BAB 1 PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Persaingan antar perusahaan yang semakin ketat dan kompetitif dewasa ini memaksa perusahaan untuk terus berinovasi dan memberikan pelayanan yang terbaik bagi para pelanggan mereka. Proses bisnis sehari-hari dari sebuah perusahaan tidak akan berjalan dengan lancar apabila tidak didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) yang optimal. Pengembangan karyawan melalui kegiatan pelatihan menjadi salah satu cara dalam rangka upaya peningkatan kualitas SDM yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Semakin banyaknya perusahaan yang menyadari pentingnya peningkatan kemampuan karyawan, diserti pula dengan meningkatnya kesadaran akan pemanfaatan SDM, khususnya pikiran manusia (knowledge content) sebagai bagian penting dari keunggulan kompetitif. Hal ini mendorong kebijakan perusahaan pada pembentukan Knowledge Management (KM) sebagai salah satu teknik dalam mengelola asset pengetahuan dalam perusahaan. Pengembangan dan pemanfaatan knowledge content dari SDM dalam perusahaan didukung oleh pemanfaatan Teknologi Informasi (TI). TI membantu dalam proses menangkap knowledge, menyimpan, dan menyebarkan knowledge yang ada ke seluruh area perusahaan yang membutuhkan knowledge tersebut. Diharapkan dengan dukungan TI ini, mutu dan kualitas dari knowledge content perusahaan dapat ditingkatkan lebih baik dari sebelumnya. Dukungan TI dalam KM bukan hanya mendorong pengembangan budaya sharing knowledge saja, namun dapat menjadi tools dalam mengintegrasikan
seluruh sumber daya informasi yang ada pada perusahaan untuk dijadikan sebagai knowledge assets yang meningkatkan kemampuan kompetitif perusahaan saat ini dan di masa yang akan datang. Hospitality Industry (Industri Ramah-tamah) adalah pelaku industri dengan karakteristik dominan knowledge-based didasarkan pada proses layanan mereka atau knowledge-instensive yang merupakan hasil dari interaksi antara pelanggan dan karyawan, dimana dibutuhkan karyawan yang mempunyai knowledge akan kebutuhan pelanggan untuk mencapai customer satisfaction (Kahle, 2002). Namun demikian, meskipun KM telah muncul sejak tahun 1980 dalam dunia akademik dan para praktisi bisnis telah menyadari potensi manfaat dari KM (Cooper, 2006, p48), perkembangan KM dalam Hospitality Industry sangat terbatas. Hal ini dikarenakan konsep KM dalam literature sebagian besar dikembangkan dari industri manufaktur dan perspektif multinasional, sehingga gagal untuk memperhitungkan aspek layanan pariwisata yang berdasarkan network dan kebutuhan perspektif antar-organisasi. (Grizelj, 2003). Dalam industri perhotelan, dimana sebuah Hotel Group terdiri dari beberapa unit hotel yang tersebar secara geografis di beberapa lokasi, menyadari pentingnya sebuah KM dan manfaat yang akan diterima untuk menyebarkan knowledge serta memenuhi kualitas standard dalam rantai unit hotel mereka. Di sisi lain, ide inovasi dan best practices dalam perusahaan perhotelan bermula dan berakhir dari individu karyawan. Dimana ketika seorang manajer yang mempunyai ide kreatif untuk diimplementasikan keluar dari pekerjaan mereka, banyak dari praktek yang telah mereka inisiasikan tidak dilanjutkan. Dua faktor utama yang menyebabkan rendahnya inisiatif inovatif yang permanen antara lain : pertama, tingginya tingkat mobilitas manajer dalam industri
perhotelan; kedua, terdapat merger dan akuisisi dalam tingkat laju yang tinggi di dalam industry perhotelan. Menghadapi beberapa persoalan utama dalam menjaga serta menyebarkan knowledge dalam sebuah perusahaan, khususnya industry perhotelan, memerlukan pengembangan khusus KM sebagai sebuah wadah dan portal informasi yang mengakomodasi kebutuhan perusahaan dalam mengidentifikasi, mengumpulkan, membuat, dan mengimplementasikan knowledge dalam meningkatkan kemampuan kompetitif perusahaan dibandingkan pesaing melalui peningkatan efektifitas operasional bisnis. Dengan adanya KM, memungkinkan karyawan untuk saling bertukar informasi, pengetahuan, dan pengalaman mengenai perusahaan. Sharing knowledge antar karyawan pun mendorong terciptanya interaksi antar karyawan untuk menciptakan solusi dalam menghadapi permasalahan dalam perusahaan. Portal KM yang ideal diharapkan mampu untuk menyediakan informasi secara akurat, realtime, update, serta mampu untuk membangun komunikasi antar karyawan dalam perusahaan. Lebih jauh lagi, KM tersebut harus mampu untuk menciptakan knowledge creation di dalamnya, sehingga penggunaan asset perusahaan dapat ditingkatkan lebih optimal. Munculnya berbagai permasalahan terkait dengan pengelolaan dan pemanfaatan knowledge, termasuk di dalamnya bagaimana merubah individual knowledge menjadi knowledge perusahaan yang saling terintegrasi inilah yang mendorong penulis untuk mengajukan topik penelitian ini kepada PT. Archipelago International Indonesia, dimana perusahaan ini merupakan salah satu prodiver layanan hospitality terkemuka di Indonesia. Dengan 50 unit hotel yang tersebar di seluruh Indonesia, sampai dengan saat ini belum menyediakan portal KM untuk lingkungan internal perusahaan, khususnya
divisi Training & Development Human Resource. Penyebaran geografis hotel juga menyebabkan perusahaan memerlukan biaya yang tidak sedikit dalam penyebaran modul pelatihan dan memastikan setiap cabang hotel memenuhi standarisasi yang ditetapkan.
Tantangan lain adalah menghadapi
tingginya konsolidasi bisnis perhotelan, melalui merger dan akuisisi, yang menyebabkan perusahaan kehilangan asset pengetahuan akibat dari pindahnya seorang manajer ke hotel lain. Selain itu, KM juga dapat menjadi media pembelajaran bagi para karyawan dalam perusahaan. Atas dasar penilaian di atas, maka judul penelitian ini adalah “Analisis dan Pengembangan sistem Knowledge Management pada divisi Human Resources PT. Archipelago International Indonesia.”
1.2
Formulasi Masalah Beberapa masalah yang dihadapi divisi Training & Development antara lain: a. Belum tersedianya media pengelolaan pengetahuan dalam perusahaan b. Pengiriman dan update modul yang mengeluarkan biaya serta waktu c. Belum tersedianya media komunikasi dan interaksi antar praktisi HR pada tiap unit hotel d. Hilangnya knowledge akibat turn over karyawan.
1.3
Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian mencakup sebagai berikut: a. Penelitian ini dibatasi hanya pada analisis proses bisnis, analisa masalah dalam area divisi Training & Development Human Resource. b. Menganalisis dan merancang portal KM untuk memfasilitasi divisi Human Resource perusahaan dalam mendorong terciptanya knowledge sharing antar karyawannya, serta sebagai media dalam pengelolaan knowledge pada divisi Human Resource perusahaan.
1.4
Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah: a. Mengidentifikasi knowledge yang dimiliki perusahaan b. Membangun suatu portal KM untuk pengelolaan informasi dan pengetahuan, terutama pada divisi Training & Development Human Resource perusahaan. c. Membangun portal KM sebagai media pembelajaran d. Membangun portal KM sebagai media sharing knowledge antar karyawan e. Mempermudah distribusi data, informasi dan pengetahuan pada divisi Human Resource
Manfaat penelitian ini adalah:
a. Memudahkan penyebaran informasi dan knowledge dalam divisi Training & Development Human Resource satu hotel ke hotel lainnya dalam satu Archipelago Group. b. Meningkatkan kualitas komunikasi dan koordinasi antar karyawan. c. Memperoleh informasi yang up to date dengan sharing knowledge d. Menyediakan sarana perusahaan dalam mengelola dan mengkonversikan knowledge yang ada sehingga mengurangi hilangnya asset pengetahuan dalam perusahaan. 1.5
Metodologi Adapun metodologi yang digunakan adalah:
A.
Metode Pengumpulan Data Metode pengumpula data yang digunakan meliputi : •
Studi Kepustakaan Dalam studi kepustakaan akan dilakukan seperti mencari dan mengumpulkan referensi, merangkum, mencatat, dan mempelajari data serta informasi yang relevan terhadap bukubuku ilmiah, majalah, jurnal, artikel, serta sumber lain yang berkaitan dengan masalahmasalah saat melakukan penelitian lapangan.
•
Studi Lapangan Studi lapangan dilakukan melalui 3 tahap yaitu penulis mengadakan pengamatan ke lapangan dan melakukan wawancara dengan para pihak berwenang di perusahaan guna mengetahui masalah dan informasi yang dibutuhkan. Analisis terhadap hasil survey kemudian akan digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi.
B.
Metode Analisis Berikut metode analisis yang digunakan dalam penulisan ini:
•
Analisis internal Human Resources
•
Analisis pengembangan knowledge management perusahaan
•
Analisis perbandingan biaya dengan dan tanpa knowledge management
•
Merumuskan knowledge goal
berdasarkan strategi internal divisi training dan
development yang telah didapatkan dalam tahap analisis internal divisi tersebut. •
Melakukan identifikasi knowledge yang dimiliki perusahaan untuk digunakan sebagai dasar tahap perancangan berdasarkan strukturisasi perusahaan, fungsional pekerjaan, serta behavioral karyawan
•
Melakukan analisis penyesuaian fitur berdasarkan : a. Pemetaan knowledge goal dengan knowledge yang dimiliki perusahaan b. Penyesuaian fitur dengan teori dasar knowledge converstion (SECI) c. Penyesuaian fitur berdasarkan kebutuhan perusahaan d. Penyesuaian user interface berdasarkan delapan aturan emas IMK
C.
Metode Perancangan Dalam melakukan analisis dan perancangan, metode yang digunakan adalah analisis dan perancangan system berorientasi objek berdasarkan pendekatan Satzinger. Metode perancangan yang digunakan melalui tahapan sebagai berikut L •
Activity Diagram
•
Class Diagram Model
•
Use Case Diagram
•
Sequence Diagram
•
User Interface
•
Navigation Diagram
1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan terdiri dari lima bab: BAB 1 : PENDAHULUAN Pada bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat dalam melakukan penelitian serta sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Pada bab ini akan diuraikan teori yang relevan untuk mendukung penulisan penelitian skripsi ini. Dari hasil pemaparan teori tersebut, dicantumkan juga kerangka berfikir penulisan ini. BAB 3 : ANALISIS SISTEM BERJALAN Pada bab ini akan dipaparkan mengenai sejarah singkat perusahaan, seperti : visi dan misi, struktur organisisasi, dan uraian proses bisnis berjalan saat ini. Selain itu penulis juga akan menjelaskan menganai hasil analisis internal human resources, serta usulan penyelesaian permasalahan. BAB 4 : PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT Pada bab ini berisi fitur yang diusulkan, penyesuaian fitur berdasarkan kebutuhan dan beberapa teori dasar KM, perancangan sistem berbasil UML modeling yang meliputi domain class diagram, use case diagram, sequence diagram, user interface, dan navigation diagram. BAB 5 : PENUTUP Pada bab ini akan diberikan simpulan dari hasil analisis dan perancangan dari bab sebelumnya serta memberikan sejumlah saran guna membantu meningkatkan proses bisnis perusahaa agar lebih efektif.
