BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Saat ini kecepatan dan ketepatan memegang peranan penting di dalam pengambilan keputusan perusahaan, hal ini membuat banyak perusahaan mulai memanfaatkan teknologi informasi dan sistem informasi yang terintegrasi untuk dapat mencapai hal tersebut. Agustiawan (2011: 1) menyatakan bahwa “Penggunaan sistem informasi membuat berbagai pekerjaan menjadi lebih terintegrasi, tidak tergantung tempat dan waktu serta dapat menyajikan informasi secara terpusat dan real time”. Sistem informasi yang baik akan memberikan manfaat kepada perusahaan seperti adanya kelancaran informasi dan efisiensi kerja, sehingga akan meningkatkan kinerja operasional perusahaan. Abdallah (2013: 3), menyatakan sistem informasi sebagai: “A system which consist of a set of parts and procedures that interact to each other in order to collect the appropriate data, process it, store it and deliver the appropriate information in the appropriate time and place and accuracy suitable for the process of decision-making in the organization and in a form which contributes to achieve its objectives”. Sistem informasi yang didukung dengan penggunaan teknologi komputer membuat keterlibatan manusia di dalam proses bisnis perusahaan menjadi berkurang dan mampu menghasilkan informasi yang lebih akurat karena kesalahan di dalam pekerjaan dan waktu pemrosesan yang lambat juga ikut berkurang. Penerapan sistem informasi tidak hanya dibutuhkan oleh perusahaanperusahaan penyedia barang dan jasa dimana keperluan informasi atas produk atau jasa yang mereka sediakan sangatlah penting untuk jalannya operasi bisnis perusahaan, tetapi sistem informasi juga dibutuhkan oleh perusahaanperusahaan konstruksi baik untuk pemilik proyek maupun pelaksana proyek. Seperti pernyataan Ferencíková (2012: 474) bahwa “Production planning and scheduling which represents one of the key activities of production management and sometimes greatly influences the production performance”, 1
2 maka sangatlah penting bagi perusahaan yang bergerak baik di bidang produksi
maupun
pembangunan
untuk
melakukan
aktivitas-aktivitas
perencanaan dan penjadwalan, karena hal ini dapat mempengaruhi kinerja operasional perusahaan. Di dalam perusahaan konstruksi, aktivitas-aktivitas ini disebut manajemen proyek. Seperti yang dikemukakan oleh Supriyanti, Thoyib dan Unas (2011: 201) manajemen proyek konstruksi adalah “Perencanaan koordinasi secara keseluruhan dan mengontrol suatu proyek dari awal sampai akhir supaya proyek memenuhi waktu, biaya dan kualitas sesuai dengan yang direncanakan”. Sistem informasi di dalam perusahaan konstruksi dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam melakukan administrasi dan manajemen proyek yang dimulai dari perencanaan, penjadwalan, pengawasan sampai pembuatan laporan-laporan akuntansi dan laporan-laporan lainnya yang terkait dengan pelaksanaan proyek. Penggunaan suatu sistem juga akan membantu perusahaan untuk dapat mengetahui apakah penyelesaian proyek sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan. Maddalena (2012: 84) menyatakan bahwa “The objective of project management is to start and finish a project in the most efficient manner, utilizing the most appropriate and economical resources”, sehingga sistem informasi yang digunakan untuk manajemen proyek adalah sistem informasi yang mampu menghasilkan informasi-informasi mengenai efisiensi kinerja operasional perusahaan dalam mengelola suatu proyek. PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan merupakan salah satu unit bisnis dari PT PLN (Persero) WKSKT yang memiliki tugas untuk melakukan konstruksi jaringan listrik daerah Kalimantan Selatan dan Kalimantan Tengah. Dalam melakukan proses konstruksi, perusahaan akan dibantu oleh rekanan yang merupakan pemenang dari lelang proyek yang bersangkutan. Terdapat beberapa gejala baik dalam aktivitas konstruksi ataupun realisasi anggaran belanja, seperti terjadinya keterlambatan pelaksanaan proses konstruksi, waktu penyelesaian proses konstruksi tidak sesuai dengan perencanaan, dan sulitnya perolehan suatu informasi terkait suatu proyek. Berdasarkan gejala-gejala tersebut sistem informasi yang terintegrasi sangat diperlukan agar dapat menunjang sistem pengelolaan proyek
3 konstruksi. Sehingga, untuk dapat mengoptimalkan kinerja pengelolaan suatu proyek konstruksi pada PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan, dibuatlah karya tulis ini yang diberi judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Anggaran Belanja dan Pengelolaan Proyek”.
1.2
Ruang Lingkup
Berikut adalah ruang lingkup untuk karya tulis ini agar pembahasan lebih fokus dan terarah: 1.
Sistem informasi terkait penyusunan rencana anggaran belanja, pembuatan kontrak , addendum, pengadaan jasa konstruksi, pengawasan pelaksanaan proyek, penutupan proyek, dan pembuatan laporan.
2.
Membahas rencana anggaran belanja, pembuatan kontrak dan addendum.
3.
Membahas pembuatan laporan pekerjaan dalam pelaksanaan.
4.
Membahas pencatatan jurnal umum dan khusus untuk KPPN dari transaksi setelah proyek selesai.
5.
Tidak membahas pencatatan jurnal umum dan khusus perusahaan dari transaksi yang terjadi selama pelaksanaan proyek.
6.
Tidak membahas penyusutan aset tetap Negara.
7.
Hanya membahas pajak pertambahan nilai terkait pekerjaan pelaksanaan proyek.
8.
Analisis dan perancangan sistem informasi administrasi, pengelolaan proyek beserta laporannya dengan menggunakan sistem komputerisasi terintegrasi.
1.3
Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan karya tulis ini adalah sebagai berikut: 1.
Menganalisis sistem informasi pengelolaan proyek yang sedang berlangsung di PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan.
4 2.
Mengidentifikasi masalah-masalah yang terdapat pada sistem informasi pengelolaan
proyek
PT PLN
(Persero) WKSKT Unit
Induk
Pembangunan dan Listrik Perdesaan. 3.
Merancang sistem informasi untuk pengelolaan proyek sesuai dengan kebutuhan PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan.
1.3.2 Manfaat Penulisan Manfaat dari penulisan karya tulis ini adalah sebagai berikut: 1.
Mendapatkan pemahaman atas sistem informasi pengelolaan proyek saat ini dan mengetahui kebutuhan-kebutuhan PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan dalam melakukan pengelolaan proyek.
2.
Mengetahui masalah-masalah yang dihadapi oleh PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan terkait dengan sistem informasi pengelolaan proyek yang sedang berjalan.
3.
Menghasilkan sistem informasi pengelolaan proyek yang dapat dipertimbangkan sebagai solusi untuk masalah-masalah yang dihadapi PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan saat ini
4.
Membantu PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan menerapkan sistem informasi pengelolaan proyek baru agar dapat menghindari terjadinya kesalahan dan mampu memperoleh informasi dengan lebih cepat sehingga kinerja perusahaan dapat ditingkatkan.
1.4
Metodologi
Dalam menyusun karya tulis ini, dilakukan studi kasus pada perusahaan agar dapat diketahui permasalahan yang terjadi dan dapat dihasilkan suatu solusi untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Adapun metodologi yang digunakan dalam penyusunan karya tulis ini adalah sebagai berikut:
5 1.4.1 Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data adalah sebagai berikut: 1. Wawancara Wawancara dilakukan dengan pihak-pihak yang terlibat dan bertanggung jawab langsung terhadap sistem informasi pengelolaan proyek saat ini sehingga dapat diperoleh informasi mengenai sistem informasi yang sedang berjalan. Wawancara dilakukan di kantor PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan di Banjarbaru Kalimantan Selatan. Tabel 1.1 menampilkan narasumbernarasumber yang terlibat dalam proses wawancara.
Tabel 1.1 Data Narasumber No.
Nama
Jabatan
1.
Suparmin
Pejabat Pembuat Komitmen (P2K)
2.
Iwan Setiawan
Pelaksana Teknis Pengendalian Kontrak serta Pokja Pengadaan Barang / Jasa
3.
Mardiyono
Pelaksana Teknis Engineer Teknis dan Direksi Pekerjaan
4.
Sanuani
Pelaksana Teknis Engineer Teknis dan Supervisor
5.
Satrianoor
Bendahara Pengeluaran
6.
Hj. Latifah
Sekretaris
2. Observasi Melakukan observasi pada PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan untuk mengetahui sistem informasi dan prosedur yang terkait dengan administrasi dan pengelolaan proyek yang
sedang berjalan,
dimulai
dari
perencanaan,
penjadwalan,
pengawasan dan pelaporan, serta mendapatkan data yang terkait dengan kegiatan-kegiatan tersebut, dimana observasi ini dilakukan dari tanggal 9 Maret 2015 sampai dengan 5 Juni 2015 dan bertempat di kantor PT PLN
6 (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan di Banjarbaru Kalimantan Selatan.
1.4.2 Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis yang digunakan adalah dengan menerapkan object oriented and design-unified process disciplines oleh Satzinger, Jackson dan Burd (2012) yang memiliki tahapan-tahapan sebagai berikut: 1.
Inception Mengumpulkan data dan informasi mengenai PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan dengan melakukan studi lapangan sehingga dapat diketahui permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan, sistem yang sedang berjalan, dan juga kebutuhan sistem yang diperlukan. Di dalam tahap ini akan dibuat proses bisnis usulan, ruang lingkup sistem, serta perkiraan biaya dan jadwal.
2.
Elaboration Membuat perincian atas kebutuhan-kebutuhan PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan terhadap sistem usulan dan memfinalisasi ruang lingkup sistem. Sistem usulan kemudian akan dirancang. Di dalam tahap ini akan didapatkan biaya dan jadwal yang sebenarnya dari perancangan sistem usulan.
3.
Construction Memodelkan, membangun dan menguji semua fungsi yang terdapat di dalam sistem usulan. Memastikan bahwa sistem usulan dapat digunakan dilingkungan pengguna akhir dan menyediakan dokumen-dokumen pembantu.
4.
Transition Melakukan perubahan sistem lama dengan sistem usulan. Sistem usulan akan digunakan dilingkungan pengguna akhir dan akan dinilai serta diuji semua fungsinya. Di dalam tahap ini, fokus utama ada pada perbaikan sistem yang telah dibuat dan mampu menyelesaikan masalahmasalah dalam proses konfigurasi, instalasi dan penggunaannya.
7 Metode
perancangan
yang
digunakan
adalah
menggambarkan
pengembangan berorientasi objek dengan menerapkan Unified Modeling Language (UML) oleh Satzinger, Jackson dan Burd (2012) dimana proses pemodelannya adalah sebagai berikut: 1.
Memodelkan requirement models yang ada, dimana di dalamnya terdapat activity diagram, use case diagram, use case description, dan domain model class diagram.
2.
Memodelkan usecase realization dan design activities and environment, dimana akan digambarkan dengan multilayer design system sequence diagram, updated class diagram, package diagram, user interface, design the environment, dan software architecture.
1.4.3 Metode Pencatatan Akuntansi Metode pencatatan akuntansi yang digunakan di dalam karya tulis ini adalah sebagai berikut: 1.
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dalam Pasal 32 mengamanatkan bahwa bentuk dan isi laporan pertanggungjawaban pelaksanaan APBN/APBD disusun dan disajikan sesuai dengan Standar Akuntansi Pemerintahan.
2.
Peraturan Pemerintah No. 71 Tahun 2010 sebagai pengganti Peraturan Pemerintah
No.
24
Tahun
2005
tentang
Standar
Akuntansi
Pemerintahan.
1.5
Sistematika Penulisan
BAB 1
PENDAHULUAN Bab ini berisi uraian tentang latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian yang digunakan, serta sistematika penulisan untuk karya tulis ini.
BAB 2
LANDASAN TEORI Bab ini berisi uraian tentang teori-teori yang berkaitan dengan masalah
yang
dihadapi
perusahaan,
metode-metode
yang
digunakan untuk mendukung perancangan sistem informasi yang
8 akan dibuat serta kerangka berpikir yang dibuat dalam bentuk bagan. BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Bab ini berisi uraian tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi beserta wewenang dan tanggung jawab setiap jabatan, sistem dan prosedur yang sedang berjalan, serta evaluasi dan solusi atas permasalahan yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan di perusahaan.
BAB 4
ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN Bab ini membahas usulan rancangan sistem informasi pengelolaan proyek di PT PLN (Persero) Wilayah Kalimantan Selatan Kalimantan Tengah untuk membantu memecahkan masalah yang telah diidentifikasi.
BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang kesimpulan secara keseluruhan mengenai penulisan dan beberapa saran pengembangan selanjutnya di masa yang akan datang, serta manfaat yang diperoleh dengan adanya sistem yang baru dan bagaimana sistem baru yang diusulkan ini dapat mengatasi permasalahan yang ada di perusahaan.
