Bab 23 Manajemen Persediaan Obat Ringkasan Bab ini membahas manajemen persediaan obat di toko tingkat pusat dan di toko-toko tingkat regional atau kabupaten yang independen dari fasilitas prasarana kesehatan. Manajemen perbekalan medis harus membantu pergerakan pasokan dari sumber ke pengguna semurah dan dapat dipercaya sebisa mungkin, dan tanpa pemborosan yang signifikan atau pencurian. Tujuan utama dari toko adalah untuk menerima, menjaga, dan pengiriman stok. Proses ini dikendalikan oleh sistem kontrol persediaan, yang mungkin pengguna berbasis komputer. Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah mengelola gerakan pengadaan dan saham. Sistem ini juga harus dirancang untuk memberikan informasi untuk memantau kinerja. Berikut ini adalah karakteristik dari operasi toko yang dikelola dengan baik: - Toko harus dibagi menjadi zona yang menyediakan berbagai kondisi lingkungan dan derajat keamanan. - Harus ada zona yang tepat untuk memenuhi setiap item yang akan disimpan. - Stok harus disimpan pada palet di lantai, di rak pallet, atau di rak-rak. Masing-masing sistem membutuhkan jenis peralatan khusus penanganan. -Sistem rumah tangga yang baik - pembersihan dan inspeksi, pembuangan saham kadaluarsa dan rusak, dan pengelolaan keamanan harus dipelihara. -Struktur manajemen harus didefinisikan secara jelas. -Staf harus tepat memenuhi syarat, terlatih,disiplin,dan dihargai. -Untuk meningkatkan efisiensi, staf harus memiliki kondisi kerja dan fasilitas yang baik. 23.1 Informasi untuk Pengendalian Persediaan Tujuan dari manajemen perbekalan medis untuk melindungi barang-barang yang tersimpan dari kerugian, kerusakan, pencurian, atau pemborosan dan untuk mengelola pergerakan pasokan dari sumber ke pengguna dengan semurah mungkin. Penggunaan informasi yang efektif adalah kunci untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Proses terpadu dikenal sebagai pengendalian persediaan. Tujuan dari sistem pengendalian persediaan adalah untuk memastikan bahwa sistem distribusi selalu berisi barang-barang yang tepat dalam jumlah yang benar. Sebuah sistem yang sepenuhnya dikembangkan memiliki tiga komponen utama:
1. Sebuah sistem manajemen persediaan untuk mendapatkan barang yang tepat dan untuk memantau pemasukan dan kualitas mereka (lihat Bab 15) 2. Sebuah sistem kontrol stok untuk memantau arus barang dalam sistem. 3. Sebuah sistem pemantauan kinerja untuk memeriksa bahwa sistem operasi secara efektif. Informasi ialah penting untuk manajemen (lihat bab 45). Mengumpulkan, mengolah, dan menyebarluaskan informasi adalah mahal, tetapi biaya pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi harus seimbang terhadap biaya pengendalian persediaan yang tidak efektif (lihat bab 15). Desain dari sistem informasi adalah penting, tetapi keberhasilannya tergantung terutama pada staf yang terlatih, terorganisir, dan mengawasi. Sistem manual versus sistem komputerisasi Sistem informasi harus mencakup data tentang produk yang masuk dan keluar dari gudang, produk dalam persediaan, produk pesanan, dan cara-cara untuk memantau pesanan dalam saluran persediaan. Elemen kunci dari sistem ini adalah bentuk yang dirancang dengan baik dan prosedur yang jelas. Satu dekade yang lalu, sebagian besar sistem persediaan umum mengandalkan sepenuhnya pada catatan persediaan manual, tapi selama beberapa tahun terakhir, banyak program telah berubah ke sistem komputerisasi. Bahkan dengan komputerisasi, namun itu adalah praktik yang baik untuk mempertahankan sistem manual, seperti kartu stok sebagai cadangan. Ada kepercayaan bahwa komputerisasi memecahkan masalah pengendalian stok. Ini tidak benar. Sebuah komputer bukanlah pengganti untuk staf terlatih; itu hanya alat tambahan bagi mereka untuk menggunakan (lihat bab 46). Kedua sistem manual dan komputerisasi melakukan tugas-tugas yang sama informasi fundamental pengolahan yaitu: input data, penyimpanan data, pengolahan data, pengambilan data, dan penyebaran data. Perbedaannya adalah bahwa sistem komputerisasi memungkinkan beberapa tugas yang harus diselesaikan lebih cepat, akurat, ekonomis, dan fleksibel. Namun demikian, data yang masih harus dimasukkan, dimanipulasi, dan diinterpretasikan oleh staf yang terampil dan berpengetahuan luas. Informasi pengadaan Siklus pengadaan (bab 13-20) melibatkan toko perbekalan atau persediaan medis pada semua tingkat sistem distribusi. Kegiatan ini dijelaskan dibawah ini.
Unit perbekalan medis memberikan unit pengadaan dengan daftar jenis dan jumlah obat yang dibutuhkan. Setelah pemasok dipilih dan pesanan ditempatkan, unit pengadaan menginformasikan Unit perbekalan medis tentang pemasok, harga satuan, jumlah pesanan, tanggal perkiraan kedatangan pengiriman, dan informasi penting lainnya. Unit melacak informasi mengenai status persediaan, pengiriman baru diterima dan dibawa ke saham, isuisu yang dibuat untuk fasilitas kesehatan, kadaluarsa obat, obat yang rusak, dan data audit dari pemeriksaan stok fisik. Unit perbekalan medis juga menyimpan trek dari masalah fasilitas kesehatan individu, mencatat metode transportasi, waktu pengiriman, dan konfirmasi penerimaan dari unit pengguna. Pelacakan ini harus menghasilkan informasi tentang nilai bulanan dan tahunan total masalah, rincian produk tertentu, dan bagaimana alokasi anggaran yang digunakan. Setelah pesanan telah ditempatkan, kemajuannya harus dipantau sampai yang diterima di toko-toko pusat medis (CMS). Sebuah sistem monitoring yang baik memungkinkan untuk memperkirakan waktu pengiriman realistis dan untuk memutuskan apakah perintah tambahan atau keadaan darurat yang diperlukan. Kedua sistem manual dan komputerisasi harus mengidentifikasi kejadian selama periode waktu yang pasti, untuk memfasilitasi komunikasi dengan pemasok. Tonggak penting waktu pengadaan adalah: -
tanggal awal pemesanan Tanggal penghargaan kepada pemasok (untuk tender) Surat informasi kredit Informasi dan tanggal pengiriman Kedatangan dipelabuhan Tanggal kliring pengiriman Tanggal laporan penerimaan
Sistem informasi pemasok yang efektif harus mencakup informasi umum tentang pemasok dan produk, waktu yang pasti, tingkat manfaat, nilai beli, kualitas produk, metode pembayaran, dan prakualifikasi berdasarkan praktek cara pembuatan yang baik. Informasi tentang kinerja pemasok harus dikumpulkan sepanjang siklus pengadaan untuk membantu dalam memilih pemasok berikutnya. Bab 16 membahas fitur dari sistem informasi pengadaan secara lebih rinci.
Catatan Persediaan (Stok)
Catatan persediaan mengandung informasi tentang pemasok (supplier), pelanggan, harga, kuitansi persediaan, masalah persediaan, kerugian stok, dan ketersediaan stok. Data ini penting untuk distribusi perencanaan. Harus ada catatan persediaan (manual atau komputerisasi) untuk setiap item persediaan. Catatan stok mendokumentasikan semua transaksi yang berhubungan dengan item. Ini mungkin berisi informasi tentang tingkat pemesanan ulang, menyusun ulang selang, menyusun ulang kuantitas, waktu yang pasti, dan diperkirakan tingkat konsumsi. Banyak toko juga menjaga kartu bin dengan masing-masing produk di tempat penyimpanan sebagai duplikat catatan. Di beberapa toko, ini adalah catatan terbaru dan akurat dari keberlangsungan persediaan. Desain kartu stok dan kartu bin tergantung pada pilihan sistem pengendalian persediaan. Untuk rincian mengenai desain, pemilihan, dan penggunaan berbagai jenis sistem pengendalian persediaan, lihat Bab 15; contoh catatan kartu stok dan kartu bin disediakan dalam Lampiran 23.1 dan 23.2. Ketika pengiriman obat diterima di CMS, itu diperiksa untuk memastikan bahwa memenuhi spesifikasi dalam kontrak pemasokan. Jika pengiriman memuaskan, bagian penerimaan gudang menghasilkan laporan penerimaan (lihat Lampiran 23.3). Laporan ini membawa berakhirnya jangka waktu pengadaan. Fasilitas kesehatan individu adalah pengguna akhir pasokan medis. Hal ini penting demi memelihara informasi dari prasarana kesehatan untuk memantau konsumsi, memperkirakan kebutuhan obat, dan membuat keputusan manajemen lainnya. Banyak sistem informasi toko medis juga menjaga terus informasi umum tentang lokasi fasilitas, status fasilitas, penduduk yang dilayani, metode distribusi, jadwal pengiriman, nilai masalah, dan pemanfaatan anggaran kedepan. Pemantauan dan pelaporan Kinerja Pencatatan dan sistem pelaporan harus dirancang untuk membuat kumpulan data pemantauan rutin dengan sesederhana mungkin (lihat Chapter 36). Catatan stok (persediaan) adalah sumber informasi penting tentang cara sistem distribusi dikelola secara efektif. Mereka memberikan bukti rinci tentang bagaimana produk mengalir melalui sistem dan dapat digunakan untuk mengidentifikasi di mana masalah yang terjadi sehingga tindakan korektif dapat diambil. Laporan berkala pada persediaan dan status pesanan, seperti yang dijelaskan
dalam Bab 15, harus disiapkan oleh toko medis dan dikirim ke departemen kesehatan, gudang tingkat yang lebih rendah, dan fasilitas kesehatan. Komunikasi Toko perbekalan medis harus menjaga komunikasi yang efektif dengan pemasok, dengan gudang dan prasarana kesehatan tingkat yang lebih rendah, dan pelayanan asuransi kesehatan. Pertemuan atau rapat secara berkala dengan staf penyedia layanan dapat membantu memastikan komunikasi yang baik dan sistem pemasokan yang lebih efektif. 23.2 Alur dan dokumen kerja stok Stok , dan dokumen yang menyertainya, harus mengalir melalui gudang secara tertib. Ada enam tahap untuk proses ini: 1. Menerima. Barang tiba di ruang penerima dan diperiksa dan dimasukkan ke dalam sistem catatan stok. Laporan penerimaan dipersiapkan. 2. Penyimpanan. Barang diterima dipindahkan ke tempat alokasi penyimpanan di dalam gudang, di mana mereka disimpan pada pesanan pertama masuk / pertama keluar (FIFO) atau pertama-kadaluwarsa / pertama-keluar (FEFO). 3. Alokasi stok (persediaan). Dalam sebagian besar toko medis, manajer menentukan apakah iya atau tidak untuk mengalokasikan jumlah yang lengkap diminta ketika permintaan diterima. Keputusan tergantung pada status stok dan penelaahan atas pola konsumsi fasilitas (dan, dalam beberapa kasus, status anggaran). 4. Jemputan pesanan. Daftar jemput pesanan disiapkan (yang mungkin berupa permintaan asli dan bukan daftar terpisah). Pekerja menggunakan daftar ini untuk mengidentifikasi dan mengumpulkan item yang dialokasikan dari gudang. 5. Pemasangan pesanan. Pesanan individu dirakit dan diperiksa di daerah kemasan. Mereka kemudian dikemas untuk pengiriman dan dokumentasi pengiriman disiapkan. 6. Keberangkatan dan pengiriman. Barang yang dikemas dimuat ke transportasi dan dikirim, disertai dengan dokumentasi yang diperlukan, termasuk daftar catatan kemasan semua item dan kuantitas. Idealnya, faktur satuan biaya narkoba dan nilai total harus menemani pengiriman. Catatan pengiriman diperiksa ketika kendaraan kembali. Jika kesalahan atau kerusakan telah dilaporkan, tindakan yang tepat harus dilakukan. Jumlah stok fisik formal dan informal harus diambil rutin untuk memastikan stok yang sedang ditangani dengan benar dan kerugian dan ketidakakuratan itu yang benar diperhitungkan.
Penerimaan stok Impor dan kliring pelabuhan dijelaskan dalam Bab 22. Prosedur yang diuraikan di sini mengasumsikan bahwa tugas ini dilakukan oleh unit impor pada CMS. Port kliring mungkin, namun, dikontrak untuk agen kliring atau membuat tanggung jawab pemasok. Dalam kasus tersebut, barang diserahkan langsung ke CMS atau dikumpulkan dari gudang agen. tanggung jawab akhir untuk inspetions tetap dengan CMS. Dengan pengecualian item penjualan lokal, beberapa salinan dokumen pengiriman pemasok dan faktur pemasok harus diterima oleh CMS sebelum persediaan tiba di pelabuhan masuk. Informasi ini dicatat pada formulir panduan atau komputerisasi untuk melacak setiap pesanan pembelian. Selain itu, unit impor harus mencatat informasi kedatangan. penasehat ini dijepitkan pesanan pembelian dalam file pemasok untuk menunggu kedatangan kiriman. Ketika pemberitahuan kedatangan kiriman ini di pelabuhan diterima, perlu untuk lembar dokumen tertentu dilengkapi. Seringkali itu penting untuk mengatur pengeluaran dari pengiriman. Kontainer diperiksa terhadap dokumen pengiriman pemasok. Bagian pertama dari laporan penerimaan selesai (Lampiran 23.3). Setiap kerusakan jelas dan/atau kasus hilang pengiriman dicatat dan dilaporkan kepada otoritas pelabuhan dan petugas bea cukai. Ketika kiriman tiba di area gudang menerima, isinya harus dikarantina sampai mereka telah diperiksa (Gambar 23.1). Petugas penerimaan secara sistematis memeriksa kasus dan isinya terhadap faktur pemasok. Perbedaan, variasi, dan kerusakan dicatat pada faktur. Sebuah pemeriksaan cepat dan menyeluruh berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan adalah penting untuk jaminan kualitas dan sebagai prekursor untuk setiap klaim asuransi. Gambar 23.2 adalah daftar kriteria pemeriksaan sampel. Faktur dijelaskan ditandatangani dan diberi tanggal oleh anggota staf senior. Pengamatan dirangkum pada bagian kedua dari laporan penerimaan. Salah satu salinan laporan penerimaan diisi sesuai dengan jumlah pesanan pembelian untuk yang sesuai. Salinan lain dan faktur pemasok dijelaskan ini dilewatkan ke bagian kontrol stok. Dalam beberapa gudang, salinan terpisah diberikan ke departemen keuangan. Item kemudian dimasukkan pada kartu catatan stok masing-masing (Lampiran 23.1). Stok kepemilikan total baru dihitung, serta biaya rata-rata per unit untuk setiap item. Jika sistem komputerisasi yang digunakan, penerimaan dimasukkan ke dalam sistem seperti yang ditentukan dalam perangkat lunak manual.
Penyimpanan Stok Setelah stok yang masuk telah diperiksa dan disetujui, itu resmi dirilis dari daerah penerima dan pindah ke gudang untuk disimpan di zona yang sesuai. Stok persediaan baru dapat disimpan pada lantai palet, rak pallet, atau rak. Jika sistem lokasi cairan atau setengah cair yang digunakan ( lihat Bagian 23.4), lokasi yang tepat dari setiap item harus dicatat. Jika sistem kartu bin sedang digunakan, penerimaan harus dimasukkan pada kartu bin ketika barang dipindahkan ke tempat penyimpanan. Kontrol Stok Menggunakan Sistem FIFO dan FEFO Untuk menghindari penumpukan stok kadaluarsa dan usang, item harus disimpan dan dikeluarkan pada dasar FIFO atau FEFO, sesuai dengan pedoman berikut. Sistem kontrol stok harus mencatat tanggal kadaluwarsa dan tanggal penerimaan. Stok harus disimpan sehingga awal berakhir, atau batch pertama disampaikan diambil dan dikeluarkan pertama. Ketika jumlah kecil yang terlibat, ini dapat dicapai dengan menempatkan stok baru yang diterima di belakang rak belakang stok yang ada. Ketika jumlah yang lebih besar yang terlibat misalnya, beberapa beban pallet - item baru yang diterima dapat ditempatkan pada tingkat atas dari rak pallet. Mereka tetap di sana sampai stok yang lebih lama telah dikeluarkan. Stok yang dijemput dijaga dalam posisi yang dapat terakses, diasumsikan bahwa pesanan dijemput dengan dalam jumlah yang relatif kecil. Di gudang dimana seluruh beban pallet didistribusikan untuk distribusi ke tingkat yang lebih rendah, ini adalah kurang perhatian, karena mesin pengangku atau tranportasi yang digunakan. Stok baru tiba kadang-kadang memiliki tanggal kadaluwarsa lebih awal dari batch yang diterima sebelumnya dari item yang sama. Jika sistem FEFO digunakan, stok ini harus "dipromosikan" sehingga dikeluarkan sebelum kemudian stok berakhir. Hal ini sangat penting dengan produk yang memiliki masa hidup yang pendek, seperti vaksin. Perhatikan bahwa sistem pergantian stok dapat ditentukan oleh skema kenaikan harga, apakah obat yang dijual kepada klien. Jika harga dilakukan secara FIFO, sistem ini juga harus digunakan untuk manajemen stok, kecuali ketika stok persediaan baru akan berakhir dapat digunakan sebelum pergantian FIFO.
Alokasi Pesanan Di bawah sistem tarikan distribusi, toko-tingkat yang lebih rendah dan fasilitas kesehatan mengajukan permintaan atau permintaan resmi untuk persediaan. Dalam sebagian besar toko perbekalan medis, pejabat yang ditunjuk bertanggung jawab untuk mengkaji permintaan resmi dan mengalokasikan stok berdasarkan tingkat persediaan di prasarana kesehatan yang meminta dan di gudang penerbitan dan konsumsi masa lalu oleh fasilitas. Fasilitas meminta mungkin memiliki anggaran yang telah dipertimbangkan dalam membuat alokasi. Setelah alokasi dibuat, agar dapat dipilih.
Memilih pesanan
Jumlah yang dialokasikan dari daftar pilih pesanan. Daftar ini akan diteruskan ke pemilik toko. Dalam sebuah toko besar - terutama yang menggunakan sistem lokasi cairan (lihat Bagian 23.4) - daftar harus menentukan posisi yang tepat dari item yang akan dipilih. Dalam sebuah toko kecil, penjaga toko mungkin tahu di mana segala sesuatunya. item yang terdaftar diambil dari saham di FIFO ketat atau perintah FEFO dan diangkut ke area packing, di mana pesanan pemasangan berlangsung. Jika kartu bin digunakan, stok yang diterbitkan harus dicatat pada kartu bin karena ditarik dari tempat penyimpanan. Gambar 23.2 Checklist Inspeksi untuk Penerimaan Obat Semua Pengiriman Bandingkan barang dengan faktur pemasok dan pesanan pembelian asli atau kontrak. Catat pada laporan penerimaan. Periksa BAHWA: jumlah kontainer yang disampaikan adalah benar jumlah paket di setiap kontainer benar kuantitas di setiap paket yang benar obat benar (jangan bingung nama generik dan nama merek) bentuk sediaan benar (tablet, cair, bentuk lainnya) kekuatan benar (miligram, konsentrasi persen, pengukuran lain) pengidentifikasi khusus yang hadir, jika diperlukan (pasal kode, pelayanan cap kesehatan, kode lain) tidak ada bukti terlihat kerusakan (menjelaskan) Mengambil sampel untuk pengujian (jika prapenerimaan penerimaan sampel adalah prosedur standar). Tablet Untuk setiap pengiriman, tablet obat dan dosis yang sama harus konsisten. PERIKSA bahwa:
Tablet identik dalam ukuran tablet yang identik dalam bentuk
tablet identik dalam warna (naungan warna dapat bervariasi dari batch ke batch) tanda tablet identik (scoring, huruf, penomoran) Tidak ada cacat (memeriksa tempat, lubang, chip, istirahat, tepitidak rata, retak,
tertanam atau benda asing yang patuh, lengket) Tidak ada bau ketika botol disegel dibuka (kecuali untuk tablet rasa dan mereka
dengan bahan aktif biasanya memiliki bau yang khas) Tidak ada bau setelah tablet telah terkena udara ruangan selama dua puluh sampai tiga puluh menit.
Kapsul Untuk setiap pengiriman, kapsul obat dan dosis yang sama harus konsisten. Check BAHWA: kapsul identik dalam ukuran kapsul identik dalam bentuk kapsul identik dalam warna (naungan warna dapat bervariasi dari batch ke batch) tanda kapsul identik tidak ada cacat (memeriksa lubang, lubang, chip, istirahat, tepi tidak rata, retak, tertanam atau patuh benda asing, lengket) tidak ada kapsul kosong tidak ada kapsul terbuka atau rusak Parenteral Parenteral adalah semua produk untuk injeksi (IV cairan, ampul, padatan kering untuk pemulihan, suspensi untuk injeksi). Periksa BAHWA: solusi atau larutan yang jelas (solusi harus bebas dari partikel larut, dalam batas-batas yang diijinkan) padatan kering untuk digunakan dalam suntikan sepenuhnya bebas dari partikel asing terlihat tidak ada wadah bocor (botol, ampul) Pengumpulan Pesanan
Pada lokasi pengiriman, pesanan disusun sesuai urutan yang tertera pada formulir permintaan (Annex 23.4). Pesanan kemudian dilakukan pengecekan kembali oleh petugas pengiriman sebelum barang – barang dikemas, disegel, dan dilabel untuk dikirimkan. Beberapa barang, seperti vaksin, membutuhkan penanganan dan pengemasan khusus. Pengiriman Pesanan Dengan sistem pengiriman in-house, permintaan secara umum didistribusikan menurut jadwal pengiriman tetap. Petugas pengriman, melengkapi surat pengiriman (Annex 23.5). surat pengiriman berisi jumlah dan jenis barang yang dikirim. Konten spesifik tidak dijelaskan kecuali barang – barang membutuhkan penanganan khusus, seperti vaksin, barang yang mudah rusak atau berkurang seperti bulk germicides, dan tangki gas medis. Surat pengiriman ditandatangani oleh supir, yang membawa dua salinan, bersama dua salinan faktur atau formulir pengiriman yang telah dilengkapi. Salinan ketiga dimasukkan ke dalam buku dokumen pengiriman, yang dikelola oleh petuga pengiriman. Ketika pengiriman sampai pada tempat penerimaan, supir dan petugas tempat penerimaan menghitung dan memriksan container. Barang yang rusak dan hilang dicatat pada surat pengiriman. Petugas penerimaan dan supir menandatangani kedua salinan yang dibawa oleh supir; masing – masing pada setiap salinan. Idelanya, paket yang diterima harus dibuka dan diverifikasi kesesuaiannya terhadap dengan permintaan dihadapan supir. Namun, karena batasan waktu, meskipun, ini tidak selalu mungkin. Surat pengiriman yang telah ditandatangani menyatakan bahwa supir telah dengan aman mengirimkan pesanan. Toko penerima menyerahkan dua salinan formulir permintaan yang telah lengkap. Satu ditandatangani dan ditandai dan dikembalikan ke toko pengirim. Jika ada perbedaan antara barang yang dikirim dengan formulir permintaan dilaporkan pada formulir tersebut, dan lakukan pemeriksaan. Supir mengembalikan salinan surat pengriman yang ditandatangani ke petugas persediaan, yang menandatangani dan menandai dan juga menandatangani dan menandai salinan permanen dalam buku dokumen pengiriman. Beberapa sistem pesanan mengharuskan penerima mengirimkan pemebritahuan tertulis penerimaan. Seperti kasus – kasus, penerima harus mengirimkan salinan permintaan yang lengkap yang ditandatangani ke CMS (Central Medical Store) sebelum tanggal permintaan selanjutnya. Tanggal pengembalian dimasukkan ke dalam daftar permintaan resmi (Annex 23.6). Jika penerima tidak menyertakan salinan “bukti penerimaan”, toko/gudang penyedia
menolak untuk memenuhi permintaan. Salinan dimasukkan dalam file permintaan individu berdasarkan tanggal. Jika setiap perbedaan telah dicatat dan kemudian diverifikasi semua catatan yang relevan, termasuk kartu persediaan, harus disesuaikan. Semua catatan dilakukan secara komputerisasi, dengan file salinan yang dikelola. Stock Opname Kartu bin (Annex 23.2) dan kartu catatan stock (Annex 23.1) dan/atau file computer memberikan catatan terus menerus setiap barang pesanan distock. Salinan pesanan pembelian dan salinan faktur pemasok yang diverifikasi digunakan untuk mendokumentasikan penambahan persediaan. Unit penyimpanan medis harus secara regular menghitung
stock yang ada untuk
memeriksan bahwa stock penjagaan pada catatan persediaan perpetual adalah benar. Pemerintah atau kantor audit toko harus secara berkala menyatakan bahwa transaksi dicatat dan total bersih akurat. Latihan audit ini dilakukan dengan memeriksa pengadaan dan permintaan resmi dan diverifikasi dengan penghitungan jumlah stock fisik. Siklus penghitungan lebih mudah untuk mengatur dan lebih mungkin untuk memungkinkan rekonsiliasi perbedaan antara catata dan stok fisik. Stock aktif dan aman di semua lokasi harus dihitung sesuai jadwal dan dibandingkan dengan jumlah pada masing – masing kartu. Verifikasi persediaan, pada setiap lokasi dimana pesanan – pesanan distock, harus direncanakan untuk:
Membuat prosedur dan peraturan yang dirancang untuk mencegah kerugian dan
pemborosan Memastiakn bahwa keamanan yang ditentukan adekuat Memberikan formulir tambahan evaluasi yang mengungkapkan kecacatan dalam
sistem pergudangan Memberikan evaluasi berkala kondisi penyimpanan dan kecukupan fasilitas
penyimpanan, tata letak dan pengaturan stok Mengidentifikasi surplus, kadaluarsa, dan stok yang tidak terpakai atau rusak.
23.3 Pengaturan tata letak stok dalam toko Obat – obat dan perlengkapan medis penting harus diletakkan pada bagian toko dengan kombinasi suhu dan keamanan yang sesuai/tepat. Proses pengaturan tatal letak awal merupakan dasar yang paling penting dalam penyusunan pesanan. Wilayah/tata letak dapat
berupa bangunan atau raungan terpisah, lemari terkunci, kulkas, freezer atau raungan dingin. Gambar 23.3 menunjukkan beberapa kemungkinan kombinasi dan ilustrasi bagaimana barang – barang
diklasifikasikan
menurut penyimpanan
yang diperlukannya.
Kemudian,
pengklasifikasian barang “2B” pada skema tersebut disimpan pada suhu 15° - (25-30°C) pada toko.
Hal ini penting untuk mengikuti instruksi penyimpanan yang ditetapkan pembuat produk selama mungkin. Jika tidak memungkinkan, produk harus dijaga pada kondisi yang paling cocok yang tersedia dan digunakan secepat mungkin. Pembuat produk harus menyatakan sebelum melanggar kondisi penyimpanan yang disarankan untuk menentukan berapa lama produk akan tetap aman dan efektif di bawah kondisi penyimpanan yang sebenarnya. Jika tidak terdapat instruksi penyimpanan khusus “kondisi penyimpanan normal” digunakan. Kondisi penyimpanan normal untuk obat – obat didefinisikan sebagai “penyimpanan pada tempat kering, ventilasi baik pada suhu +15° - +25°C, atau, bergantung pada kondisi iklim, sampai +30°C (WHO, 1990). Setiap wilayah/zona penyimpanan harus setidaknya memiliki satu termometer dan suhu harus dicatat perhari saat waktu terpanas pada hari tersebut. Penyimpanan pada suhu ruangan yang tidak terkontrol
Banyak produk yang dapat dengan aman disimpan pada suhu ruangan yang tidak terkontrol. Namun, suhu pada bagian atas toko dapat mencapai 40°C pada iklim panas. Pada iklim dingin, suhu akan turun di bawah titik beku di toko-toko tanpa pemanas. Suhu ekstrem mungkin dapat menyebabkan kerusakan beberapa barang. Penyimpanan pada suhu dan kelembapan terkontrol Pada iklim panas, dibutuhkan untuk menyimpan banyak barang pada ruangan berAC. Pada iklim lembab, dehumidifiers digunakan untuk mencegah hilangnya kelembapan. Pada iklim dingin, penyimpanan dengan kondisi hangat dibutuhkan untuk produk – produk yang rusak karena beku (tidak stabil dibawah titik beku). Penyimpanan dingin Potensi vaksin, sera, kit tes, dan banyak barang lainnya yang bergantung pada penyimpanan yang dingin. Vaksin, secara khusus harus dijaga suhunya dari saat pembuatan sampai saat penggunaan. Permasalahan/kerusakan cold-chain merupakan penyebab tersering dari masalah pada program imunisasi. Program imunisasi besar – besaran WHO memberikan penasehat komprehensif tentang merancang dan menerapkan cold-chain. Gambar 23.4 menunjukkan peralatan yang diperlukan untuk menerapkan efektif cold-chain. Penyimpanan vaksin nasional dan regional harus dilengkapi dengan generator yang standby; idelanya wilayah penyimpanan vaksin harus memilikinya. Memiliki backup memastikan bahwa vaksin dan produk lainnya terlindungi dalam hal kegagalan daya. Penyimpanan yang aman Narkotik dan bahan lain yang perlu dikontrol harus dijaga/disimpan pada ruangan yang aman. Idealnya, ruangan tersebut memiliki lampu peringatan merah atau sirine peringatan yang akan aktif ketika pintu dibuka haru tetap dekat dengan penyimpanan/toko. Kunci penyimpanan yang aman harus disimpan/dijaga pada ruangan yang aman. Untuk masuk kedalam ruang penyimpanan tersebut harus dikontrol. Tidak lebih dari dua pegawai yang ditetapkan yang boleh mengakses ruangan tersebut. Secara tipikal, yang boleh mengakses ruangan tersebut yaitu, direktur ruang penyimpanan, apoteker yang paling senior atau pegawai toko yang paling senior. Perhatian yang sama mungkin diperlukan untuk obat – obat nonnarkotik yang sering hilang/dicuri.
Zat yang mudah terbakar Zat yang mudah terbakar seperti alkohol dan eter, harus disimpan pada ruangan atau bagunan khusus. Bangunan terpisah adalah penyimpanan yang terbaik karena sangat mengurangi resiko kebakaran menyebar ke toko/penyimpanan utama. Tempat penyimpanan zat yang mudah terbakar harus memiliki ventilasi yang baik dan antiapi. Dilengkapi dengan tulisan “Mudah terbakar” yang diletakkan pada bagian dinding atau atap. Bahan bakar tidak boleh disimpan di atau dekat penyimpanan medis. Tangki bahan bakar harus disimpang di dalam suatu ruangan yang dikunci untuk mencegah pencurian. Harus ada tembok rendah disekitar tangki. Area tertutup harus cukup untuk menahan volume total bahan bakar yang disimpan; untuk memastikan bahan bakar yang terkandung jika ada tumpahan besar. Jika terjadi kebakaran, resiko penyebaran akan berkurang.
23.4 Lokasi stock dalam zona Dalam zona/wilayah, stock mungkin ditempatkan pada lokasi tetap, lokasi cair, atau semicair. Sistem lokasi tetap, merupakan sistem lokasi penyimpanan yang paling sederhana untuk mengatur, karena setiap barang stock selalu disimpan pada tempat yang sama. Sistem penyimpanan fluida membutuhkan manajemen stok yang canggih, karena lokasi setiap barang stock berbeda setiap waktu. Sistem semifluida merupakan kombinasi pola kedua sistem. Lokasi tetap Pada sistem lokasi tetap, setiap barang stok dialokasikan untuk rak tertentu, pallet packing atau area lantai. Sistem lokasi tetap seperti rumah dimana setiap anggota keluarga memiliki ruangannya sendiri. Ruangan kosong seseorang tidak dirumah. Agar sistem lokasi tetap berjalan dengan baik, tempat penyimpanan/gudang harus memiliki luas yang cukup untuk mengakomodasikan tingkat kemungkinan maksimum stok setiap waktu, termasuk keamanan stok. ketika stok digunakan, lokasi penyimpanan kosong dan dibiarkan kosong sampai pengiriman barang baru diterima. Dengan sistem lokasi tetap, pengaturan/administrasi stok relatif lebih mudah. Barang – barang akan selalu mudah untuk ditemukan pada tempat yang sama. Namun, sistem ini memiliki kelemahan, yaitu:
Sistem lokasi tetap tidak fleksibel. Jika terjadi perubahan dalam jumlah pesanan atau perubahan dalam pengemasan/pengaturan, lokasi yang ditetapkan menjadi terlalu
besar atau terlalu kecil. Jika barang baru dipesan,kemungkinan tidak ada tempat untuk barang tersebut untuk
disimpan Pencurian mungkin meningkat karena semua pegawai gudang mengenal lokasi
barang – brang berharga Ruang penyimpanan mungkin sia-sia, karena pada waktu itu sebagian besar kosong
Lokasi fluida Pada sistem lokasi fluida, gudang dibagi menjadi dua lokasi yang ditandai. Setiap lokasi diberi kode. Masing – masing barang disimpan disetiap ruang yang tersedia pada
waktu penngiriman datang. Sistem lokasi fluida seperti hotel. Ruangan digunakan hanya ketika ada tamu yang datang. Sistem lokasi fluida menggunakan ruangan yang tersedia dengan efisien, tetapi ini membutuhkan administrasi stok yang canggih. Penggalaman menunjukkan bahwa penyimpanan menggunakan sistem lokasi fluida dapat menghemat ruangan 20 – 25% lebih kecil daripada menggunakan sistem lokasi tetap. Administrasi sistem lokasi bekerja mengikuti:
Unit pengadaan memberikan informasi tentang jenis, volume, dan berat barang
yang sampai. Pemilik gudang/toko memperkirakan lokasi mana yang akan kosong ketika stok baru sampai dan memilih lokasi yang cocok. Data ini dicatat dalam sistem
kontrol stok. Jika ruang tidak cukup tersedia, barang lainnya dapat dipindahkan untuk
mendapatkan lebih banyak ruang. Catatan lokasi pengendalian stok diperbarui.
Sistem lokasi fluida memerlukan sistem klasifikasi yang mengalokasikan kode unik untuk setiap stok barang. Juga, stok dicatat untuk setiap batch dari setiap barang harus selalu dicatat lokasi fisik barang tersebut di dalam gudang. Pada sistem lokasi fluida, batch – batch yang berbeda dari barang tertentu disimpan pada beberapa tempat yang berbeda. Sebagai contoh, jika barang nomor 150-050-48 adalah amoksisilin 500 mg, 150-050-48; B1-B menjadi batch produk yang disimpan pada lorong/bagian B, baris 1, kolom B dan 150-050-48: C2-B merupakan batch lain pada lorong/bagian C, baris 2, kolom B. Lokasi semifluid Sistem lokasi semifluid merupakan kombinasi dua sistem sebelumnya. Sistem ini seperti hotel yang memiliki tamu regular. Tamu regular selalu diberikan raungan yang sama. Tamua kasual diberikan ruangan mana saja yang tersedia. Pada sistem semifluid, Setiap barang ditentukan beberapa ruang tetap untuk memilih stok. Ketika pesanan disiapkan, staff pemilih pesanan tahu dimana harus mendapatkan setiap barang. Sisa dari toko/gudang diisi dengan prinsip lokasi fluida. Ketika pengambilan stok berjalan lama, lokasi tetap yang mengisi kembali lokasi fluida. Sistem lokasi semifluid tidak memiliki ruang seefisien sistem lokasi fluida. Namun, pemilihan stok disimpan pada ketinggian yang nyaman, dan menghilangkan kebutuhan untuk
penanganan mekanis selama pengambilan pesanan pada gudang yang masalah dalam jumlah yang relatif kecil. Pola lainnya, pemilihan stok selalu diletakkan/dijaga pada tempat yang sama. Tidak seperti sistem lokasi tetap, meskipun, resiko yang lebih kecil perubahan kebutuhan akan mengganggu sistem. Jika permintaan meningkat untuk item tertentu, pemilihan stok dapat diisi ulang lebih sering. Seperti produk yang baru diperkenalkan, hal ini memungkinkan untuk membagi pemilihan baris untuk memberikan ruang yang cukup. 23.5 Klasifikasi Stock Item harus jelas diatur dalam masing-masing zona toko. ini membuat kontrol stok, inventarisasi, dan ketertiban memilih lebih mudah. Di toko-toko yang menggunakan prinsip lokasi yang tetap, barang dapat diatur secara fisik di salah satu dari tujuh cara:
kategori terapeutik atau farmakologis
indikasi klinis
Sesuai abjad
Tingkat penggunaan
bentuk sediaan
bin acak
Kode komoditas
Dalam sistem lokasi cairan, organisasi yang jelas dan identifikasi produk yang unik benar-benar penting untuk keberhasilan sistem. Jika tidak, item akan hilang. Pemberian kode dengan salah satu dari empat metode pertama kurang cocok untuk sistem lokasi cairan, karena posisi item saham tertentu akan bervariasi dari waktu ke waktu. Misalnya, jika antipiretik yang dibagikan secara acak sekitar toko dalam sistem lokasi cairan, itu tidak layak untuk mengatur toko atas dasar kelas terapi.
Namun, kelas terapi atau farmakologis, indikasi klinis, urutan abjad, dan klasifikasi berdasarkan tingkat penggunaan masih dapat digunakan sebagai cara mengatur catatan saham, sistem apa pun lokasi saham yang digunakan. Salah satu keuntungan dari sistem kontrol stok komputerisasi adalah bahwa rekaman bisa disimpan dalam berbagai cara untuk tujuan manajemen yang berbeda, misalnya, menurut kelas terapi dan juga dalam urutan abjad. Terapeutik atau Farmakologi Kategori klasifikasi terapeutik atau farmakologis mungkin merupakan cara yang efektif untuk mengorganisir obat di toko-toko kecil dan di apotik fasilitas klinik kecil di mana pemilik toko juga sebagai dispenser. Ini bukan keuntungan di toko-toko yang lebih besar Indikasi klinis Sebuah sistem yang didasarkan pada indikasi klinis mirip dengan kategori terapi dan mungkin lebih mudah di gudang kecil. Semua antihipertensi bersama-sama, seperti semua obat antidiabetik atau obat lain dengan indikasi klinis umum. Satu masalah adalah bahwa banyak obat memiliki beberapa indikasi klinis. Oleh karena itu sebuah sistem indikasi klinis memerlukan tingkat pengetahuan profesional yang staf toko tidak mungkin memiliki. Jika staf memperoleh pengetahuan ini, pencurian dapat menjadi masalah. Sesuai abjad Urutan abjad (dengan nama generik) juga menarik di toko-toko perangkat yang menyimpan sejumlah kecil item. Namun, setiap perubahan dalam daftar nasional obat (esensial) atau dalam daftar tingkat obat yang digunaan membutuhkan reorganisasi toko sendiri dan sistem administrasi efek. Metode ini mungkin tidak mengakibatkan penggunaan optimal dari ruang yang tersedia. Tingkat Penggunaan Dalam sistem tingkat obat yang digunakan, produk yang digunakan hanya satu tingkat dari fasilitas disimpan bersama-sama. Penyimpanan sesuai dengan tingkat penggunaan adalah cara yang jelas mengatur kit obat dan peralatan kit di toko-tingkat yang lebih tinggi. Ini bukan metode praktis untuk mengorganisir item individual. Cemara, ruang penyimpanan lebih diperlukan karena banyak barang yang biasa digunakan muncul di lebih dari satu
tingkat. Kedua, distribusi pada FIFO atau dasar FEFO menjadi lebih sulit untuk dicapai. Ketiga, salah satu methodes lain dari organisasi yang dibutuhkan dalam setiap tingkat penggunaan untuk menghindari kekacauan. Formulir dosis Sebuah sistem yang didasarkan pada bentuk sediaan yang umum digunakan di gudang kecil. Tablet dan kapsul disimpan bersama-sama, dengan wilayah yang terpisah untuk lisan cairan, suntikan, krim dan salep, dan cairan topikal. Dalam setiap wilayah dosis-bentuk, produk dapat disimpan dalam, cairan, atau cara tetap setengah cair dan terorganisir lebih lanjut oleh salah satu sistem lain yang dijelaskan dalam bagian ini. Keuntungan utama adalah bahwa bentuk-bentuk yang mudah untuk mengenali saat menerima barang dan sistem ini memungkinkan penggunaan optimal ruang. Bin acak Bin acak adalah ruang penyimpanan yang unik diidentifikasi oleh kode. Misalnya, unit rak dapat dibagi secara vertikal dan horizontal ke dalam sel, masing-masing dengan kode lokasi yang unik. Sebuah unit rak mungkin berlabel "b", itu adalah bay "B1" dan "B2", dan itu adalah rak "A" "B" dan "C". Sebuah sel yang unik akan diidentifikasi, misalnya, sebagai B1B (gambar 23.5). sel ini disebut bin. Metode penyimpanan bin acak dapat menggabungkan methodes dijelaskan di atas. Misalnya, item ditempatkan abjad dalam klasifikasi terapi. nama generik digunakan di seluruh. Jika ada lebih dari satu merek persiapan obat generik yang sama, semua disimpan dalam bin untuk jenis itu. Kode komoditas Komoditas coding adalah sistem organisasi yang abstrak. Ini menawarkan fleksibilitas maksimum dan dapat digunakan sama baiknya di toko-toko kecil dan besar. Sistem ini didasarkan pada combinde kode artikel unik dengan kode lokasi yang unik. Contoh kode artikel termasuk WHO spesifikasi teknis atau kode saham UNICEF. Kode Pasal dapat dirancang untuk menentukan kelas terapi, indikasi klinis, tingkat penggunaan, atau data lain yang relevan. Dalam sistem yang menggunakan artikel coding dan lokasi coading,
storekeeping staf tidak perlu memiliki pengetahuan khusus dari nama farmasi dan penggunaan terapi, Perubahan dalam daftar obat nasional dapat dengan mudah diperkenalkan dengan menetapkan kode artikel yang unik untuk produk baru. Pasal coding bekerja dengan baik dalam sistem komputerisasi. kontrak Tender mungkin mengharuskan hanya kode artikel ditandai pada kemasan curah serta pada unit yang lebih kecil dari pasokan. Hal ini meningkatkan keamanan, tetapi masih memungkinkan barang yang akan diidentifikasi oleh mereka staf yang memiliki akses ke kunci coding. Kode lokasi benar-benar independen dari kode artikel dan mirip dengan prinsip bin acak. Kode yang cocok dapat dirancang untuk menggabungkan sejumlah karakteristik, termasuk:
suhu penyimpanan yang benar untuk produk
tingkat keamanan yang benar untuk produk
Apakah produk tersebut mudah terbakar
Bangunan di mana produk tersebut berada
ukuran paket
bentuk farmasi
23.6 Sock Penyimpanan dan Penanganan Dalam setiap zona suhu dan keamanan, produk harus disimpan sehingga mereka easly diakses dan dilindungi terhadap resiko kerusakan. Ada empat sistem dasar usia: rak, lantai palet, blok-ditumpuk palet, dan rak pallet. penyimpanan langsung dari karton di lantai gudang harus dihindari karena isinya dapat rusak oleh kelembaban. Pilihan sistem tergantung pada faktor-faktor berikut:
Total jumlah produk yang akan disimpan
Rata-rata volume masing-masing produk
ketinggian internal gedung penyimpanan
ketersediaan
lokal
peralatan
penanganan
mekanis
dan
kemampuan
untuk
menggunakan dan memelihara Palet umumnya digunakan di tingkat nasional dan regional, di mana produk disimpan dalam jumlah besar. Di tingkat kabupaten dan bawah, penyimpanan di rak-rak yang paling umum. Aturan dasar untuk penyimpanan pallet adalah bahwa harus ada hanya satu lini produk untuk palet. Palet memiliki keuntungan sebagai berikut:
Mereka menjaga barang-barang bersama-sama dan memaksakan metode disiplin penyimpanan
beban besar dapat dipindahkan easly menggunakan peralatan penanganan mekanis
Palet mudah untuk transship karena mereka tidak memerlukan membongkar apapun dan repacking
Palet mengisolasi barang dari lantai, Wich mungkin basah
Jika barang yang disediakan oleh produsen pada palet dibungkus plastik, mudah untuk melihat ketika gangguan yang telah terjadi
Inspeksi kerusakan dan untuk pengiriman pendek mudah untuk melakukan
Ketika saham penataan ulang diperlukan, itu jauh lebih mudah untuk bergerak palet dengan peralatan penanganan mekanis bahwa itu adalah untuk memindahkan volume besar saham longgar yang telah ditempatkan di rak-rak
Kemasan Spesifikasi Spesifikasi kemasan telah sesuai mengurangi resiko kerusakan selama penanganan. palet lantai dan rak palet harus ditata sesuai modul palet yang dipilih. Palet datang dalam berbagai ukuran, dan ukuran dan berat dari palet mempengaruhi tata letak toko dan pilihan peralatan
penanganan mekanis. Setiap kali layak, ukuran pallet standar harus diadopsi di seluruh sistem distribusi, dan semua pemasok harus diminta untuk memenuhi spesifikasi ini. Rak Penyimpanan di rak-rak tidak memerlukan peralatan penanganan mekanis dan merupakan pilihan yang cocok bila
Volume dan berat masing-masing item yang terlalu kecil untuk membenarkan palet
Ketinggian internal bangunan tidak cukup besar untuk multitier racking pallet dan rak dapat digunakan sendiri atau dalam kombinasi dengan palet lantai atau twotrier racking
Pengguna penanganan barang lokal lebih dapat diandalkan atau ekonomis daripada penanganan mekanis.
Jika rak digunakan dalam gudang tinggi lebih dari 4,5 meter, dimungkinkan untuk menginstal sistem mezzanine lantai independen mendukung tingkat kedua rak. Hal ini dapat menghangatkan volume rak yang tersedia hingga 100 persen, dengan mengorbankan beberapa ketidaknyamanan dalam penanganan bahan. Jelas, jika hal ini dilakukan, konstruksi berkualitas tinggi sangat penting untuk menghindari cedera untuk staf dan kerusakan barang yang disimpan. Palet lantai Palet lantai adalah solusi yang baik di gudang dengan ketinggian plafon kurang dari 3 meter dan di toko-toko di mana biaya pallet racking dan truk forklift tidak dapat dibenarkan. Banyak barang-barang berat atau besar, seperti gulungan kapas, kit obat, atau peralatan rumah sakit besar, membutuhkan lokasi lantai. Lantai harus ditandai untuk menunjukkan posisi pallet dan lorong. Palet blok-bertumpuk Palet yang berisi barang cahaya dapat ditumpuk di atas satu sama lain di blok. pallet blokditumpuk harus digunakan hanya untuk barang-barang tanpa tanggal kadaluwarsa atau
dengan omset yang sangat tinggi, karena tinju di item adalah bagian bawah tumpukan. Blok susun adalah metode murah dan hemat ruang penyimpanan, dan tidak ada racking diperlukan. Pallet Racking Rak pallet sederhana umumnya memiliki dua atau tiga tingkatan. Dua tingkatan racking membutuhkan ketinggian yang jelas dari sekitar 4,5 meter. Hal ini dimungkinkan untuk memiliki beberapa tingkatan yang lebih, tapi canggih peralatan penanganan mekanis kemudian diperlukan. Manfaat dari rak dan pallet racking dapat dikombinasikan. Tingkat bawah racking dapat digunakan untuk menyimpan stok bekerja. lapis ini pada ketinggian yang nyaman untuk pengguna agar memetik. Cara lainnya, memetik rak khusus dapat menjadi tempat tepat di atas tingkat bawah palet. Dalam kedua kasus, tingkatan atas dapat digunakan untuk menyimpan persediaan pengaman. Beban Penanganan Masing-masing dari empat sistem penyimpanan yang dijelaskan di atas membutuhkan peralatan penanganan yang sesuai dan organisasi telah sesuai barang yang disimpan. peralatan penanganan yang benar mengurangi risiko cedera pada pekerja dan kerusakan barang. Hati-hati organisasi saham di rak-rak dan palet mengurangi angkat yang tidak perlu dan memastikan akses mudah ke barang selama urutan memetik. Rak. Dalam rangka untuk mengurangi penanganan manual, barang harus diangkut ke dan dari rak thhe di gerobak troli. barang-barang berat harus disimpan di rak-rak yang lebih rendah. Bila mungkin, barang-barang lainnya harus diatur sehingga barang yang sering menjemput berada di ketinggian pinggang. safety stock dapat disimpan pada tingkat yang lebih tinggi. Palet. Palet Loaded dapat dipindahkan hanya dengan menggunakan peralatan mekanis. Tangan dioperasikan palet hidrolik truk dan pallet lift cocok untuk lantai palet dan palet racking tiga tingkatan yang tinggi. Palet disimpan pada tingkat yang lebih tinggi harus pindah truk forklift usingpowered. Gambar 23.5 menggambarkan beberapa penyimpanan dan penanganan peralatan yang khas.
23.7 Housekeeping Tugas rumah tangga untuk toko termasuk pembersihan dan pengendalian hama, sistem pemeriksaan rutin, pembuangan saham, tindakan pencegahan terhadap kebakaran, dan langkah-langkah keamanan yang ketat. Pembersihan dan Pest Control Toko harus disimpan rapi dan harus dibersihkan dua atau tiga kali seminggu. Kebanyakan gudang memiliki personil yang memadai tersedia untuk pembersihan dijadwalkan, dan membersihkan peralatan yang memadai harus tersedia. Gambar 23.6 mengilustrasikan manajemen toko baik dan buruk.
Pengendalian hama dapat menjadi tugas yang sulit, tapi untuk menghindari kemungkinan kontaminasi dan kerusakan fisik saham, perlu untuk menjaga serangga, tikus dan hama lainnya keluar dari tempat penyimpanan. Jika diperlukan, langkah-langkah pengendalian hama seperti racun harus dilaksanakan, dengan tindakan pencegahan yang tepat. Inspeksi Staf senior harus memeriksa toko teratur. Kepala pemilik toko harus memastikan bahwa karyawan gudang memeriksa rak dan palet setiap hari untuk tanda-tanda pencurian, hama, atau kerusakan air dan kerusakan akibat kondisi iklim. Pemilik toko harus membuka kontainer tersangka dan melaporkan masalah ke manajer.
Pembuangan Stock kadaluarsa atau rusak Rusak atau saham kadaluarsa harus ditempatkan di daerah penyelamatan ditunjuk untuk menunggu otoritas untuk pembuangan. Sebuah catatan tertulis dari semua saham konsinyasi ke daerah ini harus dipertahankan. Disarankan bahwa setiap item dinilai pada biaya akuisisi. Otoritas yang bertanggung jawab harus diberitahu secara tertulis bahwa saham harus dihapuskan. Pembuangan mungkin tertunda jika desicion panitia diperlukan, dan ruang penyimpanan yang cukup besar mungkin diperlukan untuk saham sampah. Setelah kehancuran berwenang, yang clerck pengendalian persediaan harus menyesuaikan rekor saham. Semua obat-obatan dan produk yang berpotensi beracun lainnya harus dibuang sesuai dengan peraturan lokal dengan cara yang tidak menimbulkan risiko bagi kesehatan masyarakat. Kewaspadaan api Sampah yang mudah terbakar, seperti karton dan kotak, tidak harus dibiarkan menumpuk di toko. Merokok harus dilarang, dengan tanda-tanda "No Smoking" diposting di seluruh toko. Staf senior harus mematuhi aturan yang ketat sebagai staf junior, dan hukuman harus dikenakan pada orang-orang yang mengabaikan aturan. Sebuah merokok di luar gudang harus ditunjuk. Manajemen harus memastikan bahwa api deteksi dan peralatan pemadam kebakaran secara teratur diperiksa dan staf yang menerima adequatetraining dalam teknik pemadam kebakaran dan tindakan darurat. Harus ada latihan api reguler untuk memperkuat pelatihan itu. Staf harus memeriksa sering untuk api, tetapi manajemen pada akhirnya bertanggung jawab. Penjaga malam dapat melayani tujuan ganda menanggapi api alarm dan melindungi terhadap pencurian. Keamanan Idealnya, kantor kepala pemilik toko harus memiliki jendela yang menghadap ke teluk memuat, pintu masuk kompleks, dan toko itu sendiri. Seorang pemilik toko yang duduk di balik pintu tertutup dengan tirai ditarik tidak dapat mengamati apa yang terjadi di situs. Tidak ada kendaraan harus diizinkan masuk ke kompleks toko kecuali mereka diizinkan oleh kepala pemilik toko atau anggota staf senior lain. Daftar kendaraan resmi harus siap untuk gatekeeper senyawa.
Akses pejalan kaki ke gedung penyimpanan juga harus dikontrol dengan ketat. Pengunjung harus melapor ke kantor penjaga toko dan seharusnya tidak diizinkan masuk ke area toko kecuali pada bisnis. pengunjung bisnis harus selalu disertai dengan anggota staf senior. Kunjungan oleh teman-teman dan keluarga staf harus berkecil hati. 23.8 Organisasi dan Manajemen Toko Medis Ini adalah diskusi singkat tentang isu-isu manajemen; manajer toko medis dianjurkan untuk meninjau Bagian IV dari buku ini, yang membahas manajemen secara rinci. Organisasi toko pusat medis umum ditunjukkan pada Gambar 23.7. struktur organisasi di sebuah toko menengah umumnya versi kompresi struktur ini.
Pelatihan staf dan Toko Medis Manual Prosedur
Setiap pekerja harus menerima pelatihan kerja yang tepat. Kebanyakan pekerjaan gudang yang non-teknis, dan in-service training dan supervisi staf likelyto menjadi pendekatan yang paling efektif. Harus ada panduan tertulis prosedur yang mencakup
kebijakan manajemen umum
Struktur manajemen
Deskripsi pekerjaan
prosedur pelaporan
kontrol stok dan prosedur pencatatan lainnya
prosedur operasional
prosedur kesehatan dan keselamatan
Pengguna harus mencakup alat bantu visual yang memperjelas operatios. Dokumendokumen ini normalyused oleh direktur dan kepala seksi untuk melatih staf baru dan untuk menyelesaikan pertanyaan prosedural. Gambar 23.8 memberikan daftar isi sampel. Setiap area kerja harus memiliki salinan manual. Isi dokumen harus ditinjau dan dijelaskan dalam presentasi kelompok. pengguna harus tersedia untuk setiap karyawan, dan staf harus didorong untuk menggunakannya dalam melaksanakan tugasnya. Pengawasan staf dan Disiplin Hierarki pengawasan harus jelas digambarkan untuk semua pekerja. masalah personil harus diselesaikan di tingkat telah sesuai. kepala bagian yang tidak mengawasi pekerja mereka secara teratur dan efektif harus diganti. Gambar 23.8 Isi dari Manual Prosedur untuk Sistem Suplai Farmasi Pusat Pernyataan Kebijakan Operasional Pola Penyusunan Pegawai Organisasi Tingkat Pusat Tingkat Regional
Tingkat Daerah Tingkat Komunitas Garis Wewenang Gambaran Rangkaian Kegiatan dan Tugas dalam Proses Manajemen Material (dengan penbahasan tujuan dari proses):
Deksripsi kerja (semua personil tiap tingkat, tiap tingkat ditangani secara terpisah) Sistem informasi logistik Alur dari informasi pusat, regional dan daerah Bentuk operasi suplai (perintah pembelian, laporan penerimaan, kartu inventory, surat daftar permintaan, buku induk permasalahan tiap item dan fasilitas, voucher
pengiriman) Prosedur dan sistem accounting Prosedur dan sistem kontrol inventori Administrasi sistem suplai Dana operasi (kegunaan, gaji, pemeliharaan, suplai, lain-lain) Prosedur pemeliharaan (untuk bangunan dan peralatan) Instruksi operasi khusus Prosedur penyimpanan cold-chain Prosedur pengawasan mutu Prosedur pembungkusan dan pengiriman
Umpan balik dan dorongan positif penting. Perubahan kecil dalam kinerja seharusnya dijaga secara perspektif. Masalah besar seperti kasus terbukti dari pencurian atau pengemudian yang sembrono, harus ditangani melalui regulasi departemen yang telah ditetapkan. Pertemuan reguler karyawan dapat membantu menjaga pengertian dari tujuan bersama dan memastikan bahwa semua anggota mengerti tanggung jawab mereka. Pengembangan Karir Pekerja pada sistem logistik sering mendapatkan status rendah. Mereka sering dibayar rendah, bekerja dibawah kondisi buruk dan tidak termotivasi. Berdampak pada kinerja yang jelek. Gudang yang efektif bergantung pada karyawan yang ingin melakukan pekerjaannya secara benar. Ketika karyawan bekerja bagus, mereka seharusnya dihadiahi dan diapresiasi. Meskipun itu sulit dilakukan pada banyak sistem suplai pemerintah, peningkatan tingkat gaji dan promosi karyawan yang menunjukkan kemampuan dan komitmen akan membantu organisasi mempertahankan karyawan yang bagus. Perpindahan personil yang sering dari satu tempat ke yang lain seharusnya dihindari, jika mungkin.
Jika karyawan gudang ditangani dengan buruk oleh manajemen, mereka akan mencari pekerjaan lain, dan pengalaman mereka akan hilang. Sebuah operasi gudang yang bergantung pada tenaga kerja umum lebih cenderung mengalami pencurian, kerusakan, dan kesalahan distribusi. 23.9 Fasilitas Karyawan Fasilitas karyawan yang baik mendukung kebersihan, melindungi pekerja dari kecelakaan kerja dan berkontribusi pada moril karyawan. Seperti obat yang mudah rusak akibat panas atau dingin yang berlebihan, kinerja dan motivasi karyawan mengalami kondisi seperti itu juga. Fasilitas Kebersihan Kebersihan personil penting bagi pekerja yang menangani suplai medis. Gudang membutuhkan fasilitas kebersihan yang dijaga secara baik untuk karyawan dan pengunjung. Akomodasi kebersihan harus diletakkan pada daerah pada bangunan untuk menyediakan ventilasi alami dan menjaga pipa saluran di luar bangunan. Area Istirahat Karyawan Area istirahat yang terpisah, dengan dapur dan pantry untuk menyediakan dan menyimpan makanan, meningkatkan moril karyawan dam mengurangi resiko kebakaran dan resiko gangguan serangga pada gudang. Itu juga meningkatkan efisiensi dengan memisahkan karyawan yang beristirahat dengan yang bekerja. Pertolongan Pertama Seharusnya ada peralatan pertolongan pertama yang cukup dan pakaian untuk menangani pekerja yang mengalami kecelakaan dalam pekerjaan. Fasilitas pembersihan darurat harusnya disediakan dalam kasus karyawan yang terkena agen korosif atau racun. Penting juga untuk memasang shower darurat. Semprotan pembersih mata seharusnya disediakan. Peraturan keamanan dan kesehatan lokal harus diikuti. Pedoman Penilaian Gambaran Umun
Apakah obat diatur dengan FIFO
Bagaimana barang-barang diterima dan disuplai ? Fasilitas apa
yang
dilayani
?
atau FEFO ? Berapa durasi stockout rata-rata selama tahun terakhir ?
Seberapa sering disuplai ? Metode
Berapa
transportasi apa yang digunakan ?
dalam stok ? Berapa nilainya ? Berapa nilai inventori pada awal dan
Manajemen
dan
Pemilihan
Karyawan
banyak
obat
kadaluarsa
akhir tahun fiskal terakhir ?
Gudang
secara Kondisi Penyimpanan Apakah zona obat dalam kombinasi cukup menggambarkan prosedur dan
Apakah
manual
operasi
tanggung jawab ? Apakah posisi
yang betul dari suhu, kelembapan, karyawan
digambarkan berdasarkan kategori, posisi yang dilist diakui dan diisi ? Penerimaan Apakah prosedur penerimaan dan pengecekan obat diamati ? apakah ceklist standar digunakan ? Obat apa yang dikembalikan selama tahun terakhir, dan kenapa ? Bagaimana komplain terkait kualitas Komunikasi dan Pelaporan Laporan apa yang secara reguler diberikan dari gudang medis, dan untuk siapa ?
vaksin
dimonitor
disimpan
sesuai
dan
dengan
rekomendasi EPI ? Apakah gudang rapi, dan prosedur pengendalian hama efektif ada ? Bangunan dan Peralatan Apakah ruangan gudang terlalu area
penerimaan, area pengemasan, area administratif,
area
istirahat
karyawan, dan fasilitas kebersihan memadai ? Bagaimana kondisi atap, dinding,
Kontrol Stok kontrol
zona ? Apakah
kecil, cukup, atau berlebih ? Apakah loading bay,
produk ditangani ?
Sistem
keamanan dan keamanan ? Bagaimana obat disusun dalam tiap
stok
apa
yang
digunakan ? Apakah pengecekan stok acak dan
lantai, langit-langit, jendela, pintu, kunci,
pnghalang
pencuri,
dan
periodik dilakukan ? apakah sistem
instalasi suplai air dan drainase ? Sistem penyimpanan apa yang
audit stock ada ? Berapa persen rekapan stok (dan
digunakan (rak, pallet lantai, rak
kartu bin) cocok dengan hitungan fisik ? Manajemen Stok Apakah lokasi stok tetap, fluid atau semifluid ?
pallet ? Bagaimana kondisi dari peralatan penanganan mekanis, suplai listrik, dan telepon ? Apakah ada akses langsung pada komunikasi internasional ?
