BAB 1 Pendahuluan
1.1 Latar belakang Pemanfaatan komputer dalam proses bisnis telah menjadi kepentingan yang utama dalam dunia kerja saat ini. Persaingan bisnis yang semakin meningkat membuat perusahaan ikut berlomba-lomba untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas kerja mereka. Salah satu bisnis yang semakin berkembang sekarang ini adalah bisnis dalam bidang transportasi dimana perusahaan bertindak sebagai penyedia jasa pengangkutan barang maupun orang. Setiap perusahaan memerlukan sistem informasi, tidak terkecuali dalam bisnis transportasi. Menurut O’Brien (2010: 4) sistem informasi adalah kombinasi dari orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, sumber data, kebijakan dan prosedur, yang menyimpan, mengambil, mengubah dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi. Sistem informasi ini akan membantu dalam menyelesaikan semua proses bisnis perusahaan seperti manajemen keuangan, manajemen transaksi, manajemen sumber daya, serta kegiatan bisnis yang lainnya. Gabungan dari komunikasi, lokasi dan komputerisasi yang disebut teknologi informasi dalam bidang transportasi juga sangat dibutuhkan untuk mencapai keefektifan dan efisiensi dalam mengoperasikan setiap kegiatan bisnis yang dilakukan dalam mengantisipasi bisnis yang bersaing ketat. Selain itu dengan menerapkan teknologi informasi pada sistem informasi dapat meminimalisir biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan karena mengoptimalkan tugas-tugas yang dijalankan. Salah satu perusahaan penyedia jasa transportasi angkutan adalah PT.Divasindo (Divatama Solusindo), ekspedisi ini menyediakan jasa angkutan khusus pakan unggas. Perusahaan ini sudah berjalan selama kurang lebih 3 tahun dan telah memiliki beberapa klien diantaranya PT. Charoen Pokphand, PT. Sierad, PT. Comfeed, PT. Malindo, PT. Sinta, PT.Manggis, PT. Cheil, PT. Jedang Samsung. Pengolahan data yang berhubungan dengan pengiriman pakan unggas dengan menggunakan jasa transportasi truk yang dijalankan saat ini masih menggunakan 1
2
pencatatan manual dan penyimpanan data masih berupa dokumen-dokumen eksternal. Oleh karena itu, untuk memperkecil kesalahan pencatatan data dan meningkatkan proses kerja internal dalam perusahaan, diperlukan penerapan sistem informasi secara komputasi yaitu menerapkan sistem informasi ke dalam teknologi. Sedangkan untuk menambah kualitas aplikasi sistem informasi, sistem informasi dirancang menggunakan teknologi berbasis web, dimana semua aktivitas kerja dapat dilakukan dan diatur dimanapun secara fleksibel dengan memanfaatkan jaringan internet tanpa penginstalan terlebih dahulu.
1.2 Rumusan masalah Dari latar belakang diatas dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana sebuah sistem yang mampu mengatur data yang dimiliki dengan baik. 2. Bagaimana sistem yang meminimalkan terjadinya penggandaan data secara internal. 3. Bagaimana
menghindari
terjadinya
penumpukan
berkas
didalam
penyimpanan arsip disebabkan bertambahnya transaksi setiap hari. 4. Bagaimana sebuah sistem yang mampu mengatur pemeliharaan aset kendaraan atau dokumen yang dimiliki perusahaan.
1.3 Ruang lingkup Aplikasi sistem informasi yang kami rancang mencakup ruang lingkup fungsifungsi sebagai berikut: 1. Perancangan sistem transaksi order Sistem ini membantu admin dalam penginputan data transaksi DO (Delivery Order) dari klien sehingga data tersimpan dan terstruktur dengan baik di dalam basisdata. Admin dapat dengan mudah mengolah dan mengatur data untuk pembuatan laporan secara berkala. 2. Perancangan sistem ALERT Sistem ALERT merupakan sistem yang memudahkan admin untuk memantau data truk terutama bagian sparepart serta data supir dimana sistem akan memberikan peringatan apabila terdapat bagian dari truk yang perlu dilakukan perawatan secara berkala serta memantau dan
3
mengontrol supir apabila surat izin mengemudi yang digunakan akan segera berakhir masa berlakunya. 3. Perancangan sistem payroll (penggajian supir) Sistem yang digunakan admin untuk melakukan perhitungan penggajian supir sesuai banyaknya DO yang diterima supir selama 1 bulan.
1.4 Tujuan dan manfaat 1.4.1 Tujuan Perancangan sistem ini memiliki tujuan untuk membangun sistem informasi berbasis web sehingga memudahkan perusahaan (PT. Divasindo) dalam menjalankan proses bisnisnya seperti mempermudah dalam pembuatan laporan/dokumen yang diperlukan dan pengaturan truk dan supir. 1.4.2
Manfaat 1. Memudahkan dalam penyimpanan data, agar data dapat tersimpan dan terstruktur dengan baik. 2. Mengurangi resiko penggandaan data internal perusahaan. 3. Memudahkan untuk pembuatan laporan DO (Delivery Order), laporan keuangan dan laporan penggajian secara berkala. 4. Memudahkan untuk membuat rincian perhitungan gaji. 5. Memudahkan dalam memantau kerja supir dan truk serta transaksi pesanan yang diterima. 6. Memudahkan dalam mengakses dan mengatur data supir, mitra kerja, truk, bengkel, DO (Delivery Order). 7. Memudahkan untuk membuat dan memantau tagihan yang ada. 8. Dengan adanya ALERT SYSTEM memudahkan untuk memonitoring bagian-bagian truk/sparepart yang perlu diservice serta masa berlaku Surat Izin Mengemudi (SIM) yang dimiliki oleh supir.
1.5 Metodologi Dalam penyusunan skripsi dan perancangan aplikasi ini digunakan dua metode penelitian sebagai berikut:
4
1.5.1 Metode analisis 1. Wawancara Analisis permasalahan dalam pengembangan aplikasi ini dilakukan dengan metode wawancara, yang dilakukan dengan face to face dan bertanya secara langsung kepada pihak yang bersangkutan mengenai aplikasi yang akan dikembangkan. Wawancara ini dilakukan untuk mengumpulkan data yang diperlukan dalam penyusunan dan pengembangan aplikasi.
2. Memeriksa dokumen internal Metode ini dilakukan dengan cara memeriksa dokumen atau formform terkait dengan proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan. Tujuannya agar didapat gambaran yang jelas mengenai aplikasi yang dibuat serta data yang diperlukan dalam aplikasi dapat tercakup semua tanpa ada yang hilang ataupun kurang.
1.5.2 Metode perancangan Metode yang digunakan dalam perancangan aplikasi ini menggunakan beberapa metode perancangan yaitu: 1. Database System Development Lifecycle (DSDLC) Metode ini digunakan untuk mengelola suatu basisdata. Sistem basisdata adalah komponen pokok dari sebuah sistem informasi, dan perkembangan serta penggunaannya harus dilihat dari sudut pandang kebutuhan perusahaan yang lebih besar. Diagram yang digunakan, yaitu: - Entity Relationship Diagram (ERD) Perancangan ini menggambarkan keseluruhan struktur data yang digunakan dalam aplikasi. Data terstruktur dengan baik sehingga dapat ditentukan data yang berhubungan satu sama lain.
5
2. Unified Modeling Language (UML) Metode ini membantu perancangan aplikasi web dalam menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. Beberapa diagram yang digunakan yaitu : a. Usecase diagram Diagram ini digunakan untuk memodelkan proses bisnis di dalam perusahaan yang menggunakan aplikasi. Sehingga dengan usecase diagram dapat diketahui kegiatan apa saja yang dilakukan serta user yang memakai aplikasi. b. Activity diagram Diagram ini digunakan untuk memodelkan perilaku Usecases dan objects di dalam system. Diagram ini menunjukkan aliran kontrol dan cabang untuk menentukan jalur alternatif transisi.
1.6 Sistematika penulisan Gambaran umum berupa kerangka bab-bab dalam penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Bab 1 Pendahuluan Dalam bab ini akan menjelaskan mengenai alasan yang mendorong penulis untuk melakukan pengembangan pada topik yang diambil, masalah-masalah apa saja yang terjadi serta batasan sampai mana masalah akan dibahas oleh penulis agar menjadi pedoman yang jelas saat pengembangan aplikasi. Didalam bab ini juga disampaikan tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dalam sistem dan metode yang digunakan dalam pengembangan aplikasi.
2. Bab 2 Landasan Teori Berisi teori-teori yang mendasari penulisan dan pengembangan aplikasi yang dilakukan. Teori ini akan menjadi petunjuk dalam mengambil keputusan untuk permasalahan yang diambil dalam pengembangan sistem.
6
3. Bab 3 Sistem yang Berjalan Bab ini menguraikan tentang sejarah dari perusahaan yang mengalami permasalahan yang diteliti oleh penulis, struktur organisasi yang membangun perusahaan serta memberikan penjelasan singkat bagaimana cara pemecahan masalah yang dihadapi perusahaan.
4. Bab 4 Implementasi dan Evaluasi Bab ini membahas bagaimana perancangan sistem dilakukan, proses dalam pemakaian sistem dan hasil keseluruhan pengamatan dan penilaian dari pemakaian sistem.
5. Bab 5 Simpulan dan Saran Bab ini berisi tentang persetujuan mengenai hasil akhir yang didapat selama pengembangan sistem yang telah dilakukan, serta saran-saran pada sistem yang masih terdapat kekurangan untuk pengembangan sistem yang lebih baik ke depannya.
