1
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pada era globalisasi, teknologi memiliki peranan penting dalam setiap aspek kehidupan manusia yang diikuti perkembangan teknologi yang membantu dalam pengelolaan informasi saat ini banyak dibutuhkan oleh banyak instansi pemerintah termasuk Badan Kepegawaian Daerah. Perkembangan teknologi saat ini banyak diterapkan dalam proses kinerja instansi pemerintah seperti mutasi pegawai. Badan Kepegawaian Daerah merupakan sebuah instansi pemerintahan Badan kota yang bergerak dibidang kepegawaian. Masalah yang terjadi saat ini sistem transaksi dengan menggunakan kertas sudah tidak bisa mengelola data dan proses kinerja yang berjalan saat ini karena terjadi pertumbuhan pegawai yang menyebabkan mutasi pegawai juga bertumbuh. Mutasi pegawai adalah perpindahan kerja dari daerah ke daerah yang lain. Dalam hal ini mutasi dibatasi hanya di daerah Jakarta. Ruang lingkup kerja Badan Kepegawaian Daerah adalah daerah Jakarta Barat, Jakarta Timur, Jakarta Utara, Jakarta Selatan, Jakarta Pusat, dan Kepulauan Seribu. Mutasi pegawai pada prosesnya harus mengambil data dari tempat bekerja yang lama dan menaruh berkas data pegawai ke daerah yang baru sehingga butuh proses yang lama untuk jalur mutasi pegawai tersebut. Hal ini dapat menyebabkan lambatnya proses mutasi pegawai tersebut. Kemungkinan berkas untuk hilang juga besar karena belum memakai sistem sehingga hal ini akan mempersulit pegawai dalam proses mutasi pegawai. Mutasi pegawai telah di atur di dalam dasar hukum seperti undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 , Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004, Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000, Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000, Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003. Dengan adanya sistem informasi diharapkan dapat mempermudah Badan Kepegawaian Daerah dalam proses permutasian pegawainya dan pembuatan laporan mutasi pegawai yang dibutuhkan oleh kepala bagian Badan Kepegawaian Daerah.
2
1.2 Ruang Lingkup Ruang Lingkup dalam penulisan skripsi ini, akan dibatasi pada desain dan implementasi sistem mutasi dan formasi pegawai pada Badan Kepegawaian Daerah. Batasan ruang lingkup implementasi pada penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1.
Penelitian ini dilakukan untuk memahami dan menganalisa sistem mutasi dan formasi pegawai yang sedang berjalan pada Badan Kepegawaian Daerah. Dalam hal ini mutasi di batasi hanya di daerah Jakarta. Ruang lingkup kerja Badan Kepegawaian Daerah adalah daerah Jakarta Barat, Jakarta Timur, Jakarta Utara, Jakarta Selatan, Jakarta Pusat, dan Kepulauan Seribu.
2.
Aktivitas pada instansi yaitu penulisan yang terdiri dari tiga orang akan tergabung sebagai project team, dimana berpartisipasi aktif dan turut serta mengenai sistem mutasi dan formasi pegawai.
3.
Mengintegrasikan data karyawan agar mudah untuk melakukan perpindahan data, di mana perpindahan data akan digunakan untuk mutasi yang akan dilakukan oleh karyawan pada Badan Kepegawaian Daerah.
4.
Membuat
sistem Basis Data mutasi dan formasi pegawai yang akan
digunakan untuk menyimpan data karyawan mutasi. Sistem di buat untuk memudahkan Badan Kepegawaian Daerah dalam melakukan pencatatan serta akses ke dalam sistem Basis Data. Dengan menggunakan sistem Basis Data bisa di buatkan constraint sehingga dapat menghindari kesalahan penginputan data pada proses formasi dan mutasi. 5.
Membuat prototype sistem mutasi dan formasi pada badan kepegawaian daerah yang bertujuan untuk melihat apakah sistem sudah bisa membantu Badan Kepegawaian daerah dalam proses formasi dan mutasi. Membuat prototype juga bisa untuk di lakukan pengembangan pada proses formasi dan mutasi lebih lanjut.
6.
Membuat laporan formasi dan mutasi kemudian laporan akan di berikan kepada Kepala Badan Kepegawaian daerah di akhir periode sebagai bukti bahwa unit telah melakukan proses formasi dan mutasi pegawai pada Badan Kepegawaian Daerah.
3
1.3 Tujuan dan manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Menganalisa proses formasi dan mutasi pada Badan Kepegawaian Daerah. 2. Merancang sistem mutasi dan formasi pegawai pada Badan Kepegawaian Daerah yang akan di gunakan untuk menyimpan data karyawan yang ingin melakukan mutasi dan menyimpan data formasi pada unit. 3. Mengintegrasikan data karyawan agar mudah melakukan perpindahan data di mana perpindahan data akan di gunakan untuk melakukan mutasi 4. Memberikan batasan hak akses data untuk pengguna secara jelas sesuai dengan bidang pekerjaannya. 5. Membuat constraint sehingga dapat menghindari kesalahan dalam penginputan data ke dalam basis data
1.3.2 Manfaat Manfaat yang ingin diperoleh dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Membantu Badan Kepegawaian Daerah dalam menganalisa proses mutasi yang berjalan. 2. Membantu proses implementasi sistem mutasi dan formasi pegawai pada Badan Kepegawaian Daerah. 3. Mempercepat kinerja mutasi pada Badan Kepegawaian Daerah dengan menggunakan sistem basis data 4. Proses waktu mutasi akan lebih cepat 5. Membantu Badan Kepegawaian daerah untuk membuat laporan mutasi dan formasi di akhir periode
1.4 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan dalam penulisan skripsi ini terdiri dari : 1.4.1. Obyek Penelitian 1. Badan Kepegawaian Daerah Jakarta. 2. Proses mutasi dan formasi pada Badan Kepegawaian Daerah.
4
1.4.2. Metode Penelitian Metode Pengumpulan Data a.
Wawancara Data
yang dikumpulkan dapat dilakukan dengan mengajukan
pertanyaan
kepada
narasumber
atau
responden
pada
Badan
Kepegawaian Daerah selama proses magang. b.
Praktek Kerja Lapangan (Internship) Data yang dikumpulkan dapat dilakukan dengan mengamati proses bisnis pada Badan Kepegawaian Daerah selama proses magang.
c.
Studi Pustaka Dalam metode ini, pengumpulan data dilakukan melalui pencarian dari buku literatur, internet serta media informasi lainnya yang berhubungan dengan obyek analisa.
1.4.3 Metode Perancangan Metode perancangan yang kami lakukan dalam penulisan skripsi ini adalah dengan menggunakan referensi/landasan dari buku Database System
A
Practical
Approach
to
Design,
Implementation,
and
Management yang ditulis oleh Thomas Connolly dan Carolyn Begg 1.4.4 Metode Implementasi Implementasi Sistem Berdasarkan ruang lingkup yang telah dijelaskan sebelumnya, terdapat beberapa fase yang akan digunakan dalam penelitian ini, yaitu: 1. Define Requirement 2. Design 3. Implementation 4. Testing 5. Go live and Support
5
1.4.4.1 Conceptual Database Design Sebuah proses membangun model data yang digunakan dalam sebuah perusahaan, independen dari semua pertimbangan fisik. Conceptual DatabaseDesign terdiri dari beberapa langkah yaitu: –
Identify entity types
–
Identify relationship types
–
Identify and associate attributes with entity or relationship types
–
Determine attribute domains
–
Determine candidate, primary, and alternate key attributes
–
Consider use of enhanced modeling concepts(optional steps)
–
Check model for redundancy
–
Validate conceptual model against user transactions
–
Review conceptual data model with user
1.4.4.2 Logical Database Design Proses
membangun
data
model
yang
digunakan
sebuah
perusahaan pada spesifik data model, namun independent pada beberapa bagian DBMS dan pertimbangan fisik lainnya. Logical Database Design terdiri dari beberapa langkah, yaitu:
- Derive relations for logical data model - Validate relations using normalization - Validate relations against user transactions - Check integrity constraints - Review logical data model with user - Merge logical data models into global model(optional step) - Check for future growth
6
1.4.4.3 Physical Database Design Proses memproduksi deskripsi pelaksanaan pada penyimpanan data sekunder. Ini menggambarkan dasar hubungan, file organisasi, dan indeks yang digunakan untuk mencapai efisien akses ke data dan salah satu kendala terkait integritas dan tindakan pengamanan. Physical Database Design terdiri dari beberapa langkah, yaitu: –
Design base relations
–
Design representation or derived data
–
Design general constraints
–
Analyze transactions
–
Choose file organizations
–
Choose indexes
–
Estimate disk space requirements
–
Design user views
–
Design security mechanisms
–
Consider the introduction of controlled redundancy
–
Monitor and tune the operational system
1.5 Sitematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini akan dibagi menjadi lima bab yang berkaitan satu sama lain, yaitu: BAB 1 :
PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang pembuatan testing dan implementasi, ruang lingkup testing dan implementasi, tujuan serta manfaat sistem, metodologi testing dan implementasi, dan sistematika penulisan.
BAB 2 :
LANDASAN TEORI Bab ini berisi tentang teori-teori yang berkaitan dengan penulisan skripsi yang dijadikan dasar dalam melakukan implementasi sistem mutasi dan formasi pegawai. Teori-teori yang akan dibahas antara lain tentang teori umum dan khusus.
7
BAB 3 :
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini berisi tentang sejarah instansi, struktur organisasi, tugas dan wewenang tiap jabatan, analisa sistem yang berjalan pada Badan Kepegawaian Daerah, permasalahan yang dihadapi Badan Kepegawaian Daerah dalam proses mutasi dan formasi sebelum dan sesudah implementasi.
BAB 4 :
PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA Bab ini berisi tentang pembahasan tentang testing dan implementasi sistem mutasi dan formasi perusahaan dengan menggunakan aplikasi berbasis web pada Badan Kepegawaian Daerah.
BAB 5 :
SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang simpulan yang didapat dari hasil implementasi sistem mutasi dan formasi pegawai dan saran yang dapat dipertimbangkan untuk pengembangan selanjutn
