BAB 2 LANDAS AN TEORI
2.1
Teori-Teori Dasar/Umum 2.1.1
Pengertian Sistem M enurut Bentley dan Whitten (2007, p6), sistem merupakan kumpulan dari komponen berhubungan yang berfungsi bersama untuk mencapai hasil yang diinginkan M enurut Wasson (2006, p18), sistem merupakan sekumpulan elemen yang terintegrasi, dimana setiap elemen mempunyai kapabilitas yang sudah ditetapkan batasnya, bekerja secara sinergis untuk menyediakan
proses
penambahan
nilai
yang
memungkinkan
penggunanya untuk memenuhi kebutuhan operasional di dalam lingkungan organisasi yang sudah ditetapkan dengan hasil yang sudah ditetapkan dan kemungkinan berhasilnya. Dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan komponen berhubungan yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu, dengan merubah input yang ada menjadi output yang merupakan hasil yang diingikan. 2.1.1.1 Komponen Sistem M enurut O’Brien (2006, p29), sistem memiliki tiga komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi: 9
10
• Input melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang memasuki sistem untuk diproses. • Pemrosesan melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output • Output melibatkan perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya.
Selain tiga komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi tersebut, sistem juga memiliki dua komponen tambahan : • Umpan balik adalah data mengenai kinerja sistem. • Pengendalian
melibatkan
pengawasan
dan
pengevaluasian umpan balik untuk menetapkan apakah sistem bergerak menuju pencapaian tujuan atau tidak
2.1.2
Pengertian Informasi M enurut Rainer dan Cegielski (2011, p10), informasi merupakan data yang sudah diolah, sehingga mempunyai nilai dan arti kepada orang yang menerimanya.
11
M enurut Bentley dan Whitten (2007, p21), informasi adalah data yang sudah diolah atau diorganisir menjadi bentuk yang sudah mempunyai arti untuk seseorang. Informasi dibentuk dari kombinasi dari data yang diharapkan mempunyai arti kepada penggunanya. Dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan kumpulan dari data yang sudah diolah, sehingga mempunyai arti bagi penggunyanya. 2.1.3
Sistem Informasi 2.1.3.1 Konsep dan Definisi M enurut Rainer dan Cegielski (2011, p38), sistem informasi merupakan proses mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisis serta menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Bentley dan Whitten (2007, p6) menuturkan bahwa sistem informasi merupakan pengarahan dari orang, data, proses, dan teknologi
informasi
yang
saling
berinteraksi
untuk
mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan output berupa informasi yang dibutuhkan perusahaan. Pada Jurnal Piranti Warta M ulyo, Darmadi(2008,p360)
menyatakan
Setiawan
bahwa Sistem
dan
informasi
cenderung berkembang dan menjadi lebih formal ketika perusahaan berkembang dan menjadi lebih kompleks. Sistem
12
informasi suatu perusahaan dalam dunia bisnis dan pemerintahan mempunyai tiga sasaran utama menyediakan mendukung operasi harian,
dan
menyediakan
informasi
yang
menyangkut
pengelolaan kekayaan. M enurut Rainer dan Turban (2009, p6-7), salah satu tujuan utama dari sistem informasi yaitu untuk memproses data menjadi informasi dan pengetahuan secara ekonomis. • Data Items, merujuk kepada deskripsi dasar dari benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang dicatat, digolongkan, dan disimpan, tetapi belum diolah sehingga belum mempunyai arti. • Information, merupakan data yang sudah diolah sehingga sudah mempunyai arti dan nilai kepada penerimanya. • Knowledge, terdiri dari data dan informasi yang sudah diolah dan diproses untuk menyampaikan pengertian, pengalaman, pembelajaran, dan keahlian yang diterapkan terhadap masalah bisnis yang ada. Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah proses mengumpulkan,
menyimpan,
dan
menganalisis
serta
menyebarkan informasi yang merupakan kombinasi dari orang,
13
hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, merubah, dan menyebarkan informasi di dalam organisasi 2.1.3.2 Komponen Sistem Informasi Terdapat beberapa komponen utama dari sistem informasi menurut Rainer dan Cegielski (2011, p40) : • Hardware, merupakan perangkat seperti monitor, keyboard, dan printer. • Software, merupakan kumpulan program yang menghubungkan hardware untuk melakukan pemrosesan data. • Database, merupakan kumpulan dari table atau fields yang mengandung data di dalamnya. • Network, merupakan sistem penghubung yang memungkinkan komputer berbeda untuk berbagi sumber daya • Procedures, merupakan satu set dari instruksi bagaimana untuk menggabungkan komponen – komponen di atas untuk memproses informasi. • People, adalah individu yang menggunakan hardware dan software, berhubungan dengannya atau menggunakan output.
14
2.1.3.3 Dampak Penerapan Sistem Informasi Rainer dan Turban (2009, p6) mengatakan bahwa salah satu tujuan utama dari sistem informasi yaitu untuk memproses data menjadi informasi dan knowledge. Sistem Informasi mempunyai beberapa dampak terhadap perusahaan dan sosial , berikut ini beberapa dampak dari implementasi dan penerapan sistem informasi di perusahaan ,menurut Rainer dan Turban (2009, p33) : • IT akan mengurangi jumlah dari M anajer tingkat menengah • IT akan merubah pekerjaan M anajer • IT akan berdampak terhadap pekerjaan karyawan • IT berdampak terhadap kesehatan dan keamanan karyawan • IT membuka peluang untuk masyarakat yang mempunyai ”kekurangan” • IT meningkatkan kualitas hidup. 2.1.4
Pengertian Proses Bisnis M enurut Rainer & Cegeilski (2011, p7), proses bisnis merupakan aktivitas saling terkait yang menghasilkan jasa berupa nilai kepada
15
perusahaan, partner bisnis, dan atau kepada customer-nya. Setiap proses mempunyai input dan output, serta setiap aktivitasnya dapat diukur. Jones dan Rama (2006, p18) mengatakan bahwa proses bisnis adalah tindakan yang dilakukan oleh bisnis untuk memperoleh, memproduksi dan menjual barang dan jasa. Terdapat cycle yang umumnya terdapat di suatu perusahaan, cycle tersebut yaitu : 9 Acquisition , mengacu kepada proses dari membeli barang dan jasa. 9 Conversion , mengacu kepada proses merubah sumber daya yang ada menjadi barang dan jasa. 9 Revenue , mengacu kepada proses menyediakan barang dan jasa kepada customer. Dapat disimpulkan bahwa proses bisnis merupakan satu set aktivitas / tindakan yang merubah
input, melalui proses dan
menghasilkan output berupa jasa dan barang, dan juga nilai bagi perusahaan, partner bisnis dan atau customer-nya.
Input
Process
Output
Gambar 2.1. Proses Bisnis
16
2.1.5
Pengertian Analisis Sistem M enurut M cLeod (2007, p74), analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau memperbaharui sistem yang telah ada. M enurut Bentley dan Whitten (2007, p 32-33), analisis sitem merupakan
pembelajaran
dari masalah
bisnis
yang ada untuk
merekomendasikan perbaikan dan menetapkan kebutuhan bisnis serta prioritasnya. Analisis sistem dimaksudkan untuk memberikan tim proyek pengertian yang mendalam tentang masalah dan kebutuhannya. Area bisnis akan dipelajari dan dianalisis untuk memperoleh pengertian yang mendetail dari apa yang dikerjakan, apa yang dibutuhkan dan tidak dibutuhkan. Analisis sistem membutuhkan kerjasama dengan pengguna user untuk dapat menetapkan dengan jelas kebutuhan dan harapan dari sistem yang akan dibeli atau dikembangkan. Dapat pembelajaran
disimpulkan atas
merekomendasikan
analisis
sistem
masalah
bisnis
dengan
perancangan
atau
perbaharuan
memenuhi kebutuhan bisnis.
bahwa
merupakan
tujuan
untuk
sistem untuk
17
2.1.6
Evaluasi M enurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008, p384), evaluasi adalah penilaian yang hasilnya hingga saat ini belum diperoleh, upaya penilaian teknis dan ekonomi. M enurut Vincent (2006, p16), evaluasi merupakan fungsi manajemen yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu dan setelah suatu kegiatan telah berlalu. Selain itu, evaluasi merupakan salah satu fungsi dari manajemen program. Evaluasi dilakukan terhadap seluruh atau sebagai unsur-unsur program serta terhadap pelaksanaan program. Evaluasi program harus dapat diselenggarakan secara terus-menerus, berkala, dan atau sewaktuwaktu. Kegiatan evaluasi ini dapat dilakukan pada saat sebelum, sedang, atau setelah program dilaksanakan untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai, apakah program sesuai dengan rencana, dan atau dampak apa yang terjadi setelah program dilaksanakan. Evaluasi program berguna bagi pengambilan keputusan untuk menetapkan apakah program akan dihentikan, diperbaiki, dimodifikasi, diperluas, atau ditingkatkan.(Vincent, 2006, p28). Jadi, evaluasi merupakan suatu penilaian yang berguna dalam pengambilan keputusan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu mengenai kesesuaian atas suatu kegiatan.
18
2.1.7
Teknik Pengumpulan Data M enurut Sugiyono (2008. p193), Pengumpulan data dapat dilakukan dalam berbagai setting, berbagai sumber, dan berbagai cara. Bila dilihat dari setting-nya, data dapat dikumpulkan pada setting alamiah, pada laboratorium dengan metode eksperimen, di rumah dengan berbagai responden, pada suatu seminar, diskusi, dll. Bila dilihat dari sumber datanya, maka pengumpulan data dapat menggunakan sumber primer, dan sumber sekunder. Sumber primer adalah sumber data yang langsung memberikan data kepada pengumpul data, dan sumber sekunder merupakan sumber yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpulan data. Selanjutnya bila dilihat dari segi cara atau teknik pengumpulan data, maka teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan interview, kuesioner, observasi, dan gabungan ketiganya. 2.1.7.1 Interview (wawancara) M enurut Sugiyono (2008, p.194), wawancara digunakan sebagai teknik
pengumpulan
data,
apabila peneliti ingin
melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui halhal
dari
responden
yang
lebih
mendalam
dan
jumlah
respondennya sedikit. Teknik pengumpulan data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau setidak
19
tidaknya pada pengetahuan atau keyakinan pribadi. Wawancara tersebut dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka (face to face) maupun dengan menggunakan telepon. Wawancara terbagi 2 jenis, yaitu : a) Wawancara terstruktur M enurut Sugiyono (2008, p194-195), wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh. Dengan wawancara terstruktur ini, setiap responden diberi pertanyaan yang sama, dan
pengumpul data mencatatnya. Dengan
wawancara
terstruktur ini pula, pengumpulan data dapat menggunkaan beberapa pewawancara sebagai pengumpul data. Dalam melakukan wawancara, selain harus membawa instrumen sebagai pedoman untuk wawancara, maka pengumpul data juga dapat menggunakan alat bantu seperti tape recorder, gambar, brosur dan material lain yang dapat membantu pelaksanaan wawancara menjadi lancar. b) Wawancara tidak terstruktur M enurut Sugiyono (2008, p197), wawancara tidak terstruktur adalah
wawancara yang bebas
dimana peneliti tidak
20
menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan data. Pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa garis garis besar permasalahan yang akan ditanyakan. Wawancara tidak terstruktur atau terbuka, sering digunakan dalam penelitian pendahuluan atau malahan untuk penelitian yang lebih mendalam tentang responden. Dalam wawancara tidak terstruktur, peneliti belum mengetahui secara persis data apa yang akan
diperoleh,
sehingga peneliti lebih
banyak
mendengarkan apa yang diceritakan oleh responden. 2.1.7.2 Observasi M enurut Sugiyono (2008, p.203), observasi sebagai teknik pengumpulan
data
mempunyai
ciri
yang
spesifik
bila
dibandingkan dengan teknik lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Jika wawancara dan kuesioner secara berkomunikasi dengan orang, maka observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga obyek-obyek alam yang lain. Teknik pengumpulan data dengan observasi digunakan bila, penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar. M enurut Sugiyono (2008, p203), dari segi proses pelaksanaan pengumpulan data, observasi dapat dibedakan
21
menjadi participant observation (observasi berperan serta) dan non-participant observation. a. Observasi Berperan Serta (Participant Observation) M enurut Sugiyono (2008, p203) dalam observasi ini, peneliti terlibat dengan kegiatan sehari-hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian. Dengan observasi partisipan ini, maka data yang diperolah akan lebih lengkap, tajam, dan sampai mengetahui pada tingkat makna dari setiap perilaku yang Nampak. b. Observasi non-partisipan (non-Participant Observation) M enurut Sugiyono (2008, p204), kalau dalam observasi partisipan peneliti terlibat langsung dengan aktivitas orangorang
yang
sedang
diamati,
maka
dalam
observasi
nonpartisipan peneliti tidak terlibat dan hanya sebagai pengamat independen Pengumpulan data dengan observasi nonpartisipan
ini tidak
akan
mendapatkan
data yang
mendalam, dan tidak sampai pada tingkat makna. M enurut Sugiyono (2008, p203), dari segi instrumentasi yang digunakan, maka observasi dapat dibedakan menjadi observasi terstruktur dan tidak terstruktur. a. Observasi terstruktur
22
M enurut Sugiyono (2008, p204), observasi terstruktur adalah observasi yang telah dirancang secara sistematis, tentang apa yang akan diamati, di mana tempatnya. Jadi, observasi terstruktur dilakukan apabila peneliti telah tahu dengan pasti tentang variabel apa yang akan diamati. Pedoman wawancara terstruktur atau angket tertutup dapat juga digunakan sebagai pedoman untuk melakukan observasi. b. Observasi tidak terstruktur M enurut Sugiyono (2008, p205), observasi tidak terstruktur adalah observasi yang tidak dipersiapkan secara sistematis tentang apa yang akan diobservasi. Hal ini dilakukan karena peneliti tidak tahu secara pasti tentang apa yang akan diamati. Dalam melakukan pengamatan, peneliti tidak menggunakan intrumen yang telah baku, tetapi hanya berupa rambu-rambu pengamatan. 2.1.7.3 Kuesioner M enurut Sugiyono(2008, p199) kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya. Kuisioner merupakan teknik pengumpulan data yang efisien bila peneliti tahu dengan pasti variabel yang akan diukur dan tahu apa yang bisa diharapkan dari responden.
23
Selain itu, kuesioner juga cocok digunakan bila jumlah responden cukup besar dan tersebar di wilayah yang luas. Kuesioner dapat berupa pertanyaan/ pernyataan tertutup atau terbuka, dapat diberikan kepada responden secara langsung atau dikirim melalui pos, atau internet.
2.1.8 Teori Skala Likert M enurut Sugiyono (2008, p132), skala Likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang fenomena sosial. Dalam penelitian, fenomena sosial ini telah ditetapkan secara spesifik oleh peneliti, yang selanjutnya disebut sebagai variable penelitian. Dengan skala Likert, maka variable yang akan diukur dijabarkan menjadi indikator variabel. Kemudian indicator tersebut dijadikan sebagai titik tolak untuk menyusun item-item instrument yang dapat berupa pernyataan atau pertanyaan. Jawaban setiap item instrument yang menggunakan skala Likert mempunyai gradasi dari sangat positif sampai sangat negatif, yang dapat berupa kata – kata antara lain : a. Sangat setuju
a. Selalu
b. Setuju
b. Sering
c. Ragu – ragu
c. Kadang-kadang
24
d. Tidak setuju
d. Tidak pernah
e. Sangat tidak setuju
a. Sangat positif
a. Sangat baik
b. Positif
b. Baik
c. Negatif
c. Tidak baik
d. Sangat negative
d. Sangat tidak baik
Untuk keperluan analisis kuantitatif, maka jawaban itu dapat diberi skor, misalnya :
2.2
1. Setuju/selalu/sangat positif diberi skor
5
2. Setuju/sering/positif diberi skor
4
3. Ragu-ragu/kadang-kadang/netral diberi skor
3
4. Tidak setuju/hampir tidak pernah/negatif diberi skor
2
5. Sangat tidak setuju/tidak pernah diberi skor
1
Teori – Teori Khusus 2.2.1
Enterprise Resource Planning (ERP). 2.2.1.1 Pengertian ERP M enurut Jones dan Rama (2006, p18), Enterprise Resource Planning adalah sistem manajemen bisnis yang
25
mengintegrasikan seluruh aspek dari proses bisnis, termasuk subsistemnya. M enurut Noerlina pada jurnal piranti warta(2008,p268) sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material, dan kapasitas. M enurut Rainer dan Turban (2009, p33), sistem ERP didesain untuk mengatasi kekurangan dari komunikasi antara area fungsional dari sistem informasi, dimana sistem tersebut dikembangkan sendiri dan terpisah, sehingga tidak dapat berhubungan secara efektif dengan yang lain. Sistem ERP mengatasi masalah ini dengan mengintegrasikan area fungsional dari sistem informasi melalui database yang sama. Bentley dan Whitten (2007, p26 – 27) menuturkan bahwa solusi yang ditawarkan dari ERP menyediakan fungsi inti dari sistem informasi untuk seluruh bisnis. Biasanya perusahaan harus melakukan redesign dari proses bisnisnya untuk menggunakan ERP. Kebanyakan perusahaan masih harus menambahkan ERP
26
dengan aplikasi software yang dikostumisasi untuk memenuhi kebutuhan bisnisnya yang unik 2.2.1.2 Sejarah ERP M enurut Wijaya (2009, p15-22), sistem ERP telah ada sejak tahun 1960an, dimana awalnya hanya berfokus pada sistem fabrikasi untuk pengendalian persediaan. Dan sekarang ini, sistem ERP banyak mengalami evolusi pergeseran dari pengendalian menjadi pengelolaan sumber daya.
Tabel 2.1. Sejarah sistem ERP Tahun
Peristiwa
1960an
Sistem Fabrikan fokus kepada pengendalian Inventory (Inventory Control).
1970an
Fokus bergeser pada M RP (Material Requirement Planning) yang menerjemahkan jadwal utama suatu produk menjadi kebutuhan berbasis time phased net untuk perencanaan dan pengadaan
barang sebagian
jadi,
komponen maupun bahan baku. 1980an
M RP-II (Manufacturing Resource Planning) berkembang mencakup pengelolaan operasi produksi (shop floor) dan aktivitas pengelolaan distribusi.
27
1990an
M RP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas rekayasa, keuangan, sumber daya manusia, pengelolaan proyek yang melingkupi hampir semua aktivitas sistem organisasi usaha (business enterprise), yang kemudian dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning (ERP).
2000an
Entended ERP menjadi ERP-II.
– sekarang
Dalam situasi krisis ekonomi seperti sekarang ini, maka penetapan sistem ERP tidak hanya sekedar memberikan suatu informasi bagi pengguna, tetapi dituntut dapat memberikan alternatif keputusan yang diperlukan bagi level managerial untuk pengambilan keputusan lebih lanjut, terutama dapat memberikan solusi bisnis dan dapat memenangkan persaingan bisnis bagi suatu perusahaan. Tujuan perubahan perluasan sistem ERP berdasarkan kebutuhan bagi suatu organisasi adalah untuk dapat berkompetitif dan memenangkan persaingan bisnis sehingga suatu organisasi dituntut untuk memberikan informasi yang akurat, up-to-date, dan informative bagi pengambilan keputusan lebih lanjut. Berikut adalah tahapan perubahan atau evolusi dalam sistem ERP.
28
Awalnya sejak tahun 1960an, peranan sistem ERP hanya pada area fungsional sebagai pengendalian Inventory dan produksi saja yang dikenal dengan istilah Material Requirement Planning. Kemudian sejak tahun 1970an, sistem ERP mengalami perluasan pada areal fungsional Finance dan Human Resource Management yang
dikenal dengan
istilah Manufacturing
Resource Planning (M RP II). Kemudian sejak tahun 2000an hingga sekarang, sistem ERP telah mengalami perluasan pada semua area fungsional suatu organisasi, yaitu Sales and Marketing, Customer Support, dan Supplier Management yang dikenal dengan istilah Extended ERP (ERP II). M enurut Wijaya (2009, p 17) Perkembangan sistem ERP telah mengalami evolusi yang cukup drastis hingga mencapai bentuk seperti yang sekarang dikenal. Tahapan perkembangan sistem ERP adalah sebagai berikut: Tahap 1: Material Requirement Planning Tahap 2: Close Loop M RP Tahap 3: Manufacturing Resource Planning (M RP II) Tahap 4: Enterprise Resource Planning Tahap 5: Extended ERP (ERP II)
29 2000an
Extended ERP (ERP II)
1990an
Enterprise Resource Planning (ERP)
1980an
Manufacturing Resource Planning (MRP II) Close Lop MRP
1970an
Material Requirement Planning
1960an
Arel Fungsi onal
Supplier Mgt
Inventor y Mgt
Produ ction
Enginee ring
Finance
Human Resource Mgt
Deliv ery
Sales & Marketing
Customer Support
Gambar 2.2. Tahapan Evolusi Sistem ERP 2.2.1.3 Konsep dan Arsitektur ERP M enurut Wijaya (2009, p26-28), Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan singkatan dari tiga elemen kata Enterprise (Perusahaan/Organisasi), Resource (Sumber Daya), dan Planning (Perencanaan). Tiga kata tersebut mencerminkan sebuah konsep yang berujung pada kata kerja, yaitu Planning. Dengan demikian, berarti ERP menekankan kepada aspek perencanaan. Integrasi dalam konsep sistem ERP berhubungan dengan interpretasi sebagai berikut: • M enghubungkan antara berbagai aliran proses bisnis • M etode dan teknik berkomunikasi
30
• Keselarasan dan sinkronisasi operasi bisnis • Koordinasi operasi bisnis Perusahaan adalah organisasi yang terstruktur, baik dalam perencanaan maupun dalam pelaksanaan aktivitas. Untuk itu, dalam pelaksanaan operasionalnya untuk memperoleh tujuan organisasi, ditentukan keberhasilan dalam menangani faktor eksternal dan faktor internal. Salah satu faktor internal adalah sistem ERP, yang dapat dikatakan sebagai back bone dalam mendukung sistem operasional yang dapat mempengaruhi kemampuan kompetitif perusahaan. Enterprise digunakan untuk menggambarkan situasi bisnis secara umum dalam satu entitas korporat, dalam berbagai ukuran, mulai dari bisnis ukuran kecil hingga bisnis multinasional. Secara konsep, dapat dikatakan bahwa enterprise dapat digambarkan sebagai sebuah kelompok orang dengan tujuan tertentu yang memiliki
sumber
daya untuk
mencapai tujuan
tertentu.
Organisasi/Perusahaan dibagi-bagi menjadi unit-unit dengan fungsi-fungsi tertentu, seperti fungsi personalia, keuangan, pemasaran, pengadaan, dan analisis masing-masing. Enterprise secara keseluruhan organisasi dianggap sebagai sebuah sistem dan masing-masing fungsi adalah subsistem. Informasi mengenai semua fungsi disimpan dan dikelola secara terpusat dan tiap
31
fungsi dapat
diakses
sesuai
kebutuhan
sehingga terjadi
transparansi informasi bagi tiap-tiap fungsi untuk mendukung pekerjaan sebagai upaya mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan. Resource merupakan sumber daya yang berupa aset perusahaan, seperti aset keuangan, sumber daya manusia, konsumen, supplier, order, teknologi, dan strategi. Resource dapat meliputi semua hal yang menjadi tanggung jawab dan tantangan manajemen untuk dikelola agar dapat menghasilkan keuntungan bagi organisasi secara keseluruhan. Jadi, Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan. Konsep dasar ERP dapat diterjemahkan sebagai berikut: ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan,
32
yang meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam dan melintasi area fungsional dalam sebuah organisasi. ERP merupakan satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan antarmuka di seluruh enterprise.
Gambar 2.3. Konsep Sistem ERP
33
2.2.1.4 Infrastruktur ERP M enurut Wijaya (2009, pp22-pp26), sebelum suatu perusahaan menggunakan sistem ERP, maka perlu dibangun suatu pondasi yang kuat, seperti infrastruktur dan bisnis proses. Hal ini dikarenakan, jika pondasi yang dibangun kurang kuat, maka yang terjadi adalah bukan keuntungan yang diperoleh dari sistem ERP, melainkan seperti bom waktu saja yang akhirnya mengalami kegagalan sistem ERP. Infrastruktur merupakan hal utama dalam perencanaan pemakaian sistem ERP. Karena dengan adanya infrastruktur yang kuat, maka dapat dikatakan bahwa perusahaan telah membangun pondasi yang kuat. Secara umum, infrastruktur sistem ERP yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut: • People Orang-orang yang terlibat dalam penerapan sistem ERP merupakan faktor yang sangat penting, terutama dalam hal komitmen waktu, dukungan top management, rasa memiliki (sense of belonging), keterlibatan (involvement), semangat (spirit), dan rasa perlawanan yang minimum (resistance). Hal ini dimulai saat
pemilihan
sistem ERP,
pelaksanaan,
penyelesaian, dan pemeliharaan (maintenance). Pada saat pelaksanaan implementasi, top management dengan didukung
34
level managerial dapat menjadi motor penggerak untuk mengendalikan
dan
mengevaluasi
jalannya pelaksanaan
implementasi. Demikian pihak konsultan tetap peduli untuk memberikan support dan memberikan dokumentasi yang jelas. • Process Berkaitan dengan proses bisnis berjalan dan proses bisnis ke depan
dengan
penerapan
sistem ERP.
Dalam proses
implementasi sistem ERP, harus ada control dari tiap bagian. Hal terpenting dalam proses yang merupakan acuan utama dalam melakukan implementasi sistem ERP adalah sebelum mengambil keputusan menggunakan sistem ERP, maka perusahaan harus sudah memiliki prosedur bisnis yang baik yang akan diterapkan dalam implementasi sistem ERP. • Technology Penerapan sistem ERP identik dengan infestasi yang relatif lebih besar, dimana teknologi meliputi dari infrastruktur jaringan, hardware, dan software. Jaringan yang dibangun adalah jaringan untuk internal (Local Area Network), dan untuk eksternal (Wide Area Network). Untuk hardware, lebih baik
jika melihat
dari karakteristik software,
apakah
kompatible atau hanya bisa diinstal pada hardware tertentu. Untuk database, umumnya memakai relational database, di
35
mana arsitekturnya sudah menggunakan client server, dan untuk beberapa sistem ERP tertentu sudah ada yang menggunakan web based.
Technology Operation
People
Process
Gambar 2.4. Komponen Infrastruktur ERP 2.2.2
ORACLE Oracle menyediakan sistem hardware dan software bisnis yang paling lengkap, terbuka dan terintegrasi di dunia kepada 370.000 customernya – termasuk 100 perusahaan dari majalah Fortune 100 – yang terdiri dari berbagai macam ukuran dan industri di lebih dari 145 negara di seluruh dunia. Kombinasi dari Oracle dan Sun memberikan customer keuntungan dengan sistem terintegrasi yang lebih cepat, dapat dipercaya
dan
biaya
yang
lebih
(http://www.oracle.com/us/corporate/welcome/index.html)
rendah.
36
Dalam e-book Oracle E-Business Suite 3rd Edition yang dikeluarkan oleh ISACA (2010, p7) Produk dari Oracle Corp. dapat dikategorikan kedalam dua area, yaitu system software dan aplikasi. System software meliputi sebuah platform untuk mengembangkan dan menyebarkan aplikasi pada internet dan intranet perusahaan. Produk dari system software meliputi database management software ; application server software; dan development tools yang memungkinkan user untuk membuat, mengambil dan memodifikasi berbagai tipe data yang disimpan di dalam computer. Aplikasi dari Oracle Corp., yang sekarang dapat didesain untuk diakses dengan web browser standar pada computer client, mengotomatisasi kinerja dari proses dan fungsi bisnis untuk Asset Lifecycle Management, Customer Relationship Management, ERP, Supply Chain Management, Product Lifecycle Management, Procurement and Manufacturing. Software ini berjalan pada berbagai macam komputer, meliputi central and distributed processing servers, mainframes, workstations, personal computers, laptop computers , information appliances dan juga dapat dijalankan pada beberapa operating systems, termasuk Windows dan UNIX.
37
2.2.3
ORACLE E-Business Suite M enurut Passi dan Ajvaz (2010, p2), Oracle E-Business Suite merupakan paket software yang memungkinkan organisasi untuk memanage proses bisnis utama, pasar menyebutnya dengan nama lain seperti Oracle Enterprise Resource Planning (ERP), Oracle Apps, Oracle Applications, Oracle Financials, e-Biz dan EBS (E-Business Suite). Dulu, banyak organisasi dan perusahaan mengembangkan sendiri software untuk mengotomatisasi proses bisnis mereka, dengan kata lain mereka men-develop software secara in-house. Kebanyakan software yang dikembangkan sendiri oleh perusahaan cocok dengan kebutuhan dari bisnis mereka. Bagaimanapun juga, alur bisnis dan proses seperti accounting, procurement, human resource, dan order management hampir sama dan umum pada semua perusahaan. Oracle E-Business Suite menawarkan hampir semua proses bisnis yang
digunakan
oleh
perusahaan.
Perusahaan
dapat
mengimplementasikan modul yang dibutuhkan dalam bisnisnya sesuai dengan kebutuhan dan terintegrasi dengan arsitektur dari E-Business Suite. Hal ini mempersatukan informasi agar tersedia di semua bagian organisasi, yang juga mengurangi biaya dari Information Technology dan membantu menjalankan bisnis lebih efektif.
38
Produk
yang
ditawarkan
di
dalam
E-Busniess
Suite
dikelompokkan ke dalam product families. Beberapa dari product families yang utama seperti : o Financials o Procurement o Customer Relationship Management (CRM ) o Project Management o Supply Chain Planning and Management o Discrete Manufacturing o Process Manufacturing o Order Management o Human Resource Management (HRM S) o Applications Technology
39
Gambar 2.5. Oracle E-Business Suite-shared data model Gambar di atas menjelaskan bahwa data umum di aplikasi dapat digunakan kembali atau informasinya dapat disebarkan di modul lainnya, contohnya seperti item yang ada pada Oracle Inventory, informasinya dapat digunakan pada Purchasing, Order Management, dan Receivables. M enurut Passi dan Ajvaz (2010, p5), Oracle E-Business Suite sudah didesain dan dikembangkan berdasarkan pada berbagai macam alur bisnis yang umum di sebagian besar perusahaan. Bagaimanapun juga, setiap bisnis mempunyai kebutuhan yang unik. Oracle E-Business Suite merupakan paket yang juga memenuhi kebutuhan dari perusahaan yang mempunyai kebutuhan bisnis yang unik dan berbeda. Oracle EBusiness Suite menawarkan pilihan untuk menjawab kebutuhan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan bisnisnya yang unik dan berbeda, pilihan tersebut yaitu :
40
o Konfigurasi, E-Business Suite merupakan paket software offthe-shelf yang dapat dikonfigurasi dan dapat diperluas. Sebagian besar perubahan dibuat pada produk ERP dengan melakukan setup dan konfigurasi. M elakukan setup pada umumnya dimaksudkan dengan melakukan perubahan pada produk, tanpa melakukan perubahan atau penulisan (coding) pada program. Konfigurasi sistem atau produk biasanya dilakukan oleh functional analysts. o Personalisasi, pada E-Business Suite, pengimplementasi sistem dan end user memungkinkan untuk melakukan personalisasi dari isi dari form aplikasi dan halaman web. Jika kebutuhan bisnis tidak dapat dipenuhi dengan konfigurasi dan setup sistem, maka personalisasi merupakan pilihan pertama, dimana personalisasi merupakan cara yang aman untuk merubah sistem. o Kostumisasi dan Ekstensi, jika kebutuhan bisnis tidak bisa dipenuhi dengan konfigurasi produk dan personalisasi, maka tim technical development diperlukan untuk memperluas fungsi dari produk atau untuk mengkostumisasi modul yang terintegrasi dengan standar dan fungsi produk. Kostumisasi dan ekstensi biasanya dimaksudkan utuk memperluas fungsi dari produk
41
dengan menulis atau menambahkan kode yang sudah di-custom, lalu digabungkan dengan kode aplikasi dari E-Business Suite. 2.2.4
Descriptive Flexfields M enurut Passi dan Ajvaz (2010, p48), terkadang organisasi yang mengimplementasi E-Business Suite butuh untuk menangkap informasi tambahan melalui user interface dari sistem. Hal ini dapat dilakukan dengan
melakukan
konfigurasi dari descriptive flexfields,
yang
menyediakan mekanisme untuk menangkap informasi tambahan di dalam tabel dari aplikasi melalui field yang user definisikan sebelumnya tanpa mengkostumisasi skema dari database Dengan kata lain, descriptive flexfields menambahkan informasi tambahan pada sebuah transaksi. Setiap screen dari transaksi terdiri atas grup dari fields, dan setiap fields menyimpan data yang dimasukkan oleh user, dimana setiap fields mempunyai kegunaan untuk bisnis. Fields yang ada dapat digunakan untuk menyimpan nilai untuk tambahan field pada setiap kebutuhan bisnis. 2.2.5
ORACLE Order Management M enurut Siddiqui (2010, p16), di dalam Oracle Order Management, kita dapat membuat dokumen sales dan internal orders melalui sistem. Dokumen order ini memuat informasi tentang customer
42
seperti kemana barang harus dikirim, kemana invoice harus ditagihkan, seperti apa syarat dan ketentuan yang berlaku untuk pembayaran, dan harga dari barang yang dipesan. Di dalam Oracle Order Management, kita dapat membuat perjanjian tentang transaksi penjualan yang dilakukan. Kita juga dapat melacak dan melihat status dari order.
Gambar 2.6. Alur proses Oracle Order Management Gambar di atas merupakan alur dari proses Oracle Order Management, berikut penjelasan umum mengenai proses Order Management : • Sales Orders Kita dapat membuat berbagai tipe dari sales order tergantung dari kebutuhan kita, contohnya seperti membuat order untuk daerah lokal
43
dan internasional. Dokumen sales order berisi tentang informasi yang dibutuhkan untuk melakukan booking orders seperti informasi tentang customers, lokasi pengiriman barang dan penagihan invoice, detil dari barang, dan harga dari barang. • Pick Release Setelah melakukan booking sales order di dalam Oracle Order Management, kita melakukan proses pick release. Proses ini membuat terjadinya move order atau proses pemindahan barang di dalam Oracle inventory sebanyak kuantitas sales order yang sudah di-booked. Setelah itu Inventory akan dipindahkan ke staging location sebelum dikirimkan ke lokasi customer. • Ship Confirm Setelah melakukan pemilihan barang, barang akan dipindahkan ke staging area. Barang tersebut akan dikirimkan.
Proses ship
confirmation digunakan untuk mengirimkan barang. M enurut
Siddiqui (2010,
p93-94)
beberapa fungsi
atau
kemampuan utama dari Oracle Order Management Suite, yaitu : o M enggunakan Oracle Order Management, kita dapat membuat dan mengatur sales order.
44
o Kita dapat melakukan pengaturan terhadap internal orders, dimana untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. o Oracle
Order
Management
memungkinkan
tentang
adanya
fungsionalitas back-to-back orders. o M enggunakan Oracle Order Management, kita dapat membuat orders di aplikasi lain dan kemudian meng-import sales order tersebut. o M enggunakan Oracle Order Management Workbench, kita dapat membuat sales order baru, membuat quotation, membuka sales order yang sudah ada, dan membuat amandemen. Siddiqui (2010, p96-97) mengatakan bahwa Oracle Order Management terintegrasi penuh dengan modul Oracle E-Business Suite yang lainnya. Berikut ini merupakan modul yang terintegrasi dengan Oracle Order Management Suite : • Oracle Inventory Management, Oracle Order Management Suite terintegrasi penuh dengan modul ini. Sebagai contoh yaitu ketika kita membuat order untuk penjualan, maka Inventory Management akan me-reserve barang yang dipesan di order, sama juga ketika kita menerima retur dari customer, maka Inventory Management akan mencatatnya.
45
• Oracle Advance Pricing, Order Management Suite terintegrasi penuh dengan modul ini. Hubungannya dengan modul ini yaitu ketika kita memilih price list untuk item yang dipesan di sales order. • Oracle Accounts Receivables, Order Management Suite terintegrasi penuh dengan modul ini. Dokumen Invoice dibuat terhadap dokumen sales order di dalam piutang. • Oracle E-Business Tax, Order Management Suite terintegrasi penuh dengan modul ini. Pajak terhadap penjualan dibuat di dalam EBusiness Tax (EBT) dan digunakan pada saat pembuatan sales order. M enggunakan EBT, kita dapat membuat berbagai macam tipe pajak penjualan, seperti tarif pajak yang berbeda dan kondisi yang diterapkan. Berikut ini modul-modul lainnya yang juga terintegrasi dengan modul Oracle Order Management Suite : Oracle Bill of Material Oracle Purchasing Shipping Execution Trading Community Architecture
46
Gambar 2.7. Integrasi antar modul Oracle Order Management Oracle Order Management memungkinkan perusahaan untuk memperoleh keunggulan kompetitif dari proses Order Management. Customer yang menggunakan Oracle's Order Fulfillment mampu untuk: • M enangkap dan memproses Perfect Order secara ekonomi. • Beradaptasi terhadap permintaan customer sekaligus memastikan profitabilitas. • M eningkatkan Profitabilitas Pesanan. • M engurangi Biaya M anajemen Pesanan. • M enangani banyak pesanan
47
2.2.6
Fit/Gap Analysis 2.2.6.1 Pengertian Fit/Gap Analysis M enurut Hoffman dan Bateson (2006, p334), Gap analysis adalah suatu alat yang digunakan untuk mengetahui mengenai kondisi aktual yang sedang berjalan di perusahaan tersebut, untuk kemudian diperbandingkan dengan sumber daya perusahaan
tersebut.
Hal tersebut
dilakukan
agar
dapat
mengetahui apakah suatu perusahaan sudah bergerak di proses bisnisnya
secara
optimal
untuk
memaksimalkan
kinerja
perusahaan tersebut. Gap analysis dapat dilihat melalui beberapa perspektif, yaitu : 1. Organisasi (sumber daya manusia) 2. Arah bisnis perusahaan 3. Proses bisnis perusahaan 4. Teknologi informasi Dalam penggunaan Gap analysis dengan service quality, menurut Hoffman dan Bateson (2006, p335) bahwa terdapat 5 quality perspective dari service quality yaitu : 1. Service Gap, yaitu mengindikasikan bahwa adanya perbedaan antara pengharapan antara keinginan yang diinginkan oleh customer dengan keadaan yang telah mereka terima sekarang.
48
2. Knowledge Gap, yaitu pengharapan yang diinginkan oleh customer dan pengharapan yang diinginkan oleh manajemen perusahaan. 3. Standard Gap, adalah terjadinya ketimpangan antara persepsi manajemen perusahaan dengan customer, yang dimaksud di sini adalah standard dari delivery standard. 4. Delivery Gap, adalah terjadinya persepsi yang diinginkan perusahaan kepada customer dengan keadaan yang telah terjadi sebenarnya di perusahaan tersebut. 5. Communication Gap, adalah terjadinya antara kesenjangan customer dengan komunikasi yang terdapat atau yang dimiliki oleh perusahaan tersebut, dalam hal ini adalah mengantarkan informasi yang akurat, tepat dan jelas kepada customer mengenai produk atau jasa yang ditawarkan.
2.2.6.2 Tujuan Fit/Gap Analysis Fit / Gap Analysis bertujuan untuk mengevaluasi kebutuhan pengguna terhadap sistem dan mengidentifikasikan apakah Fit dan Gap antara kebutuhan dan pengguna dengan sistem. Fit berarti kebutuhan / requirement terpenuhi oleh sistem. Sedangkan Gap berarti kebutuhan / requirement tidak terpenuhi oleh sistem.
49
Tujuan dari antara Fit/Gap adalah : 1. M engumpulkan requirement dari perusahaan 2. Langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization) yang diperlukan 3. M emastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan 4. M emastikan bahwa proses bisnis akan menjadi Best Practice 5. M engidentifikasikan permasalahan yang membutuhakan perubahan kebijakan 2.2.6.3 Langkah Pembuatan Fit/Gap Analysis Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam analisa Fit / Gap: 1. Ranking Requirements Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek untuk memastikan proses bisnis dapat diakomodasi selama implementasi sistem yang baru. Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim proyek berfokus pada area yang paling penting bagi organisasi agar functionality yang baru dapat memberikan
nilai
tambah
meningkatakan proses bisnis.
bagi
perusahaan
dalam
50
Requirement harus di identifikasikan sesuai dengan tingkat prioritasnya. Ada pun tingkat prioritasnya akan dijelaskan sebagai berikut : •
High Critical Requirement : merupakan requirement yang sangat
penting
untuk
kegiatan
operasi
dan
tanpa
requirement tersebut perusahaan tidak dapat berfungs i, termasuk didalamnya kebutuhan akan pelaporan internal dan eksternal yang penting. •
Medium Crtical Requirement : merupakan requirement dimana ketika dipenuhi akan meningkatkan proses bisnis perusahaan.
•
Low Critical Requirement : merupakan requirement yang hanya menambah nilai yang kecil / minor value bagi proses bisnis perusahaan apabila requirement tersebut dipenuhi. Adapun requirement tersebut akan dikelompokan
berdasarkan kategori, yaitu : •
Operasional : requirement pada kategori operasional merupakan requirement yang bersifat sebagai peningkatan produktivitas
karyawan
seperti efisiensi waktu,
penyempuranaan operasional.
dan
51
•
Strategis : requirement pada kategori strategis merupakan requirement
yang
bersifat
sebagai
alat
pendukung
pengambilan keputusan bagi pihak manajemen.
2. Degree Of Fit Degree Of Fit merupakan aktivitas penentuan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodasi oleh sistem yang baru. Kategori ini terdiri dari : • Fit Apabila software dapat memenuhi kebutuhan yang diperlukan. • Gap Apabila software tidak dapat memenuhi kebutuhan. Komentar, saran alternative dan rekomendasi akan menghasilkan usulan untuk melakukan customizing terhadap software. • Partial Fit Apabila software mempunyai fungsi yang memenuhi kebutuhan. Perubahan sementara, laporan khusus atau
52
customizing akan dibutuhkan agar dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal. 2.2.7 ISO/IEC 9126 quality standard M enurut Jung Ho-Won(2004, p91) ISO/IEC 9126 merupakan standar kualitas software yang diterbitkan oleh organisasi standarisasi internasional sesuai ketentuan International Electronical Commision. M odel ini terbagi atas 6 karakteristik utama dengan masing-masing subkarakteristik di bawahnya. M odel ini dapat dinilai dari 3 sisi yaitu, atribut yang dapat diukur saat pengembangan disebut sebagai atribut internal; atribut yang dapat diukur saat testing disebut atribut eksternal; dan , atribut yang ditemui saat penggunaannya disebut user’s view of quality. Tabel 2.2 ISO/IEC 9126 quality standard Characteristics Functionality
Subcharacteristics Suitability Accuracy Interoperability Security
53
Functionality compliance Reliability
Maturity Fault tolerance Recoverability Reliability compliance
Usability
Understandability Learnability Operability Attractiveness Usability compliance
Efficiency
Time behavior Resource utilization Efficiency compliance
Maintainability
Analyzability Changeability Stability Testability Maintainability compliance
Portability
Adaptability Installability Co-existence
54
Replaceability Portability compliance
Berikut merupakan pengertian dari masing-masing karakteristik: •
Fungsionalitas adalah suatu set atribut yang mengukur apa yang dimiliki atau dapat dilakukan suatu sistem untuk memenuhi kebutuhan keadaan.
•
Reliabilitas merupakan atribut yang mengukur kemampuan aplikasi untuk mempertahankan performanya pada kondisi tertentu atau setelah jangka waktu tertentu.
•
Kegunaan (Usability) adalah atribut yang mengukur usaha yang dibutuhkan untuk menggunakan aplikasi. Pengukuran didasarkan kepada user.
•
Efisiensi adalah atribut yang mengukur hubungan antara performa dari software dengan sumber yang digunakan.
•
Pemeliharaan (Maintainability) adalah atribut yang digunakan untuk mengukur usaha yang dilakukan untuk melakukan sejumlah modifikasi.
55
•
Portabilitas adalah atribut yang digunakan untuk mengukur kemampuan software untuk dipindahkan dari suatu lingkungan ke lingkungan lainnya
