1
BAB 3 ANALISA SISTEM 3.1
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan PT.Dream House Properti merupakan perusahaan yang meliputi bidang jual-beli property (rumah, tanah, toko dan apartment). Perusahaan ini menawarkan jasa sebagai penghubung antara penjual dan pembeli PT.Dream House Properti awalnya didirikan pada tanggal 26 September 2009 yang berlokasi di Jalan Limo Raya No.48, Cinere-Depok. Telp: (021) 754-7756 dan Fax: 7530320. Perusahaan ini awalnya didirikan karena melihat adanya kebutuhan pasar properti dan pertumbuhan di kantor induk, yang terletak di Cinere. Selain itu kebutuhan konsumen akan properti semakin meningkat dan pertumbuhan properti di Indonesia semakin berkembang. Kalau dilihat dari umurnya perusahaan ini masih sangatlah muda, karena baru sekitar empat tahun didirikan, tetapi seiring dengan perkembangan dan kemajuan property di Indonesia, menurut PT.Dream House Property, mereka harus terus berinovasi dalam pengembangan dan penjualan property berkualitas sesuai dengan kebutuhan konsumen yang beraneka ragam serta untuk menghadapi persaingan yang semakin ketat dalam dunia properti
2
3.1.2
Visi Dan Misi Adapun Visi dan Misi perusahaan kami secara spesifik adalah sebagai berikut :
VISI : Mewujudkan Tenaga –Tenaga Property Consultan yang : 1. BERETIKA, yaitu : -
Jujur (Honest)
-
Berwawasan (Knowleged)
-
Ramah Tamah (Hospitaly)
-
Melayani (Service Person)
2. BERMUTU yang berarti : Mewujudkan dengan Sangat Keras Sifat Disiplin dan Konsisten (Rajin) terhadap Tugasnya Melakukan Listing
ataupin Clossing sehingga tercapai
Profesionalisme dalam Bekerja, tujunannya agar Apa yang dikerjakan Akan Menghasilakan Pekerjaan yang bermutu. Tidak ada Pekerjaan yang Bermutu /Profesional Tanpa Etika, Disiplin yang keras dan Konsisten pada Tugasnya. MISI : “WE CARE TO REALIZED YOUR DREAM HOUSE “ (Kami Peduli Mewujudkan Rumah Idaman Anda)
3
Peduli dan Membantu Masyarakat untuk Mewujudkan /Mendaparkan Rumah Idamannya dengan Cara Bekerja yang Beretika dan Bermutu /Profesional. Semakin Kita Disipiln dan Konsisten Pada Tugas /Pekerjaan , maka Hasil Pekerjaan yang kita Selesaikan /Persembahkan kepada Masyarakat akan semakin Bermutu/ Profesional
3.1.3. Struktur Organisasi Struktur organisasi perusahaan merupakan struktur yang penting dalam perusahaan karena dengan struktur tersebut, maka dapat diperoleh gambaran mengenai bagianbagian yang ada dalam perusahaan, beserta tugas dan tanggung jawab, serta koordinasi antar bagian-bagian yang bersangkutan. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada uraian gambar di bawah ini : OWNER
DIREKTUR
ADMIN
Admin MEMBERS
SALES AND MARKETING
FINANCE
Finance MEMBERS
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.Dream House Property
4
3.1.4
•
Uraian Pekerjaan
Owner - Menyediakan dana dan fasilitas untuk keperluan kantor - Memilih dan mengangkat Direktur - Mengawasi dan menerima pertanggung jawaban pelaksanaan kegiatan perusahaan dari direktur - Bertanggung jawab terhadap semua resiko pelaksanaan kegiatan
•
Direktur - Mengawasi jalannya proses bisnis perusahaan - Menentukan tujuan dan target perusahaan - Menentukan kebijakn fiscal - Proses approvement terhadap setiap departemen - Melakukan kerja sama dengan pihak luar atau pihak ketiga - Bertanggung jawab penuh atas seluruh aktifitas dan kegiatan perusahaan - Bertanggung jawab dalam menerima dan memberhentikan karyawan - Bertanggung jawab untuk memberikan komisi marketing dan gaji karyawan
5
•
Admin - Membuat surat perjanjian pembelian property - Menyediakan dan memberikan informasi tentang KPR - Mempunyai akses terhadap semua surat-surat penting dalam penjualan properti - Mencatat semua data marketing perusahaan
•
Admin Members - Menggantikan posisi Admin jika sedang sibuk atau berhalangan - Membantu dan mendukung Admin dalam menjalankan tugas
•
Marketing - Bertugas mencari calon pembeli sebanyak mungkin - Melaksanakan strategi pemasaran yang diberikan - Membuat listing dan closing - Mencatat data vendor - Mencatat data pembeli - Membuat surat kesepakatan - Membuat formulir penjualan properti - Mencatat data properti yang diberikan oleh vendor
6
•
Finance - Membuat laporan pengeluaran keuangan perusahaan - Membuat laporan pembagian komisi pada marketing - Membuat laporan pembayaran gaji karyawan - Bertanggung jawab atas penundaan pemberian komisi marketing apabila belum disahkan
•
Finance Members - Menggantikan posisi bagian Finance jika sedang sibuk atau berhalangan - Membantu dan mendukung bagian Finance dalam menjalankan tugas
3.2
Sistem Yang Sedang Berjalan
Customer yang telah melihat iklan dari PT Dream House Property, menghubungi marketing dan memberikan spesifikasi properti yang diinginkan1, marketing akan mengecek2 ke daftar listing akan properti yang dimaksud, dan menkonfirmasi3 ke customer akan informasi dan harga dari property yang dimaksud. Jika ingin melihat properti tersebut, maka customer akan membuat janji temu4 dengan marketing untuk melihat properti, dan marketing akan membuat guest visit form5 dan menemani customer untuk melihat properti yang dimaksud. Apabila properti yang dilihat tidak sesuai, maka marketing akan melihat list property6a yang sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan dan memberikannya7a kepada customer, setelah itu proses akan berulang
7
sampai customer mendapatkan property yang sesuai keinginannya, dan melakukan negosiasi6b bersama marketing dan vendor, dan membuat surat kesepakatan jual beli 7b, dimana isinya termasuk surat pengikatan yang jika sampai pada batas waktu tertentu customer tidak dapat memenuhi kewajibannya, maka DP yang sudah diberikan akan hangus dan perjanjian akan batal dengan sendirinya. Dari nominal di surat kesepakatan jual beli, maka marketing akan mendapatkan komisinya 8b. bagi para vendor yang ingin memakai jasa PT.Dream House Property, maka vendor akan memberikan data properti9 kepada marketing dan marketing akan meneruskannya kepada admin10 untuk didata dan dimasukkan ke dalam listing properti11. Dan data dari listing tersebut akan diiklankan12, sehingga dapat menarik customer lain untuk menghubungi marketing. 3.3 3.3.1
Tiga Tahapan Awal Pembangunan E-Marketing Tahap 1 : Framing The Market Opportunity Tahap ini meliputi analisa dari peluang pasar dan konsep bisnis yang utama yaitu mengumpulkan data online dan offline yang penting untuk melakukan pengkajian. Tahap pertama memiliki 6 langkah yang dapat membantu mengevaluasi peluang. Keenam langkah tersebut meliputi:
3.3.1.1
Menyelidiki Peluang Pada Sistem Nilai Yang Ada atau Yang Baru (Investigate Opportunity in an Existing or New Value System) Dalam menyelidiki peluang dapat dilihat dengan cara membandingkan sistem yang saat ini sedang berjalan pada PT Dream house property dengan sistem E-marketing yang akan dikembangkan agar dapat menghasilkan transformasi
yang
positif.
Dalam
penyelidikan
peluang
ini
akan
8
menghasilkan
nilai-nilai
seperti
apa
yang
cocok
dengan
tujuan
dikembangkannya Internet Marketing pada PT Dream house property Nilai-nilai tersebut dapat disajikan dalam bentuk tabel berikut ini:
Tabel 3.1 Perbandingan Sistem lama dan Sistem baru Peluang Penyajian informasi
Sistem lama
Sistem baru
• informasi yang diberikan secara mulut ke mulut sehingga memiliki kelemahan dan kekurangan seperti kesalahan dan kurang jelasnya informasi yang disampaikan. Penyampaian informasi melalui brosur juga memiliki kelemahan, yaitu informasi yang ingin disampaikan kurang jelas, dan membutuhkan biaya.
• Penyajian informasi tertata dengan rapi dan menarik sehingga pelanggan merasa nyaman dan informasi produk yang didapatkan oleh pelanggan jelas sehingga akan menambah loyalitas pelanggan untuk mengunjungi website untuk melakukan pemesanan.
• Penyajian informasi produk kurang jelas, dan juga masih menumpang pada website lain sehingga dirasa kurang efektif
• Informasi produk yang disajikan selalu up to date dan jelas agar pelanggan mendapatkan informasi yang valid dan menambah loyalitas pelanggan untuk berkunjung ke website.
• Terbatasnya jumlah produk yang dapat diinput dan juga adanya saingan dalam website itu tersendiri sehingga menyulitkan dalam menjual produk • Informasi produk jarang diperbaharui. Kurang validnya informasi dapat menghambat pelanggan untuk melakukan proses selanjutnya. • Informasi tentang produk baru, dan promosi produk tidak ditampilkan di halaman utama karena masih menumpang di website orang lain sehingga pelanggan tidak mengetahui informasi tersebut. Pengalaman pelanggan
• Pelanggan kesulitan untuk mencari property yang diiklankan oleh dream house dikarena banyaknya agen-agen property lainnya di website tersebut • Pelanggan menjadi cenderung untuk
• Penyajian infromasi penting seperti produk baru dan iklan promosi disajikan di beranda website agar pelanggan mengetahui informasi dengan cepat. • navigasi dibuat sesederhana mungkin seperti website-website pada umumnya agar memudahkan pelanggan menelusuri website untuk mencari produk yang diinginkan •
tampilan, informasi produk dan sistem navigasi yang baik dan tertata dengan rapi sehingga dapat menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik.
9 tertarik dengan property yang lain disediakan oleh agen property lain yang dapat merugikan.
•
Adanya website tersendiri sehingga pelanggan jika sudah berada diwebsite tidak dapat untuk beralih ke agen property lain
Pembangunan komunitas
• Adanya informasi contact us sebagai tempat mengutarakan pendapat dan saran pelanggan.
• Fitur group yang diintegrasikan dengan Facebook agar dapat memungkinkan interaksi antar pelanggan dengan pelanggan.
Pencarian informasi
• Pencarian informasi dengan bertanya dengan masyarakat atau sales perusahaan memerlukan waktu dan informasi yang didapatkan juga kurang lengkap.
• Pencarian informasi lebih terfokus dengan pembagian property sesuai dengan kategori property sehingga pelanggan tidak repot untuk mencari property yang diinginkan.
• Pencarian informasi tidak terpusat dan tidak terkategorisasi dengan baik sehingga apa yang dicari pelanggan tidak fokus dan sering terjadi pelanggan justru beralih kepada agen property lain
• Pencarian informasi produk dapat dilakukan dengan melakukan fitur search yang terdapat pada website dream house property tersebut
3.3.1.2
Mengidentifikasi Kebutuhan Yang Belum Dipenuhi atau Dilayani (Identify Unmet or Unserved Needs)
• Property yang berada diluar jakarta dan depok Selama ini Dream house hanya memasarkan produk property disekitaran Jakarta dan depok saja , karena jangkauan property yang hanya sedikit sehingga membuat keinginan pelanggan yang ingin membeli property diluar Jakarta dan depok menjadi tidak terpenuhi, oleh karena itu dengan dikembangkannya aplikasi e-marketing berbasis web, maka diharapkan jangkauan dari property yang ada menjadi lebih luas lagi.
10
• Informasi tentang promo atau property terbaru PT. Dream house property selama ini melakukan periklanan hanya melalui website rumah.com dan rumah123.com , dan belum mempunyai website tersendiri. Dengan dikembangkannya aplikasi berbasis web tersendiri , Dream house dapat lebih mudah memberikan informasi tentang property terbaru kepada pelanggannya sehingga pelanggan dengan mudah mengetahui produk terbaru dari PT. Dream House Property.
3.3.1.3
Menentukan Target Segmen Pelanggan Segmen pasar PT Dream House Property dibagi menjadi beberapa kategori yaitu : 1. Demografis Berdasarkan jenis pembeli Tabel 3.2.Segmentasi Demografis PT Dream House Property Rumah
Apartemen
Ruko
Kantor
Gudang
Town House
Developer Investor Pengusaha Penghuni
Tanah
Villa
11
Keterangan : =
prioritas utama
2. Geografis Berdasarkan daerah PT Dream House Property masih berfokus di dua daerah,yaitu Jakarta dan Depok. Tabel 3.3 Segmentasi Geografis PT Dream House Property
Rumah
Apartemen
Ruko
Kantor
Gudang
Town House
Jakarta
Depok
Keterangan :
=
prioritas utama
Tanah
Villa
12
3.4.1.4
Menilai Kebutuhan Sumber Daya Untuk Memberikan Penawaran Langkah ini dilakukan untuk melihat sumber daya yang dimiliki oleh Dream
house Property, dan bagaimana memanfaatkan sumber daya itu demi keuntungan perusahaan. Sumber daya tersebut terbagi menjadi 4 kategori sebagai berikut: •Customer facing resource Dream house property memiliki customer service yang siap untuk melayani pertanyaanpertanyaan dari customer serta keluhan yang ada , juga dapat membantu customer dalam memilih property yang diinginkan dan ingin dibeli.
•Internal resource Sumber daya internal yang dimiliki oleh Dream house antara lain :
-Sumber daya manusia (SDM) Dream house property memiliki karyawan dan team kerja yang ahli dan professional dibidangnya masing-masing.
-Teknologi Dalam menjalankan proses bisnisnya, Dream house didukung oleh teknologi, antara lain computer dan software, computer digunakan untuk menyimpan transaksi jual beli, membuat laporan keuangan , dan lain sebagainya, Software digunakan untuk mendukung proses dari pembuatan surat-surat.
13
•Upstream resource Dalam proses bisnisnya Dream house bekerja sama dengan bank untuk proses KPR
3.3.1.5
Menilai Faktor Persaingan, Teknologi, dan Keuangan dari Peluang Setelah dilakukan analisis, berikut hasil penilaian peluang PT Dream House Property : -Intensitas Kompetitif
Gambar 3.2 Diagram Intensitas Kompetitif
14
a. Pesaing langsung Pesaing langsung PT Dream House Property adalah perusahaan properti serupa yang menjual berbagai macam properti seperti Ray White dan BSM atau Basamo Realty yang sudah sangat dikenal dan dipercaya oleh masyarakat.
b. Pesaing tidak langsung Pesaing-pesaing tidak langsung PT Dream House Property adalah Ray White yang tidak hanya menjual property melainkan juga menyewakan property. Century 21 Property yang mempunyai banyak kantor cabang di sekitar wilayah Jakarta dan agen property yang sudah tersebar di berbagai kota. ERA Property dan www.rumah123.com -Dinamika Pelanggan Dinamika pelanggan dalam industri properti terhitung cukup banyak dan selalu berkembang dari tahun ke tahun. -Tingkat Pertumbuhan Perkembangan property semakin meningkat setiap tahun, dimana pembelian properti juga merupakan suatu investasi bagi pembeli karena harga properti meningkat juga setiap tahunnya. -Teknologi Teknologi yang digunakan oleh PT Dream House Property terdiri dari :
15
*
Hardware
- 1 unit komputer dengan spesifikasi : • Processor Intel Core 2 Duo • Memori DDR3-RAM 2GB • Mainboard ECS • HDD 500GB Seagate • DVD ROM LG • Monitor 18” -
1 unit Printer Canon MP145
-
1 unit Modem Huawei E220
*
Software -
Operating System Windows XP SP3
-
Microsoft Office 2007
-
Macromedia Dreamweaver 2004
-
SQL Server 2005
-
PHP 5.0
16
-Keuangan Nilai profitabilitas dalam PT Dream House Property selalu meningkat setiap tahunnya. Banyaknya peluang bisnis properti yang berkembang setiap tahun menjadi salah satu faktor dalam peningkatan keuntungan atau profit perusahan.
3.3.1.6 Melakukan Penilaian Go or No-Go (Determine Go/No-Go Assessment)
Gambar 3.3 Diagram Go/No Go Assessment
Hasil analisa peluang pada PT Dream House Properti : •
Competitive Vulnerability Variabel ini bernilai Positif karena dengan menjalankan strategi pemasaran online melalui pemanfaatan website Dream House akan mempunyai nilai unggul dan mampu bersaing dengan kompetitor lainnya.
17
•
Technical Vulnerability Variabel ini bernilai Positif karena proses listing properti dilakukan oleh agen dengan metode canvassing dan harus terlebih dahulu mengikuti program job training selama 6 bulan.
•
Magnitute of Unmeet Need Variabel ini bernilai Positif karena Dream House mencoba untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dengan memberikan kemudahan dalam mencari dan mengetahui detail informasi list properti yang ada.
•
Interaction Between Segments Variabel ini bernilai Negatif karena segmen pasar Dream House terdiri dari beberapa bagian dan cukup luas , tetapi tidak mempengaruhi satu sama lain.
•
Likely Rate Of Growth Variabel ini bernilai Positif karena melihat permintaan akan properti selalu meningkat setiap tahunnya sehingga konsumen yang ada akan meningkat dengan adanya e-marketing
18
•
Technological Vulnerability Variabel ini bernilai Positif karena Dream House sudah memiliki teknologi yang cukup untuk mendukung penerapan emarketing. Pendataan sudah dilakukan dengan menggunakan komputer dan sudah mencoba mengiklankan propertinya melalui website periklanan.
•
Market Size Variabel ini bernilai Positif karena saat ini Dream House walau masih berfokus di daerah Jakarta, khususnya Jakarta Selatan dan wilayah Depok. Tetapi dengan e-marketing, Dream House dapat memenuhi kebutuhan pasar diluar jangkauannya
•
Level of Profitability Variabel ini bernilai Positif karena tingkat keuntungan yang dicapai Dream House pada saat ini cukup baik. Dan dengan menerapkan e-marketing dapat meningkatkan jumlah property yang dijual dan menambah profit
Berdasarkan skema diatas, dapat disimpulkan bahwa dengan menerapakan e-marketing, Dream House dapat menjangkau pelanggan dalam memberikan list informasi properti dan menyediakan fitur tambahan pada website yang disediakan Dream House. Dengan hal ini,
19
PT Dream House Property dinyatakan “ Go “ untuk melakukan startegi pemasaran e-marketing.
3.3.2
Tahap 2 : Formulating The Marketing Strategy Dalam merumuskan strategi pemasaran, terdapat tiga tahap yang harus
dilakukan. Berikut akan tiga tahap tersebut. 1. Segmentation
Gambar 3.4 Brick and Mortar Segmentation Scenarios Dengan adanya internet sebagai saluran distribusi yang baru, maka tingkat promosi PT. Dream House Property akan semakin luas dan meningkat pangsa pasarnya (No Change)
20
2. Targeting
Gambar 3.5 Targeting Skenario PT. Dream House Property mempunyai target segmen offline dan online yang sama karakteristiknya, dimana pilihan belanja dan behavior (perilaku) belanja yang sama, namun jika dilihat dari segi jangkauan geografis, segmen online sudah pasti akan meningkat, karena banyaknya pelanggan yang merupakan pengguna internet. Maka target dari PT. Dream House Property adalah Blanket Targetting
21
3. Positioning
Positioning yang diambil oleh PT. Dream House Property yaitu Blanket positioning. Dengan adanya website baru dari . Dream House Property maka perusahaan tetap melayani pelanggan yang ada sambil mempromosikan website baru yang telah dibuat. Adanya website baru tersebut dapat membantu para pelanggan untuk melakukan proses pencarian properti yang diinginkan secara mudah.
3.4.3.
Tahap 3: Designing Customer Experience
Untuk merancang apa yang diinginkan dan dibutuhkan oleh pelanggan, maka PT. Dream House Property membutuhkan identifikasi awal apa sajakah yang ingin dipenuhi pada saat merancang pengalaman berdasarkan hierarki functionality, intimacy, dan evangelism.
22
Setelah mengetahui pengalaman apa yang dibutuhkan pada tiap hierarki, maka akan terbentuk sebuah rancangan pengalaman pelanggan yang dapat dicapai melalui Internet Marketing yang sesuai dengan identifikasi diatas. Tabel 3.4 Tabel design customer experience Hierarchy
Jika perusahaan
Pengalaman yang akan
Penawaran yang dilakukan
memiliki ....
dirasakan
melalui pengembangan aplikasi E-marketing
Functionality
- Arsitektur dan rancangan layout
- Tombol navigasi
- Pencarian properti
seperti Home,
secara banyak dan
- Penggunaan bahasa
Property Search,
sekaligus bedasarkan
- Sistem pencarian
Contact Us dll,
spesifikasi yg
- listing online
mudah ditemukan
dimasukkan ke fitur
- Website mudah
search
dioperasikan Intimacy
- Konsistensi pada kinerja - Perkembangan yang
- Kepercayaan
- contact agen yang mudah
terhadap pihak
ditemukan dan
pelanggan
dihubungi.
jauh lebih baik - Interaksi dengan pelanggan Evangelism
- Dukungan untuk memasarkan website
- Penyebarluasan
- Memberikan sarana
informasi terhadap
kepada pelanggan untuk
pelanggan lainnya
berkomunikasi satu sama lain melalui facebook / twitter
