7 BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Teori Umum
2.1.1
Analisis Dan Perancangan Sistem Definisi analisis sistem menurut Mcleod (2001,h88) adalah penelitian terhadap suatu sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui. Ada 6 tahap dalam menganalisis sistem: 1. Mengumumkan Penelitian Sistem. Ketika perusahaan menerapkan sistem baru , manajemen bekerjasama dengan pekerja perihal sistem baru tersebut. 2. Mengorganisasikan Tim Proyek. 3. Mendefinisikan Kebutuhan Informasi. Melalui wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan, dan survei. 4. Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem. Setelah kebutuhan informasi manajer didefinisikan, langkah selajutnya adalah menspesifikasi secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem. 5. Menyiapkan Usulan Rancangan. Analisis sistem memberikan kesempatan bagi para manajer untuk membuat keputusan teruskan/ hentikan untuk kedua kalinya. 6. Menyetujui atau Menolak Rancangan Proyek. Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah memberi persetujuan atau tidak.
8
Menurut Mulyadi (2001,h51) menjelaskan bahwa perancangan sistem adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi unutk dipertimbangkan. Definisi perancangan sistem menurut Mcleod (2001,h238) penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru, jika sistem itu berbasis komputer, perancangan dapat menyertakan spesifikasi peralatan yang akan digunakan. Tahap-tahap Perancangan sistem: 1. Menyiapkan Rancangan Sistem yang Terinci Analisis bekerjasama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang dijelaskan dalam modul teknis 2. Mengindentifikasikan Berbagai Alternatif Sistem Analisis harus mengindentifikasikan konfigurasi (bukan merk atau model) peralatan komputer yang akan memberikan hasil terbaik bagi sistem untuk menyelesaikan pemrosesan. 3. Mengevaluasi Berbagai Alternatif Konfigurasi Sistem Analis bekerjasama dengan manajer, mengevaluasi berbagai alternative. Alternatif yang dipilih adalah yang paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala yang ada. 4. Memilih Kofigurasi Terbaik Analis mengevaluasi konfigurasi subsistem dan menyesuaikan dengan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi
9 tunggal. Setelah selesai analis membuat rekomendasi kepada manajer untuk disetujui. 5. Menyiapkan Usulan Penerapan Analis menyiapkan ikhtisar tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan. 6. Menyetujui atau Menolak Penerapan Sistem
•
Analisis dan Perancangan Sistem dengan Object Oriented
2.1.1.1 Pengertian Analisis Sistem Object Oriented Menurut Larman (1998, h6), Object Oriented Analysis merupakan suatu analisis yang menekankan pada penemuan dan penjabaran objek-objek atau konsepkonsep dalam problem domain. Menurut Mathiassen (2000, h13), analysis means an activity in which some item is taken apart and described. Dari definisi diatas dapat diartikan bahwa analisis merupakan suatu kegiatan dimana beberapa hal dipisahkan dan kemudian dijelaskan 2.1.1.2 Pengertian Perancangan Sistem Object Oriented Menurut pendapat Larman (1998, h6) object oriented design lebih menekankan pada pendefinisian objek-objek software secara logika yang pada akhirnya akan diimplementasikan ke dalam bahasa program yang berorientasi objek. Objekobjek software tersebut mempunyai attribute dan methods. Menurut Mathiassen (2000, h13), design is a constructive activity in which known parts are put together in a new way. Dari definisi diatas dapat diartikan bahwa design adalah aktivitas yang membangun bagian yang telah dikenal dan disatukan dengan cara yang baru.
10 2.1.1.3 Rich Picture Rich Picture ( Mathiassen, h26) yaitu gambar informal yang mewakilkan pengertian dari si pembuat akan situasi. 2.1.1.4 Problem Domain Problem domain adalah bagian dari bisnis proses yang nyata yang dikontrol, dievaluasi dan dimonitor oleh suatu sistem (Mathiassen, 2000, h6). Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk membangun sebuah model yang dapat digunakan untuk merancang dan mengimplementasikan sebuah system yang dapat memproses, berkomunikasi, dan menyajikan informasi mengenai problem domain. A.
Class
a.
Object
Objek (Mathiassen, h51) adalah suatu entitas yang memiliki identitas, state dan behaviour. b.
Event
Event (Mathiassen, h51) adalah kejadian yang melibatkan satu atau lebih objek. c.
Class
Class (Mathiassen, h53) adalah sebuah deskripsi dari kumpulan objek-objek yang mempunyai struktur, behavioural pattern dan attribute yang bersamaan. B.
Structures
a.
Class Structures
Generalisasi (Mathiassen, h69) adalah kelas-kelas umum (super class) menjelaskan properti umum dalam suatu kelompok dari kelas-kelas khusus (sub class). Seperti ditunjukkan pada gambar 2.1 dibawah ini
11
Class1
Class3
Class2
Gambar 2. 1 Generalisasi Sumber : Mathiassen, (2000, p74)
b.
Object Structures
Aggregation (Mathiassen, h76) adalah objek yang lebih besar (keseluruhan) terdiri dari sejumlah objek-objek (bagiannya). Seperti ditunjukkan pada gambar 2.5 dibawah ini.
Gambar 2. 2 Aggregation Sumber : Mathiassen, (2000, p76)
Association (Mathiassen, h77) adalah relasi yang berarti diantara sejumlah objekobjek. Seperti yang ditunjukkan pada gambar 2.3 dibawah ini.
12
Class1
-End1 -End2
*
Class2
*
Gambar 2. 3 Association Sumber : Mathiassen, (2000, p77)
2.1.1.5
Application Domain Application
Domain
(Mathiassen,
h6)
adalah
organisasi
yang
mengadministrasi, memonitor atau mengawasi problem domain. A. Actor Actor (Mathiassen, h119) adalah abstraksi dari pengguna atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem target. B. Use Case Use Case (Mathiassen, h120) adalah pola interaksi antara sistem dengan actor dalam application domain. Sedangkan menurut Fowler (2000, p40), use case adalah sekumpulan scenario yang berhubungan satu sama lain dengan tujuan user yang sama. C. Use Case Diagram Use Case Diagram (Mathiassen, h121) adalah gambaran interaksi antara sistem, external sistem dengan user menggambarkan siapa yang menggunakan sistem dan dengan cara apa user dapat berinteraksi dengan sistem. Adapun notasi yang biasa digunakan untuk menggambarkan use case diagram dapat dilihat pada gambar 2.4 berikut.
13
Participation
Actor1
Use case group UseCase1
Gambar 2. 4 Use Case Diagram Sumber : Mathiassen, (2000, h343)
D. Sequence Diagram Menurut Mathiassen, Sequence Diagram adalah gambaran bagaimana objek-objek berinteraksi satu dengan yang lainnya melalui event-event yang dilakukan dari suatu use case atau operasi. Diagram ini menggambarkan bagaimana pesan-pesan dikirim dan diterima diantara objek-objek tersebut dan dalam urutan seperti apa. Adapun notasi yang biasa digunakan untuk menggambarkan sequence diagram dapat dilihat pada gambar 2.8 dibawah ini.
Object1
event()
Message in the form of an event
14
return()
Lifetime for an object return Gambar 2. 5 Sequence Diagram Sumber : Mathiassen, (2000, h340)
2.1.2
Database Database adalah sekumpulan informasi yang disimpan dalam satu atau lebih tabel. Baris dalam tabel berisi satu unit data dan disebut record. Sedangkan kolom berisi atribut dari record disebut field. (Drs.Ario,2002, h2) Ramakrishnan dan Gehrke (2000, h3), berpendapat bahwa database merupakan koleksi data-data yang terdiri atas entity dan relationship yang saling berhubungan satu dengan yang lain. Menurut Ramakrishnan dan Gehrke (2000, h3), database management system (DBMS) adalah suatu program atau piranti lunak yang dirancang untuk membantu dalam memelihara dan mengatur koleksi data. Adapun
keuntungan
dari
database
management
system
Ramakrishnan dan Gehrke (2000, h8) adalah : a. Akses data lebih efisien b. Data yang idenpenden c. Data yang terintegrasi dan aman d. Data yang dapat diakses secara bersama dan di recovery e. Mengurangi waktu pembuatan program.
menurut
15 2.1.3
PHP Menurut Welling (2001, h2), PHP adalah bahasa pemrograman yang berbasiskan server-side yang dirancang khusus untuk web. Dalam halaman HTML, dapat dilekatkan kode PHP yang dapat dijalankan kapanpun halaman itu dikunjungi. Kode PHP diinterpretasikan di web server dan membuat HTML. PHP adalah produk Open Source. Menurut Welling (2001, hh4-5), beberapa keunggulan dari PHP adalah: 1.
High Performance
PHP sangat efisien. Dengan menggunakan server tunggal yang tidak mahal, memungkinkan user dapat melakukan banyak pekerjaan setiap harinya. 2.
Database Integration PHP mempunyai sambungan ke banyak sistem database, antara lain MySQL,
PostgreSQL, mSQL, Oracle, dbm, filePro, Hyperwave, Informix, InterBase, dan Sybase databases. Dengan menggunakan Open Database Connectivity Standard (ODBC), PHP dapat langsung terhubung ke beberapa database yang menyediakan ODBC, termasuk didalamnya produk Microsoft. 3.
Built-in-Libraries PHP dirancang khusus untuk web, dan mempunyai banyak built-in-function
untuk menampilkan banyak fungsi di dalam web. Sebagai contoh, dapat terhubung ke jaringan lain, mengirim email, bekerja denagn cookies, dan membuat dokumen PDF, semuanya itu hanya dengan kode yang singkat. 4.
Harga yang murah PHP adalah gratis. Versi terakhir PHP dapat didownload kapanpun.
5.
Mudah dalam pembelajaran dan penggunaan
16 Sintaks PHP berdasarkan bahasa pemrograman lainnya, terutama C, Perl, dan Java. 6.
Portability PHP dapat digunakan di banyak operating system yang berbeda. Kode PHP
dapat ditulis di free Unix operating system seperti Linux dan FreeBSD, commercial Unix seperti Solaris dan IRIX, atau dalam Miscrosoft Windows. 7.
Ketersediaan Source Code
Kode PHP dapat langsung diakses dan dapat dilakukan modifikasi.
2.1.4
MySQL Menurut Welling (2001, h3), MySQL adalah relational database management system (RDBMS) yang sangat cepat dan aman. Sebuah database memungkinkan untuk melakukan penyimpanan yang efisien, pencarian, dan pengurutan data. MySQL server melakukan kontrol akses terhadap data untuk memastikan bahwa setiap user dapat bekerja dengan sesuai, menyediakan akses yang cepat, dan meyakinkan bahwa hanya user yang mempunyai hak akses yang dapat mengaksesnya. Oleh karena itu, MySQL merupakan server yang dapat digunakan untuk banyak user dan banyak pekerjaan. MySQL menggunakan SQL (Structured Query Language) yang merupakan bahasa standard dalam melakukan query database. Menurut Welling (2001, hh5-6), beberapa keuntungan dari MySQL adalah: 1.
High Performance Tidak diragukan lagi bahwa MySQL cepat dalam pengoperasiannya.
2.
Harga yang murah
17 MySQL tersedia tanpa mengeluarkan biaya, yaitu melalui Open Source license. 3.
Penggunaan yang mudah
Kebanyakan database menggunakan SQL. Jika ada yang menggunakan RDBMS lainnya, maka tidak ada kesulitan dalam mengadaptasinya. MySQL mudah untuk di set up. 4.
Portability
MySQL dapat digunakan dalam beberapa UNIX system yang berbeda sama seperti penggunaan di dalam Microsoft Windows. 5.
Source Code
Mudah untuk mendapatkan dan memodifikasi source code untuk MySQL.
2.1.5
Teori IMK (Interaksi Manusia Dan Komputer) Suatu sistem yang berbasis web harus mendapat dukungan interaksi manusia dan komputer yang baik. User harus merasa dipermudah dengan penggunaan komputer dalam mengakses website. Jika perancangan interface-nya tidak baik, maka user menjadi enggan untuk menelusuri dan mengakses website. Menurut Shneiderman (2005, h15-18), ada lima kriteria yang harus dipenuhi oleh suatu sistem yang user friendly, yaitu : •
Waktu yang singkat untuk mempelajari aplikasi.
•
Kecepatan penyajian informasi yang tepat.
•
Tingkat kesalahan pemakai yang rendah.
•
Waktu yang singkat untuk mengingat apa yang dipelajarinya.
•
Kepuasan pribadi.
18 Ada delapan aturan yang harus diperhatikan untuk merancang user interface yang baik (Shneiderman, 2005, h72-73) : •
Konsistensialam penggunaan jenis font, warna, simbol, bentuk tombol dan komponen lainnya di seluruh bagian program.
•
Tersedianya shortcut bagi pemakai rutin.
•
Menyediakan umpan balik yang informatif untuk setiap aksi.
•
Pengorganisasian dialog yang baik sehingga pemakai tahu kapan awal dan akhir dari suatu aksi.
•
Penanganan kesalahan yang sederhana.
•
Mengizinkan pemakai mengulangi atau memperbaiki suatu aksi.
•
Menyediakan kendali internal bagi pemakai, sehingga pemakai merasa bahwa dirinya menguasai sistem dan sistem akan memberikan respon atas aksinya.
•
Mengurangi penghafalan dengan memperhatikan kaidah ingatan manusia yang terbatas, yaitu “tujuh ditambah atau dikurangi fua informasi”, sehingga perancangan pun lebih sederhana.
2.1.6
Analisa SWOT
2.1.6.1 Definisi Analisis SWOT adalah identifikasi dari berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan (Rangkuti, 2006, h18). Analisis ini didasarkan pada data yang didapat untuk memaksimalkan kekuatan (strengths) dan peluang (opportunities), namum secara bersamaan
19 dapat meminimalkan kelemahan (weaknesses) dan ancaman (threats). Proses pengambilan keputusan yang strategis selalu berkaitan dengan pengembangan keputusan strategis, pengembangan misi, tujuan, strategi dan kebijakan perusahaan. Dengan demikian maka untuk membuat suatu perencanaan yang strategis (strategic planner) perusahaan harus dapat menganalisis data-data (kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman) yang berkaitan dengan perusahaan. SWOT merupakan model yang paling populer didalam penganalisaan untuk menentukan strategi perusahaan. Pada dasarnya analisis SWOT terbagi atas dua bagian besar. Yaitu analisis lingkungan eksternal dan internal. Dimana lingkungan internal adalah kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses) serta lingkungan eksternal yang terdiri dari peluang (opportunities) dan ancaman (threats). Menurut Pearce (2000, h202), SWOT adalah singkatan dari kekuatan internal dan kelemahan serta kesempatan didalam lingkungan serta ancaman yang dihadapi suatu perusahaan pada lingkungan eksternalnya. 1. Kekuatan (strengths) Merupakan
kekuatan
utama
perusahaan
jika
dibandingkan
dengan
kompetitornya. Misalnya sumber daya, modal, ketrampilan, pengalaman, keunggulan persaingan dan penguasaan pasar. 2. Kelemahan (weaknesses) Merupakan kelemahan dari perusahaan. Seperti, keterbatasan sumber daya, modal, pengalaman, dan kapabilitas yang menghambat kinerja perusahaan. 3. Peluang (opportunities)
20 Kesempatan atau situasi yang penting yang dapat menguntungkan perusahaan didalam proses bisnisnya. 4. Ancaman (threats) Merupakan situasi yang tidak menguntungkan bagi perusahaan dan dapat membawa dampak yang merugikan bagi perusahaan.
2.1.6.2 Diagram Posisi SWOT Setelah melakukan analisa terhadap lingkungan internal serta eksternal perusahaan, maka akan ditemukan posisi perusahaan sesuai dengan nilai yang didapatkan dari hasil analisa tersebut. Lihat gambar 2.6 berikut.
BERBAGAI PELUANG 4. M endukung Strategi Turnaround
1. M endukung Strategi Agresif
KELEM AHAN INTERNAL
KEKUATAN INTERNAL
3. M endukung Strategi Defensif
2. M endukung Strategi Diversifikasi BERBAGAI ANCAM AN
Gambar 2. 6 Diagram Posisi SWOT Sumber : Rangkuti (2006, h19)
Hasil yang didapatkan dari analisis akan dimasukkan kedalam diagram yang ada. Kemudian akan dilihat, dimanakah letak posisi perusahaan. Dari diagram tersebut,
21 terdapat 4 (empat) kuadran posisi, dimana perusahaan bisa berada. Ke 4 (empat), kuadran tersebut menjelaskan tentang posisi dan situasi perusahaan pada saat ini. Adapun penjelasan ke 4 (empat), kuadran tersebut adalah. Kuadran 1 :
Ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif (Growth Oriented Strategy).
Kuadran 2 :
Meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus diterapkan adalah menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk / pasar).
Kuadran 3 :
Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar, di lain pihak ia menghadapi beberapa kendala / kelemahan internal. Fokus strategi ini adalah meminimalkan masalah-masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik.
Kuadran 4 :
Ini merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan, perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal.
2.1.6.3 Cara Penentuan Faktor-Faktor SWOT Penentuan faktor strategis ekternal (EFAS): (Rangkuti, 2006, h23). Sebelum membuat matrik faktor strategi eksternal, kita perlu mengetahui terlebih dahulu faktor strategi eksternal. Berikut adalah cara-cara penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS) : a. Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman)
22 b. Beri bobot masing-masing faktor dalam kolom 2, mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor tersebut kemungkinan dapat memberikan dampak terhadap faktor strategis. c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Pemberian nilai rating untuk faktor peluang bersifat positif (peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi jika peluangnya kecil, diberi rating +1). Pemberian nilai rating ancaman adalah kebalikannya. Misalnya, jika nilai ancamannya sangat besar, ratingnya adalah 1. Sebaliknya, jika nilai ancamannya sedikit ratingnya 4. d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masingmasing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor). e. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana
perusahaan
tertentu
bereaksi
terhadap
faktor-faktor
strategis
eksternalnya. Total skor ini dapat dipergunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama.
Penentuan faktor strategis Internal (IFAS): (Rangkuti, 2006, h25). Setelah faktorfaktor strategis internal suatu perusahaan diidentifikasi, suatu tabel IFAS (Internal Strategic Faktors Analysis Summary) disusun untuk merumuskan faktor-faktor strategis internal tersebut dalam kerangka strengths and weakness perusahaan. Tahapnya adalah :
23 a. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan dalam kolom 1. b. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1,0 (paling penting) samapi 0,0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategis perusahaan (semua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1,00). c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Variabel yang bersifat positif (semua variabel yang masuk kategori kekuatan) diberi nilai mulai dari +1 sampai dengan + 4 (sangat baik) dengan membandingkannya dengan rata-rata industri atau dengan pesaing utama. Sedangkan variabel yang bersifat negatif, kebalikannya. Contohnya, jika kelemahan perusahaan besar sekali dibandingkan dengan rata-rata industri, nilainya adalah 1, sedangkan jika kelemahan perusahaan di bawah rata-rata industri, nilainya adalah 4. d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masingmasing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor). e. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis internalnya. Skor total ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama.
24
2.1.6.4 Matriks SWOT Menurut Rangkuti (2006, h31) Alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan adalah matrik SWOT. Matrik ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matrik ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif strategis. Untuk lebih jelasnya, lihat tabel 2.1 berikut.
Tabel 2. 1 Matriks SWOT Sumber : Rangkuti, Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis (2006, h31)
IFAS
Strengths (S) Tentukan
Weaknesses (W)
5-10
faktor- Tentukan
5-10
faktor-
EFAS
faktor kekuatan internal
faktor kelemahan internal
Opportunities (O)
Strategi SO
Strategi WO
Tentukan
5-10
peluang eksternal
faktor Ciptakan
strategi
menggunakan untuk
Treaths (T) Tentukan
5-10
ancaman eksternal
yang Ciptakan strategi uyang
kekuatan meminimalkan kelemahan
memanfaatkan untuk
memanfaatkan
peluang
peluang
Strategi ST
Strategi WT
faktor Ciptakan
strategi
menggunakan
yang Ciptakan
strategi
yang
kekuatan meminimalkan kelemahan
untuk mengatasi ancaman
dan menghindari ancaman
25 a. Strategi SO Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yang dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesarbesarnya. b. Strategi ST Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman c. Strategi WO Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. d. Strategi WT Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.
2.1.7
Value Shop Menurut situs Wikipedia (http://en.wikipedia.org,7 Januari 2007) Value shop pertama kali dikonseptualisasikan oleh Thompson pada tahun 1967. Value shop merupakan desain perusahaan untuk memecahkan masalah
pelanggan atau
sumber daya yang dimanfaatkan untuk menciptakan nilai. Masing-masing masalah dihadapi dengan cara membedakan kegiatan dan sumber daya yang dialokasikan secara spesifik untuk melayani pertanyaan masalah. Menurut penelitian dari Charles B. Stabbel dan Oystein D. Fjeldstads (1998), 5 kegiatan utama yang dilakukan di dalam perusahaan yaitu :
26 a. Problem Finding and acquisition (Mencari dan menemukan masalah) b. Problem Solving (memecahkan masalah) c. Choice of problem solution (memilih solusi masalah) d. Execution of solution (menjalankan solusi) e. Control and evaluation (kontrol dan evaluasi) Nilai
diciptakan
pada
pasar
dengan
beberapa
mekanisme
yang
memungkinkan perusahaan untuk menyelesaikan masalah yang lebih baik atau lebih cepat daripada kliennya. Variabel-variabelnya yaitu : ¾ Perusahaan dapat mengendalikan lebih banyak informasi tentang masalah daripada klien. ¾ Perusahaan dispesialisasikan untuk menangani masalah yang dihadapi dengan metode yang spesifik untuk mengemukakan analisis. ¾ Adanya keahlian yang tinggi disertai dengan pakar yang profesional.
2.2
Teori Khusus
2.2.1
Definisi Data, Informasi dan Knowledge Menurut McLeod dan Schell (2001, h182), data terdiri dari fakta – fakta dan angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses atau data yang mempunyai arti (2001, h12). Menurut Widayana di dalam bukunya Knowledge Management : Meningkatkan
Daya
Saing
Bisnis
(Widayana,2005.hh12-13),
untuk
menghasilkan knowledge yang bernilai tinggi, terlebih dahulu organisasi
27 memerlukan sistem untuk melakukan strukturisasi seluruh data dan informasi yang dimiliki. Data Data merupakan fakta-fakta mentah, antara lain berupa gambar, angka yang disajikan tanpa suatu konteks. Biasanya ditempatkan pada catatan yang terstruktur di dalam sistem teknologi. Contohnya : database, lembar kerja, dokumen dan lain-lainnya. Dalam perusahaan yang besar, data adalah sebuah bagian yang penting karena data merupakan resep dasar untuk membentuk informasi. Informasi Informasi adalah data yang telah tersusun dan disertai dengan referensi terhadap suatu hubungan(konteks) yang mempunyai arti, untuk membantu pengambilan keputusan. Contohnya, perusahaan mempunyai 500 orang karyawan yang diketahui terdiri dari 100 orang karyawan tetap dan 400 karyawan harian. Beberapa kunci metode untuk mengubah data menjadi informasi seperti •
Konseptualisasi : Kita mengetahui untuk tujuan apa ketika data
dikumpulkan. •
Kategori : Kita mengetahui kata kunci dari data.
•
Kalkulasi : Data mungkin telah dianalisa secara matematis atau
statistik. •
Pembetulan : Kesalahan dari data telah dikoreksi.
•
Perangkuman : Data kemungkinan telah dirangkum
28 Knowledge Knowledge adalah informasi yang dilengkapi dengan pemahaman pola hubungan dari informasi disertai pengalaman, baik individu maupun kelompok dalam organisasi. Sebagai contoh, perusahaan mempunyai 500 karyawan yang terdiri atas 100 orang karyawan tetap dan 400 orang karyawan harian. Mengacu pada pola kerja tahun ini dan rencana kerja tahun berikutnya, maka jumlah karyawan tetap tidak perlu ditambah lagi. Menurut Probst, di dalam bukunya Managing Knowledge:Building Blocks For Succes, menjelaskan knowledge sebagai keseluruhan bagian dari pengertian dan keahlian yang digunakan individual untuk memecahkan masalah. Meliputi baik teori maupun praktek, peraturan dan instruksi sehari-hari yang digunakan untuk bertindak. (Probst,et al.2000.p24). Hendrik (2003) mengemukakan pada artikelnya “Sekilas Tentang Knowledge Management” dalam situs http://ilmukomputer.com/populer/hendrik-km.php pada tanggal buka 23 September 2006, knowledge adalah data dan informasi yang digabung dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan, motivasi dari sumber yang kompeten. Sumber pengetahuan bisa berupa banyak bentuk, contoh : koran, majalah, email, e-artikel, mailing list, e-book, kartu nama, iklan, dan manusia. Davenport dan Prusak (2000) juga mengusulkan definisi dari knowledge sebagai berikut : Knowledge adalah sebuah aliran dari gabungan kerangka pengalaman, nilai, informasi kontekstual, kepahaman profesional dan kerangka kerja dari evaluasi dan kerja sama dari pengalaman baru dan informasi. Knowledge timbul dan diterima di dalam pikiran pengetahu. Di organisasi, sering menjadi
29 embedded tidak hanya di dokumen atau tempat penyimpanan tetapi juga di dalam rutinitas organisasi, proses, latihan dan norma-norma. Knowledge telah menjadi lebih penting daripada aset-aset organisasi yang lain. Knowledge dipandang sebagai sumber daya utama untuk menampilkan kinerja di dalam organisasi dan juga sebagai sumber pembelajaran organisasi, dan memungkinkan organisasi untuk berkembang ke tingkat yang lebih tinggi. Individu dapat datang dan pergi, tetapi knowledge yang berharga tidak dapat hilang, jika tidak, organisasi tersebut akan mulai mendapat masalah.
2.2.2
Manajemen
2.2.2.1 Teori Umum Manajemen Menurut Bateman dan Snell (2004,h14), manajemen adalah proses pekerjaan dengan orang dan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut Turban(2001,h6), manajemen adalah suatu proses dari tujuan organisasi yang dicapai melalui penggunaan sumber daya. Menurut Robbins dan Coulter (2005,h7), manajemen sebagai proses koordinasi aktifitas pekerjaan supaya terselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain. Pengertian efisiensi adalah menghasilkan output berupa produk sebanyakbanyaknya dari jumlah biaya yang dikeluarkan sekecil-kecilnya. Dengan kata lain “doing things right”. Pengertian keefektifan adalah suatu cara untuk melengkapi kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuannya yang akan dicapai. Dengan kata lain “doing the right things”.
30
Efisiensi
Keefektifan
Pemakaian sumber daya
Pencapaian Tujuan
Meminimalkan yang terbuang sia-sia
Pencapaian yang tinggi
Manajemen berusaha untuk : Meminimalkan sumber daya yang terbuang (efisiensi yang tinggi) Memaksimalkan pencapaian tujuan (keefektifan yang tinggi) Gambar 2.7 Efisiensi Dan Keefektifan dalam Manajemen Sumber : Robbins dan Coulter (2005, h8)
2.2.2.2 Fungsi Manajemen
Merencanakan
Mengatur
Memimpin
Mengawasi Menuju ke
Mendefinisikan tujuan, menetapkan strategi, dan mengembangkan bagian perencanaan untuk mengkoordinasi kan kegiatan.
Menentukan apa, bagaimana, dan siapa yang dibutuhkan untuk menyelesai kan tugas.
Mengatur dan memotivasi semua bagianbagian yang dilibatkan dan mengatasi konflikkonflik.
Memonitor kegiatankegiatan untuk meyakinkan terlaksana sesuai yang direncanakan.
Gambar 2.8 Fungsi Manajemen Sumber : Robbins dan Coulter (2005, h9)
Mencapai tujuan perusahaan yang ditetapkan
31 2.2.3
Tipe-Tipe Knowledge Jenis-Jenis knowledge menurut Tiwana (2000, h66), yakni : a. Tacit knowledge adalah pengetahuan-pengetahuan yang bersifat perorangan atau pribadi, pengetahuan tersebut merupakan pengetahuan yang bersifat pengetahuan pengetahuan yang memiliki konteks yang spesifik, dimana sangat sulit untuk menyusun, merumuskan atau mengartikulasikan record atas pengetahuan pengetahuan tersebut, karena pengetahuan pengetahuan tersebut tersusun dalam pikiran tiap orang. b. Explicit knowledge adalah merupakan komponen dari pengetahuanpengetahuan yang dapat disusun, dikodifikasi, dan dapat diteruskan kedalam bahasa formal dan sistematis. Ini merupakan pengetahuan yang terdapat buku, referensi dan lainnya. Pengetahuan berkembang dengan adanya informasi dan perlunya penataan informasi atau pengaturan isi dari informasi yang ada., contoh : dokumen, database, web, e-mail, diagram, dan lain-lain. Selain tacit dan explicit knowledge ada yang disebut implicit knowledge dan premium knowledge. Implicit knowledge adalah knowledge yang tidak tampak, mudah dikomunikasikan tetapi tidak terdokumentasi. Sedangkan premium knowledge adalah knowledge yang berguna bagi perusahaan untuk menghasilkan produk dan jasa dengan daya saing tinggi dalam rangka menghadapi para pesaing. Premium knowledge dapat diartikan sebagai tacit knowledge para ahli dalam perusahaan yang terdokumentasi. Misalnya, komunikasi antar para ahli yang menghasilkan knowledge base dan menjadikan perusahaan dapat bersaing pada tingkatan yang prima. Melalui premium knowledge, perusahaan harus dapat menciptakan sistem pertahanan bagi knowledgenya agar tidak mudah ditiru dan
32 berguna untuk memperpanjang umur daya saing bisnis. (Widayana,2005.hh1617) Klasifikasi Knowledge
Mudah
Terdokumentasi?
Dikomunikasikan? Tacit Eksplisit Implicit
atau
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Ya
tersembunyi Premium
Tabel 2.2 Klasifikasi Knowledge (Widayana h16)
2.2.4
Knowledge Management
2.2.4.1 Definisi Mohammad Haitan (2004) dalam artikelnya pada situs http://www.sonyak.com/articles/1/pengantar_km_haitan.php pada tanggal buka 23 September 2006, mengatakan Knowledge Management (KM) dapat dipandang dari dua sisi yaitu secara operasional dan strategis. KM secara operasional artinya KM merupakan aktifitas perusahaan/organisasi dimana terjadi pengembangan dan pemanfaatan pengetahuan, sedangkan KM secara strategis artinya KM merupakan langkah untuk memantapkan setiap organisasi/perusahaan sebagai perusahaan yang berbasis pengetahuan. Menurut Regina Yu, knowledge management adalah sebuah pendekatan sistematis yang terintegrasi untuk mengidentifikasi, mengatur dan membagi semua aset informasi perusahaan, meliputi database, dokumen kebijakan dan prosedur sebaik dengan keahlian dan pengalaman yang tidak terakulasi yang dimiliki oleh pekerja individu. Dasarnya ini semua tentang membuat informasi
33 yang kolektif dan pengalaman perusahaan yang tersedia untuk pekerja individual. (Regina Yu,2002) Menurut Steve Barth, knowledge management adalah latihan memanfaatkan dan mengeksploitasi kapital intelektual untuk mendapatkan keuntungan kompetitif dan komitmen pelanggan melalui efisiensi, inovasi, dan menghasilkan pembuatan keputusan yang lebih cepat dan lebih efektif.(Steve Barth,2000) Menurut
Hendrik
(2003)
pada
situs
http://ilmukomputer.com/populer/hendrik/hendrik-km.zip pada tanggal buka 23 September 2006, pengertian manajemen pengetahuan adalah merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam sumber yang kompeten. Knowledge management adalah proses mengakumulasikan
dan menciptakan
knowledge secara efisien, mengatur sebuah pondasi knowledge perusahaan untuk menyimpan knowledge, dan memfasilitasi pensharingan knowledge sehingga dapat diterima secara efektif di seluruh bagian dalam perusahaan (Turban, 2003, h379). 2.2.4.2 Fase Knowledge Management Menurut Tobin (1996,hh9-10), ada empat tahapan dalam memperoleh informasi knowledge. Gambar dibawah ini menunjukkan semua proses dari data diikuti informasi
kemudian
(kebijaksanaan).
knowledge(pengetahuan)
diikuti
dengan
wisdom
34
Tahap 1
DATA + relevan + kegunaan
Tahap 2
INFORMASI + aplikasi
Tahap 3
KNOWLEDGE + intuisi
Tahap 4
WISDOM ( kebijaksanaan )
Gambar 2.9 Empat Tahapan Pembelajaran (Tobin,1996,h11)
2.2.4.3 Proses Inti Knowledge Management Probst (2000,h30) menegaskan bahwa
kerangka kerja knowledge
management adalah suatu panduan bagi pelaksana dalam mempergunakan sistem knowledge management di dalam sebuah organisasi. Probst (2000,h30) juga mengatakan bahwa kerangka kerja knowledge management meliputi 6 proses utama yang dapat diliat di gambar di bawah ini.
35 Knowledge goal
feedback
Knowledge assesment
Knowledge Identification
Knowledge Retention
Knowledge Acquisition
Knowledge Utilization
Knowledge Development
Knowledge Sharing/distribution
Gambar 2.10 Inti Proses Dari Knowledge Management (Probst h30)
Knowledge Identification (Identifikasi Pengetahuan) Mengidentifikasi pengetahuan eksternal berarti menganalisa dan menjelaskan lingkungan pengetahuan perusahaan. Jumlah perusahaan dalam angka yang cukup besar saat ini mengalami kesulitan dalam mempertahankan gambaran umum dari data internal dan eksternal, informasi dan keahlian. Kurangnya transparansi ini mengakibatkan tidak efisien, keputusan yang salah dan duplikasi. Knowledge management yang efektif harus memastikan transparansi internal dan eksternal yang cukup , dan membantu pegawai secara individual untuk mencari apa yang mereka butuhkan. Knowledge Acquisition (Mendapatkan Pengetahuan)
36 Perusahaan mendapatkan bagian yang penting dari pengetahuan mereka melalui sumber eksternal. Hubungan dengan pelanggan, supplier, pesaing, dan partner dalam kerja sama yang kooperatif telah amat penting untuk menyediakan pengetahuan-sebuah potensi yang jarang dan sepenuhnya dimanfaatkan. Perusahaan dapat juga membeli pengetahuan yang tidak bisa mereka dapatkan sendiri dengan merekrut profesional atau mendapatkan perusahaan inovatif yang lainnya.
Knowledge
management
yang
sistematis
harus
mengambil
kemungkinan-kemungkinan ini. Knowledge Development (Perkembangan Pengetahuan) Mengembangkan pengetahuan merupakan penyempurnaan dari pengetahuan yang telah didapatkan. Perkembangan pengetahuan ini berfokus pada pengembangan keahlian baru, produk baru ide yang lebih baik dan proses yang lebih efisien. Perkembangan pengetahuan meliputi semua usaha manajemen yang secara sadar diarahkan pada kapabilitas memproduksi yang belum ada baik di dalam maupun di luar organisasi. Secara tradisional, knowledge management ditujukan pada penelitian pasar perusahaan, penelitian perusahaan itu sendiri dan departemen perkembangan. Namun, pengetahuan yang penting dapat berguna di setiap bagian dari perusahaan. Dalam perkembangan pengetahuan ini, kita menguji cara umum perusahaan dalam berurusan dengan ide baru dan memanfaatkan kreatifitas dari karyawannya. Ketika dipertimbangkan dari sudut pandang knowledge management, bahkan aktifitas yang dapat diperhatikan secara mudah seperti proses produksi dapat dianalisa dan dioptimalkan sebagai pengetahuan yang menghasilkan.
37 Knowledge Sharing and distribution (Pembagian dan pendistribusian pengetahuan) Pembagian dan distribusi pengetahuan di dalam organisasi merupakan prekondisi ang penting untuk mengubah informasi atau pengalamanyang terisolasi menjadi sesuatu yang dapat digunakan oleh seluruh bagian organisasi. Pertanyaan kuncinya adalah : •
Siapa yang seharusnya mengetahui tentang seberapa banyak
mengenai apa, atau siapa yang dapat mengerjakan apa, dan dalam tingkat apa? •
Bagaimana
kita
dapat
memfasilitasi
pembagian
dan
pendistribusian pengetahuan? Tidaklah penting bagi semua orang untuk mengetahui segala hal:Malah sebaliknya, prinsip dari divisi tenaga kerja menghendaki deskripsi yang berarti dan manajemen dari pembatasan distribusi pengetahuan. Langkah yang paling penting adalah menganalisa transisi pengetahuan dari individu ke kelompok atau organisasi. Distribusi pengetahuan adalah proses pembagian dan menyebarkan pengetahuan yang telah ada di dalam seluruh bagian organisasi. Knowledge Utilization (Pemanfaatan Pengetahuan) Inti dari seluruh proses knowledge management adalah untuk memastikan bahwa keberadaaan pengetahuan di organisasi dapat dipergunakan secara produktif untuk keuntungan organisasi. Sayangnya, suksesnya identifikasi dan distribusi pengetahuan yang penting tidak menjamin bahwa pengetahuan tersebut akan digunakan sebagai aktifitas sehari-hari organisasi. Ada sejumlah hambatan yang menghalangi penggunaan pengetahuan tersebut. Oleh karena itu, sejumlah
38 langkah-langkah harus diambil untuk memastikan bahwa keahlian yang bernilai dan aset-aset pengetahuan-seperti hak paten dan ijin-sepenuhnya dimanfaatkan. Knowledge Retention (Penyimpanan Pengetahuan) Kompetensi yang telah diperoleh tidak secara otomatis tersedia sepanjang waktu. Penyimpanan yang selektif dari informasi, dokumen dan pengalaman membutuhkan pengelolaan. Organisasi pada umumnya mengeluhkan bahwa pengorganisasian ulang telah mengorbankan sebagian dari memori mereka. Proses memilih, menyimpan dan secara teratur mengupdate pengetahuan sebagai potensi masa depan yang bernilai harus dirancang secara hati-hati. Jika ini tidak dapat dilakukan, keahlian yang bernilai dapat secara mudah dibuang. Penyimpanan pengetahuan tergantung pada penggunaan yang efisien dari jangkauan yang luas dari media penyimpanan organisasi. Knowledge Assessment Suatu tindakan didalam pengukuran atau penilaian dari kegiatan proses inti manajemen pengetahuan didalam perusahaan. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk mengukur sejauh mana pengaruh yang dihasikan knowledge didalam perusahaan. Knowledge Goal Merupakan suatu rencana akhir dari kegiatan dan knowledge. Dengan knowledge goal, perusahaan akan dengan lebih mudah menentukan arah dan strategi untuk mencapai tujuannya.
2.2.4.4 Knowledge Goals
39 Menurut Probst, Raub, dan Romhardt (2000, h45), salah satu tujuan inti dari management didalam perusahaan adalah mewujudkan goals dari perusahaan. Hal tersebut akan berdampak pada proses bisnis yang jelas didalam perusahaan. Dengan adanya tujuan dari perusahaan, maka akan dibuat rencana strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Knowledge
goals,
dibuat
berdasarkan
tujuannya
mendukung
strategi
management. Dimana didalam knowledge goals, dukungan terhadap tujuan tersebut dibagi berdasarkan 3 (tiga) bagian besar, yaitu normative, strategic, serta operational. 1.
Normative Adalah dukungan knowledge management yang berdampak pada perilaku management perusahaan. Dimana dengan adanya perilaku yang mendukung terciptanya lingkungan kerja yang optimal, maka perusahaan akan dengan mudah bergerak untuk mencapai tujuannya.
2.
Strategic Adalah dukungan knowledge management yang berdampak pada pengembangan strategi perusahaan. Seperti pada bentuk struktur perusahaan, management systems, yang berdampak langsung pada strategi perusahaan didalam mencapai tujuannya.
3.
Operational Adalah dukungan knowledge management yang berdampak pada bentuk-bentuk kegiatan atau aktifitas kerja didalam perusahaan. Seperti bagaimana bentuk penyebaran informasi, bagaimana
40 menyelesaikan suatu pekerjaan, dan setiap tindakan atau aktifitas operasional didalam perusahaan yang mencerminkan cara kerja karyawan didalam mewujudkan strategi perusahaan.
Normative
Company charter
Hak cipta perusahaan
Struktur yang sah
- Pernyataan visi dan
berdampak di dalam
misi knowledge
- Sharing
knowledge
- Mengidentifikasi
knowledge
management
daerah-daerah kritis
- Semangat yang
dari knowledge
inovatif
Budaya perusahaan
Knowledge
- Komunikasi yang kuat Struktur Organisasi
Program-program
Pendekatan
- Konferensi, struktur
-Bekerjasama
masalah
laporan, R&D
-Membentuk informasi
- Berorientasi pada
perusahaan,
penting yang
knowledge goals
pengalaman team
berkompetensi.
- Melihat masalah
Strategic Management
Operational Management
-
Sistem managemen
pada knowledge
-
EIS, Lotus Notes
identification
Proses Organisasi
Tugas-tugas
- Memantau proses
- Proyek-proyek
Performance and co-operation
perkembangan aliran
knowledge
- Knowledge
knowledge
- Membangun expert
sharing
databanks
- Knowledge in
- Infrastruktur
41 - Memperkenalkan
knowledge - Penambahan dari
action
CBT
knowledge Structures
Activities
Behaviour
Tabel 2. 3 Knowledge Management Goals Sumber : Probst (2000, p45)
2.2.4.5 Model Knowledge Management Karena knowledge organisasi selalu berkembang dari waktu ke waktu, maka knowledge management berupa siklus hidup yang ada dalam organisasi seperti tampak dalam diagram model knowledge management di bawah ini.
Gambar 2.11 Model Knowledge Management (Lendy Widayana h10)
Contoh mudah untuk menggambarkan siklus tersebut yakni seringnya kita mendengar bahwa si A keluar dan pindah kerja ke tempat lain. Perusahaan merasa kehilangan, karena si A mempunyai kecakapan dan pengalaman yang sangat berharga bagi kemajuan perusahaan. Dalam kasus tersebut, jelas si A merupakan aset penting yang dimiliki oleh perusahaan. Apalagi, jika karena si A, banyak pelanggan menggunakan produk atau jasa perusahaan. Perusahaan akan lebih kehilangan, jika pelanggan ternyata berpindah pula ke tempat kerja si A yang baru.
42 Akibat dari keadaan tersebut (paling tidak) akan dapat diperkecil, jika perusahaan mempunyai standar layanan yang didasarkan atas pengalaman, keahlian, dan kecakapan seluruh aset sumber daya pengetahuan yang dikelola secara sistematis. Dengan demikian, si B atau siapa pun pengganti si A dapat meneruskan ’tradisi’ dan mengembangkan layanan pelanggan dengan kualitas yang sama dengan si A.
2.2.4.6 Peran Dalam Proses Knowledge Management Schreiber (2000,hh20-21) menjelaskan enam peranan berbeda, yang secara singkat dijelaskan di bawah ini : •
Knowledge Provider/specialist (Penyedia Pengetahuan/Spesialis) Manusia ”pemilik” dari pengetahuan memiliki peranan penting dalam proses. Biasanya adalah seorang ”profesional” di bidang aplikasi, tapi dapat juga berarti orang lain di organisasi yang tidak mempunyai status ”profesional”. Satu masalah penting untuk seorang analis adalah untuk menemukan seorang yang ”benar-benar” profesional.Seorang profesional palsu akan membahayakan bagi proyek.
•
Knowledge Engineer/analyst (Analis) Walaupun secara tepat menyebut istilah ”knowledge engineer” menunjuk pada pekerja-pekerja di semua bagian proses perkembangan, istilah ini biasanya ditujukan untuk pekerjaan analis sistem. Oleh karena itu ”knowledge analyst” dapat dipakai sebagai istilah yang lebih baik nyatanya.
43 •
Knowledge System Developer (Pengembang Sistem Pengetahuan) Di proyek kecil, orang yang melakukan analisis seringkali melakukan implementasi sistem. Sebagaimana sebuah sistem diproduksi secara rutin sekarang, hal ini tidak tepat lagi. Peran dari pengembang sistem pengetahuan mempunya karakteristik yang spesial. Pengembang sistem pengetahuan bertanggung jawab untuk desain dan implementasi. Pengembang harus mempunyai latar belakang metode analisis, sehingga ia dapat mengerti kebutuhan yang diformulasikan oleh analis pengetahuan. Dalam latihan, seringkali diketahui bahwa di dalam perkembangan sistem pengetahuan, masalah-masalah yang berhubungan dengan pengetahuan utama telah dipecahkan solusinya oleh analis pengetahuan. Oleh karena itu, pengembang sistem pengetahuan memerlukan keahlian yang sama dengan desainer software.
•
Knowledge User (Pemakai Pengetahuan) Pemakai
pengetahuan
membuat
pemakaian
sistem
pengetahuan
digunakan secara langsung atau tidak langsung. Melibatkan pemakai pengetahuan dari awal jauh lebih penting daripada hanya di dalam proyek pengerjaan
software
secara
reguler.
Otomatisasi
dari
kegiatan
pengetahuan intensif mempengaruhi kerja dari orang-orang yang terlibat. Untuk desain dan implementasi, penting untuk memastikan bahwa mereka berinteraksi dengan sistem dengan gambaran antar muka mereka sendiri. Analis pengetahuan juga membutuhkan gambaran tersebut agar
44 dapat menyajikan hasil analisa untuk pemakai pengetahuan yang potensial. •
Project Manager (Manajer Proyek) Manajer proyek pengetahuan memimpin jalannya proyek perkembangan sistem pengetahuan. Proyek biasanya berukuran kecil sampai menengah dengan empat sampai enam orang bekerja di dalamnya. Resiko utamanya adalah manajer proyek menjalankan proyeknya dalam masalah-masalah yang susah dipahami yang berhubungan dengan pengetahuan. Oleh karena itu keperluan pengawasan adalah kepentingan utama selama jalannya proyek.
•
Knowledge Manager (Manajer Pengetahuan) Manajer pengetahuan tidak secara langsung terlibat dalam proyek perkembangan pengetahuan. Manajer pengetahuan memformulasikan sebuah strategi pengetahuan pada tingkat bisnis. Manajer pengetahuan memulai aktifitas perkembangan pengetahuan dan distribusi pengetahuan. Proyek-proyek ini hanya dapat meliputi analisis pengetahuan (contoh untuk perkembangan pengetahuan), tetapi juga mengerjakan sistem pengetahuan.
2.2.4.7 Siklus Knowledge Management Schreiber
(2000,h71)
menyebutkan
aktivitas-aktivitas
dalam
siklus
knowledge management : 1. Mengidentifikasi pengetahuan yang ada baik eksternal maupun internal.
45 2. Merencanakan pengetahuan apa yang dibutuhkan di masa depan. 3. Memperoleh
dan
atau
mengembangkan
pengetahuan
yang
dibutuhkan. 4. Mendistribusikan pengetahuan ke tempat dimana dibutuhkan. 5. Membantu perkembangan aplikasi pengetahuan dalam proses bisnis organisasi. 6. Mengatur kualitas pengetahuan dan mempertahankannya. 7. Membuang pengetahuan yang tidak dibutuhkan lagi.
Menurut Lendy Widayana, ada 4 cara yang dapat menjelaskan interaksi dari tacit knowledge dan explicit knowledge yang dapat dilihat seperti tabel di bawah ini : Tacit
Socialisation Tacit
Teamwork Coaching Understanding Learning
Explicit
Internalisation
Explicit
Externalisation Capturing Sharing Systemising Classifying
Combination
Tabel 2.4 Tabel interaksi knowledge (Lendy Widayana h18)
1. Mengubah tacit knowledge ke tacit knowledge (sosialisasi)
46 Ini adalah bentuk personal dari pengetahuan seseorang. Sebagai contoh : Seorang programmer yang bekerja bersama dengan supervisornya, dengan atau tanpa ia sadari, ia akan mendapatkan pengetahuan yang dimiliki supervisornya tersebut. 2. Mengubah tacit knowledge ke explicit knowledge (eksternalisasi) Perubahan ini dapat diperoleh seseorang memiliki pengetahuan baru dan membaginya dengan perusahaan. 3. Mengubah explicit knowledge ke tacit knowledge (internalisasi) Perubahan ini terjadi ketika explicit knowledge yang baru digunakan oleh karyawan di dalam perusahaan untuk membuat sebuah tacit knowledge yang baru. Dalam melakukan ini, ada beberapa aktivitas antara lain : •
Pembelajaran
•
Pemecahan masalah yang sistematis
•
Penelitian
•
Belajar dari pengalaman
4. Mengubah explicit knowledge ke explicit knowledge Explicit knowledge diperoleh dari cara mengkombinasikan explicit knowledge yang ada. Contoh : Suatu perusahaan mengumpulkan informasi yang ada dan informasi tersebut akan dikombinasikan untuk membuat suatu explicit knowledge yang baru.
2.2.4.8 Knowledge Object Repository
47 Terdapat 3 jenis knowledge repository, yaitu repository terstruktur, repository tidak terstruktur dan manusia (Wally, 2001) a.
Repository Terstruktur Repositori terstruktur adalah database, sistem pakar dan sejenisnya, yang dikarakteristik oleh kemudahannya dalam proses pencarian karena mempunyai alat bantu pencarian seperti index, kata kunci, kosa kata yang terkontrol dan seterusnya.
b.
Repository tidak terstruktur Pada kebanyakan organisasi hal ini termasuk laporan proyek, catatan penjualan dan sumber-sumber lainnya dapat dicari dalam arti teks bebas. Dua jenis repositori yang disebutkan di atas adalah untuk explicit knowledge, knowledge yang ada di sana untuk dapat dicari, dilihat dan digunakan. Terdapat juga tacit knowledge.
c.
Manusia sebagai repository dari knowledge Tacit knowledge berada dalam pikiran manusia. Alat untuk mendapatkan knowledge ini adalah buku telepon, panduan perusahaan, halaman kuning, knowledge perusahaan dan catatan orang lain. Kombinasi dari content atau object yang disimpan pada server dan diorganisasi dengan metadata adalah asas dari sebuah repository. Membangun suatu object repository adalah langkah pertama dalam pendokumentasian masalah dan solusi secara online. Seluruh content masalah dan solusi dapat dibangun dari object dalam sebuah rich object repository. Melalui internet, setiap orang dari seluruh bagian dunia dapat menggunakan dan membagi object repository setiap waktu.
48
2.2.4.9 Knowledge Management Dalam Dunia Bisnis Dalam dunia bisnis dewasa ini sudah banyak perusahaan yang menggunakan knowledge management dalam operasional kesehariannya. Sebut saja beberapa perusahaan besar seperti Microsoft, IBM, Accenture, PwC dan banyak perusahaan lainnya. Namun knowledge management seperti apa sajakah yang dipergunakan dalam banyak perusahaan tersebut? Dalam artikelnya yang berjudul ”Knowledge Management for the New World of Business,” Dr. Yogesh Malhotra(2001) mengungkapkan realitas bahwa sistem semahal apapun tidak mampu merubah, atau memberikan keuntungan maksimal dalam sebuah perusahaan. Bahkan dua sistem yang ”berharga” sama dapat memberikan manfaat yang sangat berbeda dalam dua perusahaan berbeda. Faktor manusia sangat berperan dalam hal ini. Maka investasi dalam IT yang besar, seperti penerapan kecerdasan buatan (artificial intelligence) dalam knowledge management perlu dipertimbangkan terlebih dahulu tingkat keperluannya. Dunia bisnis dewasa ini mulai menggunakan knowledge management yang mengesampingkan peran AI, dengan tujuan mendapatkan nilai ekonomis dari sistem yang mereka gunakan sambil membudayakan penggunaan sistem tersebut. Pembudayaan budaya knowledge creation perlu dilakukan terlebih dahulu dengan menggunakan sistem knowledge management yang ”biasa”. Setelah sistem ini bertambah besar dan kompleks, dimana seluruh karyawan sudah terbiasa menggunakannya, dapat dilakukan investigasi ulang terhadap kebutuhan sistem akan beberapa fasilitas seperti data mining, atau OLAP yang dapat ditawarkan dalam konsep kecerdasan buatan. Hal ini tentu lebih
49 memberikan tingkat keamanan investasi yang lebih baik, dengan menurunkan tingkat resiko kerugian dalam kegagalan sistem.
2.3
Kerangka Berpikir Berikut ini disajikan gambar kerangka berpikir.
50 Bab 2 Landasan teori
Proses inti knowledge management
1. 2. 3. 4.
Knowledge
Data,informasi dan knowledge
5. 6.
Knowledge identification Knowledge acquisition Knowledge development Knowledge sharing and distribution Knowledge utilization Knowledge retention
Knowledge Development
Sistem Informasi Komponen sistem informasi
Internet web-based
Hasil wawancara
Knowledge Architecture and design 1. Komponen infrastruktur knowledge 2. Mengidetifikasikan sumber daya internal dan eksternal perusahaan. 3. Memilih komponen teknologi informasi untuk mencari, membuat, mengumpulkan dan
-
1.Analisa Proses bisnis secara umum Analisa SWOT Analisa Value Shop Kebutuhan Perusahaan Identifikasi knowledge perusahaan
menaplikasikan knowledge. 4. Mengidentifikasikan platform dari sistem. 5. Memutuskan platform yang kolaboratif:
2. Perancangan sistem - UML Diagram
web 6.Mengidentifikasikan dan memahami komponen intelligence yang kolaboratif : database 7. Mengoptimisasi knowledge object dengan pikiran perusahaan. 8. Menyeimbangkan biaya dengan pertambahan nilai perusahaan. 9. Keseimbangan antara mekanisme push dan pull untuk
Alat bantu analisis dan perancangan : 1. Structure 2. Use case diagram 3. Sequence diagram
knowledge delivery.
Knowledge Management system
Gambar 2.12 Kerangka Berpikir
Aplikasi sistem yang memfasilitasi knowledge sharing
