BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalah Dewasa ini kebutuhan akan informasi menjadi satu hal yang primer. Informasi dibutuhkan sebagai salah satu bahan untuk dijadikan rujukan atau refrensi, sebuah peristiwa yang terekam dalam satu bentuk media adalah arsip. Seperti menurut UU 43 tahun 2009 tentang kearsiapan pasal 1 ayat 1 arsip adalah: Rekaman kegiatan yang atau perisitwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknolgi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi, politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1
Maka dalam hal pemenuhan kebutuhan akan informasi, arsip merupakan satu media pengangkut informasi yang akan disampaikan kepada pengakses informasi itu sendiri. Di Indonesia pengelolaan arsip masih kurang mendapat perhatian sehingga arsip dikelola kurang baik. Arsip dihasilkan oleh individu maupun organisasi, baik organiasi yang sifatnya tidak mencari keuntungan maupun organiasi yang sifatnya mencari keuntungan. Arsip dalam lingkungan perusahaan yang berorientasi pada keuntungan sering disebut sebagai dokumen perushaan. Dokumen perusahaan
1
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 1 Ayat 1.
2
sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan adalah : Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik corak tertulis diatas kertas ataupun sarana lainmaupun terekam dalam bentuk corak apapun yang apat dilihat, dibaca, atau didengar.2
Arsip diciptakan dari satu kegiatan yang direkam dalam sebuah media , maka secara singkat arsip disebut sebagai rekaman kegiatan. Bagi sebuah instansi atau perusahaan arsip sebagai dianggap sebagai darah dalam kegiatan instansi atau perusahaan karena merekam segala bentuk kegiatan instansi atau perusahaan tersebut. Arsip dari segi sifat terbagi menjadi 2 yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis terbagi menjadi 2 jenis yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif dalam buku Basir Barthos dijelaskan bahwa : Arsip aktif dalah arsip-arsip yang sering digunakan bagi kelangsungan pekerjaan pada suatu organisasi, sedangkan arsip inaktif adalah arsip-arsip yang tidak digunakan lagi secara terus menerus dan hanya digunakan sebagai refrensi bagi suatu organisasi.3
Arsip dinamis seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa arsip dinamis digunakan baik langsung atau tidak langsung bagi instansi sebagai bahan dalam
2
Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan pasal
1 ayat 2 3
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguuan Tinggi. (Jakarta: Bumi Aksara, 1989), hlm 110
3
pengambilan keputusan yang kaitannnya dengan proses pelayanan. Arsip dinamis aktif digunakan secara langsung sebagai sarana dalam melakukan pelayanan, sedangkan arsip dinamis inaktif digunakan sebagai fungsinya sebagai refrensi, alat bantu pengambilan keputusan, bukti hukum arsip. Pengelolaan arsip dinamis aktif dikelola oleh setiap unit kerja dari setiap instansi, sedangkan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif berada di unit kearsipan. Unit kearsipan sendiri merupakan satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan artinya Unit Kearsipan merupakan satu unit yang mempunyai tugas pokok untuk melakukan kegiatan kearsipan disatu organisasi dan bertanggungjawab atas kegiatan tersebut. Arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang cukup unik, dengan fungsinya sebagai refrensi, alat bantu pengambilan keputusan, bukti hukum. Arsip jenis ini cenderung menggunung dan menumpuk sehingga bila tidak ditangani dengan baik maka arsip ini akan sangat mengganggu efektivitas dan efisiensi kerja dari sebuah organisasi itu sendiri. UPT. Balai Yasa Yogyakarta merupakan Unit Pelaksana Teknis PT Kereta Api Indonesia (Persero). UPT. Balai Yasa Yogyakarta memiliki sifat sebagai perusahaan pendukung dari kegiatan utama PT KAI, dimana UPT. Balai Yasa Yogyakarta bergerak dibidang perawatan dan perbaikan kereta api di Indonesia khususnya perbaikan dan perawatan lokomotif dan kereta genset. Sebagaimana yang diatur dalam UndangUndang Nomor 23 Tahun 2007 pasal 114 ayat 5 Tentang Perkeretaapian bahwa
4
“pelaksanaan perawatan sarana perkeretaapian sebagaimana dimaksud pada ayat dilakukan di balai yasa dan/atau di depo”4 PT Kereta Api Indonesia (Persero) melalui UPT. Balai Yasa Yogyakarta merupakan satu perusahaan dengan kegiatan yang sangat kompleks dengan orientasinya sebagai perusahaan yang mencari laba. Peran arsip di UPT. Balai Yasa Yogyakarta menjadi sangat penting terutama arsip dinamis inaktif yang digunakan sebagai sarana pendukung atas informasi dan refrensi. Arsip dinamis inaktif di UPT. Balai Yasa Yogyakarta terdiri dari arsip kontrak atau pengadaan tender, arsip keuangan, arsip desain perbaikan, arsip kepegawaian dll. UPT. Balai Yasa Yogyakarta sebagai instansi yang cukup besar, menyadari arti pentingnya arsip bagi kelangsungan perusahaannya dan sifat arsip dinamis inaktif yang cenderung menggunung oleh karena itu Balai Yasa memiliki dan membangun satu rauangan ruang arsip untuk mengakomodir kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif dilingkungan UPT. Balai Yasa Yogyakarta. Dari latar belakang yang telah dijabarkan diatas telah diketahui peran pentingya manjemen atau pengelolaan arsip dinamis inaktif dalam suatu perusahaaan terutama bagi sebuah instansi yang orientasinya bersifat mencari laba atau keuntungan, maka dapat dibuat rumusan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana pengelolaan arsip inaktif di Balai Yasa Yogyakarta?
4
Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2007 pasal 114 ayat 5 Tentang Perkeretaapian
5
2. Bagaimana peran Unit Kearsipan dalam melakukan manajemen arsip dinamis inaktif di Balai Yasa Yogyakarta ? 3. Bagaimana kondisi record center di Balai Yasa Yogyakarta? 4. Apa kendala yang dihadapi Balai Yasa Yogyakarta dalam melakukan manajemen arsip dinamis inaktif dan solusinya? B. Keaslian Penulisan tugas akhir ini mengambil judul Manajemen Arsip Dinamis Inaktif di Balai Yasa Yogyakarta. UPT. Balai Yasa Yogyakarta merupakan unit pelaksana teknis PT KERETA API INDONESIA (PERSERO). Dari segi tempat UPT. Balai Yasa Yogyakarta belum pernah digunakan sebagai temapt untuk melakasanakan Praktik Kerja Lapangan oleh Mahasiswa Program Studi Kearsipan sebelumnya. Selain itu juga pemilihan ini didasarkan oleh ketertarikan atas dunia Kereta Api di Indonesia yang merupakan salah satu moda transportasi paling diminati di Indonesia dan mengalami perkembangan yang pesat. Penulisan Laporan Tugas Akhir dari aspek tema, bahasan arsip dinamis inaktif sudah banyak dikaji oleh mahasiswa Prodi Kearsipan diantarnya adalah Bayu Abadi Bagaskara yang berjudul “Pengelolaan Arsip Inaktif Di Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Salatiga”. Penulisan tersebut telah dilakukan pada tahun 2015 dan berfokus tentang bagaimana pengelolaan arsip inaktif secara fisik di Kantor
6
Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Salatiga5. Selain karya dari Bayu Abadi Bagaskara pada tahun 2012 arsip dinamis inaktif menjadi pokok tema yang dikerjakan oleh Rizki Satria Mahendra dkk dengan judul “Pengolahan Arsip inaktif Dinas Pertanian Dan Kehutanan Kabupaten Bantul”. Dalam pokok bahasannya Rizki Satria Mahendra dkk membahas pengolahan, penataan dan rekontruksi di Dinas Pertanian dan Kehutanan Kanupaten Bantul.6 Penulisan laporan tugas akhir ini nantinya penulis akan membahas tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif terkait dengan fisik arsip maupun bangunan atau ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif itu sendiri. C. Tujuan dan Manfaat Dari latar belakang dan permasalahan yang telah dikemukakan diatas maka penulis dapat merumuskan tujuan dan manfaat sebagai berikut. 1. Mengetahui dan memahami pengelolaan arsip dinamis inaktif yang terdapat di di UPT. Balai Yasa Yogyakarta 2. Mengetahui dan memahami peran record center dalam menjalankan kegiatan kearsipan khususnya dalam manajemen arsip dinamis inaktif di UPT. Balai Yasa Yogyakarta
Bayu Abadi Bagaskara, “Pengelolaan Arsip Inaktif Di Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Salatiga”, Laporan Tugas Akhir Pada Prodi Kearsipan SV UGM, 2015 5
Rizki Satria Mahendra dkk, “Pengolahan Arsip Inaktif Dinas Pertanian Dan Kehutanan Kabupaten Bantuk”, Laporan Tugas Akhir Pada Prodi Kearsipan SV UGM, 2012 6
7
3. Mengetahui kemampuan SDM pengelola record center di UPT. Balai Yasa Yogyakarta serta mengetahui peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk mengelola arsip inaktif. 4. Mengetahui serta memahami masalah atau kendala di dalam melakukan manajemen arsip dinamis inaktif di UPT. Balai Yasa Yogyakarta Dari tujuan diatas penulis dapat merumuskan manfaat atas penulisan Laporan Tugas Akhir ini yang terbagi kedalam manfaat praktis dan manfaat akademis dengan rincian sebagai berikut. 1. Manfaat praktis : a. Penulis tugas akhir mampu memberikan masukan bagi di UPT. Balai Yasa Yogyakarta dalam peningkatan kualitas manajemen arsip dinamis inaktif di UPT. Balai Yasa Yogyakarta b. Penulis tugas akhir ampu ikut turut serta dapat merasakan praktik di record center untuk dapat benar-benar mengetahui praktik menjadi seorang arsiparis dalam melakukan manajemen arsip dinamis inaktif 2. Manfaat akademis : a. Sebagai bahan refrensi bagi program studi kearsipan dalam tema manajemen arsip dinamis inaktif b. Sebagai bahan refrensi untuk mahasiswa, siswa, maupun masyarakat dalam tema manajemen arsip dinamis inaktif
8
D. Sistematika Penulisan Laporan Tugas Akhir ini mengambil judul Manajemen Arsip Dinamis Inaktif di UPT. Balai Yasa Yogyakarta. Untuk memberikan kemudahan dalam pemahaman Laporan Tugas Akhir ini yang berjudul Manajemen Arsip Dinamis Inaktif di UPT. Balai Yasa Yogyakarta. Maka untuk hal tersebut penulis telah membagi Laporan Tugas Akhir ini kedalam 4 bab. Semoga dengan adanya penjelasan ini akan membuat pembaca akan lebih mudah dalam memahami Laporan Tugas Akhir ini Bab pertama adalah pendahuluan, bab ini mecakup latar belakang, permasalahan, keaslian, manfaat dan tujuan. Pada bagian latar belakang menjadi pokok dari dasar penulisan Laporan Tugas Akhir ini. Pada bagian belakang penulis membahas mengapa penulis mengangkat tema Manajemen Arsip Dinamis Inaktif, Arsip dinamis inaktif ini sering menjadi masalah utama yang sering ditemui di berbagai karena memiliki kecenderungan menumpuk dan menggunung . Pada bagian selanjutnya adalah keaslian. Keaslian menjelaskan tentang perbandingan tema Laporan Tugas Akhir yang ditulis penulis dengan tema Laporan Tugas Akhir oleh penulis sebelumnya. Bagian selanjutnya adalah tujuan dan manfaat penulisan Laporan Tugas Akhir. Bagian terakhir dari bab ini adalah sistematika penulisan dimana bagian ini berisi tentang penjelasan menngenai isi penulisan Laporan Tugas Akhir. Bab kedua terdiri dari tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Tinjauan pustaka memuat tentang buku dan literatur yang digunakan penulis sebagai sumber atau rujukan dalam penulisan laporan tugas akhir ini. Bagian selanjutnya adalah
9
metode pengumpulan data. Metode pengumpulan data terdiri dari tiga metode yaitu wawancara, observasi dan praktik langsung serta studi pustaka. Bab ketiga berisi tentang pembahasan mengenai subtansi tema Laporan Tugas Akhir yaitu Manajemen Arsip Dinamis Inaktif. Pada bagian pertama bab ini berisi profil perusahaan. Pada bagian ini penulis memuat sejarah perusahaan, visi misi, tupoksi perusahaan dan struktur organisasi perusahaan. Penulisan bagian ini bertujuan untuk mengenalkan dan menjelaskan instansi atau perusahaan kepada pembaca. Bagian selanjutnya gambaran umum pengeolaan arsip. Pada bagian ini penulis menjelaskan tentang Jenis, Asal, Volume Arsip, Kondisi Arsip, Ruang Arsip dan pengorganisasian kearsipan. Pada bagian kedua ini bertujuan untuk menujukan pengelolaan arsip secara umum. Bagian ketiga adalah merupakan bagian paling penting, dimana penulis mengulas Manajemen Arsip Dinamis Inaktif. Pada bagian ketiga ini penulis membaginya kedalam 8 pokok bahasan yaitu perencanaan, rekonstruksi, penomoran, penyimpanan, penemuan kembali, pemindahan arsip, fasilitas dan diakhiri kendala manajamen arsip dinamis inaktif. Bab keempat dalam penulisan Laporan Tugas akhir ini adalah penutup, dalam bab IV terdiri dari kesimpulan, saran. Kesimpulan merupakan jawaban atas permasalahan yang dikemukakan pada bab pertama.. Bagian selanjutnya dalah saran dimana saran menjadi satu bentuk masukan yang ditulisakan oleh penulis kepada instansi terkait atas permasalahan dalam bidang manajemen arsip dinamis inaktif. Diharapkan dengan adanya sistematika penulisan ini pembaca dapat lebih mudah untuk
10
memahami Laporan Tugas Akhir ini dan mengerti subtansi penulisan Laporan Tugas Akhir ini secara detail dan terperinci.
