BAB 1 Masalah Perubahan

BAB 1

Masalah Perubahan Materi kuliah Pengembangan Organisasi Dr. Ali Rokhman, M.Si Jurusan Ilmu Administrasi Negara FISIP – UNSOED Purwokerto Sumber: Manajemen Perubahan (Management of Change) Prof. Dr. J. Winardi, SE

Pendahuluan • Panta Rei (everything changes) • Perubahan mengandung makna : Beralihnya keadaan sebelumnya (the before condition) menjadi keadaan setelahnya (the after condition) • Transisi dari kondisi awal hingga kondisi kemudian memerlukan transformasi • Salah satu sasaran dari manajemen perubahan ialah “mengupayakan agar proses transformasi tersebut berlangsung dalam waktu yang relatif cepat dengan kesulitan-kesulitan seminimal mungkin”

Aneka macam kekuatan yang membantu dan menghalangi perubahan keorganisasian (George/Jones, 2002: 645-646) Kekuatan yang Membantu

Kekuatan yang Menghalangi

Kekuatan-kekuatan yang kompetitif

Kendala-kendala keorganisasian kekuasaan dan konflik

Kekuatan ekonomi dan politik

Perbedaan-perbedaan dalam orientasi fungsional Struktur mekanistik

Kekuatan-kekuatan global

Kultur keorganisasian

Kekuatan-kekuatan demografik dan kekuatan-kekuatan sosial

Kendala-kendala kelompok Norma-norma kelompok Kohesivitas kelompok

Kekuatan-kekuatan etikal

Pemikiran kelompok dan eskalasi komitmen Kendala-kendala individual Ketidakpastian dan Perasaan tidak aman Persepsi selektif dan retensi kebiasaan

Sifat dari Perubahan Keorganisasian (Schermerhorn, Hunt, Osborn, 1991: 494-495)

• Dalam proses perubahan ada yang disebut agen perubahan (a change agent).yaitu seorang atau kelompok yang bertanggung jawab untuk mengubah pola perilaku yang ada pada orang tertentu atau sistem sosial tertentu. • Ada dua konsep perubahan 1. Perubahan yang direncanakan (Planned Change) 2. Perubahan yang tidak direncanakan (Unplanned Change)

Target-target Keorganisasian yang dapat diubah, dan metodemetode untuk Menghadapinya Target

Metode-metode perubahan yang dapat di terapkan

Tujuan-tujuan dan sasaransasaran

Jelaskan misi secara keseluruhan; laksanakan modifikasi sasaran-sasaran yang ada; terapkan asas manajemen berdasarkan sasaran-sasaran

Kultur

Laksanakan klarifikasi, modifikasi, dan atau ciptakan keyakinan-keyakinan inti dan nilai-nilai guna membantu membentuk perilaku individu-individu dan kelompok-kelompok

Strategi

Modifikasi rencana-rencana strategik; modifikasi rencana-rencana operasional, modifikasi kebijakan-kebijakan serta prosedur-prosedur

Tugas-tugas

Modifikasi desain pekerjaan; terapkan perkayaan pekerjaan (job enrichment) dan kelompok-kelompok kerja otonomi

Teknologi

Perbaiki peralatan serta fasilitas-fasilitas; perbaiki metode-metode dan arus pekerjaan

Orang-orang

Modifikasi kriteria seleksi, modifikasi praktek-praktek rekruiting, terapkan program-program pelatihan dan pengembangan; klarifikasi peranan dan ekspektasi-ekspektasi

Struktur

Modifikasi uraian pekerjaan, modifikasi desain keorganisasian, sesuaikan mekanisme-mekanisme koordinasi; modifikasi penyebaran otoritas

Fase Proses Perubahan (Kurt Lewin) Fase I Pencairan :

Fase II Mengubah :

Menciptakan Kebutuhan akan perubahan. Meminimasi tantangan terhadap perubahan

Mengubah orangorang (individu dan kelompok). tugas-tugas struktur. teknologi

Fase III Pembekuan Kembali Memperkuat hasilhasil. Mengevaluasi hasilhasil. Membuat modifikasimodifikasi konstruktif

Pandangan Stephen P Robbins Tentang Perubahan (Robbins, 1991: 632-644)

Ada enam macam kekuatan yang bekerja sebagai stimulan bagi perubahan yakni: 1. Sifat angkatan kerja yang berubah 2. Teknologi 3. Kejutan-kejutan ekonomi 4. Tren sosial yang berubah 5. Politik dunia baru 6. Sifat persaingan yang berubah

Tentangan atau Penolakan Individu terhadap Perubahan Faktor-faktor ekonomi Pemrosesan informasi secara selektif

Perasaan takut terhadap halhal yang tidak diketahui

Kebiasaan

Penolakan Individual Kepastian

Tentangan Keorganisasian (organizational Resistance) Ancaman terhadap alokasi sumbersumber daya yang berlaku

Inertia Struktural

Ancaman terhadap hubunganhubungan kekuasaan yang sudah mapan

Fokus perubahan yang terbatas

Tentangan Keorganisasian Ancaman bagi ekspertis

Inertia kelompok

Sejumlah Target Perubahan (Jones, 1998; 512-513) Perubahan keorganisasian yang terencana ditujukan kearah upaya perbaikan kinerja pada salah satu diantara tingkatan berikut: • Tingkat Sumber daya manusia • Tingkat sumber-sumber daya fungsional • Tingkat kemampuan teknologi • Tingkat kemampuan keorganisasian

Sejumlah cara untuk mengatasi tentangan terhadap perubahan (Robbins, 1991: 643-644)

Ada enam macam taktik yang dapat diterapkan oleh agen perubahan yaitu 1. Pendidikan dan komunikasi 2. Partisipasi 3. Fasilitas dan bantuan 4. Negosiasi 5. Manipulasi dan kooptasi (kooptasi merupakan sebuah bentuk manipulasi dan partisipasi) 6. Paksaan (Coercion)

Aneka macam tipe Perubahan (Jones 1998; 513-515)

• ada dua macam kategori perubahan 1. Perubahan yang bersifat gradual, inkremental dan yang terfokuskan secara khusus 2. Perubahan yang bersifat revolusioner, yang bersifat mendadak, drastis dan mencakup seluruh organisasi. Perubahan revolusioner mencakup upaya untuk meningkatkan efektivitas bekerjanya suatu organisasi sedangkan Perubahan evolusioner berupaya mencari cara-cara baru untuk menjadi efektif

Lanjutan... Ada beberapa cara yang dapat diterapkan organisasi untuk menimbulkan hasil-hasil secara cepat 1. Re-engineering 2. Restrukturisasi 3. Inovasi

Konsep Gemba Kaizen (Imai, 1997)

• Tahun 1986 terbit sebuah buku yang berjudul: Kaizen; the key to Japan’s competitive succes. • Kini istilah Kaizen menjadi istilah kunci dalam manajemen. • Kaizen berarti “perbaikan secara berkesinambungan” • Kaizen merupakan konsep pokok yang memayungi istilah dalam lingkungan industri jepang seperti Total Quality Control (TQC), Quality Circle, (Gugus kendali mutu), Zero Defect, Just in Time (JIT) Management, Sugestion System.

Lanjutan... Komitmen (Motivasi)

Efektivitas

Kompetensi (keterampilan)

Kooridnasi (perilaku)

Siklus Perubahan yang Saling Memperkuat

Organisasi Pembelajaran (The Learning Organization) • Menurut Ikujiro Nonaka, Keberhasilan perusahaanperusahaan jepang bukanlah karena keahlian mereka dalam bidang produksi, atau karena mereka dapat mencapai modal murah, memiliki hubungan dekat dengan pelanggan, rekanan ataupun pemerintah tetapi karena keterampilan mereka dalam hal “ menciptakan Pengetahuan Keorganisasian”. • Yaitu kemampuan sebuah perusahaan secara keseluruhan untuk menciptakan pengetahuan baru, kemudian meyebarkannya melalui seluruh organisasi tersebut dan memasukannya ke dalam produk-produkservis-servis-serta sistem-sistem.

Tahapan-tahapan perkembangan • Menurut Nonaka, satu-satunya sumber yang dapat diandalkan bagi tercapainya keunggulan kompetitif yaitu pengetahuan. Penciptaan Pengetahuan

Inovasi Berkelanjutan

Keunggulan Kompetitif

Kongruensi Lingkungan-Nilai-nilaiSumber-sumber Data (Thompson,1993) Makin besar kongruensi yang terjadi, makin besar kemungkinan organisasi yang bersangkutan memanaje sumber-sumber dayanya secara efektif, guna menyesuaikan diri dengan faktorfaktor keberhasilan utama, yang ditetapkan oleh lingkungan.

Model Pendekatan Sistem 3 Lingkaran dalam konteks manajemen Perubahan (Winardi, 2002) • Setiap proses perubahan senantiasa diawali dengan kondisi yang berlaku (das sein) yang syarat dengan aneka macam problem. • Maka pihak manajemen perlu mencari penyebab masalah dengan analisis medan kekuatan (Force Fields Analysis) atau analisis SWOT. • Kemudian tahapan berikutnya dinamakan fase die ubergang. Diterapkan aneka macam tindakan korektif untuk mengatasi masalah-masalah yang muncul pada fase awal (das sein). • Fase ketiga disebut fase kondisi yang dicitacitakan (Das Sollen)

Perubahan dan Pendekatan Kontingensi dalam Manajemen (Contingency Approach in Management) • Sejumlah pendekatan manajemen (Koontz, Weihrich, 1988: 38-39) Pendekatan Empirikal atau Pendekatan Kasus Karakteristik/ Kontribusi

Keterbatasan-keterbatasan

Dipelajarinya pengalaman melalui kasus-kasus, diidentifikasinya keberhasilankeberhasilan serta kegagalankegagalan.

Semua situasi berbeda, tidak adanya upaya untuk mengidentifikasi prinsip-prinsip. Hampir tiada manfaatnya untuk mengembangkan teori manajemen

Pendekatan Perilaku Antar Perorangan Karakteristik/ Kontribusi


Pusat perhatian adalah pada perilaku antar perorangan, kepemimpinan dan motivasi. Ia berlandaskan psikologi individual

Diabaikannya perencanaanpengorganisasian-dan pengawasan. Pelatihan psikologikal tidak cukup untuk menjadi seorang manajer efektif

Pendekatan Perilaku Kelompok

Karakteristik/ Kontribusi


Dititikberatkannya perilaku orangorang di dalam kelompokkelompo. Ia berlandaskan sosiologi dan psikologi sosial. Ia terutama mempelajari pola-pola perilaku kelompok. Studi tentang kelompok-kelompok besar sering kali dinamakan “perilaku organisasi”.

Ia seringkali tidak terintegrasi dengan konsep-konsep atau prinsip-prinsip- teori-teori dan teknik-teknik manajemen. Diperlukan adanya integrasi lebih dekat dengan desain struktur organisasi-staffing-perencanaan dan pengawasan.

Pendekatan-pendekatan sistem-sistem sosial kooperatif Karakteristik/ Kontribusi


Diperhatikannya aspek-aspek antar perorangan dan perilaku kelompok yang menyebabkan timbulnya sebuah sistem kerjasama (kooperasi). Konsep yang diperluas, mencakup setiap kelompok kooperatif dengan tujuan jelas

Bidang yang terlampau luas untuk studi tentang manajeme. Ia mengabaikan banyak konsepkonsep- prinsip-prinsip-teknikteknik manajemen.

Pendekatan-pendekatan sistem-sistem sosioteknial Karakteristik/ Kontribusi


Sistem teknikal menimbulkan dampak besar atas sistem sosial (sikap-sikap pribadi-perilaku kelompok). Fokus perhatian ditujukan pada produksi-operasioperasi perkantoran dan bidangbidang lain yang memiliki keeratan kuat antara sistem yang ada dengan orang-orang.

Titik berat hanya diletakan pada para karyawan teknikal (blue collar)dan karyawan perkantoran tingkat bawah. Diabaikannya sebagian besar dari pengetahuan manajerial.

Pendekatan teori keputusan Karakteristik/ Kontribusi


Fokus perhatian diletakan pada pengambilan keputusan, orangorang atau kelompok-kelompok yang mengambil keputusan dan proses pengambilan keputusan. Ada ahli-ahli teori tertentu yang menggunakanpengambilan keputusan sebagai batu loncatan untuk mempelajari segala kegiatan perusahaan. Batasbatas studi tidak lagi terumuskan dengan jelas.

Kegiatan managing lebih dari sekedar mengambil keputusankeputusan. Fokus pada waktu bersamaan terlampau sempit dan terlampau luas.

Pendekatan sistem (atau sistematik) Karakteristik/ Kontribusi


Konsep-konsep sistem memiliki bidang penerapan luas. Sistemsistem memiliki batas-batastetapi mereka juga berinteraksi dengan lingkungan eksternal: maksudnya organisasi-organisasi merupakan sistem-sistem terbuka. Sangat menekankan pentingnya upaya mempelajari keterkaitan antara perencanaanpengorganisasian-dan pengawasan di dalam sebuah organisasi, maupun pada berbagai subsistem yang ada.

Analisis tentang keterkaitan sistem-sistem dan subsistemsubsistem, maupun interaksi organisasi-organisasi dengan lingkungan eksternal mereka. Hal tersebut tidak dapat dianggap sebagai sebuah pendekatan baru dalam bidang manajemen.

Pendekatan matematikal atau pendekatan management science Karakteristik/ Kontribusi


Kegiatan manajemen dianggap sebagai proses-proses, konsepkonsep, simbol-simbol, serta model-model matematikal menganggap manajemen sebagai sebuah proses yang logikal murni, yang dinyatakan dalam simbol-simbol dan hubungan-hubungan matematikal

Sangat mementingkan modelmodel matematikal. Banyak aspek dalam kegiatan manajemen tidak dapatdi modelkan. Matematika merupakan sebuah alat yang berguna, tetapi tidak dapat dianggap sebagai sebuah mazhab atau pendekatan terhadap manajemen.

Pendekatan kontingensi atau pendekatan situasional Karakteristik/ Kontribusi


Praktek manajerial tergantung dari situasi dan kondisi yang berlaku (yakni sebuah kontingensi atau situasi tertentu). Teori kontingensi memahami pengaruh dari solusi-solusi tertentu atas pola-pola perilaku keorganisasian.

Para manajer sejak lama mengetahui bahwa tiada cara tunggal terbaik untuk melaksanakan pekerjaan. Timbul kesulitan dalam hal mendeterminasi semua faktor kontingensi dan untuk menunjukan hubungan-hubungan mereka. Tugas dapat menjadi teramat kompleks.

Pendekatan peranan manajerial Karakteristik/ Kontribusi


Studi orisinil terdiri dari studi tentang lima orang eksekutif puncak. Berdasarkan studi tersebut diidentifikasi sepuluh macam peranan manajerial dan mereka dikelompokan dalam peranan: 1. Antar perorangan 2. Informasional 3. keputusan

Sampel orisinil sedikit sekali, kegiatan tertentu tidak bersifat manajerial. Kegiatan-kegiatan merupakan bukti tentang perencanaan- pengorganisasianstaffing- memimpin dan pengawasan. Tetapi beberapa kegiatan diabaikan.

Pendekatan operasional Karakteristik/ Kontribusi


Pendekatan ini menyatakan konsep-konsep, prinsip-prinsipteknik-teknik, dan pengetahuan dari bidang-bidang lain, dan pendekatan-pendekatan manajerial. Disini upaya dilakukan untuk mengembangkan ilmu (science) dan teori dengan penerapan praktikal. Ia membedakan pengetahuan manajerial dan pengetahuan nonmanajerial. Dikembangkannya sistem klasifikasi yang dibentuk sekitar fungsi fungsi manajerial tentang perencanaan-pengorganisasianstaffing-memimpin dan mengawasi.

Pendekatan ini tidak seperti halnya penulis tertentu, mengidentifikasi koordinasi sebagai fungsi terpisah. Koordinasi misalnya adalah esensi dari managership dan tujuan dari managing.

Teori Kontingensi •...contingency theory, The idea that managers choice of organizational strucutres and control systems depends on-is contingent oncharacteristics of the external environment in which the organizational operates. (Jones, George, Hill, 2000:62)

• Setiap organisasi yang beroperasi di dalam lingkungan tertentu, perlu menyesuaikan diri dengan (tuntutan-tuntutan) lingkungan eksternal dimana ia berada.

Teori Kontingensi Desain Keorganisasian

Karakterisitik Lingkungan

Tetapkan desain struktur suatu organisasi dan sistem-sistem kontrol

Organisasi-organisasi dalam lingkungan struktu mekanistik (otoritas yang desentralisasi-arus komunikasi vertikal kontrol melalui peraturan-peraturan serta prosedur-prosedur ketat)

Organisasi-organisasi pada lingkungan yang berubah memilih struktur organik ( otoritas yang didesentralisasi-arus komunikasi horisontal-kerja sama silang antar departemen)

Teori Kontingensi (lanjutan) (Putti, Koontz, Weihrich, 1998: 60-61)

• Menurut teori kontingensi, strategi yang dipilih guna menghadapi situasi tertentu, tergantung pada tipe situasi yang dihadapi, atau ia bersifat kontingen pada situasi yang ada. • Menurut teori kontingensi tugas seorang manajer ialah mengidentifikasi metode mana, dalam situasi tertentu, dan pada waktu tertentu, dapat memberikan kontribusi terbaik bagi pencapaian tujuan-tujuan keorganisasian. • Menurut pendekatan kontingensi “situasi-situasi yang berbeda memerlukan reaksi-reaksi manajerial yang berbeda”.

Karakteristik-karakteristik Kontingensi (Kreitner 1992: 58-59)

1. Sebuah Perspektif Sistem Terbuka: untuk memahami bagaimana subsistem-subsistem keorganisasian terkombinasi untuk berinteraksi dengan sistem-sistem sosial-politikal- dan ekonomi. 2. Sebuah Orientasi Riset Praktikal: para periset kontingensi berupaya untuk menerjemahkan hasil penemuan mereka menjadi peralatan dan penghalusan-penghalusan situasional guna membantu manajemen menjadi lebih efektif. 3. Pendekatan Multivariat: merupakan sebuah teknik riset yang dimanfaatkan guna mengetahui, bagaimana suatu kombinasi variabel-variabel berinteraksi, guna menimbulkan hasil khusus tertentu.

Sejumlah Pelajaran yang Dapat Diperoleh dari Pendekatan Kontingensi (Kreitner, 1992: 60) • Pendekatan kontingensi merupakan sebuah alat yang bermanfaat bagi pemikiran manajemen, karena ditekankannya ketepatan situasional (situational appropriateness) • Pemikiran kontingensi merupakan perluasan praktikal dari pendekatan sistem • Pemikiran sistem (sistemik) merupakan sebuah kekuatan sintetik dalam pemikiran manajemen, maka pendekatan kontingensi memberikan arah praktikal.

Determinan-determinan Produktivitas Menurut Sutermeister

Pemikiran Sistem dan Pemikiran Kontingensi Pemikiran Sistem

Kausa

Masalah yang terdapat dalam kondisi-kondisi environmental

Tindakan

Dampak yang dikehendaki dan yang tidak dikehendaki

Pemikiran sistem mencakup sejumlah asumsi sebagai berikut  Terdapat adanya sebuah problem atau masalah  Problem tersebut berada pada situasi tertentu  Problem tersebut memerlukan suatu solusi atau pemecahan  Problem tersebut akan menimbulkan dampak terlepas dari dampak yang diinginkan atas problem tersebut  Perlu diupayakan untuk mengantisipasi dampak demikian  Solusi yang disajikan dapat dievaluasi dengan jalan mengidentifikasi serta menimbang bauran (the Mix) dampak yang diinginkan dan dampak yang tidak diinginkan.  Solusi yang diterapkan tidak akan bersifat “menetap”mengingat bahwa situasi akan berubah (Hampton, 1977: 23-24

Pemikiran Kontingensi “...the key contribution of the contingency perspective may best be summed up in the observation that there is no one best way to manage and there are no universally applicable plans, organizational strucutre, leadership styles or controls”. TindakanTindakan Manajemen

(bersifat kontingen)

Karakteristikkarakteristik Situasional

untuk Hasil-hasil keorganisasian

Pendekatan Kontingensi Dalam Bidang Organisasi dan Manajemen (Hicks, Gullet, 1981: 425-426)

• Pendekatan sistem terhadap teori organisasi dibentuk berdasarkan kontribusi-kontribusi para ahli teori klasik, termasuk didalamnya: Scientific Managementbureaucracy-dan administrative management • Masukan adisional ke dalam konsep sistem, muncul dari para ahli humanistik neoklasik, maupun dari para teoritis kuantitatif dan ekonomi • Pandangan kontingensi muncul dari konsep-konsep sistem. Pendekatan kontingensi berarti bahwa lingkungan-lingkungan yang berbeda, memerlukan hubungan-hubungan keorganisasian yang berbeda.

Perkembangan teori-teori tentang organisasi dan manajemen Bureaucracy

Administrative Theory Scientific Management Neoclasical Theory

Behavioral and Social Science Technical and Quantitative Science General Systems Theory

Modern System Theory

CONTINGENCY Theory of Contingency

Pendekatan universal versus Pendekatan Kontingensi (Van Vleet,1988:89)

Pendekatan Universal Satu-satunya cara terbaik

Masalah atau situasi yang berlaku

Solusi atau arah tindakan-tindakan

• Pada gambar diatas, digunakan premis bahwa sebuah masalah tertentu, atau situasi tertentu dapat dipecahkan, dengan satu-satunya cara terbaik

Pendekatan Kontingensi Solusi atau tindakan A Masalah atau situasi yang berlaku

Kontingensikontingensi penting

Solusi atau tindakan B Solusi atau tindakan C

• Pendekatan kontingensi menyatakan bahwa hanya sedikit sekali cara terbaik dalam bidang manajemen, mengingat bahwa kompleksitas perilaku manusia dan sistem-sistem sosial seperti misalnya organisasi-organisasi menyebabkan setiap situasi menjadi unik

BAB 1 Masalah Perubahan

Recommend Documents