BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Bagi sebuah perusahaan memiliki kepekaan dalam merespon kebutuhan konsumen dan kemampuan dalam bertindak secara efisien merupakan faktor penting bagi terlaksananya strategi kompetitif perusahaan. Meindl dan Chopra (2013) mengemukakan lima unsur penting penggerak rantai pasokan yang mempengaruhi pencapaian strategi kompetitif, diantaranya adalah: (1) fasilitas, (2) persediaan (3) transportasi, (4) informasi, (5) pencarian, dan (6) penentuan harga. Diantara keenam unsur tersebut, persediaan merupakan unsur yang berkaitan pada upaya perusahaan untuk mempertemukan titik temu antara permintaan dan penawaran. Persediaan memiliki peran untuk meningkatkan jumlah
permintaan
melalui
pengelolaan
ketersediaan
produk
dengan
pengalokasian waktu yang tepat (Slack et al., 2010). Selain itu persediaan juga memberikan pengaruh pada rantai pasokan perusahaan dengan adanya kebermilikan aset, timbulnya biaya, dan adanya daya respon perusahaan terhadap pasar. Ballard (1996) mengemukakan bahwa perusahaan jasa ataupun manufaktur perlu untuk melakukan beberapa bentuk kegiatan pengendalian seperti: menaksir jumlah
persediaan,
menentukan
persyaratan,
menetapkan
target,
dan
mengeluarkan instruksi yang digunakan untuk mengelola persediaan. Apabila
kegiatan
pengendalian
ini
tidak
dilakukan
dengan
benar
maka
akan
mempengaruhi ketepatan informasi yang akan digunakan perusahaan untuk membuat kebijakan. Di sisi lain, kebutuhan akan kecepatan dan keakuratan pengendalian persediaan pun menjadi suatu tahapan penting di dalam proses pelaksanaan strategi kompetitif perusahaan. Christoper (1998) pun memberikan penekanan akan pentingnya pengelolaan persediaan perusahaan disebabkan karena lebih dari 50% aset lancar perusahaan berbentuk persediaan. Kesalahan di dalam pengelolaan persediaan juga akan mempengaruhi proses produksi yang berkaitan dengan penambahan waktu, biaya, dan kurang akuratnya data administrasi perusahaan (Ali, 2011). Pemahaman akan pentingnya pengelolaan persediaan sangat disadari oleh perusahaan. Akan tetapi, muncul permasalahan ketika perusahaan mencoba menerapkan suatu metode pengelolaan yang baru di dalam sistem produksi mereka, tetapi tidak memiliki kemampuan yang memadai (Yi dan Gershon, 2007). Permasalahan ini dihadapi oleh Mangrove Grafika Paris yang merupakan kantor cabang milik PT. Mangrove Printing. Perusahaan ini khusus bergerak di bidang digital printing dan offset printing. Mangrove Grafika Paris didirikan oleh Bapak Ferry Iriawan dan Bapak Rizki Akbar pada tahun 2012. Berlokasi di Jalan Parangtritis Km 4, Bantul, Yogyakarta, Mangrove Grafika Paris memiliki 62 karyawan yang membantu di dalam kegiatan operasional perusahaan. Dari total karyawan tersebut karyawan dibagi menjadi beberapa kelompok divisi, yaitu front office (FO), setting, finishing, dan mesin. Selama dua tahun beroperasi, Mangrove Grafika Paris
berusaha mengelola persediaan perusahaan dengan baik namun sistem yang mereka miliki belum dapat membantu karena perusahaan masih mengalami permasalahan terkait kehilangan dan kekurangan persediaan kertas. Hal ini terlihat dari ketidakjelasan pencatatan administrasi sehingga perusahaan tidak memiliki kepastian jumlah persediaan. Berdasarkan analisa awal dalam rangka mencari permasalahan yang dialami perusahaan, ditemukan sejumlah data yang berisikan aliran persediaan kertas pada periode waktu tertentu. Tabel 1.1, Tabel 1.2, Tabel 1.3, Tabel 1.4, Tabel 1.5, Tabel 1.6, Tabel 1.7, Tabel 1.8, dan Tabel 1.9(dicantumkan di Lampiran) merupakan data persediaan yang diolah dan berasal dari dua macam jenis persediaan, yaitu persediaan di gudang dan persediaan A3. Data ini juga hasil dari penggabungan antara pencatatan pembelian persediaan kertas dengan laporan produktivitas dari operator. Data ini dibuat sedemikian rupa karena pihak perusahaan tidak memiliki laporan persediaan secara keseluruhan. Pada beberapa tabel tersebut, diketahui terdapat beberapa perhitungan yang tidak masuk akal antara data persediaan di satu periode waktu tertentu dan periode waktu setelahnya. Contohnya, untuk jenis kertas AP 120 pada tanggal 23 hingga 24 April perusahaan tidak memiliki persediaan sama sekali, hal ini ditandai dengan jumlah persediaan sebesar -85 plano. Akan tetapi, pada kurun waktu dua hari tersebut perusahaan masih dapat berproduksi dengan jumlah besar.Data persediaan ini dianggap sudah dapat menggambarkan kondisi pengelolaan persediaan kertas di Mangrove Grafika Paris selama setahun terakhir.
Pada beberapa tabel tersebut, diketahui terdapat beberapa perhitungan yang tidak masuk akal antara data persediaan di satu periode waktu tertentu dan periode waktu setelahnya. Contohnya, untuk jenis kertas AP 120 pada tanggal 23 hingga 24 April perusahaan tidak memiliki persediaan sama sekali, hal ini ditandai dengan jumlah persediaan sebesar -85 plano. Akan tetapi, pada kurun waktu dua hari tersebut perusahaan masih dapat berproduksi dengan jumlah besar.Data persediaan ini dianggap sudah dapat menggambarkan kondisi pengelolaan persediaan kertas di Mangrove Grafika Paris selama setahun terakhir. Permasalahan pengelolaan persediaan yang dialami Mangrove Grafika Paris menjadi suatu hambatan dalam melaksanakan strategi kompetitif perusahaan. Halhal yang menghambat dalam pengelolaan persediaan akan berdampak pada kecepatan dan ketepatan aliran rantai pasokan. Oleh karena itu, permasalahan ini digunakan perusahaan sebagai upaya untuk memperbaiki diri. 1.2 Rumusan Masalah Persediaan merupakan unsur yang berkaitan pada upaya perusahaan untuk mempertemukan titik temu antara permintaan dan penawaran. Persediaan memiliki peran untuk meningkatkan jumlah permintaan melalui pengelolaan ketersediaan produk dengan pengalokasian waktu yang tepat. Pengelolaan persediaan tidak sebatas pada pengecekan jumlah persediaan saja, akan tetapi memastikan apakah keefektifan manajemen persediaan sudah tercapai. Hal ini membutuhkan kecepatan dan keakuratan pengendalian terkait dengan informasi yang akan digunakan untuk melaksanakan strategi kompetitif perusahaan.
Berdasarkan penjabaran latar belakang di atas, diketahui bahwa perusahaan Mangrove Grafika Paris memiliki sistem pencatatan yang belum berjalan dengan baik. Menurut Bapak Ferry Irawan, hal ini menyebabkan terjadinyakehilangan dan kekurangan persediaan kertas pada saat proses produksi. Dari latar belakang penelitian tersebut, dapat dirumuskan suatu permasalahan yaitu mengidentifikasi bagaimana pengelolaan persediaan kertas di Mangrove Grafika Paris dan mencari tahu faktor-faktor apa saja yang menyebabkan terjadinya kehilangan dan kekurangan persediaan kertas di dalam pengelolaan persediaan. 1.3 Pertanyaan Penelitian Rumusan masalah di atas dapat disimpulkan menjadi dua pertanyaan penelitian, diantaranya adalah: 1. Bagaimana Mangrove Grafika Paris melakukan pengelolaan persediaan kertas? 2. Faktor-faktor apa saja dalam pengelolaan persediaan di Mangrove Grafika Paris yang menyebabkan terjadinya kekurangan dan kehilangan persediaan kertas? 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan dari pertanyaanpenelitian tersebut adalah: 1. Untuk menganalisis pengelolaan persediaan kertas yang dilakukan oleh pihak Mangrove Grafika Paris. 2. Untuk mengidentifikasi faktor-faktor apa saja dalam pengelolaan persediaan di Mangrove Grafika Paris yang menyebabkan terjadinya kekurangan dan kehilangan persediaan kertas.
1.5 Manfaat Penelitian Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut: 1. Bagi akademisi: hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi tambahan referensi serta arahan bagi penelitian dengan pokok bahasan serupa di kemudian hari. 2. Bagi perusahaan: hasil penelitian ini dapat menjadi bahan masukan dalam mengelola persediaan perusahaan agar dapat lebih efisien dan efektif. 1.6 Batasan Penelitian Batasan penelitian dimaksudkan agar penelitian lebih terarah dan mendapatkan hasil sesuai dengan yang diharapkan. Penulisan skripsi ini memiliki batasan penelitian sebagai berikut: 1. Objek penelitian adalah perusahaan percetakan yang berlokasi di DIY. Pemilihan Mangrove Grafika Paris, kantor cabang milik PT. Mangrove Printing, dengan pertimbangan bahwa Mangrove Grafika Paris merupakan perusahaan yang memiliki permasalahan terkait pengelolaan persediaan. 2. Penelitian ini dibatasi pada analisis faktor-faktor apa saja dalam pengelolaan persediaan di Mangrove Grafika Paris yang menyebabkan terjadinya kekurangan dan kehilangan persediaan kertas. Analisis ini dibatasi agar memudahkan dalam penyelesaian masalah dan hasil yang ditemukan nantinya sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan. 1.7 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsiini dibagi menjadi lima bab yang terdiri dari pendahuluan, landasan teori, metode penelitian, pembahasan dan kesimpulan.
Bab pertama membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, pertanyaan penelitian, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. Selanjutnya dalam bab kedua penulis menjelaskan tentang teori dan konsep yang mendasari analisis dalam penelitian ini. Diantaranya adalah definisi persediaan, dan manajemen persediaan. Kemudian pada bab ketiga penulis menguraikan metode penelitian yang meliputi jenis penelitian, metode pengumpulan data, metode analisis data, validitas isi, dan alat analisis data. Bab ini memberikan gambaran tentang alur penelitian yang dilakukan di dalam penelitian. Pembahasan mengenai permasalahan perusahaan serta penjabaran metode yang digunakan nantinya di bahas di bab keempat. Selain penjabaran metode penelitian, pada bab tersebut juga dijelaskan mengenai sejarah obyek penelitian, struktur organisasi, dan proses pengumpulan data. Di akhir penjabaran,hasil penelitian ini selanjutnya dijelaskan dengan diagram tulang ikan. Di bab terakhir yaitu bab kelima, penulis memaparkan kesimpulan yang dapat diambil selama penelitian dan saran yang ditujukan kepada obyek penelitian untuk memberikan masukan mengenai bagian operasional yang perlu diperbaiki untuk menyelesaikan permasalahan yang ada.
