BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Dewasa ini semakin banyak perusahaan maupun institusi yang berupaya untuk meningkatkan kinerja dan efisiensi proses bisnis. Dengan semakin berkembangnya sebuah perusahaan atau insitusi, maka semakin kompleks pula sistem yang harus dibangun untuk menjawab persoalan yang muncul. Agar dapat mengimbangi transaksi yang semakin banyak dan mengatur keseluruhan proses bisnis, sebuah sistem yang terintegrasi dengan baik diperlukan. Solusi yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut adalah Enterprise Resource Planning (ERP). ERP mencakup beberapa fungsi bisnis, antara lain sumber daya manusia, keuangan, penjualan, dan logistik. ERP mengintegrasikan semua data dan proses bisnis sebuah organisasi menjadi satu sistem kesatuan. Salah satu sistem ERP yang saat ini digunakan adalah Microsoft Dynamics AX. Salah satu ciri dari Microsoft Dynamics AX adalah sifatnya yang dapat dikembangkan lebih lanjut. Microsoft Dynamics AX dapat di-customize sesuai dengan kebutuhan. Dapat pula dibuat modul untuk tujuan tertentu yang dibangun di atasnya. BINUS University merupakan sebuah institusi pendidikan tinggi yang saat ini semakin berkembang sehingga membutuhkan sistem yang dapat mengakomodasi peningkatan kinerja organisasi. Salah satu area yang menjadi
1
2 perhatian BINUS University adalah area penerimaan mahasiswa baru. Saat ini sistem-sistem yang dimiliki BINUS University masih terpisah satu sama lain. BINUS University belum menggunakan ERP dalam menjalankan proses bisnisnya, sehingga sistem untuk penerimaan mahasiswa baru belum terintegrasi penuh dengan sistem lain yang dimiliki. Sistem penerimaan mahasiswa baru yang dimiliki oleh BINUS University saat ini masih campuran antara desktop application dan Web application. Aplikasi back-end yang digunakan berupa desktop application, sedangkan aplikasi front-end sebagian berupa desktop application dan sebagian lagi berupa Web application. Melihat hal tersebut, maka perlu dikembangkan sebuah sistem penerimaan mahasiswa baru yang baru yang telah terintegrasi dengan sistem lain yang telah ada dan berbasis Web.
1.2
Ruang Lingkup Untuk pembahasan sebuah topik skripsi yang lebih terarah dan terfokus pada tujuan yang ingin dicapai, maka skripsi ini akan membahas hal-hal sebagai berikut. 1. Persiapan penyelenggaraan penerimaan mahasiswa baru. 2. Pemesanan logistik yang dibutuhkan. 3. Pembelian dan pengembalian formulir pendaftaran mahasiswa baru. 4. Penjadwalan ujian saringan masuk untuk calon mahasiswa baru. 5. Pengumuman kelulusan peserta ujian saringan masuk. 6. Pendaftaran ulang calon mahasiswa baru.
3 7. Pembayaran keuangan mahasiswa baru. 8. Interkoneksi ke modul Finansial dan Logistik pada Microsoft Dynamics AX. Skripsi ini tidak akan membahas hal-hal sebagai berikut 1. Pemrosesan lebih lanjut oleh Bagian Logistik terhadap pemesanan logistik yang berasal dari Bagian Admisi. 2. Pemrosesan lebih lanjut oleh Bagian Keuangan terhadap transaksi keuangan yang berasal dari Bagian Admisi.
1.3
Tujuan dan Manfaat Tujuan penelitian adalah sebagai berikut. 1. Menganalisis dan merancang Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru yang baru yang telah terintegrasi dengan Bagian Keuangan dan Bagian Logistik serta berbasis Web. 2. Menambah, mengurangi, atau mengubah media dari kertas menjadi komputer pada proses bisnis dari sistem penerimaan mahasiswa baru BINUS University yang sedang berjalan. Manfaat yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut. 1. Karyawan dapat lebih berfokus pada pelayanan pelanggan. Dengan adanya pendaftaran online, pekerjaan karyawan dalam memasukkan data dari formulir kertas akan berkurang sehingga proses pendaftaran menjadi lebih cepat. Pada akhirnya, karyawan dapat lebih terfokus dalam melayani pelanggan yang datang ke kantor Bagian Admisi. 2. Menyediakan akses informasi yang mudah. Dengan menggunakan aplikasi yang berbasis Web, maka pengguna akan dapat dengan mudah mengakses
4 informasi yang dibutuhkan tanpa perlu datang ke kantor Bagian Admisi BINUS University. 3. Mempermudah proses penerimaan mahasiswa baru di BINUS University. Proses penerimaan mahasiswa baru yang dilakukan secara online akan mempermudah calon mahasiswa baru untuk melakukan pendaftaran dan pendaftaran ulang.
1.4
Metodologi Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi dua bagian pokok, yaitu analisis dan perancangan. 1. Metode analisis Analisis sistem dilakukan dalam empat tahap, yaitu: a. Survei atas sistem yang sedang berjalan. b. Analisis terhadap hasil survei. c. Identifikasi kebutuhan informasi. d. Identifikasi persyaratan sistem. 2. Metode perancangan Perancangan sistem yang dilakukan menggunakan Unified Modeling Language (UML) dan diagram lain yang dibutuhkan sebagai alat bantu dalam menuliskan hasil perancangan aplikasi. Perancangan yang dilakukan meliputi beberapa tahap, yaitu: a. Perancangan sistem: i.
Pembuatan Diagram Aliran Dokumen (DAD) untuk memetakan proses bisnis yang diusulkan.
5 ii. Pembuatan Use Case Diagram untuk menggambarkan proses dan aktor yang terlibat. iii. Pembuatan rancangan layar dari solusi. iv. Pembuatan
Entity
Relationship
Diagram
(ERD)
untuk
menggambarkan hubungan antartabel di dalam basis data dari sistem yang diusulkan. b. Perancangan aplikasi: i.
Pembuatan Class Diagram untuk
menggambarkan
hubungan
antarkelas yang terdapat dalam sistem yang diusulkan. ii. Pembuatan Sequence Diagram untuk menggambarkan alur interaksi antarkelas yang terdapat dalam sistem yang diusulkan. iii. Pembuatan spesifikasi proses dari sistem yang diusulkan.
1.5
Sistematika Penulisan Sistematika dalam penulisan skripsi ini disusun dengan urutan sebagai berikut.
BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi penjabaran mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup sebagai batasan skripsi ini, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi yang digunakan, dan sistematika penulisan yang menjelaskan pokok-pokok pembahasan.
6 BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini akan berisi uraian teori-teori yang mendukung penelitian ini, yang menjadi dasar bagi pemecahan masalah dan didapat dengan melakukan studi pustaka sebagai landasan dalam melakukan penelitian, antara lain teori tentang sistem informasi, basis data, Enterprise Resource Planning (ERP), dan Microsoft Dynamics AX 4.0.
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN Bab ini berisi pembahasan mengenai analisis dan perancangan perangkat lunak, masalah-masalah yang dihadapi, pemecahan masalah, serta perancangan perangkat lunak secara lengkap. Tahapan yang dilakukan antara lain analisis proses bisnis yang berjalan, perancangan proses bisnis baru sebagai solusi, perancangan Use Case Diagram, perancangan Entity Relationship Diagram (ERD), dan perancangan Class Diagram.
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Bab ini berisi penjelasan mengenai implementasi perangkat lunak, sarana yang dibutuhkan, dan contoh cara pengoperasian perangkat lunak yang dirancang. Bab ini juga menguraikan hasil evaluasi dari penelitian ini.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi simpulan dari penelitian yang dilakukan dan saran-saran yang diusulkan untuk pengembangan lebih lanjut agar tercapai hasil yang lebih baik.
