BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Dalam dunia bisnis, untuk menambah daya saing dan mempertahankan posisi
dalam pasar tidaklah mudah. Diperlukan analisis pasar dan pengalaman baik berbentuk fisik maupun sumber daya manusia yang unggul. Setiap perusahaan yang ingin tetap berada dalam dunia bisnis harus meningkatkan keunggulan dan pembaharuan secara berkelanjutan. Salah satunya dengan pengelolaan pengetahuan. Pengetahuan dapat membantu perusahaan berkembang melalui ide-ide dan pengalaman dari setiap individu dalam perusahaan,
dimana memberdayakan
intelektual sumber daya manusia dengan baik. Pengetahuan juga akan membantu kinerja dan performa perusahaan melalui pengelolaan dan distribusi pengetahuan secara tepat. Seiring dengan kebutuhan pengelolaan pengetahuan yang maksimal dalam perusahaan, maka diperlukan suatu wadah untuk mendukung pengelolaan pengetahuan berupa Knowledge Management (KM). Konsep tersebut menjadi salah satu teknik yang dapat membawa perusahaan untuk mempertahankan kestabilan dan keunggulan dalam persaingan bisnis sesuai dengan tujuan perusahaan. PT. Heksagon adalah salah satu perusahaan distributor yang bergerak di bidang distribusi penjualan pipa, fitting, dan valve dengan ukuran yang beragam. Persaingan antar sesama distributor dalam meningkatkan mutu penjualan dan bersaing secara sehat dalam melakukan perekrutan, memotivasi, dan meningkatkan penjualan membuat perusahaan menerapkan suatu aplikasi yang dapat digunakan dalam pengelolaan KM.
1
2 Masalah yang dihadapi perusahaan yaitu terdapat perbedaan pengetahuan yang dimiliki oleh sales indoor dan sales outdoor. Sehingga kendala seperti ini dapat menimbulkan perbedaan persepsi penjelasan sales pada pelanggan. Untuk dapat mempercepat proses kegiatan dan dalam mengurangi biaya pelatihan, diperlukan sistem yang membantu meningkatkan komunikasi antar sales dan organisasi juga perlu memiliki wadah knowledge sharing. Menurut Amit Karna et al dalam jurnal yang berjudul “Knowledge Management for an Effective Sales and Marketing Function”, strategi untuk menerapkan KM yang baik diantaranya : o Capturing information, o Structuring Information, o Accessing knowledge, o Updating knowledge database. Pihak manajemen perusahaan berharap dapat meningkatkan kinerja karyawan lama dan mengasah kemampuan karyawan baru dengan sistem pembelajaran yang baik serta meningkatkan kemampuan memecahkan masalah bersama-sama. Sehingga dampak yang ingin dicapai dapat meningkatkan kualitas perusahaan dalam mendokumentasi, mengidentifikasi, menyimpan dan mengelola pengetahuan dengan baik. Agar pengetahuan yang ada dapat dikembangkan dan bermanfaat dalam membantu meningkatkan kinerja sales. Dengan melihat pentingnya penerapan KM dalam suatu perusahaan untuk jangka panjang, maka kami tertarik untuk melakukan penelitian dan menulis skripsi dengan judul “PERANCANGAN SISTEM KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PT. HEKSAGON TIWIKRAMA”. Diharapkan dengan adanya penerapan
3 sistem KM yang baik, dapat meningkatkan kinerja sales dan mendukung perusahaan untuk mencapai visi dan misi.
1.2
Ruang Lingkup Ruang lingkup dalam penelitian ini adalah :
•
Perancangan KM untuk bidang perusahaan yang mendukung proses dokumentasi dan distribusi pengelolaan pengetahuan.
•
Hanya berpaku pada analisis pengetahuan pada bagian sales.
•
Tidak membahas keamanan pengetahuan.
1.3
Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah: •
Mengidentifikasi dan menyimpan pengetahuan yang dibutuhkan untuk membantu operasional bidang sales perusahaan.
•
Membuat media sharing internal antar karyawan di dalam perusahaan, khususnya bidang sales.
•
Menghubungkan pengetahuan antara sales indoor dan outdoor.
Manfaat yang didapat adalah : •
Membantu perusahaan dalam mengumpulkan pengetahuan tersebut ke dalam media, sehingga perusahaan dapat meminimalisir kehilangan pengetahuan yang dimiliki karyawan.
•
Sebagai sarana bagi karyawan untuk mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan.
•
Memudahkan dalam pembelajaran bagi setiap karyawan baru maupun yang dirotasi.
•
Memanfaatkan pengetahuan untuk keunggulan organisasi.
4 1.4
Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan untuk penelitian ini antara lain:
•
Metode analisis Melakukan survey atas proses bisnis yang berjalan di perusahaan. Metode ini dilakukan untuk mendapatkan data mengenai lingkungan internal organisasi seperti jobdesk, tanggung jawab serta wewenang. Melakukan wawancara dengan bagian-bagian terkait secara langsung dan merancang fitur serta melakukan pemetaan. Wawancara juga dilakukan untuk analis data dan informasi untuk mengidentifikasi permasalahan, strategi yang dapat digunakan perusahaan, dan mengusulkan pemecahan masalah yang tepat bagi perusahaan. Hasil yang didapat akan dijadikan acuan dalam pengembangan rancangan KM untuk
diimplementasikan
didalam perusahaan. Jenis wawancara yang
dilakukan adalah wawancara tidak terstruktur. •
Inukshuk Model Inukshuk merupakan kerangka kerja yang disempurnakan dari model SECI dengan penambahan komponen seperti, Leadership, Culture dan Technology. Kaitannya dengan KM yaitu dapat memberikan informasi mengenai tacit dan explicit knowledge di dalam organisasi, dapat memberikan informasi yang lebih jelas mengenai technology yang ada di dalam organisasi, kemudian bagaimana cara seorang leadership (pemimpin) memimpin suatu organisasi dan bagaimana mengetahui budaya (culture) yang ada di dalam organisasi.
•
Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan dalam pembangunan KM adalah Metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD) melalui tahapan: o Pemetaan fitur KM
5 o Pembuatan Class Diagram. o Pembuatan Usecase Diagram, o Pembuatan Sequence Diagram. o Pembuatan User Interfaces.
1.5
Sistematika Penulisan Sistematika penulisan terdiri dari lima bab, yaitu:
BAB 1: PENDAHULUAN Bab ini memberikan penjelasan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi dan sistematika penulisan. BAB 2: LANDASAN TEORI Bab ini memberikan penjelasan mengenai teori-teori umum dan khusus yang berhubungan dengan topik penelitian, diantaranya teori KM, Metodologi OOAD. BAB 3: ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM Bab ini memaparkan mengenai sejarah singkat dan latar belakang perusahaan, seperti value perusahaan, struktur organisasi dan uraian proses bisnis yang berjalan saat ini. BAB 4: PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT Bab ini memberikan pemetaan fitur yang diusulkan, penyesuaian fitur berdasarkan kebutuhan dan beberapa teori dasar KM, perancangan sistem berbasis UML modeling yang meliputi domain class diagram, use case diagram, sequence diagram, user interface.
6 BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini menjelaskan simpulan dari hasil perancangan dari bab sebelumnya serta memberikan sejumlah saran guna membantu meningkatkan kinerja proses bisnis perusahaan lebih lanjut.
