BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
LATAR BELAKANG Di tengah era modernisasi di mana perkembangan teknologi dan informasi
berkembang dengan pesat, efisiensi menjadi incaran konsumen, baik dalam mendapatkan barang maupun jasa. Setiap perusahaan swasta maupun instansi pemerintahan
berlomba
dalam
menciptakan
efisiensi
yang
tinggi
dalam
meningkatkan kinerja dan daya saingnya. Perusahaan penyedia barang meningkatkan kemudahan bertransaksi sementara perusahaan jasa meningkatkan fasilitas terhadap pengguna jasanya. SMK Maitreyawira Tanjungpinang berdiri sejak tahun 2010 dan telah berprestasi dalam berbagai bidang. Namun dalam pengolahan data nilai, SMK Maitreyawira masih menggunakan sistem manual, mulai dari pengolahan data hingga penyampaian data kepada pihak yang berkepentingan sehingga menyebabkan pemborosan waktu dan tenaga kerja dan dinilai tidak efisien. Data nilai siswa yang telah selesai diolah akan diarsipkan untuk persiapan apabila diperlukan di waktu yang akan datang. Pengarsipan secara manual dilakukan dengan mengarsip form nilai sesuai mata pelajaran. Apabila diperlukan, maka staf akan membuka kembali file yang telah diarsip dan mencari nilai siswa sesuai dengan mata pelajaran dan jurusan. Proses pencarian data dinilai tidak efektif sebab menimbulkan tingkat kesalahan yang lebih tinggi serta waktu yang lebih panjang. Dalam pengolahan data nilai, selain dibutuhkan efektifitas dan efisiensi juga perlu diperhatikan keamanannya. Tingkat keamanan data akademik saat ini dinilai
1
2
masih rendah. Tinggi kemungkinan kehilangan dan kerusakan data seperti pencurian, kebanjiran, maupun terbakar. Untuk itu diperlukan sistem yang lebih baik tingkat keamanannya. Selain pentingnya menghindari kehilangan dan kerusakan data, tingkat kevalidan data menjadi hal penting yang diperhatikan dalam pengolahan nilai siswa. Data nilai yang disimpan dalam bentuk tulisan tangan ataupun print out, dapat dengan mudah dimanipulasi oleh pihak yang tidak berkepentingan. Apabila hal tersebut terjadi, maka akan berakibat fatal terhadap sekolah dan siswa yang bersangkutan. Setelah data diolah oleh bagian administrasi, maka data tersebut harus disampaikan kembali dalam bentuk informasi kepada pihak yang bersangkutan seperti siswa dan orang tua. Untuk penyampaian informasi nilai, saat ini dilakukan secara lisan oleh guru yang bersangkutan pada proses belajar mengajar. Penyampaian informasi dengan cara ini dinilai kurang efektif, sebab tidak semua siswa akan hadir pada saat penyampaian nilai. Sementara siswa yang sudah mengetahui nilai dapat berkata tidak jujur kepada orang tua sehingga menyebabkan salah paham antara guru dan orang tua. Dalam proses aktifitas akademik sering terjadi kendala yang tidak perlu, seperti keterlambatan pembayaran iuran sekolah, keterlambatan perbaikan nilai (remedial) dan lain sebagainya. Keterlambatan seperti ini menyebabkan proses penilaian dan pengolahan nilai menjadi terhambat. Usaha yang dilakukan oleh pihak sekolah saat ini untuk mengurangi keterlambatan menyelesaikan kewajiban sekolah yaitu dengan mengingatkan siswa yang terlambat dari kelas ke kelas. Usaha ini dinilai tidak efektif dan dapat mengganggu proses belajar mengajar. Untuk itu diperlukan sistem yang dapat mencegah terjadinya keterlambatan yang tidak perlu.
3
Sistem informasi nilai berbasis sms gateway diharapkan dapat menjadi penunjang kinerja SMK Maitreyawira dalam menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Dengan adanya sistem informasi nilai, pengolahan data nilai akan lebih terstruktur dan mudah diakses oleh pihak yang berkepentingan tanpa mengabaikan tingkat sekuritas sistem dan data. Fungsi SMS gateway dalam sistem informasi diciptakan agar pengguna informasi dapat mengakses data melalui ponsel pribadi. Dengan adanya fungsi sms gateway, proses ujian, penilaian hingga remedial menjadi lebih lancar dan menghemat waktu. Dengan demikian proses penyampaian informasi menjadi lebih efektif dan efisien Sesuai dengan uraian di atas, penulis mengajukan skripsi dengan judul "SISTEM
INFORMASI
NILAI
SISWA
SMK
MAITREYAWIRA
TANJUNGPINANG BERBASIS SMS GATEWAY".
1.2
IDENTIFIKASI MASALAH Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dirumuskan identifikasi
masalah yang akan dijadikan dasar pembahasan dalam program skripsi ini adalah : 1.
Sistem pengolahan nilai saat ini menggunakan proses manual sehingga menyebabkan pemborosan waktu dan tenaga kerja serta dinilai tidak efektif
2.
untuk pencarian data. Media penyimpanan data berupa microsoft excel di komputer yang digunakan bersama oleh seluruh staf tata usaha tanpa dibatasi pengguna yang berhak
4
mengakses data. Hal ini menyebabkan lemahnya keamanan data terhadap 3.
kerusakan maupun manipulasi oleh pihak yang tidak berkepentingan. Proses penyampaian iniformasi nilai hanya melalui komunikasi lisan antara guru dan siswa tanpa adanya sarana komunikasi yang baik maupun sarana pemberitahuan informasi kewajiban siswa.
1.3
RUMUSAN MASALAH Setelah melihat identifikasi masalah yang ada, maka penulis merumuskan
masalah yaitu: 1. Bagaimana membangun sistem informasi nilai yang dapat mengolah dan menyimpan data secara terorganisir serta memiliki tingkat keamanan yang 2.
baik terhadap pengrusakan maupun manipulasi data ? Bagaimana menciptakan sarana komunikasi yang dapat diakses dengan mudah oleh siswa dan orang tua maupun guru serta dapat menyampaikan informasi nilai kepada pihak yang bersangkutan ?
1.4
BATASAN MASALAH Berhubung luasnya proses pengolahan data nilai di SMK Maitreyawira
Tanjungpinang , berikut adalah masalah yang akan dibahas : 1.
Sistem informasi nilai yang mengolah dan menyimpan data siswa, data guru,
2. 3.
data mata pelajaran dan data nilai. Pengamanan data dengan pengenalan id user dan password. Sarana komunikasi berbasis sms gateway untuk pengaksesan dan penyampaian informasi nilai melalui ponsel pribadi.
1.5
TUJUAN PENELITIAN
5
1. Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengolahan dan penyimpanan data siswa, data guru, data mata pelajaran dan data nilai di SMK Maitreyawira Tanjungpinang. 2. Untuk meningkatkan keamanan data dari kerusakan, kehilangan dan manipulasi oleh pihak yang tidak berkepentingan. 3. Untuk meningkatkan kelancaran komunikasi, kemudahan pengaksesan data dan penyampaian informasi dengan cepat, tepat dan akurat. 4. Untuk membantu pembuatan laporan data siswa, laporan data guru dan laporan data nilai. 1.6
WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN SKRIPSI Pelaksanaan skripsi akan dimulai dari tanggal 01 Juli 2014 sampai dengan 31
Agustus 2014 di SMK Maitreyawira Tanjungpinang yang beralamat di Jalan Ir. Sutami no. 62, Tanjungpinang. 1.7
METODOLOGI PENELITIAN Metodologi penelitian digunakan untuk mengumpulkan dan menganalisis data
yang dapat menjawab atau menjelaskan masalah penelitian tersebut, disini penulis menggunakan beberapa metode yaitu : 1. Metode Pengumpulan Data a. Observasi Metode pengumpulan data ini dilakukan dengan pengamatan yang dihadapkan langsung pada objek yang sedang diteliti. Penulis melakukan pengamatan pada bagian yang bersangkutan yaitu bagian Tata Usaha SMK Maitreyawira Tanjungpinang b. Interview Metode pengumpulan data ini dilakukan dengan mengadakan tanya jawab dan dialog dengan pihak yang berhubungan dengan proses pengolahan nilai
6
siswa SMK Maitreyawira sehingga mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Penulis melakukan tanya jawab terhadap staf tata usaha sebagai pengelola data nilai siswa SMK Maitreyawira dan siswa serta orang tua sebagai pengguna informasi. c. Studi Literatur Mencari informasi yang berasal dari buku-buku yang mendukung terhadap permasalahan-permasalahan yang akan diangkat yaitu sistem informasi nilai sekolah dan implemantasi sms gateway. 2.
Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam membangun sistem
Informasi penggajian ini menggunakan model waterfall (Classic Life Cycle) yang menyarankan pengembangan sistem secara sistematik yang berurutan yang terdiri dari beberapa tahap kegiatan yaitu :
7
Gambar 1.1 Waterfall Model (Classic Life Cycle)1
Tahapan model waterfall adalah sebagai berikut: 2 a. System Engineering (Perencanaan) Tahap dimana melakukan pengumpulan data dan menentukan kebutuhankebutuhan bagi seluruh elemen-elemen sistem. b. Analys (Analisis) Tahap analisis adalah tahap pengumpulan seluruh kebutuhan elemen di tingkat perangkat lunak (requirement analysis). Sehingga dapat ditentukan data (informasi yang saling terkait), fungsi, proses dan prosedur yang diperlukan beserta unjuk kerjanya, dan antarmuka (User Interface). Hasil akhir dari tahap analisis adalah mendapatkan seluruh spesifikasi kebutuhan perangkat lunak. c. Design(Perancangan) Tahap ini merupakan tahap untuk menerjemahkan seluruh spesifikasi perangkat lunak yang telah didapat pada tahap analisis ke dalam bentuk arsitektur perangkat lunak yang memiliki karakteristik mudah dimengerti dan tidak sulit untuk diimplementasikan. d. Coding(Pemrograman)
1 Setiawan, Aris. Metode Penelitian. http://maheranetwork.blogspot.com/2013/05/bab-iiimetodologi-penelitian-learning.html 18/08/2014. 08.00. 2 Setiawan, Aris. Metode Penelitian. http://maheranetwork.blogspot.com/2013/05/bab-iiimetodologi-penelitian-learning.html 18/08/2014. 08.00.
8
Adalah proses penerjemahan data atau pemecahan masalah ke dalam barisbaris kode program yang dapat dimengerti oleh mesin (komputer). e. Testing (Pengujian) Tahap pengujian digunakan untuk memeriksa apakah perangkat lunak yang dibuat sudah sesuai dengan spesifikasinya atau tidak. Pengujian juga berguna untuk mengetahui apakah hasil implementasi telah bebas dari kesalahan program (error free), baik kesalahan logika maupun kesalahan sintaks. Tahap pengujian dilakukan pada setiap modul. Sehingga jika modul tidak bermasalah dan lulus uji, maka seluruh modul telah selesai diuji akan diintegrasikan dan dikompilasi sehingga membentuk suatu perangkat lunak yang utuh. f. Maintenance (Pemeliharaan) Tahap ini ditandai oleh penyerahan perangkat lunak kepada pemesan perangkat lunak, untuk kemudian dioperasikan oleh pemiliknya. Mungkin saja pemilik aplikasi meminta peningkatan kemampuan perangkat lunaknya pada tahap pengembangan lebih lanjut. 1.8
SISTEMATIKA PENULISAN Penyusunan proposal ini terbagi dalam bentuk bab yang terstruktur sebagai
berikut : BAB I Pendahuluan
9
Bab ini merupakan bagian dasar yang akan mengungkapkan latar belakang masalah, maksud dan tujuan penelitian, batasan masalah, waktu dan tempat penelitian, hasil akhir penelitian, metodologi penelitian dan sistemetika penulisan.
BAB II Analisis Sistem Bab ini merupakan tinjauan umum organisasi, struktur organisasi, deskripsi pengolahan data laporan keuangan rugi laba, analisis prosedur, analisis dokumen, evaluasi sistem lama dan solusinya. BAB III Perancangan Sistem Perancangan perangkat lunak mulai dari usulan sistem, analisis fungsional (identifikasi proses sistem. Identifikasi pihak eksternal, diagram konteks, data flow diagram). Perancangan database (perancangan tabel), perancangan arsitektural (struktur program), perancangan procedural, perancangan antar muka (struktur menu dan format tampilan). BAB IV Implementasi Bab ini memaparkan tentang kebutuhan perangkat lunak, kenutuhan perangkat keras, petunjuk pengguanaan sistem dan langkah - langkah penerapan sistem. BAB VI Implementasi Sistem
10
Bab Implementasi Sistem ini menguraikan tentang implementasi dan analisa hasil uji coba program. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam bab ini meliputi ujicoba sistem dan program. BAB VI Penutup Bab penutup ini berisi kesimpulan-kesimpulan yang dapat diambil dari hasil penerapan sistem yang baru, juga berisi saran-saran dari Kerja Praktek yang dibuat.
