BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Anggaran merupakan komponen penting dalam perusahaan. pentingnya fungsi anggaran sebagai perencana dan pengendali perusahaan yang menjadikan penganggaran sebagai komponen penting bagi keberhasilan perusahaan. Menurut hasil penelitian Paul Engle (2010), penganggaran merupakan hal yang paling efektif untuk mencerminkan rencana bisnis perusahaan secara akurat, realistis, dan dapat dijadikan sebagai alat pemantau perusahaan sehingga manajemen perusahaan dapat memperoleh hasil yang akurat. Saat ini banyak sekali perusahaan di Indonesia yang tidak menyusun anggarannya dengan optimal, dimana sebagian besar anggaran pengeluaran biaya hanya disusun berdasarkan data pengeluaran tahun lalu atau data anggaran tahun sebelumnya. Selain itu masalah penyusunan anggaran diperumit dengan cepatnya perubahan lingkungan yang dihadapi perusahaan, yang menyebabkan asumsi-asumsi yang dibuat waktu menyusun anggaran dengan cepat menjadi tidak relevan lagi. Hal tersebut menyebabkan banyak perusahaan yang merasa tidak puas dengan anggaran yang mereka hasilkan. Didalam perusahaan, anggaran sangat penting digunakan sebagai perencanaan sasaran pencapaian target penjualan yang diinginkan sehingga manajemen dapat memperkirakan laba yang diperoleh dalam satu periode tertentu. Anggaran sangat penting bagi perusahaan sebagai langkah awal agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik dalam meningkatkan perencanaan dan pengendalian perusahaan. Anggaran digunakan untuk memaksimalkan seluruh bagian yang ada dalam suatu perusahaan
2
yang biasanya digunakan untuk mengontrol biaya yang harus dikeluarkan dan memaksimalkan laba kotor dari proses produksi. Salah satu cara untuk mengatasi segala masalah yang berhubungan dengan anggaran yaitu dengan sebuah sistem informasi yang baik yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan. Menurut Noerlina (2007) , sistem informasi diharapkan dapat meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam pengolahan data dan menghasilkan laporan sesuai kebutuhan manajemen. Dengan penerapan sistem informasi pada anggaran, maka perusahaan dapat lebih mudah dalam penghitungan keseluruhan biaya yang dibutuhkan dalam setiap proses bisnis yang akan berjalan. Membantu dalam penyesuaian dari biaya-biaya sesuai rencana biaya yang akan dikeluarkan maupun sudah dikeluarkan. Selain itu sistem informasi pada anggaran juga akan memudahkan dalam menganalisa dan mengontrol biaya-biaya apa saja yang dibutuhkan sebelum proses produksi agar tidak terjadi kesalahan dalam penyusunan anggaran. Sistem informasi pada anggaran juga dapat membantu perusahaan untuk memperkecil risiko terjadinya pengeluaran yang berlebih. Hal-hal yang dapat memicu munculnya over budget adalah kurangnya kontrol terhadap dokumen-dokumen yang terlibat berdasarkan tindakan preventif, detektif, dan korektif. Kurangnya perencanaan yang matang terhadap penyusunan anggaran yang memungkinkan munculnya pengeluaran tidak terduga dipertengahan proses produksi. Tidak ada indikator-indikator yang mendasari dalam penyusunan anggaran. Hal tersebut yang dapat menimbulkan terjadinya over budget yang memungkinkan akan menimbulkan kerugian pada penjualan dan kontrol pengeluaran yang akan memberikan efek dengan laba perusahaan. maka diperlukannya pengendalian internal pada
3
perusahaan yang mana menurut Stephen Gauthier ( 2006), salah satu hal yang pokok pada pengendalian internal adalah monitoring yang mana diperlukannya kebijakan, prosedur dan evaluasi berkala yang melaporkan bahwa keseluruhan operasi perusahaan telah berjalan dengan baik. PT. Permata Komunika Mediatama merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang jasa periklanan dan rumah produksi yang menjual berbagai program untuk ditayangkan ke stasiun tv maupun dalam acara off-air. Sampai saat ini, sudah beberapa proyek program-program tv yang diproduksi oleh PT. Permata, seperti Diary Bunda Season 1, Diplomat Success Challenge Season 1, Diary Bunda Season 2, International Class Hits dan Class Mild on Campus.
Masalah yang ada didalam
perusahaan ini adalah mulainya muncul komponen biaya-biaya over budget yang sulit untuk dideteksi yang memungkinkan memberikan pengaruh kepada profit perusahaan. Gejala yang menunjukkan sudah atau mulai terjadinya over budget yang dapat mempengaruhi profit perusahaan, dapat dilihat sejak tahun 2008 dan 2009 diproduksi program Nikki Bikers berupa reality show yang menayangkan liputan mengenai komunitas-komunitas pesepeda di Indonesia. Dalam produksi program ini, sudah mulai bermunculan biaya-biaya yang terjadi over budget walaupun dalam hasil akhirnya mencapai profit 2% pada program ini. Begitu pula pada program Class Mild On Campus. Namun, pada tahun 2010, terdapat program Diplomat Success Challenge yang efeknya jelas terlihat pada kerugian yang dialami sebesar Rp 800juta-an dikarenakan munculnya komponen-komponen biaya yang tidak terduga dan tidak terencana dengan matang yang menyebabkan over budget yang besar dan mempengaruhi profit sangat besar. Begitu pula pada program-program off air, terdapat beberapa program off air
4
yang mengalami over budget sekitar Rp 20juta-an dikarenakan hal yang sama. Pada tahun 2011 ini, sudah muncul gejala-gejala yang memungkinkan akan terjadinya over budget lebih besar dan tidak terkendali dengan keadaan saat ini pada program Diary Bunda Season 2 yang masih dalam proses produksi, yang memiliki kondisi keuangan sampai saat ini mengalami kerugian sebesar Rp 300 juta-an dikarenakan semakin besarnya biaya yang dikeluarkan tanpa kendali, kurang matangnya proses perencanaan anggaran, dan adanya masalah pada sponsorship yang tidak mencapai target penjualan. Dalam hal ini, penulis tertarik untuk merancang sebuah sistem yang dapat digunakan ketika penyusunan anggaran pendapatan dan pengeluaran, dan juga ketika sudah terealisasi, untuk memudahkan karyawan dalam melakukan permintaan dan memantau jalannya biaya ketika program sedang berjalan, dan memudahkan dalam mengevaluasi laporan pertanggungjawaban pada akhir program. Dari beberapa program yang telah diproduksi oleh PT. Permata Komunika Mediatama , penulis memilih program Nikki Bikers dan Diplomat Success Challenge. Alasannya adalah program tersebut memiliki komponen biaya yang hampir sama dan memerlukan perhatian anggaran yang lebih dari program lain. Selain itu dalam program Diplomat Success Challenge mengalami overbudget yang tidak dapat terpantau dengan jelas penyebabnya dikarenakan kurangnya pengendalian. Berdasarkan uraian-uraian diatas, penulis tertarik melakukan penelitian dan perancangan sistem dengan judul, “ Sistem Informasi Anggaran Pendapatan dan Pengeluaran Pada PT. Permata Komunika Mediatama, Jakarta
5
1.2
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang penelitian diatas, dapat penulis susun perumusan masalah yang akan dibahas dalam skripsi ini, yaitu : 1.
Dalam prosedur penyusunan anggaran pendapatan dan pengeluaran tidak dilengkapi oleh dokumen yang dijadikan sebagai dasar penyusunan dan penentuan harga sebagai tindakan verifikatif ( pembenaran ) sehingga dapat mengurangi keakuratan dalam penyusunan anggaran pengeluaran.
2. Dalam prosedur realisasi pendapatan dan pengeluaran anggaran tidak dilengkapi oleh panduan/ kriteria/ indikator yang akurat untuk menilai apakah penagihan, penerimaan dan pengeluaran yang diminta sudah sesuai dengan anggaran sebagai tindakan detektif sehingga dapat mengurangi pengendalian dalam proses pengeluaran anggaran. 3. Dalam prosedur penyusunan anggaran pengeluaran tidak dilengkapi langkah korektif saat terjadi kesalahan yang terjadi berulang-ulang yang memudahkan dalam “lolos” nya pencairan tunai yang dapat menyebabkan overbudget. 4. Dalam prosedur penyusunan penawaran, penagihan dan penerimaan, serta realisasi pengeluaran tidak dilengkapi oleh laporan yang dapat mengontrol dan mengawasi proses tersebut agar berjalan sesuai dengan yang diinginkan. 5.
1.3 Ruang Lingkup Lingkup permasalahan yang akan dianalisis didalam perusahaan PT. Permata Komunika Mediatama adalah :
6
1. Proses perencanaan program seperti mendata Agency & Advertiser, Jenis Program, Jenis Media, Media, Program, Post Proses Produksi, Item Biaya, Item Penawaran. 2. Proses penyusunan anggaran pengeluaran yang dilakukan dengan menyusun anggaran produksi yang didasari dengan didasari oleh rencana produksi dan penawaran dari vendor. 3. Proses penyusunan anggaran pendapatan dengan menyusun rencana penawaran yang dibuat berdasarkan anggaran produksi dan menghasilkan media estimate untuk Agency. 4. Proses realisasi anggaran yang meliputi proses penagihan, permintaan pengeluaran anggaran, dan pencatatan realisasi anggaran (tidak termasuk gaji dan insentif karyawan). 5. Proses pelaporan yang disajikan yaitu laporan pertanggungjawaban anggaran dan laporan pertanggungjawaban program. 6. Analisa penganggaran pada PT. Permata Komunika Mediatama dilakukan dengan menggunakan dua contoh program seperi Diplomat Success Challenge & Nikki Bikers dengan didasari oleh dokumen, prosedur, dan bisnis proses yang terjadi.
1.4
Tujuan dan Manfaat
Tujuan yang ingin dicapai adalah : 1. Analisis penyusunan dan realisasi anggaran yang dilakukan oleh perusahaan dengan menggunakan beberapa contoh program yang terjadi, meliputi dokumen, prosedur, bagian perusahaan, dan bisnis proses yang terjadi.
7
2. Perancangan sistem informasi berdasarkan rekomendasi analisis penyusunan anggaran, pelaksanaan anggaran, dan pelaporan anggaran. Manfaat yang ingin dicapai adalah 1. Menentukan kelebihan dan kekurangan penyusunan anggaran dalam perusahaan guna membuat rekomendasi dokumen dan prosedur yang lebih baik. 2. Untuk meningkatkan langkah detektif agar perusahaan dapat menentukan indikator tertentu yang menjadi pedoman atas pengeluaran – pengeluaran yang dilakukan, sehingga turut meningkatkan langkah preventif dari adanya langkah detektif ( indikator ) agar perusahaan dapat mencegah terjadinya overbudget, yang berujung pada pelaporan dan relevansi penyusunan anggaran dimasa mendatang.
1.5 Metodologi
Metodologi yang akan digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah : 1. Metode Analisis Metode yang digunakan untuk menganalisis anggaran adalah dengan menggunakan metode varians yang membandingkan antara anggaran dengan kegiatan aktual sehingga diperoleh selisih untuk mengetahui hasil kinerjanya. Metode yang digunakan untuk analisis sistem adalah dengan menggunakan Rich Picture dan Flowchart. Rich Picture merupakan sarana ideal untuk berkomunikasi dengan orang lain tentang situasi yang kompleks, dan problematic. Rich Picture dibuat dengan tujuan memperoleh pengertian akan sistem yang ada sekarang dari sudut pandang user dan menciptakan gambaran detail tentang segala kemungkinan yang dapat terjadi dalam
8
sistem. Sedangkan Flowchart digunakan untuk suatu tahapan penyelesaian masalah secara sederhana, terurai, rapi, dan jelas dengan menggunakan symbol-simbol standart. Selain itu dilakukannya analisis dalam melakukan perancangan yaitu dengan menggunakan metode object oriented analysis and design, aktivitas analisis yang dilakukan: - Problem Domain Analysis. Bagian
dari
kegiatan
yang
mengontrol,
mengawasi,
dan
mengadministrasikan sistem. - Application Domain Analysis Kegiatan menganalisis bagaimana sistem digunakan untuk menentukan kebutuhan dan fungsi dari sistem, sehingga sistem memiliki fungsi dalam mengontrol, mengawasi, dan mengadministrasikan informasi-informasi. 2. Metode Perancangan Sistem Metode perancangan yang digunakan adalah dengan menggunakan metode object oriented analysis and design ( OOA&D ). Metode ini digunakan untuk mendesain aplikasi program perangkat lunak ( software ), rancangan database dan fitur-fitur pendukungnya yang berkaitan dengan laporan penganggaran pada PT. Permata Komunika Mediatama. Tahapan analisis dan perancangan akan mengikuti metode Lars Mathiassen. Tahapannya adalah membuat FACTOR, merancang Rich Picture, membuat event candidate, membuat class candidate, membuat event table, membuat state chart, membuat use case diagram, membuat actor table, membuat use case specification, membuat function list, merancang interface, membuat navigation diagram, dan membuat sequence.
9
3. Metode Penyajian Hasil dari penelitian disajikan dalam bentuk tabel, dan gambar.
