BAB 2 TINJAUAN TEORITIS
2.1.
Tinjauan Teoritis
2.1.1. Konsep Sistem dan Prosedur Sistem memiliki beberapa definisi menurut beberapa pakar. Widjajanto (2001: 2) menyatakan bahwa sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui 3 tahap yaitu input, proses, output. Menurut Bodnar dan Hopwod (2006: 3) bahwa sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan Mulyadi (2001: 5) berpendapat bahwa sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Mulyadi (2001: 5) menyatakan bahwa Prosedur adalah suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang. Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, maka yang dimaksud dengan sistem adalah rangkaian prosedur yang dibuat untuk melaksanakan aktivitas melalui 3 tahapan utama yang meliputi input, proses dan output dalam rangka mencapai tujuan tertentu organisasi. Sedangkan prosedur dalam hal ini berfungsi sebagai kerangka utama pembentuk sistem. Di antara keduanya merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam pelaksanaan aktivitas suatu organisasi. 6
7
Sistem dan prosedur ini merupakan implementasi dari aktivitas suatu entitas. Dari suatu sistem dan prosedur suatu entitas diperoleh informasi sebagai suatu data yang terorganisasi yang dapat mendukung ketepatan pengambilan keputusan.
2.1.2. Sistem Informasi 2.1.2.1. Konsep Sistem Informasi Sistem merupakan sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Setiap sistem harus mempunyai ((goal goal)) yang jumlahnya bisa satu atau mungkin lebih. Tujuan goal Tujuan inilah yang tujuan (goal) menjadi penggerak motivasi dalam mengarahkan sistem untuk berjalan baik, tanpa tujuan sistem menjadi tidak terarah dan terkendali secara baik. Dalam suatu sistem perlu adanya suatu masukan (input) ke dalam sistem selanjutnya menjadi mer bahan untuk diproses. Melalui tahap proses yang merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna. Dalam sistem informasi, proses dapat berupa suatu tindakan yang bermacam-macam, meringkas data, melakukan perhitungan dan mengurutkan data merupakan beberapa contoh proses. Hasil dari suatu proses adalah keluaran (output) yang merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan dan sebagainya. Dalam rangka menjamin sistem berjalan sesuai tujuan perlu mekanisme pengendalian (control mechanism) dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan
8
untuk mengendalikan baik masukan maupun proses sistem informasi sebagai sistem, merupakan suatu pengumpulan data yang teroganisir beserta tata cara penggunaannya yang mencakup lebih jauh dari pada sekedar penyajian. Keberhasilan suatu sistem informasi yang diukur berdasarkan maksud yait keserasian dan mutu data, pembuatannya tergantung pada tiga faktor utama yaitu pengorganisasian data, dan tata cara penggunaan data. Guna menjamin berjalannya suatu sistem informasi perlu didukung oleh komponen-komponen sebagai berikut: a. Perangkat keras (hardware): mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer dan printer. b. Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data. c. Prosedur: sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki. d. Orang: semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi. e. Basis data (database): sekumpulan table, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpan data. f. Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai. Dalam pengembangan sistem informasi yang berbasis pelaporan tidak dapat dilepaskan dari pemenuhan unsur-unsur yang terdapat dalam sistem
9
informasi itu sendiri. Selanjutnya, dalam pemanfaatan teknologi dalam suatu sistem informasi, sistem pelaporan yang dilakukan secara elektronik perlu memperhatikan sistem pelaporan (reporting sistem) yang terkait sistem itu sendiri. Hal ini dikarenakan kelancaran dan mutu data yang akan diolah sangat tergantung dengan kehandalan sistem pelaporan tersebut. Untuk menyusun sistem pelaporan yang ideal diperlukan 6 (enam) prinsip utama yang harus diperhatikan, yaitu: a. Timely (tepat waktu) Agar informasi dan data dapat digunakan secara maksimal, sistem pelaporan harus meyakinkan penggunanya bahwa informasi dan data yang diperlukan dapat disajikan secara cepat dan tepat waktu. b. Accurate (keakuratan) Informasi dan data yang dilaporkan harus bebas dari kesalahan dan manipulasi. c. Reasonable (tingkat kesulitan) Pihak penerima laporan (regulator) harus mempertimbangkan tingkat kesulitan yang dihadapi pihak pelapor dalam menggunakan mekanisme yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, sistem dan mekanisme pelaporan jangan sampai menyulitkan pihak pelapor sehingga menghasilkan hasil yang kontra produktif. d. Relevant (relevansi) Data dan informasi yang disampaikan oleh pelapor dan kemudian diolah oleh penerima laporan harus menghasilkan informasi yang benar-benar dibutuhkan sebagaimana yang telah ditentukan.
10
e. Efficient (efisien) Biaya yang diperlukan dalam rangka pengumpulan data dan informasi harus proporsional dengan besarnya manfaat dan nilai informasi yang dihasilkan. f. Transforming (dapat diolah) Data dan informasi yang diterima harus dapat diolah dan dianalisis lebih lanjut dan mempermudah user (analis) untuk melakukan kajian lebih lanjut. Hal ini dikarenakan banyak sistem pelaporan yang menghasilkan data yang statis, tidak up-to-date, dan tidak dapat diolah kembali.
2.1.2.2. Sistem Informasi Keuangan Sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi yang memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan perusahaan/instansi. Informasi yang diberikan disajikan dalm bentuk laporan khusus, laporan periodik, hasil dari simulasi metematika, saran dari sistem pakar, dan komunikasi elektronik. 1.
Input a. Sistem Informasi Akuntansi, Data Akuntansi menyediakan catatan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Catatan dibuat untuk setiap transaksi, menjelaskan apa yang terjadi, kapan terjadinya, siapa yang terlibat dan berapa banyak uang yang terlibat. Data ini dapat dianalisis dalam berbagai cara untuk memenuhi sebagian kebutuhan informasi manajemen.
11
b. Subsistem Audit Internal, terdapat 2 jenis auditor yaitu: (1) Eksternal, biasanya terdapat pada perusahaan kecil. (2) Internal, biasanya pada perusahaan besar mempunyai staf ini sendiri. Ada empat jenis dasar kegiatan Audit Internal : 1.
mer Keuangan menguji akurasi catatan perusahaan dan merupakan jenis kegiatan yang dilakukan oleh auditor eksternal.
2.
Operasional, dilakukan untuk memeriksa efektivitas prosedur. Dilakukan oleh analis sistem selama tahap analisis dari siklus hidup sistem.
3.
Kesesuaian, merupakan lanjutan dari kegiatan audit operasional. Audit kesesuaian akan berlanjut terus, sehingga prosedur di perusahaan akan terus berjalan dengan baik.
4.
Rancangan Sistem Pengendalian Internal, merupakan rencana untuk pelaksanaan audit-audit agar berjalan lebih baik.
5.
Subsistem Intelijen Keuangan, digunakan untuk mengidentifikasi sumber-sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik. Informasi yang diperoleh berasal dari dua pihak, yakni pemegang saham dan masyarakat keuangan.
2.
Output a. Sistem Peramalan merupakan salah satu kegiatan matematis tertuang dalam bisnis. Ada tiga fakta dasar dalam pemikiran peramalan : (1) Semua peramalan merupakan proyeksi dari masa lalu. (2) Semua peramalan terdiri dari keputusan semi terstruktur.
12
(3) Tidak ada teknik peramalan yang sempurna. Terdapat dua jenis peramalan: 1. Peramalan Jangka Pendek, dilakukan oleh area fungsional. 2. Peramalan Jangka Panjang, dilakukan oleh suatu area selain pemasaran (suatu kelompok khusus yang hanya mempunyai tanggung jawab perencanaan). Terdapat dua metode peramalan, antara lain: 1. Metode peramalan nonkuantitatif, tidak melibatkan perhitungan data tetapi didasarkan pada penaksiran subyektif. 2. Metode Kuantitatif, melibatkan pembuatan suatu hubungan antara kegiatan yang akan diramal. b. Subsistem Manajemen Dana, bertugas untuk mengelola arus uang, menjaganya agar tetap seimbang dan positif. c. Subsistem pengendalian, memudahkan manajer untuk menggunakan secara efektif semua sumber daya yang tersedia.
Sistem keuangan dapat diartikan sebagai kumpulan institusi, pasar, ketentuan perundangan, peraturan-peraturan, dan teknik-teknik dimana surat berharga diperdagangkan, tingkat bunga ditetapkan, dan jasa-jasa keuangan ( (financial services services)) dihasilkan serta ditawarkan ke seluruh bagian dunia.
13
2.1.2.3. Kas Kas adalah suatu alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi (Baridwan, 2000: 85). Definisi kas menurut Gitosudarmo dan Basri (2002: 31) yaitu nilai uang kontan yang dalam perusahaan beserta pos-pos lain yang dalam jangka waktu dekat dapat diuangkan sebagai alat pembayaran kebutuhan finansial. Sedangkan Halim dan Sarwoko (1999: 103) menyatakan bahwa istilah kas menunjukkan uang tunai dan seluruh benda dan sumber-sumber lainnya yang segera tersedia untuk memenuhi kewajiban, termasuk dalam pengertian benda dan sumber-sumber lainnya antara lain simpanan dalam bentuk giro atau rekening koran di bank dan surat-surat berharga. Dari ketiga pengertian kas di atas dapat disimpulkan kas adalah suatu kekayaan yang dimiliki perusahaan yang merupakan aktiva paling lancar yaitu paling sering berubah, yang berupa uang kontan dan digunakan sebagai alat pertukaran atau pembayaran finansial bagi keperluan perusahaan.
2.1.2.4. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dan penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan (Mulyadi, 2001: 500). Menurut Soemarso SR (2002: 172) mengatakan bahwa pengertian penerimaan kas sebagai suatu transaksi yang menimbulkan bertambahnya saldo kas dan bank milik perusahaan yang diakibatkan adanya penjualan hasil produksi, penerimaan piutang maupun hasil lainnya yang menyebabkan bertambahnya kas.
14
Berdasarkan beberapa pengertian diatas yang dimaksud sistem akuntansi penerimaan kas yaitu suatu jaringan prosedur yang menangani suatu peristiwa atau kejadian yang mengakibatkan terjadinya penambahan uang dalam kas yang berasal dari penjualan tunai maupun piutang yang melibatkan bagian-bagian yang saling berkaitan satu sama yang lain.
2.1.3. Anggaran 2.1.3.1. Konsep Anggaran Perencanaan merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari proses manajemen organisasi. Anggaran sebagai salah satu proses perencanaan mempunyai peranan sangat penting. Anggaran mengungkapkan apa yang akan dilakukan di masa mendatang. Anggaran adalah suatu pernyataan formal yang dibuat oleh manajemen tentang beberapa rencana yang akan dilakukan pada masa yang akan datang dalam periode waktu tertentu, yang akan digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan selama periode tersebut (Hansen dan Mowen, 2005: 354). Definisi Anggaran menurut Bastian (2006: 164) mengatakan, “Anggaran adalah rencana operasi keuangan, yang mencakup estimasi pengeluaran yang diusulkan, dan sumber pendapatan yang diharapkan untuk membiayainya dalam periode waktu tertentu”. Dari definisi di atas nampak bahwa anggaran terdiri dari berbagai unsur, yaitu :
15
1.
Perencanaan yang meliputi penentuan terlebih dahulu tentang aktivitas atau kegiatan yang akan dilakukan di waktu yang akan datang.
2.
Mencakup semua aktivitas yang akan dilakukan oleh semua bagian yang ada dalam organisasi.
3.
Jangka waktu tertentu masa yang akan datang.
2.1.3.2. Karakteristik Anggaran Anggaran merupakan alat penting dalam proses perencanaan dan pengendalian yang efektif bagi organisasi dalam jangka pendek. Anggaran yang baik memiliki karateristik tertentu. Karateristik anggaran yang dinyatakan oleh Anthony, et al. (2001: 489) adalah sebagai berikut: 1. Dinyatakan dalam satuan keuangan (moneter), walaupun angkanya berasal dari angka yang bukan satuan keuangan. 2. Mencakup kurun waktu satu tahun. 3. Isinya menyangkut komitmen manajemen, yaitu manajer setuju untuk menerima tanggung jawab untuk mencapai sasaran yang telah dianggarkan. 4. Usulan anggaran dinilai dan disetujui oleh orang yang mempunyai wewenang lebih tinggi dari pada yang menyusunnya. 5. Jika anggaran sudah disahkan, maka anggaran tersebut tidak dapat dirubah kecuali dalam hal khusus. 6. Hasil aktual akan dibandingkan dengan anggaran secara periode dan varian yang akan terjadi dianalisis dan dijelaskan.
16
Sedangkan karateristik anggaran menurut Anthony dan Govindarajan (2002: 215) mengatakan bahwa: 1. Anggaran adalah estimasi potensi keuntungan dari unit bisnis. 2. Anggaran berdasarkan pada laporan keuangan meliputi keaadaan keuangan yang diperbaharuinya. 3. Anggaran meliputi satu periode umum dalam satu tahun. 4. Anggaran bentuk komitmen manajemen, manajer setuju untuk menerima tanggung jawab untuk melaksanakan tujuan penganggaran. 5. Laporan anggaran adalah peninjauan dan pembuktian terhadap tingkat kemenangan dari penganggaran.
Kesimpulan dari beberapa ahli bahwa karateristik anggaran adalah sebagai berikut: 1. Anggaran dinyatakan dalam satuan uang. 2. Anggaran merupakan estimasi potensi keuntungan dari unit bisnis. 3. Mencakup kurun waktu periode satu tahun. 4. Anggaran bentuk komitmen manajemen, manajer setuju untuk menerima tanggung jawab untuk melaksanakan tujuan penganggaran. 5. Hasil aktual akan dibandingkan dengan anggaran secara periode dan varian yang akan terjadi dianalisis dan dijelaskan.
17
2.1.3.3. Tujuan, Manfaat, dan Fungsi Anggaran Anggaran diperlukan karena memiliki tujuan dan manfaat. Anggaran merupakan
alat
manajemen
yang
bermanfaat
bagi
manajemen
dalam
melaksanakan dan mengendalikan organisasi agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien. Terdapat beberapa tujuan disusunnya anggaran, antara lain : 1.
Digunakan sebagai landasan yuridis formal dalam memilih sumber dan investasi dana
2.
Mengadakan pembatasan jumlah dana yang dicari dan digunakan
3.
Merinci jenis sumber dana yang dicari maupun jenis investasi dana, sehingga dapat mempermudah pengawasan
4.
Merasionalkan sumber dan investasi dana agar dapat mencapai hasil yang maksimal
5.
Menyempurnakan rencana yang telah disusun karena dengan anggaran menjadi lebih jelas dan nyata terlihat
6.
Menampung dan menganalisis serta memutuskan setiap usulan yang berkaitan dengan keuangan.
Sedangkan manfaat dari anggaran, yaitu : 1. Semua kegiatan dapat mengarah pada pencapaian tujuan bersama 2. Dapat digunakan sebagai alat untuk menilai kelebihan atau kekurangan karyawan 3. Dapat memotivasi karyawan
18
4. Menimbulkan tanggung jawab tertentu pada pegawai 5. Menghindari pemborosan dan pembayaran yang kurang perlu 6. Sumber daya seperti tenaga kerja, peralatan dan dana dapat dimanfaatkan seefisien mungkin 7. Alat pendidikan bagi para manajer.
Anggaran Operasi mempunyai fungsi sebagai berikut : 1.
Memperoleh ukuran rencana strategis
2.
Membantu mengkoordinasi aktivitas dari beberapa bagian organisasi
3.
Menentukan tangung jawab dari para manajer, memberikan wewenang kepada mereka mengenai jumlah sumber daya yang diijinkan untuk dibelanjakan dan untuk menginformasikan kepada mereka mengenai kinerja yang diharapkan dari mereka
4.
Mendapatkan komitmen bahwa anggaran sebagai dasar untuk mengevaluasi kinerja manajer.
2.1.3.4. Aspek Perilaku Terhadap Anggaran Anggaran seringkali digunakan sebagai alat untuk menilai kinerja dari para manajer. Bonus, kenaikan gaji, dan promosi dipengar dipengaruhi oleh kemampuan manajer dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah dianggarkan. Karena anggaran tersebut mempengaruhi status keuangan dan karier manajer, maka anggaran dapat menimbulkan imbas yang signifikan terhadap perilaku para manajer. Oleh karena
19
itu penting bagi manajemen untuk mengenali pengaruh-pengaruh dari anggaran dan metode-metode evaluasi kinerja terhadap perilaku dalam organisasi. Beberapa persyaratan agar sistem anggaran tidak menimbulkan dampak negatif pada perilaku, yaitu: 1.
Penyusunan Penyusunan
anggaran
sebisanya
melibatkan
pelaksana
anggaran,
mengkomunikasikannya pada mereka sehingga mereka mengetahui dan memahaminya dan harus diyakinkan bahwa sistem itu justru membantu mereka. 2.
Anggaran Anggaran harus realistis, jangan terlalu ambisius, jangan di bawah kapasitas, dan penyimpangan penggunaan anggaran untuk kepentingan sendiri.
3.
Sistem Informasi Pelaksanaan anggaran harus didukung sistem informasi yang jujur dan akurat. Oleh karena itu sistem akuntansinya harus rapi, tegas, dan full disclosure.
4.
Penempatan Staf Staf yang ditugaskan dalam masing-masing bagian har harus sesuai dengan kemampuan dan keahliannya. Right man on the right place.
5.
Dalam Pelaksanaan Dalam pelaksanaan sistem anggaran harus adil dan konsisten.
6.
Penilaian Penilaian prestasi pencapaian tujuan anggaran harus objektif dan adil.
20
Sistem anggaran yang ideal adalah yang menuju keselarasan tujuan seutuhnya, dan secara bersamaan memberikan dorongan kepada manajer untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara yang etis. Sistem anggaran seperti ini mungkin tidak pernah ada, namun dari riset dan praktek yang dapat menjadikan anggaran memiliki pengaruh positif yang cukup besar terhadap perilaku. Interaksi manusia dibutuhkan pada setiap langkah dari proses anggaran, sehingga aspek perilaku anggaran seharusnya dipahami secara penuh dengan tujuan untuk menghindari efek samping penyimpangan hubungan manusia dari angggaran. Sedangkan menurut Hansen dan Mowen (2005: 375) bahwa anggaran dapat menimbulkan pengaruh, baik positif maupun negatif terhadap anggotaanggota organisasi. Perilaku positif terjadi apabila terdapat keselarasan tujuan antara manajer dan organisasi. Keselarasan tujuan ((goal conngruence) adalah keserasian antara tujuan perusahaan dengan karyawannya. Hal ini akan memberi peluang sukses yang lebih besar dan mengarah pada keberhasilan operasi. Salah satu pendekatan yang dapat mendorong terjadinya keselarasan tujuan adalah dengan menggunakan partisipasi anggaran. Pengaruh negatif juga bisa ditimbulkan anggaran. Pengaruh ini bisa berupa perilaku menyimpang dari tujuan organisasi. Perilak Perilaku disfungsional ini merupakan perilaku individu yang memiliki konflik dasar dengan tujuan organisasi. Perilaku-perilaku negatif tersebut antara lain dengan adanya slack dan perilaku myopia (myopia behaviour). Perilaku myopia ini terjadi apabila tindakan yang diambil manajer akan memperbaiki kinerja jangka pendek saja, tetapi akan membahayakan perusahaan dalam jangka panjang.
21
2.1.3.5. Proses Penyusunan Anggaran. Penyusunan anggaran sangatlah diperlukan sebagai alat perencanaan dan pengawasan. Proses penyusunan anggaran terdiri atas: 1.
Top down budgeting Pada proses ini manajemen puncak menetapkan anggaran untuk dilaksanakan oleh tingkat manajemen yang lebih bawah. Proses ini memakan waktu yang lebih cepat dalam penyusunannya namun kelemahannya para karyawan yang melaksanakannya biasanya kurang memiliki komitmen terhadap anggaran tersebut.
2.
Bottom up budgeting Proses ini melibatkan manajer tingkat bawah dalam penyusunan anggaran kemudian hasilnya diserahkan kepada manajemen puncak untuk dimintakan persetujuan. Proses ini biasanya menghasilkan komitmen karyawan yang tinggi atas anggaran tersebut karena mereka terlibat langsung dalam penyusunan anggaran. Proses ini harus dikontrol lebih ketat karena jika tidak manajer akan menetapkan anggaran yang terlalu mudah untuk dicapai atau tidak cocok dengan tujuan perusahaan secara keselur keseluruhan.
3.
Participative budgeting Dalam proses ini manajer tingkat bawah menyusun anggaran berdasarkan guide lines yang ditetapkan oleh manajer level atas. Hasil riset menunjukkan bahwa participative budgeting ini mempunyai dampak positif terhadap motivasi karyawan karena mereka ikut terlibat langsung dalam proses
22
penyusunannya dan menghasilkan pertukaran informasi yang efektif dari berbagai departemen.
2.1.4. Partisipasi Anggaran 2.1.4.1. Konsep Partisipasi Anggaran Partisipasi anggaran adalah proses dimana orang-orang yang kinerjanya terhadap suatu anggaran akan diukur, dilibatkan dalam proses penentuan anggaran itu. Partisipasi dalam penyusunan anggaran merupakan suatu pendekatan yang efektif terhadap peningkatan motivasi manajerial. Partisipasi menunjukkan sejauh mana para pimpinan ikut serta di dalam penyusunan anggaran dari suatu pusat pertanggungjawaban yang mereka pimpin. Dengan melibatkan para manajer yang terkait dalam proses penyusunan anggaran akan lebih bermanfaat karena dapat menumbuhkan sense of commitment mereka dan juga informasi yang kita peroleh juga akan lebih akurat sebab diperoleh langsung dari para manajer yang berhadapan langsung dengan situasi. Partisipasi Anggaran dibedakan menjadi 2 yaitu: 1.
True participation Bentuk partisipasi yang di dalamnya orang dapat secara spontan dan bebas untuk meluangkan ide serta melibatkan kelompok dalam menerima atau menolak hal baru.
23
2.
Pseudo participation Bentuk partisipasi yang di dalamnya para manajer tidak secara nyata menerima perubahan-perubahan baru, tetapi mereka bersedia melakukannya karena organisasi menghendaki mereka untuk menerima saran itu.
keik Partisipasi dalam penyusunan anggaran berarti keikutsertaan para pimpinan operasional dalam memutuskan bersama komite anggaran mengenai rangkaian kegiatan yang akan dilakukan para pimpinan operasional tersebut, dimana tiap individu benar-benar terlibat secara nyata dan mengeluarkan ide secara spontan di dalamnya. Ada enam kriteria yang bisa menunjukkan tingkat partisipasi dalam penyusunan anggaran, yaitu: 1.
Peran manajer dalam penyusunan anggaran di setiap anggaran;
2.
Alasan yang diberikan oleh atasan ketika dilakukan suatu revisi terhadap anggaran;
3.
Frekuensi pemberian wewenang oleh atasan kepada bawahan untuk menyatakan permintaan pendapat dan (atau) usulan tanpa diminta sehubungan dengan anggaran;
4.
Tingkat pengaruh manajer yang tercermin dalam anggaran terakhir atau anggaran final;
5.
Persepsi manajer terhadap kontribusi (sumbangan) dalam penyusunan anggaran;
24
6.
Frekuensi atasan meminta pendapat dan (atau) usulan ketika anggaran sedang disusun.
2.1.4.2. Keunggulan dan Kelemahan Partisipasi Anggaran Keunggulan partisipasi anggaran menurut Brewer, et al. (2000: 408) adalah sebagai berikut: 1. Setiap orang pada semua tingkatan organisasi diakui sebagai anggota tim yang pandangan dan penilaiannya dihargai oleh manajemen puncak. 2. Setiap orang yang berkaitan langsung dengan suatu aktifitas mempunyai kedudukan terpenting dalam pembuatan estimasi anggaran 3. Setiap orang lebih cenderung mencapai anggaran yang penyusunannya melibatkan orang tersebut, sebaliknya orang kurang terdorong untuk mencapai anggaran yang berasal dari atas. 4. Suatu anggaran partisipatif mempunyai sistem kendalinya sendiri yang unik, sehingga jika mereka tidak dapat mencapai anggaran, maka yang harus mereka salahkan adalah diri mereka sendiri. Di sisi lain, jika anggaran dialirkan dari atas mereka akan selalu berdalih bahwa anggarannya tidak masuk akal atau tidak realistis untuk diterapkan dan dicapai.
Disamping keunggulan yang disebutkan di atas, konsep partisipasi anggaran juga memiliki kelemahan seperti yang dinyatakan oleh Hansen dan Mowen (2005: 373) sebagai berikut:
25
1.
Penetapan standar yang terlalu tinggi atau terlalu rendah Partisipasi dalam penyusunan anggaran cenderung menjadikan tujuan anggaran menjadi tujuan pribadi manajer sehingga penetapan anggaran menjadi terlalu mudah atau terlalu sulit yang dapat menyebabkan turunnya kinerja. Apabila tujuan sulit dicapai, manajer dapat kehilangan semangat dan kinerja menjadi menurun. Sedangkan jika penetapan anggaran menjadi terlalu mudah untuk dicapai dapat menyebabkan kegagalan pencapaian standar dan menyebabkan rasa frustasi bagi manajer yang mendorong ke arah penurunan kinerja.
2.
Adanya slack dalam anggaran (mengamankan anggaran atau padding the budget). Partisipasi dalam penyusunan anggaran memberikan kesempatan bagi para manajer untuk membuat slack anggaran. Slack dalam anggaran terjadi apabila manajer sengaja menetapkan terlalu rendah pendapatan atau terlalu besar target biaya dengan tujuan untuk memperbesar kemungkinan anggaran tersebut akan dicapai oleh manajer yang bersangkutan.
3.
Partisipasi semu ((pseudo participation participation)) Hal ini terjadi bila manajer puncak mengambil alih seluruh pengendalian atas proses penganggaran dan pada saat yang sama juga mencari dukungan partisipasi bawahannya. Manajer puncak hanya secara formal menerima anggaran dari manajer tingkat bawah, dan tidak mempelajari masukan yang diberikan. Dalam partisipasi semu ini efek-efek positif terhadap perilaku manajer yang diharapkan dari partisipasi anggaran ini tidak akan diperoleh.
26
Selain itu partisipasi anggaran memiliki kelemahan karena bentuk partisipasi dari setiap organisasi bervariasi. Tidak ada pandangan seragam mengenai siapa saja yang harus turut berpartisipasi, seberapa besar keterlibatan dalam pengambilan keputusan dan beberapa masalah menyangkut partisipasi. Organisasi harus memutuskan sendiri batasan-batasan mengenai partisipasi yang akan mereka terapkan.
2.1.5. ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem perusahaan yang dapat mengintegrasikan beberapa aplikasi yang sudah ada di dalam perusahaan. ERP didasarkan pada software yang terintegrasi dan database pusat yang sama. Database mengumpulkan data dari berbagai divisi dan departemen dalam sebuah perusahaan, dan dari sejumlah besar proses bisnis yang penting dalam manufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi, penjualan dan pemasaran, dan sumber daya manusia, membuat data tersedia untuk aplikasi yang mendukung hampir seluruh aktivitas bisnis organisasi secara internal. Ketika informasi yang baru dimasukkan oleh suatu proses, informasi tersebut dengan segera tersedia bagi proses bisnis lainnya.
27
Dari keterangan di atas, system Enterprise Resource Planning (ERP) bisa ditunjukkan dalam gambar 1: Finance & Accounting
Sales & Marketing
Centralized Database
Human Resources
Manufacturing & Production
Gambar 1 How Enterprise Systems Work Sumber: Kenneth dan Laudon (2008)
Proses bisnis yang didukung oleh sistem enterprise dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Proses keuangan dan akuntansi, termasuk buku besar, utang usaha, piutang usaha, aset tetap, peramalan dan pengaturan kas, ak akuntansi biaya produk, akuntansi pusat biaya, akuntansi aset, akuntansi pa pajak, pengaturan kredit dan pelaporan keuangan. 2. Proses sumber daya manusia, termasuk administrasi personalia, akuntansi biaya, penggajian, perencanaan dan pengembangan personalia, akuntansi tunjangan, pelacakan pelamar, manajemen waktu, kompensasi, perencanaan
28
angkatan kerja, manajemen kinerja, dan pelaporan biaya perjalanan. 3. Proses manufaktur dan produksi, termasuk pengadaan, manajemen persediaan, pembelian,
pengiriman,
perencanaan
produksi,
penjadwalan
produksi,
perencanaan kebutuhan bahan baku, pengendalian kualitas, distribusi, pelaksanaan transportasi, serta pemeliharaan tempat dan peralatan. 4. Proses penjualan dan pemasaran, termasuk pemrosesan pesanan, kontrak konfigurasi produk, pemberian harga, penagihan, pemeriksaan kredit, manajemen insentif dan komisi, dan perencanaan penjualan.
Sistem enterprise sangat dibutuhkan oleh perusahaan. Aplikasi-aplikasi yang melekat pada perusahaan tidak akan dapat memberikan kontribusi yang maksimal tanpa adanya sistem enterprise yang mengintegrasi. Segala informasi dari satu departemen tidak akan dapat dimanfaatkan oleh departemen lain yang berbeda tanpa adanya sistem yang terintegrasi. Enterprise menyediakan sebuah sistem tunggal yang menjadi pusat organisasi dan memastikan bahwa informasi dapat dibagi ke semua tingkat fungsional dan hierarki manajemen. Beberapa manfaat sistem enterprise adalah sebagai berikut: 1. Pengambilan keputusan menjadi lebih cepat. Informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan dapat tersedia lebih cepat dan lebih lengkap sesuai dengan yang dibutuhkan. 2. Lebih efisien. Biaya operasional perusahaan pun menjadi rendah. 3. Terdapat keseragaman SOP (Standart Operating Procedure) di semua cabang perusahaan.
29
4. Perusahaan dapat menanggapi segala permintaan dan kebutuhan customer menjadi lebih cepat. 5. Menghilangkan proses yang berulang. 6. Keputusan yang diambil lebih baik, karena informasi yang dibutuhkan menjadi lebih lengkap dan akurat. Manfaat-manfaat di atas sangat berpengaruh pada kinerja operasional perusahaan. Hal tersebut di atas merupakan sesuatu yang umum yang sudah seharusnya dimiliki oleh perusahaan. Sistem enterprise-lah yang dapat mewujudkannya. Di dalam dunia pendidikan selain aktivitas utama pelayanan pendidikan dan pengabdian masyarakat, terdapat kegiatan rutin yang sering terjadi yaitu transaksi penerimaan kas, selain yang berasal dari biaya pendidikan, di ITS terdapat juga penerimaan kas yang berasal dari organisasi AMU dan aset-aset fisik. Hal inilah yang mendasari pentingnya sistem informasi manajemen penerimaan kas pada Asset Management Units (AMU), dan bagaimana sistem tersebut dapat memberikan informasi kepada manajemen guna pengambilan keputusan baik rutin maupun strategis.
2.1.6. DATABASE MANAGEMENT SYSTEM (DBMS) Database Management System (DBMS) yaitu suatu perangkat lunak komputer yang berfungsi sebagai pengelola basis data. Di dalam DBMS ini terdiri dari fungsi-fungsi yang mendukung semua database yang ada di dalamnya yaitu Atomicity, Consistency, Isolation, Durability (ACID). Dengan ACID, DBMS ini
30
memberikan jaminan bahwa data yang tersimpan di dalamnya memiliki kualitas yang baik. 1.
Atomicity Dengan adanya fungsi ini, DBMS menjamin bahwa data yang disimpan akan lengkap pada saat pemrosesan. Sebagai contoh: Apabila terdapat proses yang sedang berjalan namun terdapat kegagalan proses karena kondisi jaringan putus, maka dengan atomicity ini seluruh data yang telah di proses akan dibatalkan. Jadi bisa disimpulkan bahwa apabila ter terjadi sedikit kegagalan maka akan dibatalkan semuanya untuk menjaga kesempurnaan data.
2.
Consistency DBMS akan menjamin bahwa dengan consistency ini data transaksi yang tersimpan akan sesuai dengan referensi data utama, dan menghindari duplikasi data. Sebagai contoh: jika terdapat suatu proses yang sedang menambahkan data yang tidak terdapat pada data referensi, maka dengan adanya consistency DBMS akan menolak proses ini.
3.
Isolation Data akan lebih aman dengan fungsi isolasi ini, di mana pada saat data dibuka secara serial data tetap aman meskipun terjadi perubahan. Referensi lebih jelas dapat menuju ke tautan isolation.
4.
Durability Dengan adanya fungsi ini, maka ketahanan data yang tersimpan akan terjamin. Meskipun data sangat banyak yang tersimpan di database, namun DBMS memberikan jaminan bahwa data tidak akan rusak.
31
DBMS sebagai perangkat lunak yang berfungsi sebagai pengelola basis data bisa ditunjukkan seperti tampak dalam gambar 2: 2
Gambar 2 Model Database Management System (DBMS) Data Sumber: Slamin, et al. (2007))
Fungsi-fungsi fungsi DBMS dapat membantu Institut Teknologi Sepuluh Sepuluh Nopember sebagai Badan Layanan Umum Pendidikan untuk menghasilkan menghasilkan data yang berkualitas yang dapat digunakan mana manajemen jemen dalam mengambil keputusan. Tidak semua DBMS memiliki fungsi ini, sehingga Institut Teknologi Sepuluh Nopember perlu untuk memilih DBMS yang sesuai dengan kebutuhannya. kebutuhan kebutuh
2.1.7. DATA FLOW DIAGRAM (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen komponen sebuah sistem, aliran-aliran aliran data di
32
mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut. DFD dapat digunakan untuk dua hal utama, yaitu untuk membuat dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi untuk sistem informasi yang baru. Ada 3 (tiga) jenis DFD, yaitu : 1.
Context Diagram (CD)
2.
DFD Fisik
3.
DFD Logis
2.1.7.1. Context Diagram (CD) Jenis pertama Context Diagram, adalah data flow diagram tingkat atas (DFD Top Level), yaitu diagram yang paling tidak detail, dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar entitas-entitas eksternal. (CD menggambarkan sistem dalam satu lingkaran dan hubungan dengan entitas luar. Lingkaran tersebut menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem). Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menggambar CD; 1. Terminologi sistem. 2. Batas Sistem adalah batas antara “daerah kepentingan sistem”. 3. Lingkungan
Sistem
adalah
segala
sesuatu
yang
berhubungan
atau
mempengaruhi sistem tersebut. 4. Interface adalah aliran yang menghubungkan sebuah sistem dengan lingkungan
33
sistem tersebut.
2.1.7.2. DFD Fisik DFD Fisik adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukan entitas-entitas internal dan eksternal dari sistem tersebut, dan aliran-aliran data ke dalam dan keluar dari entitas-entitas tersebut. Entitas-entitas internal adalah personel, tempat (sebuah bagian), atau mesin (misalnya, sebuah komputer) dalam sistem tersebut yang mentransformasikan data. Maka DFD fisik tidak menunjukkan apa yang dilakukan, tetapi menunjukkan dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sebuah sistem dilakukan. (Tidak Bahas). Perlu diperhatikan didalam memberikan keterangan di lingkaran-lingkaran (simbol proses) dan aliran-aliran data (simbol aliran data) dalam DFD fisik menggunakan label/keterangan dari kata benda untuk menunjukan bagaimana sistem mentransmisikan data antara lingkaran-lingkaran tersebut. Misal : Aliran Data : Kas, Formulir 66W, Slip Setoran Proses : Cleck Penjualan, Kasir, Pembukuan, dll.
2.1.7.3. DFD Logis DFD Logis adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukkan proses-proses dalam sistem tersebut dan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar dari proses-proses tersebut. Kita menggunakan DFD logis untuk membuat dokumentasi sebuah sistem informasi karena DFD logis dapat mewakili logika tersebut, yaitu apa yang dilakukan oleh sistem tersebut, tanpa perlu
34
menspesifikasi dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sistem tersebut dilakukan. Keuntungan dari DFD logis dibandingkan dengan DFD fisik adalah dapat memusatkan perhatian pada fungsi-funsi yang dilakukan sistem. Perlu diperhatikan di dalam pemberian Keterangan/ Label; 1.
Lingkaran-lingkaran (simbol proses) menjelaskan apa yang dilakukan sistem. Misal : Menerima Pembayaran, Mencatat Penjualan, Membandingkan kas dan Daftar Penerimaan, Mempersiapkan Setoran, dll.
2.
Aliran-aliran data (simbol aliran data) menggambarkan sifat data. Misal : Pembayaran (bukan “Cek”, “Kas”, “ Kartu Kredit”) Jurnal Penjualan (bukan “Buku Penjualan”), dll. DFD menggambarkan komponen-komponen sistem dari Penerimaan Kas
pada Asset Management Units (AMU) ITS, aliran-aliran data di mana komponenkomponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut. Sehingga ITS memiliki dokumentasi dari sistem informasi yang telah ada yang dapat mempermudah manajemen dalam menganalisis sistem yang terjadi dalam Institusi.
2.1.8. Relational Database dan RDBMS Relational Database sebenarnya adalah salah satu konsep penyimpanan data. Sebelum konsep database relasional muncul sebenarnya sudah ada dua model database yaitu Network Database dan Hierarchie Database. Dalam database relasional, data disimpan dalam bentuk relasi atau tabel dua dimensi, dan antar
35
tabel satu dengan tabel lainnya terdapat hubungan atau relationship, sehingga sering kita baca di berbagai literatur, database didefinisikan sebagai kumpulan dari sejumlah tabel yang saling hubungan atau keterkaitan. Fungsi RDBMS bukan cuma membuat tabel, mengisi data, mengubah dan menghapus data, untuk manajemen data dalam skala besar dan agar bisa mend mendukung proses bisnis yang kontinyu dan real time suatu RDBMS dituntut untuk mempunyai kemampuan manajemen user dan keamanan data, back up dan recovery data serta kemampuan lainnya yang berkaitan dengan kecepatan pemrosesan data (performance). Di lain pihak, suatu Relational database, menggabungkan tabel dengan berbagai metode untuk dapat bekerjasama. Hubungan antar tabel data dapat dibandingkan, disatukan, dan ditampilkan dalam form database. Sebagian besar relational database menawarkan fungsionalitas untuk berbagi (share) data: 1. Melalui jaringan; 2. Melalui internet; 3. Dengan laptop dan perangkat elektronik lainnya seperti palm pilots; 4. Dengan software system yang lain. Dengan relational database, dapat menyimpan data ke dalam tabel sedemikian rupa sehingga hubungan antar tabel dapat dimengerti. Membangun suatu relational database sangat tergantung pada kemampuan untuk menetapkan suatu model relasional. Model harus benar-benar menggambarkan penuh bagaimana data diorganisir dalam ketentuan struktur data, intergriti, query, manipulasi, dan penyimpanan. Selain itu RDBMS dapat meminimalkan redundancy data & menjaga konsistensi data.
36
Membangun suatu relational Database dapat dicontohkan dalam gambar 3 dan gambar 4:
Gambar 3 Model RDBMS (Relational Database Management Sytem) Sumber: Permata (2011)
Gambar 4 Model Minimalisasi Redundancy Data Sumber: Permata (2011)
37
2.2.
Rerangka Pemikiran Dalam melakukan penelitian untuk mengetahui bagaimana rancangan dan
pemanfaatan data sistem informasi manajemen penerimaan kas pada Asset Management Units (AMU) di ITS, maka perlu dirumuskan rerangka berpikir seperti tampak dalam gambar 5:
Rumusan Masalah : Bagaimana rancangan dan pemanfaatan data sistem informasi penerimaan kas melalui perancangan data base Asset Management Units (AMU) pada ITS ?
Landasan Teori : 1. Sistem Informasi Akuntansi (Bodnar dan Hopwood, 2006: 3) 2. Sistem Informasi Penerimaan Kas (Mulyadi, 2001: 500) Akuntansi Sektor Publik: Suatu 3. Pengantar (Bastian, 2006: 164) 4. Sistem Informasi Manajemen: Mengelola Perusahaan Digital (Kenneth dan Laudon, 2008)
Metode Penelitian (Bungin, 2008) : Pendekatan penelitian yang digunakan adalah pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif
Analisis Terhadap: 1. Alur Prosedur Operasional Penerimaan Cash Asset Management Units 2. Alur Prosedur Operasional Penerimaan Via Transfer Bank Asset Management Units 3. Alur Prosedur Operasional Penerimaan Metode Pindah Alokasi 4. Masalah yang timbul di pihak manajemen akibat sistem yg berjalan sekarang 5. Rancangan Sistem Asset Management Units secara terintegrasi dalam menghasilkan laporan keuangan sehingga dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan
Rancangan Sistem Asset Management Units untuk menghasilkan: Pemanfaatan informasi yang didapat dari sistem Asset Managament Units guna menghasilkan laporan keuangan yang dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan penerimaan kas ITS.
Gambar 5 Rerangka berpikir Asset Management Units
