BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada era globalisasi saat ini peran teknologi informasi sangat penting bagi proses bisnis pada suatu perusahaan. Adanya teknologi informasi pada perusahaan dapat mendukung untuk mengendalikan kegiatan perusahaan menjadi lebih efektif, dan efisien. Untuk mendapatkan informasi yang baik, dibutuhkan sistem informasi yang dapat mengolah data-data yang ada dengan baik sehingga informasi dapat ditujukan kepada pihak-pihak yang membutuhkan informasi tersebut. Pembelian merupakan salah satu komponen penting dalam suatu perusahaan. Pembelian dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional bisnisnya. Kocaoglu (2014: 108) menyatakan bahwa fungsi pembelian merupakan salah satu fungsi yang paling penting karena menyediakan masukan untuk organisasi dan mengkonversikannya menjadi keluaran. Barang harus tersedia tepat pada waktunya, dalam jumlah yang tepat, pada tempat yang tepat, dan harga yang tepat. Sebuah sistem pembelian mengelola seluruh proses akuisisi, mulai dari permintaan, pemesanan pembelian, penerimaan produk, dan pembayaran. Dengan sistem pembelian, perusahaan melakukan pembelian barang dan jasa secara efisien pada syarat yang optimal dan harga terbaik. Selain itu, perusahaan juga harus dapat mengelola persediaan baik dalam perencanaannya dan pengendaliannya. Ogbo, Victoria, dan Ukpere (2014: 109118) menyatakan bahwa pengendalian persediaan yang efektif diakui sebagai salah satu area dalam organisasi untuk mencapai kapabilitas. Kemampuan organisasi untuk mengembangkan sistem pengendalian persediaan yang efektif akan tergantung pada sejauh mana organisasi mendapatkan manfaat dari program yang digunakan. Adapun manfaat yang didapat yaitu, penggunaan sumber daya yang optimal, pengurangan biaya, peningkatan profitabilitas, peningkatan efektivitas penjualan, pengurangan limbah, transparansi dan akuntabilitas, penyimpanan dan pengambilan stok yang mudah, serta pemanfaatan persediaan yang tinggi. Untuk mencapai manfaat-manfaat tersebut, organisasi harus dapat memelihara sistem pengendalian dengan fleksibel. 1
2 PT. Multicentral Aryaguna adalah salah satu dari sekian banyak perusahaan-perusahaan di bawah naungan Indomobil Group, yang bergerak di bidang properti sebagai inti kegiatan usahanya. Dalam menjalankan bisnisnya, perusahaan melakukan pembelian dan memiliki persediaan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Pembelian yang dilakukan berupa, untuk pengelolaan gedung (solar, barang-barang ME, building material), jasa (pekerja sipil, borongan, cleaning service), dan untuk mendukung administrasi. Persediaan berupa, ME Replacement terdiri dari barang-barang mekanik dan elektrik, sparepart terdiri dari barang-barang untuk mendukung maintenance genset, chemical terdiri dari barang-barang kimia untuk kebutuhan gedung, dan lain-lain. Dalam melakukan transaksi pembelian, pencatatan permintaan pembelian dan pembelian dibuat dengan menggunakan kertas, kemudian data-data tersebut dimasukkan ke dalam tabel dengan menggunakan Microsoft Excel sehingga sering terjadinya kesalahan memasukkan data pembelian. Selain itu, perusahaan sering mengalami terjadinya kekurangan stok persediaan pada saat karyawan memerlukan barang tersebut dikarenakan sistem perhitungan stok yang ada belum terintegrasi dengan database. Oleh karena itu, perlu dilakukan peningkatan terhadap sistem untuk mengatasi masalah-masalah tersebut pada sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan perusahaan. Berdasarkan latar belakang tersebut, topik skripsi yang akan dibuat dengan judul
“ANALISIS
DAN
PERANCANGAN
SISTEM
INFORMASI
AKUNTANSI SIKLUS PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN PADA PT. MULTICENTRAL ARYAGUNA”.
1.2 Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini, yang menjadi ruang lingkup dalam pembahasan adalah: -
Prosedur siklus pembelian meliputi: 1. Permintaan pembelian barang, dimulai dengan membuat requisition, dan otorisasi atas requisition tersebut. 2. Pembelian barang, dimulai dengan membuat purchase order, otorisasi atas purchase order, mencatat faktur pembelian, surat jalan, melakukan pembayaran dengan tunai dan laporan pembelian. 3. Retur Pembelian atas penerimaan barang yang rusak atau tidak sesuai.
3 -
Prosedur siklus persediaan meliputi: 1. Penerimaan barang, dimulai dari penerimaan barang yang dipesan, pengecekan dengan bukti pesanan, pencatatan barang masuk, dan laporan penerimaan barang. 2. Pengeluaran barang, dimulai dari permintaan barang yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, pencatatan barang keluar dan laporan pengeluaran barang. 3. Perhitungan stok untuk melakukan pengendalian barang di gudang.
-
Tidak membahas tentang ROP dan harga pokok dalam sistem persediaan karena pada ruang lingkup prosedur siklus persediaan yang ditentukan adalah mengenai pengendalian stok barang dengan stock opname.
-
Tidak membahas pembayaran dengan uang muka, diskon dan cicilan dalam sistem pembelian karena pada ruang lingkup prosedur siklus pembelian yang ditentukan adalah mengenai pembayaran dengan tunai.
-
Tidak membahas siklus penjualan karena pada ruang lingkup prosedur yang ditentukan adalah mengenai siklus pembelian dan persediaan.
1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Menganalisis masalah-masalah yang bersangkutan dengan sistem informasi akuntansi pada siklus pembelian dan persediaan PT. Multicentral Aryaguna. 2. Membuat perancangan sistem informasi akuntansi pada siklus pembelian dan persediaan yang didasarkan pada proses bisnis PT. Multicentral Aryaguna.
1.3.2 Manfaat Adapun manfaat yang didapat dari penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Membantu bagian pembelian dalam perusahaan sehingga dapat melakukan input terhadap pencatatan atas requisition, purchase order, dan memo debit secara komputerisasi.
4 2. Membantu bagian finance dan accounting dalam perusahaan sehingga dapat melakukan input terhadap jumlah anggaran yang akan ditentukan. 3. Membantu bagian gudang dalam perusahaan sehingga dapat melakukan input terhadap pencatatan atas godown report yang terintegrasi dengan jumlah stok kartu barang. 4. Membantu bagian gudang dalam perusahaan sehingga dapat melakukan input terhadap pencatatan atas delivery order yang terintegrasi dengan jumlah stok kartu barang. 5. Membantu bagian gudang dengan sistem safety stock sehingga jumlah persediaan barang sesuai dengan batas minimum dan maksimum yang ditetapkan. 6. Membantu perusahaan sehingga dapat menyediakan dokumen dan laporan yang dibutuhkan oleh manajemen secara tepat waktu, akurat, relevan, dan up to date dalam melakukan pengambilan keputusan.
1.4 Metodologi Penelitian 1.4.1 Studi Kepustakaan Penelitian dilakukan dengan mencari buku referensi dan teori-teori yang berkaitan dengan masalah pokok skripsi ini.
1.4.2 Metode Pengumpulan Data 1. Observasi Mengamati secara langsung aktivitas perusahaan pada bagian pembelian dan persediaan untuk mengetahui dan memahami prosedur permintaan barang pembelian, persediaan dan pencatatan jurnalnya kepada bagian pembelian dan persediaan perusahaan. 2. Wawancara Melakukan wawancara langsung dengan kepala bagian pembelian dan persediaan perusahaan untuk mendapatkan informasi yang akurat dan tepat mengenai siklus pembelian dan persediaan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
5 3. Dokumentasi Penelusuran bukti-bukti dan dokumen-dokumen terkait dengan kegiatan yang diteliti, seperti requisition form, purchase order, delivery order, godown report.
1.4.3 Metode Analisis yang Berjalan Metode
analisis
yang
berjalan
yang
digunakan
adalah
dengan
menggunakan analisis dan perancangan berorientasi objek menurut pendekatan teori Satzinger, Jackson dan Burd (2009: 141-144) dengan membuat activity diagram terhadap prosedur-prosedur yang berjalan pada sistem pembelian dan persediaan perusahaan sesuai dengan ruang lingkup yang telah ditentukan. Kemudian mengidentifikasi masalah – masalah yang ditemukan dan memberikan usulan pemecahan terhadap masalah – masalah tersebut.
1.4.4 Metode Analisis dan Perancangan yang Diusulkan Metode analisis dan perancangan yang diusulkan adalah dengan menggunakan Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek (Object Oriented Analysis and Design) menurut pendekatan teori Satzinger, Jackson dan Burd (2009: 667-669), yaitu: 1. Inception Menentukan ruang lingkup, tujuan dan manfaat dari sistem yang akan dirancang. Melakukan penggambaran terhadap prosedur sistem yang baru dengan menggunakan Activity Diagram, dan Event Table. 2. Elaboration Mengumpulkan data dan dokumen mengenai siklus pembelian dan persediaan yang sedang berjalan di perusahaan, identifikasi temuan masalah terhadap sistem lama dan menganalisis sistem yang berjalan, dan memberikan usulan perancangan sistem informasi akuntansi pada siklus pembelian dan persediaan untuk mengatasi masalah yang ditemukan dengan membuat diagram UML yaitu, Use case diagram, Use case description, Statechart diagram, Domain class diagram.
6 3. Construction Membuat perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan perusahaan dan menggambarkan diagram UML ke tahap lebih lanjut, yaitu, First-cut design class diagram, System sequence diagram, Three layer sequence diagram, Updated design class diagram, Package diagram, User interface, Persistent object. 4. Transition Membuat Deployment, Software architecture, dan Schedule Project untuk implementasi dan pelatihan sistem baru kepada pengguna yang akan menggunakannya. . 1.4.5 Metode Pencatatan Jurnal Metode
pencatatan
jurnal
yang
digunakan
berdasarkan
dengan
International Financial Reporting Standards (IFRS) menurut teori Weygant, Kimmel, dan Kieso (2011), yang berkaitan dengan pembelian dan persediaan secara periodik. Di mana akun pembelian digunakan untuk mencatat jumlah uang yang dibayarkan atau dikeluarkan untuk pembelian barang sesuai dengan jumlah rupiah yang difakturkan. Jumlah persediaan dihitung di akhir suatu periode untuk melakukan pembukuan.
Untuk pembelian secara tunai Pembelian - Barang
xxx
Kas
xxx
Untuk transaksi retur pembelian kepada supplier yang tercatat sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP) Hutang usaha
xxx
Retur Pembelian
xxx
PPN masukan
xxx
Untuk transaksi retur pembelian kepada supplier yang bukan PKP Hutang usaha Retur Pembelian
xxx xxx
7 Untuk penerimaan barang dari supplier yang tercatat sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP) Persediaan - Barang
xxx
PPN Masukan
xxx
Penerimaan Barang
xxx
Untuk penerimaan barang dari supplier yang bukan PKP Persediaan - Barang
xxx
Penerimaan Barang
xxx
Untuk pengeluaran barang dari gudang Pengeluaran Barang
xxx
Persediaan - Barang
xxx
Untuk penyesuaian persediaan Ikhtisar laba/rugi
xxx
Persediaan – Barang (Awal) Persediaan – Barang (Akhir) Ikhtisar laba/rugi
xxx xxx xxx
1.5 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini terdiri dari 5 bab dan dibagi menjadi beberapa sub-bab yang saling berkaitan. Berikut ini adalah garis besar yang akan dibahas dalam setiap bab, yaitu:
BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi serta sistematika penulisan dari skripsi.
BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisi teori-teori yang menjadi dasar penelitian dan penulisan skripsi.
8 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini diuraikan mengenai gambaran umum perusahaan, struktur organisasi, tata laksana sistem, permasalahan yang ada dan solusinya.
BAB 4 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN Bab ini berisi perancangan sistem informasi, program, dan rencana implementasinya ke dalam perusahaan.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi simpulan dari hasil analisis penulisan skripsi, beserta saran-saran yang berguna bagi perusahaan.
