BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi (SIA) 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Berdasarkan pendapat Wilkinson et al (2000, p7), an accounting information system is a unified structure within an entity, such as a business firm, that employs physical resources and other components to transform economic data into accounting information, with the purpose of satisfying the information needs of variety of users. Jadi dapat diartikan, SIA adalah gabungan struktur entitas, seperti perusahaan bisnis, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain untuk mengubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi, dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari berbagai pemakai. Bodnar dan Hopwood (2001, p1) menuliskan an Accounting Information System (AIS) is a collection of resources, such as people and equipment, designed to transform financial and other data into information. Dapat diterjemahkan bahwa SIA adalah sebuah kumpulan dari sumber daya, seperti tenaga kerja dan peralatan, yang didesain untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Menurut Jones dan Rama (2006, p5), the accounting information system is a subsystem of an MIS that provides accounting and financial information, as well as other information obtained in the routine processing of accounting transactions. SIA adalah sebuah subsistem dari MIS (Management Information
7
8 System) yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, serta informasi lain yang diperoleh dalam proses rutin dari transaksi akuntansi. Jadi dapat disimpulkan bahwa SIA adalah sebuah subsistem dari MIS yang menggabungkan sumber daya fisik, yaitu tenaga kerja dan peralatan, agar menghasilkan informasi akuntansi dan keuangan, serta informasi lain yang diperoleh dalam proses rutin transaksi akuntansi, dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari berbagai pemakai.
2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan SIA (Wilkinson et al, 2000, p8-10), dibagi menjadi 3, yaitu : 1. To support the day-to-day operations (untuk mendukung operasi sehari-hari) 2. To support decision making by internal decision makers (untuk mendukung pengambilan keputusan oleh pembuat keputusan internal) 3. To fulfill obligations relating to stewardship (untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan penyediaan informasi yang bersifat perintah kepada pihak eksternal perusahaan, juga menyediakan informasi kepada pemegang saham)
2.1.3 Fungsi atau Kegunaan dari Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steinbart (2003, p22), SIA memiliki 3 fungsi dasar, yaitu : 1. Mengumpulkan dan memproses data tentang aktivitas bisnis organisasi secara efisien dan efektif 2. Memberikan informasi yang berguna untuk mengambil keputusan
9 3. Menetapkan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa data tentang aktivitas bisnis dicatat dan diproses secara akurat dan untuk menjaga antara data dan aset organisasi lainnya.
Sedangkan kegunaan SIA menurut Jones dan Rama (2006, p6-7) adalah : 1. Menghasilkan External Report Menghasilkan laporan untuk pihak-pihak luar yang berkepentingan seperti investor, kreditor, pemungut pajak, agen peraturan atau pemerintahan, dan lainnya. 2. Mendukung Aktivitas Rutin Manajer menggunakan SIA untuk menangani aktivitas operasi rutin yang berlangsung dalam siklus operasi perusahaan. 3. Pengambilan Keputusan SIA juga diperlukan untuk pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkatan organisasi. 4. Perencanaan dan Pengendalian SIA diperlukan untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas dalam organisasi secara baik. 5. Implementasi Internal Control SIA juga dapat digunakan untuk melindungi aset perusahaan dari kerugian atau pencurian dan untuk menjaga keakuratan data keuangan.
10 2.1.4 Komponen-Komponen Sistem Informasi Akuntansi Komponen bangunan sistem informasi menurut Mulyadi (2001, p11-14) terdiri dari 6 blok (disebut dengan information system building block), yaitu : 1. Blok Masukan (Input Block) Masukan adalah data yang dimasukan ke dalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukan data tersebut ke dalam sistem. 2. Blok Model (Model Block) Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukan data dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran. Logico-mathematical model dapat mengkombinasikan unsur-unsur data untuk menyediakan jawaban atas suatu pertanyaan, atau dapat meringkas atau menggabungkan data menjadi suatu laporan ringkas. 3. Blok Keluaran (Output Block) Produk suatu sistem informasi adalah keluaran yang berupa informasi yang bermutu dan dokumen untuk semua tingkat manajemen dan semua pemakai informasi, baik pemakai intern maupun pemakai luar organisasi. Keluaran suatu sistem merupakan faktor utama yang menentukan blok-blok lain suatu sistem informasi. 4. Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi menangkap masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses
data,
menghasilkan
mengendalikan seluruh sistem.
dan
menyampaikan
keluaran,
serta
11 5. Blok Basis Data (Database Block) Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi. Basis data dapat diperlakukan dari dua sudut pandang secara fisik dan secara logis. Basis data secara fisik merupakan tempat sesungguhnya suatu data disimpan. Basis data dipandang dari sudut pandang logis yang bersangkutan dengan bagaimana struktur penyimpanan data sehingga menjamin ketepatan, ketelitian, dan relevansi pengambilan informasi untuk memenuhi kebutuhan pemakai. 6. Blok Pengendalian (Control Block) Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman, seperti bencana
alam,
api,
kecurangan,
kegagalan
sistem,
kesalahan
dan
penggelapan, penyadapan, ketidakefisienan, sabotase, orang-orang yang dibayar untuk melakukan kejahatan.
Berdasarkan buku Romney dan Steinbart (2003, p2), komponen SIA dibagi menjadi lima, yaitu : 1. Orang yang mengoperasikan sistem dan menampilkan fungsi yang bervariasi 2. Prosedur,
baik
manual
maupun
otomatis,
melibatkan
kegiatan
mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas perusahaan 3. Data tentang proses bisnis perusahaan 4. Software digunakan untuk memproses data organisasi 5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peripheral device (perangkat keras untuk input, proses, output, dan komunikasi data yang
12 terhubung
dengan
CPU),
dan
alat
komunikasi
jaringan
(network
communication devices)
2.1.5 Siklus-Siklus yang Ada pada Sistem Informasi Akuntansi Boockholdt (1999, p520-523) membagi siklus transaksi akuntansi menjadi empat, yaitu sebagai berikut : 1. Financial Cycle Terdiri dari transaksi akuntansi yang mencatat pembelian modal dari pemilik dan kreditur, penggunaan modal untuk membeli aset produktif, dan melaporkan kepada pemilik dan kreditur bagaimana modal tersebut digunakan. 2. Expenditure Cycle Terdiri dari transaksi untuk membeli bahan / material dan overhead item (barang tidak langsung) untuk proses perubahan / konversi (conversion process). 3. Revenue Cycle Termasuk transaksi akuntansi yang mencatat perolehan pendapatan dari hasil (output) proses konversi. 4. Conversion Cycle Berisi transaksi saat input diubah menjadi barang atau jasa yang dapat dijual.
Menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p6) ada 4 siklus aktivitas bisnis yang umum, antara lain : 1. Siklus Pendapatan
13 Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas
lain
dan
pengumpulan
pembayaran-pembayaran
yang
berkaitan. 2. Siklus Pengeluaran Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan. 3. Siklus Produksi Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumber daya menjadi barang dan jasa. 4. Siklus Keuangan Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen danadana modal, termasuk kas.
Siklus transaksi terbagi menjadi lima (Romney dan Steinbart, 2003, p23), yaitu : 1. Revenue Cycle (Siklus Pendapatan) Termasuk penjualan dan penerimaan kas. 2. Expenditure Cycle (Siklus Pengeluaran) Termasuk pembelian dan pembayaran / pengeluaran kas. 3. Human Resources / Payroll Cycle (Siklus Sumber Daya Manusia / Penggajian) Termasuk mempekerjakan dan membayar karyawan. 4. Production Cycle (Siklus Produksi)
14 Termasuk kegiatan mengubah bahan baku dan (biaya) tenaga kerja ke dalam produk jadi. 5. Financing Cycle (Siklus Keuangan) Termasuk kegiatan memperoleh dana dari investor dan kreditur dan membayar kembali mereka.
Siklus yang ada pada SIA menurut Jones dan Rama (2006, p4) dijabarkan ke dalam 3 siklus transaksi yang utama, yaitu : 1. Siklus Akuisisi atau Pembelian (Acquisition / Purchasing Cycle) adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang maupun jasa. 2. Siklus Konversi (Conversion Cycle) adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang dan jasa. 3. Siklus Pendapatan (Revenue Cycle) adalah proses penyediaan barang ataupun jasa ke pelanggan dan mengumpulkan kas.
2.1.6 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Sistem informasi akuntansi persediaan (tanpa adanya pengolahan dari bahan baku ke barang jadi) atau kata lainnya persediaan untuk perusahaan dagang digolongkan ke dalam siklus konversi (conversion cycle) karena berdasarkan buku Boockholdt (1999, p523-525) yang dengan jelas memasukan persediaan untuk perusahaan dagang ke dalam siklus konversi.
15 2.1.6.1 Pengertian Persediaan Persediaan merupakan unsur aktiva yang disimpan dengan tujuan untuk dijual dalam kegiatan bisnis yang normal atau barangbarang yang akan dikonsumsi dalam pengolahan produk yang akan dijual (Mulyadi, 2002, p261). Menurut Stice et al (2004, p653), kata persediaan ditujukan untuk barang-barang yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan bisnis normal, dan dalam kasus perusahaan manufaktur, maka kata ini ditujukan untuk barang dalam proses produksi atau yang ditempatkan dalam kegiatan produksi. Berdasarkan pendapat Warren et al (2005, p440), persediaan digunakan untuk mengindikasi (1) barang dagang yang disimpan untuk kemudian dijual dalam operasi bisnis perusahaan, dan (2) bahan yang digunakan dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu. Disimpulkan bahwa pengertian untuk perusahaan dagang, persediaan adalah barang dagang yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan bisnis normal perusahaan. Sedangkan pengertian persediaan untuk perusahaan manufaktur, persediaan adalah bahan atau barang yang digunakan dalam kegiatan produksi.
2.1.6.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Berdasarkan
http://harvester.lib.unair.ac.id/index.php/record/
view/25497 yang ditulis oleh Santoso dan Wiwit Priyo, sistem informasi akuntansi persediaan adalah sistem informasi utama dan yang paling
16 penting dalam menjalankan usaha retail karena persediaan yang begitu banyak harus dikoordinasi dengan sistem yang memadai. Sistem tersebut harus dijalankan dengan seefektif dan seefisien mungkin dan juga harus memiliki pengendalian yang baik untuk menciptakan kinerja yang optimal. Pengertian sistem informasi akuntansi persediaan berdasarkan pengertian dari sistem informasi akuntansi dan pengertian persediaan yang telah dicantumkan di atas adalah sistem yang menghasilkan informasi akuntansi dan keuangan, serta informasi lainnya yang diperoleh dalam proses rutin transaksi akuntansi, yang berkaitan dengan persediaan yang dijual dalam kegiatan bisnis normal perusahaan.
2.1.6.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Tujuan sistem persediaan (inventory system) adalah to maintain inventory records and to notify managers when the inventory level of a specific item requires replenishing (Boockholdt, 1999, p653). Dapat diartikan,
untuk
menjaga
pencatatan
persediaan
dan
untuk
memberitahukan para manajer saat tingkat persediaan dari sebuah barang tertentu meminta untuk ditambah jumlahnya (jumlah barang sudah menipis atau kosong). Lebih khususnya, tujuan sistem persediaan untuk perusahaan dagang menurut Boockholdt (1999, p652) adalah merchandising companies use them to ensure that goods are available for resale. Dapat
17 diartikan, perusahaan menggunakan sistem persediaan untuk menjamin bahwa barang-barang tersedia untuk dijual kembali. Jadi dapat disimpulkan, bahwa tujuan sistem informasi akuntansi persediaan berdasarkan tujuan sistem persediaan di atas dan tujuan sistem informasi akuntansi adalah : 1. Untuk mendukung operasi sehari-hari yang berkaitan dengan persediaan, seperti memberitahukan jumlah stok persediaan yang tersisa di gudang. 2. Untuk mendukung pengambilan keputusan oleh pembuat keputusan internal (seperti
manajer bagian persediaan, penjualan, atau
pembelian) yang berkaitan dengan persediaan yang dijual perusahaan, seperti pengambilan keputusan untuk membeli kembali persediaan yang sudah mulai menipis. 3. Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan penyediaan informasi yang bersifat perintah kepada pihak eksternal perusahaan (dalam hal ini pemasok maupun pelanggan).
2.1.6.4 Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Persediaan 2.1.6.4.1 Narasi Di dalam buku Boockholdt (1999, p524), dijelaskan bahwa dalam perusahaan dagang dan manufaktur, sistem dari siklus konversi memberikan tampilan (interface) antara siklus pengeluaran (expenditure cycle) dan pendapatan (revenue cycle). Karena siklus konversi hanya berisi satu event, siklus
18 konversi tidak dapat ditampilkan sebagai lingkaran seperti siklus lainnya. Sebagai contoh, perusahaan dagang menjaga persediaan dagang (merchandise inventory) untuk dijual. Siklus pengeluaran menambah persediaan ini, dan siklus pendapatan mengambil persediaan. Sistem persediaan mencatat transaksi yang saling berhubungan.
2.1.6.4.2 Diagram Menurut Boockholdt (1999, p524), diagram untuk sistem persediaan pada perusahaan dagang digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.1 The Conversition Cycle in a Merchandising Company
19 Melihat dari diagram di atas, penulis menyimpulkan bahwa sistem informasi persediaan yang dipilih dalam skripsi ini berada di antara siklus pengeluaran (expenditure cycle) dan pendapatan (revenue cycle), dimana sistem persediaan tersebut sedikit masuk ke area siklus pengeluaran dan pendapatan. Sehingga beberapa aktivitas yang ada di dalam siklus pengeluaran dan pendapatan juga masuk ke dalam siklus konversi untuk persediaan perusahaan dagang.
2.1.6.5 Sistem Pencatatan Persediaan Stice et al (2004, p656) menuliskan bahwa sistem pencatatan persediaan dibagi menjadi dua sistem, yaitu : 1. Sistem persediaan periodik (periodic inventory system) Adalah sistem dimana catatan penjual hanyalah harga jual, sehingga penjual tidak mempunyai catatan mengenai berapa banyak unit dari jenis persediaan tertentu yang telah dijual. Satu-satunya cara untuk mengecek persediaan apa yang terjual dan persediaan apa yang tersisa adalah dengan melakukan perhitungan fisik secara periodik. 2. Sistem persediaan perpetual (perpetual inventory system) Adalah sistem dimana baik harga jual maupun jenis dari barang yang terjual dicatat untuk setiap penjualan. Dengan sistem perpetual, penjual mengetahui jumlah dari barang yang terjual dan jumlah yang seharusnya masih ada dalam persediaan. Dengan sistem perpetual, perhitungan
fisik persediaan secara
periodik
berguna untuk
20 mengetahui jumlah persediaan yang “menyusut” atau “lenyap”; yaitu persediaan yang hilang, dicuri, atau rusak.
2.1.6.6 Metode Penilaian Persediaan Metode penilaian persediaan dibagi menjadi empat metode (Stice et al, 2004, p667-670), yaitu : 1. Identifikasi khusus (specific identification) Adalah metode dimana biaya dapat dialokasikan ke barang yang terjual selama peride berjalan dan ke barang yang ada di tangan pada akhir periode berdasarkan biaya aktual dari unit tersebut. Metode ini memerlukan suatu cara untuk mengidentifikasikan biaya historis dari unit persediaan. Dengan identifikasi khusus, arus kas biaya yang dicatat disesuaikan dengan arus fisik barang. 2. Biaya rata-rata (average cost) Adalah metode dimana membebankan biaya rata-rata yang sama ke setiap unit. 3. Masuk pertama, keluar pertama (first-in, first-out--FIFO) Adalah metode yang didasarkan pada asumsi bahwa unit yang terjual adalah unit yang lebih dahulu masuk. 4. Masuk terakhir, keluar pertama (last-in, first-out--LIFO) Adalah metode yang didasarkan pada asumsi bahwa barang yang paling barulah yang terjual.
21 2.1.6.7 Laporan Menurut Boockholdt (1999, p655), laporan-laporan yang dihasilkan dalam sistem informasi akuntansi persediaan sebagai berikut : 1. Inventory Status Report Laporan status persediaan meliputi semua barang yang dicatat sebagai persediaan, jumlah barang yang ada di gudang, dan biaya. Di dalam sistem batch, laporan ini dicetak secara harian atau mingguan. Karyawan menggunakan laporan ini untuk menentukan kuantitas barang yang masih tersedia pada saat laporan tersebut dicatat. 2. Query Inventory Items Report Laporan yang hanya menampilkan barang yang diinginkan oleh karyawan. 3. Reorder Report Laporan yang berisikan persediaan barang yang seharusnya dipesan kembali bila jumlah barang telah menipis. 4. Physical Inventory Report Laporan yang dihasilkan secara periodik, berisikan hasil pengecekan fisik untuk setiap barang yang ada di gudang.
2.1.6.8 Economic Order Quantity (EOQ) 2.1.6.8.1 Pengertian EOQ Berdasarkan
website
http://en.wikipedia.org/wiki/
Economic_order_quantity, Economic Order Quantity adalah sebuah model yang mendefinisikan kuantitas optimal untuk
22 memesan sehingga dapat meminimalkan total biaya variabel yang diminta untuk memesan dan menyimpan persediaan.
2.1.6.8.2 Rumus EOQ Rumus EOQ menurut Keown et al (2000, p753) adalah sebagai berikut : EOQ = √ (2 x S x Q) / C Keterangan : EOQ = Economic Order Quantity (unit) S = permintaan total dalam unit selama periode perencanaan Q = ukuran pemesanan persediaan dalam unit C = biaya penyimpanan per unit
2.1.6.8.3 Gambar EOQ Menurut Keown et al (2000, p753), gambar Economic Order Quantity adalah sebagai berikut :
Gambar 2.2 Economic Order Quantity (EOQ)
23 2.1.6.9 Reorder Point (ROP) 2.1.6.9.1 Pengertian ROP Berdasarkan Reorder_point,
website
Reorder
Point
http://en.wikipedia.org/wiki/ adalah
level
minimum
persediaan saat pesanan baru harus segera dilakukan.
2.1.6.9.2 Rumus ROP Berdasarkan
website
http://en.wikipedia.org/wiki/
Reorder_point, rumus dari Reorder Point adalah ROP = average usage per unit of lead time x lead time + safety stock
2.1.6.9.3 Gambar ROP Menurut Keown et al (2000, p755), gambar Reorder Point adalah sebagai berikut :
Gambar 2.3 Reorder Point (ROP)
24 2.1.6.10 Pengertian Safety Stock Menurut Keown et al (2000, p754), safety stock atau stok keamanan adalah persediaan yang dipegang untuk mengakomodasi penggunaan yang luar biasa dan tak diharapkan selama waktu pengiriman.
2.2 Sistem Pengendalian Intern 2.2.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern Sistem Pengendalian Intern (SPI) meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dengan demikian, pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer (Mulyadi, 2001, p163). Di dalam buku Hall (2002, p531) dijelaskan bahwa sistem kontrol internal adalah kebijakan-kebijakan yang diterapkan perusahaan untuk mengamankan aset perusahaan, memastikan rekaman / pencatatan akuntansi yang akurat dan terpercaya, meningkatkan efisiensi, dan mengukur kesesuaian dan kebijakan-kebijakan yang ada. Menurut Romney dan Steinbart (2003, p195) internal control is the plan of organization and the methods a business uses to safeguard assets, provide accurate and reliable information, promote and improve operational efficiency, and encourage adherence to prescribed managerial policies.
25 Dapat diartikan, pengendalian iternal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang digunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memelihara dan meningkatkan efisiensi operasi, dan mendorong agar taat terhadap kebijakan manajerial yang telah diperintahkan. Definisi internal control menurut Jones dan Rama (2006, p103), is a process, effected by an entity’s board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding achievement of objectives in the following categories : effectiveness and efficiency of operations; reliability of financial reporting; and compliance with applicable laws and regulations. Jadi dapat diartikan, internal control adalah sebuah proses, dipengaruhi oleh entitas dari dewan direksi, manajemen, dan personil lainnya, dirancang untuk memberikan kepastian dalam pencapaian tujuan dengan kategori sebagai berikut : efektifitas dan efisiensi operasi; kehandalan laporan keuangan; dan pemenuhan hukum dan peraturan yang dapat diterapkan. Berdasarkan keempat definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian internal (internal control) adalah proses atau kebijakan perusahaan untuk mengatur semua entitas perusahaan seperti dewan direksi, manajemen, dan personil lainnya agar dapat mengamankan aset atau kekayaan
perusahaan,
menyediakan
informasi
(termasuk
informasi
akuntansi) yang akurat dan dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi dan efektifitas, serta mendorong dipatuhinya kebijakan atau peraturan perusahaan yang ada.
26 2.2.2 Tujuan Pengendalian Intern Berdasarkan
laporan
COSO
(Committee
of
Sponsoring
Organizations) yang diambil dari buku Jones dan Rama (2006, p105-106), tujuan dari internal control adalah : 1. Effectiveness and efficiency of operations (efektifitas dan efisiensi operasi) 2. Reliability of financial reporting (kehandalan laporan keuangan) 3. Compliance with applicable laws and regulations (pemenuhan hukum dan peraturan yang dapat diterapkan)
2.2.3 Komponen Pengendalian Intern Laporan COSO mengidentifikasikan lima komponen dari internal control (Jones dan Rama, 2006, p105), yaitu : 1. Control environment Menunjukkan pada faktor luas yang mengatur organisasi (perusahaan) dan mempengaruhi kesadaran pengendalian dari karyawan itu sendiri. Faktor tersebut termasuk integritas, nilai etika, dan filosofi manajemen dan gaya operasi. Juga termasuk cara manajemen memberikan kekuasaan dan tanggung jawab, mengatur dan mengembangkan karyawan, dan perhatian dan perintah dari dewan direksi. 2. Risk assessment Adalah identifikasi dan analisis resiko yang menghalangi pencapaian tujuan pengendalian internal. 3. Control activities
27 Adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi (perusahaan) untuk mengalokasikan resiko. Control activity terdiri dari : a. Performance reviews Adalah aktivitas menganalisis kinerja. b. Segregation of duties Termasuk
memberikan
tanggung
jawab
untuk
mengotorisasi
transaksi, pelaksanaan transaksi, mencatat transaksi, dan penjagaan aset untuk karyawan yang berbeda-beda. c. Application control Menerapkan aplikasi SIA secara individual. d. General control Adalah
pengendalian
bermacamƒmacam
lebih
aplikasi.
luas
yang
General
berhubungan
control
dengan
termasuk
juga
mengendalikan proses pengembangan dan pemeliharaan software aplikasi. 4. Information and communication Sistem informasi perusahaan adalah kumpulan prosedur (otomatis dan manual) dan ditetapkan pencatatan untuk memulai, menyimpan, memproses, dan melaporan kejadian sebuah proses entitas. Communication melibatkan pemberian sebuah pemahaman akan peran dan tanggung jawab individual. 5. Monitoring
28 Manajemen seharusnya mengawasi internal control untuk memastikan bahwa pengendalian organisasi (perusahaan) berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.
Tetapi Jones dan Rama memiliki kategori sendiri untuk control activities yang berbeda dengan laporan COSO. Tipe-tipe dari control activities berdasarkan pendapat Jones dan Rama (2006, p123-124), yaitu : 1. Workflow controls Digunakan untuk mengendalikan proses yang bergerak dari satu event ke event selanjutnya. Control activities melibatkan hubungan antarevent dan fokus pada tanggung jawab event, urutan event, dan arus informasi antara event-event yang ada di dalam proses bisnis. 2. Input controls Digunakan untuk mengendalikan input / masuknya data ke dalam sistem komputer. 3. General controls Pengendalian yang lebih luas yang menerapkan berbagai proses. Pengendalian ini seharusnya diletakkan pada workflow dan input control agar menjadi efektif. 4. Performance reviews Adalah
aktivitas
yang
melibatkan
analisis
kinerja
termasuk
membandingkan hasil aktual dengan anggaran, peramalan, standar, dan data periode terdahulu.
29 2.3 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berbasis Orientasi pada Objek 2.3.1 Pengertian Analisis Sistem System analysis it is an in-depth study of end user information needs that produces fuctional requirements that are used as the basis for the design of a new information system (O’Brien, 2003, p349-350). Analisis sistem adalah sebuah studi yang mendalam dari kebutuhan informasi pemakai akhir yang menghasilkan persyaratan fungsional yang digunakan sebagai dasar untuk merancang sistem informasi baru. Menurut McLeod dan Schell (2004, p138), analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Tahap-tahap analisis sistem informasi menurut McLeod dan Schell (2004, p138-140), yaitu : 1. Mengumumkan penelitian sistem 2. Mengorganisasikan tim proyek 3. Mendefinisikan kebutuhan informasi 4. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem 5. Menyiapkan usulan rancangan 6. Menyetujui atau menolak rancangan proyek Berdasarkan buku Jones dan Rama (2006, p588), system analysis is the second phase of the systems development life cycle. It involves a study of the current system and proposed solution in more detail than the investigation stage. The main objective is to develop requirements for the new system. Dapat diterjemahkan bahwa analisis sistem adalah tahap kedua dari siklus hidup pengembangan sistem. Termasuk di dalammya mempelajari
30 sistem yang sekarang berjalan dan mengusulkan solusi yang lebih rinci dari tahap
investigasi.
Tujuan
utama
analisis
sistem
adalah
untuk
mengembangkan persyaratan dari sistem yang baru. Kesimpulannya, yaitu analisis sistem merupakan tahapan atau kegiatan yang mempelajari sistem yang ada agar bisa menghasilkan persyaratan yang dibutuhkan oleh sistem baru.
2.3.2 Pengertian Perancangan Sistem Berdasarkan pendapat O’Brien (2003, p351-352), systems design specifies how the system will accomplish this objective. Systems design consists of design activities that produce system specification satisfying the fuctional requirements that were developed in the systems analysis process. Dapat diartikan, perancangan sistem adalah menspesifikasikan bagaimana sistem akan diselesaikan sesuai dengan tujuannya. Perancangan sistem terdiri dari aktivitas perancangan yang menghasilkan spesifikasi sistem yang dapat memenuhi persyaratan fungsional yang telah ditentukan pada proses analisis sistem. Perancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru (McLeod dan Schell, 2004, p140). Langkahlangkah perancangan sistem menurut McLeod dan Schell (2004, p140-143) sebagai berikut : 1. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci 2. Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi sistem 3. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem
31 4. Memilih konfigurasi yang terbaik 5. Menyiapkan usulan penerapan 6. Menyetujui atau menolak penerapan sistem Systems design is the third phase of the systems development life cycle. The purpose is to specify the physical reality of the system (forms, reports, tables, processes, etc.) and choose a supplier (Jones dan Rama, 2006, p588). Perancangan sistem adalah tahap ketiga dari siklus hidup pengembangan sistem. Tujuan dari tahap ini adalah untuk menspesifikasi sistem secara fisik (formulir, laporan, tabel, proses, dll) dan memilih pemasok. Berdasarkan ketiga definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah tahapan atau kegiatan yang menspesifikasikan sistem baru agar dapat terealisasi sesuai dengan yang telah ditentukan pada saat menganalisis sistem, termasuk di dalamnya merancang formulir, laporan, tabel, proses, dan memilih pemasok.
2.3.3 Pengertian Objek Menurut Britton dan Doake (2000, p14), object is software unit packaging together data and methods to manipulate that data. Dapat diartikan, objek adalah unit perangkat lunak yang mengemas data dan metode secara bersama-sama untuk memanipulasi data tersebut. Menurut Mathiassen et al (2000, p4), object : an entity with identity, state, and behavior. Dapat diartikan, objek adalah sebuah entitas dengan identitas, tahap, dan perilaku.
32 Menurut Wilkinson et al (2000, p215), an object is a software packet containing a collection of related data and methods. Dapat diartikan, sebuah objek adalah paket piranti lunak yang berisi sebuah kumpulan dari data dan metode yang berhubungan. Menurut O’Brien (2003, p130), object consists of data and the actions that can be performed on the data. Dapat diartikan, objek adalah sesuatu yang berisi data dan aksi atau proses yang dapat ditampilkan pada data tersebut. Dari keempat pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa objek adalah sebuah entitas yang memiliki identitas, tahap, dan perilaku atau paket piranti lunak yang berisi kumpulan data dan metode untuk memproses atau memanipulasi data tersebut.
2.3.4 Object Orientation Menurut Britton dan Doake (2000, p4), object orientation is an approach that is theoretically sound and has also proved over the years to be practical and popular way of developing software systems. Dapat diartikan object orientation adalah sebuah pendekatan yang lebih terdengar teoritis dan juga sudah ditetapkan selama beberapa tahun untuk dipraktekkan dan cara yang umum untuk mengembangkan sistem perangkat lunak. Britton dan Doake (2000, p268) juga menyebutkan bahwa object orientation : an approach to developing software systems that is based on data items and the attributes and operations. Dapat diterjemahkan bahwa
33 object orientation adalah sebuah pendekatan untuk mengembangkan sistem perangkat lunak yang didasarkan pada item data dan atribut dan operasi. Jadi disimpulkan, bahwa object orientation adalah pendekatan teoritis yang telah ditetapkan dan dipraktekkan untuk mengembangkan sistem perangkat lunak yang didasarkan pada item data, atribut, dan operasi.
2.3.5 Object Oriented Analysis (OOA) Menurut Mathiassen et al (2000, p8), object oriented analyis, it combines function and data orientations to encompass and analysis of the entities state changes resulting from events in the application domain. In object-oriented analysis, the objects, their states, and their behavioral patterns are described coherently. Jadi dapat diartikan, Object Oriented Analysis merupakan kombinasi fungsi dan orientasi data yang meliputi sebuah analisis dari kondisi entitas (entities state) yang merubah hasil dari event yang ada dalam application domain, dimana objek, state, dan behavioral pattern digambarkan secara logis.
2.3.6 Object Oriented Design (OOD) Berdasarkan
website
http://en.wikipedia.org/wiki/Object-
oriented_design, object oriented design is part of OO methodology and it forces programmers to think in terms of objects, rather than procedures, when they plan their code. Dapat diartikan, object oriented design adalah bagian dari metodologi object oriented (OO) dan OOD mendorong
34 programmer untuk memikirkan batas dari objek, daripada prosedurnya, saat mereka merencanakan coding.
2.3.7 Object Oriented Analysis and Design (OOAD) OOAD is a collection of general guidelines for carrying out analysis and design. OOAD reflects four central perspectives on a system and its context : the system’s information contents, how the system will be used, the system as a whole, and the system’s components. The perspectives are connected to OOAD’s main activities : problem-domain analysis, application-domain analysis, architectural design, and component design (Mathiassen et al, 2000, p12). Jadi OOAD adalah sebuah kumpulan dari petunjuk umum untuk melakukan analisis dan perancangan. OOAD mencerminkan empat perspektif utama dalam sebuah sistem, yaitu : isi dari sistem informasi, bagaimana sistem akan digunakan, sistem secara keseluruhan, dan komponen-komponen dari sistem. Perspektif tersebut berhubungan dengan empat aktivitas utama dari OOAD, yaitu : problemdomain analysis, application-domain analysis, architectural design, dan component design.
35
Requirements for use
Problem Domain Analysis
Model
Application Domain Analysis
Component Design Specifications of components
Specifications of architecture Architectural Design
Gambar 2.4 Aktivitas Utama dan Hasil pada Object-Oriented Analysis and Design
2.3.7.1 Problem Domain Analysis Problem domain : that part of a context that is administrated, monitored, or controlled by a system (Mathiassen et al, 2000, p6). Jadi dapat diterjemahkan bahwa pengertian problem domain adalah bagian dari sebuah konteks yang diatur, diawasi, atau dijaga oleh sebuah sistem. Problem domain ini terdiri dari tiga aktivitas (Mathiassen et al, 2000, p47-48), yaitu : 1. Classes 2. Structure 3. Behaviour
36 System Definition
Behaviour
Classes
Iterate
Structure Model
Gambar 2.5 Aktivitas dalam Problem-Domain Modelling
2.3.7.2 Application Domain Analysis Berdasarkan pendapat Mathiassen et al (2000, p6), application domain : the organization that administrates, monitors, or controls a problem domain. Dapat diartikan application domain adalah organisasi yang mengatur, mengawasi, atau menjaga sebuah problem domain. Menurut Mathiassen et al (2000, p117), application domain ini terdiri dari : 1. Usage 2. Function 3. Interface
37
Gambar 2.6 Analisis Application-Domain
2.3.8 Rich Picture Di dalam buku Mathiassen et al (2000, p26) dijelaskan bahwa a rich picture is an informal drawing that presents the illustrator’s understanding of a situation. Jadi dapat diartikan, definisi dari rich picture adalah gambaran tidak resmi yang ditampilkan menurut pemahaman ilustrator terhadap sebuah situasi. Mathiassen et al (2000, p334) juga menjelaskan context of rich picture : an overview of the people, objects, processes, structures, and problems in the system’s problem and application domains. Dapat diterjemahkan, isi dari rich picture adalah gambaran dari orang, objek, proses, struktur, dan masalah yang ada di dalam problem domain dan application domain sistem tersebut.
38 2.3.9 Event Table Event : an instantaneous incident involving one or more objects (Mathiassen et al, 2000, p51). Event adalah sebuah kejadian instan yang melibatkan satu atau banyak objek. Berdasarkan buku Jones dan Rama (2006, p4), events are activities that happen at a particular point in time. Dapat diartikan, event adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Jadi dapat disimpulkan, event adalah aktivitas atau kejadian pada suatu waktu tertentu yang melibatkan satu atau banyak objek.
Menurut Mathiassen et al (2000, p333), event table : a collection of classes that identifies the events that are part of their behavioral patterns. Jadi dapat diartikan bahwa event table adalah kumpulan dari class yang mengidentifikasi event yang merupakan bagian dari pola tingkah laku class tersebut.
Di dalam buku Mathiassen et al, event table digambarkan ke dalam dua bagian, yaitu bagian horizontal berisi class-class yang terpilih dan bagian vertikalnya berisi event-event yang terkait dengan objek yang ada di dalam class. Tanda centang menandakan adanya hubungan antara objek-objek dari class yang telah dipilih dengan event yang ada. Sedangkan di dalam buku Jones dan Rama, event table digambarkan ke dalam empat kolom, yaitu : kolom event, internal agent assuming responsibility, starts when, dan activities in the event.
39 Langkah-langkah menentukan event menurut Jones dan Rama (2006, p21-22) adalah sebagai berikut : 1. Tentukan event pertama yang ada di dalam proses, dimana orang atau departemen di dalam organisasi atau perusahaan tersebut bertanggung jawab terhadap sebuah aktivitas. 2. Abaikan aktivitas yang tidak membutuhkan partisipasi agen internal. 3. Tentukan event baru, dimana adanya perpindahan tanggung jawab dari agen internal yang satu dengan yang lain. 4. Tentukan event baru, dimana sebuah proses terhenti dan dilanjutkan kembali oleh agen internal yang sama. 5. Gunakan sebuah nama dan deskripsi untuk event yang mencerminkan karakter keseluruhan dari event tersebut.
2.3.10 Pengertian Workflow Table Jones dan Rama (2006, p87) menuliskan bahwa workflow table is two-column table that identifies the actors and actions in a process. Jadi workflow table adalah sebuah tabel dua kolom yang mengidentifikasi aktor dan kegiatan (action) dalam sebuah proses. Kolom actor ada di sebelah kiri dan kolom activity ada di sebelah kanan.
2.3.11 Unified Modelling Language (UML) 2.3.11.1 Pengertian Unified Modelling Language (UML) UML is a language used for specifying, visualizing, constructing, and documenting an information system. UML was
40 developed as a tool for Object-Orinted Analysis and Design. However, it can be used to understand and document any information system (Jones dan Rama, 2006, p60). UML adalah sebuah
bahasa
yang
digunakan
untuk
menspesifikkan,
menvisualisasikan, mengkonstruksikan, dan mendokumentasikan sebuah sistem informasi. UML dikembangkan sebagai alat untuk merancang dan menganalisis yang berorientasi objek (Object Oriented Analysis and Design / OOAD), tetapi dapat digunakan untuk memahami dan mendokumentasikan semua sistem informasi. Berdasarkan
website
http://id.wikipedia.org/wiki/UML,
UML adalah bahasa spesifikasi standar untuk mendokumentasikan, menspesifikasikan, dan membangun sistem perangkat lunak. UML tidak berdasarkan pada bahasa pemrograman tertentu. Jadi
UML
menspesifikasikan,
adalah
bahasa
yang
mendokumentasikan,
digunakan membangun,
untuk dan
menvisualisasikan sistem informasi atau sistem perangkat lunak, yang dapat diterapkan pada semua sistem informasi atau tidak berdasarkan pada bahasa pemrograman tertentu.
2.3.11.2 UML Activity Diagram Menurut Jones dan Rama (2006, p60), UML activity diagram plays the role of a “map” in understanding business process by showing the sequence of activities in the process. Dapat diartikan, UML activity diagram berperan sebagai peta dalam
41 memahami proses bisnis dengan menampilkan urutan dari beberapa aktivitas yang ada di dalam proses tersebut. Jones dan Rama (2006, p61) juga menyatakan bahwa activity diagram dibagi ke dalam dua jenis, yaitu overview activity diagram dan detailed activity diagram.
Overview Activity Diagram Overview diagram menampilkan gambaran tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan beberapa event utama, urutan dari event-event tersebut, dan arus informasi di antara event tersebut (Jones dan Rama, 2006, p61). Berdasarkan pendapat Jones dan Rama (2006, p65), dalam menyiapkan overview activity diagram terdapat beberapa langkah sebagai berikut : a. Membaca narasi dan mengidentifikasi event-event yang penting. b. Mencatat narasi secara jelas untuk menampilkan batasan event dan nama event. c. Menggambarkan agent (aktor) yang terlibat dalam proses bisnis yang terjadi dengan menggunakan swimlane. d. Membuat
diagram
untuk
masing-masing
menunjukkan urutan dari event tersebut.
event
dan
42 e. Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari event ke dokumen tersebut. f.
Menggambarkan tabel (file) yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari event ke tabel tersebut.
Detailed Activity Diagram Detailed activity diagram menampilkan gambaran yang lebih detil dari aktivitas yang merupakan bagian dari satu atau dua event yang ada di dalam overview activity diagram (Jones dan Rama, 2006, p61). Menurut Jones dan Rama (2006, p80), dalam menyiapkan detailed activity diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut : a. Mencatat narasi untuk menunjukkan aktivitas. b. Menyiapkan workflow table. c. Mengidentifikasi detailed diagram yang penting. d. Untuk setiap detailed diagram, dilakukan beberapa substep : a. Membuat swimlane untuk agent yang berpartisipasi dalam event atau event yang ada di detailed diagram. b. Menambahkan rounded retangle untuk setiap aktivitas dari event yang telah didokumentasikan dalam detailed diagram.
43 c. Gunakan garis lurus untuk menunjukkan urutan dari aktivitas. d. Membuat semua dokumen yang dihasilkan atau digunakan. e. Gunakan garis putus-putus untuk menghubungan aktivitas dan dokumen. f.
Gambarkan tabel yang dibuat, dimodifikasi, atau digunakan ke dalam kolom komputer.
g. Gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan tabel.
2.3.11.3 UML Class Diagram Mathiassen et al (2000, p4) menuliskan class : a description of a collection of objects sharing structure, behavioral pattern, and attributes. Jadi dapat diartikan, class adalah kumpulan dari objek yang saling berbagi struktur, pola tingkah laku, dan atribut. A class is a collection of similar objects, much like a file is a collection of similar records (Wilkinson et al, 2000, p215). Sebuah class adalah sebuah kumpulan dari objek yang sama, sama seperti sebuah file yang merupakan sebuah kumpulan dari record yang sejenis. Dari kedua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa class adalah kumpulan dari objek yang sama, dimana saling berbagi struktur, pola tingkah laku, dan atribut.
44 The class diagram models the data elements in the system, the ways in which these may be grouped together, and the relationships between them. For each class, the diagram identifies the attributes and operations associates with it (Britton dan Doake, 2000, p69). Dapat diterjemahkan, class diagram membuat replika dari elemen data yang ada di dalam sistem, dengan cara mengelompokkan elemen data tersebut secara bersama-sama, dan menghubungkan
elemen
data
tersebut.
Class
diagram
mengidentifikasi atribut dan operasi untuk masing-masing class. Menurut Mathiassen et al (2000, p69-70), the class diagram provides a coherent problem-domain overview by describing all structural relations between the classes and objects in our model. Dapat diartikan, class diagram menyediakan garis besar (overview) problem domain secara logis dengan menggambarkan semua hubungan terstruktur antara class dan objek. Sedangkan definisi UML class diagram menurut Jones dan Rama (2006, p181) is a diagram that can be used to document (a) tables in an AIS, (b) relationships between tables, and (c) attributes of tables. Dapat diartikan UML class diagram adalah sebuah diagram yang digunakan untuk mendokumentasikan (a) tabel (database atau file) yang ada di dalam SIA, (b) hubungan antara tabel-tabel tersebut, (c) dan atribut dari masing-masing tabel.
45 Langkah-langkah untuk membuat UML class diagram menurut Jones dan Rama (2006, p172-173), yaitu : 1. Menempatkan tabel (file) transaksi yang dibutuhkan pada UML class diagram 2. Menempatkan tabel (file) transaksi yang dibutuhkan pada UML class diagram 3. Menentukan hubungan yang dibutuhkan antara tabel yang ada. Contoh cardinality dari hubungan antartabel antara lain : (1,1), (1,m), (m,1), atau (m,m). 4. Menentukan atribut yang dibutuhkan. Kemudian menentukan primary key untuk setiap tabel dan foreign key.
2.3.11.4 Use Case Diagram Menurut pendapat Britton dan Doake (2000, p97), use case specifies a set of interactions between a user and the system to achieve a particular goal. Dapat diartikan, use case menspesifikkan sebuah kumpulan dari interaksi antara seorang pengguna dan sistem untuk memperoleh sebuah tujuan tertentu. Berdasarkan Mathiassen et al (2000, p120), use case : a pattern for interaction between the system and actors in the application domain. Jadi use case adalah sebuah pola untuk berinteraksi antara sistem dan actor dalam application domain. Use case is a sequence of steps that occur when an “actor” is interacting with the system for a particular purpose (Jones dan
46 Rama, 2006, p267). Use case adalah urutan dari langkah-langkah yang terjadi saat seorang actor berinteraksi dengan sistem untuk tujuan tertentu. Sedangkan definisi use case diagram sendiri menurut Jones dan Rama (2006, p267) is a graphical presentation that can provide a list of use cases that occur in an application. Dapat diartikan use case diagram adalah tampilan grafikal yang berisi daftar dari use case yang terjadi di dalam sebuah aplikasi. Jadi dapat disimpulkan bahwa use case adalah interaksi yang berurutan antara actor atau user dengan sistem untuk memperoleh tujuan tertentu. Sedangkan use case diagram adalah gambar dari use case.
2.3.12 Rancangan Form Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, sering pula disebut dengan istilah media (Mulyadi, 2001, p3). Tetapi Mulyadi (2001, p75) juga menuturkan bahwa formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Dari definisi formulir yang konvensional, Mulyadi (2001, p76) juga menuliskan definisi dari formulir elektronik, yaitu ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Menurut buku Jones dan Rama (2006, p288), dapat diartikan bahwa form adalah dokumen yang telah terformat, yang berisi tempat kosong (blank
47 field), dimana pemakai dapat mengisinya dengan data. Saat form tersebut ditampilkan di layar komputer, data yang telah dimasukkan ke dalam tempat kosong tersebut disimpan ke dalam satu atau lebih tabel. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa formulir atau form adalah tempat kosong, baik di kertas atau di layar komputer, yang dapat diisi data oleh pemakai.
Jenis-jenis input form menurut Jones dan Rama (2006, p263-265), yaitu : 1. Single-record entry form Hanya menampilkan satu record pada satu waktu. Form ini digunakan untuk menambah, menghapus, atau mengubah data yang berupa sebuah single record ke dalam tabel tertentu. Biasanya form ini digunakan untuk memelihara data file master. Kata lainnya, form ini digunakan untuk memasukan atau mengubah single record ke dalam single tabel.
Gambar 2.7 Single-Record Entry Form 2. Tabular entry form Form ini dirancang seperti spreadsheet untuk memasukan berbagai record ke dalam sebuah single tabel. Tipe form ini biasanya digunakan untuk mencatat sebuah kumpulan event. Dengan kata lain, form ini
48 digunakan untuk memasukan atau mengubah beberapa record ke dalam single tabel.
Gambar 2.8 Tabular Entry Form 3. Multi-table entry form Form ini digunakan untuk menambah data ke dalam lebih dari satu tabel. Form ini terbagi ke dalam dua bagian, yaitu main form yang digunakan untuk menambah data pada satu tabel dan subform digunakan untuk menambah data ke dalam banyak tabel. Dengan kata lain, tipe form ini digunakan untuk memasukan atau mengubah record ke dalam dua atau lebih tabel yang berelasi. Main form
Subform
Gambar 2.9 Multi-Table Entry Form
Manfaat formulir di dalam perusahaan menurut Mulyadi (2001, p78), yaitu : a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
49 c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.
2.3.13 Rancangan Database Definisi database menurut Connolly dan Begg (2002, p14) is a shared collection of logically related data, and a description of this data, designed to meet the information needs of an organization. Dapat diartikan, database adalah sebuah kumpulan dari data yang berelasi secara logikal, dan sebuah deskripsi dari data tersebut, dirancang agar dapat memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi atau perusahaan. Pengertian database berdasarkan pendapat O’Brien (2003, p145), database is an integrated collection of logically related data elements. Diterjemahkan bahwa database adalah sebuah kumpulan yang terintegrasi dari elemen data yang berelasi secara logikal. Database is comprehensive collection of related data (Jones dan Rama, 2006, p156). Database adalah kumpulan yang lengkap atau luas dari data yang berelasi atau berhubungan. Dari ketiga definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa database adalah sebuah kumpulan dari data yang berelasi secara logikal, selain kumpulan data, database juga berisi deskripsi dari data-data tersebut. Database didesain untuk dapat menghasilkan informasi yang diperlukan oleh perusahaan.
50 Menurut Connoly dan Begg (2002, p16), Database Management System (DBMS) is a software system that enables users to define, create, maintain, and control access to the database. Dapat diartikan, DBMS adalah sebuah
sistem
piranti
lunak
yang
memungkinkan
pemakai
untuk
mendefinisikan, membuat, memelihara, dan mengendalikan akses untuk database. Sedangkan pendapat Jones dan Rama (2006, p156), database management system is a set of programs that enables the user to store, modify, and extract information from a database. Dapat diartikan, DBMS adalah kumpulan program yang memungkinkan pemakai untuk menyimpan, mengubah, dan meringkas informasi dari sebuah database. Jadi dapat disimpulkan bahwa DBMS adalah piranti lunak yang memungkinkan pemakai untuk mendefinisikan, membuat, menyimpan, mengubah, meringkas, dan memelihara informasi dari sebuah database, serta mengendalikan akses ke database.
Database bisa diartikan sebagai tabel atau file. Ada dua jenis file menurut Jones dan Rama (2006, p30), yaitu : 1. Transaction File : file yang menyimpan informasi tentang event. Sebagai contoh, sebuah transaction file dapat berisi informasi seperti tanggal pemesanan, pelanggan yang membuat pesanan, dan jumlah uang untuk penjualan. 2. Master File : file yang berisi informasi tentang entitas atau informasi lain selain event. Master file berisi dua jenis informasi : (1) reference data
51 adalah data yang relatif tetap dan tidak dipengaruhi oleh transaksi dan (2) summary data adalah data yang berisi ringkasan transaksi yang sudah lewat.
Relasi antara input form dengan tabel (database) berdasarkan buku Jones dan Rama (2006, p261-262) dibagi ke dalam 3 jenis relasi, yaitu : 1. Satu form untuk mencatat data ke dalam satu tabel 2. Satu form untuk mencatat data ke dalam dua atau lebih tabel 3. Dua atu lebih form untuk mencatat data ke dalam satu tabel
2.3.14 Rancangan Laporan Laporan menurut Mulyadi (2001, p5) berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi, yang dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer. Report is a formatted and organized prersentation of data (Jones dan Rama, 2006, p201). Laporan adalah tampilan data yang telah diformat dan diatur. Berdasarkan kedua definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah tampilan data yang telah diolah menjadi informasi, yang kemudian informasi tersebut diformat dan diatur ke dalam bentuk hasil cetak komputer atau masih di dalam layar monitor komputer.
Menurut Jones dan Rama (2006, p214-215), bagian-bagian report terdiri dari :
52 1. Report header Menampilkan informasi yang mencantumkan keseluruhan laporan (seperti nama laporan dan perusahaan, tanggal laporan, dan jumlah halaman). 2. Page header Dapat digunakan untuk menspesifikan informasi yang muncul pada setiap halaman bagian atas (seperti daftar nama atribut). 3. Page footer Ditampilkan pada setiap halaman bagian bawah dan biasanya termasuk nomor halaman. 4. Report footer Dimunculkan sekali, pada akhir laporan.
Gambar 2.10 Design of Grouped Detail Status Report
53 2.3.15 Rancangan Interface Menurut Boockholdt (1999, p65), the interface is a link at which a transaction exits one system and enters another. Dapat diartikan, tampilan (interface) adalah sebuah sambungan, dimana suatu transaksi keluar dari satu sistem dan masuk ke sistem lainnya. Sedangkan definisi user interface menurut Boockholdt (1999, p189), user interfaces are the conversations that occur between the user and the system and usually result in data input, output, or both. Dapat diartikan, user interface adalah percakapan yang terjadi antara pemakai dan sistem dan biasanya terlihat pada saat memasukan data, menghasilkan data, atau keduanya. Berdasarkan pendapat Britton dan Doake (2000, p268), interface is its connection to the outside world. Jadi interface adalah suatu tampilan sistem yang berhubungan dengan dunia luar. Menurut Mathiassen et al (2000, p151-152), interface : facilities that make a system’s model and functions available to actors. Jadi dapat diartikan, interface adalah fasilitas yang membuat model dan fungsi dari sistem tersedia untuk pemakai (actor). Mathiassen et al juga membagi interface menjadi dua jenis, yaitu user interface dan system interface. User interface : an interface to users. System interface : an interface to other systems. Dapat diartikan, user interface adalah sebuah tampilan untuk pemakai dan system interface adalah tampilan untuk sistem lain. Dapat disimpulkan bahwa interface adalah tampilan dari sistem agar fungsi dari sistem tersebut dapat diakses oleh pengguna saat melakukan transaksi. Sedangkan user interface adalah tampilan yang diperuntukan
54 pemakai agar dapat berinteraksi dengan sistem seperti memasukan data dan / atau menghasilkan data.
2.3.16 Pengertian Navigation Diagram Berdasarkan pendapat Mathiassen et al (2000, p344), navigation diagram is a special kind of statechart diagram that focuses of the overall dynamics of the user interface. The diagram shows the participating windows and the transitions between them. The navigation diagram is not found in UML. Jadi dapat diartikan, navigation diagram adalah salah satu jenis khusus dari statechart diagram yang fokus pada semua pergerakkan dari tampilan pemakai (user interface). Navigation diagram menampilkan layarlayar (windows) yang terlibat dan transisi atau pergerakkan di antara mereka. Navigation diagram tidak ditemukan dalam UML.
