BAB 1 PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Pada zaman sekarang ini, teknologi informasi semakin berkembang dengan pesat, mulai banyak bermunculan teknologi baru untuk membantu suatu proses kerja. Hal ini tentunya berdampak baik untuk perusahaan dalam menjalankan setiap proses bisnisnya dan khususnya dapat membantu menambah kualitas kinerja setiap sumber daya manusia. Semakin besarnya suatu perusahaan maka semakin kompleks dan beragam persoalan yang muncul,sehingga sangat penting fungsinya suatu sistem komputerisasi yang terintegrasi dalam setiap proses bisnis Hal yang cukup penting dalam suatu perusahaan salah satunya adalah sumber daya manusia. Sumber daya manusia merupakan elemen penting dalam meningkatkan kinerja suatu perusahaan dan juga sebagai penyangga utama dalam penggerak organisasi dalam usaha tujuan perusahaan, sehingga salah satu cara untuk meningkatkan kinerja pegawai adalah dengan memberikan gaji yang sesuai kepada setiap pegawai. Sistem penggajian yang baik dapat membantu pengguna dalam mengumpulkan, menyimpan dan mengolah data dengan baik dan dapat mempermudah proses penggajian tersebut. Untuk mendukung proses penggajian agar terhindar dari kecurangan atau penyalahgunaan maka sangat perlu adanya pengendalian internal terhadap proses
penggajian. Sistem penggajian yang telah terkomputerisasi dapat membantu perusahaan dalam memproses data dengan cepat,mudah dan dapat mendukung pengendalian internal dengan adanya hak akses validasi sistem. Informasi yang tepat waktu dan informative juga sangat membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang tepat. PT.Ningrat Muda Mandiri adalah perusahaan yang sedang berkembang, sehingga tidak dapat dipungkiri bahwa perusahaan tersebut membutuhkan suatu sistem komputerisasi yang terintegrasi yang didalamnya juga terdapat fungsi pengendalian internal dalam setiap prosesnya. PT.Ningrat Muda Mandiri awalnya adalah sebuah perusahaan yang berdiri sebagai sebuah perseroan terbatas yang bergerak pada bidang kontraktor dan pengelolaan hotel dan wisata. Pada tahun 1999, PT.Ningrat Muda Mandiri memulai pengembangan bisnisnya dan meluncurkan sebuah divisi baru yang fokus di bidang Delivery Management. Ningrat Delivery adalah sebuah layanan terpadu dari PT.Ningrat Muda Mandiri dalam hal jasa layanan antar. Ningrat Delivery menyediakan armada delivery yaitu riders yang dedicated hanya untuk melayani mitra usaha yang ditunjuk. Riders sendiri adalah sebutan untuk pekerja yang bekerja melakukan pengantaran (delivery) . Riders Ningrat Delivery memiliki komitmen dan tanggung jawab untuk mengantar setiap produk yang diberikan sesuai dengan standar yang telah disepakati.
Dalam proses penggajian, perusahaan tersebut terbagi menjadi dua sektor perhitungan. Yang pertama adalah perhitungan penggajian pada sektor manajerial yaitu karyawan yang bekerja dikantor pusat dan yang ke dua adalah perhitungan pada sektor riders. Yang jumlahnya pada manajerial sebanyak 85 pekerja, dan pada sektor riders terdapat 1200 riders. Pada sektor manajerial perhitungan penggajian dibedakan lagi menurut jabatan masing-masing yaitu manager, senior supervisor, supervisor dan staff dimana perhitungan tersebut mencakup gaji pokok, tunjangan jabatan, dan tunjangan komunikasi serta potongan pajak, yang masing-masing fungsinya memiliki kebijakan-kebijakan. Dan untuk rider penggajian memiliki perhitungan yang berbeda dengan manajerial, gaji pokok berada pada tunjangan dasar, ada juga tunjangan hadir, tunjangan bensin, tunjangan motor, insentif hari libur, bonus minimum TC (transaksi setiap pengantaran oleh riders) , bonus progresif TC, dan bonus overtime, dan potongan pajak yang perhitungan telah diatur dalam PPh pasal 21. Selama bekerja, Ningrat Riders akan menggunakan seragam milik Mitra usaha berupa jaket, topi , helm, sarung tangan dan delivery box yang di sediakan store yang bersangkutan. Dibulan pertama kerja riders akan dikenakan potongan pada gaji untuk membayar biaya seragam dan delivery box. Setiap Ningrat Riders yang ditempatkan di store harus melalui persetujuan store dan akan diberikan training berupa product knowledge , SOP/SOC, dan trading area selama 3 hari oleh store terkait.
Alur dari proses penggajian para riders adalah pertama riders akan menerima bukti laporan kerja dari manajer perusahaan mitra, lalu riders akan memberikan bukti laporan kerja ke kordinator riders yang selanjutnya bukti laporan kerja tersebut akan dicatat oleh kordinator riders dalam suatu form dan diberikan kepada bagian akuntansi untuk menghitung gaji para riders, selanjutnya bagian akuntansi akan merilis dan mengupload seluruh gaji ke rekening setiap riders melalui fasilitas bank e-payroll. Dan alur penggajian untuk karyawan pusat adalah setiap harinya karyawan pusat melakukan absensi untuk menghitung jumlah bonus absensi setiap bulannya, lalu untuk karyawan yang ingin mengajukan cuti dan lembur dapat langsung menyampaikan ke manajer bagiannya,jika telah disetujui, manajer bagian yang bersangkutan akan menyampaikan persetujuannya ke bagian akuntansi untuk dicatat waktu lembur atau cutinya untuk menambah perhitungan gajinya. Dan pada akhir bulan seluruh data absensi,lembur,cuti serta perhitungan pajak penghasilan pasal 21 ,tunjangan komunikasi dan tunjangan jabatan serta gaji pokok akan dikumulasikan untuk menetapkan gaji karyawan pusat yang bersangkutan. Dikarenakan kurangnya internal control dalam proses perhitungan gaji karyawan pusat maupun riders dari pihak akuntansi dan dari HRD maka sering munculnya kesalahan dalam proses penggajian.
Berdasarkan uraian-uraian diatas, penulis tertarik melakukan penelitian dan perancangan sistem dengan judul, “ Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT.Ningrat Muda Mandiri” 1.2
Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini, penulis membatasi ruang lingkup. Ruang lingkup dan batasan yang akan dibahas dalam penulisan ini mencakup aktivitasaktivitas sebagai berikut: •
Proses penggajian pegawai: 1. Pencatatan kehadiran karyawan,pencatatan lembur,cuti, perhitungan gaji , perhitungan pajak penghasilan pasal 21, bonus absensi, hutang karyawan dan pembayaran gaji karyawan pusat 2. Pencatatan kehadiran riders, perhitungan gaji,potongan pajak penghasilan pasal 21, tunjangan,bonus,hutang riders, potongan pengambilan barang riders dan pembayaran gaji riders 3. Pembuatan laporan gaji karyawan dan riders, laporan absensi, dan laporan hutang seluruh pegawai
•
Sampai dimana internal control yang sedang berjalan pada proses penggajian 1. Kontrol dari setiap proses penggajian yang sedang berjalan dari segi karyawan pusat dan riders 2. Pengendalian internal dalam pencatatan data , penyimpanan data, otorisasi serta keterbatasan akses karyawan terhadap suatu data tertentu
• 1.3
Pencatatan pengeluaran kas untuk laporan penggajian
Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan yang ingin Penulis capai adalah: -
Menganalisis proses penggajian yang sedang berjalan dalam perusahaan
-
Mengidentifikasikan masalah yang terjadi didalam sistem yang sedang berjalan.
-
Memberikan rekomendasi perbaikan terhadap masalah-masalah yang ada pada proses penggajian yang sudah dan sedang berjalan.
-
Merancang sistem informasi yang dapat membantu mempermudah proses penggajian. Manfaat yang ingin dicapai adalah
-
Perusahaan dapat memiliki sistem informasi yang terintegrasi dalam proses penggajian dimana dalam sistem tersebut hanya karyawan tertentu yang dapat mengaccess sistem penggajian tersebut.
-
Perusahaan dapat menerapkan pengendalian internal di dalam proses penggajian yang dapat membantu meminimalisir kesalahan atau kecurangan yang terjadi dalam proses tersebut.
-
Dengan sistem yang telah dirancang, perusahaan dapat melihat rincian gaji secara realtime dan realible, sistem juga menyajikan laporan yang dibutuhkan perusahaan untuk selanjutnya dibuat sebagai bahan jurnal.
1.4
Metodologi Penelitian Metode analisis dan perancangan yang digunakan adalah menggunakan metode SDLC yang terdiri dari beberapa tahap antara lain : a.
Initiation, dalam fase ini melakukan pengumpulan data dan informasi melalui observasi dan wawancara untuk mendapatkan informasi mengenai prose penggajian yang sedang berjalan dalam perusahaan
b.
Analysis, untuk pembangunan sistem ini menggunakan analisis sistem dengan : (i) Analisis model bisnis adalah membuat gambaran bisnis dengan Activity Diagram sehingga dapat ditemukan aktivitas-aktivitas bisnis mana saja yang perlu ada didalam pembangunan sistem yang akan dirancang (ii) Identifikasi masalah dengan menganalisis proses yang sedang berjalan (iii) Identifikasi kebutuhan yang diperlukan untuk pembangunan sistem yang akan dirancang berdasarkan hasil analisa model bisnis dan analisa masalah dalam proses bisnis yang berjalan
c.
Design, merupakan rancangan sistem yang dijelaskan melalui diagramdiagram yang akan digunakan sebagai dasar pengembangan. Diagramdiagram yang akan dirancang adalah : (i).
Usecase Diagram
(ii).
Usecase Description
(iii).
State chart diagram
(iv).
Domain Class Diagram
(v).
System sequence diagram
d.
(vi).
Data access sequence diagram
(vii).
Updated Class Diagram
(viii).
Component architecture
(ix).
Package Diagram
(x).
Deployment environment
(xi).
User interface
Development, merupakan tahap perancangan pembanguna sistem yang akan dibangun dengan melakukan bahasa pemrograman dimana tahap ini harus didasarkan pada konsep diagram-diagram yang telah dibuat di tahap design. Dalam pembangunan sistem ini, tahap development menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MY SQL sebagai database engine-nya
e.
Implementation, rencana implementasi yang akan dilakukan PT.Ningrat Muda Mandiri antara lain dengan rancangan implementasi dan rencana implementasi.
I.5
SISTEMATIKA PENULISAN Untuk memudahkan dalam member gambaran yang lebih jelas dalam penulisan skripsi , maka penulisan dibagi secara sistematis ke dalam 5 bab, yang terdiri dari: BAB 1
PENDAHULUAN Pada bab ini berisi latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat dari penelitian, metodologi penelitian yang dilakukan
penulis, serta sistematika penulisan dari awal hingga bab akhir penulisan . BAB 2
LANDASAN TEORI Pada bab ini berisi definisi-definisi dan teori-teori yang berkaitan dengan skripsi ini. landasan teori-teori yang merupakan dasar dari penulisan skripsi.
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Pada bab ini menjelaskan secara singkat mengenai sejarang perusahaan, struktur organisasi perusahaan , tanggung jawab dan wewenang serta prosedur dari proses penggajian pada PT.Ningrat Muda Mandiri
BAB 4
PERANCANGAN
SISTEM
INFORMASI
AKUNTANSI
PENGGAJIAN PADA PT.NINGRAT MUDA MANDIRI Pada bab ini menjelaskan mengenai perancangan sistem informasi akuntansi penggajian pada PT.Ningrat Muda Mandiri dengan menggunakan metode Object Oriented Analysis And Design (OOAD)
dengan
menggunakan
notasi
Unified
Modelling
Language (UML). BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab penutup dari penulisan skripsi. Pada bab ini berisi kesimpulan mengenai fungsi dan manfaat dari sistem
yang dirancang penulis serta berisi saran-saran yang bermanfaat untuk perusahaan dalam proses penggajian.
