BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Sebelum adanya teknologi yang berkembang seperti sekarang, pengadaan barang sudah lama terjadi baik di dalam perusahaan swasta maupun pemerintahan, yang kemudian dikenal dengan istilah pengadaan barang (procurement). Procurement bertujuan untuk memastikan agar proses pengadaan barang maupun jasa dapat berjalan dengan lancar sehingga produk atau jasa yang dibutuhkan bisa didapat pada saat yang tepat, dalam jumlah yang tepat, kualitas yang sesuai dan harga yang diinginkan. Seiring dengan perkembangan teknologi, procurement kemudian berkembang menjadi e-procurement. E-procurement adalah salah satu ilmu yang menjadi bagian dalam e-Business, dimana sistem eprocurement adalah kegiatan pengadaan barang maupun jasa secara elektronik dan menggunakan website untuk saling berinteraksi. Dalam penerapannya, eprocurement mengurangi proses yang tidak dibutuhkan di dalam proses bisnis perusahaan, seperti mengurangi penggunaan kertas, menghemat waktu dan proses yang sebelumnya masih mengandalkan proses manual, menjadi proses yang dapat dilakukan secara otomatis.
E-procurement belum banyak diterapkan di dalam perusahaan, sedangkan dalam
kegunaannya
e-procurement
dapat membantu
perusahaan untuk
meningkatkan keuntungan (profit) apabila diterapkan dengan benar. Menurut Teo & Lai (2009) dalam jurnalnya yang berjudul Usage and Performance Impact of E-Procurement, dijelaskan bahwa penggunaan internet dan teknologi website yang menyebabkan terjadinya revolusi dalam proses pengadaan barang. Berangkat dari latar belakang tersebut, maka dilakukanlah analisa dan perancangan sistem e-procurement pada PT. Subaru Sugih Persada, yang bertujuan untuk mengintegrasikan setiap divisi dalam proses pengadaan barang (procurement) PT. Subaru Sugih Persada.
1
2
1.2 Ruang Lingkup
Pembahasan yang akan kami lakukan memiliki ruang lingkup sebagai berikut: 1. Peneliti dibatasi hanya pada analisa dan perancangan sistem e-procurement pada PT. Subaru Sugih Persada. 2. Melakukan perancangan sistem yang berbasiskan web-based programming. 3. Pada penulisan ini tidak membahas pihak ketiga yang berhubungan dengan perusahaan seperti customer (B2C). 4. Penulisan ini hanya akan membahas tentang pengadaan barang yang terdiri dari proses pendaftaran supplier, pembuatan surat pemesanan barang, verifikasi barang, update jumlah stok barang, proses retur barang, dan proses pembayaran.
1.3
Tujuan dan Manfaat Penulisan
Berikut adalah tujuan yang akan dicapai dalam penulisan :
Melakukan analisa dan perancangan sistem web based design e-procurement pada PT. Subaru Sugih Persada.
Adapun manfaat yang diperoleh dari analisa dan perancangan sistem eprocurement PT. Subaru Sugih Persada adalah:
1. Membantu divisi gudang dalam proses masuk dan keluar barang dari gudang dengan melakukan proses otomatisasi untuk penerimaan dan pengeluaran barang. Serta membantu dalam mengetahui barang yang harus datang pada hari tersebut melalui notifikasi barang datang.
3
2. Membantu divisi pembelian dengan cara membuat pengingat dalam bentuk notifikasi bahwa stok sudah mencapai batas minimum.
3. Membantu divisi keuangan dalam melakukan proses pembayaran yang sudah jatuh tempo, dengan membuat pengingat untuk setiap transaksi pembayaran yang harus dilakukan pada saat jatuh tempo, sehingga pembayaran yang harus dilakukan tidak akan terlewatkan. 4. Membantu divisi administrasi dalam melakukan proses pencatatan supplier dengan mengandalkan sistem yang dirancang, untuk mempermudah penyimpanan data supplier.
1.4
Metodologi Penelitian
Metodologi yang akan digunakan untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan dalam melakukan analisa dan perancangan sistem eprocurement terdiri dari:
1.4.1. Objek Penelitian
a.
PT. Subaru Sugih Persada.
b.
Proses pengadaan barang PT. Subaru Sugih Persada.
1.4.2. Metode Pengumpulan Data
a. Studi Kepustakaan Pengumpulan data dan informasi dari berbagai referensi yaitu buku cetak, journal online, dan media pendukung lainnya, melalui library universitas Bina Nusantara, kepemilikan buku referensi masing-masing anggota penyusun, dan internet.
4
b.Wawancara Memahami proses bisnis dengan mengajukan pertanyaan kepada kepala divisi gudang yaitu saudara Stephanus Bryan, mengenai proses bisnis yang berjalan pada PT.Subaru Sugih Persada.
1.4.3. Metode Analisa dan Perancangan
Metodologi yang digunakan dalam perancangan sistem mengacu pada Spiral System Development Life Cycle yang terdiri dari: 1. Identification •
Melakukan survei. Survei dilakukan dengan wawancara kepada kepala divisi gudang yaitu saudara Stephanus Bryan untuk mendapatkan
gambaran
dan
pemahaman
untuk
melakukan perancangan sistem. •
Analisa data untuk mengindentifikasikan masalah yang terjadi.
•
Analisa sistem yang berjalan.
2. Design Merancang
sistem
berdasarkan
kebutuhan
perusahaan
menggunakan UML (Unified Modeling Language) Diagram serta pembuatan aplikasi program dengan metode OOP (Object Oriented Programming).
5
1.5 Sistematika Penulisan
Penyusunan sistematika penulisan adalah sebagai berikut: BAB 1 : Pendahuluan Pada bab ini diuraikan tentang latar belakang permasalahan, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian ,dan sistematika penulisan.
BAB 2 : Landasan Teori Pada bab ini berisi teori-teori yang menjadi dasar terhadap analisa dan perancangan e-procurement yang berbasiskan web-based.
BAB 3 : Analisa Sistem yang Berjalan Pada bab ini berisi tentang informasi PT. Subaru Sugih Persada.Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan masalahmasalah yang terdapat pada PT. Subaru Sugih Persada.
BAB 4 : Analisa dan Perancangan Sistem Dalam bab ini berisi tentang uraian analisa dan perancangan sistem e-procurement yang berbasiskan web-based.
BAB 5 : Simpulan dan Saran Dalam bab ini berisikan kesimpulan pada perancangan sistem yang sudah dilakukan di bab sebelumnya dan memberikan saran untuk keperluan penelitian di masa yang akan datang.
6
