1
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Teknologi informasi saat ini sudah merupakan sarana informasi yang sangat penting bagi suatu perusahaan kecil hingga perusahaan besar, sistem informasi berbasis komputer kini menjadi suatu hal yang primer bagi kebutuhan pemenuhan kebutuhan informasi. Banyak bidang yang telah memanfaatkan sistem informasi berbasis komputer sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan. ”Information is a business resources: it is vital to the survival of the contemporary business organization. Specific information system objective may differ from firm to firm. Accountans and auditors are stakeholders in all accounting information system“, (Doinea, Ovidia; Lep, Gheorghe; Tomita, Vasile; Daniasa, Ionela. Econemics, Management And Financial Markets 6.2 Jun 2011: 188-193. The Role Of Accounting Information In Decision-Making Strategies And Processes). Menurut Alves (2010) dalam jurnal yang berjudul “Information Technology Plays A Critical Role In Modern Business, Especially Regarding The Accounting Function”. TI memegang peranan penting dalam dunia bisnis. Agar mampu bertahan dan berkembang dipersaingan global yang semakin ketat saat ini, sebuah perusahaan harus mampu mengumpulkan, menyimpan, menyebar dan mengolah data dan informasi yang dibutuhkan
1
2
dengan cepat dan akurat agar dapat tercapainya kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu dibutuhkan sistem yang terkomputerisasi. Kesalahan pencatatan, kehilangan, kerusakan dan penggandaan antara data yang diperoleh dengan kenyataan yang terjadi pada perudahaan menyebabkan sistem informasi perusahaan tidak berjalan dengan baik. “an important characteristic of accounting information system is its control fuction because the probability of unauthorized dispotition to an acceptable level. Accounting is a supplementary activity in creating value added”, (Tokic, Marjia; Spanja, Mateo; Tokic, Iva; Blazevic, Ivona. Annals of the Faculty of Engineering Hunedoara 9.2 (2011): 165-168. Functional Structure Of Entreprenerrial Accounting Information Systems). “Organization need computer information system that help them achieve business, strategic and competitive goals”, (Brencht, H. David; Martin, P. Merle; Accounting Horizons Vol. 10 No. 4 December 1996:16-22. Accounting Information System: The Challenge Of Extending Their Scope To Business And Information Strategy). Sistem kerja yang manual perlahan mulai tergantikan dengan adanya teknologi terbaru yang semakin canggih, yang pada awalnya membutuhkan waktu yang relatif lama menjadi dapat terselesaikan dengan waktu yang relatif singkat dengan hasil yang memuaskan. Komputer
sebagai
media
pengolahan
data
terus
mengalami
perkembangan pesat demi memenuhi keinginan dan kebutuhan penggunanya untuk dapat melakukan pekerjaan dengan cepat dan tepat. Kemudahan pemrograman komputer yang terus dikembangkan telah mempengaruhi penggunaan komputer sebagai alat bantu pekerjaan manusia. Dengan
3
memiliki sistem informasi yang cepat, tepat dan akurat akan dapat mengetahui keinginan dan memuaskan kebutuhan pelanggan. “Accurate information was the basis of the whole solution. Thus, the customer’s motivation to co-operate was critical for the service process.” (Brax, Saara. Managing Service Quality 15.2 (2005): 142-155 A manufacture becoming service provider – challenges and a paradox) CV. Eforta Mahoca merupakan perusahaan broker general trading dalam dan luar negeri yang lebih memprioritaskan pada tekstil dan garmen. Dalam kesehariannya perusahaan ini masih menggunakan sistem manual dalam melakukan penyimpanan dokumen-dokumen transaksi. Kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan ini akan berakibat pada kemungkinan terjadinya kehilangan atau kerusakan dokumen-dokumen, penggandaan data maupun ketidak akuratan data perusahaan dengan pembeli sehingga berpengaruh saat pengambilan keputusan, dengan demikian dibutuhkan adanya suatu sistem yang terkomputerisasi yang mampu melakukan pencatatan
dan
penyimpanan
data
transaksi
yang
dilakukan
oleh
CV.EFORTA MAHOCA Proses bisnis yang masih manual ini akan berpengaruh pada kinerja persuahaan. Penelitian berfokus untuk berupaya merancang suatu aplikasi yang dapat membantu permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan CV. Eforta Mahoca, sehingga membantu memberikan solusi untuk merancang sistem informasi trading yang dituangkan dalam skripsi yang berjudul “ ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRADING PADA CV. EFORTA MAHOCA”.
4
1.2
Ruang Lingkup Berdasarkan uraian mengenai latar belakang yang telah dikemukakan sebelumnya, maka ruang lingkup dibatasi sebagai berikut : 1. Menganalisis sistem informasi trading yang berjalan, mulai dari permintaan barang dari Buyer dan penawaran barang dari Supplier. •
Menerima Purchase Order
•
Menghubungkan pihak Buyer dan Supplier (Menjembatani)
•
Mengecek Status Barang
•
Menerima Pembayaran Komisi
•
Membuat laporan tahunan
2. Merancang database buyer dan database supplier serta transaction 3. Merancang aplikasi trading yang telah terintegrasi dengan database yang dapat mempermudah CV. Eforta Mahoca dalam melakukan trading.
1.3
Tujuan dan Manfaat Tujuan dan manfaat dari skripsi ini adalah sebagai berikut: a. Menganalisis proses bisnis yang berjalan pada CV. Eforta Mahoca. b. Melakukan analisis terhadap kelemahan dan masalah-masalah yang ada pada sistem yang berjalan. c. Mengidentifikasi kebutuhan sistem informasi yang diperlukan dalam melakukan transaksi. d. Merancang sistem informasi trading pada CV. Eforta Mahoca .
5
Adapun manfaat penelitian pada Persahaan CV. Eforta Mahoca adalah : a. Menghasilkan rancangan sistem informasi trading sesuai dengan kebutuhan CV. Eforta Mahoca. b. Bagi Perusahaan CV. Eforta Mahoca, sebagai bahan pertimbangan dalam pengembangan perancangan sistem informasi trading. c. Menyediakan dan menampilkan informasi mengenai tentang buyer dan supplier. d. Bagi perusahaan CV. Eforta Mahoca, menghasilkan laporan hasil transaksi yang akurat dan tepat waktu. e. Bagi Perusahaan CV. Eforta Mahoca, membantu dalam menigkatkan keamanan dan kemudahan dalam melakukan transaksi.
1.4
Metodologi Untuk mewujudkan penelitian ini, metodologi yang digunakan adalah sebagai berikut : 1.4.1. Studi Kepustakaan (Library Search) Penelitian perpustakaan adalah penelitian dengan sumber-sumber perpustakaan. Penelitian ini dimaksudkan untuk mendapatkan landasan teori yang memadai dalam penyusunan tugas akhir ini, dalam hal ini data dan keterangan dikumpulkan dari sumber-sumber seperti buku-buku, teks, bacaan-bacaan, artikel-artikel, bahan-bahan perkuliahan serta materi-materi lainnya yang berhubungan masalah yang ditinjau dalam penyusunan tugas akhir ini.
1.4.2. Studi Lapangan
6
Studi Lapangan laksanakan menggunakan : a. Observasi Dilakukanya kunjungan ke CV. Eforta Mahoca guna mengetahui keberadaan perusahaan tersebut dan sekaligus melakukan observasi secara langsung. b. Wawancara Dilakukannya wawancara secara langsung dengan pihak yang bersangkutan agar memperoleh data yang relevan dan akurat berkaitan dengan proses bisnis perusahaan, analisis kebutuhan user, analisis kendala yang dihadapi, serta informasi yang dibutuhkan untuk pemecahan masalah yang dihadapi. c. Review Dokumen Review dokumen dilakukan untuk mempelajari dokumen– dokumen yang digunakan oleh perusahaan terkait aktivitas transaksi yang dilakukan oleh CV. Eforta Mahoca.
1.4.3. Metode Analisis a. Menganalisis permasalahan berdasarkan proses bisnis yang berjalan pada perusahaan CV Eforta Mahoca. b. Mengidentifikasi Kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk perusahaan.
1.4.4. Metode Perancangan Sistem Metode perancangan sistem menggunakan : •
Rich Picture
7
1.5
•
Event Table
•
Overview Activity Diagram (OAD)
•
Detailed Activity Diagram (DAD)
•
Workflow Table
•
UML Class Diagram
•
Use Case Diagram
•
Rancangan Database
•
Rancangan Formulir
•
Rancangan Layar
•
Rancangan Laporan
•
Navigation Diagram
Sistematika Penulisan Adapun sistematika yang digunakan dalam penelitian ini sebagai berikut :
BAB 1
PENDAHULUAN Pada bab ini membahas tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat, Metodologi Penelitian dan Sistematika Penulisan.
BAB 2
LANDASAN TEORI Bab ini berisi mengenai teori-teori dasar/umum dan teori-teori khusus, pendapat dari ahli yang berkaitan dengan analisis dan perancangan sistem informasi trading serta teori-teori lainnya yang berkaitan dalam penyusunan skripsi ini.
8
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Dalam bab ini,
membahas mengenai sejarah singkat
perusahaan, struktur organisasi, visi dan misi, pembagoian tugas dan wewenang, proses bisnis yang sedang berjalan pada perusahaan CV. Eforta Mahoca. BAB 4
RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Pada bab ini akan membahasa mengenai perancangan model dan interface serta rancangan software yang diusulkan.
BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN Pada bab akhir ini akan disimpulkan dan saran yang diajukan untuk dapat mengimplementasi usulan sistem informasi trading yang telah dirancang.
