BAB 1 Auditing dan Sistem Informasi
1.1 Pengantar Perkembangan sistem informasi yang digunakan oleh klien berdampak dengan keahlian yang harus dikuasai oleh auditor yang semula pendekatan yang dilakukan dengan cara manual maka dengan perubahan tersebut auditor dituntut untuk menguasai proses sistem informasi yang dipakai klien dan Teknik Audit Berbantuan Komputer (TABK) dengan menyesuaikan proses audit dan prosedur yang digunakan pada saat melaksanakan pekerjaan lapangan misalnya perubahan lingkungan sistem akuntansi yang manual menjadi sistem informasi akuntansi berbasis komputer menyebabkan auditor harus mempelajari karaktristik lingkungan sistem tersebut. Agar pelaksanaan auditing dapat berjalan dengan efektif dan efisien, auditor sudah seharusnya menyesuaikan teknikteknik auditnya dengan sistem informasi klien. Untuk memperoleh pemahaman tentang efinisi audit, type-type audit, jenis-jenis auditor, pengetahuan sistem, informasi, berikut akan dibahas secara rinci. 1.2. Definisi Audit Ada beberapa definisi audit yang diberikan oleh beberapa ahli di bidang akuntansi, antara lain: Menurut Alvin A.Arens dan James K.Loebbecke : “Auditing is the accumulation and evaluation of evidence about information to determine and report on the degree of correspondence between the information and established criteria. Auditing should be done by a competent independent person”. Menurut Mulyadi : “Suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara obyektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi, dengan
1
tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan”. Dalam melaksanakan audit faktor-faktor berikut harus diperhatikan: 1.
Dibutuhkan informasi yang dapat diukur dan sejumlah kriteria (standar) yang dapat digunakan sebagai panduan untuk mengevaluasi informasi tersebut,
2. Penetapan entitas ekonomi dan periode waktu yang diaudit harus jelas untuk menentukan lingkup tanggungjawab auditor, 3. Bahan bukti harus diperoleh dalam jumlah dan kualitas yang cukup untuk memenuhi tujuan audit, 4. Kemampuan auditor memahami kriteria yang digunakan serta sikap independen dalam mengumpulkan bahan bukti yang diperlukan untuk mendukung kesimpulan yang akan diambilnya.
1.3. Tipe-tipe Audit Audit pada umumnya dibagi menjadi tiga golongan, yaitu : audit laporan keuangan, audit kepatuhan, dan audit operasional. 1. Audit laporan keuangan (financial statement audit). Audit laporan keuangan adalah audit yang dilakukan oleh auditor eksternal maupun internal terhadap laporan keuangan auditee untuk memberikan pendapat apakah laporan keuangan tersebut disajikan sesuai dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Hasil audit lalu dibagikan kepada pihak luar perusahaan seperti kreditor, pemegang saham, dan kantor pelayanan pajak. 2. Audit kepatuhan (compliance audit). Audit ini bertujuan untuk menentukan apakah yang diperiksa sesuai dengan kondisi, peratuan, dan undang-undang tertentu. Kriteria-kriteria yang ditetapkan dalam audit kepatuhan berasal dari sumber-sumber yang berbeda. Contohnya ia mungkin bersumber dari manajemen 2
dalam bentuk prosedur-prosedur pengendalian internal. Audit kepatuhan dapat dilakukan oleh auditor internal maupun eksternal. 3. Audit operasional (operational audit). Audit operasional merupakan penelahaan secara sistematik aktivitas operasi organisasi dalam hubungannya dengan tujuan tertentu. Dalam audit operasional, auditor diharapkan melakukan pengamatan yang obyektif dan analisis yang komprehensif terhadap operasional-operasional tertentu. Tujuan audit operasional adalah untuk : 1. Menilai kinerja, kinerja dibandingkan dengan kebijakan-kebijakan, standarstandar, dan sasaran-sasaran yang ditetapkan oleh manajemen 2. Mengidentifikasikan peluang dan 3. Memberikan rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut. Pihakpihak yang mungkin meminta dilakukannya audit operasional adalah manajemen dan pihak ketiga. Hasil audit operasional diserahkan kepada pihak yang meminta dilaksanakannya audit tersebut. 1.4. Jenis-jenis Auditor Auditor biasanya diklasifikasikan dalam dua kategori berdasarkan siapa yang mempekerjakan mereka, yaitu : Auditor eksternal, dan auditor internal, 1. Auditor eksternal. Audit eksternal merupakan pihak luar yang bukan merupakan karyawan perusahaan, berkedudukan independen dan tidak memihak baik terhadap auditeenya maupun terhadap pihak-pihak yang berkepentingan dengan auditeenya (pengguna laporan keuangan). Auditor eksternal dapat melakukan setiap jenis audit. 2. Auditor Internal. Auditor internal adalah pegawai dari perusahaan yang diaudit, auditor ini melibatkan diri dalam suatu kegiatan penilaian independen dalam lingkungan perusahaan sebagai suatu bentuk jasa bagi perusahaaan.. Fungsi dasar dari Internal Audit adalah suatu penilaian, yang dilakukan oleh pegawai perusahaan yang terlatih mengenai ketelitian, dapat dipercayainya, efisiensi, dan 3
kegunaan catatan-catatan (akutansi) perusahaan, serta pengendalian intern yang terdapat dalam perusahaan. Tujuannya adalah untuk membantu pimpinan perusahaan (manajemen) dalam melaksanakan tanggungjawabnya dengan memberikan analisa, penilaian, saran, dan komentar mengenai kegiatan yang di audit. Untuk mencapai tujuan tersebut, internal auditor melakukan kegiatan– kegiatan berikut: − Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan penerapan sistem pengendalian manajemen, struktur pengendalian intern, dan pengendalian operasional lainnya serta mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang tidak terlalu mahal, − Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan prosedurprosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen − Memastikan seberapa jauh harta perusahaan dipertanggungjawabkan dan dilindungi dari kemungkinan terjadinya segala bentuk pencurian, kecurangan dan penyalahgunaan − Memastikan bahwa pengelolaan data yang dikembangkan dalam organisasi dapat dipercaya − Menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam melaksanakan tugas yang diberikan oleh manajemen − Menyarankan perbaikan-perbaikan operasional dalam rangka meningkatkan efisensi dan efektifitas Dari kegiatan-kegiatan yang dilakukannya tersebut dapat disimpulkan bahwa internal auditor antara lain memiliki peranan dalam : − Pencegahan Kecurangan (Fraud Prevention), − Pendeteksian Kecurangan (Fraud Detection), dan − Penginvestigasian Kecurangan (Fraud Investigation).
4
1.5. Pengertian sistem
Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan (Barry E. Cushing, 1974). Sistem adalah suatu grup dari elemen-elemen baik berbentuk fisik maupun bukan fisik yang menunjukan suatu kumpulan saling berhubungan di antaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau akhir dari sistem (M. J Alexander, 1974). Stephen A. Moscove dan Mark G (1984) mendefinisikan sistem sebagai berikut: Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dari interaksi subsistem yang berusaha untuk mencapai tujuan yang sama. Menurut O’Brien, sistem merupakan sekumpulan komponen-komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, dengan menerima masukan dan menghasilkan pengeluaran melalui proses transformasi yang terorganisir. Menurut
Mathiassen,
system
adalah
sekumpulan
komponen
yang
mengimplementasikan kebutuhan pemodelan fungsi dan antar muka. Dari definisi-definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen atau subsistem-subsistem yang saling berinteraksi dan berhubungan membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan atau sasaran sistem tersebut. Misalnya, sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa susbsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan sebagainya. Bahkan sistem akuntansi itu sendiri merupakan subsistem dari sistem yang lebih besar.
1.6. Pengertian Informasi Menurut Kenneth C. Laudon dan Jane Price Laudon (1999), informasi adalah data yang telah dibentuk menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi umat manusia.
5
Menurut John Burch dan Gary Grudnitski (1986), informasi adalah data yang telah diletakan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan di dalam pembuatan keputusan. Menurut O’Brien, informasi adalah adata yang telah diubah ke dalam sebuah bentuk yang mempunyai arti dan berguna bagi pemakai tertentu atau khusus. Menurut Mcleod, informasi adalah data yang telah diproses sehingga menjadi data yang mempunyai arti dan berguna bagi pemakainya. Dari beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi (Jogiyanto 1999) adalah: 1. data yang diolah 2. menjadi bentuk yang lebih berguna (relevan, akurat, dan tepat waktu) dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 3. menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) dan suatu kesatuan yang nyata (fact dan entity). 4. digunakan untuk pengambilan keputusan.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Kemudian dari informasi tersebut digunakan untuk membuat keputusan dan melakukan tindakan. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Kesatuan (fact dan entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
1.7. Pengertian Sistem Informasi Menurut James B. Bower, Robert E. Schlosser dan Maurice S. Newman (1985): suatu sistem informasi adalah suatu cara
yang sudah tertentu untuk menyediakan
informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.
6
Sedangkan menurut John F. Nash dan Martin B. Roberts (1984): suatu sistem informasi adalah suatu kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedurprosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan ekstenal yang penting dan menyediakan suatu dasar untuk pengambilan keputusan yang cerdik. 1.8. Pengertian Teknologi Informasi Teknologi Informasi adalah suatu hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak) yang digunakan oleh sistem informasi, hardware atau perangkat keras merupakan peralatan fisik yang terlibat dalam pemrosesan informasi seperti computer, workstation, peralatan jaringan, tempat penyimpanan data serta peralatan transmisi. Software adalah program computer yang menginterpretasikan apa yang harus dilakukan. Teknologi Informasi adalah teknologi computer untuk memproses dan menyimpan informasi, sama baiknya dengan teknologi komunikasi untuk transmisi informasi
1.9. Audit SI Audit sebuah system teknologi informasi untuk saat ini adalah sebuah keharusan. Audit perlu dilakukan agar sebuat system mampu memenuhi syarat IT Governance. Audit system informasi adalah cara untuk melakukan pengujian terhadap system informasi yang ada di dalam organisasi untuk mengetahui apakah system informasi yang dimiliki telah sesuai dengan visi, misi dan tujuan organisasi, menguji performa system informasi dan untuk mendeteksi resiko-resiko dan efek potensial yang mungkin timbul.
7
Metodologi Audit IT Dalam pelaksanaanya, auditor TI mengumpulkan bukti-bukti yang memadai melalui berbagai teknik termasuk survey, wawancara, observasi dan review dokumentasi. Satu hal yang unik, bukti-bukti audit yang diambil oleh auditor biasanya mencakup pula bukti elektronis. Biasanya, auditor TI menerapkan teknik audit berbantuan computer, disebut juga dengan CAAT (Computer Aided Auditing Technique). Teknik ini digunakan untuk menganalisa data, misalnya saja data transaksi penjualan, pembelian, transaksi aktivitas persediaan, aktivitas nasabah, dan lain-lain. Langkah dasar Audit SI Audit dalam konteks teknologi informasi adalah memeriksa apakah sistem komputer berjalan semestinya. Tujuh langkah proses audit: 1.
Implementasikan sebuah strategi audit berbasis manajemen risiko serta control practice yang dapat disepakati semua pihak.
2. Tetapkan langkah-langkah audit yang rinci. 3. Gunakan fakta/bahan bukti yang cukup, handal, relevan, serta bermanfaat. 4. Buatlah laporan beserta kesimpulannya berdasarkan fakta yang dikumpulkan. 5. Telaah apakah tujuan audit tercapai. 6. Sampaikan laporan kepada pihak yang berkepentingan. 7. Pastikan bahwa organisasi mengimplementasikan managemen risiko serta control practice. Sebelum menjalankan proses audit, tentu saja proses audit harus direncanakan terlebih dahulu. Audit planning (perencanaan audit) harus secara jelas menerangkan tujuan audit, kewenangan auditor, adanya persetujuan managemen tinggi, dan metode audit. Metodologi audit: 1.
Audit subject. Menentukan apa yang akan diaudit.
8
2.
Audit objective. Menentukan tujuan dari audit.
3.
Audit Scope. Menentukan sistem, fungsi, dan bagian dari organisasi yang secara spesifik/khusus akan diaudit.
4.
Preaudit Planning. Mengidentifikasi sumber daya dan SDM yang dibutuhkan, menentukan dokumen-dokumen apa yang diperlukan untuk menunjang audit, menentukan lokasi audit.
5.
Audit procedures and steps for data gathering. Menentukan cara melakukan audit untuk memeriksa dan menguji kendali, menentukan siapa yang akan diwawancara.
6. Evaluasi hasil pengujian dan pemeriksaan. Spesifik pada tiap organisasi. 7. Prosedur komunikasi dengan pihak manajemen. Spesifik pada tiap organisasi. 8.
Audit Report Preparation. Menentukan bagaimana cara memeriksa hasil audit, yaitu evaluasi kesahihan dari dokumen-dokumen, prosedur, dan kebijakan dari organisasi yang diaudit. Struktur dan isi laporan audit tidak baku, tapi umumnya terdiri atas:
o Pendahuluan. Tujuan, ruang lingkup, lamanya audit, prosedur audit. o Kesimpulan umum dari auditor. o Hasil audit. Apa yang ditemukan dalam audit, apakah prosedur dan kontrol layak atau tidak o Rekomendasi. Tanggapan dari manajemen (bila perlu). o
Exit interview. Interview terakhir antara auditor dengan pihak manajemen untuk membicarakan temuan-temuan dan rekomendasi tindak lanjut. Sekaligus meyakinkan tim manajemen bahwa hasil audit sahih
1.10. Perkembangan Pendekatan Audit Sistem Informasi Perkembangan teknologi informasi, perangkat lunak, sistem jaringan dan komunikasi dan otomatisasi dalam pengolahan data berdampak perkembangan terhadap pendekatan audit yang dilakukan, tiga pendekatan yang dilakukan oleh auditor dalam
9
memeriksa laporan keuangan klien yang telah mempergunakan Sistem Informasi Akuntansi yaitu (Watne, 1990) : 1. Auditing Around The Computer. Pendekatan ini merupakan pendekatan yang mula-mula ditempuh oleh auditor. Dengan pendekatan ini komputer yang digunakan oleh perusahaan diperlakukan sebagai Black Box. Asumsi yang digunakan dalam pendekatan ini adalah bila sampel output dari suatu sistem ternyata benar berdasarkan masukan sistem tadi, maka pemrosesannya tentunya dapat diandalkan. Dalam pemeriksaan dengan pendekatan ini, auditor melakukan pemeriksaan di sekitar komputer saja. 2. Auditing With The Computer. Pendekatan ini digunakan untuk mengotomatisati banyak kegiatan audit. Auditor memanfaatkan komputer sebagai alat bantu dalam melakukan penulisan, perhitungan, pembandingan dan sebagainya. Pendekatan ini menggunakan perangkat lunak Generalized Audit Software, yaitu program audit yang berlaku umum untuk berbagai klien. 3. Auditing Through The Computer. Pendekatan ini lebih menekankan pada langkah pemrosesan serta pengendalian program yang dilakukan oleh sistem komputer. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa jika program pemrosesan dirancang dengan baik dan memiliki aspek pengendalian yang memadai, maka kesalahan dan penyimpangan kemungkinan besar tidak terjadi.pendekatan ini biasanya diterapkan pada sistem pengolahan data on-line yang tidak memberikan jejak audit yang memadai.
1.11. Tahap-tahap Audit Sistem Informasi
Audit Sistem Informasi dapat dilakukan dengan berbagai macam tahap-tahap. Tahaptahap audit terdiri dari 5 tahap sebagai berikut : 1. Tahap pemeriksaan pendahuluan 2. Tahap pemeriksaan rinci. 3. Tahap pengujian kesesuaian. 4. Tahap pengujian kebenaran bukti.
10
5. Tahap penilaian secara umum atas hasil pengujian.
1. Tahap Pemeriksaan Pendahuluan. Sebelum auditor menentukan sifat dan luas pengujian yang harus dilakukan, auditor harus memahami bisnis auditi (kebijakan, struktur organisasi, dan praktik yang dilakukan). Setelah itu, analisis risiko audit merupakan bagian yang sangat penting. Ini meliputi review atas pengendalian intern. Dalam tahap ini, auditor juga mengidentifikasi aplikasi yang penting dan berusaha untuk memahami pengendalian terhadap transaksi yang diproses oleh aplikasi tersebut. pada tahap ini pula auditor dapat memutuskan apakah audit dapat diteruskan atau mengundurkan diri dari penugasan audit.
2. Tahap Pemeriksaan Rinci. Pada tahap ini auditnya berupaya mendapatkan informasi lebih mendalam untuk memahami pengendalian yang diterapkan dalam sistem komputer klien. Auditor harus dapat memperkirakan bahwa hasil audit pada akhirnya harus dapat dijadikan sebagai dasar untuk menilai apakah struktur pengendalian intern yang diterapkan dapat dipercaya atau tidak. Kuat atau tidaknya pengendalian tersebut akan menjadi dasar bagi auditor dalam menentukan langkah selanjutnya. 3. Tahap Pengujian Kesesuaian. Dalam tahap ini, dilakukan pemeriksaan secara terinci saldo akun dan transaksi. Informasi yang digunakan berada dalam file data yang biasanya harus diambil menggunakan software CAATTs. Pendekatan basis data menggunakan CAATTs dan pengujian substantif untuk memeriksa integritas data. Dengan kata lain, CAATTs digunakan untuk mengambil data untuk mengetahui integritas dan keandalan data itu sendiri.
11
.
4. Tahap Pengujian Kebenaran Bukti. Tujuan pada tahap pengujian kebenaran bukti adalah untuk mendapatkan bukti yang cukup kompeten,. Pada tahap ini, pengujian yang dilakukan adalah (Davis at.all. 1981) : 1. Mengidentifikasi kesalahan dalam pemrosesan data 2. Menilai kualitas data 3. Mengidentifikasi ketidakkonsistenan data 4. Membandingkan data dengan perhitungan fisik 5. Konfirmasi data dengan sumber-sumber dari luar perusahaan. 5. Tahap Penilaian Secara Umum atas Hasil Pengujian. Pada tahap ini auditor diharapkan telah dapat memberikan penilaian apakah bukti yang diperoleh dapat atau tidak mendukung informasi yang diaudit. Hasil penilaian tersebut akan menjadi dasar bagi auditor untuk menyiapkan pendapatanya dalam laporan auditan. Auditor harus mengintegrasikan hasil proses dalam pendekatan audit yang diterapkan audit yang diterapkan. Audit meliputi struktur pengendalian intern yang diterapkan perusahaan, yang mencakup : (1) pengendalian umum, (2) pengendalian aplikasi, yang terdiri dari : (a) pengendalian secara manual, (b) pengendalian terhadap output sistem informasi, dan (c) pengendalian yang sudah diprogram. 5.1. Pengendalian Umum. Pemahaman Pengendalian Umum Pengendalian umum pada perusahaan biasanya dilakukan terhadap aspek fisikal maupun logikal. Aspek fisikal, terhadap aset-aset fisik perusahaan, sedangkan aspek logikal
12
biasanya terhadap sistem informasi di level manajemen (misal: sistem operasi). Pengendalian umum sendiri digolongkan menjadi beberapa, diantaranya adalah: Pengendalian organisasi dan otorisasi. Yang dimaksud dengan organisasi disini adalah secara umum terdapat pemisahan tugas dan jabatan antara pengguna sistem (operasi) dan administrator sistem (operasi). Disini juga dapat dilihat bahwa pengguna hanya dapat mengakses sistem apabila memang telah diotorisasi oleh administrator. Pengendalian operasi. Operasi sistem informasi dalam perusahaan juga perlu pengendalian untuk memastikan sistem informasi tersebut dapat beroperasi dengan baik selayaknya sesuai yang diharapkan. Pengendalian perubahan. Perubahan-perubahan yang dilakukan terhadap sistem informasi juga harus dikendalikan. Termasuk pengendalian versi dari sistem informasi tersebut, catatan perubahan versi,serta manajemen perubahan atas diimplementasikannya sebuah sistem informasi. Pengendalian akses fisikal dan logikal. Pengendalian akses fisikal berkaitan dengan akses secara fisik terhadap fasilitas-fasilitas sistem informasi suatu perusahaan, sedangkan akses logikal berkaitan dengan pengelolaan akses terhadap sistem operasi sistem tersebut (misal: windows). 5.2. Pengendalian Aplikasi. Pemahaman Pengendalian Aplikasi Pengendalian aplikasi yang dimaksud disini adalah prosedur-prosedur pengendalian yang didisain oleh manajemen organisasi untuk meminimalkan resiko terhadap aplikasi yang diterapkan perusahaan agar proses bisnisnya dapat berjalan dengan baik. Hubungan Pengendalian Umum dan Aplikasi Hubungan antara pengendalian umum dan aplikasi biasanya bersifat pervasif. Artinya apabila pengendalian umum terbukti jelek, maka pengendalian aplikasinya diasumsikan jelek juga, sedangkan bila pengendalian umum terbukti baik, maka diasumsikan pengendalian aplikasinya juga baik. Macam Aplikasi
13
Aplikasi yang dimaksud biasanya berwujud perangkat lunak, yang dapat dibagi menjadi dua tipe dalam perusahaan untuk kepentingan audit PDE: 1. Perangkat lunak berdiri sendiri. Tipe ini biasanya terdapat pada organisasi yang belum menerapkan SIA dan sistem ERP, sehingga masih banyak aplikasi yang berdiri sendiri pada masing-masing unitnya. Sebagai contoh: aplikasi (software) MYOB pada fungsi akuntansi dan keuangan. 2. Perangkat lunak di server. Tipe ini biasanya terdapat pada organisasi yang telah menerapkan SIA dan sistem ERP. Aplikasi terinstall pada server sehingga tipe struktur sistemnya memakai sistem client-server . Client hanya dipakai sebagai antar-muka (interface) untuk mengakses aplikasi pada server. Macam Pengendalian Aplikasi Pengendalian aplikasi dalam organisasi sendiri biasanya dibagi menjadi beberapa: 1. Organisasi Aplikasi 2. Akses Aplikasi 3. Input 4. Proses 5. Output 6. Master File/Database Pemahaman atas Pengendalian Organisasi dan Akses Aplikasi Pada modul ini, kita akan mencoba memahami terlebih dahulu pengendalian aplikasi: organisasi dan akses. Pada pengendalian organisasi, hampir sama dengan pengendalian umum organisasi, namun lebih terfokus pada aplikasi yang diterapkan perusahaan. Siapa pemilik aplikasi, tugas administrator, pengguna, hingga pengembangan aplikasi tersebut. Untuk pengendalian akses, biasanya terpusat hanya pada pengendalian logika saja untuk menghindari akses tidak terotorisasi. Selain itu juga terdapat pengendalian role based menu dibalik pengendalian akses logika, dimana hanya pengguna tertentu saja yang mampu mengakses menu yang telah ditunjuk oleh administrator. Hal ini berkaitan erat dengan kebijakan TI dan prosedur perusahaan berkaitan dengan nama pengguna dan sandi nya. Pemahaman atas Pengendalian Input
14
Modul ini melanjutkan pengendalian akses dari modul 3.0b, yang pertama melihat pada proses pengendalian input. Inti dari pengendalian input adalah memastikan data-data yang dimasukkan ke dalam sistem telah tervalidasi, akurat, dan terverifikasi. Beberapa pengendalian input otomatis yang biasa diprogram: Validation checks 1. Format checks: sesuai dengan format yang ditentukan 2. Range and limit checks 3. Check digits 4. Validity checks (lookup) 5. Compatibility checks (data dan turunan) Duplicate Checks Membandingkan dengan input transaksi sebelumnya Matching Membandingkan (verifikasi) instan pada satu modul dengan instan modul lain yang terhubungkan, contoh: penerimaan barang dengan tagihan Pemahaman atas Pengendalian Proses Pengendalian proses biasanya terbagi menjadi dua tahapan, yaitu (1) tahapan transaksi, dimana proses terjadi pada berkas-berkas transaksi baik yang sementara maupun yang permanen dan (2) tahapan database, proses yang dilakukan pada berkas-berkas master. Adapun tipe pengendalian proses adalah sebagai berikut: 1. Run to run control 2. Pivot totals 3. Control/Hash totals: non numerical control 4. Control accounts 5. Data file control: menghitung instan entitas 6. Transaction validation control 7. File reconciliation control Pemahaman atas Pengendalian Output Pada pengendalian ini dilakukan beberapa pengecekan baik secara otomatis maupun manual (kasat mata) jika output yang dihasilkan juga kasat mata.
15
Beberapa tipe pengendalian output: 1. Ekspektansi output (logs) 2. Kelengkapan output (misal dengan no halaman) 3. Pengendalian atas spooled output 4. Reasonableness 5. Output rutin 6. Distribusi output 7. Orang yang tepat, ditempat yang benar dalam waktu yang reasonable 8. SQL output Pemahaman atas Pengendalian Berkas Master Pada pengendalian ini harus terjadi integritas referensial pada data, sehingga tidak akan diketemukan anomali-anomali, seperti:
Anomaly penambahan
Anomaly penghapusan
Anomaly pemuktahiran/pembaruan
6. PENGENALAN KERTAS KERJA Kertas Kerja: Kertas kerja audit adalah catatan yang dibuat auditor tentang prosedur yang diterapkan, pelaksanaan pengujian dan bukti yang diperoleh serta kesimpulan yang diperoleh selama audit. Kertas kerja merupakan pendukung utama laporan audit, alat koordinasi dan supervisi, bukti bahwa auditor telah melakukan audit sesuai dengan standar auditing yang Berterima umum. Tujuan Kertas Kerja:
Untuk mendokumentasikan semua bukti audit yang diperoleh selama pelaksanaan audit.
16
Untuk mengorganisasikan/mengkoordinasikan semua tahap atau langkahlangkah audit.
Untuk membantu auditor senior, partner atau pimpinan kantor akuntan dalam mereview pekerjaan yang dihasilkan oleh stafnya.
Untuk mempermudah atau sebagai dasar penyusunan laporan audit
Sebagai bukti dan penjelasan secara rinci atas pendapat auditor serta temuantemuan yang telah dilaporkan dalam laporan audit.
Pedoman Pembuatan Kertas Kerja
Setiap kertas kerja harus bertujuan
Setiap topik dibuatkan kertas kerja sendiri
Indentitas (judul) yang jelas
Diberi indeks atau indeks silang
Semua langkah (prosedur audit) harus dijelaskan
Berisi komentar auditor yang mencerminkan kesimpulan
Ada paraf dan tanggal pembuatan/evaluasi
Penyimpanan terpisah antara yang sudah selesai dengan yang belum selesai
Jenis Kertas Kerja
Kertas kerja neraca saldo
Jadwal dan analisis
Memo audit dan informasi pendukung
Jurnal penyesuaian dan pengklasifikasian kembali
STANDAR UMUM KERTAS KERJA
Fungsi Kertas Kerja •
Pendukung pendapat auditor.
•
Membantu dalam pengarahan dan pengawasan pekerjaan.
•
Penyediaan catatan tentang:
17
1. Prosedur audit yang dilakukan. 2. Pengujian yang dilakukan 3. Informasi yang diperoleh. 4. Kesimpulan yang dicapai. •
Menyediakan bukti bahwa audit telah diarahkan menurut Standar Profesional Audit Internal
Kelengkapan Kertas Kerja •
Kertas kerja harus akurat dan lengkap 1.
Tidak ada pertanyaan signifikan dalam lingkup atau yang berhubungan dengan tujuan audit yang tidak dapat terjawab.
2.
Kertas kerja harus berdiri sendiri, dalam hal ini harus dinyatakan secara jelas bahwa pekerjaan telah dilaksanakan, bagaimana dan dari mana sampel dipilih, tujuan kertas kerja, temuan apa saja yang telah dibuat, dan lain-lain.
•
Setiap bagian dari kertas kerja harus terdiri dari: 1. Gambaran judul 2. Identifikasi sumber jika jelas 3. Tanggal persiapan auditor awal 4. Nomer indeks kertas kerja
7. Prinsip Laporan Audit Hasil Laporan audit merupakan media yang dipakai oleh auditor dalam berkomunikasi dengan klien. Laporan audit berupa komunikasi dan ekspresi auditor terhadap objek yang diaudit agar laporan atau ekspresi auditor tadi dapat dimengerti maka laporan itu harus mampu dipahami oleh penggunanya.
18
Laporan audit ini terdiri dari: 1. Maksud dan tujuan dari review pengendalian terhadap penerapan TI di klien. 2. Ruang lingkup dan referensi pengendalian yang digunakan sebagai bahan acuan penilaian pengendalian TI yang diterapkan dalam klien. 3. Metodologi review merupakan langkah-langkah audit dan teknik pemerolehan informasi untuk mendukung laporan review. 4. Pernyataan penjelasan hasil review: a. Permasalahan, menjelaskan pokok masalah yang saat ini dihadapi oleh klien. b. Temuan, menjelaskan bukti audit untuk mendukung kesimpulan masalah. c. Kriteria/standar, menjelaskan pengendalian yang seharusnya diterapkan oleh klien. d. Kondisi, menjelaskan sebab dan akibat serta aktifitas/kegiatan terkini. e. Risiko, menjelaskan potensi dan dampak negatif terhadap hilangnya atau tidak diterapkannya pengendalian. f. Tanggapan manajemen, menjelaskan komentar dan tanggapan manajemen terhadap permasalahan dan temuan yang telah disampaikan. g.
Rekomendasi, menjelaskan saran-saran perbaikan dan implementasi
penge pengendalian yang harus diterapkan dalam kegiatan/aktifitas klien.
Pelaksanaan audit system informasi dilaksanakan berdasarkan risk-based approach dengan mengacu pada: 1. Pernyataan Standar Audit 57, 59, 60, 63, 64 dan 65 2. COBIT 4.0 3. ISO 17799:2005 4. best practices lainnya (ISACA Guidelines, CISA 2007, COSO, Sarbanes-Oxley Act, SANS) Pelaksanaan audit dilakukan dengan Cara yang dapat dilaksanakan adalah: 19
1. Penyampaian kuisioner a. Kuisioner Pengendalian Sistem Informasi b. Kuisioner I – Analisis Pengelolaan Teknologi Informasi, Management Awareness c. Kuisioner II – Analisis Pengelolaan Teknologi Informasi, Information Technology Controls Diagnostic 2. Wawancara 3. Observasi a. Major application b. Infrastruktur pendukung data center: air conditioning, smoke detector, fire extinguisher, hydrant, dll. c. Sistem Operasi d. Database e. Internet, LAN, WAN f. Perangkat Keras dan Lunak g. Kebijakan dan Standard Operation Procedure 4. Studi kebijakan, prosedur, dan dokumentasi 5. Pengujian dengan menggunakan perangkat lunak
Referensi Control Objective for Information and related Technology (COBIT): 1. Mengamankan Aset Sistem Informasi (Assets Safeguarding) Aset informasi suatu entitas seperti perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), sumber daya manusia, file/data dan fasilitas Teknologi Informasi lainnya harus dijaga dengan sistem pengendalian internal yang baik agar tidak terjadi misefisiensi, mis-efektifitas, dan penyalahgunaan aset entitas. Dengan demikian sistem pengamanan aset sistem informasi merupakan suatu hal yang sangat penting yang harus dipenuhi oleh entitas.
20
2. Efektifitas sistem Efektifitas sistem informasi entitas memiliki peranan penting dalam proses pengambilan keputusan usaha/bisnis. Suatu sistem informasi dapat dikatakan efektifbila sistem informasi memberikan manfaat dan ketepatgunaan teknologi informasi dalam operasi dan administrasi. 3.
Efisiensi sistem
Efisiensi menjadi sangat penting ketika sumber daya kapasitas yang dimiliki oleh entitas terbatas. Jika cara kerja dari sistem aplikasi komputer menurun maka pihak manajemen, dalam hal ini mewakili entitas, harus mengevaluasi apakah efisiensi sistem masih memadai atau harus menambah sumber daya, karena suatu sistem dapat dikatakan efisien jika sistem informasi dapat memenuhi kebutuhan user dengan sumber daya informasi yang minimal. 4. Memberikan
dan
mengelola
ketersediaan
layanan
sistem
informasi
(Availability) Berhubungan dengan ketersediaan dukungan/layanan teknologi informasi.
Teknologi
Informasi
hendaknya
dapat
mendukung
secara
berkelanjutan terhadap proses usaha/bisnis entitas. Makin sering terjadi gangguan (system downtime) maka berarti tingkat ketersediaan sistem rendah. 5.
Menjaga kerahasiaan (Confidentiality)
Fokus kerahasiaan disini ialah perlindungan terhadap informasi dan supaya terlindung
dari
akses
dari
pihak-pihak
yang
tidak
berwenang
dan
bertanggungjawab. 6.
Meningkatkan kehandalan (Reability)
Berhubungan dengan kesesuaian dan keakuratan bagi manajemen dalam pengelolaan organ isasi, pelaporan dan pertanggungjawaban. 7.
Menjaga integritas data (Data Integrity)
Integritas data adalah salah satu konsep dasar sistem informasi. Data memiliki atributatribut seperti: kelengkapan, kebenaran, dan keakuratan. Jika integritas data
tidak
terpelihara,
maka
suatu
entitas
tidak
akan
lagi
memiliki
21
informasi/laporan yang benar, bahkan entitas dapat menderita k kerugian karena pengawasan yang tidak tepat atau keputusan-keputusan yang salah. Faktor utama yang membuat data berharga bagi entitas dan pentingnya untuk menjaga integritas data adalah: a. Makna
penting
data/informasi
bagi
pengambilan
keputusan
adalah
peningkatan kualitas data sehingga dapat memberikan informasi bagi para pengambil keputusan. b. Nilai data bagi pesaing entitas, jika data tersebut berguna bagi pesaing maka kehilangan data akan memberikan dampak buruk bagi entitas. Pesaing dapat menggunakan data tersebut untuk mengalahkan entitas saingannya sehingga mengakibatkan entitas menjadi kehilangan pasar, berkurangnya keuntungan, dan sebagainya. 8. Menaati seluruh peraturan dan aturan yang ada dan berlaku saat ini, baik itu di internal dan eksternal organisasi/entitas (Compliance) Ketaatan terhadap peraturan yang berlaku baik itu didalam dan luar entitas memberikan dampak positif dan bernilai tambah guna memberikan keyakinan yang cukup bagi para pihak yang berkepentingan entitas khususnya para regulator bahwa entitas menerapkan prinsip kehati-hatian dengan tidak meniadakan prinsip biayamanfaat dalam melakukan kegiatan usaha/bisnis entitas khususnya kegiatan teknologi informasi.
22
