BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Seiring dengan perkembangan jaman dan teknologi yang terus meningkat saat ini, terjadi perubahan yang revolusioner dalam persaingan antar perusahaan, khususnya dalam bidang manufaktur. Semua perusahaan berusaha untuk memberikan nilai tambah bagi proses produksi, yang tentunya hal tersebut ditujukan untuk menjadi pemimpin dalam pasar. Minimasi biaya, mengatur proses produksi sesingkat dan seefisien mungkin, serta mengirimkan produk dalam kurun waktu sesingkat mungkin merupakan hal yang lumrah untuk diperhatikan. Hal tersebut dapat dilakukan dengan melakukan perencanaan produksi terhadap produk jadi yang dipesan oleh konsumen, hingga produk tersebut sampai ke tangan konsumen sesuai waktu yang disepakati oleh kedua belah pihak. Perencanaan produksi tersebut kiranya merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan, terutama untuk memastikan berapa jumlah produk yang akan diproduksi dan dijual dalam kurun periode waktu tertentu, jumlah bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi produk tersebut, dan juga kapan produk yang diminta oleh konsumen selesai dibuat setelah melewati proses produksi dan diantarkan ke tangan konsumen. Penjadwalan kebutuhan bahan baku merupakan suatu kunci utama dalam perencaanan produksi tersebut, mengingat bahwa dengan adanya penjadwalan bahan baku yang telah terencana dengan baik maka produksi yang sudah terjadwalkan dalam agenda perusahaan dapat terlaksana tanpa adanya kemungkinan terjadinya kekurangan
2 bahan baku. Harus diperhatikan bahwa banyak hal yang mempengaruhi pemesanan bahan baku, misalnya safety stock yang dibutuhkan, lead time bagi masing-masing komponen bahan baku, dan hal-hal lainnya yang tidak boleh luput dari pengamatan. Oleh karena itu, untuk mengatasi permasalahan yang mungkin muncul di masa mendatang, perusahaan tentunya membutuhkan suatu sistem penjadwalan bahan baku yang baik dan tepat guna. Hal ini dibutuhkan mengingat aktivitas penjadwalan kebutuhan bahan baku yang digunakan dalam proses produksi harus dapat mengatur dan mendukung kelangsungan proses produksi di perusahaan. Dalam perjalanan panjangnya, suatu industri selalu didasari oleh pengendalian dan perencanaan aktivitas. Pada dasarnya, pengendalian yang efektif atas bahan baku produksi dan lebih lanjut pengaturan biaya produksi yang baik akan mempengaruhi besar kecilnya keuntungan yang diperoleh oleh perusahaan. Oleh sebab itu, suatu sistem pengendalian produksi yang menunjang aktivitas produksi sebagai suatu pertimbangan bagi proses pengambilan keputusan merupakan suatu hal yang sifatnya mutlak ada. Dalam perkembangan selanjutnya, sistem perencanaan dan pengendalian produksi yang akan dibahas adalah metode penjadwalan produksi (Master Production Schedule) dan perencanaan kebutuhan material (Material Requirement Planning). Keduanya merupakan bagian dari sistem pengendalian produksi yang kiranya sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk menjamin kelangsungan proses produksi dari sisi ketersediaan bahan baku. Pada perusahaan yang dijadikan obyek penelitian ini, PT.Tanjung Kreasi Parquet Industry (yang seterusnya sering disingkat sebagai PT.TKPI), ada beberapa masalah yang ditemukan, antara lain terjadinya keberlimpahan stok produk akhir (atau disebut pula barang jadi) maupun terjadinya kekurangan stok produk akhir secara fluktuatif,
3 disebabkan karena perusahaan tersebut belum memiliki peramalan (Forecasting) yang cukup baik sehingga menyebabkan kesulitan dalam menentukan jumlah penyimpanan bahan jadi untuk dijual. Tingkat safety stock yang besar dan ketidakteraturan jumlah ataupun jadwal kedatangan bahan baku yang dipesan juga mempengaruhi terjadinya kecenderungan perubahan stok produk akhir tersebut. Hal ini berdampak pada ketepatan waktu pemenuhan pesanan pelanggan, dan secara langsung mempengaruhi tingkat kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. Mengingat dalam industri ini, kepuasan pelanggan merupakan hal yang sangat penting, maka kesulitan dalam penjadwalan bahan baku yang kerap terjadi karena perusahaan belum menerapkan suatu perencanaan produksi yang terintegrasi dalam mengatur penjadwalan bahan bakunya akan sangat berdampak pada kerugian perusahaan yang terjadi karena kehilangan pelanggan yang tidak puas. Selama ini, perusahaan selalu menentukan jadwal dan besar pemesanan bahan baku secara konstan. Perusahaan selalu melakukan produksi dengan jumlah yang tetap, dimana jumlah produksi tersebut selalu lebih besar daripada produk akhir yang bisa dijual. Akibatnya terjadi penumpukan stok di gudang. Stok yang menumpuk tersebut kemudian akan digunakan untuk memenuhi pesanan pelanggan terlebih dahulu, baru apabila terjadi kekurangan stok maka perusahaan akan melakukan proses produksi untuk memenuhi pesanan pelanggan lainnya. Dalam memenuhi pesanan yang masuk tersebut, pertama kali akan dilakukan pengecekan ke gudang bahan baku untuk melihat ketersediaan bahan baku tersebut. Bila terjadi kekurangan bahan baku, perusahaan akan melakukan pemesanan bahan baku dalam jumlah yang sifatnya konstan terhadap produsen. Keadaan ini menyebabkan terjadinya penumpukan persediaan bahan baku di
4 gudang pada saat permintaan sedikit, dan kekurangan bahan baku pada saat permintaan meningkat. Keadaan ini diperburuk dengan kenyataan di lapangan bahwa perusahaan ini masih melakukan proses bisnisnya secara manual berbasis kertas (paper based oriented), dan beberapa bantuan program komputer seperti Microsoft Excel, Microsoft Access, dan program-program lainnya yang tidak terintegrasi dan masih berdiri sendiri serta terpisah satu sama lain. Kegiatan di perusahaan dianggap tidak optimal, serta sangat dipengaruhi oleh faktor kesalahan manusia (human error), terutama dalam proses perhitungan dan perencanaan bahan baku. Perusahaan sudah menyadari bahwa penggunaan teknologi informasi dapat mengoptimalkan kegiatan bisnis mereka. Perusahaan ini cukup tertarik dengan keberadaan Enterprise Resource Planning (atau disingkat ERP), namun untuk tahap pembuatan dan implementasi masih membutuhkan waktu yang sangat panjang. Oleh karena itu, sistem informasi Material Requirement Planning (MRP) yang hendak dibahas pada penelitian yang ditujukan sebagai sarana penunjang perencanaan kebutuhan bahan baku yang menjamin terjadinya kelancaran produksi ini akan dijadikan tolak ukur kesuksesan sistem informasi, dan lebih lanjut akan digunakan sebagai bahan pertimbangan bagi manajemen tingkat atas untuk memutuskan apakah mereka akan menggunakan ERP atau tidak.
5 1.2 Perumusan Masalah Skrispi yang dilakukan akan menjawab perumusan masalah yang disusun dalam bentuk poin seperti di bawah ini: •
Perusahaan belum memiliki peramalan (Forecasting) yang baik dan memadai untuk menjadi acuan dalam melihat jumlah permintaan pada suatu periode tertentu
•
Perusahaan belum memiliki tingkat safety stock yang dirasa cukup untuk mengantisipasi terjadinya perubahan permintaan
•
Perusahaan belum memiliki perencanaan bahan baku, sehingga kedatangan bahan baku belum dijadwalkan secara teratur
•
Perusahaan belum memiliki suatu sistem terintegrasi untuk perencanaan produksi, sehingga menimbulkan kesulitan karena tidak ada pemakaian program aplikasi yang terencana sesuai dengan prosedur.
•
Tidak adanya sistem terintegrasi tersebut berdampak pada sulitnya melakukan perencanaan produksi dan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan perencanaan produksi tersebut cukup lama karena perencanaan masih dilakukan secara manual
6 1.3 Ruang Lingkup Agar penyelesaian masalah menjadi lebih terarah dan jelas, maka ruang lingkup yang akan digunakan dalam penulisan skripsi ini akan dibatasi antara lain sebagai berikut : •
Obyek penelitian akan dilakukan terhadap produk perusahaan yang dibuat berdasarkan stok (make-to-stock). Dalam hal ini yang diambil adalah dua produk yang paling banyak diproduksi oleh perusahaan, yaitu Dur dan Dur Loc. Karena dalam kenyataannya dua produk di atas dibuat baik berdasarkan stok maupun berdasarkan pesanan, maka yang diambil hanyalah yang berdasarkan stok saja, mengingat produk yang dibuat berdasarkan pemesanan (make-to-order) sangatlah sedikit dan merupakan persentase dari produk yang dibuat berdasarkan stok.
•
Berdasarkan kebijakan perusahaan daftar lengkap struktur produk dan bill of materials dari produk yang dihasilkan merupakan rahasia pihak perusahaan, sehingga pada skripsi ini hanya disajikan struktur produk beserta bill of materials yang lebih sederhana dan kurang detil dibandingkan struktur produk dan bill of materials yang asli. Hal ini merupakan kesepakatan yang dibuat dengan perusahaan untuk mencegah terjadinya kebocoran dan pencurian data.
•
Data yang digunakan untuk penelitian diambil berdasarkan data historis penjualan dari bagian pemasaran (marketing) mulai dari bulan Oktober 2005 sampai dengan periode September 2007.
7 •
Metode peramalan yang digunakan untuk mengetahui jumlah perkiraan permintaan produk yang akan diproduksi adalah dengan menggunakan metode peramalan yang merupakan kesepakatan dengan perusahaan.
•
Pada penjadwalan kebutuhan bahan baku menggunakan teknik lotting yang disediakan sebagai pilihan adalah antara EOQ (Economic Order Quantity), POQ (Periodic Order Quantity), LFL (Lot For Lot), PPB (Part Period Balancing) dan SM (Silver Meal), dan WW (Wagner-Within). Hal ini dikarenakan lima metode lotting ini biasanya memberikan nilai lotting yang umum digunakan, dan dengan adanya penggunaan lima metode berbeda diharapkan dapat memberikan perbandingan yang cukup jelas bagi pihak manajemen untuk memilih solusi yang terbaik. Oleh karena itu, penggunaan lima teknik tersebut diharapkan dapat menjadi suatu pilihan dalam melakukan pemenuhan bahan baku.
•
Data biaya produksi per produk tidak diberikan oleh perusahaan karena merupakan rahasia perusahaan sehingga tidak dibahas mengenai agregat. Berdasarkan penjelasan dari perusahaan selama ini, bahwa produksi reguler lebih dari cukup untuk melakukan produksi di mana kapasitas produksi selalu lebih besar daripada permintaan, maka penulis tidak menggunakan perencanaan agregat. Perancangan sistem informasi baru yang dibuat bagi perusahaan merupakan
usulan dari penjadwalan produksi yang sebelumnya berjalan secara manual yang dapat mengakibatkan kesalahan dalam pemrosesan data. Sistem informasi ini juga diharapkan dapat memberikan kemudahan untuk berkomunikasi antara Bagian Pemasaran
8 (Marketing) yang ada di kantor pusat dengan Bagian Produksi yang ada di pabrik, maupun Bagian Produksi yang ada di pabrik dengan Bagian Gudang yang ada di pabrik.
1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk : •
Melakukan peramalan yang akurat bagi kedua produk perusahaan yang dijadikan sampel penelitian, dengan tujuan untuk membantu perusahaan dalam menentukan kebijakan terhadap permintaan di masa mendatang.
•
Menerapkan suatu metode untuk melakukan suatu perencanaan kebutuhan bahan baku, dengan tujuan melakukan efisiensi terhadap biaya yang dikeluarkan oleh pihak perusahaan dalam proses pengadaan bahan baku.
•
Melakukan perhitungan safety stock produk maupun safety stock bahan baku sebagai bagian dari perencanaan proses produksi, khususnya dalam menangani inventory yang dimiliki oleh perusahaan dengan tujuan membantu perusahaan dalam permasalahan penanganan inventory.
•
Merancang sebuah sistem informasi yang dapat membantu dan mendukung perusahaan dalam proses produksi khususnya dalam penyediaan bahan baku, serta membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan kapan pemesanan bahan baku harus dilakukan dan berapa jumlah optimal bahan baku yang dipesan.
9 Manfaat yang hendak dicapai berupa : •
Mempermudah proses penjadwalan produksi dan membantu manajer produksi dalam pengambilan keputusan untuk penjadwalan produksi, terutama dalam penjadwalan pemesanan bahan baku yang disesuaikan dengan penjadwalan produksi, yang lebih lanjut akan memperlancar proses produksi
•
Mempermudah penghitungan safety stock produk dan bahan baku yang dibutuhkan dalam penanganan inventory gudang maupun perencanaan proses produksi.
•
Perusahaan dapat melakukan perhitungan estimasi biaya yang akan dikeluarkan untuk pemesanan bahan baku yang dibutuhkan dalam proses produksi dan biaya untuk penyimpanan material yang telah dikirim oleh pihak supplier
•
Perusahaan
dapat
melakukan
penghematan
terhadap
biaya-biaya
yang
berhubungan dengan perencanaan kebutuhan material tersebut. Biaya yang berhasil dihemat dapat dialokasikan untuk kebutuhan lainnya. •
Dengan dibuatnya suatu program komputer yang mendukung dalam proses peramalan serta perencanaan kebutuhan material, pihak perusahaan dapat melakukan perkiraan penjadwalan produksi dan pemesanan bahan baku untuk bulan-bulan berikutnya secara lebih cepat.
10 1.5 Definisi Operasional Berikut ini adalah penjelasan mengenai perusahaan yang dijadikan obyek penelitian: 1.5.1 Gambaran Perusahaan PT. Tanjung Kreasi Parquet Industry (selanjutnya disebut PT.TKPI) merupakan suatu perusahaan industri kayu yang didirikan pada bulan Februari 1995. Perusahaan ini memproduksi lantai kayu, atau yang sering pula disebut sebagai parquet dengan merek dagang TEKA. Perusahaan ini memiliki kantor pusat di Jakarta, sementara lokasi pabrik produksi terpisah dan berada di Pingit, Ambarawa (Jawa Tengah).
Gambar 1.1 Pabrik PT.TKPI di Pingit, Ambarawa Perusahaan ini menggunakan permesinan yang dibeli dari Eropa, khususnya Jerman dan negara-negara Eropa Timur. Kapasitas produksi total yang dimiliki adalah sekitar 53.800.000 m2. Produk utamanya mencakup 64 jenis varian parquet, dengan produksi andalan adalah solid parqued flooring (yaitu lantai kayu yang kokoh dan diproduksi dalam pentuk persegi panjang berukuran besar) dan three layer parqued flooring (yaitu lantai kayu yang diproduksi dengan teknologi tiga susun dan berbentuk persegi yang dapat dibongkar pasang dengan mudah tanpa penggunaan lem).
11 Pada tahun 2004, PT.TKPI telah memperoleh ISO 9001:2000 untuk merek dagang mereka, TEKA. Pengakuan ini semakin memantapkan posisi mereka sebagai salah satu perusahaan industri lantai kayu yang patut diperhitungkan di dunia. Parquet TEKA adalah produk lokal dengan kualitas yang berorientasi ekspor, di mana produk tersebut telah diekspor ke seluruh dunia sejak tahun 1995. Lebih lanjut TKPI telah memproduksi parquet dengan kapasitas 250 kontainer per bulan dan telah diekspor ke Amerika Serikat, Eropa, Australia, Asia Timur, China dan Turki. Perusahaan tersebut telah melakukan berbagai tindakan inovatif untuk produk TEKA dari sisi pemasaran dengan ritel dan proyek-proyek perusahaan, meskipun mereka adalah pemain baru dalam pasar tersebut. Dalam 3 tahun belakangan ini, mereka telah mendukung kebutuhan konsumen lokal mereka lebih dari 50.000 m2. Dengan tim solid yang kooperatif, mereka berfokus pada kepuasan konsumen. Lebih lanjut produk mereka, TEKA Parquet, telah dikenal sebagai produk dengan kualitas internasional, di mana memiliki banyak variasi produk kayu. Mereka mencoba memberikan produk terbaik kepada konsumen. Visi mereka adalah bagaimana membuat produk Parquet TEKA berharga bagi kepuasan, prestise, dan trendsetter dalam dunia arsitektur dan interior secara umum, terutama pada produk-produk lantai kayu. Produk mereka biasanya digunakan untuk rumah, apartemen, kantor, restoran, hotel, dan tempattempat khusus lainnya.
12
Gambar 1.2 Distribusi Produk TEKA di Seluruh Dunia
PT.TKPI memiliki bahan baku kayu yang dibeli dari supplier di seluruh dunia. Bahan baku yang dimiliki antara lain adalah menggunakan spesies kayu Eropa (contoh: White Oak, Beech), kayu Afrika (contoh: Iroko, Doussie), dan kayu Indonesia (contoh: Merbau, Kempas, Hevea)
1.5.2 Visi dan Misi Perusahaan Dalam menjalankan proses bisnisnya, PT.TKPI selalu berpegang pada visi dan misi sebagai berikut ini:
VISI : Membuat produk parquet TEKA berharga bagi kepuasan, prestise, dan trendsetter dalam dunia arsitektur dan interior secara umum, terutama pada produk-produk lantai kayu, serta meningkatkan produksi lokal Indonesia di mata internasional.
13 MISI : •
Membuat TEKA Parquet dikenal sebagai produk dengan kualitas internasional
•
Membuat TEKA Parquet memiliki banyak variasi produk kayu
•
Mencoba memberikan produk terbaik kepada konsumen, dengan pelayanan konsumen sebaik-baiknya
•
Meningkatkan kualitas dan performa produk
•
Memperbesar distribusi lantai kayu TEKA di seluruh dunia
1.5.3 Lingkungan Bisnis Perusahaan Lingkungan bisnis perusahaan dijelaskan pada bagian berikut ini: 1.5.3.1 Shareholder Yang menjadi shareholder ataupun stockholder dari PT.TKPI adalah sebagian besar dimiliki oleh Grup Utomo, yang didirikan oleh Tirtoutomo (mantan pemilik Aqua), dan merupakan ayah dari CEO TKPI, Ibu Milena Utomo. Kepemilikan saham tersebut juga diwakili oleh Tanjung Johor Group dengan perusahaan utama PT. Tanjung Johor Parquet Industry, dan Grup Amstrong yang merupakan produsen lantai kayu terbesar di Amerika Serikat. 1.5.3.2 Pesaing Bisnis Yang menjadi kompetitor-kompetitor utama adalah produsen lantai kayu dari seluruh dunia, antara lain adalah sebagai berikut: •
PT. Tanjung Johor Parquet Industry – Indonesia
•
PT. Surya Sindoro Sumbing Wood Industry – Indonesia
•
Balinek – Polandia
•
LM – China
•
Universal – Malaysia
14 •
Singaparatech – Thailand
•
Tarquet – Swedia
•
Dan masih banyak kompetitor-kompetitor lainnya
1.5.3.3 Supplier Supplier utama PT.TKPI adalah Deli Lumber (Sumatera), perusahaan yang menyediakan kayu gelondongan yang dipotong langsung dari hutan-hutan dan mengirimkannya dalam bentuk potongan-potongan. Banyak pula supplier-supplier lokal yang menyediakan kayu-kayu gelondongan untuk diolah menjadi lantai kayu. 1.5.3.4 Konsumen Konsumen PT.TKPI, yaitu seluruh masyarakat yang menggunakan lantai kayu dengan merek dagang TEKA, merupakan salah satu aset terpenting perusahaan. Oleh karena itu, PT.TKPI berusaha mendekatkan diri kepada konsumen dengan beberapa strategi di bawah ini: •
Menjadikan produk TEKA sebagai produk yang memuaskan konsumen, prestisius, dan menjadi trendsetter
•
Menekan harga TEKA agar dapat bersaing dengan kompetitor dan sesuai dengan daya beli konsumen
•
Mengikat lead customer, yaitu berbagai perusahaan penjual lantai kayu TEKA dengan melakukan kerjasama dengan sharing terhadap teknologi, distribusi, dan keuangan
•
Memberikan diskon, bonus, dan promosi terhadap pembelian parquet per kontainer
15 •
Selalu menambah konsumen baru dengan mengikuti pameran lantai kayu internasional, contohnya di China (Shanghai) dan Amerika Serikat (San Fransisco) yang bertujuan untuk mengenalkan perusahaan ke luar negeri dan menjaring konsumen-konsumen baru.
•
Membuat produk lantai kayu yang mudah dipasang dengan tingkat presisi yang tinggi, tahan lama, dan memiliki nilai tambah.
1.5.3.5 Tenaga Kerja PT.TKPI memiliki sekitar 1500 orang karyawan, yang didistribusikan di kantor pusat (Jakarta) dan pabrik (Jawa Tengah). Tenaga kerja merupakan aset utama dalam perusahaan. Sayangnya, banyak perusahaan yang hanya menganggap bahwa tenaga kerja hanya merupakan alat atau instrumen saja. Hal tersebut ditunjukkan dengan banyaknya pemecatan yang dilakukan terhadap buruh pabrik ketika kondisi keuangan suatu perusahaan sedang menurun. PT.TKPI, dalam hal ini sesuai dengan keputusan Ibu Milena Utomo selaku CEO, tidak pernah dan tidak akan memberhentikan karyawan sehubungan dengan menurunnya kondisi keuangan perusahaan. PT.TKPI menganggap bahwa perusahaannya adalah sebagai induk atau pemberi makan dari ribuan karyawannya, oleh karena kondisi ekonomi seburuk apapun tidak akan membuang para pekerjanya, sebagaimana seorang ibu di tengah kelaparan pun tidak akan membuang anaknya. Strategi ini sukses dalam mengikat loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Tidak pernah ada satu pun karyawan PT.TKPI yang membelot ke perusahaan saingan, karena strategi TKPI dalam mengikat loyalitas karyawannya sangatlah berpengaruh besar dalam membuat karyawan mencintai perusahaannya, terutama pada kondisi krisis
16 ekonomi tahun 1996-1998. Pada periode tersebut, PT.TKPI tidak memberhentikan karyawannya, di mana semua perusahaan sejenis melakukan pemecatan besar-besaran. Kondisi keuangan yang buruk ditanggung bersama dengan pemotongan gaji untuk menekan besarnya pengeluaran, namun tidak ada pemberhentian karyawan. Saat kondisi keuangan membaik, strategi tersebut berhasil mengikat loyalitas para pekerja. 1.5.3.6 Teknologi Sebagian besar teknologi PT.TKPI yaitu mesin-mesin pemrosesan kayu gelondongan menjadi lantai kayu berasal dari Jerman. Mesin-mesin produksi Jerman dikenal memiliki keakuratan dan tingkat presisi yang tinggi, namun tidak sekuat mesinmesin Jepang yang memiliki ketahanan yang luar biasa. Strategi PT.TKPI adalah penggabungan teknologi, di mana mesin-mesin Jerman digunakan untuk pemrosesan dengan tingkat akurasi tinggi (misalnya pemotongan dan penggabungan kayu), sementara untuk tahap finishing digunakan mesin-mesin dari Jepang. PT.TKPI bekerja sama dengan para produsen mesin dari Jepang juga mengusahakan mixed technology, yaitu bagaimana memproduksi mesin di Jepang (dengan harga mesin yang jauh lebih murah) tetapi dengan tingkat presisi mesin yang tinggi seperti mesin buatan Jerman. Alih teknologi ini dikembangkan oleh PT.TKPI sebagai satu strategi untuk persiapan penggantian mesin, dimana setiap 10 tahun sekali mesin-mesin produksi harus diganti. Salah satu bentuk teknologi lainnya adalah bagaimana memproduksi lantai kayu dengan waste (sisa produksi) dari produksi sebelumnya. Produksi kedua ini, dikenal dengan istilah Support Production, selain membuat lantai kayu baru juga menjadi alternatif penggunaan layer kedua dan ketiga yang tidak kelihatan ketika lantai kayu telah dipasang.
17 Mungkin sedikit penjelasan mengenai layer akan membantu pemahaman mengenai lantai kayu. Dalam lantai kayu dengan teknologi baru, dikenal istilah 3 layer. Layer pertama adalah bagian yang kelihatan di mata konsumen ketika lantai kayu dipasang dalam ruangan. Layer pertama ini adalah interface, bagian yang dilihat oleh konsumen, memiliki pola, dan bagian yang diinjak oleh konsumen ketika konsumen menapakkan kaki ke lantai kayu. Sementara layer kedua merupakan bagian sambungan dari satu lantai kayu dengan lantai kayu lainnya, dimana satu lantai kayu dengan lantai kayu lainnya akan disambung menggunakan layer kedua, dan layer ketiga adalah bagian paling bawah dari lapisan 3 layer, merupakan layer yang akan ditempel atau disemen dengan dasar ruangan. Teknologi 3 layer ini merupakan perkembangan teknologi yang dimodifikasi oleh PT.TKPI dari teknologi 1 layer, dimana teknologi baru ini lebih murah untuk diproduksi, lebih tahan lama, dan mudah untuk dilepas pasangkan dengan lantai kayu lainnya. Hal ini merupakan strategi dari PT.TKPI untuk memenuhi kebutuhan konsumen akan teknologi pembuatan lantai kayu yang lebih murah, lebih mudah dipasang, dan dapat diganti-ganti sesuai dengan kebutuhan. Layer kedua dan layer ketiga tersebut dapat diproduksi dengan menggunakan kayu sisa, ataupun kayu yang mutunya tidak sebaik layer pertama, sehingga dapat menghemat biaya produksi dibandingkan hanya penggunaan satu layer saja.
Gambar 1.3 Teknologi 3 Layer
18 1.5.3.7 Fungsi Bisnis PT.TKPI dalam fungsi bisnisnya lebih mengarah pada pertimbangan bahwa organisasi diatur dalam bentuk bagian-bagian yang lebih kecil dan terpisah, dimana strategi yang dikembangkan adalah per bagian kecil tersebut. Sebagai contoh, TKPI memisahkan kantor pusat dengan pabriknya, dimana kantor pusat berdomisili di Jakarta, lebih berfungsi sebagai pengatur organisasi secara umum (misalnya penjualan, keuangan, dan administratif), sementara pabrik yang berdomisili di Jawa Tengah memiliki otonomi sendiri, misalnya menentukan rencana produksi, proses produksi, dan pengepakan produk jadi. Walaupun strategi unit bisnis yang individual ini menyebabkan setiap fungsi bisnis memiliki otoritasnya sendiri-sendiri, namun kesemuanya harus bekerja sama untuk mendukung visi dan misi perusahaan secara utuh. Oleh karena itu, perusahaan menetapkan adanya dualisme strategi, yaitu strategi umum dan strategi khusus. Strategi umum mengatur perusahaan secara keseluruhan, misalnya meningkatkan kualitas merek dagang TEKA, sementara strategi khusus sifatnya lebih ke arah otonomi fungsi bisnis, misalnya bagaimana menekan biaya produksi dan mengurangi cacat produk yang terjadi. Sebagai contoh, strategi PT.TKPI dalam masalah tenaga kerja lebih diserahkan kepada pabrik. SKTKPI (Strategi Kerja Tanjung Kreasi Parquet Industry) merupakan hasil strategi pabrik, bukan strategi kantor pusat, karena yang diatur adalah tenaga kerja pabrik, yaitu karyawan dan buruh pabrik. Sementara kantor pusat sendiri memiliki strategi lain, yaitu bagaimana meningkatkan penjualan tidak hanya terbatas di Eropa, tetapi mulai masuk ke Amerika Latin sebagai pangsa pasar potensial yang belum disentuh oleh perusahaan kayu internasional lainnya.
19 1.5.4 Struktur Organisasi Perusahaan dalam mencapai tujuannya harus mengkoordinasi seluruh kegiatan yang ada di dalamnya. Sehingga dapat tercipta suatu kerja sama yang baik antara bagian yang satu dengan bagian lainnya. Oleh karena itu, diperlukan suatu organisasi yang baik dimana para anggotanya dapat saling bekerja sama dalam melaksanakan aktivitas secara efektif dan efisien. PT.TKPI memiliki struktur organisasi fungsional, yang merupakan suatu bentuk organisasi dimana wewenang dan tanggung jawab berjalan dari tingkat paling tinggi sampai tingkat paling rendah. Jadi masing-masing bawahan dalam organisasi ini mempertanggungjawabkan pekerjaan hanya pada satu orang atasan.
Gambar 1.4 Struktur Organisasi PT.TKPI
1.5.5 Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab
20 Tugas, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi PT.TKPI dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Departemen IT Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari departemen IT adalah: • Merawat komputer perusahaan • Bertanggung
jawab
dalam
instalasi,
manajemen
jaringan,
dan
troubleshooting komputer kantor • Melaksanakan program pelatihan untuk membantu karyawan dalam menggunakan program komputer spesifik • Merawat website kantor dan situs intranet perusahaan 2. General Affair Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari departemen GA adalah: • Mengatur janji, rapat dan pertemuan • Melakukan dokumentasi, publikasi, dan perijinan dengan institusi lain • Mengatur manajemen bangunan dan membawahi pelayanan kantor • Menyediakan prasarana kantor 3. Human Resources Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari departemen HRD adalah: • Melaksanakan promosi, pemindahan, penurunan, serta pemberhentian karyawan • Menyusun rencana pendidikan dan pelatihan karyawan • Mengatur jadwal recruitment , test dan interview • Memberikan konsultasi dan penyuluhan
21 • Mengatur jadwal kerja dan shift kerja 4. Accounting Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari departemen Accounting adalah: • Melakukan audit keuangan • Memberikan laporan keuangan periodik kepada Top Management • Melakukan analisa keuangan proyek 5. Finance Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari departemen Finance adalah: • Menerima laporan produksi dan biaya produksi • Menyetujui / menolak biaya produksi • Melakukan perencanaan anggaran dan pendanaan • Menerima laporan gaji • Memberikan gaji kepada Human Resource 6. Marketing Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari departemen Marketing adalah: • Menyusun rencana kerja pemasaran dan pembelian baik jangka panjang maupun jangka pendek • Memberikan kebijaksanaan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pemasaran • Memberikan promosi dan penawaran kepada pelanggan
7. Sales
22 Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari departemen Sales adalah: • Menyusun laporan penjualan secara periodik • Menerima atau menolak order pelanggan • Membuat sales order dan memberikan order pelanggan kepada bagian produksi • Mendokumentasikan informasi atau input dari pelanggan • Mengindentifikasikan dan mensurvey calon pelanggan 8. Logistic Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari departemen Logistic adalah: • Mengatur kebutuhan dan penggunaan inventaris perusahaan • Merawat inventaris perusahaan dan melakukan perbaikan inventaris perusahaan • Mengatur pembelian inventaris perusahaan, pergantian inventaris, dan melakukan analisa depresiasi terhadap inventaris perusahaan 9. Purchasing Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari departemen Purchasing adalah: • Mengumpulkan dan mendokumentasikan informasi / data supplier • Melakukan negosiasi harga dengan supplier • Mencari informasi pembanding untuk barang yang akan dibeli • Melakukan pembelian bahan baku, mesin, dan barang-barang pendukung aktivitas produksi perusahaan lainnya
10. Produksi
23 Tugas, wewenang, dan tangung jawab dari departemen Produksi adalah : • Menangani dan bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang terjadi di dalam bagian produksi • Mengkoordinasi kegiatan produksi agar dapat memenuhi pesanan langganan dan tujuan dari perusahaan • Melakukan pemeriksaan terhadap bahan baku maupun barang jadi yang dihasilkan oleh perusahaan • Merekomendasikan penolakan bahan baku yang tidak lulus uji. 9. PPIC Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari departemen PPIC adalah: • Membuat perencanaan yang baik dan melaksanakan pengendalian terhadap operasi produksi secara keseluruhan • Membuat formula produk dan meninjau contoh produk • Membuat perencanaan produksi dan penjadwalan produksi 10. Warehouse (Gudang) Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari departemen Warehouse adalah: • Melakukan penyimpanan bahan baku dan produk akhir • Mengontrol masuk dan keluarnya bahan baku dan produk akhir • Menerbitkan surat jalan produk akhir yang keluar • Melakukan perawatan gudang dan bahan baku serta produk yang tersimpan di dalamnya
11. Support
24 Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari departemen Support adalah: • Membantu kelancaran proses produksi di lantai produksi • Memberikan dukungan tidak langsung terhadap kelangsungan proses produksi • Menjadi tenaga kerja tambahan bagi lantai produksi apabila ada pegawai yang tidak masuk
1.5.6 Kegiatan dan Bidang Usaha Perusahaan PT.TKPI merupakan salah satu perusahaan penghasil lantai kayu (parquet) di Indonesia. Perusahaan ini berorientasi ekspor, dengan nilai penjualan sebesar 0.5% untuk penjualan dalam negeri, dan sebesar 99.5% untuk penjualan luar negeri. Perusahaan ini dikenal dengan merek dagang TEKA, yang mungkin lebih dikenal daripada keberadaan perusahaannya sendiri. Merek dagang ini telah mendunia, dan terkenal sebagai salah satu lantai kayu yang paling kuat dan tahan lama. Perusahaan ini mengolah bahan baku yang semuanya dibeli dari supplier, baik lokal maupun supplier yang terletak di luar negeri menjadi produk jadi. Produk jadi ini berupa parquet yang kemudian disalurkan, baik kepada konsumen langsung yang dijual melalui distibutor, pengecer dan agen, maupun produk yang dijual kepada perusahaan lain secara besar-besaran per kontainer. Dalam melakukan kegiatan produksinya, PT.TKPI tidak memiliki kebijakan subkontrak untuk pembuatan parquet. Hal ini dikarenakan bahwa formula pembuatan parquet yang menjadi isi dapur perusahaan merupakan hal yang sifatnya sangat rahasia, sehingga melakukan subkontrak dianggap akan membocorkan rahasia perusahaan yang
25 berdampak pada ditirunya produk-produk unggulan PT.TKPI oleh perusahaanperuahaan saingan mereka. Hal ini akan berimplikasi pada kegiatan produksi perusahaan yang hanya memiliki kegiatan produksi reguler (produksi sesuai dengan jam kerja reguler) tanpa adanya produksi lembur. PT.TKPI memiliki sistem produksi baik Make to Stock maupun Make to Order. Dalam hal ini, selain mereka melakukan produksi dalam kapasitas yang ditentukan, mereka juga menerima pesanan pelanggan, khususnya untuk produk-produk custom yang spesifikasinya dirancang bersama dengan pelanggan. Namun produksi sesuai dengan pesanan pelanggan ini lebih diarahkan pada pesanan yang sifatnya partai besar, sementara untuk partai kecil hingga sekarang ini PT.TKPI belum melayani produkproduk dengan custom made.
1.5.7 Produk PT.TKPI memiliki sekitar 64 jenis varian parquet dengan teknologi pembuatan yang berbeda-beda antara satu dengan yang lainnya. Beberapa contoh produk PT.TKPI adalah seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini:
Gambar 1.5 Contoh Produk Dur
26
Gambar 1.6 Contoh Produk Dur Loc
Gambar 1.7 Contoh Produk Antique
Gambar 1.8 Contoh Produk Unique
Gambar 1.9 Contoh Produk Thermowood
27 1.5.8 Proses Produksi Proses produksi PT.TKPI akan dijelaskan oleh sub-sub bab di bawah ini: 1.5.8.1 Cara Pembuatan Produk Mengingat bahwa varian produksi yang dilakukan PT.TKPI sangatlah banyak, yaitu sekitar 64 jenis parquet, maka yang akan dijelaskan dalam proses produksi adalah dua produk utama PT.TKPI yang dijadikan sampel penelitian, yaitu Dur dan Dur Loc (atau terkadang disebut juga dengan TEKA Loc). Dalam proses produksinya, kedua produk tidak dihitung produksi per unitnya, melainkan produksi per m2. Hal ini disebabkan karena perhitungan unit yang digunakan untuk menentukan bahan baku, pengiriman, dan penjualan didasarkan oleh satu satuan, yaitu m2. Oleh karena itu, dalam proses produksi juga dihitung per m2. Penjelasan lebih detil mengenai proses produksi kedua jenis produk tersebut per m2 akan dijelaskan seperti di bawah ini: ♦ Pembuatan Parquet Dur (14x500x2000 mm) Bahan baku yang digunakan dalam produksi Dur adalah kayu White Oak untuk layer 1, kayu Vinir untuk layer 2, dan kayu Aldasia untuk layer 3, serta bahan baku penunjang seperti lem dan pelapis. Berikut adalah langkah-langkah proses produksinya: 1. Material White Oak, Veneer, dan Aldasia masuk ke dalam permesinan dengan pertama kali dikeringkan lebih dahulu dengan mesin Kiln Dry. Kiln Dry berfungsi untuk menurunkan MC (Moisture Content) secara cepat sesuai dengan MC yang diinginkan. Pengeringan ini dihitung dalam persen, yaitu dengan tingkat MC sekitar 60-70%. Material dikeringkan dengan menggunakan temperatur 100-60o C.
28 2. White Oak dipotong dengan mesin Cross Cut menjadi dua potongan dengan panjang 8x520x2300mm, kemudian diratakan permukaannya dengan mesin Planner menjadi ukuran 4x220x2300 mm untuk masingmasing potongan. 3. Tiap-tiap potongan White Oak dipotong lebarnya dengan mesin Single Rip dengan ukuran lebar menjadi 500 mm, kemudian dilaminating dengan mesin HF Press. 4. Tiap-tiap potongan White Oak akan dibentuk menjadi layer 1 dengan mesin Lamela dengan ukuran 14x500x2000 mm dan kemudian diperiksa untuk melihat apakah terjadi cacat produksi atau tidak. 5. Kayu Veneer dibentuk dengan mesin Joisting menjadi lapisan yang memiliki tongue dan groove (bagian untuk menyambung satu piece parquet dengan piece parquet lainnya), kemudian dipotong dengan mesin Andeltop menjadi dua potong, dimana satu potongan memiliki tongue dan potongan lainnya memiliki groove dengan ukuran masing-masing 16x500x2000 mm. 6. Masing-masing potongan dipisahkan dengan mesin Splinter menjadi dua potong, sehingga menghasilkan dua potong tongue dan dua potong groove dengan ukuran masing-masing 4x500x2000 mm. 7. Masing-masing tongue dan groove akan disambung dengan mesin Vencer dan menggunakan lem, sehingga menghasilkan dua potong layer 2 (yang memiliki tongue dan groove dalam 1 layer) dengan ukuran masing-masing 8x510x2000 mm, dan kemudian diperiksa untuk mengetahui apakah terjadi cacat produksi atau tidak.
29 8.
Kayu Aldasia dibentuk menjadi layer 3 dengan mesin Joisting, kemudian dipotong dengan mesin Cross Cut menjadi dua potongan dengan ukuran masing-masing 2x500x2000 mm, kemudian diperiksa apakah terjadi cacat produksi atau tidak.
9. Layer 1, layer 2, dan layer 3 direkatkan dengan lem dan menggunakan mesin Hot Press menjadi satu produk dengan 3 layer, hingga dihasilkan dua produk yang memiliki 3 layer. 10. Permukaan tiap-tiap pieces produk Dur akan disikat dengan mesin Brush untuk membersihkan serat-serat yang tersisa pada permukaan sekaligus menonjolkan struktur kayu yang ada di permukaan, kemudian permukaan tersebut akan dilapisi dengan pelapis menggunakan mesin Coating, yang bertujuan untuk menjaga kekuatan dan keindahan permukaan tersebut sekaligus menjadikan produk tahan lama. Kemudian akan diperiksa untuk mengetahui apakah terjadi cacat produksi atau tidak. 11. Akhirnya masing-masing pieces produk Dur akan ditempelkan stiker dan dikemas ke dalam kardus untuk tiap produk, dan kemudian disimpan di gudang bahan jadi. 12. Dalam satu operasi produksi akan menghasilkan dua produk Dur dengan ukuran 14x500x2000mm, atau 1 m2.
30 Sedangkan peta proses operasi untuk produk Dur tersebut dijelaskan dalam gambar berikut ini: PETA PROSES OPERASI Nama Obyek Nomor Peta Dipetakan Oleh Tanggal Dipetakan
: Dur :1 : Nicholas Yulius Munandar : 5 November 2007
Gambar 1.10 Operation Process Chart Produk Dur
31 Dan hasil dari proses produksi, yaitu produk Dur ditunjukkan dalam gambar di bawah ini: Layer 1
Tongue Layer 3
Groove
Layer 2
Gambar 1.11 Bentuk Produk Dur ♦ Pembuatan Parquet Dur Loc (14x400x2500 mm) Proses pembuatan Dur Loc sebenarnya hampir sama dengan pembuatan Dur, hanya berbeda di ukuran produk akhir dan bahan baku yang dipergunakan serta waktu produksi untuk layer 2. Bahan baku yang digunakan dalam produksi Dur Loc adalah kayu White Oak untuk layer 1, kayu Plywood Jambi untuk layer 2, dan kayu Merbau untuk layer 3, serta bahan baku penunjang seperti lem dan pelapis. Berikut adalah langkah-langkah proses produksinya: 1. Material White Oak, Plywood Jambi, dan Merbau masuk ke dalam permesinan dengan pertama kali dikeringkan lebih dahulu dengan mesin Kiln Dry. Kiln Dry berfungsi untuk menurunkan MC (Moisture Content) secara cepat sesuai dengan MC yang diinginkan. Pengeringan ini dihitung dalam persen, yaitu dengan tingkat MC sekitar 60-70%. Material dikeringkan dengan menggunakan temperatur 100-60o C.
32 2. White Oak dipotong dengan mesin Cross Cut menjadi dua potongan dengan panjang 8x420x2600mm, kemudian diratakan permukaannya dengan mesin Planner menjadi ukuran 4x420x2600 mm untuk masingmasing potongan. 3. Tiap-tiap potongan White Oak dipotong lebarnya dengan mesin Single Rip dengan ukuran lebar menjadi 400 mm, kemudian dilaminating dengan mesin HF Press. 4. Tiap-tiap potongan White Oak akan dibentuk menjadi layer 1 dengan mesin Lamela dengan ukuran 14x400x2500 mm, dan kemudian diperiksa untuk melihat apakah terjadi cacat produksi atau tidak. 5. Kayu Plywood Jambi dibentuk dengan mesin Joisting menjadi lapisan yang memiliki tongue dan groove (bagian untuk menyambung satu piece parquet dengan piece parquet lainnya), dimana tongue yang dimiliki berbeda dengan tongue pada Dur. Pada Dur Loc tongue yang dimiliki lebih panjang dan memiliki pengait. Kemudian kayu tersebut dipotong dengan mesin Andeltop menjadi dua potong, dimana satu potongan memiliki tongue dan potongan lainnya memiliki groove dengan ukuran masing-masing 16x400x2600 mm. 6. Masing-masing potongan dipisahkan dengan mesin Splinter menjadi dua potong, sehingga menghasilkan dua potong tongue dan dua potong groove dengan ukuran masing-masing 4x400x2500 mm. 7. Masing-masing tongue dan groove akan disambung dengan mesin Vencer dan menggunakan lem, sehingga menghasilkan dua potong layer 2 (yang memiliki tongue dan groove dalam 1 layer) dengan ukuran masing-masing
33 8x400x2500 mm, dan kemudian diperiksa untuk mengetahui apakah terjadi cacat produksi atau tidak. 8. Kayu Aldasia dibentuk menjadi layer 3 dengan mesin Joisting, kemudian dipotong dengan mesin Cross Cut menjadi dua potongan dengan ukuran masing-masing 2x400x2500 mm, kemudian diperiksa apakah terjadi cacat produksi atau tidak. 9. Layer 1, layer 2, dan layer 3 direkatkan dengan lem dan menggunakan mesin Hot Press menjadi satu produk dengan 3 layer, hingga dihasilkan dua produk yang memiliki 3 layer. 10. Permukaan tiap-tiap pieces produk Dur Loc akan disikat dengan mesin Brush untuk membersihkan serat-serat yang tersisa pada permukaan sekaligus menonjolkan struktur kayu yang ada di permukaan, kemudian permukaan tersebut akan dilapisi dengan pelapis menggunakan mesin Coating, yang bertujuan untuk menjaga kekuatan dan keindahan permukaan tersebut sekaligus menjadikan produk tahan lama. Kemudian akan diperiksa untuk mengetahui apakah terjadi cacat produksi atau tidak. 11. Akhirnya masing-masing pieces produk Dur Loc akan ditempelkan stiker dan dikemas ke dalam kardus untuk tiap produk, dan kemudian disimpan di gudang bahan jadi. 12. Dalam satu operasi produksi akan menghasilkan dua produk Dur Loc dengan ukuran 14x400x2500mm atau 1 m2.
34 Sedangkan peta proses operasi untuk produk Dur Loc tersebut dijelaskan dalam gambar berikut ini: PETA PROSES OPERASI Nama Obyek Nomor Peta Dipetakan Oleh Tanggal Dipetakan
: Dur Loc :1 : Nicholas Yulius Munandar : 7 November 2007
Gambar 1.12 Operation Process Chart Produk Dur Loc
35 Dan hasil dari proses produksi, yaitu produk Dur Loc ditunjukkan dalam gambar di bawah ini: Layer 1
Tongue Layer 3
Groove
Layer 2
Gambar 1.13 Bentuk Produk Dur Loc 1.5.8.2 Sistem Kerja Dalam melakukan kegiatan produksinya, PT.TKPI menerapkan sistem kerja satu shift dengan lama operasi / jam kerja adalah delapan jam efektif tiap hari selama hari Senin-Sabtu dan Minggu adalah hari libur. Jumlah jam kerja pun berbeda antara hari Senin-Kamis dengan Jumat-Sabtu. Apabila terdapat hari libur nasional maka perusahaan akan menghentikan aktifitas perusahaannya. Jadwal jam kerja perusahaan adalah seperti yang ditunjukkan oleh tabel di bawah ini: Tabel 1.1 Jadwal Jam Kerja Perusahaan Hari Senin-Kamis
Shift Shift 1 : 08.00 – 17.00 Istirahat Senin – Kamis : 12.00 – 13.00 Shift 1 : 08.00 – 16.30
Jumat-Sabtu
Istirahat Jumat : 11.30 – 13.00 Istirahat Sabtu : 12.00-13.00
