BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pada saat ini perkembangan teknologi dan informasi berkembang begitu pesat diikuti dengan tingkat persaingan yang begitu ketat dan tuntutan globalisasi yang menyebabkan lingkungan bisnis mengalami perubahan yang sangat pesat. Besarnya dampak dan manfaat dari teknologi telah membuat banyak perusahaan mengadopsi teknologi ke dalam proses bisnisnya untuk menggantikan kegiatan manual yang tidak lagi dapat diandalkan. Banyak perusahaan yang memanfaatkan teknologi dan mengembangkan sistem informasi yang terintergrasi di dalam proses bisnis, agar pertukaran informasi antara bagian di dalam perusahaan dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Husni et al (2010: 970), mengatakan bahwa ketika organisasi menjadi semakin besar, maka informasi menjadi semakin penting sebagai salah satu alat bantu bagi manajer dalam menjalankan tugas serta fungsinya. informasi yang tepat waktu, lengkap dan relevan dibutuhkan untuk perencanaan dan pengambilan keputusan dalam rangka usaha untuk mencapai tujuan strategis perusahaan. Sistem informasi juga diperlukan dalam pengadaan persediaan bahan baku untuk kelancaran proses pembelian bahan baku dari pemasok serta kepada pembeli. Prosedur pembelian bahan baku melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar pelaksanaan pembelian bahan baku dapat diawasi dengan baik dan dapat dengan baik mengkoordinasikan aliran material, informasi, pembelian, keuangan antara pelanggan, perusahaan, supplier untuk memenuhi pemesanan pelanggan. Kekacauan sering kali terjadi dalam prosedur pembelian bahan baku adalah lemahnya pengendalian intern pada sistem dan prosedur yang mengatur suatu transaksi. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka setiap perusahaan perlu menyusun suatu sistem dan prosedur yang dapat menciptakan pengendalian intern yang baik untuk mengatur pelaksanaan transaksi perusahaan. CV. Sumber Abadi merupakan perusahaan toko besi yang menjual bahan bangunan dan alat listrik dengan NPWP 07.000.618.4.416.000. CV. Sumber Abadi banyak melakukan pembelian kepada PT. Inti Persada sebagai supplier utama yang memasok persediaan CV. Sumber Abadi. Salah satu komponen yang dibutuhkan selama proses bisnis adalah pembelian bahan jadi dari pemasok yang nantinya akan dijual kepada pelanggan CV. Sumber Abadi yang ingin membeli sebuah bahan bangunan dan alat listrik. Agar tidak terjadi pembelian persediaan yang berlebihan 1
2 maupun kekurangan maka perlu ditingkatkan beberapa hal yaitu berapa besarnya yang bersangkutan tersebut akan mengadakan pembelian kembali apabila persediaan dalam perusahaan tersebut diraskan sudah semakin habis. Masalah pembelian dan persediaan inilah yang menjadi fokus permasalahan yang perlu penanganan serius oleh perusahaan. Mengingat permasalahan yang ada yakni penanganan pembelian persediaan bahan jadi pada CV. Sumber Abadi, serta pentingnya pengendalian intern yang berhubungan dengan prosedur pembelian persediaan bahan baku jadi agar terhindar kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja dan penyelewengan yang dilakukan oleh pihak manajemen atau pekerja, serta menjaga asset perusahaan yang sangat berharga. Permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan ini adalah pengelolaan persediaan yang belum terintegrasi dan pencatatan yang masih belum terotomatisasi maka diperlukan sistem yang membantu perusahaan dalam melakukan pembelian agar persediaan akan barang jadi selalu tersedia bagi pembeli dan menjaga agar posisi persediaan tetap tersedia untuk menghindari out of stock, dalam pengelolaan persediaan yang tidak terdapat dokumen pendukung yang kuat atas transaksi yang terjadi, dan dalam proses pembelian akan timbul adanya utang usaha dimana didalam perusahaan ini belum ada sistem pengelolaan utang yang memberi informasi mengenai utang yang akan jatuh tempo. Oleh karena itu, perlu adanya sistem pembelian yang baik dan pengelolaan yang baik antara bagian pembelian dan persediaan serta pentingnya pengendalian intern perusahaan untuk dapat mengurangi penyelewengan-penyelewengan yang ada dalam perusahaan. Dengan adanya sistem informasi kelancaran oprasional perushaan akan terjaga, serta diterapkannya sistem akuntansi pembelian yang baik dapat mengurangi penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam oprasional sehari-hari.
1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah yang akan dibahas dalam penulisan ini adalah sebagai berikut: -
Identifikasi masalah pembelian: Belum baiknya pengelolaan pembelian dikarenakan semua pencatatan pembelian masih dilakukan secara trandisional dan sederhana, belum adanya laporan yang dihasilkan untuk mendukung proses bisnis perusahaan, dan tidak ada dokumen pendukung seperti tidak adanya dokumen atas barang tidak sesuai dengan pesanan untuk dikembalikan
3 ke pemasok atau barang yang rusak tidak bisa dikembalikan yang mengakibatkan sulitnya dalam menentukan nilai utang secara akurat. Hal itu menyebabkan banyaknya kesalahan dalam pencatatan atas retur barang dan juga pembelian tidak sesuai dengan kodisi persediaan secara aktual, terkadang terjadi ketidak sesuaian antara data barang dengan kondisi fisik barang di gudang terkadang pembelian dilakukan secara berlebihan. Selain itu, berdampak pada pengelolaan persediaan yang kurang baik sehingga sering terjadi out of stock yang disebabkan oleh pembelian terhadap persediaan barang yang belum terotorisasi dengan baik dan belum ada sistem yang mendukung pada siklus pembelian terkait dengan reorder point pada quantity on hand. Kurang baiknya pengelolaan dalam siklus pembelian menyebabkan adanya utang usaha yang belum terbayarkan dan banyak yang telah lewat dari jatuh tempo hal ini disebabkan karena perusahaan ini belum adanya sistem pengelolaan utang yang memberikan informasi secara akurat mengenai utang yang akan jatuh tempo. -
Identifikasi masalah persediaan : Hal itu disebabkan karena kurang kuatnya dokumen pendukung atas transaksi yang terjadi yang dilakukan oleh bagian pembelian dan penerimaan sehingga sering terjadi ketidaksesuaian pencatatan persediaaan dengan bukti fisik persediaan yang ada.
1.3 Ruang Lingkup Penulisan skripsi ini, akan membahas pada analisis sistem informasi akutansi khususnya sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan perusahaan. Dimana siklus pembelian tersebut melingkupi pembelian tunai dan kredit, serta persediaan yang terdapat dalam suatu perusahaan. Dalam skripsi ini terdapat beberapa pokok bahasan yaitu : 1. Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang melingkupi kegiatan purchase order, surat permintaan penawaran harga, retur pembelian, penerimaan bukti berupa dokumen dan formulir pemesanan, pengeluaran kas baik pembelian secara tunai dan kredit dengan menggunakan bukti kas keluar dan giro, pencatatan utang untuk pembelian kredit, dan merancang sistem yang dapat menghasilkan laporan terkait laporan hutang, laporan bukti kas keluar, laporan pembelian selain itu merancang sistem yang dapat mengelola pembelian terkait dengan reorder point atau ROP yang mengatur batas atau titik pemesanan kembali terkait dengan
4 quantity on hand yang mengatur pemesanan kembali mencegah agar quantity on hand selalu diatas reorder point sehingga tidak terjadi kekurangan persediaan, penerbitan bukti kas keluar atas pembelian barang ke pemasok sampai dengan pembuatan laporan terkait laporan pembelian tunai dan kredit. Perancangan sistim informasi akuntansi siklus pembelian terdapat pengendalian internal pada sistem yang berhubungan dengan siklus pembelian, dan tidak membahas mengenai pajak pertambahan nilai (PPN). 2. Perancangan sistem informasi akuntansi persediaan barang yang berkaitan dengan kegiatan penerimaan barang yang dipesan, pengecekan dengan bukti pesanan, dokumen yang berkaitan dengan persediaan, prosedur penerimaan barang serta bukti penerimaan barang dan hasil perhitungan fisik, prosedur persediaan barang baik keluar maupun masuknya barang dan pengendalian terhadap otorisasi dokumen, serta pengendalian stock fisik di gudang maupun pembahasan persediaan dibatasi hanya pada perhitungan reorder point. 3. Perancangan sistem informasi akuntansi utang usaha yang berkaitan dengan prosedur pencatatan utang, prosedur pencatatan pembayaran atas utang pembelian yang menggunakan cash/giro/cek/transfer dan sistem pengelolaan utang yang memberikan informasi mengenai utang yang akan jatuh tempo sampai dengan pembuatan laporan terkait laporan hutang, dan laporan bukti kas keluar,.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penulisan Skripsi 1.4.1 Tujuan Tujuan penulisan ini antara lain : 1. Merancang sistem informasi akuntansi untuk siklus pembelian dan persediaan pada C.V Sumber Abadi. 2. Mengidentifikasi dan menganalisis masalah-masalah dan kelemahankelemahan yang ada pada sistem pembelian dan persediaan . Hal ini dilakukan dalam rangka mencapai pengelolaan pembelian dan persedian yang efektif dan efisien untuk dapat diterapkan oleh perusahaan. 3. Merancang sistem yang dapat menyediakan dokumen dan laporan yang dibutuhkan oleh manajemen secara tepat waktu, akurat, relevan, dan up to date. 1.4.2 Manfaat Manfaat yang diperoleh dalam penulisan ini adalah :
5 1. Menghasilkan suatu sistem yang dapat melakukan pemrosesan transaksi secara terkomputerisasi secara lebih efektif dalam proses pembelian kredit, pembayaran utang, dan pengelolaan persediaan. Sistem yang dirancang dilengkapi dengan indikator yang dapat membantu perusahaan dalam pengendalian terhadap persediaan (safety stock) dan pengendalian atas utang usaha (laporan utang jatuh tempo). 2. Membantu bagian pembelian dan persediaan dalam menangani masalah pembelian dan persediaan terkait melakukan pemesanan kembali persediaan (reorder point) secara tepat, cepat, dan akurat sehingga dapat meminimalisasi terjadinya over stock maupun out of stock. Selain itu membantu pihak manajemen dalam meminimalisir resiko yang timbul dari aktifitas pembelian dan persediaan 3. Manajemen dapat memperoleh informasi-informasi dari dokumen dan laporan-laporan yang diperlukan manajemen terkait dengan pembelian, persediaan, dan pengeluaran kas dengan tepat waktu, akurat, relevan, dan up to date sehingga dapat mendukung proses pengambilan keputusan.
1.5 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah : 1. Metode Pengumpulan Data Dalam penyusunan skripsi ini digunakan beberapa metode pengumpulan data sebagai berikut : a. Penelitian kepustakaan (Library Research) Dalam melakukan studi kepustakaan dengan melakukan pencarian data, pengumpulan data, pembelajaran buku-buku, literatur-literatur
dan
bacaan-bacaan lainnya dan juga dari internet sehingga diperoleh teori-teori yang dapat mendukung evaluasi dan analisis dalam pembahasan yang berkaitan langsung dengan masalah pokok dalam skripsi ini. b. Penelitian lapangan (Field Research) dilakukan beberapa cara yaitu : 1) Pengamatan (Observation), yaitu melakukan pengamatan langsung di perusahaan baik kegiatan fisik maupun non fisik. 2) Wawancara (Interview), yaitu tanya jawab dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan oprasional perusahaan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan.
6 3) Dokumentasi
(Documentation),
yaitu
penelurusan
bukti-bukti
dan
dokumen-dokumen yang terkait dengan kegiatan yang sedang diteliti yaitu transaksi dalam siklus pembelian dan siklus persediaan. 4) Analytical procedures, yaitu sebuah cara pengumpulan data dengan menggunakan prosedur yang dilakukan dalam menganalisis data yang diperoleh selama penelitian. 2. Metode Analisis. Metode analisis yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah menggunakan Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) dengan pendekatan Mulyadi, yang menggambarkan siklus sistem informasi akuntansi perusahaan. Metode ini dilakukan melalui lima tahapan, yaitu : a. Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan Berdasarkan sistem yang sedang berjalan, kemudian akan dilakukan langkah untuk menganalisis permasalahan yang ada dalam sistem. b. Identifikasi masalah dan dampak sistem yang lama Identifikasi masalah terkait sistem berjalan pada perusahaan berdasarkan survei dan analisis. Dari identifikasi masalah tersebut ditemukan masalah serta dampak yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. c. Identifikasi kebutuhan informasi Mengidentifikasi informasi-informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, terutama pihak manajemen. d. Memberikan usulan untuk masalah yang dihadapi Pada tahap ini, memberikan usulan atas masalah dari sistem yang lama dengan dirancangnya sistem yang baru yang mampu mengatasi masalah yang dihadapi perusahaan. e. Analisa persediaan Pada bagian ini, perhitungan analisa persediaan diperhitungkan guna mendapatkan hasil perhitungan ROP yang tepat untuk membantu perusahaan dalam menetapkan nilai ROP pada persediaan. 3. Metode Perancangan Metode perancangan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) oleh Satzinger, Jackson dan Burd, dengan pembuatan activity diagram, event table, use case diagram, use case description, state chart diagram, domain class diagram, first-cut class diagram, system sequence diagram, three-
7 layer sequence diagram, updated class diagram, package diagram, user interface storyboard dan user interface.
1.6 Sitematika Penulisan Penulisan skripsi ini terdiri dari 5 bab dan masing-masing bab memiliki beberapa sub bab, yaitu sebagai berikut:
BAB 1
PENDAHULUAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang,masalah, perumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penulisan skripsi, serta metodologi penelitian yang digunakan.
BAB 2
LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai beberapa teori dari para ahli yang akan digunakan sebagai acuan penulisan skripsi ini.
BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai gambaran umum perusahaan, seperti sejarah singkat, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, dan tugas dan wewenang organisasi, bagian-bagian yang terkait dengan sistem berjalan untuk siklus pembelian, dan persediaan pada perusahaan, dokumen-dokumen yang digunakan, prosedur sistem berjalan, identifikasi masalah dan dampak sistem yang lama, usulan perbaikan untuk masalah yang dihadapi, manfaat sistem baru untuk mengatasi masalah yang lama, serta analisa reorder point (ROP).
BAB 4
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN PADA CV. SUMBER ABADI Dalam bab ini akan dibahas mengenai usulan perancangan sistem pembelian, dan persediaan yang dibuat berdasarkan Object Oriented Analysis and Design.
BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini akan disimpulkan tentang masalah yang ditemukan pada sistem berjalan perusahaan untuk membantu mengatasi masalah yang ada. Selain itu, akan disertakan saran-saran bagi perushaan untuk mengatasi masalah yang ada.
