BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Program kerja merupakan rencana kegiatan dari suatu organisasi yang terarah, terpadu dan tersistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah ditentukan oleh suatu organisasi. Program kerja ini akan menjadi pegangan bagi organisasi dalam menjalankan rutinitas roda organisasi. Program kerja juga digunakan sebagai sarana untuk mewujudkan cita-cita organisasi [1]. Setelah program kerja dalam satu tahun anggaran dilaksanakan, maka harus dibuat Laporan
Akuntabilitas
Kinerja
Instansi
Pemerintah
(LAKIP)
untuk
dapat
dipertanggungjawabkan, serta sebagai umpan balik bagi pimpinan organisasi untuk dapat lebih meningkatkan kinerja organisasi pada masa yang akan datang. Laporan ini harus dibuat oleh instansi pemerintah untuk menjelaskan capaian dan hasil terkait kinerja yang telah dilakukan pada setiap tahunnya dilengkapi dengan indikator kegiatan yang telah dicapai, sumber daya yang digunakan, dan dana yang diserap. Sampai dengan penelitian ini dilakukan, Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Majalengka (DPKAD Majalengka) masih menerima usulan program kerja setiap seksi dalam bentuk proposal hardcopy yang menyebabkan kesulitan dan membutuhkan waktu lama pada saat proses rekapitulasi dan kalkulasi usulan anggaran untuk kebutuhan pembahasan anggaran. Kontrol dan pemantauan pelaksanaan program kerja masih mengandalkan kemampuan Kepala Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi, dan Pelaporan (PEP), belum ada sistem yang membantu untuk memberikan peringatan dini terhadap jadwal pelaksanaan. Kontrol terhadap rencana program kerja yang belum terlaksana masih dilakukan secara manual dengan melihat dokumen usulan program kerja. Kesulitan dalam pembuatan laporan kegiatan dan keuangan karena harus membuka kembali dokumen atau
1
berkas-berkas yang bertumpuk sehingga membuat pegawai harus bekerja ekstra, juga memungkinkan terjadinya kehilangan berkas atau dokumen yang ada. Tabel 1-1 Jumlah Program Kerja Tahun Anggaran 2014
No
Kategori Program
Jumlah kegiatan
1.
Program Pelayanan Administrasi Perkantoran
12
2.
Program peningkatan sarana dan prasarana aparatur
4
3.
Program peningkatan disiplin aparatur
1
4.
Program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan
5
5.
Pogram Sinergitas Perencanan Daerah
4
6. 7.
Program Peningkatan dan Pengembangan Pengelolaan Keuangan Daerah Program Pengalian dan Pengembangan Potensi Pendapatan Daerah
22 6
8.
Program Peningkatan Pengelolaan Barang Milik Daerah
12
9.
Program Penataan Peraturan Perundang-Undangan
2
10.
Program Pembinaan dan Fasiitasi Pengelolaan Pajak Bumi dan Bangunan dan Bea Perolehan Hak Atas Tanah dan Bangunan
9
11. Program Peningkatan Kapasitas Sumberdaya Aparatur Total Kegiatan
3 80
Sumber: Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Majalengka (2014)
Pada tabel 1-1, disajikan data berupa jumlah program kerja yang dilaksanakan oleh DPKAD Majalengka pada tahun anggaran 2014. Untuk menjalankan program kerja tersebut, DPKAD dituntut untuk responsive terhadap kegiatan yang dijalankan. Oleh karena itu, dibutuhkan aplikasi untuk mengatasi hal tersebut agar proses tidak dilakukan secara manual lagi dan diharapkan dapat membantu pengolahan data pada DPKAD Majalengka. Solusinya dengan membuat Aplikasi Berbasis Web dengan Fitur SMS Broadcast untuk Pemantauan Kinerja Seksi Pada Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah. Melalui aplikasi ini, setiap kegiatan disampaikan secara online sehingga memudahkan dalam melakukan rekapitulasi dan memantau
2
capaian program kerja tiap seksi. Selain itu, fitur SMS broadcast menjadi alternatif untuk membantu pegawai mendapatkan broadcast informasi mengenai item kegiatan yang akan terlaksana, dan sebagai notifikasi saat pengajuan program kerja.
1.2 Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah dalam pembuatan aplikasi ini adalah: a. Bagaimana membuat pencatatan program kerja di DPKAD Majalengka dapat terintegrasi atau terpusat dengan kemudahan bagi pihak-pihak yang membutuhkannya? b. Bagaimana membantu penanggungjawab program kerja untuk mengetahui status usulan pengajuan program kerja? c. Bagaimana membantu Sub Bagian PEP untuk mengingatkan jadwal pelaksanaan kegiatan kepada penanggungjawab program kerja? d. Bagaimana membantu kepala dinas untuk mengetahui capaian dari program kerja yang dilaksanakan oleh unit terkait? e. Bagaimana membantu kepala seksi untuk melakukan rekapitulasi realisasi anggaran program kerja pada tahun berjalan untuk menjadi acuan bagi usulan program kerja pada tahun selanjutnya? f.
Bagaimana membuat laporan program kerja DPKAD pada tahun anggaran tertentu?
1.3 Tujuan Adapun tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah: a. Membuat aplikasi yang dapat mencatat data usulan program kerja pada DPKAD Majalengka. b. Membangun SMS broadcast yang dapat mengirim pesan atau notification mengenai status persetujuan usulan program kerja.
3
c. Membangun SMS broadcast yang dapat mengirim pesan berupa reminder kepada penanggungjawab program kerja. d. Membuat aplikasi yang dapat menampilkan capaian program kerja sebagai alternatif untuk membantu kepala dinas dalam mengetahui capaian dari program kerja yang sedang berjalan di DPKAD Majalengka. e. Membuat aplikasi yang secara otomatis membuat rekapitulasi realisasi anggaran program kerja pada tahun berjalan untuk menjadi acuan bagi usulan program kerja pada tahun selanjutnya. f.
Membuat aplikasi yang dapat menampilkan laporan program kerja DPKAD dari program kerja yang dilaksanakan DPKAD Majalengka dan dapat diunduh dalam format microsoft excel.
1.4 Batasan Masalah Batasan masalah dari pembuatan aplikasi ini adalah: a. Aplikasi ini meliputi pengelolaan data dan perhitungan untuk pembuatan laporan keuangan yang diserap sesuai dengan standar dan format yang telah ada pada DPKAD Majalengka. b. Tidak membahas tentang teknis pencairan dan pengelolaan keuangan. c. Tidak membahas tentang teknis atau operasional pelaksanaan program kerja. d. Tidak menangani apabila terjadi kecurangan dalam pembuatan kwitansi keuangan.
1.5 Definisi Operasional Aplikasi Berbasis Web dengan Fitur SMS Broadcast untuk Pemantauan Kinerja Seksi pada Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah adalah aplikasi yang dibuat sebagai alternatif untuk memudahkan proses bisnis DPKAD Majalengka dan dibuat dalam bentuk website dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Aplikasi ini dapat membantu sekretaris dinas dalam melakukan pencatatan data usulan program kerja karena tidak harus melalui mekanisme
4
standar yaitu secara manual, seperti mencatat data program kerja, laporan keuangan yang dapat diunduh dalam format microsoft excel. Aplikasi ini memiliki fitur SMS broadcast yang digunakan untuk memudahkan penanggungjawab program kerja dalam mendapatkan informasi mengenai kegiatan yang akan berjalan, sistem otomatis akan mengirim pesan reminder minimal H-14 sesuai item program kerja yang terdaftar, SMS broadcast mengenai reminder pada H+14 kegiatan terlaksana jika laporan pertanggungjawaban kegiatan telat diinputkan, dan SMS broadcast mengenai notifikasi status persetujuan usulan program kerja. Aplikasi ini juga dapat menampilkan capaian dari program kerja yang sedang dilaksanakan dan rekapitulasi realisasi anggaran kegiatan untuk memudahkan kepala seksi saat pembuatan rencana anggaran biaya pada program kerja tahun berikutnya.
1.6 Metode Pengerjaan Dalam melakukan pengerjaan proyek akhir ini, metode yang digunakan adalah metode SDLC (Software Development Life Cycle) dengan model waterfall. Ciri khas dari model waterfall dimana sebuah tahapan harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum ke tahapan yang berikutnya. Apabila terdapat kesalahan pada salah satu tahap, maka tidak perlu kembali ke tahap awal untuk mengatasi kesalahan tersebut, tetapi diselesaikan pada tahap yang akan diperbaiki saja. Tahapan yang digunakan pada model waterfall [2]:
Gambar 1-1 Waterfall Model (Ian Sommerville, 2011)
5
a. Requirements Definition Langkah awal yang dilakukan untuk memperoleh informasi, dilakukan wawancara dengan Kepala Sub Bagian PEP DPKAD Majalengka. Hasil yang didapatkan dari wawancara berupa data yang dibutuhkan untuk dilakukan analisa terhadap kebutuhan sistem berkaitan dengan aplikasi yang akan dibangun. b. System and Software Design Tahapan ini merupakan tahap perancangan sistem dan perangkat lunak. Setelah mendapatkan data yang dibutuhkan, tahapan selanjutnya yaitu menerjemahkan syarat kebutuhan sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Tahap perancangan sistem ini dapat digambarkan dengan flowmap sebagai penggambaran jalannya alur bisnis, sedangkan untuk menggambarkan interaksi antara user dan system dibuat dengan menggunakan use case. c. Implementation and Unit Testing Pada tahap ini, diterjemahkanlah desain untuk pembangunan aplikasi yang akan dibuat di DPKAD Majalengka. Hasil yang didapat adalah model seperti desain yang telah dibuat pada tahapan sebelumnya. Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP framework CodeIgniter dan database MySQL. d. Integration and System Testing Tahapan dimana aplikasi yang telah dibuat akan diuji agar menjadi program yang sesuai dengan keinginan user. Pengujian akan dilakukan dengan metode blackbox testing dan dilakukan berdasarkan fungsionalitas sistem dan data ujinya. e. Operation and Maintenance Aplikasi yang telah diuji, akan diimplementasikan di lingkungan DPKAD Majalengka dan pada aplikasi ini tidak dilakukan proses pemeliharaan atau maintenance.
6
1.7 Jadwal Pengerjaan Tabel 1-2 Jadwal Pengerjaan Proyek Akhir
2015 Kegiatan
Februari
Maret
April
Mei
Juni
Juli
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Requirements Definition System & Software Design Implementation & Unit Testing Integration & System Testing Operation & Maintenance Pembuatan dokumen
7
