BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Teknologi informasi pada era globalisasi saat ini berkembang dengan sangat pesat. Dengan adanya teknologi informasi, maka dapat membantu berbagai kegiatan di semua bidang. Teknologi informasi dapat membuat kegiatan yang dilakukan menjadi lebih cepat, efektif, dan efisien. Saat ini, penggunaan teknologi informasi sudah sangat meluas dan sudah banyak digunakan di perusahaan. Teknologi informasi menjadi salah satu alat penting yang dibutuhkan untuk dapat mendukung dan membantu meningkatkan kinerja dari suatu perusahaan. Pemanfaatan teknologi informasi yang baik di suatu perusahaan dapat membantu perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya dengan lebih baik. Dengan teknologi informasi, maka informasi yang didapatkan oleh perusahaan menjadi lebih cepat dan akurat. Informasi yang didapatkan dapat mendukung dan membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan. Hal ini tentunya membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya. Teknologi informasi yang digunakan secara efektif dan efisien dapat meningkatkan keunggulan kompetitif dari perusahaan karena kinerja yang diberikan tentunya lebih baik dibandingkan dengan perusahaan yang belum memanfaatkan teknologi informasinya dengan efektif dan efisien. Komunikasi teknologi informasi yang terencana dengan baik dan dilaksanakan dapat memberikan manfaat yang cukup besar terhadap tujuan bisnis perusahaan. Informasi yang mengalir cepat dan lancar melalui komunikasi teknologi informasi di seluruh organisasi, seperti jarum menarik benang, meningkatkan efektivitas dan efisiensi fungsi pemasaran (Rogé, Hughes, & Simpson, 2011). Terdapat berbagai kebutuhan yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan kegiatannya, seperti kebutuhan akan suatu sistem yang terintegrasi dan sistematis yang dapat digunakan untuk mendapatkan, mengelola, serta menghasilkan informasi yang akurat dan real-time. Kebutuhan
1
2 tersebut dapat terpenuhi dengan adanya suatu sistem yang disebut ERP (Enterprise Resource Planning), yaitu suatu sistem yang dirancang untuk dapat mengintegrasikan seluruh area fungsional dan proses bisnis di dalam perusahaan. Sistem ERP merupakan sebuah perangkat lunak bisnis yang menyediakan prosedur standar, mengintegrasikan proses dan pekerjaan yang terkait, dan menyebarkan informasi ke seluruh organisasi (Rhodes, Lok, Yang, & Xia, 2011). ERP mengumpulkan informasi dari keseluruhan fungsi di dalam perusahaan agar seluruh perusahaan menjadi memiliki cakupan yang lebih luas. (Yahia, 2010). Microsoft Dynamics merupakan salah satu produk software ERP yang dapat membantu perusahaan dalam mengintegrasikan area fungsional dan proses bisnis yang ada pada perusahaan. PT. Megatama Inti Solusi merupakan sebuah perusahaan penyedia solusi teknologi informasi yang menawarkan implementasi sistem ERP kepada perusahaan dengan menggunakan produk software ERP dari Microsoft yaitu Microsoft Dynamics. Microsoft Dynamics yang diimplementasikan oleh PT. Megatama Inti Solusi terdiri dari Microsoft Dynamics Navision dan Microsoft Dynamics AX. Melalui PT. Megatama Inti Solusi, maka dilakukan implementasi sistem ERP pada PT. Abdi Karya Totabuan untuk modul Supply Chain Management yang telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
1.2
Ruang Lingkup Berikut ini merupakan ruang lingkup dari penyusunan skripsi, antara lain: 1. Rentang waktu kegiatan internship pada PT. Megatama Inti Solusi dilakukan selama 5 bulan, yaitu dari bulan Juli 2014 hingga November 2014. 2. Kegiatan yang dilakukan dalam internship merupakan kegiatan implementasi Microsoft Dynamics Navision pada PT. Abdi Karya Totabuan yang merupakan klien dari PT. Megatama Inti Solusi. 3. Penulis mengikuti kegiatan implementasi sampai dengan tahapan EndUser Training, yaitu tahapan untuk melakukan pelatihan kepada
3 pengguna akhir dari proyek ini, yaitu bagian kasir dan bagian gudang dari PT. Abdi Karya Totabuan. 4. Modul yang diterapkan pada PT. Abdi Karya Totabuan adalah modul Supply Chain Management dengan proses yang mencakup: •
Kegiatan pencatatan barang (Items)
•
Kegiatan pengadaan barang dengan menggunakan Transfer Order (TO) untuk mengatur proses perpindahan barang dari Gudang Pusat ke Gudang Display atau sebaliknya pada PT. Abdi Karya Totabuan
•
Kegiatan penjualan barang yang dilakukan dengan menggunakan Sales Order (SO), Sales Invoice, dan Sales Credit Memo yang mengatur proses penjualan barang hingga pada proses pembayaran, serta mengatur proses retur untuk pelanggan PT. Abdi Karya Totabuan.
5. Pada bagian penjualan diberikan penambahan fitur (add-on) berupa penerapan Point of Sales (POS) pada kasir yang terintegrasi langsung dengan Microsoft Dynamics Navision yang diimplementasikan. Ketika terjadi transaksi penjualan pada POS, maka Microsoft Dynamics Navision akan langsung secara otomatis membuat Payment dan Sales Invoice sesuai dengan transaksi yang terjadi pada POS.
1.3
Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini, yaitu: 1. Menganalisa proses bisnis yang sedang berjalan dan user requirement dari PT. Abdi Karya Totabuan. 2. Mengimplementasi Microsoft Dynamics Navision pada PT. Abdi Karya Totabuan sesuai dengan user requirement. 3. Menerapkan proses bisnis yang sesuai dengan user requirement dari PT. Abdi Karya Totabuan. 4. Membantu PT. Abdi Karya Totabuan dalam meningkatkan kinerja dari proses bisnis yang dilakukan, baik dalam proses bisnis pada kasir maupun proses bisnis pada gudang. 5. Mempercepat proses pencatatan dan pencarian data dalam perusahaan.
4 6. Meningkatkan kepuasan customer dengan mempercepat waktu tunggu setelah penerapan proses bisnis baru.
Manfaat dari penulisan skripsi ini, yaitu: 1. Dari hasil analisa proses bisnis dan user requirement pada PT. Abdi Karya Totabuan, dilakukan pengambilan keputusan solusi yang akan dilakukan terhadap masalah yang dihadapi. 2. PT. Abdi Karya Totabuan mengimplementasi Microsoft Dynamics Navision di dalam perusahaan sesuai user requirement yang ada, sehingga kinerja pada PT. Abdi Karya Totabuan menjadi meningkat. 3. Penerapan proses bisnis yang baru ke dalam perusahaan sesuai dengan proses bisnis yang telah direncanakan dan telah disesuaikan dengan user requirement, serta yang telah disetujui. 4. Kinerja dan proses bisnis pada kasir dan gudang di PT. Abdi Karya Totabuan menjadi lebih efektif dan efisien. 5. Pencatatan dan pencarian data yang dibutuhkan menjadi lebih cepat dan praktis, sehingga pekerjaan yang dilakukan menjadi lebih efektif dan efisien. 6. Meningkatkan kepuasan customer PT. Abdi Karya Totabuan dengan pelayanan yang cepat.
1.4
Metodologi Penelitian Metode yang digunakan dalam pengumpulan data dan informasi, serta referensi-referensi yang dibutuhkan dalam penyusunan skripsi ini terdiri dari beberapa metode, antara lain yaitu studi pustaka, wawancara, praktek kerja lapangan, serta analisa dan observasi. -
Studi Pustaka Studi pustaka yang dilakukan adalah untuk penyusunan landasan teori yang dibutuhkan di dalam skripsi yang menjadi acuan dan untuk menunjang penyusunan skripsi, yaitu mengenai teori umum dan teori khusus yang berhubungan dengan topik skripsi yang disusun.
-
Wawancara
5 Wawancara dilakukan kepada pihak klien dan pihak pengembang yang terlibat langsung dalam kegiatan implementasi. Pada pihak klien ditanyakan mengenai apa saja kebutuhan dan masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Pada pihak pengembang ditanyakan mengenai bagaimana proses dan perkembangan yang terjadi dalam kegiatan implementasi tersebut. -
Praktek Kerja Lapangan Terlibat langsung ke dalam proyek implementasi sistem ERP di PT. Abdi Karya Totabuan yang merupakan perusahaan klien PT. Megatama Inti Solusi dengan berperan aktif dalam membantu pengerjaan proses implementasi. Dari hasil praktek kerja lapangan ini, maka dapat mengetahui secara langsung bagaimana proses dan kendala apa saja yang terjadi pada saat melakukan implementasi sistem ERP di suatu perusahaan. Terdapat beberapa tahapan yang dilakukan dalam pengerjaan proyek implementasi ini yaitu dengan menggunakan metodologi implementasi dari Microsoft, antara lain:
Gambar 1.1 Metodologi Implementasi Microsoft
Berikut ini merupakan kegiatan dari tahapan metodologi implementasi yang dilakukan, antara lain:
6 •
Kick-Off Meeting Pada tahapan ini, dilakukan rapat awal untuk membahas beberapa hal, antara lain: o Menentukan tim proyek dan sumber daya yang dibutuhkan o Menentukan rencana kerja proyek dan ruang lingkup o Menentukan tugas masing-masing anggota tim proyek o Menentukan pengaturan software dan hardware
•
Analysis Mendaftarkan semua kebutuhan sistem dari keseluruhan departemen dan mendokumentasikan proses bisnis yang ingin dicapai secara detail.
•
Design & Mapping Analisis
kebutuhan
yang
mendalam
untuk
mengembangkan
spesifikasi desain yang dibutuhkan. Proses desain akan dipetakan ke Microsoft Dynamics Navision standar untuk dilakukan identifikasi area yang perlu dimodifikasi, serta dilakukan pengujian aplikasi. •
Key-User Training Persiapan materi pelatihan. Pelatihan terhadap key-user dari setiap area aplikasi.
•
Development Termasuk semua konfigurasi, modifikasi, dan laporan pengembangan yang telah diajukan, dimana berdasarkan pada analisa kebutuhan, serta dilakukan pengujian aplikasi yang dikembangkan.
•
Conference Room Pilot Pertemuan untuk mendemonstrasikan sistem kepada klien.
•
End-User Training Melakukan pelatihan terhadap end-user aplikasi.
•
Final System Set-Up Melakukan uji coba sistem akhir.
•
Go-Live Menerapkan dan mengoperasikan langsung aplikasi pada perusahaan klien.
7 Selain kegiatan diatas, terdapat beberapa kegiatan teknis yang diperlukan dalam proyek ini. Berikut ini merupakan kegiatan teknis dari tahapan metodologi implementasi yang dilakukan, antara lain: •
Installation and Setup Melakukan instalasi Microsoft Dynamics Navision dan POS di server dan di semua PC/Laptop klien.
•
Data Conversion Klien akan mengkonversi data yang ada ke file excel atau file teks. Data akan diatur untuk dapat dipindahkan ke Microsoft Dynamics Navision. Klien akan menyiapkan data dan PT. Megatama Inti Solusi akan mengunggah data ke dalam sistem. PT. Megatama Inti Solusi akan mengatur parameter dan data dasar yang dibutuhkan pada sistem.
•
Final Data Conversion Melakukan konversi data yang ada dan beginning balance yang dibutuhkan.
Analisa dan Observasi
-
Melakukan analisa serta observasi terhadap proses yang berjalan di dalam perusahaan yang kemudian digambarkan dalam bentuk diagram flowchart dan diagram-diagram lainnya.
1.5
Sistematika Penulisan Sistematika penulisan yang dilakukan pada penulisan skripsi ini akan dibagi menjadi lima bab yaitu: •
BAB 1: PENDAHULUAN Bab ini berisi mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.
•
BAB 2: LANDASAN TEORI Bab ini berisi mengenai teori-teori yang berkaitan dengan penulisan skripsi yang dapat dijadikan dasar dalam melakukan kegiatan analisa dan implementasi sistem ERP. Teori-teori yang akan dibahas pada skripsi ini
8 terdiri dari teori umum dan teori khusus. Pada bagian ini juga berisi kerangka pikir dari penyusunan skripsi. •
BAB 3: ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini berisi mengenai gambaran umum perusahaan, struktur organisasi, visi dan misi, struktur organisasi proyek, proses bisnis perusahaan klien yang sedang berjalan dan yang ingin dicapai, timeline proyek, masalah yang dihadapi oleh pihak klien, serta Length of Effort dari pengerjaan proyek.
•
BAB 4: DESAIN DAN IMPLEMENTASI Bab ini berisi mengenai kegiatan desain dan implementasi yang dilakukan pada perusahaan klien dengan menggunakan Microsoft Dynamics Navision.
•
BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi mengenai simpulan yang didapat dari hasil kegiatan desain dan implementasi yang dilakukan pada perusahaan klien, serta saran yang dapat dipertimbangkan dalam pengembangan selanjutnya.
