1
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah Pada saat ini, persaingan bisnis yang semakin ketat membuat perusahaan harus
lebih memperhatikan efesiensi dan efektifitas dalam segala hal. Mengoptimalkan penjualan dapat membawa keuntungan bagi perusahaan terutama perusahaan yang bergerak di bidang distribusi. Ketidakpastian mempengaruhi keputusan-keputusan yang diambil, misalnya keputusan jumlah persediaan untuk memenuhi permintaan konsumen, investasi-investasi apa yang akan dilakukan dan keputusan strategi-strategi yang dijalankan. Untuk itu, perusahaan harus bisa menyikapi ketidakpastian dalam menjalankan bisnisnya agar tetap bertahan. Bagi Perusahaan distribusi penjualan adalah ujung tombak berjalannya bisnis. Setiap perusahaan sadar atau tidak sadar pasti melakukan peramalan untuk menyikapi ketidakpastian baik secara kualitatif maupun secara kuantitatif. Peramalan penjualan merupakan sesuatu yang penting bagi perusahaan karena dapat mempengaruhi keputusan-keputusan yang diambil oleh perusahaan, seperti persediaan bahan baku, menyusun strategi untuk penjualan, dan masalah tenaga kerja serta strategi-strategi yang akan dibuat untuk membuat perusahaan mendapatkan profit. PT. XYZ adalah sebuah perusahaan distribusi bahan-bahan kimia untuk keperluan maintenance bangunan, mesin, peralatan dan fasilitas-fasilitas lainnya. Perusahaan ini merupakan perusahaan perseorangan yang didirikan pada awal tahun 1999. Produk yang didistribusikan bervariasi, kurang lebih ada 12 kategori produk.
2
Produk yang ditawarkan perusahaan dipasok oleh sebuah perusahaan manufaktur yang berlokasi di Singapura. Pengiriman dilakukan melalui ekspedisi kapal laut. Barang diterima oleh perusahaan setelah satu bulan dari tanggal pemesanan. Oleh karena itu, sistem persediaan perusahaan harus diatur dengan baik. Peramalan penjualan dan persediaan perusahaan dibuat berdasarkan intuisi manajer bagian pembelian. Perusahaan juga memiliki pandangan mengenai persediaan yaitu lebih baik lebih daripada kurang. Pandangan ini mempengaruhi tindakan pembelian perusahaan. Masalah mulai dirasakan ketika terjadinya penumpukan stok barang di gudang hingga melebihi kapasitas gudang yang hanya dapat menampung 780 unit. Kelebihan stok tersebut beberapa diletakkan di ruangan kantor dengan maksud dapat mengurangi biaya penyewaan gudang untuk kelebihan stok tersebut. Dalam jangka panjang, apabila masalah kelebihan stok ini dibiarkan terusmenerus terjadi maka perusahaan akan dirugikan secara materi. Suatu saat ruang kantor tidak akan cukup lagi menampung kelebihan stok sehingga perusahaan harus menyewa gudang, menambah karyawan untuk bagian pengawasan gudang, biaya pemeliharaan gudang, dan perusahaan harus membayar biaya tambahan penggunaan energi seperti listrik dan lain-lain. Oleh karena itu, masalah kelebihan stok tersebut harus segera diatasi. Cara mengatasinya dapat menggunakan suatu pendekatan yaitu peramalan penjualan dan persediaan menggunakan metode peramalan dan persediaan serta usulan strategi bisnis untuk mengatasi masalah persediaan.
3
1.2
Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, masalah dapat dirumuskan sebagai
berikut : 1. Apa metode peramalan yang sesuai untuk meramalkan penjualan PT. XYZ? 2. Bagaimana sistem persediaan yang akan diusulkan kepada PT. XYZ? 3. Apakah alternatif strategi bisnis yang diusulkan untuk PT. XYZ?
1.3
Ruang Lingkup Adapun pembatasan masalah yang dilakukan oleh penulis yaitu: 1. Data yang dipakai untuk pengolahan data adalah data yang diperoleh di kantor pusat di Jakarta. 2. Objek pengamatan terbatas hanya pada produk CLEAN-TACT. 3. Data histori penjualan yang digunakan dari bulan Januari 2005 hingga bulan Desember 2008. 4. Data histori persediaan yang digunakan dari bulan Januari 2007 hingga bulan Desember 2008. 5. Peramalan dilakukan dengan menggunakan program Minitab v.15.
1.4
Tujuan dan Manfaat Penulisan Skripsi Tujuan dari penulisan skripsi ini antara lain: 1. Mengidentifikasi metode peramalan yang sesuai untuk meramalkan penjualan PT. XYZ.
4
2. Merancang sebuah usulan mengenai sistem persediaan yang dapat dilakukan PT. XYZ. 3. Mengusulkan alternatif strategi bisnis bagi PT. XYZ.
Manfaat dari penulisan skripsi ini antara lain: ¾ Bagi perusahaan 1. Sebagai sebuah gambaran bagi perusahaan mengenai metode peramalan penjualan di masa yang akan datang. 2. Sebagai salah satu acuan bagi perusahaan untuk menentukan sistem persediaan dan strategi pemasaran yang akan digunakan. ¾ Bagi pihak lain atau pembaca laporan 1. Sebagai bahan kajian dan masukan berhubungan dengan suatu pembelajaran mengenai metode peramalan penjualan dan alternatif strategi bisnis yang tepat.
1.5
Gambaran Umum Objek
1.5.1
Profil Perusahaan Peluang
semakin
berkembangnya
industri-industri
di
Indonesia,
kebutuhan akan perlengkapan-perlengkapan dan fasilitas-fasilitas semakin meningkat setiap saat. Tentu saja kebutuhan akan perawatan fasilitas dan mesinmesin industri juga meningkat mengikuti perkembangan industri di Indonesia. Kantor utama PT. XYZ di Komplek Harmoni Mas Blok D-18 Jl. Terusan Bandengan Utara Jakarta Utara 14450. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 1999.
5
PT. Metalindo Multiperkasa merupakan perusahaan distributor untuk produkproduk perawatan bangunan, mesin, peralatan, dan fasilitas-fasilitas lainnya. Pada awalnya PT. XYZ didirikan oleh Bapak Freddy Gozali di Jakarta dan beralamatkan di daerah Telukgong di dalam komplek Duta Harapan Indah. Pada saat itu PT. XYZ hanya memiliki kurang dari 10 karyawan. Setelah melakukan beberapa pertimbangan mengenai lingkungan kantor yang selalu mengalami banjir sehingga kondisi stock dan distribusi mengalami gangguan serta didukung oleh perkembangan bisnis yang semakin meningkat, lokasi kantor kemudian dipindahkan ke daerah bandengan Utara. PT. XYZ saat ini telah memiliki kurang lebih tiga buah kantor cabang di Indonesia yaitu di Surabaya, Medan dan Padang dengan jumlah total karyawan yaitu 138 orang.
1.5.2
Visi & Misi Perusahaan Visi Menjadi perusahaan distributor alat perawatan mesin dan fasilitas pabrik yang
terpercaya dan dapat diandalkan oleh pelanggan. Misi •
Memberikan pelayanan seusai harapan pelanggan yang tumbuh dan berkembang dari waktu ke waktu.
•
Sikap disiplin dalam melaksanan tugas disegala bidang supaya secara keseluruhan proses kerja dapat berlangsung tepat waktu, efisien dan efektif serta terkendali.
6
•
Mendengarkan pelanggan kami, dan mengkomunikasikan maksud dan harapan bersama.
•
Menyediakan produk dan jasa yang bermutu, inovatif dan bersaing.
•
Menjalin hubungan kerja sama yang baik dengan supplier.
1.5.3 Produk Perusahaan Produk yang ditawarkan perusahaan bervariasi, kurang lebih ada 12 kategori produk, yaitu: •
Corrosion treatment and prevention
•
Air-conditioning maintenance
•
Cleaner/stripper/degreaser
•
Water treatment
•
Electrical and mechanical
•
Environmetal and pollution control
maintenance
•
Housekeeping
•
Specialty lubricants
•
Personal hygiene
•
Drain and sewage maintenance
•
Pest control chemicals
CLEAN-TACT CLEAN-TACT merupakan produk untuk membersihkan komponen-komponen elektronik terutama pada stop kontak. CLEAN-TACT biasanya digunakan pada panel kontrol, PCB (Printed Circuit Board), komponen-komponen elektronik, perangkat keras komputer, dan lain lain. Keuntungan menggunakan CLEAN-TACT, antara lain: •
Aman, CLEAN-TACT tidak merusak plastik, karet, cat, dan bahan sensitif lainnya.
•
Membersihkan secara langsung, CLEAN-TACT dapat membersihkan tanpa harus melepaskan, atau membuka atau membongkar peralatannya terlebih dahulu.
7
•
Low Toxicity, CLEAN-TACT lebih aman digunakan dalam area yang tertutup.
•
Tidak meninggalkan bekas, CLEAN-TACT tidak meninggalkan bekas kecuali permukaan yang bersih.
•
CLEAN-TACT tidak mengubah karakteristik listrik.
•
CLEAN-TACT mempunyai batas dielectric break-down lebih besar dari 40.000 volt.
1.5.4
Struktur Organisasi Struktur organisasi pada PT. XYZ dapat dilihat pada gambar 1.1 di bawah ini.
Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT. XYZ Di bawah ini merupakan penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab tenaga kerja di PT. Atlantik Karya Manunggal, yaitu: ¾ Sekretaris • Mengatur administrasi perkantoran, meliputi surat menyurat, pembuatan laporan. • Menjadi resepsionis, meliputi making call, melayani tamu, menyusun jadwal pertemuan pimpinan.
8
• Mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan resepsi atau jamuan acara resmi kantor. • Mempersiapkan rapat, mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. ¾ Supervisor •
Bertanggung jawab atas pelatihan tenaga penjual
•
Membina dan memberikan bimbingan kepada tenaga penjual
•
Membina hubungan dengan pelanggan sampai ke tingkat yang memuaskan
•
Mengevaluasi hasil kerja tenaga penjual.
¾ Manajer Keuangan •
Membuat laporan penggajian, daftar gaji dan daftar hadir, serta kebutuhan tenaga kerja lainnya sesuai kebijaksanaan yang ada
•
Mengevaluasi prestasi tenaga kerja dan mengatur sistem penggajian
•
Menentukan dan menghitung jumlah anggaran yang digunakan perusahaan, atau yang akan dipakai perusahaan untuk ke depannya
•
Memeriksa laporan keuangan
•
Mengontrol pengeluaran-pengeluaran kas perusahaan
¾ Manajer Pembelian & Penjualan •
Menetapkan jumlah persediaan yang harus dibeli
•
Melakukan transaksi setelah mendapatkan persetujuan dari direktur
•
Memantau dan menerima keluhan para pelanggan
•
Mencatat dan menerima order penjualan dari bagian pemasaran
9
•
Mengkoordinasi pengiriman barang kepada pelanggan
¾ Manajer Sumber Daya Manusia • Menyeleksi calon tenaga kerja sesuai dengan prosedur • Menyusun dan merencanakan pengembangan sumber daya manusia, pendidikan, pelatihan dan prestasi setiap tenaga kerja serta berperan aktif didalam penggajian • Menjaga disiplin serta keselamatan kerja para bawahannya agar tercapai efisiensi dan produktifitas kerja yang tinggi
1.5.5
Metode Peramalan dan Sistem Persediaan Sekarang Metode peramalan yang digunakan sekarang oleh PT.XYZ merupakan
peramalan secara kualitatif yaitu secara intuisi atau berdasarkan pengalaman semata, peramalan tidak didukung oleh penggunaan metode peramalan secara kuantitatif. Dengan melihat histori penjualan, manajer bagian pembelian kemudian akan memperkirakan sebuah jumlah yang menjadi jumlah persediaan yang akan dibeli oleh PT. XYZ. Pesanan kemudian akan diteruskan kepada direktur sebagai pengambil keputusan terakhir. Setelah disetujui maka manajer akan mengirimkan purchase order kepada perusahaan
supplier
di
Singapura.
Pembayaran
dilakukan
setelah
supplier
mengkonfirmasi penerimaan purchse order. Interval pemesanan persediaan pada PT. XYZ ditentukan oleh banyaknya permintaan. Dalam sekali pemesanan, PT. XYZ biasanya memesan sebanyak 60 box
10
CLEAN-TACT, yaitu sebanyak 720 unit. Dalam jangka waktu satu tahun, pemesanan persediaan berkisar antara 3 sampai dengan 5 kali pemesanan. Barang yang sudah diterima kemudian disimpan di gudang. Apabila gudang telah terisi penuh, barang akan ditumpuk di kantor untuk mengurangi biaya ekstra yang muncul akibat penyewaan gudang.
