BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi saat ini sangat pesat dalam kehidupan sehari-hari dan juga adanya persaingan yang sangat ketat di dalam dunia bisnis, maka diperlukan adanya keseimbangan antara teknologi informasi dan sumber daya manusia. Teknologi infomasi pada suatu perusahaan sangat dibutuhkan karena dapat membantu dalam mencapai keuntungan besar dan juga membantu dalam memudahkan pekerjaan manusia. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan investasi IT. Menurut (Lisanti, 2011) “Investasi Teknologi Informasi atau Information Technology (IT) yang diharapkan dapat memberikan value kepada bisnis melalui perannya sebagai keunggulan kompetitif dan penciptaan inovasi selalu menjadi tujuan utama dari pelaku bisnis”. Di dalam suatu perusahaan, kegiatan-kegiatan yang dilakukan akan selalu berulang. Oleh karena itu, suatu perusahaan yang masih manual dapat memungkinkan terjadinya masalah serta sulitnya dalam pengambilan keputusan. Kemungkinan yang harus kita hindari pada manajemen manual seperti human error, kesalahan data serta tidak efisien. Setiap perusahaan yang manajemennya masih manual memungkinan untuk menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Menurut (Permatasari & Christian, 2010) mengatakan bahwa “Hasil yang dicapai adalah berupa perbaikan sistem informasi penggajian yang selama ini dilakukan secara manual.
Sistem
informasi
penggajian
yang
terkomputerisasi
dapat
memecahkan masalah – masalah yang terjadi pada sistem dan prosedur yang lama.” Oleh karena itu, investasi IT dalam suatu perusahaan sangat penting karena dapat mengurangi kemungkinan terjadinya masalah, menjadi lebih efektif dan efisien, dan memudahkan untuk memperbaharui data. Menurut (Satyawan, Haruadi, & Amelia, 2013) mengatakan bahwa “The Human Resource Development handles some activities, including recapitalize and create data report of employee’ presence, while the Finance 1
2 Division handles some activities, such as create data report of employees’.“ Kutipan jurnal ini menyimpulkan bahwa The Human Resources Development menangani beberapa kegiatan termasuk rekapitalisasi dan membuat laporan data karyawan, kehadiran, sedangkan Divisi Keuangan menangani beberapa kegiatan, seperti membuat laporan data karyawan, gaji. Perusahaan harus mengelola manajemennya dengan baik dan professional agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia yang baik dan sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan, dikarenakan Sumber Daya Manusia merupakan salah satu aspek penting perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Menurut
(Staniewski,
2011)
mengatakan
bahwa
“The
importance
of human capital is widely emphasised in the literature as regards the achievement of durable competitive edge. It turns out that a company may achieve an equally durable competitive edge owing to its innovativeness.” Kutipan jurnal ini menyimpulkan bahwa Pentingnya manusia sebagai aset yang memiliki hubungan dengan pencapaian keunggulan kompetitif yang tahan lama. Ternyata bahwa sebuah perusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif yang sama tahan lama karena melakukan inovasi oleh sumber daya manusia. Salah satu cara mengelola Sumber Daya Manusia yang baik adalah dengan memberikan gaji sesuai dengan kemampuan setiap karyawannya. Karena itu memiliki sistem penggajian yang baik adalah sebuah keharusan bagi perusahaan sehingga kita dapat menghindari segala kemungkinan terjadinya kesalahan.
Menurut (Singh & Jain, 2013) mengatakan bahwa
“This will dramatically reduce the manual error and permit more study at lower cost and effort. One of the main jobs of admin section is to generate pay roll for all the employees and their Payment reports.” Kutipan jurnal tersebut dapat disimpulkan bahwa secara dramatis ini akan mengurangi kesalahan manual dan mengizinkan untuk melakukan studi dengan biaya dan usaha yang lebih kecil. Salah satu tugas utama dari bagian admin adalah untuk menghitung gaji untuk semua karyawan dan laporan pembayaran. PT. Gilang Agung Persada adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang pemasaran gaya hidup dan manajemen merek sebagai retail dan dan distribusi label fashion dan arloji ternama. Dalam kegiatan prosedur penggajian PT. Gilang Agung Persada masih menggunakan pencatatan
3 manual. Prosedur penggajian yang masih manual dapat menimbulkan kesalahan-kesalahan. Untuk mencegah terjadinya kesalahan-kesalahan maka perusahaan ini membutuhkan sistem infomarsi akuntansi penggajian yang tekomputerisasi untuk mendukung prosedur perhitungan gaji karyawan. Dengan menggunakan bantuan sistem yang terstruktur dan terkendali dapat memudahkan dalam proses penggajian di perusahaan.
1.2 Ruang Lingkup Berdasarkan dari survei yang penulis lakukan pada PT. Gilang Agung Persada, dimana dalam penelitian penulis membahas tentang topik Payroll, maka ruang lingkup dari penelitian yang penulis lakukan meliputi: a. Kontrak kerja b. Prosedur pencatatan kehadiran c. Prosedur pencatatan lembur d. Prosedur pencatatan cuti e. Prosedur penghitungan gaji f. Prosedur pembuatan slip gaji g. Prosedur pembuatan surat pengunduran diri h. Prosedur pembuatan laporan kehadiran i. Prosedur pembuatan laporan lembur j. Prosedur pembuatan laporan cuti k. Prosedur pembuatan laporan penggajian l. Prosedur pembuatan laporan pengunduran diri m. Prosedur pembuatan jurnal penggajian
n. Prosedur pembuatan jurnal pengeluaran kas
4 o. Merancang sistem informasi penggajian dengan bahasa pemrograman C#
1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan : 1. Menganalisis prosedur penggajian dan pengeluaran kas PT. Gilang Agung Persada. 2. Mengidentifikasi masalah yang terjadi dalam prosedur penggajian dan pengeluaran kas PT. Gilang Agung Persada. 3. Merancang sistem informasi akuntansi pada bidang penggajian dan pengeluaran kas sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Manfaat : 1. Meningkatkan pengendalian internal dalam sistem penggajian karyawan sehingga karyawan mengetahui detail perhitungan gaji masing-masing. 2. Membantu mengatasi masalah yang ada pada bagian HRD dalam melakukan perhitungan gaji karyawan dan pengeluaran kas perusahaan. 3. Membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan dengan adanya informasi yang tersedia, tepat, dan verified.
1.4 Metodologi Dalam penyusunan penelitian ini, kelompok kami menggunakan metodemetode sebagai berikut : a. Studi Pustaka Dalam metode ini penulis mengumpulkan informasi dengan membaca buku-buku ilmiah dan e-journal/paper ilmiah.
b. Studi Lapangan i.
Observasi
5 Dalam penulisan ini penulis mengunjungi PT. Gilang Agung Persada untuk mendapatkan informasi tentang proses penggajian yang sedang berjalan, mengumpulkan data absensi dan cuti serta database yang diperlukan. ii.
Wawancara Penulis melakukan wawancara dengan IT Supervisor untuk mengetahui proses penggajian yang sedang berjalan.
c. Metode Analisis •
Mengumpulkan data yang diperlukan dengan cara melakukan survei proses penggajian yang berjalan pada perusahaan.
•
Menganalisis proses penggajian yang berjalan pada perusahaan.
•
Mendeskripsikan kebutuhan yang diperlukan untuk menunjang kinerja perusahaan dalam proses penggajian.
d. Metodologi Perancangan Metode perancangan yang digunakan adalah metode Object Oriented and Design with unified process yang meliputi: i.
UML Activity Diagram
ii.
Event Table
iii.
UML Use Case Diagram
iv.
Domain Class Diagram
v.
State Machine Diagram
vi.
User Goals
vii.
Rancangan Formulir
viii.
System Interface
ix.
Rancangan Laporan
x.
System Output
6 xi.
System Security and Control
1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan ini pada hakekat nya disusun secara teratur dalam lima bab. Hal ini dilakukan dengan tujuan mempermudah dan memberikan gambaran yang jelas dalam penulisan skripsi ini. Isi bab-bab tersebut secara sistematika diuraikan sebagai berikut :
BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini mengemukakan latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan serta sistematika penulisan.
BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini mengemukakan tentang teori-teori umum sistem informasi penggajian, teori tentang analisis dan perancangan sistem informasi berorientasi obyek serta teori khusus yang mendukung penelitian sesuai dengan judul skripsi.
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Bab ini mengemukakan tentang gambaran umum perusahaan, bidang usaha perusahaan, struktur organisasi perusahaan, sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan, analisis hasil survey dan identifikasi kebutuhan informasi.
BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini mengemukakan tentang sistem yang diusulkan dan berisi tentang narasi sistem yang diusulkan, UML Activity Diagram, Event Table, Use Case Diagram, Rancangan Formulir, Rancangan Laporan, System Interface, System Output, System security and control.
7 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini merupakan bab terakhir yang berisi kesimpulan yang diperoleh dari analisis bab sebelumnya dan berisi saran-saran mengenai hasil penelitian rancangan sistem yang dihasilkan.
