BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Masalah Perubahan seringkali terjadi pada organisasi yang memiliki orientasi keuntungan/ profit oriented. Beberapa perusahaan yang telah melakukannya adalah Home Depot (Charan, 2006), Cisco, GE Healthcare dan Jones Lang LaSalle (Vermeulen et al., 2010), Scott Paper dan Champion International (Beer dan Nohria, 2000), Ford, Landmark Communication, General Motor dan British Airways (Kotter, 1995). Greenberg (2011) berpendapat bahwa terdapat beberapa faktor yang menjadi kekuatan di belakang kebutuhan akan perubahan. Kekuatan ini dibagi ke dalam dua kelompok yaitu perubahan terencana dan perubahan tidak terencana. Yang termasuk ke dalam perubahan terencana adalah: 1) Perubahan dalam produk atau jasa. Perkembangan teknologi telah mendorong tumbuhnya produk baru sejalan kebutuhan pelanggan. Disamping itu, bervariasinya perilaku konsumen memerlukan peningkatan pelayanan yang lebih memuaskan pelanggan. 2) Perubahan dalam ukuran dan struktur organisasi. Perubahan yang terjadi menyebabkan banyak organisasi melakukan restrukturisasi, dan biasanya
1
diikuti dengan downsizing dan outsourcing. Restrukturisasi cenderung membentuk organisasi yang lebih datar dan berbasis tim. 3) Perubahan dalam sistem administrasi. Perubahan sistem administrasi dimaksudkan untuk memperbaiki efisiensi, mengubah citra perusahaan, atau untuk mendapatkan kekuasaan dalam organisasi. 4) Pengenalan pada teknologi baru. Perubahan teknologi baru berlangsung secara cepat dan mempengaruhi cara kerja orang-orang dalam organisasi. Teknologi baru diharapkan membuat organisasi semakin kompetitif. Sementara itu perubahan tidak terencana menurut Greenberg (2011) terjadi karena adanya hal-hal berikut: 1) Pergeseran demografis pekerja. Komposisi tenaga kerja mengalami perubahan dengan kecenderungan semakin beragam. Keberagaman tenaga kerja memerlukan perlakuan yang semakin beragam pula, sesuai dengan ciri kebutuhannya yang semakin berkembang. 2) Kesenjangan kinerja. Tujuan organisasi yang menjadi ukuran kinerja tidak selalu dapat dicapai. Terjadi kesenjangan antara yang diharapkan dan yang dapat dicapai. Kesenjangan yang terjadi perlu direspons dengan berbagai tindakan perubahan. 3) Peraturan pemerintah. Kebijakan dan peraturan pemerintah yang baru dapat mempengaruhi kelangsungan suatu bisnis dan cara kerja organisasi
2
pemerintah. Hal yang pada waktu yang lalu diperbolehkan, suatu saat dapat dilarang. 4) Kompetisi global. Persaingan global menuntut bisnis semakin efisien dan mampu mengahasilkan produk dan jasa lebih murah. Setiap perusahaan berusaha untuk mendapatkan market share yang semakin besar. 5) Perubahan kondisi ekonomi. Perubahan kondisi ekonomi dapat menyebabkan usaha bisnis merugi dan menciptakan peluang terjadinya pengangguran. Perusahaan harus mampu menyusun strategi untuk bertahan dan bahkan memperoleh kesempatan untuk mengembangkan diri. 6) Kemajuan dalam teknologi. Kemajuan teknologi menyebabkan cara perusahaan beroperasi harus berubah. Terjadinya perubahan tersebut menuntut perusahaan mempersiapkan sumber daya manusia dapat menyerap dan mengikuti perkembangan teknologi. Selain terjadi pada perusahaan yang berorientasi keuntungan seperti yang telah disebutkan di atas, perubahan dapat juga terjadi pada perusahaan non-profit oriented seperti yang terjadi pada Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPBN). Salah satu Eselon I pada Kementerian Keuangan tersebut melaksanakan reformasi sejak 2004 sebagai respon dari tuntutan masyarakat akan pengelolaan anggaran negara yang transparan, akuntabel, terintegrasi, dan berbasis kinerja. Perubahan yang dilaksanakan mencakup aspek penataan organisasi, perbaikan proses bisnis, dan
3
peningkatan manajemen sumber daya manusia (Kementerian Keuangan Republik Indonesia, 2011). Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) sebagai suatu sistem berbasis teknologi informasi ditujukan untuk mendukung pencapaian prinsip-prinsip pengelolaan anggaran tersebut. Seluruh proses yang terkait dengan pengelolaan anggaran yang meliputi penyusunan anggaran, manajemen dokumen anggaran, manajemen komitmen pengadaan barang dan jasa, manajemen pembayaran, manajemen penerimaan negara, manajemen kas dan pelaporan, diintegrasikan ke dalam SPAN (Kementerian Keuangan Republik Indonesia, 2011). SPAN merupakan sistem informasi akuntansi yang dirancang dengan mengintegrasikan proses perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan keuangan negara sehingga diperoleh laporan keuangan yang akurat melalui proses akuntabel dan transparan. SPAN dibuat untuk menggantikan seluruh sistem pengelolaan Keuangan Negara dalam lingkup Ditjen Perbendaharaan dan Ditjen Anggaran pada tahun 2013 (Widodo, 2011). Dari website resmi SPAN yaitu http://www.span.depkeu.go.id, disebutkan bahwa perubahan yang paling mendasar yang diusung SPAN adalah otomatisasi proses bisnis yang dijalankan di Direktorat Jenderal Anggaran dan DJPBN. Prosesproses yang sifatnya pengulangan yang selama ini dilaksanakan secara manual akan diotomatiskan oleh sistem. Perubahan lainnya adalah penggunaan database tunggal yang sebelumnya berdiri sendiri-sendiri baik di tingkat pusat, unit vertikal maupun satuan kerja; perekaman data sekali yang sebelumnya dilaksanakan di setiap unit
4
yang terkait; dan pembakuan business rules untuk semua proses serta analisis. Perubahan yang signifikan tersebut menuntut perbaikan pada proses bisnis yang dijalankan dan perubahan pola pikir para pihak yang terlibat pada proses bisnis tersebut, baik pengguna langsung dari Departemen Keuangan (internal), maupun dari kementerian/ lembaga (eksternal). Perubahan adalah kemampuan organisasi untuk mengembangkan desain dan mengimplementasikan initiatives dan untuk mengurangi cycle time dalam segala kegiatan organisasi (Ulrich, 1997). Meskipun perubahan membingungkan dan memiliki pengaruh negatif yaitu ketakutan pada para pegawai hingga membuat mereka bersikap resisten, program implementasi manajemen perubahan tetap dibutuhkan oleh setiap organisasi. Sehingga studi ini difokuskan pada pengujian kapasitas untuk berubah dan implementasi dari manajemen perubahan pada DJPBN pada proyek SPAN.
2. Rumusan Masalah Upaya perubahan seringkali dilakukan di banyak organisasi dan banyak yang mengalami kegagalan. Berbagai macam upaya dilakukan dengan berbagai nama yang berbeda,
seperti
Total
Quality
Management,
reengineering,
right
sizing,
restructuring, cultural change dan turnaround. Namun pada dasarnya tujuan dari berbagai bentuk perubahan tersebut sama yaitu membuat perubahan secara mendasar mengenai bagaimana perusahaan tersebut dijalankan untuk membantu mencapai
5
lingkungan pasar yang baru atau yang lebih menantang (Kotter, 1995). Garvin dan Roberto (2005) mengungkapkan bahwa perubahan sulit dilakukan karena kebanyakan orang enggan untuk mengubah kebiasaannya, anggapan bahwa perubahan yang mereka lakukan akan seperti yang sebelumnya yaitu mengalami kegagalan dan tuntutan untuk berkorban dan disiplin diri ditanggapi dengan sikap sinis, skeptis dan resisten. Terdapat delapan jenis error yang menyebabkan kegagalan dalam manajemen perubahan yaitu tidak membangun sense of urgency yang cukup, tidak menciptakan koalisi yang kuat, kekurangan visi, kurang mengkomunikasikan visi, tidak menghilangkan hambatan pada visi yang baru, tidak merencanakan dan menciptakan tujuan jangka pendek secara sistematis, merayakan kemenangan terlalu cepat, dan tidak mengakarkan perubahan pada budaya perubahan (Kotter, 1995). Menurut Markowsky dalam Kemenkeu R.I., manusia merupakan faktor kunci dalam program transformasi. Sekitar 92% tantangan dalam suatu program transformasi berhubungan dengan isu manusia. Sedangkan kegagalan dalam manajemen perubahan yang disebabkan oleh isu proses dan isu teknologi sangatlah kecil, yaitu masing-masing sebesar 4%.
6
Manusia
Proses Teknologi
Isu kepemimpinan
42%
• Kurangnya partisipasi • Terbatasnya dukungan • Lemahnya perencanaan dan kontrol
Isu organisasi dan budaya
27%
• Kurangnya keterlibatan • Kurangnya pemahaman • Kurangnya strategic alignment
Isu pengguna
23%
• Kekhawatiran akan kehilangan / perubahan pekerjaan • Kurangnya buy-in
Isu proses
4%
• Proses yang tidak memadai • Lemahnya process alignment
Isu teknologi
4%
• Isu integrasi • Isu konfigurasi
Gambar 1.1. Penyebab Kegagalan dalam Manajemen Perubahan. Sumber: Markowsky dalam Kemenkeu R.I.
Hasil Survey Kesiapan Perubahan dalam rangka implementasi SPAN yang dilakukan pada bulan November 2010 hingga Januari 2011 menunjukkan bahwa persepsi pegawai secara rata-rata berada di 3,58 dari skala 5 (1 = positif, 5 = negatif). Hal ini menunjukkan bahwa tingkat persepsi dan kesiapan pegawai untuk implementasi SPAN masih membutuhkan peningkatan yang signifikan.
7
Tabel 1.1. Jumlah Responden Survey Kesiapan Perubahan per 17 Januari 2011
*: Total respon yang diterima **: Respon yang lengkap dan valid Sumber: Kemenkeu R.I.
Gambar 1.2. Hasil Survey Kesiapan Perubahan Sumber: Kemenkeu R.I.
8
Kondisi yang diharapkan adalah para pegawai memahami SPAN dan pentingnya SPAN, memiliki kompetensi yang dibutuhkan untuk mengimplementasi SPAN secara baik dan siap mendukung implementasi SPAN. Namun pada kenyataanya kondisi saat ini mencerminkan bahwa tujuan dan benefit SPAN belum sepenuhnya dipahami oleh mayoritas pegawai, komitmen dukungan pada SPAN cenderung masih rendah, pengetahuan yang baik tentang SPAN cenderung hanya dimiliki oleh pegawai level Eselon Tiga ke atas, adanya persepsi kurangnya kapabilitas untuk implementasi SPAN, dan adanya kekuatiran mengenai Job Security pasca implementasi SPAN. Perbedaan antara kondisi saat ini dengan kondisi yang diharapkan menimbulkan gap yang harus dijembatani agar pegawai memahami SPAN dan mempunyai persepsi yang baik sehingga mendukung implementasi SPAN serta siap dan aktif terlibat dalam program SPAN seperti sosialisasi dan pelatihan.
3. Pertanyaan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah yang telah penulis paparkan sebelumnya, maka dirumuskan pertanyaan penelitian sebagai berikut: a. Apakah manajemen perubahan yang dilakukan DJPBN terkait dengan proyek SPAN berjalan baik dan memungkinkan DJPBN memperoleh performa terbaiknya?
9
b. Apa sajakah masalah yang terjadi dalam manajemen perubahan pada proyek SPAN?
4. Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian dari penyusunan karya ilmiah ini adalah sebagai berikut: a. Untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi manajemen perubahan yang dilakukan oleh DJPBN. b. Untuk mengidentifikasi masalah
yang terjadi dalam manajemen
perubahan yang dilakukan DJPBN.
5. Manfaat Penelitian Terdapat beberapa manfaat penelitian ini yaitu: a. Bagi DJPBN. Hasil dari penelitian ini dapat dijadikan masukan bagi DJPBN dalam proses pengambilan keputusan terkait dengan proses manajemen perubahan yang masih berlangsung pada instansi tersebut. b. Bagi penelitian selanjutnya. Hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai wacana mengenai manajemen perubahan pada perusahaan yang tidak berorientasi laba.
10
c. Bagi penulis. Penelitian ini bermanfaat bagi peneliti untuk mengaplikasikan teori manajemen perubahan yang telah dipelajari dengan kondisi sesungguhnya di lapangan.
6. Ruang Lingkup atau Batasan Penelitian Meskipun program manajemen perubahan melalui proyek SPAN tersebut terintegrasi dengan Direktorat Jendral Anggaran serta Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan Sekretariat Jenderal, namun karena alasan terlalu luasnya cakupan apabila ketiga organisasi tersebut diteliti bersama-sama maka peneliti membatasi penelitian ini pada lingkup DJPBN saja. Selain itu variabel manajemen perubahan yang diteliti dibatasi pada hard side dalam manajemen perubahan, initiative change dan process change, serta soft aspect dalam manajemen perubahan yaitu mengenai kebudayaan.
7. Sistematika Penulisan Dalam penelitian ini, terdapat enam bab yang dimulai dengan pendahuluan. Pada bab pendahuluan diuraikan mengenai latar belakang penelitian, rumusan masalah, pertanyaan penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan penelitian dan sistematika penulisan. Bab kedua merupakan kajian pustaka yang berisi mengenai landasan teori dalam penelitian ini. Bab ketiga berisi tentang profil
11
perusahaan dimana diuraikan mengenai sejarah DJPBN, visi misi, struktur organisasi dan juga tentang SPAN. Bab keempat adalah metode penelitian yang digunakan. Pada bab ini dijelaskan mengenai desain penelitian, definisi operasional, instrumen penelitian, metode pengumpulan data dan metode analisis data yang digunakan. Bab lima merupakan pembahasan serta hasil dari penelitian yang telah dilakukan. Bab ini menguraikan deskripsi data dan juga pembahasan atau jawaban atas masalah penelitian yang telah dipaparkan pada bab pertama. Pada bab terakhir yaitu bab enam berisi mengenai simpulan, keterbatasan dan saran.
12
