BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Teori yang Berkaitan dengan Database 2.1.1
Basis data Menurut Hoffer, Prescott dan Mcfadden, (2005 : 4) basis data adalah
kumpulan data logical yang saling berhubungan dan terorganisir. Database dapat berbagai ukuran dan kompleksitas. 2.1.2 Sistem basis data Menurut Connolly & Begg (2010 : 54), sistem basis data sebagai kumpulan program aplikasi yang berinteraksi dengan basis data bersama dengan Database Management System (DBMS) dan basis data itu sendiri. 2.1.3 Database Management System (DBMS) Pemahaman mengenai Database Management System (DBMS) akan dijabarkan menjadi definisi DBMS, fasilitas DBMS, komponen DBMS, fungsi DBMS, serta keuntungan dan kerugian penggunaan DBMS. a. Definisi Database Management System (DBMS) Menurut Hoffer, Prescott dan McFadden (2005 : 7) DBMS merupakan sebuah sistem piranti lunak yang digunakan untuk membuat, memelihara dan menyediakan akses control kepada pengguna basis data. Sebuah DBMS menyediakan metode yang sistematis untuk menciptakan, memperbaharui, menyimpan dan mengambil kembali data di dalam basis data. Menurut Williams dan Sawyer (2007:420) DBMS adalah sebuah perangkat lunak yang ditulis khususnya untuk mengontrol struktur sebuah database dan mengakses data. b. Fasilitas Database Management System (DBMS) Umumnya sebuah DBMS menyediakan fasilitas-fasilitas dibawah ini:
7
1.
Data Definition Language (DDL) Menurut kriegel (2011 : 47) DDL memperbolehkan pengguna untuk membuat, memodifikasi, menentukan tipe data, struktur data dan constraint data dalam RDBMS. Operasi DDL mengandung hal-hal berikut ini : a) ALTER TABLE : perintah ini digunakan untuk mengubah table b) DROP TABLE : perintah ini digunakan untuk menghapus table c) CREATE INDEX : perintah ini digunakan untuk membuat index d) DROP INDEX : perintah ini digunakan untuk menghapus index
2.
Data Manipulation Language (DML) Menurut kriegel (2011 : 47) DML memperbolehkan pengguna untuk memodifikasi data
seperti,
memasukkan,
memperbaharui
dan
menghapus data dari basis data dengan menggunakan bahasa query. Operasi DML hanya bisa mengandung hal-hal sebagai berikut : a) INSERT : Menambahkan sebuah data baru kedalam basis data b) DELETE : Menghapus data yang sudah ada di basis data c) SELECT : Mengambil atau mengakses data yang sudah ada di basis data d) UPDATE : Memodifikasi data yang sudah tersimpan dalam basis data 3.
Akses Kontrol DBMS menyediakan akses kontrol ke dalam database, seperti : a) Sistem keamanan, mencegah pengguna yang tidak sah untuk mengakses database tersebut. b) Sistem integritas, menjaga konsistensi data yang tersimpan. c) Sistem kontrol konkurensi, mengijinkan akses data untuk diakses oleh database. d) Sistem kontrol pemulihan, mengembalikan database ke keadaan yang konsisten dari sebelumnya setelah mengalami kegagalan perangkat keras atau perangkat lunak. e) Sebuah katalog yang dapat diakses pengguna, berisi deskripsi dari data di dalam database.
8
c. Komponen Utama Database Management System (DBMS) DBMS terdiri dari lima komponen utama yai tu perangkat keras, perangkat lunak, data, prosedur, dan manusia.
Gambar 2.1 Komponen Utama Database Management System (DBMS)
1) Hardware (perangkat keras) Suatu DMBS menggunakan perangkat keras untuk menjalankan aplikasinya. Perangkat keras yang digunakan dapat berupa Personal Computer (PC), Mainframe, jaringan komputer. 2) Software (perangkat lunak) Komponen software terdiri dari software DBMS itu sendiri dan program aplikasi, dimana jika digabungkan dengan sistem operasi, termasuk software jaringan, DBMS ini bisa digunakan melalui sebuah jaringan. 3) Data Data merupakan komponen terpenting dalam DBMS, hal ini mencakup sudut pandang end-user mengenai data. Data pada sebuah sistem basis data baik single-user system maupun multiuser system harus terintegrasi dan dapat digunakan bersama. 4) Procedure Procedure merupakan instruksi dan aturan-aturan yang membuat rancangan dan menggunakan database. Penggunaan sistem dan pengaturan
staf
didokumentasikan
yang
mengatur
dalam
prosedur
kebutuhan yang
basis
berupa
data
petunjuk
penggunaan. 5) People Komponen terakhir dalam lingkungan DBMS adalah manusia, 9
dimana merupakan komponen yang terlibat langsung dengan sistem.
d. Fungsi Database Management System (DBMS) Menurut Connolly & Begg (2010 : 66), fungsi DBMS yaitu: 1.
Mengizinkan pengguna menspesifikasikan tipe data, struktur, dan aturan data yang disimpan kedalam basis data melalui Data Definition Language (DDL)..
2.
Mengizinkan pengguna untuk melakukan operasi insert, update, delete, retrieve data dari basis data melalui data manipulation language (DML).
3.
Menyediakan akses kontrol kedalam basis data, yaitu meliputi: a) Sistem keamanan, dimana mencegah pengguna yang tidak memiliki izin untuk mengakses basis data. b) Sistem integritas, dimana memelihara konsistensi data yang tersimpan c) Konkurensi sistem kontrol, dimana mengizinkan akses basis data yang dapat digunakan bersama. d) Sistem
kontrol
pemulihan,
dimana
basis
data
dapat
mengembalikan keadaan data seperti sebelumnya apabila terjadi kegagalan perangkat lunak atau perangkat keras. e) Katalog yang dapat diakses pengguna, dimana mengandung penjelasan tentang data yang ada didalam basis data.
e. Keuntungan Database Management System (DBMS) Menurut Connolly & Begg (2010 : 77), keuntungan DBMS yaitu : 1. Control of data redundancy, mengontrol database untuk mengeliminasi redundan dengan data terintegrasi cukup disimpan sekali. 2.
Data consistency, mengeliminasi atau mengontrol redundan, dapat mengurangi resiko inkonsistensi yang terjadi.
3.
Sharing of data, sistem basis data terdapat pada organisasi yang dapat digunakan oleh seluruh pengguna yang memiliki hak akses.
4.
Improved
data
integrity, 10
meningkatkan
validitas
dan
konsistensi data tersebut. Integrity biasanya dijabarkan ke dalam constraints, yang mana aturan konsistensi database tidak mengijinkan untuk dilanggar. 5.
Improved
security,
meningkatkan
database
securitiy,
memproteksi basis data dari pengguna yang tidak dikenal. 6.
Increased productivity, dalam file-based-systems deskripsi data dan logika pengaksessan data telah dibuat ke dalam beberapa program aplikasi, membuat program tergantung pada data.
f. Kerugian Database Management System (DBMS) Menurut Connolly & Begg (2010 : 80), kekurangan DBMS, yaitu : 1. Complexity, banyaknya fungsi yang harus dimiliki oleh sebuah DBMS membuat DBMS menjadi sebuah perangkat lunak yang sangat kompleks, sehingga Database designers, developers, data dan database administrators, serta end-users harus mengerti semua fungsi untuk mengambil manfaat maksimal dari DBMS. 2. Size, kompleksitas dan luasnya fungsionalitas membuat DBMS menjadi software yang sangat besar dan membutuhkan ruang disk serta memori substansial untuk menjalankannya secara efisien. 3. Additional hardware costs, untuk mencapai performa yang dibutuhkan, sangat diperlukan membeli mesin besar, mesin yang didedikasikan untuk menjalankan DBMS. 4. Higher impact of failure, sentralisasi sumber daya menambah kerentanan sistem. 5. Setelah
semua
pengguna
dan
aplikasi
bergantung
pada
ketersediaan dari DBMS, kesalahan komponen tertentu dapat menyebabkan operasi berhenti. 6. Improved backup
backup data.
dan
recovery
services,
meningkatkan
Jika, kesalahan terjadi backup data dapat di-
restored. 2.1.4
Database Lifecycle Untuk merancang aplikasi sistem basis data, diperlukan tahapan-
tahapan terstruktur yang harus diikuti. Tahapan tersebut dinamakan Siklus 11
Hidup Basis Data (DBLC). Menurut Connolly & Beg (2010:314), aplikasi basis data dianalisis dan dirancang dengan tahapan-tahapan berikut ini:
Gambar 2.2 Database Lifecycle
12
1.
Perencanaan Basis Data (Database Planning) Menurut Connolly & Begg (2010 : 313), Perencanaan basis data
adalah aktivitas manajemen yang memungkinkan tahapan siklus hidup sistem pengembangan basis data untuk direalisasikan seefisien dan seefektif mungkin. Perencanaan basis data harus terintegrasi dengan semua strategi sistem informasi dalam organisasi. Terdapat 3 rumusan masalah utama sistem informasi, diantaranya : a.
Identifikasi rencana dan sasaran dari organisasi termasuk mengenai sistem informasi yang dibutuhkan.
b.
Evaluasi sistem informasi saat ini untuk menentukan kekuatan dan kelemahan yang ada
c.
Penilaian
teknologi
informasi
peluang
yang
mungkin
menghasilkan keunggulan kompetitif.
Tahapan dalam perencanaan basis data yaitu : a.
Mendefinisikan mission statment untuk sistem basis data. Mission statement menjelaskan tujuan utama pembuatan basis data.
b.
Mendefinisikan mission objectives Tiap objek mengidentifikasi kembali tugas-tugas tertentu yang mendukung basis data.
2.
Definisi Sistem (System Definitions) Menurut Connolly & Begg(2010 : 316), System definition
menjelaskan ruang lingkup dan batas-batas dari aplikasi basis data dan User View (pandangan pengguna). User view mendefinisikan apa yang dibutuhkan sistem basis data dari sudut pandang sebuah aplikasi perusahaan. 3.
Pengumpulan Kebutuhan dan Analisa Menurut Connolly-Begg (2010 : 316), pada proses ini dilakukan
pengumpulan dan penganalisaan informasi mengenai bagian dari perusahaan yang didukung oleh sistem basis data dan menggunakan 13
informasi ini untuk mengidentifikasi kebutuhan pengguna untuk sistem yang baru. Beberapa teknik atau cara mendapatkan informasi adalah dengan teknik metode fact finding. Menurut Connolly & Begg (2010:317), teknik fact finding adalah : 1.
Examining Documentation Examining
Documentation
membantu
menyediakan
informasi perusahaan yang berkaitan dengan masalah yang sedang dihadapi. Dengan cara mempelajari dokumendokumen, laporan dan file yang berkaitan dengan sistem yang ada. 2.
Interviewing Dengan wawancara dapat diperoleh informasi dari individuindividu secara langsung. Tujuannya untuk menemukan fakta dan mengidentifikasi kebutuhan, dan memperoleh ide-ide dari seorang individu.
3.
Observing the enterprise in operation Teknik ini merupakan teknik yang secara langsung terjun ke lapangan untuk memantau atau mempelajari seseorang terhadap sistem untuk memahami sebuah sistem lebih lanjut.
4.
Research Melakukan riset terhadap suatu masalah yang sedang dihadapi. Hasil riset dapat menyediakan informasi-informasi penting tentang bagaimana orang lain memecahkan masalah yang serupa dengan teknik-teknik tertentu.
5.
Questionnaires Questionnaires adalah sebuah dokumen yang diberikan langsung kepada sejumlah orang untuk memperoleh faktafakta yang berkaitan dengan sistem. Teknik ini merupakan
14
yang paling efisien untuk memperoleh informasi dari banyak orang.
4.
Perancangan Basis Data (Database Design) Menurut Connolly & Begg (2010 : 320), Database Design
merupakan proses membuat desain yang akan mendukung pernyataan misi perusahaan dan tujuan misi untuk sistem basis data yang diperlukan. Terdapat 3 fase tahapan dalam melakukan desain basis data. A. Conceptual database design Proses
pembangunan
sebuah
model
data
yang
digunakan dalam suatu perusahaan, bersifat independen dari semua pertimbangan fisik. Perancangan konseptual basis data terdiri dari sembilan tahap perancangan menurut (Connolly and Begg, 2010 : 468) : 1) Identifikasi tipe entitas Menurut Riyanto (2005 : 19) Entitas merupakan suatu objek, tempat, orang, atau aktivitas yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat. Tujuan dari mengidentifikasi tipe entitas ini adalah untuk mengidentifikasi tipe entity yang terutama dibutukan oleh user. 2) Identifikasi tipe relasi Tujuannya penting
yang
adalah terjadi
mengidentifikasi antara
entity
hubungan
yang
telah
diidentifikasi dengan menggunakan kata kerja atau frase kata kerja. 3) Identifikasi dan asosiasi dengan entitas atau tipe relasi
15
Tujuannya
adalah
mengidentifikasi
dan
menggabungkan attribut yang dibutuhkan entity atau relasi, dan mendokumentasikan setiap atribut secara detail. 4) Menentukan domain atribut Tujuannya adalah untuk menentukan domain atribut
dalam
model
konseptual
lokal
dan
mendokumentasikan secara detail setiap domain. 5) Identifikasi candidate dan primary key Tujuannya
adalah
untuk
mengidentifikasi
candidate key untuk setiap entity dan jika terdapat lebih dari satu candidate key pilih satu menjadi primary key. 6) Penggunaan enhanced modeling concept (langkah optional) Tujuannya penggunaan
adalah
konsep
specialization,
untuk
enhanced
generalization,
mempertimbangkan modelling, aggregation,
seperti dan
composition. 7) Memeriksa redudansi Tujuannya adalah
untuk
mengecek
apakah
setiap entity dan atribut mengalami redudansi dalam model basis data. Apabila terdapat redudansi maka dapat dihilangkan dengan 2 cara, yaitu: a) Menguji kembali hubungan one-to-one b) Menghilangkan relasi redudansi 8) Validasi model konseptual data lokal terhadap transaksi user Tujuannya adalah untuk menjamin bahwa model konseptual data lokal dapat mendukung kebutuhan transaksi yang dibutuhkan olehuser.
16
9) Me-review model konseptual data lokal terhadap kebutuhan user. Tujuannya
adalah
untuk
melakukan
review
terhadap model konseptual data lokal dengan user untuk menjamin model telah merepresentasikan user view berdasarkan kebutuhan perusahaan. Hasil akhir dari perancangan konseptual basis data adalah
memproses
pembuatan
suatu
model
dari
informasi yang akan digunakan dalam suatu organisasi, yang independensinya tidak tergantung pada apapun. B.
Logical database design Menurut Connolly dan Begg (2010:467) perancangan logikal basis data adalah proses membangun sebuah model dari penggunaan data dalam suatu perusahaan berdasarkan pada model data yang spesifik, tetapi independen dari DBMS tertentu dan pertimbangan fisik lainnya. Perancangan logikal desain basis data memetakan model konseptual menjadi model logikal, yang mana dipengaruhi oleh model data untuk basis data yang dituju. Tahap-tahap perancangan logikal terdiri dari tujuh bagian (Connolly & Begg, 2010:468), yaitu : 1) Menentukan relasi-relasi untuk model data logikal 2) Validasi relasi dengan normalisasi 3) Validasi relasi terhadap transaksi user 4) Mengecek batas integritas 5) Meninjau ulang model data logikal dengan user 6) Menggabungkan model data logikal ke dalam model global 7) Mengecek untuk perkembangan yang akan dating
C.
Physical database design Menurut Connolly & Begg (2010 : 467) adalah proses membuat
penjelasan
penyimpanan
sekunder, 17
implementasi
basis
menggambarkan
data relasi
pada dasar,
organisasi file, dan indeks yang digunakan untuk mencapai akses yang efisien terhadap data, dan setiap kendala integritas terkait dan langkah-langkah keamanan Perancangan physical database terdiri dari empat tahap perancangan, yaitu : 1) Menerjemahkan model data logikal global untuk DBMS a. Merancang relasi dasar b. Merancang gambaran dari perolehan data c. Merancang batas general 2) Desain penyusunan dan pemberian index pada file a. Analisis transaksi b. Memilih organisasi file c. Memilih indeks d. Memperkirakan kebutuhan disk space 3) Desain tampilan pengguna 4) Desain mekanisme keamanan 5.
Seleksi DBMS (DBMS Selection) Menurut Connolly-Begg (2010 : 325) : emilihan DBMS adalah
pemilihan yang sesuai untuk mendukung aplikasi basis data. Langkah-langkah untuk memilih DBMS: a.
Menentukan tujuan sistem basis data berdasarkan kebutuhan
b.
Membuat daftar perbandingan sementara dua atau tiga produk
c.
Mengevaluasi produk-produk tersebut
d.
Merekomendasikan pilihan dan membuat laporan dari evaluasi produk tersebut
6.
Perancangan Aplikasi (Application Design) Menurut Connolly-Begg (2010 : 329), adalah perancangan
aplikasi perancangan user interface dan program aplikasi yang menggunakan dan memperoses basis data. Terdapat 2 aspek penting dalam perancangan aplikasi, yaitu : 18
a. Perancangan Transaksi b. Perancangan Antarmuka Pengguna 7.
Prototype (Optional) Menurut Connolly dan Begg (2010:333) prototyping dapat
diartikan sebagai pembuatan suatu model kerja dari sistem basis data. Tujuan utama dari pembuatan protoyping adalah : a.
Mengjinkan pengguna untuk menggunakan prototype untuk mengidentifikasi features sistem apakah berjalan baik atau tidak.
b.
Untuk memberikan perbaikan atau pengembangan features yang baru kepada sistem basis data.
c.
Untuk mengklasifikasi kebutuhan pengguna dan pengembang sistem.
d.
8.
Mengevaluasi kelayakan pada sistem tertentu.
Implementasi (Implementation) Menurut Connolly dan Begg (2010:333-334) implementasi
adalah realisasi fisik dari perancangan basis data dan desain aplikasi. Implementasi basis data dapat dicapai dengan menggunakan Data Definition Language (DDL) dari DBMS yang dipilih atau Graphical User Interface (GUI), yang menyediakan fungsionalitas yang sama ketika menyembunyikan pernyataan DDL tingkat rendah. 9.
Perubahan dan Pengambilan Data(Data Conversion and Loading) Menurut Connolly dan Begg (2010:334) data convertion and
loading adalah pemindahan data yang ada ke dalam basis data baru dan mengkonversikan aplikasi yang ada agar dapat dijalankan pada basis data yang baru. 10.
Pengujian (testing) Menurut Connolly-Begg (2010 : 334), adalah proses
menjalankan sistem basis data dengan tujuan untuk menemukan kesalahan. 19
11.
Pemeliharaan Operasional (Operational Maintenance) Menurut Indrajani (2011 : 57), adalah proses pengawasan dan
pemeliharaan sistem setelah instalasi. Sedangkan menurut ConnollyBegg (2010 : 335), adalah proses mengawasi dan memelihara sistem yang meliputi aktivitas mengawasi performance dari sistem dan memelihara dan memperbaharui aplikasi basis data. Pada langkah sebelumnya aplikasi basis data telah diimplementasikan dan diuji sepenuhnya. 2.1.5 Entity Relationship Modelling (ER Modelling) Menurut Valacich, George, dan Hoffer (2012 : 197) ER Modelling adalah representasi logical dari data untuk sebuah area bisnis atau organisasi. Sedangkan Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema database. Disebut sebagai diagram E-R karena diagram tersebut menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan, serta hubungan antar-entitas tersebut.
Gambar 2.3 Contoh ERD
20
Seperti yang diperlihatkan di dalam Gambar diatas, diagram E-R dapat terdiri dari berbagai jenis entitas dan hubungan antar-entitas. Oleh sebab itu, langkah yang penting dalam mendesain database termasuk pula proses memutuskan entitas mana yang perlu dibuat modelnya.
Aspek utama dari ER Modelling yaitu: a. Entity Type Menurut Valacich, George, dan Hoffer (2012 : 197) Tipe entity adalah mengidentifikasi sekumpulan objek (orang, tempat, atau konsep) dalam lingkungan user, dengan tujuan untuk mengelola data perusahaan. Tipe entity dapat dikelompokkan menjadi: • Tipe Entity Strong Tipe entity strong adalah tipe entity yang keberadaannya tidak bergantung pada tipe entity lainnya • Tipe Entity Weak Tipe entity weak adalah tipe entity yang keberadaannya bergantung pada tipe entity lainnya. b. Relationship Type Menurut Valacich, George, dan Hoffer (2012 : 201) relationship type adalah asosiasi hubungan antara satu atau lebih tipe entitas. c. Attribute Menurut Valacich, George, dan Hoffer (2012 : 199) Setiap jenis entitas memiliki beberapa atribut. Atribut adalah kolom yang memiliki karakteristik dari suatu entitas perusahaan (sebuah relasi juga memungkinkan memiliki atribut). d.
Keys Ada lima jenis keys yang biasa digunakan dalam ER Modeling, yaitu: 1) Candidate Key Merupakan sejumlah kecil atribut dari entitas yang dapat mengidentifikasikan setiap kejadian dari entitas tersebut secara unik.
21
2) Primary Key Merupakan candidate key yang dipilih untuk mengidentifikasikan setiap kejadian dari entitas secara unik. Pemilihan primary key pada suatu entitas didasarkan pada pertimbangan panjang atribut, jumlah minimal atribut yang dibutuhkan, serta tingkat keunikannya. (Connolly, 2010 : 381).
Gambar 2.4 Contoh primary key dan candidate key
3) Alternate Key Merupakan kumpulan candidate key yang tidak terpilih menjadi primary key. 4) Composite Key Merupakan candidate key yang terdiri dari dua atau lebih atribut. 5) Foreign Key Merupakan sebuah atribut atau sekumpulan atribut pada suatu relasi yang sama atau sesuai dengan candidate key dari relasi lainnya.
Gambar 2.5 Foreign Key
Pada gambar diatas, NIK pada table pegawai adalah primary key. Sedangkan primary key pada table pesan adalah id_pesan. Lalu 22
id_pesan menempel pada tabel karyawan yang kita sebut sebagai foreign key. 2.1.6 Structural Constraints Menurut Connolly & Begg (2010:385), Batasan-batasan yang menggambarkan pembatasan pada relationship seperti yang ada pada real world harus diterapkan pada tipe entitas yang ikut serta dalam sebuah relationship. Tipe utama dari batasan hubungan di dalam suatu relationship disebut multiplicity yang mencerminkan aturan dari sistem yang akan dibuat oleh user. Tabel 2.1 berikut memberikan beberapa jenis Multiplicity kelas. Tabel 2.1
Multiplicity untuk kelas
Multiplicity
Arti
* (default)
Banyak
0..0
Nol
0..1
Nol atau Satu
0..*
Nol atau Banyak
1..1
Tepat satu
1. .*
Satu atau banyak
Tabel 2.2
Notasi Multiplicity menggunakan kustomisasi Format
Arti Tepat
..
Antara
..
Atau nol
, ..
Tepat atau antara dan
.. ,
Antara dan
23
Tipe hubungan yang paling sering digunakan adalah hubungan binary. Jenis-jenis hubungan binary sebagai berikut :
1. One to One (1:1) Relationship Menurut Supriyatno (2005 : 223) Setiap anggota entitas A hanya boleh berhubungan dengan satu anggota entitas B, begitu pula sebaliknya.
Gambar 2.6 One-to-one Relationship Pada gambar 2.5 bisa dilihat bahwa A hanya terhubung one-toone (1:1) dengan C, dan B hanya terhubung one-to-one (1:1) dengan D. Berdasarkan gambar diatas dapat ditulis Multiplicity-nya seperti gambar di bawah ini.
Gambar 2.7
Notasi One-to-one Relationship
24
2. One to Many (1:*) Relationship Menurut Supriyatno (2005 : 225) Setiap anggota entitas A dapat berhubungan dengan lebih dari satu anggota entitas B tetapi tidak sebaliknya. Namun, setiap entitas pada himpunan entitas B hanya dapat berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas A.
Gambar 2.8 One-to-many Relationship
Pada gambar 2.7 bisa dilihat bahwa B terhubung one-to-many (1:*) dengan D dan E. Berdasarkan dari gambar di atas dapat ditulis Multiplicity-nya seperti gambar di bawah ini.
Gambar 2.9 Notasi One-to-many Relationship
25
3. Many to Many (*:*) Relationship Menurut Supriyatno (2005 : 228) Setiap entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas himpunan entitas B dan demikian pula sebaliknya.
Gambar 2.10 Many-to-many Relationship
Pada gambar 2.9 dapat dilihat bahwa A terhubung one-to-many (1:*) dengan D dan E. Sedangkan E terhubung one-to-many (1:*) dengan A dan B. Maka entity Group 1 (dengan value A dari gambar di atas) dan Group 2 (dengan value E dari gambar di atas) terhubung many-to-many (*:*). Berdasarkan gambar di atas dapat ditulis Multiplicity-nya seperti gambar di bawah ini.
Gambar 2.11 Notasi Many-to-many Relationship
26
2.1.7 Normalisasi Menurut Indrajani (2011:57) normalisasi adalah teknik dengan pendekatan bottom-up yang digunakan untuk membantu mengidentifikasi hubungan. Dimulai dari menguji hubungan, yaitu functional dependencies antara atribut.
Tujuan utama normalisasi adalah mengidentifikasi kesesuaian hubungan yang mendukung data untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Adapun karakteristik hubungan tersebut mencakup (Indrajani:2011:57) :
1. Minimal jumlah atribut yang diperlukan untuk mendukung kebutuhan perusahaan. 2. Atribut dengan hubungan logika yang menjelaskan mengenai functional dependencies 3. Minimal duplikasi untuk tiap atribut
Proses normalisasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut (Indrajani 2011:60) : 1. Unnormalized Form (UNF) Merupakan suatu table yang berisikan satu atau lebih grup yang berulang. Membuat tabel yang unnormalized, yaitu dengan memindahkan data dari sumber informasi.
2. First Norm Form (1NF) Merupakan sebuah relasi dimana setiap baris dan kolom berisikan satu dan hanya satu nilai.
3. Second Norm Form (2NF) Merupakan sebuah relasi dalam 1NF dan setiap atribut non primary key bersifat fully functionally dependent pada primary key. Berdasarkan pada konsep full functional dependency, yaitu A dan B merupakan atribut sebuah relasi. B dikatakan fully depedent terhadap A jika B functionally dependent pada A tetapi tidak pada proper subset dari A. 27
4. Third Norm Form (3NF) Berdasarkan pada konsep transitive dependency, yaitu suatu kondisi dimana A, B, dan C merupakan atribut sebuah relasi, maka A → B dan B → C, maka transitive dependent pada melalui B. Third Norm Form adalah sebuah relasi dalam 1NF dan 2NF, dimana tidak terdapat atribut non primary key yang bersifat transitively dependent pada primary key. 2.1.8 Flowchart Menurut Ngoen (2009:5) flowchart atau bagan alur merupakan simbol dan garis yang menggambarkan urutan proses algoritma dan digambarkan dalam bentuk diagram.Menurut Romney dan Steinbart (2006:70) flowchart adalah teknik analitis yang digunakan untuk mendeskripsikan beberapa aspek sistem informasi secara jelas, singkat dan logis. Flowchart menggunakan kumpulan simbol yang umum untuk menggambarkan prosedur proses transaksi yang digunakan suatu perusahaan serta aliran data pada sistem tersebut. Berikut adalah Tabel 2.5 yang merepresentasikan notasi pada flowchart Tabel 2.3 Notasi Pada Flowchart Simbol
Nama Terminal
Fungsi Menandakan awal dan akhir atau interupsi dari flowchart.
Input / Output
Merepresentasikan input atau output data atau informasi yang diproses.
Anak Panah
Merepresentasikan alur atau arah aliran pemrosesan atau dokumen.
On-page Connector
28
Mengubungkan aliran
proses dalam satu halaman. Off-page Connector
Menghubungkan aliran proses dengan halaman lain.
Keputusan
Merepresentasikan tahapan pembuatan keputusan dengan adanya alternatif aliran proses data.
Proses
Merepresentasikan proses pada flowchart.
Dokumen
Merepresentasikan dokumen atau laporan yang dapat berupa tertulis tangan atau hasil print komputer.
Manual Operation
Merepresentasikan sebuah proses yang dilakukan secara manual.
2.1.9 Unified Modeling Language (UML) Menurut Whiten (2007:430), UML adalah tahapan awal yang digunakan dalam menganalisis dan merancang program berorientasi objek. UML direpresentasikan dengan diagram-diagram yaitu use case, class diagram, state diagram, sequence diagram dan activity diagram. Berikut merupakan penjelasan tentang diagram-diagram UML. 29
a)
Use Case Diagram Use case diagram (whitten dan bentley 2007:246) adalah diagram
yang menggambarkan secara grafis interaksi antara sistem eksternal dan pengguna
atau
aktor,
yang
berarti
menggambarkan
aktor
yang
menggunakan sistem, relationship, dan sistem yang akan dijalankan. Aktor adalah orang yang dapat berinteraksi dengan sistem untuk mengubah informasi. Relationship digambarkan sebagai garis yang menghubungkan antara aktor dan sistem dalam usecase diagram. Tabel 2.4 Notasi pada Use Case Diagram Gambar
Nama Komponen Use Case
Keterangan Use
case
diagram
adalah
penggambaran sistem dari sudut
Use Case
pandang pengguna sistem tersebut, sehingga pembuatan use case lebih dititikberatkan pada fungsionalitas yang
ada
pada
berdasarkan
sistem,
bukan
atau
urutan
alur
kejadian Actor
Actor mempresentasikan seseorang atau
sesuatu
sistem
lain)
(seperti
perangkat,
yang
berinteraksi
dengan sistem.
b)
Activity Diagram
Activity diagram (whitten dan bentley 2007:390) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan aliran proses bisnis langkahlangkah dari usecase, atau metode secara grafis.
30
Tabel 2.5 Notasi pada Activity Diagram Komponen
Nama Komponen Activity
Keterangan Menambahkan aktifitas pada sebuah diagram
Start State
Menggambarkan sebuah titik mulai pada diagram
End State
Menggambarkan akhir dari sebuah
aktifitas
pada
diagram. Transition
Transisi dari satu aktifitas ke aktifitas berikutnya.
Decisions points
Menambahkan
titik
keputusan pada aliran kerja Join
Penggabungan dua atau lebih langkah dalam aliran kerja yang berjalan
Fork
Percabangan dari suatu aliran kerja menjadi dua atau lebih
c)
Class Diagram Menurut Whitten dan Bentley (2007: 400) Class diagram adalah
penggambaran grafis dari struktur objek statis sistem yang menunjukan kelas objek bahwa sistem terdiri dari hubungan antara kelas objek. Didalam class diagram terdapat multiplicity, generalization/ specialization relationship dan agregation relationship.
31
Tabel 2.6 Notasi pada Class Diagram Komponen
Nama Komponen Class
Keterangan Class adalah blok-blok pembangun pada pemrograman berorientasi obyek. Sebuah class digambarkan sebagai sebuah kotak yang terbagi
Nama Class
atas 3 bagian. Bagian atas adalah + atribut
bagian nama dari class. Bagian tengah mendefinisikan
+ atribut
property/atribut class. Bagian akhir + method
mendefinisikan method dari sebuah
+ method
class.
Composition
Jika sebuah class tidak bisa berdiri sendiri dan harus merupakan bagian dari class yang lain, maka class tersebut memiliki relasi composition terhadap class tersebut. Sebuah relationship composition digambarkan sebagai garis dengan ujung berbentuk jajaran genjang berisi.
Specialization /
Speciaization dan generalization
Generalization
dilambangkan sebagai sebuah panah dari subclass menuju ke superclass.
Aggregation
Aggregation mengindikasikan keseluruhan bagian relationship dan biasanya disebut sebagai relasi.
32
d) Sequence Diagram Menurut Whitten dan Bentley (2007:382) Sequence diagram menggambarkan
hubungan
antara
objek
pada
use case
dengan
mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek. Oleh karena itu untuk menggambar sequence diagram maka harus diketahui objek-objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta metode-metode yang dimiliki class yang menjadi objek tersebut. Tabel 2.7 Notasi pada Class Diagram Komponen
Nama Komponen Actor
Keterangan Menggambarkan seseorang atau sesuatu (seperti perangkat, sistem lain) yang berinteraksi dengan sistem.
Actor Object Message
Menggambarkan pesan/hubungan antar obyekyang menunjukan urutan kejadian yang terjadi.
Message to Self
Menggambarkan pesan/hubungan obyek itu sendiri, yang menunjukan urutan kejadian yang terjadi.
33
Return Message
Menggambarkan pesan/hubungan antar obyek, yang menunjukan urutan kejadian yang terjadi.
Lifeline
Eksekusi obyek selama sequence (message dikirim atau diterima dan aktifasinya) Sequence Diagram
2.1.10 State Transition Diagram Menurut Whitten dan Bentley (2007:635) State Transition Diagram adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan urutan dan variasi layar yang dapat terjadi ketika user menggunakan sistem. STD dapat menjadi cukup besar ketika semua input, output dan layar lain yang ditambahkan ke diagram. Tabel 2.8 Notasi pada State Transition Diagram Komponen
Nama Komponen State
Keterangan Melambangkan
keadaan
atau
kondisi dari suatu sistem
Transition
Transisi dari satu aktifitas ke aktifitas berikutnya.
2.1.11 Internet Mengacu pada pendapat Ramadhan (2005:1), Internet adalah singkatan dari Interconnected Network. Internet merupakan sebuah sistem komunikasi
yang
mampu
menghubungkan
jaringan-jaringan
koputer
diseluruh dunia. Berbagai jenis komputer dengan spesifikasi yang berbeda beda dapat saling berkomunikasi melalui internet. Beberapa bentuk jaringan 34
yang berbeda - beda dapat saling bertukar informasi dan data melalui internet menggunkan seperangkat aturan yang disebut protokol TCP/IP. 2.1.12 Teknologi pada Web Menurut Sibero (2013 : 21) Web adalah suatu sistem yang berkaitan dengan dokumen digunakan sebagai media untuk menampilkan text, gambar, multimedia dan lainnya padajaringan internet. Berikut merupakan teknologi pada web : Browser
Menurut Williams dan Sawyer (2011: 64), browser atau web
browser adalah perangkat lunak yang mengizinkan pengguna untuk menemukan dan mengakses bagian beragam dari web. World
Wide Web (WWW) Menurut Williams dan Sawyer (2011: 62),
WWW atau biasa disebut web, adalah teknologi berbasis multimedia yang memungkinkan anda untuk mengakses lebih dari sekedar text, sehingga anda dapat mengunduh gambar, audio, video, animasi dan game interaktif Uniform
Resource Locator (URL) Menurut Williams dan Sawyer
(2011: 66), URL merupakan alamat situs web (unik atau tidak ada dua situs berbeda yang memiliki alamat yang sama) yang menunjuk pada potongan informasi khusus dibagian mana saja pada web. Hypertext
Transfer Protocol (HTTP) Menurut Williams dan Sawyer
(2011: 67), HTTP adalah aturan komunikasi yang memungkinkan browser tersambung ke server web melalu internet. 2.1.13 Software Berikut merupakan software yang digunakan oleh penulis dalam skripsi ini, antara lain : PHP My Admin Menurut Nugroho (2008 : 13) PHP My Admin adalah perangkat lunak bebas yang ditulis dalam bahasa pemrograman php yang digunakan untuk menangani administrasi database mySQL melalui World Wide Web (WWW). PHP My Admin mendukung berbagai operasi mySQL seperti mengelola basis data, tabel-tabel, relasi, index, hak akses dan lain-lain. 35
Adobe Dreamweaver CS5 Menurut Sibero (2013 : 384) Adobe Dreamweaver
merupakan
suatu
software
perancangan
dan
pengembangan web yang disediakan untuk web developer yang dikembangkan
oleh
Adobe
Systems
Inc.,
sebelumya
produk
Dreamweaver dikembangkan oleh Macromedia Inc. XAMPP Menurut Wicaksono (2008: 7), XAMPP ada sebuah software yang berfungsi untuk menjalankan website berbasis PHP dan menggunakan pengolah data MySQL pada LocalHost. XAMPP juga dapat disebut CPanel server virtual, yang dapat membantu melakukan preview sehingga dapat memodifikasi website tanpa harus onlin eatau terkoneksi dengan internet. FrameWorks CodeIgniter Menurut Awan Pribadi (2014:2) CodeIgniter adalah aplikasi open source yang berupa framework dengan model MVC(Model, View, Controller) untuk membangun website dinamis dengan menggunakan PHP. CodeIgniter memudahkan developer untuk membuat aplikasi web dengan cepat dan mudah dibandingkan dengan membuatnya dari awal 2.1.14 Interaksi Manusia dan Komputer A. Delapan Aturan Emas (8 Golden Rules) design User Interface Menurut Shneiderman (2010 : 88) ada delapan peraturan dalam merancang suatu user interface. Delapan aturan ini biasa disebut sebagai Eight Golden Rules of Inteface Design, yaitu : 1.
Mempertahankan konsistensi Bentuk konsistensi dalam perancangan antarmuka pengguna (user interface) meliputi penggunaan warna, layout, kapitalisasi, pemilihan jenis huruf, dan hal lainnya yang harus konsisten diterapkan secara keseluruhan.
2.
Memenuhi kegunaan yang umum Mengenali kebutuhan user yang beragam dan memudahkan dalam melakukan perubahan konten. Mencari perbedaan user pemula 36
dan user ahli, rentang usia, keterbatasan kemampuan fisik, perbedaan teknologi merupakan panduan dalam merancang interface. Menambahkan fitur-fitur untuk user pemula seperti menambahkan penjelasan, dan memberi fitur-fitur seperti shortcut untuk intermediate user dan untuk user ahli membuat tampilan yang kompleks dapat meningkatkan kualitas dari desain interface. 3.
Memberikan umpan balik yang informatif Pada setiap aksi yang dilakukan oleh user harus disediakan umpan balik. Umpan balik tersebut harus dapat memberikan visualisasi hasil dari aksi yang telah dilakukan oleh user.
4.
Merancang dialog penutupan Berinteraksi dengan komputer sama seperti berdialog. Aksi yang berurutan harus diorganisasi dan memiliki awal, tengah, maupun akhir. Penting bagi user untuk mengetahui kapan aksi tersebut berakhir. Umpan balik yang informatif pada saat sekumpulan aksi telah dilakukan memberikan user suatu kepuasan, rasa lega, dan indikasi bahwa user boleh melakukan aksi yang selanjutnya.
5.
Memberikan penanganan kesalahan yang sederhana Dalam merancang User Interface, sedapat mungkin sistem dirancang sehingga pengguna tidak dapat melakukan kesalahan fatal. Jika kesalahan terjadi, sistem dapat mendeteksi kesalahan dengan cepat dan memberikan mekanisme yang sederhana serta mudah dipahami untuk penanganan kesalahan.
6.
Memberikan
kemudahan
untuk
kembali
ke
tindakan
sebelumnya Dalam merancang User Interface, hal ini harus diperhatikan karena dapat mengurangi tingkat kekhawatiran pengguna dalam mengerjakan suatu hal, dengan adanya proses “undo”, jika pengguna melakukan kesalahan. Pengguna tidak perlu khawatir karena dapat mengembalikan kesalahan atau data yang benar 37
yang sebelumnya terhapus atau sudah dilewati. 7.
Mendukung pusat kendali internal (internal locus of control) Dalam merancang User Interface, pengguna ingin menjadi pengontrol sistem dan seharusnya sistem akan merespon tindakan yang dilakukan pengguna karena untuk mengurangi perasaan pengguan yang merasa bahwa sistem mengontrol pengguna. Sebaiknya sistem dirancang sedemikian rupa sehingga pengguna menjadi inisiator daripada responden.
8.
Mengurangi beban ingatan jangka pendek Dengan adanya keterbatasan ingatan manusia, maka pengguna membutuhkan tampilan yang sederhana atau tampilan yang sebaiknya disatukan, serta diberikan cukup waktu pelatihan untuk kode, mnemonic, dan urutan tindakan.
B. Lima Faktor Manusia Terukur Menurut Shneiderman (2010: 84) ada lima faktor manusia terukur yang harus diperhatikan dalam merancang suatu user interface agar pengguna dapat memahami perancangan User Interface. Berikut merupakan lima faktor manusia terukur : 1) Waktu Belajar Hal yang harus diperhatikan dalam merancang User Interface adalah waktu belajar pengguna dalam memahami User Interface yang telah dibuat, berapa lama pengguna belajar memahami rancangan User Interface. 2) Kecepatan Kinerja Dalam merancang User Interface, kecepatan kinerja menjadi hal yang harus terukur, kecepatan kinerja disini adalah kecepatan dalam melakukan suatu tugas/order pada suatu sistem. Hal ini penting, karena kecepatan juga menentukan seberapa menarik atau baiknya suatu sistem. 3) Tingkat Kesalahan Tingkat Kesalahan diukur dari berapa banyak kesalahan yang 38
dilakukan oleh pengguna saat menggunakan aplikasi ini. 4) Daya Ingat Daya ingat pengguna menjadi salah satu hal yang harus diperhatikan dalam merancang User Interface, manusia memiliki keterbatasan daya ingat dalam melakukan sesuatu. Hal ini menjadi hal yang harus diperhatikan, bahwa bagaimana kemampuannya setelah jangka waktu tertentu. 5) Kepuasan Subjektif Hal terakhir yang harus diperhatikan adalah kepuasan manusia terhadap rancangan User Interface, seberapa puaskah pengguna pada berbagai aspek sistem yang telah dirancang. 2.2
Teori yang Terkait Tema Penelitian Teori-teori yang akan dibahas yang terkait dengan tema penelitian adalah
sumber daya manusia, manajemen sumber daya manusia, sistem informasi manajemen kepegawaian seperti pendataan pegawai, absensi pegawai, penggajian pegawai, cuti pegawai, lembur pegawai, dan PHK pegawai. 2.2.1
Sumber Daya Manusia Menurut Edy Sutrisno (2009:3), Semula SDM merupakan terjemahan
dari
“human resources” namun ada pula ahli yang menyamakan sumber
daya manusia dengan “man power” (tenaga kerja). Bahkan sebagian orang menyertakan pengertian SDM dengan personal (personalia, kepegawaian, dsb). Sumber Daya Manusia merupakan satu-satunya sumber daya yang memiliki perasaan, keinginan, ketrampilan, pengetahuan, dorongan, daya, dan karya(rasio, rasa, dan karsa). Semua potensi SDM tersebut berpengaruh terhadap upaya organisasi dalam mencapai tujuan. Betapapun majunya teknologi, perkembangan informasi, ersedianya modal dan memadainya bahan, jika tanpa SDM sulit bagi organisasi itu untuk mencapai tujuannya.
39
2.2.2
Manajemen Sumber Daya Manusia Menurut Edy Sutrisno (2009:5), Manajemen Sumber Daya Manusia
adalah pengaturan sumber daya manusia yang mempengaruhi kinerja pegawai dalam organisasi yang akan memberikan nilai pada organisasi dimana pegawai berada. Sumber Daya Manusia merupakan aset yang paling berharga dalam perusahaan, tanpa manusia maka sumber daya perusahaan tidak akan dapat mengahasilkan laba atau menambah nilainya sendiri. 2.2.3
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Menurut Kadar Nurzaman (2014:286), sistem informasi manajemen
kepegawaian adalah segala hal yang berkaitan dengan perencanaan, pengembangan, pengelolaan, dan penggunaan alat bantu teknologi informasi untuk membantu manusia dalam menyelesaikan seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan dan pengelolaan informasi. Sistem informasi manajemen kepegawaian mempunyan banyak manfaat diantaranya pelacakan informasi data pegawai akan mudah dan cepat, pembuatan laporan dapat mudah dikerjakan, mengetahui pegawai yang akan naik lembur maupun cuti, dan memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian. 2.2.4
Pendataan Pegawai Menurut Edy Sutrisno (2009:15), pendataan pegawai adalah proses
mengumpulkan data pegawai yang bekerja di suatu perusahaan atau organisasi. Data yang dikumpulkan dapat berupa nama lengkap, alamat tempat tinggal, pendidikan, dan lain-lain. Faktor pendidikan biasanya menjadi syarat untuk duduk di sebuah jabatan, misalnya syarat untuk menjadi dosen maka harus menjadi sarjana. 2.2.5
Absensi Pegawai
Menurut Kadar Nurzaman (2014:205), absensi adalah suatu pendataan kehadiran, bagian dari pelaporan aktivitas suatu institusi, atau komponen institusi itu
sendiri yang berisi data kehadiran yang disusun dan diatur
sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan. 40
Sistem absensi terbagi menjadi dua kelompok, yaitu sistem absensi manual dan sistem absensi otomatis. Sistem absensi tentu lebih unggul karen memiliki keunggulan diantaranya lebih akurat dan lebih cepat dalam waktu pencatatan, proses, dan menghasilkan laporan, mengurangi faktor kesalahan manusia, mengurangi biaya sumber daya manusia, akses yang lebih baik terhadap data aktivitas pegawai, laporan yang lebih fleksibel dan dapat dihasilkan secara cepat dan mudah, data dapat digunakan untuk perangkat lunak lainnya, dan fitur-fiturnya dapat diperluas, seperti pelacakan pegawai secara online. 2.2.6
Penggajian Pegawai Menurut Veithzal Rivai (2008:360) gaji adalah balas jasa dalam
bentuk uang yang diterima karyawan sebagai konsekuensi dari kedudukannya sebagai seorang karyawan yang memeberikan
sumbangan tenaga dan
pikiran dalam mencapai tujuan perusahaan. Atau dapat juga
dikatakan
sebagai bayaran tetap yang diterima seseorang dari keanggotannya dalam sebuah perusahaan. 2.2.7
Cuti Pegawai Menurut Kadar Nurzaman (2014:220), cuti adalah ketidakhadiran
sementara,
dimana keadaan pegawai tidak masuk kerja yang telah
diberikan izin dalam jangka waktu tertentu. Jenis cuti y ang merupakan hak dari setiap pegawai y aitu cuti tahunan,
izin
melahirkan, cuti menjalankan ibadah agama,
kepentingan cuti
keluarga,
diluar
cuti
tanggungan
perusahaan. 2.2.8
Lembur Pegawai Menurut Kadar Nurzaman (2014:225), pengertian kerja lembur adalah
jadwal kerja yang direncanakan merujuk pada situasi dimana operasi itu telahdijadwalkan secara teratur untuk melampaui hari yang terdiri dari 8 jam yang normal. 40 jam seminggu. Di Indonesia, ketentuan kerja lembur diatur oleh Menteri Tenaga Kerja
dengan
dikeluarkannya 41
SK
Menteri
Tenaga
Kerja
No.
580/M/BM/BK/1992 pasal 2 dan 3, yang menyebutkan bahwa kerja lembur merupakan waktu dimana seorang pekerja bekerja melebihi dari jadwal waktu yang berlaku, yaitu 7 jam sehari dan 40 jam seminggu. 2.2.9
Pemutusan Hubungan Kerja Menurut Kadar Nurzaman (2014:337), Pemutusan Hubungan Kerja
(PHK) adalah pemecatan atau pemberhentian karyawan dari suatu perusahaan atau pengakhiran hubungan kerja karena suatu hal teretentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja dan perusahaan. Hal ini dapat terjadi karena pengunduran diri, pemberhentian oleh perusahaan, atau habis kontrak. Ada beberapa jenis PHK, yaitu PHK kondisi normal(sukarela) artinya apabila seseorang tidak lagi bekerja pada organisasi karena berhenti atas permintaan sendiri, berhenti karena sudah mencapai usia pensiun, dan karena meninggal dunia. PHK kondisi normal (tidak sukarela) atau pemberhentian tidak atas permintaan sendiri, melainkan karena suatu organisasi terpaksa mengurangi jumlah karyawannya dan karena adanya sanksi yang berat kepada pegawai sehingga berakibat pemutusan hubungan kerja. 2.3
Hasil Penelitian atau Produk Sebelumnya 1. Jurnal Sistem Informasi dan Komputerisasi Akuntansi JSIKA / R. F. Wafi, T.Wurijanto, T. Soebijono : Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian (Studi Kasus PKIS SEKAR TANJUNG Pasuruan) / Volume 1 / Nomor 1 / November 2013. Pusat Koperasi Industri Susu (PKIS) Sekar Tanjung, berlokasi di Desa Martupuro Purwosari Pasuruan, (PKIS) Sekar Tanjung berdiri pada 15 Desember 2000. PKIS Sekar Tanjung merupakan jasa mengolah susu segar menjadi susu ultra high temperature (UHT), setidaknya membutuhkan 10 ton liter susu untuk produksinya. Di dalam produksinya PKIS Sekar Tanjung kebanyakan melakukan jasa pengolahan susu UHT untuk perusahaan lain diantaranya seperti : Lintang Visikusuma, Green Field, Garuda Food,
42
Indolakto, Danone dan Kalbe Farma.Pusat Koperasi Industri Susu (PKIS) Sekar Tanjung saat ini memiliki pegawai kurang lebih sebanyak 604 orang. Dengan banyaknya jumlah pegawai, maka PKIS Sekar Tanjung tidak terlepas dari permasalahan Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada. Beberapa hal yang menyebabkan permasalahan Sumber Daya Manusia (SDM) di PKIS Sekar Tanjung antara lain terkait dengan data pegawai dan terbatasnya aplikasi, serta database pegawai untuk pengelolahannya. Pada PKIS Sekar Tanjung, untuk pencarian data informasi pegawai, pembuatan laporan serta untuk evaluasi pegawai masih dilakukan secara manual. Dengan pencarian data informasi secara manual ini masih memungkinkan terjadinya kesalahaan saat pencatatan, pembuatan laporan dan evaluasi kinerja, selain itu dengan pencarian secara manual akan memakan waktu yang cukup lama, sehingga akan menyebabkan kerugian bagi PKIS Sekar Tanjung, dengan lamanya pencarian data pegawai akan membuat pihak supervisor dan General Manager (GM) kesulitan dalam pengambilan keputusan dan evaluasi kinerja pegawai. Banyaknya data pegawai yang ada, serta masih terpisah-pisahnya antara satu data dengan data lainnya membuat HRD kesulitan dalam mengolah data menjadi informasi. Hal ini disebabkan karena sistem yang ada masih sederhana belum dapatmengolah data pegawai dengan baik, serta belum dapat meintegrasikan berkas-berkas (file) hardcopy dengan mengolah data pegawai yang ada. Kelemahan yang ada pada sistem sekarang mengakibatkan pihak Human resource Deparment (HRD) membutuhkan sebuah sistem yang dapat membantu dalam mengelola data pegawai menjadi sebuah informasi. Oleh sebab itu sebaiknya diadakan perbaikan pada sistem yang sudah berjalan dengan
mempertimbangkan
kebutuhan-kebutuhan
Human
Resource
Department (HRD). Sehingga dari kebutuhan-kebutuhan itu dibuat sebagai suatu sistem yang dapat menghasilkan suatu informasi tentang pegawai. Kemajuan teknologi informasi memberikan suatu peran yang sangat penting dalam kelancaran kegiatan perusahaan, seperti kemampuan untuk melakukan pengolahan, penyimpanan, dan pengaksesan informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat. Dengan adanya perangkat lunak, diharapkan data 43
yang ada dapat disimpan secara teratur, sehingga pengaksesan dan pengolahan data dapat disimpan dengan lebih mudah. Aplikasi sistem informasi kepegawaian yang dibuat diharapkan dapat membantu PKIS Sekar Tanjung dalam mengelola seluruh data yang ada dan dapat menampilakan laporan kepada General Manager atau supervisor. Hasil uji coba menunjukkan bahwa aplikasi yang dibangun telah berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Laporan-laporan yang dihasilkan, memberikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pihak manajemen. Data kepegawaian yang dimasukkan dalam percobaan ini adalah data data pegawai, data pelanggaran, data mutasi, data absensi,data training, data kontrak kerja. Adapun Implementasi Sistem yang dibuat yaitu Tampilan Login, Tampilan Master Pegawai, Tampilan Tambah Pegawai, Tampilan View Pegawai, dan Tampilan Laporan Pegawai. Berdasarkan hasil uji coba yang dilakukan dengan memberikan datadata dan melakukan evaluasi terhadap aplikasi rancang bangun sistem informasi (Study kasus PKIS Sekar tanjung), maka dapat ditarik kesimpulan adalah sistem informasi kepegawaian pada PKIS Sekar tanjung dapat membantu mengolah data pegawai yang ada serta dapat menampilkan seluruh laporan yang dibutuhkan untuk memperlancar aktivitas harian perusahaan dan laporan yang dihasilkan diharapkan dapat membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan. Adapun beberapa saran yang dapat diberikan kepada peneliti berikutnya apabila ingin mengembangkan aplikasi yang telah dibuat ini agar menjadi lebih baik yaitu Pengembangan kedepannya untuk teknologi saat ini laporan yang dibuat oleh HRD dapat diakses menggunakan smartphone maupun komputer dirumah agar GM maupun supervisor dapat selalu memantau perkembangan didalam perusahaan saat berada diluar perusahaan. Selain itu, Proses kehadiran yang dibuat pada program ini sebatas memasukan username berdasarkan nik dan password yang dimiliki pegawai kedalam sistem menggunakan inputan keyboard, yang nanti kedepannya bisa di ganti menggunakan Fingerprint Verification atau juga bisa menggunakan
44
Facial Recognition dengan menggunakan camera untuk mengurangi kecurian saat absen dengan alasan lupa password, titip absen dan lainnya. 2. Jurnal Teknologi Informasi / Dedy Agung Prabowo, Edi Noersasongko, Mohamad Sidiq : Sistem Informasi Manajemen Penerimaan CPNS Wilayah Jawa Tengah Berbasis Web / Volume 6 / Nomor 2 / Oktober 2010. Pemanfaatan teknologi digital (Electronic Digital Service) telah melahirkan sebuah bentuk mekanisme birokrasi pemerintahan yang baru dengan
istilah
Electronic
Government
(e-Government).
Hal
ini
memperlihatkan sebuah keinginan bertransformasinya bentuk interaksi antara pemerintah dengan masyarakat yang terlampau birokratis menjadi mekanisme hubungan interaksi yang jauh lebih bersahabat. Perubahan yang diharapkan adalah paradigma birokrasi terdahulu yang terkenal dengan proses yang lambat, boros, dan sangat fungsional menjadi sebuah paradigma kinerja pemerintah yang cepat, murah, dan berorientasi pada proses agar dapat memberikan dukungan yang signifikan dan kompetitif bagi masyarakat. Banyak manfaat yang akan didapat bagi pemerintah dengan menerapkan e-Government. Manfaat yang akan didapat adalah Memperbaiki kualitas pelayanan pemerintah kepada masyarakat, Meningkatkan transparasi, kontrol, dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintah dalam rangka penerapan Good Corporate Governance , Mengurangi secara signifikan total biaya administrasi, relasi, dan interaksi yang dikeluarkan pemerintah maupun masyarakat untuk keperluan aktifitas sehari-hari, dll. Melihat manfaat implementasi e-government diatas maka sebaiknya pelaksanaannya harus segera dan tidak dapat ditunda-tunda. Selain itu harus dilaksanakan secara serius dibawah suatu kepemimpinan dan kerangka pengembangan yang holistik, yang pada akhirnya akan memberikan / mendatangkan keunggulan kompetitif. Dalam struktur organisasi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002 tentang Pengadaan Pegawai Negeri Sipil bagian yang bertanggung jawab mengenai penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil adalah Bidang Kepegawaian dimana bidang kepegawaian mendapatkan 45
data jumlah formasi yang dibutuhkan untuk proses penerimaan CPNS dari Bidang Informasi Kepegawaian. Tanggung jawab dari Bidang Informasi Kepegawaian adalah melaksanakan system informasi kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan memfasilitasi pengembangan system informasi kepegawaian pada instansi daerah di wilayah kerjanya. Bidang Informasi Kepegawaian menyelenggarakan fungsi antara lain : a.
Penyiapan data masukan hasil mutasi kepegawaian.
b.
Pelaksanaan penyuntingan dan penyandian data kepegawaian.
c.
Pelaksanaan pengolahan data kepegawaian.
d.
Penyelenggaraan system kepegawaian dan pertukaran informasi.
e.
Pengelolaan arsip kepegawaian. Proses penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil mempunyai cakupan
data yang sangat besar dan wilayah yang luas. Hal ini tentunya menimbulkan kendala-kendala dalam proses pengelolaannya. Berikut ini deskripsi permasalahan yang dihadapi seputar penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil Provinsi Jawa Tengah
yaitu Pendataan dalam proses penerimaan Calon
Pegawai Negeri Sipil masih bersifat tertutup (off-line) ; Proses pengelolaan data kepegawaian meliputi perencanaan, penganggaran, pengadaan, mutasi, dan pension; masyarakat juga tidak mempunyai akses terbatas mengenai data data pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah.
46
