BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini akan diuraikan ha-hal yang menjadi dasar dilakukannya penelitian ini. Hal-hal tersebut meliputi latar belakang dan perumusan masalah dari penelitian tugas akhir ini. Kemudian, bab ini juga akan menjelaskan mengenai tujuan, manfaat, batasan penelitian, serta sistematika penulisan dari penelitian ini.
1.1 Latar Belakang Perkembangan industri di era globalisasi memacu setiap pelaku industri agar dapat bersaing
di
tingkat
domestik
maupun
internasional.
Kolaborasi
yang
berkesinambungan antar perusahaan menjadi kunci keberhasilan dalam bersaing dan meningkatkan keuntungan. Perusahaan harus bekerja secara bersama-sama, membentuk jaringan dalam rangka untuk mendukung kegiatan bisnis mereka, yang kemudian disebut dengan konsep Supply Chain Management. Supply Chain merupakan jaringan perusahaan-perusahaan yang secara bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai akhir. Konsep supply chain bertujuan untuk memberikan service level yang tinggi kepada setiap konsumen dengan kerjasama untuk membuat produk yang murah, mengirimkan tepat waktu, dan dengan kualitas yang bagus (Pujawan, 2009). Konsep supply chain mencakup beberapa aliran yang harus dikelola. Pertama, aliran barang yang mengalir dari hulu (upstream) ke hilir (downstream). Kedua, aliran uang dari hilir ke hulu. Dan yang ketiga, aliran informasi yang biasanya terjadi dari hulu ke hilir ataupun sebaliknya (Pujawan, 2009). Salah satu entitas penting yang mendukung konsep supply chain management adalah supplier. Setiap perusahaan membutuhkan supplier untuk memasok setiap kebutuhan material perusahaan untuk memproduksi produk akhir. Supplier berperan di lini hulu (upstream) dan sangat penting posisinya di industri. Supplier erat kaitannya dengan bagian procurement (pengadaan) pada perusahaan, oleh katena itu kinerja dari bagian procurement akan sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam membangun kegiatan usahanya secara efektif dan efisien. Peran procurement sangat penting terutama di berbagai perusahaan manufaktur di mana
1
presentase biaya-biaya material (pengadaan) bisa mencapai antara 40% - 70% dari biaya sebuah produk akhir (Pujawan, 2009). Ini yang mengindikasikan bahwa efisiensi di bagian pengadaan sangat berperan penting untuk meningkatkan keuntungan (profit) sebuah perusahaan.
Gambar 1.1 Simplikasi Model Supply Chain Tiga Macam Aliran (Pujawan, 2009)
Seiring dengan perkembangan teknologi dan memendeknya siklus hidup produk, supplier dituntut mampu memberikan pelayanan (service level) yang tinggi kepada para konsumen sehingga memberikan kepuasan bagi setiap konsumen. Selain itu, usaha ini pun harus ditunjang dengan kualitas yang bagus untuk setiap konsumen di industri. Selain dari sisi fisik (material) dan pelayanan yang diberikan, supplier juga harus mampu melakukan negosiasi yang mumpuni untuk menyakinkan setiap calon mitra bisnisnya agar dapat dipercaya sebagai rekan kerja di industri. Inilah tantangan yang harus dijawab oleh setiap supplier sebagai salah satu pelaku industri untuk dapat memberikan komitmen itu semua kepada konsumen. Namun, hal ini juga bukan hanya menjadi tanggung jawab supplier akan tetapi juga menjadi tanggung jawab perusahaan. Perusahaan juga harus menyusun strategi dalam menentukan supplier yang akan menjadi rekan kerjasamanya. Semua komponen dalam perusahan harus berkolaborasi untuk mendapatkan hasil kerja yang efektif dan kegiatan kerja yang efisien. Di berbagi perusahaan, baik industri manufaktur maupun migas, aktor utama yang memegang peranan terhadap kegiatan 2
degan supplier adalah bagian procurement. Inilah yang mendasari pentingnya peranan departemen procurement sebagai aktor utama dan garda terdepan bagi perusahaan seperti pada departemen SCM Pertamina Talisman Jambi Merang. Pertamina Talisman Jambi Merang (PTJM) merupakan Badan Operasi Bersama yang dimiliki oleh PT. Pertamina Hulu Energi Jambi Merang, Talisman Ltd dan Pasific Oil & Gas Ltd. (Jambi Merang) Ltd. Komposisi saham PT. Pertamina Hulu Energi 59%, Talisman Energy Ltd., 25% dan Pasific Oil % Gas Ltd., 25%. Kontrak PSC PTJM yang ditandatangani pada 10 Februari 1989. Visi PTJM yakni menjadi JOB terbaik dan terbesar dalam produksi gas. Misi, meningkatkan dan memelihara keselamatan, kesehatan kerja dan lingkungan kerja yang kondusif; meningkatkan cadangan, produksi dan laba dengan menerapkan teknologi modern dan strategi eksplorasi yang tepat serta mengimplementasikan Good Corporate Governance dengan menerapkan etika bisnis yang baik. PTJM memiliki 3 lapangan yang terdiri dari lapangan Gelam, Sungai Kenawang dan Pulai Gading. JOB PTJM saat ini telah mencapai produksi per hari yang terus meningkat. Produksi gas ini disalurkan melalui pipa gas PT. Transportasi Gas Indonesia ke PT. Chevron Pasific Indonesia (“CPI”) dan Perusahaan Daerah Pertambangan dan Energi (“PDPDE”). Adapun produksi kondensat yang disalurkan melalui pipa ke Petro China International Jabung Ltd. JOB PTJM juga telah melakukan perjanjian jual beli gas dengan PLN, PT. Pembangunan Kota Batam, dan melakukan inisiasi penjualan gas ke beberapa perusahaan daerah sekitar Sumatera Selatan, Jambi, Batam dan Riau untuk menjamin ketersediaan energi daerah. Pertamina-Talisman Jambi Merang (PTJM) berkomitmen mendukung peningkatan produksi minyak dan gas nasional dan berperan dalam mewujudkan visi dan misi menjadi Joint Operating Body terbesar dalam produksi gas alam. JOB PTJM mampu meproduksi gas sebesar 120 BBTUD (Billion British Thermal Unit Per Day) atau setara dengan 28.200 BOEPD (Barrel Oil Eqivalent Per Day) dan kondensat, rata-rata sebesar 5.600 BPCD (Barrel Per Calender Day). Dari data tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk mendapatkan hasil produksi yang besar banyak fasilitas yang terlibat pada proses produksi. Salah satu fasilitas pendukung
3
produksi gas yaitu mesin. Pada proses produksi dan pengolahan gas terdapat berbagai fasilitas yang terlibat di dalamnya. Bahkan jika ditelaah lebih dalam terdapat puluhan elemen yang mendukung kinerja dari berbagai mesin tersebut. Berikut merupakan fasilitas-fasilitas yang terlibat pada proses produksi dan pengolahan gas di PTJM.
Gambar 1.2 Fasilitas Produksi Gas Plant SKN dan Pulau Gading (Sumber: PTJM, 2013) Setiap fasilitas dan elemen yang terlibat pada proses produksi dan pengolahan gas pada dasarnya merupakan item yang kritis, sehingga harus selalu dilakukan perawatan untuk menjaga kinerja dari fasilitas dan ketersediaan dari elemen tersebut. Proses yang kompleks pada industri hulu migas membuat setiap elemen yang terlibat menjadi sangat penting. Ketidaktersediaan elemen-elemen tersebut karena keterlambatan pengiriman dari komponen tersebut dapat mempengaruhi perencanaan perbaikan secara berkala di fasilitas produksi PTJM. Selain itu, dampak lainnya yang dapat ditimbulkan adalah kerugian waktu yang dialami oleh perusahaan, dan lebih jauh bagi dapat terjadi penurunan pendapatan perusahaan dikarenakan keterlambatan dari komponen-komponen perbaikan pendukung fasilitas produksi. Berikut merupakan persentase komponen yang memiliki kontribusi konsumsi dalam kegiatan maintenance di PTJM.
4
Persentase Kontribusi Konsumsi Komponen Replacement pada Maintenance periode April 2014
Other Supporting Components 10% Coupling Fleet 8%
Gasket Gasket 27%
Valve Injector
V-Belt 14%
V-Belt Coupling Fleet Valve 23%
Injector 18%
Other Supporting Components
Gambar 1.3 Kontribusi Konsumsi Komponen Pendukung Fasilitas Produksi (Sumber: PTJM, 2013) Berdasarkan hasil wawancara dengan logistic specialist (Pak Alamsyah) di departemen SCM, dari berbagai komponen pendukung yang berkontribusi, item gasket merupakan komponen yang paling banyak memberikan kontribusi konsumsi dalam perbaikan berkala yang dilakukan PTJM pada fasilitas produksi seperti mesin Solar Turbin, CO2 Removal Machine, Wellhead Machine dan Gas Compressor. Dari data di atas, pada periode maintenance yang dilakukan oleh PTJM, komponen gasket menjadi komponen yang dikonsumsi paling banyak, dibandingkan dengan komponen pendukung fasilitas produksi lainnya. Dengan tingginya kontribusi dari item gasket tersebut, maka pengadaan dari komponen tersebut harus dilakukan dengan memilih pemasok terbaik untuk menjamin ketepatan pengiriman dari komponen gasket tersebut. Secara umum, Gasket dapat didefinisikan sebagai bahan atau material yang dipasang diantara dua permukaan benda, di mana di dalamnya terdapat fluida bertekanan, untuk mencegah terjadinya kebocoran. Pada sambungan dua permukaan benda, khususnya pada saat memasang komponen mesin, memerlukan komponen antara. Komponen ini befungsi sebagai perapat dari sambungan. Perapat ini diperlukan karena memang tingkat kekasaran pada kedua komponen mesin akan memungkinkan terjadinya kebocoran. Gasket
5
inilah yang akan berfungsi sebagai komponen antara untuk mencegah terjadinya kebocoran dari tekanan gas dan kondensat yang sangat tinggi, yang keluar dari perut bumi melalui mesin produksi.
Gambar 1.4 Marking Spiral Wound Gaskets (Sumber: http://www.wermac.org) Pengadaan komponen gasket harus dilakukan sebaik mungkin dengan memilih pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan dan permintaan perusahaan. Kegiatan pengadaan di PTJM dilakukan di bawah Departemen. Departemen SCM PTJM menaungi dua sub departemen yaitu Supply Chain Mangement bagian Procurement dan Logistic. Kedua bagian ini menjadi pintu masuk utama setiap supplier yang ingin menjadi rekanan. Bagian Logistik di Departemen SCM PTJM akan bertugas menangani Customs Clearance dari setiap pengadaan yang bersifat impor, sedangkan bagian Procurement bertugas untuk melakukan kegiatan proses pengadaan untuk setiap kebutuhan perusahaan, termasuk untuk item gasket tersebut. Selanjutnya, pada tahap akhir proses pengadaan, bagian procurement akan
6
memberikan purchase order (PO) kepada supplier yang dapat memenuhi persyaratan dari dokumen penawaran perusahaan. Dari dokumen PO ditetapkan waktu pengiriman dan jumlah barang yang harus dikirimkan sebagai data acuan sekaligus nota kesepakatan antara perusahaan dan supplier.
Standar Delivery Time dan Actual Delivery Time Gasket Vendor 500
Hari
400
422 302307
372 320
PT. A
PT. B
312315
377 325
316
325337
PT. C
PT. D
PT. E
PT. F
300309
300 200 100 0 PT. G
Supplier/Vendor Standar Delivery Time
Aktual Delivery Time
Gambar 1.5 Waktu Standar dan Aktual Pengiriman Gasket Tahun 2013 (Sumber : PTJM, 2013) Dari data pada Gambar 1.5 dapat diuraikan bahwa data waktu standar pengiriman untuk setiap pemasok berbeda-beda, hal ini dikarenakan setiap pemasok memiliki kesepakatan yang berbeda dengan pihak perusahaan. Krause dan Ellram (1997), dalam sebuah survei terhadap 350 - 500 perusahaan disimpulkan bahwa evaluasi kinerja merupakan hal penting dilakukan sebagai program pengembangan supplier. Walaupun perusahaan tidak memiliki program pengembangan formal, evaluasi supplier merupakan hal penting. Menurut Hugos (2003) nilai dari kualitas produk, pelayanan dan ketepatan waktu pengiriman merupakan faktor yang dapat dipertimbangkan dalam mengevaluasi supplier. Dari Gambar 1.5, rata-rata standar waktu pengiriman untuk pengadaan komponen gasket yaitu selama 314,2 hari. Rata-rata waktu pengiriman yang cukup lama ini dikarenakan komponen gasket ini didatangkan dari luar negeri (import), selain itu 7
pengadaan yang dilakukan dalam bentuk make to order atau pengadaan yang dilaksanakan ketika jumlah order yang diberikan sudah disepakati. Selain itu, sebagai BUMN, PTJM juga harus mematuhi aturan yang berlaku yaitu dengan mempertimbangkan TKDN (Total Kandungan Dalam Negeri) dari komponen gasket tersebut.
Setiap komponen gasket harus memiliki kandungan pengerjaan
sebesar 30% yang dikerjakan di dalam negeri. Dari Gambar 1.5, diketahui bahwa waktu
pengiriman
komponen
gasket
mengalami
keterlambatan,
bahkan
keterlambatan pengiriman terjadi pada semua supplier yang sudah dipilih oleh perusahaan. Keterlambatan pengiriman yang tejadi pada komponen gasket, secara langsung dapat mengganggu ketersediaan komponen dalam rangka perbaikan berkala yang dilakukan oleh perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus lebih cermat dan ketat dalam melakukan pemilihan supplier gasket. Dengan adanya keterlambatan tersebut, mengindikasikan bahwa kesepakatan yang ada pada dokumen pembelian atau purchase order (PO) tidak dilaksanakan dengan baik oleh supplier. Evaluasi kinerja supplier di PTJM selama ini masih dilakukan secara informal yaitu hanya dengan mempertimbangkan delivery dan harga.
Harga
Harga Komponen Gasket per Pemasok (USD)
PT. A, 30 PT. B, 28.93 PT. E, 29.7 PT. C, 25.575 PT. D, 24.54 PT. G, 23.8875 PT. F, 23.57
PT. A
PT. B
PT. C
PT. D
PT. E
PT. F
PT. G
Supplier
Gambar 1.6 Harga Komponen Gasket per Pemasok Tahun 2013 (Sumber : PTJM, 2013) Kriteria tersebut masih belum sepenuhnya merepresentasikan kapabilitas dan kinerja dari supplier dalam menyediakan barang yang dibutuhkan perusahaan.
8
Dalam kondisi seperti ini, perusahaan dituntut memiliki dukungan dari supplier yang handal dalam memasok komponen gasket, sehingga jadwal perbaikan yang diinginkan dapat tercapai dengan baik. Kehandalan supplier yang dimaksud tentu saja tidak hanya tercermin dari kemampuan memasok produk yang murah, berkualitas dan tepat waktu. Namun, supplier harus mampu memberikan service yang maksimal, baik dari kelancaran komunikasi dan informasi, responsif dan mempertimbangkan aspek lingkungan maupun tanggung jawab penyediaan dalam negeri untuk barang yang dibutuhkan. Oleh karena itu, keadaan ini mengindikasikan pentingnya melakukan evaluasi kinerja atau performansi dari setiap supplier gasket yang bekerjasama dengan PTJM dengan menggunakan kriteria-kriteria yang juga memberikan penilaian terhadap kualitas, pengiriman, harga atau biaya, fleksibilitas, responsif, aspek keselamatan kesehatan lingkungan serta aspek kontribusi dalam negeri yang diberikan oleh supplier kepada perusahaan. Tahap awal yang harus dilakukan sebelum proses pembobotan atau penentuan prioritas kriteria penilaian adalah tahap identifikasi ulang kriteria penilaian kinerja yang dilakukan oleh pihak procurement perusahaan untuk merepresentasikan kebutuhan perusahaan saat ini. Identifikasi kriteria dilakukan dengan metode focus group discussion, guna menampung opini subyektif dari setiap individu (responden). Kriteria awal yang akan diajukan ke responden untuk ditentukan sebagai kerangka akhir dalam penilaian kinerja supplier gasket merupakan kriteria penilaian kinerja supplier menurut Dickson (1966), Iriani (2007), Basuki (2008) dan Kusuman & Suparno (2011). Sistem evaluasi kinerja yang dijalankan sangat memungkinkan dilakukan dengan sejumlah krietia penilaian, baik dari kriteria kuantitatif maupun dengan kriteria kualitatif. Berdasarkan kondisi tersebut, perusahaan memerlukan metode Multi-Attribute yang dapat mengakomodasi kombinasi dari kriteria kuantitatif dan kualitatif. Metode Multi-Attribute yang sesuai untuk digunakan pada penilaian evaluasi supplier ini yaitu dengan menggunakan metode FAHP (Fuzzy Analytical Hierarchy Process) dan TOPSIS (Technique for Order Preference by Similarity to Ideal Solution) untuk menentukan prioritas atau bobot dari setiap kriteria penilaian pemasok dan untuk mengetahui nilai kinerja dari setiap pemasok gasket PTJM.
9
Hasil dari evaluasi kinerja ini dapat dijadikan acuan bagi supplier untuk meningkatkan kapabilitasnya dalam menjalankan kerjasama pengadaan dengan PTJM. Selain itu, dengan adanya penilaian kinerja supplier juga dapat menjadi acuan agar tingkat persaingan dari setiap supplier menjadi lebih kompetitif. Sehingga perusahaan akan mempunyai banyak pilihan supplier yang dapat diandalkan dalam menjalankan kerjasama pengadaan.
1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang yang telah dipaparkan, permasalahan yang dapat dirumuskan dalam penelitian ini yaitu:
1.
Bagaimana menentukan bobot dari kriteria-kriteria performansi supplier gasket?
2.
Bagaimana memberikan informasi performansi supplier gasket di PTJM?
1.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk: 1.
Menentukan bobot prioritas dari kriteri-kriteria performansi supplier gasket.
2.
Melakukan evaluasi performansi dan peringkat penilaian kepada setiap supplier gasket di PTJM.
1.4 Batasan Penelitian Sebagai upaya untuk memfokuskan penelitian, maka pada penelitian ini diberikan batasan-batasan sebagai berikut: 1.
Penelitian ini dilakukan di PTJM pada Departemen SCM PTJM.
2.
Penelitian hanya dilakukan pada supplier gasket.
3.
Data kriteria diambil dengan menggunakan metode wawancara dan kuisioner.
1.5 Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian yang dilakukan ini yaitu : 1.
Memberikan informasi performansi dari setiap supplier yang bekerjasama dengan JOB PTJM, khususnya supplier gasket sebagai upaya untuk menjaga
10
dan meningkatkan kinerja dari supplier secara berkesinambungan serta menjaga tingkat kompetisi dari setiap supplier agar lebih sehat. 2.
Metode yang digunakan pada penelitian ini dapat dijadikan acuan oleh perusahaan untuk melakukan penilaian kinerja pemasok, baik sebagai acuan template penilaian maupun untuk pembuatan sistem penilaian kinerja pemasok.
1.6 Sistematika Penulisan Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut: Bab 1 Pendahuluan Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang tentang alasan pengambilan permasalahan pada supplier dan bagian procurement. Selanjutnya menentukan perumusan masalah dan tujuan dari penelitian yang akan dilakukan serta manfaat dari penelitian bagi perusahaan maupun batasan masalah untuk memfokuskan penelitian ini. Bab 2 Landasan Teori Bab ini menjelaskan mengenai dasar teori yang berhubungan dengan penelitian serta teori-teori yang mendukung penulisan penelitian ini yang berkaitan dengan kegiatan pengadaan (procurement) dan evaluasi performansi vendor maupun pemilihannya, sehingga majadikan penelitian ini sesuai dengan konsep-konsep maupun literatur yang sudah ada sebelumnya. Bab 3 Metodologi Penelitian Bab ini menjelaskan mengenai metode-metode maupun pendekatan-pendekatan yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan melalaui tahapan-tahapan yang sistematis sehingga penelitian ini dapat memberikan usulan solusi. Bab 4 Pengumpulan dan Pengolahan Data Bab ini menjelaskan mengenai data yang diperlukan dalam penelitian melalui berbagai proses seperti wawancara, observasi sesuai dengan kebutuhan penelitian. Serta melakukan pengolahan data sesuai dengan metode-metode dan pendekatanpendekatannya, 11
Bab 5 Analisis Bab ini menjelaskan mengenai analisis yang dilakukan peneliti pada penelitian ini dari pengolahan data yang dilakukan pada bab sebelumnya. Analisis ini meliputi analisis vendor potensial dan ukuran performansi kritis. Bab 6 Kesimpulan dan Saran Bab ini menjelaskan mengenai hasil dari analisis yang telah dilakukan pada bab sebelumnya serta memberikan usulan peringkat vendor yang sustainable dan potensial bagi perusahaan dan faktor-faktor kritis yang harus dipenuhi oleh setiap vendor serta usulan reduksi biaya yang bisa diperoleh oleh perusahaan dari proses pengadaan.
12
