Az SZMSZ mellékletei Függelékek:

Az SZMSZ mellékletei 1. A képviselı-testület által a polgármesterre átruházott hatáskörök jegyzéke 2. A képviselı-testület által a Szociális és Egészségügyi Bizottságra átruházott hatáskörök jegyzéke 3. A polgármesteri hivatal ügyrendje 4. A képviselık, a polgármester, az alpolgármester és a bizottságok nem képviselı tagjai által teendı eskü szövege 5. A közmeghallgatás eljárási szabályai 6. A polgármesteri hivatal alapító okirata

Függelékek: 1.

A képviselı-testület tagjainak névsora

2.

A Szociális és Egészségügyi Bizottság tagjainak névsora, feladatai

3.

Hatályos önkormányzati rendeletek jegyzéke

4.

Nyilvántartás a bélyegzıhasználatról

5.

Iratkezelési szabályzat

6.

Nyirád községben mőködı önszervezıdı közösségek jegyzéke

1

SZMSZ 2007 1. sz. melléklet

A Képviselı-testület által a polgármesterre átruházott hatáskörök jegyzéke

Nyirád Község Önkormányzati Képviselı-testülete az 1990. évi LXV. tv. 9. § (3) bekezdésben kapott felhatalmazás alapján az alábbi hatásköreit a polgármesterre ruházza át: a) b) c) d) e) f)

szülési támogatás, temetési támogatás, temetési segély, átmeneti segély, rendkívüli gyermekvédelmi támogatás, 18. életévét betöltött, tartósan beteg személy ápolását végzı hozzátartozónak ápolási díj,1 g) lakásfenntartási támogatás 2 megállapítása.

1 2

Hatályos: 2008. február 15-tıl - 3/2008. (II. 15.) Ör. Hatályos: 2008. február 15-tıl - 3/2008. (II. 15.) Ör.

Nyirád Község Önkormányzatának Képviselı-testülete 4/2007. (VI. 15.) rendelete a képviselı-testület és szervei szervezeti és mőködési szabályzatáról A módosításokkal egységes szerkezetbe foglalva: 2008. február 15-én

2

SZMSZ 2007 2. sz. melléklet

A Képviselı-testület által a Szociális és Egészségügyi Bizottságra átruházott hatáskörök jegyzéke 3

3

Hatályon kívül helyezve 2008. február 15-i hatállyal - 3/2008. (II. 15.) Ör.


3

SZMSZ 2007 3. sz. melléklete A POLGÁRMESTERI HIVATAL ÜGYRENDJE I. fejezet Általános rendelkezések (1) A képviselı-testület által létrehozott egységes (továbbiakban Hivatal) hivatalos megnevezése és címe: Nyirád Község Polgármesteri Hivatala 8454 Nyirád, Szabadság u. 3.

polgármesteri

hivatal

(2) A Hivatal jogállása: jogi személyiséggel rendelkezı önálló költségvetési szerv. (3)

A Hivatal költségvetési számlaszáma: 11748052-15427030

(4) A Hivatal számlavezetıje: Országos Takarékpénztár és Kereskedelmi Bank Zrt. apolcai Fiók. (5)

A Hivatalt Nyirád község polgármestere irányítja.

(6)

A Hivatalt Nyirád község jegyzıje vezeti.

(7) A Hivatal segíti a képviselı-testület és bizottsága, továbbá az alpolgármester munkáját. (8) A Hivatal feladata a döntések szakmai elıkészítése, a döntések végrehajtásának szervezése és ellenırzése, valamint a jegyzı hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyek intézése. II. fejezet A Hivatal feladatai (1) A Hivatal tevékenysége a képviselı-testület, annak bizottsága, a helyi kisebbségi önkormányzat tisztségviselıi munkája eredményességének elısegítésére irányul. Elıkészíti és ellátja a jogszabályokban meghatározott feladatokat, valamint szervezı, végrehajtó, ellenırzı és szolgáltató tevékenységet folytat. (2)

A Hivatal a képviselı-testület tevékenységével kapcsolatban: a) szakmailag elıkészíti az önkormányzati rendelettervezetet, a testületi elıterjesztést, a határozati javaslatot, valamint vizsgálja a törvényességet; b) nyilvántartja a képviselı-testület döntéseit; c) szervezi a képviselı-testület rendelkezése végrehajtását, a végrehajtás ellenırzését,


4

d) ellátja a képviselı-testület munkájával kapcsolatos egyéb nyilvántartási, ügyviteli, adminisztrációs feladatokat; (3)

A Hivatal a képviselı-testület bizottsága mőködésével kapcsolatban: a) biztosítja a feladat jellegének megfelelıen a bizottság mőködéséhez szükséges ügyviteli feltételeket; b) szakmailag elıkészíti a bizottsági elıterjesztést, jelentést, beszámolót, egyéb anyagokat; c) tájékoztatást nyújt a bizottsági kezdeményezés megvalósítási lehetıségérıl, valamint szakmailag véleményezi a bizottsághoz érkezı kérelmet, javaslatot; d) gondoskodik a bizottsági döntés nyilvántartásáról és végrehajtásáról.

(4)

A Hivatal a képviselı munkájának segítése érdekében: a) elısegíti a képviselı jogainak gyakorlását, b) köteles a képviselıt a teljes hivatali munkaidıben fogadni és részére a szükséges felvilágosítást megadni, illetve intézkedni; c) közremőködik a képviselı tájékoztatásának megszervezésében.

(5)

A Hivatal a polgármester, alpolgármester munkájával kapcsolatban: a) döntést készít elı, szervezi a végrehajtást, b) segíti a képviselı-testületi munkával kapcsolatos tisztségviselıi tevékenységet, c) nyilvántartja a polgármester döntéseit.

(6) A Hivatal Nyirád Község Önkormányzata (a továbbiakban: Önkormányzat) intézményeivel kapcsolatos szervezési, irányítási, ellenırzési feladatok ellátásában részt vesz, szakmai segítı tevékenységet folytat. (7) A Hivatal a pénzügyi, gazdálkodási, vagyonkezelési, intézményi gazdálkodás ellenırzési feladatok körében ellátja: a) az intézményi tervezés, beszámoltatás, intézményi gazdálkodás irányítását; b) a beruházás, felújítás elıkészítését, lebonyolítását; c) a belsı gazdálkodás szervezését, a belsı létszám- és bérgazdálkodást, intézményi pénzellátást; d) a költségvetési intézmények ellenırzését, az intézmény számviteli munkájának irányítását, e) a számítástechnikai, informatikai rendszer kezelését, f) a területi tervezést, vállalkozásszervezést, g) az önkormányzat ingatlanvagyonával, vagyoni érdekeltségeivel és egyéb vagyonával kapcsolatos közgazdasági, pénzügyi, jogi feladatokat. (8) A Hivatal közremőködik az igazgatás szakmai kérdéseinek korszerősítésében, más államigazgatási, önkormányzati hivatali szervekkel való kapcsolattartásban. (9) A Hivatal mőködéstechnikai feltételeit biztosító tevékenységi kört lát el, végzi az iktatást, irattározást.


5

III. fejezet Polgármester, alpolgármester (1) A polgármester feladatát és hatáskörét a jogszabályok, valamint a képviselıtestület határozza meg. (2)

A polgármester fıbb feladatai a Hivatal mőködésével kapcsolatban: a) a jegyzı útján irányítja a Hivatalt, irányítási, mőködési jogkörében szükség szerint megbeszélést tart az alpolgármester, a jegyzı részvételével; b) meghatározza a Hivatal feladatait az önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések elıkészítésében és végrehajtásában; c) dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben, hatósági jogkörökben; egyes hatásköreinek gyakorlását átruházhatja; d) a jegyzı kezdeményezésére javaslatot tesz a képviselı-testület hivatalának belsı szervezeti tagozódására, a hivatal munkarendjére, az ügyfélfogadás rendjére; e) saját feladat- és hatáskörbe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás, az utalványozás és az ellenjegyzés rendjét; f) meghatározza azok körét, akiknek a jegyzı általi kinevezéséhez, vezetıi megbízásához, felmentéséhez, vezetıi megbízásának visszavonásához az egyetértése szükséges; g) az 1991. évi XX. törvény 139. § (1) bekezdés d) pontja alapján a polgármester a helyi önkormányzat nevében kötelezettséget vállalhat, erre más személyt is felhatalmazhat; h) a képviselı-testület döntéseivel összhangban irányítja az önkormányzati vagyonnal kapcsolatos gazdálkodást; a népjóléti, az oktatási, a kulturális, a sport, a sajtó, a nemzetközi, és a személyzeti munkát; i) összehangolja mindazon feladatokat, amelyek a képviselı-testület és a bizottságok munkájával összefüggnek; részt vesz a szakmai egyeztetésekben, figyelemmel kíséri és segíti, valamint ellenırzi a bizottságok döntéseinek végrehajtását, j) irányítja a munkaterv tervezetének elkészítését, intézkedik államtitkot vagy szolgálati titkot sértı cselekmény elkövetése esetén; továbbá a titoksértés megelızése és megszüntetése iránt.

(3)

Az alpolgármester a polgármester által meghatározott feladatokat látja el.

(4) A polgármester tartós távollétében, illetve akadályoztatása esetén az alpolgármestert a polgármester jogosultságai illetik meg. IV. fejezet Jegyzı (1) A jegyzı a Hivatal vezetıje, aki szakmailag felelıs a hivatal mőködéséért. Tevékenysége során felelıs a közérdeknek és a jogszabályoknak megfelelı,


6

szakszerő, pártatlan és igazságos, a színvonalas ügyintézés szabályainak megfelelı ellátásáért. (2) A jegyzı feladatai a jogszabályokban meghatározottakon túlmenıen különösen a következık: a) a testület mőködésével kapcsolatban: összehangolja az elıkészítı munkát, gondoskodik a törvényességrıl, a jogszabályok, önkormányzati rendeletek, határozatok rendelkezéseinek betartásáról; figyelemmel kíséri az elıterjesztések, döntési tervezetek elızetes bizottsági megtárgyalását; figyelemmel kíséri a testületi ülések menetét törvényességi szempontból, ha a döntéseknél jogszabálysértést észlel, köteles jelezni; gondoskodik a jegyzıkönyvek pontos vezetésérıl, a döntések eljuttatásáról az érintettek részére; b) A Hivatal mőködésével kapcsolatban: a Hivatal belsı szervezeti egységei útján ellátja a jogszabály által hatáskörébe utalt hatósági jogköröket; a Hivatal belsı szervezeti tagozódására, munkarendjére és az ügyfélfogadás rendjére javaslatot készít a polgármesternek; a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás, az ellenjegyzés és az utalványozás rendjét; gyakorolja a munkáltatói jogokat a Hivatal köztisztviselıi, a belsı ellenırzési társulás keretében foglalkoztatott belsı ellenırök, az Élelmezésellátó Szervezet alkalmazottai, valamint a Mővelıdési Ház és Községi Könyvtár dolgozói tekintetében; irányítja a személyzeti munkával kapcsolatos feladatokat; irányítja a dolgozók továbbképzését; vezeti, összehangolja és ellenırzi a Hivatal belsı szervezeti egységeiben folyó munkát; elkészíti a Hivatal tevékenységérıl szóló beszámolót, amelyet évente beterjeszt a képviselı-testület elé; irányítja a Hivatal gazdálkodási tevékenységét; gondoskodik a törvényességi ellenırzést szolgáló, az önkormányzatot és szerveit érintı dokumentumoknak a közigazgatási hivatalhoz történı felterjesztésérıl; gondoskodik a Hivatalon belüli hatékony és célszerő munkamegosztásról, a feladatok gyors, szakszerő és törvényes ellátásáról, az eredményes munkáról; meghatározza és ellenırzi a Hivatal, az Élelmezésellátó Szervezet, a Mővelıdési Ház és Községi Könyvtár dolgozóinak munkáját, elkészíti a munkaköri leírásokat, valamint azokat aktualizálja; gondoskodik a képviselı-testület bizottsága munkájának szakmai segítésérıl, elıkészíti a rendelet-tervezeteket és egyéb anyagokat, felelıs azok szakmai és jogi megalapozottságáért; gondoskodik mindazon szakfeladatok ellátásáról, amelyekre a képviselı-testület és a polgármester utasítják;


7

részt vesz a vezetıi értekezleten, ahol tájékoztatást ad az aktuális ügyekrıl; szükség szerint, de legalább negyedévente munkaértekezletet tart a Hivatal dolgozói részére; gondoskodik a szakszerő ügyintézés és szabályszerő ügyiratkezelés megvalósításáról, gondoskodik a szabadságolási terv elkészítésérıl és a csoport dolgozóinak szabadság-nyilvántartásáról, kapcsolatot tart az önkormányzati intézmények vezetıivel; közremőködik az önkormányzat intézményei tekintetében a munkáltatói jogok gyakorlásából adódó feladatok ellátásában. (3) A jegyzıt távolléte esetén az anyakönyvvezetı (igazgatási ügyintézı) helyettesíti. V. fejezet A hivatal belsı szervezeti felépítése (1)

A Hivatal belsı szervezeti egységeinek elnevezése: a) igazgatási és titkársági csoport b) pénzügyi csoport VI. fejezet A HIVATAL BELSİ SZERVEZETI EGYSÉGEI Igazgatási és titkársági csoport

(7)

Az igazgatási és titkársági csoport általános feladatai: a) Ellátja a polgármester és a jegyzı hatáskörébe utalt egyes államigazgatási, illetve önkormányzati hatósági ügyek döntésre való elıkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat; b) Közremőködik a honvédelmi és polgári védelmi feladatok ellátásában; c) Ellátja az önkormányzati és államigazgatási ügyek intézésével kapcsolatos nyilvántartási és ügyvitel-technikai feladatokat; d) Ellátja a hatósági bizonyítványok kiadásával kapcsolatosan elıírt feladatokat. e) Közremőködik az önkormányzat egészségügyi és szociális feladatainak ellátásában, gondoskodik az önkormányzat egészségügyi, szociálpolitikai és ifjúságpolitikai koncepciójának megvalósításáról. f) Ellátja a Hivatal belsı szervezeti mőködésével összefüggı feladatokat, biztosítja az önkormányzat testülete mőködéséhez a technikai, ügyviteli és szervezési feltételeket. Közremőködik az önkormányzati jogalkotás elıkészítésében.

(8)

Az igazgatási és titkársági csoport létszáma 3 fı, tagjai a következık: − 1 fı anyakönyvvezetı, igazgatási ügyintézı − 1 fı szociális ügyintézı


8

− 1 fı titkársági és hagyatéki ügyintézı Pénzügyi csoport (1) A pénzügyi csoport általános feladatai: Elıkészíti az önkormányzat pénzügyeivel, beruházásaival, az intézmények irányításával kapcsolatos döntéseket. Végrehajtja az önkormányzati rendeleteket és a testületi határozatokat, valamint a vonatkozó jogszabályokat. (2) Gondoskodik az önkormányzati vagyon nyilvántartásáról, hasznosításáról és az ezzel kapcsolatos döntések elıkészítésérıl és végrehajtásáról. (3) Ellátja a központi adójogszabályokban és a helyi önkormányzati rendeletekben a jegyzı hatáskörébe utalt adók (adók módjára behajtandó köztartozások) megállapításával, nyilvántartásával, beszedésével, kezelésével, ellenırzésével kapcsolatos feladatokat. (4)

Ellátja az információszolgáltatással kapcsolatosan elıírt feladatokat.

(5)

Feladata a község-üzemeltetéssel kapcsolatos feladatok végrehajtásának szervezése, irányítása, valamint az önkormányzat beruházásainak, felújításainak elıkészítése, szervezése, lebonyolítása (lebonyolíttatása) és megvalósulásának figyelemmel kísérése és ellenırzése. A község-fejlesztési, község-rendezési kérdésekben együttmőködés a fıépítésszel és a hatósággal. (6)

A pénzügyi csoport létszáma 3 fı, tagjai: − 2 fı önkormányzati gazdálkodási ügyintézı − 1 fı adóügyi, földügyi ügyintézı és pénztáros VII. fejezet Belsı ellenırzés

(1) Nyirád Község Önkormányzata a belsı ellenırzési kötelezettséget társulási formában, a 2006. január 31-én, 38 társult önkormányzattal megkötött megállapodás szerint látja el. (2) A feladat ellátását 3 fı köztisztviselıi jogviszonyban foglalkoztatott belsı ellenırrel, közös foglalkoztatás keretében biztosítja. (3) A belsı ellenırök általános feladatait a 193/2003. (XI. 26.) Korm. r. 8. §-a tartalmazza.


9

VIII. fejezet Vagyonnyilatkozat Vagyonnyilatkozat tételi kötelezettséggel járó munkakörök: − − − − −

jegyzı önkormányzati gazdálkodási ügyintézı adóügyi, földügyi ügyintézı anyakönyvvezetı, igazgatási ügyintézı belsı ellenır

IX. fejezet Mőködési szabályok (1)

A képviselet ellátásával összefüggı feladatok: a) a képviselı-testületet a polgármester, illetve felhatalmazása alapján az alpolgármester jogosult képviselni; b) a Hivatalt a jegyzı, illetve az általa felhatalmazott köztisztviselı jogosult képviselni.

(2) A kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítés rendjérıl az önkormányzat helyi pénzügyi szabályozása rendelkezik. (3)

Bélyegzıhasználat, nyilvántartás: a) Nyirád község polgármestere, jegyzıje feliratú körbélyegzık használatára saját személyükben jogosultak; b) a Hivatal hivatalos körbélyegzıje: Nyirád Község Önkormányzata, (középen magyar címerrel), c) Nyirád Község Polgármesteri Hivatala (középen magyar címerrel) d) Nyirád Község Önkormányzatának Képviselıtestülete (középen magyar címerrel) e) a hivatalos bélyegzı lenyomatát csak a kiadmányozásra jogosult aláírásával ellátott kiadmányon lehet használni; f) a bélyegzıkrıl a Hivatal nyilvántartást vezet, melyek lenyomatait az SZMSZ 4. számú függeléke tartalmazza.

(4)

Értekezletek: a) a polgármester szükség szerint, de legalább évente egy alkalommal munkaértekezletet tart a Hivatal dolgozói részére; b) a jegyzı, a Hivatal dolgozói teljes vagy szőkebb köre részére szükség szerint munkaértekezletet hív össze.


10

Az ügyfélfogadás rendje (5) A jegyzı gondoskodik arról, hogy a tisztségviselıi, illetve jegyzıi fogadónapokon, valamint az általános ügyfélfogadási idıben a csoport feladatkörébe tartozó kérdésekben a felvilágosításra, intézkedésre jogosult ügyintézık a munkahelyükön tartózkodjanak. (6)

(7)

A tisztségviselık ügyfélfogadási rendje: a) polgármester : kedd: csütörtök:

9-12 óráig 13-16 óráig

b) jegyzı:

13-16 óráig 8-12 óráig

hétfı: szerda:

A Hivatal általános ügyfélfogadási rendje: hétfı: kedd: szerda: csütörtök: péntek:

8-16 óráig 8-16 óráig 8-16 óráig 8-16 óráig 8-12 óráig

(8) Az országgyőlési képviselık, az önkormányzati képviselık, a helyi kisebbségi önkormányzat képviselıi, a bizottság tagjai munkaidıben korlátozás nélkül jogosultak a polgármesteri hivatalt felkeresni. (9) Amennyiben a Hivatal intézkedésének késedelme elháríthatatlan kárral, vagy veszéllyel járna, az ügyfeleket munkaidıben, idıbeni korlátozás nélkül kell fogadni.

A hivatal munkarendje (11)

A heti 40 órás munkaidı napi megoszlása: hétfıtıl-csütörtökig: péntek:

(12)

730 - 16 óráig 730 - 1330 óráig

Az étkezési idı 30 perc.


11

A szabadság igénybevételének rendje (13) A szabadságot a Hivatal mőködıképességének figyelembevételével kell kiadni. (14) A hivatal dolgozói a munkaköri leírásokban foglaltak szerint helyettesítik egymást.

Nyirád, 2007. június 15.

Könnyid Erika jegyzı


12

SZMSZ 2007. 4. számú melléklete

A képviselık, a polgármester, alpolgármester és a bizottságok nem képviselı tagjai által teendı eskü szövege

"Én, ................................ esküszöm, hogy hazámhoz, a Magyar Köztársasághoz, annak népéhez hő leszek, az Alkotmányt és az alkotmányos jogszabályokat megtartom; az állami és szolgálati titkot megırzöm; megbízatásomhoz híven pártatlanul, lelkiismeretesen járok el és a legjobb tudásom szerint minden igyekezetemmel Nyirád javát szolgálom." Az esküt tevı meggyızıdése szerint: „Isten engem úgy segéljen.”


13

SZMSZ 2007 5. sz. melléklete

A közmeghallgatás eljárási szabályai

A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. tv. 13. §-a szerint az önkormányzat képviselı-testülete évente legalább egyszer, elıre meghirdetett közmeghallgatást tart, amelyen az állampolgárok és a helyben érdekelt szervezetek képviselıi közérdekő kérdést és javaslatot tehetnek.

A közmeghallgatás helyérıl és idejérıl a polgármester - a közmeghallgatás idıpontját megelızı 10 nappal elıbb - a FALU-TV-ben és a községi hirdetıtáblákon értesíti a község lakosságát.

A közmeghallgatáson a polgármester beszámol a testület tevékenységérıl, az önkormányzat által elért eredményekrıl, a kitőzött célokról és feladatokról, tájékoztatást ad az önkormányzat vagyoni helyzetérıl.

A közmeghallgatás lefolytatása mindenben megegyezik a képviselı-testületi ülésre vonatkozó eljárási szabályokkal.

A közmeghallgatáson lehetıség van a polgármesterhez, illetve képviselıtestülethez kérdést, felvetést, javaslatot intézni, a község, a község lakóit érintı problémákat, gondokat felvetni. Ezekre - lehetıség szerint - a válaszadást a helyszínen meg kell tenni. Ha erre nincs lehetıség, akkor a kérdésfelvetınek a választ az ülést követı 8 napon belül meg kell adni úgy, hogy amennyiben több lakót is érint a felvetés, akkor errıl minden érintett értesüljön.


14

SZMSZ 2007 6. sz. melléklete ALAPÍTÓ OKIRAT

Nyirád község Önkormányzati Képviselı-testülete az államháztartásról szóló, többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény 88. §. (3) bekezdése alapján a 90/2006. (XI.29) Ökt. számú határozatával 2006. december 1-jei határidıvel módosítja, és egységes szerkezetbe foglaltan hagyja jóvá. 1./ a Költségvetési szerv neve: Nyirád Községi Polgármesteri Hivatal 2./ Székhelye és címe: 8454 Nyirád, Szabadság utca 3. Telephelyei: Élelmezésellátó Szervezet 8454. Nyirád, Rózsa Ferenc utca 5/A. Mővelıdési Ház és Községi Könyvtár 8454. Nyirád, Petıfi utca 18. Körzeti Orvosi Rendelı 8454 Nyirád, Széchenyi utca 35. 3./ Mőködési területe: Nyirád község közigazgatási területe 4./ Jogelıd neve: Nyirád Községi Tanács VB és szakigazgatási szervei 6./ Alaptevékenysége: A helyi önkormányzatokról szóló törvény alapján ellátja az önkormányzat mőködésével az államigazgatási ügyek döntésre való elıkészítésével, a döntések végrehajtásával és a kisebbségi önkormányzattal kapcsolatos, a mindenkor hatályos jogszabályi rendelkezések alapján a hatáskörébe utalt feladatokat. A Hivatal vállalkozási tevékenységet nem végez. 7./ Gazdálkodási jogköre: Önálló gazdálkodási és bérgazdálkodási jogkörrel rendelkezı, az elıirányzatok feletti rendelkezési jogosultság szempontjából teljes jogkörrel rendelkezı költségvetési szerv. 8./ Gazdálkodási rendje: Gazdálkodását az arra vonatkozó mindenkor hatályos jogszabályi rendelkezések alapján végzi, adóalany. Adószáma: 15427030-2-19 KSH száma: 15427030-7511 321 19 9./ Felügyeleti szerve:


15

Nyirád Község Önkormányzati Képviselı testülete. Törvényességi felügyeletét a Közép-dunántúli Regionális Közigazgatási Hivatal Veszprém Megyei Kirendeltsége látja el. 10./ Jogállása: A Hivatal az Önkormányzat önállóan gazdálkodó költségvetési szerve, e tekintetben jogi személyként jár el. 11./ Irányítója: a polgármester, vezetıje: a jegyzı 12./ Képviselete és a kiadmányozás: Képviselıje: a jegyzı, távollétében a jegyzı által megbízott köztisztviselı. Kiadmányozás: a kiadmányozási szabályzat szerint történik. 13./ A Hivatal Szervezete: A Polgármesteri Hivatal szervezetét a Szervezeti és Mőködési Szabályzat tartalmazza. 14./ Tevékenységi, szakfeladati köre: 452025 Helyi közutak, hidak, alagutak létesítése és felújítása 552312 Óvodai intézményi közétkeztetés 552323 Iskola intézményi közétkeztetés 552411 Munkahelyi vendéglátás 631211 Közutak, hidak, alagutak üzemeltetése 701015 Saját vagy bérelt ingatlan hasznosítása 751153 Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége 751164 Helyi kisebbségi önkormányzatok igazgatási tevékenysége 751175 Országgyőlési képviselıválasztással kapcsolatos feladatok végrehajtása 751186 Önkormányzati képviselıválasztással kapcsolatos feladatok végrehajtása 751197 Máshová nem sorolható szervek tevékenysége 751757 Önkormányzati valamint többcélú kistérségi társulási intézmények ellátó, kisegítı szolgálatai 751845 Város- és községgazdálkodási szolgálat 751878 Közvilágítási feladatok 751922 Önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások elszámolásai 751966 Önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások feladatra nem tervezhetı elszámolása 751999 Finanszírozási mőveletek elszámolása 851219 Háziorvosi szolgálat 851253 Foglalkozás-egészségügyi ellátás 851286 Fogorvosi ellátás 851297 Védınıi szolgálat 851912 Anya-, gyermek- és csecsemıvédelem 853311 Rendszeres szociális pénzbeli ellátások 853322 Rendszeres gyermekvédelmi pénzbeli ellátások 853344 Eseti pénzbeli szociális ellátások 853255 Eseti pénzbeli gyermekvédelmi ellátások 902113 Települési hulladékok kezelése, köztisztasági tevékenység 921826 Közösségi színterek tevékenysége


16

923127 Közmővelıdési könyvtári tevékenység 924047 Sportcélok és feladatok

Nyirád, 2006. december 1. PH

Sarkadi-Nagy András polgármester

Könnyid Erika jegyzı


17

SZMSZ 2007 1. sz. függeléke

Nyirád Község Önkormányzati Képviselı-testülete tagjainak névsora

0. Sarkadi-Nagy András János 1. Andrónyi Miklós 2. Csikány Róbert Árpádné 3. Hoffmann Ottó Lajos 4. Kovács Károly 5. Nagy Gábor 6. Papp Attila János 7. Simon Balázs 8. Szalai Sándor 9. Vers Istvánné


18

SZMSZ 2007. 2. sz. függeléke

Nyirád Község Önkormányzati Képviselı-testülete állandó bizottsága, tagjainak névsora, feladatai

1. SZOCIÁLIS ÉS EGÉSZSÉGÜGYI BIZOTTSÁG

(5 Fİ)

1. Elnöke:

Kovács Károly

2. Képviselı tagja:

Szalai Sándor

3. Képviselı tagja:

Vers Istvánné

4. Nem képviselı tagja:

Berecz Józsefné

5. Nem képviselı tagja:

Mencseli István

Bizottsági titkár:

Szücsné Vajai Krisztina

Feladatai: -

Nyirád

Község

Önkormányzati

Képviselı-testülete

által

átruházott

hatáskörökben (SZMSZ 2. számú melléklet) a döntések meghozatala -

A polgármester és a települési képviselık által tett vagyonnyilatkozatok vizsgálata, nyilvántartása és ellenırzése

-

Javaslattétel a polgármester illetményének emelésére


19

SZMSZ 2007 3. sz. függelék HATÁLYOS ÖNKORMÁNYZATI RENDELETEK JEGYZÉKE

Rendelet száma

Rendelet tárgyköre

7/1991. (XII. 10.)

A vállalkozók kommunális adója

18/1995. (XII. 14.)

A helyi iparőzési adó

19/1995. (XII. 14.)

A magánszemélyek kommunális adója

6/1997. (VI. 12.)

Az önkormányzat vagyona és a vagyonnal való gazdálkodás rendje

9/1999. (XI. 29.)

A helyi közmővelıdésrıl

7/2000. (VI. 30.)

Helyi címer és zászló alapítása, használatának rendje

6/2001. (V. 11.)

A környezetvédelemrıl, állattartásról

17/2001. (XII. 14.)

A Polgármesteri Hivatalban foglalkoztatott köztisztviselıket megilletı szociális, jóléti és egészségügyi juttatásokról, valamint szociális és kegyeleti támogatásokról

8/2002. (IV. 26.)

Nyirád község környezetvédelmi alapjáról

14/2002. (XI. 5.)

Az önkormányzat képviselıinek tiszteletdíja és természetbeni juttatásai

6/2004. (VI. 25.)

A talajterhelési díjról

9/2004. (IX. 17.)

Közös helyi hulladékgazdálkodási terv kihirdetése

6/2005. (IX. 16.)

A gyermekvédelmi ellátásokról

18/2005. (XI. 18.)

Nyirád község településrendezési terve – helyi építési szabályzat, valamint szabályozási terv

3/2006. (III. 31.)

Rendelet az kialakításáról

5/2006. (VIII. 11.)

A szociális igazgatásról és a szociális ellátásokról

4/2007. (VI. 15.)

A képviselı-testület és szervei szervezeti és mőködési szabályzata

8/2007. (IX. 14.)

Rendelet az Önkormányzat saját bevételeinek alapjául szolgáló díjakról

közterületek

egészségügyi

használatáról

alapellátásról

és


és

az

körzeteinek

20

13/2008. (IX. 12.)

Nyirád Község Díszpolgára cím alapításáról és adományozásáról

18/2008. (XII. 12.)

Az ivóvíz-szolgáltatás és csatornahasználati díj megállapításáról

3/2009. (III. 11.)

Az Önkormányzat 2009. évi költségvetése


21

SZMSZ 2007 4. sz. függelék

A Polgármesteri Hivatal által használt bélyegzık lenyomati nyilvántartása

A bélyegzı szövege:

A bélyegzı lenyomata:

A használatért felelıs aláírása:

DÍSZPECSÉT Nyirád Község Pecsétje

Némethné Vratnik Irén

Nyirádi Önkormányzat Jegyzıje Nyirád

Könnyid Erika

Szavazatszámláló Bizottság Nyirád 1. számú szavazókör

Könnyid Erika

Szavazatszámláló Bizottság Nyirád 2. számú szavazókör

Könnyid Erika


22

Helyi Választási Bizottság Nyirád Könnyid Erika

Kisebbségi Szavazókör Szavazatszámláló Bizottsága Nyirád Könnyid Erika

Nyirádi Önkormányzat jegyzıje Nyirád 4. Szücsné Vajai Krisztina

Nyirád Község Polgármesteri Hivatala 5. Szücsné Vajai Krisztina

Nyirád Község Polgármestere Nyirád

Szücsné Vajai Krisztina


23

Nyirád Község Önkormányzata Nyirád 3. Szücsné Vajai Krisztina

A határozat ……………… jogerıs és végrehajtható. 19………..hó….n. Szücsné Vajai Krisztina

Nyirádi Önkormányzat Jegyzıje Nyirád 4. Kovács Károlyné

Nyirád Község Polgármestere Nyirád 3. Kovács Károlyné

Nyirád Község Önkormányzata Nyirád 4. Kovács Károlyné


24

Nyirád Község Polgármesteri Hivatala 3. Kovács Károlyné

Népesség-nyilvántartás Nyirád

Kovács Károlyné

Anyakönyvvezetı Nyirád Kovács Károlyné

Ezen fénymásolat az eredeti példánnyal mindenben megegyezik. Nyirád, ……………… jegyzı

Polgármesteri Hivatal Szakszervezeti Bizottsága 8454 Nyirád

Kovács Károlyné

Kovács Károlyné

UJMNL (szervazonosító) Kovács Károlyné


25

Magyar Köztisztviselık és Közalkalmazottak Szakszervezeti Bizottsága Nyirád Kovács Károlyné

Cigány Kisebbségi Önkormányzat Elnöke Nyirád 2. Kovács Károlyné

Cigány Kisebbségi Önkormányzat Testülete Nyirád 2. Kovács Károlyné

Nyirádi Önkormányzat Jegyzıje Nyirád 3. Horváth Szabina

Nyirád Község Polgármesteri Hivatala 6. Horváth Szabina


26

Nyirád Község Polgármesteri Hivatala 1. Vagányi Diána

Nyirád Község Önkormányzata 8454 Nyirád, Szabadság u. 3. Adószám: 15427030-2-19 Számlaszám: OTP Tapolca 11748052-15427030 Horváth Szabina

Nyirád Község Önkormányzata Nyirád 5. Vagányi Diána

Nyirád Község Polgármesteri Hivatala 4. Offenbek Istvánné

Nyirád Község Önkormányzata Nyirád 6. Offenbek Istvánné


27

Nyirádi Önkormányzat Jegyzıje Nyirád 2.

Offenbek Istvánné

Nyirádi Önkormányzat Jegyzıje Nyirád 1. Némethné Vratnik Irén

Nyirád Község Polgármestere Nyirád Némethné Vratnik Irén

Nyirád Község Önkormányzata Nyirád 1. Némethné Vratnik Irén

Nyirád Község Önkormányzatának Képviselı Testülete 8454 Nyirád Némethné Vratnik Irén

Nyirád Község Polgármesteri Hivatala 2.

Némethné Vratnik Irén


28

Községi Polgármesteri Hivatal 8454 Nyirád, Szabadság u. 3. Telefon: 88/235-001, Tel./fax.: 88/235-391 (7 db)

Könnyid Erika Offenbek Istvánné Vagányi Diána Kovács Károlyné Szücsné Vajai Krisztina Horváth Szabina Némethné Vratnik Irén

Ezen fénymásolat az eredeti példánnyal mindenben megegyezik. Némethné Vratnik Irén Nyirád, Könnyid Erika jegyzı Felhasználásra átvettem: Némethné Vratnik Irén Dátum: ……………… aláírás (2 db) Iktatóbélyegzı Némethné Vratnik Irén


29

SZMSZ 2007 5. sz. függelék Nyirád Község Önkormányzatának a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló 1995. évi LXVI. törvény 10.§ (1) bekezdésében elıírtak szerint készített EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirıl szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 4. §-ának (3) bekezdésében biztosított jogkörömben eljárva az egyedi iratkezelési szabályzattal egyetértek

…………………. , 200…. ……… …. …………………………………………………………...... a Veszprém Megyei Levéltár vezetıje

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirıl szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 4. §-ának (3) bekezdésében biztosított jogkörömben eljárva az egyedi iratkezelési szabályzatot – az illetékes közlevéltárral egyetértésben – jóváhagyom:

………………………, 200…. ……….. ….. ..………………………………………… , mint a területileg illetékes közigazgatási hivatal vezetıje


30

I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A községi önkormányzat egyedi iratkezelési szabályzata (a továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat) - a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 10. §-ának (1) bekezdése, - a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirıl szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, és az Önkormányzat Szervezeti és Mőködési Szabályzata rendelkezései alapján, a területileg illetékes önkormányzati levéltár egyetértésével, és a területileg illetékes közigazgatási hivatal vezetıjének jóváhagyásával készült. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya 1) Az Iratkezelési Szabályzat hatálya kiterjed a Nyirád Községi Önkormányzatnál keletkezı, oda érkezı, illetve onnan kimenı valamennyi iratra, az Önkormányzat vezetıjére, köztisztviselıjére, közalkalmazottjára és munkavállalójára. Az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit a minısített iratokra és azok kezelési rendjére - az államtitokról és szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény, - a minısített adat kezelésének rendjérıl szóló 79/1995. (IV. 30.) Korm. rendelet, - a nemzetközi kötelezettségvállalás alapján készült minısített adat védelmének eljárási szabályairól szóló 179/2003. (XI. 5.) Korm. rendeletben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. Értelmezı rendelkezések 2) E szabályzat alkalmazásában 1. átmeneti irattár: a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott idıtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás elıtti ırzése történik; 2. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása; 3. beadvány: valamely szervtıl vagy személytıl érkezı papíralapú vagy elektronikus irat; 4. csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegő összekapcsolása; 5. elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat; 6. elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minısülı elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidırıl, az ügy ügyintézıjérıl és az ügyintézı hivatali elérhetıségérıl értesíti az ügyfelet; 7. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minısülı elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételérıl és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldıjét; 8. elıadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képezı, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz;


31

9. expediálás: az irat kézbesítésének elıkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és idıpontjának meghatározása; 10. érkeztetés: az érkezett küldemény küldıjének, érkeztetıjének, belsı címzettjének, az érkeztetés dátumának, elektronikus úton érkezett küldemény sorszámának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele az iktatókönyvben vagy külön érkeztetı könyvben; 11. gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz; 12. iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történı ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követıen az iktatókönyvben, az iraton és az elıadói íven; 13. iktatókönyv: olyan nem selejtezhetı, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik; 14. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot; 15. iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból; 16. irattári tétel: az iratképzı szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelıen kialakított legkisebb - egyéni irattári ırzési idıvel rendelkezı - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak; 17. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetıség szerinti csoportosítását meghatározó kód; 18. irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történı ellátása és irattárban történı dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követı vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti idıre; 19. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelınek szóló vezetıi vagy ügyintézıi utasítások; 20. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítı szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történı eljuttatása a címzetthez; 21. központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás elıtti ırzésére szolgáló irattár; 22. küldemény: az irat vagy tárgy, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el; 23. küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenırzése, felnyitása, olvashatóvá tétele; 24. levéltárba adás: a lejárt helyben ırzési idejő, maradandó értékő iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak; 25. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az elsı példánnyal azonos módon hitelesítettek; 26. másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhő formában, utólag készült egyszerő (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat; 27. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetıségét kizáró módon történı hozzáférhetetlenné tétele, törlése; 28. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérı irattól elválasztható; 29. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítı része, amely elválaszthatatlan attól; 30. naplózás: az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása; 31. selejtezés: a lejárt megırzési határidejő iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történı elıkészítése; 32. szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elı- és utóiratok) végleges jellegő összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell;


32

33. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintézı személy kijelölése, az elintézési határidı és a feladat meghatározása; 34. továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetıségének biztosításával is; 35. ügyintézı: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy elıadója, aki az ügyet döntésre elıkészíti; 36. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat; 37. ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja. Az iratkezelés szabályozása 3) Az Iratkezelési Szabályzat az iratok biztonságos ırzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történı átadását szabályozza. 4) Jelen Iratkezelési Szabályzat szerves egységet képez az Ltv. 10. § (4) bekezdésének felhatalmazása alapján a köziratok kezelésének szakmai irányítását ellátó miniszternek az oktatási és kulturális miniszterrel egyetértésben kiadott egységes irattári tervével. Az iratkezelés szervezete 5) Az Önkormányzat a Szervezeti és Mőködési Szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggı tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetıt. 6) Nyirád Község Önkormányzat az iratkezelést a Szervezeti és Mőködési Szabályzatban meghatározottak szerint, a szervezeti tagozódásnak, valamint iratforgalomnak megfelelı központi iratkezeléssel látja el. 7) Az iratkezelés szervezetét, az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét, az egyes ügyviteli területek kezelését megváltoztatni, módosítani csak a naptári év kezdetén az illetékes levéltár és közigazgatási hivatal egyetértésével lehet. Az iratkezelés felügyelete 8) Az egységes és szabályszerő ügyirat-kezelési gyakorlatot a helyi önkormányzat jegyzıje felügyeli. A jegyzıt az iratkezelés felügyeletében tartós távollét esetén a Szervezeti és Mőködési Szabályzatban meghatározott ügyintézı helyettesíti. 9) A jegyzı felelıs: - az egyedi Iratkezelési Szabályzat elkészítéséért, jóváhagyatásáért, szabályszerőségéért és a feladatoknak megfelelı célszerőségéért, - az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért, - az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenırzéséért, a szabálytalanságok megszüntetéséért, szükség esetén a szabályzat módosításának kezdeményezéséért, - az iratkezelést végzı, vagy azért felelıs személyek szakmai képzéséért és továbbképzéséért,


33

-

-

-

-

az iratok szakszerő és biztonságos megırzésére alkalmas elektronikus iktatási rendszer kialakításáért és mőködtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért, az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáért, az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külsı és a belsı név- és címtáraknak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott mőködéséért, az iratkezelés minıségbiztosítási rendszerének folyamatos mőködéséért, egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintı feladatokért.

10) A jegyzı az önkormányzat által önállóan üzemeltetett informatikai rendszer vonatkozásában meghatározza az üzemeltetéssel és ellenırzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket, kijelöli a számítástechnikai rendszerének biztonsági követelményeiért általánosan felelıs személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelıs személyt, valamint kijelöli azt a csoportot, amely gondoskodik a követelmények teljesítésérıl és felügyeletérıl. A jogosultságok kezelésének szabályai 11) Az iktatórendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A dokumentumok tárolása és kezelése a jegyzı feladata. A jogosultságok beállítása, illetve módosítása a jegyzıi engedélyezést követıen a rendszergazda feladata. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni a jegyzınél. Ennek kezdeményezésére a névre szóló hozzáférési jogosultság dokumentáció szolgál (1. számú melléklet). A beállítást végzı rendszergazda a jogosultság életbelépését, az idıpont feljegyzésével beállításának megtörténtét a dokumentumon igazolja. Ennek egy másolati példányát a rendszergazda, az eredeti példányt a jegyzı ırzi. 12) A jegyzı felelıs az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének (az egyes ügyintézık jogosultságának) kialakításáért és mőködéséért. Az elektronikus iktatórendszer használatához kapcsolódó jogosultsági rendszer két területe a funkcionális és a hozzáférési jogosultság: A) Funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá. Egy felhasználó tetszıleges számú szerepkörrel rendelkezhet. B) Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel. (A meghatározott funkciókat mely szervezeti egység/egységek tekintetében gyakorolhatja.) 13) Az ügyintézı feladata: - döntés a csatolt elızményiratok végleges szerelésérıl, az ügyirat tisztázása, - az irattári tételszám meghatározása,


34

-

egyéb utasítások megadása.

14) A titkársági ügyintézı további feladatai: - a szervezeti egységeknél készült és más szervtıl, illetve személytıl érkezett küldemény(ek) átvétele, (bontása), nyilvántartása (érkeztetés, illetve iktatás), továbbítása, irattározása, ırzése és selejtezése, valamint ezek ellenırzése, - az irat kiadása és visszavétele, - a bélyegzık, pecsétnyomók (segédeszközök) nyilvántartása, a bélyegzık selejtezése (a címert és a bankszámlaszámot tartalmazó bélyegzık kivételével). A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegzı, pecsétnyomó használója, kezelıje. II. FEJEZET AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Az iratok rendszerezése 15) Az önkormányzat feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetısége érdekében az azonos ügyre – egyedi tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minısülnek. 16) A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az elıadói ívben történik. Az elıadói ívben a kezdıirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat vagy a kiadmány-tervezet a legfelsı. 17) Az ügyiratokat, és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket, valamint az önkormányzat irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – még irattárba helyezésük elıtt – az irattári terv alapján kell az irattári tételekbe sorolni, és irattári tételszámmal ellátni. 18) Az ügyvitelhez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az irattárban, az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni.

Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása 19) Az önkormányzathoz érkezı, ott keletkezı, illetve az onnan kimenı iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített elektronikus programmal vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani. 20) Az érdemi ügyintézést igénylı iratokat iktatással kell nyilvántartásba venni. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktató adatbázist az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. 21) Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelmően bizonyítható legyen az átadó, átvevı személye, az átadás idıpontja és módja. 22) Az iratok nyilvántartásba vételével, iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja


35

pontosan követhetı és megállapítható legyen.

ellenırizhetı,

az

iratok

holléte

pedig

naprakészen

Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme 23) Az önkormányzat irattári anyaga használható belsı ügyviteli célból és külsı szerv, vagy személy megkeresésére. A használat módjai: betekintés, kölcsönzés, másolat készítése. 24) A helyi önkormányzat dolgozói csak azokhoz az iratokhoz, illetıleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezetı felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságról naprakész nyilvántartást kell vezetni. 25) Az irat munkahelyen kívüli tanulmányozásáról a jegyzı írásban rendelkezik. Ennek keretében – figyelemmel az irat védelmének követelményeire – kell meghatározni: - a munkahelyrıl kivihetı iratok körét, - a kivitel engedélyezésének módját, - az irat munkahelyen kívüli tanulmányozásának idıtartamát, - az irat vissza-hozatalának idıpontját. 26) Az ügyintézık fegyelmi felelısséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért. 27) Az ügyfélnek és képviselıjének a rá vonatkozó iratba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a vezetık az irányadó és hatályos jogszabályok figyelembevételével határozzák meg. 28) A kölcsönzés – az adatvédelemre vonatkozó elıírásokra figyelemmel – másolattal is teljesíthetı. 29) A betekintéseket, kölcsönzéseket, másolatok készítését utólagosan is ellenırizhetı módon, papíralapon dokumentálni kell. 30) Azoknak a nem selejtezhetı iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22.§ (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idı eltelte után is az önkormányzat ırizetében maradnak, a közlevéltárakban lévı anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani. 31) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók: - „Saját kező felbontásra!”, - „Más szervnek nem adható át!”, - „Nem másolható!”, - „Kivonat nem készíthetı!”, - „Elolvasás után visszaküldendı!”, - „Zárt borítékban tárolandó!” (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével), - valamint más, az adathordozó sajátosságától függı egyéb szükséges utasítás. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekő adatok megismerését. 32) Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekrıl.


36

33) Biztosítani kell az elektronikus iktatórendszer védelmét a vírusokkal és más rosszindulatú programokkal szemben, valamint a kéretlen elektronikus üzenetek ellen. 34) Az iratkezelési szoftver elemeirıl (alkalmazások, adatok, operációs rendszer és környezetük) olyan mentési renddel és biztonsági mentésekkel kell rendelkezni, amelyek biztosítják azok helyreállítását. 35) Az elektronikus iktatórendszer minden felhasználójának személy szerint azonosítottnak kell lennie. Az azonosított hozzáférést és a hozzáférési jogosultság változtatását naplózni kell. 36) Gondoskodni kell az iratkezelési rendszer valamennyi eseményének naplózásáról. III. FEJEZET AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA A küldemények átvétele 37) Az Iratkezelési Szabályzat határozza meg a helyi önkormányzathoz érkezett küldemények átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teendıket, a küldemény érkezésének módja szerint: - a Magyar Posta Rt. útján érkezı küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és minıségi követelményeirıl szóló 79/2004. (IV. 19.) Korm. rendeletben meghatározottak szerint történik; - külön kézbesítés, futárszolgálat, útján érkezı küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja; - személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult. 38) A küldemény átvételére vonatkozó jogosultságokat a jegyzı határozza meg, és gondoskodik a naprakész nyilvántartásról, a szükséges változtatásokról. 39) Az átvevı, papíralapú iratok esetében az érkezés módjának megfelelı, rendszeresített kézbesítıokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az átvételt. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselı útján nyújtja be, kérésére az átvételt – átvételi elismervénnyel; az átvétel tényének az ügyiraton vagy a másodpéldányon aláírással való igazolással – igazolni kell. 40) Elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérılappal lehet. Az adathordozót és a kísérılapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérılapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévı irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenırizni kell a kísérılapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. 41) Az átvétel idıpontját rögzíteni kell a küldeményen. Az „azonnal” és „sürgıs” jelzéső hatósági küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. A küldeményt azonnal az érintettnek, vagy a postabontásért felelıs titkársági ügyintézınek kell továbbítani.


37

42) Az átvétel során ellenırizni kell: - a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot, - a kézbesítı okmányon és a küldeményen lévı azonosító jel megegyezıségét, - az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét. 43) A postaátvevı a jegyzı döntése szerint naponként többször, míg a táviratokat, elsıbbségi küldeményeket „azonnal”, vagy „sürgıs” vagy más hasonló jelzéső küldeményeket soron kívül továbbítja a titkársági ügyintézınek. 44) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. (Az átirányított iratokról jegyzéket kell felvenni.) Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idı után selejtezni kell. A küldemények felbontása és érkeztetése 45) Az Önkormányzathoz érkezett küldeményeket az e feladattal a jegyzı által megbízott személy, a titkársági ügyintézı bontja fel és látja el érkeztetı bélyegzıvel. 46) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani: - a minısített iratokat, - az „s.k.” felbontásra, a képviselık, nem képviselı bizottsági tagok, a kisebbségi önkormányzatok és tagjaik nevére szóló küldeményeket, - a pályázatra utaló felirattal ellátott küldeményeket, - a jegyzı által megjelölt tisztségviselık nevére címzett küldeményeket. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje soron kívül köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény Iratkezelési Szabályzat szerinti további kezelésérıl. 47) A küldemény felbontásakor ellenırizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülı problémák tényét jegyzıkönyvben, az iraton vagy az elıadói íven – a keltezés pontos megjelölésével – rögzíteni kell. 48) Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetıleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket –elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. 49) Amennyiben az irat benyújtásának idıpontjához jogkövetkezmény főzıdik vagy főzıdhet, gondoskodni kell arról, hogy annak idıpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás idıpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. 50) A küldemények téves felbontásakor, valamint, ha késıbb derül ki, hogy a küldeményben minısített irat van, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét, majd a küldeményt a felvett jegyzıkönyvvel együtt sürgısen el kell juttatni a címzetthez, illetve a minısített iratokat az illetékes iratkezelıhöz, és a minısítıt – mivel az iratot az annak megismerésére nem jogosult látta – értesíteni kell a betekintésrıl. (A felbontó a kézbesítıkönyvben az átvétel és a felbontás tényét köteles rögzíteni az átvétel dátumának megjelölésével.) 51) A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha


38

-

az ügyirat benyújtásának idıpontjához jogkövetkezmény főzıdik, a beküldı nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, bőncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel, az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” posta jelzettel ellátott boríték. Az ügyintézı kijelölése (szignálás)

52) Az intézkedést igénylı beadványokat a titkársági ügyintézı szignálásra elıkészíti, és a szignálással megbízott vezetınek (polgármester és/vagy jegyzı) továbbítja, aki kijelöli az ügyintézést végzı személyt (szignálás). 53) Az irat szignálására jogosult - kijelöli az ügyintézıt, - közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (feladatok, határidı, sürgısségi fok stb.), melyeket a szignálás idejének megjelölésével rávezet az elıadói ívre és aláírja. Az iktatás 54) Az önkormányzathoz érkezı, illetve ott keletkezı iratokat – a 56. pontban felsoroltak kivételével – ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen: - az irat beérkezésének pontos ideje, - az intézkedésre jogosult ügyintézı neve, - az irat tárgya, - az elintézés módja, - a kezelési feljegyzések, - az irat holléte. 55) Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni: - a pénzügyi bizonylatokat, számlákat, - a munkaügyi nyilvántartásokat, - a bérszámfejtési iratokat, - az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat, - a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat. 56) Nem kell iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni: - a meghívókat, - a tananyagokat, tájékoztatókat, - az üdvözlı lapokat, - az elıfizetési felhívásokat, reklám anyagokat, árajánlatokat, árjegyzékeket, - a visszaérkezett tértivevényeket, - a közlönyöket, sajtótermékeket. 57) A titkársági ügyintézınek az iratokat a beérkezés napján, de legkésıbb az azt követı munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a rövid határidıs iratokat, táviratokat, elsıbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgıs” jelzéső iratokat.


39

Ha az irat munkaidın kívüli idıben érkezik, azt a következı munkanapon iktatni kell, s a tényleges érkezési, átvételi idıpontot a megjegyzés rovatban minden esetben jelezni kell. Az iktatószám 58) Az iratokat, az ügyiratra, az ügyirathoz tartozó iratokra, illetve az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, egyedi azonosító számon, iktatószámon kell iktatni. Az iktatást minden évben 1-gyes sorszámmal kell kezdeni. 59) Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet. Téves iktatás esetén az iktatószám nem használható fel újra. 60) Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy fıszámon kell nyilvántartani. 61) Az alszámokra tagolódó sorszámos iktatásnál az egyedi ügyben keletkezett elsı irat önálló sorszámot, fıszámot kap. Az ügyben keletkezı további iratváltás a fıszám alszámain kerül nyilvántartásba. Egy fıszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat. Új alszámra kell iktatni minden beérkezı és hivatalból kezdeményezett iratot. A beérkezı iratra adott válasz a beérkezı irat alszámát kapja. 62) Új alszámra kell iktatni – mint hivatalból keletkezett iratot – a határozatokat. A határozatra érkezı fellebbezés – mint beérkezı irat – új alszámra kerül. 63) Az ügy intézése során azonos tárgyban kiküldött megkeresésekre több szervtıl, vagy személytıl érkezı válaszok, jelentések nyilvántartására győjtıívet lehet alkalmazni (pl. szakhatósági engedélyek iránt kiküldött megkeresések esetén). A győjtıívet a soron következı alszámra kell iktatni, a beérkezı válaszok a győjtıíven kerülnek nyilvántartásba. A győjtıívet az ügyirathoz kell csatolni. Iktatókönyv 64) Az önkormányzat iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített LÁVA IQtató 2000 Titkársági Iratkezelı ügyviteli programmal vezérelt elektronikus iktatókönyvet (adatbázist) használ. 65) Az iktatókönyvnek kötelezıen kell tartalmaznia az alábbi adatokat: - iktatószám, - iktatás idıpontja, - küldemény érkezésének idıpontja, módja, érkeztetı száma, - küldemény elküldésének idıpontja, módja, - küldemény adathordozójának típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozója, - küldı megnevezése, azonosító adatai, - címzett megnevezése, azonosító adatai, - érkezett irat iktatószáma (idegen szám), - mellékletek száma, - ügyintézı szervezeti egység és az ügyintézı megnevezése, - irat tárgya, - elı- és utóiratok iktatószáma, - kezelési feljegyzések,


40

-

ügyintézés határideje, és végrehajtásának idıpontja, irattári tételszám, irattárba helyezés idıpontja.

66) Az iktatást olyan módon kell elvégezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iratforgalmat minden esetben úgy kell dokumentálni, hogy egyértelmően bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította, vagy adta át az iratokat. 67) Elektronikus iktatókönyv használatakor a módosításokat, tartalmuk megırzésével, a jogosultsággal rendelkezı ügyintézı azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével, naplózással dokumentálni kell. 68) A téves iktatásnál hibásan a rendszerbe került iktatás iktatószáma nem használható fel újra, azt az utólagos módosítás szabályainak megfelelıen használaton kívül kell helyezni. 69) Az elektronikus iktatókönyvet (adatbázist) az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után hitelesen le kell zárni. A programnak automatikusan biztosítania kell, hogy a zárás után a rendszerbe ne lehessen több iratot iktatni. 70) A lezárást követıen gépi adathordozóra el kell készíteni az elektronikus iktatókönyv (adatbázis) másolatát papírra kell nyomtatni, és azt hitelesíteni kell. 71) Iktatás elıtt az ügyintézınek meg kell állapítania, hogy az iratnak van-e elıirata. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az elızmény fıszámára, rögzíteni kell az iktatókönyvben az elıirat iktatószámát, és az elızménynél a jelen irat iktatószámát, mint az utóirat iktatószámát. 72) Az elızményt ideiglenesen (csatolás), szükség esetén véglegesen (szerelés) az iktatott irathoz kell kapcsolni. 73) Amennyiben az elızményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat elıirata, de annak ismerete a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez szükséges, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást és a csatolás megszüntetését az elıadói íven jelölni kell. 74) Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatókönyvben jelölni kell. 75) Azokban az esetekben, amikor az elıiratok nem szerelhetık, azok hollétét fel kell tüntetni. Ha az elıirat irattárban van, akkor a titkársági ügyintézı, ha pedig az elızmény az ügyintézınél van, az ügyintézı köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni. 76) Az ügyvitel segédeszközeként, - az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére; - az ügyintézıi munka adminisztrálására, ügyintézıi, vezetıi utasítások rögzítésére; - az iratok fizikai egységének biztosítására elıadói ívet kell használni. Az elıadói ívet a hozzátartozó irattal együtt kell kezelni.


41

Az iktatóbélyegzı, név- és tárgymutató könyv, az ügyirat ügyintézıhöz történı továbbítása 77) A papíralapú iratok iktatásához iktatóbélyegzıt kell használni, ennek lenyomatát az iraton el kell helyezni, és a lenyomat rovatait ki kell tölteni. 78) Az iktatóbélyegzı lenyomata tartalmazza: - a szerv nevét, székhelyét, - az iktatás évét, hónapját, napját, - az iktatás sorszámát, alszámának helyét, - mellékletek számát, - az érkezett irat és mellékleteinek lapszámát. 79) Az ügyirat tárgya, illetıleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján név- és tárgymutató könyvet kell vezetni. 80) A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az átvétel igazolása mellett az ügyintézıhöz kell továbbítani. 81) Az átvétel igazolása papíralapú ügyirat esetében az egyedi irat azonosítójának, az átvétel idıpontjának feljegyzése és az átvevı aláírása ellenében, Elıadói munkanaplóban történik.

Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés) 82) Külsı szervhez vagy személyhez csak hiteles kiadmányt lehet továbbítani. 83) Nem minısül kiadmánynak: - az elektronikus visszaigazolás, - az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott egyéb dokumentumok. 84) A kiadmányokat (válaszleveleket és saját kezdeményezéső iratokat egyaránt) a helyi önkormányzat hivatalos nyomtatványán (levélpapírján) kell elkészíteni. 85) A kiadmány hitelesítésére az önkormányzat hivatalos körbélyegzıjét kell használni. 86) Külsı szervhez vagy személyhez küldendı iratot kiadmányként csak a Szervezeti és Mőködési Szabályzatban meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkezı személy írhat alá. 87) A papíralapú irat akkor hiteles kiadmány, ha: - azt az illetékes kiadmányozó saját kezőleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, valamint - a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzılenyomata szerepel. 88) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendı - a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés, vagy a kiadmányozó alakhő aláírásmintája, és - a kiadmányozó szerv bélyegzılenyomata.


42

89) Az önkormányzatnál keletkezett iratokról a titkársági ügyintézı – figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra – a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott papíralapú másolatot is kiadhat. 90) A kiadmányozáshoz használt bélyegzıkrıl, érvényes érvényességi idı feltüntetésével nyilvántartást kell vezetni.

aláírás-bélyegzıkrıl az

Expediálás és az iratok továbbítása 91) A kiadmányozott iratokat az érintett címzetthez, címzettekhez továbbítani kell. 92) Az elintézett, kiadmányozott irat továbbításra történı elıkészítésérıl az ügyintézı gondoskodik. 93) A kiadmányozott ügyiratokat a tisztázatokkal együtt az iratkezelınek kell átadni. Az iratkezelı csak teljes ügyiratokat vehet át. 94) A küldeményeket lehetıleg még az átvétel napján kell továbbítani. 95) A kimenı iratnak minden esetben tartalmaznia kell: - az önkormányzat nevét, azonosító adatait (cím, telefon, fax, e-mail), az ügyintézı nevét, - a kiadmányozó nevét, beosztását, - az irat tárgyát, - az irat önkormányzati iktatószámát, - a mellékletek számát, - a címzett nevét, azonosító adatait, - az ügyet indító beadvány hivatkozási számát. 96) Az titkársági ügyintézınek fel kell jegyeznie az elektronikus iktatókönyvbe az elküldés keltét. 97) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni: - személyes átvétel esetén elegendı a kézbesítési idıpont, és az átvétel aláírással történı igazolása a kiadmány irattári példányán, - postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások ellátásáról és minıségi követelményeirıl szóló 79/2004. (IV. 19.) Korm. rendeletben leírtaknak megfelelıen, - külön kézbesítı, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerzıdésben rögzített szabályoknak megfelelıen. 98) A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül – az ügyirathoz kell mellékelni. 99) Ha a postára adott küldemények valamilyen okból visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézınek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezelésérıl.


43

IV. FEJEZET IRATTÁROZÁS ÉS LEVÉLTÁRBA ADÁS

Irattározás 100) Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetıen kell végezni. 101) Átmeneti irattárba kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylı, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. 102) Az ügyintézı az iratot átmeneti irattárba az elıadói munkanaplójában adja át. A titkársági ügyintézı a munkanaplóban aláírásával. Az átmeneti irattár 2 évig ırzi az iratokat, ezt követıen azokat selejtezi, vagy átadja a központi irattárának. A központi irattár gondoskodik a maradandó értékő iratok levéltári átadásáról. 103) Irattárba helyezés elıtt az ügyintézınek az ügyirathoz - ha eddig nem történt meg hozzá kell rendelnie, papíralapú irat esetén rávezetnie az irattári tételszámot, és meg kell vizsgálni, hogy az elıírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e. 104) A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellızésével meg kell semmisíteni. Ezt követıen be kell vezetni az iktatókönyv megfelelı rovatába az irattárba helyezés idıpontját, és el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelı győjtıbe. A központi irattárba csak lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott ügyiratok adhatók le. 105) Az azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikusan tárolt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat közös rendszerben kell kezelni. Megfelelı jogosultsági rendszer alkalmazása esetén a különbözı iktatóhelyekhez tartozó iratok közös rendszerben is tárolhatók. Az elektronikusan tárolt adatok, iratok utólagos olvashatóságát, használatát a selejtezési idı lejáratáig vagy levéltárba adásáig biztosítani kell. 106) Az önkormányzat dolgozói az érvényes szervezeti és mőködési szabályzatban rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetnek iratokat. A kölcsönzést utólagosan is ellenırizhetı módon, dokumentáltan kell végezni. Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevı aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. 107) Az önkormányzatnál kijelölhetı papíralapú iratokat ırzı helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyezıdéstıl tisztán tartható, megfelelıen megvilágítható, levegıje cserélhetı, ha benne a tőz keletkezése a legbiztosabban elkerülhetı, nem veszélyeztetik közmővezetékek, a kívül támadt tőztıl és erıszakos behatolástól védett. 108) Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott vasból készített – állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni. Az irattári


44

berendezés kialakításakor a tőz- és balesetvédelem mellett a kezelés célszerőségi szempontjait is figyelembe kell venni.

Selejtezés, megsemmisítés 109) Az önkormányzat valamennyi irattárában, az irattári tervben rögzített ırzési idı leteltével, szabályszerő eljárás keretében, iratselejtezést kell végezni (a selejtezést célszerő minden év március 31.-ig elvégezni). Az irat selejtezését az irattári terv szerint (figyelemmel a vonatkozó jogszabályra is) kell végrehajtani az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak szerint. 110) Az iratselejtezést a jegyzı által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni. 111) Az iratselejtezésrıl a selejtezési bizottság tagjai által aláírt és a szerv körbélyegzıjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzıkönyvet kell készíteni 2 példányban, amelyeket iktatás után az illetékes levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése végett. 112) A levéltár az iratok megsemmisítését, a szükséges ellenırzés után, a selejtezési jegyzıkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. 113) A selejtezési jegyzıkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, mely tartalmazza a selejtezésre kerülı iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat. 114) Az irat megsemmisítésérıl a jegyzı az adatvédelmi és biztonsági elıírások figyelembevételével gondoskodik. 115) A selejtezés során gondoskodni kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból – az elıírt megırzési idıig – csak az ügyintézı példánya kerüljön megırzésre. 116) Az elektronikus adathordozón levı iratok selejtezése a selejtezésre utaló bejegyzéssel történik, a rendszerbıl fizikailag nem törlıdnek ki az adatok, csak a felhasználó számára ad információt az irat selejtezésére. Levéltárba adás 117) Az önkormányzat a nem selejtezhetı iratait általában 15 évi ırzési idı után, elızetes egyeztetéssel – az illetékes levéltárnak adja át. A levéltárnak csak lezárt, teljes évfolyamok iratai adhatók át. 118) A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzıkönyv kíséretében, annak mellékletét képezı átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. 119) Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat


45

kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédletekkel együtt kell levéltárba adni. 120) Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iktatási és az irattári segédleteken is át kell vezetni. V. FEJEZET INTÉZKEDÉSEK A HELYI ÖNKORMÁNYZAT FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, HIVATAL, MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN 121) A helyi önkormányzat feladatkörének megváltozása, valamint községalakítás, község egyesítés, községegyesítés megszüntetése esetén a feladatot átvevı helyi önkormányzatnak kell intézkednie az érintett önkormányzat irattári anyagának további elhelyezésérıl, biztonságos megırzésérıl, kezelésérıl és további használhatóságáról. 122) Hivatalátadás esetén az errıl felvett és iktatott jegyzıkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetıleg átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot. 123) Az ügyintézıi munkakör átadása esetén az ügyintézı az iratokkal elıadói munkanaplója alapján számol el. A kezelésében lévı iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzıkönyvet kell felvenni. Ha a munkakört átadó ügyintézı a szervtıl eltávozik, az elıadói munkanaplóját be kell vonni. VI. FEJEZET ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

124) Jelen Iratkezelési Szabályzat 2007. január 1-jén lép hatályba. 125) Ezen Iratkezelési Szabályzat hatályba lépésével egyidejőleg a 2/1999. (II. 11.) számú Önkormányzati rendelet 9. számú melléklete hatályát veszti.

1. számú melléklet IRATTÁRI TERV Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetıség szerinti minısítését és a levéltári átadás idıpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is. Az irattári jel összetevıi: - ügykörszám: háromjegyő szám, amely meghatározza az ügy típusát, az önkormányzati hivatal szervezetéhez és feladatköréhez igazodó rendszerezésben; - ágazati betőjel: meghatározza az ügy ágazati hovatartozását; - selejtezési jel: kódszám, amely meghatározza a nem selejtezhetı tételeket, valamint a kiselejtezhetı irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megırzésének idıtartamát.


46

Az irattári jel alkalmazása, feljegyzése, az iratkezelési szabályzatban meghatározottak alapján történik. Jelmagyarázat: I= Megyei önkormányzat II = Fıvárosi önkormányzat III = Megyei jogú városi önkormányzat IV = Fıvárosi kerületi önkormányzat V= Városi önkormányzat VI = Községi, körjegyzıségi központi önkormányzat 1= 2= 3= 4= 5= 6= 0=

2 év után selejtezhetı 5 év után selejtezhetı 10 év után selejtezhetı 15 év után selejtezhetı 30 év után selejtezhetı 75 év után selejtezhetı nem selejtezhetı

HN = ügyviteli érdekbıl határidı nélkül az önkormányzat irattárában maradó iratok jelzésére szolgál, az iratok ügyviteli értékének megszőnése után az önkormányzat és az illetékes levéltár közösen dönt az átadás idıpontjáról Lt.= levéltári átadás határideje, általánosságban az 1995. évi LXVI. törvény határozza meg, ténylegesen az önkormányzat és a területileg illetékes levéltár dönti el az átadás idıpontját ırzési idı = az ügy elintézését követı irattározás keltétıl számított minimum idı, amely az iratok selejtezési lehetıségét jelenti lejárat után = az adott ügykörben keletkezett irat érvényességének lejártától számítandó minimum ırzési idı Hk = használaton kívüli tétel

2. számú melléklet HOZZÁFÉRÉSI JOGOSULTSÁG KÉRİ/MÓDOSÍTÓ/VISSZAVONÓ ADATLAP Igénylést kitöltı személy neve:

Tel.sz.:

Foglalkoztatott: Neve: Tel.sz.: Beosztása: Jogviszony típusa: (köztisztviselı, közalkalmazott, szerzıdéses, stb.) Hivatal neve: Szervezeti egysége: Szervezeti egység vezetıje: Közvetlen vezetı: Jogviszony kezdete/vége: Munkavégzés helye (cím, emelet, ajtó) : Alkalmazás igénylés

alapjog

módosított jog


47

Irodai programcsomag (MS Office, intranet): Postafiók: Internet: Webes levelezırendszer: Egyéb alkalmazás: Iratkezelı rendszer jogosultsága: (X-el jelölje a megfelelıt) Érkeztetı teljes szervnek: Iktató, iratkezelı saját magának: Saját szervnek iktató, iratkezelı szignáló Saját és alárendelt szervezetnek: iktató, iratkezelı szignáló Teljes szervnek: iktató, iratkezelı szignáló Irattáros Ügyintézı Lekérdezı Helyettesítı Dátum: … napig Kit (kinek a szerepköre):

20… év … hó … naptól

-

20… év … hó

Visszavonási záradék: Visszavonást kérı vezetı: Helységnév és dátum: Készült: Kapja:

Engedélyezı (jegyzı):

2 pld.-ban 1. pld.: jegyzı 2. pld.: rendszergazda 3. számú melléklet IRATMINTATÁR

1. GYŐJTİÍV 2. IRATSELEJTEZÉSI JEGYZİKÖNYV 3. IRATÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZİKÖNYV 4. TÉTELSZINTŐ IRATJEGYZÉK 5. RAKTÁRI-EGYSÉG SZINTŐ IRATJEGYZÉK 6. DARABSZINTŐ IRATJEGYZÉK


48

7. IRATPÓTLÓ LAP (İRJEGY) 8. IRATKÖLCSÖNZÉSI NAPLÓ

1. számú iratminta GYŐJTİÍV Iktatószám

Érkezett

Beküldı neve

Címe

Beküldı ikt.száma:

2. számú iratminta ………………………………………… szerv megnevezése Ikt. szám: IRATSELEJTEZÉSI JEGYZİKÖNYV4

Készült: .................................................................................................................................................. ... (dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése) A selejtezési bizottság tagjai: .............................................................................................(név, beosztás) ...…………………………………………………………....(név, beosztás) ...............................................................................................(név, beosztás)

4

A selejtezési jegyzıkönyvet 3 példányban kell elkészíteni. Két aláírt és lebélyegzett példányt az illetékes levéltárnak kell megküldeni. Az illetékes levéltár rendeletben elıírt szövegő bélyegzı lenyomattal aláírással és pecséttel hitelesíti a megsemmisítési engedélyt. Az iratanyag megsemmisítésére engedéllyel rendelkezı vállalatokat (papírgyár) vagy vállalkozókat célszerő igénybe venni, ezek zárt rendszerben semmisítik meg a selejtezésre kijelölt iratokat. Ez a rendszer biztosítja az adatok védelmét. A zárt rendszerő megsemmisítésrıl javasolt igazolást kérni, s ezt a selejtezési ügyirathoz csatolni.


49

A

selejtezést

ellenırizte:.....................................................................................................(név, beosztás) A

munka

megkezdésének

idıpontja:

............................................................................................(dátum) A

munka

befejezésének

idıpontja:

...............................................................................................(dátum)

Az

alapul

jogszabályok5:

vett

.................................................................................................................... ......................................................................................................... ............. Selejtezés alá vont .......................................................................................................................... (szervezeti egység megnevezése, az irat évköre) Eredeti

iratok:

terjedelem:

.............................................................................................................................(ifm) A

kiselejtezett

iratok

mennyisége:

.....................................................................................................(ifm)

A selejtezési bizottság tagjai a mellékelt … lap tételszintő iratjegyzéken felsorolt iratok kiselejtezését javasolják. A munka során a vonatkozó jogszabályok értelmében jártunk el. A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követıen megsemmisítésre kerül. k.m.f. ……………………………………..

…………………………………….. P.H.

…………………………………….. ellenırzı vezetı aláírása

……………………………………..

3. számú iratminta …………………………………………… szerv megnevezése Ikt. szám: IRATÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZİKÖNYV6

5

az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzat, jogszabályok, normák felsorolása


50

Készült: .................................................................................................................................................. .... (dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése) Átadó: .................................................................................................................................................. ....... (átadó szerv megnevezése) ...................................................................................................................................... ................. (átadásért felelıs vezetı és beosztásának megnevezése) Átvevı: .................................................................................................................................................. ..... (átvevı szerv megnevezése) ...................................................................................................................................... ................. (átvételért felelıs vezetı és beosztásának megnevezése) Átvétel tárgyát képezı iratanyag: .............................................................................................................. (iratanyag keletkeztetıjének, évkörének, mennyiségének megnevezése) Az átadás-átvétel indoklása: ...................................................................................................................... ......................................................................................................... .............. ......................................................................................................... ..............

k.m.f. ……………………………………..

……………………………………..

átadó

átvevı

P.H.

P.H.

Melléklet: ………… lap IRATJEGYZÉK Készült 3 példányban 1 pld. Átvevı 1 pld. Átadó 6

Az átadás-átvétel iratjegyzék melléklete az átadási egységek szintjén készül: lehet tételszintő, raktári egységszintő, és darabszintő. Az átadási szint meghatározásánál fontos szempont, hogy az átadó és átvevı felelıssége az átadási egységek szintjéig terjed. Pl. Levéltári átadás esetén raktári egységekben történik az átadás: doboz, kötet, csomó stb.; az átmeneti irattárból a központi irattárba tételszinten történik az átadás; az ügyintézık hivatal átadása esetén darabszinten szükséges az átadás.


51

1 pld. Irattár

4. számú iratminta TÉTELSZINTŐ IRATJEGYZÉK7

IRATTÁRI JEL ügykör ágazat kódjel

IRATTÁRI TÉTEL MEGNEVEZÉSE

SELEJTEZETT ÉVEK TÓL-IG

5. számú iratminta RAKTÁRI-EGYSÉG SZINTŐ IRATJEGYZÉK8 Az iratlétrehozó/tulajdonos/ırzı megnevezése………………………………………………………….. Az irat-együttes címe: évköre: mennyisége (raktári egységben és folyóméterben):

Raktári egység sorszám megnevezés

Irattári jel

Tétel megnevezése

Keletkezés évszáma

Egyéb azonosító

7. számú iratminta DARABSZINTŐ IRATJEGYZÉK9 7

A selejtezési jegyzıkönyv melléklete a kiselejtezésre javasolt iratok TÉTELSZINTŐ IRAT-JEGYZÉKE. Egyszerőbb selejtezési eljárás esetén célszerő az iratjegyzéket a jegyzıkönyv szövegébe belefoglalni. 8

Az iratjegyzéken szereplı irat-együttes raktári egységeinek számozását mindig 1-gyel kell kezdeni és folyamatosan sorszámozni. A raktári egység megnevezése rovatba a tároló egység megnevezését kell írni: doboz, kötet, csomó, téka, lemez, tekercs stb. Az egyéb azonosító rovatba kerül az ügyiratok egyedi azonosítója, iktatószáma stb.,a raktári egységben elhelyezett mennyiség kezdı és végsı száma, azonosítója tól-ig formában. A raktári-egység szintő iratjegyzék használható a levéltárba adásról készült jegyzıkönyvhöz, egyéb átadás-átvételi jegyzıkönyvhöz és a raktári egységek irattári helyének (topográfiájának) adataival kiegészítve az irattári anyag nyilvántartására is. 9

A darabszintő iratjegyzék készülhet az ügyiratszintjén, és készülhet az ügyiratot alkotó iratdarabok szintjén is. Használjuk átadás-átvételi jegyzıkönyvek mellékleteként pl. a levéltárba adáskor visszatartott iratokról, vagy hivatal átadás-átvételi, illetıleg elıadói munkakör átadási jegyzıkönyvek mellékleteként. Az iratdarabok szintjén készülı iratjegyzékeket célszerő használni a másolatok készítésekor, beleértve bármilyen adathordozóra készülı másolatokat és az elektronikus másolatok is.


52

Az iratlétrehozó neve:…………………………………………………….… Az irat-együttes megnevezése:……………………………………………… évköre:………………………………………………. mennyisége ……………………………………………… (összesen oldal, lap, stb és iratfolyóméter)

Sorszám

Irattári jel

Iktatószám/ évszám

Tárgy

Mennyiség (oldal,lap,leütés, karakter stb.)

8. számú iratminta IRATPÓTLÓ LAP (İrjegy)10 A KIEMELT IRAT irattári helye (irattár neve, polc sorszáma, doboz/csomó stb. sorszáma)….............................................. azonosító száma (iktató/vagy tételszám, /év) …………………………………………………………... tárgya/megnevezése …………………………………............................................................................. kiemelés ideje (év, hó, nap) …………………………………………………………………………….. kiemelés célja (betekintés, kölcsönzés, ügyintézés, szerelés) ………………………………………….. kiemelés alapjául szolgáló ügyirat iktatószáma ……………………………………………………… kiemelést kérı neve ……………………………………………………………………………………..

10

Készülhet 3 példányban, évente eggyel kezdıdıen sorszámozva (hármasával sorszámozva!). Az elsı példány az irat helyére kerül, a kölcsönzés idejére. A második a kölcsönzési idı szerinti sorrendben lefőzve, a kölcsönzés határidı-nyilvántartása. A harmadik sorszám szerint lefőzve kölcsönzési naplóként funkcionál.


53

kiemelést végzı neve, aláírása …………………………………………………………………………. kölcsönzési határidı (év, hó, nap) ……………………………………………………………...……… visszahelyezés ideje (év, hó, nap) ……………………………………………………………………… visszahelyezést végzı neve, aláírása ……………………………………………………………...……


54

9. számú iratminta KÖLCSÖNZÉSI NAPLÓ kölcsönzött irat

iktatós záma és/vag y tételsz áma

Tár gya

Irattári helye Irattár neve/állv./polc/ dovoz/csomó stb. sorszáma

kölcs önzı

kölcs önzés célja

Neve

Beteki ntés, kölcsö nzés, ügyint ézés, szerel és

Aláí rás

kölcsö nzési határi dı Év,hó, nap

vissz avétel

vissz avevı aláírá sa

Ideje


megje gyzés

55

SZMSZ 2007 6. sz. függeléke

Nyirád községben mőködı önszervezıdı közösségek jegyzéke

A szervezet neve, címe 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Búzavirág Nyugdíjas Klub 8454 Nyirád, Petıfi S. u. 18. Ifjúsági Klub 8454 Nyirád, Petıfi S. u. 18. Iskola a gyermekeinkért Közalapítvány 8454 Nyirád, Szabadság u. 1. Kán-kán Tánccsoport 8454 Nyirád, Petıfi S. u. 18. Kék Cinke Alapítvány 8454 Nyirád, Széchenyi u. 36. Nyirád és Térsége Nagycsaládosainak Közhasznú Egyesülete 8454 Nyirád, Petıfi S. u. 18. Nyirád Község Önkéntes Tőzoltó Egyesülete 8454 Nyirád, Erzsébet tér 1. Nyirád községért Közalapítvány 8454 Nyirád, Szabadság u. 3. Nyirád Községi Polgárırség 8454 Nyirád, Szabadság u. 3. Nyirádi Községi Sport Egyesület 8454 Nyirád, Béke u. 54. Összefogás Nyirádért Egyesület 8454 Nyirád, Petıfi S. u. 18. Rókadombi Horgász Egyesület 8454 Nyirád, Petıfi S. u. 18. Zeusz Testépítı Klub 8454 Nyirád, Petıfi S. u. 18. Veszprém Megyei Mozgássérültek Egyesülete Halimba, Szıc, Nyirád Csoportja 8452 Halimba, Arany J. u. 10.

Vezetıje Kovács József Kovács Tamás Kocsis László Osvald Tiborné Bokorné Tasner Márta Molnárné Budai Angelika

Németh László Ferencziné Hoffmann Ilona Papp Attila Fermos László Németh András Tasner István Bíró Péter Kovács Tibor


Az SZMSZ mellékletei Függelékek:

Recommend Documents