BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dalam lingkungan bisnis sekarang ini, perusahaan sangat membutuhkan informasi yang akurat, yang berasal dari internal maupun eksternal. Dengan ketersediaan informasi yang tepat dan berkualitas, maka perusahaan dapat mengambil keputusan dan kebijakan bagi perkembangan bisnis ke depan. Untuk itu, perusahaan membutuhkan sebuah sistem yang terstruktur untuk mengolah data dan menghasilkan informasi dalam sajian yang dibutuhkan oleh pemakainya. Sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang digunakan untuk menangani segala sesuatu yang berkaitan dengan proses akuntansi dalam suatu perusahaan. Sistem ini memproses data dan transaksi guna menyediakan infomasi yang
diperlukan
oleh
user
untuk
merencanakan,
mengendalikan
dan
mengoperasikan bisnis. Dengan sistem informasi akuntansi yang berkualitas, maka jaminan akan kualitas informasi juga akan meningkat. Bagi perusahaan dagang, penjualan adalah aktivitas yang sangat penting. Pemasaran, penerapan strategi harga dan riset merupakan usaha perusahaan dalam rangka mendukung kegiatan penjualan. Penjualan sangat menentukan kelangsungan hidup suatu perusahaan dan menjadi tumpuan harapan dalam bersaing dengan perusahaan lainnya. Banyaknya masalah dan kekurangan dalam sistem informasi akuntansi penjualan (khususnya pada penjualan kredit), piutang dan penerimaan kas menjadi hambatan bagi perusahaan dalam mengembangkan bisnisnya. Kegiatan operasional sehari – hari yang kurang efektif, tidak adanya ketentuan baku dalam
2 penentuan limit kredit hingga terjadinya piutang jatuh tempo yang belum tertagih dalam jumlah besar. Hal - hal tersebut seringkali mengakibatkan manajemen seringkali salah mengambil keputusan. Misalnya, karena kurang informasi tentang jumlah uang kas yang akan masuk suatu periode, akibatnya manajemen membuat kesalahan pada saat melakukan perjanjian dengan pemasok. Sehingga, pada saat tagihan datang dari pemasok, perusahaan tidak mampu memenuhi kewajibannya untuk membayar. Keterlambatan pengumpulan piutang menyebabkan macetnya aliran kas dalam perusahaan. Akhirnya, kurangnya pengolahan data akuntansi dan keuangan ini menyebabkan manajemen kehilangan kendali atas perusahaan. Masalah – masalah seperti inilah yang dialami oleh PT. Niagatama Cemerlang. PT. Niagatama Cemerlang adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang import dan distributor bahan – bahan kimia di Jakarta. Perusahaan ini melakukan import bahan – bahan kimia dalam jumlah besar dari luar negeri, seperti Korea, Jepang dan Malaysia, kemudian mendistribusikannya kepada berbagai perusahaan di Indonesia. Pelanggan PT Niagatama Cemerlang datang dari berbagai bidang, mulai dari perusahaan parfum, makanan, kosmetik, dan sebagainya. Dalam kesehariannya, PT Niagatama Cemerlang menerima banyak pesanan dari pelanggannya, dengan berbagai jenis dan ukuran, hingga angka penjualan miliaran rupiah. Dimana harga untuk jenis barang yang sama dapat berbeda untuk masing – masing pelanggan. Penjualan dilakukan dalam mata uang US Dolar, dengan tanggal jatuh tempo yang beragam sesuai kesepakatan. Piutang usaha meliputi piutang yang berasal dari penjualan (US Dolar) dan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dalam mata
3 uang Rupiah, yang berasal dari konversi kurs pajak yang berubah – ubah seminggu sekali. Semua proses dilakukan dengan bantuan Microsoft Excel. Baru – baru ini terjadi kesulitan pelunasan pada pemasok, akibat banyak piutang yang belum tertagih dan kurangnya informasi perkiraan jumlah kas yang akan tersedia pada periode jatuh tempo pelunasan. PT. Niagatama Cemerlang membutuhkan suatu sistem yang bukan hanya membantu prosedur yang berkaitan, tetapi yang lebih penting lagi, sistem tersebut harus dapat membantu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan informasi keuangan yang diperlukan. Oleh karena itu, untuk memenuhi kebutuhan sistem seperti itu, penulis akan membuat skripsi dengan judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG USAHA DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. NIAGATAMA CEMERLANG.”
1.2. Ruang Lingkup Dalam skripsi ini, ruang lingkup akan dibatasi sebagai berikut : •
Prosedur, fungsi dan dokumen yang berkaitan dengan penjualan tunai dan kredit. Mulai dari penerimaan pesanan, pemeriksaan limit kredit dan persediaan, pengiriman barang, retur penjualan, serta penilaian pelanggan (penetapan limit kredit).
•
Prosedur, fungsi dan dokumen yang berkaitan dengan piutang usaha, mulai dari pencatatan piutang, penagihan dan analisa umur piutang.
•
Prosedur, fungsi dan dokumen yang berkaitan dengan penerimaan kas dalam bentuk tunai, transfer bank, cek dan bilyet giro.
4 •
Laporan – laporan yang dibutuhkan oleh pihak managemen sehubungan dengan penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas seperti Laporan Penjualan, Laporan Piutang, Laporan Penerimaan Kas, Laporan analisa umur piutang, Laporan jurnal yang berkaitan dengan penjualan dan penerimaan kas dan sebagainya.
•
Membahas Pajak Pertambahan Nilai (PPN) Keluaran sampai pada pencetakan Faktur Pajak Standar.
•
Sistem pengendalian internal yang berkaitan dengan penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas.
•
Tidak membahas pembatalan pesanan.
1.3. Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan skripsi ini antara lain : •
Menganalisis sistem yang sedang diterapkan dalam perusahaan.
•
Mengidentifikasi masalah - masalah dan kelemahan - kelemahan terjadi pada saat ini.
•
Merancang Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas untuk memenuhi kebutuhan PT. Niagatama Cemerlang.
Manfaat yang dapat diperoleh yaitu : •
Membantu meningkatkan kinerja operasional perusahaan dengan lebih efektif dan efisien.
5 •
Menunjang pengambilan keputusan internal perusahaan dengan penyediaan infromasi yang cepat, lengkap dan tepat guna.
•
Penerapan pengendalian internal yang lebih baik, sehingga dapat menghindari terjadinya kesalahan dan kecurangan dalam perusahaan.
1.4. Metodologi Jenis penelitian yang dilakukan dalam skripsi ini adalah : a. Descriptive Study, yaitu dengan menggambarkan apa yang sedang terjadi pada perusahaan yang diteliti. b. Explanatory Study, dengan pendekatan studi kasus pada PT. Niagatama Cemerlang, untuk mencari jawaban atas hasil dari penelitian Descriptive Study yang telah diperoleh sebelumnya. Dalam skripsi ini, pengumpulan data yang dilakukan meliputi : a. Studi literatur Penulis akan mengumpukan teori – teori dan informasi – informasi dari buku – buku, hasil penelitian ilmiah dan literatur – literatur lainnya. b. Penelitian lapangan, yang meliputi : 1. Wawancara, yaitu mengajukan pertanyaan – pertanyaan kepada personel
perusahaan
perusahaan.
berkaitan
dengan
kegiatan
operasional
6 2. Observasi, yaitu melihat langsung ke dalam perusahaan dan mengamati prosedur yang dilakukan karyawan dalam menangani penjualan, piutang dan penerimaan kas. 3. Review dokumen, yaitu mengamati dokumen – dokumen yang dihasilkan dan dipergunakan dalam perusahaan. Penulis akan menganalisa dan merancang sistem dengan menggunakan Object Oriented analysis and Design versi Lars Mathiassen, yang terdiri dari : a. Problem-Domain Analysis b. Application-Domain Analysis c. Architectural Design d. Component Design
1.5. Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini terdiri dari 5 bab dimana masing-masing bab terbagi menjadi beberapa subbab. Sistematikanya adalah sebagai berikut:
BAB 1
PENDAHULUAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, dan metodologi.
BAB 2
LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori-teori yang digunakan sebagai dasar untuk membahas permasalahan dalam skripsi ini.
7 BAB 3
ANALISIS
SISTEM
INFORMASI
AKUNTANSI
PENJUALAN,
PIUTANG USAHA DAN PENERIMAAN KAS YANG SEDANG BERJALAN Dalam bab ini akan dibahas secara garis besar struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab, kebijakan perusahaan sehubungan dengan penerimaan order, pengiriman barang, pencatatan piutang, penagihan dan pelunasan piutang, serta penerimaan kas. BAB 4
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG USAHA DAN PENERIMAAN KAS Dalam bab ini akan dibahas tentang usulan perancangan sistem yang dibuat berdasarkan Object Oriented Analysis and Design.
BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini akan disimpulkan tentang perubahan yang akan terjadi dengan adanya sistem yang baru dan bagaimana perubahan ini akan membantu dalam menghadapi masalah yang ada. Selain itu, akan disertakan saran-saran bagi perusahaan.
