BAB 1
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi dan informasi di era globalisasi dewasakini sangat berkembang pesat sehingga berpengaruh terhadap bisnis di lemabaga pemerintah maupun lembaga swasta. Memudahkan kita untuk mengakses informasi. Kebutuhan informasi sangat penting bagi suatu lembaga pemerintah maupun lembaga swasta. Pada dasarnya kegiatan organisasi seperti perencanaan, penganalisaan, perumusan dan pengambilan keputusan membutuhkan informasi. Salah satu sumber informasi dalam lembaga atau organisasi adalah arsip. Di perkantoran arsiparsip tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan ataupun keperluan interen. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam kegiatan adminitrasi karena arsip merupakan catatan yang berbentuk tulisan yang berisisi keterangan-keterangan mengenai sebuah objek. Berkembangnya ilmu teknologi berpengaruh terhadap betuk arsip. Bentuk arsip sekarang tidak hanya berbentuk tulisan melainkan berbentuk audio visual seperti foto dan video. Penataan arsip dengan baik dan benar dapat meminimalkan kesalahan suatu lembaga dalam proses penemuan kembali arsip. Penataan arsip juga membatu suatu lembaga untuk mengambil keputusan secara cepat dan tepat. “Arsip atau ( record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutnya sebagai “warkat”pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis yang berbentuk bagan atau gambarataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai
suatu subyek ( pokok permasalahan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang ( itu) pula”.1 Berdasarkan Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat a dan b menetapkan yang dimaksut dengan arsip adalah : a. “Naskah-naskah yang dibuat oleh lembaga Negaradan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan” b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun dan dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan Bangsa”.2 Salah satu yang menjadi syarat utama arsip adalah arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat apabila sewaktu-waktu arsip dibutuhkan kembali artinya inti dari suatu kearsipan adalah proses pencarian kembali arsip tersebut.Volume arsip yang semakin lama semakin berkembang membuat para pegawai kearsipan merencanakan strategi penyimpanan arsip yang baik dan benar. Menyimpan arsip harus sesuai dengan jumlah dan volume arsip. Sistem kearsipan yang diselenggarakan oleh suatu lemabaga harus mudah dilaksanakan tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanan, perawatan, maupun pencarian. Selain mudah dilaksanakan sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaanya. Penyelenggaraan sistem kearsipan harus murah dan ekonomis dalam artian tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya maupun penggunaan tenaga, peralatan dan perlengkapan arsip. Penyimpanan arsip sebaiknya tidak menggunakan tempat-tempat yang terlalu banyak dan memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan apabila diperlukan.
1
Barsir Bartos, Manajemen Kerasipan, Bumi Aksara, Jakarta, 2007, hal.1. Undang-undang nomor 7 tahun 1971, pasal 1, ayat a dan b.
2
“selain itu penyimpanan arsip juga harus memperhatikan ruangan, suhu udara dan cahaya. Ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip harus memiliki ventilasi udara. Kontrol suhu 18º sampai dengan 21º celcius. Ruangan juga harus terhindar dari sinar ultraviolet secara langsung”.3 Saat ini masih terdapat kantor swasta maupun pemerintah yang belum menerapkan sistem kearsipan dengan baik dan benar. Seringkali kita jumpai arsip ditumpuk digudang, di meja tempat kerja. Pemisahan arsip dilakukan untuk memisahkan arsip yang masih aktif dan arsip yang sudah tidak dipakai lagi atau istensitas penggunaan arsip tersebut jarang atau disebut juga arsip inaktif. Arsip aktif adan arsip inaktif dipisahkan sesuai dengan intensitas penggunaanya. Setelah selesai dipisahkan arsip aktif dimasukan di filling cabinet dan diberi kode. Arsip yang sudah menjadi arsip inaktif dimasukan kedalam tempat penyimpanan dan diberi nama lalu disimpan ditempat yang telah ditentukan. Berdasarkan observasi yang peneliti lakukan arsip yang disimpan di unit kerja ditumpuk begitu saja. Beberapa faktor yang menyebabkan kantorkantor yang belum melakukan penataan arsip-arsip sebagaimana mestinya adalah arsip yang semakin lama semakin berkembang sehingga membuat pegawai kearsipan kuwalahan dalam menanganinya. Sewaktu merencanakan penataan arsip harus ada tenaga ahli yang menguasai bidang kearsipan supaya dalam penataan tidak terjadi kesalahan yang akan mengakibatkan arsip tersebut rusak atau hilang dan sulit menemukan kembali dalam proses pencarianya. Setiap pegawai arsip harus dapat mengelola arsip dengan baik dan benar. Mengelola arsip tidaklah mudah seperti yang kita bayangakan, pegawai kearsipan harus bisa memahami dan mengerti tentang kearsipan. Menjadi seorang pegawai kerasipan haruslah orang-orang yang memiliki tingkat ketelitian yang tinggi dan tidak mudah karena pegawai kerasipan harus mempunyai sifatsifat tertentu.
3
Basir Barthos, Managemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, 2007, hal.50.
“ada banyak sifat-sifat yang harus dimiliki oleh juru arsip dalam melaksanakan tugas filling agar dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien untuk itu sifat yang harus dimiliki adalah : a. Ketelitian b. Kerapian serta c. Menguasai dalam bidangnya”.4 Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung adalah salah satu lembaga yang mengelola arsip dan dokumentasi yang sangat penting. Terdapat beberapa seksi yang bertugas dan masing-masing seksi memiliki tugas masing-masing untuk mengelola arsip. Seksiseksi yang bertugas di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung adalah :
1. Seksi tata usaha yang bertugas mengelola surat masuk dan surat keluar. 2. Seksi perpustakaan yang bertugas melaksanakan regrestrasi anggota baru dan melayani peminjaman buku. 3. Seksi kerarsipan yang bertugas menata arsip, melayani peminjaman arsip dan mengembalikan arsip. 4. Seksi bina arsip yang bertugas mengontrol arsip dari pemindahan dan penyimpanan arsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku agar mudah menemukan informasi arsip apabila arsip dibutuhkan.
1.2.Permasalahan Kearsipan berperan penting dalam adminitrasi. Peranan penting kearsipan dalam adminitrasi ialah sebagai pusat ingatan dan informasi dalam rangka melakukan kegiatan perkantoran seperti:
4
Basir Barthos, ibid, hal. 44.
pembuatan laporan, penilaian, pengendalian serta pertanggung jawaban dengan tepat. Menurut Zulkifli Amsyah sistem penyimpanan kerasipan ialah: “sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.".5 Sistem penyimpanan yang dipakai harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan. Arsip ditata berdasarkan kegunaanya. Penataan arsip secara baik dan benar akan memperlancar kegiatan yang dilakukan. “Seharusnya letak bagian arsip dan tata ruang kearsipan terutama yang dipusatkan hendaknya ditempatkan yang setrategis, kalau mugkin ditengah-tengah untuk memudahkan hubungan dengan semua bagian kantor itu. Hal ini perlu mendapatkan perhatian dengan maksud agar segala sesuatu bisa praktis dan mengurangi hambatan yang menekan waktu yang berharga dalam menempuh jarak perjalanan dari ruang ke ruang yang agak jauh.” .6 Kenyataanya letak bagian pengelolaan arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung yang menggunakan azaz sentralisasi letak tempat antar ruangan satu dengan ruangan yang lainya jaraknya jauh sehingga pada saat kantor memerlukan arsip untuk kegiatan adminitrasi membutuhkan waktu yang lama dalam proses pengambilan arsip. Semakin lama arsip akan semakin bertambah volumenya sehingga dalam pengadaan peralatan dan perlengkapan perlu diperhatikan. Fasilitas kearsipan yang masih perlu diperbaiki baik secara kualitas maupun kuantitas. Dari segi kualitas masih banyak boks tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip sudah rusak belum diperbaiki. Dari segi kuantitas masih banyak arsip yang disimpan di map-map yang berisi arsip dinamis aktif yang ditumpuk jadi satu dengan ruang kerja. 5
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kerasipan,PT Gramedia Pustaka Umum, Jakarta,1991, hal.7. M.N Maulana, Adminitrasi Kearsipan, PT Bharatara Karya Aksara, Jakarta, 1982, hal.15.
6
Berdasarkan observasi yang peneliti lakukan terdapat beberapa fonemena yang menyababkan sistem pengelolaan arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung pengelolaan masih mengalami kendala yaitu : 1. Jumlah peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung masih berupa kardus-kardus yang ditumpuk-tumpuk dan masih banyak arsip yang disimpan di map-map. 2. Ruangan penyimpanan
yang digunakan untuk menyimpan arsip inaktif
tidak
diperhatikan kontrol suhu, kelembapan udara dan pencahayaan. Pemanfaatkan AC sebagai alat pengukur suhu dan kelembaban belum optimal. 3. Ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip di Kantor perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung masih berupa ruang yang terbuka sehingga sinar ultravilolet akan secara langsung masuk ke ruangan tersebut. “seharusnya ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip harus memiliki ventilasi udara, control suhu 18º sampai dengan 21º celcius, ruagan juga harus terhindar dari sinar ultraviolet secara langsung”.7 Jumlah arsip di unit-unit kerja dan unit sentral selalu berkembang dan menjadi banyak sehingga memerlukan adanya pemusnahan. Arsip yang sudah jatuh tempo seharusnya dimusnahkan dan dapat mengurai tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip. Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung saat ini masih mengadakan pembinaan pegawai mengenai kearsipan dan pengadaan dana untuk memusnahkan arsip yang sudah jatuh tempo.
7
Basir Barthos, op.cit, hal.56.
Berdasarkan fenomena diatas peneliti merumuskan masalah penelitian ini adalah Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung?
1.3.Tujuan Penelitian Untuk mendeskripsikan bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung 1.4. Signifikansi Penelitian 1.4.1. Signifikansi Teoritis Penelitian ini diharapkan mendukung pendapat Zulkifli Amsyah yang menyatakan bahwa: “sistem penyimpanan adalah cara yang digunakan dalam penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.”.8 1.4.2. Signifikansi Praktis 1. Bagi Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung Penelitian ini diharapakan bisa memberikan masukan bahan referensi bagi Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung dalam mengelola arsip dinamis inaktif secara baik dan berguna dan dapat memberikan informasi yang bermanfaat bagi pegawai . 2. Bagi Peneliti
8
Zulkifli Amsyah,op.cit, hal.71.
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi peneliti selanjutnya yang akan meneruskan penelitian ini, sehingga dapat menjelaskan lebih lengkap tentang bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif.
1.5. Keterbatasan penelitian dalam rangka penyusunan sekripsi peneliti membtasi ruang lingkup penelitian hanya sebatas pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung. Hal ini dikarenakan keterbatsan waktu, biaya dan tenaga yang peneliti kerahkan. Dengan demikian peneliti menggunakan meetode wawncara, observasi dan metode dokumrntasi.
