BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Saat ini teknologi telah menjadi salah satu sumber daya bagi perusahaan untuk dikelola. Pengumpulan data, analisis, produksi dan distribusi informasi di dalam perusahaan menjadi sebuah ukuran kualitas yang di sediakan oleh layanan IT. Pada era globalisasi teknologi semakin berkembang secara dinamis, kebutuhan akan pengimplementasian teknologi sekarang ini semakin tinggi demi untuk memperlancar proses bisnis suatu perusahaan. Dengan adanya teknologi diharapkan bisa menjadi keuntungan tersendiri dalam menghadapi persaingan bisnis (competitive advantages). Dalam suatu perusahaan, proses bisnis yang di jalankanakan menghasilkan data yang kemudian diolah menjadiinformasi yang dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan. Teknologi informasi, perusahaan diharapkan dapat mengintergrasikan dan mengoelolah data yang ada dalam suatu sistem, sehingga apabila informasi ingin digunakan kembali, maka dapat dilakukan penelusuran
data yang
berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan secara lengkap. Banyak penyedia sistem aplikasi terintegrasi ERP (Enterprise Resource Planning berusaha menawarkan solusi bisnis yang dapat diandalkan sehingga mampu menghasilkan best practice bagi penggunanya.Sistem ERP(Enterprise Resource Planning) merupakan sistem informasi yang diperuntukkan
bagi
perusahan
untuk
mengintegrasikan
dan
mengotomatisasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi dengan tujuan mencapai titik efektifitas dan efisiensi tertinggi. ERP (Enterprise Resource Planning sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan masyarakat secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.
1
2 Beberapa vendor ERP (Enterprise Resource Planning) di Indonesia saat ini antara lain adalah SAP (System Application and Products in Data Processing). Dari beberapa vendor ERP (Enterprise Resource Planning) yang ada, SAP (System Application and Products in Data Processing)merupakan penguasa pasar produk ERP (Enterprise Resource Planning) saat ini dengan jumlah lebih dari 82.000 perusahaan dari 120 negara di dunia. PT. Ecogreen Oleochemicals merupakan salah satu perusahaan terdepan di indonesia yang menghasilkan produk oleokimia (bahan kimia yang berasal dari minyak). Untuk mengoptimalkan proses bisnis PT. Ecogreen Oleochemicals adalah dengan mengambil andil besar pada penyediaan bahan baku agar distribusi produk kepada end user dapat di optimalkan. Mengingat banyaknya produk yang di hasilkan oleh PT. Ecogreen Oleochemicals, sehingga memungkinkan akan adanya masalah yang di temukan dalam proses pengadaan barang, oleh karena itu dalam pembahasan ini akan terfokus pada bagian purchasing, warehouse, dan acounting yang terlibat
langsung
pada
modul
SAP
Materials
Management
dengan
mengevaluasi langsung sistem SAP yang telah di implementaskan. 1.2 Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini, pembahasan akan dibatasi pada analisis dan evaluasi sistem ERP berbasis SAP pada PT. Ecogreen Oleochemicals modul Materials Management. Batasan ruang lingkup penelitian adalah sebagai berikut: 1. Penelitian dilakukan untuk mengevaluasi proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Ecogreen Oleochemicals. 2. Penelitianhanya dibatasi pada SAP modul Materials Management, mulai dari perencanaan pengadaan material untuk memenuhi ketersediaan bahan baku yang di butuhkan untuk produski, permintaan pembelian hingga penerimaan material dari vendor, proses pengembalian material apabila terjadi kerusakan serta proses pembuatan InvoiceVerification.
3 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Menganalisis proses bisnis yang berjalan pada PT. Ecogreen Oleochemicals Untuk menilai optimalisasi fungsi sistem SAP yang di gunakan. 2. Mengidentifikasi Gap atau kesenjangan yang ditemukan dalam proses evaluasi sistem Material Management yang berjalan saat ini di PT. Ecogreen Oleochemicals. 3. Melakukan evaluasi kinerja SAPmodul Materials Management yang telah diterapkan pada PT. EcogreenOleochemicals. 4. Memberikan solusi atas kekurangan yang mungkin ditemukan selama evaluasi kinerja SAP modul Materials Management pada PT. Ecogreen Oleochemicals.
Adapun Manfaat yang ingin diperoleh dari penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Mengetahui kinerja aplikasi sistem SAP pada modul Materials Management yang sedang berjalan pada PT. EcogreenOleochemicals. 2. Memberikan rekomendasi untuk peningkatan fungsi SAP modul Materials Management secara maksimal. 3. Mengetahui tingkat risiko yang diidentifikasi sehingga dapat ditentukan requirement mana yang harus segera di penuhi atau rekomendasi dan solusi yang mana yang harus di jalankan.
1.4 Metodologi Penelitian Untuk dapat menganalisis dengan baik proses SAP pada modul Materials Management pada PT. Ecogreen Oleochemicals, maka kami menggunakan beberapa metode penelitian, di antaranya sebagai berikut: 1. Objek Penelitian a. PT. Ecogreen Oleochemicals b. Proses bisnis pada PT. Ecogreen Oleochemicals c. SAP R/3 modul Materials Management.
4 2. Metode Penelitian 2.1 Metode Pengumpulan Data a. Wawancara Data yang dikumpulkan melibatkan pihak-pihak/user dari perusahaan yang terlibat langsung dengan SAP modul Materials Management. b. Observasi secara langsung Data yang dikumpulkan dapat dilakukan dengan mengamati proses bisnis yang ada di PT. Ecogreen Oleochemicals melalui jalur internship. c. Kuesioner Metode kuesioner dilakukan pada user yang terlibat secara langsung dalam SAP modul Materials Management. d. Metode Studi Kepustakaan Data dikumpulkan melalui pencarian dari buku literatur, internet serta media informasi lainnya yang berhubungan dengan objek.
2.2 Metode Analisis a. Fit/Gap Analysis Metode pertama untuk melakukan evalusai adalah Fit/Gap Analysis, yaitu metode yang membandingkan apakah setiap proses
dalam
rangkaian
proses
di
modul
material
management telah sesuai dengan fungsi sistem yang ada (fit) atau
malah tidak sesuai dan terjadi kesenjangan (gap)
dengan user requirement. Selanjutnya akan dilakukan pencarian
solusi
dan
rekomendasi
untuk
mengatasi
kesenjangan (gap) yang timbul ini. b. Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) FMEA bertujuan untuk memberikan prioritas pada suatu fungsi
requirement
kemungkinan
dengan
kegagalan.
klasifikasi
FMEA
berdasarkan
ditujukan
untuk
menentukan keandalan desain dengan mempertimbangkan
5 potensi penyebab kegagalan danefeknya pada sistem yang diteliti. Tujuan dari FMEA adalah untuk mencegah kegagalan yang tidak dapat diterima oleh user atau pelanggan dan untuk membantu manajemen dalam alokasi sumberdaya yang lebih efisien. c. Risk Analysis Bertujuan untuk menemukan risiko yang mungkin terjadi bila
PT.
Ecogreen Oleochemicals
tidak menerapkan
rekomendasi yang di sarankan. Risiko-risiko ini akan dirangkum kedalam suatu tabel yang dinamakan Risk Analysis Rangking dan pemetaan risiko ke dalam suatu matriks yang dinamakan Probability / Impact matrix.
1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini akan dibagi menjadi lima bab, diantaranya: BAB 1: PENDAHULUAN Bab ini akan berisikan tentang latar belakang penelitian topik, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan tugas akhir pada PT. Ecogreen Oleochemicals. BAB 2: LANDASAN TEORI Bab ini akan berisikan tentang teori-teori yang berkaitan dengan penulisan skripsi yang dijadikan dasar dalam melakukan analisis dan evaluasi sistem ERP khususnya sistem SAP modul Materials Management. BAB 3: ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini berisi tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang tiap jabatan, proses bisnis yang berjalan pada PT. Ecogreen Oleochemicals, dan permasalahaan yang di hadapi PT.
6 Ecogreen Oleochemicals dalam pemakaian SAP modul Materials Management. BAB 4: PEMBAHASAN Bab ini akan berisikan tentang pembahasan evaluasi kinerja aplikasi sistem SAP modul Materials Management pada PT. Ecogreen Oleochemicals. BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini akan berisikan tentang simpulan yang didapat dari hasil analisis dan evaluasi pada PT. Ecogreen Oleochemicals dan juga memberikan saran yang dapat dipertimbangkan untuk perkembangan SAP modul Materials Management selanjutnya.
