adalah suatu paket aplikasi yang dibangun dengan menggunakan
perangkat lunak yang berbasis pada Open Platform, baik bahasa pemrogramannya ataupun basis datanya. ARMES dibangun menggunakan bahasa pemrograman yang
107 berbasis obyek, yaitu Smalltalk dengan produk yang disebut VisualAge Smalltalk. Sedangkan untuk basis datanya, ARMES menggunkan IBM DB2. Pada tahun 2004, aplikasi ini diterapkan di kantor pusat PT Jasa Raharja untuk meningkatkan kinerja operasional bagian Sumber Daya Manusia agar dapat mengumpulkan, mengintegrasikan dan mengolah data seluruh karyawan secara komputerisasi. Dalam penggunaan aplikasi ARMES, terdapat beberapa modul yang menunjang dalam divisi Sumber Daya Manusia, seperti : 1. Modul Perekrutan. 2. Modul Administrasi Karyawan. 3. Modul Absensi. 4. Modul Pendidikan dan Pelatihan. 5. Modul Kompensasi dan Benefit. 6. Modul Penilaian Kerja. 7. Modul Penggajian. 8. Modul Terminasi. Aplikasi ARMES ini digunakan oleh pengguna yang merupakan staf dari bagian SDM dan bagian keuangan. Staf – staf yang berada di bagian SDM, memiliki hak akses untuk mengoperasikan ARMES, sedangkan staf – satf yang ada di bagian keuangan memiliki hak akses hanya untuk modul penggajian saja. Di dalam aplikasi ARMES ini juga terdapat proses authentification dan authorization. Dimana proses authentification berguna untuk memvalidasi user dan menentukan apakah seorang user diperkenankan untuk mengakses aplikasi ARMES, sedangkan proses authorization berguna untuk menentukan hak akses yang dimiliki oleh setiap user. Prose authentification dilakukan saat user pertama kali memasuki aplikasi ARMES dengan memasukkan username dan password yang dimiliki, sedangkan
108 proses authorization terjadi saat username dan password yang dimiliki oleh user diterima oleh sistem dan masing – masing user memiliki hak akses yang berbeda beda.
3.7
Pengelolaan Sumber Daya Manusia Status kepegawaian di PT Jasa Raharja adalah pegawai tetap dengan
melewati beberapa tahapan. Untuk tiga bulan pertama bekerja, status yang disandang adalah Pegawai Harian Organik (PHO). Kemudian minimal setelah setahun bekerja statusnya berubah menjadi Calon Pegawai (CP), dan setelah lulus Diklat Orientasi, statusnya menjadi pegawai tetap. Kategori jabatan pada PT Jasa Raharja dikategorikan menjadi Jabatan Struktural, Fungsional dan Pelaksana. Jabatan struktural di kantor pusat terdiri dari Kepala Divisi/Kepala SPI/Sekretaris perusahaan, Kepala Urusan/Kepala Bagian dan Kepala Seksi. Jabatan Fungsional terdiri dari Staf Eksekutif, Fungsional Utama, Fungsional Madya, Fungsional Muda dan Ajun. Jabatan Pelaksana terdiri dari Penanggung Jawab, Kasir, Pelaksana Administrasi dan Juru.
109
3.7.1 Gambaran Proses Bisnis Sumber Daya Manusia
Penerimaandan Seleksi
Administrasi
Absensi
Pendidikan & Pelatihan
Kompensasi & Benefit
Penilaian Kinerja
Penggajian
Terminasi
Perusahaan
Calon Karyawan
Karyawan
ManajemenData
Gambar 3.3 Gambaran Umum Proses Bisnis SDM
Karyawan yang Pensiun
110 3.7.2 Uraian Proses Bisnis SDM yang Berjalan PT Jasa Raharja merupakan sebuah perusahaan BUMN yang bergerak di bidang asuransi sosial. Dalam meningkatkan kinerja operasional Sumber Daya Manusianya, PT Jasa Raharja menggunakan suatu aplikasi Human Resource Management (HRM) yaitu ARMES. Di dalam divisi Sumber Daya Manusia terdapat beberapa prosedur yang diterapkan oleh PT Jasa Raharja, antara lain : 3.7.2.1 Prosedur Penerimaan dan Seleksi Prosedur ini dimulai ketika ada data pelamar yang berupa surat maupun email
masuk ke PT Jasa Raharja. Data pelamar tersebut akan
diterima oleh staf seksi penerimaan, kemudian staf seksi penerimaan akan memasukkan data pelamar melalui form Entri Data Pelamar Pekerjaan, agar data pelamar dapat tersimpan ke dalam database. Dalam proses ini staf seksi penerimaan juga dapat melengkapi data pelamar sesuai dengan informasi yang ada, dan juga dapat memasukkan catatan yang berhubungan dengan proses lamaran pelamar tersebut serta sejarah pengalaman kerja sebelumnya. Lalu, staf seksi penerimaan akan mensortir lamaran tersebut apakah sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tidak. Jika lamaran sesuai kebutuhan, maka staf seksi penerimaan membuat surat panggilan tes / wawancara, sedangkan jika lamaran tidak sesuai kebutuhan, staf seksi penerimaan membuat surat penolakan. Pelamar yang menerima surat panggilan tes / wawancara selanjutnya akan dites / diwawancara oleh staf seksi penerimaan dan hasil dari tes / wawancara tersebut akan dimasukkan oleh staf seksi penerimaan ke dalam database dengan menggunakan form Entry Tabel Ringkasan Hasil Tes /
111 Wawancara Pelamar, dimana terdapat hasil evaluasi objektif atau nilai baku / predikat dan juga hasil nilai subjektif yang berupa pendapat atau keterangan dari proses yang diikuti pelamar. Pelamar yang hasil tes / wawancara tidak memenuhi kebutuhan, tidak akan diterima oleh perusahaan dan mendapatkan Surat Penolakan yang dibuat oleh staf seksi penerimaan. Tetapi, jika hasil tes / wawancara memenuhi kebutuhan, akan diterima oleh perusahaan dan staf seksi penerimaan akan membuat Surat Penerimaan Pelamar untuk memberitahukan kepada pelamar bahwa pelamar telah berhasil atau terpilih oleh perusahaan untuk menjadi karyawan.
3.7.2.2 Prosedur Administrasi Prosedur administrasi ini dimulai dari adanya karyawan yang baru masuk, permintaan promosi, permintaan mutasi, permintaan demosi, dan permintaan dinas dari karyawan. Data karyawan yang baru masuk selanjutnya akan dimasukkan ke dalam database oleh staf seksi administrasi melalui form Entri Tabel Karyawan Aktif, sedangkan data karyawan yang telah non aktif akan dimasukkan ke dalam databse melalui form Entri Tabel Karyawan Non Aktif yang dapat dilihat dari form Tabel Pegawai. Kemudian, jika karyawan yang akan dimutasi ke lokasi kerja yang lain, datanya akan dimasukkan oleh staf seksi administrasi ke form Menu Mutasi Karyawan Per Orang, dimana sebelumnya staf seksi administrasi akan mengisi form Pembentukan Data Surat Keputusan. Hal tersebut juga berlaku dalam promosi dan demosi. Apabila ada karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas, maka staf
112 seksi administrasi akan memasukkan data karyawan tersebut ke form Entri Perjalanan Dinas sebelum karyawan tersebut melakukan perjalanan dinas.
3.7.2.3 Prosedur Absensi Setiap harinya karyawan yang bekerja pada PT Jasa Raharja melakukan absensi. Proses absensi ini biasanya dilakukan pada hari Senin sampai dengan Jumat, dimana waktu aman untuk melakukan absensi yaitu kurang dari jam 07.30 dan lewat dari jam 16.30 dengan menggunakan handkey. Kemudian data yang ada di mesin handkey tersebut akan terinput secara otomatis ke aplikasi ARMES. Selain melakukan absensi, karyawan pada PT Jasa Raharja juga mendapatkan hak cuti setiap tahunnya, dimana cuti yang ada di PT Jasa Raharja dibagi menjadi dua, yaitu cuti perorangan dan cuti masal. Cuti perorangan dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan dengan menggunakan form Entri Tabel Sejarah Cuti dan Absen, sedangkan untuk cuti masal, karyawan dapat melihat dan melakukannya dalam form Entri Tabel Informasi Cuti Masal.
3.7.2.4 Prosedur Pendidikan dan Pelatihan Dalam melakukan peningkatan kinerja karyawan, PT Jasa Raharja juga menyediakan fasilitas pendidikan dan pelatihan bagi karyawan. Kegiatan pendidikan dan pelatihan karyawan yang dilakukan oleh PT Jasa Raharja ini berdasarkan peta GAP kompetensi yang ada. Peta GAP kompetensi ini berisi mengenai golongan jabatan, jabatan, dan kompetensi yang dimiliki dari jabatan tersebut. Sebelumnya, staf seksi diklat akan mensortir karyawan – karyawan yang memiliki GAP kompetensi dan menghitungnya. Jika terdapat karyawan yang tidak memiliki kompetensi yang memenuhi dari jabatan yang
113 dimiliki, maka staf seksi diklat akan menawarkan pendidikan dan pelatihan kepada karyawan tersebut, dimana karyawan tersebut dapat menerima ataupun menolak pendidikan dan pelatihan yang ditawarkan. Jika karyawan menerima tawaran pendidikan dan pelatihan, maka staf seksi diklat akan memasukkan data mengenai karyawan tersebut ke form Entri Calon Peserta Latihan dan memasukkan data mengenai pelatihan yang akan diikuti ke form Entri Tabel Pelatihan Substansial dan Penjenjangan. Karyawan yang telah mengikuti pendidikan dan pelatihan tersebut nantinya akan mendapatkan sertifikat dari pihak PT Jasa Raharja, dimana sebelumnya staf seksi diklat akan membuat copy sertifikat, sebagai bukti untuk diperbaharuinya catatan pelatihan karyawan di form Entri Tabel Pelatihan Substansial dan Penjenjangan, serta catatan kualifikasi karyawan yang akan disimpan ke dalam file.
3.7.2.5 Prosedur Kompensasi dan Benefit Selain prosedur pendidikan dan pelatihan, PT Jasa Raharja juga memberikan kompensasi dan manfaat yang dapat diterima oleh karyawan sesuai dengan jabatannya, seperti penggantian medikal dan fasilitas operasional jabatan. Kegiatan penggantian medikal diawali dengan mendapatkan bukti pembayaran rumah sakit yang diberikan oleh karyawan. Setelah itu, staf seksi kesejahteraan akan melihat Form Limit Medikal yang dimiliki oleh karyawan yang bersangkutan. Jika limit medikal karyawan telah habis, maka karyawan tidak mendapatkan penggantian medikal. Tetapi, jika masih memiliki limit medikal, maka staf seksi kesejahteraan akan melihat Form Daftar Fasilitas Jabatan untuk mengetahui apakah fasilitas biaya penggantian medikal telah
114 sesuai dengan jabatan atau tidak. Apabila tidak sesuai dengan Form Daftar Fasilitas Jabatan, maka penggantian medikal karyawan akan ditolak. Tetapi apabila sesuai, maka staf kesejahteraan akan memasukkan data mengenai penggantian medikal ke Form Entri Tabel Pencatatan Layanan Medis. Kegiatan fasilitas operasional jabatan diawali dengan melihat Form Daftar Fasilitas Jabatan yang dimiliki karyawan. Lalu, jika karyawan tidak memiliki fasilitas operasional, maka perusahaan tidak mendapatkan fasilitas tersebut. Tetapi, jika karyawan memiliki fasilitas operasional, maka staf seksi kesejahteraan akan memasukkan data karyawan yang bersangkutan ke Form Fasilitas Operasional Jabatan, sehingga karyawan yang bersangkutan mendapatkan fasilitas operasional jabatan dari perusahaan.
3.7.2.6 Prosedur Penilaian Kinerja Kegiatan penilaian kinerja karyawan dilakukan oleh PT Jasa Raharja untuk melihat seberapa besar kinerja dan kontibusi yang diberikan oleh karyawan terhadap perusahaan yang dapat mempengaruhi pendapatan / gaji dari karyawan tersebut. Prosedur penilaian kerja ini dimulai dari staf seksi penilaian kinerja melihat data yang berhubungan dengan kegiatan karyawan dalam perusahaan, seperti data di mesin handkey, data di Form Entri Tabel Sejarah Cuti dan Absen, data di Form Entri Tabel Informasi Cuti Massal, dan data di Form Entri Tabel Pelatihan Substansial dan Penjenjangan. Setelah melihat data tersebut, staf seksi penilaian kinerja akan menghitung penilaian kinerja karyawan dan membuat laporan penilaian kinerja melalui Form Entri Tabel Penilaian Kinerja, dimana dalam form ini staf seksi penilaian kinerja akan memasukkan hasil dari penghitungan yang telah dilakukan sebelumnya.
115 Hasil penilaian dari staf seksi penilaian kinerja tersebut akan mempergaruhi kenaikan jabatan, penurunan jabatan, besarnya gaji karyawan, dan pemberian bonus atau komisi. Selain itu, hasil penilaian ini juga dapat memicu terjadinya pengadaan pelatihan dan pemberhentian karyawan. Untuk hasil penilaian berupa gaji, bonus, dan komisi akan diberikan ke staf seksi keuangan, sedangkan hasil penilaian yang berupa kenaikan jabatan atau promosi akan diberitahukan oleh kabag masing-masing unit kepada karyawan yang bersangkutan, dimana karyawan yang bersangkutan dapat menyetujui dan menolak kenaikan jabatan tersebut. Kemudian apabila terjadi demosi, kabag unit organisasi akan menginformasikan penurunan jabatan ke karyawan yang didemosi.
3.7.2.7 Prosedur Penggajian Dalam setiap bulannya staf seksi penggajian akan melakukan perhitungan gaji karyawan dengan melihat data yang terkait dengan gaji, seperti data kehadiran, data ketidakhadiran, data keterlambatan, dan data lembur yang dapat dilihat dari mesin handkey, serta data cuti, data penggantian medial dan bonus atau komisi yang diterima karyawan. Setelah melihat data tersebut, staf seksi penggajian akan membuat slip gaji di form Entri Slip Gaji dan memberikannya ke staf seksi keuangan. Setelah itu, staf seksi keuangan akan mengirimkan data penggajian tersebut ke Bank BCA beserta permintaan untuk melakukan transfer jumlah gaji karyawan ke rekeningnya masing-masing. Setelah gaji ditransfer, bank BCA akan memberikan konfirmasi transfer kepada staf seksi keuangan, lalu staf seksi keuangan memberikan konfirmasi transfer tersebut kepada staf
116 seksi penggajian untuk diberikan kepada karyawan sebagai bukti pembayaran gaji mereka.
3.7.2.8 Prosedur Terminasi Prosedur terminasi karyawan yang dilakukan oleh PT Jasa Raharja dikarenakan adanya pemberhentian dengan hormat dan pemberhentian dengan tidak hormat serta masa kerja karyawan yang telah habis. Prosedur pemberhentian dengan hormat diawali dengan karyawan membuat surat pengunduran diri kepada staf seksi terminasi, dimana surat pengunduran diri tersebut menjadi berkas pemberhentian. Kemudian berkas pemberhentian tersebut akan diberikan kepada staf seksi administrasi agar SK pemberhentian dapat dibuat. Setelah itu, bagian administration akan memberikan berkas dan SK pemberhentian tersebut kepada kadiv SDM untuk dilakukan review dan supaya berkas dan SK tersebut dapat diberikan kepada direksi untuk ditandatangani.
Kemudian,
kadiv
SDM
akan
menyimpan
berkas
pemberhentian ke dalam file terminasi, dan memberikan SK pemberhentian kepada bagian termination agar SK pemberhentian tersebut dapat diterima oleh karyawan yang bersangkutan. Prosedur pemberhentian tidak hormat dan pemberhentian karena masa kerja telah habis, prosesnya tidak terlalu jauh berbeda dengan pemberhentian dengan hormat. Hal yang membedakan hanya pada proses awalnya saja, yaitu jika pemberhentian dengan hormat membuat surat pengunduran diri, pemberhentian dengan tidak hormat dilakukan karena instruksi dari direksi kepada staf seksi terminasi, dan pemberhentian masa kerja telah habis dilakukan karena permintaan karyawan. Selanjutnya proses pemberhentian
117 dengan tidak hormat tersebut sama dengan proses pemberhentian dengan hormat.
118
3.7.3 Rich Picture Prosedur yang Berjalan 3.7.3.1 Prosedur Recruitment and Selection
Gambar 3.4 Rich Picture Prosedur Recruitment and Selection
119
3.7.3.2 Prosedur Administrasi
Gambar 3.5 Rich Picture Prosedur Administrasi
120
3.7.3.3 Prosedur Absensi
Gambar 3.6 Rich Picture Prosedur Absensi
121
3.7.3.4 Prosedur Pendidikan dan Pelatihan
Gambar 3.7 Rich Picture Prosedur Pendidikan dan Pelatihan
122
3.7.3.5 Prosedur Kompensasi dan Benefit
Gambar 3.8 Rich Picture Prosedur Kompensasi dan Benefit
123
3.7.3.6 Prosedur Penilaian Kerja
Gambar 3.9 Rich Picture Prosedur Penilaian Kinerja
124
3.7.3.7 Prosedur Penggajian
Gambar 3.10 Rich Picture Prosedur Penggajian
125
3.7.3.8 Prosedur Terminasi
Gambar 3.11 Rich Picture Prosedur Terminasi
126
3.8
Implementasi Teknologi Informasi Perusahaan Dalam menunjang kegiatan bisnisnya, PT Jasa Raharja (Persero) telah
mengimplementasikan TI sejak tahun 2000. 3.8.1 Aset TI Data Server No
Type Server
Kegunaan
1
HP Blade Proliant BL 680c G5
Business Intelegent Operational
2
IBM System X3400
Business Intelegent Application
3
HP Blade BL460c G6
Mail Exchange
4
HP Blade BL460c G6
Hub Transport
5
IBM System X3850 M2 & Storage JR Nasional DS4700,400
6
HP Proliant DL380G6
Active Directory (NS1 &NS2)
7
HP Proliant ML370G6
DOL Application
8
HP Proliant ML110G6
DOL Database
9
HP Proliant ML110G6
Backup DOL Database
10
IBM System X3400
Linux DB DOL
11
HP Proliant ML370G6
Omni Peak Engine
12
HP Proliant ML110G6
Omni Peak Appliance
13
IBM Xseries 206m
Anti Virus Symantec
14
HP Proliant ML370G6
Altiris Symantec
15
PC Zyrex
Carloan
16
HP Proliant ML110G6
WAAS Mobile Server
17
PC HP DX2810
EBDesk / Portal
18
IBM XSeries 235
ARMES SDM
19
IBM XSeries 226 Series
Server Keuangan
20
IBM System X3400
Server Akuntansi
21
Apple Xserve
MOP JR
Tabel 3.1 Data Server Perusahaan
127
Gambar 3.12 Ruang Server Perusahaan Tahun 2012
128
Gambar 3.13 Ruang Server Perusahaan Tahun 2012
129
Gambar 3.14 Topologi Jaringan Perusahaan Tahun 2012
