BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Di era teknologi informasi yang semakin maju ini, kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat menjadi sangat penting. Information Technology, Internet, dan Web sudah betul-betul merasuk ke dalam kehidupan sehari-hari. Dalam berbagai hal dapat kita lihat implikasinya. Berbagai dokumen dapat kita baca dan kita dapat terhubung ke seluruh dunia hanya dengan hitungan detik. Perkembangan teknologi informasi yang begitu cepat turut membawa pengaruh yang besar dalam kegiatan bisnis serta memajukan kinerja manajemen pada sebuah perusahaan. PT. Federal International Finance (FIF) didirikan dengan nama PT. M itrapusaka Artha Finance pada bulan M ei 1989. PT. Federal International Finance terletak di Jl. TB Simatupang Kav.15, Cilandak, Jakarta 12440. Berdasarkan ijin usaha yang diperolehnya, maka Perseroan bergerak dalam bidang Sewa Guna Usaha, Anjak Piutang dan Pembiayaan Konsumen. Pada tahun 1991, Perseroan merubah nama menjadi PT Federal International Finance Namun seiring dengan perkembangan waktu dan guna memenuhi permintaan pasar, Perseroan mulai memfokuskan diri pada bidang pembiayaan konsumen secara retail pada tahun 1996. Ketika badai krisis moneter mulai menerpa pada tahun 1997, saat itu pula merupakan titik balik bagi Perseroan untuk melakukan konsolidasi internal dalam rangka persiapan menuju ke suatu sistem komputerisasi yang tersentralisasi dan terintegrasi. Perseroan yang mayoritas sahamnya dimiliki oleh PT Astra International, Tbk ini, tahun demi tahun lebih memantapkan dirinya sebagai perusahaan pembiayaan terbaik dan terpercaya di industrinya, sehingga pada saat penerbitan obligasi pertama tahun 2002 hingga obligasi kelima tahun 2004 mendapatkan tanggapan yang positif dari para investor. 1
2
PT Federal International Finance menggunakan aplikasi help desk berbasis web. M asalah yang sekarang sedang dihadapi adalah kesulitan yang dialami oleh supervisor dalam memonitor proyek-proyek yang sedang mereka kerjakan dan proyek baru yang terus berdatangan setiap harinya, mengontrol resource project yang ditangani karena tidak ada data tertulis mengenai resources baik human maupun non-human yang dialokasikan ke suatu proyek berkategori Kecil dan Sedang. Sedangkan untuk proyek berkategori Besar, supervisor masih dapat melihat Project Charter, melakukan follow-up pengerjaan proyek anak buahnya karena tidak ada data schedule tertulis dari proyek-proyek Kecil dan Sedang, dan memonitor progress atau perkembangan pengerjaan proyek anak buah karena supervisor harus meminta report progress project satu persatu ke anak buahnya. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan aplikasi project monitoring berbasis web yang dapat menyimpan dan menampilkan berbagai data mengenai proyek yang sedang dipegang supervisor dan bawahannya, user dapat memasukkan data dari aktifitas sehari-harinya yang berhubungan
dengan
perkembangan
atau progress
dari proyek
yang
dikerjakannya, supervisor dapat melihat data-data seputar proyek yang dipegangnya beserta perkembangannya kapanpun, dimanapun, dan supervisor dapat melihat proyek apa saja yang sedang dikerjakan anak buahnya, sehingga dapat melihat tugas - tugas anak buahnya dan melakukan sinkronisasi pembagian kerja anak buahnya agar tidak terlalu padat atau bahkan bentrok antar proyek, dan superuser dapat melihat proyek apa saja yang sedang berjalan maupun telah selesai dan data-data employee yang terdaftar dalam system project monitoring, dengan begitu superuser dapat melihat jumlah proyek yang dikerjakan dan jumlah proyek dimana user menjadi supervisor. Untuk itulah dibuat aplikasi project monitoring berbasis web untuk mempermudah perusahaan dalam memonitoring, mengevaluasi waktu, biaya, sumber daya, dan kinerja pegawai internal maupun eksternal (out-source), sehingga proyek yang berjalan dapat selesai sesuai dengan schedule dan budget yang telah ditentukan. Information Technology, Internet, dan Web adalah kunci untuk menjawab permasalahan PT. Federal International Finance yaitu kebutuhan akan pertukaran informasi yang
3
cepat dan akurat mengenai informasi proyek yang berjalan, kapanpun dan dimanapun. Dengan adanya Information Technology, Internet, dan WEB tidak ada batas waktu dan batas wilayah untuk saling berkomunikasi dan bertukar data. Untuk itu dalam skripsi ini akan dibahas pengembangan aplikasi project monitoring berbasis web pada PT. Federal International Finance. 1.2
Ruang Lingkup Ruang lingkup pembahasan dalam skripsi ini adalah sebagai berikut: •
Analisis dan perancangan aplikasi project monitoring berbasis web pada PT. Federal International Finance.
•
Proyek yang dikontrol sebatas IT Project yang sedang atau akan dikerjakan PT. Federal International Finance
•
Data proyek yang diamati meliputi nama proyek, tenaga kerja internal dan eksternal, biaya proyek, waktu pengerjaan proyek, serta kemajuan pengerjaan proyek setiap hari kerja berdasar aktivitas pegawai seharihari.
• 1.3
M enyediakan detail dan laporan progress setiap proyek.
Tujuan dan Manfaat 1.3.1
Tujuan Perancangan Aplikasi Project Monitoring Tujuan dari perancangan ini adalah membuat aplikasi project monitoring berbasis web yang dapat menghubungkan seluruh pekerja PT. Federal International Finance, baik Head Of IT, M anager, Officer, dan Pekerja Outsource dalam melakukan monitoring dan reporting progress proyek meliputi schedule, budget, resources, dan kinerja pekerja proyek.
4
1.3.2
Manfaat Perancangan Aplikasi Project Monitoring a. M empermudah koordinasi dan berbagi informasi antar pekerja. b. M empermudah monitoring dan evaluasi kinerja pegawai dengan melihat catatan aktivitas sehari-hari yang mereka input dan progress dari proyek yang dikerjakan. c. M empermudah evaluasi hasil proyek dengan melihat perbandingan budget dan schedule yang telah direncanakan, dengan budget dan schedule aktual.
1.4
Metodologi M etodologi
penelitian
yang
akan
digunakan
dalam
merancang
dan
mengembangkan aplikasi ini dibagi menjadi studi lapang, studi pustaka, metode pengembangan aplikasi, serta pengujian dan evaluasi. 1.4.1
S tudi Lapang Wawancara Wawancara dilakukan dengan memberikan pertanyaan kepada IT Core Application Departement Head PT. Federal International Finance untuk mengetahui permasalahan yang sedang dihadapi dan sistem baru yang dibutuhkan atau pengembangan sistem yang lama pada PT. Federal International Finance.
1.4.2
S tudi Pustaka Studi pustaka yaitu membaca, mencari, dan mempelajari objek terakhir tentang objek skripsi dan teori yang berkaitan dengan metode pengembangan aplikasi dari berbagai sumber seperti buku-buku referensi, buku cetak, dan karya tulis orang lain. Salah satu objek studi pustaka utama kami adalah software M icrosoft Project.
5
1.4.3
Metode Pengembangan Aplikasi Tahapan rancangan menggunakan M etode System Development Life Cycle dengan tahapan linier sekuensial sebagai berikut: 1. Analisis kebutuhan (Requirements analysis) Proses ini mencari tahu secara detail apa yang menjadi kebutuhan dari user pada sistem yang akan dibuat. 2. Spesifikasi (Specification) Dokumentasi secara detail apa yang dapat dilakukan oleh sistem 3. Desain (Design) Desain yang sesuai dengan spesifikasi harus ditentukan. Desain akan dilakukan dalam beberapa tahap yaitu: • Rancangan umum sistem menggunakan DFD. • Rancangan database menggunakan ERD. • Rancangan Layar : 1. Tampilan layar menggunakan story board. 2. Navigasi layar menggunaka STD. •
Rancangan program menggunakan flowchart.
•
Rancangan Arsitektur Sistem.
•
Rancangan Keamanan Sistem.
4. Coding Tahap
ini merupakan proses penulisan kode dalam bahasa
pemrograman tertentu seperti C atau Ada. 5. Verifikasi dan validasi (Verification and validation) Proses pengetesan secara hati-hati perlu dilakukan untuk memeriksa apakah software telah dikembangkan sesuai dengan permintaan yang diberikan atau tidak. 6. Implementasi/instalisasi (Implementation/installation) Dalam proses ini pengaturan data dan parameter dari sistem dilakukan, menulis user manual dan mengadakan pelatihan untuk user agar dapat menjalankan sistem yang baru.
6
7. Perawatan dan dukungan (Maintenance and support) Ketika sistem telah diimplementasi akan ada kebutuhan secara terusmenerus untuk dilakukan perbaikan kesalahan yang mungkin muncul dalam sistem dan juga untuk perbaikan sistem. 1.4.4
Pengujian dan Evaluasi M enguji aplikasi project monitoring pada PT. Federal International
Finance yang dikembangkan dan di evaluasi secara internal dan eksternal. 1.5
Sistematika Penulisan Bab 1 Pendahuluan Bab ini merupakan pendahuluan yang berisikan uraian latar belakang perancangan, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi, dan sistematika penulisan. Bab 2 Landasan Teori Bab ini berisi teori-teori dan konsep-konsep perancangan aplikasi project monitoring yang digunakan untuk menyusun skripsi ini. Bab 3 Analisis dan Perancangan Sistem Di dalam bab ini penulis mencoba menguraikan analisis dokumentasi sistem berjalan yang berisi metode analisis dan perancangan, latar belakang perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, proses data yang berjalan di perusahaan, analisis data informasi, analisis permasalahan dan alternatif penyelesaian. Bab 4 Implementasi dan Evaluasi Sistem Pada bab ini penulis mencoba menguraikan penjelasan tampilan layar sistem, implementasi aplikasi project monitoring berbasis web, dan evaluasi aplikas i tersebut.
7
Bab 5 S impulan dan S aran Pada bab ini penulis mencoba untuk menarik kesimpulan dari hasil penelitian bab-bab sebelumnya dan mencoba memberikan saran-saran yang bersifat membangun yang dapat dipakai sebagai bahan masukan bagi perkembangan dan kemajuan PT. Fedaral International Finance di masa yang akan datang.
