BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem informasi saat ini berkembang dengan sangat pesat. Perkembangan ini terjadi karena tingginya kebutuhan dari masyarakat agar selalu dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Dalam suatu perusahaan, suatu sistem informasi yang tepat sangat dibutuhkan untuk memberikan kemudahan dan menghasilkan informasi yang tepat dan akurat bagi perusahaan. Hotel Tun Teja merupakan salah satu bentuk pelayanan publik yang menawarkan suatu jasa dalam hal penyediaan tempat tinggal yang sifatnya sementara dan dalam jangka waktu tertentu. Dengan perkembangan sistem informasi saat ini, hotel juga memerlukan suatu sistem informasi yang tepat untuk mempermudah dalam pengelolaan hotelnya. Hotel Tun Teja, beralamat di jalan Riau 1 No. 34 kelurahan Padang Terubuk, kecamatan Senapelan, Pekanbaru-Riau. Hotel ini sudah berdiri sejak tahun 1970. Hotel Tun Teja berkomitmen untuk menjaga kenyamanan penginapan semaksimal mungkin, dengan pelayanan seperti coffee shop, restoran, ruang pertemuan, taxi outlet dan hotel ini juga terletak di pusat kota serta dekat dengan pusat pemberlanjaan. Hotel Tun Teja mempunyai 30 kamar harga per kamarnya dan pendapatan yang diperoleh setiap bulannya sebesar Rp9.600.000,00. Pada studi kasus Hotel Tun Teja, proses pemesanan kamar hotel dilakukan dengan cara datang dan melakukan pemesanan kamar, lalu pihak hotel mencatat data pemesanan tersebut pada suatu form pemesanan dan untuk pembuatan laporan hotel dari setiap transaksi yang terjadi, pihak hotel harus terlebih dahulu mengumpulkan arsip-arsip yang dibutuhkan selain itu pada Hotel Tun Teja belum adanya laporan akuntansi yang terjadi.
1
Dapat disimpulkan bahwa sistem pengelolaan hotel yang terjadi di Hotel Tun Teja masih seluruhnya dilakukan secara manual, mulai dari pencatatan pemesanan kamar, pengelolaan data pemesanan kamar dilakukan pada suatu form yang dapat mengakitbakkan receptionist hotel kebingungan mencari form-form tersebut karena berupa arsip-arsip. Maka dari itu, sering terjadi kesalahan dalam pendaftaran pengunjung, waktu peminjaman kamar, data pribadi sampai dengan pemasukan pendapatan sewa kamar. Dari uraian diatas, maka dibutuhkan suatu aplikasi yang dapat membantu permasalahan di bagian receptionist untuk pelayanan pengunjung hotel dan perhitungan pendapatan sewa kamar dan aplikasi ini bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, membantu meringankan pekerjaan setiap pegawai dan meminimalisasi hasil perhitungan pendapatan jasa perhotelan.
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalah dalam pembuatan proyek akhir adalah sebagai berikut. a.
Bagaimana pengelolaan hotel mulai dari pencatatan pemesanan kamar, informasi data kamar, pencatatan pemesanan makan dan laundry dan data tamu check-in?
b.
Bagaimana membuat dan menyajikan laporan akuntansi dan laporan hotel pada Hotel Tun Teja?
1.3 Tujuan Adapun tujuan yang hendak dicapai dalam laporan ini adalah membuat aplikasi yang dapat: a.
Menghasilkan aplikasi yang dapat membantu pihak hotel dalam pengelolaan hotelnya mulai dari pemesanan kamar, pemesanan makan dan laundry, informasi kamar dan informasi tamu checkin.
2
b.
Membuat dan menyajikan jurnal, buku besar, laporan penerimaan kas, laporan laba rugi, laporan pendapatan sewa kamar dan laporan kunjungan tamu.
1.4 Batasan Masalah Batasan masalah dalam aplikasi ini antara lain sebagai berikut. a.
Aplikasi ini membahas pencatatan pemesanan makan dan laundry untuk tamu yang menginap.
b.
Tahapan System Development Life Cycle (SDLC) hanya sampai tahap pengujian.
c.
Laporan akuntansi yang dihasilkan jurnal, buku besar, laporan laba rugi, dan laporan penerimaan kas.
d.
Laporan hotel yang dihasilkan berupa laporan kunjungan tamu dan laporan pendapatan sewa kamar.
1.5 Definisi Operasional Aplikasi pemesanan kamar hotel adalah sebuah aplikasi yang dapat menghitung biaya pemesanan kamar hotel dari tamu yang berkunjung dan akan menghasilkan laporan hotel, sehingga perhitungan biaya pemesanan kamar hotel di dapat secara akurat karna dapat menelusuri biaya melalui aktivitas yang dilakukan selama proses pemesanan kamar hotel.
1.6 Metode Pengerjaan Metodologi yang digunakan dalam pembuatan proyek akhir ini adalah metodologi terstuktur dengan metode waterfall atau SDLC, karena metode ini memiliki stuktur yang jelas dalam setiap tahapannya dan aplikasi ini memerlukan proses berkelanjutan.
3
Gambar 1-1 Tahapan Waterfall
Tahap-tahap pengembangan metode waterfall adalah sebagai berikut. [1] a.
Analisis kebutuhan Merupakan analisis terhadap kebutuhan sistem. Pengumpulan data dalam tahap ini bisa melakukan sebuah penelitian, wawancara dan studi literatur. Sistem analisis akan menggali informasi sebanyak-banyaknya. Pengumpulan data dilakukan melalui penelitian langsung ke tempat studi kasus melalui beberapa cara, sebagai berikut. 1)
Penelitian lapangan Penelitian dan pengumpulan data dilakukan di perusahaan Hotel Tun Teja yang berada di jalan Riau 1 No. 34 kelurahan Padang Terubuk, kecamatan Senapelan, Pekanbaru-Riau.
2)
Wawancara Wawancara ini dilakukan dengan menggunakan teknik pencarian data dengan wawancara kepada salah satu pegawai dibagian receptionist hotel.
4
Metode wawancara mudah dipahami karena informasi yang disampaikan secara langsung, informasinya lebih cepat, dan sangat mudah dipahami. 3)
Observasi Mengamati secara langsung mengenai kekurangan dan kenyamanan pengunjung dalam pendaftaran dan penginapan hotel, sehingga hal-hal yang masih kurang tersebut dapat ditambahkan dalam aplikasi yang akan dibangun.
b.
Desain sistem Tahapan ini dilakukan dengan penuangan pikiran dan perancangan sistem terhadap solusi dari permasalahan yang ada dengan menggunakan perangkat pemodelan sistem seperti Data flow diagram (DFD), diagram hubungan entitas serta struktur dan bahasan data.
c.
Penulisan kode program Penulisan kode program atau coding merupakan penerjemahan design dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database management system dengan menggunakan MySQL.
d.
Pengujian program Setelah program diselesaikan, maka dilakukan pengujian program. Pengujian program merupakan tahapan akhir dari analisis kebutuhan yaitu sistem yang baru diuji kemampuan dan keefektifannya sehingga didapatkan kekurangan dan kelemahan sistem yang kemudian dilakukan pengkajian ulang dan perbaikan terhadap aplikasi menjadi lebih baik dan sempurna.
e.
Penerapan program Perangkat lunak yang sudah disampaikan kepada pelanggan pasti akan mengalami perubahan. Perubahan tersebut bisa karena mengalami kesalahan
5
karena perangkat lunak harus menyesuaikan dengan lingkungan baru, atau karena pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional.
1.7 Jadwal Pengerjaan Jadwal pengerjaan proyek akhir ini adalah sebagai berikut. Tabel 1-1 Jadwal Pengerjaan
Kegiatan
Desember Januari Februari Maret April Mei Juni 2014 2015 2015 2015 2015 2015 2015 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Analisi Kebutuhan Desain Sistem Penulisan Program Pengujian Program Penerapan Program
6
