BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Bagian keuangan merupakan bagian yang memegang peranan sangat penting dalam suatu perusahaan, bagian ini merupakan suatu garis hidup dari suatu bisnis atau usaha. Mulai dari perusahaan kecil, menengah hingga ke perusahaan besar akan memberikan perhatian khusus pada bagian keuangan. Kondisi perekonomian yang tidak menentu, kurangnya pengendalian terhadap bagian keuangan suatu perusahaan dapat menyebabkan banyak perusahaan mengalami keruntuhan. Maka dari itu untuk menjaga perusahaan dari resiko keruntuhan dan memacu perusahaan agar dapat lebih maju dan berkembang, perusahaan harus dapat memperhatikan kondisi dan kinerja perusahaan dengan baik. Pada proses pengambilan keputusan suatu perusahaan perlu untuk menganalisis faktor baik yang berasal dari dalam maupun dari luar lingkungan perusahaan. Untuk dapat melakukan pengambilan keputusan yang baik dan berguna bagi perusahaan, diperlukan informasi yang selalu tersedia kapanpun dibutuhkan dan yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Salah satu informasi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan tersebut adalah laporan keuangan. Dengan menganalisis laporan keuangan di mana merupakan hasil perhitungan proses akuntansi suatu perusahaan pada periode waktu tertentu akan membantu top level untuk mengambil keputusan. Terdapat banyak masalah dalam proses perencanaan dan anggaran yang masih tradisional yaitu dengan menggunakan spreadsheet. Selain memakan banyak waktu dalam penyajian laporan keuangan, penggunaan spreadsheet dalam bidang keuangan beresiko terjadi human error selama proses pemindahbukuan karena prosesnya dilakukan secara manual. Cognos TM1 merupakan sistem perencanaan perusahaan yang berfungsi untuk menggabungkan laporan keuangan menjadi laporan konsolidasi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan. (Franco Bassanini, 2011) menjelaskan pentingnya konsolidasi untuk suatu perusahaan sebagai berikut: “However, we need long-term investment financial stability, for fiscal consolidation, and, more generally, for long-term sustainable global growth. We 1
2 tried to show that the two goals – stability and growth – are not mutually exclusive. They are, in fact, interconnected by a cross-correlation.” Namun, kita memerlukan investasi jangka panjang untuk stabilitas keuangan, untuk konsolidasi fiskal, dan lebih umum, untuk pertumbuhan global yang jangka panjang. Kami mencoba untuk menunjukkan bahwa dua tujuan yaitu stabilitas dan pertumbuhan - tidak saling eksklusif. Mereka pada kenyataannya, dihubungkan oleh korelasi silang. Konsolidasi sangat diperlukan untuk investasi jangka panjang bagi suatu perusahaan. Tanpa adanya konsolidasi yang baik, akan sulit untuk mencapai dua tujuan dari suatu perusahaan yaitu stabilitas dan pertumbuhan karena kedua hal itu saling berkaitan satu sama lain. Konsekuensi dari konsolidasi tidak hanya mencakup efek langsung dari meningkatnya kekuatan pasar atau meningkatkan efisiensi perusahaan, tetapi juga beberapa efek tidak langsung. Salah satu konsekuensi tidak langsung dapat berupa penurunan ketersediaan jasa keuangan untuk konsumen kecil. Proses konsolidasi dilakukan dengan menggunakan tools Cognos TM1, dimana aplikasi ini di desain untuk melakukan proses konsolidasi. Menurut (Bhartiya, 2013), manfaat dari Cognos TM1 adalah sebagai berikut: “IBM Cognos TM1 supports key planning, budgeting, forecasting, consolidation, reporting, analytics and data management process in one integrated solution. Immediate feedback enchances decision-support at all levels of businesses. IBM Cognos TM1 integrates business planning, performance measurement and operational data to enable companies to optimize business effectiveness and customer interaction regardless of geography or structure (Bhartiya, 2013)“ Berdasarkan definisi Cognos TM1 tersebut, dapat disimpulkan bahwa Cognos TM1 mendukung perencanaan utama, budgeting, forecasting, konsolidasi, pelaporan, analisis dan proses manajemen data dalam satu solusi yang terintegrasi yang memberikan umpan balik yang cepat untuk meningkatkan pengambilan keputusan pada semua level bisnis, dapat digunakan untuk pengukuran performa dan data operasional untuk memungkinkan perusahaan dalam memaksimalkan efektivitas dan interaksi bisnis terlepas dari faktor geografi maupun struktur. PT Accenture merupakan salah satu perusahaan konsultan manajemen multinasional dan teknologi di Indonesia yang bergerak di bidang teknologi dan informasi. Salah satu klien mereka adalah Perusahaan Penyedia Listrik.
3 Sebelumnya, Perusahaan Penyedia Listrik masih menggunakan spreadsheet untuk laporan keuangan dimana penggunaan spreadsheet begitu menyita waktu dalam pengoperasian dan penyimpanan datanya. Perusahaan Penyedia Listrik mengimplementasikan Cognos TM1 untuk membuat laporan keuangan konsolidasi perusahaan yang merupakan gabungan dari laporan-laporan keuangan dari anak dan unit-unit Perusahaan Penyedia Listrik di seluruh Indonesia. Namun sebelum proses implementasi memasuki tahap go live, perlu dilakukan testing terhadap sistem yang akan digunakan agar sesuai dengan user requirement yang telah ditentukan oleh Perusahaan Penyedia Listrik. Menurut (Corriveau & Shi, 2013), yang dimaksud dengan acceptance testing adalah “…the validation of the actual behavior of an implementation under test (hereafter IUT) against the requirements of stakeholder(s) of that system.” Acceptance testing adalah validasi perilaku yang sebenarnya dari implementasi yang diuji (selanjutnya IUT) terhadap persyaratan yang diajukan para pemangku kepentingan dari sistem tersebut. Acceptance testing sangat penting peranannya untuk mengetahui apakah semua persyaratan yang diberikan oleh para pemangku kepentingan (stakeholder) telah terpenuhi. Dengan adanya acceptance testing, analis dapat mengetahui apa saja yang perlu diperbaiki dari sistem tersebut apabila masih belum memenuhi kriteria atau keinginan dari para pemangku kepentingan.
1.2. Ruang Lingkup Sesuai proyek implementasi Cognos TM1 pada Perusahaan Penyedia Listrik, penulisan akan mengacu pada phase ketiga dari metode Accenture Delivery Method yaitu phase Realization and Test dengan menitikberatkan pada proses Analisis Desain dan User Acceptance Testing dimana secara rinci, pekerjaan yang dilakukan oleh tim proyek adalah sebagai berikut: 1. Melakukan analisis desain input template Termasuk didalamnya adalah menganalisis desain input template dan report, sesuai dengan kebutuhan dari pengguna atau klien. Selain itu, memastikan bahwa informasi dapat tersedia saat dibutuhkan, keandalan dari informasi tersebut, dan kecepatan dalam proses pengambilan data. 2. Mengidentifikasi peran dan tanggung jawab
4 Dalam langkah ini, tim proyek melakukan identifikasi atas authorization pengguna sistem dimana hanya pengguna yang memiliki akses tertentu yang dapat mengakses dan menggunakan sistem. Selain itu, tim proyek juga melakukan identifikasi atas tanggung jawab dari pengguna sistem yang berhasil melewati proses authorization. 3. Menyiapkan keperluan testing Kebutuhan testing seperti test case, testing environment dan berbagai dokumen yang digunakan sebagai referensi pelaksanaan testing disiapkan oleh tim proyek sesaat sebelum melakukan testing secara langsung. 4. Menjalankan serangkaian testing Terdapat beberapa testing yang secara real dilakukan oleh tim proyek. Namun, fokus untuk penulisan laporan akhir terdapat pada proses User Acceptance Test dan Authorization Test. Sebelum akhirnya melakukan User Acceptance Test, terlebih dahulu tim proyek melakukan Authorization Test.
1.3. Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai dari proses analisis desain dan testing dalam implementasi Cognos TM1 pada Perusahaan Penyedia Listrik adalah sebagai berikut: 1. Mengetahui permasalahan dan kebutuhan user serta menggambarkan rancangan input template yang akan digunakan sebagai acuan untuk melakukan proses konsolidasi. 2. Menyiapkan Test Scenario yang akan digunakan untuk melakukan proses User Acceptance Testing pada Cognos TM1. 3. Melakukan User Acceptance Testing pada Cognos TM1 untuk menemukan error atau bug saat aplikasi atau program dijalankan. 4. Mendokumentasikan hasil testing yang dilakukan pada Cognos TM1.
Adapun manfaat yang ingin dicapai dari analisis desain dan testing dalam implementasi Cognos TM1 pada Perusahaan Penyedia Listrik adalah sebagai berikut: 1. Memberikan informasi laporan keuangan yang akurat, sehingga dapat menjadi acuan untuk pengambilan keputusan dan perencanaan yang akan datang. 2. Proses testing dapat berjalan secara sistematis dan terarah.
5 3. Dapat menyelesaikan temuan error atau bug pada Cognos TM1 sebelum digunakan oleh end user. 4. Hasil dari dokumentasi testing dapat digunakan kembali oleh PT Accenture sebagai referensi untuk proyek Cognos lainnya.
1.4. Metodologi Penelitian 1.4.1. Objek Penelitian Secara umum, objek-objek yang akan dilibatkan dalam penulisan ini adalah: 1. PT Accenture, Jakarta, Indonesia 2. Perusahaan Penyedia Listrik 3. Cognos TM1 1.4.2. Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data yang dilakukan menggunakan beberapa cara, diantaranya adalah: 1.
Studi Lapangan Pengumpulan data selama studi lapangan dilakukan oleh tim penulis dengan mengacu pada prosedur yang berlaku di PT Accenture selaku pihak konsultan dan Perusahaan Penyedia Listrik selaku klien. Hasil studi lapangan tersebut kemudian akan digunakan untuk menyusun skripsi ini.
2. Studi Kepustakaan Pengumpulan daya juga dilakukan dengan menggunakan referensi dari beberapa buku dan situs internet yang berhubungan dengan penulisan yang dilakukan. 3. Observasi Kegiatan dalam pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memperhatikan kegiatan pra-implementasi yang terjadi di Perusahaan Penyedia Listrik
1.4.3. Metode Implementasi Dalam proses implementasi Cognos TM1, PT Accenture menerapkan metode khusus yaitu Accenture Delivery Method (ADM) yang merupakan suatu
6 metodologi dimana menyediakan framework untuk mengarahkan tim dalam mencapai tujuan bisnis klien secara optimal. Terkait dengan metode Accenture Delivery Method tersebut, berikut adalah tahap-tahap yang dilakukan dalam rangka mengimplementasi Cognos TM1 pada Perusahaan Penyedia Listrik. Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut: •
Phase 1: Project Preparation Pada phase project preparation, perencanaan project dan kick off meeting dilakukan untuk mencatat ekspektasi yang diinginkan dari stakeholder, merancang strategi manajemen perubahan dan komunikasi, serta merencanakan desain teknis dan arsitektur dari Cognos TM1.
•
Phase 2: Business Blueprint Phase ini berfokus pada analisis fit/gap, perancangan alur proses, mengidentifikasikan daftar pengembangan dan desain solusi yang akan diambil yang mengacu pada kebutuhan dalam proses bisnis. Selain itu, pada phase ini dilakukan perancangan desain authorization matrix Cognos TM1 dan mengembangkan strategi serta metodologi migrasi data. •
Phase 3: Realization & Test Setelah melewati phase business blueprint, maka langkah selanjutnya adalah melakukan konfigurasi instance Cognos TM1, membuat dokumen desain teknis, mapping user ke Cognos TM1 user group. Setelah itu maka dilakukan analisis perubahan pada organisasi dan membuat tools yang diperlukan untuk kebutuhan konsolidasi, verifikasi, dan upload data, serta melakukan user acceptance test dan uji coba migrasi data. Setelah semua langkah diatas terpenuhi, maka dibuat material training untuk pelatihan dan komunikasi, menyiapkan jadwal pelatihan, dan melakukan pengujian bersama user.
•
Phase 4: Deployment Phase ini merupakan tahapan terakhir sebelum go live dimana akan dilakukan cut off system lama dan melakukan konversi data final, menyiapkan production environment, dan melakukan support di tiap unit deployment seiring dengan berjalannya pelatihan untuk user. Sedangkan untuk proses testing, metode yang digunakan adalah black-box testing. Menurut (Khan, 2012), black-box testing adalah sebagai berikut:
7 ”Teknik Black Box Testing: merupakan sebuah teknik dalam melakukan sebuah pengujian tanpa harus memiliki pengetahuan tentang cara kerja dan aspekaspek mendasar dari sistem. Untuk melakukan pengujian, penguji harus mengetahui sistem arsitektur dan tidak memiliki akses ke sumber kode.” Kelebihan black box testing yang diterjemahkan menurut (Limaye, 2009) adalah sebagai berikut: “Black box testing tidak bergantung pada platform, database, dan sistem untuk memastikan bahwa sistem bekerja sesuai kebutuhan yang tersirat. Black box functional testing umumnya dilakukan untuk pengujian integrasi, pengujian sistem, dan pengujian penerimaan dimana pengguna/pelanggan atau penguji sebagai wakil dari pelanggan mengeksekusi sistem jika digunakan oleh pengguna dalam lingkungan produksi.”
1.5. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini akan dibagi menjadi lima bab yang berkaitan satu sama lain, yaitu : BAB 1: PENDAHULUAN Bab ini akan berisikan tentang latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan yang dilakukan. BAB 2: LANDASAN TEORI Bab ini akan berisikan tentang teori-teori yang berkaitan dengan penulisan yang dijadikan dasar dalam melakukan analisis desain dan testing sistem Cognos TM1. Teori-teori yang akan dibahas antara lain tentang teori umum dan khusus. BAB 3: ANALISIS DESAIN DAN TESTING Bab ini akan berisikan tentang gambaran umum perusahaan, yang terdiri dari sejarah perusahaan, struktur organisasi, dan analisis sistem yang berjalan pada Perusahaan Penyedia Listrik. BAB 4: PELAKSANAAN DAN HASIL TESTING Bab ini akan berisikan tentang analisis desain dan testing dari sistem Cognos TM1. BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN
8 Bab ini akan berisikan tentang simpulan yang didapat dari hasil analisis desain dan testing pada Perusahaan Penyedia Listrik dan juga memberikan saran yang dapat dipertimbangkan untuk perkembangan perusahaan selanjutnya.
